JPH0981650A

JPH0981650A - 電子メールによる承認方式

Info

Publication number: JPH0981650A
Application number: JP23511895A
Authority: JP
Inventors: 祐介 ▲高▼橋; Yusuke Takahashi; Yasushi Doi; 靖土肥; Osamu Yamauchi; 理山内
Original assignee: Fujitsu Ltd
Current assignee: Fujitsu Ltd
Priority date: 1995-09-13
Filing date: 1995-09-13
Publication date: 1997-03-28

Abstract

(57)【要約】【課題】電子メールによる承認方式に関し、利用者に
多大の労力と時間とを費やさせることなく、迅速・確実
な承認・回覧を実行可能とすることを目的とする。【解決手段】複数のクライアント端末(100) とサーバ
(200) と通信網(300) とを具備する電子メールシステム
において、各(100) に、自己のスケジュールを(200) に
送信するスケジュール登録要求手段(101) と、承認・回
覧対象電文、承認・回覧先、配送順序、期限、代行先等
を(200) に送信する承認依頼手段(102) と、(200) から
承認・回覧対象電文を受信し、処理結果を付加して返送
する承認実行手段(103) とを設け、(200) に、各(100)
からのスケジュールを登録するスケジュール登録手段(2
01) と、各(100) からの承認・回覧依頼に指定される各
期限と登録済のスケジュールとを比較し、承認・回覧先
か代行先かを選択して承認・回覧を依頼し、更に期限内
に承認・回覧の終了可否の進捗管理、結果報告を実行す
る承認処理手段(202) とを設ける様に構成する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は電子メールによる承
認方式に関し、特に複数のクライアント端末と、サーバ
とを通信網により相互接続する電子メールシステムを利
用した承認方式に関する。

【０００２】近年、電子メールの普及に伴い、電子メー
ルシステムを利用した文書の承認または回覧システム
〔以後「承認・回覧システム」と総称する〕が開発され
つつある。

【０００３】電子メールを利用した承認・回覧システム
として、既に発明「コンピュータネットワークによる電
子回覧システム」〔特開平５−１５８８２８〕（平成５
年６月２５日公開）、発明「ネットワークを利用した文
書回覧方法」〔特開平６−６２０４８〕（平成６年３月
４日）等が、開示されている。

【０００４】この種の電子メールを利用した承認・回覧
システムは、対象となる文書が、迅速且つ確実に承認・
回覧されることが強く要望される。

【０００５】

【従来の技術】図１４は、従来ある電子メールシステム
を例示する図である。図１４において、１は複数のクラ
イアント端末、２は承認・回覧メールサーバ、３は電子
メール網である。

【０００６】当該電子メールシステムの利用者が、所要
文書の承認・回覧を希望し、クライアント端末（１_i）
を操作して所要の承認・回覧用の文書を作成し、承認・
回覧を依頼する宛先のクライアント端末（１_j）を指定
した電子メール（Ｍ₀）を作成し、電子メール網（３）
を経由して承認・回覧メールサーバ（２）に送信する
と、承認・回覧メールサーバ（２）が、受信した電子メ
ール（Ｍ₀）を、指定されたクライアント端末（１_j）
に転送し、クライアント端末（１_j）を利用する承認・
回覧者が、転送された電子メール（Ｍ₀）に含まれる承
認・回覧対象の文書に対し、承認・回覧結果を示す情報
を付加し、承認・回覧処理を終了すると、クライアント
端末（１_j）は、承認・回覧結果付の電子メール
（Ｍ₀）を電子メール網（３）を経由して承認・回覧メ
ールサーバ（２）に返送し、承認・回覧メールサーバ
（２）は、返送された電子メール（Ｍ₀）を、電子メー
ル網（３）を経由してクライアント端末（１_i）に返送
する。

【０００７】利用者は、以上の過程を、各承認・回覧者
に対して順次実行する。その間、利用者は、各承認・回
覧者に対して承認・回覧文書の送達確認、承認・回覧結
果の返送督促、承認・回覧者が不在の場合に対応する処
置等の進捗管理を、電子メールシステムとは別の電話網
等を利用して逐一実行する必要があった。

【０００８】

【発明が解決しようとする課題】以上の説明から明らか
な如く、従来ある電子メールシステムは、承認を依頼し
た利用者がクライアント端末（１_i）から送信する電子
メール（Ｍ₀）を、それぞれ指定された承認・回覧先の
クライアント端末（１_j）に転送し、承認・回覧結果を
付加されて承認を依頼した利用者に返送するのみで、電
子メール（Ｍ₀）の承認・回覧の進捗管理は総て利用者
が実行する必要があり、利用者に多大の労力と時間とを
費やすのみならず、承認・回覧の迅速・確実な進捗管理
が実行出来ぬ問題があった。

【０００９】本発明は、利用者に多大の労力と時間とを
費やさせることなく、迅速・確実な承認・回覧を実行可
能とすることを目的とする。

【００１０】

【課題を解決するための手段】図１は本発明の原理図で
ある。図１において、１００はクライアント端末、２０
０はサーバ、３００は通信網であり、電子メールシステ
ムを構成する。

【００１１】１０１は、本発明によりクライアント端末
（１００）に設けられたスケジュール登録要求手段であ
る。１０２は、本発明によりクライアント端末（１０
０）に設けられた承認依頼手段である。

【００１２】１０３は、本発明によりクライアント端末
（１００）に設けられた承認実行手段である。２０１
は、本発明によりサーバ（２００）に設けられたスケジ
ュール登録手段である。

【００１３】２０２は、本発明によりサーバ（２００）
に設けられた承認処理手段である。スケジュール登録要
求手段（１０１）は、自己の存否を示すスケジュールを
示す電文と、スケジュール登録用ヘッダとを含むスケジ
ュール登録用の電子メールを作成し、通信網（３００）
を経由してサーバ（２００）に送信する。

【００１４】承認依頼手段（１０２）は、承認・回覧の
対象とする電文と、承認・回覧先、並びにその配送順
序、前記各承認・回覧先の承認・回覧期限、前記承認・
回覧先が不在の際の代行先を含む承認・回覧要求用ヘッ
ダとを含む承認・回覧依頼用の電子メールを作成し、通
信網（３００）を経由してサーバ（２００）に送信す
る。

【００１５】承認実行手段（１０３）は、サーバ（２０
０）から前記通信網（３００）を経由して転送される承
認・回覧依頼用の電子メールを受信した場合に、所要の
承認・回覧処理結果を示す情報を電子メールに付加し、
通信網（３００）を経由してサーバ（２００）に返送す
る。

【００１６】スケジュール登録手段（２０１）は、各ク
ライアント端末（１００）から通信網（３００）を経由
して転送されたスケジュール登録要求用の電子メールを
受信した場合に、該登録を要求されたスケジュールを登
録する。

【００１７】承認処理手段（２０２）は、各クライアン
ト端末（１００）から通信網（３００）を経由して転送
された承認・回覧依頼用の電子メールを受信した場合
に、電子メールに含まれる承認・回覧依頼用ヘッダに指
定される各承認・回覧先および承認・回覧期限と、スケ
ジュール登録手段（２０１）に登録済の各承認・回覧先
のスケジュールとを比較し、承認・回覧依頼用ヘッダに
指定される各承認・回覧先が指定期限内に承認・回覧の
可否を判定し、承認・回覧先が指定期限内に承認・回覧
を可能と判定された場合には、承認・回覧先に承認・回
覧用の電子メールを転送して承認・回覧を依頼し、承認
・回覧先が指定期限内に承認・回覧を不能と判定された
場合には、承認・回覧用ヘッダに指定される代行先に前
記承認・回覧用の電子メールを転送して承認・回覧を依
頼し、承認・回覧先または代行先から指定期限内に承認
・回覧結果を示す情報を付加された前記電子メールが返
送された場合に、後続の承認・回覧先の有無を確認し、
後続の承認・回覧先が残存する間は承認・回覧用の電子
メールの転送を継続し、後続の承認・回覧先が残存しな
い場合には、返送された前記電子メールを登録すると共
に、電子メールの送信元のクライアント端末（１００）
または所定の通知先に電子メールを転送し、承認・回覧
先または代行先から指定期限内に承認・回覧結果を示す
情報を付加された電子メールが返送されなかった場合
に、電子メールの転送を中断し、電子メールの送信元の
クライアント端末（１００）に返送する。

【００１８】なお承認処理手段（２０２）は、電子メー
ルを転送中の承認・回覧先に対応する指定期限から残存
日時を監視し、電子メールに対する承認・回覧の返送期
限切迫に対する督促、または返送期限切れを通知する電
子メールを作成し、承認・回覧先、または承認依頼元に
送信することが考慮される。

【００１９】また承認処理手段（２０２）は、承認・回
覧を要求する為に転送中の電子メールの承認・回覧用ヘ
ッダに暗証番号を付加し、該電子メールを登録後に、暗
証番号を指定するクライアント端末（１００）に対して
のみ登録済電子メールの参照を許容することが考慮され
る。

【００２０】従って、承認・回覧依頼者から、承認・回
覧対象文書と共に、総ての承認・回覧者、承認・回覧順
序、代行者、承認・回覧期限等を入力すると、サーバが
予め登録済の各承認者のスケジュールを参照しつつ、順
次承認・回覧者または代行者を選択して承認・回覧対象
文書を電子メールで配送して承認・回覧を要求すると共
に、承認・回覧の経過を監視し、所要の督促状を承認・
回覧者に配送し、或いは期限切れを承認・回覧依頼者に
通知する等の承認・回覧の進捗管理を実行する為、承認
依頼者が承認・回覧の進捗管理に費やす労力と時間とが
大幅に削減され、また承認・回覧対象文書が迅速且つ確
実に配送可能となる。

【００２１】

【発明の実施の形態】以下、本発明の実施形態を図面に
より説明する。図２は本発明の実施形態による電子メー
ルシステムを示す図であり、図３は図２に使用される電
子メールを例示する図であり、図４は図３における各種
承認・回覧ヘッダを例示する図であり、図５は図２にお
けるスケジュールの登録処理を例示する図であり、図６
は図２における承認依頼処理を例示する図であり、図７
は図２における承認処理を例示する図であり、図８は図
６における承認完了処理を例示する図であり、図９は図
６における否認処理を例示する図であり、図１０は図６
における期限内に全承認不可処理を例示する図であり、
図１１は図６における承認継続処理を例示する図であ
り、図１２は図２における登録文書の参照処理（その
一）を例示する図であり、図１３は図２における登録文
書の参照処理（その二）を例示する図である。なお、全
図を通じて同一符号は同一対象物を示す。

【００２２】図２においては、図１におけるクライアン
ト端末（１００）としてクライアント端末（１）〔個々
のクライアント端末を（１_i）、（１_j）（但しｉ、ｊ
は１乃至ｎの何れか）と称する、以下同様〕が示され、
また図１におけるサーバ（２００）として承認・回覧メ
ールサーバ（２）が示され、また図１におるけ通信網
（３００）として電子メール網（３）が示されている。

【００２３】クライアント端末（１）内には、端末入出
力制御部（１１）、電子メール送信部（１２）、電子メ
ール受信部（１３）、クライアント送信制御部（１４）
およびクライアント受信制御部（１５）が、図１におけ
る承認要求手段（１０２）および承認実行手段（１０
３）を実現する為に設けられ、また承認・回覧メールサ
ーバ（２）内には、電子メール送信部（２１）、電子メ
ール受信部（２２）、管理テーブル（２３）、承認文書
管理部（２４）、承認制御部（２５）、参照制御部（２
６）、セキュリティ制御部（２７）、代行制御部（２
８）、サーバ送信制御部（２９）、サーバ受信制御部
（２Ａ）、スケジュール制御部（２Ｂ）およびサーバ管
理制御部（２Ｃ）が、図１における承認処理手段（２０
２）およびスケジュール登録手段（２０１）を実現する
為に設けられている。

【００２４】図２に示される電子メールシステムで使用
される電子メール（Ｍ₀）は、図３に示される如く、電
子メールヘッダ（Ｈ₀）および電子メールボディ
（Ｂ₀）から構成されており、かかる電子メール
（Ｍ₀）を用いて、承認・回覧用の各種メール〔以後承
認・回覧メール（Ｍ₁）と総称する〕を転送する場合に
は、電子メール（Ｍ₀）の電子メールボディ（Ｂ₀）と
して承認・回覧メール（Ｍ₁）を組込む。

【００２５】承認・回覧メール（Ｍ₁）は、図３に示さ
れる如く、承認・回覧ヘッダ（Ｈ₁）と、承認・回覧メ
ールボディ（Ｂ₁）とから構成される。承認・回覧ヘッ
ダ（Ｈ₁）は、図４に示される如く、承認・回覧メール
（Ｍ₁）の用途に応じて、種々の構成を有している。

【００２６】例えば図４(a) に示される承認・回覧依頼
／状況通知用の承認・回覧ヘッダ（Ｈ_1a）は、ヘッダ開
始タグ情報〔種別〕（ａ）、文書管理番号（ｂ）、承認
・回覧者数（ｃ）、第一承認・回覧者（ｄ₁）に対応す
るメールアドレス（ｅ₁）、期限（ｆ₁）、第一承認者
の代行者〔＝第一代行者〕（ｇ₁）、承認・回覧の結果
（ｈ₁）、第一承認者のコメント（ｉ₁）、以下同様に
して、第ｃ承認・回覧者（ｄ_c）に対応するメールアド
レス（ｅ_c）、期限（ｆ_c）、第ｃ代行者のメールアド
レス（ｇ_c）、承認・回覧の結果（ｈ_c）、第ｃ承認者
のコメント（ｉ _c）、文書の取扱〔承認・回覧および状
況通知の区別〕（ｊ）、承認者の暗証番号（ｋ）、並び
にヘッダ終了タグ情報（ｍ）から構成される。

【００２７】また登録文書参照用の承認・回覧ヘッダ
（Ｈ_1b）は、図４(b) に示される如く、ヘッダ開始タグ
情報〔種別〕（ａ）、要求文書管理情報（ｂ）、文書の
出力先〔無指定ならば参照依頼者〕（ｐ）、暗証番号
（ｋ）、並びにヘッダ終了タグ情報（ｍ）から構成され
る。

【００２８】また登録文書検索用の承認・回覧ヘッダ
（Ｈ_1c）は、図４(c) に示される如く、ヘッダ開始タグ
情報〔種別〕（ａ）、検索種別（ｑ）、検索情報
（ｒ）、並びにヘッダ終了タグ情報（ｍ）から構成され
る。

【００２９】またスケジュール登録用の承認・回覧ヘッ
ダ（Ｈ_1d）は、図４(d) に示される如く、ヘッダ開始タ
グ情報〔種別〕（ａ）、不在日（ｓ）、連絡先（ｔ）、
並びにヘッダ終了タグ情報（ｍ）から構成される。

【００３０】また承認・回覧状況確認要求用の承認・回
覧ヘッダ（Ｈ_1e）は、図４(e) に示される如く、ヘッダ
開始タグ情報〔種別〕（ａ）、文書管理番号（ｂ）、並
びにヘッダ終了タグ情報（ｍ）から構成される。

【００３１】また要求結果用の承認・回覧ヘッダ
（Ｈ_1f）は、図４(f) に示される如く、ヘッダ開始タグ
情報〔種別〕（ａ）、処理結果（ｖ）、並びにヘッダ終
了タグ情報（ｍ）から構成される。

【００３２】また承認・回覧の継続要求用の承認・回覧
ヘッダ（Ｈ_1g）は、図４(g) に示される如く、ヘッダ開
始タグ情報〔種別〕（ａ）、継続期限（ｗ）〔なお無設
定ならば継続無しと判定〕、並びにヘッダ終了タグ情報
（ｍ）から構成される。

【００３３】以後、本発明の実施形態を、承認システム
を対象として説明を実施するが、所要文書の承認を求め
る利用者を承認依頼者と称し、また承認を求められた利
用者を承認者と称する。

【００３４】最初に、承認者がスケジュールの登録を要
求した場合の処理過程を、図２乃至図５を用いて説明す
る。図２乃至図５において、承認者が、クライアント端
末（１_j）を起動すると、端末入出力制御部（１１_j）
が具備種機能をクライアント端末（１_j）の図示されぬ
画面にメニュー表示する。

【００３５】承認者が、メニュー表示機能内のスケジュ
ール登録機能（１１１_j）を指定すると、端末入出力制
御部（１１_j）がスケジュール登録機能（１１１_j）を
起動する〔図５ステップＳ５１〕。

【００３６】利用者が、出張等のスケジュール情報（ｓ
ｃｄ_j）を入力すると〔ステップＳ５２〕、端末入出力
制御部（１１_j）はクライアント送信制御部（１４_j）
にスケジュール情報（ｓｃｄ_j）を伝達し、スケジュー
ル（ＳＣＤ_j）の登録要求を行なう〔ステップＳ５
３〕。

【００３７】要求されたクライアント送信制御部（１４
_j）は、伝達されたスケジュール情報（ｓｃｄ_j）によ
り、図４(d) に示される如きスケジュール登録用の承認
・回覧ヘッダ（Ｈ_1d）を作成し、承認・回覧メールボデ
ィ（Ｂ_1d）と共に、スケジュール登録用の承認・回覧メ
ール（Ｍ_1d）を作成し、更に電子メールヘッダ（Ｈ₀）
を付加して電子メール（Ｍ_0d）を組立てた後、電子メー
ル送信部（１２_j）へ伝達し、電子メール送信部（１２
_j）に承認・回覧メールサーバ（２）への送信を依頼す
る〔ステップＳ５４〕。

【００３８】電子メール送信部（１２_j）は、依頼され
た電子メール（Ｍ_0d）を、電子メール網（３）を経由し
て承認・回覧メールサーバ（２）に送信する〔ステップ
Ｓ５５〕。

【００３９】承認・回覧メールサーバ（２）において
は、電子メール受信部（２２）が、電子メール網（３）
から到着する電子メール（Ｍ₀）を受信すると、サーバ
受信制御部（２Ａ）を起動し、受信した電子メール（Ｍ
₀）を伝達する〔ステップＳ５６〕。

【００４０】サーバ受信制御部（２Ａ）は、受信した電
子メール（Ｍ₀）に含まれる承認・回覧ヘッダ（Ｈ₁）
を参照し、スケジュール登録用の承認・回覧ヘッダ（Ｈ
_1d）と識別すると、スケジュール制御部（２Ｂ）を起動
し、スケジュール登録用の承認・回覧ヘッダ（Ｈ_1d）を
伝達する〔ステップＳ５７〕。

【００４１】管理テーブル（２３）内には、当該承認・
回覧システムの各承認者のスケジュール（ＳＣＤ_j）
が、予め登録されている。起動されたスケジュール制御
部（２Ｂ）は、スケジュール登録用の承認・回覧ヘッダ
（Ｈ_1d）に含まれるスケジュール情報（ｓｃｄ_j）を抽
出し、管理テーブル（２３）内に登録済の承認者のスケ
ジュール（ＳＣＤ_j）を更新する〔ステップＳ５８〕。

【００４２】次に、承認依頼者が作成文書の承認を依頼
した場合の処理過程を、図２乃至図４および図６を用い
て説明する。図２乃至図４および図６において、承認依
頼者が、クライアント端末（１_i）を起動すると、端末
入出力制御部（１１_i）は具備種機能をクライアント端
末（１_i）の図示されぬ画面にメニュー表示する。

【００４３】承認依頼者が、メニュー表示機能内の承認
メール送信機能（１１２_i）を指定すると、端末入出力
制御部（１１_i）は承認メール送信機能（１１２_i）を
起動する〔図６ステップＳ６１〕。

【００４４】承認依頼者が、承認対象文書、並びに承認
者、承認期限、代行者等、承認メール（Ｍ_1a）に必要な
情報を入力すると〔ステップＳ６２〕、端末入出力制御
部（１１_i）はクライアント送信制御部（１４_i）に承
認メール（Ｍ_1a）に必要な情報を伝達し、承認メール
（Ｍ_1a）の送信要求を行なう〔ステップＳ６３〕。

【００４５】要求されたクライアント送信制御部（１４
_i）は、伝達された承認メール（Ｍ _1a）に必要な情報に
より、図４(a) に示される如き承認メール（Ｍ_1a）用の
承認・回覧ヘッダ（Ｈ_1a）を作成し、承認対象文書を含
む承認・回覧メールボディ（Ｂ_1a）と共に、承認メール
（Ｍ_1a）を作成し、更に電子メールヘッダ（Ｈ₀）を付
加して電子メール（Ｍ_0a）を組立てた後、電子メール送
信部（１２_i）へ伝達し、電子メール送信部（１２_i）
に承認・回覧メールサーバ（２）への送信を依頼する
〔ステップＳ６４〕。

【００４６】電子メール送信部（１２_i）は、依頼され
た電子メール（Ｍ_0a）を、電子メール網（３）を経由し
て承認・回覧メールサーバ（２）に送信する〔ステップ
Ｓ６５〕。

【００４７】承認・回覧メールサーバ（２）において
は、電子メール受信部（２２）が、電子メール網（３）
から到着する電子メール（Ｍ₀）を受信すると、サーバ
受信制御部（２Ａ）を起動し、受信した電子メール（Ｍ
₀）を伝達する〔ステップＳ６６〕。

【００４８】サーバ受信制御部（２Ａ）は、受信した電
子メール（Ｍ₀）に含まれる承認・回覧ヘッダ（Ｈ₁）
を参照し、承認メール（Ｍ_1a）用の承認・回覧ヘッダ
（Ｈ_1a）と識別すると、スケジュール制御部（２Ｂ）を
起動し、承認者スケジュール（ＳＣＤ_i）を確認する
〔ステップＳ６７〕。

【００４９】確認の結果、承認者が、承認・回覧ヘッダ
（Ｈ_1a）に指定されている承認期限内に在席し、期限内
に承認可能と判定した場合には〔ステップＳ６８〕、承
認文書管理部（２４）を起動し、承認メール（Ｍ_1a）の
処理を依頼する〔ステップＳ６９〕。

【００５０】起動された承認文書管理部（２４）は、サ
ーバ送信制御部（２９）を起動し、承認メール（Ｍ_1a）
の承認者への送信を依頼する〔ステップＳ６Ａ〕。起動
されたサーバ送信制御部（２９）は、依頼された承認メ
ール（Ｍ_1a）を電子メールボディ（Ｂ_0a）とする電子メ
ール（Ｍ_0a）を組立てた後、電子メール送信部（２１）
へ伝達し、電子メール送信部（２１）にクライアント端
末（１_j）への送信を依頼する〔ステップＳ６Ｂ〕。

【００５１】電子メール送信部（２１）は、依頼された
電子メール（Ｍ_0a）を、電子メール網（３）を経由して
クライアント端末（１_j）に送信する〔ステップＳ６
Ｄ〕。承認文書管理部（２４）は、一定期間毎にスケジ
ュール制御部（２Ｂ）およびサーバ送信制御部（２９）
を制御し、依頼された承認メール（Ｍ_1a）の承認状況を
確認し、承認期限が目前に迫っている場合には、承認者
には承認の督促状を電子メール（Ｍ₀）で送信し、また
承認依頼者には承認状況を電子メール（Ｍ₀）で送信す
る様に依頼する。

【００５２】更に承認期限が過ぎた場合には、承認者に
対する代行者の有無を確認し、代行者が指定済の場合に
は、代行者に承認メール（Ｍ_1a）を送信する様に依頼
し、また代行者が指定されていない場合には、承認依頼
者に対して承認処理の継続要否を確認する電子メール
（Ｍ₀）の送信を依頼する。以上の過程で、承認依頼者
により承認期限が延長された場合には、承認期限の延長
処理〔別途機能〕を実行すると共に、承認者には承認期
限の延長を電子メール（Ｍ₀）により通知する様に依頼
する〔ステップＳ６Ｅ〕。

【００５３】なおステップＳ６７における確認の結果、
承認者が、承認・回覧ヘッダ（Ｈ_1a）に指定されている
承認期限内は不在であり、期限内に承認不可能と判定し
た場合には〔ステップＳ６８〕、承認依頼者に対し、承
認メール（Ｍ_1a）の内容が実行不可能であることを電子
メール（Ｍ₀）により通知する様に、サーバ送信制御部
（２９）に依頼する〔ステップＳ６Ｃ〕。

【００５４】以後サーバ送信制御部（２９）は、依頼さ
れた内容の電子メール（Ｍ₀）を組立てた後、電子メー
ル送信部（２１）に伝達し、電子メール送信部（２１）
にクライアント端末（１_i）への送信を依頼する〔ステ
ップＳ６Ｂ〕。

【００５５】電子メール送信部（２１）は、依頼された
電子メール（Ｍ₀）を、電子メール網（３）を経由して
クライアント端末（１_i）に送信する〔ステップＳ６
Ｄ〕。次に、承認メール（Ｍ_1a）の承認処理を、図２乃
至図４および図７乃至図１１を用いて説明する。

【００５６】図２乃至図４および図７乃至図１１におい
て、承認者の利用するクライアント端末（１_j）におい
て、電子メール受信部（１３_j）が、電子メール網
（３）から到着する電子メール（Ｍ₀）を受信すると、
クライアント受信制御部（１５_j）に伝達する〔図７ス
テップＳ７１〕。

【００５７】クライアント受信制御部（１５_j）は、伝
達された電子メール（Ｍ₀）の承認・回覧メール
（Ｍ₁）を参照し、承認メール（Ｍ_1a）用の承認・回覧
ヘッダ（Ｈ _1a）と識別すると、端末入出力制御部（１１
_j）に、承認メール（Ｍ_1a）用の承認・回覧ヘッダ（Ｈ
_1a）を伝達する〔ステップＳ７２〕。

【００５８】端末入出力制御部（１１_j）は、前述と同
様に、具備種機能をクライアント端末（１_j）の図示さ
れぬ画面にメニュー表示する。承認者が、メニュー表示
機能内の承認処理機能（１１３_j）を指定し、承認者用
暗証番号（ｋ）を入力すると、端末入出力制御部（１１
_j）は承認処理機能（１１３_i）を起動し、承認メール
（Ｍ_1a）から承認対象文書を抽出し、クライアント端末
（１_j）の図示されぬ画面に表示する。

【００５９】承認者は、表示された承認対象文書を検討
の結果、承認／否認の判定結果（ｈ _j）と、必要あれば
コメント（ｉ_j）とを入力した後、承認メール（Ｍ_1a）
の送信依頼を入力する〔ステップ７３〕。

【００６０】端末入出力制御部（１１_j）は、承認結果
の送信依頼を受付けると、クライアント送信制御部（１
４_j）に、承認メール（Ｍ_1a）の送信要求を行なう〔ス
テップＳ７４〕。

【００６１】要求されたクライアント送信制御部（１４
_j）は、要求された承認メール（Ｍ _1a）に、更に電子メ
ールヘッダ（Ｈ₀）を付加して電子メール（Ｍ_0a）を組
立てた後、電子メール送信部（１２_i）へ伝達し、電子
メール送信部（１２_i）に承認・回覧メールサーバ
（２）への送信を依頼する〔ステップＳ７５〕。

【００６２】電子メール送信部（１２_i）は、依頼され
た電子メール（Ｍ_0a）を、電子メール網（３）を経由し
て承認・回覧メールサーバ（２）に送信する〔ステップ
Ｓ７６〕。

【００６３】承認・回覧メールサーバ（２）において
は、電子メール受信部（２２）が、電子メール網（３）
から到着する電子メール（Ｍ₀）を受信すると、サーバ
受信制御部（２Ａ）を起動し、受信した電子メール（Ｍ
₀）を伝達する〔ステップＳ７７〕。

【００６４】サーバ受信制御部（２Ａ）は、受信した電
子メール（Ｍ₀）に含まれる承認・回覧ヘッダ（Ｈ₁）
を参照し、承認メール（Ｍ_1a）用の承認・回覧ヘッダ
（Ｈ_1a）と識別すると、セキュリティ制御部（２７）お
よびスケジュール制御部（２Ｂ）を制御し、承認者を確
認し、またスケジュール（ＳＣＤ）を判定する〔ステッ
プＳ７８〕。

【００６５】判定の結果、承認完了と判明した場合には
〔ステップＳ７９〕、図８に示される承認完了処理に進
み、また否認と判明した場合には〔ステップＳ７Ａ〕、
図９に示される否認処理に進み、また期限内に全承認不
可と判明した場合には〔ステップＳ７Ｂ〕、図１０に示
される期限内に全承認不可処理に進み、更に承認継続と
判明した場合には〔ステップＳ７Ｃ〕、図１１に示され
る承認継続処理過程に進む。

【００６６】先ず、承認完了と判明した場合には〔ステ
ップＳ７９〕、サーバ受信制御部（２Ａ）は、承認メー
ル（Ｍ_1a）の承認完了を承認文書管理部（２４）に通知
する〔図８ステップＳ８１〕。

【００６７】通知された承認文書管理部（２４）は、承
認メール（Ｍ_1a）を管理テーブル（２３）内に登録した
後、サーバ送信制御部（２９）に対し、承認メール（Ｍ
_1a）を、承認依頼者、承認者および所定の提出先へ、電
子メールにより送信する様に依頼する〔ステップＳ８
２〕。

【００６８】サーバ送信制御部（２９）は、依頼された
各電子メール（Ｍ₀）を作成して電子メール送信部（２
１）に伝達し、電子メール（Ｍ₀）のそれぞれ対応する
クライアント端末（１）への送信を依頼する〔ステップ
Ｓ８３〕。

【００６９】電子メール送信部（２１）は、依頼された
電子メール（Ｍ₀）を、電子メール網（３）を経由して
各クライアント端末（１）に送信する〔ステップＳ８
４〕。次に、否認と判明した場合には〔ステップＳ７
Ａ〕、サーバ受信制御部（２Ａ）は、承認メール
（Ｍ_1a）の否認を承認文書管理部（２４）に通知する
〔図９ステップＳ９１〕。

【００７０】通知された承認文書管理部（２４）は、否
認された承認メール（Ｍ_1a）に関する情報を管理テーブ
ル（２３）から消去した後、サーバ送信制御部（２９）
に対し、承認メール（Ｍ_1a）の否認結果を、承認依頼
者、並びに既に承認メール（Ｍ _1a）に対して承認を下し
た承認者に対し、電子メールにより送信する様に依頼す
る〔ステップＳ９２〕。

【００７１】サーバ送信制御部（２９）は、依頼された
各電子メール（Ｍ₀）を作成して電子メール送信部（２
１）に伝達し、電子メール（Ｍ₀）のそれぞれ対応する
クライアント端末（１）への送信を依頼する〔ステップ
Ｓ９３〕。

【００７２】電子メール送信部（２１）は、依頼された
電子メール（Ｍ₀）を、電子メール網（３）を経由して
各クライアント端末（１）に送信する〔ステップＳ９
４〕。次に、期限内に全承認が不可と判明した場合には
〔ステップＳ７Ｂ〕、サーバ受信制御部（２Ａ）は、承
認メール（Ｍ_1a）が期限内に全承認が不可となったこと
を承認文書管理部（２４）に通知する〔図１０ステップ
ＳＡ１〕。

【００７３】通知された承認文書管理部（２４）は、期
限内に全承認が不可となった承認メール（Ｍ_1a）に関す
る情報を管理テーブル（２３）から消去した後、サーバ
送信制御部（２９）に対し、承認メール（Ｍ_1a）の期限
内に全承認が不可となった結果を、承認依頼者、並びに
既に承認メール（Ｍ_1a）を承認した承認者に対し、電子
メールにより送信する様に依頼する〔ステップＳＡ
２〕。

【００７４】サーバ送信制御部（２９）は、依頼された
各電子メール（Ｍ₀）を作成して電子メール送信部（２
１）に伝達し、電子メール（Ｍ₀）のそれぞれ対応する
クライアント端末（１）への送信を依頼する〔ステップ
ＳＡ３〕。

【００７５】電子メール送信部（２１）は、依頼された
電子メール（Ｍ₀）を、電子メール網（３）を経由して
各クライアント端末（１）に送信する〔ステップＳＡ
４〕。次に、承認継続と判明した場合には〔ステップＳ
７Ｃ〕、サーバ受信制御部（２Ａ）は、承認メール（Ｍ
_1a）の承認継続を承認文書管理部（２４）に通知する
〔図１１ステップＳＢ１〕。

【００７６】通知された承認文書管理部（２４）は、サ
ーバ送信制御部（２９）に対し、承認メール（Ｍ_1a）を
次の承認者へ、電子メール（Ｍ_0a）により送信する様に
依頼する〔ステップＳＢ２〕。

【００７７】サーバ送信制御部（２９）は、依頼された
電子メール（Ｍ_0a）を作成して電子メール送信部（２
１）に伝達し、電子メール（Ｍ_0s）の対応するクライア
ント端末（１_j）への送信を依頼する〔ステップＳＢ
３〕。

【００７８】電子メール送信部（２１）は、依頼された
電子メール（Ｍ_0a）を、電子メール網（３）を経由して
クライアント端末（１_j）に送信する〔ステップＳＢ
４〕。次に、承認者が登録文書を参照する処理過程を、
図２乃至図４、図１２および図１３を用いて説明する。

【００７９】図２乃至図４、図１２および図１３におい
て、承認者が、クライアント端末（１_j）を起動する
と、端末入出力制御部（１１_j）が具備種機能をクライ
アント端末（１_j）の図示されぬ画面にメニュー表示す
る。

【００８０】承認者が、メニュー表示機能内の登録文書
参照機能（１１４_j）を指定すると、端末入出力制御部
（１１_j）は登録文書参照機能（１１４_j）を起動する
〔図１２ステップＣ１〕。

【００８１】続いて承認者が、参照対象とする文書に付
与されている登録文書番号（ｂ）および暗証番号（ｋ）
を入力すると〔ステップＳＣ２〕、端末入出力制御部
（１１ _j）はクライアント送信制御部（１４_j）に登録
文書番号（ｂ）および暗証番号（ｋ）を伝達し、登録文
書の参照要求を行なう。

【００８２】要求されたクライアント送信制御部（１４
_j）は、伝達された登録文書番号（ｏ）により、図４
(b) に示される如き登録文書参照用の承認・回覧ヘッダ
（Ｈ_1b）を作成し、承認・回覧メールボディ（Ｂ_1b）と
共に、登録文書参照用の承認・回覧メール（Ｍ_1b）を作
成し、更に電子メールヘッダ（Ｈ₀）を付加して電子メ
ール（Ｍ_0b）を組立てた後、電子メール送信部（１
２_j）へ伝達し、電子メール送信部（１２_j）に承認・
回覧メールサーバ（２）への送信を依頼する〔ステップ
ＳＣ３〕。

【００８３】電子メール送信部（１２_j）は、依頼され
た電子メール（Ｍ_0b）を、電子メール網（３）を経由し
て承認・回覧メールサーバ（２）に送信する〔ステップ
ＳＣ４〕。

【００８４】承認・回覧メールサーバ（２）において
は、電子メール受信部（２２）が、電子メール網（３）
から到着する電子メール（Ｍ₀）を受信すると、サーバ
受信制御部（２Ａ）を起動し、受信した電子メール（Ｍ
₀）を伝達する〔ステップＳＣ５〕。

【００８５】サーバ受信制御部（２Ａ）は、受信した電
子メール（Ｍ₀）に含まれる承認・回覧ヘッダ（Ｈ₁）
を参照し、登録文書参照用の承認・回覧ヘッダ（Ｈ_1b）
と識別すると、承認文書管理部（２４）を起動し、登録
文書参照用の承認・回覧ヘッダ（Ｈ_1b）を伝達する〔ス
テップＳＣ６〕。

【００８６】起動された承認文書管理部（２４）は、セ
キュリティ制御部（２７）を制御し、依頼元の承認者に
登録文書を参照する資格の有無を解析する〔ステップＳ
Ｃ７〕。

【００８７】解析の結果、セキュリティ制御部（２７）
が承認者を登録文書の参照資格有りと判定した場合には
〔ステップＳＣ８〕、更に登録文書の出力がプリンタに
指定されているか否かを解析し〔ステップＳＣ９〕、プ
リンタへ出力する様に指定されている場合には、指定さ
れたプリンタへ印刷出力する〔ステップＳＣＡ〕。

【００８８】承認文書管理部（２４）は、サーバ送信制
御部（２９）に対し、処理結果〔即ち所定のプリンタへ
の出力〕を電子メール（Ｍ₀）により通知する様に依頼
する〔ステップＳＣＢ〕。

【００８９】またステップＳＣ９における解析の結果、
プリンタへ出力する様に指定されていない場合には、承
認文書管理部（２４）はサーバ送信制御部（２９）に、
登録文書を電子メール（Ｍ₀）により承認者へ通知する
様に依頼する〔ステップＳＣＣ〕。

【００９０】またステップＳＣ８における解析の結果、
セキュリティ制御部（２７）が承認者を登録文書の参照
資格無しと判定した場合には、承認文書管理部（２４）
は、サーバ送信制御部（２９）に対し、処理結果〔即ち
登録文書の参照不可〕を電子メール（Ｍ₀）により通知
する様に依頼する〔ステップＳＣＢ〕。

【００９１】承認文書管理部（２４）は、サーバ送信制
御部（２９）に対し、処理結果〔即ち所定のプリンタへ
の出力〕を電子メール（Ｍ₀）により通知する様に依頼
する〔ステップＳＣＢ〕。

【００９２】サーバ送信制御部（２９）が、依頼された
電子メール（Ｍ₀）を組立てた後、電子メール送信部
（２１）に伝達し、電子メール送信部（２１）にクライ
アント端末（１_j）への送信を依頼すると、電子メール
送信部（２１）は、依頼された電子メール（Ｍ₀）を、
電子メール網（３）を経由してクライアント端末
（１_j）に送信する〔ステップＳＣＤ〕。

【００９３】クライアント端末（１_j）においては、電
子メール受信部（１３_j）が、電子メール網（３）から
到着する電子メール（Ｍ₀）を受信すると、クライアン
ト受信制御部（１５_j）に伝達する〔図１３ステップＳ
Ｄ１〕。

【００９４】クライアント受信制御部（１５_j）は、伝
達された電子メール（Ｍ₀）の送信元を承認・回覧メー
ルサーバ（２）と識別すると、承認・回覧ヘッダ
（Ｈ₁）を参照し、先に送信済の登録文書参照用の承認
・回覧メール（Ｍ_1b）に対する結果通知と判明すると、
受信内容を端末入出力制御部（１１_j）に通知する〔ス
テップＤ２〕。

【００９５】端末入出力制御部（１１_j）は、通知され
た承認・回覧メール（Ｍ_1b）の受信内容を、送信済の登
録文書参照用の承認・回覧メール（Ｍ_1b）と結合し、図
示されぬ画面に表示する〔ステップＳＤ３〕。

【００９６】以上の説明から明らかな如く、本実施形態
によれば、承認依頼者のクライアント端末（１_i）から
承認・回覧メールサーバ（２）に、承認対象文書と共
に、承認者、代行者、承認期限等を承認順に通知される
と、承認・回覧メールサーバ（２）が、登録済の承認者
のスケジュール（ＳＣＤ）と対比して承認者または代行
者を選出し、承認対象文書を送信して承認を依頼すると
共に、指定された承認期限に基づき承認の進捗状況を管
理し、必要に応じて督促、期限切れの通知等を行う為、
承認依頼者の承認の進捗管理に関する負担が大幅に削減
されると共に、承認処理が迅速且つ確実に実行可能とな
る。

【００９７】なお、図２乃至図１３はあく迄本発明の一
実施形態に過ぎず、例えば電子メール（Ｍ₀）は承認メ
ール（Ｍ_1a）に利用されるものに限定されることは無
く、回覧メールに利用される等、他に幾多の変形が考慮
されるが、何れの場合にも本発明の効果は変わらない。
また本発明の対象となるクライアント端末（１００）、
サーバ（２００）および通信網（３００）は、図示され
るクライアント端末（１）、承認・回覧メールサーバ
（２）および電子メール網（３）に限定されることは無
く、他に幾多の変形が考慮されるが、何れの場合にも本
発明の効果は変わらない。

【００９８】

【発明の効果】以上、本発明によれば、承認・回覧依頼
者から、承認・回覧対象文書と共に、総ての承認・回覧
者、承認・回覧順序、代行者、承認・回覧期限等を入力
すると、サーバが予め登録済の各承認者のスケジュール
を参照しつつ、順次承認・回覧者または代行者を選択し
て承認・回覧対象文書を電子メールで配送して承認・回
覧を要求すると共に、承認・回覧の経過を監視し、所要
の督促状を承認・回覧者に配送し、或いは期限切れを承
認・回覧依頼者に通知する等の承認・回覧の進捗管理を
実行する為、承認依頼者が承認・回覧の進捗管理に費や
す労力と時間とが大幅に削減され、また承認・回覧対象
文書が迅速且つ確実に配送可能となる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の原理図

【図２】本発明の実施形態による電子メールシステム

【図３】図２に使用される電子メール

【図４】図３における各種承認・回覧ヘッダ

【図５】図２におけるスケジュールの登録処理

【図６】図２における承認依頼処理

【図７】図２における承認処理

【図８】図６における承認完了処理

【図９】図６における否認処理

【図１０】図６における期限内に全承認不可処理

【図１１】図６における承認継続処理

【図１２】図２における登録文書の参照処理（その
一）

【図１３】図２における登録文書の参照処理（その
二）

【図１４】従来ある電子メールシステム

【符号の説明】

１、１００クライアント端末２承認・回覧メールサーバ３電子メール網１１端末入出力制御部１２電子メール送信部１３電子メール受信部１４クライアント送信制御部１５クライアント受信制御部２１電子メール送信部２２電子メール受信部２３管理テーブル２４承認文書管理部２５承認制御部２６参照制御部２７セキュリティ制御部２８代行制御部２９サーバ送信制御部２Ａサーバ受信制御部２Ｂスケジュール制御部２Ｃサーバ管理制御部１０１スケジュール登録要求手段１０２承認依頼手段１０３承認実行手段１１１スケジュール登録機能１１２承認メール送信機能１１３承認処理機能１１４登録文書参照機能２００サーバ２０１スケジュール登録手段２０２承認処理手段３００通信網

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (72)発明者山内理北海道札幌市厚別区下野幌テクノパーク１丁目１番５号富士通北海道通信システム株式会社内

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】それぞれ電子メールを送受信する複数の
クライアント端末と、前記各クライアント端末から送信
される電子メールを受信し、宛先のクライアント端末に
転送するサーバと、前記各クライアント端末および前記
サーバを相互接続する通信網とを具備する電子メールシ
ステムにおいて、前記各クライアント端末に、自己の存否を示すスケジュ
ールを示す電文と、スケジュール登録用ヘッダとを含む
スケジュール登録用の電子メールを作成し、前記通信網
を経由して前記サーバに送信するスケジュール登録要求
手段と、承認・回覧の対象とする電文と、承認・回覧先、並びに
その配送順序、前記各承認・回覧先の承認・回覧期限、
前記承認・回覧先が不在の際の代行先を含む承認・回覧
要求用ヘッダとを含む承認・回覧依頼用の電子メールを
作成し、前記通信網を経由して前記サーバに送信する承
認依頼手段と、前記サーバから前記通信網を経由して転送される承認・
回覧依頼用の電子メールを受信した場合に、所要の承認
・回覧処理結果を示す情報を前記電子メールに付加し、
前記通信網を経由して前記サーバに返送する承認実行手
段とを設け、前記サーバに、前記各クライアント端末から前記通信網
を経由して転送された前記スケジュール登録要求用の電
子メールを受信した場合に、該登録を要求されたスケジ
ュールを登録するスケジュール登録手段と、前記各クライアント端末から前記通信網を経由して転送
された前記承認・回覧依頼用の電子メールを受信した場
合に、前記電子メールに含まれる前記承認・回覧依頼用
ヘッダに指定される前記各承認・回覧先および承認・回
覧期限と、前記スケジュール登録手段に登録済の前記各
承認・回覧先のスケジュールとを比較し、前記承認・回
覧依頼用ヘッダに指定される前記各承認・回覧先が前記
指定期限内に承認・回覧の可否を判定し、前記承認・回
覧先が前記指定期限内に承認・回覧を可能と判定された
場合には、前記承認・回覧先に前記承認・回覧用の電子
メールを転送して承認・回覧を依頼し、前記承認・回覧
先が前記指定期限内に承認・回覧を不能と判定された場
合には、前記承認・回覧用ヘッダに指定される代行先に
前記承認・回覧用の電子メールを転送して承認・回覧を
依頼し、前記承認・回覧先または前記代行先から前記指
定期限内に前記承認・回覧結果を示す情報を付加された
前記電子メールが返送された場合に、後続の承認・回覧
先の有無を確認し、後続の承認・回覧先が残存する間は
前記承認・回覧用の電子メールの転送を継続し、後続の
承認・回覧先が残存しない場合には、返送された前記電
子メールを登録すると共に、前記電子メールの送信元の
クライアント端末または所定の通知先に前記電子メール
を転送し、前記承認・回覧先または前記代行先から前記
指定期限内に前記承認・回覧結果を示す情報を付加され
た前記電子メールが返送されなかった場合に、前記電子
メールの転送を中断し、前記電子メールの送信元のクラ
イアント端末に返送する承認処理手段とを設けることを
特徴とする電子メールによる承認方式。
【請求項２】前記承認処理手段は、前記電子メールを
転送中の前記承認・回覧先に対応する指定期限から残存
日時を監視し、前記電子メールに対する承認・回覧の返
送期限切迫に対する督促、または返送期限切れを通知す
る電子メールを作成し、前記承認・回覧先、または前記
承認依頼元に送信することを特徴とする請求項１記載の
電子メールによる承認方式。
【請求項３】前記承認処理手段は、承認・回覧を要求
する為に転送中の前記電子メールの承認・回覧用ヘッダ
に暗証番号を付加し、該電子メールを登録後に、前記暗
証番号を指定するクライアント端末に対してのみ前記登
録済電子メールの参照を許容することを特徴とする請求
項１記載の電子メールによる承認方式。