JP2007011727A - 会計管理装置及び方法、プログラム、並びに会計管理システム - Google Patents

会計管理装置及び方法、プログラム、並びに会計管理システム Download PDF

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Abstract

【課題】 本発明は、取引のある複数の銀行口座のどの口座で残高差異が生じているかを迅速に把握することができ、かつ実残高と帳簿上の残高の差異原因を迅速に特定することができる会計管理システムを提供する。
【解決手段】 本会計管理システムは、金融機関に設置されたホストコンピュータと、企業内で会計を管理する会計サーバと、会計管理者用の会計管理装置とが互いに通信回線を介して接続され、会計管理担当者端末1からネットワーク4を介して各銀行内のホストコンピュータ5に送信した銀行口座の入出金データ及び実残高の照会要求に応じて、口座別の入出金明細データ及び残高照会データを各ホストコンピュータ5から受信し、会計管理担当者端末1からネットワーク4を介して会計サーバ2に送信した残高照会要求に応じて、帳簿上の残高データを会計サーバ2から受信し、ハードディスク28に格納した残高照会データ(口座別の実残高)と各口座の帳簿上の残高データとを比較して各口座別に残高差異を金額として算出する。
【選択図】 図3

Description

本発明は、会計管理装置及び方法、プログラム、並びに会計管理システムに関し、特に、取引のある銀行口座の実残高と帳簿上の残高との差異を明確にすることが可能な会計管理装置及び方法、プログラム、並びに会計管理システムに関する。
従来、企業の本社における会計管理担当者は、自社と取引のある銀行口座に取引条件によって決まる期日に売掛金等が振り込まれたか否かを確認し、或いは受け取った手形を所定の期日に提示して売掛金等を回収している。その際、各口座を管理している業務担当者は、各口座に入金があると取引先名及び金額を含む入金伝票を起票して、社内に設置された端末装置から入力している。
一方、入金情報(銀行名、支店名、口座番号、日付、振込み名義人、及び金額の各明細)が所定の間隔で銀行から契約先企業にFAXによって送信されるサービスも提供されている。
また、予め入出金の金額が予想される場合に、振替伝票を一覧表にまとめて振替伝票一覧表を作成し、この表の処理段階により取引銀行口座預金残高の照合と預金残高を正確に管理すると同時に、日々の資金繰りを容易に把握する振替伝票一覧表システムの管理方法が提案されている(特許文献1参照)。
特開2001−266042号公報
しかしながら、入金件数が10万件以上あるような大規模な商社等では、振込み名義人の重複を避けるために入金口座を数百箇所程度に分散している場合も少なくない。このように入金口座を分散しても、多い口座では月間の入金件数は数千件に達する。
このため、ある所定の期日に締め処理を実行しても、帳簿上の残高と銀行口座の実残高が一致しない場合が多く、取引件数が多い場合にはその原因特定に手間取り、一人当たり数口座を担当する業務担当者にとって大きな負担となっている。すなわち、入金伝票を入力する場合、1)伝票の入力忘れ、2)1件の入金で伝票を二重入力した、3)金額を間違えて入力した等の様々な原因で帳簿上の残高と銀行口座の実残高とに差異が生じる。
このような原因で残高差異が生じた場合、会計管理担当者は該当する業務担当者に連絡を取り、預金元帳の該当部分を印刷して、該当の業務担当者に送付する。一方、業務担当者は、預金明細を印刷したものと1件1件照合しているが、一つの口座に多くの取引先から振り込まれるため、残高差異を生じた原因(どの伝票でどのようなミスがあったか)の特定には手間がかかる。このため、残高差異の原因(入金伝票未入力なのか本当の未入金なのか)を特定するには月初から数稼動日を要する。
また、上記特許文献1に記載された振替伝票一覧表システムにおいても、複数の取引先とそれぞれ多数の取引があり、同一取引先から多数回の入金がある場合や多数の取引先から多数の取引分をまとめて入金される場合は、取引内容と入金額の照合が容易でなく、残高差異が生じた場合に、その原因特定に手間取るという課題がある。
本発明は、上記課題に鑑みて成されたものであり、取引のある複数の銀行口座のどの口座で残高差異が生じているかを迅速に把握することができ、かつ実残高と帳簿上の残高の差異原因を迅速に特定することができる会計管理装置及び方法、プログラム、並びに会計管理システムを提供することを目的とする。
上記目的を達成するために、請求項1記載の会計管理装置は、金融機関に設置されたホストコンピュータと、企業内で会計を管理する会計サーバとに通信回線を介して接続された会計管理装置において、前記ホストコンピュータから口座別の入出金データ及び実残高データを取得する実残高データ取得手段と、前記会計サーバから口座別の帳簿上の残高データを取得する帳簿残高データ取得手段と、前記取得した口座別の実残高データと前記取得した口座別の帳簿上の残高データとの差異を判定する差異判定手段とを備えることを特徴とする。
上記目的を達成するために、請求項4記載の会計管理方法は、金融機関に設置されたホストコンピュータと、企業内で会計を管理する会計サーバとに通信回線を介して接続された会計管理装置の管理方法において、前記ホストコンピュータから口座別の入出金データ及び実残高データを取得する実残高データ取得ステップと、前記会計サーバから口座別の帳簿上の残高データを取得する帳簿残高データ取得ステップと、前記取得した口座別の実残高データと前記取得した口座別の帳簿上の残高データとの差異を判定する差異判定ステップとを備えることを特徴とする。
上記目的を達成するために、請求項7記載の会計管理システムは、金融機関に設置されたホストコンピュータと、企業内で会計を管理する会計サーバと、会計管理者用の会計管理装置とが互いに通信回線を介して接続される会計管理システムにおいて、前記会計管理装置は、前記ホストコンピュータから口座別の入出金データ及び実残高データを取得する実残高データ取得手段と、前記入出金データを前記会計サーバに送信し、更新された口座別の帳簿上の残高データを当該会計サーバから受信する帳簿残高データ受信手段と、前記取得した口座別の実残高データと前記取得した口座別の帳簿上の残高データとの差異を判定する判定手段とを備え、前記会計サーバは、前記会計管理装置から受信した口座別の入出金データに基づいて口座別の帳簿上の残高データを更新する更新手段と、前記会計管理装置からの要求に応じて前記口座別の残高データを送信する帳簿残高データ送信手段とを備えることを特徴とする。
本発明によれば、金融機関に設置されたホストコンピュータから口座別の入出金データ及び実残高データを取得し、企業内で会計を管理する会計サーバから口座別の帳簿上の残高データを取得して、取得した口座別の実残高データと取得した口座別の帳簿上の残高データとの差異を判定するので、取引のある複数の銀行口座のどの口座で残高差異が生じているかを迅速に把握することができ、かつ実残高と帳簿上の残高の差異原因を迅速に特定することができる。
以下、本発明の実施の形態を、図面を参照して詳細に説明する。
図1は、本発明の実施の形態に係る会計管理システムの全体構成を示す図である。
図1において、本会計管理システムは、例えば、企業の本社内に設置された会計管理担当者端末1と、該企業の会計業務に利用される会計サーバ2と、該企業の支店や営業所等に設置された複数の業務担当者端末3と、該企業と取引のある複数の銀行内にそれぞれ設置されているホストコンピュータ5と、これらを互いに接続するLAN(Local Area Network)やインターネット等のネットワーク4とを備える。
会計管理担当者端末1は、パーソナルコンピュータ等から成り、本社内の会計管理担当者により利用される情報処理装置である。業務担当者端末3は、パーソナルコンピュータ等から成り、各種の伝票を入力する業務担当者により利用される情報処理装置である。
会計サーバ2は、企業の本社内に設置されたサーバコンピュータ等から成り、当該企業の総勘定元帳、預金元帳の他、各入金口座の銀行名、支店名、口座種別、口座番号、業務担当者名、及び業務担当者メールアドレスを記憶した口座マスタを含む不図示の会計DB(データベース)を格納する。ホストコンピュータ5は、企業等を含む預金者別の口座及びその残高、並びに各口座別の入金/出金を記録する。
なお、本会計管理システムでは、各情報処理装置が図示の数に限定されることはない。また、ホストコンピュータ5は、銀行のみに設置されたものに限定されるものではなく、金融機関であればどのような営業形態であっても本発明が適用されることは云うまでもない。
図2は、図1における会計管理担当者端末1の内部構成を示すブロック図である。なお、図1における会計サーバ2、業務担当者端末3、及びホストコンピュータ5についても、基本的に会計管理担当者端末1と同様の構成を有するものとし、その説明を省略する。
図2において、会計管理担当者端末1は、CPU(Central Processing Unit)21と、RAM(Random Access Memory)22と、ROM(Read Only Memory)23と、ネットワークI/F24と、ビデオI/F25と、キーボード26と、マウス27と、ハードディスク28と、CD−ROMドライブ29とを備え、これらがシステムバス20を介して互いに接続されている。
CPU21は、会計管理担当者端末1内の各部を制御すると共に、ハードディスク28等の記憶装置またはCD−ROMドライブ29に挿入されたCD−ROM等の記録媒体に記憶されているアプリケーションソフトウェアのプログラムを読み出し、後述する処理を実行する。RAM22は、CPU21が所定の処理を実行する際に読み出されたアプリケーションプログラムやデータ等を一時記憶するためのワークエリアである。ネットワークI/F24は、ネットワーク4等に接続してデータを送受信するための通信インターフェースである。ビデオI/F25は、表示装置(モニタ)30に接続して所定の画面を表示させるためのインターフェースである。
次に、図1の会計管理システムにおける会計管理方法について図3〜図6を参照して説明する。
図3及び図4は、図1の会計管理システムにおける会計管理方法の流れを示すフローチャートである。同図では、ステップS301〜S314は会計管理担当者端末1内のCPU21により実行される処理である。ステップS321〜S326は会計サーバ2内のCPU(不図示)により実行される処理である。ステップS331〜S334は業務担当者端末3内のCPU(不図示)により実行される処理である。ステップS341〜S342は銀行内のホストコンピュータ5内のCPU(不図示)により実行される処理である。
図3において、ステップS301では、会計管理担当者は所定の手順でユーザ認証処理を実行した後、銀行口座の入出金データ及び実残高の照会要求を、会計管理担当者端末1からネットワーク4を介して各銀行内のホストコンピュータ5に送信する。この実残高の照会要求については、全国銀行協会(全銀協)により規定されている手順に基づいて送信される。
ステップS341において、ホストコンピュータ5は、会計管理担当者端末1から銀行口座の入出金データ及び実残高の照会要求を受信すると、口座別の入出金明細データ及び残高照会データ(実残高)の抽出を実行する。
次に、ステップS342では、ステップS341で抽出した口座別の入出金明細データ及び残高照会データを会計管理担当者端末1に送信する。ここで、入出金明細データには、銀行コード・支店コード・口座種別・口座番号のヘッダ情報と、日付・振込み名義人・金額とが含まれるものとする。残高照会データには、銀行コード、支店コード、口座種別、口座番号、及び残高金額が含まれるものとする。
ステップS302において、会計管理担当者端末1は、口座別の入出金明細データ及び残高照会データを各ホストコンピュータ5からそれぞれ受信すると、ハードディスク28に格納する。次に、ステップS303では、ユーザ認証処理後にホストコンピュータ5から受信した入出金明細データを会計サーバ2に送信する。結果的には、会計管理担当者端末1はホストコンピュータ5から入出金明細データ及び実残高データを取得することが可能となる。
ステップS321において、会計サーバ2は、会計管理担当者端末1から受信した入出金明細データに基づいて、会計サーバ2内の不図示の会計DBにおける預金元帳テーブルの口座残高フィールドを更新する(ステップS321)。このとき、入出金明細データにおける入金データから借方:預金、貸方:仮受金で仕分けされた入金伝票が預金元帳テーブルに登録される。
ステップS304では、会計管理担当者端末1から会計サーバ2に対して、各入金口座の帳簿上の残高照会要求を送信する(ステップS304)。
次に、ステップS322において、会計サーバ2が会計管理担当者端末1から残高照会要求を受信すると、会計DB内の預金元帳テーブルを検索して、各口座の銀行名、支店名、口座番号、口座種別、帳簿上の残高、業務担当者名、及び業務担当者メールアドレスを各口座の帳簿上の残高データとして抽出する。次に、ステップS323において、ステップS322で抽出された各口座の帳簿上の残高データを会計管理担当者端末1に送信する。
ステップS305では、会計管理担当者端末1は、会計サーバ2から帳簿上の残高データを受信すると、ハードディスク28に格納する。結果的には、会計管理担当者端末1は会計サーバ2から口座別の帳簿上の残高データを取得することができる。
次に、ステップS306では、会計管理担当者端末1は、ステップS302でハードディスク28に格納した残高照会データ(口座別の実残高)とステップS305でハードディスク28に格納した各口座の帳簿上の残高データとを比較して、各口座別に残高差異を金額として算出する。
次に、ステップS307では、残高差異がある口座の有無を判別し、残高差異がある口座が1つでもある場合は、図4のステップS309に移行する。一方、残高差異がある口座が一つもない場合は、ステップS308に移行し、会計管理担当者端末1は、例えば、「今回は残高差異のある口座は1つもありませんでした」とのメッセージダイアログ(不図示)を表示装置30に表示する。このメッセージダイアログ上で「OK」ボタン(不図示)が押下されたときは、日付と残高差異がなかった旨のデータをハードディスク28に格納して、本処理を終了する。
図4において、ステップS309では、残高差異がある口座の入出金明細データと上述した口座マスタに基づいて残高差異明細データを作成し、図5に示す残高差異口座一覧画面400として表示装置30に表示すると共に、残高差異明細データのファイル名の一部に日付を付してハードディスク28に格納する。残高差異口座一覧画面400を表示装置30に表示することにより、会計担当者は、どの口座で残高差異があるかを一覧形式で随時確認することができる。
残高差異口座一覧画面400では、No.、銀行名、支店名、口座番号、帳簿上の残高、実残高、残高差異、業務担当者、及び業務担当者メールアドレスの各データが表示装置30に表示される。なお、口座種別は、通常、当座預金なので表示されないが、勿論表示しても構わない。また、業務担当者メールアドレスは表示しなくともよい。
残高差異口座一覧画面400には、確認依頼ボタン410、一覧印刷ボタン411、ページ送りボタン412,413、及び前画面移動ボタン414が表示される。残高差異口座一覧画面400上で確認依頼ボタン410が押下されたときは、後述する確認依頼メールを業務担当者メールアドレスに基づいて業務担当者端末3に送信する。一覧印刷ボタン411が押下されたときは、残高差異口座一覧を帳票印刷する。
ステップS310では、会計管理担当者端末1は、残高差異が生じた口座における業務担当者の対象会計月の伝票データ(業務担当者別伝票データ)を会計サーバ2に要求し、会計サーバ2から受信した伝票データをハードディスク28に格納する。
ステップS324では、会計サーバ2は、会計管理担当者端末1から要求された業務担当者別伝票データを抽出し、会計管理担当者端末1に送信する。
次に、ステップS311では、残高差異が生じた口座における業務担当者の対象会計月の入出金データ(業務担当者別入出金データ)を会計サーバ2に要求し、会計サーバ2から受信した入出金データをハードディスク28に格納する。
ステップS325では、会計サーバ2は、会計管理担当者端末1から要求された業務担当者別入出金データを抽出し、会計管理担当者端末1に送信する。
ステップS312では、会計管理担当者端末1から残高差異が生じた業務担当者の業務担当者端末3に対して、例えば図6に示す確認依頼メールを送信する。すなわち、要確認の口座の銀行名、支店名、口座番号、帳簿上残高、実残高、及び残高差異を電子メール本文に記載し、当該口座の対象月分の入出金データ510と当該担当者の対象会計月分の伝票データ511(伝票番号、伝票日付、伝票種別、振込み名義人、金額、及び摘要の各明細データを含む)を添付データとして送信する。なお、電子メールは暗号化されて送信される。
業務担当者端末3は、ステップS331において、ステップS312で会計管理担当者端末1から送信された確認依頼メールを受信し、暗号化された確認依頼メールを復号化する。次に、ステップS332では、業務担当者は確認依頼メールの本文を読み、伝票未入力の有無を確認して、伝票の未入力分がある場合は(ステップS332でYES)、図6に示す伝票入力メニュー512を選択し、伝票データを入力して会計サーバ2に送信する(ステップS333)。
会計サーバ2は、ステップS326において、業務担当者端末3から送信された未入力分の伝票データを会計DBに登録する。
次に、未入力分の伝票入力が完了した旨のコメント等が業務担当者により記載された返信メールを業務担当者端末3から会計管理担当者端末1に送信する(ステップS334)。一方、伝票の未入力分がない場合は、未入力分はなかった旨のコメント等が業務担当者により記載された返信メールを業務担当者端末3から会計管理担当者端末1に送信する(ステップS334)。
ステップS313では、会計管理担当者端末1は、業務担当者端末3から送信された返信メールを受信する。つづいて、ステップS314では、受信した電子メールの発信者メールアドレスに基づいて業務担当者を特定し、ステップS309でハードディスク28に格納した残高差異明細データにおける該当する明細行に削除フラグを書き込む消し込み処理を行って本処理を終了する。
会計管理担当者は、この削除フラグの有無により全体の消し込み状況を随時照会して確認し、或いは帳票を印刷して確認することができる。
上記実施の形態によれば、会計管理担当者端末1からネットワーク4を介して各銀行内のホストコンピュータ5に送信した銀行口座の入出金データ及び実残高の照会要求に応じて、口座別の入出金明細データ及び残高照会データを各ホストコンピュータ5から受信し、会計管理担当者端末1からネットワーク4を介して会計サーバ2に送信した残高照会要求に応じて、帳簿上の残高データを会計サーバ2から受信し、ハードディスク28に格納した残高照会データ(口座別の実残高)と各口座の帳簿上の残高データとを比較して各口座別に残高差異を金額として算出するので、取引のある複数の銀行口座のどの口座で残高差異が生じているかを迅速に把握することができ、かつ実残高と帳簿上の残高の差異原因を迅速に特定することができる。
また、多数の取引先から多数の入金がある場合の実残高と帳簿上残高の差異原因(入金伝票未入力/二重入力/金額相違等)を迅速に切り分けることができる。更に、各業務担当者も自担当分の残高差異原因を従来よりも簡単に特定することができる。
本発明の目的は、上記実施の形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記録した記憶媒体を、システム或いは装置に供給し、そのシステム或いは装置のコンピュータ(またはCPUやMPU等)が記憶媒体に格納されたプログラムコードを読み出して実行することによっても達成される。
この場合、記憶媒体から読み出されたプログラムコード自体が上述した実施の形態の機能を実現することになり、そのプログラムコードを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。
また、プログラムコードを供給するための記憶媒体としては、例えば、フロッピー(登録商標)ディスク、ハードディスク、光磁気ディスク、CD−ROM、CD−R、CD−RW、DVD−ROM、DVD±R、DVD−RAM、DVD±RW、磁気テープ、不揮発性のメモリカード等を用いることができる。または、プログラムコードをネットワークを介してダウンロードしてもよい。
また、コンピュータが読み出したプログラムコードを実行することにより、上記実施の形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているOS(オペレーティングシステム)等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって上述した実施の形態の機能が実現される場合も含まれる。
更に、記憶媒体から読み出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるCPU等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって上述した実施の形態の機能が実現される場合も含まれる。
また、コンピュータが読み出したプログラムコードを実行することにより、前述した各実施の形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているOSなどが実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した各実施の形態の機能が実現される場合も、本発明に含まれることは云うまでもない。
この場合、上記プログラムは、該プログラムを記憶した記憶媒体から直接、又はインターネット、商用ネットワーク、若しくはローカルエリアネットワーク等に接続された不図示の他のコンピュータやデータベース等からダウンロードすることにより供給される。
本発明の実施の形態に係る会計管理システムの全体構成を示す図である。 図1における会計管理担当者端末1の内部構成を示すブロック図である。 図1の会計管理システムにおける会計管理方法の流れを示すフローチャートである。 図1の会計管理システムにおける会計管理方法の流れを示すフローチャートである。 表示装置30に表示される残高差異口座一覧画面400の概略を示す図である。 業務担当者端末3に送信されるメールの一例を示す図である。
符号の説明
1 会計管理担当者端末
2 会計サーバ
3 業務担当者端末
4 ネットワーク
5 ホストコンピュータ
21 CPU
22 RAM
28 ハードディスク
30 表示装置

Claims (10)

  1. 金融機関に設置されたホストコンピュータと、企業内で会計を管理する会計サーバとに通信回線を介して接続された会計管理装置において、
    前記ホストコンピュータから口座別の入出金データ及び実残高データを取得する実残高データ取得手段と、
    前記会計サーバから口座別の帳簿上の残高データを取得する帳簿残高データ取得手段と、
    前記取得した口座別の実残高データと前記取得した口座別の帳簿上の残高データとの差異を判定する差異判定手段とを備えることを特徴とする会計管理装置。
  2. 前記差異判定手段により差異有りと判定された口座を特定するための少なくとも銀行名、支店名、口座番号、帳簿上の残高、実残高、残高差異、及び業務担当者を一覧表示する表示情報生成手段を更に備えることを特徴とする請求項1記載の会計管理装置。
  3. 前記特定された口座に該当する伝票データ及び入出金データを前記会計サーバから取得する伝票データ取得手段と、
    前記取得した伝票データ及び入出金データを含む通知を業務担当者用端末に通知する通知手段とを備えることを特徴とする請求項2記載の会計管理装置。
  4. 金融機関に設置されたホストコンピュータと、企業内で会計を管理する会計サーバとに通信回線を介して接続された会計管理装置の管理方法において、
    前記ホストコンピュータから口座別の入出金データ及び実残高データを取得する実残高データ取得ステップと、
    前記会計サーバから口座別の帳簿上の残高データを取得する帳簿残高データ取得ステップと、
    前記取得した口座別の実残高データと前記取得した口座別の帳簿上の残高データとの差異を判定する差異判定ステップとを備えることを特徴とする会計管理方法。
  5. 前記差異判定ステップにより差異有りと判定された口座を特定するための少なくとも銀行名、支店名、口座番号、帳簿上の残高、実残高、残高差異、及び業務担当者を一覧表示する表示情報生成ステップを更に備えることを特徴とする請求項4記載の会計管理方法。
  6. 前記特定された口座に該当する伝票データ及び入出金データを前記会計サーバから取得する伝票データ取得ステップと、
    前記取得した伝票データ及び入出金データを含む通知を業務担当者用端末に通知する通知ステップとを備えることを特徴とする請求項5記載の会計管理方法。
  7. 金融機関に設置されたホストコンピュータと、企業内で会計を管理する会計サーバと、会計管理者用の会計管理装置とが互いに通信回線を介して接続される会計管理システムにおいて、
    前記会計管理装置は、
    前記ホストコンピュータから口座別の入出金データ及び実残高データを取得する実残高データ取得手段と、
    前記入出金データを前記会計サーバに送信し、更新された口座別の帳簿上の残高データを当該会計サーバから受信する帳簿残高データ受信手段と、
    前記取得した口座別の実残高データと前記取得した口座別の帳簿上の残高データとの差異を判定する判定手段とを備え、
    前記会計サーバは、
    前記会計管理装置から受信した口座別の入出金データに基づいて口座別の帳簿上の残高データを更新する更新手段と、
    前記会計管理装置からの要求に応じて前記口座別の残高データを送信する帳簿残高データ送信手段とを備えることを特徴とする会計システム。
  8. 前記会計管理装置は、前記差異判定手段により差異ありと判定された口座を特定するための少なくとも銀行名、支店名、口座番号、帳簿上の残高、実残高、及び残高差異を一覧表示する表示情報生成手段を更に備えることを特徴とする請求項7記載の会計管理システム。
  9. 前記会計管理装置は、前記特定された口座に該当する伝票データ及び入出金データを前記会計サーバから取得する伝票データ取得手段と、
    前記取得した伝票データ及び入出金データを含む通知を、前記通信回線を介して接続された業務担当者用端末に通知する通知手段とを備えることを特徴とする請求項8記載の会計管理システム。
  10. 請求項4乃至6のいずれか1項に記載の会計管理方法をコンピュータに実行させるためのコンピュータに読み取り可能なプログラム。
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