JP2003141313A - ワークフローシステム、及びナレッジマネジメントシステム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 ワークフローを構成する各業務の担当者に対
し、提示すべきデータのみを提示して、その業務を適切
な形で行わせるための技術、更には、業務でデータ上の
問題が生じた場合に、適切な対策を迅速に取ることがで
きるようにするための技術を提供する。 【解決手段】 業務フロー／データ定義ＤＢ１１５ａに
は、業務フローデータやそれが示す業務フロー中の各業
務で扱うべきデータの組み合わせを示す業務データなど
が格納されている。アプリケーションサーバ１１２は、
その業務データに従い、それが対応する業務を行うユー
ザにデータを提示させ、入力すべきデータを入力させ
る。ユーザが行った業務の履歴は実績ＤＢ１１４ａに保
存させ、生じた問題を解決するために取った対策はナレ
ッジＤＢ１１３ａに保存させる。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、ネットワークを介
して接続される端末装置のユーザ間でのデータのやりと
りを中継して、設定されたワークフローに従って各ユー
ザに業務を行わせるための技術に関する。

【０００２】

【従来の技術】近年、コンピュータのネットワーク化が
急速に進み、コンピュータは端末装置として使用される
ことが多くなっている。それにより、各種の手続きは電
子化されてきている。例えば２００１年１０月２９日現
在、インターネット上で公開されている、“日立オープ
ンミドルウェアが実現するネットビジネスの真価を引き
出す「ｅとＥの統合」”を名称とする文献に記載されて
いるように、顧客や他企業との間の取り引きや業務プロ
セス、企業内の業務プロセスなどが幅広く電子化されて
きている。

【０００３】例えば企業では、定型化できる一連の業務
の流れ（業務プロセス）をワークフローとして設定し、
その設定したワークフローに従って、それに表された各
業務をネットワークで結んだそれぞれの担当者（他企業
の場合もある）に行わせるようになってきている。それ
を実現させるのがワークフローシステムである。そのシ
ステムは、ネットワークを介して接続される端末装置の
ユーザ間でのデータのやりとりを中継することを通し
て、設定されたワークフローに従って各ユーザに業務を
行わせるようになっている。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】従来のワークフローシ
ステムは、基本的に、それまで印刷物として流通させて
いた帳票や伝票、稟議書などといった書類を電子化し
て、その電子化した書類をワークフローに従って各端末
装置のユーザに閲覧させながら、閲覧させる書類の内容
や自身の立場などに応じた業務（内容の確認やデータ入
力、など）を各ユーザに行わせるようになっていた。こ
のため、特定の業務の担当者には知られたくないデー
タ、特定の担当者にのみ変更する権限を持たせたデータ
などが書類に含まれていた場合には、そのようなデータ
の内容を知られたくない担当者に知られたり、或いはそ
の内容が権限のない担当者に変更されてしまう可能性が
あった。それにより、必ずしも適切な形で業務を各担当
者に行わせられないという問題点があった。

【０００５】当然のことながら、各担当者が自身に割り
当てられた業務を必ずしも適切に行えるとは限らない。
適切でなく、且つ自身がその変更を適切に行えないデー
タが入力されているか、或いはそのデータが入力されて
いないような場合（業務でデータ上の問題が生じた場
合）には、そのデータを入力する業務、或いはそれを必
要に応じて変更する業務をやり直しさせる必要がある。
しかし、その不適切なデータを見付けた担当者が、各業
務の担当者がどのような内容の業務を行っているかを必
ずしも把握しているとは限らない。このため、やり直し
させるべき業務を必ずしも迅速に特定できないという問
題点があった。その問題点により、適切な対策を迅速に
取ることもできなかった。

【０００６】本発明は、ワークフローを構成する各業務
の担当者に対し、提示すべきデータのみを提示して、そ
の業務を適切な形で行わせるための技術を提供すること
を目的とする。

【０００７】また、本発明は、業務でデータ上の問題が
生じた場合に、適切な対策を迅速に取ることができるよ
うにするための技術を提供することを目的とする。

【０００８】

【課題を解決するための手段】本発明の第１〜第４の態
様のワークフローシステムは、共に、ネットワークを介
して接続される端末装置のユーザ間でのデータのやりと
りを中継して、設定されたワークフローに従って各ユー
ザに業務を行わせることを前提とし、以下の手段を具備
する。

【０００９】第１の態様のワークフローシステムは、ワ
ークフローに従って各ユーザに業務を行わせるためのデ
ータとして、該ワークフローを示すフローデータ、及び
該ワークフロー中で表された業務をユーザが行ううえで
対象とすべきデータの組み合わせを示す組合せデータを
取得できるデータ取得手段と、データ取得手段がフロー
データを取得したワークフロー中で表された業務を担当
するユーザが使用する端末装置に、該業務の組合せデー
タを基にデータを送信して該業務を行わせる業務管理手
段と、業務管理手段により端末装置のユーザに行わせる
業務を、ワークフローに従って進行させる進行管理手段
と、を具備する。

【００１０】なお、上記組合せデータは、対応する業務
を行うユーザに提示すべきデータ、及び該業務を行うユ
ーザに入力させるべきデータの組み合わせを少なくとも
示し、業務制御手段は、組合せデータ中で示された提示
すべきデータを取得して、該組合せデータが対応する業
務を行うユーザが使用する端末装置に送信して提示す
る、ことが望ましい。

【００１１】第２の態様のワークフローシステムは、上
記第１の態様における構成に加えて、業務でデータ上の
問題が生じた場合に、ワークフロー、及び該ワークフロ
ー中で表された業務の組合せデータに基づいて、該問題
を生じさせた業務を特定して端末装置のユーザに提示で
きる問題発生業務提示手段、を更に具備する。

【００１２】第３の態様のワークフローシステムは、上
記第１、或いは第２の態様における構成に加えて、業務
でデータ上の問題が生じた場合に、ワークフロー、及び
該ワークフロー中で表された業務の組合せデータに基づ
き、該問題を生じさせた業務、及び該問題を生じさせた
業務の影響が及ぶ業務を特定して、該特定した業務を端
末装置のユーザに提示できる影響範囲提示手段、を更に
具備する。

【００１３】なお、上記影響範囲提示手段は、ワークフ
ロー、及び該ワークフロー中で表された業務の組合せデ
ータに基づき、問題を解決するためのワークフローを作
成して提示することにより、特定した業務を端末装置の
ユーザに提示する、ことが望ましい。

【００１４】第４の態様のワークフローシステムは、上
記第１〜第３の態様における何れかの構成に加えて、業
務でデータ上の問題が生じた場合に、該問題を解決する
ためにユーザが取った対策の内容を知識として記録する
知識記録手段と、知識記録手段が知識として記録した対
策の内容を端末装置のユーザに提示する知識提示手段
と、を更に具備する。

【００１５】なお、上記知識記録手段は、対策の内容
を、問題を生じさせた業務の影響が及ぶ業務の範囲と対
応付けて記録し、知識提示手段は、問題を生じさせた業
務が影響する業務の範囲に着目して、知識記録手段が知
識として記録した対策の内容を検索し、該検索結果を端
末装置のユーザに提示できる、ことが望ましい。

【００１６】本発明の第１、及び第２の態様のナレッジ
マネジメントシステムは、共に、ネットワークを介して
接続される端末装置のユーザ間でのデータのやりとりを
中継して、設定されたワークフローに従って各ユーザに
業務を行わせるワークフローシステムに適用されること
を前提とし、以下の手段を具備する。

【００１７】第１の態様のナレッジマネジメントシステ
ムは、ワークフローに従ってユーザに行わせる業務でデ
ータ上の問題が生じた場合に、該問題を解決するために
ユーザが取った対策の内容を知識として記録する知識記
録手段と、知識記録手段が知識として記録した対策の内
容を端末装置のユーザに提示する知識提示手段と、を具
備する。

【００１８】なお、上記知識記録手段は、ワークフロー
中で指定された業務をユーザが行ううえで対象とすべき
データの組み合わせが設定されていた場合に、対策の内
容を、該ワークフロー、及び各業務におけるデータの組
み合わせを基に特定される、問題を生じさせた業務の影
響が及ぶ業務の範囲と対応付けて記録し、知識提示手段
は、問題を生じさせた業務が影響する業務の範囲に着目
して、知識記録手段が知識として記録した対策の内容を
検索し、該検索結果を端末装置のユーザに提示できる、
ことが望ましい。

【００１９】第２の態様のナレッジマネジメントシステ
ムは、ワークフローに従ってユーザに行わせた業務の履
歴として、該業務でのデータ入力上の不備の有無を少な
くとも記録する履歴記録手段と、履歴記録手段が記録し
た業務の履歴を端末装置のユーザに提示する履歴提示手
段と、を具備する。

【００２０】本発明では、ワークフローを示すフローデ
ータ、及びそのワークフロー中で表された業務をユーザ
が行ううえで対象とすべきデータの組み合わせを示す組
合せデータを取得し、ワークフロー中で表された業務を
担当するユーザが使用する端末装置には、その業務の組
合せデータを基にデータを送信してその業務をユーザに
行わせる。そのようにして、データ単位でユーザが業務
を行ううえで扱うデータを管理する。それにより、ユー
ザに提供すべきデータのみを提示し、入力（作成）させ
るべきデータのみを入力させることが可能となって、よ
り適切な形で業務をユーザ（担当者）に行わせられるよ
うになる。

【００２１】本発明では、業務でデータ上の問題が生じ
た場合に、ワークフロー、及びそのワークフロー中で表
された業務の組合せデータに基づき、その問題を生じさ
せた業務、更にはその問題を生じさせた業務の影響が及
ぶ業務を特定して、特定した業務を端末装置のユーザに
提示する。そのような業務の何れは適切、且つ迅速な対
策を立てるうえで貴重な情報となる。このことから、適
切な対策をより迅速に取ることができるようになる。

【００２２】そのような効果は、業務でデータ上の問題
が生じた場合に、その問題を解決するためにユーザが取
った対策の内容を知識として記録し、その記録した対策
の内容をそれが必要となった端末装置のユーザに提示す
るようにしても得られる。

【００２３】本発明では、ワークフローに従ってユーザ
に行わせた業務の履歴として、その業務でのデータ入力
上の不備の有無を少なくとも記録し、記録した業務の履
歴を端末装置のユーザに提示する。例えば業務別に不備
が生じる割合、その数などを提示する。そのような情報
を提示することにより、不備が生じる確率が比較的に高
い業務への適切な対策を取ることがより容易になる。

【００２４】

【発明の実施の形態】以下、本発明の実施の形態につい
て、図面を参照しながら詳細に説明する。図１は、本実
施の形態によるワークフローシステムを用いて構築され
たネットワークシステムの構成を示す図である。

【００２５】そのネットワークシステムは、例えば製造
業を営む企業に構築されたクライアント／サーバ型のシ
ステムである。図１に示すように、ＬＡＮ、ＷＡＮ、或
いは複数のネットワークから構成されたネットワーク１
０１に対し、本実施の形態によるワークフローシステム
１０２、そのシステム１０２の利用者がそれぞれ使用す
る複数の端末装置１０３、及びその利用者に特定のサー
ビスを提供する他システム１０４をそれぞれ接続する形
で構築されている。なお、上記端末装置１０３は、例え
ばパーソナルコンピュータ（以降、パソコンと略記）、
携帯情報端末装置（ＰＤＡ）、或いは携帯電話機であ
る。

【００２６】上記ワークフローシステム１０２は、端末
装置１０３のユーザ間におけるデータのやりとりを中継
して、予め設定されたワークフロー（業務の一連の流
れ）に従って各ユーザにそれぞれ割り当てられた業務を
行わせるものである。本実施の形態によるナレッジマネ
ジメントシステムは、そのシステム１０２のサブシステ
ムとして実現されている。図１に示すように、データベ
ースサーバ１１１、アプリケーションサーバ１１２、及
び、それぞれがネットワーク１０１と交信する機能を備
えた計３台の記憶装置１１３〜１１５をネットワーク１
０１に接続させる形で構築されている。なお、当然のこ
とながら、ワークフローシステム１０２は、別の構成で
実現させても良い。

【００２７】上記アプリケーションサーバ１１２は、例
えば端末装置１０３をシステム１０２に接続させたユー
ザの認証を行うことにより、利用者として登録された人
のみを対象に、その立場（所属や役職、など）に応じた
サービスを提供する。データベースサーバ１１１は、自
身に搭載された、或いは接続された記憶装置に構築され
たデータベース（以降、ＤＢと略記）の他に、ネットワ
ーク１０１を介して接続された記憶装置１１３〜１１５
に構築された各種ＤＢ１１３ａ〜１１５ａの管理をアプ
リケーションサーバ１１２の指示に従って行う。なお、
上記認証は、例えばユーザに、そのＩＤ、及びパスワー
ドを問い合わせることで行う。

【００２８】各記憶装置１１３〜１１５に構築された各
種ＤＢ１１３ａ〜１１５ａには、それぞれ以下のような
データを保存するために用意している。記憶装置１１４
に構築された実績ＤＢ１１４ａは、ワークフロー（以
降、業務フローと呼ぶ）中でユーザが行った業務の内容
を示すデータを履歴として保存するために用意したもの
である。記憶装置１１５に構築された業務フロー／デー
タ定義ＤＢ（以降、定義ＤＢと略記）１１５ａは、設定
された業務フローを示すデータ（以降、業務フローデー
タと呼ぶ）やその業務フロー中の業務で扱うべきデータ
の組み合わせを示すデータ（以降、便宜的に業務データ
と呼ぶ）などを保存するために用意したものである。記
憶装置１１３に構築されたナレッジＤＢ１１３ａは、実
績ＤＢ１１４ａに保存された履歴のなかから抽出される
共有すべき知識と考えられるものを保存するために用意
したものである。

【００２９】図２は、上記ワークフローシステム１０２
の機能的構成を説明する図である。次に、図２を参照し
て、その機能的構成、及びその機能の内容についての概
略を説明する。

【００３０】その図２において、ラインＣＡＤデータ２
１１、及び設備／ツールＣＡＤデータ２１２は、例えば
特には図示しないシミュレータ（例えば他システム１０
４の一つである）が出力するデータである。ラインＣＡ
Ｄデータ２１１は、例えば作業者が作業している状況や
その作業者が扱う機械（製造ライン）の稼働状況を示す
模擬のデータであり、設備／ツールＣＡＤデータ２１２
は、例えば製品の製造に用いられる設備やツールの性能
に関するデータである。生産管理システム１０４ａ、及
び調達システム１０４ｂも、図１に示す他システム１０
４としてネットワーク１０１に接続されるシステムであ
る。生産管理システム２１３からは、製品の生産／製造
に係わる計画のデータ２１３がワークフローシステム１
０２に出力される。調達システム１０４ｂは、製品を製
造するうえでの素材などの調達に利用されるシステムで
ある。ワークフローシステム１０２から素材の調達の依
頼を受け付け、それを調達するための発注を素材メーカ
ーに対して行い、その発注を行った旨をシステム１０２
に通知する。その発注は、例えば公衆回線２１４を介し
て行う。

【００３１】一方、ワークフローシステム１０２が実現
する工作検討／標準作業作成／プロジェクト編成部（以
降、編成部と略記）２０２は、業務フローを設定する人
が、業務フロー（ワークフロー）データ群２０１を構成
する業務フロー（ワークフロー）データや、組織マスタ
ーファイル２０３に格納されている内容（組織を構成す
る部署やその構成員など）を参照しながら、業務フロー
を設定、即ちその作成、或いは変更を行うためのもので
ある。作成、或いは変更するなどして設定された業務フ
ローのデータはプロジェクト進捗管理部２０４に送られ
る。

【００３２】そのプロジェクト進捗管理部２０４は、生
産管理システム２１３や調達システム１０４ｂといった
他システム１０４や公衆回線２１４、及び各部署（図中
には、設計部、生技と表記の生産技術部、製造部、調達
部、保全部、及び品保と表記の品質保証部、の計６つの
部署を示してある）にそれぞれ設置された端末装置１０
３とネットワーク１０１を介して接続されている。それ
ら端末装置１０３や他システム１０４が送信したデータ
から、業務の進捗状況を把握し、担当の業務を行うユー
ザの使用する端末装置１０３には、その業務の内容に応
じて、他の端末装置１０３や他システム１０４から受信
したデータを送信する。それにより、設定された業務フ
ロー中で指定されている各業務を、進捗状況に応じて、
それを担当する端末装置１０３のユーザに順次、行わせ
る。なお、編成部２０２、及びプロジェクト進捗管理部
２０４は、共に図１に示すアプリケーションサーバ１１
２によって実現される。業務フローデータ群２０１は、
定義ＤＢ１１５ａに保存されている。

【００３３】システム１０２は、端末装置１０３のユー
ザが行った業務の内容は、履歴として実績ＤＢ１１４ａ
に保存する。分析／検索部２０５は、その実績ＤＢ１１
４ａに保存された履歴の分析を行い、他のユーザにとっ
て参考となるものを知識（ナレッジ）として抽出し、ナ
レッジＤＢ１１３ａに保存する。また、業務を行ううえ
で問題が生じた場合には、実績ＤＢ１１４ａに保存され
た履歴を参照して、その問題を生じさせた業務を特定
し、その特定した業務をユーザに提示する。その問題の
対策を求めるユーザには、実績ＤＢ１１４ａに保存され
た履歴、或いはナレッジＤＢ１１３に知識として保存さ
れた履歴の検索を行い、その問題を解決するうえで参考
になると考えられるものを抽出し、その抽出したものを
提示する。そのようにして、問題が生じた場合には、そ
の問題を解決するための適切な対策を迅速に取れるよう
にするうえで有益な情報を提示することにより、ユーザ
を支援できるようになっている。

【００３４】更に、分析／検索部２０５は、メンテナン
ス部２０７を介して、業務フローデータ群２０１中の問
題が生じた業務フローのデータを変更し、その変更後の
業務フローを、その問題を解決するための対策を求める
ユーザに提示する。その変更は、問題を生じさせた業
務、その業務の影響が及ぶ業務に着目して行う。それに
より、変更後の業務フローとして、本実施の形態では、
元の業務フロー中の業務のなかかから、問題を生じさせ
た業務、その業務の影響が及ぶ業務を抽出し、それら抽
出した業務を再度、行わせる業務フローを提示するよう
にしている。なお、そのような業務フローの他に、問題
による影響がより小さくなる、或いはそれが発生する確
率がより小さくなるように元の業務フローを変更したも
のを提示できるようにしても良い。

【００３５】標準タイムテーブル２０６は、各業務（図
中ではＪｏｂと表記）別に、その業務を行うのに必要と
考えられる標準的な時間を定めたものである。分析／検
索部２０５は、実績ＤＢ１１４ａに保存された履歴を業
務別に参照して、業務を行うのにかかる実際の平均時間
とテーブル２０６に格納されたその標準的な時間とを比
較する。その比較の結果、許容範囲内でそれらの時間が
一致していなければ、それらの間の大小関係に応じてテ
ーブル２０６中の時間を変更する形でフィードバックを
行う。

【００３６】上記分析／検索部２０５は、図１に示すア
プリケーションサーバ１１２によって実現される。メン
テナンス部２０７は、図１に示すデータベースサーバ１
１１によって実現される。標準タイムテーブル２０６
は、例えばアプリケーションサーバ１１２に保存されて
いる。

【００３７】図３は、上記定義ＤＢ１１５ａに格納され
る内容を説明する図である。図３に示すように、本実施
の形態では、業務フローデータ３０１毎に、そのデータ
３０１中で表された各業務の業務データ３０３、その業
務データの階層的定義内容を示すデータ（以降、階層的
定義データと呼ぶ）３０２をリンクさせて定義ＤＢ１１
５ａに保存している。なお、階層的定義データ３０２は
省略が可能である。

【００３８】業務フローデータ３０１は、例えばそれが
表す業務フロー中で行われる業務毎に、その業務の担当
者や、その業務の直前に行われる業務などを定義したも
のである。業務データ３０３は、上述したように、業務
で扱うべきデータの組み合わせを示すものである。その
扱うべきデータは、業務を行うユーザに提示すべきデー
タと、その業務を行うユーザに入力させるべきデータ
と、に区別される。ここでは便宜的に、前者を業務表示
データ、後者を業務アクセスデータと呼ぶことにする。
このことから、業務データは、業務、その業務の業務表
示データ、及びその業務の業務アクセスデータを少なく
とも定義するデータとして構成されている。階層的定義
データ３０２は、例えば各階層を構成するデータ毎に、
そのデータの種類、それの１つ上の階層でそれが属する
データの種類を定義したものである。なお、当然のこと
ながら、業務表示データと業務アクセスデータのなかに
同じデータが存在していても良い。

【００３９】業務フローデータ３０１に、上述したよう
な業務データ３０３、及び階層的定義データ３０２をリ
ンクさせることにより、本実施の形態では、業務を行う
ユーザに提示する業務表示データ、及びそのユーザに入
力（作成）させる業務アクセスデータをデータ単位で指
定できるようにさせている。それにより、必要なデータ
だけを提示する形で入力すべきデータだけをユーザに入
力させることができるようになっている。

【００４０】上記業務フローデータ３０１が表す業務フ
ローは、例えばその業務フローで行わせるべきと考えら
れる業務の業務データ３０３、階層的定義データ３０２
を決定した後、ＢＰＲ（Bussiness Procrss Reengineer
ing ）ツールといった業務内容や業務の流れを分析、最
適化するためのソフトウェアで業務の流れを検討して決
定したものである。本実施の形態では、特に詳細な説明
は省略するが、それらの決定を支援するサービスをアプ
リケーションサーバ１１２により提供し、そのサービス
で作成されたデータ３０１〜３０３は定義ＤＢ１１５ａ
に保存できるようになっている。当然のことながら、他
システム１０４、或いは端末装置１０３などで作成した
データ３０１〜３０３を定義ＤＢ１１５ａに保存できる
ようにしても良い。

【００４１】図４は、業務フロー中の業務を行わせるた
めに定義ＤＢ１１５ａを参照して実行する制御を説明す
る図である。その制御は、アプリケーションサーバ１１
２が行う。

【００４２】そのサーバ１１２は、認証が済んだユーザ
が使用する端末装置１０３を介して、その認証結果から
特定される、そのユーザが担当する業務（そのユーザが
行うべき状況となっている業務である）を自動的、或い
は要求に応じて提示するようになっている。業務は、例
えばユーザが行うべき状況となっている業務のなかから
一つを選択した後、その業務を行うことを指示すること
により行うようになっている。業務が属する業務フロー
は、選択された業務によって特定される。

【００４３】本実施の形態では、業務フローデータ３０
１に業務データ３０３、及び階層的定義データ３０２を
リンクさせることにより、業務データ３０３、及び階層
的定義データ３０２を参照して、業務表示データ、及び
業務アクセスデータを特定する。図４に示す例は、階層
的定義データ３０２まで参照した結果、業務アクセスデ
ータの一つが最下層のデータでないことが判明し、その
データに属するデータを階層的定義データ３０２から特
定したことを表している。他のデータは全て最下層のデ
ータである。アプリケーションサーバ１１２は、特定し
た業務表示データを配置し、特定した業務アクセスデー
タの入力欄を設けた画面を端末装置１０３に送信して表
示させる。

【００４４】そのような画面を端末装置１０３に送信す
ることにより、データレベルで指定されたデータだけを
提示して、入力すべきデータだけをユーザに入力させる
ような形となる。このため、提示すべきでないデータが
あるユーザにそのデータを提示してしまうようなことが
確実に回避でき、ユーザに入力、或いは変更させるべき
でないデータを入力、或いは変更させるようなことも確
実に回避できる。それにより、より適切な形で各業務を
その担当者に行わせられるようになる。

【００４５】なお、その画面には、特には図示していな
いが、例えば業務が完了したことを指示するための「完
了」アイコンや、その業務を行うのをキャンセルするた
めのアイコン、などを配置させている。それにより、
「完了」アイコンをユーザがクリックした場合には、そ
のユーザが行った業務が完了したことがアプリケーショ
ンサーバ１１２に通知されるようになっている。画面上
で入力された業務アクセスデータもそのサーバ１１２に
送信される。

【００４６】図５は、業務フロー中で行われた業務の記
録方法を説明する図である。上述したように、各業務で
扱うデータはデータ単位で管理できるようになってい
る。それに合わせて、行われた業務の記録はデータ単位
で行うようになっている。その記録を保存させるのが実
績ＤＢ１１４ａである。その実績ＤＢ１１４ａへの記録
の保存は、例えばアプリケーションサーバ１１２が、実
績ＤＢ１１４ａへの保存を指示するコマンドを保存させ
るべきデータとともにデータベースサーバ１１１に送る
ことで実現される。その保存は、端末装置１０３から業
務が完了したことを知らせる通知をアプリケーションサ
ーバ１１２が受信した後に行われる。

【００４７】業務で入力、或いは変更の対象となるのは
業務アクセスデータである。その業務で最初に入力すべ
き業務アクセスデータを入力しなければ、その影響は他
の業務に確実に及ぶことになる。このことから、本実施
の形態では、業務の記録として、各業務アクセスデータ
毎に、それが入力されたか否かを示すフラグを保存する
ようにしている。業務アクセスデータのなかで一つでも
入力されなければ、異常が発生したとして、その異常が
発生したことを示すデータ（以降、異常発生データと呼
ぶ）も合わせて保存している。それらのデータを、業務
はもとより、それが属する業務フローや、その業務フロ
ーに沿って行わせる業務に割り当てられた識別データと
リンクさせて実績ＤＢ１１４ａに保存させている。な
お、その識別データは、例えば業務フローを指定して一
連の業務を開始させた場合に、アプリケーションサーバ
１１２が自動的に付与するものである。

【００４８】上述したようなデータを実績ＤＢ１１４ａ
に保存させることにより、各業務での異常発生の有無
（業務アクセスデータのなかでどれが入力されなかった
かを含む）だけでなく、その異常発生の有無の組み合わ
せで表されるシーケンスまで特定できるようになる。例
えば図５中の「正常時の履歴」は、続けて行われる３つ
の業務からなる業務フローにおいて、各業務に異常が発
生しなかったことを表している。「異常発生時の履歴
１」は、２番目に行われた業務に異常が発生したことを
表し、「異常発生時の履歴２」は、１番目に行われた業
務に異常が発生したことを表している。そのようなシー
ケンスを実績ＤＢ１１４ａを参照することで特定できる
ようになる。

【００４９】実績ＤＢ１１４ａを参照して特定されるシ
ーケンスをユーザに提示すると、業務フロー単位での異
常の発生頻度だけでなく、どの業務で異常が発生する頻
度が高いのか、その異常はどの業務で見つかる傾向があ
るのか（言い換えれば、どの業務では見過ごされやすい
のか）、といったことをより容易に把握できるようにな
る。このため、異常を発生させないようにするうえでの
適切な対策（業務フローの変更や画面レイアウトの工
夫、など）も容易に立てられるようになる。

【００５０】このようなことから、本実施の形態では、
端末装置１０３のユーザからの要求に応じて、アプリケ
ーションサーバ１１２が、実績ＤＢ１１４ａを参照し、
例えばシーケンス毎の集計結果やそれが全体に占める割
合、各業務の異常が発生する割合、各業務で異常が見つ
かる割合、などを提示するようにしている。それによ
り、ユーザが適切な対策を立てるうえでの支援を行える
ようにしている。なお、そのような割合などの代わりと
なりうる情報を提示するようにしても良い。

【００５１】業務アクセスデータによっては、それを入
力すべき業務で入力しなくても、その影響が比較的に小
さい場合がある。例えば後段の業務を行う担当者にとっ
てそれを入力するのが容易であるような場合である。異
常が発生しても、業務フローに従って業務を行わせてい
くのはこのためである。しかし、そうでない場合には、
業務を行ううえで対処できないデータ上の問題（業務の
担当者にとって対処できない異常に相当）が生じたこと
になって、入力すべき業務アクセスデータが入力されな
かった業務を再度、行わせる必要が生じる。このことか
ら、本実施の形態では、その問題が生じた（発覚した）
場合に、再度、行わせるべき業務をユーザの要求に応じ
て特定し提示するようにしている。以下、その特定方法
について、図６〜図１４を参照して具体的に説明する。

【００５２】図６は業務フロー例を示す図である。図７
はその業務フローを構成する業務の業務データの階層的
定義例を示す図、図８は各業務の業務データを示す図で
ある。ここでは、理解を容易とするために、図６〜図８
に示すような業務フロー、階層的定義、及び業務データ
３０３が定義されていることを前提として説明を行うこ
ととする。

【００５３】図９は、問題が発生（発覚）した場合に、
その問題を発生させた業務を特定する処理の流れを示す
フローチャートである。例えばその問題を見つけたユー
ザがそれを発生させた業務の提示を指示した場合に、そ
の業務を特定するためにアプリケーションサーバ１１２
が実行する処理を抽出してその流れを表したものであ
る。その処理は、アプリケーションサーバ１１２に搭載
されたＣＰＵが、例えばそれに搭載されたハードディス
ク装置のハードディスクに格納されたプログラムを実行
することで実現される。

【００５４】先ず、ステップＳ１では、業務表示データ
のなかから、問題となっているデータ（入力されていな
いデータ）を特定し、これを検索候補データに設定す
る。続くステップＳ２では、定義ＤＢ１１５ａを参照し
て、検索候補データを出力、即ち業務アクセスデータと
する業務を特定し、これを検索候補業務として設定す
る。その設定後はステップＳ３に移行する。なお、定義
ＤＢ１１５ａの参照は、例えば業務が属する業務フロー
の業務フローデータ３０１、階層的定義データ３０２、
及び各業務の業務データ３０３を、データベースサーバ
１１１を介して取得することで行われる。

【００５５】ステップＳ３では、実績ＤＢ１１４ａを参
照して、検索候補業務を検索し、その業務の業務表示デ
ータに不備があるか否か、即ち提示されなかったデータ
が存在するか否か調査する。次に移行するステップＳ４
では、その調査を行った結果、業務表示データに不備が
あったことが判明すれば、その業務表示データを新たに
検索候補データに設定した後、上記ステップＳ２に戻
り、それ以降の処理を同様に実行する。反対に、業務表
示データに不備がないことが判明すれば、検索候補業務
での処理に問題があったと断定した後、ステップＳ５に
移行する。なお、上記実績ＤＢ１１４ａの参照は、上記
定義ＤＢ１１５ａの参照と同様にして行われる。

【００５６】ステップＳ５では、検索候補業務が処理に
問題のあった業務であるとして、それをユーザに通知す
るための画面を生成し、その画面を端末装置１０３に送
信することで回答を行う。その後、一連の処理を終了す
る。

【００５７】入力すべき業務アクセスデータを入力する
うえで必要なデータが提示されないことにより、その業
務アクセスデータを入力することなく業務を終了させて
しまう場合がある。このことから、本実施の形態では、
提示すべき業務表示データが全て提示されているにも係
わらず、入力すべき業務アクセスデータが入力されてい
ない業務を特定して、その業務が問題を発生させた業務
であるとしてユーザに提示（回答）するようにしてい
る。それにより、より適切に問題への対応を取れるよう
にしている。

【００５８】例えば図１０（ａ）に示すように、業務０
で業務アクセスデータであるデータ１に入力を行わず、
それが不備であれば、そのデータ１を業務表示データと
する業務１及び２（図１０（ｂ）及び（ｃ）参照）、そ
の業務１の業務アクセスデータであるデータ５を業務表
示データとする業務３（図１０（ｄ）参照）、データ１
〜５からなるデータａ、及びデータ６、７からなるデー
タｂ（共に図７参照）を業務表示データとする業務４
（図１０（ｅ）参照）には、データ１が不備である影響
が及ぶことになる。それにより、データ１が不備の影響
が及ぶ業務は、図１１に示すように、業務１〜４とな
る。

【００５９】データ１が不備なことで、データ４〜７も
全て不備となる可能性がある。しかし、それらのデータ
４〜７が全て、或いはそのうちの幾つかが不備であった
としても、そのうちの少なくとも一つを業務アクセスデ
ータとする業務の何れかには不備の業務表示データが存
在することになる。このため、時間的に遅く行われる業
務から早く行われる業務に向けて、業務表示データに不
備がなく、且つ業務アクセスデータに不備がある業務を
調べていくことにより（ステップＳ２〜Ｓ４で形成され
る処理ループはその向きで検索候補業務を特定してい
く）、最終的には、最初に（時間的に最も早く）不備と
なった業務アクセスデータ（ここではデータ０）、それ
が不備の状態で終了した業務（ここでは業務０）を特定
することができることになる。

【００６０】これは、最初に（時間的に最も早く）不備
となった業務アクセスデータがデータ２、３であっても
同様である。データ２が不備であった場合、図１２に示
すようにその影響が伝搬し、データ３が不備であった場
合には、図１３に示すようにその影響が伝搬することに
なる。データ２が不備の影響が及ぶ業務は、データ１が
不備の場合と同じく、業務１〜４となる（図１１参
照）。データ３が不備の影響が及ぶ業務は、図１４に示
すように、業務３、４のみとなる。

【００６１】図１５は、問題が発生（発覚）した場合
に、その問題を解決するために提示するＲｅスケジュー
ル（業務フロー）を作成するための処理の流れを示すフ
ローチャートである。例えばその問題を見つけたユーザ
がその問題を解決するためのＲｅスケジュールの作成を
指示した場合に、それを作成するためにアプリケーショ
ンサーバ１１２が実行する処理を抽出してその流れを表
したものである。

【００６２】先ず、ステップＳ１１では、最初に（時間
的に最も早く）不備となった業務アクセスデータ（ここ
ではデータ０）を特定し、これを検索候補データに設定
する。その特定は、例えば図９に示すフローチャートに
従って処理を実行することで行う。

【００６３】ステップＳ１１に続くステップＳ１２で
は、定義ＤＢ１１５ａを参照して、検索候補データを入
力、即ち業務表示データとする業務を特定し、これを検
索候補業務として設定した後、ステップＳ１３に移行す
る。そのような業務が無ければ、発生した問題（最初に
不備となったデータ）が影響する業務の範囲が確定した
と判断して、ステップＳ１４に移行する。

【００６４】ステップＳ１３では、定義ＤＢ１１５ａを
参照して、検索候補業務の業務アクセスデータを特定
し、特定したデータを検索候補データに設定する。その
後は、上記ステップＳ１２に戻り、その検索候補データ
を業務表示データとする業務の特定を行う。それによ
り、検索候補データを業務表示データとする業務が特定
できなくなるまで、ステップＳ１２、Ｓ１３で形成され
る処理ループを繰り返し実行する。

【００６５】その処理ループを実行しての検索候補業務
の特定は、時間的に早く行われる業務から遅く業務に向
けて行われていく。このため、ステップＳ１１で検索候
補データに設定したのがデータ１であれば、図１０、及
び図１１に示すように、それを業務表示データとする業
務、その業務の業務アクセスデータを業務表示データと
する業務である業務１〜４が検索候補業務として特定さ
れることになる。設定したのがデータ２であれば、図１
２、及び図１１に示すように、業務１〜４がデータ１の
ときと同様に特定されることになる。設定したのがデー
タ３であれば、図１３、及び図１４に示すように、業務
３、４が特定されることになる。

【００６６】ステップＳ１４では、確定した影響範囲を
回答する。その回答は、例えば影響範囲として特定した
業務を再度、行わせる業務フロー（再スケジュール）を
作成し、その作成した業務フローを配置した画面を端末
装置１０３に送信することで行う。続くステップＳ１５
では、その画面上に配置した業務フローを、端末装置１
０３へのユーザの操作に応じて変更する形で、最終的な
業務フローを作成する。その作成した業務フローは、問
題を解決するために立てた対策として、例えば問題が発
生した業務フローやその問題を発生させた業務とリンク
させつつ、その業務で不備となった業務アクセスデータ
を示すデータなどとともに実績ＤＢ１１４ａ、ナレッジ
ＤＢ１１３ａにそれぞれ保存させた後、一連の処理を終
了する。なお、その保存は、例えばデータベースサーバ
１１１を介して行われる。

【００６７】図１６は、ＪＯＢ１〜１０の業務からなる
業務フローに沿ってＪＯＢ９を行っていたときに問題が
発生（発覚）し、その問題を生じさせたのがＪＯＢ１で
のデータの不備であり、その不備による影響がＪＯＢ１
の他に、ＪＯＢ４、５、９、及び１０に及ぶことを示し
ている。そのような状況の場合、ステップＳ１４では、
図１６に示すように、ＪＯＢ１、４、５、９、及び１０
からなる業務フローを作成して提示する。その提示した
業務フロー、それに対して改良を加えた後の業務フロー
を、上述したようにして実績ＤＢ１１４ａ、ナレッジＤ
Ｂ１１３ａにそれぞれ保存する。

【００６８】各業務では、その業務を行ううえで必要な
データのみを提示している。業務で入力されたデータ
は、それ以降で行われる業務の全てで常に提示するとは
限らない。それにより、問題を生じる原因となった業務
でのデータの不備が影響する業務を再度、行わせること
で、通常はその問題を解決できることになっている。こ
のため、データの不備（業務でのデータ上の問題）が影
響する業務を提示することにより、その不備への適切な
対応が迅速に取れるようになる。その対応のための業務
フローを提示するようにした場合には、不備への適切な
対応が更に迅速に取れるようになる。

【００６９】本実施の形態では、上記ナレッジＤＢ１１
３ａに保存された知識としての業務フローを、以下のよ
うにしてユーザに提示するようにしている。上述したよ
うに、問題は、それを生じる原因となった業務でのデー
タの不備が影響する業務を再度、行わせることで解決で
きるようになっている。このことから、問題が発生した
状況において、ユーザがナレッジＤＢ１１３ａの検索を
指示すると、その問題が生じさせた業務で不備のデータ
が影響を及ぼす範囲を特定し、その範囲、即ちその範囲
に存在する業務の数やその業務フロー上での配置などに
着目して、その範囲が最も類似するほうから、問題の対
策としてナレッジＤＢ１１３ａに保存された業務フロー
を抽出しユーザに提示するようにしている。それによ
り、過去に業務の担当者が問題を解決するために採用し
た対策を共有の知識として活用できるようにして、新た
な業務を担当することになった端末装置１０３のユーザ
には、その前任者の知識を必要に応じて参照できる環境
を提供している。

【００７０】上記ナレッジＤＢ１１３ａの検索は、業務
フローのなかで問題を生じさせた業務での不備のデータ
をユーザに指定させるなどして行うようにさせても良
い。そのようにしてナレッジＤＢ１１３ａの検索を行わ
せるようにしても、キーワードを指定させての検索と比
較して、ユーザにとっては必要な情報に、より容易にア
クセスできるようになる。不備のデータが影響を及ぼす
範囲に着目すると、業務フロー全体の形や各業務の内容
などが検索結果に反映されるのを回避できるようにな
る。言い換えれば、抽象的な観点で必要な情報を検索で
きるようになる。

【００７１】例えばデータ１の不備が影響を及ぼす範囲
はデータ２のそれと同じである。このため、データ１の
不備への対応を探るためにナレッジＤＢ１１３ａの検索
をユーザが指示した場合、そのデータ１の不備への対策
となった業務フローがナレッジＤＢ１１３ａに保存され
ていなければ、データ２の不備への対策となった業務フ
ローがナレッジＤＢ１１３ａから抽出されて提示される
ことになる。

【００７２】なお、本実施の形態では、以後に行われる
業務で対応できる場合があることから、データの不備が
あっても業務を進行させるようにしているが、その不備
があればその旨を通知するなどして、不備となっている
データの入力を促すようにしても良い。そのようなこと
は、業務アクセスデータを業務別に設定していることか
ら、容易に実現させることができる。

【００７３】また、問題を生じさせた業務や、その業務
の影響が及ぶ業務の特定などは、発生した問題に対応す
るために行わせなくとも良い。例えば業務フローの作
成、或いはその変更を行う場合に、業務に生じた問題が
影響する範囲、或いは業務フローで表される業務の流れ
（配置）の不具合などを確認するために行えるようにし
ても良い。

【００７４】

【発明の効果】以上、説明したように本発明は、ワーク
フローを示すフローデータ、及びそのワークフロー中で
表された業務をユーザが行ううえで対象とすべきデータ
の組み合わせを示す組合せデータを取得し、ワークフロ
ー中で表された業務を担当するユーザが使用する端末装
置には、その業務の組合せデータを基にデータを送信し
てその業務をユーザに行わせる。そのようにして、デー
タ単位でユーザが業務を行ううえで扱うデータを管理す
る。このため、ユーザに提供すべきデータのみを提示
し、入力（作成）させるべきデータのみを入力させるこ
とができる。それにより、より適切な形で業務をユーザ
（担当者）に行わせることができる。

【００７５】本発明は、業務でデータ上の問題が生じた
場合に、ワークフロー、及びそのワークフロー中で表さ
れた業務の組合せデータに基づき、その問題を生じさせ
た業務、更にはその問題を生じさせた業務の影響が及ぶ
業務を特定して、特定した業務を端末装置のユーザに提
示する。そのような業務の何れは適切、且つ迅速な対策
を立てるうえで貴重な情報となる。このため、ユーザは
適切な対策をより迅速に取ることができる。

【００７６】そのような効果は、業務でデータ上の問題
が生じた場合に、その問題を解決するためにユーザが取
った対策の内容を知識として記録し、その記録した対策
の内容をそれが必要となった端末装置のユーザに提示す
るようにしても得られる。

【００７７】本発明は、ワークフローに従ってユーザに
行わせた業務の履歴として、その業務でのデータ入力上
の不備の有無を少なくとも記録し、記録した業務の履歴
を端末装置のユーザに提示する。例えば業務別に不備が
生じる割合、その数などを提示する。そのような情報を
提示することにより、不備が生じる確率が比較的に高い
業務への適切な対策を取ることがより容易に行えるよう
になる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本実施の形態によるワークフローシステムを用
いて構築されたネットワークシステムの構成を示す図で
ある。

【図２】本実施の形態によるワークフローシステムの機
能的構成を説明する図である。

【図３】業務フロー／データ定義ＤＢに格納される内容
を説明する図である。

【図４】業務フロー中の業務を行わせるために業務フロ
ー／データ定義ＤＢを参照して実行する制御を説明する
図である。

【図５】業務フロー中で行われた業務の履歴の記録方法
を説明する図である。

【図６】業務フロー例を示す図である。

【図７】業務データの階層的定義例を示す図である。

【図８】図６に示す業務フロー中の各業務の業務データ
を示す図である。

【図９】問題が発生（発覚）した場合に、その問題を発
生させた業務を特定する処理の流れを示すフローチャー
トである。

【図１０】データ１が不備であった場合に、その不備が
影響を及ぼす業務のデータを説明する図である。

【図１１】データ１が不備であった場合に、その不備が
影響を及ぼす業務を説明する図である。

【図１２】データ２が不備であった場合に、その不備が
影響を及ぼす業務のデータを説明する図である。

【図１３】データ３が不備であった場合に、その不備が
影響を及ぼす業務のデータを説明する図である。

【図１４】データ３が不備であった場合に、その不備が
影響を及ぼす業務を説明する図である。

【図１５】問題が発生（発覚）した場合に、その問題を
解決するために提示するＲｅスケジュール（業務フロ
ー）を作成するための処理の流れを示すフローチャート
である。

【図１６】再スケジュール例を説明する図である。

【符号の説明】

１０１ ネットワーク １０２ ワークフローシステム １０３ 端末装置 １０４ 他システム １１１ データベースサーバ １１２ アプリケーションサーバ １１３〜１１５ 記憶装置 １１３ａ ナレッジＤＢ １１４ａ 実績ＤＢ １１５ａ 業務フロー／データ定義ＤＢ ２０４ プロジェクト進捗管理部 ２０５ 分析／検索部 ２０７ メンテナンス部

Claims (10)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 ネットワークを介して接続される端末装
   置のユーザ間でのデータのやりとりを中継して、設定さ
   れたワークフローに従って各ユーザに業務を行わせるワ
   ークフローシステムにおいて、 前記ワークフローに従って各ユーザに業務を行わせるた
   めのデータとして、該ワークフローを示すフローデー
   タ、及び該ワークフロー中で表された業務をユーザが行
   ううえで対象とすべきデータの組み合わせを示す組合せ
   データを取得できるデータ取得手段と、 前記データ取得手段がフローデータを取得したワークフ
   ロー中で表された業務を担当するユーザが使用する前記
   端末装置に、該業務の組合せデータを基にデータを送信
   して該業務を行わせる業務管理手段と、 前記業務管理手段により前記端末装置のユーザに行わせ
   る業務を、前記ワークフローに従って進行させる進行管
   理手段と、 を具備することを特徴とするワークフローシステム。
2. 【請求項２】 前記組合せデータは、対応する業務を行
   うユーザに提示すべきデータ、及び該業務を行うユーザ
   に入力させるべきデータの組み合わせを少なくとも示
   し、 前記業務制御手段は、前記組合せデータ中で示された前
   記提示すべきデータを取得して、該組合せデータが対応
   する業務を行うユーザが使用する前記端末装置に送信し
   て提示する、 ことを特徴とする請求項１記載のワークフローシステ
   ム。
3. 【請求項３】 前記業務でデータ上の問題が生じた場合
   に、前記ワークフロー、及び該ワークフロー中で表され
   た業務の組合せデータに基づいて、該問題を生じさせた
   業務を特定して前記端末装置のユーザに提示できる問題
   発生業務提示手段、 を更に具備することを特徴とする請求項１、または２記
   載のワークフローシステム。
4. 【請求項４】 前記業務でデータ上の問題が生じた場合
   に、前記ワークフロー、及び該ワークフロー中で表され
   た業務の組合せデータに基づき、該問題を生じさせた業
   務、及び該問題を生じさせた業務の影響が及ぶ業務を特
   定して、該特定した業務を前記端末装置のユーザに提示
   できる影響範囲提示手段、 を更に具備することを特徴とする請求項１、２、または
   ３記載のワークフローシステム。
5. 【請求項５】 前記影響範囲提示手段は、前記ワークフ
   ロー、及び該ワークフロー中で表された業務の組合せデ
   ータに基づき、前記問題を解決するためのワークフロー
   を作成して提示することにより、前記特定した業務を前
   記端末装置のユーザに提示する、 ことを特徴とする請求項４記載のワークフローシステ
   ム。
6. 【請求項６】 前記業務でデータ上の問題が生じた場合
   に、該問題を解決するためにユーザが取った対策の内容
   を知識として記録する知識記録手段と、 前記知識記録手段が知識として記録した対策の内容を前
   記端末装置のユーザに提示する知識提示手段と、 を更に具備することを特徴とする請求項１、２、または
   ３記載のワークフローシステム。
7. 【請求項７】 前記知識記録手段は、前記対策の内容
   を、前記問題を生じさせた業務の影響が及ぶ業務の範囲
   と対応付けて記録し、 前記知識提示手段は、前記問題を生じさせた業務が影響
   する業務の範囲に着目して、前記知識記録手段が知識と
   して記録した対策の内容を検索し、該検索結果を前記端
   末装置のユーザに提示できる、 ことを特徴とする請求項６記載のワークフローシステ
   ム。
8. 【請求項８】 ネットワークを介して接続される端末装
   置のユーザ間でのデータのやりとりを中継して、設定さ
   れたワークフローに従って各ユーザに業務を行わせるワ
   ークフローシステムに適用されるシステムであって、 前記ワークフローに従ってユーザに行わせる前記業務で
   データ上の問題が生じた場合に、該問題を解決するため
   にユーザが取った対策の内容を知識として記録する知識
   記録手段と、 前記知識記録手段が知識として記録した対策の内容を前
   記端末装置のユーザに提示する知識提示手段と、 を具備することを特徴とするナレッジマネジメントシス
   テム。
9. 【請求項９】 前記知識記録手段は、前記ワークフロー
   中で指定された業務をユーザが行ううえで対象とすべき
   データの組み合わせが設定されていた場合に、前記対策
   の内容を、該ワークフロー、及び各業務におけるデータ
   の組み合わせを基に特定される、前記問題を生じさせた
   業務の影響が及ぶ業務の範囲と対応付けて記録し、 前記知識提示手段は、前記問題を生じさせた業務が影響
   する業務の範囲に着目して、前記知識記録手段が知識と
   して記録した対策の内容を検索し、該検索結果を前記端
   末装置のユーザに提示できる、 ことを特徴とする請求項８記載のナレッジマネジメント
   システム。
10. 【請求項１０】 ネットワークを介して接続される端末
    装置のユーザ間でのデータのやりとりを中継して、設定
    されたワークフローに従って各ユーザに業務を行わせる
    ワークフローシステムに適用されるシステムであって、 前記ワークフローに従ってユーザに行わせた前記業務の
    履歴として、該業務でのデータ入力上の不備の有無を少
    なくとも記録する履歴記録手段と、 前記履歴記録手段が記録した前記業務の履歴を前記端末
    装置のユーザに提示する履歴提示手段と、 を具備することを特徴とするナレッジマネジメントシス
    テム。