JP3939904B2 - ワークフローシステム、文書承認方法および記憶媒体 - Google Patents
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Description
【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、ワークフローシステム、ワークフローシステムにおける文書承認方法および記憶媒体に関する。
【０００２】
【従来の技術】
近年、コンピュータ技術の進歩、ＯＳ（Operating System）・アプリケーションソフト等のソフトウエア技術の発展、装置価格の低下、通信・ネットワーク等のインフラの整備、さらには情報処理産業の発達等に伴って、個人でパーソナルコンピュータ（以下、パソコンという）を所有することが当然のようになり、その普及率は飛躍的に向上している。
【０００３】
特に、企業においては、ホワイトカラーの生産性の向上のための道具としてパソコンの導入が急速に進んでいる。具体的には、パソコンの導入によって、文書作成ソフトや表計算ソフト等を利用可能とすると共に、社内文書を特定のソフトウエアに統一したり、紙文書を電子文書化することでファイルを統一したりして、社内の業務効率の大幅な改善を図っている。
【０００４】
さらに、パソコンをスタンドアロンで使用しているだけでは、情報の共有化がなかなか進展しないため、次の段階としてパソコンをネットワークで接続することにより、さらに業務の生産性の飛躍的な向上が図られている。この飛躍的な生産性の向上は、ネットワークを通じて情報を共有することにより、自分以外の他の人たちから情報提供を受けたり、上司の判断を直ぐに得られたりして、コミュニケーションの高速化によって意思決定が迅速に行われるということで達成される。
【０００５】
このような個人だけでなく複数の構成員からなるグループ全体の生産性を向上させるツールはグループウエアと呼ばれており、次のように定義している人もいる。『複数のメンバーからなるグループで使われることを前提としてデザインされた、グループの生産性を高めることを目的としたコンピュータシステム』。このようなグループウエアの代表的なものとして、例えば、ロータス社が開発したＮＯＴＥＳ（米国ロータス社の登録商標）ソフトがある。
【０００６】
さらに、最近では、情報を単に共有するだけでなく、電子的に作成した文書について審査・承認をもらい、配布先に送るということをネットワークを利用して電子的に行う、いわゆる、ワークフローシステムが徐々に使われるようになっている。
【０００７】
このようなワークフローシステムとしては、例えば起案書の決済を電子的に得るような文書承認システムがよく知られている。この文書承認システムは、あらかじめ決められた文書フォームにパソコンを利用して所定の事項を記入し、作成完了後に承認者や審査者の承認・審査・情報を順次受けて決済をもらい、決済後は再び作成者に戻ってくるというシステムである。途中に不備があった場合には、否認ということで作成者に戻され、修正後に再び元の承認ルートに乗せることができるようになっている。
【０００８】
作成した文書を特定の人たちに同時に送信するのは電子メールで達成できるが、作成した電子文書をあらかじめ決められた複数の人に順次送信し、処理が完了すると次の人に自動的に送信し、全体として文書がどこに到達しているかをモニタでき、各工程の所要時間を測定でき、ダイナミックにワークフローを変更することができる点で、このシステムは電子メールよりも優れている。
【０００９】
【発明が解決しようとする課題】
ところが、ロータス社のＮＯＴＥＳなどで開発された従来の文書承認システムによれば、二人以上の承認者または審査者がネットワーク上のそれぞれのパソコンを介して一つの承認または審査を求める文書にランダムな順番で承認または審査の記録を書き込む際、二人以上の承認者または審査者が承認または審査を求める文書を同じタイミングで開き、承認または審査の記録を書き込み格納すると、一人の承認者または審査者による承認または審査の記録のみが承認または審査を求める文書に書き込み格納されるが、他の承認者または審査者による承認または審査の記録は“競合文書”として新たに作成された文書に書き込み格納されてしまうという問題がある。
【００１０】
そこで、従来においては、このような問題を回避するために、二人以上の承認者または審査者に承認または審査の記録を求める場合には、あらかじめ承認者または審査者の処理の順番を決めておき、最初の承認者または審査者が承認または審査の記録を書き込み格納した後に、順番に従って次の承認者または審査者が承認または審査の記録の書き込み格納するというように、承認または審査処理を順次進めるようにしている。
【００１１】
しかしながら、上述した処理では、承認者または審査者の数が多くなればなる程、全ての承認者または審査者による承認または審査の記録の書き込み格納が終了するまでの時間が増大し、効率が非常に悪くなっている。
【００１２】
本発明の目的は、複数の承認者または審査者によるランダムな順番での文書の承認または審査を許容しつつ、競合文書を排除することができ、複数の承認者または審査者による文書の承認または審査を効率良く実行することができるワークフローシステム、文書承認方法および記憶媒体を提供することである。
【００１３】
【課題を解決するための手段】
請求項１記載の発明のワークフローシステムは、ネットワーク上に設けられた情報処理端末で管理される文書の承認または審査を前記情報処理端末上で実行可能とするワークフローシステムにおいて、承認または審査を必要とする文書およびその文書に係る文書ＩＤに対応付けて、前記文書の承認または審査を現時点において許可する承認者または審査者に係るユーザＩＤを記憶装置に記憶する文書承認許可者記憶手段と、前記ユーザＩＤおよび前記文書ＩＤを前記情報処理端末から入力することにより文書の承認または審査の開始を宣言する文書承認開始宣言手段と、前記文書承認開始宣言手段により入力された前記文書ＩＤに対応付けられて前記承認許可者記憶手段により前記記憶装置に記憶されている前記ユーザＩＤが、現在の承認者または審査者がいない事を意味するデータであるか否かを判断する初期状態判断手段と、この初期状態判断手段により現在の承認者または審査者がいないと判断された場合、前記記憶装置に記憶されている前記ユーザＩＤを前記文書承認開始宣言手段により入力された前記ユーザＩＤに更新するユーザＩＤ更新手段と、このユーザＩＤ更新手段により更新された前記ユーザＩＤを前記記憶装置から取得し、取得した前記ユーザＩＤと、前記文書承認開始宣言手段により入力された前記ユーザＩＤとが一致するか否かを判断する承認可否判断手段と、前記承認可否判断手段により前記ユーザＩＤが一致すると判断された場合、前記文書承認開始宣言手段により入力された前記文書ＩＤに係る前記文書の承認または審査を許可する文書承認許可手段と、前記初期状態判断手段により現在の承認者または審査者がいると判断された場合、または、前記承認可否判断手段により前記ユーザＩＤが一致しないと判断された場合、前記文書承認開始宣言手段により入力された前記文書ＩＤに係る前記文書の承認または審査を許可しない文書承認不許可手段と、前記文書の承認または審査が許可されたか否かを承認者または審査者に対して表示する表示手段と、を備える。
【００１４】
したがって、文書承認開始宣言手段によるユーザＩＤの入力が複数の情報処理端末において同じタイミングでなされた場合には、最初に文書承認許可者記憶手段に記憶されたユーザＩＤが有効となり、このユーザＩＤに係る承認者または審査者が文書の承認または審査を終了するまで他の承認者または審査者が文書の承認または審査をすることはできなくなる。これにより、複数の承認者または審査者によるランダムな順番での文書の承認または審査を許容しつつ、競合文書を排除することが可能になるので、複数の承認者または審査者による文書の承認または審査を効率良く実行することが可能になる。
【００１５】
請求項２記載の発明の文書承認方法は、ネットワーク上に設けられた情報処理端末で管理される文書の承認または審査を前記情報処理端末上で実行可能とする文書承認方法において、文書承認許可者記憶手段によって、承認または審査を必要とする文書およびその文書に係る文書ＩＤに対応付けて、前記文書の承認または審査を現時点において許可する承認者または審査者に係るユーザＩＤを記憶装置に記憶させる文書承認許可者記憶工程と、文書承認開始宣言手段によって、前記ユーザＩＤおよび前記文書ＩＤを前記情報処理端末から入力することにより文書の承認または審査の開始を宣言する文書承認開始宣言工程と、初期状態判断手段によって、入力された前記文書ＩＤに対応付けられて前記記憶装置に記憶されている前記ユーザＩＤが、現在の承認者または審査者がいない事を意味するデータであるか否かを判断する初期状態判断工程と、ユーザＩＤ更新手段によって、現在の承認者または審査者がいないと判断された場合、前記記憶装置に記憶されている前記ユーザＩＤを入力された前記ユーザＩＤに更新するユーザＩＤ更新工程と、承認可否判断手段によって、更新された前記ユーザＩＤを前記記憶装置から取得し、取得した前記ユーザＩＤと、入力された前記ユーザＩＤとが一致するか否かを判断する承認可否判断工程と、文書承認許可手段によって、前記ユーザＩＤが一致すると判断された場合、入力された前記文書ＩＤに係る前記文書の承認または審査を許可する文書承認許可工程と、文書承認不許可手段によって、前記初期状態判断工程で現在の承認者または審査者がいると判断された場合、または、前記承認可否判断工程で前記ユーザＩＤが一致しないと判断された場合、入力された前記文書ＩＤに係る前記文書の承認または審査を許可しない文書承認不許可工程と、表示手段によって、前記文書の承認または審査が許可されたか否かを承認者または審 査者に対して表示する表示工程と、を含む。
【００１６】
したがって、ユーザＩＤの入力が複数の情報処理端末において同じタイミングでなされた場合には、最初に記憶装置に記憶されたユーザＩＤが有効となり、このユーザＩＤに係る承認者または審査者が文書の承認または審査を終了するまで他の承認者または審査者が文書の承認または審査をすることはできなくなる。これにより、複数の承認者または審査者によるランダムな順番での文書の承認または審査を許容しつつ、競合文書を排除することが可能になるので、複数の承認者または審査者による文書の承認または審査を効率良く実行することが可能になる。
【００１７】
請求項３記載の発明の記憶媒体は、ネットワーク上に設けられた情報処理端末で管理される文書の承認または審査を前記情報処理端末上で実行可能とする機能をコンピュータに実行させるコンピュータに読み取り可能なプログラムを記憶している記憶媒体であって、前記プログラムは、承認または審査を必要とする文書およびその文書に係る文書ＩＤに対応付けて、前記文書の承認または審査を現時点において許可する承認者または審査者に係るユーザＩＤを記憶装置に記憶させる文書承認許可者記憶機能と、前記ユーザＩＤおよび前記文書ＩＤを前記情報処理端末から入力することにより文書の承認または審査の開始を宣言する文書承認開始宣言機能と、入力された前記文書ＩＤに対応付けられて前記記憶装置に記憶されている前記ユーザＩＤが、現在の承認者または審査者がいない事を意味するデータであるか否かを判断する初期状態判断機能と、現在の承認者または審査者がいないと判断された場合、前記記憶装置に記憶されている前記ユーザＩＤを入力された前記ユーザＩＤに更新するユーザＩＤ更新機能と、更新された前記ユーザＩＤを前記記憶装置から取得し、取得した前記ユーザＩＤと、入力された前記ユーザＩＤとが一致するか否かを判断する承認可否判断機能と、前記ユーザＩＤが一致すると判断された場合、入力された前記文書ＩＤに係る前記文書の承認または審査を許可する文書承認許可機能と、前記初期状態判断機能で現在の承認者または審査者がいると判断された場合、または、前記承認可否判断機能で前記ユーザＩＤが一致しないと判断された場合、入力された前記文書ＩＤに係る前記文書の承認または審査を許可しない文書承認不許可機能と、前記文書の承認または審査が許可されたか否かを承認者または審査者に対して表示する表示機能と、を有する。
【００１８】
したがって、ユーザＩＤの入力が複数の情報処理端末において同じタイミングでなされた場合には、最初に記憶装置に記憶されたユーザＩＤが有効となり、このユーザＩＤに係る承認者または審査者が文書の承認または審査を終了するまで他の承認者または審査者が文書の承認または審査をすることはできなくなる。これにより、複数の承認者または審査者によるランダムな順番での文書の承認または審査を許容しつつ、競合文書を排除することが可能になるので、複数の承認者または審査者による文書の承認または審査を効率良く実行することが可能になる。
【００１９】
【発明の実施の形態】
本発明の実施の一形態を図１ないし図４に基づいて説明する。
【００２０】
図１は、ワークフローシステム１の概略構成を示すブロック図である。図１に示すように、ワークフローシステム１はクライアント／サーバシステムで実現され、ＬＡＮ（Local Area Network）等のネットワーク２を介して、ワークフローの管理やデータベースの管理を行うための情報処理端末である複数のサーバ３，４と、ワークフローシステム１を利用して何らかの行為等に対する承認または審査（以下、承認とする）作業を含む各種の作業を行うための情報処理端末である複数のクライアント５〜８と、各種文書を印刷するための複数のプリンタ９，１０と、がそれぞれ接続されて構成されている。
【００２１】
なお、本実施の形態においては、図１に示すワークフローシステム１のサーバ３，４およびクライアント５〜８でグループウエアを使用しており、このグループウエアとしては、例えばロータス社が開発したＮＯＴＥＳ（米国ロータス社の登録商標）を使用するものとする。また、以下の説明においてワークフローシステム１という場合には、図１に示すワークフローシステム１および上記グループウエアの両方を意味するものとする。
【００２２】
図２は、サーバ３，４およびクライアント５〜８をそれぞれ構成する各部の電気的な接続を示すブロック図である。図２に示すように、サーバ３，４およびクライアント５〜８の基本的な構造は同一であって、ＣＰＵ（Central Processing Unit）１１と、ＢＩＯＳなどを格納した読み出し専用のメモリであるＲＯＭ（Read Only Memory）１２と、各種データを書き換え可能に記憶するメモリでＣＰＵ１１の作業エリアとなるＲＡＭ（Random Access Memory）１３とがバス１４で接続されているコンピュータ構成とされている。バス１４には、サーバ３，４およびクライアント５〜８の間の通信やプリンタ９，１０との通信を行うための入出力制御部１５と、ＯＳやグループウエア等の各種プログラムが格納された記憶装置であるＨＤＤ（HardDisk Drive）１６と、記憶媒体であるＣＤ−ＲＯＭ２０を読み取るためのＣＤ−ＲＯＭドライブ１７と、ＣＲＴ（Cathode・Ray・Tube）やＬＣＤ（Liquid Crystal Display）等のディスプレイ１８と、マウスおよびキーボードなどの入力装置１９とが、図示しないインターフェイスや制御回路を介して接続されている。
【００２３】
ＣＤ−ＲＯＭ２０には、ワークフローシステム１で用いる各種プログラムが記憶されており、このＣＤ−ＲＯＭ２０をＣＤ−ＲＯＭドライブ１７で読み取って、ＨＤＤ１６にインストールすることにより、ワークフローシステム１は、各種処理を実行することが可能な状態となる。なお、ＣＤ−ＲＯＭ２０からイントストールされた各種プログラムは、所定のＯＳ上で動作するものであってもよい。また、本発明の記憶媒体は、ＣＤ−ＲＯＭ２０に限定されるものではなく、ＣＤ−Ｒ，ＣＤ−ＲＷ，ＤＶＤ−ＲＯＭ，ＤＶＤ−ＲＡＭ，ＤＶＤ−ＲＷ，ＭＯ，ＰＤ，ＦＤなど、各種の方式の記憶媒体を用いることができる。また、インターネットやパソコン通信などのネットワークから前記の各種プログラムをダウンロードして、ＨＤＤ１６にインストールするようにしてもよい。この場合に各種プログラムを送信する送信側の装置に設けられて、前記各種プログラムを記憶している記憶装置も、本発明の記憶媒体である。
【００２４】
加えて、本実施の形態のサーバ３のＨＤＤ１６には、図１に示すように、文書データベース（文書ＤＢ）２１が構築されている。ここで、図３は文書データベース２１のデータ構造を示す模式図である。図３に示すように、文書データベース２１は、これから承認を受けようとする文書Ｄと、この文書Ｄに関する承認（審査）履歴等の文書情報Ｉとを登録しておくためのデータベースである。なお、データ量が多くなった場合には、サーバ４にも文書データベース２１を設けて分散して管理するようにしても良い。
【００２５】
この文書データベース２１に登録される文書Ｄの種類としては、例えば、技術報告書、発信文書（電子メール）、議事録、会議開催通知書、特許出願依頼書など様々であり、この種類によって文書の承認者（審査者）が異なる。
【００２６】
一方、文書情報Ｉは、図３に示すように、“文書ＩＤエリア”ａ、“文書作成者ＩＤエリア”ｂ、“現在の承認者エリア”ｃ、“承認情報エリア”ｄとにより構成されている。“文書ＩＤエリア”ａは、各文書Ｄを識別するために付される文書ＩＤを登録するためのエリアであり、例えば入力装置１９を介して入力される。なお、この文書ＩＤは、文書データベース２１へ文書Ｄを登録する際に自動的に付番される。“文書作成者ＩＤエリア”ｂは、文書作成者のユーザＩＤを登録するためのエリアであり、例えば入力装置１９を介して入力される。このユーザＩＤは、組織のそれぞれの構成員にそれぞれ異なる番号が予め与えられている。また、“現在の承認者エリア”ｃは、“文書ＩＤエリア”ａに登録された文書ＩＤに対応付けられた文書Ｄが現在閲覧されており所定の構成員によって承認を受けている場合、その構成員のユーザＩＤを登録するためのエリアである。“承認情報エリア”ｄは、“文書ＩＤエリア”ａに登録された文書ＩＤに対応付けられた文書Ｄが所定の構成員によってなされた承認を求める文書についての承認（または否認）する旨の情報をその所定の構成員のユーザＩＤとともに登録するためのエリアである。この“承認情報エリア”ｄは、その文書Ｄについて承認が必要な構成員の人数分だけ用意されている。ここに、承認または審査を必要とする文書Ｄおよびその文書Ｄに係る文書ＩＤに対応付けて、文書Ｄの承認または審査を現時点において許可する承認者または審査者に係るユーザＩＤをＨＤＤ１６に記憶する文書承認許可者記憶手段が実現されている。
【００２７】
次に、ワークフローシステム１における動作について説明する。ここで、クライアント５〜８は、それぞれサーバ３，４に対してアクセス可能な構成とされているが、説明の便宜上、サーバ３にクライアント５がアクセスしたものとして以下において説明を行う。サーバ３に対してクライアント５がアクセスすると、サーバ３のＣＰＵ１１は、このアクセスを入出力制御部１５を介して検知し、ＨＤＤ１６に格納されているプログラムにしたがってクライアント５を制御する。
【００２８】
次に、サーバ３のＨＤＤ１６に格納されているプログラムがＣＰＵ１１に実行させる機能の内、特長的な機能について説明する。ここで、図４はクライアント５における承認処理の流れを概略的に示すフローチャートである。図４に示すように、例えば承認処理を依頼する内容の電子メールが届いたことに起因して、所定の承認者が承認処理を行う場合、まずステップＳ１において、承認処理の開始の宣言があったか否かが判断される。この承認処理の開始の宣言は、例えば、クライアント５のディスプレイ１８に表示された画面や電子メールに付されたアイコン等を入力装置１９で操作することにより、所定の文書ＩＤおよび承認者のユーザＩＤを入力することによって行うことが可能である。ここに、文書承認開始手段の機能が実行される。
【００２９】
承認処理の開始の宣言があったと判断された場合には（ステップＳ１のＹ）、承認を求める文書Ｄおよび文書情報Ｉをサーバ３のＨＤＤ１６に格納されている文書データベース２１から抽出し、クライアント５のディスプレイ１８に表示する（ステップＳ２）。
【００３０】
続くステップＳ３においては、この承認を求める文書Ｄが現在閲覧されており所定の構成員によって承認を受けているか否かが判断される。ここでの判断は、サーバ３のＨＤＤ１６に格納されている文書データベース２１の文書情報Ｉの所定の文書ＩＤが登録されている“文書ＩＤエリア”ａに係る“現在の承認者エリア”ｃに登録されているユーザＩＤを探索し、取得したユーザＩＤが現在の承認者を意味するものでなければ（例えば、「null command」または「No Body」を現在の承認者がいない事を意味するデータとしてプログラム上で定義しておく。）、この承認を求める文書Ｄが現在閲覧されておらず所定の構成員によって承認を受けていないものとして判断するような手法である。ここに、初期状態判断手段の機能が実行される。
【００３１】
取得したユーザＩＤが現在の承認者を意味するものでなく、この承認を求める文書Ｄが現在閲覧されておらず所定の構成員によって承認を受けていない場合には（ステップＳ３のＮ）、サーバ３のＨＤＤ１６に格納されている文書データベース２１の文書情報Ｉの所定の文書ＩＤが登録されている“文書ＩＤエリア”ａに係る“現在の承認者エリア”ｃに当該承認者のユーザＩＤを現在の承認者として登録する（ステップＳ４）。ここに、ユーザＩＤ更新手段の機能が実行される。したがって、複数のクライアントから同時にアクセスされ、同一の文書ＩＤに係る複数のユーザＩＤを取得した場合には、最初に“現在の承認者エリア”ｃに登録されたユーザＩＤのみが有効となる。
【００３２】
続いて、再度、文書データベース２１の文書情報Ｉの所定の文書ＩＤが登録されている“文書ＩＤエリア”ａに係る“現在の承認者エリア”ｃに登録されている最新のユーザＩＤを取得し（ステップＳ５）、当該承認者のユーザＩＤが現在の承認者として登録されているか否かを確認する（ステップＳ６）。ここに、承認可否判断手段の機能が実行される。
【００３３】
当該承認者のユーザＩＤが現在の承認者として登録されている場合には（ステップＳ６のＹ）、文書Ｄについての承認を許可し、“承認情報エリア”ｄに当該承認者のユーザＩＤとともに承認を求める文書Ｄについての承認（または否認）する旨の情報を登録する（ステップＳ７）。ここに、文書承認許可手段の機能が実行される。
【００３４】
その後、承認を求める文書Ｄの文書ＩＤが登録されている“文書ＩＤエリア”ａに係る“現在の承認者エリア”ｃの当該承認者のユーザＩＤを現在の承認者がいない事を意味するデータ（例えば、「null command」または「No Body」）に書き換え、現在の承認者としての登録を抹消する（ステップＳ８）。ここに、初期化手段の機能が実行される。
【００３５】
最後に、クライアント５のディスプレイ１８に表示されている文書Ｄを閉じて承認処理を終了する（ステップＳ９）。
【００３６】
一方、承認を求める文書Ｄの文書ＩＤが登録されている“文書ＩＤエリア”ａに係る“現在の承認者エリア”ｃに当該承認者のユーザＩＤではなく他の構成員のユーザＩＤが現在の承認者として登録されている場合には（ステップＳ３のＹ，ステップＳ６のＮ）、この承認を求める文書Ｄが現在閲覧されており所定の構成員によって承認を受けているものと判断し、クライアント５のディスプレイ１８に「しばらくしてから承認処理を最初から行って下さい。」という再度の処理を指示するメッセージを表示し（ステップＳ１０）、クライアント５のディスプレイ１８に表示されている文書Ｄを閉じて終了する（ステップＳ１１）。ここに、文書承認不許可手段の機能が実行される。
【００３７】
したがって、ユーザＩＤの入力が複数のクライアント５〜８において同じタイミングでなされた場合には、最初にサーバ３のＨＤＤ１６文書データベース２１に記憶されたユーザＩＤが有効となり、このユーザＩＤに係る承認者が文書Ｄの承認を終了するまで他の承認者が文書Ｄの承認をすることはできなくなる。これにより、複数の承認者によるランダムな順番での文書Ｄの承認を許容しつつ、競合文書を排除することが可能になるので、複数の承認者による文書Ｄの承認を効率良く実行することが可能になる。
【００３８】
【発明の効果】
請求項１ないし３記載の発明によれば、ユーザＩＤの入力が複数の情報処理端末において同じタイミングでなされた場合には、最初に記憶装置に記憶されたユーザＩＤが有効となり、このユーザＩＤに係る承認者または審査者が文書の承認または審査を終了するまで他の承認者または審査者が文書の承認または審査をすることはできなくなることにより、複数の承認者または審査者によるランダムな順番での文書の承認または審査を許容しつつ、競合文書を排除することができるので、複数の承認者または審査者による文書の承認または審査を効率良く実行することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の実施の一形態のワークフローシステムの概略構成を示すブロック図である。
【図２】サーバおよびクライアントをそれぞれ構成する各部の電気的な接続を示すブロック図である。
【図３】文書データベースのデータ構造を示す模式図である。
【図４】クライアントにおける承認処理の流れを概略的に示すフローチャートである。
【符号の説明】
１ ワークフローシステム
２ ネットワーク
３〜８ 情報処理端末
１６ 記憶装置
２０ 記憶媒体
Ｄ 文書
ａ 文書ＩＤ
ｃ ユーザＩＤ
【発明の属する技術分野】
本発明は、ワークフローシステム、ワークフローシステムにおける文書承認方法および記憶媒体に関する。
【０００２】
【従来の技術】
近年、コンピュータ技術の進歩、ＯＳ（Operating System）・アプリケーションソフト等のソフトウエア技術の発展、装置価格の低下、通信・ネットワーク等のインフラの整備、さらには情報処理産業の発達等に伴って、個人でパーソナルコンピュータ（以下、パソコンという）を所有することが当然のようになり、その普及率は飛躍的に向上している。
【０００３】
特に、企業においては、ホワイトカラーの生産性の向上のための道具としてパソコンの導入が急速に進んでいる。具体的には、パソコンの導入によって、文書作成ソフトや表計算ソフト等を利用可能とすると共に、社内文書を特定のソフトウエアに統一したり、紙文書を電子文書化することでファイルを統一したりして、社内の業務効率の大幅な改善を図っている。
【０００４】
さらに、パソコンをスタンドアロンで使用しているだけでは、情報の共有化がなかなか進展しないため、次の段階としてパソコンをネットワークで接続することにより、さらに業務の生産性の飛躍的な向上が図られている。この飛躍的な生産性の向上は、ネットワークを通じて情報を共有することにより、自分以外の他の人たちから情報提供を受けたり、上司の判断を直ぐに得られたりして、コミュニケーションの高速化によって意思決定が迅速に行われるということで達成される。
【０００５】
このような個人だけでなく複数の構成員からなるグループ全体の生産性を向上させるツールはグループウエアと呼ばれており、次のように定義している人もいる。『複数のメンバーからなるグループで使われることを前提としてデザインされた、グループの生産性を高めることを目的としたコンピュータシステム』。このようなグループウエアの代表的なものとして、例えば、ロータス社が開発したＮＯＴＥＳ（米国ロータス社の登録商標）ソフトがある。
【０００６】
さらに、最近では、情報を単に共有するだけでなく、電子的に作成した文書について審査・承認をもらい、配布先に送るということをネットワークを利用して電子的に行う、いわゆる、ワークフローシステムが徐々に使われるようになっている。
【０００７】
このようなワークフローシステムとしては、例えば起案書の決済を電子的に得るような文書承認システムがよく知られている。この文書承認システムは、あらかじめ決められた文書フォームにパソコンを利用して所定の事項を記入し、作成完了後に承認者や審査者の承認・審査・情報を順次受けて決済をもらい、決済後は再び作成者に戻ってくるというシステムである。途中に不備があった場合には、否認ということで作成者に戻され、修正後に再び元の承認ルートに乗せることができるようになっている。
【０００８】
作成した文書を特定の人たちに同時に送信するのは電子メールで達成できるが、作成した電子文書をあらかじめ決められた複数の人に順次送信し、処理が完了すると次の人に自動的に送信し、全体として文書がどこに到達しているかをモニタでき、各工程の所要時間を測定でき、ダイナミックにワークフローを変更することができる点で、このシステムは電子メールよりも優れている。
【０００９】
【発明が解決しようとする課題】
ところが、ロータス社のＮＯＴＥＳなどで開発された従来の文書承認システムによれば、二人以上の承認者または審査者がネットワーク上のそれぞれのパソコンを介して一つの承認または審査を求める文書にランダムな順番で承認または審査の記録を書き込む際、二人以上の承認者または審査者が承認または審査を求める文書を同じタイミングで開き、承認または審査の記録を書き込み格納すると、一人の承認者または審査者による承認または審査の記録のみが承認または審査を求める文書に書き込み格納されるが、他の承認者または審査者による承認または審査の記録は“競合文書”として新たに作成された文書に書き込み格納されてしまうという問題がある。
【００１０】
そこで、従来においては、このような問題を回避するために、二人以上の承認者または審査者に承認または審査の記録を求める場合には、あらかじめ承認者または審査者の処理の順番を決めておき、最初の承認者または審査者が承認または審査の記録を書き込み格納した後に、順番に従って次の承認者または審査者が承認または審査の記録の書き込み格納するというように、承認または審査処理を順次進めるようにしている。
【００１１】
しかしながら、上述した処理では、承認者または審査者の数が多くなればなる程、全ての承認者または審査者による承認または審査の記録の書き込み格納が終了するまでの時間が増大し、効率が非常に悪くなっている。
【００１２】
本発明の目的は、複数の承認者または審査者によるランダムな順番での文書の承認または審査を許容しつつ、競合文書を排除することができ、複数の承認者または審査者による文書の承認または審査を効率良く実行することができるワークフローシステム、文書承認方法および記憶媒体を提供することである。
【００１３】
【課題を解決するための手段】
請求項１記載の発明のワークフローシステムは、ネットワーク上に設けられた情報処理端末で管理される文書の承認または審査を前記情報処理端末上で実行可能とするワークフローシステムにおいて、承認または審査を必要とする文書およびその文書に係る文書ＩＤに対応付けて、前記文書の承認または審査を現時点において許可する承認者または審査者に係るユーザＩＤを記憶装置に記憶する文書承認許可者記憶手段と、前記ユーザＩＤおよび前記文書ＩＤを前記情報処理端末から入力することにより文書の承認または審査の開始を宣言する文書承認開始宣言手段と、前記文書承認開始宣言手段により入力された前記文書ＩＤに対応付けられて前記承認許可者記憶手段により前記記憶装置に記憶されている前記ユーザＩＤが、現在の承認者または審査者がいない事を意味するデータであるか否かを判断する初期状態判断手段と、この初期状態判断手段により現在の承認者または審査者がいないと判断された場合、前記記憶装置に記憶されている前記ユーザＩＤを前記文書承認開始宣言手段により入力された前記ユーザＩＤに更新するユーザＩＤ更新手段と、このユーザＩＤ更新手段により更新された前記ユーザＩＤを前記記憶装置から取得し、取得した前記ユーザＩＤと、前記文書承認開始宣言手段により入力された前記ユーザＩＤとが一致するか否かを判断する承認可否判断手段と、前記承認可否判断手段により前記ユーザＩＤが一致すると判断された場合、前記文書承認開始宣言手段により入力された前記文書ＩＤに係る前記文書の承認または審査を許可する文書承認許可手段と、前記初期状態判断手段により現在の承認者または審査者がいると判断された場合、または、前記承認可否判断手段により前記ユーザＩＤが一致しないと判断された場合、前記文書承認開始宣言手段により入力された前記文書ＩＤに係る前記文書の承認または審査を許可しない文書承認不許可手段と、前記文書の承認または審査が許可されたか否かを承認者または審査者に対して表示する表示手段と、を備える。
【００１４】
したがって、文書承認開始宣言手段によるユーザＩＤの入力が複数の情報処理端末において同じタイミングでなされた場合には、最初に文書承認許可者記憶手段に記憶されたユーザＩＤが有効となり、このユーザＩＤに係る承認者または審査者が文書の承認または審査を終了するまで他の承認者または審査者が文書の承認または審査をすることはできなくなる。これにより、複数の承認者または審査者によるランダムな順番での文書の承認または審査を許容しつつ、競合文書を排除することが可能になるので、複数の承認者または審査者による文書の承認または審査を効率良く実行することが可能になる。
【００１５】
請求項２記載の発明の文書承認方法は、ネットワーク上に設けられた情報処理端末で管理される文書の承認または審査を前記情報処理端末上で実行可能とする文書承認方法において、文書承認許可者記憶手段によって、承認または審査を必要とする文書およびその文書に係る文書ＩＤに対応付けて、前記文書の承認または審査を現時点において許可する承認者または審査者に係るユーザＩＤを記憶装置に記憶させる文書承認許可者記憶工程と、文書承認開始宣言手段によって、前記ユーザＩＤおよび前記文書ＩＤを前記情報処理端末から入力することにより文書の承認または審査の開始を宣言する文書承認開始宣言工程と、初期状態判断手段によって、入力された前記文書ＩＤに対応付けられて前記記憶装置に記憶されている前記ユーザＩＤが、現在の承認者または審査者がいない事を意味するデータであるか否かを判断する初期状態判断工程と、ユーザＩＤ更新手段によって、現在の承認者または審査者がいないと判断された場合、前記記憶装置に記憶されている前記ユーザＩＤを入力された前記ユーザＩＤに更新するユーザＩＤ更新工程と、承認可否判断手段によって、更新された前記ユーザＩＤを前記記憶装置から取得し、取得した前記ユーザＩＤと、入力された前記ユーザＩＤとが一致するか否かを判断する承認可否判断工程と、文書承認許可手段によって、前記ユーザＩＤが一致すると判断された場合、入力された前記文書ＩＤに係る前記文書の承認または審査を許可する文書承認許可工程と、文書承認不許可手段によって、前記初期状態判断工程で現在の承認者または審査者がいると判断された場合、または、前記承認可否判断工程で前記ユーザＩＤが一致しないと判断された場合、入力された前記文書ＩＤに係る前記文書の承認または審査を許可しない文書承認不許可工程と、表示手段によって、前記文書の承認または審査が許可されたか否かを承認者または審 査者に対して表示する表示工程と、を含む。
【００１６】
したがって、ユーザＩＤの入力が複数の情報処理端末において同じタイミングでなされた場合には、最初に記憶装置に記憶されたユーザＩＤが有効となり、このユーザＩＤに係る承認者または審査者が文書の承認または審査を終了するまで他の承認者または審査者が文書の承認または審査をすることはできなくなる。これにより、複数の承認者または審査者によるランダムな順番での文書の承認または審査を許容しつつ、競合文書を排除することが可能になるので、複数の承認者または審査者による文書の承認または審査を効率良く実行することが可能になる。
【００１７】
請求項３記載の発明の記憶媒体は、ネットワーク上に設けられた情報処理端末で管理される文書の承認または審査を前記情報処理端末上で実行可能とする機能をコンピュータに実行させるコンピュータに読み取り可能なプログラムを記憶している記憶媒体であって、前記プログラムは、承認または審査を必要とする文書およびその文書に係る文書ＩＤに対応付けて、前記文書の承認または審査を現時点において許可する承認者または審査者に係るユーザＩＤを記憶装置に記憶させる文書承認許可者記憶機能と、前記ユーザＩＤおよび前記文書ＩＤを前記情報処理端末から入力することにより文書の承認または審査の開始を宣言する文書承認開始宣言機能と、入力された前記文書ＩＤに対応付けられて前記記憶装置に記憶されている前記ユーザＩＤが、現在の承認者または審査者がいない事を意味するデータであるか否かを判断する初期状態判断機能と、現在の承認者または審査者がいないと判断された場合、前記記憶装置に記憶されている前記ユーザＩＤを入力された前記ユーザＩＤに更新するユーザＩＤ更新機能と、更新された前記ユーザＩＤを前記記憶装置から取得し、取得した前記ユーザＩＤと、入力された前記ユーザＩＤとが一致するか否かを判断する承認可否判断機能と、前記ユーザＩＤが一致すると判断された場合、入力された前記文書ＩＤに係る前記文書の承認または審査を許可する文書承認許可機能と、前記初期状態判断機能で現在の承認者または審査者がいると判断された場合、または、前記承認可否判断機能で前記ユーザＩＤが一致しないと判断された場合、入力された前記文書ＩＤに係る前記文書の承認または審査を許可しない文書承認不許可機能と、前記文書の承認または審査が許可されたか否かを承認者または審査者に対して表示する表示機能と、を有する。
【００１８】
したがって、ユーザＩＤの入力が複数の情報処理端末において同じタイミングでなされた場合には、最初に記憶装置に記憶されたユーザＩＤが有効となり、このユーザＩＤに係る承認者または審査者が文書の承認または審査を終了するまで他の承認者または審査者が文書の承認または審査をすることはできなくなる。これにより、複数の承認者または審査者によるランダムな順番での文書の承認または審査を許容しつつ、競合文書を排除することが可能になるので、複数の承認者または審査者による文書の承認または審査を効率良く実行することが可能になる。
【００１９】
【発明の実施の形態】
本発明の実施の一形態を図１ないし図４に基づいて説明する。
【００２０】
図１は、ワークフローシステム１の概略構成を示すブロック図である。図１に示すように、ワークフローシステム１はクライアント／サーバシステムで実現され、ＬＡＮ（Local Area Network）等のネットワーク２を介して、ワークフローの管理やデータベースの管理を行うための情報処理端末である複数のサーバ３，４と、ワークフローシステム１を利用して何らかの行為等に対する承認または審査（以下、承認とする）作業を含む各種の作業を行うための情報処理端末である複数のクライアント５〜８と、各種文書を印刷するための複数のプリンタ９，１０と、がそれぞれ接続されて構成されている。
【００２１】
なお、本実施の形態においては、図１に示すワークフローシステム１のサーバ３，４およびクライアント５〜８でグループウエアを使用しており、このグループウエアとしては、例えばロータス社が開発したＮＯＴＥＳ（米国ロータス社の登録商標）を使用するものとする。また、以下の説明においてワークフローシステム１という場合には、図１に示すワークフローシステム１および上記グループウエアの両方を意味するものとする。
【００２２】
図２は、サーバ３，４およびクライアント５〜８をそれぞれ構成する各部の電気的な接続を示すブロック図である。図２に示すように、サーバ３，４およびクライアント５〜８の基本的な構造は同一であって、ＣＰＵ（Central Processing Unit）１１と、ＢＩＯＳなどを格納した読み出し専用のメモリであるＲＯＭ（Read Only Memory）１２と、各種データを書き換え可能に記憶するメモリでＣＰＵ１１の作業エリアとなるＲＡＭ（Random Access Memory）１３とがバス１４で接続されているコンピュータ構成とされている。バス１４には、サーバ３，４およびクライアント５〜８の間の通信やプリンタ９，１０との通信を行うための入出力制御部１５と、ＯＳやグループウエア等の各種プログラムが格納された記憶装置であるＨＤＤ（HardDisk Drive）１６と、記憶媒体であるＣＤ−ＲＯＭ２０を読み取るためのＣＤ−ＲＯＭドライブ１７と、ＣＲＴ（Cathode・Ray・Tube）やＬＣＤ（Liquid Crystal Display）等のディスプレイ１８と、マウスおよびキーボードなどの入力装置１９とが、図示しないインターフェイスや制御回路を介して接続されている。
【００２３】
ＣＤ−ＲＯＭ２０には、ワークフローシステム１で用いる各種プログラムが記憶されており、このＣＤ−ＲＯＭ２０をＣＤ−ＲＯＭドライブ１７で読み取って、ＨＤＤ１６にインストールすることにより、ワークフローシステム１は、各種処理を実行することが可能な状態となる。なお、ＣＤ−ＲＯＭ２０からイントストールされた各種プログラムは、所定のＯＳ上で動作するものであってもよい。また、本発明の記憶媒体は、ＣＤ−ＲＯＭ２０に限定されるものではなく、ＣＤ−Ｒ，ＣＤ−ＲＷ，ＤＶＤ−ＲＯＭ，ＤＶＤ−ＲＡＭ，ＤＶＤ−ＲＷ，ＭＯ，ＰＤ，ＦＤなど、各種の方式の記憶媒体を用いることができる。また、インターネットやパソコン通信などのネットワークから前記の各種プログラムをダウンロードして、ＨＤＤ１６にインストールするようにしてもよい。この場合に各種プログラムを送信する送信側の装置に設けられて、前記各種プログラムを記憶している記憶装置も、本発明の記憶媒体である。
【００２４】
加えて、本実施の形態のサーバ３のＨＤＤ１６には、図１に示すように、文書データベース（文書ＤＢ）２１が構築されている。ここで、図３は文書データベース２１のデータ構造を示す模式図である。図３に示すように、文書データベース２１は、これから承認を受けようとする文書Ｄと、この文書Ｄに関する承認（審査）履歴等の文書情報Ｉとを登録しておくためのデータベースである。なお、データ量が多くなった場合には、サーバ４にも文書データベース２１を設けて分散して管理するようにしても良い。
【００２５】
この文書データベース２１に登録される文書Ｄの種類としては、例えば、技術報告書、発信文書（電子メール）、議事録、会議開催通知書、特許出願依頼書など様々であり、この種類によって文書の承認者（審査者）が異なる。
【００２６】
一方、文書情報Ｉは、図３に示すように、“文書ＩＤエリア”ａ、“文書作成者ＩＤエリア”ｂ、“現在の承認者エリア”ｃ、“承認情報エリア”ｄとにより構成されている。“文書ＩＤエリア”ａは、各文書Ｄを識別するために付される文書ＩＤを登録するためのエリアであり、例えば入力装置１９を介して入力される。なお、この文書ＩＤは、文書データベース２１へ文書Ｄを登録する際に自動的に付番される。“文書作成者ＩＤエリア”ｂは、文書作成者のユーザＩＤを登録するためのエリアであり、例えば入力装置１９を介して入力される。このユーザＩＤは、組織のそれぞれの構成員にそれぞれ異なる番号が予め与えられている。また、“現在の承認者エリア”ｃは、“文書ＩＤエリア”ａに登録された文書ＩＤに対応付けられた文書Ｄが現在閲覧されており所定の構成員によって承認を受けている場合、その構成員のユーザＩＤを登録するためのエリアである。“承認情報エリア”ｄは、“文書ＩＤエリア”ａに登録された文書ＩＤに対応付けられた文書Ｄが所定の構成員によってなされた承認を求める文書についての承認（または否認）する旨の情報をその所定の構成員のユーザＩＤとともに登録するためのエリアである。この“承認情報エリア”ｄは、その文書Ｄについて承認が必要な構成員の人数分だけ用意されている。ここに、承認または審査を必要とする文書Ｄおよびその文書Ｄに係る文書ＩＤに対応付けて、文書Ｄの承認または審査を現時点において許可する承認者または審査者に係るユーザＩＤをＨＤＤ１６に記憶する文書承認許可者記憶手段が実現されている。
【００２７】
次に、ワークフローシステム１における動作について説明する。ここで、クライアント５〜８は、それぞれサーバ３，４に対してアクセス可能な構成とされているが、説明の便宜上、サーバ３にクライアント５がアクセスしたものとして以下において説明を行う。サーバ３に対してクライアント５がアクセスすると、サーバ３のＣＰＵ１１は、このアクセスを入出力制御部１５を介して検知し、ＨＤＤ１６に格納されているプログラムにしたがってクライアント５を制御する。
【００２８】
次に、サーバ３のＨＤＤ１６に格納されているプログラムがＣＰＵ１１に実行させる機能の内、特長的な機能について説明する。ここで、図４はクライアント５における承認処理の流れを概略的に示すフローチャートである。図４に示すように、例えば承認処理を依頼する内容の電子メールが届いたことに起因して、所定の承認者が承認処理を行う場合、まずステップＳ１において、承認処理の開始の宣言があったか否かが判断される。この承認処理の開始の宣言は、例えば、クライアント５のディスプレイ１８に表示された画面や電子メールに付されたアイコン等を入力装置１９で操作することにより、所定の文書ＩＤおよび承認者のユーザＩＤを入力することによって行うことが可能である。ここに、文書承認開始手段の機能が実行される。
【００２９】
承認処理の開始の宣言があったと判断された場合には（ステップＳ１のＹ）、承認を求める文書Ｄおよび文書情報Ｉをサーバ３のＨＤＤ１６に格納されている文書データベース２１から抽出し、クライアント５のディスプレイ１８に表示する（ステップＳ２）。
【００３０】
続くステップＳ３においては、この承認を求める文書Ｄが現在閲覧されており所定の構成員によって承認を受けているか否かが判断される。ここでの判断は、サーバ３のＨＤＤ１６に格納されている文書データベース２１の文書情報Ｉの所定の文書ＩＤが登録されている“文書ＩＤエリア”ａに係る“現在の承認者エリア”ｃに登録されているユーザＩＤを探索し、取得したユーザＩＤが現在の承認者を意味するものでなければ（例えば、「null command」または「No Body」を現在の承認者がいない事を意味するデータとしてプログラム上で定義しておく。）、この承認を求める文書Ｄが現在閲覧されておらず所定の構成員によって承認を受けていないものとして判断するような手法である。ここに、初期状態判断手段の機能が実行される。
【００３１】
取得したユーザＩＤが現在の承認者を意味するものでなく、この承認を求める文書Ｄが現在閲覧されておらず所定の構成員によって承認を受けていない場合には（ステップＳ３のＮ）、サーバ３のＨＤＤ１６に格納されている文書データベース２１の文書情報Ｉの所定の文書ＩＤが登録されている“文書ＩＤエリア”ａに係る“現在の承認者エリア”ｃに当該承認者のユーザＩＤを現在の承認者として登録する（ステップＳ４）。ここに、ユーザＩＤ更新手段の機能が実行される。したがって、複数のクライアントから同時にアクセスされ、同一の文書ＩＤに係る複数のユーザＩＤを取得した場合には、最初に“現在の承認者エリア”ｃに登録されたユーザＩＤのみが有効となる。
【００３２】
続いて、再度、文書データベース２１の文書情報Ｉの所定の文書ＩＤが登録されている“文書ＩＤエリア”ａに係る“現在の承認者エリア”ｃに登録されている最新のユーザＩＤを取得し（ステップＳ５）、当該承認者のユーザＩＤが現在の承認者として登録されているか否かを確認する（ステップＳ６）。ここに、承認可否判断手段の機能が実行される。
【００３３】
当該承認者のユーザＩＤが現在の承認者として登録されている場合には（ステップＳ６のＹ）、文書Ｄについての承認を許可し、“承認情報エリア”ｄに当該承認者のユーザＩＤとともに承認を求める文書Ｄについての承認（または否認）する旨の情報を登録する（ステップＳ７）。ここに、文書承認許可手段の機能が実行される。
【００３４】
その後、承認を求める文書Ｄの文書ＩＤが登録されている“文書ＩＤエリア”ａに係る“現在の承認者エリア”ｃの当該承認者のユーザＩＤを現在の承認者がいない事を意味するデータ（例えば、「null command」または「No Body」）に書き換え、現在の承認者としての登録を抹消する（ステップＳ８）。ここに、初期化手段の機能が実行される。
【００３５】
最後に、クライアント５のディスプレイ１８に表示されている文書Ｄを閉じて承認処理を終了する（ステップＳ９）。
【００３６】
一方、承認を求める文書Ｄの文書ＩＤが登録されている“文書ＩＤエリア”ａに係る“現在の承認者エリア”ｃに当該承認者のユーザＩＤではなく他の構成員のユーザＩＤが現在の承認者として登録されている場合には（ステップＳ３のＹ，ステップＳ６のＮ）、この承認を求める文書Ｄが現在閲覧されており所定の構成員によって承認を受けているものと判断し、クライアント５のディスプレイ１８に「しばらくしてから承認処理を最初から行って下さい。」という再度の処理を指示するメッセージを表示し（ステップＳ１０）、クライアント５のディスプレイ１８に表示されている文書Ｄを閉じて終了する（ステップＳ１１）。ここに、文書承認不許可手段の機能が実行される。
【００３７】
したがって、ユーザＩＤの入力が複数のクライアント５〜８において同じタイミングでなされた場合には、最初にサーバ３のＨＤＤ１６文書データベース２１に記憶されたユーザＩＤが有効となり、このユーザＩＤに係る承認者が文書Ｄの承認を終了するまで他の承認者が文書Ｄの承認をすることはできなくなる。これにより、複数の承認者によるランダムな順番での文書Ｄの承認を許容しつつ、競合文書を排除することが可能になるので、複数の承認者による文書Ｄの承認を効率良く実行することが可能になる。
【００３８】
【発明の効果】
請求項１ないし３記載の発明によれば、ユーザＩＤの入力が複数の情報処理端末において同じタイミングでなされた場合には、最初に記憶装置に記憶されたユーザＩＤが有効となり、このユーザＩＤに係る承認者または審査者が文書の承認または審査を終了するまで他の承認者または審査者が文書の承認または審査をすることはできなくなることにより、複数の承認者または審査者によるランダムな順番での文書の承認または審査を許容しつつ、競合文書を排除することができるので、複数の承認者または審査者による文書の承認または審査を効率良く実行することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の実施の一形態のワークフローシステムの概略構成を示すブロック図である。
【図２】サーバおよびクライアントをそれぞれ構成する各部の電気的な接続を示すブロック図である。
【図３】文書データベースのデータ構造を示す模式図である。
【図４】クライアントにおける承認処理の流れを概略的に示すフローチャートである。
【符号の説明】
１ ワークフローシステム
２ ネットワーク
３〜８ 情報処理端末
１６ 記憶装置
２０ 記憶媒体
Ｄ 文書
ａ 文書ＩＤ
ｃ ユーザＩＤ
Claims (3)
- ネットワーク上に設けられた情報処理端末で管理される文書の承認または審査を前記情報処理端末上で実行可能とするワークフローシステムにおいて、
承認または審査を必要とする文書およびその文書に係る文書ＩＤに対応付けて、前記文書の承認または審査を現時点において許可する承認者または審査者に係るユーザＩＤを記憶装置に記憶する文書承認許可者記憶手段と、
前記ユーザＩＤおよび前記文書ＩＤを前記情報処理端末から入力することにより文書の承認または審査の開始を宣言する文書承認開始宣言手段と、
前記文書承認開始宣言手段により入力された前記文書ＩＤに対応付けられて前記承認許可者記憶手段により前記記憶装置に記憶されている前記ユーザＩＤが、現在の承認者または審査者がいない事を意味するデータであるか否かを判断する初期状態判断手段と、
この初期状態判断手段により現在の承認者または審査者がいないと判断された場合、前記記憶装置に記憶されている前記ユーザＩＤを前記文書承認開始宣言手段により入力された前記ユーザＩＤに更新するユーザＩＤ更新手段と、
このユーザＩＤ更新手段により更新された前記ユーザＩＤを前記記憶装置から取得し、取得した前記ユーザＩＤと、前記文書承認開始宣言手段により入力された前記ユーザＩＤとが一致するか否かを判断する承認可否判断手段と、
前記承認可否判断手段により前記ユーザＩＤが一致すると判断された場合、前記文書承認開始宣言手段により入力された前記文書ＩＤに係る前記文書の承認または審査を許可する文書承認許可手段と、
前記初期状態判断手段により現在の承認者または審査者がいると判断された場合、または、前記承認可否判断手段により前記ユーザＩＤが一致しないと判断された場合、前記文書承認開始宣言手段により入力された前記文書ＩＤに係る前記文書の承認または審査を許可しない文書承認不許可手段と、
前記文書の承認または審査が許可されたか否かを承認者または審査者に対して表示する表示手段と、
を備えることを特徴とするワークフローシステム。 - ネットワーク上に設けられた情報処理端末で管理される文書の承認または審査を前記情報処理端末上で実行可能とする文書承認方法において、
文書承認許可者記憶手段によって、承認または審査を必要とする文書およびその文書に係る文書ＩＤに対応付けて、前記文書の承認または審査を現時点において許可する承認者または審査者に係るユーザＩＤを記憶装置に記憶させる文書承認許可者記憶工程と、
文書承認開始宣言手段によって、前記ユーザＩＤおよび前記文書ＩＤを前記情報処理端末から入力することにより文書の承認または審査の開始を宣言する文書承認開始宣言工程と、
初期状態判断手段によって、入力された前記文書ＩＤに対応付けられて前記記憶装置に記憶されている前記ユーザＩＤが、現在の承認者または審査者がいない事を意味するデータであるか否かを判断する初期状態判断工程と、
ユーザＩＤ更新手段によって、現在の承認者または審査者がいないと判断された場合、前記記憶装置に記憶されている前記ユーザＩＤを入力された前記ユーザＩＤに更新するユーザＩＤ更新工程と、
承認可否判断手段によって、更新された前記ユーザＩＤを前記記憶装置から取得し、取得した前記ユーザＩＤと、入力された前記ユーザＩＤとが一致するか否かを判断する承認可否判断工程と、
文書承認許可手段によって、前記ユーザＩＤが一致すると判断された場合、入力された前記文書ＩＤに係る前記文書の承認または審査を許可する文書承認許可工程と、
文書承認不許可手段によって、前記初期状態判断工程で現在の承認者または審査者がいると判断された場合、または、前記承認可否判断工程で前記ユーザＩＤが一致しないと判断された場合、入力された前記文書ＩＤに係る前記文書の承認または審査を許可しない文書承認不許可工程と、
表示手段によって、前記文書の承認または審査が許可されたか否かを承認者または審査者に対して表示する表示工程と、
を含むことを特徴とする文書承認方法。 - ネットワーク上に設けられた情報処理端末で管理される文書の承認または審査を前記情報処理端末上で実行可能とする機能をコンピュータに実行させるコンピュータに読み取り可能なプログラムを記憶している記憶媒体であって、
前記プログラムは、
承認または審査を必要とする文書およびその文書に係る文書ＩＤに対応付けて、前記文書の承認または審査を現時点において許可する承認者または審査者に係るユーザＩＤを記憶装置に記憶させる文書承認許可者記憶機能と、
前記ユーザＩＤおよび前記文書ＩＤを前記情報処理端末から入力することにより文書の承認または審査の開始を宣言する文書承認開始宣言機能と、
入力された前記文書ＩＤに対応付けられて前記記憶装置に記憶されている前記ユーザＩＤが、現在の承認者または審査者がいない事を意味するデータであるか否かを判断する初期状態判断機能と、
現在の承認者または審査者がいないと判断された場合、前記記憶装置に記憶されている前記ユーザＩＤを入力された前記ユーザＩＤに更新するユーザＩＤ更新機能と、
更新された前記ユーザＩＤを前記記憶装置から取得し、取得した前記ユーザＩＤと、入力された前記ユーザＩＤとが一致するか否かを判断する承認可否判断機能と、
前記ユーザＩＤが一致すると判断された場合、入力された前記文書ＩＤに係る前記文書の承認または審査を許可する文書承認許可機能と、
前記初期状態判断機能で現在の承認者または審査者がいると判断された場合、または、前記承認可否判断機能で前記ユーザＩＤが一致しないと判断された場合、入力された前記文書ＩＤに係る前記文書の承認または審査を許可しない文書承認不許可機能と、
前記文書の承認または審査が許可されたか否かを承認者または審査者に対して表示する表示機能と、
を有することを特徴とする記憶媒体。
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