JPH1049598A

JPH1049598A - 電子決裁システム及びワークフローサービスシステム

Info

Publication number: JPH1049598A
Application number: JP8204375A
Authority: JP
Inventors: Daisuke Arikawa; 大輔有川; Takao Kaneko; 貴夫金子; Harumi Mori; 晴美森
Original assignee: N T T DATA TSUSHIN KK; NTT Data Communications Systems Corp
Current assignee: N T T DATA TSUSHIN KK; NTT Data Corp
Priority date: 1996-08-02
Filing date: 1996-08-02
Publication date: 1998-02-20

Abstract

(57)【要約】（修正有）【課題】購入対象物品の情報をカタログ等で入手して
決裁文書等を作成する際、従来では部門単位等で製品情
報を共有することができない場合が多く、また、転記ミ
スが発生したり、同一の物品に対する決裁文書の記載が
起案者によって異なっていた。【解決手段】カタログデータベース１１１に蓄積して
おいたカタログ情報を利用して、決裁文書編集部１４で
電子的に決裁文書を作成し、回覧を行う。ワークフロー
サーバ２１は、決裁文書ファイルをファイル格納部２１
１に保管し、回覧処理部２２及び通知部２３を介して、
決裁文書ファイルの属性と電子的な回覧を管理する。承
認、確認および決裁等に際しては、文書参照部２４およ
び照査処理部２５がファイルにアクセスする。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】この発明は、業務処理の電子
化に係り、特に、決裁文書等の文書の作成、回覧ならび
に承認等の業務を電子化する電子決裁システム及びワー
クフローサービスシステムに関する。

【０００２】

【従来の技術】企業、官庁等において物品を購入する場
合、例えば、購入対象物品の情報をカタログ等で入手
し、入手した情報に基づいて決裁文書等を作成し、上長
の決裁を受けて発注している。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】従来では、物品購入起
案者が個別に製品情報等を入手している。このため、会
社単位、部門単位等で製品情報を共有することができな
い場合が多く、製品情報が再利用されることはほとんど
なかった。

【０００４】また、製品情報等は、多くの場合、電話ま
たはファクシミリにより、業者に依頼して取り寄せてい
る。このため、製品情報等を入手するのに長時間を要
し、その上、得られる製品情報の品質も必ずしも高いも
のとはいえなかった。さらに、紙ベースの物品情報をも
とに決裁文書を作成していたため、対象物品の金額等の
情報の転記ミスが発生したり、同一の物品を購入する場
合にも、起案者によって決裁文書に記載される物品情報
が異なっていた。

【０００５】さらに、紙ベースで決裁文書を起案してい
たため、多くの場合、他人が起案した決裁文書を参照し
たり、再利用したりすることができず、様式の統一も困
難であった。また、起案後は、起案者が決裁文書を決裁
者に直接手渡しするなどして回覧していたため、決裁処
理にも時間を要した。

【０００６】企業、官庁等においては、環境保護等の観
点から、業務の電子化によるペーパレス化が期待されて
いる。しかし、決裁等を伴う業務処理は、上述のよう
に、物品情報の形態が多様であり、しかも、回覧による
承認等が必要であることから、電子化が困難であった。

【０００７】この発明は、上記事情に鑑みてなされたも
ので、決裁及び回覧等を必要とする業務処理及び処理文
書を電子化して、迅速で確実な業務処理を可能とするこ
とを目的とする。また、この発明は、物品情報等の業務
処理用の情報を、簡単な操作で共用及び再利用し得るシ
ステムを提供することを他の目的とする。

【０００８】

【課題を解決するための手段】上記目的を達成するた
め、この発明の第１の観点にかかる電子決裁システム
は、データベースと、前記データベースから読み出した
情報を利用して、決裁文書データを作成する決裁文書作
成手段と、前記決裁文書作成手段により作成された決裁
文書データを電子的に回覧する回覧処理手段と、回覧者
の操作に応じて、前記決裁文書データヘのデータの書き
込み及び決裁結果を示す属性の更新を行う照査処理手段
と、を具備することを特徴とする。

【０００９】このような構成によれば、データベースに
より、各種情報を共有することができ、この共有した情
報を用いて決裁文書を作成することができる。また、作
成した決裁文書を電子的に回覧し、決裁を受けることが
できる。

【００１０】前記回覧処理手段による前記決裁文書デー
タの電子的回覧に関し、決裁文書の存在を示す電子メー
ルを次の回覧者に逐次配信する通知手段を配置しても良
い。このような構成とすれば、次の回覧者は確実に回覧
対象の決裁文書の存在を認識することができる。

【００１１】この通知手段は、回覧者に配信する電子メ
ール中に、直前の回覧者による決裁結果を示す情報を含
ませるようにしてもよい。このような構成とすることに
より、各回覧者は、直前の回覧者の決裁内容を参考にす
ることができる。

【００１２】前記照査処理手段は、その時点での回覧者
のみが、前記決裁文書データヘの書き込み及び決裁結果
を示す属性の更新を行えるようにするための認証手段を
含んでも良い。このような構成とすることにより、決裁
文書の改ざん等を防止できる。

【００１３】前記データベースは、例えば、購入対象物
品の情報を格納し、前記決裁文書作成手段は、前記デー
タベースに登録されている情報に基づいて物品購入決裁
文書を作成し、前記回覧により承認された決裁文書デー
タに基づいて、購入を承認された物品を電子的に発注す
る手段をさらに備えてもよい。

【００１４】この発明の第２の観点にかかるワークフロ
ーサービスシステムは、ワーク文書を格納する格納手段
と、前記格納手段に格納された前記ワーク文書を操作す
る複数の操作手段と、前記格納手段に格納された前記ワ
ーク文書の電子的回覧に相当するワークフローを制御す
るワークフロー手段と、前記ワークフロー手段による電
子的回覧時に、前記ワーク文書の存在を示す電子メール
を次の回覧者の前記操作手段に通知する通知手段と、を
具備することを特徴とする。

【００１５】この構成によれば、任意のワーク文書を電
子的に回覧することができ、しかも、次の回覧者に回覧
対象ワーク文書が存在することを通知することができ
る。

【００１６】回覧者に配信する電子メール中に、直前の
回覧者による書き込み及び更新内容を示す情報を含ませ
てもよい。このような構成とすることにより、各回覧者
は、直前の回覧者の決裁内容を参考にすることができ
る。

【００１７】前記照査処理手段は、その時点の回覧者の
みが、前記ワーク文書ヘの書き込み及び更新を行えるよ
うにするための認証手段を含んでいてもよい。このよう
な構成とすることにより、ワーク文書や決裁の改ざんを
防止できる。

【００１８】前記操作手段は、前記データベースから情
報を読み出し、該情報を加工して、前記ワーク文書を作
成する手段を含んでも良い。このような構成によれば、
共通の情報を用いて、容易にワーク文書を作成できる。

【００１９】

【発明の実施の形態】以下、この発明の実施の形態を図
面を参照して説明する。図１〜図５を参照して、この発
明の第１の実施の形態に係る電子決裁システムを説明す
る。

【００２０】図１は、この発明の第１の実施の形態に係
る電子決裁システムの機能構成を示す。図１の電子決裁
システムは、物品購入のための決裁システムであり、主
として、カタログ情報サービス及び電子決裁ワークフロ
ーサービスから構成されている。

【００２１】この実施の形態において、カタログ情報サ
ービスは、製品カタログ等の購入対象物品のカタログ情
報を電子化してデータベースに蓄積するとともに、蓄積
されたカタログ情報を電子的に取り込んで編集して、決
裁文書を作成するために使用される。このカタログ情報
サービスは、電子決裁ワークフローサービスにリンクさ
れており、作成された決裁文書を電子決裁ワークフロー
サービスに引き渡す。

【００２２】電子決裁ワークフローサービスは、決裁文
書を保管し、電子的な回覧及び照査を管理して、承認、
確認及び決裁等を行う。この電子決裁ワークフローサー
ビスは、最終的に物品購入のための購買システムにリン
クする。購買システムは電子決裁ワークフローサービス
により承認された決裁文書から物品を発注する。

【００２３】図１に示すように、電子決裁システムは、
カタログ情報サーバ１１、カタログ情報データ登録部１
２、カタログ情報参照部１３、決裁文書作成部１４、起
案処理部１５、起案者端末１６、ワークフローサーバ２
１、回覧処理部２２、通知部２３、文書参照部２４、照
査処理部２５、照査者端末２６及び購入処理部３１を具
備する。

【００２４】カタログ情報サーバ１１は、購入対象物品
のカタログ情報を蓄積したカタログデータベース１１１
と、カタログデータベース１１１に登録されているカタ
ログ情報をＨＴＭＬ（Hyper Text Markup Language）形
式に変換するＨＴＭＬ変換部１１２と、を有している。

【００２５】カタログ情報データ登録部１２は、カタロ
グデータベース１１１に購入対象物品のカタログ情報を
登録する。カタログ情報データ登録部１２は、例えば、
物品の製品カタログ上の製品名、規格名、メーカ名及び
単価等のテキスト（文字）情報を登録するテキスト入力
部と、製品カタログ上の画像情報を取り込んで入力する
イメージスキャナ等の画像入力部から構成される。テキ
スト入力部は、オペレータが製品カタログを参照しなが
ら入力するためのキーボードでも良く、画像入力部から
取り込んだ画像データからテキスト情報を抽出するＯＣ
Ｒ（光学文字認識）システムから構成されても良い。

【００２６】カタログ情報参照部１３は、カタログデー
タベース１１１に登録されているカタログ情報を検索
し、参照（表示）する。このカタログ情報参照部１３
は、ＨＴＭＬ変換部１１２からのＨＴＭＬ形式のカタロ
グ情報を参照するためのハイパーテキストブラウザを備
える。

【００２７】ハイパーテキストブラウザとしては、例え
ば、ＷＷＷブラウザ、ウェブブラウザまたはＨＴＭＬブ
ラウザ等と称されるインターネットのホームページ参照
用ソフトウェアが知られており、代表的なものとして
は、ネットスケープナビゲータ（商品名：Netscape Com
munications社）、インターネットエクスプローラ（商
品名：Microsoft社）等がある。

【００２８】決裁文書作成部１４は、通常のワードプロ
セッサまたはエディタ等の文書編集ソフトウェアを用い
て構成され、物品購入伺い書、稟議書等の物品購入のた
めの決裁文書を編集・作成する。決裁文書作成部１４
は、カタログ情報参照部１３が表示するカタログ情報の
所要部分を、ＯＳ（オペレーティングシステム）がイン
タフェースとして提供しているコピーアンドペースト機
能により抽出して、編集することができる。

【００２９】起案処理部１５は、決裁文書作成部１４に
より作成された決裁文書に決裁処理のワークフローのた
めの所定の属性を付して、決裁文書ファイルとし、ワー
クフローサーバ２１に供給する。決裁文書ファイルが起
案処理部１５からワークフローサーバ２１に供給された
ことは、直接またはワークフローサーバ２１を介して間
接的に回覧処理部２２にも通知される。

【００３０】起案者端末１６は、決裁文書を起案するオ
ペレータが使用する端末である。起案者端末１６によ
り、カタログ情報参照部１３及び決裁文書作成部１４の
操作を行う。また、カタログ情報データ登録部１２への
カタログデータの登録も、この起案者端末１６を介して
行うことができる。以上の構成が主としてカタログ情報
サービスに関連する部分である。

【００３１】ワークフローサーバ２１は、決裁処理のワ
ークフローサービスを実現するサーバであり、起案処理
部１５から提供された決裁文書ファイルを格納するファ
イル格納部２１１を有している。所定の属性を含む決裁
文書ファイルは、不要となるまで常時ファイル格納部２
１１に格納されたままの状態で、ワークフローサーバ２
１により管理され、属性の操作及び電子メールの配送に
よって、回覧、決裁等の処理が電子的に実現される。

【００３２】回覧処理部２２は、ファイル格納部２１１
に格納された決裁文書の属性を監視することにより、そ
の決裁文書の回覧状況を把握して、電子的な回覧を達成
すべく、ワークフローサーバ２１及び通知部２３を制御
する。

【００３３】通知部２３は、回覧処理部２２から回覧状
況に応じて与えられる制御情報に従って、起案者端末１
６または照査者端末２６に逐次決裁文書が回覧されたこ
とを認知させるための通知を与える。通知部２３は、起
案者端末１６または照査者端末２６に回覧の通知をした
ことを回覧処理部２２にフィードバックして、回覧処理
部２２が回覧状況を一層明確に把握し得るようにする。

【００３４】文書参照部２４は、ファイル格納部２１１
に格納された決裁文書ファイルを参照する文書ビューワ
である。文書参照部２４による決裁文書の参照は起案者
端末１６または照査者端末２６のいずれからも常時行う
ことができる。ただし、決裁文書ファイルへの書き込み
は、その時点での回覧者（すなわち、電子回覧における
仮想的な文書保有者）だけが行うことができる。

【００３５】照査処理部２５は、文書参照部２４により
参照した文書の内容を照査した結果の決裁、承認、否
認、差し戻し等に応じて、ファイル格納部２１１の決裁
文書ファイルの属性を更新する。すなわち、照査処理部
２５は、決裁文書ファイルには、少なくとも起案者、回
覧者、決裁権者、回覧順序、回覧位置（文書保有者）、
照査結果、決裁結果等に対応する属性を付す。

【００３６】照査者端末２６は、決裁文書を照査する照
査者が使用する端末である。この場合、照査者には、起
案された決裁文書の内容を承認する決裁権のない照査
者、決裁文書の内容に経理上の瑕疵がないか否かを確認
する経理担当者及び決裁文書の内容を決裁する決裁権者
等がある。したがって、照査者端末２６は、決裁文書の
確認者、承認者、及び決裁権者等が使用する。決裁文書
の確認者、承認者、及び決裁権者等は１人とは限らず複
数人である場合もあり、照査者端末２６は、通常複数個
用意される。以上の構成が主として決裁処理ワークフロ
ーサービスに関連する部分である。

【００３７】購入処理部３１は、決裁文書ファイルの内
容が決裁され、該当物品の購入が許可されたときに、発
注・購買を行う。購入処理部３１は、購買システム等と
して構成される場合もある。

【００３８】図２は、図１のシステムを実現するための
ハードウェア構成を示している。このシステムは、ＷＡ
Ｎ（Wide Area Network）１００を介して本社１０１に
結合されたＡ支社１０２、Ｂ支社１０３及びＣ支社１０
４を有する企業におけるシステムを示す。ＷＡＮ１００
は、さらにインターネット１０５により外部に結合され
ている。

【００３９】Ａ支社１０２内のＬＡＮ（Local Area Net
work）には、ワークフローサーバ２１Ａ、起案者端末１
６、承認者端末２６Ａ及び決裁権者端末２６Ｃが結合さ
れている。Ａ支社１０２内のＬＡＮには、さらにカタロ
グ情報サーバ１１が結合されている。Ａ支社１０２のＬ
ＡＮはＷＡＮ１００を介して本社１０１のＬＡＮに結合
されている。

【００４０】本社１０１のＬＡＮには、Ａ支社１０２の
ワークフローサーバ２１Ａとの間で保持データが複製さ
れて共通化されているワークフローサーバ２１Ｂ、経理
担当端末２６Ｂ、及び社内購買情報システム３０が結合
されている。

【００４１】図１に示した照査者端末２６は、照査者端
末２６Ａ、経理担当端末２６Ｂ及び決裁権者端末２６Ｃ
に相当し、また、ワークフローサーバ２１は、ワークフ
ローサーバ２１Ａ及び２１Ｂに相当する。さらに、図１
に示した、カタログ情報データ登録部１２、カタログ情
報参照部１３、決裁文書作成部１４、起案処理部１５、
回覧処理部２２、通知部２３、文書参照部２４、及び照
査処理部２５は、起案者端末１６、ワークフローサーバ
２１Ａ，２１Ｂ、及び照査者端末２６Ａ，２６Ｂ，２６
Ｃ等によって実現される。また、図１の購入処理部３１
は、社内購買情報システム３０により実現される機能の
一部である。

【００４２】次に、図１及び図２の構成を有する電子決
裁システムの動作について、図３〜図５に示すフローチ
ャートを参照して説明する。カタログ情報サービスにお
けるカタログ情報の登録処理を図３に、そしてカタログ
情報の検索／参照処理を図４に示す。

【００４３】図３に示すカタログ情報の登録処理は、カ
タログ情報データ登録部１２によりカタログ情報の登録
を行う際に起動される。

【００４４】まず、対象となる物品の製造メーカが提供
する製品カタログを取得する（ステップＳ１１）。次
に、カタログ情報サーバ１１のカタログデータベース１
１１を検索し、今回取得したカタログのカタログ情報が
既に登録されているか否か判別する（ステップＳ１
２）。ステップＳ１２において、該当するカタログ情報
が既に登録されていると判別されれば、そのカタログ情
報を登録せずに破棄する。ステップＳ１２において、該
当するカタログ情報が未登録であると判定されれば、オ
ペレータ、例えば、製品購入決裁文書の起案者は、カタ
ログ情報を登録するため、以下の作業を行う。

【００４５】まず、製品カタログから、サーバーに登録
する情報を抽出する（ステップＳ１３）。ステップＳ１
３において、製品カタログから抽出するテキスト情報
は、通常の場合、製品名、規格名、メーカ名及び単価等
を含む。また、製品カタログ上の画像を、イメージスキ
ャナにより取り込む。

【００４６】次に、ステップＳ１３で抽出し、作成した
カタログ情報をカタログ情報サーバ１１のカタログデー
タベース１１１に登録する（ステップＳ１４）。カタロ
グ情報サーバ１１のカタログデータベース１１１に登録
されたカタログ情報は、例えば、クライアントからの参
照要求等により、ＨＴＭＬフォーマットに変換され要求
元のクライアントに送信される。

【００４７】図４は、カタログ情報サーバ１１により公
開されたカタログ情報の検索／参照処理を示す。カタロ
グ情報サーバ１１のクライアントであるユーザ（この場
合、起案者）は、ブラウザ等がインストールされた起案
者端末１６を使用してカタログ情報サーバ１１にアクセ
スし、所望のカタログ情報を検索し、参照する（ステッ
プＳ１５）。

【００４８】起案者は、ステップＳ１５で参照したカタ
ログ情報を決裁文書の起案に再利用するか否かを判断し
（ステップＳ１６）、再利用しない場合にはそのままリ
ターンする。再利用する場合には、起案者は、表示され
ている製品名、規格名、メーカー名及び単価等のテキス
ト情報を電子決裁システムの決裁文書の編集ウィンドウ
（フィールド）へコピーして（ステップＳ１７）、決裁
文書を編集する。ブラウザに表示されているテキスト情
報を決裁文書の編集ウィンドウにコピーするには、ＯＳ
の標準機能であるコピーアンドペースト（カットアンド
ペースト）機能を使用することができる。

【００４９】即ち、カタログ情報サービスにおいては、
購入対象となる物品の製品カタログ情報を蓄積するカタ
ログ情報サーバ１１を設置し、起案者、すなわちクライ
アントに物品のカタログ情報を発信する。クライアント
は、ブラウザ等を使用して、カタログ情報サービスで提
供されたカタログ情報を閲覧し、その上、自席のパーソ
ナルコンピュータ等からなる起案者端末１６にカタログ
情報を取り込んで、電子的に再利用することができる。

【００５０】次に、電子決裁ワークフローサービスにつ
いて説明する。電子決裁ワークフローサービスでは、ワ
ークフローサーバ２１のファイル格納部２１１に格納し
た決裁文書ファイルの属性を変更することによって、電
子的な回覧を実現する。電子決裁ワークフローサービス
は、次の表１に挙げる８つの処理からなり、電子決裁ワ
ークフローサービスにおける回覧決裁処理のワークフロ
ーは図５のようになる。

【００５１】

【表１】

【００５２】また、各処理の作業者の定義を表２に示
す。

【００５３】

【表２】

【００５４】図５に太線で示す「起案処理（ステップＳ
２１）→事前確認処理（ステップＳ２２）→決裁処理
（ステップＳ２３）→採番処理（ステップＳ２４）→文
書受理処理（ステップＳ２５）」のルートは、決裁手続
きに必須な処理の流れを示している。ステップＳ２４の
採番処理では、採番担当者が一括して採番を行う“αル
ート”と、申請者自らが採番する“βルート”とのどち
らか一方を、作業形態に応じて選択する。

【００５５】また、図５に示す処理では、処理のルート
として、ステップＳ２１の起案処理とステップＳ２２の
事前確認処理との間、及びステップＳ２２の事前確認処
理とステップＳ２３の決裁処理との間に、それぞれ照査
者による照査処理（ステップＳ３２、Ｓ３３、Ｓ３４及
びステップＳ３５、Ｓ３６、Ｓ３７）を挿入することを
可能としている。

【００５６】さらに、ステップＳ２１の起案処理におい
て、代理起案を可能にするため“代理起案ルート”を用
意している。代理起案とは、起案者の代わりに決裁文書
作成の作業のみを他の作業者である代理起案者が行い、
起案者はその内容だけを確認する処理である。従って、
決裁文書が代理起案された場合は、起案された決裁文書
は必ず「起案者」により照査処理（ステップＳ３１）さ
れる。

【００５７】決裁文書を否認し申請者に差し戻すことが
できるのは、再起案処理（ステップＳ２６）へのフロー
ルートがある照査処理（ステップＳ３１〜Ｓ３７）、事
前確認処理（ステップＳ２２）及び決裁処理（ステップ
Ｓ２３）のみである。ステップＳ２６の再起案処理で
は、申請者が否認状態にある決裁文書を再び起案できる
状態に変更・修正する。なお、ステップＳ２１の起案処
理において、起案者は、作成した決裁文書、又は、再起
案処理がなされた決裁文書を破棄することができる。こ
の場合、起案者は上述した方法で再び起案文書を作成
し、ワークフローサーバ２１のファイル格納部２１１に
その起案文書を格納する。

【００５８】図５のワークフローの特徴として、通知メ
ール機能がある。通知メール機能は、決裁文書が承認ま
たは否認されたときに、次の回覧者へその旨を、電子メ
ール機能を用いて通知する機能である。図５で作業者の
表示の近傍に付された封筒のマークは、その作業者に決
裁文書が回送されると通知メールが送信されることを示
している。

【００５９】上述した決裁文書の回覧ルートのルーティ
ング、すなわち決裁手続きのルートの決定及び各処理へ
の実作業者の割り当ては、起案処理において行われる。
起案処理において、物品購入費用の概算額が決定される
と、起案者毎に予め登録されたルーティングから、概算
額に適合したルートが決定される。

【００６０】例えば、起案者Ｋが、物品Ｌを購入する場
合を例に、図１〜図５に示す構成の電子決裁システムの
動作を説明する。まず、起案者Ｋは自己の端末（起案者
端末）１６からカタログ情報サーバ１１をアクセスし、
１５万円の物品Ｌの情報を参照し、この情報を用いて物
品Ｌを購入するための物品購入決裁文書を作成する。ま
た、カタログ情報サーバ１１に、物品Ｌのカタログ情報
が登録されていない場合には、Ｋは入手したカタログか
ら、その情報をカタログ情報サーバに自ら登録し、登録
時に使用した情報を用いて決裁文書を作成しても良い。

【００６１】起案者Ｋは作成した決裁文書をワークフロ
ーサーバ２１Ａに登録する（ステップＳ２１）。ワーク
フローサーバ２１Ａは、登録された決裁文書の写しをＷ
ＡＮ１００を介して経理担当部門のワークフローサーバ
２１Ｂに登録する。

【００６２】ワークフローサーバ２１Ａには、図６に示
すように、決裁文書の決裁額に応じたワークフローが登
録されている。Ｋの欄を参照すると、決裁額が５万円以
上２０万円未満の場合には、上長Ｍの照査、経理担当者
ｎによる事前確認、上長Ｐによる決裁処理、αルートで
の採番処理、経理担当者による文処理受理処理が行われ
る手順が定義されている。

【００６３】この手順に従って、照査対象の決裁文書が
存在することを示すメールが照査者Ｍに送信される。こ
のメールを受けて照査対象決裁文書の存在を知った照査
者Ｍは、自己の端末２６（承認者端末２６Ａ）からワー
クフローサーバ２１Ａをアクセスし、決裁文書の内容を
確認する（ステップＳ３２）。ここで、決裁文書の内容
が不適切な場合、照査者Ｍは該決裁文書に差し戻しの属
性を付加すると共に、起案者Ｋに電子メールで決裁文書
の内容が不適切である旨を通知する。

【００６４】差し戻された決裁文書は、再起案処理にお
いて、再び起案できる状態に変更された後（ステップＳ
２６）、起案者Ｋにより修正され（ステップＳ２１）、
照査者Ｍに、照査対象の決裁文書が存在することを示す
メールが再度送信される。

【００６５】一方、照査者Ｍは、決裁文書の内容が妥当
であると判断した場合、該決裁文書に照査済（照査Ｏ
Ｋ）の属性を付加する。ワークフローサーバ２１Ａは、
該決裁文書に照査済の属性が付加されたことを示す情報
をＷＡＮ１００を介して経理担当部門のワークフローサ
ーバ２１Ｂに転送する。この情報に応答し、ワークフロ
ーサーバ２１Ｂは、照査済の属性を対応する写しに付加
する。

【００６６】経理担当者Ｎは、自己の端末２６Ｂから、
ワークフローサーバ２１Ｂをアクセスする。ワークフロ
ーサーバ２１Ｂ内に、事前確認対象の決裁文書が存在す
る場合、該決裁文書を読み出し、経理担当者の立場でそ
の内容を審査する（ステップＳ２２）。

【００６７】ここで、決裁文書の内容が不適切な場合、
経理担当者Ｎは、該決裁文書に差し戻しの属性を付加す
ると共に、起案者Ｋに電子メールで決裁文書の内容が不
適切である旨を通知する。

【００６８】ワークフローサーバ２１Ｂは、該当決裁文
書の事前確認が未承認となった旨をワークフローサーバ
２１Ａに通知し、ワークフローサーバ２１Ａも該決裁文
書の属性として、差し戻しを付加する。

【００６９】差し戻された決裁文書は、再起案処理にお
いて、再び起案できる状態に変更される（ステップＳ２
６）。電子メールを受領した起案者Ｋは、再起案処理が
なされた決裁文書を修正する（ステップＳ２１）。

【００７０】経理担当者Ｎが決裁文書の内容が妥当であ
ると判断すると、該決裁文書に事前確認済（事前確認Ｏ
Ｋ）の属性を付す。ワークフローサーバ２１Ｂは、該決
裁文書に事前確認済の属性が付加されたことを示す情報
をワークフローサーバ２１Ａに通知する。ワークフロー
サーバ２１Ｂからの通知に応答し、ワークフローサーバ
２１Ａは、この決裁文書に事前確認済の属性を付加す
る。続いて、ワークフローテーブルに定義されたフロー
に従って、決裁対象文書が存在する旨の電子メールが決
裁権者Ｐに送信される。

【００７１】この電子メールを受けて、決裁文書の存在
を知った決裁権者Ｐは、自己の端末２６（決裁権者端末
２６Ｃ）からワークフローサーバ２１Ａをアクセスし、
決裁文書の内容を確認する（ステップＳ２３）。ここ
で、決裁文書の内容が不適切な場合、決裁権者Ｐは該決
裁文書に差し戻しの属性を付加すると共に、起案者Ｋに
電子メールで決裁文書の内容が不適切である旨を通知す
る。

【００７２】差し戻された決裁文書は、再起案処理にお
いて、再び起案できる状態に変更された後（ステップＳ
２６）、起案者Ｋにより修正され（ステップＳ２１）、
照査対象の決裁文書が存在することを示すメールが照査
者Ｍに再度送信される。

【００７３】一方、決裁権者Ｐは、決裁文書の内容が妥
当であると判断した場合、該決裁文書に決裁済（決裁Ｏ
Ｋ）の属性を付加する。ワークフローサーバ２１Ａは、
該決裁文書に決裁済の属性が付加されたことを示す情報
をワークフローサーバ２１Ｂに転送する。この情報に応
答し、ワークフローサーバ２１Ｂは、決裁済の属性を対
応する写しに付加する。

【００７４】続いて、決裁済の属性が付加された決裁文
書に通番号を付すαルートの採番処理が実行される（ス
テップＳ２４）。

【００７５】採番終了後、ワークフローテーブルに従っ
て、決裁済みの決裁文書が存在する旨の電子メールが経
理担当者Ｎの経理担当端末２６Ｂに送信される。このメ
ールを受け取った経理担当者Ｎは、自己の端末２６Ｂか
ら、ワークフローサーバ２１Ｂをアクセスし、該決裁文
書を読み出し、決裁内容に従って、社内購買情報システ
ム３０により、物品Ｌを発注する（ステップＳ２５）。
以上で、物品Ｌの購入のための、決裁文書の起案から発
注までの処理が終了する。

【００７６】この決裁処理の間、ワークフローサーバ２
１Ａをアクセスすることにより、誰でも登録されている
決裁文書を参照することができる。ただし、決裁文書へ
書き込みができるのは、その時点での回覧者のみであ
り、ワークフローサーバ２１Ａ、２１Ｂは、図６のワー
クフローテーブルに定義されているワークフローに従っ
て、現在の回覧者以外の者による決裁文書への書き込み
（属性の変更）を禁止する。

【００７７】この実施の形態の電子決裁システムでは、
物品の製品カタログ等のカタログ情報をカタログ情報サ
ーバ１１で一元的に管理することができる。カタログ情
報を社員全員で共有して参照することができる。また、
カタログ情報の検索及び取得に要する時間を共に短縮す
ることができ、決裁文書の作成も短期間で可能になる。
カタログ情報サーバに登録された情報をコピーアンドペ
ーストすることにより、決裁文書を作成することがで
き、転記の際の記入ミスを低減することができる。電子
的に情報を取得し、コンピュータ画面上で参照、閲覧す
ることができるため、用紙の使用枚数を低減することが
できる。同様に、紙のカタログの収納スペースを低減す
ることができる。

【００７８】また、従来の紙で行われた決裁処理より
も、迅速に且つ円滑に回覧処理を行うことが可能とな
る。ワークフローサーバ２１にアクセスすれば、いつで
も、誰でも、すべての決裁文書及び処理状況を参照する
ことが可能になる。フォーマットが統一化され、遠隔地
からでも決裁処理が自由な時間に行える。

【００７９】なお、上記説明では、ワークフローサーバ
２１Ａと２１Ｂのいずれか一方に変更があった場合、逐
次的に変更に関する情報を他方へ送信するようにした
が、ワークフローサーバ２１Ａと２１Ｂとの間で定期的
（例えば、１時間毎）に整合を取り合い、そのときに、
一方のワークフローサーバ２１で変更された文書を他方
のワークフローサーバ２１に複製するようにしてもよ
い。

【００８０】次に、図７を参照して、この発明の第２の
実施の形態に係る情報サービスシステムを説明する。図
７は、この発明の第２の実施の形態に係る情報サービス
システムの機能構成を示している。図７の情報サービス
システムは、カタログ情報サービスシステムとして構成
されており、図１の電子決裁システムにおけるカタログ
情報サービス機能を独立させたものである。カタログ情
報サービスシステムは、図１と同様のカタログ情報サー
バ１１、カタログ情報データ登録部１２及びカタログ情
報参照部１３に加えて、登録用端末４１及び利用者端末
４２を具備している。

【００８１】登録用端末４１は、カタログ情報サーバ１
１のカタログデータベース１１１へのカタログ情報の登
録作業に用いられる端末であり、図３において説明した
作業を行う。利用者端末４２は、カタログ情報サーバ１
１のカタログデータベース１１１に登録されたカタログ
情報の検索、閲覧及び再利用を行うための端末であり、
図４において説明した作業を行う。これら登録用端末４
１及び利用者端末４２としては、通常の場合、それぞれ
の作業者の手元のパーソナルコンピュータ等の端末を利
用することができる。

【００８２】次に、図８を参照して、この発明の第３の
実施の形態に係るワークフローサービスシステムを説明
する。図８は、この発明の第３の実施の形態に係る電子
決裁ワークフローサービスシステムの機能構成を模式的
に示している。図８の電子決裁ワークフローサービスシ
ステムは、図１の電子決裁システムにおける電子決裁ワ
ークフローサービス機能を、一般的な電子決裁ワークフ
ローサービスシステムとして独立させたものである。す
なわち、電子決裁ワークフローサービスは、決裁文書を
保管し、電子メールを利用した電子的な回覧及び照査を
管理して、承認、確認及び決裁等を行うことができる。

【００８３】電子決裁ワークフローサービスシステム
は、図１とほぼ同様の決裁文書作成部１４、起案処理部
１５、起案者端末１６、ワークフローサーバ２１、回覧
処理部２２、通知部２３、文書参照部２４、照査処理部
２５及び照査者端末２６に加えて、図１の購入処理部３
１に対応する最終処理部５１を具備している。

【００８４】最終処理部５１は最終決裁が得られると、
その決裁結果に応じた処理を行う。この場合、図５に示
したのとほぼ同様の処理によって、物品購入の決裁に限
らず、種々の決裁処理を行うことができる。

【００８５】以上の説明では、文書の決裁にワークフロ
ーサービスを応用する例を示したが、この発明は、「検
討項目票」や「故障処理票」のような、従来は情報を紙
ベースで持ち回っていた任意の処理に応用できる。この
場合のワークフローサービスシステムについて、以下説
明する。図９は、この発明の第４の実施の形態に係る業
務支援ワークフローサービスシステムの機能構成を示し
ている。図９の業務支援ワークフローサービスシステム
は、「検討項目票」または「故障処理票」の処理業務の
支援に用いるシステムとして構成されている。

【００８６】業務支援ワークフローサービスシステム
は、図１とほぼ同様の起案処理部１５、ワークフローサ
ーバ２１、回覧処理部２２、通知部２３及び文書参照部
２４に加えて、図１の起案者端末１６、決裁文書作成部
１４、照査者端末２６及び照査処理部２５にそれぞれほ
ぼ対応する起案者端末６１、業務文書作成部６２、処理
者端末６３及び業務処理部６４を具備している。起案者
端末６１は、「検討項目票」又は「故障処理票」を起案
する起案者が使用する端末である。

【００８７】業務文書作成部６２は、起案者端末６１の
操作に応じて、「検討項目票」、「故障処理票」等の回
覧用の業務文書を作成する。処理者端末６３は、「検討
項目票」または「故障処理票」を閲覧・参照し、処理す
る処理者が使用する端末である。業務処理部６４は、処
理者端末６３の操作に応じて、「検討項目票」、「故障
処理票」等の業務文書を処理する。このようにして、業
務文書の文書ファイルの属性を変更すること及び通知メ
ール機能により回覧処理を実現することができる。

【００８８】図９の構成の場合も、文書ファイルの属性
を変更することで実現される回覧処理と、通知メール機
能を適用して、「検討項目票」や「故障処理票」を電子
的に回覧する。

【００８９】なお、この発明は上記第１〜第４の実施の
形態に限定されず、種々の変形及び応用が可能である。
例えば、図１、図２、図６〜図９に示した構成は、一例
にすぎず、任意に変更可能である。また、図３〜図５に
示した処理手順も一例にすぎず、任意に変更可能であ
る。

【００９０】

【発明の効果】以上説明したように、この発明に係る電
子決裁システムにおいては、決裁及び回覧等を必要とす
る業務処理及び処理文書が文書ファイル及びその文書フ
ァイルに付した属性を用いて効果的に電子化されるの
で、迅速で且つ確実な業務処理が可能となるとともに、
処理文書は、随時参照及び再利用が可能であるので、ペ
ーパレス化にも寄与し得る。この発明に係るワークフロ
ーサービスシステムは、ワーク文書ファイルをオンライ
ンで検索参照可能に保持管理するとともに、前記ワーク
文書ファイルの属性を管理することにより、そのワーク
文書ファイルの電子的な回覧に相当するワークフローを
形成し、前記ワーク文書ファイルの電子的回覧に関連し
て、ワーク文書の存在を示す電子メールを次の回覧者に
逐次配信し、且つその時点での回覧者の操作に応じて、
前記ワーク文書ファイルヘの書き込み及び更新を行う。
このシステムでは、属性及び電子メールを用いて、電子
的な文書情報の回覧を実現し、回覧文書の管理を容易に
している。

【図面の簡単な説明】

【図１】この発明の第１の実施の形態に係る電子決裁シ
ステムの模式的構成を示すブロック図である。

【図２】図１の電子決裁システムを実現するハードウェ
ア構成を示すシステムブロック図である。

【図３】図１の電子決裁システムにおけるカタログ情報
の登録処理を説明するためのフローチャートである。

【図４】図１の電子決裁システムにおけるカタログ情報
の検索／参照処理を説明するためのフローチャートであ
る。

【図５】図１の電子決裁システムにおける回覧決裁処理
を説明するためのフローチャートである。

【図６】ワークフローテーブルの一例を示す図である。

【図７】この発明の第２の実施の形態に係る情報サービ
スシステムの模式的構成を示すブロック図である。

【図８】この発明の第３の実施の形態に係る電子決裁ワ
ークフローサービスシステムの模式的構成を示すブロッ
ク図である。

【図９】この発明の第４の実施の形態に係る業務支援ワ
ークフローサービスシステムの模式的構成を示すブロッ
ク図である。

【符号の説明】

１１カタログ情報サーバ１２カタログ情報データ登録部１３カタログ情報参照部１４決裁文書作成部１５起案処理部１６，６１起案者端末２１，２１Ａ，２１Ｂワークフローサーバ２２回覧処理部２３通知部２４文書参照部２５照査処理部２６照査者端末２６Ａ承認者端末２６Ｂ経理担当端末２６Ｃ決裁権者端末３０社内購買情報システム３１購入処理部４１登録用端末４２利用者端末５１最終処理部６２業務文書作成部６３処理者端末６４業務処理部１００ＷＡＮ１０１本社１０２〜１０４支社１０５インターネット１１１カタログデータベース１１２ＨＴＭＬ変換部２１１ファイル格納部

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】データベースと、前記データベースから読み出した情報を利用して、決裁
文書データを作成する決裁文書作成手段と、前記決裁文書作成手段により作成された決裁文書データ
を電子的に回覧する回覧処理手段と、回覧者の操作に応じて、前記決裁文書データヘのデータ
の書き込み及び決裁結果を示す属性の更新を行う照査処
理手段と、を具備することを特徴とする電子決裁システム。
【請求項２】前記回覧処理手段による前記決裁文書デー
タの電子的回覧に関し、決裁文書の存在を示す電子メー
ルを次の回覧者に逐次配信する通知手段、をさらに具備
することを特徴とする請求項１に記載の電子決裁システ
ム。
【請求項３】前記通知手段は、回覧者に配信する電子メ
ール中に、直前の回覧者による決裁結果を示す情報を含
ませる手段を含むことを特徴とする請求項１に記載の電
子決裁システム。
【請求項４】前記照査処理手段は、その時点での回覧者
のみが、前記決裁文書データヘの書き込み及び決裁結果
を示す属性の更新を行えるようにするための認証手段を
含むことを特徴とする請求項１、２又は３に記載の電子
決裁システム。
【請求項５】前記データベースは、購入対象物品の情報
を格納し、前記決裁文書作成手段は、前記データベースに登録され
ている情報に基づいて物品購入決裁文書を作成し、前記回覧により承認された決裁文書データに基づいて、
購入を承認された物品を電子的に発注する手段をさらに
備える、ことを特徴とする請求項１乃至４のいずれか１項に記載
の電子決裁システム。
【請求項６】ワーク文書を格納する格納手段と、前記格納手段に格納された前記ワーク文書を操作する複
数の操作手段と、前記格納手段に格納された前記ワーク文書の電子的回覧
に相当するワークフローを制御するワークフロー手段
と、前記ワークフロー手段による電子的回覧時に、前記ワー
ク文書の存在を示す電子メールを次の回覧者の前記操作
手段に通知する通知手段と、を具備することを特徴とするワークフローサービスシス
テム。
【請求項７】前記通知手段は、回覧者の前記操作手段に
配信する電子メール中に、直前の回覧者の操作内容を示
す情報を含ませる手段を含む、ことを特徴とする請求項
６に記載のワークフローサービスシステム。
【請求項８】前記操作手段は、その時点での回覧者のみ
が、前記ワーク文書ヘの書き込み及び更新を行えるよう
にするための認証手段を含む、ことを特徴とする請求項
６又は７に記載のワークフローサービスシステム。
【請求項９】データベースをさらに備え、前記操作手段は、前記データベースから情報を読み出
し、該情報を加工して、前記ワーク文書を作成する手段
を含む、ことを特徴とする請求項６乃至８のいずれか１つに記載
のワークフローサービスシステム。