JP5655456B2 - 契約情報処理装置、契約情報処理方法、および契約情報処理システム - Google Patents

Description

本発明は、契約情報処理装置、契約情報処理方法、および契約情報処理システムに関する。

従来、事業部が取引先との商取引を行う場合、事業部が契約書を作成して取引先と契約を締結する企業がある。このような企業の中には、その契約書に法的に問題となる記述や自社にとって不利益となる記述が無いか、法的リスクを極力排除するため、契約の締結前に法務部門による審査を行う企業がある。

この際、事業部では、担当者が、取引先と業務内容（金額や条件等契約記載事項）を協議し、協議内容に応じて契約書案を作成し、業務内容と契約書案を法務部門（審査部門）へ審査依頼する。

審査依頼を受けた法務部門では、担当者が、事業部の業務内容を理解した上で契約書案を審査（法律違反や自社への不利益事項が無いか確認）する。この際、法務部門の担当者は、契約書案が審査を通過したか否かの回答を行う。

そして、事業部では、契約書案が審査を通過せず訂正が必要であるとの回答を受けた場合、担当者が、法務部門からの回答に沿って取引先との協議を実施し、契約書案の合意を得る。そして、再度、法務部門へ契約書案の審査を依頼する。事業部および法務部門は、契約書案に対する訂正が無くなるまで、上記の業務を繰り返し行う。そして、事業部は、審査を通過した契約書案によって、取引先との契約を締結する。

上記の契約内容を管理する技術が、特許文献１に記載されている。

ところで、契約審査業務においては、法律に精通した法務部門の担当者が、事業部の業務内容を理解した上で契約書案の審査を行う。このように、契約審査業務は、人手による作業となるため、審査に多くの時間が必要となっている。

本発明は、上記に鑑みてなされたものであって、契約を審査する審査部門の負担を軽減することができるようにすることを目的とする。

上述した課題を解決し、目的を達成するために、本発明の契約情報処理装置は、他の端末と接続される契約情報処理装置であって、締結予定の契約に関する質問を含む画面を記憶する記憶手段と、前記記憶手段に記憶された画面に含まれる質問に対して、前記他の端末で入力された回答を含む判定用情報を受け付ける受付手段と、前記受付手段で受け付けた前記回答を含む前記判定用情報に基づいて、前記締結予定の契約に対して審査部門の審査が不要かを判定する判定手段と、を有する。

また、本発明の契約情報処理方法は、他の端末と接続される契約情報処理装置の契約情報方法であって、受付手段が、締結予定の契約に関する質問を含む画面を記憶する記憶手段に記憶された画面に含まれる質問に対して、前記他の端末で入力された回答を含む判定用情報を受け付ける受付ステップと、判定手段が、前記受付ステップで受け付けた前記回答を含む前記判定用情報に基づいて、前記締結予定の契約に対して審査部門の審査が不要かを判定する判定ステップと、を有する。

また、本発明の契約情報処理システムは、端末と、締結予定の契約に関する質問を含む画面を記憶する記憶手段を有する契約情報処理装置とを含む契約情報処理システムであって、端末は、前記契約情報処理装置に記憶された前記画面を表示する表示部と、前記表示部に表示された画面に含まれる質問に対して入力された回答を含む判定用情報を前記契約情報処理装置に送信する送信手段と、を有し、契約情報処理装置は、前記端末から送信された前記回答を含む前記判定用情報を受け付ける受付手段と、前記受付手段で受け付けた前記回答を含む前記判定用情報に基づいて、前記締結予定の契約に対して審査部門の審査が不要かを判定する判定手段と、を有する。

本発明によれば、画面に含まれる締結予定の契約に関する質問に対して、他の端末で入力された回答を含む判定用情報に基づいて、締結予定の契約に対して審査部門の審査が不要かを、判定手段が判定するので、契約を審査する審査部門の負担を軽減することができる。

図１は、本発明の第１実施形態にかかる業務管理システムの構成を示す図である。 図２は、管理サーバの構成を示す図である。 図３は、管理サーバのシステム設定記録領域に記録されるシステム設定情報を示す図である。 図４は、事業部端末の構成を示す図である。 図５は、法務管理部端末の構成を示す図である。 図６は、初期画面を例示する図である。 図７は、審査要否判定処理における管理サーバの機能構成を示す図である。 図８は、審査要否判定処理の流れを示すフローチャートである。 図９は、質問画面を例示する図である。 図１０は、判定処理の流れを示すフローチャートである。 図１１は、本発明の第２の実施形態にかかる質問画面を例示する図である。 図１２は、審査要否判定処理の流れを示すフローチャートである。

以下に添付図面を参照して、この発明にかかる契約情報処理装置、契約情報処理方法、および契約情報処理システムの実施形態を詳細に説明する。

［第１実施形態］
まずは、第１実施形態を図１ないし図１０を参照して説明する。

図１に示すように、本実施形態の業務情報管理システムＡは、契約情報処理装置としての管理サーバ１と、入力端末としての事業部端末２と、法務管理部端末３と、ホスト装置４と、契約相談データベース５と、契約管理データベース６と、文書管理データベース７と、サンプルデータベース８と、画像データ管理データベース９と、アドレス帳データベース１０と、を備えている。これらの管理サーバ１と、事業部端末２と、法務管理部端末３と、ホスト装置４と、各種データベース５〜１０とは、ＬＡＮ（Local Area Network）等によって接続されている。この業務情報管理システムＡは、企業に設置されて、契約等の業務に関する処理等を実行する。

管理サーバ１は、ワークステーション等のサーバ用コンピュータから構成され、業務情報管理システムＡ全体を管理する。詳細には、管理サーバ１は、事業部端末２および法務管理部端末３から契約業務等の業務に関する情報の入力・変更等の指示を受け、各データベース５〜１０に記録されている情報の更新等の処理を実行し、業務に関する情報を管理する。

管理サーバ１は、図２に示すように、処理制御部１１と、通信部１２と、データ記憶部１３と、を備えている。

処理制御部１１は、ＣＰＵ、ＲＯＭ、ＲＡＭ等を有して、通信部１２およびデータ記憶部１３の動作を制御する。また、処理制御部１１は、管理サーバ１全体の動作を制御する。

通信部１２は、事業部端末２や法務管理部端末３との間で通信を実行する。

データ記憶部１３は、半導体メモリ、磁気ディスク記録装置等から構成され、管理サーバ１の動作を規定するプログラムや各種のデータを記録する。データ記憶部１３は、システム設定記録領域１４を備えている。

システム設定記録領域１４は、業務情報管理システムＡの導入先に対応した設定を示すシステム設定情報を変更可能に記録する。例えば、システム設定記録領域１４は、図３に示すように、漢字名取得情報１４−１と、採番情報１４−２と、ワークフロー情報１４−３と、キーワード情報１４−４と、必須項目情報１４−５と、参照情報１４−６と、アーカイブ情報１４−７と、期間管理情報１４−８と、追加項目情報１４−９と、審査要否判定処理情報１４−１０と、を含むシステム設定情報を記録する。

漢字名取得情報１４−１は、アドレス帳データベース１０の漢字項目名や検索方法（ビュー名）等を示す情報である。

採番情報１４−２は、契約書の管理番号体系を示す情報である。

ワークフロー情報１４−３は、業務の参加者を登録し、連絡メールの送付あり／なしといった、契約に関する業務情報を管理する方式を、業務の参加者ごとに設定するための情報である。

キーワード情報１４−４は、契約協議依頼情報等の各種の情報に含まれる項目を入力する際に利用可能なキーワードを、事前に登録するための情報である。

必須項目情報１４−５は、各種の情報を入力する際に必ず入力しなければならない項目を設定するための情報である。

参照情報１４−６は、導入先に応じた特別な参照権限を設定するための情報である。

アーカイブ情報１４−７は、契約に関する情報の管理期間が満了したのちの情報を保管するための設定に関する情報である。

期間管理情報１４−８は、締結契約情報等により登録された案件の期間管理に関する詳細な設定を示す情報である。

追加項目情報１４−９は、契約に関する情報以外に追加される項目を示す情報である。

審査要否判定処理情報１４−１０は、締結予定の契約に対して審査部門の審査の要否を判定する審査要否判定処理に関する情報である。

図１に示す事業部端末２は、各事業部に設置される。事業部端末２は、パーソナルコンピュータ等から構成される。事業部端末２は、各事業部の構成員により入力される契約に関する情報の入力・変更等の指示を受け付け、管理サーバ１にアクセスして情報を処理する。例えば、事業部端末２は、契約の相手方と契約交渉を行う事業部の事案担当者から、締結前の契約に対する法務部門の審査の要否を判定するための締結予定の契約に関する情報を含む判定用情報の入力を受け付ける。判定用情報は、締結予定の契約に関する情報を含む情報である。また、事業部端末２は、法務部部門の法務担当者や法務管理部の構成員（以下、法務管理部員という。）に契約の協議を依頼する契約協議依頼情報の入力を受け付ける。また、事業部端末２は、契約協議依頼情報について、各事業部の法務担当者による事案担当者への回答を示す情報の入力を受け付ける等、事業部の事案担当者や法務担当者により入力される様々な指示・情報を受け付ける。

また、事業部端末２は、管理サーバ１から受けた情報に応じた画像を表示して、事業部の構成員（事案担当者、法務担当者等。以下、事業部員という。）から閲覧を要求された情報を提示（出力）する。このような事業部端末２は、図４に示すように、処理制御部１５と、通信部１６と、データ記憶部１７と、入力部１８と、表示部１９と、を備えている。

処理制御部１５は、ＣＰＵ、ＲＯＭ、ＲＡＭ等を有して、事業部端末２全体の動作を制御する。処理制御部１５は、入力部１８から入力された指示に従って、通信部１６を介して管理サーバ１と通信し、各種の情報を送受信する。また、処理制御部１５は管理サーバ１から受けた情報に従った画像を表示するための画像情報を作成し、表示部１９に供給する。

通信部１６は、処理制御部１５の制御により、管理サーバ１にアクセスして各種の情報を伝達する。

データ記憶部１７は、半導体メモリ、磁気ディスク記録装置等から構成され、管理サーバ１から取得した各種の情報や事業部端末２の動作を規定するプログラムを記録する。

入力部１８は、キーボード、ポインティングデバイス等から構成され、事業部員が業務情報管理システムＡに所定の処理を実行させる旨の指示を入力するためのものである。

表示部１９は、ディスプレイ装置、ビデオメモリ等から構成され、処理制御部１５から供給された画像情報に従った画像を表示して、管理サーバ１から受けた情報等を事業部員に提示（出力）する。

また、事業部端末２には、図１に示すように、ＯＣＲ（Optical Character Reader）等から構成され、紙製の契約書を読み取る読取装置２０を結合してもよい。ここで、事業部端末２は、読取装置２０により読み取った契約書を、例えばＰＤＦ（Portable Document Format）方式の画像ファイルに画像データとして格納し、管理サーバ１に送る。管理サーバ１に送られた契約書の画像データは、画像データ管理データベース９に記録される。

図１に示す法務管理部端末３は、例えば法務部や総務部といった、法務管理部門に設置される。この法務管理部門が契約を審査する審査部門である。法務管理部端末３は、パーソナルコンピュータ等から構成され、法務管理部員により入力される契約や紛争に関する情報の入力・変更等の指示を受け付け、管理サーバ１にアクセスして情報を処理する。例えば、法務管理部端末３は、事業部の事案担当者からの依頼を割り振られた法務管理部員が、事案担当者により入力された契約協議依頼情報についての回答を入力すると、これを受け付けて契約に関する協議依頼の詳細を示す契約依頼詳細情報を変更する等の処理を実行する。

このような法務管理部端末３は、図５に示すように、処理制御部２１と、通信部２２と、データ記憶部２３と、入力部２４と、表示部２５と、を備えている。

処理制御部２１は、ＣＰＵ、ＲＯＭ、ＲＡＭ等を有して、法務管理部端末３全体の動作を制御する。処理制御部２１は、入力部２４から入力された指示に従って通信部２２を介して管理サーバ１と通信し、各種の情報を送受信する。また、処理制御部２１は管理サーバ１から受けた情報を表示するための画像情報を作成し、表示部２５に供給する。

通信部２２は、処理制御部２１の制御により、管理サーバ１にアクセスして各種の情報を伝達する。

データ記憶部２３は、半導体メモリ、磁気ディスク記録装置等から構成され、管理サーバ１から取得した各種の情報や法務管理部端末３の動作を規定するプログラムを記録する。

入力部２４は、キーボード、ポインティングデバイス等から構成され、法務管理部員が業務情報管理システムＡに所定の処理を実行させる旨の指示を入力するためのものである。

表示部２５は、ディスプレイ装置、ビデオメモリ等から構成され、処理制御部２１から供給された画像情報に従った画像を表示して、管理サーバ１から受けた情報等を法務管理部員に提示（出力）する。

図１に示す契約相談データベース５は、事業部の事案担当者が契約の相手方と契約を結ぶにあたっての基本情報である契約協議依頼情報と、その情報の詳細を示す契約依頼詳細情報とを記録するためのものである。本実施形態では、契約協議依頼情報および契約依頼詳細情報が判定用情報に相当する。

契約協議依頼情報は、例えば、契約相手方名称や契約相手方担当者名や契約相手方連絡先等を示す契約相手方情報、取引の内容（売買、リース等の区別）や契約金額や物件の設置場所等を示す契約情報、事案担当者や事業部の法務担当者や法務管理部にて協議の依頼を割り当てられた担当者等を示す担当者情報、案件の進捗状況を示す案件進捗情報等から構成される。

契約依頼詳細情報は、事案担当者からの依頼の詳細や、それに対する法務担当者および法務管理部員の回答や、契約協議の依頼を事案担当者に差し戻す際の差し戻し理由等を示すコメント等を示す情報から構成される。

契約管理データベース６は、締結された契約に関する事項を示す締結契約情報を記録するためのものである。

締結契約情報は、例えば、契約の管理番号等を示す管理情報、契約の相手方に関する事項（地域、名称、所在地等）を示す契約相手方情報、契約の種類や内容および対象物等を示す契約情報、契約期間等を示す期間情報、契約の担当者を示す担当者情報等から構成される。

また、契約管理データベース６は、締結契約情報に関連する情報を、覚書として関連付けて記録可能であり、事業部端末２に締結契約情報を提供する際に、締結契約情報に示される契約についての覚書を読み出して事業部端末２に提供することができる。

文書管理データベース７は、契約相談データベース５および契約管理データベース６に記録されている情報の、より詳細な内容を示す情報を、文書型式のファイル（以下、文書ファイルという。）に格納して記録するためのものである。より具体的には、文書管理データベース７は、契約相談データベース５に記録されている契約依頼詳細情報に関連して、事案担当者からのより詳細な依頼内容を示す文字情報や、依頼に対する法務担当者および法務管理部員の回答の全文を示す文字情報を、文書ファイルに格納して記録する。また、文書管理データベース７は、契約管理データベース６に記録されている締結契約情報についての覚書の詳細を示す文字情報を、文書ファイルに格納して記録する。

サンプルデータベース８は、文書管理データベース７に記録された文字情報のうちで契約書のサンプルを示すサンプル情報となるものを文書ファイルに格納して記録する。なお、サンプルデータベース８に記録されている文字情報等は、原則として法務管理部員のみが編集・閲覧可能とし、参照制限の設定が変更された場合に法務管理部員以外の者も閲覧可能とし、法務管理部のシステム管理者のみが削除可能とすることで、内容を保全するようにしてもよい。

画像データ管理データベース９は、読取装置２０が契約書を読み取ることにより生成された画像データを、画像ファイルに格納して記録するためのものである。

アドレス帳データベース１０は、例えば人名や会社名等の漢字名称や、所在地、連絡先といった、住所録に含まれるアドレス情報となるデータを記録する。なお、アドレス帳データベース１０は、業務情報管理システムＡ専用に設けられたものでなくてもよく、業務情報管理システムＡが含まれるネットワーク環境下の記録装置等に設けられて公開されているものであってもよい。

ホスト装置４は、例えばＲＤＢ（Relational DataBase）を用いて各データベース５〜９に記憶されている情報を取得し、蓄積データとして蓄積データベース４ａに記録する。例えば、ホスト装置４は、契約相談データベース５に記録されている契約協議依頼情報および契約依頼詳細情報や、契約管理データベース６に記録されている締結契約情報のうち、管理期間が満了した契約に対応する情報を取得して記録する。ホスト装置４は、コンピュータから構成されている。

次に、業務情報管理システムＡの動作を説明する。

業務情報管理システムＡは、例えば、事業部員が、事業部に設置された事業部端末２の表示部１９が表示する起動用アイコンを、入力部１８により選択することで起動する。また、業務情報管理システムＡは、例えば、法務管理部員が、法務管理部門に設置された法務管理部端末３の表示部２５が表示する起動用アイコンを、入力部２４により選択することで起動する。

事業部端末２の処理制御部１５は、入力部１８により起動用アイコンが選択されたことに応答して、通信部１６により管理サーバ１にアクセスし、ログイン処理等の初期処理を実行したのち、図６に例示するような初期画面Ｇ１を表示部１９に表示させる。また、法務管理部端末３が備える処理制御部２１は、入力部２４により起動用アイコンが選択されたことに応答して、処理制御部１５と同様の動作により、図６に示すような初期画面Ｇ１を表示部２５に表示させる。この初期画面Ｇ１には各種のアイコンが表示されており、これらのアイコンが入力部１８や入力部２４によって選択されることで、選択されたアイコンに応じた処理が開始される。

次に、事業部端末２の表示部１９に表示された初期画面Ｇ１における「審査要否判定」アイコンが選択された場合に、事業部端末２および管理サーバ１が行う審査要否判定処理について説明する。

この審査要否判定処理では、管理サーバ１の処理制御部１１では、ＣＰＵがＲＯＭやデータ記憶部１３に記憶されたコンピュータプログラムとの協同によって、図７に示すように、受付手段５１と、判定手段５２と、出力手段５３と、設定手段５４と、を機能部として実現する。

この審査要否判定処理を図８に示すフローチャートを参照しながら説明する。事業部端末２の処理制御部１５は、まず、質問画面Ｇ２（図９）を表示部１９に表示する（ステップＳ１）。

質問画面Ｇ２は、図９に示すように、質問事項部Ｇ２ａと、質問事項部Ｇ２ａごとに設けられた回答チェックボックス部Ｇ２ｂと、を表示している。質問事項部Ｇ２ａは、質問事項を表示している。質問事項としては、例えば、「自社においてのみ利用されるサービスまたは物品に関する契約か」、「契約相手は自社の関連会社か」、「既に締結されている契約の期間の延長か」、「秘密保持契約か」である。回答チェックボックス部Ｇ２ｂは、質問事項に対する、「はい」、「いいえ」を選択するチェックボックスを有している。チェックボックスの選択は、入力部１８によってなされる。処理制御部１５は、質問画面Ｇ２を、データ記憶部１３のシステム設定記録領域１４に記録された審査要否判定処理情報１４−１０に基づいて表示する。即ち、審査要否判定処理情報１４−１０には、質問画面Ｇ２に表示された情報が含まれている。

次に、事業部端末２の処理制御部１５は、質問画面Ｇ２において入力された各質問事項に対する回答（「はい」または「いいえ」）を含む判定用情報を、管理サーバ１へ送信する（ステップＳ２）。

管理サーバ１の処理制御部１１は、受付手段５１として動作して、事業部端末２からの判定用情報の入力を受け付ける（ステップＳ３）。

次に、管理サーバ１の処理制御部１１は、判定手段５２として動作して判定処理を実行する（ステップＳ４）。この判定処理では、処理制御部１１は、受付手段５１として判定用情報を受け付けた締結予定の契約に対して審査部門の審査が不要かを、判定用情報を用いて、判定する。また、この判定処理での判定条件は、データ記憶部１３のシステム設定記録領域１４に記録された審査要否判定処理情報１４−１０によって設定されているものである。

処理制御部１１は、締結予定の契約が契約書を必要としない契約であることを示す情報が判定用情報に含まれる場合、締結予定の契約が契約書雛形と過去に審査部門の審査を通過した契約書（以後、審査済み契約書ともいう）とのいずれかを利用できる契約であることを示す情報が判定用情報に含まれる場合、のいずれかの場合に、審査部門の審査は不要であると判定する。一方、処理制御部１１は、締結予定の契約が契約書を必要としない契約であることを示す情報が判定用情報に含まれない場合、且つ締結予定の契約が契約書雛形と過去に審査部門の審査を通過した契約書とのいずれかを利用できる契約であることを示す情報が判定用情報に含まれない場合に、審査部門の審査は必要であると判定する。

上述した、締結予定の契約が契約書を必要としない契約であることを示す情報は、締結予定の契約が自社においてのみ利用されるサービスまたは物品に関する契約であることを示す情報である。自社においてのみ利用されるサービスまたは物品に関する契約は、例えば、汎用ソフトの保守契約や社内で使用されるサーバ等の装置のリース契約、社員が使用するレンタカーのレンタル契約等である。また、締結予定の契約の相手が自社の関連会社であることを示す情報も、締結予定の契約が契約書を必要としない契約であることを示す情報である。

また、締結予定の契約が契約書雛形を利用できる契約であることを示す情報は、秘密保持契約であることを示す情報や契約の期間延長であることを示す情報である。なお、既に締結されている契約の期間延長の契約は、契約期間の延長覚書を用いて締結される。

このステップＳ４の判定処理の流れを図１０に示すフローチャートを参照して説明する。処理制御部１１は、締結予定の契約が自社においてのみ利用されるサービスまたは物品に関する契約である場合（ステップＳ１１のＹｅｓ）、契約書が必要なく審査部門の審査は不要であると判定する（ステップＳ１２）。締結予定の契約が自社においてのみ利用されるサービスまたは物品に関する契約であるとの判定は、判定情報に、締結予定の契約が自社においてのみ利用されるサービスまたは物品に関する契約であることを示す情報が有ることによりなされる。

また、処理制御部１１は、締結予定の契約の相手が自社の関連会社である場合（ステップＳ１３のＹｅｓ）、審査部門による審査は不要であると判定する。締結予定の契約の相手が自社の関連会社であるとの判定は、判定情報に、締結予定の契約の相手が自社の関連会社であることを示す情報が有ることによりなされる。

また、処理制御部１１は、締結予定の契約が契約書雛形と審査済み契約書とのいずれかを利用できる契約であることを示す情報が判定用情報に含まれる場合（ステップＳ１４のＹｅｓ）、審査部門による審査不要であると判定して、利用者に提示する参照書類を決定する（ステップＳ１５）。参照書類は、契約の期間延長の場合は、契約期間の延長覚書であり、過去に審査を通過した契約の再度の締結の場合は、その過去に審査を通過した契約書である。

そして、処理制御部１１は、締結予定の契約が自社においてのみ利用されるサービスまたは物品に関する契約でなく（ステップＳ１１のＮｏ）、締結予定の契約の相手が自社の関連会社でもなく（ステップＳ１３のＮｏ）、締結予定の契約が契約書雛形と審査済み契約書とのいずれかを利用できる契約でない場合（ステップＳ１４のＮｏ）、審査部門による審査は必要であると判定する（ステップＳ１６）。

このように判定処理を行った後、図８に示すように、処理制御部１１は、出力手段５３として動作して、判定結果情報を事業部端末２に送信する（ステップＳ５）。判定結果情報は、判定処理の判定結果を含む。また、判定結果情報は、契約書が不要な契約に対してはその旨の情報（契約書不要情報）も含む。また、判定結果情報は、参照書類が有る契約の場合には、その参照書類の情報（参照書類情報）も含む。このように、本実施形態では、出力手段５３は、判定手段５２による判定結果を入力端末に出力する。

事業部端末２の処理制御部１５は、判定結果情報を受信すると、判定結果情報に含まれる判定結果を表示部１９に表示する（ステップＳ６）。具体的には、処理制御部１５は、判定結果が審査部門による審査は不要であって、且つ契約書が不要な場合、その旨を示す情報として、例えば「審査部門による審査および契約書は不要です」を表示部１９に表示する。また、処理制御部１５は、判定結果が審査部門による審査は不要であって、且つ過去の契約書が使用可能な場合、その旨を示す情報として、例えば「審査部門による審査は不要です。契約書は過去に審査を通過した契約書を使用して下さい」を表示部１９に表示する。また、処理制御部１５は、判定結果が審査部門による審査は不要であって、且つ契約書雛形が使用可能な場合、その旨を示す情報として、例えば「審査部門による審査は不要です。契約書は○○○契約書雛形を使用して下さい」を表示部１９に表示する。また、処理制御部１５は、判定結果が審査部門による審査が必要な場合には、その旨を示す情報として、例えば「審査部門による審査が必要です。初期画面に戻って契約相談をして下さい」を表示部１９に表示する。

次に、管理サーバ１の処理制御部１１が実行する設定処理について説明する。管理サーバ１は、例えばログイン処理を実行する際に法務管理部端末３により指定されたアカウントがシステム設定用のアカウントである場合、アクセスを受けた法務管理部端末３に制御情報を送り、その表示部２５にシステム設定画面（図示せず）を表示させる。システム設定画面は、例えば、質問画面Ｇ２の質問事項部Ｇ２ａの質問内容、その質問内容に対する回答ごとの審査部門による審査の要否（即ち、判定手段５２の判定条件）、を入力部２４によって入力可能な画面である。法務管理部端末３の処理制御部２１は、入力された内容を審査要否判定処理情報として、管理サーバ１に送信する。

管理サーバ１の処理制御部１１は、審査要否判定処理情報を受け付けると、設定手段５４として動作して、その審査要否判定処理情報をデータ記憶部１３のシステム設定記録領域１４に記録する。このとき、既に、審査要否判定処理情報が記録されていた場合には、審査要否判定処理情報を更新する。このように、本実施形態では、処理制御部１１（設定手段５４）は、判定用情報に含ませる情報の設定および判定手段の判定条件の設定を行う。このようにして、システムの導入先に応じた設定を簡単に行うことができる。

以上説明したとおり、本実施形態の管理サーバ１では、受付手段５１が判定用情報を受け付けた締結予定の契約に対して審査部門の審査が不要かを、判定手段５２が判定用情報を用いて判定するので、契約を審査する審査部門の負担を軽減することができる。

［第２実施形態］
次に、第２実施形態を図１１および図１２を参照して説明する。

本実施形態は、審査要否判定処理が第１実施形態に対して異なる。

図１１に示すように、本実施形態の質問画面Ｇ２は、第１の実施形態の質問画面Ｇ２に対して、質問事項として「重要な契約か」を表示した質問事項部Ｇ２ａと、この質事項部Ｇ２ａに対して設けられた回答チェックボックス部Ｇ２ｂとが、追加されたものである。このような質問画面Ｇ２によって入力された判定用情報が、管理サーバ１へ送信される。

管理サーバ１では、処理制御部１１（判定手段５２）が、受け付けた判定用情報を用いて判定処理を実行する。本実施形態では、処理制御部１１は、締結予定の契約が重要な契約であることを示す情報が判定用情報に含まれる場合、審査部門の審査は必要であると判定する。また、処理制御部１１は、締結予定の契約が重要な契約であることを示す情報が判定用情報に含まれず、且つ締結予定の契約が契約書を必要としない契約であることを示す情報が判定用情報に含まれる場合、締結予定の契約が重要な契約であることを示す情報が判定用情報に含まれず、且つ締結予定の契約が契約書雛形と過去に審査部門の審査を通過した契約書とのいずれかを利用できる契約であることを示す情報が判定用情報に含まれる場合、のいずれかの場合に、審査部門の審査は不要であると判定する。また、処理制御部１１は、締結予定の契約が重要な契約であることを示す情報が判定用情報に含まれない場合に、締結予定の契約が契約書を必要としない契約であることを示す情報と、締結予定の契約が契約書雛形と過去に審査部門の審査を通過した契約書とのいずれかを利用できる契約であることを示す情報とが判定用情報に含まれていないとき、審査部門の審査は必要であると判定する。

処理制御部１１は、締結予定の契約が重要な契約である場合（ステップＳ２１のＹｅｓ）、審査部門の審査は必要であると判定する（ステップＳ２２）。締結予定の契約が重要な契約であるとの判定は、判定情報に、締結予定の契約が重要な契約であることを示す情報が有ることによりなされる。

処理制御部１１は、締結予定の契約が重要な契約でない場合（ステップＳ２１のＮｏ）、ステップＳ１１以降の処理を第１の実施形態と同様に行う。

以上説明した本実施形態でも、管理サーバ１において、受付手段５１が判定用情報を受け付けた締結予定の契約に対して審査部門の審査が不要かを、判定手段５２が判定用情報を用いて判定するので、契約を審査する審査部門の負担を軽減することができる。

なお、各データベース５〜１０の全部または一部は、管理サーバ１内に設けてもよく、管理サーバ１により制御可能な単一のコンピュータに集中して、または、複数のコンピュータに分散して、設けるようにしてもよい。

また、システム設定記録領域１４に記録される情報は、法務管理部端末３から入力されなければならないものではなく、例えば、事業部端末２から入力されてもよいし、管理サーバ１が備える所定の入力部等から入力されてもよい。

また、事業部端末２と法務管理部端末３は、１台の端末装置のみでも実現可能である。さらに、管理サーバ１、事業部端末２および法務管理部端末３を、１台のコンピュータで実現してもよい。

また、システム設定記録領域１４は、管理サーバ１が備えるデータ記憶部１３に備えられるものとして説明したが、これに限定されず、管理サーバ１が利用可能な任意の記録装置等に設けてもよい。

事業部端末２や法務管理部端末３と管理サーバ１との間を接続するネットワークは、公衆回線、インターネット、高速ディジタル回線等を利用して接続を可能とする広域ネットワークであってもよく、ＬＡＮ等のネットワークに限定されるものではない。

また、管理サーバ１、事業部端末２、法務管理部端末３およびホスト装置４は、専用の装置によらず、通常のコンピュータを用いて実現可能である。即ち、記録媒体（ＣＤ−ＲＯＭ、ＭＯ、ＩＣメモリー等）に格納されたプログラムを配布してコンピュータにインストールしたのち、ＯＳ（オペレーティングシステム）上で動作させることにより、管理サーバ１、事業部端末２、法務管理部端末３およびホスト装置４として機能させることが可能である。

また、上記実施形態で実行されるプログラムを、インターネット等のネットワークに接続されたコンピュータ上に格納し、ネットワーク経由でダウンロードさせることにより提供するように構成してもよい。また、上記実施形態で実行されるプログラムをインターネット等のネットワーク経由で提供または配布するように構成してもよい。

１…管理サーバ（契約情報処理装置）
２…事業部端末（入力端末）
５１…受付手段
５２…判定手段
５３…出力手段
５４…設定手段

特開２００３−４４６６０号公報

Claims (19)

1. 他の端末と接続される契約情報処理装置であって、
   締結予定の契約に関する質問を含む画面を記憶する記憶手段と、
   前記記憶手段に記憶された画面に含まれる質問に対して、前記他の端末で入力された回答を含む判定用情報を受け付ける受付手段と、
   前記受付手段で受け付けた前記回答を含む前記判定用情報に基づいて、前記締結予定の契約に対して審査部門の審査が不要かを判定する判定手段と、
   を有することを特徴とする契約情報処理装置。
2. 前記判定手段は、前記締結予定の契約が契約書を必要としない契約であることを示す情報が前記判定用情報に含まれる場合、前記審査部門の審査は不要であると判定する請求項１に記載の契約情報処理装置。
3. 前記判定手段は、前記締結予定の契約が契約書雛形と過去に審査部門の審査を通過した契約書とのいずれかを利用できる契約であることを示す情報が前記判定用情報に含まれる場合、前記審査部門の審査は不要であると判定する請求項１または２に記載の契約情報処理装置。
4. 前記判定手段は、前記締結予定の契約が契約書を必要としない契約であることを示す情報が前記判定用情報に含まれる場合、前記締結予定の契約が契約書雛形と過去に審査部門の審査を通過した契約書とのいずれかを利用できる契約であることを示す情報が前記判定用情報に含まれる場合、のいずれかの場合に、前記審査部門の審査は不要であると判定し、
   前記判定手段は、前記締結予定の契約が契約書を必要としない契約であることを示す情報が前記判定用情報に含まれない場合、且つ前記締結予定の契約が契約書雛形と過去に審査部門の審査を通過した契約書とのいずれかを利用できる契約であることを示す情報が前記判定用情報に含まれない場合に、前記審査部門の審査は必要であると判定する請求項１に記載の契約情報処理装置。
5. 前記締結予定の契約が契約書を必要としない契約であることを示す情報は、前記締結予定の契約が自社においてのみ利用されるサービスまたは物品に関する契約であることを示す情報である請求項２または４に記載の契約情報処理装置。
6. 前記締結予定の契約が契約書雛形と過去に審査部門の審査を通過した契約書とのいずれかを利用できる契約であることを示す情報は、前記締結予定の契約の相手が自社の関連会社であることを示す情報である請求項３または４に記載の契約情報処理装置。
7. 前記締結予定の契約が契約書雛形と過去に審査部門の審査を通過した契約書とのいずれかを利用できる契約であることを示す情報は、前記締結予定の契約が既に締結されている契約の期間延長であることを示す情報である請求項３または４に記載の契約情報処理装置。
8. 前記判定手段は、前記締結予定の契約が重要な契約であることを示す情報が前記判定用情報に含まれる場合、前記審査部門の審査は必要であると判定する請求項１に記載の契約情報処理装置。
9. 前記判定手段は、前記締結予定の契約が重要な契約であることを示す情報が前記判定用情報に含まれず、且つ前記締結予定の契約が契約書を必要としない契約であることを示す情報が前記判定用情報に含まれる場合、前記審査部門の審査は不要であると判定する請求項８に記載の契約情報処理装置。
10. 前記判定手段は、前記締結予定の契約が重要な契約であることを示す情報が前記判定用情報に含まれず、且つ前記締結予定の契約が契約書雛形と過去に審査部門の審査を通過した契約書とのいずれかを利用できる契約であることを示す情報が前記判定用情報に含まれる場合、前記審査部門の審査は不要であると判定する請求項８または９に記載の契約情報処理装置。
11. 前記判定手段は、前記締結予定の契約が重要な契約であることを示す情報が前記判定用情報に含まれず、且つ前記締結予定の契約が契約書を必要としない契約であることを示す情報が前記判定用情報に含まれる場合、前記締結予定の契約が重要な契約であることを示す情報が前記判定用情報に含まれず、且つ前記締結予定の契約が契約書雛形と過去に審査部門の審査を通過した契約書とのいずれかを利用できる契約であることを示す情報が前記判定用情報に含まれる場合、のいずれかの場合に、前記審査部門の審査は不要であると判定し、
    前記判定手段は、前記締結予定の契約が重要な契約であることを示す情報が前記判定用情報に含まれない場合に、前記締結予定の契約が契約書を必要としない契約であることを示す情報と、前記締結予定の契約が契約書雛形と過去に審査部門の審査を通過した契約書とのいずれかを利用できる契約であることを示す情報とが前記判定用情報に含まれていないとき、前記審査部門の審査は必要であると判定する請求項８に記載の契約情報処理装置。
12. 前記締結予定の契約が契約書を必要としない契約であることを示す情報は、前記締結予定の契約が自社においてのみ利用されるサービスまたは物品に関する契約であることを示す情報である請求項９または１１に記載の契約情報処理装置。
13. 前記締結予定の契約が契約書雛形と過去に審査部門の審査を通過した契約書とのいずれかを利用できる契約であることを示す情報は、前記締結予定の契約の相手が自社の関連会社であることを示す情報である請求項１０または１１に記載の契約情報処理装置。
14. 前記締結予定の契約が契約書雛形と過去に審査部門の審査を通過した契約書とのいずれかを利用できる契約であることを示す情報は、前記締結予定の契約が既に締結されている契約の期間延長であることを示す情報である請求項１０または１１に記載の契約情報処理装置。
15. 前記判定手段による判定結果を出力する出力手段を備える請求項１ないし１３のいずれか一項に記載の契約情報処理装置。
16. 前記受付手段は、入力端末からの前記判定用情報を受け付け、
    前記出力手段は、前記入力端末に前記判定手段による前記判定結果を前記入力端末に出力する請求項１５に記載の契約情報処理装置。
17. 前記判定用情報に含ませる情報の設定および前記判定手段の判定条件の設定を行う設定手段を備える請求項１ないし１６のいずれか一項に記載の契約情報処理装置。
18. 他の端末と接続される契約情報処理装置の契約情報方法であって、
    受付手段が、締結予定の契約に関する質問を含む画面を記憶する記憶手段に記憶された画面に含まれる質問に対して、前記他の端末で入力された回答を含む判定用情報を受け付ける受付ステップと、
    判定手段が、前記受付ステップで受け付けた前記回答を含む前記判定用情報に基づいて、前記締結予定の契約に対して審査部門の審査が不要かを判定する判定ステップと、
    を有することを特徴とする契約情報処理方法。
19. 端末と、締結予定の契約に関する質問を含む画面を記憶する記憶手段を有する契約情報処理装置とを含む契約情報処理システムであって、
    端末は、
    前記契約情報処理装置に記憶された前記画面を表示する表示部と、
    前記表示部に表示された画面に含まれる質問に対して入力された回答を含む判定用情報を前記契約情報処理装置に送信する送信手段と、
    を有し、
    契約情報処理装置は、
    前記端末から送信された前記回答を含む前記判定用情報を受け付ける受付手段と、
    前記受付手段で受け付けた前記回答を含む前記判定用情報に基づいて、前記締結予定の契約に対して審査部門の審査が不要かを判定する判定手段と、
    を有することを特徴とする契約情報処理システム。

Images