JP2004295922A - 電子稟議システム - Google Patents

Abstract

【課題】 代行者が代行決裁した案件を決裁者の管理下におくことができる電子稟議システムを提供すること。
【解決手段】 電子稟議システム１において、副支店長端末３０から営業店サーバ５０に対してある協議書案件の代行決裁が入力されると、営業店サーバ５０はその協議書案件を決裁者未確認案件として記憶し、その後支店長端末４０から営業店サーバ５０に対して代行決裁がなされた協議書データを追認する旨が入力されると、営業店サーバ５０は代行決裁がなされた協議書案件を決裁者未確認案件から外す。したがって、支店長の知らないうちに副支店長が代行決裁してしまったとしても支店長は事後的に追認できるため、代行決裁された協議書案件を支店長の管理下におくことができる。この結果、副支店長に対しては決裁者が事後的に追認することが牽制となって、悪意で代行決裁するのを未然に防止できる。
【選択図】 図１

Description

本発明は、稟議書データを電子回付する電子稟議システムに関する。

一般に、銀行では、担当者が協議書（稟議書の一種）を作成し、この協議書を各審査者に手交回付して賛否及び意見を書き込んでもらい、決裁者が各審査者の賛否及び意見を参考にして決裁を下すという稟議が行われている。なお、協議書とは、通常、協議内容が記載された協議書本体ともいうべき協議書一面と、その協議書一面を補足説明書する複数の補足説明書とによって構成されている。

近年、このような稟議を電子化して行う電子稟議システムが提案されている。即ち、担当者が端末機を使って協議書データを作成し、この協議書データを通信網を経由して審査者に電子回付し、その後決裁者が決裁を下すシステムが提案されている。このように紙の協議書を使用せず電子情報である協議書データを利用することは、加筆修正が生じた場合の加工が容易である点や、長期に保管する場合であっても紙のように嵩張らず保管スペースが不要である点で優れている。

ところで、このような電子稟議システムでは、一つの協議案件に対して決裁者が一名に限定されているため、この決裁者が不在となっている場合に決裁を行うことができないという問題があった。この問題を解決すべく、特開平６−２３１１４３号公報には、決裁者が不在となる場合に予め決裁者が代行者を指名し、その代行者が協議書を代行決裁できる電子稟議システムが開示されている。ただ、このシステムでは、事前に決裁者が代行者を指名しておくことが前提となるが、例えば急病等により決裁者が不意に不在となった場合には、決裁者はすぐに代行者を指名できないため対処できないという問題が生じる。

これに対して、決裁者が不在となる場合に代行者を指名するのではなく、常に代行決裁できる者を予め定めておくことが考えられる。例えば、決裁者が支店長の場合、副支店長がその代行者であると予め定めておく。その場合には、支店長が不意に不在となった場合でも、予め代行者として定められている副支店長が代行決裁を行うことができるので、上記のような問題は生じない。

しかしながら、支店長が知らないうちに副支店長が代行決裁してしまうおそれがある。この点に関しては、例えば、副支店長が代行決裁を行う前に、支店長に電話等で代行決裁を行う旨を伝えるという規則を作っておけば、このようなおそれが幾らか解消される。ただ、このようにしても、事前に支店長に代行決裁を行う旨が伝えられなかった場合には、代行決裁された案件が決裁者である支店長の管理下から外れることになり、好ましくない。

本発明はこのような課題に鑑みてなされたものであり、代行者が代行決裁した案件を決裁者の管理下におくことができる電子稟議システムを提供することを目的とする。

上記課題を解決するため、本発明は、複数台の端末と一台のサーバとが通信線を介して接続され、前記端末のうち担当者端末から前記サーバに対して所定の稟議書データの電子回付の要求があった場合には、前記サーバから前記稟議書データを電子回付し、最終回付先である決裁者端末から前記サーバに対して決裁が入力される電子稟議システムにおいて、ある稟議書データにつき、前記決裁者端末以外の代行決裁可能な代行者端末が代行決裁を行った場合には、その後前記決裁者端末が追認を行うことを特徴とする。

この電子稟議システムによれば、決裁者の知らないうちに代行者が代行決裁してしまったとしても、決裁者は代行決裁がなされた稟議書データを事後的に追認できるため、代行決裁された稟議書データ案件を決裁者の管理下におくことができる。この結果、代行者に対しては決裁者が事後的に追認することが牽制となって、悪意で代行決裁するのを未然に防止できる。

なお、本発明において決裁とは、責任者が部下の提出した案の採否を決めることをいい、例えば支店長が営業店内で部下の提出した案の採否を決めたり、あるいは支店長が営業店から本部に申請するときの最終審査を行ったりすることを含む意である。

このような電子稟議システムは、より具体的には次のように構成してもよい。即ち、決裁者端末以外の代行決裁可能な代行者端末からサーバに対してある稟議書データの代行決裁が入力されると、サーバは代行決裁がなされた稟議書データを決裁者未確認案件として記憶し、その後決裁者端末からサーバに対して代行決裁がなされた稟議書データを追認する旨が入力されると、サーバは代行決裁がなされた稟議書データを決裁者未確認案件から外すように構成してもよい。この場合、サーバは、代行者により代行決裁された稟議書データを、決裁者により決裁された稟議書データと区別して決裁者未確認案件として記憶しているため、事後的に決裁者が未確認の稟議書データを要求したときに容易に取り出すことができる。また、サーバは、代行者により代行決裁された稟議書データが決裁者により追認されたあとはその稟議書データを決裁者未確認案件から外すため、その後決裁者が未確認の稟議書データを要求したときに誤って取り出すことがない。

本発明の電子稟議システムでは、サーバはユーザＩＤと代行決裁の可否との関係を予め記憶しており、代行者端末は代行者によって入力されたユーザＩＤが前記関係に照らして代行決裁可能な場合にのみ代行者による代行決裁の入力を認めるように構成してもよい。この場合、例えば代行者以外の第三者によって代行者端末が操作されたとしても、その第三者は代行者のユーザＩＤとは異なるユーザＩＤを入力するため、代行者端末は代行決裁の入力を認めない。したがって、本来の代行者以外の第三者が代行決裁することを未然に防止できる。

このときのユーザＩＤと代行決裁の可否との関係は、例えば稟議データごとに決裁者が指名した者のユーザＩＤを代行決裁可能としておくこともできる。しかし、この場合には決裁者が指名しなければ代行決裁できないという問題がある。そこで、ユーザＩＤと代行決裁の可否との関係は、ユーザＩＤの職位によって代行決裁の可否が定められていることが好ましい。例えば代行者によって入力されたユーザＩＤに基づきその代行者の職位がわかるようにしておき、その職位から代行決裁可能か否かを判断すればよい。この場合、決裁者が指名しなかったとしても代行者は代行決裁できるため、決裁者が急病等の不意の事由によって不在になったときでも代行者が対処し得る。逆に、代行者は決裁者の意思にかかわらず代行決裁できるため、代行決裁された稟議書データを決裁者が事後的に追認する意義が大きい。

本発明の電子稟議システムでは、決裁者端末は、決裁者未確認案件として記憶されている稟議書データの一覧を表示可能なことが好ましい。この場合、決裁者は自分が未確認の稟議書データを素早く把握できる。

以下に、本発明の好適な実施形態を図面に基づいて説明する。図１は、本発明の一例としての電子稟議システムの概略構成図である。
この電子稟議システム１は、営業店２の一担当者により作成された協議書を同じく営業店２の審査者、副支店長の順に回付して賛否を採り、その後決裁者である支店長が決裁を下すシステムである。

営業店２には、担当者端末１０と審査者端末２０と副支店長端末３０と支店長端末４０とがローカル通信線５５を介して営業店サーバ５０に接続されている。
担当者端末１０は、自身の動作を制御する制御部１１と、ＣＲＴやＬＣＤに代表される表示ディスプレイ１２と、キーボードやマウスに代表される入力部１３とを備えている。このうち制御部１１は、入力部１３から入力された各種データに基づいて処理を実行する処理実行部１１ａと、処理実行部１１ａによる各種処理結果を表示ディスプレイ１２へ表示する出力制御部１１ｂと、ローカル通信線５５を通じて営業店サーバ５０及び各端末２０，３０，４０とデータを送受する通信制御部１１ｃとを含んで構成されている。

審査者端末２０は、自身の動作を制御する制御部２１と、ＣＲＴやＬＣＤに代表される表示ディスプレイ２２と、キーボードやマウスに代表される入力部２３とを備えている。このうち制御部２１は、入力部２３から入力された各種データに基づいて処理を実行する処理実行部２１ａと、処理実行部２１ａによる各種処理結果を表示ディスプレイ２２に表示する出力制御部２１ｂと、ローカル通信線５５を通じて営業店サーバ５０及び各端末１０，３０，４０とデータを送受する通信制御部２１ｃとを含んで構成されている。

副支店長端末３０は、自身の動作を制御する制御部３１と、ＣＲＴやＬＣＤに代表される表示ディスプレイ３２と、キーボードやマウスに代表される入力部３３とを備えている。このうち制御部３１は、入力部３３から入力された各種データに基づいて処理を実行する処理実行部３１ａと、処理実行部３１ａによる各種処理結果を表示ディスプレイ３２に表示する出力制御部３１ｂと、ローカル通信線５５を通じて営業店サーバ５０及び各端末１０，２０，４０とデータを送受する通信制御部３１ｃとを含んで構成されている。

支店長端末４０は、自身の動作を制御する制御部４１と、ＣＲＴやＬＣＤに代表される表示ディスプレイ４２と、キーボードやマウスに代表される入力部４３とを備えている。このうち制御部４１は、入力部４３から入力された各種データに基づいて処理を実行する処理実行部４１ａと、処理実行部４１ａによる各種処理結果を表示ディスプレイ４２に表示する出力制御部４１ｂと、ローカル通信線５５を通じて営業店サーバ５０及び各端末１０，２０，３０とデータを送受する通信制御部４１ｃとを含んで構成されている。

営業店サーバ５０は、自身の動作を制御する制御部５１と、協議書データをはじめとする各種データを格納する記憶装置５２とを備えている。このうち制御部５１は、各端末１０〜５０とローカル通信線５５を通じて通信する通信制御部５１ａと、協議書データをはじめとする各種データを記憶装置５２に格納したり各端末からの要求に応じて記憶装置５２からデータを読み出したりするデータ管理部５１ｂとを含んで構成されている。また、記憶装置５２は、ユーザＩＤに対応する形式でパスワードや職位などが配列された個人識別データや種々の文書形式データや作成済みの文書データなどがデータベース化されて格納されている。

各端末１０，２０，３０，４０は、電源スイッチがオンされた後、以下のように動作する。ここでは、担当者端末１０を例に挙げて説明するが、他の端末２０，３０，４０も同様である。担当者端末１０は、電源スイッチがオンされると、ユーザＩＤとパスワードの入力を求める画面を表示ディスプレイ１２に表示する。そして、入力部１３からユーザＩＤとパスワードが入力されたならば、そのユーザＩＤとパスワードを営業店サーバ５０へ送る。これを受けた営業店サーバ５０は、記憶装置５２のデータベースからユーザＩＤとパスワードの照合を行い、照合結果を端末に送る。すると担当者端末１０は、営業店サーバ５０から送られてきた照合結果がＮＧ（不一致）かＯＫ（一致）かを判断し、ＮＧならば再度ユーザＩＤとパスワードの入力を求め、ＯＫならば表示ディスプレイ１２に操作メニューを表示する。

次に、この電子稟議システム１の具体的な回付方法について、［１］通常の回付手順と、［２］代行決裁時の回付手順とに分けて説明する。その説明に先立ち、各端末１０，２０，３０，４０と営業店サーバ５０とのデータ送受について簡単に説明する。各端末１０、２０，３０，４０では、入力部１３，２３，３３，４３からデータの読み出しや保存などの要求が入力されると、通信制御部１１ｃ，２１ｃ，３１ｃ，４１ｃがローカル通信線５５を介して営業店サーバ５０の通信制御部５１ａにその要求を送信する。すると、営業店サーバ５０のデータ管理部５１ｂは、この要求に応じて記憶装置５２からデータを読み出したり記憶装置５２にデータを保存したりした後、通信制御部５１ａがその結果をローカル通信線５５を介して各端末１０，２０，３０，４０の通信制御部１１ｃ，２１ｃ，３１ｃ，４１ｃに返信する。但し、以下の説明では、便宜上、営業店サーバ５０の動作を省略するか又は簡素に説明する。

また、この電子稟議システム１では協議書が回付される場合を例に挙げて説明するが、協議書とは、稟議書の一種であり、協議内容が記載された協議書本体ともいうべき協議書一面と、その協議書一面を補足説明書する複数の補足説明書とによって構成されている。

［１］通常の回付手順
この電子稟議システム１における通常の回付手順は、Ａ１．協議書の作成、Ｂ１．協議書の電子回付要求、Ｃ１．審査者による審査、Ｄ１．副支店長による審査、Ｅ１．支店長による決裁、である。以下、これを順を追って説明する。

Ａ１．協議書の作成
まず、協議書の案件につき案件個別登録を行う。この場合、担当者は、担当者端末１０の入力部１３から案件個別登録を指示する。すると、担当者端末１０は、図２の案件個別登録プログラムを実行する。まず、入力部１３から名寄番号（お客様番号ともいう）が入力されたか否かを判断し（Ｓ１００、Ｓはステップの略）、入力されなければ（Ｓ１００でＮＯ）、そのまま待機し、入力されたならば（Ｓ１００でＹＥＳ）、その名寄番号に関する顧客情報を営業店サーバ５０に要求する（Ｓ１１０）。次いで、担当者端末１０は、営業店サーバ５０からその名寄番号に関する顧客情報を受信し、表示ディスプレイ１２にこの顧客情報を入れ込んだ案件登録画面を表示する（Ｓ１２０）。その後、担当者により入力部１３から案件登録画面の各欄に情報が入力されると、それらの情報を入れ込んだ案件登録画面を表示する（Ｓ１３０）。そして、入力部１３から「登録」が指示されたか否かを判断し（Ｓ１４０）、「登録」が指示されなければ（Ｓ１４０でＮＯ）、Ｓ１３０に戻り、「登録」が指示されたならば（Ｓ１４０でＹＥＳ）、その要求を営業店サーバ５０に送信し（Ｓ１５０）、このプログラムを終了する。すると、営業店サーバ５０は、この案件をＳ１００で入力された名寄番号に対応した協議書未作成案件として記憶装置５２に格納する。

次に、協議書を新規に作成する。この場合、担当者は、担当者端末１０の入力部１３から協議書新規作成を指示する。すると、担当者端末１０は、図３の協議書新規作成プログラムを実行する。まず、入力部１３から名寄番号が入力されたか否かを判断し（Ｓ２００）、入力されなければ（Ｓ２００でＮＯ）、そのまま待機し、入力されたならば（Ｓ２００でＹＥＳ）、その名寄番号の協議書未作成案件を営業店サーバ５０に要求する（Ｓ２１０）。次いで、担当者端末１０は、営業店サーバ５０からその名寄番号の協議書未作成案件を受信し、表示ディスプレイ１２に一覧表示する（Ｓ２２０）。その後、一覧表示された協議書未作成案件の中から特定の案件が入力部１３から選択指定されたか否かを判断し（Ｓ２３０）、選択指定されていなければ（Ｓ２３０でＮＯ）、Ｓ２２０に戻り、選択指定されたならば（Ｓ２３０でＹＥＳ）、その選択指定された案件の協議書データを営業店サーバ５０に要求する（Ｓ２４０）。次いで、担当者端末１０は営業店サーバ５０からその協議書データ及び協議書番号を受信し、そのうちの協議書一面データを表示ディスプレイ１２に協議書番号を付して表示する（Ｓ２４５）。なお、協議書番号とは、協議書案件ごとに営業店サーバ５０によって付けられるシリアル番号であり、協議書データを構成する協議書一面データや複数の補足説明書データはすべて同じ協議書番号で管理される。

その後、担当者により入力部１３から協議書一面データの表示画面の各欄に情報が入力されると、それらの情報を入れ込んだ画面を表示する（Ｓ２５０）。そして、入力部１３から「保存」が指示されたか否かを判断し（Ｓ２６０）、「保存」が指示されなければ（Ｓ２６０でＮＯ）、Ｓ２５０に戻り、「保存」が指示されたならば（Ｓ２６０でＹＥＳ）、その協議書一面データを営業店サーバ５０に送信し（Ｓ２７０）、このプログラムを終了する。すると、営業店サーバ５０は、その協議書番号と対応する形式でその協議書一面データを格納する。

次に、協議書に添付すべき補足説明書を作成する。この場合、担当者は、所定の協議書番号を持つ協議書一面データが表示ディスプレイ１２に表示された状態で、入力部１３を操作して補足説明書の一覧表を開き、その中から特定の補足説明書を選択する。すると、担当者端末１０は、図４の補足説明書作成プログラムを実行する。まず、その特定の補足説明書データを営業店サーバ５０に要求する（Ｓ３００）。次いで、担当者端末１０は、営業店サーバ５０からその補足説明書データを受信し、表示ディスプレイ１２に協議書番号を付してその補足説明書データを表示する（Ｓ３０５）。その後、担当者により入力部１３から補足説明書データの表示画面の各欄に情報が入力されると、それらの情報を入れ込んだ画面を表示する（Ｓ３１０）。そして、入力部１３から「保存」が指示されたか否かを判断し（Ｓ３２０）、「保存」が指示されなければ（Ｓ３２０でＮＯ）、Ｓ３１０に戻り、「保存」が指示されたならば（Ｓ３２０でＹＥＳ）、その「保存」の要求を営業店サーバ５０に送信し（Ｓ３３０）、このプログラムを終了する。すると、営業店サーバ５０は、その協議書番号と対応する形式でその補足説明書データを格納する。

また、必要に応じて作成途中の協議書を編集する。この場合、担当者は、担当者端末１０の入力部１３から協議書編集を指示する。すると、担当者端末１０は、図５の協議書編集プログラムを実行する。まず、入力部１３から協議書番号が入力されたか否かを判断し（Ｓ４００）、入力されなければ（Ｓ４００でＮＯ）、そのまま待機し、入力されたならば（Ｓ４００でＹＥＳ）、その協議書番号を持つ協議書データを営業店サーバ５０に要求する（Ｓ４０２）。すると、営業店サーバ５０はその協議書番号を持つ協議書データを記憶装置５２から読み出して送信してくるため、担当者端末１０はこれを受信し、表示ディスプレイ１２にその協議書データの協議書一面データを協議書番号を付して表示する（Ｓ４０４）。次いで、協議書一面の編集と特定の補足説明書の編集のいずれが選択されたかを判断する（Ｓ４０６）。なお、特定の補足説明書の編集は、協議書一面の画面から補足説明書の一覧表を開き、その中から特定の補足説明書を選択することにより行う。そして、Ｓ４０６で協議書一面の編集が選択されたならば、Ｓ２５０〜Ｓ２７０と同様のＳ４１０〜Ｓ４３０が実行され、一方、Ｓ４０６で特定の補足説明書の編集が選択されたならば、Ｓ３１０〜Ｓ３３０と同様のＳ４４０〜Ｓ４６０が実行される。

Ｂ１．協議書の電子回付要求
協議書の電子回付要求は次のようにして行う。即ち、担当者は、担当者端末１０の入力部１３から、所定の協議書データの協議書番号を入力し、電子回付の要求を指示する。すると、担当者端末１０は、図６の電子回付要求プログラムを実行する。まず、表示ディスプレイ１２に電子回付の指示待ち画面を表示する（Ｓ６００）。その後、入力部１３から電子回付の指示（担当者から決裁者に至るまでの審査ルートの指定など）が入力されたか否かを判断し（Ｓ６１０）、入力されなければ（Ｓ６１０でＮＯ）、そのまま待機し、入力されたならば（Ｓ６１０でＹＥＳ）、営業店サーバ５０に対してこの協議書番号を持つ協議書データの電子回付を要求し（Ｓ６２０）、このプログラムを終了する。

すると、営業店サーバ５０は、この協議書番号を持つ協議書データを電子回付可能なものとして記憶装置５２に格納する。即ち、その協議書データを、担当者によって指示された電子回付先の筆頭である審査者のメールボックスに格納する。なお、このメールボックスは、営業店２内の各従業員に付されたユーザＩＤに対応して記憶装置５２に設けられている。

Ｃ１．審査者による審査
審査者は、自分が審査すべき協議書案件がメール配信されているかどうかを審査者端末２０の入力部２３から入力する。すると、審査者端末２０は、図７の審査プログラムを実行する。まず、営業店サーバ５０に受信メールのチェックを要求する（Ｓ７００）。これを受けた営業店サーバ５０は、審査者端末２０の電源オン時に入力されたユーザＩＤと一致するメールボックスから、そこに格納されたメールつまり協議書データを取り出し、審査者端末２０へ送る。審査者端末２０は、受信メールの有無を判断し（Ｓ７１０）、受信メールがなければ（Ｓ７１０でＮＯ）、その旨を表示ディスプレイ２２に表示し（Ｓ７２０）、このプログラムを終了する。一方、受信メールがあれば（Ｓ７１０でＹＥＳ）、受け取った協議書データのうち協議書一面データを表示ディスプレイ２２に表示する（Ｓ７３０）。その後、入力部２３から画面切替の指示が入力されるたびに表示ディスプレイの画面を切り換える（Ｓ７４０）。例えば、協議書一面データのうち表示ディスプレイ２２に表示されていない部分を表示すべくスクロールしたり、あるいは、補足説明書データの表示に切り換えたりする。このように適宜画面を切り換えながら、審査者は協議書データの内容を審査する。

審査終了後、審査者は、審査者端末２０の入力部２３から「審査」又は「差戻」を指示する。審査者端末２０は、いずれの指示がなされたかを判断し（Ｓ７５０）、「差戻」の指示を受けた場合には、その協議書番号を持つ協議書データが差し戻された旨を営業店サーバ５０に伝え（Ｓ７６０）、このプログラムを終了する。すると、営業店サーバ５０は担当者端末１０にその協議書番号を持つ協議書データが差し戻された旨を知らせる。このため、担当者は協議書の修正等を行ったうえで再度回付し直すことになる。

一方、「審査」の指示を受けた場合には、審査内容登録画面を表示ディスプレイ２２に表示する（Ｓ７７０）。すると、審査者は、この審査内容登録画面において、審査した協議書の賛否のいずれかを入力し、必要に応じて意見を入力し、その後「確定」を入力する。審査者端末２０は、「確定」が入力されたか否かを判断し（Ｓ７８０）、入力されていなければ（Ｓ７８０でＮＯ）、そのまま待機し、入力されたならば（Ｓ７８０でＹＥＳ）、その審査内容つまり賛否及び意見を営業店サーバ５０に送り（Ｓ７９０）、このプログラムを終了する。

すると、これを受けた営業店サーバ５０は、この協議書番号に対応した形式でこの審査者の審査内容を記憶装置５２に格納し、次の回付先にこの協議書データをメール配信する。ここでは次の回付先が副支店長であるため、副支店長のユーザＩＤに対応したメールボックスに格納する。なお、審査内容は協議書の賛否と意見からなるが、その審査を行った審査者の名前は審査者端末２０の電源オン時に入力されるユーザＩＤによって営業店サーバ５０に特定されるため、誰がどういう審査内容を登録したのかがわかる。

Ｄ１．副支店長による審査
副支店長は、自分が審査又は代行決裁すべき協議書案件がメール配信されているかどうかを副支店長端末３０の入力部３３から入力する。すると、副支店長端末３０は、図８の審査・代行決裁プログラムを実行する。この審査・代行決裁プログラムのうち、Ｓ８００〜Ｓ８４０は、審査者端末２０の審査プログラムのＳ７００〜Ｓ７４０と同じであるため、その説明を省略する。

審査終了後、副支店長は、副支店長端末３０の入力部３３から「審査」、「差戻」又は「代行」を指示する。ここで審査者端末２０に比べて「代行」が追加されているが、これは営業店サーバ５０において、副支店長端末３０の電源オン時に入力されたユーザＩＤに基づき、記憶装置５２のデータベースから操作者の職位が副支店長であることを認識し、副支店長は決裁者である支店長の代行が可能であると予め定められていることから、代行決裁可能な旨を副支店長端末３０に伝え、これを受けた副支店長端末３０が「代行」を選択可能としたのである。但し、副支店長は、支店長が出社している場合等支店長が自ら決裁できる場合には、「代行」を選択することなく、審査者と同様、「審査」又は「差戻」を指示する。

ここでは、通常の電子回付について説明するため、副支店長は「代行」を選択せず、一審査者として審査を行う。つまり副支店長は審査終了後、「審査」又は「差戻」を指示する。すると、副支店長端末３０は、いずれの指示がなされたかを判断し（Ｓ８５０）、「差戻」の指示を受けた場合には、上述のＳ７６０と同様のＳ８６０の処理を行い、「審査」の指示を受けた場合には、上述のＳ７７０〜Ｓ７９０と同様のＳ８７０〜Ｓ８９０の処理を行う（Ｓ８５０において「代行」の指示を受けた場合については後述する）。Ｓ８９０の処理が行われると、これを受けた営業店サーバ５０は、この協議書番号に対応した形式でこの副支店長の審査内容を記憶装置５２に格納し、次の回付先にこの協議書データをメール配信する。ここでは次の回付先が支店長であるため、支店長のユーザＩＤに対応したメールボックスに格納する。

Ｅ１．支店長による決裁
支店長は、自分が決裁すべき協議書案件がメール配信されているかどうかを支店長端末４０の入力部４３から入力する。すると、支店長端末４０は、図９の決裁プログラムを実行する。この決裁プログラムのうち、Ｓ１０００〜Ｓ１０４０は、審査者端末２０の審査プログラムのＳ７００〜Ｓ７４０と同じであるため、その説明を省略する。

審査終了後、支店長は、支店長端末４０の入力部４３から「決裁」を指示する。すると、支店長端末４０は、決裁内容登録画面を表示ディスプレイ４２に表示する（Ｓ１０５０）。

図１０は決裁内容登録画面の一例を示す説明図である。この決裁内容登録画面には、「協議日」「協議書番号」「店番」「名寄番号」「取引先名」のほか、決裁内容登録タブが表示され、この決裁内容登録タブには「決裁日」「決裁可否」等が表示されている。また、決裁内容登録画面には、「（賛）担当者○○○○」のタブがあり、このタブがクリックされと、支店長端末４０は「担当者○○○○」の審査内容を営業店サーバ５０に要求し、営業店サーバ５０はその審査内容を記憶装置５２から読み出して支店長端末４０に返す。すると、支店長端末４０は、その審査内容を画面上で参照できる。

この決裁内容登録画面において、支店長は「決裁可否」の欄に「可」又は「否」を入力し、また必要に応じて「条件／指示」ボタンを押して決裁するための条件を入力し、その後「確定」を入力する。支店長端末４０は、「確定」が入力されたか否かを判断し（Ｓ１０６０）、「確定」が入力されなければ（Ｓ１０６０でＮＯ）、そのまま待機し、「確定」が入力されたならば（Ｓ１０６０でＹＥＳ）、表示ディスプレイ４２にパスワードの入力を決裁者即ち支店長に要求する画面を表示してパスワードの入力があったか否かを判断する（Ｓ１０７０）。そして、入力部４３からパスワードの入力がなければ（Ｓ１０７０でＮＯ）、そのまま待機し、パスワードの入力があったならば（Ｓ１０７０でＹＥＳ）、そのパスワードを営業店サーバ５０に送る（Ｓ１０８０）。

すると、営業店サーバ５０は、そのパスワードが支店長のものか否かを照合し、その照合結果を支店長端末４０に送る。支店長端末４０は、その照合結果がＯＫ（一致）かＮＧ（不一致）かを判断し（Ｓ１０９０）、ＮＧならば（Ｓ１０９０でＮＯ）、再度Ｓ１０７０に戻り、ＯＫならば（Ｓ１０９０でＹＥＳ）、その決裁登録内容を営業店サーバ５０に送る（Ｓ１１００）。すると、これを受けた営業店サーバ５０は、協議書番号に対応する形式で、決裁済フラグを立ててその決裁登録内容を記憶装置５２に格納する。

［２］代行決裁時の回付手順
この電子稟議システム１における代行決裁時の回付手順は、Ａ２．協議書の作成、Ｂ２．協議書の電子回付要求、Ｃ２．審査者による審査、Ｄ２．副支店長による代行決裁、Ｅ２．支店長による追認、である。以下、これを順を追って説明する。

Ａ２．協議書の作成
上述した［１］通常の回付手順におけるＡ１．と同様であるため、その説明を省略する。

Ｂ２．協議書の電子回付要求
上述した［１］通常の回付手順におけるＢ１．と同様であるため、その説明を省略する。

Ｃ２．審査者による審査
上述した［１］通常の回付手順におけるＣ１．と同様であるため、その説明を省略する。

Ｄ２．副支店長による代行決裁
副支店長は、通常の電子回付と同様、自分が審査又は代行すべき協議書案件がメール配信されているかどうかを副支店長端末３０の入力部３３から入力する。すると、副支店長端末３０は、図８の審査・代行決裁プログラムを実行する。この審査・代行決裁プログラムのうち、Ｓ８００〜Ｓ８４０は、上述した通りであるため、その説明を省略する。

審査終了後、副支店長は、副支店長端末３０の入力部３３から「審査」、「差戻」又は「代行」を指示する。ここでは、支店長が不在等の理由により自ら決裁できない場合であって緊急を要する場合であるため、副支店長は「代行」を選択する。なお、副支店長が「代行」する場合には、事前に支店長に電話等で確認をとることにしてもよい。

このとき、副支店長端末３０は、「代行」の指示を受けたと判断して（Ｓ８５０で「代行」）、Ｓ９００の代行決裁ルーチンを実行する。この代行決裁ルーチンについて図１１のフローチャートに基づいて説明する。この代行決裁ルーチンでは、副支店長端末３０は、まず代行者用決裁内容登録画面を表示ディスプレイ３２に表示する（Ｓ９１０）。

図１２は代行者用決裁内容登録画面の一例を示す説明図である。この代行者用決裁内容登録画面は、画面中央付近に「代行」と表示されている点以外は、図１０の決裁内容登録画面と同様である。

この代行者用決裁内容登録画面において、副支店長は「決裁可否」の欄に「可」又は「否」を入力し、また必要に応じて「条件／指示」ボタンを押して決裁するための条件を入力し、その後「確定」を入力する。副支店長端末３０は、「確定」が入力されたか否かを判断し（Ｓ９２０）、「確定」が入力されなければ（Ｓ９２０でＮＯ）、そのまま待機し、「確定」が入力されたならば（Ｓ９２０でＹＥＳ）、表示ディスプレイ３２にパスワードの入力を代行者即ち副支店長に要求する画面を表示してパスワードの入力があったか否かを判断する（Ｓ９３０）。そして、入力部３３からパスワードの入力がなければ（Ｓ９３０でＮＯ）、そのまま待機し、パスワードの入力があったならば（Ｓ９３０でＹＥＳ）、そのパスワードを営業店サーバ５０に送る（Ｓ９４０）。

すると、営業店サーバ５０は、そのパスワードが副支店長のものか否かを照合し、その照合結果を副支店長端末３０に送る。副支店長端末３０は、その照合結果がＯＫかＮＧかを判断し（Ｓ９５０）、ＮＧならば（Ｓ９５０でＮＯ）、再度Ｓ９３０に戻り、ＯＫならば（Ｓ９５０でＹＥＳ）、その決裁登録内容を営業店サーバ５０に送る（Ｓ９６０）。すると、これを受けた営業店サーバ５０は、協議書番号に対応する形式で、決裁者確認未入力フラグを立ててその決裁登録内容を記憶装置５２に格納する。つまり、決裁者未確認案件として格納する。

Ｅ２．支店長による追認
支店長は、本来自分が決裁すべき協議書につき代行者である副支店長が決裁したものを確認するために、支店長端末４０の入力部４３から確認未入力一覧表の表示を指示する。すると、支店長端末４０は、図１３に示す確認未入力一覧表示プログラムを実行する。まず、決裁者確認未入力の案件を営業店サーバ５０に要求する（Ｓ１１００）。これを受けた営業店サーバ５０は、記憶装置５２から決裁者確認未入力フラグが立っている協議書番号の案件を読み出し、支店長端末４０へ送る。これを受けた支店長端末４０は、表示ディスプレイ４２にこれらの案件を確認未入力一覧表として一覧表示し（Ｓ１１１０）、このプログラムを終了する。

図１４には確認未入力一覧表の一例を示す説明図である。この確認未入力一覧表には、店番等のほか、「決裁日（代行日）」、「代行者」「協議書番号」「協議書種類」「名寄番号」「取引先名」等が協議書ごとに表示される。

支店長は、確認未入力一覧表の中から確認を行いたい協議書につき、その協議書番号を入力部４３から入力する。すると、支店長端末４０は、図１５に示す確認プログラムを実行する。まず、その協議書番号に関する情報を営業店サーバ５０に要求する（Ｓ１２００）。これを受けた営業店サーバ５０は、その協議書番号に関する情報を記憶装置５２から読み出し、支店長端末４０に送る。これを受けた支店長端末４０は、表示ディスプレイ４２に確認用の決裁内容登録画面を表示する（Ｓ１２１０）。

図１６は確認用の決裁内容登録画面の一例を示す説明図である。この画面には、画面中央付近に「確認」と表示されている点、確認したときにチェックするチェックボックス（図１６中の□の部分）及び代行者名が決裁内容登録タブに表示されている点を除けば、図１０の決裁内容登録画面と同様である。なお、決裁内容登録タブの「決裁可否」の欄には、既に副支店長により「可」（又は「否」）が入力されている。また、この確認用の決裁内容登録画面の「条件／指示」がクリックされると、支店長端末４０はこの協議書番号の代行決裁時に付けられた条件を営業店サーバ５０に要求し、営業店サーバ５０はその条件を記憶装置５２から読み出して支店長端末４０に返す。すると、支店長端末４０は、その条件を表示ディスプレイ４２に表示する。したがって、支店長は、決裁時に付けられた条件を画面上で吟味できる。

支店長は、この画面を見ながら、副支店長が代行決裁を行った決裁内容を吟味し、その内容を追認する場合にはチェックボックスにチェックを入力し、「確定」を入力する。支店長端末４０は、「確定」が入力されたか否かを判断し（Ｓ１２２０）、「確定」が入力されなければ（Ｓ１２２０でＮＯ）、そのまま待機し、「確定」が入力されたならば（Ｓ１２２０でＹＥＳ）、表示ディスプレイ４２にパスワードの入力を決裁者即ち支店長に要求する画面を表示してパスワードの入力があったか否かを判断する（Ｓ１２３０）。そして、入力部４３からパスワードの入力がなければ（Ｓ１２３０でＮＯ）、そのまま待機し、パスワードの入力があったならば（Ｓ１２３０でＹＥＳ）、そのパスワードを営業店サーバ５０に送る（Ｓ１２４０）。

すると、営業店サーバ５０は、そのパスワードが支店長のものか否かを照合し、その照合結果を支店長端末４０に送る。支店長端末４０は、その照合結果がＯＫかＮＧかを判断し（Ｓ１２５０）、ＮＧならば（Ｓ１２５０でＮＯ）、再度Ｓ１２２０に戻り、ＯＫならば（Ｓ１２４０でＹＥＳ）、その決裁登録内容を営業店サーバ５０に送る（Ｓ１２６０）。すると、これを受けた営業店サーバ５０は、協議書番号に対応する形式で、決裁者確認未入力フラグを解除し、代わりに決裁済フラグを立ててその決裁登録内容を記憶装置５２に格納する。このため、今回支店長によって確認された協議書番号を持つ協議書は、次回、確認未入力一覧表を表示する際にはその一覧表から外されることになる。

以上詳述した本実施形態の電子稟議システム１によれば、以下の効果が得られる。即ち、支店長の知らないうちに副支店長が代行決裁してしまったとしても、支店長は代行決裁がなされた協議書データを事後的に追認できるため、代行決裁された協議書データ案件を決裁者の管理下におくことができる。この結果、副支店長に対しては支店長が事後的に追認することが牽制となって、悪意で代行決裁するのを未然に防止できる。

営業店サーバ５０は、副支店長により代行決裁された稟議書データを、支店長により決裁された協議書データと区別して決裁者未確認案件として記憶装置５２に記憶しているため、事後的に支店長が未確認の稟議書データを要求したときに容易に取り出すことができる。また、営業店サーバ５０は、副支店長により代行決裁された協議書データが支店長により追認されたあとはその協議書データを決裁者未確認案件から外すため、その後支店長が未確認の協議書データを要求したときに誤って取り出すことがない。

更に、例えば副支店長以外の第三者によって副支店長端末３０が操作されたとしても、その第三者は副支店長のユーザＩＤとは異なるユーザＩＤを入力するため、副支店長端末３０は代行決裁の入力を認めない。したがって、本来の代行者である副支店長以外の第三者が代行決裁することを未然に防止できる。また、営業店サーバ５０は、ユーザＩＤに基づき、記憶装置５２のデータベースから操作者の職位が副支店長であることを認識し、その結果副支店長端末３０が代行決裁可能となるため、支店長がいちいち指名しなくても副支店長は代行決裁できる。逆に、副支店長は支店長の意思にかかわらず代行決裁できるため、支店長が事後的に追認する意義が大きい。

支店長端末４０は、決裁者未確認案件として記憶されている協議書データを確認未入力一覧表（図１４参照）として表示するため、支店長は自分が未確認の協議書データを素早く把握できる。

尚、本発明の実施の形態は、上記実施形態に何ら限定されるものではなく、本発明の技術的範囲に属する限り種々の形態を採り得ることはいうまでもない。
例えば、上記実施形態では、営業店２における担当者端末１０や審査者端末２０をそれぞれ１台だけ示したが、これらが複数存在してローカル通信線５５に接続されていてもよい。また、上記実施形態では、各端末１０，２０，３０，４０と営業店サーバ５０とを結ぶローカル通信線５５を有線としたが、これらを無線としてもよく、この場合も上記実施形態と同様の効果が得られる。

また、上記実施形態では、１つの営業店に１人の副支店長がいる場合について説明したが、１つの営業店に２人以上の副支店長がいてもよい。この場合、ユーザＩＤからどの副支店長が代行決裁を行ったかを知ることができる。

ところで、上記実施形態の電子稟議システム１において、支店長の店長専決権限や本部への申請権限を支店長から次席者である副支店長へ委譲できるようにしてもよい（この場合は支店長の追認は不要）。例えば、店長専決権限として、その営業店での貸し出し可能な範囲まで副支店長に最終決裁を委譲してもよい。具体的には、支店長が支店長端末４０の入力部４３から副支店長を指名して店長専決権限を委譲する旨を入力する。この店長専決権限の委譲の可否は、営業店の上位に位置する本部の判断を仰いだうえで支店長が決定するようにしてもよい。そして、支店長から副支店長に店長専決権限が委譲されたあと、担当者が自己の作成した協議書の決裁者として支店長ではなく副支店長を指名したときに、初めてこの店長専決権限の委譲が効果を発揮し、副支店長が決裁者となる。

本実施形態の電子稟議システムの概略構成図である。 案件個別登録プログラムのフローチャートである。 協議書新規作成プログラムのフローチャートである。 補足説明書作成プログラムのフローチャートである。 協議書編集プログラムのフローチャートである。 電子回付要求プログラムのフローチャートである。 審査プログラムのフローチャートである。 審査・代行決裁プログラムのフローチャートである。 決裁プログラムのフローチャートである。 決裁内容登録画面の一例を示す説明図である。 代行決裁ルーチンのフローチャートである。 代行者用決裁内容登録画面の一例を示す説明図である。 確認未入力一覧表示プログラムのフローチャートである。 確認未入力一覧表の一例を示す説明図である。 確認プログラムのフローチャートである。 確認用の決裁内容登録画面の一例を示す説明図である。

符号の説明

１・・・電子稟議システム、２・・・営業店、１０・・・担当者端末、１１・・・制御部、１２・・・表示ディスプレイ、１３・・・入力部、２０・・・審査者端末、２１・・・制御部、２２・・・表示ディスプレイ、２３・・・入力部、３０・・・副支店長端末、３１・・・制御部、３２・・・表示ディスプレイ、３３・・・入力部、４０・・・支店長端末、４１・・・制御部、４２・・・表示ディスプレイ、４３・・・入力部、５０・・・営業店サーバ、５１・・・制御部、５２・・・記憶装置、５５・・・ローカル通信線。

Claims (5)

1. 複数台の端末と一台のサーバとが通信線を介して接続され、前記端末のうち担当者端末から前記サーバに対して所定の稟議書データの電子回付の要求があった場合には、前記サーバから前記稟議書データを電子回付し、最終回付先である決裁者端末から前記サーバに対して決裁が入力される電子稟議システムにおいて、
   ある稟議書データにつき、前記決裁者端末以外の代行決裁可能な代行者端末が代行決裁を行った場合には、その後前記決裁者端末が追認を行うことを特徴とする電子稟議システム。
2. 複数台の端末と一台のサーバとが通信線を介して接続され、前記端末のうち担当者端末から前記サーバに対して所定の稟議書データの電子回付の要求があった場合には、前記サーバから前記稟議書データを電子回付し、最終回付先である決裁者端末から前記サーバに対して決裁が入力される電子稟議システムにおいて、
   前記決裁者端末以外の代行決裁可能な代行者端末から前記サーバに対してある稟議書データの代行決裁が入力されると、前記サーバは前記代行決裁がなされた稟議書データを決裁者未確認案件として記憶し、その後前記決裁者端末から前記サーバに対して前記代行決裁がなされた稟議書データを追認する旨が入力されると、前記サーバは前記代行決裁がなされた稟議書データを決裁者未確認案件から外すことを特徴とする電子稟議システム。
3. 前記サーバはユーザＩＤと代行決裁の可否との関係を予め記憶しており、前記代行者端末は代行者によって入力されたユーザＩＤが前記関係に照らして代行決裁可能な場合にのみ代行者による代行決裁の入力を認めることを特徴とする請求項１又は２記載の電子稟議システム。
4. ユーザＩＤと代行決裁の可否との関係は、ユーザＩＤの職位によって代行決裁の可否が定められていることを特徴とする請求項３記載の電子稟議システム。
5. 前記決裁者端末は、決裁者未確認案件として記憶されている稟議書データの一覧を表示可能であることを特徴とする請求項１〜４のいずれかに記載の電子稟議システム。

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