JP2002099687A

JP2002099687A - ワークフロー管理システム及び方法

Info

Publication number: JP2002099687A
Application number: JP2000289735A
Authority: JP
Inventors: Shigeo Takami; 成男高見; Sumie Hanaoka; 澄江花岡; Yoichi Yamamoto; 陽一山本
Original assignee: Tokio Marine and Fire Insurance Co Ltd
Current assignee: Tokio Marine and Fire Insurance Co Ltd
Priority date: 2000-09-25
Filing date: 2000-09-25
Publication date: 2002-04-05

Abstract

(57)【要約】【課題】組織単位でフレキシブルに電子文書を回付でき
るようにする新規な構成のワークフロー管理システムを
提供する。【解決手段】本ワークフロー管理システムは、特定の組
織宛てに送信され且つ回付組織ルートの情報を含む電子
文書の内容情報を受信して、所定の単位の組織毎に設け
られ且つ当該組織に属する者に対するアクセスを許可す
る複数の組織情報データベースのうち特定の組織の組織
情報データベースに格納する手段と、特定の組織におい
て設定された当該特定の組織内の電子文書の回付ルート
情報に従って、特定の組織の組織情報データベースに格
納された電子文書へのアクセスを促す電子メールを送信
する手段と、特定の組織内の電子文書の回付ルート情報
に従って承認が得られると、電子文書の内容情報に含ま
れる回付組織ルートの情報に従って、次の回付組織の組
織情報データベースに対して電子文書の内容情報を送信
する手段とを有する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明が属する技術分野】本発明は、電子稟議書などの
電子文書を企業等の中で回付するためのワークフロー管
理技術に関する。

【０００２】

【従来の技術】例えば特開平１１−２３２３５７号公報
には、以下のような事項が開示されている。すなわち、
稟議情報データベースには各稟議書の内容を格納し、稟
議雛型データベースには各稟議書の回覧先組織と順番を
格納し、担当者データベースには各組織内の回覧順番を
格納し、稟議雛型データベースと担当者データベースと
を用いて具体的な回覧順番を決定し、その回覧順番で電
子メールを送信し、各担当者は稟議情報データベースに
アクセスして承認などを行う。このような方法を用いる
と、組織内の担当者の追加や変更、異動、回覧順序の変
更に対応できるようになる。また、電子メール等で回覧
中に紛失するのを避けるため、稟議書のデータは稟議情
報データベースに格納されていて移動しない。しかし、
本公報では、回覧順番を回覧途中で変更することは考え
られていない。また、組織機構変更などの事態を想定し
ていない。さらに、人数が少ない場合には一つの稟議情
報データベースでよいかもしれないが、多数の人員が存
在し且つ多数の組織が存在する会社等では一つの稟議情
報データベースではアクセスの集中などの問題が生ず
る。その場合に組織単位のオペレーションのフレキシビ
リティ確保といった観点等を含めてどのような構成を採
用すべきかといったことは考慮されていない。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】よって本発明の目的
は、組織単位でフレキシブルに電子文書を回付できるよ
うにする新規な構成のワークフロー管理システム及び当
該新規な構成のワークフロー管理システムを用いたワー
クフロー管理方法を提供することである。

【０００４】また本発明の他の目的は、人事異動や組織
機構変更などに簡単に対応できるようなワークフロー管
理技術を提供することである。

【０００５】

【課題を解決するための手段】本発明の第１の態様に係
るワークフロー管理システムは、特定の組織宛てに送信
され且つ回付組織ルートの情報を含む電子文書の内容情
報を受信して、所定の単位の組織毎に設けられ且つ当該
組織に属する者に対するアクセスを許可する複数の組織
情報データベースのうち特定の組織の組織情報データベ
ースに格納する手段と、特定の組織において設定された
当該特定の組織内の電子文書の回付ルート情報に従っ
て、特定の組織の組織情報データベースに格納された電
子文書へのアクセスを促す電子メールを送信する電子メ
ール送信手段と、特定の組織内の電子文書の回付ルート
情報に従って承認が得られると、電子文書の内容情報に
含まれる回付組織ルートの情報に従って、次の回付組織
の組織情報データベースに対して電子文書の内容情報を
送信する手段とを有する。

【０００６】組織毎に組織情報データベースを設けて、
回付組織ルートの順番に電子文書が転送されてゆく。電
子メールで回覧するのではないので紛失の危険は少な
い。また、組織単位でセキュリティを確保した上でフレ
キシブルに書類・回付管理ができる。本態様のように回
付組織ルートの情報を含む電子文書がシステム内を移動
するような場合であっても、組織毎に回付ルート情報を
設定すると共に、組織毎に組織情報データベースを設け
ているため、人事移動のみならず機構改革などの組織変
更に対応しやすい。

【０００７】なお、組織内の電子文書の回付ルート情報
が、電子文書の種類及び起票元の組織により規定された
受付担当者の情報が含まれるような構成としても良い。
受付担当者が当該組織内の回付ルートを初めに確定させ
るようにしてもよいし、予め設定されている組織内の回
付ルートに従って組織内の電子文書の回付を自動的に開
始しても良い。

【０００８】また、本発明の第１の態様において、特定
の組織内の電子文書の回付ルート上に設定されている者
の指示により、当該電子文書の当該特定の組織内の電子
文書の回付ルート又は当該電子文書の内容情報に含まれ
る回付組織ルートを変更する手段をさらに有するような
構成であってもよい。仕事上必要又は不必要な人若しく
は組織を追加又は削除する以外に、人事異動・組織構造
変更に対応しやすくなる。

【０００９】さらに、本発明の第１の態様において、ア
クセス権限のある者からのアクセスに応じて、組織情報
データベースに含まれる電子文書の内容情報とルール・
データベースに含まれるフォーム・データとをアクセス
権限のある者の端末に送信する手段をさらに有するよう
な構成とすることも可能である。組織情報データベース
とルール・データベースを別途用意し、両方合わせて電
子文書の閲覧を可能にすれば、セキュリティを高めるこ
とができる。また、実施の形態のようにルール・データ
ベースを組織単位ではなく例えばサーバ単位で設けるこ
とにより、メンテナンスが容易になる。

【００１０】また、本発明の第１の態様において、電子
文書の回付状況を格納する回付状況データベースをさら
に有するような構成であってもよい。これにより、回付
状況を回付中に確認できるようになる。なお、更新状況
も登録しておけば、後に改竄チェックなどを行うことが
できるようになる。

【００１１】また、人事異動により特定の組織に属しな
くなった場合又は組織変更により特定の組織に変更が加
えられた場合に、特定の組織に属しなくなった者に対し
て、所定期間、特定の組織の組織情報データベースへの
アクセス権限を保持させておくような構成であってもよ
い。これにより、引継ぎなどが簡単に行えるようになる
ため、人事異動又は組織変更に対応しやすくなる。

【００１２】さらに、特定の組織内の電子文書の回付ル
ート情報が、特定の組織の組織情報データベース又は当
該特定の組織の組織情報データベースを管理するサーバ
の記憶領域に格納されるような構成であってもよい。

【００１３】本発明の第２の態様に係るワークフロー管
理方法は、特定の組織宛てに送信され且つ回付組織ルー
トの情報を含む電子文書の内容情報を受信して、所定の
単位の組織毎に設けられ且つ当該組織に属する者に対す
るアクセスを許可する複数の組織情報データベースのう
ち特定の組織の組織情報データベースに格納するステッ
プと、特定の組織において設定された当該特定の組織内
の電子文書の回付ルート情報に従って、特定の組織の組
織情報データベースに格納された電子文書へのアクセス
を促す電子メールを送信するステップと、特定の組織内
の電子文書の回付ルート情報に従って承認が得られる
と、電子文書の内容情報に含まれる回付組織ルートの情
報に従って、次の回付組織の組織情報データベースに対
して電子文書の内容情報を送信するステップとを含む。

【００１４】第１の態様の変形を、第２の態様に適用す
ることも可能である。

【００１５】上で述べたワークフロー管理方法は、通常
のコンピュータとプログラムとの組合せにて実現される
場合がある。その場合、プログラムは、例えばフロッピ
ー（登録商標）・ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、光磁気ディ
スク、半導体メモリ、ハードディスク等の記憶媒体又は
記憶装置に格納される。なお、中間的な処理結果はメモ
リに一時保管される。

【００１６】

【発明の実施の形態】図１に本発明の一実施の形態に係
るシステム概要を示す。例えば企業の社内ＬＡＮ（Loca
l Area Network）であるネットワーク１には、ワークフ
ロー管理に用いられるサーバＡ（３）及びサーバＢ
（５）と、社員へのメールを管理するメールサーバＡ
（７）及びメールサーバＢ（９）と、各社員が用いる複
数のクライアント端末１１乃至１５とが接続されてい
る。サーバＡ（３）及びサーバＢ（５）の数、メールサ
ーバＡ（７）及びメールサーバＢ（９）の数、及びクラ
イアント端末１１乃至１５の数は図１に示された数に限
定されるものではなく、社員数などに依存して変更する
ことが可能である。

【００１７】ワークフロー管理に用いられるサーバＡ
（３）は、電子稟議書等の電子文書を新たに起票する際
などに用いる業務メニューデータベース（ＤＢ）３１
と、電子稟議書等の電子文書のフォーム・データを格納
するルールＤＢ３３と、回付電子文書の回付ログを格納
する承認ログＤＢ３５と、所定の単位の組織（例えば
課）における回付電子文書の受付担当者や課内の回付ル
ートの情報を格納する役割登録ＤＢ３７と、組織Ａで処
理・使用・保存される電子文書を格納する組織Ａ用文書
ＤＢ３９ａとを管理する。同じように、ワークフロー管
理に用いられるサーバＢ（５）は、電子稟議書等の電子
文書を新たに起票する際などに用いる業務メニューデー
タベース（ＤＢ）５１と、電子稟議書等の電子文書のフ
ォーム・データを格納するルールＤＢ５３と、回付電子
文書の回付ログを格納する承認ログＤＢ５５と、所定の
単位の組織（例えば課）における回付電子文書の受付担
当者や課内の回付ルートの情報を格納する役割登録ＢＤ
５７と、組織Ｂで処理・使用・保存される電子文書を格
納する組織Ｂ用文書ＤＢ５９ａと、組織Ｃで処理・使用
・保存される電子文書を格納する組織Ｃ用文書ＤＢ５９
ｂとを管理する。このように、サーバＡ及びＢは、複数
の組織の文書ＤＢを管理している。一方、業務メニュー
ＤＢ、ルールＤＢ、承認ログＤＢ、役割登録ＤＢについ
ては、サーバが管理する文書ＤＢの各組織で共用され
る。

【００１８】メールサーバＡ（７）は、所定の範囲の社
員のメールを格納するメールＤＢ７１を管理している。
また、メールサーバＢ（９）は、所定の範囲の社員のメ
ールを格納するメールＤＢ９１を管理している。クライ
アント端末１１乃至１５は、例えばパーソナル・コンピ
ュータであって、メーラや本実施の形態に係るワークフ
ロー管理のためのクライアント・アプリケーション・プ
ログラムがインストールされている。なお、ワークフロ
ー管理のためのクライアント・アプリケーション・プロ
グラムは、例えばＬｏｔｕｓＮｏｔｅｓ（Lotus社の
商標）のようなグループウエアのクライアント版の場合
もあるし、ウェブ（Ｗｅｂ）ブラウザの場合もある。

【００１９】次に、組織Ａから組織Ｂ、そして組織Ｃを
回付される電子稟議書の処理フローを図２乃至図７を用
いて説明する。なお、各組織には２人の回付者が存在す
るものとする。最初に、電子稟議書の起票者は、起票者
のクライアント端末を操作して業務メニューＤＢ３１に
アクセスする（ステップ（１））。そして、今回起票す
る電子稟議書の種類を指定して起票を命ずると、ルール
ＤＢ３３に自動的にアクセスする（ステップ（２））。
そして、指定種類の電子稟議書の空のフォームが開かれ
る。ここで、起票者は、稟議書として必要な事項を入力
すると共に、起票組織（ここでは組織Ａ。起票課とも呼
ぶ。）内の回付ルートと起票課以外の回付組織ルートの
情報とを入力する。本実施の形態では、回付組織ルート
の情報、起票組織内の回付ルートの情報、及び稟議書の
内容が含まれる電子稟議書１００が、組織Ａ用文書ＤＢ
３９ａに保存される（ステップ（３））。なお、電子稟
議書１００には、回付の結果（履歴情報）も付加され
る。また、承認ログＤＢ３５に起票内容及び起票時刻等
のログ情報が格納される。

【００２０】組織Ａ用文書ＤＢ３９ａに電子稟議書１０
０が保存されると、メール送信処理部は、電子稟議書１
００内の起票組織内の回付ルートを検査する。そして、
起票者以外の回付先が存在するか否か、存在する場合に
は回付済みであるか否かを判断する。もし、起票者以外
の回付先が存在し且つ未回付である場合には、起票組織
内の次の回付先宛てに電子メールを送信する。すなわ
ち、次の回付先宛てのメールを管理するメールサーバ７
に電子メールの情報を送信し、メールサーバ７は、メー
ルＤＢ７１に当該電子メールの情報を格納する（ステッ
プ（４））。なお、この電子メールには、例えば、組織
Ａ用文書ＤＢ３９ａに格納されている電子稟議書１００
へのアクセスを促すリンクの情報が埋め込まれている。

【００２１】メールＤＢ７１に電子メールが格納される
と、当該電子メールの宛先である起票課内の次の回付先
の人（ここでは起票課決裁者）は、その人のクライアン
ト端末を操作して、メールＤＢ７１にアクセスし、電子
稟議書１００へのアクセスを促すリンクの情報を含む電
子メールを当該クライアント端末に受信する。そして、
リンクを用いて組織Ａ用文書ＤＢ３９ａにアクセスする
（ステップ（５））。なお、リンクを用いずに、組織Ａ
用文書ＤＢ３９ａにアクセスするようにしても良い。但
し、組織Ａ用文書ＤＢ３９ａにアクセスするだけでは、
電子稟議書１００の内容を見ることはできない。組織Ａ
用文書ＤＢ３９ａのアクセス制御情報と電子稟議書１０
０の回付ルート情報とに従ってアクセス権限が確認され
る。そして、アクセス権限があると判断されると、ルー
ルＤＢ３３に電子稟議書１００のコピーが送られ（ステ
ップ（６））、電子稟議書１００の情報とルールＤＢ３
３のフォーム・データとにより、電子稟議書１００の内
容が決裁者のクライアント端末で見ることができるよう
になる。

【００２２】起票課の決裁者は、電子稟議書１００の内
容を検討して、承認する場合には承認ボタンを押す。承
認できない場合には差戻ボタンを押す。また、起票課の
決裁者は、起票者が決定した組織内の回付ルートと回付
組織ルートを変更する必要があるか否か判断する。変更
する場合には、後に説明するように、回付ルート変更の
入力を行う。そして、承認又は差戻の選択及び必要な場
合には回付ルートの変更情報並びにコメント入力等を電
子稟議書１００の情報と共に、組織Ａ用文書ＤＢ３９ａ
に格納する（ステップ（７））。また、承認ログＤＢ３
５に決裁者の入力内容及び入力時刻等のログ情報が格納
される。

【００２３】ここで図示していないがメール送信処理部
は、起票課内に次の回付先が存在するかを電子稟議書１
００の情報を用いて判断する。ここでは起票課の決裁者
の次の回付先は設定されていないので、次の回付先宛て
にメールを送信することはない。但し、起票者には、起
票課内の決裁者が承認したか又は差戻しを選択したかに
ついてのメールを送信する。これにて、起票者は電子稟
議書１００の回付状況を知ることができる。

【００２４】起票課内に次の回付先がない場合には、電
子稟議書回付処理部が次の回付組織に回付できるか否か
の検査を実施する。すなわち、決裁者が承認権限を有し
ているかを判断する。例えば、課長以上の役職者が承認
をしているかどうかを、電子稟議書１００に付加された
承認などについての情報と例えば人事情報等とを用いて
検査する。ここでは、起票課決裁者は、承認権限があり
且つ承認している場合を説明する。よって、電子稟議書
回付処理部は、組織Ａ用文書ＤＢ３９ａに格納されてい
る電子稟議書１００の情報を組織Ｂ用文書ＤＢ５９ａ宛
てに送信する。図１のようなシステム構成の場合には、
サーバＡ（３）からサーバＢ（５）に送信することにな
る。サーバＢ（５）は、サーバＡ（３）から電子稟議書
１００の情報を受信すると、宛先である組織Ｂ用文書Ｄ
Ｂ５９ａに格納する（ステップ（８））。

【００２５】そうすると、メール送信処理部は、組織Ｂ
用文書ＤＢ５９ａに格納された電子稟議書１００の種類
又は電子稟議書１００の種類及び起票課に基づき、組織
Ｂにおける当該電子稟議書１００の受付担当者を役割登
録ＤＢ５７から抽出する（図３：ステップ（９））。

【００２６】役割登録ＤＢ５７への受付担当者の登録の
一例を図４及び図５を用いて説明する。本実施の形態に
おいて、受付担当者を登録する場合には、図４に示すよ
うな画面を用いて行う。図４に表された画面例には、依
頼される処理手続きの名称であるプロセス名（電子稟議
書の種別）のボタン、当該手続きの主担当のボタン、同
じく副担当のボタン、そして、同じ手続きであっても担
当する課支社を全てとするか又は特定の課支社にするか
のラジオボタン、特定の課支社とする場合の課支社選択
のためのボタンとが設けられている。そして、各ボタン
を押せば、選択肢を表示するダイアログボックスが表示
され、プロセス名、主担当、副担当、課支社を選択する
ことができる。選択されたプロセス名等は図４に示すよ
うに表示される。上に設けられた保存ボタンが押される
と、受付担当者の情報は役割登録ＤＢに格納される。な
お、誰がいつ変更したかの情報も格納され、次に図４の
ような登録画面が呼び出されると表示される（図４下
部）。

【００２７】図５に役割登録ＤＢに登録される受付担当
者情報の一例を示す。本実施の形態では、プロセス名、
全課支社が対象ではない場合に特定された課支社コー
ド、主担当、副担当（複数可）、更新情報が格納されて
いる。なお、図５では主担当、副担当を名前で格納して
いる例を示したが、社員コードを格納しても良い。

【００２８】図３の説明に戻って、メール送信処理部
は、役割登録ＤＢ５７から、組織Ｂにおける当該電子稟
議書１００の受付担当者を抽出すると、当該受付担当者
宛てにメールを送信する（ステップ（１０））。このメ
ールは、組織Ｂ用文書ＤＢ５９ａに格納された電子稟議
書１００へのアクセスを促すリンクの情報を含む。

【００２９】組織Ｂの受付担当者は、クライアント端末
を操作してメールを受信し、当該メールに含まれるリン
クを用いて組織Ｂ用文書ＤＢ５９ａにアクセスする（ス
テップ（１１））。なお、リンクを用いずに、組織Ｂ用
文書ＤＢ５９ａにアクセスするようにしても良い。但
し、組織Ｂ用文書ＤＢ５９ａにアクセスするだけでは、
電子稟議書１００の内容を見ることはできない。組織Ｂ
用文書ＤＢ５９ａのアクセス制御情報と役割登録ＤＢ５
７の情報とに従ってアクセス権限が確認される。そし
て、アクセス権限があると判断されると、ルールＤＢ５
３に電子稟議書１００のコピーが送られ（ステップ（１
２））、電子稟議書１００の情報とルールＤＢ５３のフ
ォーム・データとにより、電子稟議書１００の内容が受
付担当者のクライアント端末で見ることができるように
なる。

【００３０】本実施の形態では、受付担当者は、電子稟
議書１００の内容を確認し、且つ今後の組織Ｂ内の回付
ルートを決定する。よって、承認又は差戻しの選択に加
え、組織Ｂ内の回付ルートについての情報を入力する。
入力された承認又は差戻しの選択および組織Ｂ内の回付
ルートについての情報は、電子稟議書１００と共に組織
Ｂ用文書ＤＢ５９ａに格納される（ステップ（１
３））。また、承認ログＤＢ５５に、受付担当者の入力
内容及び入力時刻等のログ情報が格納される。

【００３１】なお、組織Ｂ内の回付ルートの入力につい
ては、予め役割登録ＤＢ５７に登録されている回付ルー
トの情報を指定することにより入力するようにしても良
い。この場合、回付ルート名のみを電子稟議書１００に
付加しても良いし、回付ルートに含まれる個々人の情報
をそのまま付加してもよい。本実施の形態では、回付ル
ート名のみを電子稟議書１００に付加する態様で説明す
る。また、本実施の形態では、受付担当者が組織Ｂにお
ける後の回付ルートを最初に指定するが、役割登録ＤＢ
に予め設定されている条件に合致する回付ルート情報に
則り組織Ｂ内を回付するような構成であってもよい。受
付担当者による承認又は差戻しの決定については、メー
ルで起票者に通知するようにしても良い。

【００３２】役割登録ＤＢ５７に格納されている組織内
の回付ルート情報の一例を図６に示す。本実施の形態で
は、課コード、登録名、回付先１乃至５（回付先の社員
名若しくは社員コード）、そして更新情報（日時及び名
前）が格納されている。例えば、組織内の回付ルートを
指定する場合には、このテーブルを用いてダイアログボ
ックスを表示させ、いずれの回付ルートを使用するか選
択させるようにすれば、操作性が向上する。

【００３３】次に、メール送信処理部は、組織Ｂ用文書
ＤＢ５９ａに格納された電子稟議書１００に付加された
回付ルート名から役割登録ＤＢ５７を参照して、次の回
付先を特定する（ステップ（１４））。なお、回付ルー
トに含まれる個々の回付先の情報が付加された場合に
は、役割登録ＤＢ５７を参照する必要はない。そして、
次の回付先宛てにメールを送信する。すなわち、メール
サーバ９に対してメールを送信し、メールサーバ９はメ
ールＤＢ９１内の次の回付先用の領域にメールを格納す
る（ステップ（１５））。ここでは、次の回付先は組織
Ｂの決裁者であるものとする。また、組織Ｂは中間課と
も呼ぶ。メールには、組織Ｂ用文書ＤＢ５９ａに格納さ
れた電子稟議書１００へのアクセスを促すリンクの情報
を含む。

【００３４】組織Ｂの決裁者は、クライアント端末を操
作してメールを受信し、当該メールに含まれるリンクを
用いて組織Ｂ用文書ＤＢ５９ａにアクセスする（ステッ
プ（１６））。なお、リンクを用いずに、組織Ｂ用文書
ＤＢ５９ａにアクセスするようにしても良い。但し、組
織Ｂ用文書ＤＢ５９ａにアクセスするだけでは、電子稟
議書１００の内容を見ることはできない。組織Ｂ用文書
ＤＢ５９ａのアクセス制御情報と役割登録ＤＢ５７の情
報とに従ってアクセス権限が確認される。そして、アク
セス権限があると判断されると、ルールＤＢ５３に電子
稟議書１００のコピーが送られ（ステップ（１７））、
電子稟議書１００の情報とルールＤＢ５３のフォーム・
データとにより、電子稟議書１００の内容が決裁者のク
ライアント端末で見ることができるようになる。

【００３５】組織Ｂの決裁者は、電子稟議書１００の内
容を検討して、承認する場合には承認ボタンを押す。承
認できない場合には差戻ボタンを押す。また、組織Ｂの
決裁者は、受付担当者が決定した組織Ｂ内の回付ルート
と起票者により指定された回付組織ルートを変更する必
要がないか判断する。変更する場合には、後に説明する
ように、回付ルート変更の入力を行う。そして、承認又
は差戻の選択及び必要な場合には回付ルートの変更情報
を電子稟議書１００の情報と共に、組織Ｂ用文書ＤＢ５
９ａに格納する（ステップ（１８））。また、承認ログ
ＤＢ５５に決裁者の入力内容及び入力時刻等のログ情報
が格納される。

【００３６】ここで図示していないがメール送信処理部
は、組織Ｂ内に次の回付先が存在するかを電子稟議書１
００の情報及び役割登録ＤＢ５７を用いて判断する。こ
こでは組織Ｂの決裁者の次の回付先は設定されていない
ので、次の回付先宛てにメールを送信することはない。
但し、起票者には、組織Ｂ内の決裁者が承認したか又は
差戻しを選択したかについてのメールを送信する。これ
にて、起票者は電子稟議書１００の回付状況を知ること
ができる。

【００３７】組織Ｂ内に次の回付先がない場合には、電
子稟議書回付処理部が次の回付組織に回付できるか否か
の検査を実施する。すなわち、決裁者が所定レベル以上
野承認権限を有しているかを判断する。例えば、課長以
上の役職者が承認をしているかを、電子稟議書１００に
付加された承認などについての情報及び人事情報等を用
いて検査する。ここでは、承認権限があり且つ承認して
いる場合を説明する。よって、電子稟議書回付処理部
は、組織Ｂ用文書ＤＢ５９ａに格納されている電子稟議
書１００の情報を組織Ｃ用文書ＤＢ５９ｂ宛てに送信す
る。図１のようなシステム構成の場合には、サーバＢ
（５）が組織Ｂ用文書ＤＢ５９ａから電子稟議書１００
の情報を取り出し、組織Ｃ用文書ＤＢ５９ｂに格納する
（ステップ（１９））。

【００３８】そうすると、メール送信処理部は、組織Ｃ
用文書ＤＢ５９ｂに格納された電子稟議書１００の種類
又は電子稟議書１００の種類及び起票課に基づき、組織
Ｃにおける当該電子稟議書１００の受付担当者を役割登
録ＤＢ５７から抽出する（図７：ステップ（１９））。
メール送信処理部は、役割登録ＤＢ５７から、組織Ｃに
おける当該電子稟議書１００の受付担当者を抽出する
と、当該受付担当者宛てにメールを送信する（ステップ
（２０））。このメールは、組織Ｃ用文書ＤＢ５９ｂに
格納された電子稟議書１００へのアクセスを促すリンク
の情報を含む。

【００３９】組織Ｃの受付担当者は、クライアント端末
を操作してメールを受信し、当該メールに含まれるリン
クを用いて組織Ｃ用文書ＤＢ５９ｂにアクセスする（ス
テップ（２１））。なお、リンクを用いずに、組織Ｃ用
文書ＤＢ５９ｂにアクセスするようにしても良い。但
し、組織Ｃ用文書ＤＢ５９ｂにアクセスするだけでは、
電子稟議書１００の内容を見ることはできない。組織Ｃ
用文書ＤＢ５９ｂのアクセス制御情報と役割登録ＤＢ５
７の情報とに従ってアクセス権限が確認される。そし
て、アクセス権限があると判断されると、ルールＤＢ５
３に電子稟議書１００のコピーが送られ（ステップ（２
２））、電子稟議書１００の情報とルールＤＢ５３のフ
ォーム・データとにより、電子稟議書１００の内容が受
付担当者のクライアント端末で見ることができるように
なる。

【００４０】本実施の形態では、受付担当者は、電子稟
議書１００の内容を確認し、且つ組織Ｃ内の今後の回付
ルートを決定する。よって、承認又は差戻しの選択に加
え、組織Ｃ内の回付ルートについての情報を入力する。
入力された承認又は差戻しの選択および組織Ｃ内の回付
ルートについての情報は、電子稟議書１００と共に組織
Ｃ用文書ＤＢ５９ｂに格納される（ステップ（２
３））。また、承認ログＤＢ５５に、受付担当者の入力
内容及び入力時刻等のログ情報が格納される。

【００４１】組織Ｃ内の回付ルートの入力については、
予め役割登録ＤＢ５７に登録されている回付ルートの情
報を指定することにより入力する。この場合、回付ルー
ト名のみを電子稟議書１００に付加しても良いし、回付
ルートに含まれる個々人の情報をそのまま付加してもよ
い。本実施の形態では、回付ルート名のみを電子稟議書
１００に付加した態様で説明する。受付担当者による承
認又は差戻しの決定については、メールで起票者に通知
する。

【００４２】次に、メール送信処理部は、組織Ｃ用文書
ＤＢ５９ｂに格納された電子稟議書１００に付加された
回付ルート名から役割登録ＤＢ５７を参照して、次の回
付先を特定する（ステップ（２４））。電子稟議書１０
０に組織Ｃ内の各回付先の情報が含まれる場合には役割
登録ＤＢ５７にアクセスする必要はない。そして、次の
回付先宛てにメールを送信する。すなわち、メールサー
バ９に対してメールを送信し、メールサーバ９はメール
ＤＢ９１内の次の回付先用の領域にメールを格納する
（ステップ（２５））。ここでは、次の回付先は組織Ｃ
の決裁者であるものとする。また、組織Ｃは最終課とも
呼ぶ。メールには、組織Ｃ用文書ＤＢ５９ｂに格納され
た電子稟議書１００へのアクセスを促すリンクの情報を
含む。

【００４３】組織Ｃの決裁者は、クライアント端末を操
作してメールを受信し、当該メールに含まれるリンクを
用いて組織Ｃ用文書ＤＢ５９ｂにアクセスする（ステッ
プ（２６））。なお、リンクを用いずに、組織Ｃ用文書
ＤＢ５９ｂにアクセスするようにしても良い。但し、組
織Ｃ用文書ＤＢ５９ｂにアクセスするだけでは、電子稟
議書１００の内容を見ることはできない。組織Ｃ用文書
ＤＢ５９ｂのアクセス制御情報と役割登録ＤＢ５７の情
報（電子稟議書１００に組織Ｃ内の各回付先の情報が含
まれる場合には役割登録ＤＢ５７にアクセスする必要は
ない。）とに従ってアクセス権限が確認される。そし
て、アクセス権限があると判断されると、ルールＤＢ５
３に電子稟議書１００のコピーが送られ（ステップ（２
７））、電子稟議書１００の情報とルールＤＢ５３のフ
ォーム・データとにより、電子稟議書１００の内容が決
裁者のクライアント端末で見ることができるようにな
る。

【００４４】組織Ｃの決裁者は、電子稟議書１００の内
容を検討して、承認する場合には承認ボタンを押す。承
認できない場合には差戻ボタンを押す。また、組織Ｃの
決裁者は、受付担当者が決定した組織Ｃ内の回付ルート
と起票者等により指定された回付組織ルートを変更する
必要がないか判断する。変更する場合には、後に説明す
るように、回付ルート変更の入力を行う。そして、承認
又は差戻の選択及び必要な場合には回付ルートの変更情
報を電子稟議書１００の情報と共に、組織Ｃ用文書ＤＢ
５９ｂに格納する（ステップ（２８））。また、承認ロ
グＤＢ５５に決裁者の入力内容及び入力時刻等のログ情
報が格納される。

【００４５】ここで図示していないがメール送信処理部
は、組織Ｃ内に次の回付先が存在するかを電子稟議書１
００の情報及び役割登録ＤＢ５７を用いて判断する。こ
こでは組織Ｃの決裁者の次の回付先は設定されていない
ので、次の回付先宛てにメールを送信することはない。
但し、起票者には、組織Ｃ内の決裁者が承認したか又は
差戻しを選択したかについてのメールを送信する。

【００４６】組織Ｃ内に次の回付先がない場合には、電
子稟議書回付処理部が次の回付組織に回付できるか否か
の検査を実施する。すなわち、決裁者が所定レベル以上
の承認権限を有しているかを判断する。例えば、課長以
上の役職者が承認をしているかを、電子稟議書１００に
付加された承認などについての情報及び人事情報等を用
いて検査する。ここでは、承認権限があり且つ承認して
いる場合を説明する。そして、電子稟議書回付処理部
は、組織Ｃ用文書ＤＢ５９ｂに格納されている電子稟議
書１００の情報に次の回付組織が規定されているか判断
する。ここでは組織Ｃは最終課であり、これ以上回付す
る組織は設定されていない。そこで本実施の形態では、
電子稟議書回付処理部が、組織Ｃ用文書ＤＢ５９ｂに格
納された電子稟議書１００の情報を組織Ａ用文書ＤＢ３
９ａに返信する。すなわち、サーバＢ（５）からサーバ
Ａ（３）に電子稟議書１００の情報を送信し、サーバＡ
（３）が組織Ａ用文書ＤＢ３９ａに当該電子稟議書１０
０の情報を格納する（ステップ（２９））。

【００４７】これに応じてメール送信処理部が、起票者
宛てにメールを送信する。すなわち、メールサーバＡ
（７）に回付終了を表す情報を含むメールを送信し、メ
ールＤＢ７１に格納する（ステップ（３０））。そし
て、起票者は、クライアント端末を操作して、メールＤ
Ｂ７１にアクセスして、メールを受け取り、必要に応じ
て組織Ａ用文書ＤＢ３９ａにアクセスする。

【００４８】図８に示すように図２乃至図７の例では、
起票課（組織Ａ）、中間課（組織Ｂ）、そして最終課
（組織Ｃ）に電子稟議書１００が回付された。中間課の
数に制限はなく、さらに多くの組織を回付するように設
定することも可能である。この中間課の数は、起票者の
みならず回付ルート上の者が自由に設定できる。また、
各組織内の回付についても、図２乃至図７の例では２人
であったが、例えば図８のように５人ずつといったよう
に、各組織で設定することができる。なお、各組織内の
回付人数を制限しても良い。各組織内の回付ルートも、
その組織に属しており且つ回付ルート上にいる人であれ
ば自由に変更することができる。電子稟議書は組織毎に
設けられた文書ＤＢ間を移動するだけであって、個々人
のクライアント端末を移動するわけではない。電子メー
ルで電子稟議書を回覧するのではないので、電子文書の
紛失の危険性は少ない。

【００４９】本実施の形態では、起票時に個々の宛先を
指定しないため、担当者などの人事異動が生じても簡単
に対処できる。また回付組織ルートの情報を含む電子文
書がシステム内を移動するような場合であっても、組織
毎に回付ルート情報を設定すると共に、組織毎に文書Ｄ
Ｂを設けているため、機構改革などの組織変更が生じて
も、文書ＤＢの移行やアクセス制御によって簡単に対処
できる。

【００５０】例えば、担当者が異動の場合には、役割登
録ＤＢに格納された受付担当者の情報や回付ルート情報
を変更すれば良い。これは組織毎に一括して行えば良
い。なお、移行期間が必要であれば、異動元と移動先の
文書ＤＢのアクセスを所定期間可能にしておけば良い。
また、組織が分割された場合や、廃止された場合、新設
された場合、統合された場合等であっても、所定の期間
新たな組織の文書ＤＢと、前の組織の文書ＤＢとを両方
使用可能にしておき、回付ルートの変更と合わせて実施
すれば、機構改革などによる組織変更についても簡単に
対処できるようになる。

【００５１】図９乃至図１２を用いて一般的な処理フロ
ーを説明する。図９は起票課に関連する処理である。最
初に、業務メニューＤＢ３１において、起票する電子文
書の種類の選択を受け付ける（ステップＳ１）。次にル
ールＤＢ３３にアクセスし、選択された種類の電子文書
のブランク・フォームの情報を起票者のクライアント端
末に送信する（ステップＳ３）。起票者から、回付組織
ルート及び起票課内の回付ルートの設定、並びに回付さ
れる電子文書の内容情報の入力を受け付ける（ステップ
Ｓ５）。受け付けた電子文書の情報を、起票課用文書Ｄ
Ｂ３９ａに格納する（ステップＳ７）。

【００５２】次に、メール送信処理部は、当該電子文書
について、起票課内に次の回付先が規定されているか判
断する（ステップＳ９）。もし、起票課内に次の回付先
が規定されている場合には、メール送信処理部は、当該
次の回付先宛てにメールを送信する（ステップＳ１
１）。メールはメールＤＢ７１の宛先用の領域に格納さ
れる。このメールには、起票課文書ＤＢ３９ｂに格納さ
れた電子文書へのアクセスを促すリンクの情報を含む。
そして、メールＤＢ７１へのアクセスに応じて、次の回
付先に指定された承認者のクライアント端末に、当該メ
ールは送信される。

【００５３】次の回付先に指定された承認者がクライア
ント端末を操作して、メールに含まれるリンク等により
起票課用文書ＤＢ３９ａに格納された回付電子文書へア
クセスすると、それに応じてルールＤＢ３３のフォーム
・データと共に当該回付電子文書のデータを承認者のク
ライアント端末に送信する（ステップＳ１３）。これで
クライアント端末で、電子文書を読めるようになる。ク
ライアント端末で表示される電子文書の例を図１０に示
す。図１０の例では、上部に承認者用の操作ボタンが表
示される。「閉じる」（入力を保存することなく終
了）、「承認」、「差戻」、「保存」（入力を保存しつ
つ一旦終了）、「転送（メール）」（電子文書をメール
で他の人に転送する）、「状況確認」（承認ログＤＢ３
５にアクセスして現在の承認状況を確認する（最新の承
認者であれば本ボタンを用いずとも承認状況を当該電子
文書で見ることができる。最新の承認者でなければ、自
分より先の承認状況を見ることができる。））、「コメ
ント（メール）」（例えば起票者などにコメントを送
る）、「分岐」（承認のスピードアップのため複数ルー
トで承認を得る）といった処理を命ずることができる。

【００５４】ボタンの下には回付ルートの情報が表示さ
れる。図１０では、最終課である最終回付課支社を設定
するためのボタン、中間課である回付課支社を設定する
ためのボタン、起票課内の回付先が設定するためのボタ
ンが設けられている。図１０では、最終回付課支社につ
いては、名営三・営業三という課が設定されている。中
間課は設定されていない。そして、現在ダイアログボッ
クスで起票課内の回付ルートを設定するところである。
起票課内の回付ルートは、役割登録ＤＢ３７に予め登録
されている回付ルートから選択できるようになってい
る。列挙されている回付ルートから一つを選択してＯＫ
ボタンを押せば、起票課内の回付ルートが設定できる。
次にプロセス名（ここでは「フリート報告の変更・訂
正（成績報告漏れ）」、起票者名が表示される。また、
コメントを記入する場合のためにコメント記入欄があ
る。以下、電子文書の内容情報であるので説明を省略す
る。なお、承認状況の情報を表示したりすることも可能
である。回付ルート上の人はそれを参酌することができ
る。

【００５５】図１１は、中間課である回付課支社を設定
するための場面を示している。すなわち、回付課支社ボ
タンが押されると、回付課支社のウインドウが開く。そ
してこのウインドウの「個別に設定」ボタンを押せば、
回付組織を選択することができるようになっている。回
付組織を選択してＯＫボタンを押せば、回付課支社のウ
インドウに選択された回付組織名が表示される。さら
に、ＯＫを押せば電子文書の画面に回付課支社として表
示されるようになる。

【００５６】図９に戻って、承認者が回付ルートの変更
を行う場合には（ステップＳ１５：Ｙｅｓルート）、図
１０及び図１１で説明したような回付ルート変更入力処
理を実施する（ステップＳ１７）。そして、承認又は差
戻しの選択入力や、コメント入力、回付ルート変更入力
などの入力情報を受け付けて、元の電子文書の情報と共
に起票課用文書ＤＢ３９ａに保存する（ステップＳ１
９）。文書ＤＢ３９ａには、当該組織における控えも保
存される。また、承認ログＤＢ３５には承認者の入力内
容及び入力時刻等のログ情報が格納される。

【００５７】もし承認者により承認が選択入力された場
合には（ステップＳ２１：Ｙｅｓルート）、メール送信
処理部が、当該承認者による承認を伝えるために承認メ
ールを起票者宛てに送信する（ステップＳ２３）。そし
てステップＳ９に戻る。一方、差戻しである場合には、
メール送信処理部が、差戻しを伝えるために差戻メール
を起票者宛てに送信する（ステップＳ２５）。差戻しが
あれば処理を終了する。

【００５８】ステップＳ９で起票課内に次の回付先が規
定されていないと判断された場合には、承認チェック処
理が行われる（ステップＳ２７）。この承認チェック
は、起票課内で例えば課長以上の承認を得ているか否か
という判断である。回付ルート上の承認者を、人事情報
等を用いて判断する。もし、承認チェックで基準以上の
地位の人から承認を得ていない場合には、最終承認者な
どにエラー通知を行う。

【００５９】そして、承認チェックが成功した場合に
は、回付電子文書の情報を、当該回付電子文書に規定さ
れている次回付組織用文書ＤＢ５９ａに対して送信する
（ステップＳ２９）。なお、文書ＤＢが同じサーバの管
理下にあれば当該サーバが電子文書の情報をコピーす
る。次回付組織用文書ＤＢ５９ａが他のサーバにより管
理されている場合には、当該他のサーバに送信し、その
他のサーバが当該次回付組織用文書ＤＢ５９ａに格納す
る。

【００６０】図１２に中間課及び最終課に関連する処理
を示す。まず、図１１のステップＳ２９に応答して、回
付電子文書を宛先組織の文書ＤＢ５９ａに格納する（ス
テップＳ３１）。そして、メール送信処理部は、起票課
と電子文書の種類に基づき役割登録ＤＢ５７を検索し、
当該回付電子文書の受付担当者を抽出し、その受付担当
者宛てにメールを送信する（ステップＳ３３）。メール
はメールＤＢ９１の当該受付担当者用の領域に格納され
る。受付担当者はクライアント端末を操作して、メール
ＤＢ９１からメールを受信する。このメールには、文書
ＤＢ５９ａに格納された電子文書へのアクセスを促すリ
ンクの情報を含む。

【００６１】そして、受付担当者はクライアント端末を
用いて当該メールに含まれるリンク等により文書ＤＢ５
９ａに格納された回付電子文書へアクセスし、それに応
じてサーバＢ（５）はルールＤＢ５３のフォーム・デー
タと共に当該回付電子文書のデータを受付担当者のクラ
イアント端末に送信する（ステップＳ３５）。これによ
り、クライアント端末では回付電子文書が表示される。

【００６２】受付担当者は、当該組織（課）内の回付ル
ートを設定する（ステップＳ３７）。例えば図１０のよ
うに設定する。また、コメント欄にコメントを入力した
り、承認又は差戻しを選択入力する。サーバＢ（５）は
これらの情報入力を受け付け、文書ＤＢ５９ａに保存す
る（ステップＳ３９）。但し、差戻しの場合には回付ル
ートを設定しなくとも良い。また、受付担当者は承認又
は差戻しを選択入力できないような構成であってもよ
い。ここでは受付担当者も承認又は差戻しを選択入力す
るものとする。文書ＤＢ５９ａには、当該組織における
控えも保存される。また、承認ログＤＢ５５には承認者
（受付担当者）の入力内容及び入力時刻等のログ情報が
格納される。

【００６３】もし、承認が選択入力された場合に（ステ
ップＳ４１：Ｙｅｓルート）、メール送信処理部が承認
メールを起票者宛てに送信する（ステップＳ４３）。こ
れにて承認状況が起票者に伝えられる。そして、メール
送信処理部は当該課内に次の回付先が設定されているか
判断する（ステップＳ４５）。課内に次の回付先が設定
されている場合には、メール送信処理部は、次の回付先
宛てに、文書ＤＢ５９ａに格納された電子文書へのアク
セスを促すリンクの情報を含むメールを送信する（ステ
ップＳ４７）。

【００６４】次の回付先に指定された承認者がクライア
ント端末を操作して、メールに含まれるリンク等により
文書ＤＢ５９ａに格納された回付電子文書へアクセスす
ると、それに応じてルールＤＢ５３のフォーム・データ
と共に当該回付電子文書のデータを承認者のクライアン
ト端末に送信する（ステップＳ４９）。これでクライア
ント端末で、電子文書を読めるようになる。

【００６５】もし、承認者が回付ルートの変更を行う場
合には（ステップＳ５１：Ｙｅｓルート）、図１０及び
図１１で説明したような回付ルート変更入力処理を実施
する（ステップＳ５３）。そして、承認又は差戻しの選
択入力や、コメント入力、回付ルート変更入力などの入
力情報を受け付けて、元の電子文書の情報と共に文書Ｄ
Ｂ５９ａに保存する（ステップＳ５５）。文書ＤＢに
は、当該組織における控えも保存される。また、承認ロ
グＤＢ５５には承認者の入力内容及び入力時刻等のログ
情報が格納される。そしてステップ４１に戻る。

【００６６】ステップＳ４５に戻って、課内に次の回付
先が規定されていないと判断された場合には、承認チェ
ック処理を実施する（ステップＳ６１）。この承認チェ
ックは、課内で例えば課長以上の承認を得ているか否か
という判断である。回付ルート上の承認者を、人事情報
等を用いて判断する。もし、承認チェックで基準以上の
地位の人から承認を得ていない場合には、最終承認者な
どにエラー通知を行う。

【００６７】そして、承認チェックが成功した場合に
は、当該課が電子文書内に規定されている最終回付組織
（最終課）であるかが判断される（ステップＳ６３）。
最終課ではない場合には、電子文書回付処理部（電子稟
議書回付処理部）が、回付電子文書をそれに規定されて
いる次の回付先組織の文書ＤＢに対して送信する（ステ
ップＳ６５）。そして、ステップＳ３１に戻る。

【００６８】もし、ステップＳ６３において当該課が最
終課である場合には、回付電子文書を起票課の文書ＤＢ
３９ａに対して送信する（ステップＳ５９）。そして、
起票課の文書ＤＢ３９ａに回付電子文書を格納して、処
理を終了する。なお、付加的に起票者宛てに回付終了を
表すメールを送信するようにしてもよい。

【００６９】ステップＳ４１に戻って、承認者が差戻し
を選択した場合には（ステップＳ４１：Ｎｏルート）、
差戻しを表すメールを起票者宛てに送信する（ステップ
Ｓ５７）。そして、回付電子文書を起票課の文書ＤＢ３
９ａに対して送信する（ステップＳ５９）。そして、起
票課の文書ＤＢ３９ａに回付電子文書を格納して、処理
を終了する。

【００７０】以上述べた本実施の形態は一例であって、
様々な変形が可能である。図９及び図１１の処理フロー
も一例であって同じような作用を奏する他の処理フロー
を実施させることも可能である。また、図９及び図１１
のステップの中には同時に実施されるステップも順番を
入れ替えて実施することが可能なステップも含まれてい
る。

【００７１】承認ログＤＢはサーバ毎に設ける例を示し
たがシステム全体で１つであってもよい。また、起票課
用の承認ログＤＢに当該起票課による電子文書の承認ロ
グを集中的に残すような形にすることも可能である。

【００７２】

【発明の効果】以上述べたように、組織単位でフレキシ
ブルに電子文書を回付できるようにする新規な構成のワ
ークフロー管理システム及び当該新規な構成のワークフ
ロー管理システムを用いたワークフロー管理方法を提供
することができた。

【００７３】さらに、人事異動や組織機構変更などに簡
単に対応できるようなワークフロー管理技術を提供する
こともできた。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の一実施の形態における機能ブロック図
である。

【図２】処理フローの概要を示すための図（その１）で
ある。

【図３】処理フローの概要を示すための図（その２）で
ある。

【図４】受付担当者設定画面の一例を示す図である。

【図５】役割登録ＤＢに格納される受付担当者情報の一
例である。

【図６】役割登録ＤＢに格納されている組織内の回付ル
ート情報の一例である。

【図７】処理フローの概要を示すための図（その３）で
ある。

【図８】電子文書の回付を説明するための模式図であ
る。

【図９】起票課に関連する処理フローを示す図である。

【図１０】組織内の回付ルート変更のための操作を説明
するための画面例である。

【図１１】回付組織ルートの変更のための操作を説明す
るための画面例である。

【図１２】中間課又は最終課に関連する処理フローを示
す図である。

【符号の説明】

１ネットワーク３，５サーバ７，９メー
ルサーバ１１，１３，１５クライアント端末３１，５１
業務メニューＤＢ３３，５３ルールＤＢ３５，５５承認ログＤＢ３７，５７役割登録ＤＢ３９ａ，５９ａ，５９ｂ
文書ＤＢ７１，９１メールＤＢ

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (72)発明者山本陽一東京都千代田区丸の内１丁目２番１号東京海上火災保険株式会社内Ｆターム(参考） 5B049 BB00 CC00 CC31 DD01 EE05 FF03 5K030 GA15 HA05 HC13 KA01 KA05 KA07 LD09 LD20

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】特定の組織宛てに送信され且つ回付組織ル
ートの情報を含む電子文書の内容情報を受信して、所定
の単位の組織毎に設けられ且つ当該組織に属する者に対
するアクセスを許可する複数の組織情報データベースの
うち前記特定の組織の組織情報データベースに格納する
手段と、前記特定の組織において設定された当該特定の組織内の
電子文書の回付ルート情報に従って、前記特定の組織の
組織情報データベースに格納された電子文書へのアクセ
スを促す電子メールを送信する電子メール送信手段と、前記特定の組織内の電子文書の回付ルート情報に従って
承認が得られると、前記電子文書の内容情報に含まれる
回付組織ルートの情報に従って、次の回付組織の組織情
報データベースに対して前記電子文書の内容情報を送信
する手段とを有するワークフロー管理システム。
【請求項２】前記組織内の電子文書の回付ルートの先頭
が、電子文書の種類及び起票元の組織により規定された
受付担当者であることを特徴とする請求項１記載のワー
クフロー管理システム。
【請求項３】前記特定の組織内の電子文書の回付ルート
上に設定されている者の指示により、当該電子文書の当
該特定の組織内の電子文書の回付ルート又は当該電子文
書の内容情報に含まれる回付組織ルートを変更する手段
をさらに有する請求項１又は２記載のワークフロー管理
システム。
【請求項４】アクセス権限のある者からのアクセスに応
じて、前記組織情報データベースに含まれる電子文書の
内容情報とルール・データベースに含まれるフォーム・
データとを前記アクセス権限のある者の端末に送信する
手段をさらに有する請求項１乃至３のいずれか１つに記
載のワークフロー管理システム。
【請求項５】電子文書の回付状況を格納する回付状況デ
ータベースをさらに有する請求項１乃至４のいずれか１
つに記載のワークフロー管理システム。
【請求項６】人事異動により前記特定の組織に属しなく
なった場合又は組織変更により前記特定の組織に変更が
加えられた場合に、前記特定の組織に属しなくなった者
に対して、所定期間、前記特定の組織の組織情報データ
ベースへのアクセス権限を保持させておくことを特徴と
する請求項１乃至５のいずれか１つに記載のワークフロ
ー管理システム。
【請求項７】前記特定の組織内の電子文書の回付ルート
情報が、前記特定の組織の組織情報データベース又は当
該特定の組織の組織情報データベースを管理するサーバ
の記憶領域に格納されることを特徴とする請求項１乃至
６のいずれか１つに記載されたワークフロー管理システ
ム。
【請求項８】特定の組織宛てに送信され且つ回付組織ル
ートの情報を含む電子文書の内容情報を受信して、所定
の単位の組織毎に設けられ且つ当該組織に属する者に対
するアクセスを許可する複数の組織情報データベースの
うち前記特定の組織の組織情報データベースに格納する
ステップと、前記特定の組織において設定された当該特定の組織内の
電子文書の回付ルート情報に従って、前記特定の組織の
組織情報データベースに格納された電子文書へのアクセ
スを促す電子メールを送信するステップと、前記特定の組織内の電子文書の回付ルート情報に従って
承認が得られると、前記電子文書の内容情報に含まれる
回付組織ルートの情報に従って、次の回付組織の組織情
報データベースに対して前記電子文書の内容情報を送信
するステップとを含むワークフロー管理方法。