JPH11250152A - 電子承認システムおよび電子承認システムのためのプログラムを記録した記録媒体 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】回覧経路の変更に柔軟に対応することができる
電子承認システムおよび電子承認システムのためのプロ
グラムを記録した記録媒体を提供する。 【解決手段】組織テーブル５には、組織を構成する部署
とこの部署に属するメンバに関する情報が、複数階層に
分かれてツリー状に格納されている。申請者によって作
成された回覧文書は、組織テーブル５を参照して自動決
定された経路にしたがって回付される。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】この発明は、コンピュータネ
ットワークによる電子承認システムおよび電子承認シス
テムのためのプログラムを記録した記録媒体に関する。

【０００２】

【従来の技術】企業、機関、組織等においては、稟議
書、物品購入申請書、出張申請書などの審査書類をあら
かじめ決められた順序にしたがって回付し、審査、承認
する文書回覧作業がある。この文書回覧作業をコンピュ
ータネットワークの電子メールに応用した、書類の作
成、審査、承認の一連の審査業務を支援する電子承認シ
ステが一般に知られている。

【０００３】図７は従来の電子承認システムの概念図、
図８はこの電子承認システムにおいて使用される回覧
データの一例である。

【０００４】この電子承認システムにおいては、申請
者、中間管理職者、最終決定権保有者の各コンピュータ
が、通信可能なネットワークに接続されている。申請者
は、新規回覧文書作成時に「回覧文書データ」と「回覧
順序データ」とを作成する。

【０００５】回覧文書データとは「契約締結承認願」や
「物品購入依頼」などの回覧文書の本体である。回覧順
序データは、回覧順序、ユーザ名、ユーザアドレス、回
覧結果データを含んでいる。申請者は、ユーザアドレス
「０００３０」の田中課長が回覧順序１番、ユーザアド
レス「００２００」の佐藤部長が回覧順序２番、最終決
定権保有者であるユーザアドレス「０１０００」の吉田
事業部長が回覧順序３番というように、回覧順序を任意
に設定することができる。回覧結果データは、承認権保
有者が回覧文書を承認したのか承認しなかったのかを記
録するためのものであり、承認した場合は「承認」が、
不承認の場合は「不承認」が設定される。回覧文書デー
タおよび回覧順序データ（以下これらを総称して「回覧
データ」という。）は、共にネットワーク送信可能なデ
ィジタルデータである。

【０００６】図７において、申請者からの回覧データ
は、経路１０１を通じて、回覧順序１番の田中課長のコ
ンピュータに送信される。田中課長が当該申請を承認し
た場合は、回覧結果データエリアに「承認」が設定さ
れ、回覧データは経路１０２を通じて回覧順序２番の佐
藤部長に転送される。佐藤部長が当該申請を承認しなか
った場合は、回覧結果データエリアに「不承認」が設定
され、回覧データは経路１０４を通じて申請者に送り返
される。このようにして回覧データは、申請者が設定し
た回覧順序にしたがって、ネットワーク内で回付され
る。最終決定権保有者である吉田事業部長が当該申請を
承認した場合は、３つの回覧結果データエリアに「承
認」が設定された状態で申請者に送り返される。

【０００７】このように電子メールを利用した電子回覧
システムは、ディジタルデータをオンライン送信するた
めメッセージの伝達が迅速であり、メッセージ交換にお
けるペーパーレス化が実現されるという利点がある。

【０００８】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、このよ
うな従来の電子承認システムにおいては、回覧文書を回
付する前に、あらかじめ申請者が、回覧順序を設定しな
ければならないという問題があった。とくに巨大な組織
においては回覧文書の回付先が多いため、回覧順序の設
定作業が煩雑である。回覧順序データを誤つて作成した
場合、承認権のない者のところに回覧文書が送付される
ため、事後処理が厄介である。

【０００９】また、回覧文書を回付中に組織変更や上司
が異動、退職した等によって回覧経路が変わった場合、
すでに承認権を失つた者や存在しない者のところに回覧
文書が送られることとなり、不具合を生じるといった問
題もある。

【００１０】本発明はこのような実情に鑑みなされたも
のであって、回覧経路の変更に柔軟に対応することがで
きる電子承認システムおよび電子承認システムのための
プログラムを記録した記録媒体を提供することを目的と
している。

【００１１】

【課題を解決するための手段】この発明による電子承認
システムは、組織を構成する部署に関する情報が、複数
階層に分かれてツリー状に配置されている組織テーブル
をあらかじめ登録しておく組織テーブル登録手段、回覧
文書を作成する回覧文書作成手段、回覧文書の承認また
は不承認を設定する承認／不承認設定手段、上記組織テ
ーブルおよび上記承認／不承認設定手段によって設定さ
れた承認または不承認情報に基づき、回覧文書の送信先
を決定する送信先決定手段、ならびに上記送信先決定手
段によって決定された送信先に回覧文書を送信する回覧
文書送信手段を備えている。

【００１２】この発明の一実施態様では、上記組織テー
ブルには、当該部署の責任者とこの部署に属するメンバ
に関する情報が格納されており、上記送信先決定手段
は、上記組織テーブルを参照して、回覧文書作成者（申
請者）が当該部署の責任者ではなく、かつ、回覧文書が
一度も送信されていない場合には、回覧文書作成者が属
する部署の責任者を回覧文書の送信先として決定し、回
覧文書が承認権保有者によって承認された、または回覧
文書作成者が当該部署の責任者の場合には、上記組織テ
ーブルにおける上位部署の責任者を回覧文書の送信先と
して決定し、回覧文書が承認権保有者によって承認され
なかった、または回覧文書が最終決定権保有者に承認さ
れた場合には、回覧文書作成者を回覧文書の送信先とし
て決定するものである。

【００１３】この発明はさらに、組織を構成する部署と
当該部署に属するメンバに関する情報が、複数階層に分
かれてツリー状に配置されている組織テーブルがあらか
じめ記憶されている記憶装置（ハードディスクなど）を
含む一のサーバコンピュータ、および回覧文書の作成、
回覧文書の承認または不承認の設定その他動作指令を入
力をするための入力装置と、回覧文書を表示するための
表示装置とを含む、上記サーバコンピュータに通信可能
に接続されている一または複数のクライアントコンピュ
ータを制御するプログラムを記録した記録媒体（フレキ
シプルディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、光ディスク、光磁気デ
ィスクなど）を提供している。この記録媒体には、上記
記憶装置に記憶されている組織テーブルを参照して、回
覧文書作成者（申請者）が当該部署の責任者ではなく、
かつ、回覧文書が一度も送信されていない場合には、回
覧文書作成者が属する部署の責任者を回覧文書の送信先
として決定し、回覧文書が承認権保有者によって承認さ
れた、または回覧文書作成者が当該部署の責任者の場合
には、上記組織テーブルにおける上位部署の責任者を回
覧文書の送信先として決定し、回覧文書が承認権保有者
によって承認されなかった、または回覧文書が最終決定
権保有者に承認された場合には、回覧文書作成者を回覧
文書の送信先として決定し、決定された送信先に回覧文
書を送信するように上記サーバコンピュータおよびクラ
イアントコンピュ一夕を制御するためのプログラムが記
録されている。

【００１４】

【発明の効果】この発明によると、サーバコンピュータ
の記憶装置の中に「組織テーブル（データベース）」が
あらかじめ設けられている。この組織テーブルには、企
業等の組織を構成する部署に関する情報が、（事業部の
下に営業部と販促部が属し、営業部と販促部の下にはそ
れぞれ１課と２課が属しているというように）複数階層
に分かれてツリー状に配置されている。組織テーブルに
はつねに最新の組織データが格納され、組織に変更があ
ったり社員が異動、退職等した場合には、遅滞なくその
内容が変更される。

【００１５】各クライアントコンピュ一タにおいて作成
された回覧文書が回付されるときには、各クライアント
コンピュ一タからこの組織テーブルが参照される。回覧
文書は、回覧文書作成者が属する部署の責任者（直属の
上司）、さらに上位部署の責任者へと、組織ツリーの上
方へ自動的に送信される。回覧文書が承認されなかった
場合には、回覧文書作成者に回覧文書が自動的に送り返
される。このように申請者は自分で回覧順序を設定する
必要がなく、自動的に送信先が決定されるため、回覧文
書の回付が容易になる。

【００１６】また、回覧文書を回付中に組織変更や上司
が異動・退職した等によって回覧経路が変わっても、最
新の組織データが格納された組織テーブルを参照して送
信先が決定されるため、すでに承認権を失つた者や存在
しない者のところに回覧文書が送られるといった不具合
は生じない。

【００１７】この電子承認システムは、日本企業のよう
な階層構造が明確な組織において、とくに有効である。
また組織テーブルのデータと、給与事務、人事情報、勤
怠管理といった他の総務・人事系アプリケーションのデ
ータとを共有し一元管理したり、すでにある人事データ
を流用することも可能である。

【００１８】この発明のさらに他の特徴は、実施例の記
述および添付図面によって明らかになるであろう。

【００１９】

【実施例】以下、この発明による電子承認システムとし
て、企業における契約締結時の書類の作成、審査、承認
をおこなう一連の審査業務を例に挙げ、図面に基づき詳
細に説明する。

【００２０】図１は、この発明による電子承認システム
の構成を表わすブロック図である。

【００２１】電子承認システムは、一のサーバコンピュ
ータ１と、このサーバコンピュータ１に通信回線２を介
して接続されている複数のクライアントコンピュータ３
とから構成されている、クライアント／サーバ型のネッ
トワークシステムである。サーバコンピュータ１は情報
や資源を一元的に管理し、クライアントコンピュータ３
からの要求に対してサービスを提供する。

【００２２】サーバコンピュータ１およびクライアント
コンピュータ３としては、好ましくはパーソナルコンピ
ュータ、ワークステーションなどが用いられる。コンピ
ュータ１、３は、それぞれプログラムにしたがう処理を
実行する中央演算処理装置（図示略）と、この処理装置
がプログラム実行において使用するメモリ（図示略）と
を含んでいる。

【００２３】サーバコンピュータ１には、後述する組織
テーブル（データベース）５、申請者によって作成され
た回覧文書を記憶するための書類データベース６および
電子承認システムに必要なサーバプログラムを記憶する
ための大容量記憶装置（ハードディスクなど）４が接続
されている。

【００２４】複数のクライアントコンピュ一タ３にはそ
れぞれ、回覧文書を作成したり回覧文書の出力指令を入
力するための入力装置（キーボード、マウスなど）７、
回覧文書を表示するための表示装置（ディスプレイ装置
など）８、作成中の回覧文書を一時的に記憶させておく
ためのワークファイルや、電子承認システムに必要なク
ライアントプログラムを記憶するための記憶装置９が接
続されている。

【００２５】サーバコンピュータ１は、組織テーブル５
に登録されている組織・人事データおよび後述する承認
／不承認設定手段１３によって設定された承認または不
承認情報に基いて回覧文書の送信先を決定する送信先決
定手段１０、送信先決定手段１０によって決定された送
信先に回覧文書を送信する回覧文書送信手段１１を備え
ている。

【００２６】クライアントコンピュ一タ３は、入力装置
７を操作して申請者が回覧文書を作成するための回覧文
書作成手段１２、申請者から送られてきた回覧文書に対
して承認または不承認を設定するための承認／不承認設
定手段１３、組織テーブル５に組織・人事データを登録
するための組織テーブル登録手段１４を備えている。

【００２７】申請者、中間管理職者、最終決定権保有者
の各人は、クライアントコンピュータ３から自分の名前
を入力して（必要ならばバスワードも入力して）ネット
ワークにログインすることによって、この電子承認シス
テムを使用することができるようになる。

【００２８】図２は、この電子承認システムにおいて使
用される組織テーブル５の一例である。

【００２９】組織テーブル５には、ツリー状に配置され
た部署１５ごとに、当該部署１５に属するメンバの名前
を格納するためのエリア１６と、そのメンバのユーザア
ドレスを格納するためのエリア１７とが設けられてい
る。経路１８は部署間のつながりを表わしている。たと
えば「東京事業部」の下には「営業部」「販促部」およ
び「開発部」が属しており、「営業部」の下には「１
課」が、「販促部」の下には「1課」および「2課」が、
「開発部」の下には「１課」および「2課」がそれぞれ
属している。

【００３０】メンバ名格納エリア１６およひユーザアド
レス格納エリア１７には、それぞれメンバ名とユーザア
ドレスが役職順に格納されており、一番上が当該部署１
５の責任者（すなわち回覧文書の最初の承認者）となっ
ている。メンバ名とユーザアドレス以外のメンバに関す
る情報を格納するエリアを設けてもよいのはいうまでも
ない。

【００３１】前述した送信先決定手段１０は、この組織
テーブル５のメンバ名格納エリア１６から申請者の名前
を探し出し、この申請者が属している部署を決定する。
申請者が属している部署が第３階層の場合、第２階層の
中から自動的に上位部署を判定し、さらに上位の部署を
第１階層の中から自動的に決定する。回覧文書送信手段
１１は、送信先決定手段１０によって自動生成された経
路にしたがって回覧文書を回付する。

【００３２】たとえば図２において、申請者が東京事業
部販促部２課に属する「山田太郎」の場合には、直属の
上司である「田中課長」が第１審査者、「佐藤部長」が
第２審査者、「吉田事業部長」が第３審査者（最終決定
権保有者）と決定され、この経路１９にしたがって回覧
文書が回付されることになる。「田中課長」が当該申請
を却下した場合、「佐藤部長」および「吉田事業部長」
に回覧文書が送付されることはない。「田中課長」が当
該申請を承認しても、「佐藤部長」が却下したら「吉田
事業部長」に回覧文書は送付されない。最終決定権保有
者である「吉田事業部長」が承認してはじめて、当該申
請が承認されたことになる。

【００３３】申請者が東京事業部販促部２課に属する
「田中課長」の場合、「田中課長」は２課の責任者なの
で、「佐藤部長」が第１審査者、「吉田事業部長」が第
２審査者（最終決定権保有者）となり、この経路にした
がって回覧文書が回付されることになる。

【００３４】以上最終決定権保有者が事業部長であるこ
とを前提に説明してきたが、回覧文書によっては最終決
定権保有者は事業部長とは限らない場合がある。例え
ば、最終決定権保有者が課長或いは部長ということも当
然ある。最終決定権保有者が課長の場合は、課長の承認
又は不承認の設定により、課長以上の上位部署には回覧
されることなく、回覧文書は回覧文書申請者のもとに回
付されることになる。最終決定権保有者が部長の場合
は、部長の承認又は不承認の設定により、事業部長には
回覧されることなく、回覧文書は回覧文書申請者のもと
に回付されることになる。この際、組織テーブルに文書
毎に最終決定権保有者をあらかじめ指定しておき、回覧
文書送信のときに、文書毎に最終決定権保有者を送信先
決定手段が決定し、回覧文書を該当経路に従って、回付
することになる。

【００３５】組織テーブル５にはつねに最新の人事デー
タが登録されている。会社内の組織に変更があったり
（部署の新設、改廃など）、各部署１５に属するメンバ
が変わったり（異動、退職など）して組織・人事データ
が変更された場合には、前述した組織テーブル登録手段
１４によって遅滞なく組織テーブル５内のデータも変更
される。多くの企業においては、人事部門がこの組織テ
ーブル５を作成および管理することとなろう。

【００３６】組織テーブル５はサーバコンピュータ１の
記憶装置４に記憶され一元管理されているため、すべて
のクライアントコンピュ一タ３がこのテーブル５を利用
することができる。また組織テーブル５は、給与事務、
人事情報、勤怠管理といった他の総務・人事系アプリケ
ーションとデータを共有したり、すでにある人事データ
を流用することもできる。

【００３７】図３はこの電子承認システムにおいて作成
される回覧データの一例である。申請者は、各クライア
ントコンピュ一タ３の入力装置７から、回覧文書作成手
段１０によって「稟議書」「物品購入申請書」「出張申
請書」「契約締結承認願」などの回覧文書を作成する。

【００３８】図４は、電子承認システムにおける文書回
覧業務の流れを示すフローチャートである。

【００３９】電子承認システムにおける文書回覧業務
は、まず記憶装置４の組織テーブル５に組織・人事デー
タを登録することから始まる（ステップ５０）。組織テ
ーブル５へのデータ登録は、回覧文書の新規作成・審査
時に行なうのではな<、部署の新設・改廃、社員の異動
・退職があったときに遅滞なく行なうものとする。組織
テーブル５内には常に最新の組織・人事データが登録さ
れているようメンテナンスする必要がある。

【００４０】申請者はクライアントコンピュ一タ３の入
力装置７から、回覧文書作成手段１２によって回覧文書
を作成し（ステップ５１）、作成された回覧文書は審査
者に送付され、審査が行われる（ステップ５２）。

【００４１】図５は、電子承認システムにおける回覧文
書作成の流れを示すフローチャートである。

【００４２】まず申請者は、ログイン名を入力してクラ
イアントコンピュータ３をコンピュータネットワークに
接続し、電子承認システムを実行する（ステップ５
３）。

【００４３】申請者は、電子承認システムの新規回覧文
書作成モードにおいて入力装置７を操作し、新規回覧文
書を作成する（ステップ５４）。必要であればここで回
覧文書に添付すべき添付書類を設定する。

【００４４】回覧文書が完成した場合には（ステップ５
５）、作成された回覧文書を記憶装置４の書類データベ
ース６に格納し、審査者に回付される（ステップ５
６）。回覧文書が未完の場合は（ステップ５５）、作成
途中の回覧文書を記憶装置９のワークファイルに格納す
る（ステップ５７）。

【００４５】図６は、電子承認システムにおける文書回
覧処理の流れを示すフローチャートである。

【００４６】まずサーバコンピュータ１が、記憶装置４
の書類データベース６から新規に作成された回覧文書を
読み出す。組織テーブル５のメンバ名格納エリア１６か
らログイン名を基に申請者の名前を探し出し、申請者が
所属している部署を決定する（ステップ５８）。

【００４７】つぎに、申請者が当該部署の責任者か否か
が判定される（ステップ５９）。申請者が当該部署の責
任者の場合は、組織テーブル５における上位部署の責任
者を回覧文書の送信先として決定し、回覧文書を送付す
る（ステップ６０）。申請者が当該部署の責任者でない
場合は、申請者が属する部署の責任者（直属の上司）に
回覧文書を送付する（ステップ６１）。

【００４８】回覧文書が承認されると（ステップ６
２）、サーバコンピュータ１は再び組織テーブル５ヘア
クセスする。回覧文書を承認した者が最終決定権保有者
の場合は（ステップ６３）、申請者に当該回覧文書が承
認された旨の通知をし（ステップ６４）、回覧処理を終
了する。

【００４９】回覧文書を承認した者が最終決定権保有者
でない場合は（ステップ６３）、さらに上位の部署の責
任者を回覧文書の送信先として決定し、回覧文書を送付
する（ステップ６０）。最終決定権保有者が承認するか
回覧文書が却下されるまで、この処理が操り返される
（ステップ６０、６２、６３、６４、６５）。

【００５０】回覧文書が承認されなかった場合は（ステ
ップ６２）、申請者に当該回覧文書が承認されなかった
旨の通知をし（ステップ６５）、回覧処理を終了する。

【００５１】この電子承認システムにおいて、さらに申
請中物件の進捗状況を確認したり、承認者に催促のメッ
セージを送付したり、中間管理職の審査者をスキップす
る機能を付け加えてもよい。

【図面の簡単な説明】

【図１】電子承認システムの構成を表わすブロック図で
ある。

【図２】電子承認システムにおいて使用される組織テー
ブルの一例である。

【図３】電子承認システムにおいて使用される回覧デー
タの一例である。

【図４】電子承認システムにおける文書回覧業務の流れ
を示すフローチャートである。

【図５】電子承認システムにおける回覧文書作成の流れ
を示すフローチャートである。

【図６】電子承認システムにおける文書回覧処理の流れ
を示すフローチャートである。

【図７】従来の電子承認システムの概念図である。

【図８】従来の電子承認システムにおいて使用される回
覧データの一例である。

【符号の説明】

１ サーバコンピュータ ３ クライアントコンピュータ ４、９ 記憶装置 ５ 組織テーブル ６ 書類データベース ７ 入力装置 ８ 表示装置 １０ 送信先決定手段 １１ 回覧文書送信手段 １２ 回覧文書作成手段 １３ 承認／不承認設定手段 １４ 組織テーブル登録手段

Claims (3)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】組織を構成する部署に関する情報が、複数
   階層に分かれてツリー状に配置されている組織テーブル
   をあらかじめ登録しておく組織テーブル登録手段、 回覧文書を作成する回覧文書作成手段、 回覧文書の承認または不承認を設定する承認／不承認設
   定手段、 上記組織テーブルおよび上記承認／不承認設定手段によ
   って設定された承認または不承認情報に基づき、回覧文
   書の送信先を決定する送信先決定手段、ならびに上記送
   信先決定手段によって決定された送信先に回覧文書を送
   信する回覧文書送信手段、 を備えた電子承認システム。
2. 【請求項２】上記組織テーブルには、当該部署の責任者
   とこの部署に属するメンバに関する情報が格納されてお
   り、 上記送信先決定手段は、上記組織テーブルを参照して、 回覧文書作成者が当該部署の責任者ではなく、かつ、回
   覧文書が一度も送信されていない場合には、回覧文書作
   成者が属する部署の責任者を回覧文書の送信先として決
   定し、 回覧文書が承認権保有者によって承認された、または回
   覧文書作成者が当該部署の責任者の場合には、上記組織
   テーブルにおける上位部署の責任者を回覧文書の送信先
   として決定し、 回覧文書が承認権保有者によって承認されなかった、ま
   たは回覧文書が最終決定権保有者に承認された場合に
   は、回覧文書作成者を回覧文書の送信先として決定する
   ものである、 請求項１に記載の電子承認システム。
3. 【請求項３】組織を構成する部署と、当該部署に属する
   メンバに関する情報が、複数階層に分かれてツリー状に
   配置されている組織テーブルがあらかじめ記憶されてい
   る記憶装置を含む一のサーバコンピュータ、および回覧
   文書の作成、回覧文書の承認または不承認の設定その他
   動作指令の入力をするための入力装置と、回覧文書を表
   示するための表示装置とを含む、上記サーバコンピュー
   タに通信可能に接続されている一または複数のクライア
   ントコンピュータを制御するプログラムを記録した記録
   媒体であって、 上記組織テーブルを参照して、回覧文書作成者が当該部
   署の責任者ではなく、かつ、回覧文書が一度も送信され
   ていない場合には、回覧文書作成者が属する部署の責任
   者を回覧文書の送信先として決定し、回覧文書が承認権
   保有者によって承認された、または回覧文書作成者が当
   該部署の責任者の場合には、上記組織テーブルにおける
   上位部署の責任者を回覧文書の送信先として決定し、回
   覧文書が承認権保有者によって承認されなかった、また
   は回覧文書が最終決定権保有者に承認された場合には、
   回覧文書作成者を回覧文書の送信先として決定し、決定
   された送信先に回覧文書を送信するように上記サーバコ
   ンピュータおよびクライアントコンピュータを制御する
   ためのプログラムが記録されている、 電子承認システムのためのプログラムを記録した記録媒
   体。