JP2011060219A - 文書分類システム、文書分類方法、及びプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】様々な様式で記入される文書から読み出した入力内容を業務システムに連動させる。
【解決手段】文書に含まれる特定の項目の位置を示す位置情報等を、特定の項目毎に様式メタデータとして、文書毎に様式メタデータ保存部１４に保存する。文書を読み取って得た画像データより、特定の項目の位置に基づく位置情報を求め、様式メタデータと照合して、画像データとして入力された文書に含まれる特定の項目が様式メタデータに登録されているか否かを判断する。画像データとして入力された文書に含まれる特定の項目が様式メタデータに合致しない場合に、特定の項目の位置情報を、新たな様式メタデータとして様式メタデータ保存部に登録し、合致する場合に、特定の項目に含まれる内容を文字データに変換する。そして、文字データを所定のフォーマットに整えて文字データを処理する業務システムに連動する連動データを作成し、連動データを出力する。
【選択図】図１

Description

本発明は、例えば、証憑の項目内容に基づいて証憑を分類する場合に適用して好適な文書分類システム、文書分類方法、及びプログラムに関する。

従来、仕訳入力された大量の会計データを処理するため、様々な会計システムが利用されている。会計システムで処理される会計データは、一般的に紙媒体に記入された数値をユーザが仕訳入力して得られる。

証憑は、得意先に送る請求書や、仕入れ先から受け取る請求書、支払依頼書、自動引き落としの明細等、多くの種類が存在する。対象となる証憑がどの種類のどの様式の証憑であるかを特定するため、ユーザは手元に置いた証憑を目視して確認していた。

特許文献１には、テンプレートを使って請求書のデータ領域を識別し、パラメータを読み取る技術が開示されている。

特開２００３−２７１８２９号公報

ところで、ユーザが目視により証憑を確認しながら仕訳入力する場合、より確実性を担保するためには、入力した数値等が誤っていないか否かを、第三者を介してダブルチェックしなければならない。このため、データの入力作業が完了するまで多くの時間を費やしていた。また、入力内容を目視で確認することは、誤入力を見逃す要因となっていた。

また、特許文献１に記載された技術を用いても、予め決まったテンプレートが使用可能な請求書でなければデータ領域を識別できない。このため、取引先が増えて、様々な証憑が使用されると、その都度新たなテンプレートを作り直さなくてはならない。しかし、テンプレートを追加することは、ユーザにプログラムを変更するための専門知識が必要とされるので、必ずしも容易ではなく、結果として請求書以外の文書については、ユーザの入力作業に多大な負荷がかかっていた。

本発明はこのような状況に鑑みて成されたものであり、様々な様式で記入される文書から読み出した入力内容を業務システムに連動させる、文書分類システム、文書分類方法、及びプログラムを提供することを目的とする。

本発明は、文書に含まれる特定の項目が文書内の所定の位置に配されて文書の様式が定められる場合に、特定の項目の位置を示す位置情報及び特定の項目に記される文字又は画像に関する情報を、特定の項目毎に様式メタデータとして、文書毎に様式メタデータ保存部に保存する。
次に、文書に入力された特定の項目が含まれる画像データより、特定の項目の位置に基づく位置情報を求め、様式メタデータ保存部から読み出した様式メタデータと照合することによって、画像データとして入力された文書に含まれる特定の項目が様式メタデータに登録されているか否かを判断する。
次に、画像データとして入力された文書に含まれる特定の項目が様式メタデータに合致しない場合に、特定の項目の位置情報を、新たな様式メタデータとして様式メタデータ保存部に登録する。
次に、画像データとして入力された文書に含まれる特定の項目が様式メタデータに合致する場合に、特定の項目に含まれる内容を文字データに変換する。
そして、文字データを所定のフォーマットに整えて文字データを処理する業務システムに連動する連動データを作成し、連動データを出力する。

本発明によれば、様式メタデータに合致しない文書の画像データが入力されても、この文書の様式に合わせた様式メタデータを自動的に生成できる。そして、その文書が取込まれた際には、業務システムに連動データを出力することが可能となる。このため、ユーザが個別に文書の様式メタデータを登録し、連動データを生成する場合に比べて、手間が少なくなると共に、作業効率が向上するという効果がある。

本発明の第１の実施の形態例における文書分類システムの内部構成例を示すブロック図である。 本発明の第１の実施の形態例における様式メタデータの構成例を示す説明図である。 本発明の第１の実施の形態例における様式メタデータ登録画面の例を示す説明図である。 本発明の第１の実施の形態例における様式メタデータの登録処理の例を示すフローチャートである。 本発明の第２の実施の形態例における文書分類システムの内部構成例を示すブロック図である。 本発明の第２の実施の形態例における文書分類を案内するガイダンス画面の例を示す説明図である。 本発明の第２の実施の形態例における文書を業務システム毎に分類する処理の例を示すフローチャートである。

以下、本発明の第１の実施の形態例について、図１〜図４を参照して説明する。本実施の形態例では、入力された証憑１の画像イメージから特定の項目を抽出して、会計システムに連動する会計連動データを出力する文書分類システムの一例として、証憑分類システム１０に適用した例について説明する。

図１は、本例の証憑分類システム１０の構成例を示す。
証憑分類システム１０は、例えば、不図示のコンピュータ装置内で動作する。そして、コンピュータ装置は、画像を表示する表示部２１と、ユーザの操作によって文字入力等が可能な操作部２２を備える。

また、紙媒体の証憑１は、光学読取り部２によって読み取られ、画像データとして出力される。画像データは、例えば、ＰＤＦ（Portable Document Format）、ＪＰＥＧ（Joint Photographic Experts Group）フォーマットで生成される。この画像データは、証憑分類システム１０に入力される。

証憑分類システム１０は、画像データより、証憑１の罫線等を認識して証憑１の様式を照合する様式照合部１１と、証憑１毎の様式を様式メタデータとして保存する様式メタデータ保存部１４を備える。ここで、事前に光学読取り部２が読み取った証憑１の画像データに含まれる特定の項目の位置情報が、証憑１の様式の基礎情報として用いる「様式メタデータ」に登録される。特定の項目としては、後述するものの、例えば、「証憑名称」、「請求日付」等がある。

また、証憑分類システム１０は、様式メタデータ保存部１４から読み出した様式メタデータに基づいて、証憑１内の所定の位置に配置された特定の項目に含まれる文字画像を文字データに変換する文字データ変換部１２と、文字データを後続の会計システム２０に連動させる会計連動データに変換する連動データ出力部１３を備える。連動データ出力部１３から出力された会計連動データは、業務システムの一例として挙げる、会計システム２０に連動される。

また、証憑分類システム１０は、入力された画像データが、新たな様式の証憑１を光学読取り部２が読み取って生成した画像データである場合に、この証憑１の様式から生成される様式メタデータを様式メタデータ保存部１４に自動的に登録する様式メタデータ登録部１５を備える。

様式メタデータ登録部１５は、表示部２１に新たな様式の証憑１からなる画像データを表示させ、操作部２２から入力された内容を受け取って、様式メタデータ保存部１４に登録する様式メタデータを編集する場合もある。様式メタデータの登録処理の詳細は後述する（図３、図４を参照）。

次に、証憑分類システム１０の各機能ブロックの動作例を説明する。
まず、証憑１の様式は、証憑１に含まれる特定の項目が証憑１内の所定の位置に配されることによって定められる。そして、様式メタデータ保存部１４は、証憑１における特定の項目の位置を示す位置情報を、特定の項目毎に様式メタデータとして、証憑１毎に保存する。様式メタデータは、複数のレコードが集まって様式メタファイルとして管理される。

ここで、様式メタデータは、証憑１の画像イメージから作成されるため、例えば、証憑１に印字されている文字の大きさ、フォントに関する情報も様式メタデータに含まれる。このため、様式照合部１１は、単に特定の項目に印字された文字だけを照合するだけでなく、文字の大きさ、フォント又は色についても画像をパターンマッチングすることで照合している。パターンマッチングの処理の詳細については後述する。

様式照合部１１は、証憑１に入力された内容が含まれる画像データより、特定の項目の位置に基づく位置情報を求める。この位置情報は、例えば、証憑１の上辺から１ｃｍ〜２ｃｍ、左辺から１ｃｍ〜４ｃｍの範囲のように、特定の項目が入力される領域を特定する情報であり、様式メタデータ３０（後述する図２参照）に位置情報が含まれる。複数の様式メタデータ３０は様式メタファイルとして、様式メタデータ保存部１４に保存されている。

そして、様式照合部１１は、様式メタデータ保存部１４から読み出した様式メタデータ３０と、光学読取り部２が読み取った画像データを照合することによって、画像データとして入力された証憑１に含まれる特定の項目が様式メタデータとして登録されているか否かを判断する。このとき、様式照合部１１は、少なくとも、証憑１の用紙サイズ、証憑１の名称、証憑１の発行元名称、証憑１の宛先名称について、画像データとして入力された証憑１に含まれる特定の項目が様式メタデータに含まれる特定の項目に一致するか否かを判断する。

様式照合部１１が照合した結果、画像データが様式メタデータに一致する場合、画像データと様式メタデータを文字データ変換部１２に出力する。一方、画像データが様式メタデータに一致しない場合、様式メタデータ保存部１４に管理されている様式メタファイルより別の様式メタデータを読み出す。なお、様式メタデータ保存部１４に保存されている全ての様式メタデータが画像データに一致しない場合、新しい様式の証憑１を読み取った画像データが入力されたと認識し、この画像データを様式メタデータ登録部１５に出力する。

様式メタデータ登録部１５は、画像データとして入力された証憑１に含まれる特定の項目が様式メタデータに合致しない場合に、特定の項目の位置情報を、新たな様式メタデータとして様式メタデータ保存部１４に登録する。これにより、新たな様式の証憑１が取込まれる度に、この証憑１の画像データから生成された様式メタデータが様式メタデータ保存部１４に自動的に蓄積される。ただし、ユーザが、後述する様式メタデータ登録画面４０を見ながら特定の項目に該当する証憑１の様式を入力することによって、様式メタデータ保存部１４に様式メタデータを登録することもできる。

文字データ変換部１２は、画像データとして入力された証憑１に含まれる特定の項目が様式メタデータに合致する場合に、入力された様式メタデータと画像データに基づいて特定の項目に含まれる内容を文字データに変換する。そして、文字データ変換部１２は、文字データを連動データ出力部１３に出力する。

連動データ出力部１３は、入力された文字データを所定のフォーマットに整えて、文字データを処理する業務システム（本例では、会計システム２０）に連動する会計連動データを作成し、会計連動データを出力する。これにより、会計システム２０に証憑１に記入された内容が連動され、会計処理が行われる。

図２は、様式メタデータ３０の構成例を示す。
様式メタデータ３０は、各項目が入力される項目フィールドと、画像データと様式メタデータの内容を比較するために参照される比較項目フィールドと、会計連動データを生成する際に出力の有無を指定する出力項目フィールドと、証憑１の各項目の位置を位置情報として記録する位置情報フィールドを備える。

比較項目フィールドにおいて「必須」とされる項目は、用紙サイズ、証憑名称、発行元名称、及び宛先名称であり、画像データと様式メタデータの内容で必ず比較しなければならない。

同様に、出力項目フィールドにおいて「必須」とされる、請求日付、金額、証憑区分、及び取引先コードの項目は、必ず会計連動データに含めて出力されなければならない。
しかし、出力項目フィールドにおいて「任意」とされる、支払予定日、適用、基幹、及び対象月の項目は、会計連動データに含めるか否かは任意である。このため、会計連動データに含めない場合もある。これらの出力項目は、所定のフォーマットとして、例えば、ＣＳＶ（Comma Separated Values）形式のレコードに編集される。

そして、位置情報フィールドにおいて、位置情報が「なし」とされている、証憑区分、取引先コード以外の項目は、位置情報が「あり」とされている。このため、画像データにおける各項目の具体的な位置が判明する。

図３は、様式メタデータ登録画面４０の構成例を示す。
様式メタデータ登録画面４０は、証憑分類システム１０に新たな様式の証憑１から生成された画像データが取込まれた際に、表示部２１に表示されるＧＵＩ（Graphical User Interface）である。様式メタデータ登録画面４０は、画像データを表示する画像データ表示部４１と、様式メタデータ３０の項目フィールドに対応する項目を登録するための項目登録部４２を備える。

様式メタデータ登録部１５（図１参照）は、画像データを表示する表示部２１に画像データ及び特定の項目の内容を登録するための領域を表示させる。このとき、画像データ表示部４１には、図２に示した様式メタデータ３０の各項目番号に対応する項目の位置を明示する項目表示部４３が表示される。また、項目登録部４２には、項目番号毎に、項目名と、文字を入力するための入力領域４４が表示される。ここで、「ドラッグして下さい」と表示される１２番目の項目は、ユーザが操作部２２のドラッグ操作によって、取引先コードが入力される領域を指定しなければならないことを示している。このドラッグ操作によって、取引先コードの位置情報が登録される。

様式メタデータ保存部１４に保存されていない新たな様式の証憑１から得られる画像データが証憑分類システム１０に入力されると、画像データ表示部４１は、この画像データを表示する。そして、ユーザは、画像データ表示部４１に表示された画像データを確認しながら、操作部２２を操作して、この証憑の様式を項目登録部４２に記入する。そして、様式メタデータ登録部１５は、操作部２２によって指定された証憑１内における特定の項目の位置情報、及び特定の項目の内容を様式メタデータ保存部１４に登録する。こうすることにより、新たな様式の証憑１の様式メタデータを容易に様式メタデータ保存部１４に登録することができる。

また、様式メタデータ登録部１５は、新たな様式の証憑１からなる画像データが入力された際には、自動的に項目を判定し、この項目に含まれる入力内容を様式メタデータに変換し、様式メタデータ保存部１４に保存することもできる。この場合、ユーザは、証憑１の様式の違いを意識しなくても、自動的に新たな様式の証憑１で示される様式メタデータが登録されるため、データの入力作業を効率化することができる。

図４は、証憑分類システム１０の処理例を示す。
始めに、ユーザによって、光学読取り部２に証憑１がセットされると（ステップＳ１）、光学読取り部２は、証憑１を取り込んで（ステップＳ２）、画像データに変換する（ステップＳ３）。

次に、様式照合部１１は、様式メタデータ保存部１４に保存される様式メタファイルを読み込んで（ステップＳ４）、取込んだ証憑１の用紙サイズに一致する様式メタデータを確認する（ステップＳ５）。

次に、様式照合部１１は、証憑１の用紙サイズが様式メタデータに登録されている場合、様式メタファイルから様式メタデータを検索し（ステップＳ６）、様式メタデータから画像データの特定の項目を比較する比較項目を取り出す。そして、様式照合部１１は、「必須」の比較項目について、様式メタデータと画像データを比較し、項目が一致するか否かを照合する（ステップＳ７）。

ここで、様式メタデータには、証憑１に含まれる特定の項目の画像情報も記録される。例えば、証憑１に印字された「発行元名称」という特定の項目が会社名を表す場合、この会社名に重ねるようにして社印が押されることがある。このような社印の画像イメージに対して文字変換を行うと、意味をなさない文字が出力される場合がある。このため、様式メタデータには、予め「発行元名称」という特定の項目に、社印に関する画像情報（画像パターンとも呼ぶ。）も含ませておく。

そして、様式照合部１１が証憑１の画像イメージと、様式メタデータに含まれる画像情報から得た画像パターンとをパターンマッチングする際には、証憑１の画像イメージに含まれる文字、図形等より、マッチング用の輪郭線を抽出する。次に、この輪郭線の折れ曲がり角等の画像パターンが、様式メタデータに含まれる画像パターンと一致するか否かを調べる。そして、輪郭線が様式メタデータから得た画像パターンに一致すると、証憑１の画像イメージが様式メタデータ保存部１４に保存された様式の証憑であることが判明する。一方、輪郭線が様式メタデータから得た画像パターンに一致しなければ、新たな様式で作成された証憑が画像イメージとして取込まれたことが判明する。

また、様式メタデータには、証憑１に印字された文字や社印等の色情報も含まれる。このため、証憑１を読み取った光学読取り部２がカラーの画像イメージを出力した場合、様式照合部１１は、画像イメージから特定の項目の範囲内における色情報も抽出する。これらの色情報は、例えば、ＲＧＢによって表される。そして、様式照合部１１は、特定の項目に用いられる色の色情報を様式メタデータから取り出して、光学読取り部２が出力したカラーの画像イメージから抽出した色情報と照合する。このようにして、様式照合部１１が証憑１を分類する処理の精度が高まる。

次に、様式照合部１１は、様式メタファイル中の、ある様式メタデータについて比較項目が一部でも一致しない場合、様式メタファイルから次の様式メタデータを読み出す。様式照合部１１は、この処理を、様式メタファイルに含まれる最後の様式メタデータに至るまで繰り返す。そして、画像データに一致する様式メタデータが見つかると、様式照合部１１は、該当する様式メタデータに含まれる位置情報に基づいて、画像データによって表現される文字画像を文字データに変換し、連動データ出力部１３に引き渡す。

連動データ出力部１３は、受け取った文字データを所定のフォーマットに整形して会計連動データを生成し（ステップＳ８）、会計システム２０に会計連動データを連動させる（ステップＳ９）。

一方、ステップＳ５の処理において、画像データに一致する様式メタデータが様式メタファイルにない場合、又は、ステップＳ７の処理において、画像データに比較項目が一致する様式メタデータが様式メタファイルにない場合、様式照合部１１は、新たな様式の画像データが取込まれたと判断し、様式メタデータ登録部１５に画像データを出力する。

様式メタデータ登録部１５は、表示部２１に様式メタデータ登録画面４０を表示させる（ステップＳ１０）。ユーザの操作部２２の操作によって指定された、画像データに対する比較項目と出力項目の「必須」、「任意」の区別、各項目の位置情報に基づいて、様式メタデータを作成する（ステップＳ１１）。続いて、様式メタデータ登録部１５は、様式メタデータを様式メタファイルに追加する（ステップＳ１２）。その後、ステップＳ８，Ｓ９の処理を経て、会計連動データを会計システム２０に連動させる。

以上説明した第１の実施の形態例に係る証憑分類システム１０によれば、新たな様式の証憑１から生成された画像データが入力されても、画像データと、様式メタデータの「必須」とされた比較項目を互いに比較することによって、証憑１が新たな様式で生成されたことを容易に把握できる。また、新たな様式の証憑１から作成された画像データについては、様式メタデータ登録部１５が自動的に登録し、又は、様式メタデータ登録画面４０に表示して、ユーザの入力操作によって登録することができる。このように、新たな様式の証憑１であっても、様式メタデータの登録が容易であるため、ユーザは、仕訳の入力作業から開放され、この時間をより生産性の高い作業に振り向けることができるという効果がある。

次に、本発明の第２の実施の形態例について、図５〜図７を参照して説明する。
本実施の形態例においては、入力された文書５１の種類に対応するシステムを起動する文書分類システム５０に適用した例について説明する。以下の説明において、既に第１の実施の形態例で説明した図１に対応する部分には同一符号を付し、詳細な説明を省略する。

本例の文書５１には、会計システム２０で用いられる証憑によるものの他、名刺管理システム５４で用いられる名刺によるもの、旅費精算システム５７で用いられる旅費伝票によるものがある。

光学読取り部２は、文書５１を光学的に読み取り、画像データを生成する。本例では、文書５１として、証憑の他に、名刺等の文書が用いられる。光学読取り部２で生成された画像データは、文書分類システム５０に出力される。

文書分類システム５０は、様式照合部１１，文字データ変換部１２，連動データ出力部１３，様式メタデータ保存部１４，様式メタデータ登録部１５に加えて、名刺に記載された情報を管理する名刺管理システム５４を起動する名刺管理システム起動部５２と、名刺管理システム５４に連動する名刺管理連動データを出力する名刺管理データ出力部５３と、旅費の精算を行う旅費精算システム５７を起動する旅費精算システム起動部５５と、旅費精算システム５７に連動する旅費精算連動データを出力する旅費精算データ出力部５６を備える。

名刺は、一般に４号サイズ（９１ｍｍ×５５ｍｍ）であるため、文字データ変換部１２が作成した画像データから判明する文書５１のサイズが名刺サイズであれば、様式照合部１１は、文書５１が名刺であることを判別できる。
また、旅費伝票には所定のマーク等が付されている。このため、様式照合部１１は、文書５１が旅費伝票であることを判別できる。
さらに、文書５１の名称等によって、証憑、名刺、旅費伝票を判別することもできる。

様式照合部１１は、画像データが名刺であることを判断すると、名刺管理システム５４を起動するためのシステム起動命令を発行する。そして、文字データを名刺管理システム起動部５２に出力する。

本例においても、様式照合部１１は、新たな様式の文書５１から生成された画像データが入力された場合に、文書５１の様式メタデータを登録する。この登録処理は自動的に行われるが、ユーザが明示的に登録することも可能である。この場合、様式メタデータ登録部１５は、上述した様式メタデータ登録画面４０を表示部２１に表示させる前に、文書５１の種類を判別し、起動する業務システムを識別するための業務システム選択画面６０を表示部２１に表示させる（後述する図６参照）。そして、起動する業務システムが選択された後、様式メタデータ登録画面４０が表示部２１に表示され、項目を個別に入力できるようにする。

また、様式照合部１１は、画像データとして入力された文書５１を、会計システム２０と異なる名刺管理システム５４が処理する文書（本例では、名刺）であると判断した場合に、名刺管理システム５４を起動するシステム起動命令を発行する。名刺管理システム起動部５２は、文字データ変換部１２を介してシステム起動命令を受け取ると、名刺管理システム５４を起動する。そして、名刺管理データ出力部５３は、受け取った文字データを所定のフォーマットに整えて、名刺管理システム５４に連動するための名刺管理連動データを作成し、名刺管理システム５４に名刺管理連動データを出力する。

また、様式照合部１１は、画像データとして入力された文書５１を、会計システム２０と異なる旅費精算システム起動部５５が処理する文書（本例では、旅費伝票）であると判断した場合に、旅費精算システム起動部５５を起動するシステム起動命令を発行する。旅費精算システム起動部５５は、文字データ変換部１２を介してシステム起動命令を受け取ると、旅費精算システム５７を起動する。そして、旅費精算データ出力部５６は、受け取った文字データに基づいて、旅費精算システム５７に連動するための旅費精算連動データを作成し、旅費精算システム５７に旅費精算連動データを出力する。

図６は、業務システム選択画面６０の表示例を示す。
図６Ａは、各業務システムが表示された業務システム選択画面６０の表示例を示す。
ユーザが操作部２２を用いて、起動させる業務システムを選択すると、選択された業務システムの番号には○印が付される。

図６Ｂは、文書５１の種類に応じて起動させる業務システムを登録する業務システム選択画面６０の表示例を示す。
ユーザは、文書５１の様式に基づいて、起動させる業務システムを選択し、登録することができる。これにより、今後、入力された文書５１の画像データを処理する場合に適切な業務システムを自動的に起動することができる。

図７は、起動する業務システムを登録する場合の処理例を示す。
始めに、ユーザ操作によって、光学読取り部２が文書５１を読込ませると、様式照合部１１は、光学読取り部２から画像データの供給を受ける（ステップＳ２１）。

次に、様式照合部１１は、受け取った画像データの様式メタデータが様式メタファイルにあるか否かを、様式メタデータ保存部１４を検索して判断する（ステップＳ２２）。
様式メタファイルに該当する様式メタデータがない場合、この文書５１に対応して起動する業務システムを様式メタデータとして登録する（ステップＳ２３）。その後、登録した様式メタデータに基づいて、該当する業務システムを起動し、連動データを連動させる。

一方、様式メタファイルに該当する様式メタデータがある場合、様式照合部１１は、様式メタファイルに定義された業務システムのシステム起動命令を発行する（ステップＳ２４）。システム起動命令を受け取った、名刺管理システム起動部５２又は旅費精算システム起動部５５は、該当する業務システムを起動し、連動データを連動させる。

以上説明した第２の実施の形態例に係る文書分類システム５０によれば、文書５１に証憑と名刺が混在していても、会計システム２０又は名刺管理システム５４に連動するための連動データを適切に作成し、各システムに連動することができる。このため、ユーザは、文書５１に含まれる書類の様式を意識する必要がなくなり、文書５１の取込みから、各システムへのデータ連動までの処理を滞りなく進めることができ、入力作業の効率が改善されるという効果がある。

なお、名刺管理システム５４が管理する名刺管理連動データを会計システム２０に出力することで、会計システム２０が行う会計処理において、会計連動データと名刺管理連動データを紐付けても良い。これにより、会計システム２０は、会計連動データに含まれる宛先等の項目に対して、最新の情報（例えば、住所、電話番号）を紐付けて管理することが可能となる。

また、上述した第１及び第２の実施の形態例には、文書分類システムに入力される文書の例として、証憑又は名刺について説明したが、その他の種類の文書を分類しても良い。また、上述した第２の実施の形態例では、名刺の画像データが入力されている際に、名刺管理システム５４を起動するようにしたが、他の種類の文書が入力された際に、その他の種類の文書を管理するためのシステム、プログラム等を起動するようにしても良い。また、文書分類システムは、入力された文書が証憑である場合に、会計システム２０を起動するようにしてもよい。

また、上述した第１及び第２の実施の形態例において、文書分類システムに入力される画像データは、光学読取り部２を用いて文書を光学的に読み込んで得られる画像データとしたが、その他の文書作成ソフトウェアによって作成される電子データが文書分類システムに入力されてもよい。

また、上述した第１及び第２の実施の形態例における一連の処理は、ソフトウェアにより実行させる。一連の処理をソフトウェアにより実行させる場合には、そのソフトウェアを構成するプログラムを、専用のハードウェアに組み込まれているコンピュータ、または、各種のプログラムをインストールすることで各種の機能を実行することが可能である。例えば汎用のパーソナルコンピュータなどに所望のソフトウェアを構成するプログラムをインストールして実行させればよい。

また、上述した実施の形態例の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記録した記録媒体を、システムあるいは装置に供給してもよい。また、そのシステムあるいは装置のコンピュータ（またはＣＰＵ等の制御装置）が記録媒体に格納されたプログラムコードを読み出し実行することによっても、機能が実現されることは言うまでもない。

この場合のプログラムコードを供給するための記録媒体としては、例えば、フロッピー（登録商標）ディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭなどを用いることができる。

また、コンピュータが読み出したプログラムコードを実行することにより、上述した実施の形態例の機能が実現される。加えて、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているＯＳなどが実際の処理の一部又は全部を行う。その処理によって上述した実施の形態例の機能が実現される場合も含まれる。

また、本発明は上述した実施の形態例に限られるものではなく、本発明の要旨を逸脱することなくその他種々の構成を取り得ることは勿論である。

１…証憑、２…光学読取り部、１０…証憑分類システム、１１…様式照合部、１２…文字データ変換部、１３…連動データ出力部、１４…様式メタデータ保存部、１５…様式メタデータ登録部、２０…会計システム、２１…表示部、２２…操作部、３０…様式メタデータ、４０…様式メタデータ登録画面、４１…画像データ表示部、４２…項目登録部、４３…項目表示部、４４…入力領域、５０…文書分類システム、５１…文書、５２…名刺管理システム起動部、５３…名刺管理データ出力部、５４…名刺管理システム、５５…旅費精算システム起動部、５６…旅費精算データ出力部、５７…旅費精算システム、６０…業務システム選択画面

Claims (6)

1. 文書に含まれる特定の項目が前記文書内の所定の位置に配されて前記文書の様式が定められる場合に、前記特定の項目の位置を示す位置情報及び前記特定の項目に記される文字又は画像に関する情報を、前記特定の項目毎に様式メタデータとして、前記文書毎に保存する様式メタデータ保存部と、
   前記文書を読み取って得た画像データより、前記特定の項目の位置に基づく位置情報を求め、前記様式メタデータ保存部から読み出した前記様式メタデータと照合することによって、前記画像データとして入力された前記文書に含まれる特定の項目が前記様式メタデータに登録されているか否かを判断する様式照合部と、
   前記画像データとして入力された前記文書に含まれる特定の項目が前記様式メタデータに合致しない場合に、前記特定の項目の位置情報を、新たな様式メタデータとして前記様式メタデータ保存部に登録する様式メタデータ登録部と、
   前記画像データとして入力された前記文書に含まれる特定の項目が前記様式メタデータに合致する場合に、前記特定の項目に含まれる内容を文字データに変換する文字データ変換部と、
   前記文字データを所定のフォーマットに整えて、前記文字データを処理する業務システムに連動する連動データを作成し、前記連動データを出力する連動データ出力部と、を備える
   文書分類システム。
2. 更に、前記様式照合部が、前記画像データとして入力された前記文書を、前記業務システムと異なる第２の業務システムが処理する文書であると判断した場合に、前記様式照合部が発行するシステム起動命令に基づいて、前記第２の業務システムを起動する業務システム起動部と、
   前記文字データを所定のフォーマットに整えて前記文字データを処理する業務システムに連動する連動データを作成し、前記連動データを出力する第２の連動データ出力部と、を備える
   請求項１記載の文書分類システム。
3. 前記様式メタデータ登録部は、前記画像データを表示する表示部に前記画像データ及び前記特定の項目の内容を登録するための領域を表示させ、
   操作部によって指定された前記文書内における前記特定の項目の位置情報、及び前記特定の項目の内容を前記様式メタデータ保存部に登録する
   請求項１又は２記載の文書分類システム。
4. 前記様式照合部は、
   少なくとも、前記文書の用紙サイズ、前記文書の名称、前記文書の発行元名称、前記文書の宛先名称を、前記画像データとして入力された前記文書に含まれる特定の項目が前記様式メタデータに含まれる特定の項目に一致するか否かを判断する
   請求項１〜３のいずれか１項に記載の文書分類システム。
5. 文書に含まれる特定の項目が前記文書内の所定の位置に配されて前記文書の様式が定められる場合に、前記特定の項目の位置を示す位置情報及び前記特定の項目に記される文字又は画像に関する情報を、前記特定の項目毎に様式メタデータとして、前記文書毎に様式メタデータ保存部に保存するステップと、
   前記文書を読み取って得た画像データより、前記特定の項目の位置に基づく位置情報を求め、前記様式メタデータ保存部から読み出した前記様式メタデータと照合することによって、前記画像データとして入力された前記文書に含まれる特定の項目が前記様式メタデータに登録されているか否かを判断するステップと、
   前記画像データとして入力された前記文書に含まれる特定の項目が前記様式メタデータに合致しない場合に、前記特定の項目の位置情報を、新たな様式メタデータとして前記様式メタデータ保存部に登録するステップと、
   前記画像データとして入力された前記文書に含まれる特定の項目が前記様式メタデータに合致する場合に、前記特定の項目に含まれる内容を文字データに変換するステップと、
   前記文字データを所定のフォーマットに整えて前記文字データを処理する業務システムに連動する連動データを作成し、前記連動データを出力するステップと、を含む
   文書分類方法。
6. 文書に含まれる特定の項目が前記文書内の所定の位置に配されて前記文書の様式が定められる場合に、前記特定の項目の位置を示す位置情報及び前記特定の項目に記される文字又は画像に関する情報を、前記特定の項目毎に様式メタデータとして、前記文書毎に様式メタデータ保存部に保存する手順、
   前記文書を読み取って得た画像データより、前記特定の項目の位置に基づく位置情報を求め、前記様式メタデータ保存部から読み出した前記様式メタデータと照合することによって、前記画像データとして入力された前記文書に含まれる特定の項目が前記様式メタデータに登録されているか否かを判断する手順、
   前記画像データとして入力された前記文書に含まれる特定の項目が前記様式メタデータに合致しない場合に、前記特定の項目の位置情報を、新たな様式メタデータとして前記様式メタデータ保存部に登録する手順、
   前記画像データとして入力された前記文書に含まれる特定の項目が前記様式メタデータに合致する場合に、前記特定の項目に含まれる内容を文字データに変換する手順、
   前記文字データを所定のフォーマットに整えて前記文字データを処理する業務システムに連動する連動データを作成し、前記連動データを出力する手順と、を
   コンピュータに実行させるためのプログラム。

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