JP2005327151A - 文書管理装置および文書管理プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】 専用のバーコード読み取り装置を使用することなく、文書情報を視覚的に表示確認しながら、文書管理情報の入力登録作業を自動的に行うことができ、さらに、表示確認後、文書管理情報の登録したものを取り消し、文書情報を削除する機能を実現することができる文書管理装置および文書管理プログラムを提供する。
【解決手段】 シンボリックコードである二次元コード付き文書ファイルを格納し、管理対象の二次元コード付き文書ファイルの管理情報を登録するＨＤ１０４と、二次元コード付き文書ファイルの内容を表示する表示器１０６などを有する文書管理装置のサーバ装置１において、二次元コード付き文書ファイルを表示器１０６に表示し、この表示した内容を認識し、この認識した内容の中の二次元コードを解析して、管理対象の二次元コードである場合は、この二次元コード付き文書ファイルの管理情報をＨＤ１０４に登録する。
【選択図】 図３

Description

本発明は、文書管理技術に関し、特に、二次元コードなどのシンボリックコードを含むアンケート用紙、製造図面、定型伝票、その他の管理対象文書などの文書を統合管理する文書管理装置に適用して有効な技術に関する。ここで、シンボリックコードは、二次元コード、バーコード、その他、カルラコードのように、図形を組み合わせたコードなどを含み、文字、画像などを記号化したものである。

たとえば、従来の文書管理技術においては、販売促進のため、調査用アンケートの往復はがきにあらかじめ、宛先毎に対応して、二次元コードを印刷しておき、返信はがきを受け取ると、その返信はがきにあらかじめ印刷されている二次元コードを読み取り、さらにその返信はがきをイメージスキャナで読み取り、アンケート結果を電子化して登録することが行われている。または、返信はがきをイメージスキャナで読み取った後、表示画面上で、二次元コードを読み取り、合わせて、文書登録することも行われている。

さらに、図面や伝票、研究報告類など、管理対象となる文書を電子化し、統合管理する場合には、新規作成時、作成文書に決まった形式で入力し、その入力情報を二次元コード化して、該当文書に貼り付ける。その電子文書を文書管理装置に入力する時点で、画面上に表示しておき、二次元コードを読み取り、合わせて、文書登録することも行われている。

このような文書管理技術において、たとえば特許文献１の伝票発行装置及び伝票読取管理装置では、伝票の二次元コードをバーコード読み取り装置で読み取り、二次元コードの形式を解析し、項目が新規か既存かを判断し、それに基づいて、既存のデータベースへの追加登録か、新たなデータベースを作成するかを行い、伝票入力作業を軽減している。
特開２０００−３０６０１７号公報

ところで、前記特許文献１に記載の技術を始め、従来の文書管理技術においては、専用のバーコード読み取り装置が必要であり、またこの読み取り装置を介して読み取るので、文書の読み取り不可などが発生することがある。

そこで、本発明の目的は、前記課題を解決し、（１）専用のバーコード読み取り装置を使用することなく、文書情報を視覚的に表示確認しながら、文書管理情報の入力登録作業を自動的に行うことができ、さらに、（２）表示確認後、文書管理情報の登録したものを取り消し、文書情報を削除する機能を実現することができる文書管理装置および文書管理プログラムを提供することにある。

本発明は、前記目的を達成するために、以下のような特徴を有するものである。

対象となるシンボリックコード付き文書ファイルは、管理対象となる文書の文書管理情報をシンボリックコード化し、あらかじめ管理すべき文書とともに、印刷しておくか、または、登録時、登録すべき文書に重ねて、印刷したラベルを貼ったものを、ワープロ、スキャナなどにより、読みこんで、電子文書化したものを意味する。

（１）シンボリックコード付き文書ファイルを格納する格納手段と、シンボリックコード付き文書ファイルの内容を表示する表示手段と、管理対象のシンボリックコード付き文書ファイルの管理情報を登録するデータベースとを有する文書管理装置において、シンボリックコード付き文書ファイルを表示手段に表示し、この表示手段に表示した内容を認識し、この認識した内容の中のシンボリックコードを解析して、この解析の結果、文書管理情報が含まれている場合は、このシンボリックコードの管理情報をデータベースに登録する。

（２）前記（１）の文書管理装置において、管理対象外のシンボリックコード付き文書ファイルの管理情報の削除を指示する入力手段を有し、表示手段にシンボリックコード付き文書ファイルを表示した状態で、入力手段から削除の指示があると、表示手段に表示した内容を認識し、この認識した内容の中のシンボリックコードを解析して、この解析の結果、文書管理情報が含まれている場合は、このシンボリックコードの管理情報をデータベースから削除する。

（３）前記（２）の文書管理装置において、表示手段は、表示ウィンドウ範囲をフォーカスして表示可能であり、表示手段にフォーカスして表示された表示ウィンドウ範囲を認識し、この認識した表示ウィンドウ範囲内に存在するシンボリックコードを解析して、この解析の結果、文書管理情報が含まれているシンボリックコードである場合は、このシンボリックコードの管理情報をデータベースに登録する。

（４）前記（３）の文書管理装置において、表示手段に表示ウィンドウ範囲をフォーカスして表示した状態で、入力手段から削除の指示があると、表示手段にフォーカスして表示された表示ウィンドウ範囲を認識し、この認識した表示ウィンドウ範囲内に存在するシンボリックコードを解析して、この解析の結果、文書管理情報が含まれている場合は、このシンボリックコードの管理情報をデータベースから削除する。

（５）前記（１）〜（４）のような処理ステップを、コンピュータに実行させるための文書管理プログラムである。

本発明によれば、以下のような効果を得ることができる文書管理装置および文書管理プログラムを提供することができる。

（１）専用のバーコード読み取り装置を使用しないため、投資コストの低減を図ることができる。

（２）文書管理情報の入力登録作業の工数低減を図ることができる。

（３）文書管理情報の登録したものの取り消し、削除の工数低減を図ることができる。

以下、シンボリックコードとして、二次元コードを例とし、本発明の実施の形態を図面を参照して詳細に説明する。なお、本実施の形態によって発明が限定されるものではない。

まず、図１により、本発明の文書管理装置を適用した一実施の形態による文書管理システムの構成の一例を説明する。図１は文書管理システムの構成を示す。

本実施の形態による文書管理システムは、文書管理を行う文書管理装置（コンピュータ）であるサーバ装置１と、Ｗｅｂやメールを外部から取得するインターネット２と、文書などを作成するＰＣ（パーソナルコンピュータ）３と、紙の文書を電子化するスキャナ４と、電話回線で送られた文書ファイルを受信するＦＡＸ５などから構成され、これらの各装置などは相互にネットワークで接続されている。

次に、図２により、本実施の形態による文書管理ステムにおいて、サーバ装置のハードウェア構成の一例を説明する。図２はサーバ装置のハードウェア構成を示す。

サーバ装置１のハードウェア構成は、サーバ装置１の制御を行うＣＰＵ１０１と、メモリ１０２と、システムの通信を行うＬＡＮ１０３と、文書管理データベース、プログラムおよびテーブルを格納したＨＤ（ハードディスク）１０４と、表示器に表示させるビデオメモリ１０５と、アプリケーションの実行結果などを表示させる表示器１０６と、ＫＢ（キーボード）１０７などから構成され、ＣＰＵ１０１、メモリ１０２、ＬＡＮ１０３、ＨＤ１０４、ビデオメモリ１０５およびＫＢ１０７の間は相互に接続されている。

次に、図３により、本実施の形態による文書管理ステムにおいて、サーバ装置のソフトウェア構成の一例を説明する。図３はサーバ装置のソフトウェア構成を示す。

サーバ装置１のソフトウェア構成は、サーバ装置１で動作するアプリケーション部１１１と、サーバ装置１のＯＳ基本処理部１１７と、サーバ装置１の入出力制御部１１８などから構成され、アプリケーション部１１１とＯＳ基本処理部１１７との間、ＯＳ基本処理部１１７と入出力制御部１１８との間はソフトウェアインタフェースで接続されている。

アプリケーション部１１１には、文書管理データベース、プログラムおよびテーブルをＨＤ１０４から読み出すファイル読出処理部１１２、文書ファイル、Ｗｅｂ、メール、スキャナデータ、ＦＡＸデータなどを各アプリケーションを起動して内容を画面に表示させるアプリケーションの画面表示処理部１１３〜１１５、文書管理データをデータベースに登録するデータ登録処理部１１６などの各処理部が備えられている。

入出力制御部１１８には、ＨＤ１０４を制御するディスクドライバ１１９、ビデオメモリ１０５および表示器１０６を制御する表示ドライバ１２０、二次元コードを解析する二次元コード解析部１２１、ＫＢ１０７を制御するＫＢドライバ１２２などが備えられ、表示ドライバ１２０と二次元コード解析部１２１との間、二次元コード解析部１２１とＫＢドライバ１２２との間はドライバ間インタフェースで接続されている。

以上のように構成される文書管理システムのサーバ装置１では、特に、二次元コード付き文書ファイルを格納する格納手段、管理対象となる文書ファイルの管理情報を登録するデータベースとしての機能を、ＨＤ１０４や、ディスクドライバ１１９などで実現する。また、二次元コード付き文書ファイルの内容を表示する表示手段としての機能を、表示器１０６や、表示ドライバ１２０、ビデオメモリ１０５などで実現する。さらに、管理対象外となる二次元コード付き文書ファイルの管理情報の削除を指示する入力手段としての機能を、ＫＢ１０７や、ＫＢドライバ１２２などで実現する。

また、二次元コード付き文書ファイルを表示手段に表示し、この表示手段に表示した内容を認識し、この認識した内容の中の二次元コードを解析して、この解析の結果、文書管理情報が含まれる場合は、この二次元コード付き文書ファイルの管理情報をデータベースに登録する管理機能、表示手段に二次元コード付き文書ファイルを表示した状態で、入力手段から削除の指示があると、表示手段に表示した内容を認識し、この認識した内容の中の二次元コードを解析して、この解析の結果、文書管理情報が含まれる場合は、この二次元コード付き文書ファイルの管理情報をデータベースから削除する管理機能を、ＣＰＵ１０１や、ＯＳ基本処理部１１７、画面表示処理部１１３〜１１５、データ登録処理部１１６、二次元コード解析部１２１などで実現する。

さらに、表示器１０６や表示ドライバ１２０などで実現する表示手段は、表示ウィンドウ範囲をフォーカスして表示可能であり、ＣＰＵ１０１やＯＳ基本処理部１１７などで実現する管理機能は、表示手段にフォーカスして表示された表示ウィンドウ範囲を認識し、この認識した表示ウィンドウ範囲内に存在する二次元コードを解析して、この解析の結果、管理対象の二次元コードである場合は、この二次元コード付き文書ファイルの管理情報をデータベースに登録し、また表示手段に表示ウィンドウ範囲をフォーカスして表示した状態で、入力手段から削除の指示があると、表示手段にフォーカスして表示された表示ウィンドウ範囲を認識し、この認識した表示ウィンドウ範囲内に存在する二次元コードを解析して、この解析の結果、管理対象外の二次元コードである場合は、この二次元コード付き文書ファイルの管理情報をデータベースから削除する。

次に、図４により、本実施の形態による文書管理ステムにおいて、サーバ装置の表示器の表示画面の一例を説明する。図４はサーバ装置の表示器の表示画面を示す。

サーバ装置１の表示器１０６の表示画面２０１には、画面表示処理部（ＡＰ１）１１３で表示されたＡＰ１ウィンドウ２０２、画面表示処理部（ＡＰ２）１１４で表示されたＡＰ２ウィンドウ２０３、画面表示処理部（ＡＰ３）１１５で表示されたＡＰ３ウィンドウ２０４が表示されている。

この例では、下層から、ＡＰ３ウィンドウ２０４、ＡＰ２ウィンドウ２０３、ＡＰ１ウィンドウ２０２の順で、トップにＡＰ１ウィンドウ２０２がフォーカスして表示されている。

これにより、ウインドウを開くたびに、順次、各ウインドウに含まれる二次元コードを解析し、その内容が、文書管理情報を示している場合は、後述の手順に従い、順次、文書管理データベースに登録されていくことになる。

ＡＰ１ウィンドウ２０２において、２１２はＡＰ１ウィンドウ２０２の表示結果に含まれている二次元コードＡ、２１５はＡＰ１ウィンドウ２０２の表示結果に含まれている二次元コードＸを示している。ＡＰ２ウィンドウ２０３において、２１３はＡＰ２ウィンドウ２０３の表示結果に含まれている二次元コードＢを示している。ＡＰ３ウィンドウ２０４において、２１４はＡＰ３ウィンドウ２０４の表示結果に含まれている二次元コードＣを示している。これらの二次元コードのうち、二次元コードＡ（２１２），Ｂ（２１３），Ｃ（２１４）は文書管理情報が含まれている二次元コードであり、二次元コードＸ（２１５）は、たまたま、文書そのものに含まれている文書の一部としての二次元コードである。

この結果、ウインドウを開くたびに、二次元コードＣ（２１４）、二次元コードＢ（２１３）、二次元コードＡ（２１２）の順で、文書管理データベースに登録されていくことになる。

次に、図５により、本実施の形態による文書管理ステムにおいて、文書管理に使用する二次元コードの情報の一例を説明する。図５は文書管理に使用する二次元コードの情報を示す。

文書管理に使用する二次元コードの情報には、文書識別番号３０１、分類番号３０２、文書名称３０３、作成日付３０４、作成者３０５、来歴３０６、内容３０７などの情報がある。

文書識別番号３０１は、他のバーコードと区別したり、図番などの文書整理番号を兼用した識別番号である。分類番号３０２は、文書データを分類するための番号である。文書名称３０３は、文書データの名称である。作成日付３０４は、文書データを作成した日付である。作成者３０５は、文書データの作成者である。来歴３０６は、文書データの来歴である。内容３０７は、文書データの内容を示している。

次に、図６により、本実施の形態による文書管理ステムにおいて、文書管理データベースの形式の一例を説明する。図６は文書管理データベースの形式を示す。

ＨＤ１０４内の文書管理データベースには、文書識別番号エントリー部４０１、分類番号エントリー部４０２、文書名称エントリー部４０３、作成日付エントリー部４０４、作成者エントリー部４０５、来歴エントリー部４０６、内容エントリー部４０７などが設けられ、各エントリー部に前記図５に示した各情報が格納される。

たとえば、図６の例において、文書識別番号がＤ０００００１の文書は、分類番号がＡ０１、文書名称が組立図１、作成日付が２００４．０１．１０、作成者がｘ、来歴が０となっている。他の文書識別番号がＤ０００００２〜Ｄ０００００２の各文書については、図６の通りである。

次に、図７により、本実施の形態による文書管理ステムにおいて、二次元コード解析部で持つ解析した結果のワークメモリの一例を説明する。図７は二次元コード解析部で持つ解析した結果のワークメモリを示す。

二次元コード解析部１２１で持つ解析した結果のワークメモリには、表示アプリケーションエントリー部５０１、画面フォーカスエントリー部５０２、解析結果エントリー部５１０などが設けられ、さらに解析結果エントリー部５１０には文書識別番号エントリー部５１１、詳細エントリー部５１２が設けられている。

表示アプリケーションエントリー部５０１には、アプリケーション名を格納する。画面フォーカスエントリー部５０２には、各アプリケーションのフォーカス状態（ＯＮ：フォーカス状態、ＯＦＦ：非フォーカス状態）を格納する。解析結果エントリー部５１０には、アプリケーションで表示している二次元コードの解析結果を格納する。文書識別番号エントリー部５１１には、二次元コード解析で得た文書識別番号を格納する。詳細エントリー部５１２には、二次元コード解析で得た情報を格納する。

たとえば、図７の例において、表示アプリケーションのＡＰ１は、画面フォーカスがＯＮ（フォーカス状態）、解析結果の文書識別番号がＤ０００００１、詳細が組立図、作成者、・・・などとなっている。他の表示アプリケーションのＡＰ２，ＡＰ３については、図７の通りである。

次に、図８により、本実施の形態による文書管理ステムにおいて、ＫＢドライバ内のデータ登録処理用キー割り当ての一例を説明する。図８はＫＢドライバ内のデータ登録処理用キー割り当てを示す。

ＫＢドライバ１２２内のデータ登録処理用キー割り当ては、キーコード６０１と、このキーコード６０１に対応した機能６０２、キーコード６０１の使用者６０３との関係において、通常のキーコード：（ＣＴＬ＋ＡＬＴ＋ＤＥＬ）−機能：システム停止−使用者：ＯＳ、キーコード：（ＡＬＴ＋ＥＳＣ）−機能：ウィンドウ切替−使用者：ＯＳ、に加えて、キーコードとしてＦｎを追加し、このＦｎにはデータ削除の機能を持たせ、データ登録処理で使用する。なお、これ以外のキーコードについては、一般用の機能として各アプリケーションで使用される。

次に、図９により、本実施の形態による文書管理ステムにおいて、画面上に表示された二次元コードを解析する処理の一例を説明する。図９は画面上に表示された二次元コードを解析する処理を示す。

この二次元コードを解析する処理は、表示器１０６に表示された画面について、表示ドライバ１２０と二次元コード解析部１２１との間で行われる。

Ｓ９０１で、表示ドライバ１２０は、新規ウィンドウを表示したか否かを判定し、表示した場合（ＹＥＳ）には、新規ウィンドウを表示したことを認識し、二次元コード解析部１２２にイベントを送信する。一方、表示しない場合（ＮＯ）はＳ９０２に進む。

Ｓ９０２で、表示ドライバ１２０は、現在表示されているウィンドウのサイズを変更したか否かを判定し、変更した場合（ＹＥＳ）には、現在表示されているウィンドウのサイズを変更したことを認識し、二次元コード解析部１２２にイベントを送信する。一方、変更しない場合（ＮＯ）はＳ９０３に進む。

Ｓ９０３で、表示ドライバ１２０は、ウィンドウのフォーカスが変更されたか否かを判定し、変更された場合（ＹＥＳ）には、ウィンドウのフォーカスが変更されたことを認識し、二次元コード解析部１２２にイベントを送信する。一方、変更されない場合（ＮＯ）はＳ９０４に進む。

Ｓ９１１で、二次元コード解析部１２２は、Ｓ９０１における新規ウィンドウの表示、Ｓ９０２におけるウィンドウサイズの変更、Ｓ９０３におけるウィンドウフォーカスの変更で、表示ドライバ１２０からの表示変更のイベントを受信したか否かを判定し、受信した場合（ＹＥＳ）には、表示ドライバ１２０からの表示変更のイベントを認識する。一方、受信しない場合（ＮＯ）はＳ９１１に戻る。

Ｓ９１２で、二次元コード解析部１２２は、表示変更のイベントを認識すると、表示ドライバ１２０へトップウィンドウのアプリケーション名と、画像データの送信要求を行う。

Ｓ９０４で、表示ドライバ１２０は、二次元コード解析部１２２からのデータ要求を受けて、現在フォーカスを持っているアプリケーション名と、ウィンドウの画像を読み出す。

Ｓ９０５で、表示ドライバ１２０は、読み出したアプリケーション名と画像データを二次元コード解析部１２２へ送信する。これにより、表示ドライバ１２０の処理は終了する。

Ｓ９１３で、二次元コード解析部１２２は、表示ドライバ１２０からのデータ送信により、アプリケーション名と画像データを受信する。

Ｓ９１４で、二次元コード解析部１２２は、受信したアプリケーション名と画像データから二次元コードを解析する処理を行う。これにより、二次元コード解析部１２２の処理は終了する。

次に、図１０により、本実施の形態による文書管理ステムにおいて、データ登録処理部に登録指示する処理の一例を説明する。図１０はデータ登録処理部に登録指示する処理を示す。

このデータ登録処理部１１６に登録指示する処理は、前記図９のＳ９１４に続く処理として、二次元コード解析部１２２で行われる。

Ｓ１００１で、画像ウィンドウ内、すなわち画像データ内に二次元コードがあるか否かを判定し、二次元コードを検出した場合（ＹＥＳ）にはＳ１００２に進み、検出しない場合（ＮＯ）はＳ１００８に進む。

Ｓ１００２で、Ｓ１００１で検出した二次元コードを解読する。

Ｓ１００３で、Ｓ１００２で解読した二次元コードに文書識別番号が含まれているか否かを判定し、含まれている場合（ＹＥＳ）にはＳ１００４に進み、含まれていない場合（ＮＯ）はＳ１００１に戻る。図４における二次元コードＸ（２１５）の場合は、たまたま文書中に存在する二次元コードのため、“ＮＯ”となる。

Ｓ１００４で、Ｓ１００３で検出した文書識別番号がワークメモリにあるか否かを判定し、存在しない場合（ＮＯ）にはＳ１００５に進み、存在する場合（ＹＥＳ）はＳ１００７に進む。

Ｓ１００５で、Ｓ１００４で未登録の文書識別番号の文書管理情報をワークテーブルに登録する。この文書管理情報には、表示アプリケーション名、文書識別番号、内容などが含まれる。

Ｓ１００６で、解読したデータをデータ登録処理部１１６へ送信する。

Ｓ１００７で、ワークテーブルの対応する文書識別番号の画面フォーカスをオン、他の行の画面フォーカスをオフにする。

Ｓ１００８で、画像ウィンドウ内のスキャンが終了したか否か、すなわち全ての二次元コードが解読済みか否かを判定し、解読済みの場合（ＹＥＳ）には終了となり、解読済みでない場合（ＮＯ）はＳ１００１に戻る。

次に、図１１により、本実施の形態による文書管理ステムにおいて、データ登録処理部に削除指示する処理の一例を説明する。図１１はデータ登録処理部に削除指示する処理を示す。

このデータ登録処理部１１６に削除指示する処理は、文書管理データベースに登録された情報に対する削除指示として、ＫＢドライバ１２２と二次元コード解析部１２１との間で行われる。

Ｓ１１０１で、ＫＢドライバ１２２は、ＫＢ１０７からの入力があるか否かを判定し、入力がある場合（ＹＥＳ）には、ＫＢ１０７からの入力を認識する。一方、入力がない場合（ＮＯ）はＳ１１０１に戻る。

Ｓ１１０２で、ＫＢドライバ１２２は、ＫＢ１０７からの入力キーコードがＦｎキーか否かを判定し、Ｆｎキーの場合（ＹＥＳ）には、入力キーコードがＦｎキーであることを認識し、二次元コード解析部１２２にイベントを送信する。一方、Ｆｎキーでない場合（ＮＯ）はＳ１１０３に進む。

Ｓ１１１１で、二次元コード解析部１２１は、ＫＢドライバ１２１からのＦｎキーのイベントを受信したか否かを判定し、受信した場合（ＹＥＳ）には、ＫＢドライバ１２１からのＦｎキーのイベント受信を認識する。一方、受信していない場合（ＮＯ）はＳ１１１１に戻る。

Ｓ１１１２で、二次元コード解析部１２１は、データ削除キーイベントをデータ登録処理部１１６へ送信する。これにより、二次元コード解析部１２１の処理は終了する。

Ｓ１１０３で、ＫＢドライバ１２２は、Ｓ１１０２において入力キーがＦｎキーでなかった場合、入力キーコードを、フォーカスを持っているウィンドウのアプリケーションへ送信する。これにより、ＫＢドライバ１２２の処理は終了する。

次に、図１２により、本実施の形態による文書管理ステムにおいて、データ登録処理の一例を説明する。図１２はデータ登録処理を示す。

このデータ登録処理は、データ登録処理部１１６で行われる。

Ｓ１２０１で、解読した二次元コードのデータを受信したか否かを判定し、受信した場合（ＹＥＳ）には、解読した二次元コードのデータの受信を認識する。一方、受信していない場合（ＮＯ）はＳ１２０４に進む。

Ｓ１２０２で、該当文書識別番号は登録済みか否かを判定し、登録済みの場合（ＹＥＳ）には終了となり、登録済みでない場合（ＮＯ）はＳ１２０３に進む。

Ｓ１２０３で、Ｓ１２０２において該当文書識別番号の登録済みでない場合、データベースに新規レコードとして追加することにより、終了となる。

Ｓ１２０４で、Ｓ１２０１において解読した二次元コードのデータを受信していない場合、データ削除キーイベントを受信したか否かを判定し、受信した場合（ＹＥＳ）には、受信データ削除キーイベント受信を認識する。一方、受信していない場合（ＮＯ）はＳ１２０１に戻る。

Ｓ１２０５で、該当文書識別番号は登録済みか否かを判定し、登録済みの場合（ＹＥＳ）にはＳ１２０６に進み、登録済みでない場合（ＮＯ）は終了となる。

Ｓ１２０６で、削除確認用ポップアップ表示を行い、ＯＫの場合にはＳ１２０７に進み、ＮＧの場合は終了となる。

Ｓ１２０７で、データベースからレコードを削除する。これにより終了となる。

以上説明したように、本実施の形態によれば、二次元コード付き文書ファイルを表示器１０６に表示し、この表示した内容（フォーカスして表示された表示ウィンドウ範囲などを含む）を認識し、この認識した内容の中の二次元コードを解析して、この解析の結果、文書管理情報が含まれている二次元コードである場合は、この二次元コード付き文書ファイルの管理情報をＨＤ１０４に登録することにより、専用のバーコード読み取り装置を使用することなく、文書情報を視覚的に表示確認しながら、文書管理情報の入力登録作業を自動的に行うことができる。この結果、専用のバーコード読み取り装置を使用しないため、投資コストの低減を図ることができる。また、文書管理情報の入力登録作業の工数低減を図ることができる。

さらに、表示器１０６に二次元コード付き文書ファイルを表示した状態で、オペレータ判断により、ＫＢ１０７から削除の指示があると、表示器１０６に表示した内容（フォーカスして表示された表示ウィンドウ範囲などを含む）を認識し、この認識した内容の中の二次元コードを解析して、この解析の結果、文書管理情報が含まれている二次元コードである場合は、この二次元コード付き文書ファイルの管理情報をデータベースから削除することにより、表示確認後、文書管理情報の登録したものを取り消し、文書情報を削除する機能を実現することができる。この結果、文書管理情報の登録したものの取り消し、削除の工数低減を図ることができる。

なお、前記実施の形態では、二次元コードを例示したが、バーコード、その他、カルラコードのように、図形を組み合わせたコードなどを含み、文字、画像などを記号化したシンボリックコードにも適用可能である。

また、文書管理装置は、サーバ装置に限定せず、ＰＣ、表示器を持った複合装置、専用装置などでもよい。

また、データ登録処理部は、バックグラウンドで動作するケースを例示したが、画面操作部を持っていてもよい。この場合、表示された文書に、二次元コードが認識されないときはエラーメッセージを出し、確認することができるようにする。

また、上記実施の形態では、表示するととも、バックヤードで自動登録処理が実行されるようになっているが、表示し、解析が終わり、文書管理データベースに登録する直前に、確認用ポップアップを表示するようにしてもよい。

運用上、例えば、図面の入庫管理などの場合は、登録数が多いため、逐次、確認ポップアップを表示による確認は効率を低下させるが、表示しても登録するケースが少ない運用の場合は、上記のように、逐次、確認ポップアップを出した方が効率が良い場合もある。

また、図４において、表示画面２０１の全体を解析し、いずれがトップウィンドウか、たとえばトップウィンドウのアプリケーション名表示バーの色を認識することにより、トップウィンドウ枠内を認識してもよい。この場合、図９におけるＳ９０４，Ｓ９０５の代わりに、二次元コード解析部１２１が表示画面２０１の全体を解析することになる。

また、Ｓ９０５で読み出した情報は、ウィンドウの画像データにこだわらず、画像とテキストから構成される文書ファイルであってもよい。この場合、画像の中に、二次元コードが含まれる。

本発明の文書管理装置を適用した一実施の形態による文書管理システムの構成を示す図である。 本発明の一実施の形態による文書管理ステムにおいて、サーバ装置のハードウェア構成を示す図である。 本発明の一実施の形態による文書管理ステムにおいて、サーバ装置のソフトウェア構成を示す図である。 本発明の一実施の形態による文書管理ステムにおいて、サーバ装置の表示器の表示画面を示す図である。 本発明の一実施の形態による文書管理ステムにおいて、文書管理に使用する二次元コードの情報を示す図である。 本発明の一実施の形態による文書管理ステムにおいて、文書管理データベースの形式を示す図である。 本発明の一実施の形態による文書管理ステムにおいて、二次元コード解析部で持つ解析した結果のワークメモリを示す図である。 本発明の一実施の形態による文書管理ステムにおいて、ＫＢドライバ内のデータ登録処理用キー割り当てを示す図である。 本発明の一実施の形態による文書管理ステムにおいて、画面上に表示された二次元コードを解析する処理を示す図である。 本発明の一実施の形態による文書管理ステムにおいて、データ登録処理部に登録指示する処理を示す図である。 本発明の一実施の形態による文書管理ステムにおいて、データ登録処理部に削除指示する処理を示す図である。 本発明の一実施の形態による文書管理ステムにおいて、データ登録処理を示す図である。

符号の説明

１…サーバ装置、２…インターネット、３…ＰＣ、４…スキャナ、５…ＦＡＸ、１０１…ＣＰＵ、１０２…メモリ、１０３…ＬＡＮ、１０４…ＨＤ、１０５…ビデオメモリ、１０６…表示器、１０７…ＫＢ、１１１…アプリケーション部、１１２…ファイル読出処理部、１１３〜１１５…画面表示処理部、１１６…データ登録処理部、１１７てんＯＳ基本処理部、１１８…入出力制御部、１１９…ディスクドライバ、１２０…表示ドライバ、１２１…二次元コード解析部、１２２…ＫＢドライバ。

Claims (6)

1. シンボリックコード付き文書ファイルを格納する格納手段と、前記シンボリックコード付き文書ファイルの内容を表示する表示手段と、管理対象のシンボリックコード付き文書ファイルの管理情報を登録するデータベースとを有する文書管理装置であって、
   シンボリックコードには、文書管理情報が含まれており、前記シンボリックコード付き文書ファイルを前記表示手段に表示し、この表示手段に表示した内容をシンボリックコードが含まれているかどうかを画像認識し、シンボリックコードが含まれる場合は、本シンボリックコードを解析して、この解析の結果、文書管理情報が含まれているシンボリックコードである場合は、本管理情報を前記データベースに登録する管理機能を有することを特徴とする文書管理装置。
2. 請求項１記載の文書管理装置において、
   表示されたシンボリックコード付き文書ファイルの管理情報の削除を指示する入力手段を有し、
   前記管理機能は、前記表示手段に前記シンボリックコード付き文書ファイルを表示した状態で、前記入力手段から削除の指示があると、前記表示手段に表示した内容を認識し、この認識した内容の中のシンボリックコードを解析して、この解析の結果、文書管理情報が含まれているシンボリックコードである場合は、このシンボリックコードの管理情報を前記データベースから削除することを特徴とする文書管理装置。
3. 請求項２記載の文書管理装置において、
   前記表示手段は、表示ウィンドウ範囲をフォーカスして表示可能であり、
   前記管理機能は、前記表示手段にフォーカスして表示された表示ウィンドウ範囲を画像認識し、この認識した表示ウィンドウ範囲内に存在するシンボリックコードを解析して、この解析の結果、文書管理情報が含まれているシンボリックコードである場合は、このシンボリックコードの管理情報を前記データベースに登録することを特徴とする文書管理装置。
4. 請求項３記載の文書管理装置において、
   前記管理機能は、前記表示手段に前記表示ウィンドウ範囲をフォーカスして表示した状態で、前記入力手段から削除の指示があると、前記表示手段にフォーカスして表示された表示ウィンドウ範囲を認識し、この認識した表示ウィンドウ範囲内に存在するシンボリックコードを解析して、この解析の結果、文書管理情報が含まれているシンボリックコードである場合は、このシンボリックコードの管理情報を前記データベースから削除することを特徴とする文書管理装置。
5. コンピュータに、シンボリックコード付き文書ファイルを格納するステップと、前記シンボリックコード付き文書ファイルの内容を表示するステップとを実行させるための文書管理プログラムであって、
   シンボリックコードを画像認識するステップを前記コンピュータに実行させ、
   シンボリックコードには、文書管理情報が含まれており、前記シンボリックコード付き文書ファイルを表示し、この表示した内容をシンボリックコードが含まれているかどうかを画像認識し、シンボリックコードが含まれる場合は、本シンボリックコードを解析して、この解析の結果、文書管理情報が含まれているシンボリックコードである場合は、本管理情報を前記データベースに登録することを特徴とする文書管理プログラム。
6. 請求項５記載の文書管理プログラムにおいて、
   表示されたシンボリックコード付き文書ファイルの管理情報の削除を指示する入力を受けるステップを前記コンピュータに実行させ、
   シンボリックコード付き文書ファイルを表示し、そのもとで、削除指示入力がなされると、この表示した内容をシンボリックコードが含まれているかどうかを画像認識し、シンボリックコードが含まれる場合は、本シンボリックコードを解析して、この解析の結果、文書管理情報が含まれているシンボリックコードである場合は、本管理情報を前記データベースから削除することを特徴とする文書管理プログラム。
   
   

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