JP2011216055A - 文書管理システム - Google Patents

Abstract

【課題】イベント会場において、来場者に対し、必要時に必要な資料を過不足無く配布することが可能な文書管理システムを提供する。
【解決手段】会場来場者に配布する、配布元が異なる複数の配布文書データを管理する文書管理システムであって、前記複数の配布文書データを記憶し、来場者から配布文書データに係る配布文書の取得希望の登録を配布元毎に受付け、来場者からの出力要求に基づいて（S1001）、当該来場者の前記登録に係る配布文書データを読出し、当該配布文書データに基づく画像を形成し、配布文書として出力し、各来場者についての前記登録の履歴の有無及び当該登録に係る配布文書の出力履歴の有無を配布元毎に管理し、出力要求した来場者について、登録履歴がある配布文書の内（S1003:YES）、前記出力履歴がない（S1007:YES又はS1009:YES）配布文書を出力し、前記出力履歴がない配布文書の出力を抑止する（S1008又はS1010）。
【選択図】図１０

Description

本発明は、複数の企業や学校等が出展する展示会や合同説明会等のイベント会場において、来場者に配布する配布文書の出力を管理する文書管理システムに関する。

複数の企業や学校等が出展する展示会や合同説明会等のイベント会場では、イベントに関する種々の配布文書が、出展者から来場者に対して配布されるのが一般的である。このような配布文書の配布を行う場合には、各出展者は、予めイベントへの来場者数を予想し、予想人数分を充分カバーできる数の配布文書を準備した上で、イベント会場において来場者に対し、準備した配布文書を無差別に配布することが多い。

このような配布文書の配布方法では、来場者は、必要以上にたくさんの配布文書を各出展者から受取ることになる。その結果、来場者は、大量の配布文書を抱えながら、会場を見学して回らなければならなくなり、来場者にとってかえって不便が生じてしまうことになる。
上記のような来場者の不便を解消する技術として、特許文献１には、展示会場における各ブースの展示品等に関する資料の配信を希望する各ユーザの配信希望を記録している資料ファイルと、出展者毎に展示品等に関する情報を示すデータを記録したＨＴＭＬファイルとを一括管理し、これら一括管理された各ファイルをデータセンターのデータベースに格納し、ユーザが後日、自宅や職場のコンピュータを用いてデータセンターにアクセスすることにより、希望するブース毎の展示品等に関する資料を示す画像をネットワーク上で閲覧できるようにした資料配信システムが開示されている。

これにより、ユーザーは、展示会場の資料を一切持ち帰る必要が無く、後日希望する出展者の出展品等に関する配信情報をネットワーク上で閲覧することが出来る。

特開２００２−１５０１３７号公報

しかしながら、上記の資料配信システムでは、ユーザがイベント会場に滞在しているときに展示品等に関する資料を見たい場合に当該資料を即座にみることができず、かえって不便に感じる場合が生じ得る。
本発明は、上述のような問題に鑑みて為されたものであって、イベント会場において来場者に対し、必要時に必要な資料を過不足無く配布することが可能な文書管理システムを提供することを目的とする。

上記目的を達成するため、本発明の一形態に係る文書管理システムは、会場来場者に配布する、配布元が異なる複数の配布文書データを管理する文書管理システムであって、前記複数の配布文書データを記憶している記憶手段と、各来場者から配布文書データに係る配布文書の取得希望の登録を配布元毎に受付ける受付手段と、来場者からの出力要求に基づいて当該来場者の前記登録に係る配布文書データを前記記憶手段から読出し、当該配布文書データに基づく画像を形成し、配布文書として出力する文書出力手段と、各来場者についての前記登録の履歴の有無及び当該登録に係る配布文書の出力履歴の有無を配布元毎に管理する管理手段と、を備え、前記文書出力手段は、出力要求した来場者について、前記登録履歴が有る配布文書の内、前記出力履歴が無い配布文書を出力し、前記出力履歴がある配布文書の出力を抑止することとすることができる。

上記構成を備えることにより、来場者が取得希望の登録をした配布元の配布文書データに係る配布文書を出力したい場合に、文書出力手段に対し、出力要求することにより、当該情報を即座に出力させることができる。さらに、既に出力済みの配布文書データについては、繰り返し出力されないようにすることができるので、必要以上に配布文書が出力されるのを有効に防止することができる。

ここで、前記文書出力手段は、前記登録履歴がある配布元が複数ある場合に、複数の前記配布元に対する選択肢を提示する提示手段と、前記出力履歴の無い配布文書の内、提示した選択肢から選択された配布元に係る配布文書を出力し、非選択の配布元に係る配布文書の出力を抑止する出力制御手段と、を有することとしてもよい。
これにより、取得希望の登録をした配布元が複数有る場合に、配布文書の出力を希望する配布元を来場者が自由に選択することができるので、来場者は、その時点において必要な配布元に係る配布文書のみを効率よく出力させることができる。

ここで、前記提示手段は、選択された配布元に係る配布文書が複数有る場合には、さらに複数の前記配布文書に対する選択肢を提示し、前記出力制御手段は、前記出力履歴の無い配布文書の内、前記複数の配布文書から選択された配布文書を出力し、非選択の配布文書の出力を抑止することとしてもよい。
これにより、選択した配布元に係る配布文書が複数有る場合には、その時点において必要な配布文書のみを効率よく出力させることができる。

ここで、配布元の配布文書データには、さらに配布可能時期が定められた時期制限付配布文書データが含まれ、前記文書出力手段は、前記登録履歴が有り、かつ、前記出力履歴が無い配布文書の内、時期制限付配布文書データに係る配布文書については、来場者から出力要求があった時が、当該時期制限付配布文書データについて定められている配布可能時期に該当する場合に限り、当該時期制限付配布文書データに係る配布文書を出力することとしてもよい。

これにより、来場者に特定の時期に集中的に出力させた方が、無駄なく、効率的に出力させることができる配布文書（例えば、特定の時間帯に開催される製品説明会の資料）については、配布可能時期に限定して集中的に出力させることができる。このため、来場者は、適切なタイミングで当該配布文書を出力させることができ、配布元は、不必要なタイミングで当該配布文書が出力されて、出力された配布文書が無駄に浪費されるのを有効に防止することができる。

ここで、前記時期制限付配布文書データには、さらに当該時期制限付配布文書データに係る配布文書について配布が可能な総数の上限が定められ、
前記文書出力手段は、前記時期制限付配布文書データについては、さらに、現時点までに出力により配布された当該時期制限付配布文書データに係る配布文書の総数が前記上限に達していない場合に限り、当該時期制限付配布文書データに係る配布文書を出力することとしてもよい。

これにより、配布文書の配布総数が上限を超えないように制限することができる。その結果、例えば、配布文書が製品説明会の資料であるような場合に、当該説明会の会場において収容可能な人数分に相当する分だけ、配布文書が出力されるように制御することができるので、製品説明会の開催中に収容人数を超える来場者が会場に来場し、会場が混雑しないように製品説明会への参加者の人数を適切に調製することができる。又、当該配布文書が、あまり広範囲に流通させたくない情報を含んでいる場合には、流通範囲を適宜制限することができる。

ここで、前記文書出力手段は、前記登録履歴のある配布文書の出力要求した来場者について、当該配布文書の出力履歴がある場合に、当該配布文書について、出力するか否かの選択を受付ける選択受付手段と、出力する旨の選択を受付けた場合に限り、当該配布文書についての出力抑止を解除し、当該配布文書を出力する出力制御手段と、を有することとしてもよい。

これにより、来場者が出力履歴のある配布文書の再出力を選択した場合には、当該配布文書が再出力されるので、来場者が出力された配布文書をなくした場合や出力された配布文書に不備があった場合等に、当該来場者に不便が生じないようにすることができ、来場者の利便性を向上させることができる。
ここで、前記出力履歴がある配布文書を出力した回数を記憶している回数記憶手段を備え、前記選択受付手段は、現時点までに前記出力履歴がある配布文書を出力した回数が閾値に達している場合には、前記選択の受付を抑止することとしてもよい。

これにより、来場者が出力履歴のある配布文書を出力できる回数が制限されるので、来場者が不必要に出力履歴のある配布文書を無制限に何回も繰り返し出力する行為を有効に防止することができる。
ここで、配布元の配布文書データには、さらに特定の来場者を配布対象者とする対象者限定配布文書データが含まれ、特定の前記来場者を記憶する特定来場者記憶手段を備え、前記文書出力手段は、来場者から出力要求があった場合に、当該来場者が前記特定来場者記憶手段に記憶されている特定の来場者に該当するか否かを判定する来場者判定手段と、前記登録履歴が有り、かつ、前記出力履歴の無い配布文書の内、対象者限定配布文書データに係る配布文書については、前記出力要求をした来場者が特定の前記来場者に該当する場合に限り、当該対象者限定配布文書データに係る配布文書を出力する出力制御手段と、を有することとしてもよい。

これにより、特定の来場者を対象とする配布文書については、当該特定の来場者だけが、当該配布文書を出力できるように制御されるので、配布元は、特定の来場者（例えば、お得意様）が会場に来場したときに、当該特定の来場者向けの配布文書を、当該特定の来場者に限定して提供することができる。
ここで、前記記憶手段は、さらに、配布対象者に制限が無く、前記登録履歴の有無に関らず出力可能な無制限配布文書データを記憶し、前記文書出力装置は、来場者から出力要求があり、当該来場者について前記登録履歴がない場合に、前記無制限配布文書データに係る配布文書を出力することとしてもよい。

これにより、会場に来場したばかりで、まだ取得希望の登録をしていない来場者に対し、展示ブースの出展者リストや、イベント会場の総合案内図等、配布対象者に制限がなく、来場直後の来場者にとって必要性が高い、会場に関する一般情報を、必要時に適切に提供することができる。

文書管理システム１００の構成の一例を示す図である。 イベント会場の一例を示す図である。 ＭＦＰ４の構成を示すブロック図である。 文書管理サーバ５の構成を示すブロック図である。 文書管理情報の具体例を示す。 ＩＤカード配布者リストの具体例を示す。 登録者文書出力履歴情報の具体例を示す。 無登録者文書出力履歴情報の具体例を示す。 配布時間帯情報の具体例を示す。 ＭＦＰ４が行う文書出力処理の動作を示すフローチャートである。 ＭＦＰ３が文書出力処理により、配布文書を印刷出力した場合に行う出力履歴更新処理の動作を示すフローチャートである。 文書管理サーバ５が行う取得希望登録処理の動作を示すフローチャートである。

(実施の形態)
・ 文書管理システムの構成
図１は、本実施の形態に係る文書管理システム１００の構成の一例を示す図である。同図に示すように、本文書管理システム１００は、各出展者の展示ブースに配置されるパーソナルコンピュータ（以下、「展示ブースＰＣ」という。）１ａ〜１ｈと、各展示ブースＰＣに接続されているカードリーダ２ａ〜２ｈと、イベント会場の受付に配置されているパーソナルコンピュータ（以下、「受付ＰＣ」という。）３と、コピー機能やプリンタ機能、スキャン機能などの複数の機能を備えた複合機（Multi Function Peripherals）（以下、「ＭＦＰ」という。）４と、文書管理サーバ５とから構成される。

展示ブースＰＣ１ａ〜１ｈと受付ＰＣ３とＭＦＰ４と文書管理サーバ５は、ＬＡＮ（Local Area Network）６で接続されており、ネットワーク通信プログラムにより相互にデータの送受信を行うことができるように構成されている。
図２は、イベント会場の一例を示す図である。同図に示すように、イベント会場の入口２００の近くには、受付３０が設けられ、来場者は、受付３０で、氏名、所属、電話番号、電子メールアドレス、住所等のエントリー情報を、所定の用紙に記入し、ＩＤカードを受取る。

ＩＤカードには、識別番号が記録されており、受付の担当者は、エントリー情報が記入された所定の用紙を来場者から受取ると、記入されたエントリー情報と、来場者に配布したＩＤカードの識別番号とを、受付ＰＣ３を用いて入力し、入力した情報を文書管理サーバ５に送信する。ＩＤカードとしては、カードリーダ２ａ〜２ｈ及びＭＦＰ４が備える後述するカードリーダに対応するＩＣチップや磁気カードを用いることができる。

受付３０の向かい側には、図示しないカードリーダ（後述する図３の符号４６参照）を備えるＭＦＰ４が、配置されている。来場者は、受付３０で配布されたＩＤカードをＭＦＰ４が備えるカードリーダに読取らせた後、ＭＦＰ４の操作パネルから配布文書の出力指示を入力することにより、後述する文書出力処理が実行され、展示ブースに関する配布文書が出力される。

イベント会場内には、出展物を展示する展示ブースＡ〜Ｈが配置され、各展示ブース内には、展示ブースに関する配布文書の取得希望の登録を、来場者から受付けるためのカードリーダ（カードリーダ２ａ〜２ｈ）と展示ブースＰＣ（展示ブースＰＣ１ａ〜１ｈ）が設けられている。
ＩＤカードに記録された識別番号を読取るカードリーダ（カードリーダ２ａ〜２ｈ、ＭＦＰ４が備えるカードリーダ）としては、例えば、ＲＦＩＤ（Radio Frequency Identification）リーダや磁気カードリーダを用いることができる。

展示ブースに来場した来場者が、当該展示ブースのカードリーダに、ＩＤカードに記録された識別番号を読取らせることにより、当該展示ブースに関する配布文書の取得希望の登録が受付けられる。そして、カードリーダに接続されている展示ブースＰＣを介して、読取ったＩＤカードの識別番号と展示ブースの識別子とが文書管理サーバ５に送信され、文書管理サーバ５において、ＩＤカードの識別番号と展示ブースの識別子とが対応付けられて記録され、取得希望が文書管理サーバ５に登録される。なお、展示ブースの識別子は、予め展示ブースＰＣに記憶されているものとする。
（２）ＭＦＰの構成
図３は、ＭＦＰ４の構成を示すブロック図である。同図に示すように、ＭＦＰ４は、画像プロセス部４１、給紙部４２、操作パネル４３、制御部４４、画像読取部４５、カードリーダ４６等を備える。画像プロセス部４１は、制御部４４から入力された画像データに基づき、給紙部４２から供給される記録シートとしての用紙に画像を形成することにより、印刷処理を行う。

操作パネル４３は、複数の入力キーと液晶表示部を備え、液晶表示部の表面にはタッチパネルが積層されている。タッチパネルからのタッチ入力又は入力キーからのキー入力により、ユーザからの指示を受取り、制御部４４に通知する。画像読取部４５は、スキャナーなどの画像入力装置から構成され、用紙等の記録シートに記載されている文字や図形などの情報を読取り、画像データを形成する。

カードリーダ４６は、ＩＤカードに記録された識別番号を読み取り、制御部４４に出力する。制御部４４は、主な構成要素として、ＣＰＵ４４１、通信インターフェース（Ｉ／Ｆ）部４４２、ＲＯＭ４４３、ＲＡＭ４４４、印刷データ記憶部４４５などを備える。
通信Ｉ／Ｆ部４４２は、ＬＡＮカード、ＬＡＮボードといったＬＡＮに接続するためのインターフェースである。ＲＯＭ４４３には、印刷処理を実行するために必要なプログラムのほか、後述する文書出力処理、出力履歴更新処理を実行するためのプログラムなどが格納されている。ＲＡＭ４４４は、ＣＰＵ４４１のプログラム実行時のワークエリアとして用いられる。印刷データ記憶部４４５は、通信Ｉ／Ｆ部４４２や画像読取部４５を介して入力され、ＣＰＵ４４１によりビットマップデータに展開された印刷用の画像データを記憶している。

ＣＰＵ４４１は、ＲＯＭ４４３から必要な制御プログラムを読出し、画像プロセス部４１、給紙部４２、画像読取部４５などを制御し、印刷処理の動作を円滑に実行させるとともに、後述する文書出力処理、出力履歴更新処理の動作の実行を制御する。
（３）文書管理サーバ５の構成
図４は、文書管理サーバ５の構成を示すブロック図である。同図に示すように、文書管理サーバ５は、主な構成要素としてＣＰＵ５１、通信インターフェース（Ｉ／Ｆ）部５２、ＲＯＭ５３、ＲＡＭ５４、文書管理情報記憶部５５、文書出力履歴情報記憶部５６、配布時間帯記憶部５７、配布文書記憶部５８などを備える。

通信Ｉ／Ｆ部５２は、ＬＡＮカード、ＬＡＮボードといったＬＡＮに接続するためのインターフェースである。ＲＯＭ５３には、各出展ブースに関する配布文書を示す画像データ（以下、「配布文書データ」という。）を管理するためのプログラム、後述する取得希望登録処理を実行するために必要なプログラムなどが格納されている。ＲＡＭ５４は、ＣＰＵ５１のプログラム実行時のワークエリアとして用いられる。

文書管理情報記憶部５５は、文書管理情報を記憶している。ここで、「文書管理情報」とは、展示ブースの識別子と、展示ブース名と、当該展示ブースに関する配布文書の識別番号と、配布文書名と、各配布文書を管理する管理者の識別子と、配布文書データの出力レベルと、配布文書記憶部５８における配布文書データの格納先アドレスとの対応関係を示す情報のことをいう。

又、「出力レベル」とは、配布文書データに対する来場者のアクセス制限の程度を示すために、予め設定されているレベル値のことをいい、レベル値の値が大きくなるほど対応する配布文書データに対する来場者のアクセスがより制限される。後述する文書出力処理において、展示ブースにおける来場者の配布文書の取得希望の登録履歴、配布文書の出力履歴及び現在時刻とに基づいて、来場者がアクセス可能な出力レベルが決定される。

ここでは、出力レベル１は、対応付けられている配布文書の出力履歴がない場合に、来場者が当該配布文書に係る配布文書データにアクセスできることを示す。出力レベル２は、対応付けられている配布文書の出力履歴がなく、かつ、当該配布文書に対する取得希望の登録履歴が有る場合に、来場者が当該配布文書に係る配布文書データにアクセスできることを示す。出力レベル３は、対応付けられている配布文書の出力履歴がなく、当該配布文書に対する取得希望の登録履歴が有り、かつ、現在時刻が、所定の時間帯に該当する場合に、来場者が当該配布文書に係る配布文書データにアクセスできることを示す。

図５は、文書管理情報の具体例を示す。同図に示す文書管理情報では、展示ブース識別子がＡ、Ｂ、Ｄ、Ｅ、Ｇ、Ｈの各展示ブースには、出力レベル１〜３の各配布文書データがあるが、展示ブース識別子が、Ｃ、Ｆの各展示ブースには、出力レベル３の配布文書データが存在しないことを示している。
そして、出力レベル１に係る配布文書の具体例として、「会社案内」が、出力レベル２に係る配布文書の具体例として「製品情報」が、出力レベル３に係る配布文書の具体例として各展示ブースで開催される製品説明会の資料が示されている。

文書出力履歴情報記憶部５６は、ＩＤカード配布者リストと登録者文書出力履歴情報と無登録者文書出力履歴情報とを記憶している。ここで、「ＩＤカード配布者リスト」とは、受付３０でＩＤカードを受取った来場者のリストを示す情報のことをいい、具体的には、ＩＤカードの識別番号と、当該ＩＤカードを受取った来場者名と、当該来場者の所属と、電話番号と、電子メールアドレスと、住所との対応関係を示す情報のことをいう。

ＩＤカード配布者リストは、受付ＰＣ３から送信される、来場者に配布したＩＤカードの識別番号と、来場者のエントリー情報とに基づいて作成され、文書出力履歴情報記憶部５６に記憶される。図６は、ＩＤカード配布者リストの具体例を示す。同図に示すＩＤカード配布者リストは、８名の来場者に対し、ＩＤカードが配布されたことを示している。
「登録者文書出力履歴情報」とは、展示ブースの識別子と、展示ブース名と、当該展示ブースに関する配布文書に対して取得希望の登録をした来場者のＩＤカードの識別番号と、当該来場者名と、その所属と、出力履歴レベルとの対応関係を示す情報のことをいう。

「出力履歴レベル」とは、来場者が、対応する展示ブースに関する配布文書の内、どの出力レベルに係る配布文書を出力しているかを示す情報のことをいう。具体的には、出力履歴レベル０は、配布文書を全く出力していないことを示し、出力履歴レベル１は、出力レベル１に係る配布文書のみを出力していることを示し、出力履歴レベル２は、出力レベル１と２に係る配布文書を出力していることを示し、出力履歴レベル３は、出力レベル１〜３に係る全ての配布文書を出力していることを示す。

展示ブースにおいて、来場者からの配布文書の取得希望の登録が受付けられ、ＩＤカードの識別番号と展示ブースの識別子とが展示ブースＰＣから送信されると、文書管理サーバ５は、後述する取得希望登録処理を実行することにより、登録者文書出力履歴情報において、送信された展示ブースの識別子と一致する展示ブース識別子に対応付けて、送信されたＩＤカードの識別番号を新たに登録する。

図７は、登録者文書出力履歴情報の具体例を示す。同図に示す登録者文書出力履歴情報では、Ａ社、Ｂ社、Ｅ社、Ｈ社の各展示ブースに関する配布文書に対して取得希望の登録がされており、Ａ社には出力履歴レベルが０と２の来場者が、Ｂ社には出力履歴レベルが１の来場者が、Ｅ社には出力履歴レベルが1〜３の来場者が、Ｈ社には出力履歴レベルが１の来場者がそれぞれ登録されていることを示している。

又、「無登録者文書出力履歴情報」とは、何れの展示ブースに関する配布文書に対しても取得希望の登録をしていない各来場者の出力履歴レベルを示す情報のことをいう。具体的には、取得希望の登録をしていない来場者のＩＤカードの識別番号と、当該来場者名と、その所属と、出力履歴レベルとの対応関係を示す情報のことをいう。
受付ＰＣ３から来場者に配布したＩＤカードの識別番号と、来場者のエントリー情報とが送信されると、当該識別番号とエントリー情報がＩＤカード配布者リストに追加されるとともに、無登録者文書出力履歴情報に追加される。このとき当該識別番号に対応付けられる出力履歴レベルは、０に設定され、その後、当該識別番号のＩＤカードを配布された来場者が、後述する文書出力処理において出力レベル１に係る配布文書を出力させると、当該出力履歴が１に更新される。

そして、後述する取得希望登録処理において、当該識別番号のＩＤカードを配布された来場者による取得希望の登録がされると、無登録者文書出力履歴情報において、当該識別番号とそれに対応する来場者名、所属、出力履歴レベルの記録が削除される。
図８は、無登録者文書出力履歴情報の具体例を示す。同図に示す無登録者文書出力履歴情報では、出力履歴レベルが０の来場者が２名、出力履歴レベルが１の来場者が３名いることを示している。無登録者文書出力履歴情報には、配布文書の取得希望の登録がされている来場者は含まれないので、出力履歴レベルが２以上の来場者は存在しない。

配布時間帯記憶部５７は、製品説明会が開催される各展示ブースに関する製品説明会資料の配布可能な時間帯を示す配布可能時間帯情報を記憶している。配布可能時間帯情報は、具体的には、製品説明会資料を識別するための文書の識別子（文書ＩＤ）と、当該説明会資料の文書名と、当該説明会資料の配布可能時間帯との対応関係を示す情報である。
ここでは、配布可能時間帯は、各展示ブースにおける製品説明会の開始時刻の直前の1時間に設定されている。例えば、製品説明会の開始時刻が１６時の場合には、当該製品説明会資料の配布可能時間帯は、１５時から１６時までの時間帯に設定される。
図９は、配布時間帯情報の具体例を示す。同図に示す配布時間帯情報には、Ａ、Ｂ、Ｄ、Ｅ、Ｇ、Ｈの各社の製品説明会資料の配布可能時間帯が示されている。

ＣＰＵ５１は、ＲＯＭ５３から必要なプログラムを読出し、各出展ブースに関する配布文書の管理処理を実行するとともに、後述する取得希望登録処理を実行する。
配布文書記憶部５８は、各展示ブースの出展者により予め登録された各出力レベルの配布文書データを記憶している。
＜動作＞
（４）文書出力処理
図１０は、ＭＦＰ４が行う文書出力処理の動作を示すフローチャートである。来場者がＩＤカードの識別番号をカードリーダ５に読取らせて、ＭＦＰ４の操作パネルから配布文書の出力指示を入力すると（ステップＳ１００１）、制御部４４は、文書管理サーバ５にＩＤカード配布者リスト、登録者文書出力履歴情報、無登録者文書出力履歴情報の送信を依頼する。

制御部４４は、文書管理サーバ５より、ＩＤカード配布者リスト、登録者文書出力履歴情報、無登録者文書出力履歴情報を受信すると、読取られたＩＤカードの識別番号が、ＩＤカード配布者リストに含まれているか否かにより、当該識別番号がエントリー登録されているか否かを判定する（ステップＳ１００２）。
エントリー登録されている場合（ステップＳ１００２：ＹＥＳ）、制御部４４は、読取られたＩＤカードの識別番号が、登録者文書出力履歴情報に登録されているか否かにより、出力指示の入力者が取得希望の登録者か否かを判定する（ステップＳ１００３）。出力指示入力者が所得希望の登録者である場合（ステップＳ１００３：ＹＥＳ）、制御部４４は、登録者文書出力履歴情報を参照して、読取られたＩＤカードの識別番号に対応付けられている出力履歴レベルと展示ブース識別子（取得希望の登録がされている展示ブース）を特定し（ステップＳ１００４）、出力履歴レベルが1以下に該当する（出力レベル２に係る配布文書の出力履歴のない）取得希望が、複数の展示ブースに対して登録されているか否かを判定する（ステップＳ１００５）。

取得希望が、複数の展示ブースに対して登録されている場合（ステップＳ１００５：ＹＥＳ）、制御部４４は、配布文書の出力を希望する展示ブースの選択画面をＭＦＰ４の操作パネル４３にＧＵＩ（Graphic User Interface）で表示させ、来場者からの選択を受付け（ステップＳ１００６）、選択された各展示ブースについて、制御部４４は、ステップＳ１００７以降の処理を行う。一方、ステップＳ１００５の判定結果が、否定的である場合（ステップＳ１００５：ＮＯ）、制御部４４は、ステップＳ１００７の処理に移行する。

出力履歴レベルが０の場合（ステップＳ１００７：ＹＥＳ）、制御部４４は、文書管理情報を参照して、全ての展示ブースについて、出力レベル１の配布文書データの格納先アドレスを特定し、配布文書記憶部５８から出力レベル１の各配布文書データ（各社の会社案内を示す画像データ）を読み出して当該配布文書データに基づく画像を形成させ、用紙に印刷して配布文書として出力させる。さらに、特定した展示ブース識別子に対応付けられている出力レベル２の配布文書データ（特定された展示ブースに係る製品情報を示す画像データ）の格納先アドレスを特定し、配布文書記憶部５８から当該出力レベル２の配布文書データを読み出して当該配布文書データに基づく画像を形成させ、用紙に印刷して配布文書として出力させ（ステップＳ１００８）、ステップＳ１０１２の処理に移行する。

出力履歴レベルが１の場合（ステップＳ１００７：ＮＯ、ステップＳ１００９：ＹＥＳ）、制御部４４は、文書管理情報を参照して、特定した展示ブース識別子に対応付けられている出力レベル２の配布文書データの格納先アドレスを特定し、配布文書記憶部５８から当該出力レベル２の配布文書データを読み出して当該配布文書データに基づく画像を形成させ、用紙に印刷して配布文書として出力し（ステップＳ１０１０）、ステップＳ１０１２の処理に移行する。

出力履歴レベルが２の場合（ステップＳ１００７：ＮＯ、ステップＳ１００９：ＮＯ、ステップＳ１０１１：ＹＥＳ）、制御部４４は、文書管理情報を参照して、特定した展示ブース識別子に対応付けられている出力レベル３の配布文書データ（特定された展示ブースに係る製品説明会資料を示す画像データ）が有るか否かを判定する（ステップＳ１０１２）。

出力レベル３の配布文書データがある場合（ステップＳ１０１２：ＹＥＳ）、制御部４４は、現在時刻を取得した後、配布可能時間帯情報を参照して、現在時刻が当該配布文書データの配布可能時間帯に該当するか否かを判定する（ステップＳ１０１３）。現在時刻が当該配布文書データの配布可能時間帯に該当する場合（ステップＳ１０１３：ＹＥＳ）、制御部４４は、文書管理情報を参照して、特定した展示ブース識別子に対応付けられている出力レベル３の配布文書データの格納先アドレスを特定し、配布文書記憶部５８から当該出力レベル３の配布文書データを読み出して当該配布文書データに基づく画像を形成させ、用紙に印刷して配布文書として出力する（ステップＳ１０１４）。

ステップＳ１００３の判定結果が、否定的である場合（ステップＳ１００３：ＮＯ）、制御部４４は、無登録者文書出力履歴情報を参照して、読み取られたＩＤカードの識別番号に対応付けられている出力履歴レベルを特定し、特定した出力履歴レベルが１でない場合に（ステップＳ１０１５：Ｎ）、文書管理情報を参照して、全ての展示ブースについて、出力レベル１の配布文書データの格納先アドレスを特定し、配布文書記憶部５８から出力レベル１の各配布文書データを読み出して当該配布文書データに基づく画像を形成させ、用紙に印刷して配布文書として出力させる（ステップＳ１０１６）。

なお、読取られたＩＤカードの識別番号が、登録者文書出力履歴情報に複数登録されている場合であって、当該識別番号に対応付けられている各出力履歴レベルが０の場合が複数有る場合には、出力レベル１の配布文書データに係る配布文書の印刷出力は、1回のみ行うこととする。
（５）出力履歴更新処理
図１１は、ＭＦＰ３が文書出力処理により、配布文書を印刷出力した場合に行う出力履歴更新処理の動作を示すフローチャートである。

制御部４４は、ステップＳ１００３の判定結果が取得希望の登録者である場合（ステップＳ１１０１：ＹＥＳ）、文書出力処理において出力レベル３の配布文書を印刷出力したか否かを判定する（ステップＳ１１０２）。
出力レベル３の配布文書を印刷出力した場合には（ステップＳ１１０２：ＹＥＳ）、制御部４４は、受信した登録者文書出力履歴情報において、当該取得希望の登録者に係るＩＤカードの識別番号に対応付けられており、かつ、印刷出力された配布文書に係る展示ブースにおける出力履歴レベルを３に更新する（ステップＳ１１０３）。さらに、制御部４４は、当該登録者文書出力履歴情報において、当該識別番号と一致する識別番号が他の展示ブースに対応付けられて登録されており、その出力履歴レベルが０のものが有るか否かを判定する（ステップＳ１１０５）。

出力履歴レベルが０のものが有る場合には（ステップＳ１１０５：ＹＥＳ）、制御部４４は、受信した登録者文書出力履歴情報において、当該他の展示ブースにおける出力履歴レベルを１に更新する（ステップＳ１１０６）。
ステップＳ１００２において、出力レベル３に係る配布文書を印刷出力しなかった場合には（ステップＳ１１０２：ＮＯ）、受信した登録者文書出力履歴情報において、当該取得希望の登録者に係るＩＤカードの識別番号に対応付けられており、かつ、印刷出力された配布文書に係る展示ブースにおける出力履歴レベルを２に更新した後（ステップＳ１１０４）、ステップＳ１１０５の処理に移行する。

ステップＳ１１０１において、ステップＳ１００３の判定結果が取得希望の登録者でない場合（ステップＳ１１０１：ＮＯ）、受信した無登録者文書出力履歴情報において、当該来場者に係るＩＤカードの識別番号に対応付けられている出力履歴レベルを１に更新する（ステップＳ１１０７）。
ステップＳ１１０５の判定結果が否定的である場合（ステップＳ１１０５：ＮＯ）、又はステップＳ１１０６の処理後、又はステップＳ１１０７の処理後に、制御部４４は、更新した登録者文書出力履歴情報又は無登録者文書出力履歴情報を文書管理サーバ５に送信し、その更新を依頼する（ステップＳ１１０８）。

なお、図１１の文書出力処理において、取得希望の登録がされた複数の展示ブースについて、配布文書の印刷出力が行われた場合には、当該登録がされた各展示ブースに係る出力履歴レベルについて、上記の出力履歴更新処理におけるステップＳ１１０１〜ステップＳ１１０６の処理が順次行われた後、ステップＳ１１０８の処理が行われるものとする。
更新後の登録者文書出力履歴情報又は無登録者文書出力履歴情報が、ＭＦＰ４から送信されると、文書管理サーバ５によって、文書出力履歴情報記憶部５６に記憶されている登録者文書出力履歴情報及び無登録者文書出力履歴情報の内、対応する文書出力履歴情報が、ＭＦＰ４から送信された更新後の文書出力履歴情報に更新される。
（６）取得希望登録処理
図１２は、文書管理サーバ５が行う取得希望登録処理の動作を示すフローチャートである。文書管理サーバ５は、展示ブースに関する配布文書の取得希望者のＩＤカードの識別番号と、当該展示ブースの識別子とを展示ブースＰＣより受信すると（ステップＳ１２０１）、文書管理サーバ５は、登録者文書出力履歴情報において、受信した展示ブースの識別子と一致する展示ブース識別子に対応付けて受信した識別番号を新たに登録する（ステップＳ１２０２）。

次に、文書管理サーバ５は、無登録者文書出力履歴情報を参照して、受信した識別番号が無登録者文書出力履歴情報に登録されているか否かを判定し（ステップＳ１２０３）、登録されている場合（ステップＳ１２０３：ＹＥＳ）、登録者文書出力履歴情報において、新たに登録した識別番号に対応付けられる出力履歴レベルを、無登録者文書出力履歴情報において当該識別番号に対応付けられている出力履歴レベルと一致するように設定する（ステップＳ１２０４）。

そしてさらに、文書管理サーバ５は、無登録者文書出力履歴情報において、受信した識別番号とそれに対応する来場者名、所属、出力履歴レベルの記録を削除する（ステップＳ１２０５）。
ステップＳ１２０３において、受信した識別番号が無登録者文書出力履歴情報に登録されていない場合（ステップＳ１２０３：ＮＯ）、文書管理サーバ５は、登録者文書出力履歴情報において、受信した識別番号と一致する識別番号に既に対応付けられている出力履歴レベルが全て０か否かを判定する（ステップＳ１２０６）。

出力履歴レベルが全て０である場合には（ステップＳ１２０６：ＹＥＳ）、文書管理サーバ５は、出力レベル１の配布文書の印刷出力がまだ行われていないとみなして登録者文書出力履歴情報において、新たに登録した識別番号に対応付けられる出力履歴レベルを０に設定する（ステップＳ１２０７）。
出力履歴レベルが全て０でない場合には（ステップＳ１２０６：ＮＯ）、文書管理サーバ５は、出力レベル１に係る配布文書の印刷出力が既に行われているとみなして登録者文書出力履歴情報において、新たに登録した識別番号に対応付けられる出力履歴レベルを１に設定する（ステップＳ１２０８）。

［４］変形例
以上、本発明を実施の形態に基づいて説明してきたが、本発明が上述の実施の形態に限定されないのは勿論であり、以下のような変形例を実施することができる。
（１）本実施の形態に係る文書管理システムでは、文書出力処理において、出力レベル１に係る配布文書については、全ての展示ブースに係る配布文書（会社案内）を印刷出力させることとしたが、ＭＦＰ４の操作パネル４３の液晶表示部に出力レベル１の配布文書データに係る配布文書のリストをＧＵＩで表示させるようにして、来場者に当該リストから、出力を希望する配布文書を選択させ、選択された配布文書のみ、出力レベル１に係る配布文書として印刷出力させることとしてもよい。

又、出力レベル１に係る配布文書を展示ブース毎に異なる配布文書ではなく、各展示ブースに共通の１つの配布文書とすることとしてもよい。例えば、出力レベル１に係る配布文書を、展示ブースの出展者リストや、イベント会場の総合案内図等からなる、共通の配布文書とすることとしてもよい。
又、本実施の形態においては、取得希望の登録がされている展示ブースについては、文書出力処理において出力対象となる配布文書が複数ある場合（例えば、出力レベル２と３の配布文書データに係る配布文書が出力対象となる場合）でも、複数の配布文書をそのまま出力させることとしたが、ＭＦＰ４の操作パネル４３の液晶表示部に該当する複数の配布文書のリストを表示させて、配布文書の出力を指示した来場者に当該リストから、出力を希望する配布文書を選択させ、選択された配布文書のみ印刷出力させることとしてもよい。
（２）本実施の形態に係る文書管理システムでは、製品説明会資料の配布可能時間帯を、製品説明会の直前の時間帯としたが、配布可能時間帯は、直前の時間帯に限定されず、例えば、製品説明会が開催されている時間帯に設定することとしてもよい。
（３）本実施の形態に係る文書管理システムでは、文書出力処理において、出力レベル３の配布文書データについては、配布可能時間帯であれば、当該配布文書データに係る配布文書を出力させることとしたが、配布可能時間帯であり、かつ、当該配布文書についての現時点までの出力による配布回数が、所定の上限値に達していない場合に限り、当該配布文書を出力させることとしてもよい。

これにより、製品説明会用の資料の出力回数が上限を超えないように制限することができるので、例えば、製品説明会の開催中に展示ブースにおける収容人数を超える来場者が展示ブースに来場するのを間接的に制限することができ、製品説明会への参加者の人数を適切に調製することができる。
（４）本実施の形態に係る文書管理システムでは、文書出力処理において、出力履歴のある配布文書については、出力が抑止されることとしたが、出力履歴のある配布文書について、再出力するか否かを来場者に選択させることとし、選択された配布文書については、出力の抑止を解除して、再出力させることとしてもよい。

具体的には、出力履歴のある配布文書のリストをＭＦＰ４の操作パネル４３の液晶表示部にＧＵＩ表示させ、来場者から再出力を希望する配布文書の選択を受付け、選択された配布文書を再出力させることとしてもよい。
又、出力履歴のある配布文書について当該来場者の出力回数を記録することとし、現時点（出力履歴のある配布文書の直前の出力時点）までの出力回数が所定の上限値(閾値)に達した場合には、当該来場者からの再出力指示の受付を抑止し、当該配布文書の出力を抑止することとしてもよい。

これにより、ユーザが不必要に出力履歴のある配布文書を何回も繰り返し出力させる行為を有効に防止することができる。
（５）本実施の形態に係る文書管理システムでは、出力レベル１、２、３の各出力レベルの配布文書データを1種類としたが、各出力レベルの配布文書データは、1種類に限定されず、複数種類であってもよい。（１）〜（４）の上記変形例においても、同様に出力レベル１、２、３の各出力レベルの配布文書データを複数種類とすることとしてもよい。
（６）本実施の形態に係る文書管理システムでは、配布文書データに対する来場者のアクセスの制限を出力レベル１〜３を用いて行うこととしたが、出力レベルは、１〜３に限定されない。例えば、特定の来場者だけが、アクセス可能となるように出力レベル４を設けることとしてもよい。

具体的には、予め当該配布文書データにアクセスできるユーザ名のリストを、お得意様リストとして文書管理サーバ５に記録しておき、文書出力処理において配布文書の出力指示者のＩＤカードの識別番号が入力されたとき、制御部４４が、ＩＤカード配布者リストを参照して、当該識別番号に対応付けられている来場者名を特定し、特定した来場者名と一致するユーザ名がお得意様リストに記録されているか否かを判定し、記録されている場合に限り、出力レベル４の配布文書データに係る配布文書を出力させることとしてもよい。

これにより、出展者は、自社のお得意様がイベント会場に来場したときに、お得意様向けの特別な配布文書を当事者に限定して出力させることができる。
又、出力レベルを１，２のみとすることとしてもよい。
（７）本実施の形態に係る文書管理システムでは、出力レベル３の配布文書データの配布可能時間帯として、１つの時間帯のみ設定することとしたが、配布可能時間帯の設定は、１つの時間帯に限定されず、複数の時間帯について設定することとしてもよい。
（８）本実施の形態に係る文書管理システムでは、配布文書を印刷出力することとしたが、配布文書の出力形態は、印刷出力に限定されず、例えば、イベント会場内に、配布文書を閲覧するためのＰＣを配置し、当該ＰＣに出力して、配布文書を表示させることとしてもよい。或いは、通信機能を持つ電子ペーパ等の電子媒体に、配布文書データを送信して当該配布文書データに係る配布文書を表示させることとしてもよい。
（９）本実施の形態に係る文書管理システムでは、来場者を識別するためにＩＤカードを用い、カードリーダでＩＤカードを読取ることにより、来場者を特定することとしたが、来場者を識別するための識別子を例えば、バーコードやＱＲ（Quick Response）コードで記述し、バーコードリーダやＱＲコードリーダで記述された識別子を読取ることとしてもよい。或いは、展示ブースＰＣやＭＦＰ４の操作パネル４３から来場者が直接、識別番号を入力することとしてもよい。

本発明は、複数の企業や学校等が出展する展示会や合同説明会等のイベント会場において、来場者に配布する文書の出力を管理する技術として利用できる。

１ａ〜１ｈ 展示ブースＰＣ
２ａ〜２ｈ カードリーダ
３ 受付ＰＣ
４ ＭＦＰ
４１ 画像プロセス部
４２ 給紙部
４３ 操作パネル
４４ 制御部
４５ 画像読取部
４６ カードリーダ
５１、４４１ ＣＰＵ
５２、４４２ 通信Ｉ／Ｆ部
５３、４４３ ＲＯＭ
５４、４４４ ＲＡＭ
５５ 文書管理情報記憶部
５６ 文書出力履歴情報記憶部
５７ 配布時間帯記憶部
５８ 配布文書記憶部
４４５ 印刷データ記憶部

Claims (9)

1. 会場来場者に配布する、配布元が異なる複数の配布文書データを管理する文書管理システムであって、
   前記複数の配布文書データを記憶している記憶手段と、
   各来場者から配布文書データに係る配布文書の取得希望の登録を配布元毎に受付ける受付手段と、
   来場者からの出力要求に基づいて当該来場者の前記登録に係る配布文書データを前記記憶手段から読出し、当該配布文書データに基づく画像を形成し、配布文書として出力する文書出力手段と、
   各来場者についての前記登録の履歴の有無及び当該登録に係る配布文書の出力履歴の有無を配布元毎に管理する管理手段と、
   を備え、
   前記文書出力手段は、出力要求した来場者について、前記登録履歴が有る配布文書の内、前記出力履歴が無い配布文書を出力し、前記出力履歴がある配布文書の出力を抑止する
   ことを特徴とする文書管理システム。
2. 前記文書出力手段は、
   前記登録履歴がある配布元が複数ある場合に、複数の前記配布元に対する選択肢を提示する提示手段と、
   前記出力履歴の無い配布文書の内、提示した選択肢から選択された配布元に係る配布文書を出力し、非選択の配布元に係る配布文書の出力を抑止する出力制御手段と、
   を有することを特徴とする請求項１記載の文書管理システム。
3. 前記提示手段は、選択された配布元に係る配布文書が複数有る場合には、さらに複数の前記配布文書に対する選択肢を提示し、
   前記出力制御手段は、前記出力履歴の無い配布文書の内、前記複数の配布文書から選択された配布文書を出力し、非選択の配布文書の出力を抑止する
   ことを特徴とする請求項２記載の文書管理システム。
4. 配布元の配布文書データには、さらに配布可能時期が定められた時期制限付配布文書データが含まれ、
   前記文書出力手段は、前記登録履歴が有り、かつ、前記出力履歴が無い配布文書の内、時期制限付配布文書データに係る配布文書については、来場者から出力要求があった時が、当該時期制限付配布文書データについて定められている配布可能時期に該当する場合に限り、当該時期制限付配布文書データに係る配布文書を出力する
   ことを特徴とする請求項１〜３の何れかに記載の文書管理システム。
5. 前記時期制限付配布文書データには、さらに当該時期制限付配布文書データに係る配布文書について配布が可能な総数の上限が定められ、
   前記文書出力手段は、前記時期制限付配布文書データについては、さらに、現時点までに出力により配布された当該時期制限付配布文書データに係る配布文書の総数が前記上限に達していない場合に限り、当該時期制限付配布文書データに係る配布文書を出力する
   ことを特徴とする請求項４記載の文書管理システム。
6. 前記文書出力手段は、
   前記登録履歴のある配布文書の出力要求した来場者について、当該配布文書の出力履歴がある場合に、当該配布文書について、出力するか否かの選択を受付ける選択受付手段と、
   出力する旨の選択を受付けた場合に限り、当該配布文書についての出力抑止を解除し、当該配布文書を出力する出力制御手段と、
   を有することを特徴とする請求項１〜５の何れかに記載の文書管理システム。
7. 前記出力履歴がある配布文書を出力した回数を記憶している回数記憶手段を備え、
   前記選択受付手段は、現時点までに前記出力履歴がある配布文書を出力した回数が閾値に達している場合には、前記選択の受付を抑止する
   ことを特徴とする請求項６記載の文書管理システム。
8. 配布元の配布文書データには、さらに特定の来場者を配布対象者とする対象者限定配布文書データが含まれ、
   特定の前記来場者を記憶する特定来場者記憶手段を備え、
   前記文書出力手段は、
   来場者から出力要求があった場合に、当該来場者が前記特定来場者記憶手段に記憶されている特定の来場者に該当するか否かを判定する来場者判定手段と、
   前記登録履歴が有り、かつ、前記出力履歴の無い配布文書の内、対象者限定配布文書データに係る配布文書については、前記出力要求をした来場者が特定の前記来場者に該当する場合に限り、当該対象者限定配布文書データに係る配布文書を出力する出力制御手段と、
   を有することを特徴とする請求項１〜７の何れかに記載の文書管理システム。
9. 前記記憶手段は、さらに、配布対象者に制限が無く、前記登録履歴の有無に関らず出力可能な無制限配布文書データを記憶し、
   前記文書出力装置は、来場者から出力要求があり、当該来場者について前記登録履歴がない場合に、前記無制限配布文書データに係る配布文書を出力する
   ことを特徴とする請求項１〜８の何れかに記載の文書管理システム。

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