JP4238851B2 - 画像形成装置、画像形成方法およびプログラム - Google Patents
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Description
この会議管理システムは、主催者用の端末と、参加者用の各端末と、会議資料が保存されるサーバとがネットワークを介して接続され、主催者が会議前に各参加者の端末に、会議資料の格納場所にハイパーリンクを張った会議案内をネットワークを介して送信し、各参加者は、自己の端末において会議案内からハイパーリンクを利用して会議資料を閲覧できるようにしたものである。
本発明は、上記の問題点に鑑みてなされたものであって、ユーザにとってより簡易な操作で必要な資料のプリント物等を得られる画像形成装置、画像形成方法およびプログラムを提供することを目的としている。
ァイル名、ファイル形式等とすることができる。さらに、画像ファイルの識別情報の選択を受付けるとは、複数の識別情報が表示されている場合には、その中から1つまたは複数の識別情報の選択を受付けることはもちろん、1つの識別情報だけが表示されている場合に当該1つの識別情報の選択を受付けることを含む意味で用いられる。
さらに、前記第2の取得手段により取得された画像ファイルに基づいて画像をシートに形成する画像形成手段を備えることを特徴とする。
このようにすれば、ユーザは、選択入力といった簡易な操作を行うだけで自己が希望した画像ファイルのプリント物を得ることができる。
このようにすれば、ユーザは、取得された画像ファイルを別の装置に転送し、当該別の装置において当該画像ファイルを出力等することが可能になる。
このようにすれば、ユーザは、転送の要否を選択することができ、必要に応じて画像ファイルの転送を実行することができる。
また、前記選択された識別情報に対応する画像ファイルの保存先情報を転送するための転送先の指定を受付ける転送先指定手段と、前記指定された転送先に前記保存先情報を転送する転送手段と、を備えることを特徴とする。
また、前記選択された識別情報に対応する画像ファイルの保存先情報を転送するための転送先の指定を受付ける転送先指定手段と、別の装置から当該画像形成装置を介して前記保存先に保存されている画像ファイルにアクセスするためのアクセス情報を生成する生成手段と、前記指定された転送先に前記アクセス情報を転送する転送手段と、を備えることを特徴とする。
さらに、セキュリティレベルを設定する設定手段を備え、前記保存先情報は、別の装置から当該画像形成装置を介することなく前記保存先に保存されている画像ファイルにアクセスするための情報であり、前記転送手段は、前記設定されたセキュリティレベルに応じて、前記生成されたアクセス情報、または前記保存先情報のいずれかを、前記指定された転送先に転送することを特徴とする。
また、別の装置から前記アクセス情報に基づき前記保存先へのアクセス要求があった場合に、当該別の装置を使用するユーザがアクセス許可された者であるか否かを判断するアクセス許可者判断手段と、アクセス許可されたユーザであることが判断されると、前記保存先から画像ファイルを取得する第3の取得手段と、を備え、前記転送手段は、前記第3の取得手段により取得された画像ファイルを前記別の装置に転送することを特徴とする。
さらに、前記転送手段は、前記第2の取得手段による画像ファイルの取得前に、前記保存先情報の転送の要否をユーザから受付け、転送要の場合には、前記第2の取得手段による画像ファイルの取得を禁止させることを特徴とする。
また、画像ファイルに基づいて画像をシートに形成する画像形成手段と、前記選択された識別情報に対応する画像ファイルの転送先の指定を受け付ける転送先指定手段と、前記指定された転送先に画像ファイルを転送する転送手段と、前記第2の取得手段により取得された画像ファイルを、前記画像形成手段により画像の形成を行うか、前記転送手段により転送するかを選択する出力選択手段と、を備え、前記出力選択手段により、画像形成が選択された場合、前記画像形成手段が前記第2の取得手段により取得された画像ファイルに基づく画像の形成を行い、転送が選択された場合、前記転送手段が、前記第2の取得手段により取得された画像ファイルを、指定された転送先に転送することを特徴とする。
また、前記表示手段は、設定されたセキュリティレベルに応じて前記保存先の表示の許否を判断する表示判断手段を備え、表示の許可が判断された場合には、前記保存先を表示し、不許可が判断された場合には、前記保存先を非表示とすることを特徴とする。
また、前記識別情報と保存先情報は、前記ネットワーク上の他の装置に格納されており、前記第1の取得手段は、前記他の装置から前記ネットワークを介して前記識別情報と保存先情報を取得することを特徴とする。
また、前記画像ファイルは、前記ネットワーク上のサーバに格納されており、前記保存先は、前記サーバにおける画像ファイルの格納場所であることを特徴とする。
また、前記表示手段は、前記画像ファイルに予め設定されているセキュリティレベルを判別し、判別したセキュリティレベルに応じて前記各画像ファイルの保存先情報に基づく表示の有無を決定することを特徴とする。
本発明は、ネットワークと接続され、シート上に画像を形成する画像形成装置における画像形成方法であって、ユーザからのログイン要求を受付けるステップと、受付けられたログイン要求に基づいて当該画像形成装置または外部の装置によってユーザ認証を行うステップと、認証がなされたときそれに応じて、当該ユーザに提供されるべき少なくとも1つの画像ファイルに対し、ネットワーク接続先に存在する当該各画像ファイルの識別情報とその保存先を示す保存先情報とをネットワークを介して取得するステップと、前記取得するステップにより識別情報が取得されたときそれに応じて当該取得された識別情報を表示するステップと、前記表示するステップにより表示された識別情報の中から前記ユーザが取得を希望する画像ファイルの識別情報の選択を受付けるステップと、前記選択された識別情報に対応する画像ファイルを、当該画像ファイルの保存先情報に示される保存先からネットワークを介して取得するステップと、を含むことを特徴する。
また、前記表示するステップは、前記画像ファイルに予め設定されているセキュリティレベルを判別し、判別したセキュリティレベルに応じて前記各画像ファイルの保存先情報に基づく表示の有無を決定するステップを含むことを特徴とする。
また、前記表示する処理は、前記画像ファイルに予め設定されているセキュリティレベルを判別し、判別したセキュリティレベルに応じて前記各画像ファイルの保存先情報に基づく表示の有無を決定する処理をさらにコンピュータに実行させることを特徴とする。
図1は、画像形成装置を含む画像処理システム1の構成を示す図である。
同図に示すように、画像処理システム1は、ファイルサーバ100と、認証サーバ200と、複合機300と、パーソナルコンピュータ(PC)からなる端末装置400等が、ネットワーク、ここではLAN(Local Area Network)2を介して接続されて構成され、互
いに各種データのやりとりが可能になっており、会議管理システムとして利用される。
ここで、画像ファイルとは、画像を現すために用いられるデータのファイルを意味し、従ってビットマップ展開された画像データに限られず、例えばPCにおいて文書等の作成用のアプリケーションソフトウェアにより作成されたデータや、当該データがPDL(Page Description Language)により変換された後のデータなど、最終的にシート上やディ
スプレイ上に画像を現すために用いられるデータのファイルを含むものである。以下、単に「ファイル」という。
スキャナ部301は、セットされた原稿の画像を読み取る。プリンタ部302は、公知の電子写真方式により画像形成動作(プリント)を実行する。制御部303は、スキャナ部301やプリンタ部302の動作を統括的に制御して、原稿の画像を読み取るスキャンジョブ、読み取って得られた画像をシート上にプリントするコピージョブ、外部端末からのプリント指示によりプリントを実行するプリントジョブ、さらにファイルサーバ100からファイルを取得するファイル取得ジョブ等の各種ジョブを実行する。
記憶部305には、ユーザ毎に専用の記憶領域としてのボックス(以下、「BOX」という。)306、307・・・が設けられており、ここではBOX毎にそのユーザの識別番号(ユーザID)とパスワードが操作パネル304から入力されて始めてログインできるようになっている。ログインされると当該BOXに格納されている各ファイルのファイル名が識別情報として操作パネル304上に一覧表示される。
認証サーバ200は、操作パネル201と記憶部202を備え、複合機300を利用するユーザの認証等を行う。
記憶部202には、認証のためのユーザのパスワード等を含むユーザ情報と、予定されている会議の参加者を示す参加者情報と、会議名とその会議資料のファイルの保存先等を示すファイル情報が格納されている。
ユーザ情報211は、「ID」〜「送信」の各欄の情報からなる。ID欄にはユーザID、名前欄にはユーザ名、パスワード欄にはユーザIDに対応するパスワード、プリント欄には、当該ユーザについて複合機300でのプリントの許否(ここでは丸印が許可を示している。以下同じ。)、BOX使用欄には、当該ユーザについてBOX使用の許否、送信欄には、当該ユーザについて画像の送信の許否の情報がそれぞれ書き込まれている。このユーザ情報211は、パスワードが含まれるためシステムを管理する管理者により予め登録される。ここでは、管理者は、操作パネル201上に表示される専用の登録画面(不図示)から必要な情報を登録できるようになっている。
会議欄には、会議名(A-Meeting等)と各会議にどのユーザが参加(出席)予定になっ
ているのかを示す情報とが書き込まれている。ここでは、丸印が付いているユーザが参加予定者を示すものになっている。
会議名欄には、上記参加者情報212の会議名と同じ会議名が書き込まれている。日時
欄には、会議の開催日時を示す情報が書き込まれている。
保存先欄には、会議に用いられる資料(会議資料)の保存先、ここではファイルサーバ100の記憶部101内の格納場所が書き込まれている。
(1)主催者は、参加者に配布すべき会議資料のデータを画像ファイルとしてファイルサーバ100に保存させる(処理A)。また、認証サーバ200に参加者情報212とファイル情報213を登録する(処理B)。なお、ユーザ情報211は、認証サーバ200に登録済みとする。
(3)複合機300は、入力を受付けたユーザID等を認証サーバ200に送り、ユーザaの認証を要求する(処理D)。
(4)認証サーバ200は、受信したユーザID等から認証を行い、その結果を複合機300に通知し、認証された場合にはユーザaの参加予定の会議のファイル情報を複合機300に送る(処理E)。
(6)ユーザaは、一覧表示されているファイル名の中から、資料の取得を希望する会議名を表すファイルを選択することができる(処理G)。
これにより参加者は、複合機300において認証を受けるだけで、いつでも自由に参加予定の会議名を確認できると共に、その中のいずれかを選択する操作を行うことで希望する会議資料のプリント物を入手できる。
以下、認証サーバ200とファイルサーバ100と複合機300の処理内容を具体的に説明する。
次に、参加者情報212およびファイル情報213の入力受付けを行う(ステップS102、S103)。
図4は、ファイル情報213の登録画面203を示している。
同図に示すように、登録画面203には、会議名入力欄2031、日時入力欄2032、セキュリティ入力欄2033および保存先入力欄2034が設けられている。入力欄毎に、その表示部分がタッチされると、文字、記号等の入力を行うための別の画面、具体的にはキーボードの文字キーと同様のキー配列画面が表示されるようになっている。
図5は、参加者情報212の登録画面204を示している。
登録画面204には、ユーザID欄2041、名前欄2042および参加情報欄2043が設けられている。ユーザID欄2041と名前欄2042には、ユーザ情報211として予め登録されているユーザIDと名前の同じものが表示される。
図3に戻って、認証サーバ200は、複合機300からユーザ認証の要求を受付けると(ステップS104で「YES」)(図1の処理Dに相当)、記憶部202内のユーザ情報211を参照し、ユーザ認証を行い(ステップS105)、その結果を要求元の複合機300に送信する(ステップS106)。
例えば、図2において、認証対象のユーザが「ユーザZ」であった場合には、参加者情報212からユーザZの参加予定の会議が「B-Meeting」と「D-Meeting」であると判る。そこで、ファイル情報213から「B-Meeting」と「D-Meeting」について、その会議名、日時、セキュリティ、保存先欄の各情報を読み出して、これをユーザZのファイル情報として複合機300に送信する。なお、認証要求がない場合(ステップS104で「NO」)には、ステップS101に戻る。
同図に示すように、ファイルサーバ100は、主催者からの会議資料の格納要求を受付
けると(ステップS301で「YES」)、要求された会議資料をファイル形式で記憶部101に格納させる処理を実行する(ステップS302)(図1の処理Aに相当)。
ファイルサーバ100は、複合機300から会議資料の送信要求があると(ステップS303で「YES」)、要求された会議資料を記憶部101内の保存先から読み出して要求元、ここでは複合機300に送信し(ステップS304)、ステップS301に戻る。なお、要求がない場合には(ステップS301で「NO」)、ステップS303に移る。
図7に示すように、複合機300は、まず操作パネル304上にBOXにアクセスするためのアクセス画面を表示させ、ユーザIDとパスワードの入力を受付ける(ステップS201)(図1の処理Cに相当)。
同図に示すように、アクセス画面310には、ユーザID入力欄311とパスワード入力欄312が設けられている。入力欄毎に、その表示部分がタッチされると、数値等の入力を行うための別の画面が表示されるようになっている。ユーザは、入力欄毎に、当該別の画面からユーザID等を入力、修正等することができる。
認証サーバ200からの認証結果を受信し(ステップS203)、認証されなかったことを判断すると(ステップS204で「NO」)、認証されなかったため処理を中止する旨のメッセージを操作パネル304に表示して(ステップS215)、当該処理を終了する。
認証サーバ200からファイル情報を受信すると、受信したファイル情報をそれに含まれる会議名をファイル名として、当該ユーザの専用のBOXにファイル形式で格納する(ステップS206)。以下、当該ユーザを名前「Z」、ユーザZ専用のBOXを「BOX306」とした場合の例を説明する。
同図に示すように、テーブル3061には、ユーザID欄、番号(No)欄、属性欄、日時欄、セキュリティ欄および保存先欄が設けられており、各欄の情報は、制御部303により書き込まれる。
属性欄には、格納されているファイルの属性が書き込まれる。具体的には、スキャンにより得られた画像や他の装置から送られて来て格納されている画像等の場合には「画像」
を示す情報が書き込まれる。
日時欄〜保存先欄には、ファイル情報に含まれる会議の日時、セキュリティ、保存先の各情報が対応する各欄に書き込まれる。ここでは、ユーザZとして、受信したファイル情報に2つの会議名「B-Meeting」と「D-Meeting」が含まれているため、これらを一つずつに分けて、番号3のファイルとして「B-Meeting」の情報が、番号4のファイルとして「D-Meeting」の情報が書き込まれた場合の例が示されている。
図8(b)は、一覧画面320の例を示す図である。
同図に示すように、一覧画面320には、ファイル毎に、上記テーブル3061の属性欄に格納されている属性を示す情報が表示される。また、ファイル情報については、日時欄に格納されている会議開催日時も合わせて表示される。
ファイル毎に、その表示部分がタッチされると(選択を受付けると)、当該ファイルに対しどのような処理を行うのかのユーザZからの選択入力を受付ける別の画面が表示され、当該別の画面にてユーザにより選択された処理が実行されるようになっている。
図8(c)は、選択画面330の表示例を示す図である。
また、選択画面330の下段には、プリントボタン331と転送ボタン332が設けられている。プリントボタン331は、会議資料をプリント出力する場合にユーザにより選択されるものである。一方、転送ボタン332は、会議資料を複合機300でプリント出力せずに外部端末に転送する場合またはファイル情報だけを外部装置に転送する場合に選
択されるものである。
図8(d)は、選択画面340の表示例を示す図である。
同図に示すように、選択画面340には、会議資料の保存先を示す情報が表示されないようになっている。このようにセキュリティに応じて保存先の表示と非表示を切換えている理由については後述する。
ユーザZによる出力方法の選択入力を受付けると(ステップS212)、会議資料取得処理および出力処理を実行する(ステップS213、S214)。
同図に示すように、複合機300は、出力方法としてプリントと転送のいずれが選択されたのかを判断する(ステップS221)。これは、上記ステップS212においてプリントと転送のいずれが選択されたのかを判断することにより行う。
プリントが選択されたことを判断すると(ステップS221で「YES」)、テーブル3061の保存先欄の当該会議名に対応する領域に書き込まれている情報を読み出して、読み出した保存先にアクセスを試み(図1の処理Hに相当)、当該保存先から会議資料のファイルを取得する(ステップS225)(図1の処理Iに相当)。
この意味で、「会議名」が会議資料のファイルを識別するための識別情報に相当し、「保存先」がファイルの保存先を示す保存先情報に相当するものといえる。また、制御部303、操作パネル304等は、ステップS207等の処理が実行される場合に、識別情報を表示する表示手段として機能し、ステップS208等の処理を実行される場合に、各識別情報の中からユーザが取得を希望するファイルの識別情報の選択を受付ける受付手段として機能するものといえる。
例えば、会議資料が「B-Meeting」のものの場合には、スキャン等の画像と区別するた
め、属性を「資料B-Meeting」等と資料と会議名を含むものとした新たなファイルとして
、そのファイルの番号、例えば0005が付加されてテーブル3061に登録される。
図11は、転送画面350の表示例を示す図である。
同図に示すように、転送画面350には、転送先欄351と転送ファイルの選択欄352とが設けられている。
先の装置のアドレスの入力等を行うための別の画面が表示されるようになっており、ユー
ザZは、当該別の画面から転送方法と転送先を選択、入力、修正等することができる。
転送ファイルの選択欄352は、ユーザからの会議資料とファイル情報のいずれを転送するのかの選択入力を受付けるための欄である。ユーザZは、ボタン353または354をタッチすることでいずれかを選択することができる。同図の例は、会議資料が選択された場合(実線)を示している。
ステップS224では、転送すべきファイルとして会議資料が選択されたか否かを判断する。
一方、会議資料でない、すなわちファイル情報であることを判断すると(ステップS224で「NO」)、選択された会議名に対し設定されているセキュリティを判断する(ステップS227)。テーブル3061を参照し、セキュリティが「普通」であると判断すると(ステップS227で「NO」)、転送すべきファイル情報としてファイル情報Aを生成し(ステップS228)、メインルーチンにリターンする。ここで、ファイル情報Aとは、会議名、日時および会議資料の保存先を含む情報であり、選択された会議名に対応する情報がテーブル3061から読み出されて生成される。
ここで、ファイル情報Bとは、会議名、例えば「B-Meeting」と、記憶部305内のB
OX306の格納場所、例えば「http://MFP・・・/BOX/ID2」とを示す情報を含むものである。
図12は、出力処理のサブルーチンの内容を示すフローチャートである。
プリントが選択されていたことを判断すると(ステップS231で「YES」)、BOX306に格納されている、ファイルサーバ100から取得済みの会議資料のファイルを読み出して、これをプリント出力する処理を実行する(ステップS232)。
性が「資料B-Meeting」となっているファイルが読み出されることになる。これにより、
ユーザZは、複合機300において自己が希望する「B-Meeting」の会議資料のプリント
物を入手することができる。
プリントではなく転送が選択されたことを判断すると(ステップS231で「NO」)、上記ステップS224において転送ファイルとして会議資料とファイル情報のいずれが選択されたのかを判断する(ステップS233)。
一方、ファイル情報が選択されていたことを判断すると(ステップS233で「NO」)、PC400に上記ステップS228で生成したファイル情報A、またはステップS229で生成したファイル情報Bのファイルを送信して(ステップS235)、当該処理を終了する。
同図に示すように、PC400は、複合機300からのファイルを記憶部401内に設けられた専用の保管場所(以下、「会議フォルダ」という。)に格納する(ステップS251)。PC400は、ハードディスクドライブ等からなる記憶部401と、ディスプレイ402を備えており、ディスプレイ402上に表示される会議フォルダのアイコンがマウス等でクリックされると、会議フォルダ内のファイル一覧を示す画面の表示要求があったと判断して(ステップS252で「YES」)、一覧画面を表示させる(ステップS253)。
同図に示すように、一覧画面410には、会議名欄411と種類欄412が設けられている。ファイル毎に、会議名欄411には、会議名が、種類欄412には、ファイルの種類が表示される。複合機300から送られて来るファイルは、会議資料、ファイル情報Aおよびファイル情報Bのいずれかであり、その種類と会議名とを示す情報が含まれており、その情報が読み出される。
図13に戻って、ステップS255では、一覧画面410においてどのファイルが選択されたのかを判断する。
ここで、種類としてファイル情報Bのものが選択されたことを判断すると(ステップS255で「YES」)、複合機300に対し会議資料の送信要求を行うための資料要求画面をディスプレイ402に表示させる(ステップS256)。
同図に示すように、資料要求画面420には、ユーザID入力欄421、パスワード入力欄422、会議名表示欄423およびアドレス欄424が設けられている。
ユーザZは、ユーザID入力欄421とパスワード入力欄422にキーボード(不図示)のテンキー等により自己のユーザIDとパスワードを入力することができる。なお、アドレス欄424には、ファイル情報Bに含まれている、複合機300の記憶部305内におけるBOXの格納場所がそのまま表示されるようになっている。同図は、BOXとして、BOX306の格納場所「http://MFP・・・/BOX/ID2」が表示されている例を示している。
図13に戻って、PC400は、ステップS257において、資料要求画面420からユーザIDとパスワードの入力を受付ける。そして、アドレス欄424の表示部分425がクリックされると、入力されたユーザID、パスワードおよび会議名を示す情報を複合機300に送り当該BOXへのアクセスを試みる(ステップS258、S259)。
また、ステップS255で、ファイル情報Bではなく、会議資料またはファイル情報Aが選択されたことを判断すると、ステップS264に移り、インストールされているアプリケーションソフトウェアの中から、選択されたファイル形式に対応するものを起動してディスプレイ402上に会議資料またはファイル情報Aの内容を表示等させて(ステップS264)、処理を終了する。
同図に示すように、外部端末、ここではPC400から会議資料の送信要求として、ユーザID、パスワードおよび会議名を示す情報を受信すると共にBOXへのアクセス要求を受信する(ステップS271、S272)。
認証サーバ200から認証結果を受信し(ステップS274)、認証されたことを判断すると(ステップS275で「YES」)、PC400から受信した会議名に対応する会議資料の保存先を、アクセス要求されたBOX内に格納されているファイル情報から検索し、その保存先を読み出す。例えば、会議名を「B-Meeting」、アクセス要求されたBO
XをBOX306とすると、テーブル3061が参照され、会議名「B-Meeting」に対応
する会議資料の保存先として「/usr・・・presentation.ppt」が読み出されることになる。
られると、該当するリンク先にジャンプして会議資料のファイルを読み出して取得する方法をとることができる。この場合、ファイル転送に例えばFTPを用いることができる。
一方、ステップS275において認証されなかったことを判断すると、その旨をPC400に通知して(ステップS278)、当該処理を終了する。
さらに、参加者のユーザは、外部のPC400にファイル情報の送信(転送)を選択でき、PC400の一覧表示画面410においてファイル情報Aを選択すると、会議資料の保存先をPC400のディスプレイ402上で知ることができる。従って、例えば保存先の表示部分と会議資料のアドレスとを関連付けてリンクが張られるようにしておけば、PC400から直接ファイルサーバ100にアクセスしてファイルを取得することも可能になる。
例えば、ユーザが複合機300からファイル情報を自己の端末、ここではPC400に送るべきところ、誤ってPC400とは異なる他人の端末に送ってしまった場合でも、その他人の端末では会議資料の保存先を確認できない。そして、その他人が複合機300にアクセスしようとしても、当該ユーザのパスワードを知らなければ本人であると認証されず、会議資料が複合機300からその他人の端末に転送されることもなく、セキュリティ面で大変有効である。このことは、ファイル情報を他人のBOX307等に誤って複写や移動等の処理をしてしまったときでも同じである。
めの全てのモジュールを含んでいる必要はなく、例えば通信プログラムやオペレーティングシステム(OS)に含まれるプログラムなど、別途情報処理装置にインストールすることができる各種汎用的なプログラムを利用して、本発明の各処理をコンピュータに実行させるようにしても良い。従って、上記した本発明の記録媒体に必ずしも上記全てのモジュールを記録している必要はないし、また必ずしも全てのモジュールを伝送する必要もない。さらに所定の処理を専用ハードウェアを利用して実行させるようにすることができる場合もある。
以上、本発明を実施の形態に基づいて説明してきたが、本発明は、上述の実施の形態に限定されないのは勿論であり、以下のような変形例が考えられる。
(1)上記実施の形態では、認証サーバ200においてユーザ認証を行うとしたが、例えば認証を複合機300が実行する構成とすることもできる。ユーザ情報211の登録を複合機300で行えるようにして、入力されたパスワード等と当該ユーザ情報211から認証を行う構成をとることで実現できる。また、例えば認証サーバ200による処理と同じ処理を複合機300が実行する構成をとれば、参加者情報212やファイル情報213の登録もMFP300で行えることになる。複合機300と認証サーバ200間で認証要求、結果通知等のやりとりがなくなり、ネットワーク上のトラフィックを低減できる。
例えば、図2(c)のファイル情報213としてセキュリティに代えて主催者側の所属部署名(グループA等)の情報を登録すると共に、複合機300では、図7のステップS201においてユーザからユーザID等に加えて所属部署名の入力を受付け、ステップS209において所属部署名が一致しているか否かを判断する。ここで、一致していれば(ステップS209で「NO」)、選択画面330を表示させ、不一致であれば(ステップS209で「YES」)、選択画面340を表示させる。
また、複合機毎に外部端末との通信時のセキュリティのレベルが設定されている場合や、セキュリティポリシーに応じてレベルが設定される場合には、そのレベルの高低に応じて切換えるとしても良い。要するに、会議、会議資料または複合機のいずれかに設定されたセキュリティレベルに応じて会議資料の保存先の表示、非表示の方法を切換えるとすれば良い。
(3)上記実施の形態では、ユーザ認証をユーザIDとパスワードで行うとしたが、本人確認できる方法であればこれに限定されない。例えば、乱数と暗号を組み合わせた方式として秘密鍵暗号に基づく方式等を用いることも可能である。
IDチップからID等を読み出して本人の認証を行う方法等としても良い。
(4)上記実施の形態では、会議資料のファイルの識別情報として会議名(ファイル名)を用いたが、当該ファイルを個々に識別するための識別情報(識別子)であれば、これに限られない。
(5)上記実施の形態では、ユーザが「プリント」と、会議資料またはファイル情報の他の装置への「転送」とを選択できる構成としたが、プリントだけまたは転送だけについてユーザからその要否を受付け、転送要とされた場合にプリント等を行う構成をとるとしても良い。この場合、例えばユーザからの要否の入力を受付けるための画面を表示させて、当該画面から転送要又は転送不要を判断することができる。
具体的には、例えば会議資料に取得の有効期限を付しておき、その期限が切れていないものだけを取得するとしたり、現在から1週間以内に開催されるものだけを取得(1週間を越えるものについては取得しない)としたりすることもできる。開催までの期間が長すぎると逆に忘れてしまうこともあり得るからである。上記のような取得条件を予め決めておけば実現できる。
(7)上記実施の形態では、本発明を会議資料を配布するシステムに適用した例を説明したが、会議に限定されることはない。学校での講義など、多数の参加者に対し関係する資料等のファイルを配布することが要求される環境に広く適用することができる。
2 LAN
211 ユーザ情報
212 参加者情報
213 ファイル情報
300 複合機
303 制御部
304 操作パネル
305 記憶部
306、307 BOX
310 BOXアクセス画面
320 一覧画面
330、340 選択画面
350 転送画面
3061 テーブル
Claims (19)
- ネットワークと接続され、シート上に画像を形成する画像形成装置であって、
ユーザからのログイン要求を受付け、受付けられたログイン要求に基づいて当該画像形成装置または外部の装置によるユーザ認証を行い、認証がなされたときそれに応じて、当該ユーザに提供されるべき少なくとも1つの画像ファイルに対し、ネットワーク接続先に存在する当該各画像ファイルの識別情報とその保存先を示す保存先情報とをネットワークを介して取得する第1の取得手段と、
前記第1の取得手段による識別情報の取得に応じて当該取得された識別情報を表示する表示手段と、
前記表示手段に表示された識別情報の中から前記ユーザが取得を希望する画像ファイルの識別情報の選択を受付ける受付手段と、
前記選択された識別情報に対応する画像ファイルを、当該画像ファイルの保存先情報に示される保存先からネットワークを介して取得する第2の取得手段と、
を備えることを特徴とする画像形成装置。 - 前記ユーザ毎の記憶領域として設定されたボックスを有する記憶手段と、
前記ボックスに、前記第1の取得手段により取得された画像ファイルの識別情報とその保存先情報をファイル情報として格納する第1の格納手段と、
前記ボックスに、前記第2の取得手段により取得された画像ファイルを格納する第2の格納手段と、を備え、
前記表示手段は、前記ボックスに現に格納されている全てのファイル情報および画像ファイルの識別情報を表示することを特徴とする請求項1に記載の画像形成装置。 - 前記第2の取得手段により取得された画像ファイルに基づいて画像をシートに形成する画像形成手段を備えることを特徴とする請求項1または2に記載の画像形成装置。
- 前記選択された識別情報に対応する画像ファイルの転送先の指定を受付ける転送先指定手段と、
前記指定された転送先に前記第2の取得手段により取得された画像ファイルを転送する転送手段と、
を備えることを特徴とする請求項1または2に記載の画像形成装置。 - 前記転送手段は、
ユーザからの前記転送の要否を受付け、転送要の場合に前記転送を実行することを特徴とする請求項4に記載の画像形成装置。 - 前記選択された識別情報に対応する画像ファイルの保存先情報を転送するための転送先の指定を受付ける転送先指定手段と、
前記指定された転送先に前記保存先情報を転送する転送手段と、
を備えることを特徴とする請求項1または2に記載の画像形成装置。 - 前記選択された識別情報に対応する画像ファイルの保存先情報を転送するための転送先の指定を受付ける転送先指定手段と、
別の装置から当該画像形成装置を介して前記保存先に保存されている画像ファイルにアクセスするためのアクセス情報を生成する生成手段と、
前記指定された転送先に前記アクセス情報を転送する転送手段と、
を備えることを特徴とする請求項1乃至3のいずれか1項に記載の画像形成装置。 - セキュリティレベルを設定する設定手段を備え、
前記保存先情報は、
別の装置から当該画像形成装置を介することなく前記保存先に保存されている画像ファイルにアクセスするための情報であり、
前記転送手段は、
前記設定されたセキュリティレベルに応じて、前記生成されたアクセス情報、または前記保存先情報のいずれかを、前記指定された転送先に転送することを特徴とする請求項7に記載の画像形成装置。 - 別の装置から前記アクセス情報に基づき前記保存先へのアクセス要求があった場合に、当該別の装置を使用するユーザがアクセス許可された者であるか否かを判断するアクセス許可者判断手段と、
アクセス許可されたユーザであることが判断されると、前記保存先から画像ファイルを取得する第3の取得手段と、を備え、
前記転送手段は、前記第3の取得手段により取得された画像ファイルを前記別の装置に転送することを特徴とする請求項7または8に記載の画像形成装置。 - 前記転送手段は、
前記第2の取得手段による画像ファイルの取得前に、前記保存先情報の転送の要否をユーザから受付け、転送要の場合には、前記第2の取得手段による画像ファイルの取得を禁止させることを特徴とする請求項6乃至9のいずれか1項に記載の画像形成装置。 - 画像ファイルに基づいて画像をシートに形成する画像形成手段と、
前記選択された識別情報に対応する画像ファイルの転送先の指定を受け付ける転送先指定手段と、
前記指定された転送先に画像ファイルを転送する転送手段と、
前記第2の取得手段により取得された画像ファイルを、前記画像形成手段により画像の形成を行うか、前記転送手段により転送するかを選択する出力選択手段と、を備え、
前記出力選択手段により、画像形成が選択された場合、前記画像形成手段が前記第2の取得手段により取得された画像ファイルに基づく画像の形成を行い、転送が選択された場合、前記転送手段が、前記第2の取得手段により取得された画像ファイルを、指定された転送先に転送することを特徴とする請求項1または2に記載の画像形成装置。 - 前記表示手段は、
設定されたセキュリティレベルに応じて前記保存先の表示の許否を判断する表示判断手段を備え、表示の許可が判断された場合には、前記保存先を表示し、不許可が判断された場合には、前記保存先を非表示とすることを特徴とする請求項1乃至11のいずれか1項に記載の画像形成装置。 - 前記識別情報と保存先情報は、前記ネットワーク上の他の装置に格納されており、
前記第1の取得手段は、前記他の装置から前記ネットワークを介して前記識別情報と保存先情報を取得することを特徴とする請求項1乃至12のいずれか1項に記載の画像形成装置。 - 前記画像ファイルは、前記ネットワーク上のサーバに格納されており、前記保存先は、前記サーバにおける画像ファイルの格納場所であることを特徴とする請求項1乃至13のいずれか1項に記載の画像形成装置。
- 前記表示手段は、
前記画像ファイルに予め設定されているセキュリティレベルを判別し、判別したセキュリティレベルに応じて前記各画像ファイルの保存先情報に基づく表示の有無を決定することを特徴とする請求項1に記載の画像形成装置。 - ネットワークと接続され、シート上に画像を形成する画像形成装置における画像形成方法であって、
ユーザからのログイン要求を受付けるステップと、
受付けられたログイン要求に基づいて当該画像形成装置または外部の装置によってユーザ認証を行うステップと、
認証がなされたときそれに応じて、当該ユーザに提供されるべき少なくとも1つの画像ファイルに対し、ネットワーク接続先に存在する当該各画像ファイルの識別情報とその保存先を示す保存先情報とをネットワークを介して取得するステップと、
前記取得するステップにより識別情報が取得されたときそれに応じて当該取得された識別情報を表示するステップと、
前記表示するステップにより表示された識別情報の中から前記ユーザが取得を希望する画像ファイルの識別情報の選択を受付けるステップと、
前記選択された識別情報に対応する画像ファイルを、当該画像ファイルの保存先情報に示される保存先からネットワークを介して取得するステップと、
を含むことを特徴する画像形成方法。 - 前記表示するステップは、
前記画像ファイルに予め設定されているセキュリティレベルを判別し、判別したセキュリティレベルに応じて前記各画像ファイルの保存先情報に基づく表示の有無を決定するステップを含むことを特徴とする請求項16に記載の画像形成方法。 - ネットワークと接続され、シート上に画像を形成する画像形成装置における画像形成処理をコンピュータに実行させるためのプログラムであって、
ユーザからのログイン要求を受付ける処理と、
受付けられたログイン要求に基づいて当該画像形成装置または外部の装置によってユーザ認証を行わせる処理と、
認証がなされたときそれに応じて、当該ユーザに提供されるべき少なくとも1つの画像ファイルに対し、ネットワーク接続先に存在する当該各画像ファイルの識別情報とその保存先を示す保存先情報とをネットワークを介して取得する処理と、
前記取得する処理により識別情報が取得されたときそれに応じて当該取得された識別情報を表示する処理と、
前記表示する処理により表示された識別情報の中から前記ユーザが取得を希望する画像ファイルの識別情報の選択を受付ける処理と、
前記選択された識別情報に対応する画像ファイルを、当該画像ファイルの保存先情報に示される保存先からネットワークを介して取得する処理と、
を含む処理をコンピュータに実行させることを特徴とするプログラム。 - 前記表示する処理は、
前記画像ファイルに予め設定されているセキュリティレベルを判別し、判別したセキュリティレベルに応じて前記各画像ファイルの保存先情報に基づく表示の有無を決定する処理をさらにコンピュータに実行させることを特徴とする請求項18に記載のプログラム。
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