JP2007021777A - 画像形成装置、画像形成方法およびプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】 簡易な操作で会議資料のプリント物等を得られる画像形成装置を提供すること。
【解決手段】 会議主催者により、ファイルサーバ１００には予め会議資料が蓄積され、認証サーバ２００にはユーザ名と会議名と会議資料の保存先とを対応付けた情報が登録される。複合機３００は、参加者からユーザＩＤとパスワードの入力があると、それをＬＡＮ２を介して認証サーバ２００に送って本人確認を要求する。認証されると、当該参加者が参加予定の会議名とその資料の保存先を認証サーバ２００から取得し、取得した会議名を操作パネル３０４上に一覧表示させる。当該参加者から会議名の選択入力を受付け、選択された会議名の会議資料をＬＡＮ２を介してファイルサーバ１００内の保存先から取得し、取得した会議資料をプリント出力する。
【選択図】 図１

Description

本発明は、ネットワークと接続される画像形成装置、画像形成方法およびプログラムに関する。

企業などで会議を開催する場合において、会議開催前に主催者から各参加者に対し会議案内などを配布する会議管理システムが特許文献１に開示されている。
この会議管理システムは、主催者用の端末と、参加者用の各端末と、会議資料が保存されるサーバとがネットワークを介して接続され、主催者が会議前に各参加者の端末に、会議資料の格納場所にハイパーリンクを張った会議案内をネットワークを介して送信し、各参加者は、自己の端末において会議案内からハイパーリンクを利用して会議資料を閲覧できるようにしたものである。
特開２００２−１３２８３７号公報

しかしながら、上記の会議管理システムでは、主催者が各参加者の端末に一方的に会議案内を送信するようにしており、例えば参加者が端末上で会議案内を見る前に誤って削除してしまうと会議資料を事前にプリントしておくことができない。この場合、参加者が主催者を知っていれば再送を促すこともできるが主催者にとっては重複作業となってしまう。主催者を知らなければもはや会議資料を入手することができない。また、参加者がサーバにアクセスして自己の会議資料を探すといったことも考えられるが、サーバに膨大なファイルが蓄積されていればその探索作業は極めて手間になる。

このような問題は、会議管理システムに限られず、学校での講義など多数の参加者に対し関係する資料等を配布するシステムを構築する場合に同様に生じ得る。
本発明は、上記の問題点に鑑みてなされたものであって、ユーザにとってより簡易な操作で必要な資料のプリント物等を得られる画像形成装置、画像形成方法およびプログラムを提供することを目的としている。

上記目的を達成するため、本発明に係る画像形成装置は、ネットワークと接続され、シート上に画像を形成する画像形成装置であって、ユーザ認証されたユーザに関係する少なくとも１つの画像ファイルに対し、当該各画像ファイルの識別情報とその保存先を示す保存先情報とをネットワークを介して取得する第１の取得手段と、前記第１の取得手段により取得された識別情報を表示する表示手段と、前記表示手段に表示された識別情報の中から前記ユーザが取得を希望する画像ファイルの識別情報の選択を受付ける受付手段と、前記選択された識別情報に対応する画像ファイルを、当該画像ファイルの保存先情報に示される保存先からネットワークを介して取得する第２の取得手段と、を備えることを特徴とする。

ここで画像ファイルとは、画像を現すためのデータのファイルを意味し、ビットマップ展開された画像データのみならず、所定の方式により圧縮された画像データや所定のフォーマットに変換された画像データなどのファイルを広く含むものである。また、第１の取得手段による識別情報と保存先情報の取得は、これらをまとめて取得する場合はもちろん、別々に取得する場合も含む意味で用いられる。また、画像ファイルの識別情報とは、画像ファイルを識別するための情報をいい、識別するのに足るものであれば良く、例えばフ
ァイル名、ファイル形式等とすることができる。さらに、画像ファイルの識別情報の選択を受付けるとは、複数の識別情報が表示されている場合には、その中から１つまたは複数の識別情報の選択を受付けることはもちろん、１つの識別情報だけが表示されている場合に当該１つの識別情報の選択を受付けることを含む意味で用いられる。

例えば、会議資料を画像ファイルとして配布するシステムに適用する場合、会議の参加者となるユーザにとっては、画像形成装置において、個別かつ自由な時間に自己の会議資料の画像ファイルをプリントしたり、外部に転送したりすることが可能になり、従来のように会議開催通知を紛失してしまったために主催者に再送を要求するといった手間をなくせ、また会議資料を出力できないといったことを防止できる。また、参加者となるユーザが認証ユーザに限られるので、画像形成装置から無条件に誰にでも会議資料が出力されるといったことがなくセキュリティを確保できる。さらに、主催者側にとっては、ファイル情報の登録を会議前に行っておけば、参加者からの要求に応じて会議開催通知を再送するといった手間がなくなり、主催者と参加者双方にとって便宜になる。

また、前記ユーザ毎の記憶領域として設定されたボックスを有する記憶手段と、前記ボックスに、前記第１の取得手段により取得された画像ファイルの識別情報とその保存先情報をファイル情報として格納する第１の格納手段と、前記ボックスに、前記第２の取得手段により取得された画像ファイルを格納する第２の格納手段と、を備え、前記表示手段は、前記ボックスに現に格納されている全てのファイル情報および画像ファイルの識別情報を表示することを特徴とする。

このようにすれば、ユーザ毎に自己のボックスに自己が必要とするファイル情報や画像ファイル等の各種データを格納しておくことができ、データ管理を行い易くなる。
さらに、前記第２の取得手段により取得された画像ファイルに基づいて画像をシートに形成する画像形成手段を備えることを特徴とする。
このようにすれば、ユーザは、選択入力といった簡易な操作を行うだけで自己が希望した画像ファイルのプリント物を得ることができる。

また、前記選択された識別情報に対応する画像ファイルの転送先の指定を受付ける転送先指定手段と、前記指定された転送先に前記第２の取得手段により取得された画像ファイルを転送する転送手段と、を備えることを特徴とする。
このようにすれば、ユーザは、取得された画像ファイルを別の装置に転送し、当該別の装置において当該画像ファイルを出力等することが可能になる。

また、前記転送手段は、ユーザからの前記転送の要否を受付け、転送要の場合に前記転送を実行することを特徴とする。
このようにすれば、ユーザは、転送の要否を選択することができ、必要に応じて画像ファイルの転送を実行することができる。
また、前記選択された識別情報に対応する画像ファイルの保存先情報を転送するための転送先の指定を受付ける転送先指定手段と、前記指定された転送先に前記保存先情報を転送する転送手段と、を備えることを特徴とする。

このようにすれば、ユーザは、自己が希望した画像ファイルの保存先を示す保存先情報を別の装置に転送し、当該別の装置において当該保存先を確認等することができる。
また、前記選択された識別情報に対応する画像ファイルの保存先情報を転送するための転送先の指定を受付ける転送先指定手段と、前記識別情報に対応する画像ファイルにアクセスしようとする場合に、当該画像形成装置を介して間接的にアクセス可能なアクセス情報を生成する生成手段と、前記指定された転送先に前記アクセス情報を転送する転送手段
と、を備えることを特徴とする。

このようにすれば、転送先の装置を使用するユーザは、当該保存先に直接アクセスできなくなり、保存先を知られることを防止でき、セキュリティを確保できる。
さらに、セキュリティレベルを設定する設定手段を備え、前記保存先情報は、前記識別情報に対応する画像ファイルにアクセスしようとする場合に、当該画像形成装置を介さずに直接的にアクセス可能な情報であり、前記転送手段は、前記設定されたセキュリティレベルに応じて、前記生成されたアクセス情報、または前記保存先情報のいずれかを、前記指定された転送先に転送することを特徴とする。

このようにすれば、セキュリティレベルの設定により、アクセス情報と保存先情報のいずれを転送させるのかを選ぶことが可能になり、セキュリティの確保と利便性とを調整できる。
また、別の装置から前記アクセス情報に基づき前記保存先へのアクセス要求があった場合に、当該別の装置を使用するユーザがアクセス許可された者であるか否かを判断するアクセス許可者判断手段と、アクセス許可されたユーザであることが判断されると、前記保存先から画像ファイルを取得する第３の取得手段と、を備え、前記転送手段は、前記第３の取得手段により取得された画像ファイルを前記別の装置に転送することを特徴とする。

このようにすれば、アクセスの許可者だけに画像ファイルを転送でき、許可されていないユーザに画像ファイルが渡るといったことを防止できる。
さらに、前記転送手段は、前記第２の取得手段による画像ファイルの取得前に、前記保存先情報の転送の要否をユーザから受付け、転送要の場合には、前記第２の取得手段による画像ファイルの取得を禁止させることを特徴とする。

ユーザが保存先情報の転送の要を選択したということは、他の装置から画像ファイルを取得する意思があるととらえることができ、その場合には画像ファイルの取得を禁止する構成をとることで、ネットワークのトラフィックの低減を図れる。
また、画像ファイルに基づいて画像をシートに形成する画像形成手段と、前記選択された識別情報に対応する画像ファイルの転送先の指定を受け付ける転送先指定手段と、前記指定された転送先に画像ファイルを転送する転送手段と、前記第２の取得手段により取得された画像ファイルを、前記画像形成手段により画像の形成を行うか、前記転送手段により転送するかを選択する出力選択手段と、を備え、前記出力選択手段により、画像形成が選択された場合、前記画像形成手段が前記第２の取得手段により取得された画像ファイルに基づく画像の形成を行い、転送が選択された場合、前記転送手段が、前記第２の取得手段により取得された画像ファイルを、指定された転送先に転送することを特徴とする。

このようにすれば、ユーザは、必要に応じて画像ファイルの出力方法を選択でき、便宜である。
また、前記表示手段は、設定されたセキュリティレベルに応じて前記保存先の表示の許否を判断する表示判断手段を備え、表示の許可が判断された場合には、前記保存先を表示し、不許可が判断された場合には、前記保存先を非表示とすることを特徴とする。

このようにすれば、例えばセキュリティレベルとして高を示すレベルが設定されているときには、保存先を表示しないようにすることができ、よりセキュリティを高めることができる。
また、前記識別情報と保存先情報は、前記ネットワーク上の他の装置に格納されており、前記第１の取得手段は、前記他の装置から前記ネットワークを介して前記識別情報と保存先情報を取得することを特徴とする。

このようにすれば、例えば管理者等が前記識別情報と保存先情報を予め登録しておく構成をとる場合、当該管理者等が画像形成装置から地理的に離れた場所にいる場合でも、上記他の装置において前記識別情報等の登録を行うことができ、当該管理者等にとって便宜になる。
また、前記画像ファイルは、前記ネットワーク上のサーバに格納されており、前記保存先は、前記サーバにおける画像ファイルの格納場所であることを特徴とする。

このようにすれば、画像ファイルを一括してサーバに格納でき、画像ファイルの管理が行い易くなる。
本発明は、ネットワークと接続され、シート上に画像を形成する画像形成装置における画像形成方法であって、ユーザ認証されたユーザに関係する少なくとも１つの画像ファイルに対し、当該画像ファイルの識別情報とその保存先を示す保存先情報とをネットワークを介して取得する第１のステップと、前記第１のステップにより取得された識別情報を表示する第２のステップと、前記第２のステップにより表示された識別情報の中から前記ユーザが取得を希望する画像ファイルの識別情報の選択を受付ける第３のステップと、前記選択された識別情報に対応する画像ファイルを、当該画像ファイルの保存先情報に示される保存先からネットワークを介して取得する第４のステップと、を含むことを特徴とする。

本発明は、ネットワークと接続され、シート上に画像を形成する画像形成装置における画像形成処理をコンピュータに実行させるためのプログラムであって、ユーザ認証されたユーザに関係する少なくとも１つの画像ファイルに対し、当該画像ファイルの識別情報とその保存先を示す保存先情報とをネットワークを介して取得する第１の処理と、前記第１の処理により取得された識別情報を表示する第２の処理と、前記第２の処理により表示された識別情報の中から前記ユーザが取得を希望する画像ファイルの識別情報の選択を受付ける第３の処理と、前記選択された識別情報に対応する画像ファイルを、当該画像ファイルの保存先情報に示される保存先からネットワークを介して取得する第４の処理と、を含む処理をコンピュータに実行させることを特徴とする。

以下、本発明に係る画像形成装置の実施の形態を図面を参照しながら説明する。
図１は、画像形成装置を含む画像処理システム１の構成を示す図である。
同図に示すように、画像処理システム１は、ファイルサーバ１００と、認証サーバ２００と、複合機３００と、パーソナルコンピュータ（ＰＣ）からなる端末装置４００等が、ネットワーク、ここではLAN（Local Area Network）２を介して接続されて構成され、互
いに各種データのやりとりが可能になっており、会議管理システムとして利用される。

ファイルサーバ１００は、会議資料等の画像ファイルが格納される記憶部１０１を備え、外部から送信要求を受付けると、その要求された画像ファイルを読み出して送信する機能を有している。
ここで、画像ファイルとは、画像を現すために用いられるデータのファイルを意味し、従ってビットマップ展開された画像データに限られず、例えばＰＣにおいて文書等の作成用のアプリケーションソフトウェアにより作成されたデータや、当該データがＰＤＬ（Page Description Language）により変換された後のデータなど、最終的にシート上やディ
スプレイ上に画像を現すために用いられるデータのファイルを含むものである。以下、単に「ファイル」という。

複合機３００は、主な構成要素として、スキャナ部３０１と、プリンタ部３０２と、制御部３０３と、操作パネル３０４および記憶部３０５を備える多機能デジタル複合機（Multiple Function Peripheral）である。
スキャナ部３０１は、セットされた原稿の画像を読み取る。プリンタ部３０２は、公知の電子写真方式により画像形成動作（プリント）を実行する。制御部３０３は、スキャナ部３０１やプリンタ部３０２の動作を統括的に制御して、原稿の画像を読み取るスキャンジョブ、読み取って得られた画像をシート上にプリントするコピージョブ、外部端末からのプリント指示によりプリントを実行するプリントジョブ、さらにファイルサーバ１００からファイルを取得するファイル取得ジョブ等の各種ジョブを実行する。

操作パネル３０４は、コピースタートボタンやコピー枚数設定用のテンキーなどの他、表面にタッチパネルが積層された液晶表示部が設けられており、制御部３０３の指示により必要な画面を表示させると共に、ユーザによるテンキー等の入力、タッチ入力等を受付けて、受付けた入力情報を制御部３０３に伝える。
記憶部３０５には、ユーザ毎に専用の記憶領域としてのボックス（以下、「ＢＯＸ」という。）３０６、３０７・・・が設けられており、ここではＢＯＸ毎にそのユーザの識別番号（ユーザＩＤ）とパスワードが操作パネル３０４から入力されて始めてログインできるようになっている。ログインされると当該ＢＯＸに格納されている各ファイルのファイル名が識別情報として操作パネル３０４上に一覧表示される。

ユーザは、一覧表示されているファイル名の中からいずれかを選択して、当該ファイルの画像をプリント出力させたり、ＬＡＮ２上の他の装置に電子メール等に添付して転送させたりすることが可能である。また、スキャンジョブによる画像や会議資料などの各種ファイルを自己のＢＯＸに格納させることもできる。
認証サーバ２００は、操作パネル２０１と記憶部２０２を備え、複合機３００を利用するユーザの認証等を行う。

操作パネル２０１は、タッチパネルを有する液晶表示部を備え、ユーザからのタッチ入力等を受付ける。
記憶部２０２には、認証のためのユーザのパスワード等を含むユーザ情報と、予定されている会議の参加者を示す参加者情報と、会議名とその会議資料のファイルの保存先等を示すファイル情報が格納されている。

図２は、記憶部２０２に格納されている情報の内容をテーブル形式で示した図であり、（ａ）はユーザ情報２１１、（ｂ）は参加者情報２１２、（ｃ）はファイル情報２１３の具体例を示している。
ユーザ情報２１１は、「ＩＤ」〜「送信」の各欄の情報からなる。ＩＤ欄にはユーザＩＤ、名前欄にはユーザ名、パスワード欄にはユーザＩＤに対応するパスワード、プリント欄には、当該ユーザについて複合機３００でのプリントの許否（ここでは丸印が許可を示している。以下同じ。）、ＢＯＸ使用欄には、当該ユーザについてＢＯＸ使用の許否、送信欄には、当該ユーザについて画像の送信の許否の情報がそれぞれ書き込まれている。このユーザ情報２１１は、パスワードが含まれるためシステムを管理する管理者により予め登録される。ここでは、管理者は、操作パネル２０１上に表示される専用の登録画面（不図示）から必要な情報を登録できるようになっている。

参加者情報２１２は、「ＩＤ」〜「会議」欄の情報からなる。ＩＤと名前欄は、ユーザ情報２１１のものと同じである。
会議欄には、会議名（A-Meeting等）と各会議にどのユーザが参加（出席）予定になっ
ているのかを示す情報とが書き込まれている。ここでは、丸印が付いているユーザが参加予定者を示すものになっている。

ファイル情報２１３は、「会議名」〜「保存先」の各欄の情報からなる。
会議名欄には、上記参加者情報２１２の会議名と同じ会議名が書き込まれている。日時
欄には、会議の開催日時を示す情報が書き込まれている。
保存先欄には、会議に用いられる資料（会議資料）の保存先、ここではファイルサーバ１００の記憶部１０１内の格納場所が書き込まれている。

セキュリティ欄には、セキュリティレベルとしての「普通」と「高」のいずれかを示す情報が書き込まれている。「普通」は、会議資料が参加者以外のユーザに開示しても良いものであることを、「高」は、参加者に限定される資料であることを示している。この参加者情報２１２とファイル情報２１３は、主催者により会議開催の前に予め、操作パネル２０１上の主催者専用の登録画面２０３（図４）から登録される。なお、パスワードについては、秘匿のため管理者以外のユーザが閲覧等を行えないようになっている。

このような構成の画像処理システム１において実行される処理内容の概要を図１を用いて説明する。
（１）主催者は、参加者に配布すべき会議資料のデータを画像ファイルとしてファイルサーバ１００に保存させる（処理Ａ）。また、認証サーバ２００に参加者情報２１２とファイル情報２１３を登録する（処理Ｂ）。なお、ユーザ情報２１１は、認証サーバ２００に登録済みとする。

（２）参加者、例えばユーザａは、複合機３００において自己のＢＯＸにログインするためのユーザＩＤとパスワードを入力する（処理Ｃ）。
（３）複合機３００は、入力を受付けたユーザＩＤ等を認証サーバ２００に送り、ユーザａの認証を要求する（処理Ｄ）。
（４）認証サーバ２００は、受信したユーザＩＤ等から認証を行い、その結果を複合機３００に通知し、認証された場合にはユーザａの参加予定の会議のファイル情報を複合機３００に送る（処理Ｅ）。

（５）複合機３００は、ユーザａが認証されると、認証サーバ２００からのファイル情報を、その会議名をファイル名（ファイル情報）として付けて当該ＢＯＸに格納すると共に現に格納されているファイルのファイル名を一覧表示させる（処理Ｆ）。
（６）ユーザａは、一覧表示されているファイル名の中から、資料の取得を希望する会議名を表すファイルを選択することができる（処理Ｇ）。

（７）複合機３００は、選択された会議名の会議資料の保存先、ここではファイルサーバ１００に対し当該会議資料の送信要求を行い（処理Ｈ）、ファイルサーバ１００から送られる会議資料を受信して（処理Ｈ、Ｉ）、当該会議資料のプリント出力等を行う。
これにより参加者は、複合機３００において認証を受けるだけで、いつでも自由に参加予定の会議名を確認できると共に、その中のいずれかを選択する操作を行うことで希望する会議資料のプリント物を入手できる。

一方、主催者は、一度、会議資料のファイルサーバ１００への格納と、認証サーバ２００への参加者情報２１２およびファイル情報２１３の登録を行っておけば、参加者が多数に及ぶ場合でも、その後は資料配布等の作業を一切行う必要がなく手間がかからない。
以下、認証サーバ２００とファイルサーバ１００と複合機３００の処理内容を具体的に説明する。

図３は、認証サーバ２００において実行される処理の内容を示すフローチャートである。同図に示すように、認証サーバ２００は、ユーザ情報２１１の入力受付けを行い、受付けた情報を記憶部２０２に格納する（ステップＳ１０１）。
次に、参加者情報２１２およびファイル情報２１３の入力受付けを行う（ステップＳ１０２、Ｓ１０３）。

図４、図５は、当該入力受付けのための画面として操作パネル２０１に表示される画面の例を示す図である。
図４は、ファイル情報２１３の登録画面２０３を示している。
同図に示すように、登録画面２０３には、会議名入力欄２０３１、日時入力欄２０３２、セキュリティ入力欄２０３３および保存先入力欄２０３４が設けられている。入力欄毎に、その表示部分がタッチされると、文字、記号等の入力を行うための別の画面、具体的にはキーボードの文字キーと同様のキー配列画面が表示されるようになっている。

主催者は、入力欄毎に、当該キー配列画面から必要な情報、例えば会議名入力欄２０３１の場合に会議名、保存先入力欄２０３４の場合に会議資料の保存先（例えばアドレス等）を入力、指定、修正等することができる。入力された情報は、対応する入力欄に表示される。
図５は、参加者情報２１２の登録画面２０４を示している。

この登録画面２０４は、図４の登録画面２０３の最下段のボタン２０３５がタッチされると、登録画面２０３から切り換わるようになっている。
登録画面２０４には、ユーザＩＤ欄２０４１、名前欄２０４２および参加情報欄２０４３が設けられている。ユーザＩＤ欄２０４１と名前欄２０４２には、ユーザ情報２１１として予め登録されているユーザＩＤと名前の同じものが表示される。

参加情報欄２０４３には、会議の参加、不参加を示す情報が表示される。参加情報欄２０４３には、各ユーザに対応する入力ボックス２０４５〜２０４８、２０４９・・が設けられており、各入力ボックスの表示部分がタッチされると、会議名欄２０３１の会議に対し、参加または不参加を選択するための選択画面が表示されるようになっている。主催者は、ユーザ毎に、当該選択画面から参加、不参加を選択入力することができる。

登録画面２０４の最下段の終了ボタン２０４４がタッチされると、入力終了として、登録画面２０３、２０４において入力された全情報がファイル情報２１３および参加者情報２１２として記憶部２０２内の所定の格納領域に格納される（各情報の登録：図１の処理Ｂに相当。）。
図３に戻って、認証サーバ２００は、複合機３００からユーザ認証の要求を受付けると（ステップＳ１０４で「ＹＥＳ」）（図１の処理Ｄに相当）、記憶部２０２内のユーザ情報２１１を参照し、ユーザ認証を行い（ステップＳ１０５）、その結果を要求元の複合機３００に送信する（ステップＳ１０６）。

その後、複合機３００から当該ユーザのファイル情報の送信要求を受付けると（ステップＳ１０７）、要求されたファイル情報を記憶部２０２のファイル情報２１３から読み出して複合機３００に送信し（ステップＳ１０８）、ステップＳ１０１に戻る（図１の処理Ｅに相当）。
例えば、図２において、認証対象のユーザが「ユーザＺ」であった場合には、参加者情報２１２からユーザＺの参加予定の会議が「B-Meeting」と「D-Meeting」であると判る。そこで、ファイル情報２１３から「B-Meeting」と「D-Meeting」について、その会議名、日時、セキュリティ、保存先欄の各情報を読み出して、これをユーザＺのファイル情報として複合機３００に送信する。なお、認証要求がない場合（ステップＳ１０４で「ＮＯ」）には、ステップＳ１０１に戻る。

図６は、ファイルサーバ１００において実行される処理の内容を示すフローチャートである。
同図に示すように、ファイルサーバ１００は、主催者からの会議資料の格納要求を受付
けると（ステップＳ３０１で「ＹＥＳ」）、要求された会議資料をファイル形式で記憶部１０１に格納させる処理を実行する（ステップＳ３０２）（図１の処理Ａに相当）。

例えば、会議資料の文書等のデータをＬＡＮ２を介して受信したり、コンパクトディスク等の記憶媒体から読み出してファイルとして保存する等の処理が実行される。
ファイルサーバ１００は、複合機３００から会議資料の送信要求があると（ステップＳ３０３で「ＹＥＳ」）、要求された会議資料を記憶部１０１内の保存先から読み出して要求元、ここでは複合機３００に送信し（ステップＳ３０４）、ステップＳ３０１に戻る。なお、要求がない場合には（ステップＳ３０１で「ＮＯ」）、ステップＳ３０３に移る。

図７は、複合機３００において実行される処理の内容を示すフローチャートであり、当該処理は、操作パネル３０４上のメニュー画面（不図示）においてユーザによりＢＯＸ機能が選択された場合に実行される。また、図８（ａ）〜図８（ｄ）は、当該処理の実行中において操作パネル３０４上に表示される画面の表示例を示す図である。
図７に示すように、複合機３００は、まず操作パネル３０４上にＢＯＸにアクセスするためのアクセス画面を表示させ、ユーザＩＤとパスワードの入力を受付ける（ステップＳ２０１）（図１の処理Ｃに相当）。

図８（ａ）は、アクセス画面３１０の表示例を示す図である。
同図に示すように、アクセス画面３１０には、ユーザＩＤ入力欄３１１とパスワード入力欄３１２が設けられている。入力欄毎に、その表示部分がタッチされると、数値等の入力を行うための別の画面が表示されるようになっている。ユーザは、入力欄毎に、当該別の画面からユーザＩＤ等を入力、修正等することができる。

アクセス画面３１０の終了ボタン３１３がタッチされると、入力終了として、入力されたユーザＩＤとパスワードを示す情報を認証サーバ２００に送信し、当該ユーザの認証を要求する（ステップＳ２０２）（図１の処理Ｄに相当）。
認証サーバ２００からの認証結果を受信し（ステップＳ２０３）、認証されなかったことを判断すると（ステップＳ２０４で「ＮＯ」）、認証されなかったため処理を中止する旨のメッセージを操作パネル３０４に表示して（ステップＳ２１５）、当該処理を終了する。

一方、認証されたことを判断すると（ステップＳ２０４で「ＹＥＳ」）、認証サーバ２００に対し、当該ユーザに関連するファイル情報、具体的には当該ユーザが参加予定の会議のファイル情報の送信を要求する（ステップＳ２０５）（図１の処理Ｄに相当）。
認証サーバ２００からファイル情報を受信すると、受信したファイル情報をそれに含まれる会議名をファイル名として、当該ユーザの専用のＢＯＸにファイル形式で格納する（ステップＳ２０６）。以下、当該ユーザを名前「Ｚ」、ユーザＺ専用のＢＯＸを「ＢＯＸ３０６」とした場合の例を説明する。

図９は、ＢＯＸ３０６に現に格納されている全ファイルの管理情報をテーブル形式で表した例を示す図である。
同図に示すように、テーブル３０６１には、ユーザＩＤ欄、番号（Ｎｏ）欄、属性欄、日時欄、セキュリティ欄および保存先欄が設けられており、各欄の情報は、制御部３０３により書き込まれる。

ユーザＩＤ欄には、ユーザＺのＩＤ、ここでは「２」が書き込まれている。番号欄には、ファイルの格納順の番号が書き込まれる。
属性欄には、格納されているファイルの属性が書き込まれる。具体的には、スキャンにより得られた画像や他の装置から送られて来て格納されている画像等の場合には「画像」
を示す情報が書き込まれる。

ファイル情報の場合には、「会議名」を示す情報が書き込まれる。ファイル情報には、上記のように会議名や保存先といった情報が含まれるだけであり画像データが含まれないため、画像と区別しているものである。
日時欄〜保存先欄には、ファイル情報に含まれる会議の日時、セキュリティ、保存先の各情報が対応する各欄に書き込まれる。ここでは、ユーザＺとして、受信したファイル情報に２つの会議名「B-Meeting」と「D-Meeting」が含まれているため、これらを一つずつに分けて、番号３のファイルとして「B-Meeting」の情報が、番号４のファイルとして「D-Meeting」の情報が書き込まれた場合の例が示されている。

図７に戻って、ステップＳ２０７では、ＢＯＸ３０６内に格納されている全ファイルのファイル名の一覧を示す一覧画面を操作パネル３０４上に表示させる。
図８（ｂ）は、一覧画面３２０の例を示す図である。
同図に示すように、一覧画面３２０には、ファイル毎に、上記テーブル３０６１の属性欄に格納されている属性を示す情報が表示される。また、ファイル情報については、日時欄に格納されている会議開催日時も合わせて表示される。

ユーザＺは、一覧画面３２０を参照することで自己のＢＯＸ３０６内にどのようなファイルが格納されているのかを確認でき、会議については、参加すべき会議としてどのようなものが予定されているのかを合わせて確認することができる。
ファイル毎に、その表示部分がタッチされると（選択を受付けると）、当該ファイルに対しどのような処理を行うのかのユーザＺからの選択入力を受付ける別の画面が表示され、当該別の画面にてユーザにより選択された処理が実行されるようになっている。

具体的には、「画像」の表示部分がタッチされると、画像が選択されたと判断し（ステップＳ２０８で「ＮＯ」）、プリント、転送等の選択画面（不図示）を表示させる。そして、ユーザＺによりプリント等が選択されると、選択された画像のファイルのデータが格納領域から読み出され、読み出されたデータに基づいてプリント等の処理が実行される（ステップＳ２１６）。

一方、「会議名」の表示部分がタッチされると、会議が選択されたと判断して（ステップＳ２０８で「ＹＥＳ」）、選択された会議名に対し設定されているセキュリティが「高」と「普通」のいずれであるかを判断する（ステップＳ２０９）。この判断は、テーブル３０６１のセキュリティ欄の当該会議名に対応する領域に書き込まれている情報を参照することにより行われる。

セキュリティが「高」ではない、すなわち「普通」であることを判断すると（ステップＳ２０９で「ＮＯ」）、会議資料の出力方法（プリントまたは転送）について、ユーザＺからの選択入力を受付ける選択画面を操作パネル３０４上に表示させる（ステップＳ２１０）。
図８（ｃ）は、選択画面３３０の表示例を示す図である。

同図に示すように、選択画面３３０の中段の欄３３３には、会議資料の保存先を示す情報が表示される。この保存先の表示は、テーブル３０６１の保存先欄の当該会議名に対応する領域に書き込まれている情報が読み出されることにより行われる。
また、選択画面３３０の下段には、プリントボタン３３１と転送ボタン３３２が設けられている。プリントボタン３３１は、会議資料をプリント出力する場合にユーザにより選択されるものである。一方、転送ボタン３３２は、会議資料を複合機３００でプリント出力せずに外部端末に転送する場合またはファイル情報だけを外部装置に転送する場合に選
択されるものである。

一方、セキュリティが「高」であることを判断すると（ステップＳ２０９で「ＹＥＳ」）、ユーザＺからの選択入力を受付ける画面として、上記選択画面３３０とは別の選択画面３４０を操作パネル３０４上に表示させる（ステップＳ２１１）。
図８（ｄ）は、選択画面３４０の表示例を示す図である。
同図に示すように、選択画面３４０には、会議資料の保存先を示す情報が表示されないようになっている。このようにセキュリティに応じて保存先の表示と非表示を切換えている理由については後述する。

ユーザＺは、選択画面３３０（３４０）において、出力方法を指定するためのボタン、ここではプリントボタン３３１（３４１）または転送ボタン３３２（３４２）をタッチすることで出力方法を選択することができる。
ユーザＺによる出力方法の選択入力を受付けると（ステップＳ２１２）、会議資料取得処理および出力処理を実行する（ステップＳ２１３、Ｓ２１４）。

図１０は、会議資料取得処理のサブルーチンの内容を示すフローチャートである。
同図に示すように、複合機３００は、出力方法としてプリントと転送のいずれが選択されたのかを判断する（ステップＳ２２１）。これは、上記ステップＳ２１２においてプリントと転送のいずれが選択されたのかを判断することにより行う。
プリントが選択されたことを判断すると（ステップＳ２２１で「ＹＥＳ」）、テーブル３０６１の保存先欄の当該会議名に対応する領域に書き込まれている情報を読み出して、読み出した保存先にアクセスを試み（図１の処理Ｈに相当）、当該保存先から会議資料のファイルを取得する（ステップＳ２２５）（図１の処理Ｉに相当）。

例えば、会議名「B-Meeting」が選択された場合には、テーブル３０６１の「B-Meeting」に対する保存先のアドレス「／usr／・・・／presentation.ppt」にアクセスされる。
この意味で、「会議名」が会議資料のファイルを識別するための識別情報に相当し、「保存先」がファイルの保存先を示す保存先情報に相当するものといえる。また、制御部３０３、操作パネル３０４等は、ステップＳ２０７等の処理が実行される場合に、識別情報を表示する表示手段として機能し、ステップＳ２０８等の処理を実行される場合に、各識別情報の中からユーザが取得を希望するファイルの識別情報の選択を受付ける受付手段として機能するものといえる。

そして、取得された会議資料のファイルをＢＯＸ３０６に格納し（ステップＳ２２６）、メインルーチンにリターンする。
例えば、会議資料が「B-Meeting」のものの場合には、スキャン等の画像と区別するた
め、属性を「資料B-Meeting」等と資料と会議名を含むものとした新たなファイルとして
、そのファイルの番号、例えば０００５が付加されてテーブル３０６１に登録される。

一方、プリントではなく転送が選択されたことを判断すると（ステップＳ２２１で「ＮＯ」）、転送のための転送画面を操作パネル３０４上に表示させ（ステップＳ２２２）、転送先と転送ファイルの選択入力を受付ける（ステップＳ２２３）。
図１１は、転送画面３５０の表示例を示す図である。
同図に示すように、転送画面３５０には、転送先欄３５１と転送ファイルの選択欄３５２とが設けられている。

転送先欄３５１の表示部分がタッチされると、転送方法（電子メール、ＨＴＴＰ（Hypertext Transfer Protocol）、ＦＴＰ（File Transfer Protocol）等）の選択および転送
先の装置のアドレスの入力等を行うための別の画面が表示されるようになっており、ユー
ザＺは、当該別の画面から転送方法と転送先を選択、入力、修正等することができる。
転送ファイルの選択欄３５２は、ユーザからの会議資料とファイル情報のいずれを転送するのかの選択入力を受付けるための欄である。ユーザＺは、ボタン３５３または３５４をタッチすることでいずれかを選択することができる。同図の例は、会議資料が選択された場合（実線）を示している。

ユーザＺにより終了ボタン３５５がタッチされると、選択入力の受付けが完了したとして、ステップＳ２２４に移る。この意味で、制御部３０３、操作パネル３０４等は、ステップＳ２２２、Ｓ２２３等の処理が実行される場合に、転送先の指定を受付ける転送先指定手段として機能するものといえる。
ステップＳ２２４では、転送すべきファイルとして会議資料が選択されたか否かを判断する。

ここで、会議資料であることを判断すると（ステップＳ２２４で「ＹＥＳ」）、ステップＳ２２５に移る。この場合、該当する会議資料のファイルがファイルサーバ１００から取得される。
一方、会議資料でない、すなわちファイル情報であることを判断すると（ステップＳ２２４で「ＮＯ」）、選択された会議名に対し設定されているセキュリティを判断する（ステップＳ２２７）。テーブル３０６１を参照し、セキュリティが「普通」であると判断すると（ステップＳ２２７で「ＮＯ」）、転送すべきファイル情報としてファイル情報Ａを生成し（ステップＳ２２８）、メインルーチンにリターンする。ここで、ファイル情報Ａとは、会議名、日時および会議資料の保存先を含む情報であり、選択された会議名に対応する情報がテーブル３０６１から読み出されて生成される。

一方、セキュリティが「高」であると判断すると（ステップＳ２２７で「ＹＥＳ」）、ファイル情報Ｂを生成し（ステップＳ２２９）、メインルーチンにリターンする。
ここで、ファイル情報Ｂとは、会議名、例えば「B-Meeting」と、記憶部３０５内のＢ
ＯＸ３０６の格納場所、例えば「ｈｔｔｐ：／／ＭＦＰ・・・／ＢＯＸ／ＩＤ２」とを示す情報を含むものである。

なお、転送すべきファイルがファイル情報である場合には（ステップＳ２２４で「ＮＯ」）、ステップＳ２２５の処理が実行されず、従って会議資料が取得されないことになるが、ファイル情報を転送する場合でも、会議資料を取得してＢＯＸに格納しておく構成をとるとしても良い。
図１２は、出力処理のサブルーチンの内容を示すフローチャートである。

同図に示すように、複合機３００は、上記ステップＳ２１２において出力方法としてプリントと転送のいずれが選択されたのか判断する（ステップＳ２３１）。
プリントが選択されていたことを判断すると（ステップＳ２３１で「ＹＥＳ」）、ＢＯＸ３０６に格納されている、ファイルサーバ１００から取得済みの会議資料のファイルを読み出して、これをプリント出力する処理を実行する（ステップＳ２３２）。

例えば、会議名「B-Meeting」の会議の場合、テーブル３０６１の属性欄において、属
性が「資料B-Meeting」となっているファイルが読み出されることになる。これにより、
ユーザＺは、複合機３００において自己が希望する「B-Meeting」の会議資料のプリント
物を入手することができる。
プリントではなく転送が選択されたことを判断すると（ステップＳ２３１で「ＮＯ」）、上記ステップＳ２２４において転送ファイルとして会議資料とファイル情報のいずれが選択されたのかを判断する（ステップＳ２３３）。

会議資料が選択されていたことを判断すると（ステップＳ２３３で「ＹＥＳ」）、指定された転送先に会議資料のファイルを転送する（ステップＳ２３４）。以下、転送先をＰＣ４００とした場合の例を説明する。
一方、ファイル情報が選択されていたことを判断すると（ステップＳ２３３で「ＮＯ」）、ＰＣ４００に上記ステップＳ２２８で生成したファイル情報Ａ、またはステップＳ２２９で生成したファイル情報Ｂのファイルを送信して（ステップＳ２３５）、当該処理を終了する。

図１３は、ＰＣ４００が複合機３００からのファイルを受信したときに実行する処理の内容を示すフローチャートである。
同図に示すように、ＰＣ４００は、複合機３００からのファイルを記憶部４０１内に設けられた専用の保管場所（以下、「会議フォルダ」という。）に格納する（ステップＳ２５１）。ＰＣ４００は、ハードディスクドライブ等からなる記憶部４０１と、ディスプレイ４０２を備えており、ディスプレイ４０２上に表示される会議フォルダのアイコンがマウス等でクリックされると、会議フォルダ内のファイル一覧を示す画面の表示要求があったと判断して（ステップＳ２５２で「ＹＥＳ」）、一覧画面を表示させる（ステップＳ２５３）。

図１４は、一覧画面４１０の例を示す図である。
同図に示すように、一覧画面４１０には、会議名欄４１１と種類欄４１２が設けられている。ファイル毎に、会議名欄４１１には、会議名が、種類欄４１２には、ファイルの種類が表示される。複合機３００から送られて来るファイルは、会議資料、ファイル情報Ａおよびファイル情報Ｂのいずれかであり、その種類と会議名とを示す情報が含まれており、その情報が読み出される。

ユーザＺは、会議名欄４１１の会議名の表示部分をクリックすることで、処理したいファイルを選択することができる。
図１３に戻って、ステップＳ２５５では、一覧画面４１０においてどのファイルが選択されたのかを判断する。
ここで、種類としてファイル情報Ｂのものが選択されたことを判断すると（ステップＳ２５５で「ＹＥＳ」）、複合機３００に対し会議資料の送信要求を行うための資料要求画面をディスプレイ４０２に表示させる（ステップＳ２５６）。

図１５は、資料要求画面４２０の表示例を示す図である。
同図に示すように、資料要求画面４２０には、ユーザＩＤ入力欄４２１、パスワード入力欄４２２、会議名表示欄４２３およびアドレス欄４２４が設けられている。
ユーザＺは、ユーザＩＤ入力欄４２１とパスワード入力欄４２２にキーボード（不図示）のテンキー等により自己のユーザＩＤとパスワードを入力することができる。なお、アドレス欄４２４には、ファイル情報Ｂに含まれている、複合機３００の記憶部３０５内におけるＢＯＸの格納場所がそのまま表示されるようになっている。同図は、ＢＯＸとして、ＢＯＸ３０６の格納場所「ｈｔｔｐ：／／ＭＦＰ・・・／ＢＯＸ／ＩＤ２」が表示されている例を示している。

アドレス欄４２４の表示部分４２５には、当該ＢＯＸ３０６へのアクセスのためのリンクが張られており、表示部分４２５がマウスによりクリックされるとアクセスの試みが開始される。
図１３に戻って、ＰＣ４００は、ステップＳ２５７において、資料要求画面４２０からユーザＩＤとパスワードの入力を受付ける。そして、アドレス欄４２４の表示部分４２５がクリックされると、入力されたユーザＩＤ、パスワードおよび会議名を示す情報を複合機３００に送り当該ＢＯＸへのアクセスを試みる（ステップＳ２５８、Ｓ２５９）。

複合機３００は、後述のように、ＰＣ４００からユーザＩＤとパスワードを受信すると、これらを認証サーバ２００に転送して、要求元がＢＯＸ３０６へのアクセスを許可して良いユーザＺ本人であるか否かの確認を認証サーバ２００に要求する。ユーザＺ本人であることが認証された場合には、その旨の通知と共に、ＰＣ４００から受信した会議名に対応する会議資料の保存先を、アクセス要求されたＢＯＸ内に格納されているファイル情報から読み出して、読み出した保存先から当該会議資料のファイルを取得した後、ＰＣ４００に転送する。また、認証されなかった場合には、その旨の通知だけを行う。

ＰＣ４００は、複合機３００からユーザ認証された旨の通知および会議資料のファイルを受信すると（ステップＳ２６０）、受信したファイルを記憶部４０１の会議フォルダに格納し、そのファイル形式に対応するアプリケーションソフトを起動させ当該アプリケーションソフトを用いて会議資料の内容をディスプレイ４０２に表示させて（ステップＳ２６１）、処理を終了する。この意味で、ファイル情報Ｂとは、ファイルにアクセスしようとする場合に、複合機３００を介して間接的にアクセス可能なアクセス情報とすることができる。

一方、複合機３００からユーザ認証されなかった旨の通知を受信すると（ステップＳ２６２）、その旨のメッセージをディスプレイ４０２に表示させて（ステップＳ２６３）、処理を終了する。
また、ステップＳ２５５で、ファイル情報Ｂではなく、会議資料またはファイル情報Ａが選択されたことを判断すると、ステップＳ２６４に移り、インストールされているアプリケーションソフトウェアの中から、選択されたファイル形式に対応するものを起動してディスプレイ４０２上に会議資料またはファイル情報Ａの内容を表示等させて（ステップＳ２６４）、処理を終了する。

図１６は、複合機３００が外部端末からの会議資料の送信要求を受信したときに実行する処理内容を示すフローチャートである。
同図に示すように、外部端末、ここではＰＣ４００から会議資料の送信要求として、ユーザＩＤ、パスワードおよび会議名を示す情報を受信すると共にＢＯＸへのアクセス要求を受信する（ステップＳ２７１、Ｓ２７２）。

複合機３００は、受信したユーザＩＤとパスワードを認証サーバ２００に送信し、認証を要求する（ステップＳ２７３）。この処理は、上記ステップＳ２０２と同じである。
認証サーバ２００から認証結果を受信し（ステップＳ２７４）、認証されたことを判断すると（ステップＳ２７５で「ＹＥＳ」）、ＰＣ４００から受信した会議名に対応する会議資料の保存先を、アクセス要求されたＢＯＸ内に格納されているファイル情報から検索し、その保存先を読み出す。例えば、会議名を「B-Meeting」、アクセス要求されたＢＯ
ＸをＢＯＸ３０６とすると、テーブル３０６１が参照され、会議名「B-Meeting」に対応
する会議資料の保存先として「／ｕｓｒ・・・ｐｒｅｓｅｎｔａｔｉｏｎ．ｐｐｔ」が読み出されることになる。

ＭＦＰ３００は、読み出した保存先にアクセスして会議資料のファイルを取得する（ステップＳ２７６）。そして、取得したファイルを外部端末としてのＰＣ４００に転送する（ステップＳ２７７）。なお、ここでは外部端末から会議資料の送信要求があると、テーブル３０６１に格納されている会議資料の保存先欄から会議名に対応するものを読み出すことで保存先を特定するとしたが、外部端末から送信要求された会議資料を他の装置から取得できれば良く、上記の方法に限られない。

例えば、会議名毎に、会議資料の保存先とリンクを張っておき、アクセス要求が受付け
られると、該当するリンク先にジャンプして会議資料のファイルを読み出して取得する方法をとることができる。この場合、ファイル転送に例えばＦＴＰを用いることができる。
一方、ステップＳ２７５において認証されなかったことを判断すると、その旨をＰＣ４００に通知して（ステップＳ２７８）、当該処理を終了する。

以上説明したように、本実施の形態によれば、各参加者が個別かつ自由な時間にＭＦＰ３００において自己の会議資料をプリント出力したり、外部端末に転送することができるので、例えば従来のように会議開催通知を紛失してしまったために主催者に再送を要求したり会議資料をプリントできないといったことを防止できる。また、参加者となるユーザが認証ユーザに限られるので、複合機３００から無条件に誰にでも会議資料が出力されるといったことがなくセキュリティを確保できる。

さらに、主催者側のユーザにとっては、一度ファイル情報２１３等の登録処理を行っておけば、参加者からの要求に応じて会議開催通知を再送するといった手間がなくなり、主催者と参加者双方にとって便宜になる。
さらに、参加者のユーザは、外部のＰＣ４００にファイル情報の送信（転送）を選択でき、ＰＣ４００の一覧表示画面４１０においてファイル情報Ａを選択すると、会議資料の保存先をＰＣ４００のディスプレイ４０２上で知ることができる。従って、例えば保存先の表示部分と会議資料のアドレスとを関連付けてリンクが張られるようにしておけば、ＰＣ４００から直接ファイルサーバ１００にアクセスしてファイルを取得することも可能になる。

また、ファイル情報Ｂを選択すると、ファイル情報Ｂには会議資料の保存先が含まれていないので、その保存先が表示されず、よってユーザは保存先を知ることができない。この場合、複合機３００を介して間接的にのみファイルを取得することができる。
例えば、ユーザが複合機３００からファイル情報を自己の端末、ここではＰＣ４００に送るべきところ、誤ってＰＣ４００とは異なる他人の端末に送ってしまった場合でも、その他人の端末では会議資料の保存先を確認できない。そして、その他人が複合機３００にアクセスしようとしても、当該ユーザのパスワードを知らなければ本人であると認証されず、会議資料が複合機３００からその他人の端末に転送されることもなく、セキュリティ面で大変有効である。このことは、ファイル情報を他人のＢＯＸ３０７等に誤って複写や移動等の処理をしてしまったときでも同じである。

さらに、選択画面３４０のように会議資料のセキュリティとして「高」が設定された場合には、ＭＦＰ３００の操作パネル３０４上においても会議資料の保存先が表示されないようになっている。従って、主催者側のユーザは、認証サーバ２００へのファイル情報２１３の登録の際に、会議資料のセキュリティを「高」に設定しておけば、会議資料の保存先が参加者を含む全ユーザに知られることがなく、また参加者以外のユーザに会議資料が取得されることも防止できる。

なお、本発明は、画像形成装置に限られず、会議資料等のファイルの取得方法であるとしてもよい。さらに、その方法をコンピュータが実行するプログラムであるとしてもよい。また、本発明に係るプログラムは、例えば磁気テープ、フレキシブルディスク等の磁気ディスク、ＤＶＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ−ＲＡＭ、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＭＯ、ＰＤなどの光記録媒体、フラッシュメモリ系記録媒体等、コンピュータ読み取り可能な各種記録媒体に記録することが可能であり、当該記録媒体の形態で生産、譲渡等がなされる場合もあるし、プログラムの形態でインターネットを含む有線、無線の各種ネットワーク、放送、電気通信回線、衛星通信等を介して伝送、供給される場合もある。

また、本発明に係るプログラムは、上記に説明した処理をコンピュータに実行させるた
めの全てのモジュールを含んでいる必要はなく、例えば通信プログラムやオペレーティングシステム（ＯＳ）に含まれるプログラムなど、別途情報処理装置にインストールすることができる各種汎用的なプログラムを利用して、本発明の各処理をコンピュータに実行させるようにしても良い。従って、上記した本発明の記録媒体に必ずしも上記全てのモジュールを記録している必要はないし、また必ずしも全てのモジュールを伝送する必要もない。さらに所定の処理を専用ハードウェアを利用して実行させるようにすることができる場合もある。

（変形例）
以上、本発明を実施の形態に基づいて説明してきたが、本発明は、上述の実施の形態に限定されないのは勿論であり、以下のような変形例が考えられる。
（１）上記実施の形態では、認証サーバ２００においてユーザ認証を行うとしたが、例えば認証を複合機３００が実行する構成とすることもできる。ユーザ情報２１１の登録を複合機３００で行えるようにして、入力されたパスワード等と当該ユーザ情報２１１から認証を行う構成をとることで実現できる。また、例えば認証サーバ２００による処理と同じ処理を複合機３００が実行する構成をとれば、参加者情報２１２やファイル情報２１３の登録もＭＦＰ３００で行えることになる。複合機３００と認証サーバ２００間で認証要求、結果通知等のやりとりがなくなり、ネットワーク上のトラフィックを低減できる。

（２）上記実施の形態では、会議資料自体にセキュリティとして「高」または「普通」を設定し、その設定に応じて複合機３００や外部のＰＣ４００で会議資料の保存先を表示させるか否かを切換えるとしたが、その表示と非表示の切換え方法がこれに限定されることもない。
例えば、図２（ｃ）のファイル情報２１３としてセキュリティに代えて主催者側の所属部署名（グループＡ等）の情報を登録すると共に、複合機３００では、図７のステップＳ２０１においてユーザからユーザＩＤ等に加えて所属部署名の入力を受付け、ステップＳ２０９において所属部署名が一致しているか否かを判断する。ここで、一致していれば（ステップＳ２０９で「ＮＯ」）、選択画面３３０を表示させ、不一致であれば（ステップＳ２０９で「ＹＥＳ」）、選択画面３４０を表示させる。

このようにすれば、主催者側にとって参加者が同じ部署（グループＡ）に所属しているユーザであれば会議資料の保存先を積極的に開示しその利用を可能にすることで業務推進を図れ、一方で別の部署（例えばグループＢ）に所属している者には保存先が知られることがなく、その意味でセキュリティを確保できる。
また、複合機毎に外部端末との通信時のセキュリティのレベルが設定されている場合や、セキュリティポリシーに応じてレベルが設定される場合には、そのレベルの高低に応じて切換えるとしても良い。要するに、会議、会議資料または複合機のいずれかに設定されたセキュリティレベルに応じて会議資料の保存先の表示、非表示の方法を切換えるとすれば良い。

なお、セキュリティレベルの設定を行わない構成とする場合には、例えば上記ステップＳ２２８、Ｓ２２９においてファイル情報ＡまたはＢのいずれかを生成し、生成された情報を他の装置に送信する構成をとるとしても良い。
（３）上記実施の形態では、ユーザ認証をユーザＩＤとパスワードで行うとしたが、本人確認できる方法であればこれに限定されない。例えば、乱数と暗号を組み合わせた方式として秘密鍵暗号に基づく方式等を用いることも可能である。

また、ユーザが自己のＩＤ等を操作パネル３０４上で手動で入力する方法に限られず、例えばＩＤ等の情報が書き込まれたＲＦ−ＩＤ（Radio Frequency Identification）チップが装着されたカードを複合機３００に配された読取部に接近させることで、当該ＲＦ−
ＩＤチップからＩＤ等を読み出して本人の認証を行う方法等としても良い。
（４）上記実施の形態では、会議資料のファイルの識別情報として会議名（ファイル名）を用いたが、当該ファイルを個々に識別するための識別情報（識別子）であれば、これに限られない。

例えば、ファイル形式やファイルの作成日時、サイズ等の情報を、ファイルを識別情報として用い、これをテーブル３０６１においてファイルの保存先と対応付けて管理するとしても良い。この場合、一覧画面３２０に当該識別情報としてファイル形式等をファイル毎に表示させて、ユーザからの選択入力を受付けるとすることができる。
（５）上記実施の形態では、ユーザが「プリント」と、会議資料またはファイル情報の他の装置への「転送」とを選択できる構成としたが、プリントだけまたは転送だけについてユーザからその要否を受付け、転送要とされた場合にプリント等を行う構成をとるとしても良い。この場合、例えばユーザからの要否の入力を受付けるための画面を表示させて、当該画面から転送要又は転送不要を判断することができる。

（６）上記実施の形態では、複合機３００は、認証ユーザに関係する全ての会議資料に対し、当該各会議資料の会議名（識別情報）と保存先を示す保存先情報とを取得するとしたが、「全て」とする場合に限られず、例えばその中の１つまたは複数（少なくとも１つ）の会議資料に対し、当該会議資料の識別情報と保存先情報を取得するとしても良い。
具体的には、例えば会議資料に取得の有効期限を付しておき、その期限が切れていないものだけを取得するとしたり、現在から１週間以内に開催されるものだけを取得（１週間を越えるものについては取得しない）としたりすることもできる。開催までの期間が長すぎると逆に忘れてしまうこともあり得るからである。上記のような取得条件を予め決めておけば実現できる。

また、上記では一覧画面３２０において会議名（１または複数）の中から１つがユーザにより選択される場合の例を説明したが、例えば複数の会議名が表示されている場合に、その中の複数（全部または２以上）の会議名の選択を可能としても良い。この場合、選択された各会議名の画像ファイルの取得等の処理が順次実行される。
（７）上記実施の形態では、本発明を会議資料を配布するシステムに適用した例を説明したが、会議に限定されることはない。学校での講義など、多数の参加者に対し関係する資料等のファイルを配布することが要求される環境に広く適用することができる。

（８）画像形成装置としては、複合機に限られず、複写機、プリンタ、ＦＡＸ等に適用できる。また、上記実施の形態及び上記変形例をそれぞれ組み合わせるとしても良い。

本発明は、会議や学校の講義など、多数の参加者に対し関係する資料等をネットワークを介して配布するシステムを構築する際に広く適用することができる。

ファイルサーバ１００、認証サーバ２００、画像形成装置としての複合機３００、ＰＣ４００を含む画像処理システム１の構成を示す図である。 認証サーバ２００の記憶部２０２に格納されている情報の内容をテーブル形式で示した図である。 認証サーバ２００において実行される処理の内容を示すフローチャートである。 認証サーバ２００の操作パネル２０１に表示されるファイル情報２１３の登録画面２０３を示す図である。 操作パネル２０１に表示される参加者情報２１２の登録画面２０４を示す図である。 ファイルサーバ１００において実行される処理の内容を示すフローチャートである。 複合機３００において実行される処理の内容を示すフローチャートである。 複合機３００の操作パネル３０４上に表示される画面の表示例を示す図である。 複合機３００に設けられているＢＯＸ３０６内に現に格納されている全ファイルの管理情報をテーブル形式で表した例を示す図である。 複合機３００において実行される会議資料取得処理のサブルーチンの内容を示すフローチャートである。 複合機３００の操作パネル３０４上に表示される転送画面３５０の例を示す図である。 複合機３００において実行される出力処理のサブルーチンの内容を示すフローチャートである。 ＰＣ４００が複合機３００からのファイルを受信したときに実行する処理の内容を示すフローチャートである。 ＰＣ４００のディスプレイ４０２上に表示される一覧画面４１０の例を示す図である。 ＰＣ４００のディスプレイ４０２上に表示される資料要求画面４２０の例を示す図である。 複合機３００が外部端末からの会議資料の送信要求を受信したときに実行する処理内容を示すフローチャートである。

符号の説明

１ 画像処理システム
２ ＬＡＮ
２１１ ユーザ情報
２１２ 参加者情報
２１３ ファイル情報
３００ 複合機
３０３ 制御部
３０４ 操作パネル
３０５ 記憶部
３０６、３０７ ＢＯＸ
３１０ ＢＯＸアクセス画面
３２０ 一覧画面
３３０、３４０ 選択画面
３５０ 転送画面
３０６１ テーブル

Claims (16)

1. ネットワークと接続され、シート上に画像を形成する画像形成装置であって、
   ユーザ認証されたユーザに関係する少なくとも１つの画像ファイルに対し、当該各画像ファイルの識別情報とその保存先を示す保存先情報とをネットワークを介して取得する第１の取得手段と、
   前記第１の取得手段により取得された識別情報を表示する表示手段と、
   前記表示手段に表示された識別情報の中から前記ユーザが取得を希望する画像ファイルの識別情報の選択を受付ける受付手段と、
   前記選択された識別情報に対応する画像ファイルを、当該画像ファイルの保存先情報に示される保存先からネットワークを介して取得する第２の取得手段と、
   を備えることを特徴とする画像形成装置。
2. 前記ユーザ毎の記憶領域として設定されたボックスを有する記憶手段と、
   前記ボックスに、前記第１の取得手段により取得された画像ファイルの識別情報とその保存先情報をファイル情報として格納する第１の格納手段と、
   前記ボックスに、前記第２の取得手段により取得された画像ファイルを格納する第２の格納手段と、を備え、
   前記表示手段は、前記ボックスに現に格納されている全てのファイル情報および画像ファイルの識別情報を表示することを特徴とする請求項１に記載の画像形成装置。
3. 前記第２の取得手段により取得された画像ファイルに基づいて画像をシートに形成する画像形成手段を備えることを特徴とする請求項１または２に記載の画像形成装置。
4. 前記選択された識別情報に対応する画像ファイルの転送先の指定を受付ける転送先指定手段と、
   前記指定された転送先に前記第２の取得手段により取得された画像ファイルを転送する転送手段と、
   を備えることを特徴とする請求項１または２に記載の画像形成装置。
5. 前記転送手段は、
   ユーザからの前記転送の要否を受付け、転送要の場合に前記転送を実行することを特徴とする請求項４に記載の画像形成装置。
6. 前記選択された識別情報に対応する画像ファイルの保存先情報を転送するための転送先の指定を受付ける転送先指定手段と、
   前記指定された転送先に前記保存先情報を転送する転送手段と、
   を備えることを特徴とする請求項１または２に記載の画像形成装置。
7. 前記選択された識別情報に対応する画像ファイルの保存先情報を転送するための転送先の指定を受付ける転送先指定手段と、
   前記識別情報に対応する画像ファイルにアクセスしようとする場合に、当該画像形成装置を介して間接的にアクセス可能なアクセス情報を生成する生成手段と、
   前記指定された転送先に前記アクセス情報を転送する転送手段と、
   を備えることを特徴とする請求項１乃至３のいずれか１項に記載の画像形成装置。
8. セキュリティレベルを設定する設定手段を備え、
   前記保存先情報は、
   前記識別情報に対応する画像ファイルにアクセスしようとする場合に、当該画像形成装置を介さずに直接的にアクセス可能な情報であり、
   前記転送手段は、
   前記設定されたセキュリティレベルに応じて、前記生成されたアクセス情報、または前記保存先情報のいずれかを、前記指定された転送先に転送することを特徴とする請求項７に記載の画像形成装置。
9. 別の装置から前記アクセス情報に基づき前記保存先へのアクセス要求があった場合に、当該別の装置を使用するユーザがアクセス許可された者であるか否かを判断するアクセス許可者判断手段と、
   アクセス許可されたユーザであることが判断されると、前記保存先から画像ファイルを取得する第３の取得手段と、を備え、
   前記転送手段は、前記第３の取得手段により取得された画像ファイルを前記別の装置に転送することを特徴とする請求項７または８に記載の画像形成装置。
10. 前記転送手段は、
    前記第２の取得手段による画像ファイルの取得前に、前記保存先情報の転送の要否をユーザから受付け、転送要の場合には、前記第２の取得手段による画像ファイルの取得を禁止させることを特徴とする請求項６乃至９のいずれか１項に記載の画像形成装置。
11. 画像ファイルに基づいて画像をシートに形成する画像形成手段と、
    前記選択された識別情報に対応する画像ファイルの転送先の指定を受け付ける転送先指定手段と、
    前記指定された転送先に画像ファイルを転送する転送手段と、
    前記第２の取得手段により取得された画像ファイルを、前記画像形成手段により画像の形成を行うか、前記転送手段により転送するかを選択する出力選択手段と、を備え、
    前記出力選択手段により、画像形成が選択された場合、前記画像形成手段が前記第２の取得手段により取得された画像ファイルに基づく画像の形成を行い、転送が選択された場合、前記転送手段が、前記第２の取得手段により取得された画像ファイルを、指定された転送先に転送することを特徴とする請求項１または２に記載の画像形成装置。
12. 前記表示手段は、
    設定されたセキュリティレベルに応じて前記保存先の表示の許否を判断する表示判断手段を備え、表示の許可が判断された場合には、前記保存先を表示し、不許可が判断された場合には、前記保存先を非表示とすることを特徴とする請求項１乃至１１のいずれか１項に記載の画像形成装置。
13. 前記識別情報と保存先情報は、前記ネットワーク上の他の装置に格納されており、
    前記第１の取得手段は、前記他の装置から前記ネットワークを介して前記識別情報と保存先情報を取得することを特徴とする請求項１乃至１２のいずれか１項に記載の画像形成装置。
14. 前記画像ファイルは、前記ネットワーク上のサーバに格納されており、前記保存先は、前記サーバにおける画像ファイルの格納場所であることを特徴とする請求項１乃至１３のいずれか１項に記載の画像形成装置。
15. ネットワークと接続され、シート上に画像を形成する画像形成装置における画像形成方法であって、
    ユーザ認証されたユーザに関係する少なくとも１つの画像ファイルに対し、当該画像ファイルの識別情報とその保存先を示す保存先情報とをネットワークを介して取得する第１のステップと、
    前記第１のステップにより取得された識別情報を表示する第２のステップと、
    前記第２のステップにより表示された識別情報の中から前記ユーザが取得を希望する画像ファイルの識別情報の選択を受付ける第３のステップと、
    前記選択された識別情報に対応する画像ファイルを、当該画像ファイルの保存先情報に示される保存先からネットワークを介して取得する第４のステップと、
    を含むことを特徴とする画像形成方法。
16. ネットワークと接続され、シート上に画像を形成する画像形成装置における画像形成処理をコンピュータに実行させるためのプログラムであって、
    ユーザ認証されたユーザに関係する少なくとも１つの画像ファイルに対し、当該画像ファイルの識別情報とその保存先を示す保存先情報とをネットワークを介して取得する第１の処理と、
    前記第１の処理により取得された識別情報を表示する第２の処理と、
    前記第２の処理により表示された識別情報の中から前記ユーザが取得を希望する画像ファイルの識別情報の選択を受付ける第３の処理と、
    前記選択された識別情報に対応する画像ファイルを、当該画像ファイルの保存先情報に示される保存先からネットワークを介して取得する第４の処理と、
    を含む処理をコンピュータに実行させることを特徴とするプログラム。

Images