JP5448539B2 - 情報処理装置及び方法、並びにプログラム - Google Patents
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Description
図1は、本発明の第1の実施形態における文書管理システムの構成例を示す図である。
本発明の第2の実施形態では、送信宛先情報をユーザ毎アドレス帳から装置共有のアドレス帳に移動する前に、該送信宛先情報に含まれる個人情報を削除し、その後、代替の個人情報を入力させる画像形成装置について説明する。なお、上記第1の実施形態に対して重複又は相当する部分については、図に同一符号を付してその説明を省略する。
本発明の第3の実施形態では、送信宛先情報に含まれる個人情報を削除した後に該送信宛先情報に記録される代替の個人情報として、予めHDD212に記録された規定値を記録する画像形成装置について説明する。なお、上記第1及び第2の実施形態に対して重複又は相当する部分については、図に同一符号を付してその説明を省略する。
本第4の実施形態では、複合機10が文書データの送信時に都度個人情報を入力する機能を備えている場合には、送信宛先情報をユーザ毎アドレス帳から装置共有のアドレス帳に移動する前にこの機能を有効にする画像形成装置について説明する。例えば、複合機10が、文書データの送信時に、その都度、個人情報を入力可能とする機能構成を有するものである。
上記第4の実施形態における画像形成装置では、例えば、ユーザAが自分のユーザ毎アドレス帳に登録されている送信宛先情報を装置共有アドレス帳に移動する場合、送信宛先情報に含まれる都度入力フラグ1005を有効にする。しかしながら、複合機10を利用する全ユーザが都度入力フラグ1005の値を変更できる場合、ユーザA以外のユーザが、移動された送信宛先情報の都度入力フラグ1005を無効にしたとき、ユーザAが入力した個人情報を他のユーザが使用可能となってしまう。
本第6の実施形態における画像形成装置は、都度入力フラグ1005が2である場合、文書データを送信する度にユーザに個人情報の入力を求め、かつ都度入力フラグ1005の値を変更することができないように制限する構成を備える。この場合、管理者等の特別な権限を持つユーザのみが都度入力フラグ1005の値を変更できるようになっていてもよい。
上記第1〜第6の実施形態では、単一の送信宛先情報に対して個人情報が漏洩を防ぐ手段について説明したが、複数の送信宛先情報に対して一度に適用してもよい。例えば、ユーザA領域305に含まれる全ての送信宛先情報を装置共有アドレス帳領域303に移動する場合には、上記第1〜第6の実施形態で説明した手段を一括して適用してもよい。
20 サーバ
50 LAN
204 UI部
210 CPU
211 RAM
212 HDD
301 ユーザ認証情報領域
303 装置共有アドレス帳領域
304 ユーザ毎アドレス帳領域
320,321,323 送信宛先情報
Claims (13)
- 利用可能なユーザを特定のユーザに制限していないアドレス帳である第1のアドレス帳と、利用可能なユーザを特定のユーザに制限しているアドレス帳である第2のアドレス帳とを格納する格納手段と、
ユーザの操作に従って、前記格納手段に格納された前記第2のアドレス帳に含まれる任意の宛先情報を、前記格納手段に格納された前記第1のアドレス帳への移動対象として選択する選択手段と、
前記選択手段により選択された前記任意の宛先情報に特定の情報が含まれる場合、前記任意の宛先情報から当該特定の情報を削除する削除手段と、
前記削除手段により前記特定の情報が削除された後に前記任意の宛先情報を、前記第1のアドレス帳に移動する移動手段と、
を備えることを特徴とする情報処理装置。 - 前記削除手段により削除される前記特定の情報に替わる代替情報の入力を行う入力手段を更に有し、
前記移動手段は、前記入力手段により入力された前記代替情報を、前記削除手段により削除された前記特定の情報に替えて前記任意の宛先情報に記録した後に、前記任意の宛先情報を前記第1のアドレス帳に移動することを特徴とする請求項1記載の情報処理装置。 - 前記入力手段による前記代替情報の入力は、前記選択手段による選択の際のユーザの操作が行われる前に実行されることを特徴とする請求項2記載の情報処理装置。
- 前記削除手段により削除される前記特定の情報に替わる代替情報を予め記憶する記憶手段を更に有し、
前記移動手段は、前記記憶手段により記憶された前記代替情報を、前記削除手段により削除された前記特定の情報の替わりに前記任意の宛先情報に記録した後に、前記任意の宛先情報を前記第1のアドレス帳に移動することを特徴とする請求項1記載の情報処理装置。 - 前記削除手段により削除される前記特定の情報には、外部のサーバにログインするために使用される認証情報が含まれることを特徴とする請求項1乃至4のいずれか一項に記載の情報処理装置。
- 利用可能なユーザを特定のユーザに制限していないアドレス帳である第1のアドレス帳と、利用可能なユーザを特定のユーザに制限しているアドレス帳である第2のアドレス帳とを格納する格納手段と、
ユーザの操作に従って、前記格納手段に格納された前記第2のアドレス帳に含まれる任意の宛先情報を、前記格納手段に格納された前記第1のアドレス帳への移動対象として選択する選択手段と、
前記選択手段により選択された前記任意の宛先情報に、データの送信を行う度にユーザに前記任意の宛先情報に含まれる一部の情報の入力を求めるようにする制御情報を付与する付与手段と、
前記付与手段により前記制御情報が付与された後に前記任意の宛先情報を、前記第1のアドレス帳に移動する移動手段と、
を備えることを特徴とする情報処理装置。 - ユーザの操作に応じて、前記付与手段により前記任意の宛先情報に付与された前記制御情報を変更する変更手段と、を有し、
前記変更手段により前記任意の宛先情報に付与された前記制御情報が変更された場合、当該宛先情報を利用してデータの送信が行われるときには、当該宛先情報に含まれる前記一部の情報を前記特定ユーザ以外のユーザはアクセスできないようにすることを特徴とする請求項6記載の情報処理装置。 - 前記付与手段は、前記任意の宛先情報に付与された制御情報の変更をできないように制限する他の制御情報をさらに付与することを特徴とする請求項6又は7記載の情報処理装置。
- 前記一部の情報には、外部のサーバにログインするための使用される認証情報が含まれることを特徴とする請求項6乃至8のいずれか1項に記載の情報処理装置。
- 前記第2のアドレス帳は、利用するためにユーザ認証を必要とするアドレス帳であり、前記第1のアドレス帳は、利用するためにユーザ認証を必要としないアドレス帳であることを特徴とする請求項1乃至9のいずれか1項に記載の情報処理装置。
- 利用可能なユーザを特定のユーザに制限していないアドレス帳である第1のアドレス帳と、利用可能なユーザを特定のユーザに制限しているアドレス帳である第2のアドレス帳とを格納する格納手段を備える情報処理装置の情報処理方法において、
ユーザの操作に従って、前記格納手段に格納された前記第2のアドレス帳に含まれる任意の宛先情報を、前記格納手段に格納された前記第1のアドレス帳への移動対象として選択する選択する移動工程と、
前記選択工程で選択された前記任意の宛先情報に特定の情報が含まれる場合、前記任意の宛先情報から当該特定の情報を削除する削除工程と、
前記削除工程で前記特定の情報が削除された後に前記任意の宛先情報を、前記第1のアドレス帳に移動する移動工程と、
を備えることを特徴とする情報処理方法。 - 利用可能なユーザを特定のユーザに制限していないアドレス帳である第1のアドレス帳と、利用可能なユーザを特定のユーザに制限しているアドレス帳である第2のアドレス帳とを格納する格納手段を備える情報処理装置の情報処理方法において、
ユーザの操作に従って、前記格納手段に格納された前記第2のアドレス帳に含まれる任意の宛先情報を、前記格納手段に格納された前記第1のアドレス帳への移動対象として選択する選択工程と、
前記選択工程で選択された前記任意の宛先情報に、データの送信を行う度にユーザに前記任意の宛先情報に含まれる一部の情報の入力を求めるようにする制御情報を付与する付与工程と、
前記付与工程で前記制御情報が付与された後に前記任意の宛先情報を、前記第1のアドレス帳に移動する移動工程と、
を備えることを特徴とする情報処理方法。 - 請求項11または12記載の情報処理方法をコンピュータに実行させるためのコンピュータで読み取り可能なプログラム。
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