JP2010250428A - 情報処理装置及び方法、並びにプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】本発明は、ユーザ毎のアドレス帳で管理されている送信宛先情報を装置共有のアドレス帳に移動した場合においてもユーザの個人情報の漏洩を防止することができる情報処理装置を提供する。
【解決手段】外部の装置に送信するデータの宛先を管理する機能を備える複合機１０は、全てのユーザが利用可能な宛先情報を格納する装置共有アドレス帳領域３０３と、登録したユーザのみが利用可能なユーザ毎の宛先情報を格納するユーザ毎アドレス帳領域３０４とを備える。そして、ユーザの操作に応じて、ユーザ毎アドレス帳領域３０４に格納されている宛先情報を装置共有アドレス帳領域３０３に移動する際に、当該宛先情報に含まれるユーザの個人情報を削除する。
【選択図】図５

Description

本発明は、送信宛先を指定してデータを送信することが可能な情報処理装置及び方法、並びにプログラムに関する。

従来、送信宛先を指定してデータを送信することが可能な情報処理装置には、登録したユーザのみが利用可能な送信宛先の情報で構成されるユーザ毎のアドレス帳での個人情報の保護に関する技術が提案されている（例えば、特許文献１を参照）。そして、ユーザ毎のアドレス帳に格納されている送信宛先を利用するには、登録したユーザであることを確認するための認証が必要となる。

特開２００６−１１４９９２号公報

しかしながら、ユーザ毎のアドレス帳に加えて、情報処理装置のユーザ全員が利用可能な共有のアドレス帳が管理されている場合、送信宛先の情報を、ユーザ毎のアドレス帳から装置共有のアドレス帳に移動することが想定される。例えば、ユーザＡが自分専用のアドレス帳に登録した送信宛先をユーザＢが使用したい場合には、送信宛先をユーザＡのアドレス帳から装置共有のアドレス帳に移動する必要がある。

ここで、装置共有のアドレス帳に移動する送信宛先にユーザＡの個人情報が含まれている場合、装置共有のアドレス帳への移動により、情報処理装置を利用する不特定多数のユーザがユーザＡの個人情報を利用可能となってしまう問題が生じる。ここで個人情報としては、例えば、データの送信先のサーバにログインするための認証情報が挙げられる。認証情報は、例えば、ユーザ名やパスワード等からなり、サーバに接続しようとするユーザが、このサーバに対して接続する権限を持つことを示す情報である。そのため、ユーザＡの認証情報を不特定多数のユーザが利用可能になってしまうと、なりすまし等が生じてセキュリティ上の問題となる恐れがある。

本発明は、ユーザ毎のアドレス帳で管理されている送信宛先情報を装置共有のアドレス帳に移動した場合においても、ユーザの個人情報の漏洩を防止することができる情報処理装置及び方法、並びにプログラムを提供することを目的とする。

上記目的を達成するために、請求項１記載の情報処理装置は、外部の装置に送信するデータの宛先を示す宛先情報を管理する機能を備える情報処理装置において、利用可能なユーザが制限されていない宛先情報を格納する第１の格納手段と、利用可能なユーザが特定のユーザに制限されている宛先情報を格納する第２の格納手段と、ユーザの操作に応じて、前記第２の格納手段に格納されている宛先情報を前記第１の格納手段に移動する宛先移動手段と、前記宛先移動手段により前記宛先情報を移動する際に、当該宛先情報に含まれるユーザの個人情報を削除する第１の削除手段とを備えることを特徴とする。

上記目的を達成するために、請求項４記載の情報処理装置は、外部の装置に送信するデータの宛先を示す宛先情報を管理する機能を備える情報処理装置において、利用可能なユーザが制限されていない宛先情報を格納する第１の格納手段と、利用可能なユーザが特定のユーザに制限されている宛先情報を格納する第２の格納手段と、ユーザの操作に応じて、前記第２の格納手段に格納されている宛先情報を前記第１の格納手段に移動する宛先移動手段と、前記宛先移動手段により前記宛先情報を移動する際に、データの送信を行う度にユーザに前記宛先情報に含まれる個人情報の入力を求めるようにする制御情報を前記宛先情報に付与する付与手段とを備えることを特徴とする。

本発明によれば、ユーザ毎のアドレス帳で管理されている送信宛先情報を装置共有のアドレス帳に移動した場合においてもユーザの個人情報の漏洩を防止することできる。

本発明の第１の実施形態における文書管理システムの構成例を示す図である。 複合機の概略構成を示すブロック図である。 ＨＤＤに記録される情報の概略構成を示す図である。 送信宛先情報の概略構成を示す図である。 ユーザＡ領域内の送信宛先情報を装置共有アドレス帳領域に移動する際の複合機の動作処理の一例を示すフローチャートである。 ＵＩ部に表示されるユーザ認証画面の一例を示す図である。 複合機のＵＩ部に表示されるユーザ毎アドレス帳操作画面の一例を示す図である。 本発明の第２の実施形態における複合機のＵＩ部に表示される代替入力要求画面の一例を示す図である。 ユーザＡ領域内の送信宛先情報を装置共有アドレス帳領域に移動する際の複合機の動作処理の一例を示すフローチャートである。 本発明の第３の実施形態における規定認証情報の一例を示す図である。 ユーザＡ領域内の送信宛先情報を装置共有アドレス帳領域に移動する際の複合機の動作処理の一例を示すフローチャートである。 本発明の第４の実施形態における送信宛先情報の概略構成を示す図である。 ユーザＡ領域内の送信宛先情報を装置共有アドレス帳領域に移動する際の複合機の動作処理の一例を示すフローチャートである。

以下、本発明の実施の形態を図面を参照して詳細に説明する。

［第１の実施形態］
図１は、本発明の第１の実施形態における文書管理システムの構成例を示す図である。

図１において、文書管理システムは、画像読取機能や印刷機能等を備えた画像形成装置としての複合機１０と、情報処理装置としてのサーバ２０と、パーソナルコンピュータ（ＰＣ）３０とを備え、これらがＬＡＮ５０を介して相互に接続されている。

サーバ２０は、ＦＴＰやＳＭＢプロトコルを用いて複合機１０やＰＣ３０との間で画像データや文書データ等のファイルを送受信したり、電子メールを送受信したりすることができる。また、サーバ２０やＰＣ３０は、複合機１０に対して、プリンタドライバを介した印字命令を行うことが可能となっている。

図２は、複合機１０の概略構成を示すブロック図である。

図２において、コントローラ２０１は、スキャナ部２０２やプリンタ部２０３と電気的に接続されており、一方ではＬＡＮ５０を介してサーバ２０やＰＣ３０等の外部の装置と接続されている。これにより、データファイルやデバイス情報の送受信が可能となっている。

また、コントローラ２０１は、ＵＳＢ＿Ｉ／Ｆ２１８を通してＵＳＢデバイスと接続することが可能であり、ＵＳＢデバイスに格納されているデータを取得することができる。

コントローラ２０１は、ＣＰＵ２１０と、ＲＡＭ２１１と、ＨＤＤ２１２と、ＵＩ＿Ｉ／Ｆ２１３と、画像処理部２１４と、プリンタＩ／Ｆ２１５と、スキャナＩ／Ｆ２１６と、ＬＡＮ＿Ｉ／Ｆ２１７と、ＵＳＢ＿Ｉ／Ｆ２１８と、システムバス２０５とを備える。

ＣＰＵ２１０は、接続中の各種デバイスとのアクセスを統括的に制御すると共に、コントローラ内部で行われる各種処理についても統括的に制御する。ＲＡＭ２１１は、ＣＰＵ２０１が動作するためのシステムワークメモリであって、画像データ等を一時記憶するためのメモリでもある。このＲＡＭ２１１は、記憶内容が電源ＯＦＦ後も保持されるＳＲＡＭや電源ＯＦＦ後には記憶内容が消去されてしまうＤＲＡＭ等により構成される。

ＵＩ＿Ｉ／Ｆ２１３は、システムバス２０５とＵＩ部２０４とを接続するためのインタフェース部である。このＵＩ＿Ｉ／Ｆ２１３は、ＵＩ部２０４に表示するための画像データをシステムバス２０５から受け取り、ＵＩ部２０４に出力すると共に、ＵＩ部２０４から入力された情報をシステムバス２０５へと出力する。ＵＩ部２０４は、タッチパネルディスプレイや操作キー等で構成される。

ＬＡＮ＿Ｉ／Ｆ２１７は、ＬＡＮ５０及びシステムバス２０５に接続し、情報の入出力を行う。画像処理部２１４は、入力された画像データに対しては補正、加工、編集を行うが、プリント出力画像データに対してはプリンタの補正、解像度変換等を行う。また、画像処理部２１４は、画像データの回転処理を行ったり、多値画像データに対してはＪＰＥＧ、２値画像データはＪＢＩＧ、ＭＭＲ、ＭＨ等の圧縮伸張処理を行う。

ＨＤＤ２１２は、ハードディスク等の記憶装置で構成され、複合機１０を利用するユーザの認証データや、ユーザが登録した電子メールやデータファイルの送信宛先を記録する。なお、複合機１０が利用するユーザの認証データや送信宛先は、必ずしも複合機１０内のＨＤＤ２１２に記録されていなくてもよい。例えば、サーバ２０に同等の情報が記録されている場合には、ＬＡＮ５０等を介してその情報を取得するように構成してもよい。

次に、ＨＤＤ２１２に記録されるユーザ認証情報やアドレス帳情報の構成について図３を参照して説明する。

図３は、ＨＤＤ２１２に記録される情報の概略構成を示す図である。

ＨＤＤ２１２には、ユーザ認証情報を格納するためのユーザ認証情報領域３０１と、送信宛先情報を格納するためのアドレス帳領域３０２という２つの記録領域が設定されている。

ユーザ認証情報領域３０１には、複合機１０を利用するユーザのユーザ認証情報が格納（記録）される。図示例では、ユーザＡの認証情報を格納するユーザＡ認証情報領域３１０と、ユーザＢの認証情報を格納するユーザＢ認証情報領域３１１が設定されている。ユーザＡ認証情報領域３１０やユーザＢ認証情報領域３１１には、各ユーザを認証するための情報が格納されていればその内容は問わない。例えば、ユーザ名とパスワードのペアであってもよいし、ユーザの指紋等の生体情報でもよい。

アドレス帳領域３０２には、装置共有アドレス帳領域３０３と、ユーザ毎アドレス帳領域という２つの記録領域が設定されている。装置共有アドレス帳領域３０３には、複合機１０を利用する全てのユーザが利用できる宛先宛先情報が記録される。装置共有アドレス帳領域３０３は本実施例において第１の格納領域の一例である。

ユーザ毎アドレス帳領域３０４は、複合機１０を利用するユーザ毎の送信宛先情報が記録される。図示例では、ユーザＡが個別に利用する送信宛先情報を格納するユーザＡ領域３０５と、ユーザＢが個別に利用する送信宛先情報を格納するユーザＢ領域３０６が設定されている。ユーザ毎アドレス帳領域３０４は本実施例において第２の格納手段の一例である。

複合機１０は、例えば、ユーザＡから、ユーザ毎アドレス帳３０４に送信宛先情報３２１を登録する操作を受け付けた場合、入力された送信宛先情報３２１をＨＤＤ２１２内のユーザＡ領域３０５に記録する。

次に、送信宛先情報３２１の内容について図４を参照して説明する。

図４は、送信宛先情報３２１の概略構成を示す図である。ここでは、複合機１０からサーバ２０にＦＴＰ（Ｆｉｌｅ Ｔｒａｎｓｆｅｒ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）を用いて文書データを送信するための送信宛先情報３２１がユーザＡ領域３０５に格納されているものとして説明する。

送信宛先情報３２１には、サーバアドレス４０１、フォルダ名４０２、認証ユーザ名４０３、及び認証パスワード４０４が格納されている。サーバアドレス４０１は、複合機１０がＬＡＮ５０上のサーバ２０を特定するために必要なアドレスである。サーバアドレス４０１としては、例えば、ＴＣＰ／ＩＰの通信で用いられるＩＰアドレスやＵＲＬ（Ｕｎｉｆｏｒｍ Ｒｅｓｏｕｒｃｅ Ｌｏｃａｔｏｒ）が挙げられるが、これ以外にもネットワーク上でサーバの位置を特定できる情報であればよい。

フォルダ名４０２は、サーバ２０内における文書データの保存場所を表す。保存場所の表現形式は、サーバ２０で判別できる形式であればよい。認証ユーザ名４０３と認証パスワード４０４は、ＦＴＰを利用してサーバ２０にログインする際に使用される認証情報である。

複合機１０は、サーバ２０に文書データを送信する前に、認証ユーザ名４０３、認証パスワード４０４をサーバ２０に送信する。サーバ２０は、受信した認証ユーザ名４０３と認証パスワード４０４に対応するユーザに対してＦＴＰ通信が許可されていれば、複合機１０との間のＦＴＰ通信を許可する。一方、認証ユーザ名４０３と認証パスワード４０４に対応するユーザに対してＦＴＰ通信が許可されていなければ、ログインエラーとして、その後のＦＴＰ通信を許可しない。

次に、ユーザ毎のアドレス帳で管理されている送信宛先情報を装置共有のアドレス帳に移動した場合の複合機１０の動作処理を図５のフローチャートを用いて説明する。

図５は、ユーザＡ領域３０５内の送信宛先情報３２１を装置共有アドレス帳領域３０３に移動する際の複合機１０の動作処理の一例を示すフローチャートである。本処理は、ＣＰＵ２１０がＨＤＤ２１２等から読み出した制御プログラムを実行することでなされる。

図５において、ユーザがユーザ毎アドレス帳の操作を指示した場合、複合機１０は、初めにユーザ毎アドレス帳を利用するユーザを特定するためのユーザ認証画面５０１をＵＩ部２０４に表示する（ステップＳ７０１）。ＵＩ部２０４に表示されるユーザ認証画面５０１の一例を図６に示す。

ユーザ認証画面５０１では、認証を行うために必要なユーザ名とパスワードの入力を受け付ける。ユーザ認証画面５０１には、ユーザ名を入力するためのユーザ名入力領域５０２と、パスワードを入力するためのパスワード入力領域５０３が配置されている。また、ユーザ認証画面５０１には、認証開始の指示を受け付ける認証開始（ＯＫ）ボタン５０４と認証キャンセル（キャンセル）ボタン５０５が配置されている。なお、本実施の形態では、認証情報としてユーザ名とパスワードを利用することから、ユーザ認証画面５０１にはユーザ名入力領域５０２やパスワード入力領域５０３が配置されているが、これらに限定されるものではない。すなわち、ユーザ認証情報領域３０１に格納されているユーザ認証情報と照合できる情報を入力可能であれば、どのような画面であっても、どのような形態であってもよい。

ユーザ認証画面５０１上で認証開始ボタン５０４が押下されると、複合機１０はユーザ名入力領域５０２とパスワード入力領域５０３に入力された内容が、ユーザ認証情報領域３０１に登録されたユーザ認証情報と一致するか否かを判定する（ステップＳ７０２）。入力された内容に一致する認証情報が存在すると判定した場合、認証（ログイン）が成功したと判断して、複合機１０は図７に示すようなユーザ毎アドレス帳操作画面６０１をＵＩ部２０４に表示する（ステップＳ７０３）。

図７は、複合機１０のＵＩ部２０４に表示されるユーザ毎アドレス帳操作画面の一例を示す図である。

ユーザ毎アドレス帳操作画面６０１には、ユーザ毎アドレス帳に登録された送信宛先を表示する送信宛先リスト６０２、選択した送信宛先に対する操作を行う詳細／編集ボタン６２０、送信宛先移動ボタン６２２、操作終了（ＯＫ）ボタン６３０が配置される。

送信宛先リスト６０２には、プロトコル列６０３、宛先名称列６０４、及び宛先列６０５を備え、それぞれには、アドレス帳に登録されている送信宛先のプロトコル、宛先の名称、宛先を識別するための情報が表示される。ユーザにより選択された送信宛先は、選択されたことを表すために、他の宛先と異なる表示形式となる。

図５に戻し、ステップＳ７０２において、入力された内容に一致する認証情報が存在しないと判定した場合、複合機１０は認証に失敗した旨のメッセージをＵＩ部２０４に表示して（ステップＳ７０９）、本処理を終了する。また、ユーザ認証画面５０１上で認証キャンセルボタン５０５が押下された場合も本処理を終了する。

次に、複合機１０は、ユーザ毎アドレス帳操作画面６０１の表示後、画面上のいずれかのボタンが押下されたかどうかを判別する（ステップＳ７０４）。ここで、何のボタンも押下されていない場合には再びボタンが押下されているかどうかを判別する。そして、ユーザにより何らかのボタンが押下された場合には、複合機１０は押下されたボタンが操作終了（ＯＫ）ボタン６３０であるかどうかを判別する（ステップＳ７０５）。押下されたボタンが操作終了（ＯＫ）ボタン６３０であると判定した場合には本処理を終了する。

一方、押下されたボタンが操作終了（ＯＫ）ボタンでないと判定した場合には、送信宛先リスト６０２に表示されている送信宛先で選択されている宛先があるかどうかを判別する（ステップＳ７０６）。ここで宛先が選択されていないと判断した場合、操作すべき宛先がないため、複合機１０は再びボタンが押下されているかどうかを判別する。

ステップＳ７０６の判別の結果、宛先が選択されていると判断した場合、複合機１０は、何のボタンが押下されたかを判別する（ステップＳ７０７）。そして、詳細／編集ボタン６２０が押下されたと判断した場合、複合機１０は、選択された送信宛先の詳細情報を編集可能な形でＵＩ部２０４に表示し（ステップＳ７１０）、その後、ステップＳ７０３に戻る。

一方、ステップＳ７０７で送信宛先移動ボタン６２２が押下されたと判断した場合、複合機１０は、選択された送信宛先の送信宛先情報３２１のうち、認証ユーザ名４０３と認証パスワード４０４を削除する（ステップＳ７２０）。本ステップは本実施例において第１の削除手段の一例である。なお、本実施形態では、個人情報として認証ユーザ名４０３と認証パスワード４０４を削除するが、他にユーザ固有の個人情報が送信宛先情報に含まれていれば、これらを削除するように構成してもよい。

選択された送信宛先情報のうちの個人情報を削除した後に、複合機１０は、当該送信宛先情報をユーザ毎アドレス帳領域３０４から装置共有アドレス帳領域３０３に移動して（ステップＳ７２１）、その後、ステップＳ７０３に戻る。

以上説明したように、上記第１の実施形態では、送信宛先情報３２１をユーザ毎アドレス帳領域３０４から装置共有アドレス帳領域３０３に移動する前に、送信宛先情報３２１に含まれる個人情報（認証ユーザ名４０３、認証パスワード４０４）を削除する。これにより、不特定多数のユーザが個人情報を利用可能となることを防ぐことができる。この結果、ユーザ毎のアドレス帳で管理されている送信宛先情報を装置共有のアドレス帳に移動した場合においても、ユーザの個人情報の漏洩を防止することができる。

［第２の実施形態］
本発明の第２の実施形態では、送信宛先情報をユーザ毎アドレス帳から装置共有のアドレス帳に移動する前に、該送信宛先情報に含まれる個人情報を削除し、その後、代替の個人情報を入力させる画像形成装置について説明する。なお、上記第１の実施形態に対して重複又は相当する部分については、図に同一符号を付してその説明を省略する。

図８は、第２の実施形態における複合機１０のＵＩ部２０４に表示される代替入力要求画面の一例を示す図である。

代替入力要求画面８０１は、移動対象の送信宛先情報から認証ユーザ名４０３と認証パスワード４０４が削除された後に、ユーザに対して代替の認証ユーザ名４０３と認証パスワード４０４の入力を促すためにＵＩ部２０４に表示される。

代替入力要求画面８０１には、ログインユーザ代替入力領域８０２、認証パスワード代替入力領域８０３、及び入力終了（ＯＫ）ボタン８０４が配置される。ログインユーザ代替入力領域８０２には、代替の認証ユーザ名が入力される。認証パスワード代替入力領域８０３には、代替の認証パスワードが入力される。代替の認証ユーザ名やパスワードとしては、例えば、全てのユーザが共有する認証情報がある。

図９は、第２の実施形態における、ユーザＡ領域３０５内の送信宛先情報３２１を装置共有アドレス帳領域３０３に移動する際の複合機１０の動作処理の一例を示すフローチャートである。なお、図９において、図５の処理と同一のステップには同一のステップ番号を付し、それらの説明については省略する。

ステップＳ７２０で送信宛先の送信宛先情報から認証ユーザ名４０３と認証パスワード４０４を削除した後、複合機１０は、ＵＩ部２０４に代替入力要求画面８０１を表示する（ステップＳ８２１）。そして、代替入力要求画面８０１上のログインユーザ代替入力領域８０２及び認証パスワード代替入力領域８０３に入力された後に入力終了（ＯＫ）ボタン８０４が押下されるとステップＳ８２２へ移行する。

ステップＳ８２２では、複合機１０は、ログインユーザ代替入力領域８０２、認証パスワード代替入力領域８０３に入力された内容（代替情報）を、それぞれ選択された送信宛先情報に記録する。本ステップは、本実施例において第１の記録手段の一例である。この結果、送信宛先情報３２１における認証ユーザ名４０３、認証パスワード４０４が記録されていた領域に、代替入力要求画面８０１上で入力された認証ユーザ名と認証パスワードが格納される。そして、複合機１０は、宛先情報の移動を行う（ステップＳ７２１）。

以上説明したように、上記第２の実施形態では、送信宛先情報３２１をユーザ毎アドレス帳領域３０４から装置共有アドレス帳領域３０３に移動する前に、該送信宛先情報３２１に含まれる個人情報を削除した後に代替の個人情報を入力させる。これにより、送信宛先の移動後に直ちに送信宛先を利用して文書データを送信することが可能となる。

［第３の実施形態］
本発明の第３の実施形態では、送信宛先情報に含まれる個人情報を削除した後に該送信宛先情報に記録される代替の個人情報として、予めＨＤＤ２１２に記録された規定値を記録する画像形成装置について説明する。なお、上記第１及び第２の実施形態に対して重複又は相当する部分については、図に同一符号を付してその説明を省略する。

図１０は、本発明の第３の実施形態における規定認証情報の一例を示す図である。

規定認証情報は、代替の個人情報として、予めＨＤＤ２１２に記録された規定値であり、ＨＤＤ２１２内に設定された規定認証情報領域９０１に記録される。規定認証情報領域９０１は、本実施例において第３の格納手段の一例である。規定認証情報領域９０１は、プロトコル毎の規定認証情報を記録する領域である。図示例では、プロトコル毎の規定認証情報として、ＦＴＰ規定認証情報９１０と、ＳＭＢ規定認証情報９１１が格納されている。ＦＴＰ規定認証情報９１０は、ＦＴＰプロトコルの送信宛先において規定で使用される認証情報である。ＳＭＢ規定認証情報９１１は、ＳＭＢプロトコルの送信宛先において規定で使用される認証情報である。なお、複合機１０で使用可能なプロトコルにおいて、規定で使用する認証情報を規定認証情報領域９０１に記録しておくことが可能である。規定認証情報領域９０１に記録されている情報は、複合機１０に予め設定されていてもよいし、ＵＩ部２０４等を使用してユーザに変更させる構成であってもよい。

図１１は、第３の実施形態における、ユーザＡ領域３０５内の送信宛先情報３２１を装置共有アドレス帳領域３０３に移動する際の複合機１０の動作処理の一例を示すフローチャートである。なお、図１１において、図５の処理と同一のステップには同一のステップ番号を付し、それらの説明については省略する。

ステップＳ７２０で送信宛先の送信宛先情報から認証ユーザ名４０３と認証パスワード４０４を削除した後、複合機１０は、対応する規定認証情報を規定認証情報領域９０１から読み出す（ステップＳ９２１）。そして、複合機１０は、ステップＳ９２１で読み出した規定認証情報を送信宛先情報に記録する（ステップＳ９２２）。本ステップは、本実施例において第２の記録手段の一例である。この結果、送信宛先情報３２１における認証ユーザ名４０３、認証パスワード４０４が記録されていた領域に、ＨＤＤ２１２に予め記録された規定認証情報が格納される。そして、複合機１０は、宛先情報の移動を行う（ステップＳ７２１）。

上記第３の実施形態では、送信宛先情報３２１をユーザ毎アドレス帳領域３０４から装置共有アドレス帳領域３０３に移動する前に、該送信宛先情報３２１内の個人情報を削除して予め記録された規定の個人情報を代替の個人情報として記録する。これにより、ユーザに入力を促すことなく、送信宛先の移動後に直ちに送信宛先を利用して文書データを送信することが可能となる。

［第４の実施形態］
本第４の実施形態では、複合機１０が文書データの送信時に都度個人情報を入力する機能を備えている場合には、送信宛先情報をユーザ毎アドレス帳から装置共有のアドレス帳に移動する前にこの機能を有効にする画像形成装置について説明する。例えば、複合機１０が、文書データの送信時に、その都度、個人情報を入力可能とする機能構成を有するものである。

なお、上記第１〜第３の実施形態に対して重複又は相当する部分については、図に同一符号を付してその説明を省略する。

図１２は、第４の実施形態における送信宛先情報１３２１の概略構成を示す図である。ここでは、上記第１〜第３の実施形態と同様に、複合機１０からサーバ２０にＦＴＰを用いて文書データを送信するための送信宛先情報１３２１がユーザＡ領域３０５に格納されているものとして説明する。

送信宛先情報１３２１には、サーバアドレス４０１、フォルダ名４０２、認証ユーザ名４０３、認証パスワード４０４、及び都度入力フラグ１００５が格納されている。サーバアドレス４０１〜認証パスワード４０４は、図４に示したものと同一であり、それらの説明は省略する。

複合機１０は、サーバ２０に文書データを送信する前に、認証ユーザ名４０３、認証パスワード４０４をサーバ２０に送信する。サーバ２０は、受信した認証ユーザ名４０３と認証パスワード４０４に対応するユーザに対してＦＴＰ通信が許可されていれば、複合機１０との間のＦＴＰ通信を許可する。一方、認証ユーザ名４０３と認証パスワード４０４に対応するユーザに対してＦＴＰ通信が許可されていなければ、ログインエラーとして、その後のＦＴＰ通信を許可しない。

都度入力フラグ１００５は、送信宛先情報１３２１を利用して文書データの送信を行う際に、その都度個人情報を入力するかどうかを制御するフラグである（制御情報）。このフラグの値が１である場合、送信を行おうとするユーザがその都度個人情報を入力しなければならないことを表す。一方、このフラグの値が０である場合、送信を行おうとするユーザはその都度個人情報を入力する必要がないことを表す。この都度入力フラグ１００５は、複合機１０の全てのユーザがＵＩ部２０４等を利用して変更できるように構成してもよいし、管理者等、特別な権限を持つユーザのみが変更できるようになっていてもよい。

図１３は、第４の実施形態における、ユーザＡ領域３０５内の送信宛先情報３２１を装置共有アドレス帳領域３０３に移動する際の複合機１０の動作処理の一例を示すフローチャートである。なお、図１３において、図５の処理と同一のステップには同一のステップ番号を付し、それらの説明については省略する。

ステップＳ７０７で送信宛先移動ボタン６２２が押下されたと判断した場合、複合機１０は、選択された送信宛先の送信宛先情報１３２１に含まれる都度入力フラグ１００５に１を付与する（ステップＳ１１２０）。都度入力フラグ１００５に１を付与した後に、複合機１０は、選択された送信宛先情報１３２１をユーザ毎アドレス帳領域３０４から装置共有アドレス帳領域３０３に移動する（ステップＳ１１２１）。

以上説明したように、複合機１０が文書データの送信時に都度個人情報を入力する機能を備えている場合、送信宛先情報１３２１をユーザ毎アドレス帳領域３０４から装置共有アドレス帳領域３０３に移動する前にこの機能を有効にする。これにより、ユーザが装置共有のアドレス帳に格納された送信宛先情報を利用して文書データを送信する度に個人情報の入力を求められるようになり、不特定多数のユーザが個人情報を利用可能となることを防ぐことができる。

［第５の実施形態］
上記第４の実施形態における画像形成装置では、例えば、ユーザＡが自分のユーザ毎アドレス帳に登録されている送信宛先情報を装置共有アドレス帳に移動する場合、送信宛先情報に含まれる都度入力フラグ１００５を有効にする。しかしながら、複合機１０を利用する全ユーザが都度入力フラグ１００５の値を変更できる場合、ユーザＡ以外のユーザが、移動された送信宛先情報の都度入力フラグ１００５を無効にしたとき、ユーザＡが入力した個人情報を他のユーザが使用可能となってしまう。

そこで、ユーザによって都度入力フラグ１００５の値が変更された場合には、複合機１０は、送信宛先情報１３２１に含まれる個人情報を削除するように構成してもよい。この処理は、本実施例において第２の削除手段の一例である。このようにすることで、ユーザが都度入力フラグ１００５の値を変更した場合でも、送信宛先情報１３２１に記録されている個人情報を保護することが可能となる。

［第６の実施形態］
本第６の実施形態における画像形成装置は、都度入力フラグ１００５が２である場合、文書データを送信する度にユーザに個人情報の入力を求め、かつ都度入力フラグ１００５の値を変更することができないように制限する構成を備える。この場合、管理者等の特別な権限を持つユーザのみが都度入力フラグ１００５の値を変更できるようになっていてもよい。

具体的には、図１３におけるステップＳ１１２０において、都度入力フラグ１００５を１にする代わりに２とする。このように、ユーザ毎アドレス帳領域３０４から装置共有アドレス帳領域３０３に移動させた送信宛先情報については都度個人情報を入力する機能を無効とすることができないようにすることで、個人情報の漏洩の可能性を更に低下させることができる。

［第７の実施形態］
上記第１〜第６の実施形態では、単一の送信宛先情報に対して個人情報が漏洩を防ぐ手段について説明したが、複数の送信宛先情報に対して一度に適用してもよい。例えば、ユーザＡ領域３０５に含まれる全ての送信宛先情報を装置共有アドレス帳領域３０３に移動する場合には、上記第１〜第６の実施形態で説明した手段を一括して適用してもよい。

上記第１〜第７の実施形態では、文書管理システムを構成する画像形成装置として複合機１０を例にして説明したが、これに限定されるものではなく、送信宛先情報を管理可能な構成であれば、ＰＣ等の情報処理装置や他の装置にも適用可能である。

また、本発明の各工程は、ネットワーク又は各種記憶媒体を介して取得したソフトウエア（プログラム）を画像形成装置や情報処理装置等の処理装置（ＣＰＵ、プロセッサ）にて実行することでも実現できる。

１０ 複合機
２０ サーバ
５０ ＬＡＮ
２０４ ＵＩ部
２１０ ＣＰＵ
２１１ ＲＡＭ
２１２ ＨＤＤ
３０１ ユーザ認証情報領域
３０３ 装置共有アドレス帳領域
３０４ ユーザ毎アドレス帳領域
３２０，３２１，３２３ 送信宛先情報

Claims (10)

1. 外部の装置に送信するデータの宛先を示す宛先情報を管理する機能を備える情報処理装置において、
   利用可能なユーザが制限されていない宛先情報を格納する第１の格納手段と、
   利用可能なユーザが特定のユーザに制限されている宛先情報を格納する第２の格納手段と、
   ユーザの操作に応じて、前記第２の格納手段に格納されている宛先情報を前記第１の格納手段に移動する宛先移動手段と、
   前記宛先移動手段により前記宛先情報を移動する際に、当該宛先情報に含まれるユーザの個人情報を削除する第１の削除手段とを備えることを特徴とする情報処理装置。
2. 前記第１の削除手段によって前記個人情報が削除された場合、当該個人情報に替わる代替情報の入力を求める入力手段と、
   前記入力手段により入力された代替情報を前記宛先情報に記録する第１の記録手段とをさらに備えることを特徴とする請求項１記載の情報処理装置。
3. 前記個人情報に替わる代替情報を予め格納する第３の格納手段と、
   前記第１の削除手段によって前記個人情報が削除された場合、前記第３の格納手段に格納された代替情報を前記宛先情報に記録する第２の記録手段とをさらに備えることを特徴とする請求項１記載の情報処理装置。
4. 外部の装置に送信するデータの宛先を示す宛先情報を管理する機能を備える情報処理装置において、
   利用可能なユーザが制限されていない宛先情報を格納する第１の格納手段と、
   利用可能なユーザが特定のユーザに制限されている宛先情報を格納する第２の格納手段と、
   ユーザの操作に応じて、前記第２の格納手段に格納されている宛先情報を前記第１の格納手段に移動する宛先移動手段と、
   前記宛先移動手段により前記宛先情報を移動する際に、データの送信を行う度にユーザに前記宛先情報に含まれる個人情報の入力を求めるようにする制御情報を前記宛先情報に付与する付与手段とを備えることを特徴とする情報処理装置。
5. ユーザの操作に応じて、前記付与手段により前記宛先情報に付与された制御情報を変更する変更手段と、
   前記変更手段により前記宛先情報に付与された制御情報が変更された場合、当該宛先情報を利用してデータの送信が行われるときには、当該宛先情報に含まれる個人情報を削除する第２の削除手段とをさらに備えることを特徴とする請求項４記載の情報処理装置。
6. 前記付与手段は、前記宛先情報に付与された制御情報の変更をできないように制限する制御情報を付与することを特徴とする請求項４記載の情報処理装置。
7. 前記個人情報には、外部のサーバにログインするための使用される認証情報が含まれることを特徴とする請求項１乃至６のいずれか１項に記載の情報処理装置。
8. 外部の装置に送信するデータの宛先を示す宛先情報を管理する機能を備える情報処理装置の情報処理方法において、
   利用可能なユーザが特定のユーザに制限されている宛先情報を格納する第２の格納手段から、利用可能なユーザが制限されていない宛先情報を格納する第１の格納手段に、前記宛先情報を移動する宛先移動工程と、
   前記宛先移動工程にて前記宛先情報を移動する際に、当該宛先情報に含まれるユーザの個人情報を削除する削除工程とを備えることを特徴とする情報処理方法。
9. 外部の装置に送信するデータの宛先を示す宛先情報を管理する機能を備える情報処理装置の情報処理方法において、
   利用可能なユーザが特定のユーザに制限されている宛先情報を格納する第２の格納手段から、利用可能なユーザが制限されていない宛先情報を格納する第１の格納手段に、前記宛先情報を移動する宛先移動工程と、
   前記宛先移動工程にて前記宛先情報を移動する際に、データの送信を行う度にユーザに前記宛先情報に含まれる個人情報の入力を求めるようにする制御情報を前記宛先情報に付与する付与工程とを備えることを特徴とする情報処理方法。
10. 請求項８または９記載の情報処理方法をコンピュータに実行させるためのコンピュータに読み取り可能なプログラム。