JP4846830B2 - 画像形成装置とその情報処理方法及びプログラム - Google Patents

Description

本発明は、着脱可能な記憶媒体を利用可能な画像形成装置に関する。

近年、複合機においてもＵＳＢポートを搭載し、ＵＳＢメモリを接続することができるようになっている。

そのため、複合機にＵＳＢメモリを接続して、複合機でＵＳＢメモリ内に保存されている文書データを読み出す、或いは、ＵＳＢメモリに文書データを保存するといったことが行われるようになってきている。

そこでセキュリティの観点から、複合機でＵＳＢメモリを接続して利用する場合においても、接続したＵＳＢメモリを管理することが望まれている。

そのため、複合機でＵＳＢメモリの利用履歴の情報を管理する技術が開示されている。（例えば特許文献１）

特開２００８−７８７６２

一般的に企業において、ＵＳＢメモリを利用する際には「１．ＵＳＢメモリの紛失による情報漏えい」「２．ＵＳＢメモリによる故意の情報漏えい」「３．ＵＳＢメモリ接続によるウィルス感染」の観点から、ＵＳＢメモリの利用前と利用後の管理が求められる。

しかしながら、特許文献１の仕組みでは、ＵＳＢメモリを複合機上で利用した際の、利用履歴を管理することはできるが、ＵＳＢメモリ自体の管理について考慮されておらず、ＵＳＢメモリの適切な管理まではできなかった。

また、一般的に「１．ＵＳＢメモリの紛失による情報漏えい」についての対策としては、管理台帳を作成し、ＵＳＢメモリの持ち出し返却の情報を利用者が管理台帳に記入し、承認者が承認するという運用がなされ、手間のかかる管理がされていた。

「２．ＵＳＢメモリによる故意の情報漏えい」については、各ユーザが通常利用しているクライアントＰＣにＵＳＢメモリを接続しファイルをコピーするが、各クライアントＰＣを厳密に管理することが困難であるため情報を容易に持ち出されてしまっていた。

「３．ＵＳＢメモリ接続によるウィルス感染」については、ＵＳＢメモリのウィルスチェックを事前に行うことで対策とする運用が考えられるが、実際にウィルスチェックを行ったかどうか、またウィルスチェックのバージョンが最新バージョンであるかどうかは、各ユーザに委ねられているため、ＵＳＢメモリを介したウィルス感染を防ぐことは困難であった。

特に、情報漏えいやＵＳＢメモリからのウィルス感染は、機密情報の漏洩、企業の信用の失墜、企業イメージダウンなど、企業の存続に関わるような重要な問題へ発展する可能性があるため厳密に管理することが望まれているが、様々な運用がされているためＵＳＢメモリの利用時の管理を適切に行うことが困難であった。

そこで、本発明の目的は、例えば、ＵＳＢメモリ等の着脱可能な記憶媒体の利用時の管理を適切に行わせ、記憶媒体を利用する際のリスク低減を図る仕組みを提供することである。

前述した目的を達成するために、着脱可能な記憶媒体を接続可能な接続部を有し、前記接続部に接続された記憶媒体を識別する記憶媒体識別情報と前記接続された記憶媒体が持出中であるか否かを示す利用状況と前記接続された記憶媒体を持出中のユーザを識別するユーザ識別情報とを対応付けて記憶する記憶装置を制御する画像形成装置であって、前記接続部への前記記憶媒体の接続が検知された際に、該接続された記憶媒体から該記憶媒体の識別情報を取得する記憶媒体識別情報取得手段と、該接続された記憶媒体の持出または返却を行うユーザを識別するユーザ識別情報の入力を受け付けるユーザ識別情報受付手段と、前記記憶媒体識別情報取得手段が取得した記憶媒体の識別情報に対応する利用状況が持出中ではない場合、該接続された記憶媒体の記憶媒体識別情報に該記憶媒体の持出を行うユーザのユーザ識別情報と持出中を示す利用状況とを対応付けて記憶するように前記記憶装置を制御する持出記録制御手段と、前記記憶媒体識別情報取得手段が取得した記憶媒体の識別情報に対応する利用状況が持出中を示す場合、前記ユーザ識別情報受付手段でユーザ識別情報の入力を受け付けた後に該接続された記憶媒体の記憶媒体識別情報と持出中ではない旨を示す利用状況とを対応付けて記憶するように前記記憶装置を制御する返却記録制御手段と、を備えることを特徴とする。

また、前記記憶媒体取得手段が取得した記憶媒体の識別情報に対応する利用状況が持出中を示す場合であり、前記接続された記憶媒体にファイルが記憶されている場合に、該接続された記憶媒体に記憶されたファイルを該接続された記憶媒体から取得するファイル取得手段と、を備えることを特徴とする。

また、前記記憶媒体取得手段が取得した記憶媒体の識別情報に対応する利用状況が持出中を示す場合であり、前記接続された記憶媒体にファイルが記憶されている場合に、該接続された記憶媒体に記憶されたファイルを該接続された記憶媒体から削除する削除手段を備えることを特徴とする。

また、ユーザ識別情報が対応付けられたファイルを記憶する記憶手段と、前記記憶手段に記憶されているファイルに対応付けられたユーザ識別情報と、前記ユーザ識別情報受付手段で受け付けたユーザ識別情報とが一致する場合に、該ファイルを接続された記憶媒体に出力する出力手段と、を備えることを特徴とする。

また、前記接続された記憶媒体の持ち出しを承認するユーザを識別する承認ユーザ識別情報の入力を受け付ける承認ユーザ識別情報受付手段を備え、前記持出記録制御手段は、さらに、該接続された記憶媒体の持出を行うユーザのユーザ識別情報と前記承認ユーザ識別情報とが異なる場合に、該接続された記憶媒体の記憶媒体識別情報に持出中を示す利用状況を対応付けて記憶するように前記記憶装置を制御することを特徴とする。

また、前記ユーザ識別情報と前記承認ユーザ識別情報とを前記接続された記憶媒体の記憶媒体識別情報に対応付けて記憶するように前記記憶装置を制御することを特徴とする。

また、前記接続された記憶媒体の返却を確認するユーザを識別する確認ユーザ識別情報の入力を受け付ける確認ユーザ識別情報受付手段を備え、前記返却記録制御手段は、さらに、前記接続された記憶媒体を持出中のユーザのユーザ識別情報と前記確認ユーザ識別情報とが異なる場合に、該接続された記憶媒体の記憶媒体識別情報に持出中ではない旨を示す利用状況を対応付けて記憶するように前記記憶装置を制御することを特徴とする。
また、前記確認ユーザ識別情報を前記接続された記憶媒体の記憶媒体識別情報に対応付けて記録するように前記記憶装置を制御することを特徴とする。
また、前記記憶媒体取得手段が取得した記憶媒体の識別情報に対応する利用状況が持出中である場合に、前記接続された記憶媒体の持出を行うユーザから前記接続された記憶媒体を持ち出す旨の指示を受け付ける持出指示受付手段を備え、前記持出指示受付手段がユーザから該接続された記憶媒体を持ち出す旨の指示を受け付けた場合に、前記持出記録制御手段は、前記記憶媒体識別情報取得手段が取得した記憶媒体の識別情報に対応する利用状況が持出中ではない場合、該接続された記憶媒体の記憶媒体識別情報に該記憶媒体の持出を行うユーザのユーザ識別情報と持出中を示す利用状況とを対応付けて記憶するように前記記憶装置を制御することを特徴とする。
また、前記記憶装置に記憶された情報を印刷する印刷手段を備えることを特徴とする。

本発明によれば、例えば、ＵＳＢメモリ等の着脱可能な記憶媒体の利用時の管理を適切に行わせ、記憶媒体を利用する際のリスク低減を図ることができる。

本発明の実施の形態に係る情報処理システムのシステム構成の一例を示す図 認証サーバ１０３と管理サーバ１０４とクライアントＰＣ１０５のハードウェア構成の一例を示すブロック図 複合機１００のハードウェア構成の一例を示すブロック図 複合機１００と認証サーバ１０３と管理サーバ１０４の機能ブロック図の機能構成の一例を示すブロック図 ファイルの送信処理の一例を示すフローチャート 認証処理の一例を示すフローチャート ＵＳＢメモリ１０２を利用する場合の処理の一例を示すフローチャート ウィルススキャン実行の処理の一例を示すフローチャート 印刷実行の処理の一例を示すフローチャート 承認情報検索処理の一例を示すフローチャート ユーザファイル情報１２００の一例を示すデータ構成図 認証情報１３００の一例を示すデータ構成図 承認情報１４００の一例を示すデータ構成図 複合機１００にログインする際のファイル送信ログイン画面の一例を示すイメージ図 複合機１００に送信するファイルを選択する際のファイル送信画面の一例を示すイメージ図 操作部３０８に最初に表示されているユーザ認証画面の一例を示すイメージ図 操作部３０８に表示されるＵＳＢメモリ接続待ち画面の一例を示すイメージ図 操作部３０８に表示されるＵＳＢメモリ承認画面の一例を示すイメージ図 操作部３０８に表示されるファイル選択画面の一例を示すイメージ図 操作部３０８に表示されるスキャン結果表示画面の一例を示すイメージ図

以下、図面を参照しながら、本発明に係る画面形成システムの好適な実施形態について詳細に説明する。

図１は、本実施形態の画像形成システム（情報処理システム）の一例を示すシステム構成図である。

図１に示すように、画像形成システム（情報処理システム）は、例えば、１又は複数の複合機（画像形成装置）１００、１台の認証サーバ１０３、１台の管理サーバ１０４、１又は複数のクライアントＰＣ１０５がローカルエリアネットワーク（ＬＡＮ）１１０（通信媒体）を介して接続された構成をとる。

複合機１００は、後述するカードリーダ１０１にかざされたカードから読み取られたカード番号を認証依頼として認証サーバ１０３に送信する。また、これも後述する複合機の操作部３０８で入力されたユーザ名とパスワードを認証サーバ１０３に認証依頼として送信する。

また、複合機１００はＵＳＢメモリ１０２（着脱可能な記憶媒体）を接続可能であり、ＵＳＢメモリ１０２を接続されると、ＵＳＢメモリ１０２の持ち出しや持ち帰り（返却）の処理がなされる。

さらに、複合機１００はクライアントＰＣ１０５から送信されたファイルを格納し、格納されたファイルをＵＳＢメモリ１０２に出力を行う。

認証サーバ１０３は、後述する認証情報（図１３）を格納しており、複合機１００からのＩＣカードによる認証依頼、または、ユーザ名とパスワードによる認証依頼に応じて、認証情報を用いて認証処理を行う。

尚、認証サーバ１０３を、例えば、ディレクトリサーバ（不図示）と通信可能に構成し、ユーザ名とパスワードによる認証依頼があった場合には、ディレクトリサーバに問い合わせて、ユーザ名がディレクトリサーバ内に記憶されていれば認証成功と判断し、認証結果を認証サーバ１０３から複合機１００へ送信することも可能である。つまり、認証サーバ１０３はディレクトリサーバの機能を備える装置である。

また、クライアントＰＣ１０５は、複合機１００へファイルの送信や、クライアントＰＣ１０５にインストールされるプリンタドライバを介して印刷データを複合機１００に送信する。

管理サーバ１０４は、複合機１００に接続されたＵＳＢメモリ１０２を管理するサーバであり、後述する図１４の承認情報１４００を管理する。なお、管理サーバ１０４は認証サーバ１０３と同一筺体として構成してもよい。また、複合機１００に管理サーバの機能を持たせ、複合機内でＵＳＢメモリ１０２を管理するようにすることも可能である。

次に、図２を用いて、図１に示したクライアントＰＣ１０５、認証サーバ１０３、管理サーバ１０４のハードウエア構成について説明する。

図２は、管理サーバ１０４に適用可能な情報処理装置のハードウエア構成例を示すブロック図である。なお、図２のブロック図は認証サーバ１０３およびクライアントＰＣ１０５にも適用可能である。

図２に示すように、管理サーバ１０４は、システムバス２０４を介してＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ Ｕｎｉｔ）２０１、ＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ Ａｃｃｅｓｓ Ｍｅｍｏｒｙ）２０３、ＲＯＭ（Ｒｅａｄ Ｏｎｌｙ Ｍｅｍｏｒｙ）２０２、入力コントローラ２０５、ビデオコントローラ２０６、メモリコントローラ２０７、通信Ｉ／Ｆコントローラ２０８等が接続された構成を採る。

ＣＰＵ２０１は、システムバス２０４に接続される各デバイスやコントローラを統括的に制御する。

また、ＲＯＭ２０２あるいは外部メモリ２１１には、ＣＰＵ２０１の制御プログラムであるＢＩＯＳ（Ｂａｓｉｃ Ｉｎｐｕｔ／Ｏｕｔｐｕｔ Ｓｙｓｔｅｍ）やＯＳ（Ｏｐｅｒａｔｉｎｇ Ｓｙｓｔｅｍ）や、各サーバあるいは各ＰＣが実行する機能を実現するために必要な後述する各種プログラム等が記憶されている。また、本発明を実施するために必要な情報（例えば管理サーバ１０４の場合は図１３の承認情報、クライアントＰＣ１０５の場合は図１１のユーザファイル情報、認証サーバ１０３の場合は図１２の認証情報）が外部メモリ２１１に記憶されている。なお外部メモリはデータベースであってもよい。

ＲＡＭ２０３は、ＣＰＵ２０１の主メモリ、ワークエリア等として機能する。ＣＰＵ２０１は、処理の実行に際して必要なプログラム等をＲＯＭ２０２あるいは外部メモリ２１１からＲＡＭ２０３にロードし、ロードしたプログラムを実行することで各種動作を実現する。

また、入力コントローラ２０５は、キーボード（ＫＢ）２０９や不図示のマウス（等のポインティングデバイス等からの入力を制御する。

ビデオコントローラ２０６は、ディスプレイ２１０等の表示器への表示を制御する。尚、表示器は液晶ディスプレイ等の表示器でもよい。これらは、必要に応じて管理者が使用する。

メモリコントローラ２０７は、ブートプログラム、各種のアプリケーション、フォントデータ、ユーザファイル、編集ファイル、各種データ等を記憶する外部記憶装置（ハードディスク（ＨＤ））や、フレキシブルディスク（ＦＤ）、あるいは、ＰＣＭＣＩＡ（Ｐｅｒｓｏｎａｌ Ｃｏｍｐｕｔｅｒ Ｍｅｍｏｒｙ Ｃａｒｄ Ｉｎｔｅｒｎａｔｉｏｎａｌ Ａｓｓｏｃｉａｔｉｏｎ）カードスロットにアダプタを介して接続されるコンパクトフラッシュ（登録商標）メモリ等の外部メモリ２１１へのアクセスを制御する。

通信Ｉ／Ｆコントローラ２０８は、ネットワーク（例えば、図１に示したＬＡＮ１１０）を介して外部機器と接続・通信し、ネットワークでの通信制御処理を実行する。例えば、ＴＣＰ／ＩＰ（Ｔｒａｎｓｍｉｓｓｉｏｎ Ｃｏｎｔｒｏｌ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ／Ｉｎｔｅｒｎｅｔ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）を用いた通信等が可能である。

尚、ＣＰＵ２０１は、例えばＲＡＭ２０３内の表示情報用領域へアウトラインフォントの展開（ラスタライズ）処理を実行することにより、ディスプレイ２１０上に表示することが可能である。また、ＣＰＵ２０１は、ディスプレイ２１０上のマウスカーソル（図示しない）等によるユーザ指示を可能とする。

本発明を実現するための後述する各種プログラムは、外部メモリ２１１に記録されており、必要に応じてＲＡＭ２０３にロードされることによりＣＰＵ２０１によって実行されるものである。さらに、上記プログラムの実行時に用いられる定義ファイル及び各種情報テーブル等も、外部メモリ２１１に格納されており、これらについての詳細な説明についても後述する。

次に、図３を用いて、本発明の情報処理装置としての複合機１００のハードウエア構成について説明する。

図３は、複合機１００のハードウエア構成例を示すブロック図である。

図３において、コントローラユニット３１６は、画像入力デバイスとして機能するスキャナ３１４や、画像出力デバイスとして機能するプリンタ３１２と接続されるとともに、図１に示したＬＡＮ１１０のようなローカルエリアネットワークや、例えばＰＳＴＮまたはＩＳＤＮ等の公衆回線（ＷＡＮ）と接続することで、画像データやデバイス情報の入出力を行う。

図３に示すように、コントローラユニット３１６は、ＣＰＵ３０１、ＲＡＭ３０２、ＲＯＭ３０３、外部記憶装置（ハードディスクドライブ（ＨＤＤ））３０４、ネットワークインタフェース（Ｎｅｔｗｏｒｋ Ｉ／Ｆ）３０５、モデム（Ｍｏｄｅｍ）３０６、操作部インタフェース（操作部Ｉ／Ｆ）３０７、外部インタフェース（外部Ｉ／Ｆ）３１８、イメージバスインタフェース（ＩＭＡＧＥ ＢＵＳ Ｉ／Ｆ）３２０、ラスタイメージプロセッサ（ＲＩＰ）３１０、プリンタインタフェース（プリンタＩ／Ｆ）３１１、スキャナインタフェース（スキャナＩ／Ｆ）３１３、画像処理部３１７等で構成される。

ＣＰＵ３０１は、システム全体を制御するプロセッサである。

ＲＡＭ３０２は、ＣＰＵ３０１が動作するためのシステムワークメモリであり、プログラムを記録するためのプログラムメモリや、画像データを一時記憶するための画像メモリである。

ＲＯＭ３０３は、システムのブートプログラムや各種制御プログラムが格納されている。

外部記憶装置（ハードディスクドライブＨＤＤ）３０４は、システムを制御するための各種プログラム、画像データ等を格納する。

操作部インタフェース（操作部Ｉ／Ｆ）３０７は、操作部（ＵＩ）３０８とのインタフェース部であり、操作部３０８に表示する画像データを操作部３０８に対して出力する。

また、操作部Ｉ／Ｆ３０７は、操作部３０８から本システム使用者が入力した情報（例えば、ユーザ情報等）をＣＰＵ３０１に伝える役割をする。なお、操作部３０８はタッチパネルを有する表示部を備え、該表示部に表示されたボタンを、ユーザが押下（指等でタッチ）することにより、各種指示を行うことができる。

ネットワークインタフェース（Ｎｅｔｗｏｒｋ Ｉ／Ｆ）３０５は、ネットワーク（ＬＡＮ）に接続し、データの入出力を行なう。

モデム（ＭＯＤＥＭ）３０６は公衆回線に接続し、ＦＡＸの送受信等のデータの入出力を行う。

外部インタフェース（外部Ｉ／Ｆ）３１８は、ＵＳＢ、ＩＥＥＥ１３９４、プリンタポート、ＲＳ−２３２Ｃ等の外部入力を受け付けるインタフェース部であり、本実施形態においては、認証で必要となるＩＣカード読み取り用のカードリーダ１０１が接続されている。

そして、ＣＰＵ３０１は、この外部Ｉ／Ｆ３１８を介してカードリーダ１０１によるＩＣカードからの情報読み取りを制御し、該ＩＣカードから読み取られた情報を取得可能である。尚、ＩＣカードに限らず、ユーザを特定することが可能な記憶媒体であればよい。

この場合、記憶媒体には、ユーザを識別するための識別情報が記憶される。この識別情報は、記憶媒体の製造番号でも、ユーザが企業内で与えられるユーザコードであってもよい。
以上のデバイスがシステムバス３０９上に配置される。

一方、イメージバスインタフェース（ＩＭＡＧＥ ＢＵＳ Ｉ／Ｆ）３２０は、システムバス３０９と画像データを高速で転送する画像バス３１５とを接続し、データ構造を変換するバスブリッジである。

画像バス３１５は、ＰＣＩバスまたはＩＥＥＥ１３９４で構成される。画像バス３１５上には以下のデバイスが配置される。

ラスタイメージプロセッサ（ＲＩＰ）３１０は、例えば、ＰＤＬコード等のベクトルデータをビットマップイメージに展開する。

プリンタインタフェース（プリンタＩ／Ｆ）３１１は、プリンタ３１２とコントローラユニット３１６を接続し、画像データの同期系／非同期系の変換を行う。

また、スキャナインタフェース（スキャナＩ／Ｆ）３１３は、スキャナ３１４とコントローラユニット３１６を接続し、画像データの同期系／非同期系の変換を行う。

画像処理部３１７は、入力画像データに対し、補正、加工、編集を行ったり、プリント出力画像データに対して、プリンタの補正、解像度変換等を行う。また、これに加えて、画像処理部３１７は、画像データの回転や、多値画像データに対してはＪＰＥＧ、２値画像データはＪＢＩＧ、ＭＭＲ、ＭＨ等の圧縮伸張処理を行う。

スキャナＩ／Ｆ３１３に接続されるスキャナ３１４は、原稿となる紙上の画像を照明し、ＣＣＤラインセンサで走査することで、ラスタイメージデータとして電気信号に変換する。原稿用紙は原稿フィーダのトレイにセットし、装置使用者が操作部３０８から読み取り起動指示することにより、ＣＰＵ３０１がスキャナに指示を与え、フィーダは原稿用紙を１枚ずつフィードし、原稿画像の読み取り動作を行う。

プリンタＩ／Ｆ３１１に接続されるプリンタ３１２は、ラスタイメージデータを用紙上の画像に変換する部分であり、その方式は感光体ドラムや感光体ベルトを用いた電子写真方式、微小ノズルアレイからインクを吐出して用紙上に直接画像を印字するインクジェット方式等があるが、どの方式でも構わない。プリント動作の起動は、ＣＰＵ３０１からの指示によって開始する。尚、プリンタ部３１２には、異なる用紙サイズまたは異なる用紙向きを選択できるように複数の給紙段を持ち、それに対応した用紙カセットがある。

操作部Ｉ／Ｆ３０７に接続される操作部３０８は、液晶ディスプレイ（ＬＣＤ）表示部を有する。ＬＣＤ上にはタッチパネルシートが貼られており、システムの操作画面を表示するとともに、表示してあるキーが押されると、その位置情報を操作部Ｉ／Ｆ３０７を介してＣＰＵ３０１に伝える。また、操作部３０８は、各種操作キーとして、例えば、スタートキー、ストップキー、ＩＤキー、リセットキー等を備える。

ここで、操作部３０８のスタートキーは、原稿画像の読み取り動作を開始する時などに用いる。スタートキーの中央部には、緑と赤の２色のＬＥＤがあり、その色によってスタートキーが使える状態であるか否かを示す。また、操作部３０８のストップキーは、稼動中の動作を止める働きをする。また、操作部３０８のＩＤキーは、使用者のユーザＩＤを入力する時に用いる。リセットキーは、操作部３０８からの設定を初期化する時に用いる。

外部Ｉ／Ｆ３１８に接続されるカードリーダ１０１は、ＣＰＵ３０１からの制御により、ＩＣカード（例えば、ソニー社のＦｅｌｉｃａ（登録商標））内に記憶されている情報を読み取り、読み取った情報を外部Ｉ／Ｆ３１８を介してＣＰＵ３０１へ通知する。

次に、図４を用いて、本発明の管理サーバ１０４、認証サーバ１０３、情報処理装置としての複合機１００の機能について説明する。

図４は、複合機１００、認証サーバ１０３、管理サーバ１０４の機能の一例を示す機能ブロック図である。

複合機１００の第１のユーザ情報入力部４０１は、複合機１００にログインするためにカードリーダ１０１にかざされたＩＣカードのカード情報を取得して、認証サーバ１０３に送信する。そして認証サーバ１０３で認証されたＵＳＢメモリの利用ユーザとなるユーザ情報の入力を受け付ける。

ＵＳＢメモリ検知部４０２は、第１のユーザ情報入力部４０１でユーザ情報が入力され、複合機１００にログインがされると、ＵＳＢメモリ１０２が外部Ｉ／Ｆ３０９に接続されたことを検知する。また検知されたＵＳＢメモリ１０２の機番を受け付ける。

第２のユーザ情報入力部４０３は、ＵＳＢメモリ検知部４０２によりＵＳＢメモリ１０２の接続が検知されると、接続されたＵＳＢメモリ１０２の利用を承認（許可）するためのユーザ情報を得るために、カードリーダ１０１にかざされたＩＣカードのカード情報を取得して、認証サーバ１０３に送信する。そして認証サーバ１０３で認証された承認ユーザとなるユーザ情報の入力を受け付ける。なお、第２のユーザ情報入力部４０３は、第１のユーザ情報入力部４０１で入力されたユーザ情報と同じユーザ情報となるカード情報を取得した場合には、入力エラーを出力する。

持ち出し判定部４０４は、ＵＳＢメモリ検知部４０２でＵＳＢメモリ１０２の接続を検知した場合に、管理サーバ１０４に記憶されているＵＳＢメモリの承認情報（管理情報）を参照し、接続されたＵＳＢメモリ１０２が持ち出し中か否かを判定する。持ち出し中の場合には、ＵＳＢメモリ１０２の返却を行わせるために返却処理に移行する。なお、持ち出し中の場合には再度ＵＳＢメモリを持ち出す処理をするために持ち出し処理に移行することも可能である。持ち出し中でない場合には、ＵＳＢメモリ１０２を持ち出す処理に移行する。

ファイル管理部４０５は、クライアントＰＣ１０５から受信したファイルを記憶し、ユーザごとに管理する。接続されたＵＳＢメモリ１０２でファイルを持ち出す際に、第１のユーザ情報入力部４０１で入力されたユーザ情報に対応するファイルを検索し、ユーザの指示に従ってＵＳＢメモリ１０２に保存するファイルの取得を行う。またファイルをＵＳＢメモリ１０２に出力する。

また、接続されたＵＳＢメモリ１０２の返却を行う際には、ＵＳＢメモリ１０２に記憶されているファイルのコピーやファイルの削除を行う。

ウィルススキャン結果受付部４０６は、接続されたＵＳＢメモリ１０２がウィルス等に感染していないかを判定するウィルススキャンの結果を受け付ける。

ＵＳＢメモリ管理情報取得部４０７は、第１のユーザ情報入力部４０１や第２のユーザ情報入力部４０３やＵＳＢメモリ検知部４０２やファイル管理部４０５やウィルススキャン結果受付部４０６で取得可能なＵＳＢメモリを管理するための管理情報を取得する。この管理情報を管理サーバ１０４に送信して、ＵＳＢメモリを管理する。

ＵＳＢメモリ管理情報出力部４０８は、ウィルススキャン結果受付部４０６で受け付けたウィルススキャン結果を操作部３０８に表示させたり、ウィルススキャン結果を紙出力するために、ウィルススキャン結果を含む印刷データを生成し、出力する。またウィルススキャン結果だけでなく、接続されているＵＳＢメモリ１０２の承認情報１４００を管理サーバ１０４から取得し、印刷データを生成し、出力する。

認証サーバ１０３の認証部４１０は、複合機１００から受け付けたカード情報に対応する認証情報１３００があるか否かを判定し、有った場合には認証成功として少なくともユーザ名を含む認証結果を複合機１００に送信する。またなかった場合には認証失敗として認証結果を複合機１００に送信する。

管理サーバ１０４のＵＳＢメモリ情報管理部４２０は、複合機１００から送信された管理情報を受信し、承認情報１４００に記憶し、管理する。また、クライアントＰＣ１０５から得られた検索条件を含む検索指示に従って、ＵＳＢメモリの承認情報（管理情報）の検索を行い、クライアントＰＣに検索結果を返信する。

次に、図５を用いて、本発明にかかる実施形態のファイルの送信処理について説明する。

なお、ステップＳ６０１、ステップＳ６０４、ステップＳ６０６〜Ｓ６０７の処理はクライアントＰＣ１０５にて実行される。また、ステップＳ６０２〜Ｓ６０３、ステップＳ６０５、ステップＳ６０８〜Ｓ６１０の処理は複合機１００の処理であり、ＣＰＵ２０１にて実行される。

まず、ステップＳ６０１では、ユーザはクライアントＰＣ１０５から複合機１００へアクセスして、複合機１００から取得したファイル送信ログイン画面（図１４）をブラウザに表示する。ファイル送信ログイン画面（図１４）から入力されたユーザ名とユーザパスワードを複合機１００に送信する。

ステップＳ６０２では、複合機１００に送られてきた、ユーザ名とユーザパスワードに従って、ログインするか否かの判定を行う。ログインの判定は、認証サーバ１０３にユーザ名とユーザパスワードを送信することで、認証サーバ１０３の外部メモリ２１１に記憶される認証情報（図１２）のユーザ名とユーザパスワードが一致するか否かによって判定される。一致する場合、認証成功とみなし、一致しない場合認証失敗として、認証サーバ１０３から複合機１００へ認証結果を送信する。これによりログインを判定する。

なお、ログインの判定は予め複合機１００内のＨＤＤ３０４に認証情報（図１２）を記憶させ、この認証情報とユーザ名とユーザパスワードが一致するか否かによって判定してもよい。

ログイン判定の結果、認証失敗の場合、ステップＳ６０３の処理を行う。ステップＳ６０３では、認証失敗の結果をクライアントＰＣ１０５に送信する。ステップＳ６０４では、クライアントＰＣ１０５は、認証失敗の結果を受信し、ブラウザの表示画面に表示する。認証失敗の結果とは、ブラウザに表示するためのブラウザで表示可能な例えばＨＴＭＬ形式の表示制御情報で、エラー文字列を含んでいる。

ログイン判定の結果、認証成功の場合、ステップＳ６０５の処理を行う。ステップＳ６０５では、認証成功の結果をクライアントＰＣ１０５に送信する。認証成功の結果とは、ブラウザに表示するためのブラウザで表示可能な例えばＨＴＭＬ形式の表示制御情報である。具体的には、ファイル送信画面（図１５）として表示することが可能データである。

ステップＳ６０６では、クライアントＰＣ１０５は、ファイル送信画面（図１５）を表示する。ステップＳ６０７では、ユーザによって選択されたファイル１６０２を取得し、複合機１００に送信する。なお、複合機１００にファイル１６０２を送信する際に、ユーザファイル情報（図１１）についても送信する。

ステップＳ６０８では、クライアントＰＣ１０５から送られてきらファイルおよびユーザファイル情報（図１１）を受信し、ステップＳ６０９でファイルをＨＤＤ３０４への保存を行う。ステップＳ６１０では、ユーザファイル情報（図１１）をデータベースに保存を行う。なお、本実施形態ではユーザファイル情報（図１１）を複合機１００で生成し、データベースに保存するように構成することも可能である。この場合、ユーザ名１２０２はステップＳ６０２で判定した際のユーザ名やユーザＩＤを用いる、或いは、複合機１００とクライアントＰＣ１０５の通信（例えばＴＣＰ／ＩＰ通信）で取得可能なＰＣ名、自機（複合機）の複合機ＩＰアドレスや複合機名等を取得することで実現可能である。

また、ユーザファイル情報（図１１）を複合機１００で管理することにより、複合機１００に保存されたファイルを一元管理することができる。

次に、図６を用いて、図５の処理に続く、本発明にかかる実施形態のＩＣカードがカードリーダ１０１にかざされた場合の認証処理について説明する。

なお、ステップＳ７０１〜Ｓ７０３の処理はカードリーダ１０１にて実行される。ステップＳ７０４、ステップＳ７０５、ステップＳ７０８、ステップＳ７０９、ステップＳ７１１、ステップＳ７１２の処理は複合機１００にて実行され、ＣＰＵ３０１にて実行される。また、ステップＳ７０６、ステップＳ７０７、ステップＳ７１０の処理は認証サーバ１０３の処理であり、ＣＰＵ２０１にて実行される。

ステップＳ７０１では、ＩＣカードをかざしてもらうように促すため、複合機１００のＣＰＵ３０１がＨＤＤ３０４に予め記憶している、ユーザ認証画面（図１６）を操作部３０８に表示させる。ステップＳ７０１にて、カードリーダ１０１にＩＣカードがかざされた場合に取得できるカードかざしイベントを検知する。なお、ＩＣカードには、カード情報（カードの製造番号や任意に記憶させる一意の識別番号）が記憶されている。ステップＳ７０２では、ＩＣカードがカードリーダ１０１にかざされることによって得られるカードかざしイベントに含まれるカード情報を取得する。ステップＳ７０３では、取得したカード情報および読み取りイベントを複合機１００に通知する。

ステップＳ７０４では、読み取ったカード情報を受け付ける。ステップＳ７０５では、ネットワークＩ／Ｆ３０５を介してカード情報を認証サーバ１０３に送信する。

ステップＳ７０６では、認証サーバ１０３が複合機１００より送信されたカード情報を受信する。ステップＳ７０６では、カード情報の認証判定を行う。カード情報であるＩＣカードの製造番号や任意に記憶させる一意の識別番号を、認証サーバ１０３の記憶領域に保存されている認証情報（図１２）を検索し、一致するカード情報が存在するかどうかで判定を行う。該当のカード情報が存在した場合は認証成功とし、存在しない場合は認証失敗とする。また、認証判定は、ＩＣカードのカード情報以外に、別途ユーザのログイン情報（ユーザ名、パスワード）を入力して、判定させる方法でも可能であるとする。

認証判定に失敗した場合は、認証失敗である結果情報を認証サーバ１０３が複合機１００に対して送信し、ステップＳ７０８で、その結果を受信する。そして、ステップＳ７０９で、複合機１００のＣＰＵ３０１がＨＤＤ３０４に予め記憶している、認証失敗画面（図示しない）を操作部３０８に表示させ、終了とする。

ステップＳ７０７の判定で認証成功の場合は、ステップＳ７１０にて認証成功結果とカード情報が一致した認証情報（例えば、図１２）を送信する。

ステップＳ７１１では、送られてきた認証成功結果および認証情報を受信し、ステップＳ７１２で、ユーザ名を含む認証情報をＲＡＭ３０２に保存する。つまり、複合機１００にログインするためのユーザを識別するための第１のユーザ識別情報（ユーザ名）を受け付ける処理である（第１のユーザ識別情報受付）。

次に、図７を用いて、図６の処理に続く、本発明にかかる実施形態のＵＳＢメモリ１０２を利用する場合の処理について説明する。

なお、ステップＳ８０１〜Ｓ８０４、ステップＳ８０７、ステップＳ８０８、ステップＳ８１２〜Ｓ８１５、ステップＳ８１８、ステップＳ８１９、ステップＳ８２１、ステップＳ８２２の処理は複合機１００にて実行され、ＣＰＵ３０１にて実行される。また、ステップＳ８０５、ステップＳ８０６の処理は管理サーバ１０４の処理で、管理サーバ１０４のＣＰＵ２０１にて実行される。さらに、ステップＳ８１６、ステップＳ８１７、ステップＳ８２０の処理は認証サーバ１０３の処理であり、認証サーバ１０３のＣＰＵ２０１にて実行される。ステップＳ８０９〜Ｓ８１１の処理はカードリーダ１０１の処理である。

図６で複合機１００にログイン後、ステップＳ８０１では、複合機１００がＨＤＤ３０４に予め記憶している、ＵＳＢメモリ接続画面（図１７）を操作部３０８に表示させる。この時、ステップＳ７１１でＲＡＭ３０２に保存したユーザ名の情報も表示させることも可能である。利用者がＵＳＢメモリ１０２を、複合機１００のＵＳＢインタフェースに接続を行うと、ステップＳ８０２で、ＵＳＢメモリ１０２がＵＳＢインタフェースに接続されたことを検知して、ＵＳＢメモリ１０２の機番情報（ＵＳＢが保持しているデバイスＩＤ）を取得し（記憶媒体識別情報取得）、ＲＡＭ３０２に保存する。

また、ＵＳＢメモリには、パスワードがかかっているものにも対応する。その場合は、パスワード入力画面（図示しない）を複合機１００の操作部３０８に表示させ、オパスワードを入力させることで解除を行う。

なお、ＵＳＢメモリ接続画面（図１７）の画面は、複合機１００にログイン後、ユーザがメニュー画面（不図示）でＵＳＢメモリ利用指示（例えば、メニューに表示されているアイコンボタンを押下する）に従って、表示させるように構成することも可能である。

ステップＳ８０４にて、ＲＡＭ３０２に保存されている認証情報からユーザ情報（ユーザＩＤとユーザ名）および、ＵＳＢメモリの機番を管理サーバ１０４に送信する。

ステップＳ８０５にて、管理サーバ１０４は、ユーザ情報（ユーザＩＤとユーザ名）および、ＵＳＢメモリの機番情報を受信する。ステップＳ８０６にて、管理サーバは、ＵＳＢメモリが既に持ち出し中か否かを、図１３の１４０１〜１４１７で構成されるデータベースを検索し、ＵＳＢメモリの機番と一致する承認情報を検索し、持ち出しフラグがＯＮ又はＯＦＦを判断する。持ち出し中の場合には持ち出しフラグ１４０８がＯＮとなっており、持ち出しがされていない場合には持ち出しフラグ１４０８がＯＦＦとなっている。持ち出しフラグ１４０８がＯＮの場合には持ち出し中（返却）として、ＯＦＦの場合には持ち出しなし（持ち出し）として複合機１００に判定結果を送信する。

なお、本実施形態では、利用可能なＵＳＢメモリのＵＳＢ機番は管理サーバ１０４のデータベースにあらかじめ登録されているものとして説明するが、データベースにＵＳＢ機番が登録されていない場合には、新規に登録するように構成することも可能である。新規に登録する場合には、持ち出しフラグはＯＦＦとして判定され、新規に持ち出されるＵＳＢメモリとして管理される。

ステップＳ８０７にて、複合機１００は、持ち出し中か否かの結果を受信し、一時記憶領域に保存する。

ステップＳ８０８にて、複合機１００がＨＤＤ３０４に予め記憶している、承認カード待ち画面（図１８）を操作部３０８に表示させる。この画面には、ＵＳＢメモリの利用ユーザとＵＳＢ機番を表示させることも可能である。

ステップＳ８０９では、複合機１００にのカードリーダ１０１がＩＣカードの検知するために読取動作がされる。ユーザによってＩＣカードをカードリーダにかざすことで、ＩＣカードの検知がなされる。

ステップＳ８１０では、カード情報を読み取り、ステップＳ８１１では、読み取ったカード情報を複合機１００に送信する。

ステップＳ８１２では、カード情報を受信し、ステップＳ８１３にて、読み取ったカード情報とＲＡＭ３０２に保存されている利用者のカード情報を比較する。カード情報が同じであれば、ステップＳ８１４にて、カード情報が同じである画面（図示しない）を操作部３０８に表示させ、処理を終了させる。これは、ＵＳＢメモリ１０２を持ち出し又は返却をするための処理であるため、同一ユーザのＩＣカードがかざされても持ち出し又は返却の処理がなされないようにするためである。つまり、ログインしたユーザと前記ＵＳＢメモリの利用承認をするユーザとが異なることを意味する。また、ユーザが異ならないとＵＳＢメモリの持ち出しモードや返却モードに移行することができないように構成されている。

なお、本実施形態ではステップＳ７０２で読み取られたカード情報と異なるカード情報を持つＩＣカートがかざされればＵＳＢメモリ１０２の持ち出し又は返却の処理を実行するような構成としたが、ステップＳ７０２で読み取られたカード情報に対応するユーザの上長のＩＣカードのカード情報がステップＳ８１０で読み取られた場合にＵＳＢメモリ１０２の持ち出し又は返却の処理を実行するように構成することも可能である。

また、本実施形態では、ＵＳＢメモリ１０２の利用を承認するためのカード情報の受付をステップＳ８０８の後に行うように構成したが、これに限ることはない。例えば、後述するステップＳ９１９でファイル選択した後に実行するようにすることも可能である。また、ステップＳ９０１で持ち出し又は返却指示がされた場合にカード情報を受け付けるようにすることも可能である。

カード情報が違っていれば、ステップＳ８１５にて、ネットワークＩ／Ｆ３０５を介してカード情報を認証サーバ１０３に送信する。

ステップＳ８１６では、認証サーバ１０３が複合機１００より送信されたカード情報を受信する。ステップＳ８１７では、カード情報の認証判定を行う。カード情報であるＩＣカードの製造番号や任意に記憶させる一意の識別番号を、事前に認証サーバ１０３の記憶領域に保存されている情報を検索し、該当のカード情報が存在するかどうかで判定を行う。該当のカード情報が存在した場合は認証成功とし、存在しない場合は認証失敗とする。また、認証判定は、ＩＣカードの情報以外に、別途ユーザのログイン情報（ユーザ名、パスワード）を入力して、判定させる方法でも可能であるとする。

認証判定に失敗した場合は、認証失敗である結果情報を認証サーバ１０３が複合機１００に対して送信し、ステップＳ８１８で、その結果を受信する。そして、ステップＳ８１９で、複合機１００のＣＰＵ３０１がＨＤＤ３０４に予め記憶している、認証失敗画面（図示しない）を操作部３０８に表示させ、終了とする。

認証成功の場合は、ステップＳ８２０にて認証成功結果と認証情報（図１２）を送信する。

ステップＳ８２１では、送られてきた認証成功結果および認証情報を受信する。つまり、ＵＳＢメモリ１０２の利用承認をするユーザを識別するための第２のユーザ識別情報（ユーザ名）を受け付ける処理である（第２のユーザ識別情報受付）。

ステップＳ８２２で、ユーザ名とユーザＩＤとを含む認証情報をＲＡＭ３０２に保存する。また、認証された日時をＲＡＭ３０２に保存する。

次に、図８を用いて、図７の処理に続く、本発明にかかる実施形態のウィルススキャン実行の処理について説明する。

なお、ステップＳ９０１〜Ｓ９０３、ステップＳ９０６〜Ｓ９１４、ステップＳ９１７〜Ｓ９２４は複合機１００の処理で、ＣＰＵ３０１にて実行される。また、ステップＳ９０４、ステップＳ９０５、ステップＳ９１５、ステップＳ９１６の処理は管理サーバ１０４の処理であり、ＣＰＵ２０１にて実行される。

ステップＳ９０１では、ＵＳＢメモリの持ち出し処理か返却処理かの判断を行う（持ち出すか返却するかを判定する記憶媒体利用判定）。ステップＳ８０７にて、一時記憶領域に保存した持ち出し中か否かの結果により、持ち出し中でない場合は、持ち出しと判断し、ステップ９１７に移行させる。

また、持ち出し中の場合は、複合機１００のＣＰＵ３０１がＨＤＤ３０４に予め記憶している、持ち出し（持ち出しモード）と返却（返却モード）を選択させる画面（不図示）を操作部３０８に表示させ、持ち出し処理を行うか返却処理を行うかを画面より選択させる。

返却処理が選択された（返却モード）場合は、ステップＳ９０２にて、ＵＳＢメモリ１０２内にファイルが存在するかどうかの判断を行う（ファイル判定）。ＵＳＢメモリ１０２内にファイルが存在する場合に持ち帰りファイルがあると判断し、ステップＳ９０６へ処理を移す。また、ＵＳＢメモリ１０２内にファイルが存在しない場合に持ち帰りファイルがないと判断し、返却処理を完了として、ステップＳ９０３で、ステップＳ８２２でＲＡＭ３０２に保存されたユーザ名とユーザＩＤと認証日時（第２の管理情報）を承認情報１４００に記憶するために管理サーバ１０４に送信する（第２の管理情報出力）。なお、管理サーバ１０４の承認情報１４００に対応付けて記憶するため、接続されたＵＳＢメモリ１０２の機番とともに送信する。

ステップＳ９０４では、管理サーバ１０４が、ユーザ名とユーザＩＤと認証日時を受信する。ステップＳ９０５でユーザＩＤを返却承認者ＩＤ１４０９に、ユーザ名を返却承認者名１４１０に、認証日時を返却承認時刻１４１１に保存する。

ステップＳ９０２にて、ＵＳＢメモリ内にファイルが存在する場合は、ステップＳ９０６にて、ＵＳＢメモリのウィルススキャンを実行する（ウィルス検査実行）。なお、ウィルススキャンの処理は既知の技術を用いて行う。またウィルススキャンするソフトウェアが複合機１００のＨＤＤ３０４に記憶されインストールされている。

ステップＳ９０７にて、ウィルススキャンの結果を取得する。ウィルススキャンの結果として、ウィルスに感染しているファイルがない場合には感染ファイル無し、ウィルスに感染しているファイルがある場合には感染ファイル有りと感染ファイル名と、ウィルススキャンしたファイル数と、ウィルススキャンした日時（開始時間、終了時間）とで構成されている。なお、ウィルススキャンしたドライブ名も有している。

ステップＳ９０８にて、ウィルススキャンの結果をＲＡＭ３０２に一時保存する。

ステップＳ９０９にて、図２０のようにウィルススキャンの結果を操作部３０８に表示させる（検査結果の表示）。図２０では、ウィルススキャンの結果を印刷するべく印刷指示可能となっており、印刷ボタン２１０２を押下すると、ウィルススキャン結果２１０１の情報が出力され紙出力される。また、ウィルススキャン結果だけでなく、承認情報１４００のＵＳＢメモリ１０２の管理情報を取得して、出力することも可能である。

ステップＳ９１０にて、複合機１００のＣＰＵ３０１がＨＤＤ３０４に予め記憶している、ファイルコピー実行を選択させる画面（図示しない）を操作部３０８に表示させ、ファイルコピー処理を行うかを画面より選択させる。

ＵＳＢメモリ１０２内のファイルを保存したい場合は、ファイルコピーの実行を選択し、ステップＳ９１１にて、複合機１００の保存領域にＵＳＢメモリ１０２のファイルを保存する。

次にステップＳ９１２にて、複合機１００のＣＰＵ３０１がＨＤＤ３０４に予め記憶している、ファイル消去を実行させるかを選択させる画面（図示しない）を操作部３０８に表示させ、ファイル消去処理を行うかを画面より選択させる。

ファイル消去実行が選択された場合は、ステップＳ９１３にてＵＳＢメモリ１０２内のファイルを消去する。

次にステップＳ９１４にて返却処理を完了とし、ステップＳ８２２でＲＡＭ３０２に保存されたユーザ名とユーザＩＤと認証日時と（第２の管理情報）、ステップＳ９０８でＲＡＭ３０２に保存されたウィルスに感染しているファイルがない場合には感染ファイル無し、ウィルスに感染しているファイルがある場合には感染ファイル有りと感染ファイル名と、ウィルススキャンしたファイル数と、ウィルススキャンした日時（開始時間、終了時間）とで構成されているウィルススキャン結果（第２の管理情報）を管理サーバ１０４に送信する。なお、管理サーバ１０４の承認情報１４００に対応付けて記憶するため、接続されたＵＳＢメモリ１０２の機番とともに送信する。返却処理時には、ステップＳ７１２でＲＡＭ３０２に記憶したユーザ名とユーザＩＤをともに送信することも可能である。

ステップＳ７１２でＲＡＭ３０２に記憶したユーザ名とユーザＩＤを送信し、持ち出し時の利用ユーザ名１４０２と異なる場合には、返却ユーザ名と返却ユーザＩＤを承認情報１４００に記憶させる（不図示）ようにすることも可能である。

ステップＳ９１５では、管理サーバ１０４が、ユーザ名とユーザＩＤと認証日時と、ウィルススキャンの結果を受信する。

ステップＳ９１６で、ユーザＩＤを返却承認者ＩＤ１４０９に、ユーザ名を返却承認者名１４１０に、認証日時を返却承認時刻１４１１に、ウィルスに感染しているファイルがない場合には感染ファイル無し、ウィルスに感染しているファイルがある場合には感染ファイル有りと感染ファイル名を検査結果１４１５に、ウィルススキャンしたファイル数を検査したファイル数１４１６に、ウィルススキャンした日時（開始時間、終了時間）を検査開始時刻１４１４と検査終了時刻１４１７にそれぞれ保存する。なお、本実施形態では、検査対象のドライブを１４１５に、ウィルスチェックしたソフトのバージョン（ソフト名称）を１４１２に記憶するように構成されている。また、返却完了として、持ち出しフラグ１４０８をＯＦＦに変更する。

ステップＳ９０１にて、持ち出しと判断された（持ち出しモード）場合は、ステップＳ９１７に移行し、ステップＳ７１２で一時記憶領域に保存したユーザ名から、ユーザファイル情報１２００を参照し、複合機１００の保存領域に保存されている当該ユーザ名に一致するファイルを検索する。

ステップＳ９１８にて、複合機１００が、検索されたファイルの一覧をファイル選択画面（図１９）として操作部３０８に表示させる。そして、ステップＳ９１９にて、ＵＳＢメモリ１０２に記憶して持ち出すファイルを選択させる。なお、不図示ではあるが、ＵＳＢメモリ１０２を返却する返却予定日（期限）を指定させる。

ステップＳ９２０にて、ユーザによって選択されたファイルを複合機１００一時保存領域に保存する。

ステップＳ９２１にて、一時保存したファイルをＵＳＢメモリ１０２にコピーする。

ステップＳ９２２にて、ＵＳＢメモリ１０２のウィルススキャンを実行する（ウィルス検査実行）。

ステップＳ９２３にて、ウィルススキャンの結果を取得する。ウィルススキャンの結果は、ステップ９０７と同様である。

ステップＳ９２４にて、ウィルススキャンの結果をＲＡＭ３０２に一時保存する。

次に、図９を用いて、図８の処理に続く、本発明にかかる実施形態の印刷実行の処理について説明する。

なお、ステップＳ１００１〜Ｓ１００４は複合機１００の処理で、ＣＰＵ３０１にて実行される。また、ステップＳ１００５、ステップＳ１００６は管理サーバ１０４の処理であり、ＣＰＵ２０１にて実行される。

ステップＳ１００１にて、図２０のようにウィルススキャンの結果を操作部３０８に表示させる（検査結果の表示）。なお図２０は、スキャン結果表示画面２１００で、ウィルススキャン結果を２１０１に表示させ、印刷ボタン２１０２とログアウトボタン２１０３が表示される構成となっている。

ステップＳ１００２にて、ウィルススキャン結果の印刷処理を行うかを判定するために印刷ボタン２１０２が押下されたか否かを判定する。印刷ボタンが押下された場合にはステップＳ１００３に処理を移し、ログアウトボタン２１０３やＵＳＢメモリ１０２が外された場合にステップＳ１００４へ処理を移す。

印刷ボタン２１０２が押下された場合は、ステップＳ１００３にて、ウィルススキャン結果から印刷データを生成し、画像処理部３１７へ印刷データを出力し、印刷を実行する。

次に、ステップＳ１００４にて、持ち出し承認完了とし、ステップＳ７１２でＲＡＭ３０２に保存したユーザ名とユーザＩＤと、ステップＳ８２２でＲＡＭ３０２に保存されたユーザ名とユーザＩＤと認証日時と（第１の管理情報）、ステップＳ９２４でＲＡＭ３０２に保存されたウィルススキャン結果（第１の管理情報）を管理サーバ１０４に送信する。なお、管理サーバ１０４の承認情報１４００に対応付けて記憶するため、ＵＳＢメモリ１０２の機番とともに送信する（第１の管理情報出力）。

ステップＳ１００５では、ユーザ名とユーザＩＤと認証日時とウィルススキャン結果を受信し、ステップＳ１００６で、承認情報１４００情報に保存する。承認情報１４００への保存は、ステップＳ９１６と同様とするが、ステップＳ９１９で指定された返却予定日（期限）についても複合機１００から受信し、返却予定期限１４０８に保存する。

なお、本実施形態では、持ち出し時のウィルスチェック結果及び返却時のウィルスチェック結果に関する情報を１４１２〜１４１７として同じ領域に記憶するように構成されているが、持ち出し時と返却時のウィルスチェック結果を別に記憶するように構成することも可能である。

また、不図示であるが、ＵＳＢメモリ１０２に保存したファイルのファイル名を含む属性情報（例えば、ユーザファイル情報１２００）を複合機１００から受信し、受信したファイルの属性情報を承認情報１４００と共に記憶管理するように構成する。なお、ファイルを受信しファイル自体も管理するようにすることも可能である。これにより、ＵＳＢメモリで持ち出したファイルについても適切に管理することができる。

次に、図１０を用いて、図９の処理に続く、本発明にかかる実施形態の承認情報検索処理について説明する。

なお、ステップＳ１１０１、ステップＳ１１０４、ステップＳ１１０６、ステップＳ１１０７、ステップＳ１１１１、ステップＳ１１１２はクライアントＰＣ１０５の処理で、クライアントＰＣ１０５のＣＰＵ２０１にて実行される。また、ステップＳ１１０２、ステップＳ１１０３、ステップＳ１１０５の処理は認証サーバ１０３の処理であり、認証サーバ１０３のＣＰＵ２０１にて実行される。さらに、ステップＳ１１０８〜Ｓ１１１０は管理サーバ１０４の処理であり、管理サーバ１０４のＣＰＵ２０１にて実行される。

ステップＳ１１０１では、クライアントＰＣ１０５のＣＰＵ２０１が、クライアントＰＣ１０５に備えるブラウザを介して、複合機１００にアクセスを行う。ブラウザ画面には、図１５と同様のログイン画面を表示させる。その画面にて、ユーザ名とパスワードの入力し、その情報を認証サーバ１０３へ送信する。

ステップＳ１１０２では、認証サーバ１０３が、ユーザ名とパスワードを受信し、ログイン判定を行う。ログイン成功と判定された場合には、ステップＳ１１０５へ処理が移り、ログイン失敗と判定された場合には、ステップＳ１１０３へ処理が移る。

ステップＳ１１０３では、認証サーバ１０３のＣＰＵ２０１が、認証されなかった結果（認証失敗メッセージ）をクライアントＰＣ１０５に送信する。また、ステップＳ１１０４では、クライアントＰＣ１０５のＣＰＵが認証されなかった結果（認証失敗メッセージ）を受信し、その結果（認証失敗メッセージ）をブラウザ画面に表示する。

ステップＳ１１０５では、認証サーバ１０３のＣＰＵ２０１が、認証された結果（認証成功メッセージ）をクライアントＰＣ１０５に送信する。また、ステップＳ１１０６では、クライアントＰＣ１０５のＣＰＵが認証された結果（認証成功メッセージ）を受信し、その結果（認証成功メッセージ）ブラウザ画面に表示する。

ステップＳ１１０７では、図１４の承認情報を検索するための検索条件が指定可能な、ブラウザで表示可能な検索画面を表示させ、検索条件を入力させる。入力した検索条件を、管理サーバ１０４に送信する。

ステップＳ１１０８では、管理サーバ１０４がクライアントＰＣ１０５から送信された検索条件を受信する。

ステップＳ１１０９では、検索条件を元に、データベースから該当するデータを検索する。なお検索条件とは、持ち出し中のＵＳＢメモリ１０２を検索するための持ち出しフラグなどがある。また、ユーザ名を指定させてユーザ名を検索条件としたりすることが可能である。

ステップＳ１１１０では、検索した結果をクライアントＰＣ１０５に送信する。ステップＳ１１１１では、管理サーバから送信された検索結果を受信する。ステップＳ１１１２では、検索結果をブラウザ画面に表示する。

これにより、持ち出し中のＵＳＢメモリや返却がされたＵＳＢメモリの監査を行うことが可能となり、ＵＳＢメモリの適切な管理が可能となる。

図１１は、本発明にかかる実施形態で利用する、複合機１００のＨＤＤ３０４で管理するユーザファイル情報１２００の一例を示す図である。

ユーザファイル情報１２００は、ファイルを検索するために用いられる。

ユーザファイル情報１２００は、複合機１００に保存されたファイルごとに保持し、ファイルを保存したユーザのユーザＩＤ１２０１，ユーザ名１２０２、ファイルが送信されたクライアントＰＣ１０５のＰＣ名１２０３、保存したファイルのファイル名１２０４（ファイルパスであってもよい）、ファイルの容量１２０５、複合機名１２０６、複合機のＩＰアドレス１２０７、ファイルの保存した時刻１２０８、ファイルが保存されている領域（フォルダ）を示す保存先１２０９を有している。

なお、本実施形態ではユーザファイル情報１２００を複合機１００で記憶するように構成したが、管理サーバ１０４で記憶して管理するように構成することも可能である。これにより、ファイルが保存されていない複合機１００でＵＳＢメモリ１０２を接続した場合にも、ファイルが保存されている複合機１００からファイルを取得して、ＵＳＢメモリ１０２に保存することが可能となる。

図１２は、本発明にかかる実施形態で利用する、認証サーバ１０３の外部メモリ２１１で管理する認証情報１３００の一例を示す図である。
認証情報１３００は、ユーザ認証に用いられる情報である。

認証情報１３００は、ユーザＩＤ１３０１、ユーザ名１３０２、パスワード１３０３、ＩＣカードに記憶されているカード情報１３０４、ＵＳＢメモリを持ち出す権限があるユーザかを示すＵＳＢメモリ利用権限１３０５で構成されている。

なお、本実施形態では、ＵＳＢメモリ利用権限１３０５で「あり」のユーザの処理について説明するものとする。

また、本実施形態では、認証情報１３００は認証サーバ１０３に記憶するように構成したが、複合機１００のＨＤＤ３０４に記憶して、複合機１００で認証を行うようにすることも可能である。

図１３は、本発明にかかる実施形態で利用する、管理サーバ１０４の外部メモリ２１１で管理する承認情報１４００の一例を示す図である。

承認情報１４００は、ＵＳＢメモリ１０２の持ち出しや返却、また持ち出したユーザや持ち出し・返却を承認したユーザ、ウィルススキャン結果の情報を１４０１〜１４１７にて記憶している。

図１４、図１５は、クライアントＰＣ１０５のディスプレイ２１０で表示する画面の一例を示す図である。

図１４は、複合機１００にログインする際のファイル送信ログイン画面１５００で、ユーザ名１５０１とパスワード１５０２の入力領域と、ログインボタン１５０３で構成されている。

図１５は、複合機１００に送信するファイルを選択する際のファイル送信画面１６００で、送信ファイルを選択するための参照ボタン１６０１と、選択されたファイルのパスを表示する１６０２と、ファイル送信ボタン１６０３で構成されている。

図１６，図１７，図１８，図１９，図２０は、複合機１００の操作部３０８で表示する表示画面イメージである。

図１６は、操作部３０８に最初に表示されているユーザ認証画面１７００である。また、図１７は、認証後に操作部３０８に表示されるＵＳＢメモリ接続待ち画面１８００である。

図１８は、ＵＳＢメモリが接続された場合に操作部３０８に表示されるＵＳＢメモリ承認画面１９００である。また、１９０１に認証されたユーザのユーザ名が表示され、１９０２に接続されたＵＳＢメモリの機器番号が表示される構成となっている。

図１９は、ＵＳＢメモリを持ち出す際に操作部３０８に表示される、ファイル選択画面で２０００である。また、ユーザ名が２００１に、ＵＳＢメモリに記憶させることができるファイルの一覧が２００２に表示され、選択されたファイル数が２００３に表示される構成となっている。また選択したファイルを保存指示するＵＳＢ保存ボタン２００４で構成されている。

図２０は、ウィルススキャンした結果をした際に操作部３０８に表示されるスキャン結果表示画面２１００である。また、ウィルススキャンした結果を２１０１に表示される構成となっており、印刷ボタン２１０２とログアウトボタン２１０３で構成されている。

上記実施形態では、カード（ＩＣカード）を用いて認証を行い、ユーザのログインやログイン許可をおこうなうように構成したが、操作部にユーザ名、パスワード、認証先ドメイン名を入力して認証を得る形態、あるいは指紋などの生体情報を用いて認証させる仕組みを用いて行うことも可能である。

本実施形態で指紋の生体情報を用いた場合、カードリーダ１０１は指紋リーダ（指紋センサ）に置き換え、認証サーバ１０３の認証情報のカード情報１３０４を指紋リーダで読取った指紋画像から抽出した特徴点をデータ化して指紋情報として登録するように構成する。なお、特徴点の抽出する方法として様々な技術が開示されているが、どのような方法（技術）を用いて抽出してもよい。

以上の構成によれば、例えば、ＵＳＢメモリ等の着脱可能な記憶媒体の利用時の管理を適切に行わせ、記憶媒体を利用する際のリスク低減を図ることができる。

特にＵＳＢメモリを利用する場合に、複合機を用いることで、ファイルの入出力を特定の機器で行わせることができ、情報漏えい防止効果を高めることができる。

また、特定の機器でＵＳＢメモリの利用を行わせるため、ＵＳＢメモリの利用の承認や利用状況（持ち出しや返却）等一元管理できるので、ＵＳＢメモリの適切な管理が容易となる。

さらに、ＵＳＢメモリのウィルススキャンの結果、ＵＳＢメモリ保存ファイルの情報、承認者の情報などを結果レポートとして容易に印刷できるため、ＵＳＢメモリの管理状況を紙媒体で管理したい場合にも有効である。

なお、上述した各種データの構成及びその内容はこれに限定されるものではなく、用途や目的に応じて、様々な構成や内容で構成されることは言うまでもない。

例えば、管理サーバ１０４で管理する承認情報１４００を複合機１００のＨＤＤ３０４に記憶し、認証サーバ１０３の認証情報１３００を複合機１００のＨＤＤ３０４に記憶して、複合機１００だけでＵＳＢメモリの持ち出しや返却の管理を行うことも可能である。

この場合、複合機１００から管理サーバ１０４への送受信は、複合機１００内での出力と入力の処理に置き換わり、管理サーバ１０４の処理は複合機１００の処理となる。

以上、一実施形態について示したが、本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラムもしくは記録媒体等としての実施態様をとることが可能であり、具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用しても良いし、また、一つの機器からなる装置に適用しても良い。

また、本発明におけるプログラムは、図５〜図１０の処理方法をコンピュータが実行可能なプログラムであり、本発明の記憶媒体は図５〜図１０の処理方法をコンピュータが実行可能なプログラムが記憶されている。なお、本発明におけるプログラムは図５〜図１０の各装置の処理方法ごとのプログラムであってもよい。

以上のように、前述した実施形態の機能を実現するプログラムを記録した記録媒体を、システムあるいは装置に供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記録媒体に格納されたプログラムを読出し実行することによっても、本発明の目的が達成されることは言うまでもない。

この場合、記録媒体から読み出されたプログラム自体が本発明の新規な機能を実現することになり、そのプログラムを記憶した記録媒体は本発明を構成することになる。

プログラムを供給するための記録媒体としては、例えば、フレキシブルディスク，ハードディスク，光ディスク，光磁気ディスク，ＣＤ−ＲＯＭ，ＣＤ−Ｒ，ＤＶＤ−ＲＯＭ，磁気テープ，不揮発性のメモリカード，ＲＯＭ，ＥＥＰＲＯＭ，シリコンディスク等を用いることができる。

また、コンピュータが読み出したプログラムを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているＯＳ（オペレーティングシステム）等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。

さらに、記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。

また、本発明は、複数の機器から構成されるシステムに適用しても、１つの機器からなる装置に適用してもよい。また、本発明は、システムあるいは装置にプログラムを供給することによって達成される場合にも適応できることは言うまでもない。この場合、本発明を達成するためのプログラムを格納した記録媒体を該システムあるいは装置に読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。

さらに、本発明を達成するためのプログラムをネットワーク上のサーバ，データベース等から通信プログラムによりダウンロードして読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。

なお、上述した各実施形態およびその変形例を組み合わせた構成も全て本発明に含まれるものである。

１００ 複合機
１０１ カードリーダ
１０２ ＵＳＢメモリ
１０３ 認証サーバ
１０４ 管理サーバ
１０５ クライアントＰＣ
１１０ ＬＡＮ

Claims (12)

1. 着脱可能な記憶媒体を接続可能な接続部を有し、前記接続部に接続された記憶媒体を識別する記憶媒体識別情報と前記接続された記憶媒体が持出中であるか否かを示す利用状況と前記接続された記憶媒体を持出中のユーザを識別するユーザ識別情報とを対応付けて記憶する記憶装置を制御する画像形成装置であって、
   前記接続部への前記記憶媒体の接続が検知された際に、該接続された記憶媒体から該記憶媒体の識別情報を取得する記憶媒体識別情報取得手段と、
   該接続された記憶媒体の持出または返却を行うユーザを識別するユーザ識別情報の入力を受け付けるユーザ識別情報受付手段と、
   前記記憶媒体識別情報取得手段が取得した記憶媒体の識別情報に対応する利用状況が持出中ではない場合、該接続された記憶媒体の記憶媒体識別情報に該記憶媒体の持出を行うユーザのユーザ識別情報と持出中を示す利用状況とを対応付けて記憶するように前記記憶装置を制御する持出記録制御手段と、
   前記記憶媒体識別情報取得手段が取得した記憶媒体の識別情報に対応する利用状況が持出中を示す場合、前記ユーザ識別情報受付手段でユーザ識別情報の入力を受け付けた後に該接続された記憶媒体の記憶媒体識別情報と持出中ではない旨を示す利用状況とを対応付けて記憶するように前記記憶装置を制御する返却記録制御手段と、
   を備えることを特徴とする画像形成装置。
2. 前記画像形成装置は、さらに、
   前記記憶媒体取得手段が取得した記憶媒体の識別情報に対応する利用状況が持出中を示す場合であり、前記接続された記憶媒体にファイルが記憶されている場合に、該接続された記憶媒体に記憶されたファイルを該接続された記憶媒体から取得するファイル取得手段と、
   を備えることを特徴とする請求項１に記載の画像形成装置。
3. 前記画像形成装置は、さらに、
   前記記憶媒体取得手段が取得した記憶媒体の識別情報に対応する利用状況が持出中を示す場合であり、前記接続された記憶媒体にファイルが記憶されている場合に、該接続された記憶媒体に記憶されたファイルを該接続された記憶媒体から削除する削除手段を備えることを特徴とする請求項１または２に記載の画像形成装置。
4. 前記画像形成装置は、さらに、
   ユーザ識別情報が対応付けられたファイルを記憶する記憶手段と、
   前記記憶手段に記憶されているファイルに対応付けられたユーザ識別情報と、前記ユーザ識別情報受付手段で受け付けたユーザ識別情報とが一致する場合に、該ファイルを接続された記憶媒体に出力する出力手段と、
   を備えることを特徴とする請求項１乃至３のいずれか１項に記載の画像形成装置。
5. 前記画像形成装置は、さらに、
   前記接続された記憶媒体の持ち出しを承認するユーザを識別する承認ユーザ識別情報の入力を受け付ける承認ユーザ識別情報受付手段を備え、
   前記持出記録制御手段は、さらに、
   該接続された記憶媒体の持出を行うユーザのユーザ識別情報と前記承認ユーザ識別情報とが異なる場合に、該接続された記憶媒体の記憶媒体識別情報に持出中を示す利用状況を対応付けて記憶するように前記記憶装置を制御することを特徴とする請求項１乃至４のいずれか１項に記載の画像形成装置。
6. 前記持出記録制御手段は、さらに、
   前記ユーザ識別情報と前記承認ユーザ識別情報とを前記接続された記憶媒体の記憶媒体識別情報に対応付けて記憶するように前記記憶装置を制御することを特徴とする請求項５に記載の画像形成装置。
7. 前記画像形成装置は、さらに、
   前記接続された記憶媒体の返却を確認するユーザを識別する確認ユーザ識別情報の入力を受け付ける確認ユーザ識別情報受付手段を備え、
   前記返却記録制御手段は、さらに、
   前記接続された記憶媒体を持出中のユーザのユーザ識別情報と前記確認ユーザ識別情報とが異なる場合に、該接続された記憶媒体の記憶媒体識別情報に持出中ではない旨を示す利用状況を対応付けて記憶するように前記記憶装置を制御することを特徴とする請求項１乃至６のいずれか１項に記載の画像形成装置。
8. 前記返却記録手段は、さらに、
   前記確認ユーザ識別情報を前記接続された記憶媒体の記憶媒体識別情報に対応付けて記録するように前記記憶装置を制御することを特徴とする請求項７に記載の画像形成装置。
9. 前記画像形成装置は、さらに、
   前記記憶媒体取得手段が取得した記憶媒体の識別情報に対応する利用状況が持出中である場合に、前記接続された記憶媒体の持出を行うユーザから前記接続された記憶媒体を持ち出す旨の指示を受け付ける持出指示受付手段を備え、
   前記持出指示受付手段がユーザから該接続された記憶媒体を持ち出す旨の指示を受け付けた場合に、前記持出記録制御手段は、前記記憶媒体識別情報取得手段が取得した記憶媒体の識別情報に対応する利用状況が持出中ではない場合、該接続された記憶媒体の記憶媒体識別情報に該記憶媒体の持出を行うユーザのユーザ識別情報と持出中を示す利用状況とを対応付けて記憶するように前記記憶装置を制御することを特徴とする請求項１乃至８のいずれか１項に記載の画像形成装置。
10. 前記画像形成装置は、さらに、
    前記記憶装置に記憶された情報を印刷する印刷手段を備えることを特徴とする請求項１乃至９のいずれか１項に記載の画像形成装置。
11. 着脱可能な記憶媒体を接続可能な接続部を有し、前記接続部に接続された記憶媒体を識別する記憶媒体識別情報と前記接続された記憶媒体が持出中であるか否かを示す利用状況と前記接続された記憶媒体を持出中のユーザを識別するユーザ識別情報とを対応付けて記憶する記憶装置を制御する画像形成装置の情報処理方法であって、
    記憶媒体識別情報取得手段が、前記接続部への前記記憶媒体の接続が検知された際に、該接続された記憶媒体から該記憶媒体の識別情報を取得する記憶媒体識別情報取得工程と、
    ユーザ識別情報受付手段が、該接続された記憶媒体の持出または返却を行うユーザを識別するユーザ識別情報の入力を受け付けるユーザ識別情報受付工程と、
    持出記録制御手段が、前記記憶媒体識別情報取得工程で前記記憶媒体識別情報取得手段が取得した記憶媒体の識別情報に対応する利用状況が持出中ではない場合、該接続された記憶媒体の記憶媒体識別情報に該記憶媒体の持出を行うユーザのユーザ識別情報と持出中を示す利用状況とを対応付けて記憶するように前記記憶装置を制御する持出記録制御工程と、
    返却記録制御手段が、前記記憶媒体識別情報取得工程で前記記憶媒体識別情報取得手段が取得した記憶媒体の識別情報に対応する利用状況が持出中を示す場合、前記ユーザ識別情報受付手段でユーザ識別情報の入力を受け付けた後に該接続された記憶媒体の記憶媒体識別情報と持出中ではない旨を示す利用状況とを対応付けて記憶するように前記記憶装置を制御する返却記録制御工程とを有することを特徴とする情報処理方法。
12. 着脱可能な記憶媒体を接続可能な接続部を有し、前記接続部に接続された記憶媒体を識別する記憶媒体識別情報と前記接続された記憶媒体が持出中であるか否かを示す利用状況と前記接続された記憶媒体を持出中のユーザを識別するユーザ識別情報とを対応付けて記憶する記憶装置を制御する画像形成装置で実行可能なプログラムであって、
    前記画像形成装置を、
    前記接続部への前記記憶媒体の接続が検知された際に、該接続された記憶媒体から該記憶媒体の識別情報を取得する記憶媒体識別情報取得手段と、
    該接続された記憶媒体の持出または返却を行うユーザを識別するユーザ識別情報の入力を受け付けるユーザ識別情報受付手段と、
    前記記憶媒体識別情報取得手段が取得した記憶媒体の識別情報に対応する利用状況が持出中ではない場合、該接続された記憶媒体の記憶媒体識別情報に該記憶媒体の持出を行うユーザのユーザ識別情報と持出中を示す利用状況とを対応付けて記憶するように前記記憶装置を制御する持出記録制御手段と、
    前記記憶媒体識別情報取得手段が取得した記憶媒体の識別情報に対応する利用状況が持出中を示す場合、前記ユーザ識別情報受付手段でユーザ識別情報の入力を受け付けた後に該接続された記憶媒体の記憶媒体識別情報と持出中ではない旨を示す利用状況とを対応付けて記憶するように前記記憶装置を制御する返却記録制御手段として機能させることを特徴とするプログラム。

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