JP6217767B2 - 情報処理装置、情報保存方法、プログラム及び情報処理システム - Google Patents

Description

本発明は情報処理装置、情報保存方法、プログラム及び情報処理システムに関する。

ペーパレス（電子）会議システムでは、会議などで使用する資料を電子化し、資料を参加者の手元のタブレット端末やノートＰＣなどのクライアント端末で表示する。従来の電子会議システムでは、参加者のクライアント端末の表示が、話者のクライアント端末の資料の表示ページやメモ書きなどと同期することで効率的な会議などを行っていた。

例えば会議資料の格納や参照等、会議資料の利用の便宜を図ることを目的とし、日時を入力指定するだけで、ユーザがその日時に参加していた会議に関連した会議資料の格納先を特定できる電子会議システムは従来から知られている（例えば特許文献１参照）。

従来の電子会議システムでは会議に使用した資料を、例えば参加者のクライアント端末のローカルストレージ又は文書管理サーバ等に保存する場合がある。また、従来の電子会議システムにおいてユーザは、会議に使用した資料だけでなく、会議に関する情報（会議情報）を残しておきたい場合もある。しかしながら、従来の電子会議システムでは、会議情報を残す場合、例えばメモ機能などを利用してユーザが会議情報を入力して保存する必要があり、手間が掛かるという問題があった。

本発明の実施の形態は、上記の点に鑑みなされたもので、会合で使用した資料と、その会合に関する情報とを保存できる情報処理装置を提供することを目的とする。

上記目的を達成するため、本願請求項１は、複数の端末装置の間で行われる会合の管理を行う情報処理装置であって、前記会合で使用した資料と、その会合に関する情報と、を保存タイプごとに異なる条件で保存するためのルールとして、前記会合に関する情報を生成して保存するためのルールが設定された保存タイプ情報を記憶する保存タイプ情報記憶部から、選択された保存タイプの保存タイプ情報を読み出し、読み出した前記保存タイプ情報に基づく前記会合に関する情報を生成する情報生成手段と、前記会合で使用した資料と、生成した前記会合に関する情報とを、読み出した前記保存タイプ情報に設定されている出力先に保存する保存手段と、を有することを特徴とする。

本発明の実施の形態によれば、会合で使用した資料と、その会合に関する情報とを保存することができる。

本実施形態に係る会議システムの一例の構成図である。 本実施形態に係るコンピュータの一例のハードウェア構成図である。 会議サーバ装置の一例の機能ブロック図である。 クライアント端末の一例の機能ブロック図である。 文書管理サーバ装置の一例の機能ブロック図である。 会議情報の一例の構成図である。 保存タイプ情報の一例の構成図である。 ＸＭＬタグ情報の一例の構成図である。 保存タイプ設定画面の一例のイメージ図である。 保存タイプ追加／編集画面の一例のイメージ図である。 出力情報追加／編集画面の一例のイメージ図である。 会議に使用した資料と、ユーザにより選択された保存タイプに基づく会議情報とを保存する処理の一例のフローチャートである。 保存タイプ選択画面の一例のイメージ図である。 会議に使用した資料と生成した会議情報とを文書管理サーバ装置に登録する処理の一例のシーケンス図である。 会議に使用した資料と生成した会議情報とを文書管理サーバ装置に登録する処理の他の例のシーケンス図である。 会議情報の他の例の構成図である。

次に、本発明の実施の形態について詳細に説明する。なお、本実施形態では資料を使用した会合に関する情報の一例として、資料を使用した会議に関する情報（会議情報）について説明するが、会議情報に限定するものではない。会合は会議の他、講義や授業、セミナーなどを含むものである。
［第１の実施形態］
＜システム構成＞
図１は本実施形態に係る会議システムの一例の構成図である。図１（Ａ）の会議システム１Ａは、会議サーバ装置１０、複数台のクライアント端末１２、文書管理サーバ装置１４がＬＡＮなどのネットワークＮ１に接続される構成を一例として示している。また、図１（Ｂ）の会議システム１Ｂは、図１（Ａ）の会議システム１Ａの文書管理サーバ装置１４の代わりにファイルサーバ装置１６がネットワークＮ１に接続される構成である。

文書管理サーバ装置１４、ファイルサーバ装置１６は、会議で使用した資料と、会議情報とを保存する装置の一例である。なお、会議で使用した資料と会議情報とは会議サーバ装置１０に保存することもできる。会議で使用した資料と会議情報とを会議サーバ装置１０に保存する場合は、文書管理サーバ装置１４又はファイルサーバ装置１６を省略してもよい。また、会議システム１Ａの文書管理サーバ装置１４又は会議システム１Ｂのファイルサーバ装置１６は会議サーバ装置１０の一機能として会議サーバ装置１０と同一のコンピュータに搭載されていてもよい。以下では、会議システム１Ａ及び会議システム１Ｂの何れでもよい場合に会議システム１と呼ぶ。

会議サーバ装置１０は、会議の登録要求、資料の登録要求などを受け付け、後述の会議情報、会議で使用する資料などを保存する。また、会議サーバ装置１０は会議の開催や参加制御などを行う。会議サーバ装置１０は、１つ以上のコンピュータ上で動作するソフトウェアやサービスにより実現できる。また、会議サーバ装置１０は所謂クラウドサービスの形態をとることもできる。会議サーバ装置１０は例えば会議システム１専用の装置や一般的なワークステーションやＰＣなどのコンピュータにより実現される。

クライアント端末１２は、会議や資料を会議サーバ装置１０に登録する機能、会議の一覧や資料を表示する機能を備えている。クライアント端末１２は例えばＰＣやタブレット端末、スマートフォンや携帯電話、ＰＤＡ等の端末装置、仮想マシン、プロジェクタ、電子黒板の他、会議システム１専用の装置であってもよい。

クライアント端末１２上で動作するソフトウェアは、単体で動作するネイティブアプリケーションであっても、Ｗｅｂブラウザと、そのＷｅｂブラウザ上で動作するＷｅｂアプリケーションであっても構わない。また、クライアント端末１２は会議情報を会議サーバ装置１０から取得し、資料データをダウンロードし、資料を表示して会議に参加する機能を備えている。なお、会議システム１では会議に参加しているユーザが、誰でも発表者となることができるようにしてもよい。

クライアント端末１２は会議への参加中、他のクライアント端末１２と同じ資料が表示される。クライアント端末１２は会議サーバ装置１０から発表者などの他のクライアント端末１２からの入力操作（ページめくり等）をリアルタイムに受信し、他のクライアント端末１２と表示画面の共有（同期）を行うこともできる。

例えば発表者のクライアント端末１２で資料のページがめくられると、発表者以外のクライアント端末１２でも資料のページがめくられて、同じ画面が共有される。さらに、発表者のクライアント端末１２でタッチペンやマウス操作などでマークや線を引いたり、文字を追加したりする手書きメモが記載されると、参加者のクライアント端末１２の画面にも反映される。

会議システム１Ａにおいて、会議サーバ装置１０、クライアント端末１２及び文書管理サーバ装置１４はネットワークＮ１を介してデータ通信可能である。また、会議システム１Ｂにおいて、会議サーバ装置１０、クライアント端末１２及びファイルサーバ装置１６もネットワークＮ１を介してデータ通信可能である。ネットワークＮ１はＬＡＮの他、インターネットや専用線でもよいし、有線であっても無線であってもよい。

＜ハードウェア構成＞
会議サーバ装置１０、クライアント端末１２、文書管理サーバ装置１４、及び、ファイルサーバ装置１６は、例えば図２に示すようなハードウェア構成のコンピュータ５００により実現される。図２は、本実施形態に係るコンピュータの一例のハードウェア構成図である。

図２に示したコンピュータ５００は、入力装置５０１、表示装置５０２、外部Ｉ／Ｆ５０３、ＲＡＭ５０４、ＲＯＭ５０５、ＣＰＵ５０６、通信Ｉ／Ｆ５０７、及びＨＤＤ５０８などを備え、それぞれがバスＢで相互に接続されている。なお、入力装置５０１及び表示装置５０２は必要なときに接続して利用する形態であってもよい。

入力装置５０１はキーボードやマウス、タッチパネルなどを含み、ユーザが各操作信号を入力するのに用いられる。表示装置５０２はディスプレイ等を含み、コンピュータ５００による処理結果を表示する。

通信Ｉ／Ｆ５０７はコンピュータ５００を各種ネットワークに接続するインタフェースである。これにより、コンピュータ５００は通信Ｉ／Ｆ５０７を介してデータ通信を行うことができる。

また、ＨＤＤ５０８は、プログラムやデータを格納している不揮発性の記憶装置の一例である。格納されるプログラムやデータには、コンピュータ５００全体を制御する基本ソフトウェアであるＯＳ、及びＯＳ上において各種機能を提供するアプリケーションソフトウェア（以下、単にアプリケーションと呼ぶ）などがある。なお、コンピュータ５００はＨＤＤ５０８に替え、記憶媒体としてフラッシュメモリを用いるドライブ装置（例えばソリッドステートドライブ：ＳＳＤ）を利用するものであってもよい。

外部Ｉ／Ｆ５０３は、外部装置とのインタフェースである。外部装置には、記録媒体５０３ａなどがある。これにより、コンピュータ５００は外部Ｉ／Ｆ５０３を介して記録媒体５０３ａの読み取り及び／又は書き込みを行うことができる。記録媒体５０３ａにはフレキシブルディスク、ＣＤ、ＤＶＤ、ＳＤメモリカード、ＵＳＢメモリなどがある。

ＲＯＭ５０５は、電源を切ってもプログラムやデータを保持することができる不揮発性の半導体メモリ（記憶装置）の一例である。ＲＯＭ５０５にはコンピュータ５００の起動時に実行されるＢＩＯＳ、ＯＳ設定、及びネットワーク設定などのプログラムやデータが格納されている。ＲＡＭ５０４はプログラムやデータを一時保持する揮発性の半導体メモリ（記憶装置）の一例である。

ＣＰＵ５０６は、ＲＯＭ５０５やＨＤＤ５０８などの記憶装置からプログラムやデータをＲＡＭ５０４上に読み出し、処理を実行することで、コンピュータ５００全体の制御や機能を実現する演算装置である。

会議サーバ装置１０、クライアント端末１２、文書管理サーバ装置１４、及び、ファイルサーバ装置１６は、例えば上記したハードウェア構成のコンピュータ５００上でプログラムを実行することにより、後述するような各種処理を実現できる。

＜ソフトウェア構成＞
ここでは、本実施形態に係る会議システム１の一例である会議システム１Ａについて説明する。本実施形態に係る会議システム１Ａの会議サーバ装置１０、クライアント端末１２及び文書管理サーバ装置１４は以下のような機能ブロックにより実現される。

《会議サーバ装置》
会議サーバ装置１０は例えば図３に示すような機能ブロックで実現される。図３は会議サーバ装置の一例の機能ブロック図である。なお、図３の機能ブロックは会議サーバ装置１０が提供する機能のうち、本実施形態の説明に必要な機能について示しており、他の機能が存在してもかまわない。

会議サーバ装置１０はプログラムを実行することで、通信部２０、情報処理部３０及び情報管理部４０を実現する。また、情報処理部３０は保存タイプ設定部３１、会議登録部３２、資料登録部３３、会議制御部３４、保存タイプ選択受付部３５、保存タイプ別会議情報生成部３６、保存部３７を有する。情報管理部４０は会議情報記憶部４１、保存タイプ情報記憶部４２及びＸＭＬタグ情報記憶部４３を有する。

通信部２０はクライアント端末１２及び文書管理サーバ装置１４との通信を行う。情報処理部３０は、保存タイプ設定部３１、会議登録部３２、資料登録部３３、会議制御部３４、保存タイプ選択受付部３５、保存タイプ別会議情報生成部３６、保存部３７などの情報処理を行う。また、情報管理部４０は会議情報、保存タイプ情報、ＸＭＬタグ情報などを記憶している。

保存タイプ設定部３１は管理者などから後述の保存タイプ（保存ルール）の設定を予め受け付け、保存タイプ情報記憶部４２に保存タイプを設定する。会議登録部３２はクライアント端末１２から会議登録要求を受け付け、会議情報記憶部４１に会議情報を設定して会議の登録を行う。資料登録部３３はクライアント端末１２から資料登録要求を受け付けて資料データの登録を行う。なお、資料データの保存場所は会議サーバ装置１０の情報管理部４０であってもよいし、会議サーバ装置１０以外であってもよい。

会議制御部３４は情報管理部４０に記憶されている会議情報、保存タイプ情報、ＸＭＬタグ情報などの情報を用いて、会議情報の提供、資料の提供、会議の開催、終了、会議に参加中のクライアント端末１２における表示画面の共有などの制御を行う。

保存タイプ選択受付部３５はクライアント端末１２に後述の保存タイプ選択画面を表示させて発表者や事務局などのユーザから保存タイプの選択を受け付ける。保存タイプ別会議情報生成部３６はユーザにより選択された保存タイプの保存タイプ情報を保存タイプ情報記憶部４２から読み出し、ユーザにより選択された保存タイプに基づく会議情報を生成する。保存部３７は会議に使用した資料と、ユーザにより選択された保存タイプに基づく会議情報とを、保存タイプ情報に設定されている出力先に出力して保存させる。

会議情報記憶部４１は会議情報を記憶している。会議情報記憶部４１に記憶している会議情報は、会議が終了してからの経過時間や古い順などの所定のルールにより消去されるものであってもよい。また、保存タイプの選択が可能なユーザは例えば会議を開催するための秘密情報（開催キー）を入力したユーザとしてもよい。

保存タイプ情報記憶部４２は保存タイプ情報を記憶している。また、ＸＭＬタグ情報記憶部４３はＸＭＬタグ情報を記憶している。なお、会議情報、保存タイプ情報及びＸＭＬタグ情報の詳細は後述する。また、図３に示した機能ブロックは一例である。例えば会議サーバ装置１０が有する機能ブロックのうちの一部が、他のコンピュータ上で動作してもよい。その場合、機能ブロック同士は必要に応じて通信を行い、情報のやり取りを行う。

《クライアント端末》
クライアント端末１２は例えば図４に示すような機能ブロックで実現される。図４はクライアント端末の一例の機能ブロック図である。なお、図４の機能ブロックはクライアント端末１２が提供する機能のうち、本実施形態の説明に必要な機能について示し、他の機能が存在してもかまわない。

クライアント端末１２はプログラムを実行することにより、ＵＩ表示部５０、情報処理部６０、認証部７０、通信部８０、情報管理部９０、検索部１００を実現する。ＵＩ表示部５０は表示制御部５１、入力操作制御部５２を有する。情報処理部６０はストローク処理部６１、情報同期処理部６２、資料取得部６３、会議情報取得部６４等を有する。通信部８０は送受信制御部８１を有する。

ＵＩ表示部５０は表示制御部５１、入力操作制御部５２などのＵＩ表示に関する制御を行う。通信部８０の送受信制御部８１は会議サーバ装置１０及び文書管理サーバ装置１４との通信を制御する。情報処理部６０はストローク処理部６１、情報同期処理部６２、資料取得部６３、会議情報取得部６４などの情報処理を行う。認証部７０はユーザ認証に関する処理を行う。情報管理部９０は情報の管理を行う。検索部１００は検索に関する処理を行う。

表示制御部５１はＵＩの表示制御を行う。入力操作制御部５２はユーザからの入力操作を受け付け、その入力操作に基づいた制御を行う。情報処理部６０は会議サーバ装置１０と接続し、会議サーバ装置１０に登録されている会議一覧を表示して、開催又は参加する会議をユーザに選択させる。情報処理部６０はユーザから選択された会議の会議情報及び資料データを取得し、ＵＩ表示部５０に資料を表示させる。

情報処理部６０は会議の開催又は参加後、通信部８０を利用して会議サーバ装置１０と通信を行い、他のクライアント端末１２と資料の表示画面を共有する。例えば発表者のクライアント端末１２は、ページめくりやメモ書きなどの入力操作情報を会議サーバ装置１０に送信する。会議サーバ装置１０の情報処理部３０は、その会議に参加しているクライアント端末１２全てに、発表者のクライアント端末１２から受信した入力操作情報を送信する。

会議サーバ装置１０から入力操作情報を受信したクライアント端末１２は、受信した入力操作情報に基づいて資料の表示画面を更新することで、発表者のクライアント端末１２と表示画面の共有を行うことができる。なお、図４の機能ブロックは一例である。

《文書管理サーバ装置》
文書管理サーバ装置１４は例えば図５に示すような機能ブロックで実現される。図５は文書管理サーバ装置の一例の機能ブロック図である。なお、図５の機能ブロックは文書管理サーバ装置１４が提供する機能のうち、本実施形態の説明に必要な機能について示しており、他の機能が存在してもかまわない。

文書管理サーバ装置１４はプログラムを実行することにより、文書登録ツール部１１０及び文書管理サーバ部１２０を実現する。文書登録ツール部１１０は監視部１１１、通信部１１２及び登録部１１３を有する。文書管理サーバ部１２０は情報処理部１２１、通信部１２２及び表示制御部１２３を有する。

ストレージ１３０は会議サーバ装置１０から会議に使用した資料と、ユーザにより選択された保存タイプに基づく会議情報とを保存される出力先の一例である。文書登録ツール部１１０の監視部１１１は資料と会議情報との出力先として設定されたストレージ１３０の保管場所（例えばフォルダやディレクトリなど）を監視し、資料や会議情報の保存を検知する。監視部１１１が資料や会議情報の保存を検知すると、登録部１１３は保存を検知した資料や会議情報を文書管理サーバ部１２０に登録する。

なお、会議システム１Ｂの場合、ファイルサーバ装置１６はストレージ１３０を有している。会議サーバ装置１０は資料と会議情報との出力先として設定されたファイルサーバ装置１６のストレージ１３０に会議に使用した資料と、ユーザにより選択された保存タイプに基づく会議情報とを保存する。

図５に示した機能ブロックは一例である。例えば図５の文書管理サーバ装置１４の文書登録ツール部１１０と文書管理サーバ部１２０とが別々である構成は一例である。文書管理サーバ装置１４は文書登録ツール部１１０が無く、文書管理サーバ部１２０に文書登録ツール部１１０の機能を有する構成であってもよい。また、文書管理サーバ装置１４はストレージ１３０への資料や会議情報の保存を会議サーバ装置１０から通知されるような構成であってもよい。

さらに、図５の文書管理サーバ装置１４が有する機能ブロックのうちの一部が、他のコンピュータ上で動作してもよい。その場合、機能ブロック同士は通信を行い、情報のやり取りを行う。

《会議情報》
会議サーバ装置１０の会議情報記憶部４１には例えば図６に示す会議情報が記憶されている。図６は会議情報の一例の構成図である。図６の会議情報は項目として会議ＩＤ、会議名、開催日時、終了日時、場所、メモ、参加人数などを有している。会議ＩＤは会議を一意に識別するための識別情報の一例である。会議名は会議の名称である。開催日時は会議を開催する日時である。終了日時は会議を終了する日時である。場所は会議の開催場所である。メモはユーザが入力したメモである。また、参加人数は会議に参加した参加人数である。

なお、会議情報には会議名、予定開催日時、予定終了日時などのユーザが会議登録時に手動で入力した情報と、会議の開催後に会議サーバ装置１０が自動的に入力した参加人数や参加ユーザＩＤなどの情報とが、含まれる。

《保存タイプ情報》
会議サーバ装置１０の保存タイプ情報記憶部４２には例えば図７に示す保存タイプ情報が記憶されている。図７は保存タイプ情報の一例の構成図である。図７の保存タイプ情報は項目としてタイプＩＤ、タイプ名、出力先、フォルダ、形式、ｐｒｏｐ１〜ｎなどを有している。

タイプＩＤは保存タイプを一意に識別するための識別情報の一例である。タイプ名は保存タイプの名称である。出力先は資料と会議情報とを保存するストレージ１３０上の保管場所のパスである。フォルダは資料や会議情報を保存する都度、新しいフォルダを作成する場合のフォルダ名を指定する情報である。形式はＸＭＬやテキストなど、会議情報の出力形式を表している。ｐｒｏｐ１〜ｎは会議情報の１つ以上の出力項目を表している。

保存タイプ情報は管理者などが予め設定しておく。図７に示すように保存タイプ情報には複数の保存タイプを設定できる。例えば図７のタイプ名「役員会議」の保存タイプは出力項目として開催日時、終了日時、メモが設定されている。

また、図７のタイプ名「役員会議」の保存タイプはフォルダに｛ＤａｔｅＴｉｍｅ｝が指定されているため、現在日時をフォルダ名とするフォルダを作成し、そのフォルダに資料と会議情報とを保存する。なお、フォルダが空欄の場合はフォルダを作成せず、出力先のパスが示す保管場所に資料と会議情報とを保存する。

例えば図７のタイプ名「役員会議」の保存タイプは形式が「ＸＭＬ」であるため、開催日時、終了日時、メモを出力項目として含むＸＭＬ形式の会議情報が、作成したフォルダに保存される。このように、本実施形態に係る会議サーバ装置１０では、各保存タイプの用途に従って会議情報の１つ以上の出力項目を任意に設定できる。なお、設定できる出力項目の範囲は、例えば料金、契約内容などによって変えることも可能である。

《ＸＭＬタグ情報》
会議サーバ装置１０のＸＭＬタグ情報記憶部４３には例えば図８に示すＸＭＬタグ情報が記憶されている。図８はＸＭＬタグ情報の一例の構成図である。図８のＸＭＬタグ情報は項目としてＫＥＹ（キー）とＶａｌｕｅ（値）とを有している。図８のＸＭＬタグ情報は一例として図７のタイプ名「役員会議」のＸＭＬタグ情報を示している。ＫＥＹには図７のｐｒｏｐ１〜ｎが設定されている。また、ＶａｌｕｅにはＸＭＬ形式におけるタグ名が設定されている。図８のＸＭＬタグ情報は、保存タイプ情報のｐｒｏｐ１〜ｎとＸＭＬ形式におけるタグ情報とを対応付ける。

ＸＭＬタグ情報は、ＸＭＬ形式の会議情報を保存する場合に、可変の値であるｐｒｏｐ１〜ｎのタグ名を保持するものである。例えば図６に示した会議情報の保存時に、図７に示したタイプ名「役員会議」の保存タイプを選択すると、図７のＸＭＬタグ情報に設定されたタグ名でＸＭＬ形式の会議情報が出力される。

このように、本実施形態に係る会議サーバ装置１０ではＸＭＬ形式におけるタグ名を設定できるようにしたことで、例えば文書管理サーバ装置１４の文書登録ツール部１１０に対応したＸＭＬ形式の会議情報を出力できる。

例えば図６〜図８の例では出力される会議情報においてｐｒｏｐ１「開催日時」が＜Ｄａｔｅ＿Ｐｒｏｐｅｒｔｙ＿１＞２０１５／１１／２０ １３：００＜／Ｄａｔｅ＿Ｐｒｏｐｅｒｔｙ＿１＞のように表される。

＜処理の詳細＞
以下では、本実施形態に係る会議システム１の処理の詳細について説明する。

《保存タイプ設定処理》
本実施形態に係る会議システム１では、会議を開催する前に会議サーバ装置１０へ保存タイプ情報、ＸＭＬタグ情報を設定しておく。管理者などのユーザは例えば図９に示す保存タイプ設定画面１０００において、保存タイプの追加、変更及び削除を行う。図９は保存タイプ設定画面の一例のイメージ図である。管理者などのユーザは図９の保存タイプ設定画面１０００の追加ボタン１００１を押下することにより例えば図１０に示すような保存タイプ追加／編集画面１１００を表示させることができる。

図１０は保存タイプ追加／編集画面の一例のイメージ図である。管理者などのユーザは図１０の保存タイプ追加／編集画面１１００から、保存タイプの追加／編集を行うことができる。図１０の保存タイプ追加／編集画面１１００は保存タイプ名、保存先、保存時のフォルダ作成ルール、形式を設定できる。

また、管理者などのユーザは図１０の保存タイプ追加／編集画面１１００の出力情報追加／編集ボタン１１０１を押下することにより例えば図１１に示す出力情報追加／編集画面１２００を表示させることができる。

図１１は出力情報追加／編集画面の一例のイメージ図である。管理者などのユーザは図１１の出力情報追加／編集画面１２００から、会議情報の１つ以上の出力項目を出力情報として追加／編集する。管理者などのユーザは出力情報追加／編集画面１２００の設定欄１２０２に項目名、項目ＩＤ、出力項目、初期値を設定して、設定更新ボタン１２０３を押下することで、設定項目一覧１２０１に含まれる出力情報を更新できる。

また、管理者などのユーザは出力情報追加／編集画面１２００の設定欄１２０２に項目名、項目ＩＤ、出力項目、初期値を設定して、追加ボタン１２０４を押下することにより設定項目一覧１２０１に出力情報を追加できる。設定欄１２０２の項目ＩＤはＸＭＬ形式の会議情報におけるタグ名である。出力項目はテキスト形式の会議情報における項目名である。

《資料及び会議情報の保存》
会議サーバ装置１０は、会議に使用した資料と、ユーザにより選択された保存タイプに基づく会議情報とを例えば図１２に示す手順により保存する。図１２は、会議に使用した資料と、ユーザにより選択された保存タイプに基づく会議情報とを保存する処理の一例のフローチャートである。

ステップＳ１１においてクライアント端末１２は会議サーバ装置１０と接続し、登録されている会議一覧を表示する。ユーザは表示された会議一覧から開催又は参加する会議を選択できる。クライアント端末１２の表示制御部５１は開催又は参加した会議の資料を表示する。

会議の開催中、発表者となったクライアント端末１２は、発表者によるページめくり操作やメモ書き操作を会議サーバ装置１０に送信する。会議サーバ装置１０は受信した発表者によるページめくり操作やメモ書き操作を会議に参加しているクライアント端末１２に送信する。したがって、各クライアント端末１２は発表者のクライアント端末１２と表示画面の共有を行うことができる。

発表者による会議を終了する操作を受け付けると、会議サーバ装置１０はステップＳ１３に進み、発表者による会議の終了操作を会議に参加しているクライアント端末１２に送信する。したがって、会議に参加しているクライアント端末１２は、発表者により会議の終了操作が行われた旨を表示できる。

また、会議サーバ装置１０の保存タイプ選択受付部３５は発表者のクライアント端末１２に図１３のような保存タイプ選択画面１３００を表示させて発表者に保存タイプを選択させる。図１３は保存タイプ選択画面の一例のイメージ図である。図１３の保存タイプ選択画面１３００はラジオボタンにより保存タイプを選択する例を示している。なお、図１３の保存タイプ選択画面１３００には保存タイプ情報記憶部４２の保存タイプ情報に設定されている保存タイプが表示される。

保存タイプ選択画面１３００に表示される保存タイプは、保存タイプ情報記憶部４２の保存タイプ情報に設定されている全ての保存タイプであってもよいし、発表者に対応付けられている保存タイプであってもよい。

発表者は保存タイプ選択画面１３００から保存タイプを選択する操作を行う。発表者により選択された保存タイプは発表者のクライアント端末１２から会議サーバ装置１０に通知される。

ステップＳ１４に進み、会議サーバ装置１０の保存タイプ別会議情報生成部３６は発表者により選択された保存タイプの保存タイプ情報を、保存タイプ情報記憶部４２から読み出す。また、会議サーバ装置１０の保存タイプ別会議情報生成部３６は読み出した保存タイプ情報の形式がＸＭＬ形式であれば、発表者により選択された保存タイプのＸＭＬタグ情報をＸＭＬタグ情報記憶部４３から読み出す。さらに、保存タイプ別会議情報生成部３６は終了操作が行われた会議の会議情報を会議情報記憶部４１から読み出す。

そして、保存タイプ別会議情報生成部３６は読み出した保存タイプ情報、ＸＭＬタグ情報に基づき、発表者により選択された保存タイプの会議情報を生成する。ステップＳ１５に進み、保存部３７は読み出した保存タイプ情報に設定されている出力先に、会議に使用した資料と、ステップＳ１４で生成した会議情報とを保存する。

例えば本実施形態に係る会議システム１Ａでは文書管理サーバ装置１４のストレージ１３０に、会議に使用した資料とステップＳ１４で生成した会議情報とを保存する。図１２のフローチャートでは発表者が保存タイプ選択画面１３００から保存タイプを選択することにより会議に使用した資料とステップＳ１４で生成した会議情報との保存指示を行う例を示したが、これに限らない。例えば会議中の画面から保存タイプを選択することにより会議に使用した資料とステップＳ１４で生成した会議情報との保存指示を行うようにしてもよい。

出力先に文書管理サーバ装置１４のストレージ１３０を選択した場合、会議サーバ装置１０は文書管理サーバ装置１４と連携して、会議に使用した資料とステップＳ１４で生成した会議情報とを保存できる。図１４は会議に使用した資料と生成した会議情報とを文書管理サーバ装置に登録する処理の一例のシーケンス図である。

ステップＳ２１に示すように、文書管理サーバ装置１４の文書登録ツール部１１０は保存タイプ情報の出力先に設定されたストレージ１３０のディレクトリなどの保管場所を監視している。ステップＳ２２において、会議サーバ装置１０の保存部３７は会議に使用した資料の資料データと、ユーザにより選択された保存タイプに基づく会議情報とを、保存タイプ情報に設定されている出力先の文書管理サーバ装置１４のストレージ１３０に保存する。

ステップＳ２３において、文書登録ツール部１１０は会議に使用した資料の資料データとユーザにより選択された保存タイプに基づく会議情報とがストレージ１３０に保存されたことを検知する。ステップＳ２４において、文書登録ツール部１１０はストレージ１３０から会議に使用した資料の資料データと、ユーザにより選択された保存タイプに基づく会議情報とを読み出す。ステップＳ２５に進み、文書登録ツール部１１０はストレージ１３０から読み出した会議に使用した資料の資料データと、ユーザにより選択された保存タイプに基づく会議情報とを、文書管理サーバ部１２０に登録する。

このように、本実施形態に係る会議システム１Ａでは文書登録ツール部１１０が監視するストレージ１３０の保管場所を、保存タイプ情報に設定されている出力先とする。それにより、会議システム１Ａでは保存タイプ情報に設定されている出力先に保存することにより、会議に使用した資料と保存タイプに基づく会議情報とを自動的に文書管理サーバ装置１４に登録できる。

なお、本実施形態に係る会議システム１Ｂでは保存タイプ情報に設定されている出力先のファイルサーバ装置１６のストレージのディレクトリなどの保管場所に、会議に使用した資料の資料データと、保存タイプに基づく会議情報とが保存される。

このように、本実施形態に係る会議システム１は保存タイプ情報を予め設定し、会議の終了後、発表者などのユーザに保存タイプを選択させることで、会議の種類などによって資料と共に保存する会議情報の出力項目や出力形式を可変できる。例えば監査の会議の終了時、監査に必要な出力項目を含む保存タイプを選択することで、本実施形態に係る会議システム１では、監査の会議に使用した資料と、監査に必要な出力項目を含む会議情報とを、出力先に保存する手間を軽減できる。

また、定例会のような会議の終了時には、簡易的な出力項目を含む保存タイプを選択することにより、定例会のような会議に使用した資料と、簡易的な出力項目を含む会議情報とを、出力先に保存する手間を軽減できる。

例えば文書管理サーバ装置１４に、会議に使用した資料の資料データと、保存タイプに基づく会議情報と、を一緒に登録する場合は、資料を一つの文書として登録し、その文書のプロパティとして、保存タイプに基づく会議情報を登録することもできる。

この場合には文書登録ツール部１１０の監視先であるストレージ１３０に、資料データと共に、文書登録ツール部１１０が解析できる形式（例えばＸＭＬ形式）で会議情報を保存する。文書登録ツール部１１０は会議情報を解析し、会議情報を文書のプロパティとして登録する。このように、本実施形態に係る会議システム１Ａによれば、会議情報を文書のプロパティとして登録することで、プロパティの項目で文書を検索でき、後から参照する際の利便性を向上できる。
［他の実施形態］
本実施形態では会議サーバ装置１０の保存部３７が、会議に使用した資料とユーザにより選択された保存タイプに基づく会議情報とを、保存タイプ情報の出力先に設定されている文書管理サーバ装置１４のストレージ１３０に保存していた。

しかし、会議に使用した資料とユーザにより選択された保存タイプに基づく会議情報との出力先は、文書登録ツール部１１０の監視先であれば、例えば図１５のシーケンス図に示すように会議サーバ装置１０のストレージ１３０であってもよい。

図１５は会議に使用した資料と生成した会議情報とを文書管理サーバ装置に登録する処理の他の例のシーケンス図である。ステップＳ３１に示すように、文書管理サーバ装置１４の文書登録ツール部１１０は保存タイプ情報の出力先に設定された会議サーバ装置１０のストレージ１３０のディレクトリなどの保管場所を監視している。ステップＳ３２において、会議サーバ装置１０の保存部３７は会議に使用した資料の資料データと、ユーザにより選択された保存タイプに基づく会議情報とを、保存タイプ情報に設定されている出力先の会議サーバ装置１０のストレージ１３０に保存する。

ステップＳ３３において、文書登録ツール部１１０は会議に使用した資料の資料データとユーザにより選択された保存タイプに基づく会議情報とが、会議サーバ装置１０のストレージ１３０に保存されたことを検知する。

ステップＳ３４において、文書登録ツール部１１０は会議サーバ装置１０のストレージ１３０から会議に使用した資料の資料データと、ユーザにより選択された保存タイプに基づく会議情報とを読み出す。

ステップＳ３５に進み、文書登録ツール部１１０は会議サーバ装置のストレージ１３０から読み出した会議に使用した資料の資料データと、ユーザにより選択された保存タイプに基づく会議情報とを、文書管理サーバ部１２０に登録する。このように、本実施形態に係る会議システム１Ａは文書登録ツール部１１０が会議サーバ装置１０のストレージ１３０を監視することで、会議サーバ装置１０のストレージ１３０に保存した資料と会議情報とを自動的に文書管理サーバ装置１４に登録してもよい。

なお、本実施形態に係る会議システム１Ａは、文書登録ツール部１１０が監視するストレージ１３０であれば、会議サーバ装置１０又は文書管理サーバ装置１４以外の装置にあるストレージ１３０であっても同様な効果を有する。

また、本実施形態では会議の終了時に図１３の保存タイプ選択画面１３００を表示して発表者などのユーザに保存タイプを選択させていた。しかし、図１６の会議情報に示すように、会議情報の項目としてタイプＩＤなどの保存タイプを選択可能な情報を追加することで、保存タイプの選択は自動で行うこともできる。

図１６は会議情報の他の例の構成図である。図１６の会議情報は図６の会議情報の項目にタイプＩＤを項目として追加したものである。会議サーバ装置１０の保存タイプ別会議情報生成部３６は会議情報に設定されている保存タイプの保存タイプ情報を保存タイプ情報記憶部４２から読み出し、その保存タイプに基づく会議情報を生成できる。

（まとめ）
本実施形態の会議システム１では、会議の特性に応じて会議情報の保存タイプを予め設定しておくことにより、その保存タイプに基づく会議情報を保存する手間を軽減することができる。例えば会議サーバ装置１０の会議情報記憶部４１に記憶している会議情報が経過時間や古い順などの所定のルールにより消去される場合、本実施形態の会議システム１では、監査などの重要な会議の会議情報が意図せず消去されてしまう事態を防ぐことができる。

本発明は、具体的に開示された上記の実施形態に限定されるものではなく、特許請求の範囲から逸脱することなく、種々の変形や変更が可能である。本実施形態では会議システム１を一例として示したが、セミナーシステムや教育システムなどの他のシステムへの適用も可能である。

例えばクライアント端末１２は特許請求の範囲に記載した端末装置の一例である。会議サーバ装置１０は情報処理装置の一例である。会議は会合の一例である。保存タイプ別会議情報生成部３６は情報生成手段の一例である。保存部３７は保存手段の一例である。会議情報は会合に関する情報の一例である。

保存タイプ設定部３１は保存タイプ設定手段の一例である。保存タイプ選択受付部３５は保存タイプ選択受付手段の一例である。文書管理サーバ装置１４及びファイルサーバ装置１６は情報保存装置の一例である。ストレージ１３０は保管手段の一例である。

なお、会議サーバ装置１０と、１台以上のクライアント端末１２と、文書管理サーバ装置１４又はファイルサーバ装置１６とを有する会議システム１は一例であって、用途や目的に応じて様々なシステム構成例があることは言うまでもないことである。

１、１Ａ、１Ｂ 会議システム
１０ 会議サーバ装置
１２ クライアント端末
１４ 文書管理サーバ装置
１６ ファイルサーバ装置
２０ 通信部
３０ 情報処理部
３１ 保存タイプ設定部
３２ 会議登録部
３３ 資料登録部
３４ 会議制御部
３５ 保存タイプ選択受付部
３６ 保存タイプ別会議情報生成部
３７ 保存部
４０ 情報管理部
４１ 会議情報記憶部
４２ 保存タイプ情報記憶部
４３ ＸＭＬタグ情報記憶部
５０ ＵＩ表示部
５１ 表示制御部
５２ 入力操作制御部
６０ 情報処理部
６１ ストローク処理部
６２ 情報同期処理部
６３ 資料取得部
６４ 会議情報取得部
７０ 認証部
８０ 通信部
８１ 送受信制御部
９０ 情報管理部
１００ 検索部
１１０ 文書登録ツール部
１１１ 監視部
１１２ 通信部
１１３ 登録部
１２０ 文書管理サーバ部
１２１ 情報処理部
１２２ 通信部
１２３ 表示制御部
１３０ ストレージ
５００ コンピュータ
５０１ 入力装置
５０２ 表示装置
５０３ 外部Ｉ／Ｆ
５０３ａ 記録媒体
５０４ ＲＡＭ（Random Access Memory）
５０５ ＲＯＭ（Read Only Memory）
５０６ ＣＰＵ（Central Processing Unit）
５０７ 通信Ｉ／Ｆ
５０８ ＨＤＤ（Hard Disk Drive）
１０００ 保存タイプ設定画面
１１００ 保存タイプ追加／編集画面
１２００ 出力情報追加／編集画面
１３００ 保存タイプ選択画面
Ｂ バス
Ｎ１ ネットワーク

特開２００８−９０３８３号公報

Claims (11)

1. 複数の端末装置の間で行われる会合の管理を行う情報処理装置であって、
   前記会合で使用した資料と、その会合に関する情報と、を保存タイプごとに異なる条件で保存するためのルールとして、前記会合に関する情報を生成して保存するためのルールが設定された保存タイプ情報を記憶する保存タイプ情報記憶部から、選択された保存タイプの保存タイプ情報を読み出し、読み出した前記保存タイプ情報に基づく前記会合に関する情報を生成する情報生成手段と、
   前記会合で使用した資料と、生成した前記会合に関する情報とを、読み出した前記保存タイプ情報に設定されている出力先に保存する保存手段と、
   を有する情報処理装置。
2. 前記保存タイプ情報として、前記会合に関する情報の全項目のうち、前記出力先に保存する前記会合に関する情報に含ませる出力項目と、前記出力先に保存する前記会合に関する情報の出力形式と、の少なくとも一方の設定をユーザから受け付け、前記保存タイプ情報記憶部に記憶させる保存タイプ設定手段を更に有すること、
   を特徴とする請求項１記載の情報処理装置。
3. 前記保存タイプ情報記憶部に前記保存タイプ情報が記憶されている前記保存タイプの選択をユーザに行わせるための保存タイプ選択画面を表示し、前記ユーザから前記保存タイプの選択を受け付ける保存タイプ選択受付手段を更に有すること、
   を特徴とする請求項１又は２記載の情報処理装置。
4. 前記情報生成手段は、前記会合に関する情報に設定されている前記保存タイプの保存タイプ情報を読み出し、読み出した前記保存タイプ情報に基づく前記会合に関する情報を生成すること、
   を特徴とする請求項１又は２記載の情報処理装置。
5. 前記保存手段は、文書管理装置により監視されている保管場所に、前記会合で使用した資料と生成した前記会合に関する情報とを保存し、前記文書管理装置に前記会合で使用した資料と生成した前記会合に関する情報とを登録させること、
   を特徴とする請求項１乃至４何れか一項記載の情報処理装置。
6. 前記保存タイプ設定手段は、前記会合で使用した資料と生成した前記会合に関する情報とをフォルダに格納して前記出力先に保存する場合の前記フォルダの作成ルールの設定を更に受け付けること、
   を特徴とする請求項２記載の情報処理装置。
7. 前記会合に関する情報は、少なくとも会議を識別するための識別情報、会議名、会議を開催する日時、会議を終了する日時、会議の開催場所、ユーザが入力したメモ、会議に参加した参加人数の何れかの項目を含み、
   前記保存するためのルールは、これらの項目のうち、いずれの項目を出力して前記会合に関する情報を生成するかを定めたルールであること、
   を特徴とする請求項１乃至６何れか一項記載の情報処理装置。
8. 複数の端末装置の間で行われる会合の管理を行う情報処理装置における情報保存方法であって、
   前記会合で使用した資料と、その会合に関する情報と、を保存タイプごとに異なる条件で保存するためのルールとして、前記会合に関する情報を生成して保存するためのルールが設定された保存タイプ情報を記憶する保存タイプ情報記憶部から、選択された保存タイプの保存タイプ情報を読み出し、読み出した前記保存タイプ情報に基づく前記会合に関する情報を生成する情報生成ステップと、
   前記会合で使用した資料と、生成した前記会合に関する情報とを、読み出した前記保存タイプ情報に設定されている出力先に保存する保存ステップと、
   を有する情報保存方法。
9. 複数の端末装置の間で行われる会合の管理を行う情報処理装置を、
   前記会合で使用した資料と、その会合に関する情報と、を保存タイプごとに異なる条件で保存するためのルールとして、前記会合に関する情報を生成して保存するためのルールが設定された保存タイプ情報を記憶する保存タイプ情報記憶部から、選択された保存タイプの保存タイプ情報を読み出し、読み出した前記保存タイプ情報に基づく前記会合に関する情報を生成する情報生成手段、
   前記会合で使用した資料と、生成した前記会合に関する情報とを、読み出した前記保存タイプ情報に設定されている出力先に保存する保存手段、
   として機能させるためのプログラム。
10. 複数の端末装置の間で行われる会合の管理を行う情報処理装置と、前記情報処理装置から情報を保存される情報保存装置と、がネットワークを介して通信を行う情報処理システムであって、
    前記会合で使用した資料と、その会合に関する情報と、を保存タイプごとに異なる条件で保存するためのルールとして、前記会合に関する情報を生成して保存するためのルールが設定された保存タイプ情報を記憶する保存タイプ情報記憶部から、選択された保存タイプの保存タイプ情報を読み出し、読み出した前記保存タイプ情報に基づく前記会合に関する情報を生成する情報生成手段と、
    前記会合で使用した資料と、生成した前記会合に関する情報とを、読み出した前記保存タイプ情報に設定されている出力先に保存する保存手段と、
    前記保存手段から保存された前記会合で使用した資料と生成した前記会合に関する情報とを保管する保管手段と、
    を有する情報処理システム。
11. 前記保存手段を監視する監視手段と、
    前記保存手段への前記会合で使用した資料と生成した前記会合に関する情報との保存を検知すると、前記会合で使用した資料と生成した前記会合に関する情報とを、文書管理部に登録する登録手段と、を更に有すること、
    を特徴とする請求項１０記載の情報処理システム。

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