JP6773181B2 - 情報処理装置、電子会議システム、データ送信方法及びプログラム - Google Patents

Description

本発明は、情報処理装置、電子会議システム、データ送信方法及びプログラムに関する。

従来の電子会議システムでは、発表者が記入したメモをサーバに蓄積メモデータとして保存し、会議参加者のメモをローカルに保存することにより、発表者が作成したメモを会議参加者の画面上に表示し、参加者のメモを自分の画面上にのみ表示することを可能としていた（例えば特許文献１参照）。

電子会議システムでは、会議を開催する場合、会議の開催者が予め会議情報や会議資料を登録しておく必要がある。会議の参加者は、予め会議情報が登録されている会議を選択することで会議に参加できた。また、会議の発表者や参加者は会議資料にメモを追加しておくこともできた。

ところが、従来の電子会議システムでは、議事が継続する会議においても、別々の会議として会議情報や会議資料を登録しておく必要があった。したがって、議事が継続する会議においては、前回の会議において会議資料に追加したメモなどの表示に手間が掛かるという問題があった。

本発明は、上記の点に鑑みなされたもので、終了した会議の会議情報に基づき会議を再開催することができる情報処理装置、電子会議システム、データ送信方法及びプログラムを提供することを目的とする。

上記目的を達成するため、本願請求項１は、複数の情報処理端末と情報処理装置がネットワークを介して接続された電子会議システムにおける情報処理装置であって、開催された会議に参加した参加者の情報処理端末へ前記会議に関連付けられた会議資料情報を送信する送信手段と、前記会議に参加している間に前記参加者の情報処理端末において前記会議資料情報に対して追加された書き込みを示す共有情報を同じ会議に参加している他の参加者の情報処理端末へ送信する配信手段と、前記共有情報を前記会議資料情報に関連付けて記憶する記憶手段と、を有し、前記送信手段は、前記情報処理端末の参加者が、参加者がいない状態の前記開催された会議に再度参加した場合に、前記再度参加した会議に関連付けられた前記会議資料情報と、前記会議資料情報に関連付けて記憶された前記共有情報とを前記参加者の情報処理端末へ送信することで前記共有情報が追加された前記会議資料情報を前記参加者の情報処理端末において再現させ、前記配信手段は、前記共有情報が追加された前記会議資料情報を再現させた前記会議に再度参加した参加者の情報処理端末から、前記再現させた会議資料情報に対してさらに追加された書き込みを示す共有情報を受信した場合には、前記配信手段によって同じ会議に参加している他の参加者の情報処理端末へさらに追加された前記共有情報を送信することを特徴とする。

本発明の実施の形態によれば、終了した会議の会議情報に基づき会議を再開催することができる。

本実施形態に係る電子会議システムの一例の構成図である。 本実施形態に係るコンピュータの一例のハードウェア構成図である。 本実施形態に係る会議支援サーバの一例の処理ブロック図である。 本実施形態に係るクライアント端末の一例の処理ブロック図である。 会議情報及び会議資料登録処理の流れを表した一例の説明図である。 会議情報入力画面の一例のイメージ図である。 会議資料編集画面の一例のイメージ図である。 記憶部に登録される会議情報の一例の構成図である。 会議のステータスの一例を表した説明図である。 記憶部に登録される会議資料情報の一例の構成図である。 会議開催／参加処理の流れを表した一例の説明図である。 開催又は参加可能な会議一覧画面の一例のイメージ図である。 表示制御情報の一例の構成図である。 会議資料作成処理の一例のフローチャートである。 編集処理の流れを表した一例の説明図である。 クライアント端末が会議資料を表示する閲覧画面の一例のイメージ図である。 クライアント端末が会議資料を表示する閲覧画面の他の例のイメージ図である。 会議資料とメモ書きとの保存について説明する一例の説明図である。 手書きメモデータの一例の構成図である。 共有判断処理の一例のフローチャートである。

次に、本発明の実施の形態について、詳細に説明する。
［第１の実施形態］
＜システム構成＞
図１は本実施形態に係る電子会議システムの一例の構成図である。図１の電子会議システム１は、会議支援サーバ１０、複数のクライアント端末１１が、ＬＡＮ（Local Area Network）などのネットワークＮ１に接続される構成を一例として示している。

会議支援サーバ１０は例えば複数のコンピュータ上で動作するソフトウェアやサービスであってもよいし、１つのコンピュータ上で動作するソフトウェアやサービスであってもよい。会議支援サーバ１０は例えばクラウドサービスの形態をとることもできる。

会議支援サーバ１０は会議を支援するための各種処理を行う。例えば会議支援サーバ１０はクライアント端末１１からの会議情報や会議資料の登録を受け付ける。また、会議支援サーバ１０は開催や参加が可能な会議一覧、開催や参加する会議の会議資料、共有メモなどをクライアント端末１１に送信する。

クライアント端末１１は会議の開催者や参加者が操作する情報処理端末である。クライアント端末１１は、例えばデスクトップパソコンやノートパソコン、タブレットＰＣ、スマートフォンなどである。クライアント端末１１は会議の参加者から会議情報の入力や会議資料の追加を受け付ける。また、クライアント端末１１は会議の開催者や参加者から会議の選択を受け付け、選択された会議の会議資料を表示する。また、クライアント端末１１は会議資料に対するページ送りなどの操作を受け付ける。また、クライアント端末１１は会議資料に対するメモ書き込みなどを受け付ける。

クライアント端末１１は会議資料に対する操作やメモ書きなどが会議の開催者や参加者で共有すべき共有情報か判断し、共有情報であると判断すると、会議支援サーバ１０に共有情報として送信する。また、クライアント端末１１は会議支援サーバ１０から受信した共有情報に基づき、会議資料に対する操作やメモ書きなどを、表示している会議資料に反映させる。

＜ハードウェア構成＞
会議支援サーバ１０、クライアント端末１１は、例えば図２に示すハードウェア構成のコンピュータ１００により実現される。

図２は本実施形態に係るコンピュータの一例のハードウェア構成図である。図２に示したコンピュータ１００は、入力装置１０１、表示装置１０２、外部Ｉ／Ｆ１０３、ＲＡＭ（Random Access Memory）１０４、ＲＯＭ（Read Only Memory）１０５、ＣＰＵ（Central Processing Unit）１０６、通信Ｉ／Ｆ１０７、及びＨＤＤ（Hard Disk Drive）１０８などを備え、それぞれがバスＢで相互に接続されている。

入力装置１０１はキーボードやマウスなどを含み、コンピュータ１００に各操作信号を入力するのに用いられる。表示装置１０２はディスプレイなどを含み、コンピュータ１００による処理結果を表示する。

通信Ｉ／Ｆ１０７はコンピュータ１００をネットワークＮ１に接続するインタフェースである。これにより、コンピュータ１００は通信Ｉ／Ｆ１０７を介して他のコンピュータ１００とデータ通信を行うことができる。

ＨＤＤ１０８は、プログラムやデータを格納している不揮発性の記憶装置である。格納されるプログラムやデータには、コンピュータ１００全体を制御する基本ソフトウェアであるＯＳ（Operating System）、及びＯＳ上において各種機能を提供するアプリケーションソフトウェアなどがある。また、ＨＤＤ１０８は格納しているプログラムやデータを、所定のファイルシステム及び／又はＤＢ（Data Base）により管理している。

外部Ｉ／Ｆ１０３は、外部装置とのインタフェースである。外部装置には、記録媒体１０３ａなどがある。これにより、コンピュータ１００は外部Ｉ／Ｆ１０３を介して、記録媒体１０３ａの読み取り及び／又は書き込みを行うことができる。記録媒体１０３ａにはフレキシブルディスク、ＣＤ（Compact Disk）、ＤＶＤ（Digital Versatile Disk）、ＳＤメモリカード（SD Memory card）、ＵＳＢメモリ（Universal Serial Bus memory）等がある。

ＲＯＭ１０５は、電源を切ってもプログラムやデータを保持することができる不揮発性の半導体メモリ（記憶装置）である。ＲＯＭ１０５には、コンピュータ１００の起動時に実行されるＢＩＯＳ（Basic Input/Output System）、ＯＳ設定、及びネットワーク設定などのプログラムやデータが格納されている。ＲＡＭ１０４は、プログラムやデータを一時保持する揮発性の半導体メモリ（記憶装置）である。

ＣＰＵ１０６は、ＲＯＭ１０５やＨＤＤ１０８などの記憶装置からプログラムやデータをＲＡＭ１０４上に読み出し、処理を実行することで、コンピュータ１００全体の制御や機能を実現する演算装置である。

会議支援サーバ１０、クライアント端末１１は、例えば上記したハードウェア構成のコンピュータ１００上でプログラムを実行することにより、後述するような各種処理を実現できる。

＜ソフトウェア構成＞
《会議支援サーバ１０》
図３は本実施形態に係る会議支援サーバの一例の処理ブロック図である。図３の会議支援サーバ１０はプログラムを実行することにより、受信部２１、会議情報登録部２２、会議資料登録部２３、会議一覧作成部２４、会議一覧送信部２５、会議資料作成部２６、会議資料送信部２７、共有情報受付部２８、共有情報配信部２９及び記憶部３０を実現している。

受信部２１はクライアント端末１１から会議情報や会議資料情報を受信する。会議情報登録部２２は受信した会議情報を記憶部３０に登録する。会議資料登録部２３は受信した会議資料情報を記憶部３０に登録する。会議一覧作成部２４は開催又は参加可能な会議一覧を作成する。会議一覧送信部２５は開催又は参加可能な会議一覧をクライアント端末１１に送信する。

会議資料作成部２６は会議の開催者や参加者が選択した会議の会議資料を作成する。会議資料送信部２７は会議の開催者や参加者が選択した会議の会議資料をクライアント端末１１に送信する。共有情報受付部２８はクライアント端末１１から会議資料に対する操作やメモ書きなどの共有情報を受信する。共有情報配信部２９は共有情報を他のクライアント端末１１に送信する。記憶部３０は会議情報、会議資料情報、後述の表示制御情報などを保存する。

《クライアント端末１１》
図４は本実施形態に係るクライアント端末の一例の処理ブロック図である。図４のクライアント端末１１はプログラムを実行することにより、会議情報入力受付部４１、会議資料追加受付部４２、送信部４３、会議一覧要求部４４、会議一覧表示部４５、会議要求部４６、会議資料表示部４７、会議資料操作受付部４８、メモ受付部４９、共有判断部５０及び共有情報受信部５１を実現している。

会議情報入力受付部４１は会議の開催者から会議情報の入力を受け付ける。会議資料追加受付部４２は会議の開催者から会議資料の追加を受け付ける。送信部４３は会議情報や会議資料情報を会議支援サーバ１０に送信する。会議一覧要求部４４は開催又は参加可能な会議一覧を要求する。会議一覧表示部４５は開催又は参加可能な会議一覧を表示する。

会議要求部４６は会議の開催者や参加者が選択した会議の会議資料を要求する。会議資料表示部４７は会議の開催者や参加者が選択した会議の会議資料を表示する。会議資料操作受付部４８は会議の開催者や参加者から会議資料に対するページ送りなどの操作を受け付ける。メモ受付部４９は会議の開催者や参加者から会議資料に対するメモ書き込みなどを受け付ける。共有判断部５０は会議資料に対する操作やメモ書きなどが会議の開催者や参加者で共有すべき共有情報か判断し、共有情報であると判断すると、会議支援サーバ１０に共有情報として送信する。共有情報受信部５１は会議支援サーバ１０から受信した共有情報に基づき、会議資料に対する操作やメモ書きなどを、会議資料表示部４７が表示している会議資料に反映させる。

＜処理の詳細＞
以下では、本実施形態に係る電子会議システム１の処理の詳細について説明する。

《登録処理》
図５は会議情報及び会議資料登録処理の流れを表した一例の説明図である。会議情報入力受付部４１は図６に示すような会議情報入力画面１０００を表示し、会議の開催者から会議情報の入力を受け付ける。

図６は会議情報入力画面の一例のイメージ図である。会議の開催者は図６の会議情報入力画面１０００に会議情報を入力できる。会議情報入力画面１０００は会議情報の一例として、会議名、開始日時、備考、会議パスワード、開催キー、会議一覧で会議名を表示するか否かの情報、会議資料のダウンロードを許可するか否かの情報、発表者の交代を許可するか否かの情報など、を入力する例を示している。

また、会議情報入力画面１０００には資料編集ボタン１００１が含まれる。会議の開催者によって資料編集ボタン１００１が押下されると、会議資料追加受付部４２は図７に示すような会議資料編集画面１０１０を表示し、会議の開催者から会議資料の追加を受け付ける。

図７は会議資料編集画面の一例のイメージ図である。会議の開催者は図７の会議資料編集画面１０１０から会議資料を追加できる。会議資料編集画面１０１０は会議資料の追加の他、変更、削除なども受け付ける。会議資料編集画面１０１０は会議資料情報の一例として、資料名、備考、元ファイルなど、を入力する例を示している。

送信部４３は会議情報入力受付部４１が会議の開催者から入力を受け付けた会議情報と会議資料追加受付部４２が会議の開催者から追加を受け付けた会議資料情報とを会議支援サーバ１０に送信する。

会議支援サーバ１０の受信部２１はクライアント端末１１から会議情報と会議資料情報を受信する。会議情報登録部２２はクライアント端末１１から受信した会議情報に基づいて図８に示すような会議情報を記憶部３０に登録する。

図８は記憶部に登録される会議情報の一例の構成図である。図８の会議情報は、クライアント端末１１から受信した会議情報に、ステータス、直近終了日時、会議ＩＤなどを追加したものである。ステータスは後述するように会議の状態を表している。直近終了日時は直近に開催された会議が終了した日時を表している。会議ＩＤは会議を一意に識別する識別情報である。

図９は会議のステータスの一例を表した説明図である。会議のステータスには、ｂｅｆｏｒｅ、ｏｎｇｏｉｎｇ、ｓｌｅｅｐｉｎｇ、ｃｌｏｓｉｎｇ、ｋｅｅｐｉｎｇ、ｅｘｐｉｒｅｄがある。会議の各ステータスの意味は図９に示す通りである。ステータスがｓｌｅｅｐｉｎｇの会議は後述するように再開催可能である。

図１０は記憶部に登録される会議資料情報の一例の構成図である。図１０の会議資料情報は、クライアント端末１１から受信した会議資料情報に、資料ＩＤ、会議ＩＤなどを追加したものである。資料ＩＤは会議資料を一意に識別する識別情報である。図８の会議情報と図１０の会議資料情報とは、会議ＩＤにより関連付けられている。

図５に示した会議情報及び会議資料登録処理により、会議の開催者が入力した会議情報及び会議資料情報は会議支援サーバ１０の記憶部３０に保存される。

《会議開催／参加処理》
図１１は会議開催／参加処理の流れを表した一例の説明図である。会議一覧要求部４４は会議の開催者又は会議の参加者から、開催又は参加可能な会議一覧の表示要求を受け付ける。なお、会議の開催者又は会議の参加者は、電子会議システム１のアプリケーションプログラムを起動することにより、開催又は参加可能な会議一覧の表示要求を行うこともできる。会議一覧要求部４４は開催又は参加可能な会議一覧を会議支援サーバ１０に要求する。

会議一覧作成部２４はクライアント端末１１から会議一覧の要求を受け付け、記憶部３０に保存されている会議情報のステータスを参照して、開催又は参加可能な会議一覧を作成する。会議一覧作成部２４は例えばステータスがｂｅｆｏｒｅ、ｏｎｇｏｉｎｇ、ｓｌｅｅｐｉｎｇである会議情報から開催又は参加可能な会議一覧を作成する。会議一覧送信部２５は開催又は参加可能な会議一覧をクライアント端末１１に送信する。

会議一覧表示部４５は会議支援サーバ１０から受信した開催又は参加可能な会議一覧を例えば図１２に示すように表示する。図１２は開催又は参加可能な会議一覧画面の一例のイメージ図である。開催又は参加可能な会議一覧画面１０２０には開催又は参加可能な会議が一覧で表示されている。会議の開催者や参加者は会議一覧画面１０２０を参照することで開催又は参加可能な会議を確認できる。

開催又は参加したい会議があれば、会議の開催者又は参加者は会議一覧画面１０２０から開催又は参加したい会議を選択できる。なお、会議の開催又は参加に会議パスワードや開催キーが必要であれば、会議の開催者又は参加者は会議パスワードや開催キーをクライアント端末１１からの要求に基づき入力する。会議要求部４６は会議の開催者や参加者が選択した会議の会議資料を会議支援サーバ１０に要求する。

会議資料作成部２６は、記憶部３０に保存されている会議情報及び会議資料情報を参照して、会議の開催者や参加者が選択した会議の会議資料を後述のように作成する。このとき会議資料作成部２６は図１３に示すような表示制御情報を作成し、例えば記憶部３０に保存しておく。

図１３は表示制御情報の一例の構成図である。図１３の表示制御情報は、開催者、発表者、参加者、会議ＩＤ、資料ＩＤ、ページ番号などが含まれる。表示制御情報は発表者の交代が許可される場合があることから、現在の発表者を示す情報が含まれる。また、表示制御情報は、発表者によるページ送りなどの操作を参加者が共有するため、どのページをクライアント端末１１で表示するかを示す情報が含まれる。

会議資料送信部２７は会議の開催者や参加者が選択した会議の会議資料をクライアント端末１１に送信する。会議資料表示部４７は会議の開催者や参加者が選択した会議の会議資料を表示する。

図１１に示した会議開催／参加処理により、会議の開催者又は会議の参加者は開催又は参加可能な会議一覧から会議を選択し、選択した会議の会議資料をクライアント端末１１に表示できる。

ここでは更に、会議資料作成部２６が行う会議資料作成処理について説明する。図１４は会議資料作成処理の一例のフローチャートである。図１４のフローチャートの処理は会議情報ごとに行われる。

ステップＳ１において、会議資料作成部２６は記憶部３０に保存されている会議情報のステータスを参照して、再開催の会議であるか否かを判断する。会議資料作成部２６は再開催の会議でなければ、ステップＳ３の処理を行う。ステップＳ３において、会議資料作成部２６は記憶部３０に保存されている会議情報及び会議資料情報を参照して、会議の開催者や参加者が選択した会議の送信用の会議資料データを作成する。

会議資料作成部２６は再開催の会議であれば、ステップＳ２の処理を行う。ステップＳ２において、会議資料作成部２６は記憶部３０に保存されている会議情報、会議資料情報及び後述の手書きメモ（ストローク）データに基づいて、会議の開催者や参加者が選択した会議の送信用の会議資料データを作成する。なお、会議資料データは例えば電子文書のためのフォーマット形式で作成される。電子文書のためのフォーマット形式の一例としてはＰＤＦ（Portable Document Format）（登録商標）がある。

図１４に示した会議資料作成処理により、再開催の会議の会議資料は、終了した会議において会議の発表者から受け付けた会議資料に対するメモ書き込みが再現される。

《編集処理》
図１５は編集処理の流れを表した一例の説明図である。ここでは図１５を用いて、クライアント端末１１Ａが会議の開催者や参加者から会議資料に対するページ送りなどの操作やメモ書きなどを受け付け、クライアント端末１１Ｂが会議支援サーバ１０から受信した共有情報を表示している会議資料に反映させる処理の流れを説明する。

クライアント端末１１Ａの会議資料操作受付部４８は会議の開催者や参加者から会議資料に対するページ送りなどの操作を受け付ける。メモ受付部４９は会議の開催者や参加者から会議資料に対するメモ書き込みなどを受け付ける。

共有判断部５０は会議資料に対する操作やメモ書きなどが会議の開催者や参加者で共有すべき共有情報か判断する。例えば会議の発表者によるページ送りなどの操作は共有すべき共有情報として判断する。発表者以外の参加者による操作は共有すべき共有情報として判断しない。

また、会議の発表者から会議資料に対するメモ書き込みは共有メモであるとき、共有すべき共有情報として判断する。会議の発表者から会議資料に対するメモ書き込みは個人メモであるとき、共有すべき共有情報として判断しない。発表者以外の参加者から会議資料に対するメモ書き込みは共有すべき共有情報として判断しない。

共有判断部５０は共有情報であると判断すると、会議支援サーバ１０に共有情報として送信する。共有判断部５０は会議資料に対するページ送りなどの操作やメモ書きなどを会議資料表示部４７が表示している会議資料に反映させる。つまり、クライアント端末１１Ａの会議資料表示部４７は会議の開催者や参加者から受け付けた会議資料に対するページ送りなどの操作やメモ書きなどを会議資料に反映して表示する。

共有情報受付部２８はクライアント端末１１Ａから会議資料に対する操作やメモ書きなどの共有情報を受信する。共有情報受付部２８は共有情報がページ送りなど、表示制御情報の更新が必要であれば、必要に応じて表示制御情報を更新する。また、共有情報受付部２８は共有情報が共有メモであるとき、手書きメモデータを記憶部３０に保存する。

共有情報配信部２９は表示制御情報から発表者以外の参加者を参照し、共有情報を発表者以外の参加者が操作する他のクライアント端末１１Ｂに送信する。クライアント端末１１Ｂの共有情報受信部５１は会議支援サーバ１０から受信した共有情報に基づき、会議資料に対する操作やメモ書きなどを、会議資料表示部４７が表示している会議資料に反映させる。

例えばクライアント端末１１Ａ及び１１Ｂは会議の発表者や参加者から会議資料に対するページ送りなどの操作やメモ書きなどを受け付ける前、会議支援サーバ１０から受信した会議資料を例えば図１６に示すように表示する。図１６はクライアント端末が会議資料を表示する閲覧画面の一例のイメージ図である。

図１６の閲覧画面１０３０は、個人メモと共有メモとの切り換えボタン１０３１、発表者の交代を要求する要求ボタン１０３２、会議資料を表示する表示欄１０３３、を有している。会議の発表者は閲覧画面１０３０上で会議資料に対するページ送りなどの操作や個人メモや共有メモのメモ書きを行うことができる。また、会議の発表者以外の参加者も閲覧画面１０３０上で会議資料に対する個人メモのメモ書きを行うことができる。

また、クライアント端末１１Ａは会議の発表者や参加者から会議資料に対するメモ書きを受け付けた後、会議資料を例えば図１７に示すように表示する。図１７はクライアント端末が会議資料を表示する閲覧画面の他の例のイメージ図である。図１７の閲覧画面１０４０は、図１６の閲覧画面１０３０の会議資料にメモ書き１０４４が追加されている。

メモ書き１０４４が共有メモであれば、クライアント端末１１Ａはメモ書き１０４４に応じた共有情報を会議支援サーバ１０に送信する。クライアント端末１１Ｂは、会議支援サーバ１０からメモ書き１０４４に応じた共有情報を受信することで、クライアント端末１１Ａと同様、図１７に示すようなメモ書き１０４４を含む会議資料を表示できる。

図１８は会議資料とメモ書きとの保存について説明する一例の説明図である。個人メモはクライアント端末１１に保存される。会議支援サーバ１０は共有メモの保存及び管理を行う。なお、会議支援サーバ１０は会議資料と共有メモとを、それぞれ別データとして保存及び管理する。

会議を再開催する場合、会議支援サーバ１０は会議資料と共有メモとをクライアント端末１１に送信する。共有メモの送信にはＩｎｋＭＬで定義された形式を用いる。ＩｎｋＭＬは手書きデータをＸＭＬデータで記述するもので、Ｗ３Ｃにより推奨仕様が勧告されている。

クライアント端末１１は会議を再開催する場合、始めから個人メモ及び共有メモが追加された（重ねて表示された）会議資料が表示される。本実施形態に係る電子会議システム１では会議支援サーバ１０が会議資料と共有メモとを、それぞれ別データとして保存及び管理するため、以前の開催において追加された共有メモを削除したり書き換えたりする処理が容易となる。

図１９は手書きメモデータの一例の構成図である。手書きメモデータは、資料ＩＤ、Ｘ座標値、Ｙ座標値、ラインＩＤ、ページ番号などが含まれる。手書きメモデータは各点を１レコードとして記憶部３０で管理されている。ラインＩＤが同じ点は、一続きの線であることを表す。例えば個人メモや共有メモでは、例えば閲覧画面１０４０上でペン１０４５を選択して書いたメモ書きの線１０４４と消しゴム１０４６を選択して書いた線とが交差したときに、交差した一続きの線１０４４が削除される。手書きメモデータは資料ＩＤによって会議資料と紐付けられている。

会議資料を閲覧画面１０４０に表示するとき、会議支援サーバ１０が会議資料の資料ＩＤに紐付けられた手書きメモデータを記憶部３０から読み出し、会議資料と共に手書きメモデータをクライアント端末１１に送信することで、クライアント端末１１は共有メモが追加された会議資料を表示できる。

図１５に示した編集処理により、本実施形態に係る電子会議システム１は、発表者又は参加者のクライアント端末１１で会議資料を共有し、発表者がクライアント端末１１の画面上で例えば会議資料のページ送りの操作をすることで、参加者のクライアント端末１１の画面上でも会議資料のページが同期してページ送りされ、発表者がクライアント端末１１の画面上に記入した共有メモを追加することで、参加者のクライアント端末１１の画面上でも共有メモが同期して表示される。

ここでは更に、共有判断部５０が行う共有判断処理について説明する。図２０は共有判断処理の一例のフローチャートである。

ステップＳ１１において、共有判断部５０は会議資料に対するページ送りなどの操作やメモ書きなどのユーザのアクションがあるまでステップＳ１１の処理を繰り返す。ユーザのアクションがあると、ステップＳ１２に進み、共有判断部５０は発表者であるか否かを判断する。

発表者であれば、共有判断部５０はステップＳ１３に進み、ユーザのアクションが個人メモであるか否かを判断する。個人メモでなければ、言い換えれば共有メモかページ送りなどの操作であれば、共有判断部５０はステップＳ１４に進み、ユーザのアクションの内容を共有情報と判断して会議支援サーバ１０に送信する。ステップＳ１６に進み、共有判断部５０はユーザからのアクションを自機の表示に反映させる。

なお、ステップＳ１２において発表者でないか、又は、ステップＳ１３において個人メモであるとき、共有判断部５０はステップＳ１５において共有なしと判断する。ステップＳ１５の処理後、ステップＳ１６に進み、共有判断部５０はユーザからのアクションを自機の表示に反映させる。

図２０に示した共有判断処理により、会議の開催者や参加者で共有すべきユーザからのアクションは共有情報として判断される。

＜まとめ＞
本実施形態の電子会議システム１は、会議の再開催を可能としたため、例えば議事が継続する会議においても、一つの会議情報を登録しておけばよい。また、本実施形態の電子会議システム１は終了した会議の会議情報に基づき会議の再開催を可能としたため、終了した会議においてメモなどが追加された会議資料を、再開催した会議においても容易に利用できる。

なお、クライアント端末１１は閲覧画面などの表示を、ＷＥＢブラウザを利用して実現してもよいし、専用のアプリケーションソフトウェアを利用して実現してもよい。例えば専用のアプリケーションソフトウェアを利用した場合はタブレットＰＣやスマートフォンといった画面サイズの小さいクライアント端末１１において、ＵＩを自由に設計して画面を広く使えるようにできる。

本発明は、具体的に開示された上記の実施形態に限定されるものではなく、特許請求の範囲から逸脱することなく、種々の変形や変更が可能である。

１ 電子会議システム
１０ 会議支援サーバ
１１ クライアント端末
２１ 受信部
２２ 会議情報登録部
２３ 会議資料登録部
２４ 会議一覧作成部
２５ 会議一覧送信部
２６ 会議資料作成部
２７ 会議資料送信部
２８ 共有情報受付部
２９ 共有情報配信部
３０ 記憶部
４１ 会議情報入力受付部
４２ 会議資料追加受付部
４３ 送信部
４４ 会議一覧要求部
４５ 会議一覧表示部
４６ 会議要求部
４７ 会議資料表示部
４８ 会議資料操作受付部
４９ メモ受付部
５０ 共有判断部
５１ 共有情報受信部
１００ コンピュータ
１０１ 入力装置
１０２ 表示装置
１０３ 外部Ｉ／Ｆ
１０３ａ 記録媒体
１０４ ＲＡＭ（Random Access Memory）
１０５ ＲＯＭ（Read Only Memory）
１０６ ＣＰＵ（Central Processing Unit）
１０７ 通信Ｉ／Ｆ
１０８ ＨＤＤ（Hard Disk Drive）
Ｂ バス
Ｎ１ ネットワーク

特開２００１−２５６１６５号公報

Claims (14)

1. 複数の情報処理端末と情報処理装置がネットワークを介して接続された電子会議システムにおける情報処理装置であって、
   開催された会議に参加した参加者の情報処理端末へ前記会議に関連付けられた会議資料情報を送信する送信手段と、
   前記会議に参加している間に前記参加者の情報処理端末において前記会議資料情報に対して追加された書き込みを示す共有情報を同じ会議に参加している他の参加者の情報処理端末へ送信する配信手段と、
   前記共有情報を前記会議資料情報に関連付けて記憶する記憶手段と、
   を有し、
   前記送信手段は、前記情報処理端末の参加者が、参加者がいない状態の前記開催された会議に再度参加した場合に、前記再度参加した会議に関連付けられた前記会議資料情報と、前記会議資料情報に関連付けて記憶された前記共有情報とを前記参加者の情報処理端末へ送信することで前記共有情報が追加された前記会議資料情報を前記参加者の情報処理端末において再現させ、
   前記配信手段は、前記共有情報が追加された前記会議資料情報を再現させた前記会議に再度参加した参加者の情報処理端末から、前記再現させた会議資料情報に対してさらに追加された書き込みを示す共有情報を受信した場合には、前記配信手段によって同じ会議に参加している他の参加者の情報処理端末へさらに追加された前記共有情報を送信する
   ことを特徴とする情報処理装置。
2. 前記記憶手段は、会議ごとに会議の状態を示す状態情報を前記会議資料情報に関連付けて記憶し、
   前記送信手段は、前記情報処理端末へ送信する前記会議資料情報に関連付けられた会議が、前記記憶手段に記憶されている状態情報に基づき、前記開催された会議が再開催された会議であると判断された場合に、前記再開催された会議に関連付けられた前記会議資料情報と、前記会議資料情報に関連付けて記憶された前記共有情報とを前記参加者の情報処理端末へ送信し、
   前記開催された会議が再開催された会議でないと判断された場合に、前記開催された会議に関連付けられた前記会議資料情報を前記参加者の情報端末へ送信する
   ことを特徴とする請求項１記載の情報処理装置。
3. 前記送信手段が送信する前記会議資料情報はＰＤＦデータであって、前記会議資料情報に関連付けられている前記共有情報はＸＭＬデータである
   ことを特徴とする請求項１又は２記載の情報処理装置。
4. 前記記憶手段に記憶される前記共有情報は、前記情報処理端末において前記会議資料情報に対して書き込まれた情報である
   ことを特徴とする請求項１乃至３何れか一項記載の情報処理装置。
5. 前記会議資料情報に対して追加された書き込みを示す共有情報は、前記会議資料情報の識別情報、前記書き込みがあったページ番号、前記書き込みに対応する座標値を含み、
   前記記憶手段は前記会議資料情報の識別情報に基づいて前記会議資料情報と該会議資料情報に対して書き込まれた書き込みを示す共有情報を関連付けて記憶する
   ことを特徴とする請求項４記載の情報処理装置。
6. 受信した前記会議資料情報に対して追加された書き込みを示す共有情報は、前記情報処理端末において受け付けた前記会議資料情報に対するユーザのアクションが、会議の発表者によるアクションであると判断された場合に前記情報処理端末から送信される情報である
   ことを特徴とする請求項１乃至４何れか一項記載の情報処理装置。
7. 前記ユーザのアクションは、前記会議資料情報に対するメモ書きの操作であることを特徴とする請求項６記載の情報処理装置。
8. 前記記憶手段はさらに、前記会議の発表者及び参加者の情報を含む表示制御情報を前記会議資料情報に関連付けて記憶し、
   前記配信手段は、前記表示制御情報を参照することによって、受信した前記共有情報を前記発表者以外の参加者が操作する他の情報処理端末へ送信する
   ことを特徴とする請求項６記載の情報処理装置。
9. 前記会議に関連付けられた会議資料情報は、前記複数の情報処理端末のうち、いずれかの情報処理端末から受信した情報に基づいて前記記憶手段に登録された情報である
   ことを特徴とする請求項１乃至８何れか一項記載の情報処理装置。
10. 前記送信手段が送信する前記会議資料情報は、電子文書のためのフォーマット形式で作成された情報である
    ことを特徴とする請求項１乃至９何れか一項記載の情報処理装置。
11. 前記情報処理装置は少なくとも1以上のコンピュータで構成されている
    ことを特徴とする請求項１乃至１０何れか一項記載の情報処理装置。
12. 複数の情報処理端末と、情報処理装置とが、ネットワークを介して接続される電子会議システムであって、
    開催された会議に参加した参加者の情報処理端末へ前記会議に関連付けられた会議資料情報を送信する送信手段と、
    前記会議に参加している間に前記参加者の情報処理端末において前記会議資料情報に対して追加された書き込みを示す共有情報を同じ会議に参加している他の参加者の情報処理端末へ送信する配信手段と、
    前記共有情報を前記会議資料情報に関連付けて記憶する記憶手段と、
    を有し、
    前記送信手段は、前記情報処理端末の参加者が、参加者がいない状態の前記開催された会議に再度参加した場合に、前記再度参加した会議に関連付けられた前記会議資料情報と、前記会議資料情報に関連付けて記憶された前記共有情報とを前記参加者の情報処理端末へ送信することで前記共有情報が追加された前記会議資料情報を前記参加者の情報処理端末において再現させ、
    前記配信手段は、前記共有情報が追加された前記会議資料情報を再現させた前記会議に再度参加した参加者の情報処理端末から、前記再現させた会議資料情報に対してさらに追加された書き込みを示す共有情報を受信した場合には、前記配信手段によって同じ会議に参加している他の参加者の情報処理端末へさらに追加された前記共有情報を送信する
    ことを特徴とする電子会議システム。
13. 複数の情報処理端末と情報処理装置がネットワークを介して接続された電子会議システムにおける情報処理装置において実行されるデータ送信方法であって、
    開催された会議に参加した参加者の情報処理端末へ前記会議に関連付けられた会議資料情報を送信するステップと、
    前記会議に参加している間に前記参加者の情報処理端末において前記会議資料情報に対して追加された書き込みを示す共有情報を同じ会議に参加している他の参加者の情報処理端末へ配信するステップと、
    前記共有情報を前記会議資料情報に関連付けて記憶するステップと、
    を有し、
    前記送信するステップは、前記情報処理端末の参加者が、参加者がいない状態の前記開催された会議に再度参加した場合に、前記再度参加した会議に関連付けられた前記会議資料情報と、前記会議資料情報に関連付けて記憶された前記共有情報とを前記参加者の情報処理端末へ送信することで前記共有情報が追加された前記会議資料情報を前記参加者の情報処理端末において再現させ、
    前記配信するステップは、前記共有情報が追加された前記会議資料情報を再現させた前記会議に再度参加した参加者の情報処理端末から、前記再現させた会議資料情報に対してさらに追加された書き込みを示す共有情報を受信した場合には、前記配信するステップによって同じ会議に参加している他の参加者の情報処理端末へさらに追加された前記共有情報を送信する
    ことを特徴とするデータ送信方法。
14. 複数の情報処理端末と情報処理装置がネットワークを介して接続された電子会議システムにおける情報処理装置に、
    開催された会議に参加した参加者の情報処理端末へ前記会議に関連付けられた会議資料情報を送信するステップ、
    前記会議に参加している間に前記参加者の情報処理端末において前記会議資料情報に対して追加された書き込みを示す共有情報を同じ会議に参加している他の参加者の情報処理端末へ配信するステップ、
    前記共有情報を前記会議資料情報に関連付けて記憶するステップ、
    を実行させ、
    前記送信するステップは、前記情報処理端末の参加者が、参加者がいない状態の前記開催された会議に再度参加した場合に、前記再度参加した会議に関連付けられた前記会議資料情報と、前記会議資料情報に関連付けて記憶された前記共有情報とを前記参加者の情報処理端末へ送信することで前記共有情報が追加された前記会議資料情報を前記参加者の情報処理端末において再現させ、
    前記配信するステップは、前記共有情報が追加された前記会議資料情報を再現させた前記会議に再度参加した参加者の情報処理端末から、前記再現させた会議資料情報に対してさらに追加された書き込みを示す共有情報を受信した場合には、前記配信するステップによって同じ会議に参加している他の参加者の情報処理端末へさらに追加された前記共有情報を送信する
    ことを実行させることを特徴とするプログラム。

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