JP3904408B2 - 情報管理システム、情報管理方法および情報管理プログラム - Google Patents

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、例えば電子ファイリングシステムなど文書を登録、管理、閲覧が可能な文書管理システムに関し、さらに詳しくは、特に個人データ等のセキュリティを必要とする情報を出力するような文書管理システム、およびその制御プログラムが記録された記録媒体に関する。
【０００２】
【従来の技術】
従来より、オフィスなどで用いる文書（ファイル）を「紙上」ではなく、光ディスクや磁気ディスクなどの記録媒体上に文書を作成し、配布、保管、検索などの書類管理をコンピュータによって管理する文書管理システムがある。
このシステムは、一般に文書にアクセス権（文書がロックがされている）を備えており、アクセスするログインユーザに応じてアクセス可能な文書を出力（画面表示、印刷、送信、ファイル保存等）できるようになっている。
【０００３】
また、この種のシステムに類似したシステムとして、例えば特開２０００−２９８４５号広報に開示された情報処理システムがある。
この情報システムは、設置場所が異なる複数の端末とサーバとが通信ネットワークを介して接続されており、夫々の端末は、その設置場所に応じて「表示」や「印刷」などの一般的な操作毎にアクセス権が設定されている。
一方、サーバは、システムを構成する構成端末毎に異なる一般的な操作情報（「表示」や「印刷」など）をデータベース化しそのデータベースに基づいて夫々の端末毎に異なるアクセス権を設定している。
【０００４】
そして、端末側からサーバに向かってアクセスした個人的な情報、たとえば
「氏名」、「住所」、「購入品目」、「購入数」、「金額」などの個人データに対し、サーバ側に設定されたアクセス権と端末側に設定されたアクセス権とに基づいて、サーバは個人的な情報個々にセキュリティレベルを設定する。そして、端末においてデータ出力をするための操作が行われると、そのセキュリティレベルに応じて個々の情報が出力されるとしたものである。
【０００５】
このシステムによれば、例えば、端末が自宅とコンビニエンスストアにある場合、同一人物が夫々の場所で同様な操作を行っても、公共性のあるコンビニエンスストアにおいては、他人の目に触れては困るような情報は一切出力されず、また、自宅などのプライベートな場所では、すべての情報が出力されるといったことが可能となるとしている。
【０００６】
【発明が解決しようとする課題】
ところで、上記したように、従来の文書管理システムは、アクセスするログインユーザに応じてサーバやクライアント（端末）がアクセスされた文書の公開が可能かどうかの判断を行い、該当するログインユーザーであると判断した場合にのみ文書データのアクセスを許可している。そして、いったん出力できた情報に対しては何らセキュリティを付与するようなことはしてはおらず、その後の行為、たとえば、「印刷」、「送信」、「保存」などは自由にできるのが現状である。
【０００７】
しかしながら、たとえアクセスが容認されたユーザーでも、文書を管理する側にとっては甚だ不都合な場合も往々にしてある。
例えばアクセスされた文書が高度の秘密性を持ったものであるとする。文書管理者は、ディスプレイ上で閲覧するまでは容認するが、その後の行為は一切禁止するといった場合等が該当する。
【０００８】
また、上述した特開２０００−２９８４５号広報に開示された情報処理システムは、文書管理システムについて何ら記載も示唆もされてはいないものの、データを管理するシステムという大きな概念で捉えればその範疇に属する。
しかしながら、そもそも文書管理システムは、端末の設置された場所に応じて個々の文書（データ）が公開されるか否かという技術的思想ではなく、文書自体がアクセスしたユーザーに対して公開性を具備しているかという点で大きく相違する。
【０００９】
したがって、特開２０００−２９８４５号広報に開示された情報処理システムは、商取引におけるシステムという観点からみれば優れたシステムではあるものの、文書管理システムとしてみればその構成上なじまない。
すなわち、上記した情報処理システムは、いわば設置された端末毎のセキュリティであるために、文書管理システム等で一般に行われている文書自体のセキュリティには未対応であり、このことは、技術的思想そのものが根底から大きく相違するため当然のことである。
【００１０】
以上のことから、本発明者の知り得る範囲においては、いったん出力できた情報に対してもその後の行為に対するセキュリティを付与するような文書管理システムはない。
そこで本発明者は、文書毎の秘密性の度合いによって、たとえアクセスが容認されたユーザーでも、その後の行為に一定の制限を設けるような文書管理システムを新規に開発するに至った。
【００１１】
そこで本発明は、文書単位に印刷、送信、保存などの出力装置への出力権限を設定可能にして、いったん出力できた情報に対してもその後の行為に対するセキュリティを付与する情報管理システム、情報管理方法および情報管理プログラムを提供することを目的とする。また、文書単位に特定の出力装置への出力権限を設定可能にする情報管理システム、情報管理方法および情報管理プログラムを提供することを目的とする。また、文書単位に特定の出力装置への出力権限を設定するほかに出力情報にフィルタをかけることが可能な情報管理システム、情報管理方法および情報管理プログラムを提供することを目的とする。
【００１２】
【課題を解決するための手段】
かかる目的を達成するために、本発明は以下の特徴を有することとする。
本発明にかかる情報管理システムは、文書情報を出力可能なプリンタを、文書情報毎に対応付けて管理する第１の管理手段と、プリンタにおいて文書情報を出力する際の出力フォーマット形式を管理する第２の管理手段と、文書情報の出力要求が行われた場合に、第１の管理手段を参照し、当該出力要求が行われた文書情報に対応付けられたプリンタを特定し、文書情報を出力可能なプリンタを特定する出力装置特定手段と、第２の管理手段を参照し、出力装置特定手段により特定したプリンタにおいて文書情報を出力する際の出力フォーマット形式を決定する出力形態決定手段と、を有し、出力フォーマット形式は、文書情報を出力する際に、文書情報の文書名と、文書情報の登録日と、文書情報の更新日と、文書情報の登録期限日と、文書情報の表示情報と、の少なくとも１つを出力するか否かを決定する情報であることを特徴とするものである。
【００１３】
また、本発明にかかる情報管理システムは、出力装置特定手段により特定したプリンタに対し、出力形態決定手段により決定した出力フォーマット形式で文書情報を出力するように制御する出力制御手段を有することを特徴とするものである。
【００１６】
また、本発明にかかる情報管理方法は、文書情報を出力可能なプリンタを、文書情報毎に対応付けて管理する第１の管理手段と、プリンタにおいて文書情報を出力する際の出力フォーマット形式を管理する第２の管理手段と、を有する情報管理システムにおいて行う情報管理方法であって、文書情報の出力要求が行われた場合に、第１の管理手段を参照し、当該出力要求が行われた文書情報に対応付けられたプリンタを特定し、文書情報を出力可能なプリンタを特定する出力装置特定工程と、第２の管理手段を参照し、出力装置特定工程により特定したプリンタにおいて文書情報を出力する際の出力フォーマット形式を決定する出力形態決定工程と、を、情報管理システムが行い、出力フォーマット形式は、文書情報を出力する際に、文書情報の文書名と、文書情報の登録日と、文書情報の更新日と、文書情報の登録期限日と、文書情報の表示情報と、の少なくとも１つを出力するか否かを決定する情報であることを特徴とするものである。
【００１７】
また、本発明にかかる情報管理方法は、出力装置特定工程により特定したプリンタに対し、前記出力形態決定工程により決定した出力フォーマット形式で前記文書情報を出力するように制御する出力制御工程を、情報管理システムが行うことを特徴とするものである。
【００１９】
また、本発明にかかる情報管理プログラムは、文書情報を出力可能なプリンタを、文書情報毎に対応付けて管理する第１の管理手段と、プリンタにおいて文書情報を出力する際の出力フォーマット形式を管理する第２の管理手段と、を有する情報管理システムにおいて実行させる情報管理プログラムであって、文書情報の出力要求が行われた場合に、第１の管理手段を参照し、当該出力要求が行われた文書情報に対応付けられたプリンタを特定し、文書情報を出力可能なプリンタを特定する出力装置特定処理と、第２の管理手段を参照し、出力装置特定処理により特定したプリンタにおいて文書情報を出力する際の出力フォーマット形式を決定する出力形態決定処理と、を、情報管理システムに実行させ、出力フォーマット形式は、文書情報を出力する際に、文書情報の文書名と、文書情報の登録日と、文書情報の更新日と、文書情報の登録期限日と、文書情報の表示情報と、の少なくとも１つを出力するか否かを決定する情報であることを特徴とするものである。
【００２０】
また、本発明にかかる情報管理プログラムは、出力装置特定処理により特定したプリンタに対し、出力形態決定処理により決定した出力フォーマット形式で文書情報を出力するように制御する出力制御処理を、情報管理システムに実行させることを特徴とするものである。
【００２５】
【発明の実施の形態】
（実施形態１）
図１に示すように、実施形態１に関する文書管理システムのネットワーク構成は、文書管理システムの機能を持つパーソナルコンピュータ１と、プリンタ２と、メールサーバ３とがネットワーク４に接続されて構成され、データ通信が行なえるようになっている。
【００２６】
実施形態１に関する文書管理システムは、図２に示すように、文書表示画面の表示を行うＣＲＴ等のディスプレイ装置からなる表示部１１と、各種作業のコマンド入力およびデータ入力を行うキーボードまたはマウスなどの入力装置からなるコマンド入力部１２と、通信ネットワークを介してネットワークに接続されている他のプリンタ等の装置とデータ通信するための装置であるネットワーク接続部１３と、文書毎に異なる文書情報とその文書情報に対応したセキュリティ情報とが記録された文書情報記録部１４と、リムーバブルメディア等の外部ファイルに所望するデータを保存する外部記録部１５とが制御部１０を介して接続されて構成されている。
この制御部１０は、ＣＰＵ，ＲＯＭ, およびＲＡＭ等を備えて構成されたマイクロコンピュータであり、所定の制御プログラムに従って本文書管理システムの全体の制御を行うようになっており詳細は後述する。
【００２７】
次に、図３に例示したスキーマを参照しながら、上記した文書情報記録部１４に格納されているデータを説明する。
文書情報記録部１４は、文書毎に異なる各種情報、すなわち、文書名、登録日、更新日、保管期限日及び表紙データ（一般には画像の生データ）等の文書管理上に必要な文書情報と、画面表示、印刷、送信、ファイル保存等の各種出力形態毎に文書に応じて設定された出力セキュリティ情報（図においては○×で表示）とが格納されている。
図３に例示したように文書１は、各種出力形態全てに対し容認し、文書２は、画面表示以外は拒絶されるように設定されている。
【００２８】
このように文書情報記録部１４に各種データが格納された文書管理システムは、図４に示したようなフローチャート（制御プログラム）に従って制御部１０が処理を実行する。
まず、制御部１０はディスプレイ上に文書名一覧を表示し、この文書名一覧の中からログインユーザーによって所要の文書名が選択されるまで待機する（ステップＳ１０１）。文書名が選択されると、文書情報記録部１４に予め格納された該当する文書情報及びセキュリティ情報を取得し（ステップＳ１０２）、ディスプレイ上に、「文書閲覧（画面表示）」、「文書印刷（印刷）」、「文書送信（送信）」、「ファイル保存（保存）」、「終了」からなる５つの選択アイコンを表示し（ステップＳ１０３）、出力形態が選択されるまで待機する（ステップＳ１０４）。
通常、ログインユーザーは、自分が選択した文書が、所望する文書か確認するのが一般的かと思われるので、「文書閲覧（画面表示）」が選択された場合を中心に説明する。
【００２９】
制御部１０は、選択された文書が、取得された文書情報に基づいて文書の画面表示が可能か否かの判断を行う（ステップＳ１０５）。例えば、図３において例示した文書２の場合は、画面表示は容認しているため（○印）、ただちに該当する文書をディスプレイ上に表示する（ステップＳ１０６）。容認していない場合は、「選択された文書は閲覧できません」などのエラーメッセージをディスプレイ上に表示させて（ステップＳ１０７）、初期画面にもどる（処理を終了する）。
【００３０】
なお、文書閲覧を一旦終了させてから同一文書に対し次の出力形態を選択するといった面倒がないように、文書閲覧に邪魔にならないディスプレイ上の下部等に、表示中の文書の他に上記した「文書閲覧（画面表示）」、「文書印刷（印刷）」、「文書送信（送信）」、「ファイル保存（保存）」、「終了」からなる５つの選択アイコンを表示させ、ただちに次のアクションにジャンプさせるように構成するのが好ましい。
【００３１】
また、他の出力形態、すなわち、印刷、送信、ファイル保存の場合も画面表示と同様なステップに従って処理が行われる。
すなわち、印刷が選択されれば、印刷可能かとの判断を行い（ステップＳ１０８）、送信が選択されれば送信可能かとの判断を行い（ステップＳ１１０）、ファイル保存が選択されれば、ファイル保存可能かとの判断を行う（ステップＳ１１３）。
そして、印刷可能と判断した場合は、文書を接続されたプリンタに出力し（ステップＳ１０９）、送信可能と判断した場合は文書をメールサーバに出力し（ステップＳ１１１）、ファイル可能と判断した場合は文書をリムーバブルメディア等の外部記録部１５に記録する、また、夫々の出力形態が容認されていない場合は、夫々に適したエラーメッセージ（ステップＳ１０７、Ｓ１１２）を表示させて処理が終了する。
例えば、図３において例示した文書２の場合は、画面表示以外の出力形態は一切容認していないため、たとえログインユーザーであっても、印刷、送信、ファイル保存を選択してもエラーメッセージが表示されて拒絶されてしまう。
【００３２】
（実施形態２）
次に図５から図７を用いて実施形態２を説明すると、図５に示したように実施形態１に対して特定の出力形態、本実施形態においてはプリンタ２を複数台設置せしめ、文書管理システムの機能を持つパーソナルコンピュータ１と、複数のプリンタ２と、メールサーバ３とがネットワーク４に接続されてネットワークを構成し、データ通信が行なえるようになっている。
なお、実施形態２の文書管理システムは、「文書印刷（印刷）」に関する部分が相違するのみであるため、共通する他の構成については説明は省略する。
【００３３】
文書情報記録部１４は、図６に示したように、実施形態１で説明した「文書印刷（印刷）」が階層的になったスキーマ構造を呈した文書情報とセキュリティ情報が記録されている。
すなわち、文書の印刷を許可するという大前提のもと、３台のプリンタ２のいずれか、あるいは全てを許可するというものである。
例えば、文書１においては、全てのプリンタを使用可能とし、文書２においては、プリンタ３の使用可能とするという具合である。
【００３４】
この文書管理システムは、図７に示したようなフローチャート（制御プログラム）に従って制御部１０が処理を実行する。
文書名が選択される（ステップＳ２０１）と、文書情報記録部１４に予め格納された該当する文書情報とセキュリティ情報を取得し（ステップＳ２０２）、ディスプレイ上に、「文書閲覧（画面表示）」、「文書印刷（印刷）」、「文書送信（送信）」、「ファイル保存（保存）」、「終了」からなる５つの選択アイコンを表示し、出力形態が選択されるまで待機する。
【００３５】
そして、「文書印刷（印刷）」が選択されると、まず、セキュリティ情報に基づいてプリンタ１が使用可能か否かとの判定が実行され（ステップＳ２０３）、プリンタ１は使用可能との判定がなされた場合、出力プリンタをプリンタ１に設定する（ステップＳ２０４）。そして、文書をプリンタ１へ送信して（ステップＳ２０５）初期画面に戻る（処理を終了する）。
【００３６】
また、プリンタ１が使用不可との判定がなされた場合、プリンタ２が使用可能か否かの判定を行い（ステップＳ２０６）、使用可能と判定した場合は出力プリンタをプリンタ２設定（ステップＳ２０７）し、文書をプリンタ２へ送信する（ステップＳ２０５）。使用不可と判定した場合は、更にプリンタ３が使用可能か否かとの判定を行う。そして、使用可能と判定した場合は上記と同様に出力プリンタをプリンタ３に設定（ステップＳ２０９）し、文書をプリンタ３へ送信する。使用不可と判定した場合は「選択された文書は印刷できません」などのエラーメッセージをディスプレイ上に表示させて（ステップＳ２１０）、初期画面にもどる（処理を終了する）。
例えば、図６において例示した文書２の場合は、プリンタ３以外を使用した印刷を一切容認していないため、印刷を選択すれば上記したステップのもと自動的にプリンタ３に設定される。
【００３７】
なお、図６において例示した文書１のように印刷可能なプリンタが複数（文書１は３つ全部）の場合は、使用可能なプリンタのアイコンをディスプレイ上に表示させて、ユーザに選択させるようにしても良い。
さらに、文書管理システムの機能を持つパーソナルコンピュータ１とプリンタ２とが夫々複数台設置して構成した場合、プリンタの使用状況に応じて自動的に空いたプリンタで印刷できるように構成しても良い。
【００３８】
（実施形態３）
次に図８から図１１用いて実施形態３を説明する。
実施形態３における文書管理システムは、図８に示すように、上述した実施形態２に、更にフォーマット情報記録部１６を具備すると共に、文書情報記録部１４に更に文書情報に対しセキュリティランクを決定づけるフォーマット名が記録されて、更に好適な文書管理システムを例示しており、「文書印刷（印刷）」に関する部分が相違するのみであるため、共通する他の構成については説明は省略する。
【００３９】
フォーマット情報記録部１６は、図１０に示すように、フォーマット名、「Ａ」、「Ｂ」と「文書名」、「登録日」、「更新日」、「保管期限日」、「表紙データ」等の文書情報個々とを対応付けて夫々の文書情報の出力可否を決定した出力フォーマット情報が記録されている。このフォーマット名は限定された文書に対するものではなく、想定しうる任意の組み合わせで設定されているものである（本実施形態では「Ａ」、「Ｂ」の２通りを例示している。）。
【００４０】
文書情報記録部１４は、図９に示したように、実施形態２で説明した「文書印刷（印刷）」がさらに階層的になったスキーマ構造を呈した文書情報とセキュリティ情報が記録されている。
すなわち、文書の印刷を許可するという大前提のもと、３台のプリンタ（プリンタ１、プリンタ２、プリンタ３）のいずれか、あるいは全てを許可し、さらに印刷可能なプリンタで印刷を実行すると、「文書名」、「登録日」、「更新日」、「保管期限日」、「表紙データ」等の文書情報がセキュリティ情報と出力フォーマット情報とに基づいて選択的に印刷するように構成されている。
【００４１】
例えば図９において、文書２は、プリンタ３のみ使用可能とし、かつ、当該プリンタで印刷を実行した場合、フォーマット名「Ａ」ランクであるため、「文書名」、「登録日」、「更新日」、「保管期限日」、「表紙データ」の全ての文書情報と文書が印刷される。
また、文書１は、全てのプリンタを使用可能とし、かつ、プリンタ１又は２で印刷をした場合、フォーマット名「Ｂ」ランクであるため、図１０で例示したように、フォーマット名「Ｂ」は「文書名」、「登録日」、「更新日」が印刷可能としているため、それらは印刷が実行され、「保管期限日」、「表紙データ」は印刷されない。
【００４２】
この文書管理システムは、図１１に示したようなフローチャート（制御プログラム）に従って制御部１０が処理を実行する。
まず、制御部１０は「文書印刷（印刷）」が選択されると、まず、セキュリティ情報に基づいてどのプリンタが使用可能か否かとの判定が漸次実行され、該当したプリンタに文書データを送信すると共に、出力プリンタに対するフォーマット名とフォーマット情報を取得する（ステップＳ３０１、Ｓ３０２）。
【００４３】
そして、文書名が出力可能か否かの判定がなされ（ステップＳ３０３）、出力可能と判定した場合はプリンタへ文書名を送信し、次ステップである登録日が出力可能か否かの判定へと進む。出力不可と判定した場合はそのまま次ステップへ進む。
このように、登録日の出力は可能か否かの判定（ステップＳ３０５）、更新日の出力は可能か否かの判定（ステップＳ３０７）、保管期限日の出力は可能か否かの判定（ステップＳ３０９）、表紙データの出力は可能か否かの判定（ステップＳ３１１）が漸次行われ、夫々該当すれば、登録日や更新日、保管期限日や表紙データをプリンタへ送信する。一方プリンタは送信された当該文書情報と文書を印刷して処理を終える。
【００４４】
なお、図９において例示した文書１のように、印刷可能なプリンタが複数（文書１は３つ全部）あり、かつ、プリンタ毎にフォーマット名を対応させることは任意である。
【００４５】
さらに、実施形態１、実施形態２及び実施形態３で説明したステップの流れに従ったプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体でも良いものである。
【００４６】
【発明の効果】
本発明によれば、文書毎に出力形態を変えられるように構成したから、例えばこの文書は印刷でしか出力できないようにするといったことや、その逆にディスプレイ上に文書は表示させることはできても印刷が出来ない、あるいはこの文書は送信できないようにするといったことが可能となり、いったん出力できた情報に対しても、その後の行為に対するセキュリティを付与する文書管理システムが提供できる。
【００４７】
また、本発明によれば、文書毎に出力先を変えることが可能となり、例えばこの文書はこのプリンタでしか出力できないようにするといったことや、この文書はこのプリンタでは印刷できないようにするといったことができる。
【００４８】
また、本発明によれば、文書毎に出力先を変えつつ、さらに出力先プリンタに応じて、文書名、登録日、更新日、保管期限日、表紙データ等の文書情報個々を選択的に出力するから、セキュリティ上出力したくない文書情報を出力させないことにより、出力情報のセキュリティを保つことができる。
【００４９】
また、本発明によれば、プログラムをパーソナルコンピュータに導入することにより、本発明の機能を簡単に構築できる。
【図面の簡単な説明】
【図１】実施形態１における文書管理システムのネットワーク構成図である。
【図２】同、文書管理システムの構成を示すブロック図である。
【図３】同、文書情報のスキーマ例を示す。
【図４】同、文書情報出力処理のフローチャートである。
【図５】実施形態２における文書管理システムのネットワーク構成図である。
【図６】同、文書情報のスキーマ例を示す。
【図７】同、文書情報出力処理のフローチャートである。
【図８】実施形態３における文書管理システムの構成を示すブロック図である。
【図９】同、文書情報のスキーマ例を示す。
【図１０】同、文書情報のスキーマ例に対するフォーマット情報のスキーマ例を示す。
【図１１】同、文書情報出力処理のフローチャートである。
【符号の説明】
１ パーソナルコンピュータ
２ プリンタ
１０ 制御部
１４ 文書情報記録部
１６ フォーマット情報記録部

Claims (6)

1. 文書情報を出力可能なプリンタを、文書情報毎に対応付けて管理する第１の管理手段と、
   前記プリンタにおいて文書情報を出力する際の出力フォーマット形式を管理する第２の管理手段と、
   文書情報の出力要求が行われた場合に、前記第１の管理手段を参照し、当該出力要求が行われた文書情報に対応付けられた前記プリンタを特定し、前記文書情報を出力可能なプリンタを特定する出力装置特定手段と、
   前記第２の管理手段を参照し、前記出力装置特定手段により特定した前記プリンタにおいて前記文書情報を出力する際の出力フォーマット形式を決定する出力形態決定手段と、を有し、
   前記出力フォーマット形式は、前記文書情報を出力する際に、前記文書情報の文書名と、前記文書情報の登録日と、前記文書情報の更新日と、前記文書情報の登録期限日と、前記文書情報の表示情報と、の少なくとも１つを出力するか否かを決定する情報であることを特徴とする情報管理システム。
2. 前記出力装置特定手段により特定した前記プリンタに対し、前記出力形態決定手段により決定した出力フォーマット形式で前記文書情報を出力するように制御する出力制御手段を有することを特徴とする請求項１記載の情報管理システム。
3. 文書情報を出力可能なプリンタを、文書情報毎に対応付けて管理する第１の管理手段と、
   前記プリンタにおいて文書情報を出力する際の出力フォーマット形式を管理する第２の管理手段と、を有する情報管理システムにおいて行う情報管理方法であって、
   文書情報の出力要求が行われた場合に、前記第１の管理手段を参照し、当該出力要求が行われた文書情報に対応付けられた前記プリンタを特定し、前記文書情報を出力可能なプリンタを特定する出力装置特定工程と、
   前記第２の管理手段を参照し、前記出力装置特定工程により特定した前記プリンタにおいて前記文書情報を出力する際の出力フォーマット形式を決定する出力形態決定工程と、を、前記情報管理システムが行い、
   前記出力フォーマット形式は、前記文書情報を出力する際に、前記文書情報の文書名と、前記文書情報の登録日と、前記文書情報の更新日と、前記文書情報の登録期限日と、前記文書情報の表示情報と、の少なくとも１つを出力するか否かを決定する情報であることを特徴とする情報管理方法。
4. 前記出力装置特定工程により特定した前記プリンタに対し、前記出力形態決定工程により決定した出力フォーマット形式で前記文書情報を出力するように制御する出力制御工程を、前記情報管理システムが行うことを特徴とする請求項３記載の情報管理方法。
5. 文書情報を出力可能なプリンタを、文書情報毎に対応付けて管理する第１の管理手段と、
   前記プリンタにおいて文書情報を出力する際の出力フォーマット形式を管理する第２の管理手段と、を有する情報管理システムにおいて実行させる情報管理プログラムであって、
   文書情報の出力要求が行われた場合に、前記第１の管理手段を参照し、当該出力要求が行われた文書情報に対応付けられた前記プリンタを特定し、前記文書情報を出力可能なプリンタを特定する出力装置特定処理と、
   前記第２の管理手段を参照し、前記出力装置特定処理により特定した前記プリンタにおいて前記文書情報を出力する際の出力フォーマット形式を決定する出力形態決定処理と、を、前記情報管理システムに実行させ、
   前記出力フォーマット形式は、前記文書情報を出力する際に、前記文書情報の文書名と、前記文書情報の登録日と、前記文書情報の更新日と、前記文書情報の登録期限日と、前記文書情報の表示情報と、の少なくとも１つを出力するか否かを決定する情報であることを特徴とする情報管理プログラム。
6. 前記出力装置特定処理により特定した前記プリンタに対し、前記出力形態決定処理により決定した出力フォーマット形式で前記文書情報を出力するように制御する出力制御処理を、前記情報管理システムに実行させることを特徴とする請求項５記載の情報管理プログラム。

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