JP2011160208A - 画像形成システム及びそのプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】会議前に出勤している参加予定者のみに対して会議資料を印刷でき、これにより、不在の参加予定者に対する無駄な印刷を防止することができる画像形成システム及びそのプログラムを提供する。
【解決手段】画像形成システム１００において、制御部２２０は、入力部１１１で受け付けたユーザ特定情報Ｄ０、及び記憶部２１０に記憶したユーザ情報Ｄ１に基づきユーザを認証する認証手段Ｑ１１２と、出退勤情報Ｄ２を処理する出退勤情報処理手段Ｑ２１１と、会議情報Ｄ３を記憶部２１０に登録して会議情報Ｄ３を処理する会議情報処理手段Ｑ２２１と、会議情報処理手段Ｑ２２１にて登録した参加予定者情報Ｄ３と出退勤処理手段Ｑ２１１にて処理した出退勤情報Ｄ２とに基づき会議情報処理手段Ｄ３にて登録した会議資料情報Ｄ３ｇから画像形成部１１３に会議資料を印刷させる会議資料印刷手段Ｑ２２２とを備える。
【選択図】図１

Description

本発明は、画像形成システム及びそのプログラムに関する。

近年のオフィス環境においては、ユーザの出勤及び退勤に関する出退勤情報をサーバで処理する出退勤情報処理システムが普及しつつある。

かかる出退勤情報処理システムでは、出退勤情報を管理する専用装置や、タイムカード入力装置を備える必要がなく、コンピュータにユーザの出退勤情報を入力するだけで、出退勤の状況、有給休暇等の休暇の状況、外出や出張の状況を把握することができる。

ところが、このような出退勤情報処理システムでは、ユーザはクライアントコンピュータを起動した後でないとユーザの出退勤情報を入力したり、確認したりすることができず、クライアントコンピュータが起動するまでの時間を待たされることになる。

この点に関し、特許文献１には、画像形成装置でユーザを認証し、認証したユーザの出退勤情報を管理する技術が開示されている。

このような技術では、オフィスでよく設置されている画像形成装置で、印刷と出退勤入力との両方が行えるという利点がある。

ところで、近年のオフィス環境において、会議に参加する参加予定者に関する参加予定者情報を含む会議情報をサーバで処理することもある。

しかしながら、特許文献１に記載の画像形成装置では、出退勤情報処理を行うことができるものの、会議情報を処理することまでは行っていないため、組織内メンバーの出退勤状況に応じて会議資料の印刷部数を変えるなどの処理のように出退勤情報を用いた印刷制御を行うことができない。

また、特許文献２には、画像形成装置を含むマルチファンクションシステムにおいて、会議主催者が予め会議参加者等の予約情報を予約しておくことで、会議出席者の要望や身分を意識することなく、適切な内容の会議資料を適切なタイミングで適切な場所に出力する技術が開示されている。

特開２００４−１３３６３１号公報 特開２００９−７０１０２号公報

ところが、特許文献２に記載の画像形成装置では、予約情報に基づいて会議資料を印刷するため、会議の当日不在になった人に対しても印刷されることから、不在の参加予定者に対する無駄な印刷を行ってしまうという不都合がある。

そこで、本発明は、会議前に出勤している参加予定者のみに対して会議資料を印刷でき、これにより、不在の参加予定者に対する無駄な印刷を防止することができる画像形成システム及びそのプログラムを提供することを目的とする。

本発明は、前記課題を解決するために、次の画像形成システム及び画像形成システムのプログラムを提供する。

（１）画像形成システム
ユーザを特定する特定情報を含む入力情報を受け付ける入力部と、会議に参加する参加予定者に関する参加予定者情報及び前記会議の会議資料に関する会議資料情報を含む会議情報、ユーザに関するユーザ情報、ユーザの出退勤情報を記憶する記憶部と、前記会議資料情報に基づき会議資料を印刷する画像形成部と、前記入力部、前記記憶部及び前記画像形成部を制御する制御部とを備え、前記画像形成部が画像形成装置の構成要素とされている画像形成システムであって、前記制御部は、前記入力部で受け付けたユーザ特定情報、及び前記記憶部に記憶したユーザ情報に基づきユーザを認証する認証手段と、前記認証手段にて認証したユーザの出退勤情報を処理する出退勤情報処理手段と、前記会議情報を前記記憶部に登録して該会議情報を処理する会議情報処理手段と、前記会議情報処理手段にて登録した参加予定者情報と前記出退勤処理手段にて処理した出退勤情報とに基づき前記会議情報処理手段にて登録した会議資料情報から前記画像形成部に会議資料を印刷させる会議資料印刷手段とを備えることを特徴とする画像形成システム。

（２）画像形成システムのプログラム
前記本発明に係る画像形成システムのプログラムであって、前記制御部を、前記認証手段と、前記出退勤情報処理手段と、前記会議情報処理手段と、前記会議資料印刷手段とを含む手段として機能させることを特徴とする画像形成システムのプログラム。

本発明によれば、前記認証手段により前記入力部で受け付けたユーザ特定情報、及び前記記憶部に記憶したユーザ情報に基づきユーザを認証し、前記出退勤情報処理手段により前記出退勤情報を処理し、前記会議情報処理手段により前記会議情報を前記記憶部に登録して該会議情報を処理し、前記会議資料印刷手段により前記会議情報処理手段にて登録した参加予定者情報と前記出退勤処理手段にて処理した出退勤情報とに基づき前記会議情報処理手段にて登録した会議資料情報から前記画像形成部に会議資料を印刷させるので、会議前に出勤している参加予定者のみに対して会議資料を印刷でき、これにより、不在の参加予定者に対する無駄な印刷を防止することが可能となる。

本発明において、前記記憶部は、会議の開始時刻及び該開始時刻より前に会議資料を印刷するように設定される予約時刻又は該開始時刻より前に会議資料を印刷するように該開始時刻に対して設定される予約時間を記憶してもよい。この場合、前記会議情報処理手段は、前記入力部で前記予約時刻又は予約時間を受け付けて前記記憶部に予め登録しておく予約処理を行い、前記会議資料印刷手段は、前記会議情報処理手段にて予め登録しておいた予約時刻又は予約時間になると、前記参加予定者情報から該予約時刻又は予約時間に対応する開始時刻の会議に参加する参加予定者情報を取得し、取得した参加予定者情報の参加者に対して、取得時点での前記出退勤処理手段による前記出退勤情報に基づき出勤しているか否かを判断し、出勤していると判断した参加予定者に対して前記会議資料情報から前記画像形成部に会議資料を印刷させる態様を例示できる。

この態様では、前記予約時刻又は前記予約時間が到来した時に、最新の出退勤状況によって会議資料を自動的に印刷することができる。

本発明において、前記会議情報処理手段は、前記入力部で前記参加予定者情報を受け付ける受付処理を行い、前記会議資料印刷手段は、前記会議情報処理手段にて受け付けた参加予定者情報から会議に参加する参加予定者を取得し、取得した参加予定者に対して、前記参加予定者情報を受け付けた時点での前記出退勤処理手段による前記出退勤情報に基づき出勤しているか否かを判断し、出勤していると判断した参加予定者に対して前記会議資料情報から前記画像形成部に会議資料を印刷する態様を例示できる。

この態様では、前記参加予定者情報を入力した時点で、出勤している参加予定者に対して会議資料を印刷することができる。

本発明において、前記制御部は、前記会議情報処理手段にて登録した参加予定者情報の参加予定者の中から、前記出退勤処理手段による前記出退勤情報に基づき会議資料を印刷する時に不在であった参加予定者を特定する不在者特定手段を備える態様を例示できる。

この態様では、会議資料の印刷処理より後で出勤処理した参加予定者（例えば、会議資料の印刷処理後から会議開始前までに出勤処理した参加予定者や、会議終了後に出勤処理した参加予定者）を特定でき、これにより、会議資料を印刷する時に不在であった参加予定者であって出勤処理した参加予定者に対して、会議資料を提供することができる。

本発明において、前記会議資料印刷手段は、前記不在者特定手段にて不在と特定した参加予定者が前記出退勤処理手段による前記出退勤情報に基づき出勤したと判断した場合に、出勤した参加予定者に対して前記会議資料情報から前記画像形成部に会議資料を印刷させる態様を例示できる。なお、前記会議資料印刷手段は、出勤した参加予定者に対して前記会議資料情報から前記画像形成部に会議資料を印刷させるか否かを予め設定しておくようになっていてもよいし、ユーザによる入力操作によって設定するようになっていてもよい。

この態様では、会議資料の印刷処理より後で出勤処理した参加予定者に対して、会議資料を印刷することができる。

本発明において、電子メールを送信する通信部を備えていてもよい。この場合、前記制御部は、前記不在者特定手段にて不在と特定した参加予定者に対して前記会議資料情報を添付した電子メールを前記通信部で送信する電子メール送信手段を備える態様を例示できる。なお、前記電子メール送信手段は、不在と特定した参加予定者に対して前記会議資料情報を添付した電子メールを前記通信部で送信するか否かを予め設定しておくようになっていてもよいし、ユーザによる入力操作によって設定するようになっていてもよい。

この態様では、不在と特定した参加予定者に対して、会議資料情報を電子メールで送信することができる。

本発明において、前記画像形成部に加えて、前記入力部、前記記憶部及び前記制御部も前記画像形成装置の構成要素とされている態様を例示できる。

この態様では、本発明に係る画像形成システムを画像形成装置で実現することができる。

本発明において、前記画像形成装置を制御するサーバを備え、前記サーバと前記画像形成装置とがネットワークを介して互いに接続されており、前記入力部が前記画像形成装置と前記ネットワークに接続されるコンピュータ端末装置とのうち少なくとも一方の構成要素とされており、前記記憶部と前記制御部とが前記サーバの構成要素とされている態様を例示できる。

この態様では、前記サーバで前記記憶部の情報を一元管理することができる。

本発明において、前記サーバは、前記画像形成装置を制御する制御サーバと、前記制御サーバに対してアプリケーションソフトウェアを提供するアプリケーションサーバとを備え、前記制御サーバと前記アプリケーションサーバと前記画像形成装置とは、前記ネットワークを介して互いに接続されており、前記記憶部は、前記制御サーバに設けられる第１記憶部と、前記アプリケーションサーバに設けられる第２記憶部とを備え、前記制御部は、前記制御サーバに設けられる第１制御部と、前記アプリケーションサーバに設けられる第２制御部とを備え、前記第１記憶部は、前記ユーザ情報を記憶し、前記第２記憶部は、前記出退勤情報と前記参加予定者情報と前記会議資料情報とを記憶し、前記第１制御部は、前記認証手段と前記会議資料印刷手段とを備え、前記第２制御部は、前記出退勤情報処理手段と前記会議情報処理手段とを備える態様を例示できる。

この態様では、例えば、前記画像形成装置の機種が異なっていても、前記アプリケーションサーバが前記画像形成装置の機種に応じたアプリケーションソフトウェア（例えば、機種に応じた画面表示のための表示制御情報を生成するアプリケーションソフトウェア）を前記制御サーバに提供することができる。これにより、前記制御サーバが前記アプリケーションサーバから提供されたアプリケーションソフトウェアによって前記画像形成装置の機種に関わらず該画像形成装置を制御することが可能となる。

以上説明したように、本発明によると、前記認証手段により前記入力部で受け付けたユーザ特定情報、及び前記記憶部に記憶したユーザ情報に基づきユーザを認証し、前記出退勤情報処理手段により前記出退勤情報を処理し、前記会議情報処理手段により前記会議情報を前記記憶部に登録して該会議情報を処理し、前記会議資料印刷手段により前記会議情報処理手段にて登録した参加予定者情報と前記出退勤処理手段にて処理した出退勤情報とに基づき前記会議情報処理手段にて登録した会議資料情報から前記画像形成部に会議資料を印刷させることで、会議前に出勤している参加予定者のみに対して会議資料を印刷でき、これにより、不在の参加予定者に対する無駄な印刷を防止することができる。

本発明の実施の形態に係る画像形成システムのシステム構成を概略的に示すブロック図である。 図１に示す画像形成装置の操作部を示す平面図である。 図１に示す画像形成装置の操作部における表示部に表示されるログイン画面の一例を示す平面図である。 図１に示す画像形成装置の操作部における表示部に表示される初期画面の一例を示す平面図である。 図１に示す画像形成システムにおいて、サーバにおける制御部の機能構成を概略的に示す機能構成図である。 図１に示す画像形成システムにおいて、サーバの記憶部におけるユーザ情報管理データベースに記憶されるユーザ管理テーブルの一例を示す概略図である。 図１に示す画像形成システムにおいて、サーバの記憶部における出退勤情報データベースのデータ構造の一例を示す概略図である。 図１に示す画像形成システムにおいて、サーバの記憶部における会議情報データベースのデータ構造の一例を示す概略図である。 図１に示す画像形成システムにおける印刷予約処理の一例の流れを示すフローチャートである。 図１に示す画像形成装置の表示部における印刷予約画面の一例を示す概略図である。 図７に示す印刷予約処理で予約した会議の会議資料を自動的に印刷する自動印刷処理の一例の流れを示すフローチャートである。 図１に示す画像形成システムにおける会議前に会議資料を印刷する指定印刷処理の一例の流れを示すフローチャートである。 図１に示す画像形成装置の表示部における指定印刷画面の一例を示す概略図である。 図１に示す画像形成装置の表示部における不在者対応画面の一例を示す概略図である。 図１に示す画像形成システムにおける不在者へ対応する不在者対応処理の流れの一例を示すフローチャートである。 図１に示す画像形成装置の表示部における出退勤処理画面の一例を示す概略図である。 図１に示す画像形成装置の表示部における会議資料印刷問い合わせ画面の一例を示す概略図である。 図１に示す画像形成システムの変形例の画像形成システムであって、制御サーバとアプリケーションサーバと画像形成装置とがネットワークを介して相互に接続されている画像形成システムのシステム構成を概略的に示すブロック図である。 図１６に示す画像形成システムにおいて、制御サーバにおける第１制御部及びアプリケーションサーバにおける第２制御部の機能構成を概略的に示す機能構成図である。

以下、本発明に係る実施の形態について図面を参照しながら説明する。なお、以下の実施の形態は、本発明を具体化した例であって、本発明の技術的範囲を限定する性格のものではない。

［画像形成システムの全体構成について］
図１は、本発明の実施の形態に係る画像形成システム１００のシステム構成を概略的に示すブロック図である。

図１に示す画像形成システム１００は、画像形成装置１１０の構成要素とされた画像形成部１１３を備えている。また、本実施の形態では、画像形成システム１００は、サーバ（サーバコンピュータ）２００の構成要素とされた記憶部２１０及び制御部２２０を備えている。また、画像形成システム１００は、画像形成装置１１０とパーソナルコンピュータ等のコンピュータ端末装置１５０とのうち少なくとも一方（ここでは双方）の構成要素とされた入力部１１１を備えている。なお、図１では、画像形成装置１１０及びコンピュータ端末装置１５０をそれぞれ１台で示しているが、画像形成装置１１０及びコンピュータ端末装置１５０は、１台又は複数台とすることができる。また、画像形成装置１１０及び／又はコンピュータ端末装置１５０は、会議開催者用又は会議参加予定者用の端末装置として使用することができる。

入力部１１１は、ユーザを特定するユーザ特定情報Ｄ０（後述する図２Ｂ参照）を含む入力情報を受け付けるものである。画像形成部１１３は、会議資料情報Ｄ３ｇに基づく会議資料を含む出力情報を印刷するように構成されている。本実施の形態では、画像形成装置１１０及びコンピュータ端末装置１５０は、出力情報を表示する表示部１１４を備えている。

画像形成装置１１０において、入力部１１１及び表示部１１４は、操作部１１５に設けられている。

図２Ａは、図１に示す画像形成装置１１０の操作部１１５を示す平面図である。操作部１１５は、ここでは、画像形成装置１１０の外装カバーにおける正面上部に設けられた操作パネルとされている。

操作部１１５は、入力部１１１にて装置全体の各種設定情報や各機能を動作させるための情報が入力されるようになっている。また、操作部１１５は、表示部１１４にて入力内容や装置全体の動作状況が表示されるようになっている。

入力部１１１は、入力情報を受け付けるものであれば、何れものでもよく、ここでは、複数の入力キー１１１ａを有し、ユーザによりキー入力操作可能なキー入力操作部とされている。なお、ユーザ特定情報Ｄ０を受け付ける入力部１１１としては、例えば、ユーザの個人識別情報（ＩＤ）を記録したＩＣ（Integrated Circuit）カード等の情報記録媒体の読み取り装置や、ユーザの生体情報を認証する生体認証装置であってもよい。

表示部１１４は、出力情報を表示することが可能な表示画面を有する表示パネルとされている。表示パネルとしては、例えば、液晶表示（ＬＣＤ：Liquid Crystal Display）パネルや有機エレクトロルミネッセンス（ＥＬ：Electro-Luminescence）表示パネルを例示できる。ここでは、表示部１１４の表示画面には、ユーザの入力を受け付けるタッチパネルが設けられている。このタッチパネルは、入力部１１１として作用する。

図１に示す画像形成部１１３は、出力情報を印刷できれば、何れものでもよく、ここでは、電子写真方式により画像形成を行うレーザープリンタとされている。但し、それに限定されるものではなく、例えば、画像形成部１１３は、インクジェットプリンタや、昇華型（熱転写型）プリンタであってもよい。

画像形成装置１１０は、入力部１１１と画像形成部１１３と表示部１１４と操作部１１５とに加えて、画像読み取り部１１６と通信部１１７と機器制御部１１８とを備えている。

画像読み取り部１１６は、原稿台（図示せず）に載置された原稿の画像や、自動原稿搬送装置（図示せず）で搬送される原稿の画像を読み取って画像データを入力する。画像形成部１１３は、画像読み取り部１１６から入力された画像データ又は通信部１１７を介してコンピュータ端末装置１５０から入力された画像データに対し、印刷処理を行う。通信部１１７は、無線又は有線ＬＡＮ（Local Area Network）等のネットワーク１４０を介して、サーバ２００及びコンピュータ端末装置１５０と通信する。なお、ネットワーク構成としては、何れのものでもよく、例えば、バス型のネットワーク構成やリング型のネットワーク構成を挙げることができる。機器制御部１１８は、入力部１１１と画像形成部１１３と表示部１１４と操作部１１５と画像読み取り部１１６と通信部１１７とを制御する。

画像形成装置１１０は、例えば、スキャナ、複写機、ファクシミリ装置及びプリンタの役目を果たすデジタル複合機であってもよい。画像形成装置１１０は、複合機に限らず、複写機やプリンタ、ファクシミリ装置等の画像形成装置であってもよい。

サーバ２００は、記憶部２１０及び制御部２２０に加えて、通信部１２１を備えている。通信部１２１は、ネットワーク１４０を介して画像形成装置１１０及びコンピュータ端末装置１５０と通信する。制御部２２０は、記憶部２１０及び通信部１２１を制御する。

コンピュータ端末装置１５０は、入力部１１１と表示部１１４とに加えて、通信部１５１と端末制御部１５２とを備えている。通信部１５１は、ネットワーク１４０を介して、サーバ２００及び画像形成装置１１０と通信する。端末制御部１５２は、入力部１１１と表示部１１４と通信部１５１とを制御する。

図２Ｂ及び図２Ｃは、それぞれ、図１に示す画像形成装置１１０の操作部１１５における表示部１１４に表示されるログイン画面Ｇ１及び初期画面Ｇ２の一例を示す平面図である。

サーバ２００は、画像形成装置１１０と連携して画像形成装置１１０の表示部１１４にログイン画面Ｇ１や初期画面Ｇ２を含む各種画面を表示させる表示制御情報を生成し、生成した表示制御情報を画像形成装置１１０に送信する機能を有する。また、サーバ２００は、画像形成装置１１０と連携してユーザ認証処理を行う認証サーバとしての機能も有する。さらに、サーバ２００は、画像形成装置１１０と連携して画像形成装置１１０の画像形成部１１３に対する印刷制御情報を生成し、生成した印刷制御情報を画像形成装置１１０に送信する機能も有する。

［画像形成システムの記憶部について］
次に、画像形成システム１００において、サーバ２００における記憶部２１０について説明する。

サーバ２００における記憶部２１０は、ユーザ情報管理データベースＤＢ１を記憶する。ユーザ情報管理データベースＤＢ１は、ユーザ情報Ｄ１を記憶するデータベースである。

また、記憶部２１０は、制御部２２０で実行される第１アプリケーションソフトウェアＰ１０を記憶する。なお、以下の説明では、アプリケーションソフトウェアは、単にアプリケーションという。

第１アプリケーションＰ１０は、ここでは、画像形成装置制御用のプログラムであり、認証アプリケーションＰ１１と出力アプリケーションＰ１２とを含んでいる。

また、記憶部２１０は、出退勤情報データベースＤＢ２及び会議情報データベースＤＢ３を記憶する。出退勤情報データベースＤＢ２は、出退勤情報Ｄ２を記憶するデータベースであり、会議情報データベースＤＢ３は、会議に参加する参加予定者に関する参加予定者情報Ｄ３ａと、会議の会議資料に関する会議資料情報Ｄ３ｇとを含む会議情報Ｄ３を記憶するデータベースである。

また、記憶部２１０は、制御部２２０で実行される第２アプリケーションＰ２０を記憶する。

第２アプリケーションＰ２０は、ここでは、情報管理用のプログラムであり、出退勤情報処理アプリケーションＰ２１と会議情報処理アプリケーションＰ２２とを含んでいる。

［画像形成システムの制御構成について］
次に、画像形成システム１００において、サーバ２００における制御部２２０の制御構成について説明する。

図３は、図１に示す画像形成システム１００において、サーバ２００における制御部２２０の機能構成を概略的に示す機能構成図である。

制御部２２０は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）等のコンピュータからなる情報処理部とされており、ＲＡＭ（Random Access Memory）等の記憶装置を備えている。制御部２２０は、第１アプリケーションＰ１０及び第２アプリケーションＰ２０をＲＡＭ上にロードして実行することにより、各種構成要素の制御を行うようになっている。なお、制御部２２０は、年月日及び時分秒の情報を出力するカレンダー（時計）機能も有している。

第１アプリケーションＰ１０における認証アプリケーションＰ１１は、制御部２２０を、画像形成装置管理手段Ｑ１１１と認証手段Ｑ１１２とを含む手段として機能させる。すなわち、認証アプリケーションＰ１１は、画像形成装置管理手段Ｑ１１１に対応する画像形成装置管理ステップと、認証手段Ｑ１１２に対応する認証ステップとを含むステップを制御部２２０に実行させる。画像形成装置管理ステップは、入力部１１１で受け付けたユーザ特定情報Ｄ０と画像形成装置１１０との関連付けを行う。

図４は、図１に示す画像形成システム１００において、サーバ２００の記憶部２１０におけるユーザ情報管理データベースＤＢ１に記憶されるユーザ管理テーブルＴＢの一例を示す概略図である。

ユーザ管理テーブルＴＢは、ユーザ情報管理データベースＤＢ１に記憶され、各ユーザ情報Ｄ１として、ユーザＩＤ毎にログイン名Ｄ１ａ及びそれに対応するパスワードＤ１ｂが記憶されている。ここで、ユーザＩＤとは、ユーザに対応して付される番号や記号等の符号であって、ユーザを識別するための識別符号を意味する。

認証ステップは、画像形成装置１１０における入力部１１１で受け付けたユーザ特定情報Ｄ０（ここではログイン名Ｄ０ａ及びパスワードＤ０ｂ）と、記憶部２１０に記憶したユーザ情報Ｄ１（ここではログイン名Ｄ１ａ及びパスワードＤ１ｂ）とに基づきユーザを認証する。

図３に示すように、第１アプリケーションＰ１０における出力アプリケーションＰ１２は、制御部２２０を、出力手段Ｑ１２０を含む手段として機能させる。すなわち、出力アプリケーションＰ１２は、出力手段Ｑ１２０に対応する出力ステップを含むステップを制御部２２０に実行させる。

出力ステップは、各種出力情報を画像形成部１１３及び表示部１１４で出力する。

詳しくは、出力手段Ｑ１２０は、印刷情報生成手段Ｑ１２１と表示制御情報生成手段Ｑ１２２とを含んでいる。すなわち、出力ステップは、印刷情報生成手段Ｑ１２１に対応する印刷情報生成ステップと、表示制御情報生成手段Ｑ１２２に対応する表示制御情報生成ステップとを含んでいる。

印刷情報生成ステップは、画像形成装置１１０における画像形成部１１３で印刷するために印刷制御情報を生成する。また、表示制御情報生成ステップは、画像形成装置１１０における表示部１１４での画面表示のために表示制御情報を生成する。なお、印刷制御情報及び／又は表示制御情報は、画像形成装置１１０で生成してもよい。

第２アプリケーションＰ２０における出退勤情報処理アプリケーションＰ２１は、制御部２２０を、出退勤情報処理手段Ｑ２１１を含む手段として機能させる。すなわち、出退勤情報処理アプリケーションＰ２１は、出退勤情報処理手段Ｑ２１１に対応する出退勤情報処理ステップを含むステップを制御部２２０に実行させる。

図５は、図１に示す画像形成システム１００において、サーバ２００の記憶部２１０における出退勤情報データベースＤＢ２のデータ構造の一例を示す概略図である。

出退勤情報データベースＤＢ２には、図５に示すように、ユーザＩＤ毎に出退勤情報Ｄ２として、年月日Ｄ２ａと、出勤時刻Ｄ２ｂと、退勤時刻Ｄ２ｃと、出張情報Ｄ２ｄと、休暇情報Ｄ２ｅとが記憶される。

なお、出退勤情報データベースＤＢ２において、出勤時刻Ｄ２ｂが記録されていない場合には未出勤を示し、出勤時刻Ｄ２ｂが記録されている場合には出勤済みを示す。また、退勤時刻Ｄ２ｃが記録されていない場合には未退勤を示し、退勤時刻Ｄ２ｃが記録されている場合には退勤済みを示す。

出退勤情報処理ステップは、認証手段Ｑ１１２にて認証したユーザの出退勤情報Ｄ２に基づき出勤及び退勤を管理するための出退勤情報処理を行う。

図３に示すように、第２アプリケーションＰ２０における会議情報処理アプリケーションＰ２２は、制御部２２０を、会議情報処理手段Ｑ２２１と会議資料印刷手段Ｑ２２２とを含む手段として機能させる。すなわち、会議情報処理アプリケーションＰ２２は、会議情報処理手段Ｑ２２１に対応する会議情報処理ステップと、会議資料印刷手段Ｑ２２２に対応する会議資料印刷ステップとを含むステップを制御部２２０に実行させる。

図６は、図１に示す画像形成システム１００において、サーバ２００の記憶部２１０における会議情報データベースＤＢ３のデータ構造の一例を示す概略図である。

会議情報データベースＤＢ３には、図６に示すように、参加予定者情報Ｄ３ａに含まれるユーザＩＤ毎に会議情報Ｄ３として、年月日Ｄ３ｂと、会議場所Ｄ３ｃと、会議名Ｄ３ｄと、開始時刻Ｄ３ｅと、終了時刻Ｄ３ｆと、会議資料情報Ｄ３ｇとを含む情報が記憶される。

なお、参加予定者情報Ｄ３ａとしては、会議資料と参加予定者とを対応付けできる情報であればいずれものでもよく、例えば、ユーザＩＤ、年月日Ｄ３ｂ及び開始時刻Ｄ３ｅを例示できる。この他、参加予定者情報Ｄ３ａは、会議に対して参加予定者を特定できる特定情報（例えば参加予定者に対応付けた会議名等の会議の識別情報）が登録されている場合には、該特定情報であってもよい。

また、会議資料情報Ｄ３ｇとしては、会議資料を構成する会議資料データ、例えば、ワードプロセッサ用アプリケーションのデータ、表計算用アプリケーションのデータや、プレゼンテーション用アプリケーションのデータ等の他、画像形成装置１１０の読み取り部１１６で読み取ったビットマップデータ等の画像データを例示できる。この会議資料データは、記憶部２１０や、画像形成装置１１０の記憶部やコンピュータ端末１５０の記憶部に別途記憶されている。

会議情報処理ステップは、会議情報Ｄ３を記憶部２１０に登録して会議情報Ｄ３を処理する。会議資料印刷ステップは、会議情報処理ステップにて登録した参加予定者情報Ｄ３（具体的にはユーザＩＤ、年月日Ｄ３ｂ及び開始時刻Ｄ３ｅ）と出退勤処理ステップにて処理した出退勤情報Ｄ２（具体的にはユーザＩＤ及び出勤時刻Ｄ２ｂや退勤時刻日Ｄ２ｃ）とに基づき会議情報処理ステップにて登録した会議資料情報Ｄ３ｇから画像形成部１１３に会議資料を印刷させる。

本実施の形態では、サーバ２００における制御部２２０の制御構成をさらに次のようにすることができる。すなわち、
［１］会議資料の印刷予約
記憶部２１０における会議情報データベースＤＢ３には、図６に示すように、開始時刻Ｄ３ｅより前に会議資料を印刷するように設定される予約時刻Ｄ３ｈが記憶される。

そして、図３に示すように、会議情報処理アプリケーションＰ２２における会議情報処理ステップは、入力部１１１で予約時刻Ｄ３ｈを受け付けて記憶部２１０に予め登録しておく予約処理を行う。なお、予約時刻Ｄ３ｈに代えて、開始時刻Ｄ３ｅより前に会議資料を印刷するように開始時刻Ｄ３ｅに対して設定される予約時間（すなわち開始時刻Ｄ３ｅからどのくらい前に印刷するかを示す予約時間（時、分、秒の何れか少なくとも一つ））としてもよい。

会議情報処理アプリケーションＰ２２における会議資料印刷ステップは、会議情報処理ステップにて予め登録しておいた予約時刻Ｄ３ｈになると、参加予定者情報Ｄ３ａから予約時刻Ｄ３ｈに対応する開始時刻Ｄ３ｅの会議に参加する参加予定者情報Ｄ３ａを取得し、取得した参加予定者情報Ｄ３ａの参加者に対して、取得時点での出退勤処理ステップによる出退勤情報Ｄ２に基づき出勤しているか否かを判断し、出勤していると判断した参加予定者に対して会議資料情報Ｄ３ｇから画像形成部１１３に会議資料を印刷させる。

［２］会議前に会議資料の印刷指定
会議情報処理アプリケーションＰ２２における会議情報処理ステップは、入力部１１１で参加予定者情報Ｄ３ａを受け付ける受付処理を行う。また、会議情報処理アプリケーションＰ２２における会議資料印刷ステップは、会議情報処理ステップにて受け付けた参加予定者情報Ｄ３ａから会議に参加する参加予定者を取得し、取得した参加予定者に対して、参加予定者情報Ｄ３ａを受け付けた時点での出退勤処理ステップによる出退勤情報Ｄ２に基づき出勤しているか否かを判断し、出勤していると判断した参加予定者に対して会議資料情報Ｄ３ｇから画像形成部１１３に会議資料を印刷させる。

［３］不在者の特定
図３に示すように、会議情報処理アプリケーションＰ２２は、さらに制御部２２０を、不在者特定手段Ｑ２２３を含む手段として機能させる。すなわち、会議情報処理アプリケーションＰ２２は、さらに不在者特定手段Ｑ２２３に対応する不在者特定ステップを含むステップを制御部２２０に実行させる。

会議情報データベースＤＢ３には、図６に示すように、会議資料を印刷する時に不在であった否かを示す不在者情報Ｄ３ｉが記憶される。

不在者特定ステップは、会議情報処理ステップにて登録した参加予定者情報Ｄ３ａの参加予定者の中から、出退勤処理ステップによる出退勤情報Ｄ２に基づき会議資料を印刷する時に不在であった参加予定者がいるか否かを判断し、不在と判断した参加予定者を特定して不在者情報Ｄ３ｉを記憶部２１０に記憶する。

なお、会議情報データベースＤＢ３における不在者情報Ｄ３ｉにおいて、会議資料を印刷する時に出勤している（すなわち会議資料が印刷される）場合には、出勤情報（ここでは「０」）が記憶（設定）され、会議資料を印刷する時に不在である（すなわち会議資料が印刷されていない）場合には、不在情報（ここでは「１」）が記憶（設定）される。

［４］不在者への印刷
会議情報処理アプリケーションＰ２２における会議資料印刷ステップは、不在者特定ステップにて不在と特定した参加予定者が出退勤処理ステップによる出退勤情報Ｄ２に基づき出勤したと判断した場合に、出勤した参加予定者に対して会議資料情報Ｄ３ｇから画像形成部１１３に会議資料を印刷させる。

また、会議情報データベースＤＢ３には、図６に示すように、出勤した参加予定者に対して会議資料を印刷するか否かを決定する不在者印刷の有無情報Ｄ３ｊが記憶される。そして、会議情報処理ステップは、入力部１１１で不在者印刷の有無情報Ｄ３ｊを受け付けて記憶部２１０に予め登録しておく予約処理を行う。

なお、会議情報データベースＤＢ３における不在者印刷の有無情報Ｄ３ｊにおいて、出勤した参加予定者に対して会議資料を印刷しない場合には、出力不可情報（ここでは「０」）が記憶（設定）され、出勤した参加予定者に対して会議資料を印刷する場合には、出力許可情報（ここでは「１」）が記憶（設定）される。

［５］不在者への電子メール送信
図１に示すサーバ２００の通信部１２１は、電子メールを送信する機能を有している。画像形成装置１１０の通信部１１７及びコンピュータ端末装置１５０の通信部１５１は、サーバ２００の通信部１２１からの電子メールを受信する機能を有している。

そして、図３に示すように、会議情報処理アプリケーションＰ２２は、さらに制御部２２０を、電子メール送信手段Ｑ２２４を含む手段として機能させる。すなわち、会議情報処理アプリケーションＰ２２は、さらに電子メール送信手段Ｑ２２４に対応する電子メール送信ステップを含むステップを制御部２２０に実行させる。

電子メール送信ステップは、不在者特定ステップにて不在と特定した参加予定者に対して会議資料情報Ｄ３ｇを添付した電子メールを通信部１２１で送信する。

また、会議情報データベースＤＢ３には、図６に示すように、不在と特定した参加予定者に対して電子メールを送信するか否かを決定するメール送信の有無情報Ｄ３ｋが記憶される。そして、会議情報処理ステップは、入力部１１１でメール送信の有無情報Ｄ３ｋを受け付けて記憶部２１０に予め登録しておく予約処理を行う。

なお、会議情報データベースＤＢ３におけるメール送信の有無情報Ｄ３ｋにおいて、不在と特定した参加予定者に対して電子メールを送信しない場合には、出力不可情報（ここでは「０」）が記憶（設定）され、不在と特定した参加予定者に対して電子メールを送信する場合には、出力許可情報（ここでは「１」）が記憶（設定）される。

［画像形成システムの制御例について］
次に、画像形成システム１００において、サーバ２００における制御部２２０の制御例について、会議資料の印刷を予約する印刷予約処理と、予約した会議の会議資料を自動的に印刷する自動印刷処理と、会議前に会議資料を印刷する指定印刷処理と、不在者へ対応する不在者対応処理とに分けて説明する。

（１）印刷予約処理
図７は、図１に示す画像形成システム１００における印刷予約処理の一例の流れを示すフローチャートである。図８は、図１に示す画像形成装置１１０の表示部１１４における印刷予約画面Ｇ３の一例を示す概略図である。

図７に示す印刷予約処理例では、図２Ｃに示す初期画面Ｇ２でユーザ（例えば会議開催者）による所定の選択操作を受け付けると、図８に示す印刷予約画面Ｇ３を表示部１１４に表示させる（Ｓ１０１）。

ここで、ユーザによる入力操作によって、会議情報Ｄ３として、ユーザＩＤ、年月日Ｄ３ｂ、会議場所Ｄ３ｃ、会議名Ｄ３ｄ、開始時刻Ｄ３ｅ、終了時刻Ｄ３ｆ、会議資料情報Ｄ３ｇ、予約時刻Ｄ３ｈが入力され、ユーザによる選択操作によって、不在者印刷の有無情報Ｄ３ｊ及びメール送信の有無情報Ｄ３ｋが選択される。これらのうち、ユーザＩＤ、年月日Ｄ３ｂ及び開始時刻Ｄ３ｅが参加予定者情報Ｄ３ａとされている。

そして、記憶部２１０の会議情報データベースＤＢ３における不在者印刷の有無情報Ｄ３ｊ及びメール送信の有無情報Ｄ３ｋにおいて、表示画面Ｇ３上で「する」が選択操作されると、出力許可情報（ここでは「１」）が記憶（設定）され、「しない」が選択操作されると、出力不可情報（ここでは「０」）が記憶（設定）される。

なお、不在者印刷の有無情報Ｄ３ｊ及びメール送信の有無情報Ｄ３ｋは、ここでは、何れも初期設定が「しない」とされており、表示画面Ｇ３上で「しない」又は「する」が選択操作（図８の例では反転表示）される。また、不在者印刷の有無情報Ｄ３ｊ及びメール送信の有無情報Ｄ３ｋは、参加予定者全員の統一した設定になっているが、ここでは、参加予定者個別に設定するようになっていてもよい。これらのことは、後述する不在者対応画面Ｇ５（図１２参照）についても同様である。

次に、登録キーＫ１の選択操作を受け付けたか否かを判断し（Ｓ１０２）、登録キーＫ１の選択操作を受け付けた場合には（Ｓ１０２：Ｙｅｓ）、会議情報Ｄ３を登録し（Ｓ１０３）、印刷予約処理を終了する。

一方、処理Ｓ１０２で登録キーＫ１の選択操作を受け付けていない場合には（Ｓ１０２：Ｎｏ）、終了キーＫ２の選択操作を受け付けるまで処理Ｓ１０２に戻り（Ｓ１０４：Ｎｏ）、終了キーＫ２の選択操作を受け付けると（Ｓ１０４：Ｙｅｓ）、印刷予約処理を終了する。

（２）自動印刷処理
図９は、図７に示す印刷予約処理で予約した会議の会議資料を自動的に印刷する自動印刷処理の一例の流れを示すフローチャートである。

図９に示す自動印刷処理例では、現在時刻から予約時刻Ｄ３ｈ以降で開始時刻Ｄ３ｅ以前の印刷対象会議があるか否か監視し（Ｓ２０１：Ｎｏ）、印刷対象会議がある判断した場合には（Ｓ２０１：Ｙｅｓ）、記憶部２１０の会議情報データベースＤＢ３から、印刷対象会議に参加する参加者情報Ｄ３ａを取得する（Ｓ２０２）。

次に、記憶部２１０の出退勤処理情報データベースＤＢ２から、出退勤情報Ｄ２を取得し（Ｓ２０３）、処理Ｓ２０２で取得した参加予定者情報Ｄ３ａの参加者のうち、記憶部２１０の出退勤情報データベースＤＢ２に記憶されている出退勤情報Ｄ２により、取得時点で出勤している参加予定者を特定し（Ｓ２０４）、印刷部数（特定した参加予定者の数）を決定する（Ｓ２０５）。

次に、処理Ｓ２０２で取得した参加予定者情報Ｄ３ａの参加者が、処理Ｓ２０３で取得した出退勤情報Ｄ２により、不在であるかを判断し（Ｓ２０６）、不在である参加予定者（不在者）には（Ｓ２０６：Ｙｅｓ）、会議情報データベースＤＢ３の不在者情報Ｄ３ｉに不在情報（ここでは「１」）を記憶する（Ｓ２０７）。一方、出勤している参加予定者には（Ｓ２０６：Ｎｏ）、会議情報データベースＤＢ３の不在者情報Ｄ３ｉに出勤情報（ここでは「０」）を記憶する（Ｓ２０８）。

次に、記憶部２１０の会議情報データベースＤＢ３から、印刷対象会議の会議資料情報Ｄ３ｇを取得し（Ｓ２０９）、処理Ｓ２０４で特定した参加予定者に対して処理Ｓ２０９で取得した会議資料情報Ｄ３ｇから画像形成部１１３に会議資料を印刷させる（Ｓ２１０）。

次に、記憶部２１０の会議情報データベースＤＢ３から、処理Ｓ２０７で記憶（特定）した不在者に対するメール送信の有無情報Ｄ３ｋを取得し（Ｓ２１１）、メール送信の有無情報Ｄ３ｋに出力不可情報が設定されている場合（すなわち不在者にはメール送信しない場合）には（Ｓ２１２：Ｎｏ）、自動印刷処理を終了する一方、メール送信の有無情報Ｄ３ｋに出力許可情報が設定されている場合（すなわち不在者にはメール送信する場合）には（Ｓ２１２：Ｙｅｓ）、処理Ｓ２０７で記憶（特定）した不在者のメールアドレスに処理Ｓ２０９で取得した会議資料情報Ｄ３ｇを添付した電子メールを通信部１２１で送信し（Ｓ２１３）、自動印刷処理の終了指示があるまで（Ｓ２１４：Ｎｏ）、処理Ｓ２０１から処理Ｓ２１３の処理を繰り返し、自動印刷処理の終了指示があると（Ｓ２１４：Ｙｅｓ）、自動印刷処理を終了する。

（３）指定印刷処理
図１０は、図１に示す画像形成システム１００における会議前に会議資料を印刷する指定印刷処理の一例の流れを示すフローチャートである。図１１は、図１に示す画像形成装置１１０の表示部１１４における指定印刷画面Ｇ４の一例を示す概略図である。図１２は、図１に示す画像形成装置１１０の表示部１１４における不在者対応画面Ｇ５の一例を示す概略図である。

図１０に示す指定印刷処理例では、図２Ｃに示す初期画面Ｇ２でユーザによる所定の選択操作を受け付けると、図１１に示す指定印刷画面Ｇ４を表示部１１４に表示させる（Ｓ３０１）。

ここで、ユーザによる入力操作によって、参加予定者情報Ｄ３ａとして、ユーザＩＤ、年月日Ｄ３ｂ及び開始時刻Ｄ３ｅが入力される。図１１の例では、ユーザＩＤは「ＣＣＣＣ」，「ＤＤＤＤ」，…とされ、開始時刻Ｄ３ｅは「２００９／１１／１７」とされている。

次に、ＯＫキーＫ３の選択操作を受け付けたか否かを判断し（Ｓ３０２）、ＯＫキーＫ３の選択操作を受け付けていない場合には（Ｓ３０２：Ｎｏ）、終了キーＫ４の選択操作を受け付けたか否かを判断し（Ｓ３０３）、終了キーＫ４の選択操作を受け付けていない場合には（Ｓ３０３：Ｎｏ）、処理Ｓ３０２に戻る一方、終了キーＫ４の選択操作を受け付けた場合には（Ｓ３０３：Ｙｅｓ）、指定印刷処理を終了する。

処理Ｓ３０２でＯＫキーＫ３の選択操作を受け付けた場合には（Ｓ３０２：Ｙｅｓ）、記憶部２１０の出退勤処理情報データベースＤＢ２から、出退勤情報Ｄ２を取得し（Ｓ３０４）、処理Ｓ３０１で受け付けた参加予定者情報Ｄ３ａの参加者のうち、記憶部２１０の出退勤情報データベースＤＢ２に記憶されている出退勤情報Ｄ２により、参加予定者情報Ｄ３ａを受け付けた時点で出勤している参加予定者を特定し（Ｓ３０５）、印刷部数（特定した参加予定者の数）を決定し（Ｓ３０６）、さらに、図１２に示す不在者対応画面Ｇ５を表示部１１４に表示させる（Ｓ３０７）。

ここで、ユーザＩＤに対する参加予約者名、年月日Ｄ３ｂ、会議場所Ｄ３ｃ、会議名Ｄ３ｄ、開始時刻Ｄ３ｅ、終了時刻Ｄ３ｆ及び会議資料情報Ｄ３ｇが表示部１１４に表示され、ユーザによる選択操作によって、不在者印刷の有無情報Ｄ３ｊ及びメール送信の有無情報Ｄ３ｋが選択される。図１２の例では、参加予約者名はユーザＩＤが「ＣＣＣＣ」の「鈴木」，ユーザＩＤが「ＤＤＤＤ」の「伊藤」，…とされ、年月日Ｄ３ｂは「２００９／１１／１７」とされ、会議場所Ｄ３ｃは「Ａ−３会議室」とされ、会議名Ｄ３ｄは「○◎会議」とされ、開始時刻Ｄ３ｅは「１４：００」とされ、終了時刻Ｄ３ｆは「１５：００」とされ、会議資料情報Ｄ３ｇは「Ｐ００２」とされている。

次に、ＯＫキーＫ５の選択操作を受け付けたか否かを判断し（Ｓ３０８）、ＯＫキーＫ５の選択操作を受け付けていない場合には（Ｓ３０８：Ｎｏ）、戻るキーＫ６の選択操作を受け付けたか否かを判断し（Ｓ３０９）、戻るキーＫ６の選択操作を受け付けていない場合には（Ｓ３０９：Ｎｏ）、処理Ｓ３０８に戻る一方、戻るキーＫ６の選択操作を受け付けた場合には（Ｓ３０９：Ｙｅｓ）、処理Ｓ３０１に戻る。

次に、処理Ｓ３０１で受け付けた参加予定者情報Ｄ３ａの参加者が、処理Ｓ３０４で取得した出退勤情報Ｄ２により、不在であるかを判断し（Ｓ３１０）、不在である参加予定者（不在者）には（Ｓ３１０：Ｙｅｓ）、会議情報データベースＤＢ３の不在者情報Ｄ３ｉに不在情報（ここでは「１」）を記憶する（Ｓ３１１）。一方、出勤している参加予定者には（Ｓ３１０：Ｎｏ）、会議情報データベースＤＢ３の不在者情報Ｄ３ｉに出勤情報（ここでは「０」）を記憶する（Ｓ３１２）。

次に、記憶部２１０の会議情報データベースＤＢ３から、印刷対象会議の会議資料情報Ｄ３ｇを取得し（Ｓ３１３）、処理Ｓ３０５で特定した参加予定者に対して処理Ｓ３１３で取得した会議資料情報Ｄ３ｇから画像形成部１１３に会議資料を印刷させる（Ｓ３１４）。

次に、記憶部２１０の会議情報データベースＤＢ３から、処理Ｓ３１１で記憶（特定）した不在者に対するメール送信の有無情報Ｄ３ｋを取得し（Ｓ３１５）、メール送信の有無情報Ｄ３ｋに出力不可情報が設定されている場合（すなわち不在者にはメール送信しない場合）には（Ｓ３１６：Ｎｏ）、指定印刷処理を終了する。一方、メール送信の有無情報Ｄ３ｋに出力許可情報が設定されている場合（すなわち不在者にはメール送信する場合）には（Ｓ３１６：Ｙｅｓ）、処理Ｓ３１１で記憶（特定）した不在者のメールアドレスに処理Ｓ３１３で取得した会議資料情報Ｄ３ｇを添付した電子メールを通信部１２１で送信し（Ｓ３１７）、指定印刷処理を終了する。

（４）不在者対応処理
図１３は、図１に示す画像形成システム１００における不在者へ対応する不在者対応処理の流れの一例を示すフローチャートである。図１４は、図１に示す画像形成装置１１０の表示部１１４における出退勤処理画面Ｇ６の一例を示す概略図である。また、図１５は、図１に示す画像形成装置１１０の表示部１１４における会議資料印刷問い合わせ画面Ｇ７の一例を示す概略図である。

図１３に示す不在者対応処理例では、先ず、図２Ｂに示すログイン画面Ｇ１（認証画面）を表示部１１４に表示させる（Ｓ４０１）。ここでは、図２Ｂに示すログイン画面には、ログイン名Ｄ０ａとパスワードＤ０ｂとが入力可能になっている。

次に、表示部１１４に表示されるログイン画面Ｇ１で入力部１１１によってログイン名Ｄ１ａ及びパスワードＤ１ｂからなるログイン情報のユーザ特定情報Ｄ０を受け付けるまで待機し（Ｓ４０２：Ｎｏ）、ユーザ特定情報Ｄ０を受け付けると（Ｓ４０２：Ｙｅｓ）、認証が成功したか否かを判断する（Ｓ４０３）。

処理Ｓ４０３のユーザ認証処理は、ここでは、図４に示すユーザ管理テーブルＴＢに基づいて行う。すなわち、処理Ｓ４０３のユーザ認証処理では、受け付けたユーザ特定情報Ｄ０とユーザ管理テーブルＴＢとを照合し、ユーザ管理テーブルＴＢの中で、受け付けたユーザ特定情報Ｄ０に合致するユーザ情報Ｄ１があるか否かで認証を行う。

そして、認証に失敗した場合（Ｓ４０３：Ｎｏ）、処理Ｓ４０１に戻り、図２Ｂに示すログイン画面Ｇ１を表示部１１４に再表示させてユーザ特定情報Ｄ０の再入力待ちとなる。

一方、認証に成功した場合（Ｓ４０３：Ｙｅｓ）、図１４に示す出退勤処理画面Ｇ６を表示部１１４に表示させる（Ｓ４０４）。

ここで、出勤したユーザによる選択操作によって、出勤ボタンＢＴ１又は退勤ボタンＢＴ２が選択され、次の出退勤情報の処理を行う。

すなわち、出勤ボタンＢＴ１又は退勤ボタンＢＴ２を受け付けるまで待機し（Ｓ４０５：Ｎｏ）、出勤ボタンＢＴ１又は退勤ボタンＢＴ２を受け付けた場合には（Ｓ４０５：Ｙｅｓ）、カレンダー（時計）機能から日付及び時刻を取得し、認証したユーザのユーザＩＤに対して、年月日及び現在の出勤時刻Ｄ２ｂ又は退勤時刻Ｄ２ｃを記憶部２１０の出退勤情報データベースＤＢ２に記憶させる（Ｓ４０６）。

次に、記憶部２１０の会議情報データベースＤＢ３から、不在者情報Ｄ３ｉを取得し（Ｓ４０７）、取得した不在者情報Ｄ３ｉに対して不在だった会議の会議資料があるか（すなわち不在情報（ここでは「１」）が設定されているか否か）を判断する（Ｓ４０８）。

処理Ｓ４０８で不在者情報Ｄ３ｉに不在情報（ここでは「１」）が記憶（設定）されていない場合には（Ｓ４０８：Ｎｏ）、不在者対応処理を終了する一方、不在者情報Ｄ３ｉに不在情報（ここでは「１」）が記憶（設定）されている場合には（Ｓ４０８：Ｙｅｓ）、図１５に示す会議資料印刷問い合わせ画面Ｇ７を表示部１１４に表示させる（Ｓ４０９）。

ここで、出勤したユーザによる選択操作によって、会議資料を印刷するかを要求する選択指示（ここでは「出力する」ボタンＢＴ３）或いは会議資料を印刷しないことを要求する選択指示（ここでは「出力しない」ＢＴ４）が選択される。

次に、会議資料を印刷しないことを要求する場合には（Ｓ４１０：Ｎｏ）、不在者対応処理を終了する一方、会議資料を印刷することを要求する場合には（Ｓ４１０：Ｙｅｓ）、記憶部２１０から会議資料情報Ｄ３ｇを取得する（Ｓ４１１）。

そして、処理Ｓ４１１で取得した会議資料情報Ｄ３ｇから画像形成部１１３に会議資料を印刷させ（Ｓ４１２）、不在者対応処理を終了する。

なお、図９に示す処理Ｓ２１３及び図１０に示す処理Ｓ３１７に代えて、図１３に示す処理Ｓ４１２においてメール送信を行ってもよい。

（変形例）
図１６は、図１に示す画像形成システム１００の変形例の画像形成システム１００ａであって、制御サーバ１２０とアプリケーションサーバ１３０と画像形成装置１１０とがネットワーク１４０を介して相互に接続されている画像形成システム１００ａのシステム構成を概略的に示すブロック図である。

図１６に示す画像形成システム１００ａにおいて、図１に示す画像形成システム１００と同じ構成要素には同一符号を付し、その説明を省略する。

図１に示す画像形成システム２００では、画像形成装置１１０を制御するサーバ２００を備え、サーバ２００と画像形成装置１１０とコンピュータ端末装置１５０とがネットワーク１５０を介して互いに接続されているが、図１６に示すサーバ２００ａは、画像形成装置１１０を制御する制御サーバ（制御サーバコンピュータ）１２０と、制御サーバ１２０に対してアプリケーションソフトウェアを提供するアプリケーションサーバ（アプリケーションサーバコンピュータ）１３０とからなっている。そして、制御サーバ１２０とアプリケーションサーバ１３０と画像形成装置１１０とコンピュータ端末装置１５０とは、ネットワーク１４０を介して相互に通信可能な状態で接続されている。

図１６に示すように、記憶部２１０は、制御サーバ１２０に設けられる第１記憶部２１１と、アプリケーションサーバ１３０に設けられる第２記憶部２１２とからなっている。また、制御部２２０は、制御サーバ１２０に設けられる第１制御部２２１と、アプリケーションサーバ１３０に設けられる第２制御部２２２とからなっている。

詳しくは、制御サーバ１２０は、第１記憶部２１１及び第１制御部２２１に加えて、通信部１２１を備えている。通信部１２１は、ネットワーク１４０を介して画像形成装置１１０、コンピュータ端末装置１５０及びアプリケーションサーバ１３０と通信する。第１制御部２２１は、第１記憶部２１１及び通信部１２１を制御する。

制御サーバ１２０は、画像形成装置１１０と連携して画像形成装置１１０の表示部１１４に図２Ｂに示すログイン画面Ｇ１や図２Ｃに示す初期画面Ｇ２を含む各種画面を表示させる表示制御情報を生成し、生成した表示制御情報を画像形成装置１１０に送信する機能を有する。また、制御サーバ１２０は、画像形成装置１１０と連携してユーザ認証処理を行う認証サーバとしての機能も有する。さらに、制御サーバ１２０は、画像形成装置１１０と連携して画像形成装置１１０の画像形成部１１３に対する印刷制御情報を生成し、生成した印刷制御情報を画像形成装置１１０に送信する機能も有する。

アプリケーションサーバ１３０は、第２記憶部２１２及び第２制御部２２２に加えて、通信部１３１を備えている。通信部１３１は、ネットワーク１４０を介して制御サーバ１２０と通信する。第２制御部２２２は、第２記憶部２１２及び通信部１３１を制御する。

次に、画像形成システム１００ａにおいて、制御サーバ１２０における第２記憶部２１１及びアプリケーションサーバ１３０における第２記憶部２１２について説明する。

制御サーバ１２０における第１記憶部２１１は、ユーザ情報管理データベースＤＢ１を記憶する。ユーザ情報管理データベースＤＢ１は、ユーザ情報Ｄ１を記憶するデータベースである。

また、第１記憶部２１１は、アプリケーションサーバ１３０からネットワーク１４０を経由して提供される第１アプリケーションＰ１０を記憶する。

アプリケーションサーバ１３０における第２記憶部２１２は、出退勤情報データベースＤＢ２及び会議情報データベースＤＢ３を記憶する。

また、第２記憶部２１２は、制御サーバ１２０に提供する第１アプリケーションＰ１０と、第２制御部２２２で実行される第２アプリケーションＰ２０とを記憶する。

次に、画像形成システム１００ａにおいて、制御サーバ１２０における第１制御部２２１及びアプリケーションサーバ１３０における第２制御部２２２の制御構成について説明する。

図１７は、図１に示す画像形成システム１００ａにおいて、制御サーバ１２０における第１制御部２２１及びアプリケーションサーバ１３０における第２制御部２２２の機能構成を概略的に示す機能構成図である。

第１制御部２２１及び第２制御部２２２は、ＣＰＵ（Central Processing Unit）等のコンピュータからなる情報処理部とされており、ＲＡＭ（Random Access Memory）等の記憶装置を備えている。第１制御部２２１は、第１アプリケーションＰ１０をＲＡＭ上にロードして実行することにより、また、第２制御部２２２は、第２アプリケーションＰ２０をＲＡＭ上にロードして実行することにより、各種構成要素の制御を行うようになっている。なお、第２制御部２２２は、年月日及び時分秒の情報を出力するカレンダー（時計）機能も有している。

第１アプリケーションＰ１０における認証アプリケーションＰ１１は、第１制御部２２１を、画像形成装置管理手段Ｑ１１１と認証手段Ｑ１１２とを含む手段として機能させる。すなわち、認証アプリケーションＰ１１は、画像形成装置管理手段Ｑ１１１に対応する画像形成装置管理ステップと、認証手段Ｑ１１２に対応する認証ステップとを含むステップを第１制御部２２１に実行させる。

また、第１アプリケーションＰ１０における出力アプリケーションＰ１２は、第１制御部２２１を、出力手段Ｑ１２０を含む手段として機能させる。すなわち、出力アプリケーションＰ１２は、出力手段Ｑ１２０に対応する出力ステップを含むステップを第１制御部２２１に実行させる。

第２アプリケーションＰ２０における出退勤情報処理アプリケーションＰ２１は、第２制御部２２２を、出退勤情報処理手段Ｑ２１１を含む手段として機能させる。すなわち、出退勤情報処理アプリケーションＰ２１は、出退勤情報処理手段Ｑ２１１に対応する出退勤情報処理ステップを含むステップを第２制御部２２２に実行させる。

また、第２アプリケーションＰ２０における会議情報処理アプリケーションＰ２２は、第２制御部２２２を、会議情報処理手段Ｑ２２１と会議資料印刷手段Ｑ２２２とを含む手段として機能させる。すなわち、会議情報処理アプリケーションＰ２２は、会議情報処理手段Ｑ２２１に対応する会議情報処理ステップと、会議資料印刷手段Ｑ２２２に対応する会議資料印刷ステップとを含むステップを第２制御部２２２に実行させる。

また、第２アプリケーションＰ２０における会議情報処理アプリケーションＰ２２は、第２制御部２２２を、不在者特定手段Ｑ２２３と、電子メール送信手段Ｑ２２４とのうち少なくとも一つを含む手段として機能させる。すなわち、会議情報処理アプリケーションＰ２２は、不在者特定手段Ｑ２２３に対応する不在者特定ステップと、電子メール送信手段Ｑ２２４に対応する電子メール送信ステップとのうち少なくとも一つを含むステップを第２制御部２２２に実行させる。

なお、図１６に示す画像形成システム１００ａでは、出退勤情報処理及び会議情報処理を単一のアプリケーションサーバ１３０で行うが、アプリケーションサーバ１３０が出退勤情報処理を行うサーバと会議情報処理を行うサーバとに分かれていてもよい。

また、記憶部２１０及び制御部２２０が入力部１１１及び画像形成部１１３と共に画像形成装置１１０の構成要素とされることで、画像形成システムを画像形成装置単独で構成してもよい。

また、記憶部２１０、制御部２２０、入力部１１１及び画像形成部１１３を構成要素とした複数の画像形成装置１１０を、ネットワークを介して互いに接続することで、画像形成システムを構成としてもよい。

また、記憶部２１０、制御部２２０、入力部１１１及び画像形成部１１３を構成要素とした画像形成装置１１０をサーバの画像形成装置とし、サーバとした画像形成装置と、入力部１１１及び画像形成部１１３を備えた１又は複数の画像形成装置とをネットワークを介して互いに接続することで、画像形成システムを構成としてもよい。この場合、サーバとした画像形成装置の記憶部２１０に記憶される情報をサーバとした画像形成装置で一元管理することができる。

以上説明した画像形成システム１００，１００ａによれば、認証手段Ｑ１１２により入力部１１１で受け付けたユーザ特定情報Ｄ０、及び記憶部２１０に記憶したユーザ情報Ｄ１に基づきユーザを認証し、出退勤情報処理手段Ｑ２１１により出退勤情報Ｄ２を処理し、会議情報処理手段Ｑ２２１により会議情報Ｄ３を記憶部２１０に登録して会議情報Ｄ３を処理し、会議資料印刷手段Ｑ２２２により会議情報処理手段Ｑ２２１にて登録した参加予定者情報Ｄ３ａと出退勤処理手段Ｑ２１１にて処理した出退勤情報Ｄ２とに基づき会議情報処理手段Ｑ２２１にて登録した会議資料情報Ｄ３ｇから画像形成部１１３に会議資料を印刷させるので、会議前に出勤している参加予定者のみに対して会議資料を印刷でき、これにより、不在の参加予定者に対する無駄な印刷を防止することが可能となる。

また、本実施の形態では、会議情報処理手段Ｑ２２１は、入力部１１１で予約時刻Ｄ３ｈを受け付けて記憶部２１０に予め登録しておく予約処理を行い、会議資料印刷手段Ｑ２２２は、会議情報処理手段Ｑ２２１にて予め登録しておいた予約時刻Ｄ３ｈになると、前記参加予定者情報から予約時刻Ｄ３ｈに対応する開始時刻Ｄ３ｅの会議に参加する参加予定者情報を取得し、取得した参加予定者情報の参加者に対して、取得時点での出退勤処理手段Ｑ２１１による出退勤情報Ｄ２に基づき出勤しているか否かを判断し、出勤していると判断した参加予定者に対して会議資料情報Ｄ３ｇから画像形成部１１３に会議資料を印刷させるので、予約時刻Ｄ３ｈが到来した時に、最新の出退勤状況によって会議資料を自動的に印刷することができる。

また、本実施の形態では、会議情報処理手段Ｑ２２１は、入力部１１１で参加予定者情報Ｄ３ａを受け付ける受付処理を行い、会議資料印刷手段Ｑ２２２は、会議情報処理手段Ｑ２２１にて受け付けた参加予定者情報Ｄ３ａから会議に参加する参加予定者を取得し、取得した参加予定者に対して、参加予定者情報Ｄ３ａを受け付けた時点での出退勤処理手段Ｑ２１１による出退勤情報Ｄ２に基づき出勤しているか否かを判断し、出勤していると判断した参加予定者に対して会議資料情報Ｄ３ｇから画像形成部１１３に会議資料を印刷させるので、参加予定者情報Ｄ３ａを入力した時点で、出勤している参加予定者に対して会議資料を印刷することができる。

また、本実施の形態では、制御部２２０は、不在者特定手段Ｑ２２３を備え、不在者特定手段Ｑ２２３は、会議情報処理手段Ｑ２２１にて登録した参加予定者情報Ｄ３ａの参加予定者の中から、出退勤処理手段Ｑ２１１による出退勤情報Ｄ２に基づき会議資料を印刷する時に不在であった参加予定者を特定するので、会議資料の印刷処理より後で出勤処理した参加予定者（例えば、会議資料の印刷処理後から会議開始前までに出勤処理した参加予定者や、会議終了後に出勤処理した参加予定者）を特定でき、これにより、会議資料を印刷する時に不在であった参加予定者であって出勤処理した参加予定者に対して、会議資料を提供することができる。

また、本実施の形態では、会議資料印刷手段Ｑ２２２は、不在者特定手段Ｑ２２３にて不在と特定した参加予定者が出退勤処理手段Ｑ２１１による出退勤情報Ｄ２に基づき出勤したと判断した場合に、出勤した参加予定者に対して会議資料情報Ｄ３ｇから画像形成部１１３に会議資料を印刷させるので、会議資料の印刷処理より後で出勤処理した参加予定者に対して、会議資料を印刷することができる。

また、本実施の形態では、制御部２２０は、電子メール送信手段Ｑ２２４を備え、電子メール送信手段Ｑ２２４により不在者特定手段Ｑ２２３にて不在と特定した参加予定者に対して会議資料情報Ｄ３ｇを添付した電子メールを通信部１２１で送信するので、不在と特定した参加予定者に対して、会議資料情報Ｄ３ｇを電子メールで送信することができる。

また、図１に示す画像形成システム１００では、画像形成装置１１０を制御するサーバ２００を備え、サーバ２００と画像形成装置１１０とコンピュータ端末装置１５０とがネットワークを介して互いに接続されており、入力部１１１が画像形成装置１１０とコンピュータ端末装置との双方の構成要素とされており、記憶部２１０と制御部２２０とがサーバ２００の構成要素とされているので、サーバ２００で記憶部２１０の情報を一元管理することができる。

また、図１６に示す画像形成システム１００ａでは、サーバ２００は、画像形成装置１１０を制御する制御サーバ１２０を備えているので、例えば、画像形成装置１１０の機種が異なっていても、制御サーバ１２０が画像形成装置１１０の機種に応じたアプリケーション（例えば、機種に応じた画面表示のための表示制御情報を生成するアプリケーション）によって画像形成装置１１０の機種に関わらず画像形成装置１１０を制御することが可能となる。さらに、制御サーバ１２０における第１制御部２２１が第１アプリケーションＰ１０を実行し、アプリケーションサーバ１３０における第２制御部２２２が第２アプリケーションＰ２０と実行するので、第１及び第２制御部２２１，２２２の負荷を軽減させることができる。

なお、以上説明した画像形成システム１００，１００ａにおいて、図３及び図１７では説明の便宜上各手段を分けて記載しているが、制御部は、前述した各プログラムに基づいて動作することで、前述した各手段を実行する。従って、前述した各手段及び各ステップにおいて、少なくとも二つを組み合わせて動作する場合もある。

１００ 画像形成システム
１００ａ 画像形成システム
１１０ 画像形成装置
１１１ 入力部
１１３ 画像形成部
１１４ 表示部
１１７ 通信部
１２０ 制御サーバ
１２１ 通信部
１３０ アプリケーションサーバ
１４０ ネットワーク
１５０ コンピュータ端末装置
１５１ 通信部
２００ サーバ
２１０ 記憶部
２１１ 第１記憶部
２１２ 第２記憶部
２２０ 制御部
２２１ 第１制御部
２２２ 第２制御部
Ｄ０ ユーザ特定情報
Ｄ１ ユーザ情報
Ｄ２ 出退勤情報
Ｄ３ 会議情報
Ｄ３ａ 参加予定者情報
Ｄ３ｂ 年月日
Ｄ３ｃ 会議場所
Ｄ３ｄ 会議名
Ｄ３ｅ 開始時刻
Ｄ３ｆ 終了時刻
Ｄ３ｇ 会議資料情報
Ｄ３ｈ 予約時刻
Ｄ３ｉ 不在者情報
Ｄ３ｊ 不在者印刷の有無情報
Ｄ３ｋ メール送信の有無情報
Ｐ１０ 第１アプリケーション
Ｐ１１ 認証アプリケーション
Ｐ１２ 出力アプリケーション
Ｐ２０ 第２アプリケーション
Ｐ２１ 出退勤情報処理アプリケーション
Ｐ２２ 会議情報処理アプリケーション
Ｑ１１２ 認証手段
Ｑ１２２ 表示制御情報生成手段
Ｑ１２０ 出力手段
Ｑ１２１ 印刷情報生成手段
Ｑ２１１ 出退勤情報処理手段
Ｑ２２１ 会議情報処理手段
Ｑ２２２ 会議資料印刷手段
Ｑ２２３ 不在者特定手段
Ｑ２２４ 電子メール送信手段

Claims (10)

1. ユーザを特定する特定情報を含む入力情報を受け付ける入力部と、
   会議に参加する参加予定者に関する参加予定者情報及び前記会議の会議資料に関する会議資料情報を含む会議情報、ユーザに関するユーザ情報、ユーザの出退勤情報を記憶する記憶部と、
   前記会議資料情報に基づき会議資料を印刷する画像形成部と、
   前記入力部、前記記憶部及び前記画像形成部を制御する制御部と
   を備え、
   前記画像形成部が画像形成装置の構成要素とされている画像形成システムであって、
   前記制御部は、
   前記入力部で受け付けたユーザ特定情報、及び前記記憶部に記憶したユーザ情報に基づきユーザを認証する認証手段と、
   前記認証手段にて認証したユーザの出退勤情報を処理する出退勤情報処理手段と、
   前記会議情報を前記記憶部に登録して該会議情報を処理する会議情報処理手段と、
   前記会議情報処理手段にて登録した参加予定者情報と前記出退勤処理手段にて処理した出退勤情報とに基づき前記会議情報処理手段にて登録した会議資料情報から前記画像形成部に会議資料を印刷させる会議資料印刷手段と
   を備えることを特徴とする画像形成システム。
2. 請求項１に記載の画像形成システムであって、
   前記記憶部は、会議の開始時刻及び該開始時刻より前に会議資料を印刷するように設定される予約時刻又は該開始時刻より前に会議資料を印刷するように該開始時刻に対して設定される予約時間を記憶し、
   前記会議情報処理手段は、前記入力部で前記予約時刻又は予約時間を受け付けて前記記憶部に予め登録しておく予約処理を行い、
   前記会議資料印刷手段は、前記会議情報処理手段にて予め登録しておいた予約時刻又は予約時間になると、前記参加予定者情報から該予約時刻又は予約時間に対応する開始時刻の会議に参加する参加予定者情報を取得し、取得した参加予定者情報の参加者に対して、取得時点での前記出退勤処理手段による前記出退勤情報に基づき出勤しているか否かを判断し、出勤していると判断した参加予定者に対して前記会議資料情報から前記画像形成部に会議資料を印刷させることを特徴とする画像形成システム。
3. 請求項１又は請求項２に記載の画像形成システムであって、
   前記会議情報処理手段は、前記入力部で前記参加予定者情報を受け付ける受付処理を行い、
   前記会議資料印刷手段は、前記会議情報処理手段にて受け付けた参加予定者情報から会議に参加する参加予定者を取得し、取得した参加予定者に対して、前記参加予定者情報を受け付けた時点での前記出退勤処理手段による前記出退勤情報に基づき出勤しているか否かを判断し、出勤していると判断した参加予定者に対して前記会議資料情報から前記画像形成部に会議資料を印刷させることを特徴とする画像形成システム。
4. 請求項１から請求項３までの何れか一つに記載の画像形成システムであって、
   前記制御部は、前記会議情報処理手段にて登録した参加予定者情報の参加予定者の中から、前記出退勤処理手段による前記出退勤情報に基づき会議資料を印刷する時に不在であった参加予定者を特定する不在者特定手段を備えることを特徴とする画像形成システム。
5. 請求項４に記載の画像形成システムであって、
   前記会議資料印刷手段は、前記不在者特定手段にて不在と特定した参加予定者が前記出退勤処理手段による前記出退勤情報に基づき出勤したと判断した場合に、出勤した参加予定者に対して前記会議資料情報から前記画像形成部に会議資料を印刷させることを特徴とする画像形成システム。
6. 請求項１から請求項５までの何れか一つに記載の画像形成システムであって、
   電子メールを送信する通信部を備え、
   前記制御部は、前記不在者特定手段にて不在と特定した参加予定者に対して前記会議資料情報を添付した電子メールを前記通信部で送信する電子メール送信手段を備えることを特徴とする画像形成システム。
7. 請求項１から請求項６までの何れか一つに記載の画像形成システムであって、
   前記画像形成部に加えて、前記入力部、前記記憶部及び前記制御部も前記画像形成装置の構成要素とされていることを特徴とする画像形成システム。
8. 請求項１から請求項６までの何れか一つに記載の画像形成システムであって、
   前記画像形成装置を制御するサーバを備え、
   前記サーバと前記画像形成装置とがネットワークを介して互いに接続されており、
   前記入力部が前記画像形成装置と前記ネットワークに接続されるコンピュータ端末装置とのうち少なくとも一方の構成要素とされており、
   前記記憶部と前記制御部とが前記サーバの構成要素とされていることを特徴とする画像形成システム。
9. 請求項８に記載の画像形成システムであって、
   前記サーバは、前記画像形成装置を制御する制御サーバと、前記制御サーバに対してアプリケーションソフトウェアを提供するアプリケーションサーバとを備え、
   前記制御サーバと前記アプリケーションサーバと前記画像形成装置とは、前記ネットワークを介して互いに接続されており、
   前記記憶部は、前記制御サーバに設けられる第１記憶部と、前記アプリケーションサーバに設けられる第２記憶部とを備え、
   前記制御部は、前記制御サーバに設けられる第１制御部と、前記アプリケーションサーバに設けられる第２制御部とを備え、
   前記第１記憶部は、前記ユーザ情報を記憶し、
   前記第２記憶部は、前記出退勤情報と前記参加予定者情報と前記会議資料情報とを記憶し、
   前記第１制御部は、前記認証手段と前記会議資料印刷手段とを備え、
   前記第２制御部は、前記出退勤情報処理手段と前記会議情報処理手段とを備えることを特徴とする画像形成システム。
10. 請求項１から請求項９までの何れか一つに記載の画像形成システムのプログラムであって、
    前記制御部を、前記認証手段と、前記出退勤情報処理手段と、前記会議情報処理手段と、前記会議資料印刷手段とを含む手段として機能させることを特徴とする画像形成システムのプログラム。

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