JP2006277340A

JP2006277340A - 会議予約システム

Info

Publication number: JP2006277340A
Application number: JP2005095659A
Authority: JP
Inventors: Takashi Tanaka; 敬田中
Original assignee: Kyocera Mita Corp
Current assignee: Kyocera Document Solutions Inc
Priority date: 2005-03-29
Filing date: 2005-03-29
Publication date: 2006-10-12

Abstract

【課題】この発明は、会議参加者が資料の要否を指定できるとともに、資料が必要なときに資料の印刷方法を指定できるようになる会議予約システムを提供することを目的とする。
【解決手段】主催者によって送信された、会議の開催時刻、開催場所、参加者および会議資料を含む会議予約データを受信して登録するとともに、参加者毎に会議資料の要否、会議資料の印刷モードを記憶するための参加者別データ記憶テーブルを作成する手段、会議予約データを登録した後、参加者側端末に対して、その会議の開催通知情報を送信する手段、参加者によって送信された、会議資料の要否、会議資料の印刷モードを表す情報を受信して、参加者別データ記憶テーブルに登録する手段、ならびに会議の開始時刻の所定時間前に、参加者別データ記憶テーブルの内容に応じて、会議資料が必要な参加者毎に、会議資料を所定のプリンタによって印刷させる手段を備えている。
【選択図】図１

Description

この発明は、会議予約システムに関する。

特開２００１−１１３７９６号公報には、会議の開始時刻、参加人数、資料等が登録され、会議開始前の所定の時刻になったときに、参加人数分だけ資料を印刷を行なう装置が開示されている。

特開２００４−１３６３２号公報には、会議の開始時刻、参加者、資料等が登録され、参加者に会議の開催通知を電子メールによって案内するとともに、会議予約の前に資料を予約人数分印刷する装置が開示されている。

ところで、会議主催者は、会議の参加者に応じて資料の印刷方法を変更したい場合がある。例えば、他部門の参加者に対しては内容をより分かりやすくするためにカラーの資料を配布し、ある程度内容が分かっている自部門の参加者に対してはモノクロの資料を配布することにより、コストを下げる場合が想定される。

また、会議の参加者の要望に応じて資料の印刷方法を変更できれば便利である。さらに、参加者によっては、資料を既に持っているため、主催者側で用意する必要がない場合もある。
特開２００１−１１３７９６号公報特開２００４−１３６３２号公報

この発明は、会議参加者が資料の要否を指定できるとともに、資料が必要なときに資料の印刷方法を指定できるようになる会議予約システムを提供することを目的とする。

また、この発明は、会議参加者が資料の要否を指定できるとともに、資料が必要なときに資料の印刷方法を指定できるようになり、資料が必要な参加者毎に資料を印刷した場合に、どの資料がどの参加者用の資料であるかを認識できるようになる会議予約システムを提供することを目的とする。

また、この発明は、会議主催者が会議の参加者に応じて資料の印刷方法を変更することができるようになる会議予約システムを提供することを目的とする。

また、この発明は、会議主催者が会議の参加者に応じて資料の印刷方法を変更することができるとともに、参加者毎に資料を印刷した場合に、どの資料がどの参加者用の資料であるかを認識できるようになる会議予約システムを提供することを目的とする。

請求項１に記載の発明は、会議予約サーバを備えた会議予約システムにおいて、会議予約サーバは、主催者によって送信された、会議の開催時刻、開催場所、参加者および会議資料を含む会議予約データを受信して登録するとともに、参加者毎に会議資料の要否、会議資料の印刷モードを記憶するための参加者別データ記憶テーブルを作成する第１手段、会議予約データを登録した後、参加者側端末に対して、その会議の開催通知情報を送信する第２手段、参加者によって送信された、会議資料の要否、会議資料の印刷モードを表す情報を受信して、参加者別データ記憶テーブルに登録する第３手段、ならびに会議の開始時刻の所定時間前に、参加者別データ記憶テーブルの内容に応じて、会議資料が必要な参加者毎に、会議資料を所定のプリンタによって印刷させる第４手段を備えていることを特徴とする。

請求項２に記載の発明は、請求項１に記載の発明において、主催者からのアクセスに基づいて、参加者別データ記憶テーブルの内容を書き換えさせる手段を備えていることを特徴とする。

請求項３に記載の発明は、請求項１乃至２に記載の発明において、参加者からのアクセスに基づいて、参加者別データ記憶テーブルの内容のうち、当該参加者に関するデータを書き換えさせる手段を備えていることを特徴とする。

請求項４に記載の発明は、請求項１乃至３に記載の発明において、第４手段は、ある参加者に対する会議資料を印刷させる際には、その印刷物に当該参加者を表す情報を印刷させるための手段を備えていることを特徴とする。

この発明によれば、会議参加者が資料の要否を指定できるとともに、資料が必要なときに資料の印刷方法を指定できるようになる。

また、この発明によれば、会議参加者が資料の要否を指定できるとともに、資料が必要なときに資料の印刷方法を指定できるようになり、資料が必要な参加者毎に資料を印刷した場合に、どの資料がどの参加者用の資料であるかを認識できるようになる。

この発明によれば、会議主催者が会議の参加者に応じて資料の印刷方法を変更することができるようになる。

また、この発明によれば、会議主催者が会議の参加者に応じて資料の印刷方法を変更することができるとともに、参加者毎に資料を印刷した場合に、どの資料がどの参加者用の資料であるかを認識できるようになる。

以下、図面を参照して、この発明の実施例について説明する。

図１は、会議予約システムの構成を示している。

会議予約システムは、サーバ１と、サーバ１にネットワーク２を介して接続された複数のＰＣ３、４、５とからなる。各ＰＣ３、４、５毎に、ＰＣユーザが異なるものとする。

この例では、サーバ１は、複写機能、プリンタ機能等を備えた複合機（ＭＦＰ）１０内に設けられているものとする。

ＰＣユーザのうち、会議の主催者がサーバ１に会議予約データを登録する。ここでは、ＰＣ３のユーザが主催者であるとする。登録事項としては、「会議番号」、「主催者」、「開催日時」、「開催場所」、「議題」、「参加者」、「会議資料」等がある。なお、サーバ１には、会議の主催者や参加者となりうる各ＰＣユーザ毎に、その氏名、パスワード、および電子メールアドレスが予め登録されている。

この会議予約システムでは、主催者がサーバ１に会議予約データを登録する。サーバ１は、会議予約データが登録されると、各参加者に電子メールによって会議開催通知を送信する。そして、サーバ１は、会議開始時刻の所定時間前になると、資料を参加者分だけ印刷する。

この実施例では、サーバ１のデータベースには、会議予約データを登録した際に、その会議の各参加者の参加可否、当日の資料の要否および当日の資料の印刷モードを登録するためのテーブル（以下、参加者別データ記憶テーブルという）が作成される。

そして、各参加者は、会議開催通知を受信した際に、その会議の各参加者の参加可否、当日の資料の要否および当日の資料の印刷モードをサーバ１に返信することができ、この返信情報が参加者別データ記憶テーブルに反映される。

また、主催者は、参加者別データ記憶テーブルの内容を書き換えることが可能である。また、参加者は、参加者別データ記憶テーブルの内容のうち、自己に関するデータを書き換えることが可能である。

そして、会議資料の印刷時には、参加者別データ記憶テーブルの内容に応じて、印刷が行なわれる。この際、印刷された資料には、どの資料がどの参加者のための資料であるかを認識できるように、参加者の氏名が印刷されるようになっている。

図２は、主催者が会議予約データをサーバに登録する際の、主催者側のＰＣの操作手順を示している。

主催者は会議予約データをサーバ１に登録したい場合には自己のＰＣ３を操作することにより、ＰＣ３にサーバ１から会議予約登録用のウェブページを取得させて表示させる（ステップＳ１）。このウェブページには、「主催者」、「開催日時」、「開催場所」、「議題」、「参加者」を登録するための入力項目、決定ボタンが表示されるとともに、「会議資料」を登録するための操作項目が表示される。

そして、取得したウェブページ上で、登録事項を登録し、必要な会議資料を登録した後、決定ボタンを押す（ステップＳ２）。これにより、サーバ１のデータベースに、会議予約データが登録される。この際、「会議番号」がサーバ１側で付与され、主催者側に上記ウェブページ上にて通知される。

なお、サーバ１のデータベースには、会議予約データを登録した際に、その会議の各参加者の参加可否、当日の資料の要否および当日の資料の印刷モードを登録するための参加者別データ記憶テーブルが作成される。この例では、印刷モードには、カラーまたはモノクロの種別があるとともに、エコモードまたは通常モードの種別がある。参加者別データ記憶テーブルが作成された際には、各項目にはデフォルト値が設定されている。

なお、主催者は、サーバ１を含んでいる複合機１０を操作することにより、会議予約データをサーバ１に登録させることができる。この場合、ウェブページに相当する画面は、複合機１０の表示器に表示される。

図３は、会議予約データが登録された場合に、サーバ１によって実行される処理の手順を示している。

サーバ１は、会議予約データの登録が完了すると（ステップＳ１１）、その会議の参加者に電子メールによって会議開催通知を送信する（ステップＳ１２）。この開催通知には、会議の「会議番号」、「主催者」、「開催日時」、「開催場所」、「議題」、「参加者」等の情報が含まれているとともに、返信ボタンが含まれている。

各参加者は、自己のＰＣを操作することにより、会議開催通知の電子メールを開くことにより、会議に関する情報を知ることができる。そして、参加者がその電子メールに含まれている返信ボタンを押すと、自己のＰＣがサーバ１にアクセスして、図４に示すような返答用画面からなるウェブーページをサーバ１から取得して表示する。

この返答用画面には、参加可否の選択項目、当日の資料の要否の選択項目および当日の資料の印刷モードの選択項目、決定ボタン等が表示される。参加者は、この返答用画面上で参加可否、当日の資料の要否および当日の資料の印刷モードを設定した後、決定ボタンを押す。これにより、これらの返信情報がサーバ１に送られる。

図５は、参加者からの返信情報を受信した場合に、サーバ１によって実行される処理の手順を示している。

サーバ１は、ある会議の参加者から返信情報を受信すると（ステップＳ２１）、その会議に対応する参加者別データ記憶テーブルに、当該参加者の返信情報を登録する（ステップＳ２２）。

なお、この実施例では、主催者が参加者別データ記憶テーブルの内容を書き換えることができる。また、この実施例では、参加者が参加者別データ記憶テーブルのうちの自己に関するデータを書き換えることができる。

図６は、主催者が参加者別データ記憶テーブルの内容を書き換える場合の、主催者側の操作手順およびサーバ側の処理手順を示している。

主催者は参加者別データ記憶テーブルの内容を書き換えたい場合には自己のＰＣ３を操作することにより、ＰＣ３にサーバ１から主催者用の参加者別データ書き換え用のウェブページの初期画面を取得させて表示させる（ステップＳ３１）。主催者用の参加者別データ書き換え用のウェブページの初期画面には、主催者のユーザ名、パスワードおよび会議番号の入力項目、決定ボタン等が表示される。

当該主催者は、主催者用の参加者別データ書き換え用のウェブページの初期画面上で、ユーザ名、パスワードおよび会議番号を入力した後、決定ボタンを押す（ステップＳ３２）。これにより、ユーザ名、パスワードおよび会議番号がサーバ１側に送られる。

サーバ１は、ユーザ名、パスワードおよび会議番号を受信すると、入力されたユーザ名に対応するパスワードが、登録されているパスワードと一致するか否かを判別する（ステップＳ３３）。両パスワードが一致した場合には、入力された会議番号に対応する会議予約データ中の主催者名と、入力されたユーザ名とが一致するか否かを判別する（ステップＳ３４）。会議予約データ中の主催者名と、入力されたユーザ名が一致した場合には、入力された会議番号に対応する参加者別データ記憶テーブルの内容を書き換えるためのウェブページを主催者のＰＣに送信する（ステップＳ３５）。これにより、当該主催者側のＰＣに、図７に示すようなウェブページが表示される（ステップＳ３６）。

当該主催者は、このウェブページ上で参加者別データ記憶テーブルの内容を設定変更した後、決定ボタンを押す（ステップＳ３７）。これにより、設定変更後の情報がサーバ１に送られ、サーバ１側の参加者別データ記憶テーブルの内容が書き換えられる（ステップＳ３８）。

なお、上記ステップＳ３３で両パスワードが一致しないと判別されたとき、または上記ステップＳ３４で会議予約データ中の主催者名と入力されたユーザ名が一致しないと判別された場合には、エラーがあったことをアクセスされているＰＣに通知する（ステップＳ３９）。

なお、主催者は、サーバ１を含んでいる複合機１０を操作することにより、参加者別データ記憶テーブルの内容を書き換えることもできる。この場合、ウェブページに相当する画面は、複合機１０の表示器に表示される。

図８は、参加者が参加者別データ記憶テーブルのうちの自己に関するデータを書き換える場合の、参加者側の操作手順およびサーバ側の処理手順を示している。

参加者は参加者別データ記憶テーブルのうちの自己に関するデータを書き換えたい場合には自己のＰＣを操作することにより、ＰＣにサーバ１から参加者用の参加者別データ書き換え用のウェブページの初期画面を取得させて表示させる（ステップＳ４１）。参加者用の参加者別データ書き換え用のウェブページの初期画面には、参加者のユーザ名、パスワードおよび会議番号の入力項目、決定ボタン等が表示される。

当該参加者は、参加者用の参加者別データ書き換え用のウェブページの初期画面上で、ユーザ名、パスワードおよび会議番号を入力した後、決定ボタンを押す（ステップＳ４２）。これにより、ユーザ名、パスワードおよび会議番号がサーバ１側に送られる。

サーバ１は、ユーザ名、パスワードおよび会議番号を受信すると、入力されたユーザ名に対応するパスワードが、登録されているパスワードと一致するか否かを判別する（ステップＳ４３）。両パスワードが一致した場合には、入力された会議番号に対応する会議予約データ中のいずれかの参加者と、入力されたユーザ名とが一致するか否かを判別する（ステップＳ４４）。

会議予約データ中のいずれかの参加者と、入力されたユーザ名が一致した場合には、入力された会議番号に対応する参加者別データ記憶テーブルの内容のうち、入力されたユーザに関するデータを書き換えるためのウェブページを当該参加者のＰＣに送信する（ステップＳ４５）。これにより、当該参加者側のＰＣに、図９に示すようなウェブページが表示される（ステップＳ４６）。

当該参加者は、このウェブページ上で自己に関するデータを設定変更した後、決定ボタンを押す（ステップＳ４７）。これにより、設定変更後の情報がサーバ１に送られ、サーバ１側の参加者別データ記憶テーブルの内容が書き換えられる（ステップＳ４８）。

なお、上記ステップＳ４３で両パスワードが一致しないと判別されたとき、または上記ステップＳ４４で会議予約データ中のいずれかの参加者と入力されたユーザ名が一致しないと判別された場合には、エラーがあったことをアクセスされているＰＣに通知する（ステップＳ４９）。

なお、参加者は、サーバ１を含んでいる複合機１０を操作することにより、参加者別データ記憶テーブルのうちの自己に関するデータを書き換えることもできる。この場合、ウェブページに相当する画面は、複合機１０の表示器に表示される。

会議の開始時刻の所定時間前になると、サーバ１は、その会議に使用される会議資料を、参加者別データ記憶テーブルの内容に基づいて、参加者毎に印刷する。つまり、印刷が必要な参加者に対して、その参加者に対応する印刷モードで印刷が行なわれる。ある参加者に対する資料の印刷を行なう際には、図１０に示すように、予め定められた印刷位置（例えば、印刷用紙の右上）に、当該参加者名に「殿」をつけてを印刷する。

会議資料に参加者名を印刷するには、例えば、会議資料のイメージデータに参加者を表すイメージデータを合成した後、印刷を行なうようにすればよい。

会議予約システムの構成を示すブロック図である。主催者が会議予約データをサーバに登録する際の、主催者側のＰＣの操作手順を示すフローチャートである。会議予約データが登録された場合に、サーバ１によって実行される処理の手順を示すフローチャートである。返答用画面からなるウェブーページの一例を示す模式図である。参加者からの返信情報が受信した場合に、サーバ１によって実行される処理の手順を示すフローチャートである。主催者が参加者別データ記憶テーブルの内容を書き換える場合の、主催者側の操作手順およびサーバ側の処理手順を示すフローチャートである。参加者別データ記憶テーブルの内容を書き換えるためのウェブページの一例を示す模式図である。参加者が参加者別データ記憶テーブルのうちの自己に関するデータを書き換える場合の、参加者側の操作手順およびサーバ側の処理手順を示すフローチャートである。参加者別データ記憶テーブルの内容のうち、入力されたユーザに関するデータを書き換えるためのウェブページの一例を示す模式図である。資料に参加者の氏名が印刷された状態を示す模式図である。

符号の説明

１サーバ
２ネットワーク
３，４，５ＰＣ

Claims

会議予約サーバを備えた会議予約システムにおいて、
会議予約サーバは、
主催者によって送信された、会議の開催時刻、開催場所、参加者および会議資料を含む会議予約データを受信して登録するとともに、参加者毎に会議資料の要否、会議資料の印刷モードを記憶するための参加者別データ記憶テーブルを作成する第１手段、
会議予約データを登録した後、参加者側端末に対して、その会議の開催通知情報を送信する第２手段、
参加者によって送信された、会議資料の要否、会議資料の印刷モードを表す情報を受信して、参加者別データ記憶テーブルに登録する第３手段、ならびに
会議の開始時刻の所定時間前に、参加者別データ記憶テーブルの内容に応じて、会議資料が必要な参加者毎に、会議資料を所定のプリンタによって印刷させる第４手段、
を備えていることを特徴とする会議予約システム。
主催者からのアクセスに基づいて、参加者別データ記憶テーブルの内容を書き換えさせる手段を備えていることを特徴とする請求項１に記載の会議予約システム。
参加者からのアクセスに基づいて、参加者別データ記憶テーブルの内容のうち、当該参加者に関するデータを書き換えさせる手段を備えていることを特徴とする請求項１乃至２に記載の会議予約システム。
第４手段は、ある参加者に対する会議資料を印刷させる際には、その印刷物に当該参加者を表す情報を印刷させるための手段を備えていることを特徴とする請求項１乃至３に記載の会議予約システム。