JP2009070102A - マルチファンクションシステム及びその制御方法 - Google Patents

Abstract

【課題】会議主催者が会議出席者の要望や身分を意識することなく、適切な内容の会議資料を適切なタイミングで適切な場所に出力するマルチファンクションシステム及びその制御方法を提供する。
【解決手段】本発明に係るマルチファンクションシステムは、人員の属性情報を管理するサーバと、会議の予約情報を管理するサーバと、会議資料の出力を管理する印刷サーバとを備える。印刷サーバは、予約情報に含まれる会議の出席者に対応する属性情報を人員管理サーバに管理から取得し、会議資料を出席者ごとの属性情報に基づいて出力する。
【選択図】図２Ｂ

Description

本発明は、予約された会議の情報を元に会議で使用される資料を出力するマルチファンクションシステム及びその制御方法に関するものである。

会議を開催する場合、その会議で使用される資料を配布する方法としては、以下に記載する方法がある。例えば、会議主催者が事前にプリントアウトした資料を会議開催時に出席者に対して物理的に配布する方法がある。また、会議主催者が資料の電子ファイルを電子メール等に添付して出席者に送付したり、共有フォルダに資料の電子ファイルを格納し、各出席者が事前にプリントアウトする方法がある。

また、特許文献１には、会議室の予約をネットワークを介して、ＰＣ等の端末からオンラインで行うシステムが提案されている。このシステムでは、会議室の予約情報を元に、会議室内の出力装置に、会議の時間に合わせて資料の出力が行われている。
特開２００５−３０１８９５号公報

しかしながら、従来技術においては以下のような問題点があった。例えば、会議主催者が事前に資料をプリントアウトする方法では、資料が大量部数となると、会議主催者の負担が非常に大きくなっていた。また、出席者の中には会議が開催される前に、事前に資料の確認をしたい場合もあり、このような要求を満たすことが困難であった。例えば、会議主催者が資料の電子ファイルを電子メールや共有フォルダにより、事前に配布し、各出席者がプリントアウトするという方法もある。しかし、この方法は、資料の事前確認という点では望ましいが、出席者が確実に各自で資料を事前にプリントアウトするかどうかは主催者側では判断できないため、結局、主催者側で資料の準備をする必要がある。また、特許文献１に記載のシステムにおいても、予約された会議の時間に合わせて会議室内の出力装置に資料を出力することはできるが、資料の事前の確認が行えないという問題があった。

さらに、配布資料の中に機密事項の記載がある場合、出席者全員に対して資料を配布することができないことも想定される。この場合、会議主催者においては、資料配布時に出席者の身分を確認し、身分に応じて資料を配布するなど煩雑な作業が必要となっていた。

本発明は、上述の問題に鑑みて成されたものであり、会議主催者が会議出席者の要望や身分を意識することなく、適切な内容の会議資料を適切なタイミングで適切な場所に出力するマルチファンクションシステム及びその制御方法を提供することを目的とする。

本発明は、例えば、人員の属性情報を管理する人員管理サーバと、会議室の予約情報を管理する会議室予約サーバと、予約された会議で使用される会議資料を印刷する複数の画像印刷装置と、会議の予約登録を行う複数の情報処理装置と、会議資料の画像印刷装置又は情報処理装置への出力を管理する印刷サーバとを備え、各装置がネットワークを介して接続されたマルチファンクションシステムとして実現できる。人員管理サーバは、人員管理サーバは、情報処理装置から人員の登録又は変更の依頼を受信すると、情報処理装置に備えられる表示装置に表示される、人員を登録するための人員登録画面の情報を、ネットワークを介して情報処理装置に送信する第１送信手段と、人員登録画面を介して登録された各人員の少なくとも識別情報、人員のアクセスレベル、会議資料の出力先情報及び会議資料の出力タイミングを含む属性情報を情報処理装置から取得して記憶する属性情報記憶手段とを備え、会議室予約サーバは、情報処理装置から会議の登録又は変更の依頼を受信すると、情報処理装置に備えられる表示装置に表示される、会議の予約を登録するための会議登録画面の情報を、ネットワークを介して情報処理装置に送信する第２送信手段と、会議登録画面を介して予約された少なくとも会議の日時、出席者の識別情報、会議資料のデータ及び会議資料のアクセスレベルを含む予約情報を情報処理装置から取得して記憶する予約情報記憶手段と、ネットワークを介して印刷サーバに取得した予約情報を送信する第３送信手段とを備え、印刷サーバは、会議室予約サーバから送信された予約情報を受信する受信手段と、受信した予約情報に含まれる会議資料のデータを記憶する資料データ記憶手段と、予約情報に含まれる出席者の識別情報を検索キーワードとして、ネットワークを介して人員管理サーバから出席者の識別情報に対応する人員の属性情報を取得する取得手段と、取得した属性情報に含まれる人員のアクセスレベルと会議資料のアクセスレベルとを比較して、出席者ごとに、印刷する会議資料を選択する資料選択手段と、選択された会議資料のデータを資料データ記憶手段から読み出して、会議資料の出力タイミングが示す時間に、会議資料の出力先が示す装置へ出力する出力手段とを備えることを特徴とする。

また、本発明は、例えば、人員の属性情報を管理する人員管理サーバと、会議室の予約情報を管理する会議室予約サーバと、予約された会議で使用される会議資料を印刷する複数の画像印刷装置と、会議の予約登録を行う複数の情報処理装置と、会議資料の画像印刷装置又は情報処理装置への出力を管理する印刷サーバとを備え、各装置がネットワークを介して接続されたマルチファンクションシステムの制御方法として実現できる。人員管理サーバは、情報処理装置から人員の登録又は変更の依頼を受信すると、情報処理装置に備えられる表示装置に表示される、人員を登録するための人員登録画面の情報を、ネットワークを介して情報処理装置に第１送信手段によって送信させるステップと、人員登録画面を介して登録された各人員の少なくとも識別情報、人員のアクセスレベル、会議資料の出力先情報及び会議資料の出力タイミングを含む属性情報を情報処理装置から取得して属性情報記憶手段に記憶させるステップとを実行し、会議室予約サーバは、情報処理装置から会議の登録又は変更の依頼を受信すると、情報処理装置に備えられる表示装置に表示される、会議の予約を登録するための会議登録画面の情報を、ネットワークを介して情報処理装置に第２送信手段によって送信させるステップと、会議登録画面を介して予約された少なくとも会議の日時、出席者の識別情報、会議資料のデータ及び会議資料のアクセスレベルを含む予約情報を情報処理装置から取得して予約情報記憶手段に記憶させるステップと、ネットワークを介して印刷サーバに取得した予約情報を第３送信手段によって送信させるステップとを実行し、印刷サーバは、会議室予約サーバから送信された予約情報を受信手段によって受信させるステップと、受信した予約情報に含まれる会議資料のデータを資料データ記憶手段に記憶させるステップと、予約情報に含まれる出席者の識別情報を検索キーワードとして、ネットワークを介して人員管理サーバから出席者の識別情報に対応する人員の属性情報を取得手段によって取得させるステップと、取得した属性情報に含まれる人員のアクセスレベルと会議資料のアクセスレベルとを比較して、出席者ごとに、印刷する会議資料を資料選択手段によって選択させるステップと、選択された会議資料のデータを資料データ記憶手段から読み出して、会議資料の出力タイミングが示す時間に、会議資料の出力先が示す装置へ出力手段によって出力させるステップとを実行することを特徴とする。

また、本発明は、例えば、会議資料の出力タイミングを管理するマルチファンクションシステムとして実現できる。マルチファンクションシステムは、少なくとも会議の出席者を示す情報を含む会議の予約情報を管理する第１の管理手段と、管理された会議の予約情報が示す会議で使用される会議資料のデータを記憶する記憶手段と、会議の出席者それぞれについて、当会議で使用される会議資料のデータの出力タイミングを示す出力タイミングの情報を管理する第２の管理手段と、会議の予約情報、及び出力タイミングの情報に基づいて、記憶手段に記憶されている会議資料のデータを出力する出力手段とを備えることを特徴とする。

さらに、本発明は、例えば、会議資料の出力タイミングを管理するマルチファンクションシステムの制御方法として実現できる。制御方法は、少なくとも会議の出席者を示す情報を含む会議の予約情報を第１の管理手段によって管理させるステップと、管理された会議の予約情報が示す会議で使用される会議資料のデータを記憶手段に記憶させるステップと、会議の出席者それぞれについて、当会議で使用される会議資料のデータの出力タイミングを示す出力タイミングの情報を第２の管理手段によって管理させるステップと、会議の予約情報、及び出力タイミングの情報に基づいて、記憶手段に記憶されている会議資料のデータを出力手段によって出力させるステップとを実行することを特徴とする。

本発明は、例えば、会議主催者が会議出席者の要望や身分を意識することなく、適切な内容の会議資料を適切なタイミングで適切な場所に出力するマルチファンクションシステム及びその制御方法を提供できる。

以下に本発明の一実施形態を示す。以下で説明される個別の実施形態は、本発明の上位概念、中位概念及び下位概念など種々の概念を理解するために役立つであろう。また、本発明の技術的範囲は、特許請求の範囲によって確定されるのであって、以下の個別の実施形態によって限定されるわけではない。

［第１の実施形態］
＜システムの構成＞
以下では、図１乃至図１６を参照して、第１の実施形態について説明する。図１は、第１の実施形態に係るマルチファンクションシステム１０の構成例を示す図である。

マルチファンクションシステム１０は、印刷サーバ１００、会議室予約サーバ１０１、人員管理サーバ１０２、ＰＣ１０３、１０４、パーソナルプリンタ１０５、１０６及び会議室プリンタ１０７を備える。各装置は、それぞれＬＡＮ等のネットワーク１０８を介して接続されている。印刷サーバ１００、パーソナルプリンタ１０４、１０５、及び会議室プリンタ１０７は、会議に使用される会議資料を記録紙に印刷する画像印刷装置として機能する。

本実施形態において、印刷サーバ１００は、印刷機能、スキャナ機能及び複写機能を有するデジタル複合機である。もちろん、印刷サーバ１００は、ＰＣなどの情報処理装置で実現されてもよい。印刷サーバ１００は、会議室予約サーバ１０１及び人員管理サーバ１０２から情報を取得して、適切な内容の会議資料を適切なタイミングで適切な場所に出力する。

会議室予約サーバ１０１は、会議予約の受け付けを管理するとともに、会議室の予約情報を記憶する。予約情報としては、例えば、会議室名、日時、出席者、及び配付資料の情報などを含む。人員管理サーバ１０２は、入力された人員の属性情報を記憶し、さらに人員の追加、削除、属性情報の修正などを受け付ける。属性情報としては、人員の名前、ＩＤ、アクセスレベル及び出力先情報などを含む。会議室予約サーバ１０１及び人員管理サーバ１０２は、例えば、記憶領域を備えるＰＣなどの情報処理装置で実現される。なお、会議の予約情報及び人員の属性情報についての詳細は後述する。したがって、会議室予約サーバ１０１は、第１の管理手段として機能する。また、人員管理サーバ１０２は、第２の管理手段及び第３の管理手段として機能する。

ＰＣ１０３、１０４は、本システムを利用するユーザによって使用され、ネットワーク１０８を介して会議情報の登録や、人員情報の登録を行う。また、印刷サーバ１００からの会議資料の出力先としても指定可能となっている。この場合、印刷サーバ１００は、人員管理サーバ１０２に登録されているメールアドレスに対して会議資料の電子ファイルを送付する。

パーソナルプリンタ１０５、１０６は、例えば、ユーザのデスクサイドに置かれたプリンタを示す。これらのパーソナルプリンタ１０５、１０６は、属性情報として出力先のプリンタとして登録されている場合に、印刷サーバ１００から会議資料の出力先として指定される。会議室プリンタ１０７は、会議室内に置かれた出力装置として用いられる。

本実施形態においては、会議室を１つとして説明するが、複数の会議室があり、それぞれに出力装置が置かれているような場合においても、本発明が適用可能なことは言うまでもない。また、同様にユーザのＰＣ、パーソナルプリンタの台数がさらに多い構成であってもよい。本実施形態におけるマルチファンクションシステム１０では、ユーザが行う会議予約と連動して、会議出席者に対して、各出席者が望む場所と時間に適切な会議資料を配布することが可能である。

＜印刷サーバの構成＞
次に、図２Ａ及び図２Ｂを参照して、本実施形態に係る印刷サーバ１００であるデジタル複合機の構成について説明する。図２Ａは、第１の実施形態に係る印刷サーバ１００の構成を示す図である。

印刷サーバ１００は、画像入力装置であるスキャナ２２４や画像出力装置であるプリンタ２２５を備え、ネットワーク（ＬＡＮ）１０８や公衆回線２２６と接続することで、画像情報やデバイス情報の入出力を行う。また、印刷サーバ１００は、ＣＰＵ２０３、操作部Ｉ／Ｆ２０４、ネットワークＩ／Ｆ２０５、モデム２０６、ＲＡＭ２０７、ＲＯＭ２０８、ＨＤＤ２０９及びイメージバスＩ／Ｆ２１０を備える。これらの構成要素は、システムバス２０１上に配置され、他の構成要素とイメージバスＩ／Ｆ２１０及びイメージバス２０２を介して接続される。さらに、印刷サーバ１００は、圧縮部２１５、２１６、伸張部２１７、画像変換部２１８、ＲＩＰ２１９、スキャナ画像処理部２２０、プリンタ画像処理部２２１、スキャナＩ／Ｆ２２２及びプリンタＩ／Ｆ２２３を備える。これらの構成要素は、イメージバス２０２上に配置される。

ＣＰＵ２０３は、デジタル複合機全体を制御するコントローラとして機能し、さらに印刷サーバとして会議資料の出力を管理する。会議資料の出力を管理する構成については、図２Ｂ参照して後述する。

ＲＡＭ２０７は、ＣＰＵ２０３が動作するためのシステムワークメモリであり、画像データを一時記憶するための画像メモリとしても利用される。ＲＯＭ２０８は、ブートＲＯＭとして利用され、デジタル複合機のブートプログラムが格納されている。ＨＤＤ２０９は、ハードディスクドライブであり、システムソフトウェア、画像データ等を格納する。このＨＤＤ２０９には、ネットワーク１０８に接続されているノードに関する画像出力速度、設置位置などの情報がアドレスごとに保存されてもよい。

操作部Ｉ／Ｆ２０４は、操作部３００とのインターフェース部であり、表示する画像データを操作部３００に対して出力する。また、操作部３００からユーザが入力した情報をＣＰＵ２０３に伝達する。ネットワークＩ／Ｆ２０５は、ネットワーク１０８に接続され、情報の入出力を行う。モデム２０６は、公衆回線２２６に接続され、データ送受信を行うための変調復調処理を行う。

イメージバスＩ／Ｆ２１０は、システムバス２０１と画像データを高速で転送するイメージバス２０２を接続し、データ構造を変換するバスブリッジである。

ラスターイメージプロセッサ（ＲＩＰ）２１９は、ＰＤＬコードをビットマップイメージに展開する。スキャナＩ／Ｆ２２２及びプリンタＩ／Ｆ２２３は、画像入出力デバイスであるスキャナ２２４やプリンタ２２５を接続するためのＩ／Ｆである。スキャナ画像処理部２２０は、スキャナ２２４からスキャナＩ／Ｆ２２２を介して取得した画像データに対して、補正、加工、及び編集を行う。

圧縮部２１５、２１６は、画像データを取得し、取得した画像データを圧縮する。伸張部２１７は、画像データを伸張した後にプリンタ画像処理部２２１に送る。プリンタ画像処理部２２１は、伸張部２１７から送られた画像データを取得し、この画像データに付与された像域データに従って画像データに画像処理を施す。画像処理後の画像データは、プリンタＩ／Ｆ２２３を介してプリンタ２２５に出力される。画像変換部２１８は、画像データに対して所定の変換処理を施す。画像変換部２１８で行われる処理の詳細については省略する。

図２Ｂは、第１の実施形態に係るマルチファンクションシステム１０に含まれる各装置の制御構成を示す図である。ここでは、主に本発明に関する制御ブロックについて説明するため、簡略化して記載されている。したがって、各装置は、他の制御ブロックを含んで構成されてもよい。

ＰＣ１０３は、ＣＰＵ２６１、表示装置２６２及び入力装置２６３を備える。ＰＣ１０３は、ユーザが会議の予約登録又は予約変更を行う場合や、人員の登録又は変更を行う場合にユーザによって使用される。例えば、会議の予約登録を行う場合、ＣＰＵ２６１は、まずユーザによって入力装置２６３を介して入力された情報を元に、ネットワーク１０８を介して会議室予約サーバ１０１に会議の登録を依頼する。会議の登録を依頼すると、会議室予約サーバ１０１から会議の登録を行うための登録画面のデータがネットワーク１０８を介して送信される。登録画面のデータを受信すると、ＣＰＵ２６１は、自身の表示装置２６２に登録画面を表示する。ここで、ユーザは、この登録画面を介して会議の登録を入力する。会議の登録となる予約情報が入力されると、ＰＣ１０３は、ネットワーク１０８を介して会議室予約サーバ１０１に予約情報を送信する。また、人員の登録又は変更を行う場合も、ＰＣ１０３は、人員管理サーバ１０２に対して、会議の登録又は変更を行う場合と同様の動作を行う。

人員管理サーバ１０２は、ＣＰＵ２５１及びＨＤＤ２５２を備える。ＨＤＤ２５２は、属性情報記憶手段として機能し、人員の少なくとも識別情報（ＩＤ）、人員のアクセスレベル、会議資料の出力先情報及び会議資料の出力タイミングを含む属性情報を記憶している。属性情報の詳細については、図４及び図５を参照して後述する。ＣＰＵ２５１は、この属性情報を記憶したＨＤＤ２５２を統括的に管理し、新たな人員の登録、既に登録してある属性情報の変更、及び、他の装置（例えば、印刷サーバ１００）から依頼される人員情報の提供を行う。また、ＣＰＵ２５１は、ＰＣ１０３から人員の登録又は変更の依頼を受信すると、表示装置２６２に表示される、人員を登録するための人員登録画面の情報をネットワーク１０８を介してＰＣ１０３に送信する。この場合、ＣＰＵ２５１は、第１送信手段として機能する。

会議室予約サーバ１０１は、ＣＰＵ２４１及びＨＤＤ２４２を備える。ＨＤＤ２４２は、予約情報記憶手段として機能し、会議の日時、出席者の識別情報、会議資料のデータ及び会議資料のアクセスレベルを含む予約情報を記憶する。予約情報の詳細については、図６乃至図９を参照して後述する。ＣＰＵ２４１は、この予約情報を記憶したＨＤＤ２４２を統括的に管理し、新たな会議の登録、既に登録してある会議の予約情報の変更、及び、他の装置（例えば、印刷サーバ１００）から依頼される予約情報の提供を行う。また、ＣＰＵ２４１は、表示装置２６２に表示される、会議の予約を登録するための会議登録画面の情報をネットワーク１０８を介してＰＣ１０３に送信する。この場合、ＣＰＵ２４１は、第２送信手段として機能する。さらに、ＣＰＵ２４１は、ＰＣ１０３から予約情報を受信すると、ネットワーク１０８を介して印刷サーバ１００に取得した予約情報を送信する。ここで、ＣＰＵ２４１は、第３送信手段として機能する。

印刷サーバ１００は、上述したようにＣＰＵ２０３及びＨＤＤ２０９を備える。図２Ａに示す他の構成要素については、ここでは説明を容易にするため省略して説明する。ＣＰＵ２０３は、取得部２３１、資料選択部２３２、リスト作成部２３３、出力部２３４、送信部２３５及び受信部２３６を備える。

受信部２３６は、受信手段として機能し、会議室予約サーバ１０１から送信された予約情報を受信する。予約情報を受信すると、ＣＰＵ２０３は、資料データ記憶手段として機能するＨＤＤ２０９に受信した予約情報に含まれる会議資料のデータを記憶させる。取得部２３１は、取得手段として機能し、予約情報に含まれる出席者の識別情報を検索キーワードとして、ネットワーク１０８を介して人員管理サーバ１０２から出席者の識別情報に対応する人員の属性情報を取得する。具体的に、取得部２３１は、出席者の識別情報を人員管理サーバ１０２に送信し、その応答として属性情報を取得する。ここで、人員管理サーバ１０２は、送信された識別情報を検索キーワードとしてＨＤＤ２５２から検索キーワードに対応する属性情報を読み出し、印刷サーバ１００に送信する。

資料選択部２３２は、資料選択手段として機能し、取得し属性情報に含まれる人員のアクセスレベルと、予約情報に含まれる会議資料のアクセスレベルとを比較して、出席者ごとに、印刷する会議資料を選択する。即ち、各出席者について閲覧可能な会議資料を決定している。詳細な説明については後述する。

リスト作成部２３３は、リスト作成手段として機能し、会議資料の出力タイミングごとに区分した出力リストを作成する。さらにこの出力リストには、少なくとも出席者に対応する人員の会議資料の出力先、人員のアクセスレベル、会議資料の出力部数及び会議資料の出力が終了しているか否かを表す出力状態の情報を含む各出力リストを作成する。ここで、会議資料の出力タイミングは、出力リストを作成するとすぐに出力される第１区分と、予約された会議の当日に出力される第２区分と、予約された会議の会議室に設置された画像印刷装置に会議の開始時間に合わせて出力される第３区分とに区分される。以下では、第１区分の出力リストを即時出力リストと称す。また、第２区分の出力リストを当日出力リストと称す。さらに、第３区分の出力リストを会議室出力リストと称す。

出力部２３４は、出力手段として機能し、選択された会議資料のデータをＨＤＤ２０９から読み出して、会議資料の出力タイミングが示す時間に、会議資料の出力先が示す装置へ出力する。

＜操作部＞
次に、図３を参照して、操作部３００の構成について説明する。図３は、操作部３００の構成例を示す図である。操作部３００は、液晶操作パネル３０１、スタートキー３０２、ストップキー３０３、リセットキー３０４及び電源キー３０５を示す。

液晶操作パネル３０１は、液晶にタッチパネルを組み合わせたものであり、設定内容やソフトキーが表示される。スタートキー３０２は、コピー動作等を開始指示するためのハードキーである。例えば、スタートキー３０２には、内部に緑色及び赤色のＬＥＤが組み込まれており、スタート可能のときに緑色、スタート不可のときに赤色のＬＥＤが点灯する。ストップキー３０３は、動作を停止させるときに使用するハードキーである。３０４は、リセットキーであり、デジタル複合機（印刷サーバ１００）を初期化するためのハードキーである。電源キー３０５は、デジタル複合機の電源のＯＮ／ＯＦＦを行うハードキーである。

＜人員の属性情報＞
次に、図４及び図５を参照して、人員の属性情報及びその登録について説明する。図４は、第１の実施形態に係る人員管理サーバ１０２で管理される人員の属性情報を登録する際の登録画面４００を示す図である。属性情報の登録は、例えば、図１におけるＰＣ１０３でＷｅｂブラウザ等を介して行われる。登録画面４００は、ＰＣ１０３が人員管理サーバ１０２にアクセスした段階で、人員管理サーバ１０２からＨＴＭＬファイルがネットワーク１０８を介してＰＣ１０３に送信され、ＰＣ１０３の表示装置に表示される。また、本実施形態によれば、登録画面４００では、基本情報、出力デバイス及び出力タイミングの設定が可能である。

登録画面４００では、基本情報として氏名、会社、所属、役職等の情報が設定されるように構成されている。また、Ｅ−Ｍａｉｌアドレス及び個人用のプリンタ情報が登録可能となっており、変更ボタン４０１、４０２を押下することによって、それぞれ変更可能となっている。

出力デバイスの設定には、ユーザがリモートコピー等の出力先として用いるドキュメントの送信先が設定される。本実形態では、出力先として、Ｅ−Ｍａｉｌアドレス、ユーザが所持している個人用のプリンタが指定可能となっており、ラジオボタン４０３によって、選択される。また、特に指定が無い場合は、指定無しが選択される。

出力タイミングの設定は、他のユーザがリモートコピー等でドキュメントを送信する場合にユーザに対して、どのタイミングで送信を行うかを指定するものである。ここでは、即時、当日及び指定無しが選択可能となっており、ラジオボタン４０４によってユーザにより選択される。

通常、これらの人員登録は本人又はその上長のみが登録、変更可能となっている。これらの人員の属性情報は、登録ボタン４０５が押下されると、ネットワーク１０８を介して人員管理サーバ１０２に送信される。

図５は、第１の実施形態に係る人員管理サーバ１０２において管理されている人員の属性情報が設定された人員管理テーブル５００を示す図である。図５に示す人員管理テーブル５００のように、人員管理サーバ１０２では各人員毎に属性情報が管理される。したがって、印刷サーバ１００は、会議に出席する人員のＩＤ５０１を用いて人員管理サーバ１０２から出席者の属性情報を取得することができる。

人員管理テーブル５００は、各人員ごとに、少なくともＩＤ５０１、氏名５０２、役職５０３、出力先５０４及び出力タイミング５０５の情報を含む。ＩＤ５０１は、各人員を識別するための識別子であり、所定の人員の属性情報を取得する際の検索キーワードとして機能する。氏名５０２及び役職５０３は、図４に示す基本情報から設定される。出力先５０４は、図４に示す出力デバイス設定の情報から設定され、会議資料の出力先を示す。出力タイミング５０５は、図４に示す出力タイミング設定の情報から設定され、会議資料の出力タイミングを示す。また、役職５０３は、アクセスレベルの高低で表され、ドキュメントへのアクセス権限の指定等に用いられる。実際に、人員管理テーブル５００において、役職５０３及び出力タイミング５０５については、対応するアクセスレベル又は出力レベルを示す数値が設定される。また、氏名５０２及び出力先５０４には、文字列の情報が設定される。

＜会議の予約情報＞
図６乃至図９を参照して、会議の予約情報及びその登録について説明する。図６は、第１の実施形態に係る会議室予約サーバ１０１で管理される会議の予約情報を登録する際の登録画面６００を示す図である。
予約情報の登録は、例えば、図１におけるＰＣ１０３でＷｅｂブラウザ等を介して行われる。登録画面６００は、ＰＣ１０３が会議室予約サーバ１０１にアクセスした段階で、会議室予約サーバ１０１からＨＴＭＬファイルがネットワーク１０８を介してＰＣ１０３に送信され、ＰＣ１０３の表示装置に表示される。

本実施形態によれば、登録画面６００では、日付、時間、会議室、予約者氏名、予約者所属、予約内容、出席者及び会議資料が設定されるように構成されている。日付及び時間は、予約される会議が行われる日時を示す。予約者氏名及び予約者所属は、ＰＣ１０３を介して会議室予約サーバ１０１にアクセスしたユーザの氏名及び所属を示す。この予約者氏名及び予約者所属の情報は、ＰＣ１０３のコンピュータ名から該当する氏名及び所属が登録画面６００が表示された時点で既に表示されてもよい。この場合、マルチファンクションシステム１０内に、コンピュータ名と氏名及び所属を対応して管理するサーバが接続されていることが前提となる。また、会議室予約サーバ１０１内で管理されてもよい。出席者は、会議に参加する出席者を示す。会議資料は、予約する会議で使用される資料を示す。

また、登録画面６００には、各情報の設定を行うため、各項目には変更ボタン６０１〜６０４及び登録／追加ボタン６０５、６０６が含まれる。変更ボタン６０１は、日付を変更するために使用される。変更ボタン６０２は、時間を変更するために使用される。変更ボタン６０３は、会議室を変更するために使用される。変更ボタン６０４は、予約内容を変更するために使用される。登録／追加ボタン６０５は、予約する会議に出席する出席者の登録、追加を行うために使用される。登録／追加ボタン６０５が押下されると、図７に示す出席者選択画面に遷移する。登録／追加ボタン６０６は、会議資料の登録、追加を行うために使用される。登録／追加ボタン６０６が押下されると、図８に示す会議資料の登録画面に遷移する。

図７は、第１の実施形態に係る会議の出席者を選択するための選択画面７００を示す図である。選択画面７００は、図６に示す登録／追加ボタン６０５が押下されると、ＰＣ１０３の表示装置に表示される。具体的には、登録／追加ボタン６０５が押下されると、例えばＰＣ１０３から会議室予約サーバ１０１へ登録／追加ボタン６０５が押下されたことを示す情報が通知される。会議室予約サーバ１０１は、この通知を受けると、選択画面７００を生成するためのデータ、例えば、ＨＴＭＬ形式のデータをＰＣ１０３に送信する。ＰＣ１０３では、送信されたＨＴＭＬ形式のデータに従って自身が備える表示装置に表示させる。

選択画面７００では、図７に示すように、所属毎に階層化されて表示される。７０１、７０２には、部単位のフォルダが表示され、フォルダ７０１又はフォルダ７０２が押下されると室単位のフォルダ７０３が表示される。さらにフォルダ７０３が押下されると、例えば図７に示すように、２１設計室に所属している人員の名前７０４〜７０６が表示される。

選択画面７００では、部単位、室単位又は個人単位で会議の出席者を登録することができる。部単位で出席者を登録する場合は、部に所属する人員の全てが予約する会議の出席者となり、例えば、フォルダ７０１やフォルダ７０２を選択する。また、室単位で出席者を登録する場合は、室に所属する人員の全てが予約する会議の出席者となり、例えば、フォルダ７０３を選択する。また、個人単位で出席者を登録する場合には、例えば、名前７０４、７０５、７０６などを選択する。全ての出席者を選択するとＯＫボタン７０７が押下される。ＯＫボタン７０７が押下されると、図６に示す登録画面６００が再び表示される。ここで、登録された出席者の数が計算され出席者の項目に人数が表示される。

図８は、第１の実施形態に係る会議資料を登録するための登録画面８００を示す図である。登録画面８００は、図６に示す登録／追加ボタン６０６が押下されると、ＰＣ１０３の表示装置に表示される。具体的には、登録／追加ボタン６０６が押下されると、例えばＰＣ１０３から会議室予約サーバ１０１へ登録／追加ボタン６０６が押下されたことを示す情報が通知される。会議室予約サーバ１０１は、この通知を受けると、登録画面８００を生成するためのデータ、例えば、ＨＴＭＬ形式のデータをＰＣ１０３に送信する。ＰＣ１０３では、送信されたＨＴＭＬ形式のデータに従って自身が備える表示装置に表示させる。

登録画面８００は、会議の基本的な情報を示す基本情報８０１及び登録した会議の資料を示す資料情報を含む。さらに、登録画面８００は、会議資料を追加、変更するための追加／変更ボタン８０２、登録した資料毎に表示されるスピンボタン８０３、８０４及び入力した資料を登録するためのＯＫボタン８０５を含む。

基本情報８０１には、例えば、会議の日時、会議室、会議内容及び予約者の氏名、所属が表示される。最初に表示する登録画面８００には、資料情報は表示されておらず、追加／変更ボタン８０２を押下することにより、不図示の入力画面が表示され、入力画面を介して追加した後に資料情報が表示される。スピンボタン８０３、８０４は、追加された資料のアクセスレベルを設定するためのボタンである。ここで、アクセスレベルとは、当該資料を閲覧可能な人員を制限するための情報である。例えば、登録画面８００において、資料１は、アクセスレベルが３以上の人員のみ閲覧可能であることを示す。したがって、アクセスレベル１、２の人員については、資料１を閲覧することができない。一方、資料２は、アクセスレベルが１であるため、全員が閲覧可能な資料であることを示す。即ち、ここでは、アクセスレベルの数値が大きいほど、機密性の高い資料であることを示す。

図９は、第１の実施形態に係る会議資料を説明するための図である。ここでは、図８に示す資料に対してアクセスレベルが３以上の人員に配布される資料と、アクセスレベルが２以下の人員に配布される資料を示す。会議資料９０１は、アクセスレベルが３以上の人員に配布される資料を示す。会議資料９０２は、アクセスレベルが２以下の人員に配布される資料を示す。図９に示すように、会議資料９０１にはアクセスレベルが３以上の資料９０３が含まれ、会議資料９０２には含まれない。

次に、図１０を参照して、会議の予約情報を登録する際の処理フローについて説明する。図１０は、第１の実施形態に係る予約情報を登録する際の処理手順を示すフローチャートである。以下で示す会議の予約処理は、会議室予約サーバ１０１に含まれるＣＰＵ２４１及びＰＣ１０３に含まれるＣＰＵ２６１によって制御される。

ステップＳ１００１において、ＰＣ１０３から会議室予約サーバ１０１に会議の登録又は変更の依頼が通知されると、まず、ＣＰＵ２４１が、第２送信手段として機能し、ＰＣ１０３に会議の予約を行うための登録画面６００の情報をネットワーク１０８を介して送信する。ＣＰＵ２６１は、登録画面４００の情報を受信すると、表示装置２６２に登録画面６００を表示する。ここで、ユーザによって会議の日時、内容、出席者などの情報がＰＣ１０３の入力装置（キーボード、マウスなど）２６３を介して入力される。

次に、ステップＳ１００２において、ＣＰＵ２６１は、登録画面６００の登録／追加ボタン６０５又は登録／追加ボタン６０６が押下された否かを判定する。押下された場合は、ステップＳ１００３に進み、押下されない場合はステップＳ１００５に進む。

ステップＳ１００３において、ＣＰＵ２６１は、登録／追加ボタン６０５が押下された場合は選択画面７００を表示し、登録／追加ボタン６０６が押下された場合は登録画面８００を表示する。ここで、登録／追加ボタン６０５、６０６にリンクを設定し、当該ボタンが押下されると自動的に選択画面７００や登録画面８００を表示してもよい。この場合、Ｓ１００１において、ＣＰＵ２４１は、登録画面６００に加えて、選択画面７００及び登録画面８００の情報を送信する。続いて、ステップＳ１００４において、ＣＰＵ２６１は、表示した画面のＯＫボタン（ここでは、ＯＫボタン７０７又はＯＫボタン８０５となる。）が押下された否かを押下されるまで定期的に判定する。

ＯＫボタンが押下されると、ステップＳ１００５において、ＣＰＵ２６１は、設定された会議の予約情報をネットワーク１０８を介して会議室予約サーバ１０１に送信する。ＣＰＵ２４１は、予約情報を受信すると、当該予約情報をＨＤＤ２４２に記憶されている会議管理テーブルに追加する。また、会議の予約を受け付けたことを登録したユーザに通知するため、設定されたユーザのＥ−Ｍａｉｌアドレスに対して予約完了通知を送信する。予約完了通知の内容は、会議情報の概要と、再設定用のＵＲＬが添付される。ユーザはこのＵＲＬを用いて、登録画面６００を再度呼び出すことが可能で、会議情報の変更、会議資料の更新を行うことができる。

最後に、ステップＳ１００６において、ＣＰＵ２６１は、予約情報に会議資料が添付されている場合に、印刷サーバ１００に対して予約情報を通知することによって会議資料の出力設定を行う。さらに、ＣＰＵ２６１は、第３送信手段として機能し、当該資料のデータをネットワーク１０８を介して送信する。印刷サーバ１００では、送信された会議資料のデータをＨＤＤ２０９に蓄積する。続いて、ＣＰＵ２０３で実行される会議資料の出力設定処理については、図１２を参照して後述する。

ここで、Ｓ１００５において会議室予約サーバ１０１のＨＤＤ２４２に蓄積される会議管理テーブル１１００について説明する。図１１は、第１の実施形態に係る会議管理テーブル１１００を示す図である。

会議管理テーブル１１００は、会議名１１０１、会議開催日１１０２、会議開催時間１１０３、会議開催場所１１０４、プリンタ１１０５、出席者１１０６及び会議資料１１０７の情報を含む。これらの情報は、会議の予約情報ごとに蓄積される。なお、ＨＤＤ２４２のメモリ効率を向上させるため、会議開催時間１１０３が経過すると、当該予約情報を自動的に削除してもよい。また、実際に蓄積される会議開催場所１１０４のデータとしては、会議室名ではなく予め決定された会議室のＩＤが記憶されることが望ましい。プリンタ１１０５には、会議が開催される会議室に設置されたプリンタのアドレスを示す。出席者１１０６には、出席者全員のＩＤが登録される。会議資料１１０７には、会議資料のＩＤが登録される。会議資料の実際のデータは、上述したように、印刷サーバ１００のＨＤＤ２０９に格納される。図１１に示すように、この会議資料１１０７の領域には、当該会議資料のデータが格納されているＨＤＤ２０９のアドレスが登録されてもよい。

＜会議資料の出力設定＞
次に、図１２乃至図１６を参照して、会議資料の出力設定処理について説明する。図１２は、第１の実施形態に係る会議資料の出力設定処理の処理手順を示すフローチャートである。ここで、会議資料の出力設定処理とは、予約情報に登録された会議資料を、出席者ごとに、どの資料をどのタイミングでどの装置に出力するかを示す情報を設定する処理を示す。以下の処理は、印刷サーバ１００のＣＰＵ２０３によって統括的に制御される。

ステップＳ１２０１において、取得部２３１は、Ｓ１００６で通知された予約情報に含まれる出席者について、人員管理サーバ１０２から出席者ごとの属性情報を取得する。具体的に、取得部２３１は、予約情報に設定された出席者のＩＤ全てを人員管理サーバ１０２に通知する。人員管理サーバ１０２のＣＰＵ２５１は、通知されたＩＤを検索キーワードとして、対応する属性情報をＨＤＤ２５２から読み出す。さらに、ＣＰＵ２５１は、読み出した属性情報のうち、図５に示す人員管理テーブル５００の役職（＝アクセスレベル）５０３、出力先５０４、及び出力タイミング５０５を取得する。さらに、ＣＰＵ２５１は、同様に全ての出席者に対して、情報を取得し、ネットワーク１０８を介して印刷サーバ１００に送信する。

ステップＳ１２０２において、リスト作成部２３３は、取得した情報のうち、出力タイミング５０５に基づいて出力タイミングごとに出力リストを作成する。ここで、各出力タイミングごとの出力リストについて図１３乃至図１５を参照して説明する。図１３は、第１の実施形態に係る即時出力リスト１３００を示す図である。図１４は、第１の実施形態に係る当日出力リスト１４００を示す図である。図１５は、第１の実施形態に係る会議室出力リスト１５００を示す図である。

即時出力リスト１３００及び当日出力リスト１４００には、それぞれ該当する出席者の出力先１３０１、出力先属性１３０２、氏名１３０３、アクセスレベル１３０４、部数１３０５及び出力状態１３０６の情報が含まれる。出力先１３０１には、出力先のアドレス、例えば、プリンタの場合にはＩＰアドレス、ＰＣの場合にはメールアドレスが設定される。出力先属性１３０２には、出力先の装置が共有であるか又は私有であるかを示す情報が設定される。氏名１３０３には、出席者の氏名である文字列が設定される。氏名１３０３には、出席者を示すＩＤが設定されてもよい。アクセスレベル１３０４には、当該出席者が閲覧可能な資料のアクセスレベルが設定される。部数１３０５には、出力する資料の部数が設定される。出力状態１３０６には、資料の出力が完了したか否かを示すフラグが設定される。リスト作成時には、全て未出力を示す値（例えば、０値）が設定される。一方、出力が完了した場合には、例えば、１値が設定される。

会議室出力リスト１５００には、即時出力リスト１３００及び当日出力リスト１４００と比較して、氏名１３０３の代わりに会議室１５０１の情報が設定される。他の情報については同様である。会議室１５０１は、会議が行われる会議室の名前が設定される。また、会議室１５０１には、会議室を識別するためのＩＤが設定されてもよい。このように、会議室出力リスト１５００の出力先は、共有のプリンタであるため、ここでは出席者毎の詳細な情報を管理する必要はなく、出席者数の合計として管理される。したがって、会議室出力リスト１５００に登録される出席者の人数が部数に反映される。

以下では、各リストの作成方法について説明する。即時出力リスト１３００には、属性情報の出力タイミング５０５が「即時」と設定されている出席者の情報が集計される。さらに、出力先５０４に「ＰＣ」又は「パーソナルプリンタ」が指定されている出席者の情報についてのみ集計される。したがって、出力タイミング５０５が「即時」と設定されていても、出力先５０４に「指定なし」が設定されている出席者の情報は、即時出力リストに含まれない。この集計方法は、セキュリティの向上に有効である。

当日出力リスト１４００には、出力タイミング５０５に「当日」と設定され、かつ、出力先５０４に「ＰＣ」又は「パーソナルプリンタ」と設定されている出席者の情報が集計される。したがって、即時出力リスト１３００と同様に、出力タイミング５０５が「当日」と設定されていても、出力先５０４に「指定なし」が設定されている出席者の情報は、当日出力リストに含まれない。

会議室出力リスト１５００には、即時出力リスト１３００及び当日出力リスト１４００に当てはまらない出席者の情報が集計される。まず、ＣＰＵ２０３は、即時出力リスト１３００から作成し、次に、当日出力リスト１４００を作成する。したがって、会議室出力リスト１５００には、即時出力リスト１３００及び当日出力リスト１４００に含まれない出席者の情報が集計される。

再び、図１２の説明に戻る。ステップＳ１２０３において、ＣＰＵ２０３は、即時出力リスト１３００から会議資料の出力設定を行う。具体的に、ＣＰＵ２０３は、即時出力リスト１３００に登録された出席者ごとに、出力する会議資料及び出力先の情報を取得する。

続いて、ステップＳ１２０４において、出力部２３４は、会議資料の出力、送信を行う。例えば、図１３に示す出席者「鈴木 康弘」において、出力部２３４は、図８に示す資料１及び資料２の電子ファイルを出力先１３０１のアドレスへメール送信する。また、出席者「加藤 一郎」において、出力部２３４は、資料１及び資料２を出力先１３０１に設定されたパーソナルプリンタのアドレスへ送信し、印刷を依頼する。ステップＳ１２０４の処理の詳細については、図１６を用いて後述する。

次に、ステップ１２０５において、ＣＰＵ２０３は、会議資料及び出席者に関する情報が更新されているか否かを、会議室予約サーバ１０１に問い合わせる。更新がある場合は、更新された予約情報を会議室予約サーバ１０１から取得してＳ１２０１からの処理を再度実行する。一方、更新されていない場合、ステップＳ１２０６において、ＣＰＵ２０３は、予約された会議の当日であるか否かを判定する。ここでは、印刷サーバ１００のカレンダー機能を参照して当日であるか否かを判定してもよい。また、当日出力リスト１４００が作成されてから、当日までの時間を計算し、計算した時間が経過した後に当日であると判定してもよい。

会議当日である場合には、ステップＳ１２０７へ進む。一方、会議当日でない場合は、ステップＳ１２０５へ戻る。Ｓ１２０５の処理を繰り返す理由は、会議が開催される前に出席者や資料の変更、追加の可能性を考慮したためである。また、この判定ループは所定の間隔で定期的に行われる。あまり頻繁にこれらの判定を行うとサーバの負荷が増大するため、この判定ループの間隔や回数を設定可能としてもよい。

ステップＳ１２０７において、ＣＰＵ２０３は、当日出力リスト１４００から会議資料の出力設定を行う。具体的に、ＣＰＵ２０３は、当日出力リスト１４００に登録された出席者ごとに、出力する会議資料及び出力先の情報を取得する。

続いて、ステップＳ１２０８において、出力部２３４は、会議資料の出力、送信を行う。例えば、図１４に示す出席者「佐藤 二郎」において、出力部２３４は、図８に示す資料２の電子ファイルを出力先１３０１のパーソナルプリンタのアドレスへ送信し、印刷を依頼する。ここでは、当該出席者のアクセスレベル１３０４がレベル２であるため、資料１の閲覧対象外となり、資料２のみが出力される。ステップＳ１２０８の処理の詳細については、図１６を用いて後述する。

ステップＳ１２０９において、ＣＰＵ２０３は、会議資料及び出席者に関する情報が更新されているか否かを、会議室予約サーバ１０１に問い合わせる。更新がある場合は、更新された予約情報を会議室予約サーバ１０１から取得してＳ１２０１からの処理を再度実行する。一方、更新されていない場合、ステップＳ１２１０において、ＣＰＵ２０３は、予約された会議の時間であるか否かを判定する。

会議の時間である場合には、ステップＳ１２１１へ進む。一方、会議の時間でない場合は、ステップＳ１２０９へ戻る。これは、会議が開催される前に出席者や資料の変更、追加の可能性を考慮したものである。また、この判定ループは所定の間隔で定期的に行われる。あまり頻繁にこれらの判定を行うとサーバの負荷が増大するため、この判定ループの間隔や回数を設定可能としてもよい。

ステップ１２１１において、ＣＰＵ２０３は、会議室出力リスト１５００から会議資料の出力設定を行う。具体的に、ＣＰＵ２０３は、会議室出力リスト１５００に登録された出席者ごとに、出力する会議資料及び出力先の情報を取得する。

続いて、ステップＳ１２１２において、出力部２３４は、会議資料の出力、送信を行う。この際、出力される部数に応じて、会議の開催時間に出力が完了しているように、会議開催時間より前に出力処理を始めるようにしてもよい。その場合、ステップＳ１２１０の処理において、会議資料の出力タイミングを考慮して時間を設定する必要がある。また、その場合は、別の会議が行われている可能性もあるため、会議に出席するメンバーのみがアクセス可能な物理的なボックスに出力することが望ましい。ここで、出力される会議資料は、会議室プリンタという共有の場所への出力のため、機密性の低いもののみが出力される。

＜会議資料の出力処理＞
次に、図１６を参照して、本実施形態に係る会議資料の出力処理について説明する。図１６は、第１の実施形態に係る会議資料の出力処理の処理手順を示すフローチャートである。以下で示す処理は、Ｓ１２０４及びＳ１２０８の処理の詳細を示す。したがって、ここでの出力処理は、即時出力リスト１３００又は当日出力リスト１４００が用いられる。以下では、図１３に示す即時出力リスト１３００を用いた場合の出力処理について説明する。また、ここでの処理は、ＣＰＵ２０３によって統括的に制御される。

ステップＳ１６０１において、ＣＰＵ２０３は、Ｓ１２０３又はＳ１２０７で設定された出力リストから出席者ごとに処理を開始し、まず出力先１３０１を取得する。

次に、ステップＳ１６０２において、ＣＰＵ２０３は、出力状態１３０６の情報から資料の出力が終了しているか否かを判定する。出力が終了している場合は、Ｓ１６０１に戻り、次の出席者について処理を開始する。一方、資料の出力が終了していない場合、ステップＳ１６０３において、ＣＰＵ２０３は、アクセスレベル１３０４の情報を取得する。さらに、ステップＳ１６０４において、資料選択部２３２は、出席者のアクセスレベル１３０４に応じて閲覧可能な会議資料を選択する。例えば、図１３に示す出席者「鈴木 康弘」では、図８に示す資料１及び資料２が選択される。具体的には、出席者のアクセスレベルと、会議資料のアクセスレベルを比較して、出席者のアクセスレベルが会議資料のアクセスレベルの値以上であれば閲覧可能であると判断し、選択する。

続いて、ステップＳ１６０５において、ＣＰＵ２０３は、出力先がプリンタであるか、又は、ＰＣであるかを判定する。具体的に、ＣＰＵ２０３は、出力先がＩＰアドレスである場合に出力先がプリンタであると判断し、メールアドレスである場合に出力先がおＣであると判断する。プリンタである場合、ステップＳ１６０６において、出力部２３４は、Ｓ１６０１で設定された出力先に、会議資料の電子データを送信するとともに、印刷依頼を通知する。一方、ＰＣである場合、ステップＳ１６０７において、出力部２３４は、Ｓ１６０１で設定された出力先に、会議資料の電子データを添付したメールを送信する。ここで、例えば、ＣＰＵ２０３は、指定された電子フォーマット、例えばＰＤＦ形式などのファイル形式に変換して送付する機能を有してもよい。ここで、Ｓ１６０６及びＳ１６０７において、会議資料の出力が終了すると、即時出力リスト１３００の出力状態１３０６に出力が終了したことを表す１値を設定する。

最後に、ステップＳ１６０８において、ＣＰＵ２０３は、設定された即時出力リスト１３００に設定された出席者全員出力が完了したか否かを判定する。具体的に、ＣＰＵ２０３は、出力状態１３０６に出力済みを表す１値が設定されているか否かを判定する。終了していない場合は、Ｓ１６０１に進む。一方、処理が終了している場合は、出力処理を終了する。

以上説明したように、本実施形態に係るマルチファンクションシステムは、人員の属性情報を管理するサーバと、会議の予約情報を管理するサーバと、会議資料の出力を管理する印刷サーバとを備える。印刷サーバは、予約情報に含まれる会議の出席者に対応する属性情報を人員管理サーバに管理から取得し、会議資料を出席者ごとの属性情報に基づいて出力する。これにより、印刷サーバは、会議資料のアクセスレベル及び人員のアクセスレベルを考慮して、出席者ごとに適切な資料を配布することができ、さらには当該資料を適切なタイミングで適切な装置に出力することができる。したがって、本マルチファンクションシステムは、主催者側が出席者の情報を確認して会議資料を配布するという繁雑な作業を省略することができる。

なお、本発明は、上述の実施形態に限らず様々な変形が可能である。例えば、印刷サーバは、会議資料の出力タイミングごとに区分した出力リスト、例えば、即時出力リスト、当日出力リスト及び会議室出力リストを作成する。これにより、印刷サーバは、区分された時間ごとに、対応する出力リストに含まれる出席者に会議資料を出力するのみでよく、その都度、会議の出席者全員の情報を検索する必要がない。したがって、会議資料を出力処理を簡易化でき、スループットを向上させることができる。

また、印刷サーバは、会議資料を出力するタイミングとして会議が開催される時間が設定されている場合、会議の開始時間に会議資料の印刷が終了するように、前もって会議室のプリンタに印刷依頼をしてもよい。これにより、会議の開始を遅延させることなく会議資料を出力することができる。また、このような場合、機密事項が含まれる会議資料については出力させないことが望ましい。これは、会議が開催される会議室において、当該会議の前に他の会議が開催されている場合もあるため、セキュリティ上の問題を考慮したものである。具体的に、印刷サーバは、会議資料のアクセスレベルが、例えば、２以上である場合に会議室に設置されたプリンタへの出力を禁止することで実現してもよい。

また、所定の出席者の属性情報に、会議資料の出力タイミングが即時又は当日と指定され、かつ、会議資料の出力先が指定なしと設定されている場合、印刷サーバは、セキュリティ上の問題を考慮して会議室に設置されたプリンタへの出力に切り替えてもよい。これは、出力先が指定されていない場合、共有のプリンタへ会議資料が出力されるため、セキュリティ上の問題を考慮した対策である。

また、印刷サーバは、出力先として、ＩＰアドレスが指定されている場合に対応するプリンタに会議資料を印刷させ、メールアドレスが指定されている場合に対応するＰＣに会議資料を添付したメールを送信してもよい。このように、本マルチファンクションシステムは、ユーザの要望を柔軟に対応することができユーザフレンドリー性が高いと言える。

［第２の実施形態］
次に、図１７及び図１８を参照して、第２の実施形態について説明する。本実施形態は、印刷サーバ１００が有するスキャナ２２４によって原稿を電子データとして読み込んで、会議資料として利用する。

図１７は、第２の実施形態に係る印刷サーバ１００の操作部３００上に表示される画面１７００を示す図である。図１８は、第２の実施形態に係る会議室を選択するための選択画面１８００を示す図である。

画面１７００は、印刷サーバ１００の操作部３００上に表示される通常画面を示す。画面１７００は、会議室の予約連携を行うためのボタン１７０１を含む。ボタン１７０１が押下されると、選択画面１８００が操作部３００上に表示される。ここで、本実施形態によるＣＰＵ２０３は、会議室予約サーバ１０１に管理されている複数の会議の予約情報を取得して、印刷サーバに備えられる操作部（表示装置）３００に複数の会議を選択するための選択画面１８００を表示する。

図１８に示すように、選択画面１８００の１８０１には、会議室予約サーバ１０１から取得した複数の会議の情報を表示する。ユーザは、表示されたいくつかの会議の中から１つを選択し、ＯＫボタン１８０２を押下すると、マルチファンクションシステム１０と連携して、会議資料の出力が可能となる。具体的に、ＯＫボタンが押下されると、ＣＰＵ２０３は、スキャナ２２４の読み取り部に載置された原稿を電子データとして読み込ませる。さらに、ＣＰＵ２０３は、読み込んだ電子データを会議資料のデータとしてＨＤＤ２０９に記憶させる。その後の処理は、第１の実施形態と同様の処理が行われる。

なお、操作部３００上には、読み込んだ会議資料のアクセスレベルを入力するための入力画面を表示させることが望ましい。また、印刷サーバ１００を使用する際に、必要となるカードを用いて、操作者のＩＤを読み込み、操作者が出席する会議についてのみ選択画面１８００に表示してもよい。これにより、セキュリティを向上させるとともに、操作者にとっては容易に会議の選択を行うことができる。

以上説明したように、本実施形態に係る印刷サーバ１００は、原稿をスキャナによって読み込んで生成された電子データを会議資料のデータとして登録する。これにより、マルチファンクションシステム１０は、会議資料として任意のアプリケーションで作成された電子データであってもよく、さらに紙の資料であってもよい。このように、本マルチファンクションシステムは、会議の主催者側の要望を柔軟に対応することができ、使い勝手のよい会議システムと言える。

第１の実施形態に係るマルチファンクションシステム１０の構成例を示す図である。 第１の実施形態に係る印刷サーバ１００の構成を示す図である。 第１の実施形態に係るマルチファンクションシステム１０に含まれる各装置の制御構成を示す図である。 操作部３００の構成例を示す図である。 第１の実施形態に係る人員管理サーバ１０２で管理される人員の属性情報を登録する際の登録画面４００を示す図である。 第１の実施形態に係る人員管理サーバ１０２において管理されている人員の属性情報が設定された人員管理テーブル５００を示す図である。 第１の実施形態に係る会議室予約サーバ１０１で管理される会議の予約情報を登録する際の登録画面６００を示す図である。 第１の実施形態に係る会議の出席者を選択するための選択画面７００を示す図である。 第１の実施形態に係る会議資料を登録するための登録画面８００を示す図である。 第１の実施形態に係る会議資料を説明するための図である。 第１の実施形態に係る予約情報を登録する際の処理手順を示すフローチャートである。 第１の実施形態に係る会議管理テーブル１１００を示す図である。 第１の実施形態に係る会議資料の出力設定処理の処理手順を示すフローチャートである。 第１の実施形態に係る即時出力リスト１３００を示す図である。 第１の実施形態に係る当日出力リスト１４００を示す図である。 第１の実施形態に係る会議室出力リスト１５００を示す図である。 第１の実施形態に係る会議資料の出力処理の処理手順を示すフローチャートである。 第２の実施形態に係る印刷サーバ１００の操作部３００上に表示される画面１７００を示す図である。 第２の実施形態に係る会議室を選択するための選択画面１８００を示す図である。

符号の説明

１００：印刷サーバ
１０１：会議室予約サーバ
１０２：人員管理サーバ
１０３、１０４：ＰＣ
１０５、１０６：パーソナルプリンタ
１０７：会議室プリンタ
１０８：ネットワーク

Claims (12)

1. 人員の属性情報を管理する人員管理サーバと、会議室の予約情報を管理する会議室予約サーバと、予約された会議で使用される会議資料を印刷する複数の画像印刷装置と、会議の予約登録を行う複数の情報処理装置と、該会議資料の前記画像印刷装置又は前記情報処理装置への出力を管理する印刷サーバとを備え、各装置がネットワークを介して接続されたマルチファンクションシステムであって、
   前記人員管理サーバは、
   前記情報処理装置から人員の登録又は変更の依頼を受信すると、前記情報処理装置に備えられる表示装置に表示される、人員を登録するための人員登録画面の情報を、前記ネットワークを介して前記情報処理装置に送信する第１送信手段と、
   前記人員登録画面を介して登録された各人員の少なくとも識別情報、前記人員のアクセスレベル、該会議資料の出力先情報及び該会議資料の出力タイミングを含む前記属性情報を前記情報処理装置から取得して記憶する属性情報記憶手段とを備え、
   前記会議室予約サーバは、
   前記情報処理装置から会議の登録又は変更の依頼を受信すると、前記情報処理装置に備えられる表示装置に表示される、会議の予約を登録するための会議登録画面の情報を、前記ネットワークを介して前記情報処理装置に送信する第２送信手段と、
   前記会議登録画面を介して予約された少なくとも会議の日時、出席者の前記識別情報、会議資料のデータ及び会議資料のアクセスレベルを含む予約情報を前記情報処理装置から取得して記憶する予約情報記憶手段と、
   前記ネットワークを介して前記印刷サーバに取得した前記予約情報を送信する第３送信手段とを備え、
   前記印刷サーバは、
   前記会議室予約サーバから送信された前記予約情報を受信する受信手段と、
   受信した前記予約情報に含まれる前記会議資料のデータを記憶する資料データ記憶手段と、
   前記予約情報に含まれる出席者の前記識別情報を検索キーワードとして、前記ネットワークを介して前記人員管理サーバから出席者の該識別情報に対応する人員の前記属性情報を取得する取得手段と、
   取得した前記属性情報に含まれる前記人員のアクセスレベルと前記会議資料のアクセスレベルとを比較して、前記出席者ごとに、印刷する会議資料を選択する資料選択手段と、
   選択された前記会議資料のデータを前記資料データ記憶手段から読み出して、前記会議資料の出力タイミングが示す時間に、前記会議資料の出力先が示す装置へ出力する出力手段と
   を備えることを特徴とするマルチファンクションシステム。
2. 前記印刷サーバは、さらに、
   前記会議資料の出力タイミングごとに区分した出力リストであって、少なくとも前記出席者に対応する人員の前記会議資料の出力先、前記人員のアクセスレベル、前記会議資料の出力部数及び前記会議資料の出力が終了しているか否かを表す出力状態の情報を含む各出力リストを作成するリスト作成手段をさらに備え、
   前記出力手段は、
   前記出力リストごとに対応する出力タイミングに合わせて前記会議資料を出力することを特徴とする請求項１に記載のマルチファンクションシステム。
3. 前記会議資料の出力タイミングは、前記出力リストを作成するとすぐに出力される第１区分と、予約された会議の当日に出力される第２区分と、予約された会議の会議室に設置された画像印刷装置に会議の開始時間に合わせて出力される第３区分とを含むことを特徴とする請求項２に記載のマルチファンクションシステム。
4. 前記出力手段は、
   前記会議資料の出力タイミングとして前記第３区分が設定されている場合に、予約された会議の開始時間に合わせて会議室に設置された前記画像印刷装置への印刷が終了するように、前もって印刷を開始させることを特徴とする請求項３に記載のマルチファンクションシステム。
5. 前記リスト作成手段は、
   前記会議資料の出力タイミングとして前記第１区分又は前記第２区分が設定され、かつ、前記会議資料の出力先が設定されていない属性情報を有する前記出席者については、前記第３区分として作成される出力リストに加えることを特徴とする請求項３又は４に記載のマルチファンクションシステム。
6. 前記会議資料の出力先は、前記画像印刷装置のＩＰアドレス、又は、前記情報処理装置へのメールアドレスを示す情報を含み、
   前記出力手段は、
   前記会議資料の出力先として前記ＩＰアドレスが設定されている場合に、対応する前記画像印刷装置に前記会議資料のデータを送信するとともに、印刷依頼を通知し、
   前記会議資料の出力先として前記メールアドレスが設定されている場合に、対応する情報処理装置に前記会議資料のデータを添付したメールを送信することを特徴とする請求項１乃至５の何れか１項に記載のマルチファンクションシステム。
7. 前記印刷サーバは、さらに、
   原稿を電子データとして読み取る手段と、
   前記会議室予約サーバに管理されている複数の会議の予約情報を取得して、前記印刷サーバに備えられる表示装置に前記複数の会議を選択するための選択画面を表示する手段と、
   前記印刷サーバに備えられる入力装置によって前記選択画面を介して選択された会議の会議資料として、前記読み取った電子データを前記予約情報として登録する手段と
   を備えることを特徴とする請求項１乃至６の何れか１項に記載のマルチファンクションシステム。
8. 前記出力手段は、
   前記情報処理装置を介して、予約された会議に出席する人員の属性情報、又は、前記会議の予約情報が変更されるごとに、変更された情報に基づいて前記会議資料の出力を行うことを特徴とする請求項１乃至７の何れか１項に記載のマルチファンクションシステム。
9. 人員の属性情報を管理する人員管理サーバと、会議室の予約情報を管理する会議室予約サーバと、予約された会議で使用される会議資料を印刷する複数の画像印刷装置と、会議の予約登録を行う複数の情報処理装置と、該会議資料の前記画像印刷装置又は前記情報処理装置への出力を管理する印刷サーバとを備え、各装置がネットワークを介して接続されたマルチファンクションシステムの制御方法であって、
   前記人員管理サーバは、
   前記情報処理装置から人員の登録又は変更の依頼を受信すると、前記情報処理装置に備えられる表示装置に表示される、人員を登録するための人員登録画面の情報を、前記ネットワークを介して前記情報処理装置に第１送信手段によって送信させるステップと、
   前記人員登録画面を介して登録された各人員の少なくとも識別情報、前記人員のアクセスレベル、該会議資料の出力先情報及び該会議資料の出力タイミングを含む前記属性情報を前記情報処理装置から取得して属性情報記憶手段に記憶させるステップとを実行し、
   前記会議室予約サーバは、
   前記情報処理装置から会議の登録又は変更の依頼を受信すると、前記情報処理装置に備えられる表示装置に表示される、会議の予約を登録するための会議登録画面の情報を、前記ネットワークを介して前記情報処理装置に第２送信手段によって送信させるステップと、
   前記会議登録画面を介して予約された少なくとも会議の日時、出席者の前記識別情報、会議資料のデータ及び会議資料のアクセスレベルを含む予約情報を前記情報処理装置から取得して予約情報記憶手段に記憶させるステップと、
   前記ネットワークを介して前記印刷サーバに取得した前記予約情報を第３送信手段によって送信させるステップとを実行し、
   前記印刷サーバは、
   前記会議室予約サーバから送信された前記予約情報を受信手段によって受信させるステップと、
   受信した前記予約情報に含まれる前記会議資料のデータを資料データ記憶手段に記憶させるステップと、
   前記予約情報に含まれる出席者の前記識別情報を検索キーワードとして、前記ネットワークを介して前記人員管理サーバから出席者の該識別情報に対応する人員の前記属性情報を取得手段によって取得させるステップと、
   取得した前記属性情報に含まれる前記人員のアクセスレベルと前記会議資料のアクセスレベルとを比較して、前記出席者ごとに、印刷する会議資料を資料選択手段によって選択させるステップと、
   選択された前記会議資料のデータを前記資料データ記憶手段から読み出して、前記会議資料の出力タイミングが示す時間に、前記会議資料の出力先が示す装置へ出力手段によって出力させるステップと
   を実行することを特徴とするマルチファンクションシステムの制御方法。
10. 会議資料の出力タイミングを管理するマルチファンクションシステムであって、
    少なくとも会議の出席者を示す情報を含む会議の予約情報を管理する第１の管理手段と、
    前記管理された会議の予約情報が示す会議で使用される会議資料のデータを記憶する記憶手段と、
    前記会議の出席者それぞれについて、当該会議で使用される会議資料のデータの出力タイミングを示す出力タイミングの情報を管理する第２の管理手段と、
    前記会議の予約情報、及び前記出力タイミングの情報に基づいて、前記記憶手段に記憶されている会議資料のデータを出力する出力手段と
    を備えることを特徴とするマルチファンクションシステム。
11. 前記会議の出席者それぞれについて、当該会議で使用される会議資料のデータの出力先を示す出力先情報を管理する第３の管理手段を更に備え、
    前記出力手段は、前記第３の管理手段により管理されている出力先情報が示す出力先に、前記会議資料のデータを出力することを特徴とする請求項１０に記載のマルチファンクションシステム。
12. 会議資料の出力タイミングを管理するマルチファンクションシステムの制御方法であって、
    少なくとも会議の出席者を示す情報を含む会議の予約情報を第１の管理手段によって管理させるステップと、
    前記管理された会議の予約情報が示す会議で使用される会議資料のデータを記憶手段に記憶させるステップと、
    前記会議の出席者それぞれについて、当該会議で使用される会議資料のデータの出力タイミングを示す出力タイミングの情報を第２の管理手段によって管理させるステップと、
    前記会議の予約情報、及び前記出力タイミングの情報に基づいて、前記記憶手段に記憶されている会議資料のデータを出力手段によって出力させるステップと
    を実行することを特徴とするマルチファンクションシステムの制御方法。

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