JP2009070102A5 - - Google Patents

Claims (12)

1. 人員の属性情報を管理する人員管理サーバと、会議室の予約情報を管理する会議室予約サーバと、予約された会議で使用される会議資料を印刷する画像印刷装置と、会議の予約登録を行う情報処理装置と、該会議資料の前記画像印刷装置又は前記情報処理装置への出力を管理する印刷サーバとを含む会議システムであって、
   前記人員管理サーバは、
   前記情報処理装置から人員の登録又は変更の依頼を受信すると、前記情報処理装置に備えられる表示装置に表示される、人員を登録するための人員登録画面の情報を前記情報処理装置に送信する第１送信手段と、
   前記人員登録画面を介して登録された各人員の少なくとも識別情報、前記人員のアクセスレベル、該会議資料の出力先情報及び該会議資料の出力タイミングを含む前記属性情報を前記情報処理装置から取得して記憶する属性情報記憶手段とを備え、
   前記会議室予約サーバは、
   前記情報処理装置から会議の登録又は変更の依頼を受信すると、前記情報処理装置に備えられる表示装置に表示される、会議の予約を登録するための会議登録画面の情報を前記情報処理装置に送信する第２送信手段と、
   前記会議登録画面を介して予約された少なくとも会議の日時、出席者の前記識別情報、会議資料のデータ及び会議資料のアクセスレベルを含む予約情報を前記情報処理装置から取得して記憶する予約情報記憶手段と、
   前記印刷サーバに取得した前記予約情報を送信する第３送信手段とを備え、
   前記印刷サーバは、
   前記会議室予約サーバから送信された前記予約情報を受信する受信手段と、
   受信した前記予約情報に含まれる前記会議資料のデータを記憶する資料データ記憶手段と、
   前記予約情報に含まれる出席者の前記識別情報に基づき、前記人員管理サーバから出席者の該識別情報に対応する人員の前記属性情報を取得する取得手段と、
   取得した前記属性情報に含まれる前記人員のアクセスレベルと前記会議資料のアクセスレベルとを比較して、前記出席者ごとに、印刷する会議資料を選択する資料選択手段と、
   選択された前記会議資料のデータを前記資料データ記憶手段から読み出して、前記会議資料の出力タイミングが示す時間に、前記会議資料の出力先が示す装置へ出力する出力手段と
   を備えることを特徴とする会議システム。
2. 前記印刷サーバは、さらに、
   前記会議資料の出力タイミングごとに区分した出力リストであって、少なくとも前記出席者に対応する人員の前記会議資料の出力先、前記人員のアクセスレベル及び前記会議資料の出力部数を含む各出力リストを作成するリスト作成手段をさらに備え、
   前記出力手段は、
   前記出力リストごとに対応する出力タイミングに合わせて前記会議資料を出力することを特徴とする請求項１に記載の会議システム。
3. 前記会議資料の出力タイミングは、前記出力リストを作成するとすぐに出力される第１区分と、予約された会議の当日に出力される第２区分と、予約された会議の会議室に設置された画像印刷装置に会議の開始時間に合わせて出力される第３区分とを含むことを特徴とする請求項２に記載の会議システム。
4. 前記出力手段は、
   前記会議資料の出力タイミングとして前記第３区分が設定されている場合に、予約された会議の開始時間に合わせて会議室に設置された前記画像印刷装置への印刷が終了するように、前もって印刷を開始させることを特徴とする請求項３に記載の会議システム。
5. 前記リスト作成手段は、
   前記会議資料の出力タイミングとして前記第１区分又は前記第２区分が設定され、かつ、前記会議資料の出力先が設定されていない属性情報を有する前記出席者については、前記第３区分として作成される出力リストに加えることを特徴とする請求項３又は４に記載の会議システム。
6. 前記会議資料の出力先は、前記画像印刷装置のＩＰアドレス、又は、前記情報処理装置へのメールアドレスを示す情報を含み、
   前記出力手段は、
   前記会議資料の出力先として前記ＩＰアドレスが設定されている場合に、対応する前記画像印刷装置に前記会議資料のデータを送信するとともに、印刷依頼を通知し、
   前記会議資料の出力先として前記メールアドレスが設定されている場合に、対応する情報処理装置に前記会議資料のデータを添付したメールを送信することを特徴とする請求項１乃至５の何れか１項に記載の会議システム。
7. 前記印刷サーバは、さらに、
   原稿を電子データとして読み取る手段と、
   前記会議室予約サーバに管理されている複数の会議の予約情報を取得して、前記印刷サーバに備えられる表示装置に前記複数の会議を選択するための選択画面を表示する手段と、
   前記印刷サーバに備えられる入力装置によって前記選択画面を介して選択された会議の会議資料として、前記読み取った電子データを前記予約情報として登録する手段と
   を備えることを特徴とする請求項１乃至６の何れか１項に記載の会議システム。
8. 前記出力手段は、
   前記情報処理装置を介して、予約された会議に出席する人員の属性情報、又は、前記会議の予約情報が変更されるごとに、変更された情報に基づいて前記会議資料の出力を行うことを特徴とする請求項１乃至７の何れか１項に記載の会議システム。
9. 人員の属性情報を管理する人員管理サーバと、会議室の予約情報を管理する会議室予約サーバと、予約された会議で使用される会議資料を印刷する画像印刷装置と、会議の予約登録を行う情報処理装置と、該会議資料の前記画像印刷装置又は前記情報処理装置への出力を管理する印刷サーバとを含む会議システムの制御方法であって、
   前記人員管理サーバは、
   前記情報処理装置から人員の登録又は変更の依頼を受信すると、前記情報処理装置に備えられる表示装置に表示される、人員を登録するための人員登録画面の情報を前記情報処理装置に第１送信手段によって送信させるステップと、
   前記人員登録画面を介して登録された各人員の少なくとも識別情報、前記人員のアクセスレベル、該会議資料の出力先情報及び該会議資料の出力タイミングを含む前記属性情報を前記情報処理装置から取得して属性情報記憶手段に記憶させるステップとを実行し、
   前記会議室予約サーバは、
   前記情報処理装置から会議の登録又は変更の依頼を受信すると、前記情報処理装置に備えられる表示装置に表示される、会議の予約を登録するための会議登録画面の情報を、前記情報処理装置に第２送信手段によって送信させるステップと、
   前記会議登録画面を介して予約された少なくとも会議の日時、出席者の前記識別情報、会議資料のデータ及び会議資料のアクセスレベルを含む予約情報を前記情報処理装置から取得して予約情報記憶手段に記憶させるステップと、
   前記印刷サーバに取得した前記予約情報を第３送信手段によって送信させるステップとを実行し、
   前記印刷サーバは、
   前記会議室予約サーバから送信された前記予約情報を受信手段によって受信させるステップと、
   受信した前記予約情報に含まれる前記会議資料のデータを資料データ記憶手段に記憶させるステップと、
   前記予約情報に含まれる出席者の前記識別情報に基づき、前記人員管理サーバから出席者の該識別情報に対応する人員の前記属性情報を取得手段によって取得させるステップと、
   取得した前記属性情報に含まれる前記人員のアクセスレベルと前記会議資料のアクセスレベルとを比較して、前記出席者ごとに、印刷する会議資料を資料選択手段によって選択させるステップと、
   選択された前記会議資料のデータを前記資料データ記憶手段から読み出して、前記会議資料の出力タイミングが示す時間に、前記会議資料の出力先が示す装置へ出力手段によって出力させるステップと
   を実行することを特徴とする会議システムの制御方法。
10. 会議資料の出力タイミングを管理する会議システムであって、
    少なくとも会議の出席者を示す情報を含む会議の予約情報を管理する第１の管理手段と、
    前記管理された会議の予約情報が示す会議で使用される会議資料のデータを記憶する記憶手段と、
    前記会議の出席者それぞれについて、当該会議で使用される会議資料のデータの出力タイミングを示す情報を管理する第２の管理手段と、
    前記記憶手段に記憶されている会議資料のデータを、該会議資料が使用される会議の出席者に対して、該出席者に対応する出力タイミングで出力する出力手段と
    を備えることを特徴とする会議システム。
11. 会議資料の出力タイミングを管理する会議システムの制御方法であって、
    少なくとも会議の出席者を示す情報を含む会議の予約情報を第１の管理手段によって管理させるステップと、
    前記管理された会議の予約情報が示す会議で使用される会議資料のデータを記憶手段に記憶させるステップと、
    前記会議の出席者それぞれについて、当該会議で使用される会議資料のデータの出力タイミングを示す情報を第２の管理手段によって管理させるステップと、
    前記記憶手段に記憶されている会議資料のデータを、該会議資料が使用される会議の出席者に対して、該出席者に対応する出力タイミングで出力手段によって出力させるステップと
    を実行することを特徴とする会議システムの制御方法。
12. 請求項９または１１に記載の会議システムの制御方法をコンピュータに実行させるためのプログラム。