JP2021077021A - リソース予約システム、リソース利用方法 - Google Patents

Abstract

【課題】ユーザが予約したリソースの利用を開始する場合の利便性を改善することができるリソース予約システムを提供すること。【解決手段】予約されているリソースの利用要求を受け付ける情報処理装置３０と、端末装置６０と通信できる情報処理端末９０と、を有するリソース予約システム１００であって、前記情報処理端末は、前記端末装置から受信した端末装置の識別情報を、前記情報処理装置に送信する通信部９１を有し、前記情報処理装置は、前記情報処理端末から送信された前記端末装置の識別情報に基づいて予約されているリソースの利用を許可するか否かを決定するリソース管理部３８を有することを特徴とする。【選択図】図２

Description

本発明は、リソース予約システム、及び、リソース利用方法に関する。

会議室等の施設を予約するためのリソース予約システムが知られている。一般的なリソース予約システムは、ネットワークを介して予約管理サーバに接続した端末装置をユーザが操作して会議室を予約することができる。

予約管理サーバに対する予約時の使い勝手を改善する技術が考案されている（例えば、特許文献１参照。）。特許文献１には、ユーザが保持するＩＣカードでユーザを特定して部屋前端末が設けられた会議室を予約する会議室予約システムが開示されている。

しかしながら、従来の技術では、ユーザが予約したリソースの利用を開始する場合の利便性が悪い場合があるという問題があった。例えば、ユーザが会議室などに設置されている情報処理端末に対し利用を開始する操作を行う場合、予め配布されている認証用の識別情報（会議識別情報等）を手入力する必要がある。あるいは、ユーザが保持するスマートフォンなどの端末装置のアプリに識別情報を入力して情報処理端末にかざす必要がある。あるいは、情報処理端末に利用の開始を入力するために用意された専用のＩＣカードをユーザが情報処理端末にかざす必要があった。このように、リソースの利用を開始するに当たってはユーザによる入力操作が必要であるか、又は、専用のＩＣカードを保有する必要があり、利便性にかける場合があった。

本発明は、上記課題に鑑み、ユーザが予約したリソースの利用を開始する場合の利便性を改善したリソース予約システムを提供することを目的とする。

上記課題に鑑み、本発明は、予約されているリソースの利用要求を受け付ける情報処理装置と、端末装置と通信できる情報処理端末と、を有するリソース予約システムであって、
前記情報処理端末は、前記端末装置から受信した端末装置の識別情報を、前記情報処理装置に送信する通信部を有し、
前記情報処理装置は、前記情報処理端末から送信された前記端末装置の識別情報に基づいて予約されているリソースの利用を許可するか否かを決定するリソース管理部を有することを特徴とする。

ユーザが予約したリソースの利用を開始する場合の利便性を改善したリソース予約システムを提供することができる。

リソース予約システムの全体的な動作の概略を説明する図の一例である。 本実施形態のチェックイン方法の概略を説明する図である。 リソース予約システムのシステム構成図の一例である。 会議管理サーバのハードウェア構成図の一例である。 会議室端末のハードウェア構成図の一例である。 予約管理サーバ、チャットサーバ、会議管理サーバ、及び、登録端末の機能をブロック状に示す機能ブロック図の一例である。 端末装置及び会議室端末の機能をブロック状に示す機能ブロック図の一例である。 会議室の予約から待ち受け画面の表示までを説明するシーケンス図の一例である。 現在、会議室が空き室の場合に、会議室端末が表示する待ち受け画面Iの一例を示す図である。 現在、会議室が空き室だが、次の会議の開始時刻まで所定時間内の場合に、会議室端末が表示する待ち受け画面IIの一例を示す図である。 現在、会議室が使用中の場合に、会議室端末が表示する待ち受け画面IIIの一例である。 予約者又は参加者が端末装置の識別情報を会議室端末に送信してチェックインする場合の処理又は動作を示すシーケンス図の一例である。 会議室端末が表示する会議識別情報の入力画面の一例を示す図である。 端末装置が表示する画面の遷移について説明する図の一例である（その１）。 端末装置が表示する画面の遷移について説明する図の一例である（その２）。 端末装置の識別情報を受信した会議管理サーバの処理又は動作を説明するフローチャート図の一例である。 会議識別情報を受信した会議管理サーバが端末装置の識別情報を登録する処理又は動作を説明するフローチャート図の一例である。 ユーザが任意のタイミングで端末装置の識別情報を会議管理サーバに登録する場合の画面の遷移例を示す図である。 端末装置の識別情報、ユーザ名、及び、パスワードを受信した情報処理装置が行う登録処理を説明するフローチャート図の一例である。

以下、本発明を実施するための形態の一例として、リソース予約システム及びリソース予約システムが行うリソース利用方法について図面を用いて説明する。

＜リソース予約システムの概略＞
始めに図１を用いてリソース予約システムの概略を説明する。図１はリソース予約システム１００の全体的な動作の概略を説明する図の一例である。

Ａ．予約者は自分の端末装置６０を操作して予約管理サーバ２０と通信し、会議室を予約する。予約管理サーバ２０は汎用のクラウドサービス（Office365、G Suite（いずれも登録商標）等）であるが、予約者が所属する企業などの組織が有する会議室が登録されている。

Ｂ．会議管理サーバ３０は会議室の予約状況に基づいてリソース予約システム１００の全体を制御するサーバである。会議管理サーバ３０は適宜、予約管理サーバ２０と通信して予約情報を取得するので、予約管理サーバ２０と予約情報を同期している。

Ｃ．リソース予約システム１００又は組織側の管理者は会議管理サーバ３０に対し、ユーザの登録、及び、各種の設定を行うことができる。ユーザの登録とは、チャットサーバ１０（slack、Line、Microsoft Teams（いずれも登録商標）等）を使った各種の通知の対象となるユーザを登録することをいう。また、通知は会議管理サーバ３０としてメッセージを送信するボットを介して行われるためチャットサーバが提供するボットも登録される。各種の設定は、会議室端末９０の登録（後述する初期設定）、リマインドのタイミングの設定などである。

Ｄ．会議管理サーバ３０は予約情報における会議の開始時刻の一定時間前になると、予約者に会議の開催をリマインドする。これにより、会議室の空予約を抑制する。また、会議管理サーバ３０は必要に応じてユーザに会議識別情報（招待コードに相当）を通知する。会議の予約者はリマインドを受信することで会議室にチェックインするための情報（会議識別情報）を端末装置６０に保存する。チェックインとは会議室（リソース）の利用を開始することである。

Ｅ．各会議室６には会議室端末９０が配置されており、定期的にこの会議室で行う会議の予約情報を会議室端末９０がダウンロードしている。会議室端末９０は当日や直近の会議の予定などを表示して会議の参加者に予定を確認させることができる。会議の開始時刻の少し前になると会議室の予約者は会議室６に赴いてチェックイン可能になる。チェックイン時には、例えば、会議識別情報を会議室端末９０に入力する、又は、端末装置６０を会議識別情報にかざす（会議識別情報を読み取らせる、通信させるなど）。

Ｆ．会議室端末９０はチェックイン要求（会議室を利用したいという利用要求）を会議管理サーバ３０に送信するので、会議識別情報で認証できれば、チェックインできた旨の応答を会議管理サーバ３０から受信する。会議室端末９０は（会議中）使用中である旨を表示する。会議の開始時刻に対し決まった時刻までにチェックインを知らせる使用開始通知が確認できない場合、会議管理サーバ３０は会議室６の予約をキャンセル（会議室が所定時間利用開始されない場合に予約情報の取り消しを行うこと）して、予約情報に含まれるステータスとしてキャンセル済みを会議室端末９０に送信する。この場合、会議室端末９０は空室である旨を表示するので、任意のユーザが会議室６を使用できる。

Ｇ．会議室端末９０は、会議管理サーバ３０からの要求により電子機器７０を制御する。例えば、会議開始時刻に電源をＯＮし、会議終了時刻に電源をＯＦＦする。こうすることで、会議の参加者による電子機器７０の操作時の利便性を向上できる。

Ｈ．電子機器７０が例えばテレビ会議の機能を有する場合、別の拠点４の電子機器（テレビ会議端末７０ｘ等）と通信して、他拠点と会議を開催できる。なお、アプリが動作するＰＣ７０ｙも電子機器７０と通信できる。予約情報には予め他拠点を示す宛先情報（宛先の通信ＩＤ）が含まれており、電子機器７０は自動でテレビ会議端末７０ｘ及びＰＣ７０ｙと通信できる。

Ｉ．予約者が会議を終了する際、会議室端末９０の退室ボタンを押下してチェックアウトするので、会議室端末９０は次の予約状況を表示する。これにより、任意のユーザが会議室の予約状況を把握できる。

＜チェックイン方法の改善＞
上記Ｅで説明したように、ユーザが会議室端末９０にチェックインするためには会議識別情報を会議室端末９０に入力する必要があり、ユーザにとっては手間となっていた。そこで、本実施形態では、以下のように端末装置６０の識別情報を利用したチェックインを可能にすることとした。

図２は、本実施形態のチェックイン方法の概略を説明する図である。
(1) ユーザが端末装置６０を会議室端末９０にかざすと、近距離無線手段を使って端末装置６０が識別情報を会議室端末９０に送信する。
(2) 会議室端末９０は端末装置６０の識別情報を会議管理サーバ３０に送信する。
(3) 会議管理サーバ３０は、ユーザアカウント情報（第一の記憶部に記憶されている情報の一例）と会議管理情報（第二の記憶部に記憶されている情報の一例）を有し、まず、ユーザアカウント情報から端末装置６０の識別情報を検索する。端末装置６０の識別情報が検索に適合し、会議管理情報にこのユーザが会議室を予約している旨が登録されているか否かを判断する。
(4) 会議管理情報にこのユーザが会議室を予約している旨が登録されている場合、会議管理サーバ３０はユーザのチェックインを許可する。チェックイン可能な状態の会議室に限定するとなおよい。

したがって、ユーザは端末装置６０をかざすという簡単な操作で会議室端末９０にチェックインできる。また、ユーザは会議識別情報を入力したり、専用のＩＣカードを使用したりする必要もない。
(5) ユーザアカウント情報において、端末装置６０の識別情報が検索に適合しない場合、会議管理サーバ３０は会議室端末９０上に会議識別情報の入力画面を表示し、ユーザに会議識別情報を入力させる。
(6) ユーザが会議識別情報を入力すると、会議管理サーバ３０は入力された会議識別情報が会議管理情報に登録されているか否かを判断し、登録されている場合はチェックインを許可し、また、会議管理情報に基づいてユーザ（予約者）を特定する。会議管理サーバ３０は特定したユーザと端末装置の識別情報をユーザアカウント情報に登録する。

したがって、次回の会議のチェックイン時には、ユーザが端末装置６０を会議室端末９０にかざすことで、端末装置６０の識別情報からユーザが特定され、そのユーザが予約した会議室へのチェックインが許可される。

このように、ユーザが自身の所有する端末装置６０を会議室端末９０にかざすだけで、チェックインができるようになる。また、端末装置６０の識別情報を会議管理サーバ３０に登録できる。

＜用語について＞
リソースとは資源をいう。会議室、及び、会議室で使用可能な備品、装置、人、仕組みなどがリソースとなりうる。リソースのうち移動しにくいものを施設という。本実施形態では説明の便宜上、リソースの一例として会議室という用語を使用する。

予約者は会議室を予約した者であり、参加者は会議への参加者である。予約者は参加者に含まれる場合が多いが、含まれなくてもよい。本実施形態において予約者が行う作業は参加者が行うことができる場合がある。総称して会議室を利用する者を単にユーザという。

リソースの利用を許可するとは、会議管理サーバにおいて正当な予約者又は参加者によりリソースの利用が開始されたことを検出することである。リソースの利用が開始された旨は会議室端末に反映される。ユーザから見るとリソースの利用が許可されたこと（チェックインできたこと）になる。

端末装置の識別情報を、ユーザが携帯する端末装置を識別する識別情報である。一意性があればよく、UUID（Universally Unique Identifier）などでよい。

＜システム構成例＞
図３は、リソース予約システム１００のシステム構成図の一例である。リソース予約システム１００は、主に社外ネットワークＮ２と社内ネットワークＮ１に分けることができる。社内ネットワークＮ１はファイアウォール７３の内側のネットワークをいい、社外ネットワークＮ２は不特定多数の通信が伝送されるインターネット等のネットワークである。

社外ネットワークＮ２には、予約管理サーバ２０、会議管理サーバ３０、及び１つ以上のチャットサーバ１０が接続されており、各サーバは必要に応じて通信することができる。社外ネットワークＮ２に会議の参加者が操作する端末装置６０が必要に応じて接続されてよい。

予約管理サーバ２０は、一般的なサーバＯＳなどが搭載された１台以上の情報処理装置（コンピュータシステム）によって実現される。予約管理サーバ２０が提供する設備の予約に関するシステムを予約管理システムという。予約管理サーバ２０はカレンダーシステムを有しており、各種の予定を管理するＷｅｂアプリを提供する。具体的には、例えば以下のような機能を有している。
・予定の登録を受け付け、いつでもどこからでも予約者が確認できる
・予定の30分前など、設定した日時に電子メールで通知する
・一人が複数のカレンダー（仕事用、家庭用など）で予定を管理できる
・同じグループの人とカレンダーを共有する
予約管理サーバ２０はユーザをアカウントで管理する。アカウントとはユーザがサービスを利用する権利のことである。多くのシステムではユーザはアカウントを使用してシステムにログインする。このため、アカウントはシステムがユーザを一意に特定する機能（識別情報の機能）を有している。本実施形態では、予め登録しておいたアカウント（ドメイン）の予約情報を予約管理サーバ２０が会議管理サーバ３０に送信する。あるいは、予約管理サーバ２０のアカウントを指定して会議管理サーバ３０が予約情報を要求することで、会議管理サーバ３０が会議室６の予約情報を予約管理サーバ２０から取得できる。なお、アカウントは例えば電子メール、ＩＤ、電話番号など、ユーザを一意に識別できる情報であればよい。

本実施形態で予定として管理されるのは会議室６の予約であるが、予約管理サーバ２０は会議室６に限られず各種の予定を管理できる。会議室６の他、各種の電子機器のレンタル、駐車場の予約など、レンタルオフィス、レンタルスタジオ、レンタルサイクル、レンタカー、ホテル等の宿泊施設、催し物会場・ロッカーなどの貸しスペースなど、各種の設備の予約に利用できる。

なお、予約管理システムとしては、G Suite（登録商標）、Office365（登録商標）等が知られているが、本実施形態で説明する機能を有する予約管理システムであればよい。

また、本実施形態では、社内ネットワークＮ１の会議室６に関する情報が予約管理サーバ２０に予め登録されている。すなわち、リソース予約システム１００を利用する企業の社内ネットワークにある各会議室６の会議室名、会議室ＩＤ、予約可能時間、各会議室６の定員、及び、予約単位等に応じて予約管理サーバ２０のＷｅｂアプリがカスタマイズされている。したがって、リソース予約システム１００を利用する企業の会議室６と予約情報が結びつけられる。

チャットサーバ１０は、一般的なサーバＯＳなどが搭載された１台以上の情報処理装置（コンピュータシステム）によって実現できる。チャットサーバ１０が提供する複数のユーザにおけるテキスト、音声、映像などの情報のリアルタイムな共有システムをチャットシステムという。チャットサーバ１０は端末装置６０に会議室６の予約に関する情報を通知する。本実施形態では運営主体が異なる複数のチャットサーバ１０が含まれてよい。

共有される情報には画像や音声等もありテキストに限られないが、本実施形態では説明の便宜上、通知には主にテキストが用いられるとして説明している。例えば、チャットシステムは、グループ間の音声通話機能を提供してよい。音声通話は１対１でも１対Ｎ（≧２）でもよい。したがって、本実施形態でチャットシステムが会議室６の予約に関する情報を通知する際は、テキストの表示の他、音声メッセージの出力でもよい。なお、チャットシステムとしてはＬＩＮＥ（登録商標。以下、省略する。）、slack、Microsoft Teams（登録商標。以下、省略する。）等が知られているが、ボット（事前に決められている処理を実行するプログラム）から１又は複数のユーザに対して通知が可能なチャットシステムであればよい。

チャットサーバ１０も同様にアカウント（予約管理サーバ２０のアカウントとは異なる）でユーザを管理するが、原則的に会議管理サーバ３０はチャットサーバ１０のアカウントを意識する必要はない。しかし、会議管理サーバ３０はチャットサーバ１０の任意のアカウントを指定して通知することができる。

会議管理サーバ３０は、一般的なサーバＯＳなどが搭載された１台以上の情報処理装置（コンピュータシステム）によって実現できる。会議管理サーバ３０は社外ネットワークＮ２に関する処理として、予約管理サーバ２０から会議室６の予約情報を取得し、予約情報に設定されている参加予定者を取得し、設定されているタイミングで参加予定者と対応付けられたチャットサーバ１０のグループ（又は予約者など個別の者）に通知を送信する。また、社内ネットワークＮ１に関する処理として、会議室６へのチェックイン及びチェックアウトを管理したり、予約管理サーバ２０から取得した会議室６の予約情報に基づいて電子機器７０の電源等を制御したりする。

社内ネットワークＮ１には会議室６、参加予定者の作業場所１０１、及び、管理者の作業場所１０２などがあり、参加予定者は各地から社内ネットワークＮ１を介して社外ネットワークＮ２にアクセスできる。社内ネットワークＮ１は例えばＬＡＮ（Local Area Network）である。会議室６、参加予定者の作業場所１０１、及び、管理者の作業場所１０２は同じ企業内のＬＡＮであるとは限らない。

会議室６には会議室端末９０、及び電子機器７０が配置されている。会議室端末９０と電子機器７０は小規模なＬＡＮ又は専用線で通信することができる。電子機器は会議室端末９０を経由することなく社内ネットワークＮ１及び社外ネットワークＮ２に接続できる。会議室端末９０と電子機器７０は無線又は有線のいずれで通信してもよい。なお、社内ネットワークＮ１はファイアウォール７３の内側にあるため、社外ネットワークＮ２から社内ネットワークＮ１への直接の通信は困難になっている。

会議室端末９０は、会議室６を利用する予約者等の会議の参加者が操作する情報処理装置（情報処理端末、受付端末等の一例）である。会議室端末９０は会議室６の机の上に配置されていたり、会議室６の入り口に配置されたりしている。１つの会議室６に会議室端末９０が複数、配置されていてもよい。会議室端末９０は、一般的なＯＳなどが搭載された１台以上の情報処理装置（コンピュータシステム）によって実現できる。

会議室端末９０は会議管理サーバ３０に会議室ＩＤを送信し、当日の会議室６の予約情報などを表示する。また、電子機器７０の電源ＯＮ、ＯＦＦ等の制御情報を会議管理サーバ３０から取得する。これにより、会議室端末９０は電子機器７０の電源をＯＮ及びＯＦＦする。

また、会議室端末９０はチェックイン、チェックアウトなどのための待ち受け画面を表示し、チェックイン又はチェックアウトを会議管理サーバ３０に知らせるために会議管理サーバ３０と通信する。チェックインの際、会議室端末９０は予約者から入力された会議識別情報と予め保持する会議室ＩＤを会議管理サーバ３０に送信するので、会議管理サーバ３０は会議識別情報と会議室ＩＤにより、会議室６を予約した予約者が予約した会議室６を使用することを確認できる（本実施形態では端末装置６０の識別情報でユーザがチェックインする場合を主に説明する）。

電子機器７０は会議室６で使用され得る各種のオフィス機器である。例えば、電子黒板、複合機、プロジェクタ、デジタルサイネージ、デジタルカメラ等である。電子黒板とは、タッチパネル付大型ディスプレイを有しユーザが指示した盤面の座標を検出し座標を接続してストロークを表示する。この他、接続されたＰＣの映像を表示したり、他拠点の電子黒板と通信してストロークを同期したりすることができる。なお、電子黒板は、電子情報ボード、電子ホワイトボードと呼ばれる場合もある。

複合機は、コピー機、スキャナ、プリンタ、ファクス送受信などの機能を有し、会議中の資料の印刷や資料のコピー、資料の電子化、資料の送信などに利用される。プロジェクタは画像を投影する装置である。例えば、端末装置６０がディスプレイに表示する映像をスクリーン等に投影することで参加者の間で共有することを可能にする。デジタルサイネージは大型のディスプレイであり任意の静止画又は動画を表示するために使用される。デジタルカメラは紙の資料や電子黒板に表示された資料を各参加者が撮像して保存するために使用される。

参加予定者の作業場所１０１には社内ネットワークＮ１に接続することができる端末装置６０が配置されている。端末装置６０は有線で通信しても無線で通信してもよい。端末装置６０は参加予定者（予約者を含む）が会議室を予約する際に使用される情報処理装置であるが、会議室に持ち込むことも想定されている。参加予定者が携帯する情報処理装置である。

端末装置６０は、一般的なＯＳなどが搭載された１台以上の情報処理装置（コンピュータシステム）によって実現できる。端末装置６０は、例えば、スマートフォン、タブレット端末、ＰＣ(Personal Computer)、ＰＤＡ(Personal Digital Assistant)、ウェアラブルＰＣ（サングラス型、腕時計型など）などである。ただし、通信機能を有しブラウザソフトウェア、又は、チャットサーバ１０若しくは予約管理サーバ２０に専用のアプリケーションソフトウェアが動作すればよい。例えば、カーナビ、ゲーム機、テレビ受像器なども端末装置６０となりうる。

端末装置６０ではチャットサーバ１０に専用のアプリケーションソフトウェア（以下、チャットアプリという）が動作し、更に、リソース予約システム１００に専用のアプリケーションソフトウェア（以下、会議アプリという）が動作する。ただし、これらはブラウザソフトウェアで代用されてよい。

管理者の作業場所１０２には社内ネットワークＮ１に接続することができる登録端末５０が配置されている。登録端末５０は有線で通信しても無線で通信してもよい。登録端末５０は管理者が会議室端末９０に初期設定するための情報処理装置である。

登録端末５０も端末装置６０と同様の情報処理装置でよい。ただし、主に会議管理サーバ３０に管理者が設定するために使用されるので、チャットアプリや会議アプリはなくてよい。登録端末５０は主にブラウザソフトウェアで会議管理サーバ３０と通信し、Ｗｅｂページを表示する。

＜ハードウェア構成＞
<<会議管理サーバのハードウェア構成>>
図４、会議管理サーバ３０のハードウェア構成図である。図４に示されているように、会議管理サーバ３０は、コンピュータによって構築されており、図４に示されているように、ＣＰＵ５０１、ＲＯＭ５０２、ＲＡＭ５０３、ＨＤ５０４、ＨＤＤコントローラ５０５(Hard Disk Drive)、ディスプレイ５０６、外部機器接続Ｉ／Ｆ５０８(Interface)、ネットワークＩ／Ｆ５０９、バスライン５１０、キーボード５１１、ポインティングデバイス５１２、ＤＶＤ−ＲＷドライブ５１４(Digital Versatile Disk Rewritable)、メディアＩ／Ｆ５１６を備えている。

これらのうち、ＣＰＵ５０１は、会議管理サーバ３０全体の動作を制御する。ＲＯＭ５０２は、ＩＰＬ等のＣＰＵ５０１の駆動に用いられるプログラムを記憶する。ＲＡＭ５０３は、ＣＰＵ５０１のワークエリアとして使用される。ＨＤ５０４は、プログラム等の各種データを記憶する。ＨＤＤコントローラ５０５は、ＣＰＵ５０１の制御にしたがってＨＤ５０４に対する各種データの読み出し又は書き込みを制御する。ディスプレイ５０６は、カーソル、メニュー、ウィンドウ、文字、又は画像などの各種情報を表示する。外部機器接続Ｉ／Ｆ５０８は、各種の外部機器を接続するためのインターフェースである。この場合の外部機器は、例えば、ＵＳＢ(Universal Serial Bus)メモリやプリンタ等である。ネットワークＩ／Ｆ５０９は、通信ネットワークを利用してデータ通信をするためのインターフェースである。バスライン５１０は、図４に示されているＣＰＵ５０１等の各構成要素を電気的に接続するためのアドレスバスやデータバス等である。

また、キーボード５１１は、文字、数値、各種指示などの入力のための複数のキーを備えた入力手段の一種である。ポインティングデバイス５１２は、各種指示の選択や実行、処理対象の選択、カーソルの移動などを行う入力手段の一種である。ＤＶＤ−ＲＷドライブ５１４は、着脱可能な記録媒体の一例としてのＤＶＤ−ＲＷ５１３に対する各種データの読み出し又は書き込みを制御する。なお、ＤＶＤ−ＲＷに限らず、ＤＶＤ−Ｒ等であってもよい。メディアＩ／Ｆ５１６は、フラッシュメモリ等の記録メディア５１５に対するデータの読み出し又は書き込み（記憶）を制御する。

予約管理サーバ２０、チャットサーバ１０、登録端末５０、及び、端末装置６０のハードウェア構成図も図４と同様か、異なっていても本実施形態の説明上、支障がないものとする。

<<会議室端末>>
図５は会議室端末９０の一例のハードウェア構成図である。なお、図５の会議室端末９０はタブレット装置が想定されている。図５に示されているように、会議室端末９０は、ＣＰＵ４０１、ＲＯＭ４０２、ＲＡＭ４０３、ＥＥＰＲＯＭ４０４、ＣＭＯＳセンサ４０５、撮像素子Ｉ／Ｆ４０６、加速度・方位センサ４０７、メディアＩ／Ｆ４０９、ＧＰＳ受信部４１１を備えている。

これらのうち、ＣＰＵ４０１は、会議室端末９０全体の動作を制御する。ＲＯＭ４０２は、ＣＰＵ４０１やＩＰＬ等のＣＰＵ４０１の駆動に用いられるプログラムを記憶する。ＲＡＭ４０３は、ＣＰＵ４０１のワークエリアとして使用される。ＥＥＰＲＯＭ４０４は、ＣＰＵ４０１の制御にしたがって、スマートフォン用プログラム等の各種データの読み出し又は書き込みを行う。ＣＭＯＳセンサ４０５(Complementary Metal Oxide Semiconductor)は、ＣＰＵ４０１の制御にしたがって被写体（主に自画像）を撮像して画像データを得る内蔵型の撮像手段の一種である。なお、ＣＭＯＳセンサではなく、ＣＣＤ(Charge Coupled Device)センサ等の撮像手段であってもよい。撮像素子Ｉ／Ｆ４０６は、ＣＭＯＳセンサ４０５の駆動を制御する回路である。加速度・方位センサ４０７は、地磁気を検知する電子磁気コンパスやジャイロコンパス、加速度センサ等の各種センサである。メディアＩ／Ｆ４０９は、フラッシュメモリ等の記録メディア４０８に対するデータの読み出し又は書き込み（記憶）を制御する。ＧＰＳ受信部４１１は、ＧＰＳ衛星からＧＰＳ信号を受信する。

また、会議室端末９０は、遠距離通信回路４１２、ＣＭＯＳセンサ４１３、撮像素子Ｉ／Ｆ４１４、マイク４１５、スピーカ４１６、音入出力Ｉ／Ｆ４１７、ディスプレイ４１８、外部機器接続Ｉ／Ｆ４１９、近距離通信回路４２０、近距離通信回路４２０のアンテナ４２０ａ、及びタッチパネル４２１を備えている。

これらのうち、遠距離通信回路４１２は、通信ネットワークを介して、他の機器と通信する回路である。ＣＭＯＳセンサ４１３は、ＣＰＵ４０１の制御にしたがって被写体を撮像して画像データを得る内蔵型の撮像手段の一種である。撮像素子Ｉ／Ｆ４１４は、ＣＭＯＳセンサ４１３の駆動を制御する回路である。マイク４１５は、音を電気信号に変える内蔵型の回路である。スピーカ４１６は、電気信号を物理振動に変えて音楽や音声などの音を生み出す内蔵型の回路である。音入出力Ｉ／Ｆ４１７は、ＣＰＵ４０１の制御にしたがってマイク４１５及びスピーカ４１６との間で音信号の入出力を処理する回路である。ディスプレイ４１８は、被写体の画像や各種アイコン等を表示する液晶や有機ＥＬ(Electro Luminescence)などの表示手段の一種である。外部機器接続Ｉ／Ｆ４１９は、各種の外部機器を接続するためのインターフェースである。近距離通信回路４２０は、ＮＦＣ(Near Field Communication)やＢｌｕｅｔｏｏｔｈ（登録商標）等の通信回路である。タッチパネル４２１は、利用者がディスプレイ４１８を押下することで、会議室端末９０を操作する入力手段の一種である。

また、会議室端末９０は、バスライン４１０を備えている。バスライン４１０は、図５に示されているＣＰＵ４０１等の各構成要素を電気的に接続するためのアドレスバスやデータバス等である。

＜機能について＞
図６は、予約管理サーバ２０、チャットサーバ１０、会議管理サーバ３０、及び、登録端末５０の機能をブロック状に示す機能ブロック図の一例である。

<<予約管理サーバ>>
予約管理サーバ２０は、通信部２１、及び、予約情報管理部２２を有する。予約管理サーバ２０が有するこれら各機能部は、図４に示された各構成要素のいずれかが、ＨＤ５０４からＲＡＭ５０３に展開されたプログラムに従ったＣＰＵ５０１からの命令により動作することで実現される機能又は手段である。

通信部２１は、会議管理サーバ３０及び端末装置６０と各種の情報を送受信する。通信部２１は予約設定画面の画面情報を端末装置６０に送信し、端末装置６０から予約の設定を受信する。また、予約情報を会議管理サーバ３０に送信する。

予約情報管理部２２は、ユーザが登録した予約情報を管理する。予約情報管理部２２は会議管理サーバ３０からユーザのドメイン（顧客ごと）を指定して要求された会議室６の予約情報を予約情報ＤＢ２９１から読み出して、通信部２１を介して会議管理サーバ３０に送信する。あるいは、予約情報が登録（又は変更）されると要求がなくても予約情報を会議管理サーバ３０に送信してよい。予約管理サーバ２０に予約者が会議室６を予約する方法としては一般的なＷｅｂアプリが使用されるものとする。

予約管理サーバ２０は記憶部２９を有している。記憶部２９は図４のＲＡＭ５０３及びＨＤ５０４等により実現される。記憶部２９には予約情報ＤＢ２９１（Data Base）、及び、ユーザ情報ＤＢ２９２が記憶されている。

表１（ａ）は予約情報ＤＢ２９１に記憶されている予約情報の一例を示す。予約情報は会議室６の予約状況を管理するための情報である。予約情報には、予約ＩＤに対応付けて予約者アカウント、会議名、会議室ＩＤ、開始時刻、終了時刻、及び、参加予定者アカウントの各項目が登録されている。予約ＩＤは予約情報の１レコードを識別する識別情報である。ＩＤはIdentificationの略であり識別子や識別情報という意味である。ＩＤは複数の対象から、ある特定の対象を一意的に区別するために用いられる名称、符号、文字列、数値又はこれらのうち１つ以上の組み合わせをいう。予約ＩＤ以外のＩＤについても同様である。予約者アカウントは会議室６を予約した参加予定者のアカウントである。会議名は参加予定者が任意に付与した会議の名称である。会議室ＩＤは社内ネットワークにある会議室６を識別する識別情報である。開始時刻は会議室６が予約された時間帯の始期（会議が開始される時刻）であり、終了時刻は会議室６が予約された時間帯の終期（会議が終わる時刻）である。参加予定者アカウントは会議に参加する予定の参加予定者のアカウントである。なお、表１のアカウントはいずれも予約管理サーバ２０が発行したアカウントである。

表１（ｂ）はユーザ情報ＤＢ２９２に記憶されているユーザ情報の一例を示す。ユーザ情報はユーザアカウント及びパスワードの各項目を有している。これらはユーザの認証に使用される。

<<チャットサーバ>>
チャットサーバ１０は、通信部１１、及び、テキスト処理部１２を有する。チャットサーバ１０が有するこれら各機能部は、図４に示された各構成カテゴリのいずれかが、ＨＤ５０４からＲＡＭ５０３に展開されたプログラムに従ったＣＰＵ５０１からの命令により動作することで実現される機能又は手段である。

通信部１１は、会議管理サーバ３０と各種の情報を送受信する。本実施形態では会議管理サーバ３０から会議室の予約に関する情報、ボットを識別する情報（後述するトークンなど）、及び、通知先のグループを特定する情報を受信する。このボットを識別する情報は、会議管理サーバ３０のボットを作成した際に予めチャットサーバ１０からボットの識別情報として通知されている。更に、予約者などの個人のアカウントが指定される場合もある。また、通信部１１は参加予定者が会議室の予約に関する情報を既読した旨、又は、表示された会議室の予約に関する情報に対する参加予定者の応答を会議管理サーバ３０に送信する。

テキスト処理部１２は、会議管理サーバ３０から通知されたボットを識別する情報及び通知先のグループを特定する情報に基づき、ボットが発言する情報として、グループに属する参加予定者に会議室６の予約に関する情報を送信する。したがって、通知は参加予定者の数だけ行われる場合と、予約者又は通知先ユーザのみに行われる場合がある。また、特定の通知先にのみ会議室６の予約に関する情報を送信する。

テキスト処理部１２はいわゆるプッシュ通知を行うことができる。仕組みとしては、例えば以下のようなものがある。チャットアプリ６０ａはプッシュ通知用のＩＤ（トークン）を、ＯＳ（Operating System）のメーカが運営するサーバから受け取る。このサーバではトークンとデバイス（端末装置６０）を紐付けておく。チャットアプリ６０ａはトークンとチャットアプリ６０ａのアカウントをチャットサーバ１０に登録しておく。チャットサーバ１０がプッシュ通知を行う場合、チャットアプリ６０ａのアカウントを特定するので紐付いたトークンを特定できる。チャットシステムはトークンを指定して通知内容をＯＳのメーカが運営するサーバに送信する。このサーバはトークンに紐付いたデバイス（端末装置６０）に対しプッシュ通知する。

また、チャットサーバ１０は記憶部１９を有している。記憶部１９は図４のＲＡＭ５０３及びＨＤ５０４等により実現される。記憶部１９にはグループ情報ＤＢ１９１が記憶されている。

表２はグループ情報ＤＢ１９１に記憶されているグループ情報の一例を示す。グループ情報は同じグループに属するメンバのアカウントが登録された情報である。グループ情報には、ワークスペースとチャンネルに対応付けて、メンバアカウント１〜ｎ（表２ではｎ＝４）、及び、ボットアカウントが登録されている。

ワークスペースは企業や部署などの組織を識別するための識別情報である。本実施形態では複数のメンバがワークスペース（例えばＡ社）に所属している。ワークスペースは例えばＵＲＬであるが、一意性があればよい。更にワークスペースはチャットの目的等に応じた複数のチャンネルを有する。チャンネルは例えば、製品Ａ用のグループ、製品Ｂ用のグループ等、共通する情報が交換されるメンバの集まりである。チャンネルにはワークスペースに所属するメンバのうちいずれかのメンバが所属している。つまり、通知先はワークスペースとチャンネルによって特定される。ただし、通知先の特定方法はチャットシステムによって異なるため、グループを一意に特定できる識別情報が存在すれば、その情報のみでも良いし、３つ以上の情報によって特定されてもよい。

チャンネルは一意性が保証されている。メンバアカウント１〜ｎはチャンネルのメンバのアカウントであり、このアカウントはチャットサーバ１０により発行されたものである。本実施形態では、会議室６の予約に関する情報を通知するためのメンバとしてボットが登録される。ボットはいわば会議管理サーバ３０の代理人又は架空のメンバということができる。ボットの発言（テキスト）がメンバアカウント１〜ｎの端末装置６０に送信される。

ワークスペースとチャンネルは、会議管理サーバ３０によって管理され、参加者が属するグループを識別するための情報になる。

<<会議管理サーバ>>
会議管理サーバ３０は、通信部３１、情報対応付部３２、予約情報取得部３３、通知判断部３４、制御情報生成部３５、制御情報応答部３６、会議情報通知部３７、リソース管理部３８、識別情報登録部３９、及び、予約情報送信部４０を有する。会議管理サーバ３０が有するこれら各機能部は、図４に示された各構成カテゴリのいずれかが、ＨＤ５０４からＲＡＭ５０３に展開されたプログラムに従ったＣＰＵ５０１からの命令により動作することで実現される機能又は手段である。このプログラムは、プログラム配信用のサーバから配信されるか又は記憶媒体に記憶された状態で配布される。

通信部３１は、予約管理サーバ２０、チャットサーバ１０、登録端末５０、及び、端末装置６０と各種の情報を送受信する。通信部３１は送信部３１ａと受信部３１ｂを有している。受信部３１ｂは予約管理サーバ２０から予約情報を受信し、会議室端末９０から予約情報の要求を受信する。また、受信部３１ｂは会議室端末９０からチェックイン要求を受信する。また、受信部３１ｂは管理者が操作する登録端末５０からチャットシステムのグループとアカウントの対応付けを受け付ける。送信部３１ａはチャットサーバ１０に会議室の予約に関する情報を送信し、会議室端末９０に予約情報を送信する。

情報対応付部３２は、主に事前の登録作業に関する処理を行う。すなわち、管理者が操作する登録端末５０等からドメインの登録を受けつけ顧客ドメインＤＢ４９５に登録し、登録端末５０等から送信されたチャットシステムのワークスペース及びチャンネルと予約管理サーバ２０のアカウントを対応付けて対応付情報ＤＢ４９１に登録する。

予約情報取得部３３は、リソース予約システム１００を利用する顧客のアカウントを指定して予約管理サーバ２０から予約情報を取得して会議管理情報として会議管理情報ＤＢ４９３に登録する。あるいは変更があった予約情報を受信する。したがって、予約管理サーバ２０の予約情報の少なくとも一部の予約情報が会議管理情報ＤＢ４９３に記憶される。予約情報取得部３３は、予約管理サーバ２０が保持する予約情報のうち現在から所定期間未来の予約情報を取得する。所定期間はどのくらい先の会議まで会議室６の予約に関する情報を通知するかによって定まる。

通知判断部３４は、会議管理情報の中に通知する条件を満たす開始時刻の予約があるか否かを判断する。例えば、通知設定ＤＢ４９６を参照し、予約の開始時刻から逆算して設定された日時になると通知すると判断する。なお、例えばリマインダー用のボット、予約受付用のボット等、役割ごとにボットが分けられている場合、処理に応じてボットを特定する。

制御情報生成部３５は、会議管理情報を参照して電子機器７０の制御情報を生成し、制御情報を制御情報ＤＢ４９７に登録する。例えば、会議の開始時刻の数分前になると電子機器７０の電源をＯＮする制御情報を生成し、チェックアウトを検出すると電子機器７０の電源をＯＦＦする制御情報を生成する。

制御情報応答部３６は、会議室６の会議室端末９０から制御情報があるかどうかの問い合わせを受け付け、制御情報ＤＢ４９７を参照し、会議室６に対応する制御情報を会議室端末９０に送信する。

会議情報通知部３７は、通知判断部３４が通知すると判断すると、ボットを識別する情報（例えばslackではトークン）及び通知先のグループを特定する情報を指定して会議室６の予約に関する情報を通知することをチャットサーバ１０に要求する。なお、通知は何回に分けて行われるが、そのうちの少なくとも１回の通知に会議識別情報を含める。会議識別情報は、予約された会議室６を予約した時間帯に参加者が使用する権利を有することを会議管理サーバ３０が確認するための情報である（リソースの予約を識別する識別情報）。会議情報通知部３７は、少なくとも最終的な通知の前に会議識別情報を生成する。なお、会議識別情報は会議識別情報ＤＢ４９４に登録される。

リソース管理部３８は、会議室へのチェックイン・チェックアウトを管理する。また、主にチェックイン・チェックアウトに伴う会議のステータスを会議管理情報ＤＢ４９３に登録する。チェックインは、予約ＩＤで特定される会議の開始時刻の５〜１０分前になると認められる（チェックイン待ちになる）。そして、会議室端末９０が送信する会議室ＩＤと会議識別情報の組が会議識別情報ＤＢ４９４に登録されている場合にチェックインを許可する（チェックイン済みになる）。

もう１つのチェックインの方法として本実施形態では、端末装置６０の識別情報がユーザアカウント情報ＤＢ４９９に記憶されており、端末装置６０の識別情報に対応付けられているユーザ名が、チェックイン待ちになっている会議管理情報ＤＢ４９３の予約者アカウントと一致するか否かに基づいてチェックインを許可するか否かを判断する。

識別情報登録部３９は、ユーザアカウント情報ＤＢ４９９に端末装置６０の識別情報が登録されていない場合、会議室端末９０に会議識別情報の入力画面を表示させる。会議識別情報が入力されると、識別情報登録部３９は会議識別情報ＤＢ４９４で会議識別情報を検索し予約ＩＤ又は会議室ＩＤで会議管理情報ＤＢ４９３の予約情報を特定して、会議管理情報ＤＢ４９３で該予約情報がチェックイン待ちの場合に、ユーザアカウント情報ＤＢ４９９にユーザ名（予約者アカウント）と端末装置６０の識別情報を登録する。

予約情報送信部４０は、会議室端末９０からの要求に対し、会議管理情報ＤＢ４９３に記憶されている予約情報（会議管理情報）を送信する。予約情報送信部４０はＪＳＯＮ形式、ＸＭＬ形式、ＣＶＳ（Comma−Separated Values）形式などで送信すればよい。予約情報は繰り返し送信されるので容量が少ない形式が有利である。

また、会議管理サーバ３０は記憶部４９を有している。記憶部４９は図４のＲＡＭ５０３及びＨＤ５０４等により実現される。記憶部４９には、対応付情報ＤＢ４９１、会議管理情報ＤＢ４９３、会議識別情報ＤＢ４９４、顧客ドメインＤＢ４９５、通知設定ＤＢ４９６、制御情報ＤＢ４９７、会議室設定情報ＤＢ４９８、及び、ユーザアカウント情報ＤＢ４９９が記憶されている。

表３は対応付情報ＤＢ４９１に記憶されている対応付情報の一例を示す。対応付情報は予約管理システムのアカウントとチャットシステムのグループを対応付ける情報である。対応付情報は、ワークスペース、チャンネル及びメンバアカウント１〜ｎ（表ではｎ＝４）の各項目を有する。ワークスペースとチャンネルは上記のとおりである。メンバアカウント１〜ｎには予約管理サーバ２０が発行した各参加者のアカウントが登録される。また、表３に示すようにチャットシステムのアカウントが登録されてよい。グループに対して通知を行うためには予約管理サーバ２０に対して会議を予約したユーザの予約管理サーバ２０のアカウントと通知先のグループ及びチャンネルを特定するための情報（本実施形態ではワークスペースとチャンネル名）があればよく、必ずしもグループに所属するすべてのメンバのアカウントが登録されている必要はない。ただし、個人ユーザ宛に通知する場合、それぞれのチャットシステムのアカウント情報が必要なため、表３のように登録されていてもよい。

表４は会議管理サーバ３０の会議管理情報ＤＢ４９３が記憶する会議管理情報の一例を示す。会議管理情報ＤＢ４９３には予約情報が記憶されるので、表４では表１の予約情報ＤＢ２９１との相違を説明する。表４の会議管理情報はステータスの項目を有する。ステータスは、予約の状況を意味する。例えば、会議室６の予約に関する情報の通知済み、利用確定、チェックイン済み、チェックイン待ち、チェックアウト、又は、キャンセル（取り消し）等の状況が登録される。

表５は会議識別情報ＤＢ４９４に記憶されている会議識別情報管理情報の一例を示す。会議識別情報管理情報は会議室６の予約ごとに会議識別情報を管理する情報である。会議識別情報管理情報は、予約ＩＤ、会議室ＩＤ、及び、会議識別情報の各項目を有する。これらについてはステータスを除き予約情報と同じであり（予約管理サーバ２０から受信した予約情報）、既出であるため説明は省略する。なお、予約ＩＤが登録されているのは、同じ会議室６の予約を識別するためである。ステータスは、予約の状況を意味する。例えば、会議室の予約に関する情報の通知済み、利用確定、チェックイン済み、チェックアウト、又は、キャンセル（取り消し）等の状況が登録される。

表６は顧客ドメインＤＢ４９５に記憶されている顧客ドメイン情報の一例を示す。顧客ドメイン情報は顧客のドメインと顧客の管理者のアカウントを管理する情報である。顧客ドメイン情報には顧客のドメイン名と顧客の管理者アカウントが対応付けて登録されている。表６の顧客のドメインは予約管理サーバ２０が発行したアカウント（メールアドレス）のドメインである。また、管理者アカウントは、顧客の管理者（代表する）のアカウントである。なお、表６のアカウントは予約管理サーバ２０が発行したものである。

表７は通知設定ＤＢ４９６に記憶されている通知設定情報の一例を示す。通知設定情報は顧客ごとに通知に関する設定を保持する。通知設定情報には、顧客ドメイン名と通知設定が対応付けて登録されている。通知設定には、会議の開始時刻のどのくらい前に、会議室６の予約に関する情報を通知するかのタイミングが設定されている。あるいは決まった日時が設定されていてもよい。また、タイミングは１つである必要はなく、１つの顧客に複数回の通知設定が登録されていてもよい。

表８は制御情報ＤＢ４９７に記憶されている制御情報の一例を示す。制御情報は会議室６の電子機器７０を制御するための情報である。制御情報は、会議室ＩＤ、及び、制御内容の各項目を有する。制御内容は、電子機器７０の具体的な制御方法である。会議管理サーバ３０は電子機器７０ごとに詳細な制御内容を設定できる。また、制御する時刻が登録されないのは、社外ネットワークの会議管理サーバ３０から会議室端末９０に送信することが困難であり、会議室端末９０が会議管理サーバ３０にアクセスし、この時、制御情報が生成されていれば制御内容を送信するからである。

表９は、会議室設定情報ＤＢ４９８に記憶されている会議室設定情報の一例を示す。会議室設定情報は会議室ごとの設定に関する情報である。会議室設定情報は、顧客ＩＤに対応付けて、会議室名称、会議室ＩＤ、会議室端末９０の状態、認証キー、管理開始フラグ、及び、登録できる会議室端末９０の数の各項目を有する。
・会議室名称は会議の参加者が認識している会議室の一般的な名称であり、例えば会議室の入り口に提示されているものをいう。
・会議室ＩＤは上記のように会議室を一意に識別する識別情報である。簡易的には、会議室ＩＤは予約管理サーバ２０と共通とすることができる。また、変換テーブルを設けることで、予約管理サーバ２０と別に管理者が設定することもできる。
・会議室端末９０の状態は会議室端末９０の初期設定が終了したか、通信が可能か等を示す。
接続中：一定期間内に通信が確認できている状態
セットアップ前：初期設定の前
接続断：一定期間以上、通信がない状態
・認証キーは会議管理サーバ３０が会議室端末９０を認証するための認証情報となる。初期設定により認証キーが会議室端末９０に送信される。認証キーは総当たり方式で特定できない程度に長い桁数の数字、アルファベット、記号などの組み合わせである。認証キーは会議管理サーバ３０が決定しても管理者が決定してもよい。
・管理開始フラグは、会議室端末９０の初期設定が終わった後に、会議室の管理を会議管理サーバ３０が開始するか否かを示すフラグ（True：開始する False：開始しない）である。管理開始フラグがあることで、初期設定が完了してから会議室端末９０の配置までのタイムラグで生じる不都合を抑制できる。詳細は後述される。
・登録できる会議室端末９０の数は、１つの会議室に対応付けられることができる会議室端末９０の数である。会議室端末９０は１つの会議室に１つあれば支障がないが、会議室端末９０に異常が生じた場合、修理する間の会議室へのチェックインが困難になる。このため、管理者が複数の会議室端末９０を１つの会議室に対応付けたい場合がある。したがって、認証キーが外部に漏れても、端末ＩＤが一致してかつその数が決まっているので、予約情報が外部に漏れることなどを抑制できる。初期値は１でもよいし複数でもよい。

会議室名称、会議室ＩＤは予め決まっているか、管理者が設定できる。予約管理サーバ２０から送信されたものを使用してよい。会議室端末９０の状態の初期状態（提供者の設定直後）はセットアップ前であるが、通信の状況によって遷移する。認証キーは初期設定時に例えば会議管理サーバ３０が採番して設定する。管理開始フラグは後述する設定画面などから管理者が設定する。登録できる会議室端末９０の数は同様に管理者が設定できる。登録できる会議室端末９０の数は１以上である場合が多い。１に設定された場合、１つの会議室に登録できる会議室端末９０は１つのみになる。

表１０は、ユーザアカウント情報ＤＢ４９９に記憶されているユーザアカウント情報の一例を示す。ユーザアカウント情報はユーザ名と端末装置６０の識別情報の各項目を有する。ユーザ名は会議管理情報ＤＢ４９３の予約者アカウントから転記される。参加予定者アカウントが登録される場合もある。端末装置６０の識別情報は、端末装置６０を一意に識別するための識別情報である。例えばＵＵＩＤ、ＭＡＣアドレス、メールアドレスなどでよい。ＵＵＩＤの場合は会議アプリの識別情報とも言えるし、ユーザに固有という意味ではユーザ識別情報と言える。ＭＡＣアドレス、メールアドレスについても端末装置６０の識別情報の他にユーザ識別情報の意味を持っている。指紋などの生体情報を端末装置６０の識別情報としてユーザが登録してもよい。

<<登録端末>>
登録端末５０は、通信部５１、操作受付部５２、及び、表示制御部５３を有する。登録端末５０が有するこれら各機能部は、図４に示された各構成要素のいずれかが、ＨＤ５０４からＲＡＭ５０３に展開されたプログラムに従ったＣＰＵ５０１からの命令により動作することで実現される機能又は手段である。このプログラムは、プログラム配信用のサーバから配信されるか又は記憶媒体に記憶された状態で配布される。

登録端末５０は、会議管理サーバ３０が提供するＷｅｂページを介して管理者が会議室に関する各種の設定を行うための端末である。この設定の１つに初期設定がある。なお、初期設定には端末装置６０が使用されてもよい。登録端末５０が有する通信部５１、操作受付部５２、及び、表示制御部５３の機能は端末装置６０と同様であり、詳細は端末装置６０と共に説明する。

<<端末装置>>
図７は、端末装置６０及び会議室端末９０の機能をブロック状に示す機能ブロック図の一例である。電子機器７０の機能については必要に応じて説明する。

端末装置６０は、通信部６１ａ、操作受付部６１ｂ、表示制御部６１ｃ、チャット通信部６２、テキスト表示部６３、アプリ通信部６４、サーバ通信部６５、表示制御部６６、アプリ通信部６７、及び、端末通信部６８を有する。端末装置６０が有するこれら各機能部は、図４に示された各構成カテゴリのいずれかが、ＨＤ５０４からＲＡＭ５０３に展開されたプログラムに従ったＣＰＵ５０１からの命令により動作することで実現される機能又は手段である。このプログラムは、プログラム配信用のサーバから配信されるか又は記憶媒体に記憶された状態で配布される。端末装置６０ではチャットアプリ６０ａと会議アプリ６０ｂが動作しているので、プログラムにはチャットアプリ６０ａと会議アプリ６０ｂが含まれる。

通信部６１ａは、会議管理サーバ３０及び予約管理サーバ２０と各種の情報を送受信する。操作受付部６１ｂは、端末装置６０に対する参加者の各種の操作を受け付ける。

表示制御部６１ｃは各種の画面の画面情報を解釈してディスプレイ５０６に表示する。操作受付部６１ｂと表示制御部６１ｃは例えばブラウザの機能を有し、Ｗｅｂアプリを実行できる。例えば、予約管理サーバ２０から受信した予約設定画面を表示し、操作受付部６１ｂは予約者が設定する予約情報を受け付ける。

チャットアプリ６０ａのチャット通信部６２は、チャットサーバ１０と各種の情報の送受信を行う。本実施形態ではチャットサーバ１０から会議室６の予約に関する情報を受信し、既読であること、会議室６が利用される又はキャンセルされるか、等をチャットサーバ１０に通知する。

チャットアプリ６０ａのテキスト表示部６３は、チャットサーバ１０から送信されたテキスト（会議室６の予約に関する情報）を表示する。例えば、発言元はボットでありボットが入力したかのようにテキストを表示する。

チャットアプリ６０ａのアプリ通信部６４は、会議アプリ６０ｂを呼び出すと共に会議識別情報を会議アプリ６０ｂに送信する。チャットサーバ１０は、会議室６の予約に関する情報を通知する際、会議アプリ６０ｂを識別する情報を端末装置６０に送信しているので、チャットアプリ６０ａはＯＳに対し会議アプリ６０ｂを指定し会議識別情報の通知を依頼する。ＯＳは会議アプリ６０ｂを起動することができる。

会議アプリ６０ｂのサーバ通信部６５は会議管理サーバ３０と通信する。チャットアプリ６０ａから取得した情報を元に会議識別情報を含む２次元コードを会議管理サーバ３０から取得することなどを行う。２次元コードは、ユーザによる会議識別情報の入力の代わりにチェックイン時の認証に会議室端末９０に撮像させるために使用される場合がある。 会議アプリ６０ｂの表示制御部６６は、会議識別情報が含まれる２次元コード、会議識別情報そのもの等をディスプレイ５０６に表示する。会議アプリ６０ｂのアプリ通信部６７は、ＯＳを介して、チャットアプリ６０ａから各種の情報（会議室６の予約に関する情報に含まれる会議識別情報等）を取得する。

端末通信部６８は、会議室端末９０と通信し、会議識別情報、又は、記憶部６９に記憶されている端末装置６０の識別情報６９１を送信する。端末通信部６８は、Bluetooth（登録商標）やＮＦＣ、赤外線、可視光通信などの近距離無線通信で会議室端末９０の存在を検出し、会議室端末９０を検出すると会議識別情報又は端末装置６０の識別情報を送信する。

<<会議室端末>>
会議室端末９０はサーバ通信部９１、端末装置通信部９２、操作受付部９３、表示制御部９４、電子機器通信部９５、端末認証部９６、撮像部９７、デコード部９８、設定記録部９８−２、及び、予約情報要求部９８−３を有する。会議室端末９０が有するこれら各機能部は、図５に示された各構成カテゴリのいずれかが、ＥＥＰＲＯＭ４０４からＲＡＭ４０３に展開されたプログラムに従ったＣＰＵ４０１からの命令により動作することで実現される機能又は手段である。このプログラムは、プログラム配信用のサーバから配信されるか又は記憶媒体に記憶された状態で配布される。

サーバ通信部９１は、サーバＵＲＬ９９３を宛先にして会議管理サーバ３０と通信する。会議室端末９０は社内ネットワークに存在するため会議管理サーバ３０から会議室端末９０と通信することは困難である。このため、サーバ通信部９１はポーリング（定期的に会議管理サーバ３０と通信する）やＷｅｂＳｏｃｋｅｔなどの通信技術で会議管理サーバ３０と通信する。サーバ通信部９１からの通信がない場合、会議室設定情報ＤＢ４９８に接続断が登録される。サーバ通信部９１はＨＴＴＰなどの通信プロトコルで通信すればよく、通信プロトコルは特に制限しない。

本実施形態のサーバ通信部９１は予約情報を受信し、チェックイン時に、端末装置通信部９２が端末装置６０から受信した会議識別情報、手で入力された会議識別情報、又は、端末装置の識別情報を会議管理サーバ３０に送信する。また、サーバ通信部９１は会議管理サーバ３０から制御情報を受信する場合もある。

端末装置通信部９２は端末装置６０と通信する。本実施形態では会議識別情報や端末装置６０の識別情報等を受信する。

電子機器通信部９５は、電子機器７０と通信する。本実施形態ではサーバ通信部９１が受信した制御情報を電子機器７０に送信する。

表示制御部９４はディスプレイ４１８に端末アプリ９０ａが生成する画面を表示する。この画面はチェックイン、チェックアウトなどが可能な待ち受け画面である。会議識別情報の入力画面を表示する場合がある。操作受付部９３は会議室端末９０に対する各種の操作を受け付ける。

端末認証部９６は、入力された管理者パスワードが正しいか否かに基づいて端末アプリへの管理者のログインを認証する。会議室に配置された会議室端末９０は、不特定の参加者により操作可能であるため、認証機能がないと初期設定を変更されるおそれがあるためである。

撮像部９７は主にＱＲコード（登録商標。以下、省略する）を撮像する。会議管理サーバ３０から取得して登録端末５０が表示するＱＲコード（初期設定用のＱＲコード、又は、会議識別情報のＱＲコード）がＣＭＯＳセンサ４１３の画角に入るように会議室端末９０を操作すると、撮像部９７はＱＲコードを認識して自動的に画像データを生成する。デコード部９８は、撮像部９７が撮像したＱＲコードをデコードして次述の通信設定情報又は会議識別情報を復元する。なお、初期設定用のＱＲコードは、登録端末５０が会議管理サーバ３０から取得して表示するものであり、会議室設定情報ＤＢ４９８の情報が含まれている。

設定記録部９８−２は、デコード部９８がデコードした通信設定情報（会議室ＩＤ、認証キー、サーバＵＲＬ、会議室名称）を記憶部９９に記憶させる。

予約情報要求部９８−３は、予約情報を取得する定期的なタイミングになるとサーバ通信部９１を介して会議室ＩＤと認証キーを繰り返し会議管理サーバ３０に送信する。この応答として、予約情報要求部９８−３はサーバ通信部９１を介して予約情報を取得する。予約情報は変更があった場合にだけ取得すればよい。タイミングは数秒〜数分ごとの周期である。周期が短い方が早期に予約情報を更新できるが、通信負荷も高くなるため、両者を考量して決定される。本実施形態では例えば３０秒とする。また、サーバ通信部９１を介して少なくとも当日の会議室６の会議管理情報（予約情報）等を受信できる。

また、会議室端末９０は記憶部９９を有している。記憶部９９は図５のＲＯＭ４０２及びＥＥＰＲＯＭ４０４等により実現される。記憶部９９には会議室ＩＤ９９１、認証キー９９２、サーバＵＲＬ９９３、会議室名称９９４、端末ＩＤ９９５、管理者パスワード９９６、及び、電子機器７０のＩＰアドレス９９７が記憶されている。

端末ＩＤ９９５は会議室端末９０の識別情報である。端末ＩＤは１つの会議室で決まった数以上の会議室端末９０が会議管理サーバ３０に接続することを抑制するため、会議管理サーバ３０が会議室端末９０を識別するために使用される。端末ＩＤは例えば端末アプリのＵＵＩＤ（Universally Unique Identifier）、ＭＡＣアドレスなど、一意性があればよい。ＵＵＩＤは特定の管理がなくても全世界で２つ以上のアイテムが同じ値を持つことがない一意な識別子である。

管理者パスワード９９６は端末アプリ９０ａのインストール時又は初回の起動時に管理者が設定する。電子機器７０のＩＰアドレス９９７は必要に応じて管理者が設定する。

＜予約情報の登録時の動作又は処理＞
次に、以上の構成と図８とを用いて予約者が会議室を予約する手順を説明する。図８は会議室の予約から待ち受け画面の表示までを説明するシーケンス図の一例である。

S1：予約者は端末装置６０を操作して予約管理サーバ２０に接続させ、ユーザ情報ＤＢ２９２を用いた認証を受ける。認証が成功した場合、所定のＷｅｂページ又は専用アプリで会議の開始時刻、終了時刻、会議室、会議名などを設定して会議室を予約する。端末装置６０の通信部６１ａはこれら予約情報を予約管理サーバ２０に送信する。

S1.1：予約管理サーバ２０の通信部２１は予約情報を受信して、予約情報管理部２２が予約情報ＤＢ２９１に予約情報を登録する。

S1.2：予約管理サーバ２０の通信部２１は予約情報に変更があるとその旨を予約者のドメインなどと共に会議管理サーバ３０に通知する。

S1.3：会議管理サーバ３０の予約情報取得部３３は定期的に又は予約管理サーバ２０からの通知に応じて、予約管理サーバ２０に顧客を識別するドメインを指定して予約情報を要求する（認証のために会議管理サーバ３０のライセンス情報も含まれる）。

S1.4：予約管理サーバ２０の通信部２１は要求を受信して、予約情報管理部２２が予約情報ＤＢ２９１から取得した、指定されたドメインを有する予約者の予約情報を会議管理サーバ３０に送信する。

S1.5：会議管理サーバ３０の予約情報取得部３３は予約情報を取得し、会議管理情報ＤＢ４９３に登録する。予約情報取得部３３は、取得した予約情報ごとに会議識別情報を発行して、会議識別情報ＤＢ４９４に登録する。

S1.6：会議管理サーバ３０の会議情報通知部３７は、対応付情報ＤＢ４９１から予約者又は参加者を検出し、チャットサーバ１０におけるグループを特定する情報を特定して、チャットサーバ１０に予約完了（会議識別情報を含む）を通知する。これにより、チャットサーバ１０のテキスト処理部１２はグループを特定する情報で特定されるグループ（ワークスペースのチャンネル）に同報的に会議識別情報を通知する。予約情報を含めるとよい。なお、通知は電子メールで行われてもよい。予約者又は参加者は、会議室端末９０へのチェックイン時に、必要に応じて会議識別情報を入力する。

S2：会議室端末９０の予約情報要求部９８−３は定期的に又は参加者の操作に応じて、認証キー９９２と会議室ＩＤ９９１を指定しサーバＵＲＬ９９３を宛先にして予約情報を会議管理サーバ３０に要求する。会議管理サーバ３０の受信部３１ｂは要求を受信して、会議室設定情報ＤＢ４９８に認証キーと会議室ＩＤの組が登録されている場合、会議室ＩＤで特定される会議室の予約情報（会議管理情報）を会議管理情報ＤＢ４９３から取得して、会議室端末９０に送信する。

S3：会議室端末９０のサーバ通信部９１は予約情報を受信し、表示制御部９４が予約情報を待ち受け画面に表示する。待ち受け画面の一例を図９〜図１１に示す。

＜待ち受け画面＞
図９〜図１１を用いて、会議室端末９０が表示する予約情報について説明する。
図９は、現在、会議室が空き室の場合に、会議室端末９０が表示する待ち受け画面Iの一例を示す。図９の待ち受け画面Iには、現在の状況欄５６１、会議室名称欄５６２、会議名欄５６３、開始時刻欄５６４、終了時刻欄５６５、利用開始ボタン５６６、及び、この後の予約欄５６７、等が表示されている。

現在の状況欄５６１は、現在、会議室がどのような状況かを示す。会議室端末９０の表示制御部９４は、予約情報のステータスを現在の状況欄５６１に表示する。現在の時刻に予約されている予約情報がない場合は、表示制御部９４は現在の状況欄５６１に「空室」（次の予約のチェックインが可能になるまで）又は「入室待ち」（次の予約のチェックインが可能になった後）と表示する。

会議室名称欄５６２には記憶部９９に記憶されている会議室名称が表示される。会議名欄５６３には予約情報に含まれる会議名を表示する。次の予約のチェックインが可能になるまで、表示制御部９４は会議名欄５６３に「予約はありません」と表示する。

開始時刻欄５６４、終了時刻欄５６５には予約情報に含まれる開始時刻、終了時刻をそれぞれ表示する。図９では予約がない時間帯の待ち受け画面なので、最後の会議の終了時刻が開始時刻欄５６４に、次の会議の開始時刻が終了時刻欄５６５にそれぞれ表示されている。

この後の予約欄５６７には、予約情報にしたがって、現在よりも後に予約されている各会議の開始時刻と終了時刻を表示する。利用開始ボタン５６６は、現在の状況欄５６１が「空室」の場合に表示される。会議室を予約していなくても、ユーザが利用開始ボタン５６６を押下することで、会議室の利用を開始できる。このボタンの押下は会議管理サーバ３０を介して予約管理サーバ２０に送信され、予約情報が生成されて会議室のステータスが変更される。ステータスの変更は、会議室端末９０が予約情報を受信することで待ち受け画面にも反映される。

図１０は、現在、会議室が空き室だが、次の会議の開始時刻まで所定時間内の場合に、会議室端末９０が表示する待ち受け画面IIの一例を示す。図１０の待ち受け画面IIでは、現在の状況欄５６１に「入室待ち」と表示され、入室ボタン５６８が表示されている。入室待ちとはチェックイン待ちに相当する。また、予約者名欄５７０に予約者が表示されている。表示制御部９４は予約情報のステータスが「チェックイン待ち」などに変わると「入室待ち」と表示し、入室ボタン５６８を表示する。

例えば、開始時刻の１０分前になると、ステータスが「チェックイン待ち」などに変わるので、表示制御部９４は「入室待ち」と表示して、チェックインを許可する。つまり、予約者はチェックインが可能になる。また、決まった時刻までに会議室端末９０がチェックイン要求を送信しないと、チェックインが検出されないと会議管理サーバ３０のリソース管理部３８が判断し、自動でキャンセルする。このため、表示制御部９４は自動でキャンセルされるまでの時間５６９をカウントダウンし、現在の状況欄５６１に表示する。自動でキャンセルされる時間は例えば、開始時刻の１０分経過後である。

入室ボタン５６８は、ユーザがチェックインするためのボタンである。このボタンを押下すると、予約者は会議識別情報の入力することができる。また、入室ボタン５６８の下方には「スマートデバイスを会議室端末９０の右側にかざしてください」というメッセージ５７２が表示されている。入室待ちになると、予約者は会議識別情報の入力する代わりに、端末装置６０を会議室端末９０にかざすことができる。端末装置６０の識別情報が会議室端末９０に送信される。あるいは、入室ボタン５６８が押下されると、会議室端末９０が端末装置６０との通信を開始してもよい。

予約者名欄５７０には予約者情報が表示される。この予約者は予約情報に含まれるアカウントでもよいし、会議管理サーバ３０から予約者の氏名又はニックネームが送信されてもよい。また、予約者の写真や予約者を表すキャラクターを表示してよい。

図１１は、現在、会議室が使用中の場合に、会議室端末９０が表示する待ち受け画面IIIの一例を示す。図１１の待ち受け画面IIIでは、現在の状況欄５６１に「使用中」と表示され（使用中である旨）、退室ボタン５７１が表示されている。予約者が会議識別情報を入力するか又は端末装置６０をかざし、会議管理サーバ３０がチェックインを許可すると、会議管理情報ＤＢ４９３のステータスが「チェックイン済み」になる。会議室端末９０が予約情報を受信することで、表示制御部９４はステータスがチェックイン済みになったことを検出する。表示制御部９４はチェックアウトするまで、現在の状況欄５６１に「使用中」と表示し、退室ボタン５７１を表示する。また、表示制御部９４は終了時刻までの時間をカウントダウンし、現在の状況欄５６１に表示する。退室ボタン５７１は、予約者がチェックアウトするためのボタンである。このボタンを押下すると、チェックアウト要求が会議管理サーバ３０に送信され、会議管理サーバ３０のリソース管理部３８が会議管理情報ＤＢ４９３のステータスを「チェックアウト済み」に更新する。会議室端末９０が予約情報を受信することで、表示制御部９４は現在の状況欄５６１に「空き室」又は「入室待ち」と表示する。

なお、図９〜図１１に表示される情報を会議室端末９０が予約情報に基づいて生成するのでなく、会議管理サーバ３０が生成して会議室端末９０が表示してもよい。この場合、会議室端末９０はブラウザソフトウェアを実行することで、会議管理サーバ３０が会議室端末９０の待ち受け画面の全体を制御できる。

＜端末装置の識別情報を用いたチェックイン＞
次に、図１２を用いて、予約者又は参加者が端末装置６０の識別情報を用いて会議室端末９０にチェックインする場合の手順を説明する。図１２は、予約者又は参加者が端末装置６０の識別情報を会議室端末９０に送信してチェックインする場合の処理又は動作を示すシーケンス図の一例である。

S11：図１１に示したように、会議室端末９０は入室待ち状態になっているものとする。待ち受け画面IIが表示されている。

S12：予約者又は参加者は、端末装置６０を操作して会議アプリ６０ｂを起動させ、チェックインのための画面を表示する。

S13：チェックインのための画面を表示する場合、端末装置６０の端末通信部６８は端末装置６０の識別情報を生成していない場合には、端末通信部６８が端末装置６０の識別情報を生成して記憶部６９に保存する。端末装置６０の識別情報は一度生成すれば記憶部６９に保存された状態となるので、次回の画面の表示時は生成する必要はない。

S14：予約者又は参加者が端末装置６０を会議室端末９０にかざす（接近させる）。

S15：端末装置６０と会議室端末９０が通信を開始して、端末通信部６８が会議室端末９０に端末装置６０の識別情報を送信する。したがって、ユーザの手動による情報の入力を受け付けることなく、端末通信部６８が会議室端末９０に端末装置６０の識別情報を送信できる。

S16：会議室端末９０の端末装置通信部９２は端末装置６０の識別情報を受信し、サーバ通信部９１が端末装置６０の識別情報を用いた認証要求のため（チェックイン要求に相当する）、端末装置６０の識別情報、会議室ＩＤ、及び予約ＩＤ（チェックイン待ちになっている予約情報の予約ＩＤ）を会議管理サーバ３０に送信する。

まず、端末装置６０の識別情報がユーザアカウント情報ＤＢ４９９に記憶されていない場合を説明する。会議管理サーバ３０のリソース管理部３８は、端末装置６０の識別情報をユーザアカウント情報ＤＢ４９９で検索し、見つからない場合には、認証失敗(デバイス識別子が未登録)を会議室端末９０に返す。なお、この処理の詳細を図１６にて説明する。

S17：会議室端末９０のサーバ通信部９１は認証失敗を受信したので、端末装置通信部９２がいったん端末装置６０の識別情報を記憶部９９に保存しておく。

S18：次に、表示制御部９４が会議識別情報の入力画面を表示する。図１３に入力画面の一例を示す。

S19：予約者又は参加者は、チャットサーバ１０などから通知された会議識別情報を入力画面に入力する。会議室端末９０の操作受付部９３が会議識別情報を受け付ける。端末装置６０は無線で会議識別情報を会議室端末９０に送信してもよい。

S20：会議室端末９０のサーバ通信部９１は、入力された会議識別情報と保存しておいた端末装置６０の識別情報を指定して会議識別情報の検証要求（チェックイン要求に相当）を会議管理サーバ３０に送信する。

S21：会議管理サーバ３０の受信部３１ｂは会議識別情報と端末装置６０の識別情報とを受信し、識別情報登録部３９が受け取った会議識別情報を検証する。詳細を図１７にて説明する。

S22：会議識別情報が正当なものであるという検証に成功すると、識別情報登録部３９は端末装置６０の識別情報と会議管理情報ＤＢ４９３から取得した予約者アカウント（参加者の場合は参加者アカウント）を対応付けてユーザアカウント情報ＤＢ４９９に登録する。

S23：また、会議識別情報を検証できたので、リソース管理部３８は会議室ＩＤとチェックイン待ちになっている会議の予約情報をチェックイン済み状態へ移行させる。すなわち、チェックインを許可する。会議管理サーバ３０の送信部３１ａは検証成功（したがってチェックイン成功の通知でもある）を会議室端末９０に送信する。

S24：会議室端末９０のサーバ通信部９１は検証成功を受信し、表示制御部９４は待ち受け画面IIIに変更する。チェックイン済みに変更された予約情報を受信した時に変更してもよい。

S25：一方、会議識別情報が正当なものであると検証できない場合（検証の失敗）、会議管理サーバ３０の送信部３１ａは、検証失敗を会議室端末９０に送信する。

S26：会議室端末９０は検証失敗を受信したので、表示制御部９４が、再度、会議識別情報の入力画面を表示して、予約者又は参加者が正しい会議識別情報を入力するのを待つ。

次に、端末装置６０の識別情報がユーザアカウント情報ＤＢ４９９に記憶されている場合を説明する。

S27：会議管理サーバ３０のリソース管理部３８は、端末装置６０の識別情報をユーザアカウント情報ＤＢ４９９で検索し、見つかった場合、ユーザ名を特定する。リソース管理部３８はこのユーザ名を予約者アカウント又は参加予定者アカウントに持つ予約情報を会議管理情報ＤＢ４９３で特定し、チェックイン待ちになっている場合には予約情報をチェックイン済み状態へ移行させる。したがって、会議識別情報が会議室端末９０から送信されたか否かによって会議室の利用を許可するか否かを決定するリソース管理部３８は、会議識別情報が会議室端末９０から送信されなくても、端末装置６０の識別情報に基づいて会議室の利用を許可するか否かを決定できる。

S28：会議管理サーバ３０の送信部３１ａはチェックイン成功を会議室端末９０に送信する。

S29：会議室端末９０のサーバ通信部９１はチェックイン成功を受信し、表示制御部９４は待ち受け画面IIIに変更する。チェックイン済みに変更された予約情報を受信した時に変更してもよい。

＜＜会議識別情報の入力画面＞＞
図１３は、会議室端末９０が表示する会議識別情報の入力画面３００の一例である。会議識別情報の入力画面３００は会議識別情報の入力欄３０１と送信ボタン３０２を有している。予約者が会議識別情報を入力して送信ボタン３０２を押下すると、操作受付部９３が受け付けてサーバ通信部９１が会議管理サーバ３０に会議識別情報を送信できる。

＜＜端末装置が表示する画面の遷移＞＞
図１４、図１５を用いて端末装置６０が表示する画面の遷移について説明する。まず、図１４（ａ）は、端末装置６０が表示するホーム画面３１０であり、会議アプリ６０ｂのアイコン３１１を含むアプリの一覧が表示されている。

図１４（ｂ）は、会議アプリ６０ｂが起動した場合に表示されるチェックイン画面３２０である。例えば図１２のステップS12で表示される。チェックイン画面３２０は「会議室にチェックイン」というメッセージ３２１、待ち受け画面のサムネイル３２５、「スマートデバイスを会議室端末にかざすことでその会議室にチェックイン（入室）することができます」というメッセージ３２２、設定ボタン３２４、及び、次へボタン３２３を有している。したがって、ユーザはこの端末装置６０を会議室端末９０にかざせばよいことを把握できる。ユーザが次へボタン３２３を押下すると、図１５（ａ）の検索中画面３３０が表示される。

図１５（ａ）は検索中画面３３０の一例を示す。例えば図１２のステップS14で表示される。検索中画面３３０は、「会議室端末を検索中」というメッセージ３３１、及び、キャンセルボタン３３２を有している。図１４（ｂ）の次へボタン３２３の押下により端末装置６０は会議室端末９０の検索を開始する。検索とはBluetooth Low Energy（登録商標）のアドバタイズパケットを受信して会議アプリ６０ｂに登録されているＩＤを受信できるかどうかを判断することをいう。端末装置６０が会議室端末９０と通信を開始すると、図１５（ｂ）の通信中画面に遷移する。

図１５（ｂ）は通信中画面３４０の一例を示す。例えば図１２のステップS15で表示される。通信中画面３４０は、端末装置６０が会議室端末９０と通信していることを示す画面である。この状態で、端末装置６０の識別情報が端末装置６０から会議室端末９０に送信される。通信が終わると図１４（ｂ）のチェックイン画面３２０に戻る。

＜＜端末装置の識別情報を受信した会議管理サーバの処理又は動作＞＞
図１６は、端末装置６０の識別情報を受信した会議管理サーバ３０の処理又は動作を説明するフローチャート図の一例である。図１２で説明したように、ステップS16で端末装置の識別情報、会議室ＩＤ、及び、予約ＩＤが会議管理サーバ３０に送信されている。

リソース管理部３８は端末装置６０の識別情報でユーザアカウント情報ＤＢ４９９を検索し、ユーザ名を特定する（Ｓ１０１）。

ユーザアカウント情報ＤＢ４９９に端末装置６０の識別情報が登録されていない場合、リソース管理部３８は認証失敗(デバイス識別子が未登録)を会議室端末９０に送信する（Ｓ１０２）。この場合、端末装置６０の識別情報の登録処理に進む。

ユーザアカウント情報ＤＢ４９９に端末装置６０の識別情報が登録されている場合、リソース管理部３８はユーザアカウント情報ＤＢ４９９で特定されたユーザ名を予約者アカウントとする会議管理情報ＤＢ４９３の予約情報のうちチェックイン待ち状態の予約情報を会議管理情報ＤＢから特定する（Ｓ１０３）。ユーザアカウント情報ＤＢ４９９で特定されたユーザ名を参加予定者アカウントとする参加者のチェックインを認めることもできる。

ユーザ名と同じ予約者アカウントを特定できない又はチェックイン待ち状態でないなど、予約情報を特定できない場合、リソース管理部３８は特定失敗（予約されている会議なし）を会議室端末９０に送信する（Ｓ１０４）。この場合は、その旨のメッセージが会議室端末９０に表示され、ユーザは現在時刻に予約していないこと（チェックインする必要がないこと）が分かる。

ユーザアカウント情報ＤＢ４９９で特定されたユーザ名を予約者アカウントとする会議管理情報ＤＢ４９３の予約情報のうちチェックイン待ち状態の予約情報を会議管理情報ＤＢから特定できた場合、リソース管理部３８はステップＳ１０３で特定した予約情報をチェック済み状態に変更する（Ｓ１０５）。

そして、会議管理サーバ３０の送信部３１ａは認証成功（チェックイン成功）を会議室端末９０に送信する（Ｓ１０６）。

なお、仮に予約管理サーバ２０が同じ時間帯に複数の会議室を同じユーザが予約することを許可している場合がある。この場合、ステップＳ１０３では複数の予約情報が特定される場合がある。しかし、会議室端末９０は端末装置の識別情報と共に会議室ＩＤ又は予約ＩＤを会議管理サーバ３０に送信するので、会議管理サーバ３０はチェックイン待ちの予約情報を特定できる。

＜＜端末装置の識別情報の登録処理＞＞
図１７は、会議識別情報を受信した会議管理サーバ３０が端末装置６０の識別情報を登録する処理又は動作を説明するフローチャート図の一例である。図１２で説明したように、ステップS20で会議識別情報と端末装置の識別情報が会議管理サーバ３０に送信されている。

まず、識別情報登録部３９は会議識別情報ＤＢ４９４に、会議室端末９０から受信した会議識別情報が登録されているか否かを判断する。そして、登録されている場合は、会議識別情報に対応付けられている会議室ＩＤを取得し、この会議室ＩＤで予約されている予約情報を会議管理情報ＤＢ４９３から特定する（Ｓ２０１）。同じ会議室ＩＤで複数の予約情報が登録されている場合が生じうるので、識別情報登録部３９はチェックイン待ちの予約情報を特定する。そして、この予約情報から予約者アカウントを取得する。

予約者アカウントを取得できない場合（会議識別情報が登録されていない、チェックイン待ちの予約情報がない）、予約者がこの会議室を予約した予約者であると推定できないので、会議管理サーバ３０の送信部３１ａは検証失敗を会議室端末９０に送信する（Ｓ２０２）。

予約者アカウントを取得できた場合、予約者がこの会議室を現在の時間帯に予約した予約者であると推定できるので、会議管理サーバ３０の識別情報登録部３９はユーザアカウント情報ＤＢ４９９に端末装置６０の識別情報と会議管理情報ＤＢ４９３から取得した予約者アカウント（ユーザ名）を対応付けて登録する（Ｓ２０３）。

こうすることで、予約者がチェックイン待ちの会議室で会議識別情報を入力すると、予約者が保持する端末装置６０の識別情報を会議管理サーバ３０に登録でき、次回のチェックインでは、端末装置６０を会議室端末９０にかざすだけでチェックインできる。

なお、ユーザアカウント情報ＤＢ４９９では、１ユーザに複数の端末装置６０の識別情報を登録してもよいし、１ユーザに１つだけ端末装置６０の識別情報を登録してもよい（毎回、上書き更新する）。

＜ユーザ操作による端末装置の識別情報の登録＞
図１７ではチェックインのタイミングで端末装置６０の識別情報を登録する方法を説明したが、ユーザが任意のタイミングで端末装置６０の識別情報を登録することもできる。まず、端末装置６０が表示する画面の遷移を説明する。

図１８は、ユーザが任意のタイミングで端末装置６０の識別情報を会議管理サーバ３０に登録する場合の画面の遷移例を示す図である。図１８（ａ）は図１４（ｂ）と同じチェックイン画面３２０である。図１４（ｂ）のチェックイン画面３２０でユーザは設定ボタン３２４を押下する。これにより、図１８（ｂ）の選択メニュー画面３５０が表示される。

図１８（ｂ）は選択メニュー画面３５０の一例を示す。選択メニュー画面３５０は認証情報の登録ボタン３５１、及び、ショートカット作成ボタン３５２を有している。認証情報の登録ボタン３５１は、端末装置６０の識別情報とユーザ名を登録するためのボタンであり、ショートカット作成ボタン３５２は会議室端末認証機能のみを切り出したショートカットをホーム画面に作成するためのボタンである。登録ボタン３５１が押下されると図１８（ｃ）の認証情報入力画面３６０に遷移する。

図１８（ｃ）は認証情報入力画面３６０の一例である。認証情報入力画面３６０は、サーバ名欄３６１、ポート番号欄３６２、ユーザ名欄３６３、パスワード欄３６４、及び、登録ボタン３６５を有している。サーバ名欄３６１は会議管理サーバ３０のドメイン名（ホスト名）やＩＰアドレスが入力される。ポート番号欄３６２は例えばＨＴＴＰ通信の８０やＨＴＴＰｓの４４３でよい。ユーザ名欄３６３には予約者アカウントと同じユーザの識別情報が入力される。パスワード欄３６４は会議管理サーバ３０がユーザを認証するための情報である。

登録ボタン３６５の押下により、端末装置６０の識別情報、ユーザ名、及び、パスワードが会議管理サーバ３０に送信される。会議管理サーバ３０は表１（ｂ）と同様のユーザ情報を有しており、認証が成功すると、識別情報登録部３９は、端末装置６０の識別情報、及び、ユーザ名をユーザアカウント情報ＤＢ４９９に登録する。

なお、ユーザは、会議管理サーバ３０に自分のメールアドレス宛にメールを送信させ、メールに記載のＵＲＬにアクセスし、ユーザ名及びパスワードを入力してもよい。この場合も認証が成功すると識別情報登録部３９は端末装置６０の識別情報、及び、ユーザ名をユーザアカウント情報ＤＢ４９９に登録する。

＜＜情報処理装置の処理又は動作＞＞
図１９は、端末装置６０の識別情報、ユーザ名、及び、パスワードを受信した情報処理装置が行う登録処理を説明するフローチャート図の一例である。

識別情報登録部３９はユーザ名、及び、パスワードに基づいてユーザを認証する（Ｓ３０１）。ユーザ名、及び、パスワードがユーザ情報ＤＢ２９２と同様のＤＢに記憶されているか否かを判断する（Ｓ３０２）。

認証が成功しない場合、識別情報登録部３９はエラーを通知するメッセージを端末装置６０に送信する（Ｓ３０３）。したがって、端末装置６０の表示制御部６６は認証情報入力画面３６０にエラーを表すメッセージを表示する。

認証が成功した場合、識別情報登録部３９は端末装置６０の識別情報とユーザ名をユーザアカウント情報ＤＢ４９９に登録する（Ｓ３０４）。

ステップＳ３０４において、例えば、一人のユーザが１つしか端末装置６０の識別情報をユーザアカウント情報ＤＢ４９９に登録できない場合は、識別情報登録部３９はすでに同じ予約者アカウントがユーザアカウント情報ＤＢ４９９に登録されているか否かを判断する（Ｓ３０５）。

すでに同じ予約者アカウントがユーザアカウント情報ＤＢ４９９に登録されている場合、識別情報登録部３９はエラーを通知するメッセージを端末装置６０に送信する（Ｓ３０７）。したがって、端末装置６０の表示制御部６６は図１８（ｃ）の認証情報入力画面３６０にエラーを表すメッセージを表示する。

端末装置６０の識別情報を登録できた場合、識別情報登録部３９は登録完了を通知するメッセージを端末装置６０に送信する（Ｓ３０６）。したがって、端末装置６０の表示制御部６６は図１８（ａ）のチェックイン画面３２０に登録完了を表すメッセージを表示する。

このように、ユーザは任意のタイミングで端末装置６０の識別情報を登録することもできる。

＜主な効果＞
以上説明したように、本実施形態のリソース予約システム１００では、ユーザが自身の所有する端末装置６０を会議室端末９０にかざすだけで、チェックインができるようになる。また、端末装置６０を会議室端末９０にかざすことで端末装置６０の識別情報を会議管理サーバ３０に登録でき、次回からは端末装置６０を会議室端末９０にかざすだけで、チェックインができるようになる。

＜その他の適用例＞
以上、本発明を実施するための最良の形態について実施例を用いて説明したが、本発明はこうした実施例に何等限定されるものではなく、本発明の要旨を逸脱しない範囲内において種々の変形及び置換を加えることができる。

例えば、会議管理サーバ３０は複数、存在してもよいし、会議管理サーバ３０の機能が複数のサーバに分散されていてもよい。また、予約管理サーバ２０と会議管理サーバ３０が一体でもよい。

また、実施例に記載された装置群は、本明細書に開示された実施形態を実施するための複数のコンピューティング環境のうちの１つを示すものにすぎない。ある実施形態では、会議管理サーバ３０は、サーバクラスタといった複数のコンピューティングデバイスを含む。複数のコンピューティングデバイスは、ネットワークや共有メモリなどを含む任意のタイプの通信リンクを介して互いに通信するように構成されており、本明細書に開示された処理を実施する。

更に、会議管理サーバ３０は、開示された処理ステップ、例えば図８、図１２を様々な組み合わせで共有するように構成できる。例えば、所定のユニットによって実行されるプロセスは、会議管理サーバ３０が有する複数の情報処理装置によって実行され得る。また、会議管理サーバ３０は、１つのサーバ装置にまとめられていても良いし、複数の装置に分けられていても良い。

また、本実施形態のリソース予約システム１００はＷｅｂサービスとも称することができる。Ｗｅｂサービスとはインターネット関連技術を応用して提供される各種のサービスである。例えば、会議室貸し出しサービス、各種のレンタルサービスが挙げられる。Ｗｅｂサービスを利用するシステムを利用システムという。

また、以上の実施例で示した図６，図７などの構成例は、リソース予約システム１００の処理の理解を容易にするために、主な機能に応じて分割したものである。しかし、各処理単位の分割の仕方や名称によって本願発明が制限されることはない。リソース予約システム１００は、処理内容に応じて更に多くの処理単位に分割することもできる。また、１つの処理単位が更に多くの処理を含むように分割することもできる。

上記で説明した実施形態の各機能は、一又は複数の処理回路によって実現することが可能である。ここで、本明細書における「処理回路」とは、電子回路により実装されるプロセッサのようにソフトウェアによって各機能を実行するようプログラミングされたプロセッサや、上記で説明した各機能を実行するよう設計されたASIC(Application Specific Integrated Circuit)、DSP（digital signal processor）、FPGA（field programmable gate array）や従来の回路モジュール等のデバイスを含むものとする。

１０ チャットサーバ
２０ 予約管理サーバ
３０ 会議管理サーバ
５０ 登録端末
６０ 端末装置
７０ 電子機器
９０ 会議室端末
１００ リソース予約システム

特許6309362号公報

Claims (9)

1. 予約されているリソースの利用要求を受け付ける情報処理装置と、端末装置と通信できる情報処理端末と、を有するリソース予約システムであって、
   前記情報処理端末は、
   前記端末装置から受信した端末装置の識別情報を、前記情報処理装置に送信する通信部を有し、
   前記情報処理装置は、
   前記情報処理端末から送信された前記端末装置の識別情報に基づいて予約されているリソースの利用を許可するか否かを決定するリソース管理部を有することを特徴とするリソース予約システム。
2. 前記情報処理端末は、
   前記リソースの利用を許可する旨の通知を受信した場合、前記リソースが使用中である旨を表示することを特徴とする請求項１に記載のリソース予約システム。
3. 前記情報処理端末は、
   ユーザの手動による情報の入力を受け付けることなく、前記端末装置から受信した前記端末装置の識別情報を、前記情報処理装置に送信することを特徴とする請求項１又は２に記載のリソース予約システム。
4. 前記リソース管理部は、予め保持する前記リソースの予約を識別する識別情報が前記情報処理端末から送信されたか否かによって前記リソースの利用を許可するか否かを決定するものであり、
   前記リソースの予約を識別する識別情報が前記情報処理端末から送信されなくても、前記情報処理端末から送信された前記端末装置の識別情報に基づいてリソースの利用を許可するか否かを決定することを特徴とする請求項３に記載のリソース予約システム。
5. 前記リソース管理部は、前記情報処理端末から送信された前記端末装置の識別情報に対応付けられている前記端末装置のユーザの識別情報を第一の記憶部から取得し、
   前記ユーザの識別情報に対応付けられている前記リソースの予約情報であって、予約の開始時刻から所定時間内の前記予約情報が第二の記憶部に登録されている場合、前記リソースの利用を許可すると決定することを特徴とする請求項１〜４のいずれか１項に記載のリソース予約システム。
6. 前記情報処理端末から送信された前記端末装置の識別情報が前記第一の記憶部に記憶されていない場合、
   前記情報処理装置は、
   前記リソースの予約を識別する識別情報を前記情報処理端末に要求し、
   前記情報処理端末に入力された前記リソースの予約を識別する識別情報を受信し、
   前記リソースの予約を識別する識別情報で特定された前記予約情報が、予約の開始時刻から所定時間内の場合、前記予約情報の予約者として登録されている前記ユーザの識別情報と前記端末装置の識別情報とを前記第一の記憶部に登録することを特徴とする請求項５に記載のリソース予約システム。
7. 前記リソースの予約を識別する識別情報で特定される前記予約情報が、予約の開始時刻から所定時間内の場合、
   前記リソース管理部は、前記リソースの利用を許可すると決定することを特徴とする請求項６に記載のリソース予約システム。
8. 前記情報処理装置から前記リソースの予約を識別する識別情報を要求された前記情報処理端末は、
   前記リソースの予約を識別する識別情報の入力画面を表示し、前記リソースの予約を識別する識別情報の入力を受け付け、
   前記情報処理装置に送信することを特徴とする請求項６に記載のリソース予約システム。
9. 予約されているリソースの利用要求を受け付ける情報処理装置と、端末装置と通信できる情報処理端末と、を有するリソース予約システムが行うリソース利用方法であって、
   前記情報処理端末は、前記端末装置から受信した端末装置の識別情報を、前記情報処理装置に送信し、
   前記情報処理装置は、前記情報処理端末から送信された前記端末装置の識別情報に基づいて予約されているリソースの利用を許可するか否かを決定することを特徴とするリソース利用方法。

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