JP4360197B2 - データ送信装置、データ送信方法、データ送信プログラム、およびデータ送信プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体 - Google Patents

Description

本発明は、データ送信装置、データ送信方法、データ送信プログラム、およびデータ送信プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体に関する。

近年、電子メールは、個人的な用途あるいはビジネス用途を問わず、広く利用されている。また、電子メールを利用する際のユーザの利便性を考慮して、電子メールの本文には、送信者の会社名、部名、課名、名前、電話番号などの予め登録された署名情報がユーザの指示により設定され得る。また、ユーザは、予め登録されている複数の署名情報の中から、宛先に応じた適切な署名情報を選択することも可能である。

さらに、電子メールアドレスと署名情報とを関連付けてテーブルに登録しておき、作成された電子メールの宛先（電子メールアドレス）に応じてテーブルを参照することにより、自動的に署名情報を選択して当該署名情報を電子メールの本文に挿入する技術が知られている（特許文献１参照）。これにより、ユーザが誤った署名情報を選択してしまう事態を防止できる。
特開２００３−６１１６号公報

しかしながら、上記特許文献１に記載の技術においては、電子メールアドレスと署名情報とを関連付けたテーブル（関連テーブル）を予め登録しておく必要がある。しかも、選択可能な宛先の追加、あるいは送信者の所属組織名や電話番号の変更などの事態が生じた場合、関連テーブルの内容は修正されなければならない。このため、メンテナンス作業が煩雑であるばかりか、関連テーブル修正前の署名情報が使用されるおそれもある。

また、ユーザは、一般に、電子メールの本文の先頭部分に、受信者の会社名、部名、課名、名前などの宛名情報を書き込むことが多いが、かかる宛名情報の作成が煩雑であるという問題もある。上記特許文献１に記載の技術は、このような宛名情報の作成に関する課題については何ら配慮していない。

本発明は、上記した課題を解決するためになされたものであり、本発明の目的は、関連テーブルを予め登録しなくても、署名情報または宛名情報を誤りなく自動的に設定し得るデータ送信装置、データ送信方法、データ送信プログラム、およびデータ送信プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体を提供することである。

本発明の目的は、下記する手段により達成される。

（１）データの送信者であるユーザが所属する組織の各階層における組織名の情報を含む第１情報を取得するとともに、データの受信者であるユーザが所属する組織の各階層における組織名の情報を含む第２情報を取得する取得手段と、前記取得手段により取得された第１情報および第２情報における対応する階層同士の組織名が一致するか否かを比較する比較手段と、前記比較手段の比較結果に基づき、前記第１情報と前記第２情報とで組織名が相違する最上位の階層以下の階層の組織名の情報を、前記データの受信者に通知するための前記送信者の情報として決定する決定手段と、前記第１情報のうちの前記決定手段により決定された前記階層の組織名の情報を前記送信者の情報として含む署名情報を自動的に作成する作成手段と、を有することを特徴とするデータ送信装置。
（２）前記取得手段は、前記第１情報および前記第２情報のうち少なくとも一方を、ネットワークを介して接続された外部装置から取得することを特徴とする上記（１）に記載のデータ送信装置。

（３）前記データ送信装置は、電子メール送信装置であり、前記第１情報は前記送信者の電子メールアドレスに対応して与えられる情報であり、前記第２情報は前記受信者の電子メールアドレスに対応して与えられる情報であり、前記取得手段は、前記送信者および前記受信者の電子メールアドレスに基づき、前記階層構造の情報を含む前記第１情報および前記第２情報をそれぞれ取得することを特徴とする上記（１）に記載のデータ送信装置。

（４）前記取得手段は、前記第１情報および前記第２情報のうち少なくとも一方を、ネットワークを介して接続された外部装置から取得することを特徴とする上記（３）に記載のデータ送信装置。

（５）前記取得手段は、ユーザ認証された前記送信者に関する第１情報を取得することを特徴とする上記（１）に記載のデータ送信装置。

（６）前記第１情報および前記第２情報は、組織外用の連絡番号と組織内用の連絡番号とを含むことを特徴とする上記（１）に記載のデータ送信装置。

（７）前記比較手段は、上位の階層から順に、前記第１情報および第２情報における対応する階層同士で比較を行うことを特徴とする上記（１）に記載のデータ送信装置。

（８）データの送信者であるユーザが所属する組織の各階層における組織名の情報を含む第１情報を取得するとともに、データの受信者であるユーザが所属する組織の各階層における組織名の情報を含む第２情報を取得する取得手段と、前記取得手段により取得された第１情報および第２情報における対応する階層同士の組織名が一致するか否かを比較する比較手段と、前記比較手段の比較結果に基づき、前記第１情報と前記第２情報とで組織名が相違する最上位の階層以下の階層の組織名の情報を、前記データの受信者に通知するための前記受信者の情報として決定する決定手段と、前記第２情報のうちの前記決定手段により決定された前記階層の組織名の情報を前記受信者の情報として含む宛名情報を自動的に作成する作成手段と、を有することを特徴とするデータ送信装置。

（９）前記取得手段は、前記第１情報および前記第２情報のうち少なくとも一方を、ネットワークを介して接続された外部装置から取得することを特徴とする上記（８）に記載のデータ送信装置。

（１０）前記データ送信装置は、電子メール送信装置であり、前記第１情報は前記送信者の電子メールアドレスに対応して与えられる情報であり、前記第２情報は前記受信者の電子メールアドレスに対応して与えられる情報であり、前記取得手段は、前記送信者および前記受信者の電子メールアドレスに基づき、前記階層構造の情報を含む前記第１情報および前記第２情報をそれぞれ取得することを特徴とする上記（８）に記載のデータ送信装置。

（１１）前記取得手段は、前記第１情報および前記第２情報のうち少なくとも一方を、ネットワークを介して接続された外部装置から取得することを特徴とする上記（１０）に記載のデータ送信装置。

（１２）前記取得手段は、ユーザ認証が行われた前記送信者に関する第１情報を取得することを特徴とする上記（８）に記載のデータ送信装置。

（１３）前記比較手段は、上位の階層から順に、前記第１情報および第２情報における対応する階層同士で比較を行うことを特徴とする上記（８）に記載のデータ送信装置。

（１４）取得手段が、データの送信者であるユーザが所属する組織の各階層における組織名の情報を含む第１情報を取得するとともに、データの受信者であるユーザが所属する組織の各階層における組織名の情報を含む第２情報を取得する取得ステップと、比較手段が、前記取得ステップにおいて取得された第１情報および第２情報における対応する階層同士の組織名が一致するか否かを比較する比較ステップと、決定手段が、前記比較ステップにおける比較結果に基づき、前記第１情報と前記第２情報とで組織名が相違する最上位の階層以下の階層の組織名の情報を、前記データの受信者に通知するための前記送信者の情報として決定する決定ステップと、作成手段が、前記第１情報のうちの前記決定ステップにおいて決定された前記階層の組織名の情報を前記送信者の情報として含む署名情報を自動的に作成する作成ステップと、を有することを特徴とするデータ送信方法。

（１５）取得手段が、データの送信者であるユーザが所属する組織の各階層における組織名の情報を含む第１情報を取得するとともに、データの受信者であるユーザが所属する組織の各階層における組織名の情報を含む第２情報を取得する取得ステップと、比較手段が、前記取得ステップにおいて取得された第１情報および第２情報における対応する階層同士の組織名が一致するか否かを比較する比較ステップと、決定手段が、前記比較ステップにおける比較結果に基づき、前記第１情報と前記第２情報とで組織名が相違する最上位の階層以下の階層の組織名の情報を、前記データの受信者に通知するための前記受信者の情報として決定する決定ステップと、作成手段が、前記第２情報のうちの前記決定ステップにおいて決定された前記階層の組織名の情報を前記受信者の情報として含む宛名情報を自動的に作成する作成ステップと、を有することを特徴とするデータ送信方法。

（１６）データの送信者であるユーザが所属する組織の各階層における組織名の情報を含む第１情報を取得するとともに、データの受信者であるユーザが所属する組織の各階層における組織名の情報を含む第２情報を取得する取得手順と、前記取得手順において取得された第１情報および第２情報における対応する階層同士の組織名が一致するか否かを比較する比較手順と、前記比較手順における比較結果に基づき、前記第１情報と前記第２情報とで組織名が相違する最上位の階層以下の階層の組織名の情報を、前記データの受信者に通知するための前記送信者の情報として決定する決定手順と、前記第１情報のうちの前記決定手段により決定された前記階層の組織名の情報を前記送信者の情報として含む署名情報を自動的に作成する作成手順と、をコンピュータに実行させるためのデータ送信プログラム。

（１７）データの送信者であるユーザが所属する組織の各階層における組織名の情報を含む第１情報を取得するとともに、データの受信者であるユーザが所属する組織の各階層における組織名の情報を含む第２情報を取得する取得手順と、前記取得手順において取得された第１情報および第２情報における対応する階層同士の組織名が一致するか否かを比較する比較手順と、前記比較手順における比較結果に基づき、前記第１情報と前記第２情報とで組織名が相違する最上位の階層以下の階層の組織名の情報を、前記データの受信者に通知するための前記受信者の情報として決定する決定手順と、前記第２情報のうちの前記決定手順において決定された前記階層の組織名の情報を前記受信者の情報として含む宛名情報を自動的に作成する作成手順と、をコンピュータに実行させるためのデータ送信プログラム。

（１８）上記（１６）または（１７）に記載のデータ送信プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体。

本発明によれば、送信元として受信者に通知するための送信者の情報である署名情報、または宛先として受信者に通知するための受信者の情報である宛名情報は、データの送信者であるユーザが所属する組織の各階層における組織名の情報を含む第１情報と当該データの受信者であるユーザが所属する組織の各階層における組織名の情報を含む第２情報とを参照することによって、適切な内容に変化させられる。これにより、従来のように関連テーブルを予め登録する必要がなく、しかも署名情報または宛名情報を、誤りなく自動的に設定することが可能となる。

以下、本発明の実施の形態を、図面を参照して詳細に説明する。

図１は、本発明の一実施形態にかかるデータ送信装置を含むデータ送信システムの全体構成を示すブロック図である。図１に示すデータ送信システムは、データ送信装置としてのＭＦＰ（Ｍｕｌｔｉ−Ｆｕｎｃｔｉｏｎ Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌ）１００と、メールサーバ２００と、ＬＤＡＰ（Ｌｉｇｆｔｗｅｉｇｈｔ Ｄｉｒｅｃｔｏｒｙ Ａｃｃｅｓｓ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）サーバ３００と、認証サーバ４００と、パーソナルコンピュータ（以下、「パソコン」という）５００とを備え、これらの機器はネットワーク６００を介して相互に通信可能に接続されている。なお、ネットワーク６００に接続される機器の種類および台数は、図１に示す例に限定されない。

図２は、図１に示されるＭＦＰの構成を示すブロック図である。図２に示すＭＦＰ１００は、制御部１０１、記憶部１０２、画像読取部１０３、画像処理部１０４、操作パネル１０５、印刷部１０６、およびネットワークインタフェース１０７を含み、これらは信号を遣り取りするためのバス１０８を介して相互に接続されている。

ＭＦＰ１００は、たとえばパソコン５００からの指示により印刷を行うプリント機能、原稿を複写するコピー機能、および原稿をスキャンして読み取った画像データを電子メールに添付して送信するスキャン機能を備えている。

制御部１０１は、プログラムにしたがって上記各部の制御および各種演算処理を行う。記憶部１０２は、たとえばＲＯＭ、ＲＡＭ、およびハードディスクから構成されており、各種プログラム、および各種データが格納されるとともに、プログラムを実行するための作業領域として一時的に使用され得る。

画像読取部１０３は、原稿を読み取ることによって画像データを得る。画像読取部１０３は、原稿に光源で光を当ててその反射光を光電変換するためのＣＣＤ等の受光素子、および原稿を所定の読取位置まで搬送するための自動原稿搬送装置（ＡＤＦ）を備えている。

画像処理部１０４は、画像データの形式をデータ送信の形式に変換するフォーマット変換を実行する。フォーマット変換の項目としては、たとえば圧縮方式および書類フォーマットがあり、それぞれ送信者によって指定され得る。圧縮方式としては、たとえば、ＭＨ（Modified Huffman）方式、ＭＲ（Modified Read）方式、およびＭＭＲ（Modified Modified Read）方式が挙げられる。書類フォーマットとしては、たとえば、画像用のファイル形式であるＴＩＦＦ（Tagged Image File Format）、および文書表示用のファイル形式であるＰＤＦ（Portable Document Format）が挙げられる。

操作パネル１０５は、各種情報の表示および各種指示の入力に使用される。図６に示すように、操作パネル１０５は、液晶表示部１１１、テンキー１１２、コピーモードキー１１３とスキャナモードキー１１４とからなる機能切り換えキー、および、複写あるいはスキャンを開始するためのスタートキー１１５を有する。印刷部１０６は、電子写真式プロセス等の周知の作像プロセスを用いて各種データを用紙などの記録材上に印刷する。

ネットワークインタフェース１０７は、ネットワーク６００を介して他の機器と通信するためのインタフェースであり、イーサネット（登録商標）、トークンリング、ＦＤＤＩ等の規格が用いられる。

なお、ネットワーク６００は、図示しない通信ネットワークに接続されている。この通信ネットワークは、電話網、ＩＳＤＮ、パケット交換網等の公衆網、およびＬＡＮ、ＷＡＮ、インターネット等のネットワークを含むものである。したがって、ＭＦＰ１００は、ネットワーク６００上の機器のみならず、通信ネットワークを介して各種の機器と通信可能である。

メールサーバ２００は、電子メールの送受信のための通信サービスを提供し得るサーバコンピュータであり、例えば、ＳＭＴＰおよびＰＯＰを利用するものである。

ＬＤＡＰサーバ３００は、ネットワークを利用するユーザの電子メールアドレスや環境に関する情報を管理するサービス（ディレクトリサービス）を提供し得るサーバコンピュータである。ＬＤＡＰサーバ３００は、たとえばユーザ名から、電子メールアドレスなどの情報を検索し得る。ユーザ名は、ユーザの識別符号である。このＬＤＡＰサーバ３００には、データの受信者に関する階層構造のユーザ情報が格納される。したがって、ＬＤＡＰサーバ３００は、たとえばユーザ名あるいは電子メールアドレスから、受信者のユーザ情報を検索することができる。

認証サーバ４００は、ユーザ認証、すなわちユーザ（ここでは送信者）が「利用を許可された当人である」ことを認証するためのサーバコンピュータである。認証サーバ４００は、ユーザ名、およびパスワードを一括管理する。この認証サーバ４００には、データの送信者に関する階層構造のユーザ情報が格納される。したがって、認証サーバ４００は、たとえばユーザ名あるいは電子メールアドレスから、送信者のユーザ情報を検索することができる。

パソコン５００は、特定のユーザが利用するコンピュータであり、たとえばＭＦＰ１００から送信された電子メールをメールサーバ２００経由で受信することができる。

次に、図３〜図１６を参照して、ＭＦＰ１００におけるデータ送信処理について説明する。なお、図３〜図５のフローチャートにより示されるアルゴリズムは、ＭＦＰ１００の記憶部１０２にプログラムとして記憶されており、制御部１０１によって実行される。

まず、ＭＦＰ１００が起動されると、図６に示すように、液晶表示部１１１に初期画面としてコピーモードにおけるコピー画面が表示される（Ｓ１０１）。コピー画面は、ソートなどの仕上げ方法を指定するための仕上げ指定欄１２１、複写倍率を指定するための倍率指定欄１２２、用紙の種類（サイズ）を指定するための用紙指定欄１２３を有する。ユーザは、指定欄１２１〜１２３を通してコピー条件の指定が可能である。なお、コピー画面が表示されている場合において、原稿がセットされた状態でスタートキー１１５が押下されると、当該原稿に基づいて印刷処理が行われる。

ステップＳ１０２では、スキャナモードキー１１４が押下されることによりスキャナモードが選択されたか否かが判断される。スキャナモードが選択されない場合（Ｓ１０２でＮＯ）、コピー画面が表示されたまま待機する。

スキャナモードが選択された場合（Ｓ１０２でＹＥＳ）、図７に示すように、液晶表示部１１１にユーザ認証画面が表示される（Ｓ１０３）。ユーザ認証画面は、ユーザ名の入力を受け付けるためのユーザ名入力ボックス１３１、パスワードの入力を受け付けるためのパスワード入力ボックス１３２を有する。

ユーザが文字キー１３３およびテンキー１１２を操作してユーザ名およびパスワードを入力し、認証ボタン１３４を押下することにより、ユーザ認証データの入力が受け付けられる（Ｓ１０４）。なお、ユーザ認証画面が表示された状態でユーザによる何らの操作も行われずに所定時間経過した場合、コピー画面に戻る。あるいは、ユーザの設定にしたがってログイン画面に戻ってもよい。

続いて、ユーザ認証されたか否かが判断される（Ｓ１０５）。具体的には、ＭＦＰ１００は、認証サーバ４００にユーザ認証データを送信し、ユーザ認証データに対応するユーザが、利用を許可されたユーザとして登録されているか否かを問い合わせる。かかるユーザ認証を行うことにより、複数のユーザが操作可能なネットワークスキャナとしてＭＦＰ１００が使用される場合に、送信者を特定することができる。したがって、大容量の画像データを特定の者に送りつけるなどの悪意のある利用を防止できる。

ユーザ認証されない場合（Ｓ１０５でＮＯ）、ステップＳ１０４に戻って、再度ユーザ認証データの入力を受け付ける。なお、終了ボタン１３５が押下されると、初期画面であるコピー画面（図６参照）に戻る。

ユーザ認証された場合（Ｓ１０５でＹＥＳ）、図８に示すように、液晶表示部１１１に宛先直接指定画面が表示される（Ｓ１０６）。宛先直接指定画面は、宛先の名称の入力ボックス１４１、宛先の電子メールアドレスの入力ボックス１４２、および返信用の電子メールアドレスの入力ボックス１４３を有する。

ここで、ユーザが文字キー１３３およびテンキー１１２を操作して宛先の名称、宛先の電子メールアドレス、および返信用の電子メールアドレスを入力し、ＯＫボタン１３７を押下することにより、原稿を読み取った画像データが添付された電子メールを送信することができる。この場合、ステップＳ１１３に進んで、直接指定された宛先が、確定された宛先に設定される。

以下においては、図８に示す宛先直接指定画面のＬＤＡＰ検索ボタン１３６がユーザにより押下されることにより、ＬＤＡＰ検索処理の選択を受け付けた場合について説明する（Ｓ１０７）。

ＬＤＡＰ検索処理の選択が受け付けられると、図９に示すように、液晶表示部１１１にＬＤＡＰ検索画面が表示される（Ｓ１０８）。ＬＤＡＰ検索画面は、検索条件となるキーワードの入力ボックス１５１〜１５４を有する。ユーザは、たとえば、ユーザ名、電子メールアドレス、姓、および名の各項目において、それぞれキーワードを入力することができる。

ユーザが文字キー１３３およびテンキー１１２を操作してキーワードを入力し、検索ボタン１５５を押下することにより、検索キーワードの入力が受け付けられる（Ｓ１０９）。

続いて、検索結果として該当するユーザ情報が存在するか否かが判断される（Ｓ１１０）。具体的には、ＭＦＰ１００は、ＬＤＡＰサーバ３００に検索キーワードを送信し、該当するユーザ情報が存在するか否かを問い合わせる。

検索結果として該当するユーザ情報が存在しない場合（Ｓ１１０でＮＯ）、ステップＳ１０９に戻って、再度検索キーワードの入力を受け付ける。なお、検索中止ボタン１５６が押下されると、ＬＤＡＰ検索処理が終了させられる。

検索結果として該当するユーザ情報が存在する場合（Ｓ１１０でＹＥＳ）、図１０に示すように、液晶表示部１１１に検索結果１６１が一覧表示される（Ｓ１１１）。

検索結果１６１の中の適当な部分がユーザによりタッチされることにより、宛先の選択が受け付けられる（Ｓ１１２）。続いて、「宛先設定」ボタン１６３がユーザにより押下されることにより、ユーザにより選択された宛先が、確定された宛先に設定される（Ｓ１１３）。

なお、「ワンタッチ登録」ボタン１６２が押下されると、ステップＳ１１２で選択が受け付けられた宛先が、ワンタッチボタンとして登録される。このワンタッチボタンは、たとえば図８に示す宛先直接指定画面に含まれる。したがって、ステップＳ１０６で宛先直接指定画面のワンタッチボタンが押下された場合、ステップＳ１１３に進んで、押下されたワンタッチボタンに対応する宛先が、確定された宛先に設定される。

宛先が確定されると、電子メールの本文（メッセージ）を作成するためのメール本文作成処理が行われる（Ｓ１１４）。このメール本文作成処理の詳細については後述する。

電子メールの本文が作成された後、図１１に示すように、送信モード設定画面が表示され、解像度、圧縮方式、および書類フォーマットからなる送信モードの設定が行われる（Ｓ１１５）。送信モード設定画面は、４００ｄｐｉ（ｄｏｔｓ ｐｅｒ ｉｎｃｈ）などの解像度を指定するための解像度指定欄１７１、ＭＲなどの圧縮方式を指定するための圧縮方式指定欄１７２、およびＴＩＦＦなどの書類フォーマットを指定するための書類フォーマット指定欄１７３を有する。なお、送信モードは、受信者のユーザ情報に基づいて自動的に設定されてもよい。自動的に設定された送信モードは、各指定欄１７１〜１７３の中の適当な部分がユーザによりタッチされることにより変更可能である。

そして、原稿がセットされた状態でスタートキー１１５が押下されると、当該原稿が読み取られ、読み取った画像データが添付された電子メールが送信される（Ｓ１１６）。

次に、図５を参照して、図４のステップＳ１１４におけるメール本文作成処理について説明する。

まず、ＭＦＰ１００は、認証サーバ４００から、送信者のユーザ情報を取得する（Ｓ２０１）。送信者のユーザ情報は、認証サーバ４００において、送信者の電子メールアドレスに対応して与えられる。ただし、送信者のユーザ情報は、送信者のユーザ名などの他の情報に対応して与えられてもよい。

続いて、ＭＦＰ１００は、ＬＤＡＰサーバ３００から、受信者のユーザ情報を取得する（Ｓ２０２）。受信者のユーザ情報は、ＬＤＡＰサーバ３００において、受信者の電子メールアドレスに対応して与えられる。ただし、受信者のユーザ情報は、受信者のユーザ名などの他の情報に対応して与えられてもよい。

ＬＤＡＰサーバ３００および認証サーバ４００には、たとえば図１２に示すようなユーザ情報が格納されている。ユーザ情報は、前述したように階層構造をなしており、たとえば会社名、部名、課名、グループ名、および姓名などのユーザが所属する組織の階層構造の情報を含む。なお、組織の階層構造の内容は適宜変更され得る。また、ユーザ情報はユーザ名を含む。さらに、ユーザ情報は、社員番号および連絡番号を含んでもよい。連絡番号としては、たとえば電話番号、電子メールアドレス、およびファクシミリ（ＦＡＸ）番号が挙げられる。連絡番号は、組織外用の連絡番号と組織内用の連絡番号とからなる。組織外用の連絡番号にはたとえば電話の外線番号が含まれ、組織内用の連絡番号にはたとえば電話の内線番号が含まれる。

ステップＳ２０３では、送信者のユーザ情報および受信者のユーザ情報の会社名が一致しているか否かが判断される。両ユーザ情報の会社名が一致していない場合（Ｓ２０３でＮＯ）、両ユーザ情報の間で相違する階層である会社名以下の階層を宛名情報および署名情報の階層として決定し、宛名情報および署名情報に、会社名以下の階層の情報である会社名、部名、課名、グループ名、および名前（姓名）が設定される（Ｓ２０４）。ここで、宛名情報は、電子メールの本文の先頭部分に配置され、宛先として受信者に通知するための受信者の情報である。また、署名情報は、電子メールの本文の末尾部分に配置され、送信元（差出人）として受信者に通知するための受信者の情報である。

両ユーザ情報の会社名が一致している場合（Ｓ２０３でＹＥＳ）、両ユーザ情報の部名が一致しているか否かが判断される（Ｓ２０５）。両ユーザ情報の部名が一致していない場合（Ｓ２０５でＮＯ）、両ユーザ情報の間で相違する階層である部名以下の階層を宛名情報および署名情報の階層として決定し、宛名情報および署名情報に、部名以下の階層の情報である部名、課名、グループ名、および名前（姓名）が設定される（Ｓ２０６）。

両ユーザ情報の部名が一致している場合（Ｓ２０５でＹＥＳ）、両ユーザ情報の課名が一致しているか否かが判断される（Ｓ２０７）。両ユーザ情報の課名が一致していない場合（Ｓ２０７でＮＯ）、両ユーザ情報の間で相違する階層である課名以下の階層を宛名情報および署名情報の階層として決定し、宛名情報および署名情報に、課名以下の階層の情報である課名、グループ名、および名前（姓名）が設定される（Ｓ２０８）。

両ユーザ情報の課名が一致している場合（Ｓ２０７でＹＥＳ）、両ユーザ情報のグループ名が一致しているか否かが判断される（Ｓ２０９）。両ユーザ情報のグループ名が一致していない場合（Ｓ２０９でＮＯ）、両ユーザ情報の間で相違する階層であるグループ名以下の階層を宛名情報および署名情報の階層として決定し、宛名情報および署名情報に、グループ名以下の階層の情報であるグループ名、および名前（姓名）が設定される（Ｓ２１０）。

両ユーザ情報のグループ名が一致している場合（Ｓ２０９でＹＥＳ）、宛名情報および署名情報に、名前（姓名）が設定される（Ｓ２１１）。

宛名情報および署名情報が設定された後、宛名情報および署名情報を含む電子メールの本文が作成される（Ｓ２１２）。

こうして、送信者のユーザ情報と受信者のユーザ情報とで相違する階層が、宛名情報および署名情報の階層として決定される。また、送信者のユーザ情報のうちの決定された階層の情報に基づいて署名情報が作成され、受信者のユーザ情報のうちの決定された階層の情報に基づいて宛名情報が作成される。

なお、たとえば宛先がユーザの入力により直接指定された場合であってステップＳ２０２において宛先に対応するユーザ情報が得られないときには、ステップＳ２０３〜Ｓ２１１がスキップされて、ステップＳ２１２において、宛名情報が作成されずにすべての階層の情報を含む署名情報が作成されてもよい。

図１３は、送信者のユーザ情報および受信者のユーザ情報の会社名が相違する場合の電子メールの印刷出力例を示す図である。図１３に示すように、印刷出力例７００における電子メールの本文７１０は、会社名以下の階層の情報を有する宛名情報７１１および署名情報７１３と、コメント情報７１２とから構成される。

ここで、宛名情報７１１および署名情報７１３以外の部分であるコメント情報７１２には、予め設定された内容が記述される。

また、署名情報７１３には、好ましくは、送信者の連絡番号が挿入される。これにより、電子メールを受け取った受信者の便宜が図られる。この場合、受信者のさらなる便宜のため、送信者のユーザ情報および受信者のユーザ情報の会社名が一致していないときには組織外用の連絡番号が挿入され、両ユーザ情報の会社名が一致しているときには組織内用の連絡番号が挿入されてもよい。

図１４は、両ユーザ情報の部名が相違する場合の電子メールの印刷出力例を示す図である。図１４に示すように、印刷出力例７００ａにおける電子メールの本文７１０ａは、部名以下の階層の情報を有する宛名情報７１１ａおよび署名情報７１３ａと、コメント情報７１２とから構成される。

図１５は、両ユーザ情報の課名が相違する場合の電子メールの印刷出力例を示す図である。図１５に示すように、印刷出力例７００ｂにおける電子メールの本文７１０ｂは、課名以下の階層の情報を有する宛名情報７１１ｂおよび署名情報７１３ｂと、コメント情報７１２とから構成される。

図１６は、両ユーザ情報のグループ名が相違する場合の電子メールの印刷出力例を示す図である。図１６に示すように、印刷出力例７００ｃにおける電子メールの本文７１０ｃは、グループ名以下の階層の情報を有する宛名情報７１１ｃおよび署名情報７１３ｃと、コメント情報７１２とから構成される。

なお、図１３〜図１６においては、説明の便宜上、送信者および受信者の所属部署を変化させている。

このように本実施形態によれば、ＭＦＰ１００は、データの送信者に関する階層構造のユーザ情報と当該データの受信者に関する階層構造のユーザ情報とを取得し、送信者のユーザ情報と受信者のユーザ情報とを比較した比較結果に応じて、宛名情報および署名情報の階層を決定し、当該決定結果に応じて宛名情報および署名情報を作成する。

したがって、宛名情報および署名情報は、データの送信者と受信者のユーザ情報を参照することによって、適切な内容に変化させられる。これにより、従来のように関連テーブルを予め登録する必要がなく、しかも署名情報および宛名情報を、誤りなく自動的に設定することが可能となる。

本発明は、上記した実施形態のみに限定されるものではなく、特許請求の範囲内において、種々改変することができる。

たとえば、上記実施形態では、宛名情報および署名情報の双方が設定され得るが、両情報のうちの少なくとも一方が設定され得る構成であってもよい。

また、上記実施形態では、データ送信装置としてＭＦＰが使用されているが、本発明は、スキャン機能のみを有するネットワークスキャナなどの他のデータ送信装置にも適用可能である。さらには、本発明は、スキャン機能を有していなくてもデータの送信機能を有するたとえばパソコンにも適用可能である。また、データ送信方法は、電子メールを利用する方法に必ずしも限定されるものではなく、本発明は、署名情報あるいは宛名情報を含ませることができる任意のデータ送信方法に適用可能である。

また、上記実施形態では、送信者のユーザ情報と受信者のユーザ情報とは、ネットワークを介して接続された外部装置である認証サーバ４００およびＬＤＡＰサーバ３００からそれぞれ取得されるが、ＭＦＰ１００が認証サーバ４００およびＬＤＡＰサーバ３００のうちの少なくとも一方の機能を併せ持っていてもよい。

本発明によるデータ送信装置における各種処理を行う手段および方法は、専用のハードウェア回路、またはプログラムされたコンピュータのいずれによっても実現することが可能である。上記プログラムは、たとえばフレキシブルディスクやＣＤ−ＲＯＭなどのコンピュータ読み取り可能な記録媒体によって提供されてもよいし、インターネット等のネットワークを介してオンラインで提供されてもよい。この場合、コンピュータ読み取り可能な記録媒体に記録されたプログラムは、通常、ハードディスク等の記憶部に転送されて記憶される。また、上記プログラムは、単独のアプリケーションソフトとして提供されてもよいし、データ送信装置の一機能としてその装置のソフトウェアに組み込まれてもよい。

本発明の一実施形態にかかるデータ送信装置を含むデータ送信システムの全体構成を示すブロック図である。 図１に示されるＭＦＰの構成を示すブロック図である。 ＭＦＰにおけるデータ送信処理の手順を示すフローチャートである。 図３から続く、ＭＦＰにおけるデータ送信処理の手順を示すフローチャートである。 ステップＳ１１４におけるメール本文作成処理の手順を示すフローチャートである。 液晶表示部にコピー画面が表示されている操作パネルを示す図である。 液晶表示部にユーザ認証画面が表示されている操作パネルを示す図である。 液晶表示部に宛先直接指定画面が表示されている操作パネルを示す図である。 液晶表示部にＬＤＡＰ検索画面が表示されている操作パネルを示す図である。 液晶表示部に検索結果が一覧表示されている操作パネルを示す図である。 液晶表示部に送信モード設定画面が表示されている操作パネルを示す図である。 ユーザ情報の一例を示す図である。 両ユーザ情報の会社名が相違する場合の電子メールの印刷出力例を示す図である。 両ユーザ情報の部名が相違する場合の電子メールの印刷出力例を示す図である。 両ユーザ情報の課名が相違する場合の電子メールの印刷出力例を示す図である。 両ユーザ情報のグループ名が相違する場合の電子メールの印刷出力例を示す図である。

符号の説明

１００ ＭＦＰ、
１０１ 制御部、
１０２ 記憶部、
１０３ 画像読取部、
１０４ 画像処理部、
１０５ 操作パネル、
１０６ 印刷部、
１０７ ネットワークインタフェース、
１０８ バス、
２００ メールサーバ、
３００ ＬＤＡＰサーバ、
４００ 認証サーバ、
５００ パソコン、
６００ ネットワーク、
７１１、７１１ａ〜７１１ｃ 宛名情報、
７１３、７１３ａ〜７１３ｃ 署名情報。

Claims (18)

1. データの送信者であるユーザが所属する組織の各階層における組織名の情報を含む第１情報を取得するとともに、データの受信者であるユーザが所属する組織の各階層における組織名の情報を含む第２情報を取得する取得手段と、
   前記取得手段により取得された第１情報および第２情報における対応する階層同士の組織名が一致するか否かを比較する比較手段と、
   前記比較手段の比較結果に基づき、前記第１情報と前記第２情報とで組織名が相違する最上位の階層以下の階層の組織名の情報を、前記データの受信者に通知するための前記送信者の情報として決定する決定手段と、
   前記第１情報のうちの前記決定手段により決定された前記階層の組織名の情報を前記送信者の情報として含む署名情報を自動的に作成する作成手段と、
   を有することを特徴とするデータ送信装置。
2. 前記取得手段は、前記第１情報および前記第２情報のうち少なくとも一方を、ネットワークを介して接続された外部装置から取得することを特徴とする請求項１に記載のデータ送信装置。
3. 前記データ送信装置は、電子メール送信装置であり、
   前記第１情報は前記送信者の電子メールアドレスに対応して与えられる情報であり、前記第２情報は前記受信者の電子メールアドレスに対応して与えられる情報であり、
   前記取得手段は、前記送信者および前記受信者の電子メールアドレスに基づき、前記階層構造の情報を含む前記第１情報および前記第２情報をそれぞれ取得することを特徴とする請求項１に記載のデータ送信装置。
4. 前記取得手段は、前記第１情報および前記第２情報のうち少なくとも一方を、ネットワークを介して接続された外部装置から取得することを特徴とする請求項３に記載のデータ送信装置。
5. 前記取得手段は、ユーザ認証された前記送信者に関する第１情報を取得することを特徴とする請求項１に記載のデータ送信装置。
6. 前記第１情報および前記第２情報は、組織外用の連絡番号と組織内用の連絡番号とを含むことを特徴とする請求項１に記載のデータ送信装置。
7. 前記比較手段は、上位の階層から順に、前記第１情報および第２情報における対応する階層同士で比較を行うことを特徴とする請求項１に記載のデータ送信装置。
8. データの送信者であるユーザが所属する組織の各階層における組織名の情報を含む第１情報を取得するとともに、データの受信者であるユーザが所属する組織の各階層における組織名の情報を含む第２情報を取得する取得手段と、
   前記取得手段により取得された第１情報および第２情報における対応する階層同士の組織名が一致するか否かを比較する比較手段と、
   前記比較手段の比較結果に基づき、前記第１情報と前記第２情報とで組織名が相違する最上位の階層以下の階層の組織名の情報を、前記データの受信者に通知するための前記受信者の情報として決定する決定手段と、
   前記第２情報のうちの前記決定手段により決定された前記階層の組織名の情報を前記受信者の情報として含む宛名情報を自動的に作成する作成手段と、
   を有することを特徴とするデータ送信装置。
9. 前記取得手段は、前記第１情報および前記第２情報のうち少なくとも一方を、ネットワークを介して接続された外部装置から取得することを特徴とする請求項８に記載のデータ送信装置。
10. 前記データ送信装置は、電子メール送信装置であり、
    前記第１情報は前記送信者の電子メールアドレスに対応して与えられる情報であり、前記第２情報は前記受信者の電子メールアドレスに対応して与えられる情報であり、
    前記取得手段は、前記送信者および前記受信者の電子メールアドレスに基づき、前記階層構造の情報を含む前記第１情報および前記第２情報をそれぞれ取得することを特徴とする請求項８に記載のデータ送信装置。
11. 前記取得手段は、前記第１情報および前記第２情報のうち少なくとも一方を、ネットワークを介して接続された外部装置から取得することを特徴とする請求項１０に記載のデータ送信装置。
12. 前記取得手段は、ユーザ認証が行われた前記送信者に関する第１情報を取得することを特徴とする請求項８に記載のデータ送信装置。
13. 前記比較手段は、上位の階層から順に、前記第１情報および第２情報における対応する階層同士で比較を行うことを特徴とする請求項８に記載のデータ送信装置。
14. 取得手段が、データの送信者であるユーザが所属する組織の各階層における組織名の情報を含む第１情報を取得するとともに、データの受信者であるユーザが所属する組織の各階層における組織名の情報を含む第２情報を取得する取得ステップと、
    比較手段が、前記取得ステップにおいて取得された第１情報および第２情報における対応する階層同士の組織名が一致するか否かを比較する比較ステップと、
    決定手段が、前記比較ステップにおける比較結果に基づき、前記第１情報と前記第２情報とで組織名が相違する最上位の階層以下の階層の組織名の情報を、前記データの受信者に通知するための前記送信者の情報として決定する決定ステップと、
    作成手段が、前記第１情報のうちの前記決定ステップにおいて決定された前記階層の組織名の情報を前記送信者の情報として含む署名情報を自動的に作成する作成ステップと、
    を有することを特徴とするデータ送信方法。
15. 取得手段が、データの送信者であるユーザが所属する組織の各階層における組織名の情報を含む第１情報を取得するとともに、データの受信者であるユーザが所属する組織の各階層における組織名の情報を含む第２情報を取得する取得ステップと、
    比較手段が、前記取得ステップにおいて取得された第１情報および第２情報における対応する階層同士の組織名が一致するか否かを比較する比較ステップと、
    決定手段が、前記比較ステップにおける比較結果に基づき、前記第１情報と前記第２情報とで組織名が相違する最上位の階層以下の階層の組織名の情報を、前記データの受信者に通知するための前記受信者の情報として決定する決定ステップと、
    作成手段が、前記第２情報のうちの前記決定ステップにおいて決定された前記階層の組織名の情報を前記受信者の情報として含む宛名情報を自動的に作成する作成ステップと、
    を有することを特徴とするデータ送信方法。
16. データの送信者であるユーザが所属する組織の各階層における組織名の情報を含む第１情報を取得するとともに、データの受信者であるユーザが所属する組織の各階層における組織名の情報を含む第２情報を取得する取得手順と、
    前記取得手順において取得された第１情報および第２情報における対応する階層同士の組織名が一致するか否かを比較する比較手順と、
    前記比較手順における比較結果に基づき、前記第１情報と前記第２情報とで組織名が相違する最上位の階層以下の階層の組織名の情報を、前記データの受信者に通知するための前記送信者の情報として決定する決定手順と、
    前記第１情報のうちの前記決定手段により決定された前記階層の組織名の情報を前記送信者の情報として含む署名情報を自動的に作成する作成手順と、
    をコンピュータに実行させるためのデータ送信プログラム。
17. データの送信者であるユーザが所属する組織の各階層における組織名の情報を含む第１情報を取得するとともに、データの受信者であるユーザが所属する組織の各階層における組織名の情報を含む第２情報を取得する取得手順と、
    前記取得手順において取得された第１情報および第２情報における対応する階層同士の組織名が一致するか否かを比較する比較手順と、
    前記比較手順における比較結果に基づき、前記第１情報と前記第２情報とで組織名が相違する最上位の階層以下の階層の組織名の情報を、前記データの受信者に通知するための前記受信者の情報として決定する決定手順と、
    前記第２情報のうちの前記決定手順において決定された前記階層の組織名の情報を前記受信者の情報として含む宛名情報を自動的に作成する作成手順と、
    をコンピュータに実行させるためのデータ送信プログラム。
18. 請求項１６または請求項１７に記載のデータ送信プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体。

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