JP2010002964A - ファイル管理サーバ、ファイル管理方法及びファイル管理プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】ファイルへのアクセス権を容易に設定可能なファイル管理サーバを提供する。
【解決手段】電子メールに、ファイル管理サーバに登録したいデータを記載したファイル，アクセス権を設定するユーザの名刺を映し出した名刺画像を添付する。ファイル管理サーバでは、電子メールに添付ファイルがあれば（Ｓ１：ＹＥＳ，Ｓ２：ＹＥＳ）、宛先のメールアドレスからプロジェクトを判断する（Ｓ３）。単添付処理（Ｓ５）や複数添付処理（Ｓ６）で、添付ファイルから名刺画像が切り出され、データが登録ファイルＤＢに記憶される。そして、名刺画像から名前が抽出され（Ｓ７）、抽出された名前がプロジェクトのメンバーの名前であれば（Ｓ８：ＹＥＳ）、名刺画像から抽出された名前のユーザにアクセス権が設定され（Ｓ９）、プロジェクトの管理者もアクセス権者とされる（Ｓ１０）。電子メールの送信元に登録完了の電子メールが送信される（Ｓ１１）。
【選択図】図８

Description

本発明は、ファイル管理サーバ、ファイル管理方法及びファイル管理プログラムに関するものであり、詳細には、ファイルへのアクセス権を設定可能なファイル管理サーバ、ファイル管理方法及びファイル管理プログラムに関するものである。

近年、パーソナルコンピュータ（以下、「ＰＣ」という）の普及により、ＰＣで処理可能なファイル（例えば、テキストデータ、ＨＴＭＬデータ、ＸＭＬデータ、ワープロソフトや表計算ソフト用のデータ、画像データ、動画データ、音声データのファイル）の利用が不可欠となっている。そこで、業務を遂行するにあたって、ＰＣで処理可能なファイルを、共に働く者で共有する必要が生じてくる。また、近年、ＳＯＨＯ（Ｓｍａｌｌ Ｏｆｆｉｃｅ／Ｈｏｍｅ Ｏｆｆｉｃｅ）という就労形態が広がっており、従来のように、共に働く者が同じ場所で働くのではなく、遠隔地に点在した者達が共に働くことがある。特に、このような状況の中では、ネットワーク上でのファイルの共有が不可欠となっている。そこで、オンラインストレージと呼ばれるファイル保管のための記憶領域を貸し出すサービスが提供されている。このようなサービスでは、特定のユーザのみにファイルへのアクセスを許可するために、ファイルごとにパスワードを設定したり、ファイルごとにアクセスを許可するユーザのＩＤを指定したり、許可したユーザにファイルへアクセスするための情報（例えば、ＵＲＬ、ＵＲＬ及びパスワード）を通知したりしている。また、特許文献１に記載のファイル管理システムでは、文書（ファイルに相当）ごとに管理用のパスワードとアクセス用のパスワードとを設定し、セキュリティーを高めている。
特開２００２−２８８０４３号公報

しかしながら、特許文献１に記載のファイル管理システムでは、文書を新規に登録する際には、パスワードを入力する必要があり、設定したパスワードを文書にアクセスしてよいユーザに知らせる手間がかかるという問題点がある。また、従来のオンラインストレージサービスにおいても、ファイルを提供したユーザが、ファイルごとにパスワードを設定したり、ファイルごとにアクセスを許可するユーザを指定したりする手間がかかるという問題点がある。

本発明は、上述の問題点を解決するためになされたものであり、ファイルへのアクセス権を容易に設定可能なファイル管理サーバ、ファイル管理方法及びファイル管理プログラムを提供することを目的とする。

上記課題を解決するため、請求項１に係る発明のファイル管理サーバでは、コンピュータで処理可能なデータを記述したファイルを記憶するファイル記憶手段を備えたファイル管理サーバであって、電子メールを受信する電子メール受信手段と、前記電子メール受信手段により受信された前記電子メールである受信電子メールに、ユーザを特定する情報であるユーザ特定情報が写し出された画像データである特定画像データが記載されたファイルが添付されていた場合に、前記特定画像データから前記ユーザ特定情報を抽出ユーザ特定情報として抽出するユーザ特定情報抽出手段と、前記受信電子メールに前記ファイル記憶手段に記憶するファイルに記述するデータである登録データが記載されたファイルが添付されていた場合に、当該登録データを記述したファイルを登録ファイルとして前記ファイル記憶手段に記憶するファイル記憶制御手段と、前記ファイル記憶手段に記憶されているファイルへのアクセスが許可されているユーザの前記ユーザ特定情報を前記ファイルと対応可能に記憶するアクセス権者記憶手段と、前記ユーザ特定情報抽出手段により抽出された前記抽出ユーザ特定情報を、当該登録データの登録ファイルへのアクセスを許可するユーザの前記ユーザ特定情報として前記アクセス権者記憶手段に記憶するアクセス権設定手段とを備えている。

また、請求項２に係る発明のファイル管理サーバでは、請求項１に記載の発明の構成に加えて、当該ファイル管理サーバを利用するユーザの前記ユーザ特定情報を記憶したユーザ特定情報記憶手段と、前記抽出ユーザ特定情報が前記ユーザ特定情報記憶手段に記憶されているか否かを判断する登録判断手段とを備え、前記アクセス権設定手段は、前記抽出ユーザ特定情報が前記登録判断手段により前記ユーザ特定情報記憶手段に記憶されていると判断されなかった場合には、当該抽出ユーザ特定情報を前記アクセス権者記憶手段に記憶しないことを特徴とする。

また、請求項３に係る発明のファイル管理サーバでは、請求項２に記載の発明の構成に加えて、複数のユーザで構成されるグループが形成されており、前記ユーザ特定情報記憶手段は、前記グループに属するユーザの前記ユーザ特定情報、当該グループの管理者であるユーザの前記ユーザ特定情報である管理者特定情報、及び、当該グループ用の電子メールアドレスであるグループ電子メールアドレスを前記グループごとに記憶し、前記電子メール受信手段により受信された前記電子メールの宛先が、前記ユーザ特定情報記憶手段に記憶されているいずれの前記グループ電子メールアドレスであるかにより、当該電子メールがいずれのグループ宛てに送信されたかを判断するグループ判断手段と、前記登録判断手段は、前記抽出ユーザ特定情報が前記グループ判断手段により判断されたグループに属するユーザの前記ユーザ特定情報として前記ユーザ特定情報記憶手段に記憶されているか否かを判断し、前記アクセス権設定手段は、前記抽出ユーザ特定情報が前記グループ判断手段により判断されたグループに属するユーザの前記ユーザ特定情報として前記ユーザ特定情報記憶手段に記憶されていると判断されなかった場合には、前記グループ判断手段により判断されたグループの前記管理者特定情報を前記アクセス権者記憶手段に記憶することを特徴とする。

また、請求項４に係る発明のファイル管理サーバでは、請求項１乃至３のいずれかに記載の発明の構成に加えて、前記特定画像データは、名刺をスキャナで走査した画像データ、又は、名刺をデジタルカメラで撮影した画像データであり、名刺に記載された氏名がユーザ特定情報であることを特徴とする。

また、請求項５に係る発明のファイル管理サーバでは、請求項１乃至４のいずれかに記載の発明の構成に加えて、前記受信電子メールの送信元へ、前記アクセス権設定手段により前記アクセス権者記憶手段に記憶された前記ユーザ特定情報に関する情報を記載した電子メールを送信する通知電子メール送信手段を備えている。

また、請求項６に係る発明のファイル管理サーバでは、請求項１乃至５のいずれかに記載の発明の構成に加えて、ページを識別可能なデータとして、前記登録データ及び前記特定画像データが１つのファイルに記述され、前記特定画像データのページが複数ある場合に、前の前記特定画像データのページと、後の特定画像データのページとの間のページのデータを前の特定画像データに付随する前記登録データとして、前記特定画像データ及び前記登録データの組み合わせを抽出する組み合わせ抽出手段を備え、前記アクセス権設定手段は、前記組み合わせ抽出手段により抽出された前記組み合わせにおいて、当該組み合わせの前記特定画像データから抽出される前記抽出ユーザ特定情報を、当該組み合わせの前記登録データの前記登録ファイルへのアクセスを許可するユーザの前記ユーザ特定情報として前記アクセス権者記憶手段に記憶することを特徴とする。

また、請求項７に係る発明のファイル管理サーバでは、請求項６に記載の発明の構成に加えて、前記組み合わせ抽出手段は、スキャナによる１回の走査で取得された画像を１ページとして識別可能に構成されたファイルから前記特定画像データ及び前記登録データの組み合わせを抽出することを特徴とする。

また、請求項８に係る発明のファイル管理方法では、コンピュータで処理可能なデータを記述したファイルを記憶するファイル記憶手段がファイル管理サーバに備えられ、当該ファイル記憶手段に記憶するファイルへのアクセス権を設定するファイル管理方法であって、電子メールを受信する電子メール受信ステップと、前記電子メール受信ステップにより受信された前記電子メールである受信電子メールに、ユーザを特定する情報であるユーザ特定情報が写し出された画像データである特定画像データが記載されたファイルが添付されていた場合に、前記特定画像データから前記ユーザ特定情報を抽出ユーザ特定情報として抽出するユーザ特定情報抽出ステップと、前記受信電子メールに前記ファイル記憶手段に記憶するファイルに記述するデータである登録データが記載されたファイルが添付されていた場合に、当該登録データを記述したファイルを登録ファイルとして前記ファイル記憶手段に記憶するファイル記憶制御ステップと、前記ユーザ特定情報抽出手段により抽出された前記抽出ユーザ特定情報を、当該登録データの登録ファイルへのアクセスを許可するユーザの前記ユーザ特定情報として、前記ファイル記憶手段に記憶されているファイルへのアクセスが許可されているユーザの前記ユーザ特定情報を前記ファイルと対応可能に記憶する前記アクセス権者記憶手段に記憶するアクセス権設定ステップとを備えたことを特徴とする。

また、請求項９に係る発明のファイル管理プログラムでは、請求項１乃至７のいずれかに記載のファイル管理サーバの各種処理手段としてコンピュータを機能させることを特徴とする。

請求項１に係る発明のファイル管理サーバでは、電子メールに添付されたファイルに記載されている登録データを記述したファイルを登録ファイルとしてファイル記憶手段に記憶することができる。そして、同じく添付ファイルに記載されている特定画像データに映し出されたユーザ特定情報を、登録データを記述したファイルに対応させてアクセス権者記憶手段に記憶することができる。つまり、電子メールに添付されたファイルの登録データに対して、同じ電子メールに添付されたファイルの特定画像データのユーザ特定情報で特定されるユーザにアクセス権を付与することができる。よって、ファイル記憶手段に記憶したいデータ（登録データ）と、登録データへのアクセス権を設定するユーザのユーザ特定情報を写し出した画像データ（特定画像データ）とが記載されたファイルを電子メールに添付してファイル管理サーバに送信するだけで、簡単に登録データにアクセス権を設定して、ファイル管理サーバのファイル記憶手段に記憶させることができる。

また、請求項２に係る発明のファイル管理サーバでは、請求項１に記載の発明の効果に加えて、電子メールに添付された特定画像データから抽出された抽出ユーザ特定情報が、ユーザ特定情報記憶手段に記憶されているユーザ特定情報でなければ、アクセス権者記憶手段に記憶されない。よって、予めファイル管理サーバに登録されたユーザにしかアクセス権が設定されない。

また、請求項３に係る発明のファイル管理サーバでは、請求項２に記載の発明の効果に加えて、複数のユーザがグループを形成しており、ユーザ特定情報記憶手段には、電子メール受信手段で受信する電子メールアドレスがグループごとに記憶されている。そして、ファイル管理サーバは、電子メールの宛先で添付ファイルの登録データをどのグループに属して登録したいかを判断することができる。そして、抽出ユーザ特定情報で特定されるユーザがグループを構成するユーザでない場合には、そのユーザにはアクセス権を設定せずに、グループの管理者にアクセス権を設定することができる。よって、グループ宛に登録が要求された登録データにグループ以外のユーザがアクセス権を持つことがない。

また、請求項４に係る発明のファイル管理サーバでは、請求項１乃至３のいずれかに記載の発明の効果に加えて、名刺をスキャナで走査したり、デジタルカメラで撮影したりして特定画像データを作成し、ファイル管理サーバに登録したい登録データと共に電子メールに添付すれば、簡単に登録データにアクセス権を設定することができる。

また、請求項５に係る発明のファイル管理サーバでは、請求項１乃至４のいずれかに記載の発明の効果に加えて、電子メールに登録データ及び特定画像データを添付して、ファイル管理サーバに登録データの登録を依頼したユーザは、登録の結果を電子メールにより知ることができる。

また、請求項６に係る発明のファイル管理サーバでは、請求項１乃至５のいずれかに記載の発明の効果に加えて、複数の特定画像データがある場合でも、先の特定画像データと後の特定画像データとの間のページのデータを、先の登録画像データの登録データとして、登録データと特定画像データとの組み合わせを抽出することができる。そして、組み合わせの登録データに、組み合わせの特定画像データから抽出される抽出ユーザ特定情報で特定されるユーザにアクセス権を設定することができる。例えば、特定画像データ（１つ目），登録データ（１つ目），特定画像データ（２つ目），登録データ（２つ目）の順でページ構成して添付ファイルを作成すれば、１通の電子メールで２組の登録データと特定画像データとの組み合わせが抽出されて、２つの登録データにアクセス権を設定してファイル管理サーバのファイル記憶手段に登録することができる。

また、請求項７に係る発明のファイル管理サーバでは、請求項６に記載の発明の効果に加えて、前記組み合わせ抽出手段は、スキャナによる１回の走査で取得された画像を１ページとして識別可能に構成されたファイルから前記特定画像データ及び前記登録データの組み合わせを抽出することができる。したがって、スキャナによる走査で取得された画像を１ページとしてページ識別可能に構成されたファイルが電子メールの添付ファイルであった場合でも、登録データと特定画像データとの組み合わせを抽出して、登録データにアクセス権を設定して、ファイル管理サーバのファイル記憶手段に登録することができる。よって、ユーザは、登録したい情報やユーザ特定情報をスキャナでスキャンして作成したファイルを添付させた電子メールをファイル管理サーバへ送信すればよい。

また、請求項８に係る発明のファイル管理方法では、電子メールに添付されたファイルの登録データに対して、同じ電子メールに添付されていたファイルの特定画像データのユーザ特定情報で特定されるユーザに対して、アクセス権を付与することができる。よって、ファイル記憶手段に記憶したいデータ（登録データ）と、登録データへのアクセス権を設定するユーザのユーザ特定情報を写し出した画像データ（特定画像データ）とを電子メールに添付してファイル管理サーバに送信するだけで、簡単に登録データにアクセス権を設定して、ファイル管理サーバのファイル記憶手段に記憶させることができる。

また、請求項９に係る発明のファイル管理プログラムでは、請求項１乃至７のいずれかに記載の発明のファイル管理サーバと同様の効果を奏することができる。

以下、本発明の実施の形態を図面を参照して説明する。図１は、本発明のファイル管理サーバ１へファイルを登録する際の機器の構成を示す構成図である。図１に示すように、ファイル管理サーバ１は、インターネット９に接続している。そして、複合機２やＰＣ（パーソナルコンピュータ）３が同じくインターネット９に接続している。この複合機２及びＰＣ３は、インターネット９を介して電子メールを送信することができる。そして、ファイル管理サーバ１では、複合機２又はＰＣ３から送信された電子メールに添付されたファイル（以下、「添付ファイル」という）に基づいて、ファイル管理サーバ１へファイルを登録し、さらに、登録したファイルにアクセス権を設定する。複数のユーザで共用して利用するために、ファイル管理サーバ１に登録されたファイルを「登録ファイル」という。この登録ファイルは、後述するファイル管理サーバ１のハードディスク装置１３に記憶される。アクセス権が設定されているユーザは、ＰＣ３を用いてファイル管理サーバ１に接続し、この登録ファイルを閲覧したり、ダウンロードして使用したりできる。

複合機２は、印刷装置、通信装置、電話機、ファクシミリ、スキャナ、コピー機の機能を備えた装置である。さらに、インターネット９に接続する通信装置の機能を備えている。スキャナの機能を用いて原稿を写し取った画像を作成することができる。作成された画像は、ファクシミリの機能で電話回線を通じて他のファクシミリにファクシミリを送信することができる。そして、印刷装置の機能を用いて印刷したり、印刷装置及びスキャナの機能を用いてコピーをしたりすることができる。また、ＰＣ３には、電子メール送受信用のソフトウェアプログラムが記憶されており、ファイルを添付した電子メールを作成し、通信装置の機能を用いて送信することができる。

次に、図２を参照して、ファイル管理サーバ１について説明する。図２は、ファイル管理サーバ１の電気的構成を示す模式図である。図２に示すように、ファイル管理サーバ１には、ファイル管理サーバ１の制御を司るＣＰＵ１０が設けられ、ＣＰＵ１０には、ＯＳ等を記憶したＲＯＭ１１と、各種のデータを一時的に記憶するＲＡＭ１２と、各種情報を記憶するハードディスク装置（ＨＤＤ）１３と、ユーザによる入力を受け付けるキーボード１６及びマウス１７と、画像を出力するディスプレイ１５と、ＣＤ−ＲＯＭ６を読み込むためのＣＤ−ＲＯＭドライブ１８と、インターネット９に接続するためのＬＡＮコントローラ１９とがバスを介して接続されている。

次に、図３乃至図５を参照して、ＨＤＤ１３に設けられている記憶エリアについて説明する。図３は、ＨＤＤ１３の構成を示す模式図であり、図４は、登録ファイルＤＢ記憶エリアの構成を示す模式図であり、図５は、ユーザＤＢ記憶エリア１３２の構成を示す模式図であり、図６は、プロジェクトＤＢ記憶エリア１３３の構成を示す模式図である。そして、図３に示すように、ＨＤＤ１３には、登録ファイルＤＢ記憶エリア１３１，ユーザＤＢ記憶エリア１３２（図４参照），プロジェクトＤＢ記憶エリア１３３（図５参照）、ファイル管理プログラム記憶エリア１３４等が設けられている。なお、ＨＤＤ１３には、図示外の各種記憶エリアが設けられている。

まず、登録ファイルＤＢ記憶エリア１３１について、図４を参照して説明する。この登録ファイルＤＢには、ユーザがファイル管理サーバ１に記憶させて、登録ファイルと、当該登録ファイルに関する情報が記憶される。図４に示すように、登録ファイルＤＢ記憶エリア１３１には、「登録ファイルＩＤ」，「アクセス権者ＩＤ」，「登録ファイル」が記憶されている。「登録ファイルＩＤ」には、登録ファイルＩＤ（登録ファイルを識別するためのＩＤ）が記憶され、「アクセス権者ＩＤ」には、当該登録ファイルへのアクセスが許可されているユーザのユーザＩＤ（ユーザを識別するためのＩＤ）が記憶される。「登録ファイル」には、登録ファイルそのものが記憶される。

次に、ユーザＤＢ記憶エリア１３２について、図５を参照して説明する。このユーザＤＢ記憶エリア１３２には、ファイル管理サーバ１を利用するユーザに関する情報が記憶される。具体的には、図４に示すように、「ユーザＩＤ」，「名前」，「電子メールアドレス」が少なくとも記憶される。なお、ユーザに関するこの他の情報が記憶されていてもよい。「ユーザＩＤ」には、ファイル管理サーバ１を利用するユーザのユーザＩＤが記憶され、「名前」には、ユーザの名前が記憶され、「電子メールアドレス」には、ユーザの電子メールアドレスが記憶される。

次に、プロジェクトＤＢ記憶エリア１３３について、図６を参照して説明する。このプロジェクトＤＢ記憶エリア１３３には、ユーザが参加しているプロジェクトに関する情報が記憶される。図６に示すように、「プロジェクトＩＤ」，「管理者ＩＤ」，「参加ユーザＩＤ」，「専用電子メールアドレス」が記憶されている。「プロジェクトＩＤ」には、プロジェクトを識別するＩＤ（プロジェクトＩＤ）が記憶される。「管理者ＩＤ」には、プロジェクトの管理者となっているユーザのユーザＩＤが記憶される。「参加ユーザＩＤ」には、プロジェクトのメンバーとなっているユーザのユーザＩＤが記憶される。「専用電子メールアドレス」には、当該プロジェクトに対してファイルを登録する際に宛先とする電子メールアドレスが記憶される。ファイル管理サーバ１では、ここに記憶されている電子メールアドレスを宛先とした電子メールを受信するように設定されている。そして、受信した電子メールの宛先によって、どのプロジェクトに対してファイル登録したいとして送信された電子メールであるかが判断される。なお、プロジェクトのメンバー及び管理者は、複数のユーザを登録可能である。

そして、ファイル管理プログラム記憶エリア１３４には、電子メールの添付ファイルに基づいて、ファイル管理サーバ１へファイルを登録し、さらに、登録したファイルにアクセス権を設定するファイル管理プログラムが記憶されている。

次に、図７を参照して、複合機２について説明する。図７は、複合機２の電気的構成を示す模式図である。複合機２には、複合機２の制御を司るＣＰＵ２０が設けられ、ＣＰＵ２０には、複合機２を動作させるための印刷プログラム及び通信プログラム等を記憶したＲＯＭ２１と、各種のデータを一時的に記憶するＲＡＭ２２と、本複合機２を識別するための複合機ＩＤ等を記憶したＥＥＰＲＯＭ２３と、表示画面である液晶ディスプレイ（ＬＣＤ）２５と、ユーザによる入力を受け付ける操作キー２６と、他の機器と接続するためのＵＳＢコントローラ２７とがバスを介して接続されている。

さらに、通信装置として機能するために、インターネット９に接続するためのＬＡＮコントローラ２９が備えられており、ＣＰＵ２０に接続している。さらに、印刷装置として機能するために、印刷を行う記録部２８が備えられており、ＣＰＵ２０に接続している。本実施の形態では、複合機２はインクジェット式の印刷を行うものとする。よって、記録部２８にはインクジェットヘッドの各チャンネルに設けられた圧電アクチュエータを駆動させるためのヘッド駆動部、印刷用紙を搬送するための搬送ローラを駆動するためのローラ駆動部等が設けられている。

さらに、複合機２にはスキャナ部２４及びモデム４１が設けられており、ＣＰＵ２０に接続している。スキャナ部２４は、原稿台に載置された原稿をイメージセンサでスキャンして、操作結果に基づき画像を生成するものである。連続して複数の原稿がスキャンされた場合には、原稿台に載置された原稿を走査して生成される画像を１ページとした、ページ識別可能な画像ファイルが生成される。例えば、ＰＤＦファイル，ＴＩＦＦファイル，ＪＰＥＧファイルである。なお、モデム４１には公衆回線４に接続するための回線制御部４２が接続されており、回線制御部４２には音声を入出力するハンドセット４３が接続されている。このモデム４１、回線制御部４２を介して、スキャナ部２４で生成された画像を公衆回線４に接続した他の複合機やファクシミリにファクシミリ送信することができる。また、複合機２では、スキャナ部２４で生成された画像ファイルを添付ファイルとした電子メールを作成し、ＬＡＮコントローラ２９を解してインターネット９へ出力することができる。

次に、ファイル管理サーバ１へ送信する電子メールの添付ファイルについて説明する。ファイル管理サーバ１では、電子メールの添付ファイルから、アクセス権を設定するユーザの名前、及び、登録ファイルとして登録ファイルＤＢ記憶エリア１３１に記憶するデータが抽出される。アクセス権を設定するユーザの名前の抽出には、名刺が映し出されている画像が用いられる。名刺画像は、スキャナでスキャンした画像や、デジタルカメラで名刺を撮像した画像である。そこで、ファイル管理サーバ１へファイルを登録したいユーザは、登録したい情報だけでなく、名刺画像も記載されたファイルを電子メールに添付する必要がある。なお、以下、名刺が映し出されている画像を「名刺画像」、ファイル管理サーバ１へファイルを登録したいユーザを「登録希望ユーザ」、アクセス権を設定するユーザを「アクセス権対象ユーザ」、ファイル管理サーバ１へ登録する情報のデータを「登録データ」という。本実施の形態では、１通の電子メールで１組の登録データ及びアクセス対象ユーザをファイル管理サーバ１へ登録するものとする。

そこで、複合機２から電子メールを送信する場合を考える。前述したように、複合機２では、スキャナ部２４で生成された画像データを電子メールに添付して送信することができる。そこで、登録希望ユーザは、アクセス権対象ユーザの名刺を原稿台に載せてスキャンを実行し、ファイル管理サーバ１へ登録したい情報が記載された原稿を原稿台に載せてスキャンを実行する。これにより、１ページ目が名刺画像、２ページ目以降が登録したい情報の画像で形成された１つの画像ファイルが生成される。複合機２でスキャナ部２４を用いて生成された画像ファイルは、ページ識別可能な画像ファイルである。つまり、複合機２では、名刺画像と登録データとが１つのファイルに記載される。そして、この画像ファイルを添付した電子メールをファイル管理サーバ１へ送信すると、ファイル管理サーバ１では、１ページ目は、名刺画像が記載されており、２ページ目以降には、登録データが記載されているとして、１ページ目の画像を削除し、２ページ目以降の画像のみからなる画像ファイルが「登録ファイル」としてファイル管理サーバ１の登録ファイルＤＢ記憶エリア１３１に記憶される。

また、ＰＣ３から電子メールを送信する場合を考える。ＰＣ３では、種々のファイルを添付ファイルとして電子メールを作成、送信することができる。例えば、スキャナを接続していれば、名刺をスキャンさせ、名刺画像を作成することができる。また、複合機２と同様に、連続してスキャンされた画像をページ識別可能な１つの画像ファイルとして生成するソフトウェアが搭載されていれば、複合機２と同様に、１ページ目が名刺画像、２ページ目以降が登録データで構成された画像ファイルを生成することができる。

また、ＰＣ３では、複数のファイルを電子メールに添付することができる。そこで、登録データと名刺画像とを同じファイルに記載せずともよい。つまり、登録データのみのファイルと、名刺画像のみの画像ファイルとの２つのファイルを電子メールに添付すればよい。また、登録データのみ記載されたファイルを複数添付してもよい。名刺画像のみの画像ファイルとしては、例えば、デジタルカメラで撮像された画像や、スキャナで１回のスキャンで生成された画像といったページ概念のない画像が用いられる。なお、これらの画像はデジタルカメラやスキャナを直接ＰＣ３に接続して取得してもよいが、携帯型の記憶媒体から取得したり、ネットワークを介して接続した他の装置の記憶手段から取得したりしてもよい。

また、登録データのみ記載されたファイルとしては、画像ファイルだけでなく、種々のソフトウェアで作成されたファイルを用いてもよい。例えば、ワープロソフト，表計算ソフト，作画ソフトである。なお、本実施の形態では、ソフトウェアで作成されたファイルのうち、画像ファイルでないファイルを「データファイル」というものとする。データファイルは、ＰＣ３に搭載されたソフトウェアで作成されたものでなく、携帯型の記憶媒体から取得したり、ネットワークを介して接続した他の装置の記憶手段から取得したりしたデータファイルであってもよい。

また、データファイルを作成するソフトウェアによっては、データ中に画像を貼付できるものもある。例えばワープロソフトや表計算ソフトである。このような場合には、データ中に名刺画像を貼付し、１つのファイルに登録データと名刺画像とを記載してもよい。

以上のように、ファイル管理サーバ１へ登録データが記述されたファイルを登録するために、ユーザは名刺画像と登録データとが記載されたファイルを電子メールに添付して送信すればよい。添付ファイルは、名刺画像と登録データ（画像）とで掲載される１つの画像データであってもよい。また、名刺画像のみの画像データと、登録データが記載された画像データ又はデータファイルであってもよい。さらに、登録データが記載されたデータファイルに名刺画像が貼付されていてもよい。

次に、図８乃至図１０を参照して、ファイル管理サーバ１の動作について説明する。図８は、ファイル管理サーバ１で行われるメイン処理のフローチャートである。図９は、メイン処理の中で実施される単添付処理のフローチャートであり、図１０は、メイン処理の中で実施される複数添付処理のフローチャートである。メイン処理は、ファイル管理サーバ１において、ファイル管理プログラムの起動が指示されると、ＣＰＵ１０でファイル管理プログラムが実行されることにより開始される。

図８に示すように、まず、電子メールを受信したか否かの判断が行われる（Ｓ１）。電子メールを受信していなければ（Ｓ１：ＮＯ）、電子メールを受信するまで、繰り返し受信のチェックが行われる（Ｓ１：ＮＯ，Ｓ１）。電子メールを受信したら（Ｓ１：ＹＥＳ）、電子メールに添付ファイルがあるか否かの判断が行われる（Ｓ２）。添付ファイルがなければ（Ｓ２：ＮＯ）、登録すべきファイルがないのでＳ１へ戻り、電子メール受信のチェックが行われる（Ｓ１）。

電子メールに添付ファイルがあれば（Ｓ２：ＹＥＳ）、電子メールの宛て先のメールアドレスからプロジェクトが判断される（Ｓ３）。具体的には、プロジェクトＤＢ記憶エリア１３３が参照され、「専用電子メールアドレス」が受信した電子メールの宛て先であるデータが探索され、探索されたデータのプロジェクトＩＤが「対象プロジェクトＩＤ」としてＲＡＭ１２の所定の記憶エリアに記憶される。そして、添付ファイルが１つであるか否かの判断が行われる（Ｓ４）。添付ファイルが１つであれば（Ｓ４：ＹＥＳ）、単添付処理が行われる（Ｓ５、図９参照）。また、添付ファイルが１つでない、つまり２つ以上であれば（Ｓ４：ＮＯ）、複数添付処理が行われる（Ｓ６、図１０参照）。

まず、図９を参照して、添付ファイルが１つであった場合の（Ｓ４：ＹＥＳ）、単添付処理について説明する。添付ファイルが１つであるということは、次のような状況が考えられる。複合機２から送信された電子メールである場合、添付ファイルがページ識別可能な画像ファイルが１つ添付されている。この場合、ページ識別可能な画像ファイルのページの中には、名刺が映し出された名刺画像のページがある。名刺画像がない場合は、ユーザのミスか、管理者にのみアクセス権を設定する意図がある場合である。また、ＰＣ３から送信された電子メールである場合には、添付ファイルがページ識別可能な画像ファイル、データファイル、及び、ページ識別可能でない画像ファイル（例えば、デジタルカメラで撮像された画像）のいずれかである。なお、添付ファイルがページ識別可能な画像ファイルである場合には、複合機２からの電子メールと同様に、ページ識別可能な画像ファイルのページの中には、名刺が映し出された名刺画像のページがある。名刺画像がない場合は、ユーザのミスか、管理者にのみアクセス権を設定する意図がある場合である。また、添付ファイルがデータファイルである場合には、名刺画像がデータ中に貼付されている。名刺画像が貼付されていない場合は、ユーザのミスか、管理者にのみアクセス権を設定する意図がある場合である。また、画像ファイルである場合には、その内容が名刺画像であれば、登録データを記載したファイルの添付忘れであり、画像ファイルの内容が名刺画像でなければ、名刺画像の添付忘れか、管理者にのみアクセス権を設定する意図がある場合である。

そこで、まず、添付ファイルが画像ファイルであるか否かの判断が行われる（Ｓ２１）。ファイルの識別子の画像ファイルを示す識別子（例えば、ｐｄｆ，ｊｐｇ，ｔｉｆｆ，ｂｍｐ）であれば、画像ファイルであると判断される（Ｓ２１：ＹＥＳ）。画像ファイルであれば（Ｓ２１：ＹＥＳ）、画像ファイル中に名刺画像があるか否かの判断が行われる（Ｓ２２）。ここでは、周知の名刺切出技術が利用される。例えば、画像から名刺サイズの長方形が抽出される。これは、名刺をスキャナでスキャンした場合に、名刺の縁の周囲に影ができるため、その影を検出することにより名刺部分の画像（名刺部分画像）を抽出する。名刺部分画像がある、つまり、名刺が映し出されていれば名刺画像があると判断される（Ｓ２２：ＹＥＳ）。ここで、名刺画像がなければ（Ｓ２２：ＮＯ）、管理者以外のユーザにはアクセス権を設定することができない。そこで、まず、登録ファイルＤＢ記憶エリア１３１に新しいレコードが追加され、登録ＩＤが付与されて「登録ファイルＩＤ」に記憶される（Ｓ２４）。そして、添付ファイルが「登録ファイル」に記憶される（Ｓ２５）。そして、単添付処理を抜け、メイン処理（図８参照）のＳ１０へ進む。

Ｓ１０では、管理者ＩＤがアクセス権者ＩＤに記憶され、プロジェクトの管理者は当該登録ファイルのアクセス権者とされる（Ｓ１０）。具体的には、対象プロジェクトＩＤ（Ｓ３でＲＡＭ１２に記憶されたプロジェクトＩＤ）のプロジェクトの管理者ＩＤが、プロジェクトＤＢ記憶エリア１３３から読み出され、登録ファイルＤＢ記憶エリア１３１の「アクセス権者ＩＤ」に記憶される。そして、ファイル登録のための電子メールの送信元に登録完了の電子メールが送信される（Ｓ１１）。ここでは、登録ファイルＤＢ記憶エリア１３１の「アクセス権者ＩＤ」に記憶されているユーザＩＤが取得され、取得されたユーザＩＤに関する情報がユーザＤＢ記憶エリア１３２から読み出され、電子メールの本文に記載される。例えば、ユーザＩＤ及び名前が記載される。そして、Ｓ１へ戻り、電子メールの受信判断が行われる。

また、単貼付処理において、画像ファイル内に名刺画像があれば（Ｓ２２：ＹＥＳ）、名刺部分画像がＲＡＭ１２の所定の記憶エリアに記憶される（Ｓ２３）。そして、画像ファイル内に名刺画像以外のページがあるか否かの判断が行われる（Ｓ２６）。画像ファイルがページ識別可能なファイルであり、名刺画像のページ以外のページがあれば（Ｓ２６：ＹＥＳ）、そこで、登録ファイルＤＢ記憶エリア１３１に新しいレコードが追加され、登録ＩＤが付与されて「登録ファイルＩＤ」に記憶される（Ｓ２７）。そして、名刺画像のページを除いた残りのページで構成される画像ファイルが「登録ファイル」とされる（Ｓ２８）。そして、単添付処理は終了され、メイン処理へ戻る。電子メールの受信判断が行われる。

一方、画像ファイルがページ識別可能なファイルであっても、名刺画像のページしかない場合には（Ｓ２６：ＮＯ）、登録データがない。例えば、ユーザがスキャナでスキャンする際に、名刺のみスキャンし、登録データの記載された原稿のスキャンをし忘れたような場合には名刺画像のページしかないという状態になる。また、画像ファイルがページ識別可能な画像でない場合にも、画像にページの概念がないので１枚の画像となり、他のページはないことになる（Ｓ２６：ＮＯ）。このように、画像ファイル内に名刺画像以外のページがない場合には（Ｓ２６：ＮＯ）、登録データがない。そこで、登録データがない旨のメッセージを記載した電子メールが作成され、ファイル登録のための電子メールの送信元に送信される（Ｓ３９）。そして、メイン処理（図８参照）のＳ１へ戻る。そして、電子メールの受信判断が行われる。

また、単添付処理において、添付ファイルが画像ファイルでなかった場合には（Ｓ２１：ＮＯ）、添付ファイルはデータファイルである。そこで、添付ファイル内に画像の貼付があるか否かの判断が行われる（Ｓ３１）。画像の貼付がなければ（Ｓ３１：ＮＯ）、もちろん名刺画像の貼付もないので、管理者以外のユーザにはアクセス権を設定することができない。そこで、登録ファイルＤＢ記憶エリア１３１に新しいレコードが追加され、登録ＩＤが付与されて「登録ファイルＩＤ」に記憶される（Ｓ３４）。そして、添付ファイルが「登録ファイル」に記憶される（Ｓ３５）。そして、単添付処理を抜け、メイン処理（図８参照）のＳ１０へ進む。Ｓ１０では、管理者ＩＤがアクセス権者ＩＤに記憶され、プロジェクトの管理者は当該登録ファイルのアクセス権者とされる（Ｓ１０）。そして、ファイル登録のための電子メールの送信元に登録完了の電子メールが送信される（Ｓ１１）。そして、Ｓ１へ戻り、電子メールの受信判断が行われる。

一方、添付ファイルであるデータファイルに画像の貼付があれば（Ｓ３１：ＹＥＳ）、その画像が名刺画像であるか否かの判断が行われる（Ｓ３２）。貼付されている画像が名刺画像でなければ（Ｓ３２：ＮＯ）、管理者以外のユーザにはアクセス権を設定することができない。そこで、登録ファイルＤＢ記憶エリア１３１に新しいレコードが追加され、登録ＩＤが付与されて「登録ファイルＩＤ」に記憶される（Ｓ３４）。そして、添付ファイルが「登録ファイル」に記憶される（Ｓ３５）。そして、単添付処理を抜け、メイン処理（図８参照）のＳ１０へ進む。Ｓ１０では、管理者ＩＤがアクセス権者ＩＤに記憶され、プロジェクトの管理者は当該登録ファイルのアクセス権者とされる（Ｓ１０）。そして、ファイル登録のための電子メールの送信元に登録完了の電子メールが送信される（Ｓ１１）。そして、Ｓ１へ戻り、電子メールの受信判断が行われる。

一方、貼付の画像に名刺画像があれば（Ｓ３２：ＹＥＳ）、その画像が名刺画像としてＲＡＭ１２の所定の記憶エリアに記憶される（Ｓ３３）。そして、添付ファイルであるデータファイルに名刺画像以外のデータがあるか否かの判断が行われる（Ｓ３６）。名刺画像以外のデータとは、例えば、文字、他の画像、オブジェクト（円，多角形，線，吹き出し等）、その他データファイルを作成したソフトウェア特有のデータである。名刺以外のデータがなければ（Ｓ３６：ＮＯ）、登録データがない。そこで、登録データがない旨のメッセージを記載した電子メールが作成され、ファイル登録のための電子メールの送信元に送信される（Ｓ３９）。そして、メイン処理（図８参照）のＳ１へ戻る。そして、電子メールの受信判断が行われる。

一方、名刺画像以外のデータがあれば（Ｓ３６：ＹＥＳ）、そこで、登録ファイルＤＢ記憶エリア１３１に新しいレコードが追加され、登録ＩＤが付与されて「登録ファイルＩＤ」に記憶され（Ｓ３７）そして、データファイルから名刺画像を除いたデータファイルが「登録ファイル」とされる（Ｓ３８）。データファイルから名刺画像を除いたデータファイルが「登録ファイル」に記憶される。そして、単添付処理は終了され、メイン処理へ戻り、Ｓ７へ進む。

以上のようにして、単添付処理では、添付ファイルから名刺画像を切り出し、名刺画像以外のデータを登録データとして、この登録データが記載されたファイルを登録ファイルＤＢ記憶エリア１３１に記憶する。また、名刺画像がない場合には、添付ファイル自体を登録ファイルとして登録ファイルＤＢ記憶エリア１３１に記憶し、メイン処理へ戻って、管理者のみにアクセス権が設定される。

次に、図１０を参照して、添付ファイルが複数であった場合の（Ｓ４：ＮＯ）、複数添付処理について説明する。添付ファイルが複数であるということは、ＰＣ３から送信された電子メールであると考えられる。そして、ファイルの種類としては、データファイル、ページ識別可能な画像ファイル、及び、ページ識別可能でない画像ファイルが考えられ、それぞれを取り合わせた組み合わせが考えられる。そして、名刺画像はどのファイルにも含まれている可能性がある。

そこで、まず、添付ファイルに画像ファイルがあるか否かの判断が行われる（Ｓ４１）。画像ファイルであれば（Ｓ４１：ＹＥＳ）、画像ファイル中に名刺画像があるか否かの判断が行われる（Ｓ４２）。画像ファイル内に名刺画像があれば（Ｓ４２：ＹＥＳ）、名刺部分画像がＲＡＭ１２の所定の記憶エリアに記憶される（Ｓ４３）。そして、画像ファイル内に名刺画像以外のページがあるか否かの判断が行われる（Ｓ４５）。画像ファイルがページ識別可能なファイルであり、名刺画像のページ以外のページがあれば（Ｓ４５：ＹＥＳ）、まず、登録ファイルＤＢ記憶エリア１３１に新しいレコードが追加され、登録ＩＤが付与されて「登録ファイルＩＤ」に記憶される（Ｓ４６）。そして、名刺画像のページを除いた残りのページで構成される画像ファイルが「登録ファイル」として、追加されたレコードに記憶される（Ｓ４７）。そして、名刺画像が含まれていたファイル以外の添付ファイルも「登録ファイル」に記憶される（Ｓ５９）。そして、複数添付処理は終了され、メイン処理へ戻り、Ｓ７へ進む。

一方、画像ファイルがページ識別可能なファイルであっても、名刺画像のページしかない場合や、画像ファイルがページ識別可能な画像でない場合にも、画像にページの概念がないので１枚の画像となり、他のページはないことになる（Ｓ４５：ＮＯ）。このように、画像ファイル内に名刺画像以外のページがない場合には（Ｓ４５：ＮＯ）、この画像ファイルには登録データが含まれてない。つまり、当該画像ファイルはアクセス権設定のための名刺画像のみの画像ファイルである。そこで、当該画像ファイルからは登録ファイルは記憶せずに、登録ファイルＤＢ記憶エリア１３１に新しいレコードが追加のみが行われ、登録ＩＤが付与されて「登録ファイルＩＤ」に記憶される（Ｓ４８）。そして、名刺画像が含まれていたファイル以外の添付ファイルが「登録ファイル」に記憶される（Ｓ５９）。そして、複数添付処理は終了され、メイン処理へ戻り、Ｓ７へ進む。

一方、画像ファイル内に名刺画像がなければ（Ｓ４２：ＮＯ）、データファイルに名刺画像が含まれている可能性がある。そこで、添付ファイルであるデータファイル内に画像の貼付があるか否かの判断が行われる（Ｓ５０）。画像の貼付がなければ（Ｓ５０：ＮＯ）、もちろん名刺画像の貼付もないので、管理者以外のユーザにはアクセス権を設定することができない。そこで、まず、登録ファイルＤＢ記憶エリア１３１に新しいレコードが追加され、登録ＩＤが付与されて「登録ファイルＩＤ」に記憶される（Ｓ５３）。そして、全ての添付ファイルが「登録ファイル」に記憶される（Ｓ５４）。そして、複数添付処理を抜け、メイン処理（図８参照）のＳ１０へ進む。Ｓ１０では、管理者ＩＤがアクセス権者ＩＤに記憶され、プロジェクトの管理者は当該登録ファイルのアクセス権者とされる（Ｓ１０）。そして、ファイル登録のための電子メールの送信元に登録完了の電子メールが送信される（Ｓ１１）。そして、メイン処理へ戻り、Ｓ７へ進む。

一方、添付ファイルであるデータファイルに画像の貼付があれば（Ｓ５０：ＹＥＳ）、その画像が名刺画像であるか否かの判断が行われる（Ｓ５１）。貼付されている画像が名刺画像でなければ（Ｓ５１：ＮＯ）、管理者以外のユーザにはアクセス権を設定することができない。そこで、画像の貼付がない場合（Ｓ５０：ＮＯ）と同様に、登録ファイルＤＢ記憶エリア１３１に新しいレコードが追加され、登録ＩＤが付与されて「登録ファイルＩＤ」に記憶される（Ｓ５３）。そして、添付ファイルが「登録ファイル」に記憶される（Ｓ５４）。そして、複数添付処理を抜け、メイン処理（図８参照）のＳ１０へ進む。Ｓ１０では、管理者ＩＤがアクセス権者ＩＤに記憶され、プロジェクトの管理者は当該登録ファイルのアクセス権者とされる（Ｓ１０）。そして、ファイル登録のための電子メールの送信元に登録完了の電子メールが送信される（Ｓ１１）。そして、Ｓ１へ戻り、電子メールの受信判断が行われる。

一方、貼付の画像に名刺画像があれば（Ｓ５１：ＹＥＳ）、その画像が名刺画像としてＲＡＭ１２の所定の記憶エリアに記憶される（Ｓ５２）。そして、添付ファイルであるデータファイルに名刺画像以外のデータがあるか否かの判断が行われる（Ｓ５５）。名刺画像以外のデータがあれば（Ｓ５５：ＹＥＳ）、まず、登録ファイルＤＢ記憶エリア１３１に新しいレコードが追加され、登録ＩＤが付与されて「登録ファイルＩＤ」に記憶される（Ｓ５６）。そして、データファイルから名刺画像を除いたデータファイルが「登録ファイル」として、追加されたレコードに記憶される（Ｓ５７）。そこで、、データファイルから名刺画像を除いたデータファイルが「登録ファイル」に記憶される。そして、名刺画像が含まれていたファイル以外の添付ファイルも「登録ファイル」に記憶される（Ｓ５９）。そして、複数添付処理は終了され、メイン処理へ戻り、Ｓ７へ進む。

一方、名刺以外のデータがなければ（Ｓ５５：ＮＯ）、当該データファイルには登録データがない。つまり、当該データファイルはアクセス権設定のための名刺画像が貼付されているだけのデータファイルである。そこで、当該データファイルからは登録ファイルは記憶せずに、登録ファイルＤＢ記憶エリア１３１に新しいレコードが追加のみが行われ、登録ＩＤが付与されて「登録ファイルＩＤ」に記憶される（Ｓ５８）。そして、名刺画像が含まれていたファイル以外の添付ファイルが「登録ファイル」に記憶される（Ｓ５９）。そして、複数添付処理は終了され、メイン処理へ戻り、Ｓ７へ進む。

以上のようにして、複数添付処理では、添付ファイルのうち名刺画像のあるファイルから名刺画像を切り出し、名刺画像以外のデータを登録データとして、この登録データが記載されたファイルを登録ファイルＤＢ記憶エリア１３１に記憶する。さらに、名刺画像が含まれていなかった添付ファイルをそのまま登録ファイルＤＢ記憶エリア１３１に記憶する。また、名刺画像がない場合には、添付ファイル全てを登録ファイルとして登録ファイルＤＢ記憶エリア１３１に記憶し、メイン処理へ戻って、管理者のみにアクセス権が設定される。

このように、メイン処理（図８参照）では、単添付処理（Ｓ５、図９参照）、又は、複数添付処理（Ｓ６、図１０参照）において、名刺画像が切り出され、登録ファイルが登録ファイルＤＢ記憶エリア１３１に記憶されると、切り出された名刺画像から名前が抽出される（Ｓ７）。例えば、名刺管理ソフトで用いられるような周知の文字切出方法により、名前の抽出が行われる。つまり、画像を解析して文字を抽出する。そして、抽出された文字の配置やサイズ（例えば、文字サイズが大きく中央に近い）に基づいて名前である文字列が決定され、ＲＡＭ１２の所定の記憶エリアに記憶される。

名前が抽出されたら（Ｓ７）、抽出された名前がユーザＤＢ記憶エリア１３２に登録された、プロジェクトのメンバーの名前であるか否かの判断が行われる（Ｓ８）。具体的には、抽出された名前がユーザＤＢ記憶エリア１３２に記憶されているか否か探索される。記憶されていない名前が１つでもあれば、プロジェクトのメンバーでもありえないので（Ｓ８：ＮＯ）、Ｓ１０へ進み、管理者ＩＤがアクセス権者ＩＤに記憶され、プロジェクトの管理者は当該登録ファイルのアクセス権者とされる（Ｓ１０）。そして、ファイル登録のための電子メールの送信元に登録完了の電子メールが送信される（Ｓ１１）。そして、Ｓ１へ戻り、電子メールの受信判断が行われる。

また、抽出された名前の全てが、ユーザＤＢ記憶エリア１３２に記憶されている場合には、当該プロジェクトのメンバーとなっているか否かが判断される。具体的には、ユーザＤＢから抽出された名前に対応したユーザＩＤ（以下、「抽出ユーザＩＤ」という）が取得され、ＲＡＭ１２の所定の記憶エリアから対象プロジェクトＩＤが取得される。そして、プロジェクトＤＢ記憶エリア１３３において対象プロジェクトＩＤに対応した「参加ユーザＩＤ」と、抽出ユーザＩＤとが比較される。そして、抽出ユーザＩＤが全て参加ユーザＩＤであれば、全員がプロジェクトのメンバーであると判断される（Ｓ８：ＹＥＳ）。抽出ユーザＩＤのうち１つでも参加ユーザＩＤでなければ、全員がプロジェクトのメンバーでないと判断される（Ｓ８：ＮＯ）。そして、全員がプロジェクトのメンバーであれば（Ｓ８：ＹＥＳ）、抽出ユーザＩＤが登録ファイルＤＢ記憶エリア１３１の「アクセス権者ＩＤ」に記憶され、名刺画像から抽出された名前のユーザにアクセス権が設定される（Ｓ９）。そして、管理者ＩＤがアクセス権者ＩＤに記憶され、プロジェクトの管理者は当該登録ファイルのアクセス権者とされる（Ｓ１０）。そして、ファイル登録のための電子メールの送信元に登録完了の電子メールが送信される（Ｓ１１）。そして、Ｓ１へ戻り、電子メールの受信判断が行われる。

以上のようにして、メイン処理では、名刺画像が切り出され、登録ファイルが登録ファイルＤＢ記憶エリア１３１に記憶される。そして、切り出された名刺画像から名前が抽出され、抽出された名前のユーザがプロジェクトのメンバーであれば、抽出された名前のメンバーに登録ファイルへのアクセス権が設定される。よって、登録ファイルを電子メールに添付し、さらに、アクセス権を与えたいユーザの名刺をスキャン又は撮像した画像を添付したり、登録したいファイルに貼付したりするだけで、簡単にアクセス権を設定して、ファイル管理サーバ１にファイルを登録することができる。また、登録したい情報が紙媒体である場合には、登録したい情報が記載された紙媒体と、アクセス権を設定したいユーザの名刺をスキャナでスキャンして、ページ識別可能な１つの画像ファイルを作成して、電子メールに添付すればよい。よって、ＰＣ３でなくとも、電子メールを送信する機能を有する複合機２において、ファイル管理サーバ１へファイルを登録することができる。

例えば、会議室に複合機が設置されていれば、参加者の名刺をスキャンし、さらに、会議の議事録やメモ、ホワイトボードの記録をプリントした用紙など、紙媒体で存在している情報をスキャンして、当該プロジェクトの電子メールアドレスに添付して送信するだけでよい。また、会議が終了した後、プロジェクトのメンバーが種々の場所で働いていても、メンバーの名刺をスキャン、又は、撮像して名刺画像を作成して添付したり、登録データに貼付したりして、登録データを記述したファイルを電子メールに添付すれば、簡単にファイルをファイル管理サーバ１へ登録できる。

また、プロジェクトごとに宛て先の電子メールアドレスを異なるものとすることにより、どのプロジェクトに関する登録ファイルとなるかを判断することができる。そして、プロジェクトごとに参加ユーザが登録されており、プロジェクトのメンバー以外のユーザにはファイルのアクセス権が設定されない。よって、誤って関係ない人物の名刺の名刺画像が添付されていても、その人物にアクセス権が設定されることがない。また、登録後には、登録結果を記載した電子メールが、登録用の電子メールを送信した人物に返送される。よって、登録するために電子メールを送信した人物は、誰にアクセス権が設定されたかを確認することができる。

なお、上記実施の形態のファイル管理サーバ１のＨＤＤ１３の登録ファイルＤＢ記憶エリア１３１の「登録ファイル」が「ファイル記憶手段」に該当する。そして、ユーザＩＤが「ユーザ特定情報」に該当し、名刺画像のデータが「特定画像データ」に該当する。登録ファイルＤＢ記憶エリア１３１の「アクセス権者ＩＤ」が「アクセス権者記憶手段」に該当する。ユーザＤＢ記憶エリア１３２が「ユーザ特定情報記憶手段」に該当する。そして、プロジェクトの参加者の集合が「グループ」に該当し、管理者ＩＤが「管理者特定情報」に該当し、専用電子メールアドレスが「グループ電子メールアドレス」に該当する。

メイン処理のＳ７で名刺画像から名前を抽出する処理を行うＣＰＵ１０が「ユーザ特定情報抽出手段」に相当する。メイン処理のＳ９で名刺画像から抽出された名前のユーザのユーザＩＤを登録ファイルＤＢ記憶エリア１３１の「アクセス権者ＩＤ」に記憶する処理を行うＣＰＵ１０が「アクセス権設定手段」に相当する。メイン処理のＳ８でユーザＤＢ記憶エリア１３２に登録された名前であるか否かの判断の処理を行うＣＰＵ１０が「登録判断手段」に相当する。メイン処理のＳ３でプロジェクトを判断する処理を行うＣＰＵ１０が「グループ判断手段」に相当する。

なお、本発明のファイル管理サーバ、ファイル管理方法、ファイル管理プログラムは、上記した実施の形態に限定されるものではなく、本発明の要旨を逸脱しない範囲内において種々変更を加え得ることは勿論である。上記実施の形態では、複合機２及びＰＣ３から送信される電子メールについて説明したが、他の機器から送信される電子メールであってもよい。

また、上記実施の形態では、簡単のために１通の電子メールで１組の登録データ及びアクセス対象ユーザをファイル管理サーバ１へ登録するものとした。しかしながら、１通の電子メールで複数の組の登録データ及びアクセス対象ユーザをファイル管理サーバ１へ登録できるように構成してもよい。複数の組を登録するには、例えば、次のようなルールを設ける。ページ識別可能な画像ファイルを添付ファイルとする場合、登録データの前のページに当該登録データにアクセス設定ユーザの名刺を映し出した名刺画像を配置する。例えば、ファイル管理サーバ１に登録したい原稿が３つあるとする。第一原稿は２枚、第二原稿は１枚、第三原稿は４枚あるとする。そして、第一原稿には、Ａ氏，Ｂ氏にアクセス権を設定し、第二原稿には、Ａ氏，Ｃ氏，Ｄ氏にアクセス権を設定し、第三原稿には、Ｂ氏，Ｃ氏にアクセス権を設定したいとする。この場合には、複合機２のスキャナ部２４で、１回目にＡ氏，Ｂ氏の名刺をスキャンし、２回目に第一原稿の１枚目をスキャンし、３回目に第一原稿の２枚目をスキャンする。そして、４回目にＡ氏，Ｃ氏，Ｄ氏の名刺をスキャンし、５回目に第二原稿をスキャンする。そして、６回目にＢ氏，Ｃ氏の名刺をスキャンし、７回目に第三原稿の１枚目をスキャンし、８回目に第三原稿の２枚目をスキャンし、９回目に第三原稿の３枚目をスキャンし、１０回目に第三原稿の４枚目をスキャンし、スキャンを終了する。これにより、１０ページのページ識別可能な画像ファイルが作成される。

そして、ファイル管理サーバ１では、このような添付ファイルを受信した場合には、名刺画像と登録データとの組み合わせを抽出する。例えば、単添付処理では、Ｓ２３〜Ｓ２８において、名刺画像と登録データとの組み合わせを抽出する処理も行われ、組み合わせに応じて登録ファイルが記憶される。具体的には、Ｓ２３では、ページ識別可能な画像ファイルの１ページ目に名刺画像があるか否か探索される。そして、名刺画像があれば、１組目の名刺画像としてＲＡＭ１２の所定の記憶エリアに記憶される。ついで、２ページ目に名刺画像があるか探索される。名刺画像がなければ、３ページ目に名刺画像があるか探索される。そして、ｎページ目に名刺画像があったとすると、２ページ目からｎ−１ページ目からなるページ識別可能な画像ファイルが作成され、登録ファイルとして登録ファイルＤＢ記憶エリア１３１に新たなレコードが追加されて記憶される。なお、２ページ目にも名刺画像があった場合には、２ページ目の画像も１組目の名刺画像としてＲＡＭ１２の所定の記憶エリアに記憶される。

そして、ｎページ目の名刺画像がＲＡＭ１２に記憶される。ついで、ｎ＋１ページ目に名刺画像があるか探索されるという処理が最後のページまで繰り返される。なお、１ページ目に名刺画像がない場合には、ＲＡＭ１２の１ページ目の名刺画像を記憶する領域に名刺画像なしを示す情報が記憶される。これにより、名刺画像と、それに続くページから、次に名刺画像が出現するページまでの間のページで構成される画像ファイル（登録ファイル）との組み合わせが抽出される。このような処理を行うファイル管理サーバ１のＣＰＵ１０が「組み合わせ抽出手段」に相当する。

また、複数添付処理では、前述したような複数の組み合わせの含まれたページ識別可能な画像ファイルを受信すると、Ｓ４３〜Ｓ４７において単添付処理で説明したのと同様の処理が行われ、名刺画像と、それに続くページから、次に名刺画像が出現するページまでの間のページで構成される画像ファイル（登録ファイル）との組み合わせが抽出される。

また、ＰＣ３で名刺画像を貼付したデータファイルを添付ファイルとする場合には、名刺画像のよりも後のデータから、次に名刺画像が出現する前までのデータまでを、当該名刺画像の組み合わせとなる登録データとする。なお、次の名刺画像がない場合には、名刺画像よりも後のデータから最後までのデータを登録データとする。このような添付ファイルの電子メールを受信した場合には、複数添付処理のＳ５２〜Ｓ５７において、名刺画像と登録データとの組み合わせが抽出される。具体的には、Ｓ５２では、データファイルの頭から名刺画像が探索される。名刺画像が最初にあれば、１つ目の組の名刺画像としてＲＡＭ１２の所定の記憶エリアに記憶される。ついで、次に出現する名刺画像が探索される。１組目の名刺画像との間にデータがなければ、次の名刺画像も１組目の名刺画像としてＲＡＭ１２の所定の記憶エリアに記憶される。

そして、次に名刺画像が出現したら、１組目の最後の名刺画像の後のデータから、出現した名刺画像の前のデータまでのデータを登録データとして、１つのファイルにする。そして、登録ファイルＤＢ記憶エリア１３１にレコードを追加して、作成されたファイルのデータを「登録ファイル」に記憶する。そして、出現した名刺画像は２組目の名刺画像としてＲＡＭ１２の所定の記憶エリアに記憶される。そして、１組目の場合と同様に、続けて名刺画像の探索が行われる。このような処理を行うファイル管理サーバ１のＣＰＵ１０が「組み合わせ抽出手段」に相当する。

そして、ページ識別可能な画像ファイルの場合でも、データファイルの場合でも、メイン処理では、組み合わせごとにＳ７〜Ｓ９の処理が行われ、Ｓ１０では、全ての組み合わせに対して管理者にアクセス権が設定される。まず、１つ目の名刺画像からアクセス対象ユーザの名前が抽出され（Ｓ７）、抽出された抽出ユーザがユーザＤＢ記憶エリア１３２に記憶されているか否かの判断が行われる（Ｓ８）。そして、全抽出ユーザがユーザＤＢ記憶エリア１３２に記憶されていれば、全抽出ユーザＩＤが登録ファイルＤＢ記憶エリア１３１の「アクセス権者ＩＤ」に記憶される。なお、抽出ユーザＩＤは、対応する登録ファイルが記憶されているレコードの「アクセス権者ＩＤ」に記憶される。そして、２つ目の組み合わせに対してＳ７〜Ｓ９の処理が行われ、全ての組み合わせに対してＳ７〜Ｓ９の処理が行われたら、登録ファイルが記憶されたレコードの「アクセス権者ＩＤ」に管理者ＩＤが記憶される。

また、上記実施の形態では、プロジェクトＤＢ記憶エリア１３３にプロジェクトごとに参加ユーザのユーザＩＤが記憶されており、グループを形成していた。しかしながら、必ずしもユーザはグループ形成していなくてもよい。この場合には、メイン処理（図８）のＳ８においては、ユーザＤＢ記憶エリア１３２に抽出ユーザのユーザＩＤが記憶されているか否かを判断するのみでよい。名刺画像が添付ファイルに含まれなかった場合や、抽出ユーザがプロジェクトのメンバーでなかった場合には、プロジェクトの管理者にアクセス権を与えているが、電子メールを送信したメンバーにのみアクセス権を与えるようにすればよい。

また、上記実施の形態では、名刺画像が添付ファイルに含まれなかった場合や、抽出ユーザがプロジェクトのメンバーでなかった場合には、プロジェクトの管理者にアクセス権を与えているが、電子メールを送信してきたユーザにもアクセス権を与えるようにしてもよい。また、電子メールを送信してきたユーザにのみアクセス権を与えるようにしてもよい。また、ファイルＤＢ記憶エリアにファイルを登録しないようにしてもよい。

本発明のファイル管理サーバ１へファイルを登録する際の機器の構成を示す構成図である。 ファイル管理サーバ１の電気的構成を示す模式図である。 ＨＤＤ１３の構成を示す模式図である。 登録ファイルＤＢ記憶エリアの構成を示す模式図である。 ユーザＤＢ記憶エリア１３２の構成を示す模式図である。 プロジェクトＤＢ記憶エリア１３３の構成を示す模式図である。 複合機２の電気的構成を示す模式図である。 ファイル管理サーバ１で行われるメイン処理のフローチャートである。 メイン処理の中で実施される単添付処理のフローチャートである。 メイン処理の中で実施される複数添付処理のフローチャートである。

符号の説明

１ ファイル管理サーバ
２ 複合機
３ ＰＣ
９ インターネット
１０ ＣＰＵ
１３ ハードディスク装置
２０ ＣＰＵ
２４ スキャナ部
２６ 操作キー
１３１ 登録ファイルＤＢ記憶エリア
１３２ ユーザＤＢ記憶エリア
１３３ プロジェクトＤＢ記憶エリア
１３４ ファイル管理プログラム記憶エリア

Claims (9)

1. コンピュータで処理可能なデータを記述したファイルを記憶するファイル記憶手段を備えたファイル管理サーバであって、
   電子メールを受信する電子メール受信手段と、
   前記電子メール受信手段により受信された前記電子メールである受信電子メールに、ユーザを特定する情報であるユーザ特定情報が写し出された画像データである特定画像データが記載されたファイルが添付されていた場合に、前記特定画像データから前記ユーザ特定情報を抽出ユーザ特定情報として抽出するユーザ特定情報抽出手段と、
   前記受信電子メールに前記ファイル記憶手段に記憶するファイルに記述するデータである登録データが記載されたファイルが添付されていた場合に、当該登録データを記述したファイルを登録ファイルとして前記ファイル記憶手段に記憶するファイル記憶制御手段と、
   前記ファイル記憶手段に記憶されているファイルへのアクセスが許可されているユーザの前記ユーザ特定情報を前記ファイルと対応可能に記憶するアクセス権者記憶手段と、
   前記ユーザ特定情報抽出手段により抽出された前記抽出ユーザ特定情報を、当該登録データの登録ファイルへのアクセスを許可するユーザの前記ユーザ特定情報として前記アクセス権者記憶手段に記憶するアクセス権設定手段とを備えたことを特徴とするファイル管理サーバ。
2. 当該ファイル管理サーバを利用するユーザの前記ユーザ特定情報を記憶したユーザ特定情報記憶手段と、
   前記抽出ユーザ特定情報が前記ユーザ特定情報記憶手段に記憶されているか否かを判断する登録判断手段とを備え、
   前記アクセス権設定手段は、前記抽出ユーザ特定情報が前記登録判断手段により前記ユーザ特定情報記憶手段に記憶されていると判断されなかった場合には、当該抽出ユーザ特定情報を前記アクセス権者記憶手段に記憶しないことを特徴とする請求項１に記載のファイル管理サーバ。
3. 複数のユーザで構成されるグループが形成されており、
   前記ユーザ特定情報記憶手段は、前記グループに属するユーザの前記ユーザ特定情報、当該グループの管理者であるユーザの前記ユーザ特定情報である管理者特定情報、及び、当該グループ用の電子メールアドレスであるグループ電子メールアドレスを前記グループごとに記憶し、
   前記電子メール受信手段により受信された前記電子メールの宛先が、前記ユーザ特定情報記憶手段に記憶されているいずれの前記グループ電子メールアドレスであるかにより、当該電子メールがいずれのグループ宛てに送信されたかを判断するグループ判断手段と、
   前記登録判断手段は、前記抽出ユーザ特定情報が前記グループ判断手段により判断されたグループに属するユーザの前記ユーザ特定情報として前記ユーザ特定情報記憶手段に記憶されているか否かを判断し、
   前記アクセス権設定手段は、前記抽出ユーザ特定情報が前記グループ判断手段により判断されたグループに属するユーザの前記ユーザ特定情報として前記ユーザ特定情報記憶手段に記憶されていると判断されなかった場合には、前記グループ判断手段により判断されたグループの前記管理者特定情報を前記アクセス権者記憶手段に記憶することを特徴とする請求項２に記載のファイル管理サーバ。
4. 前記特定画像データは、名刺をスキャナで走査した画像データ、又は、名刺をデジタルカメラで撮影した画像データであり、名刺に記載された氏名がユーザ特定情報であることを特徴とする請求項１乃至３のいずれかに記載のファイル管理サーバ。
5. 前記受信電子メールの送信元へ、前記アクセス権設定手段により前記アクセス権者記憶手段に記憶された前記ユーザ特定情報に関する情報を記載した電子メールを送信する通知電子メール送信手段を備えたことを特徴とする請求項１乃至４のいずれかに記載のファイル管理サーバ。
6. ページを識別可能なデータとして、前記登録データ及び前記特定画像データが１つのファイルに記述され、前記特定画像データのページが複数ある場合に、前の前記特定画像データのページと、後の特定画像データのページとの間のページのデータを前の特定画像データに付随する前記登録データとして、前記特定画像データ及び前記登録データの組み合わせを抽出する組み合わせ抽出手段を備え、
   前記アクセス権設定手段は、
   前記組み合わせ抽出手段により抽出された前記組み合わせにおいて、当該組み合わせの前記特定画像データから抽出される前記抽出ユーザ特定情報を、当該組み合わせの前記登録データの前記登録ファイルへのアクセスを許可するユーザの前記ユーザ特定情報として前記アクセス権者記憶手段に記憶することを特徴とする請求項１乃至５のいずれかに記載のファイル管理サーバ。
7. 前記組み合わせ抽出手段は、スキャナによる１回の走査で取得された画像を１ページとして識別可能に構成されたファイルから前記特定画像データ及び前記登録データの組み合わせを抽出することを特徴とする請求項６に記載のファイル管理サーバ。
8. コンピュータで処理可能なデータを記述したファイルを記憶するファイル記憶手段がファイル管理サーバに備えられ、当該ファイル記憶手段に記憶するファイルへのアクセス権を設定するファイル管理方法であって、
   電子メールを受信する電子メール受信ステップと、
   前記電子メール受信ステップにより受信された前記電子メールである受信電子メールに、ユーザを特定する情報であるユーザ特定情報が写し出された画像データである特定画像データが記載されたファイルが添付されていた場合に、前記特定画像データから前記ユーザ特定情報を抽出ユーザ特定情報として抽出するユーザ特定情報抽出ステップと、
   前記受信電子メールに前記ファイル記憶手段に記憶するファイルに記述するデータである登録データが記載されたファイルが添付されていた場合に、当該登録データを記述したファイルを登録ファイルとして前記ファイル記憶手段に記憶するファイル記憶制御ステップと、
   前記ユーザ特定情報抽出手段により抽出された前記抽出ユーザ特定情報を、当該登録データの登録ファイルへのアクセスを許可するユーザの前記ユーザ特定情報として、前記ファイル記憶手段に記憶されているファイルへのアクセスが許可されているユーザの前記ユーザ特定情報を前記ファイルと対応可能に記憶する前記アクセス権者記憶手段に記憶するアクセス権設定ステップとを備えたことを特徴とするファイル管理方法。
9. 請求項１乃至７のいずれかに記載のファイル管理サーバの各種処理手段としてコンピュータを機能させることを特徴とするファイル管理プログラム。

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