JP6045533B2 - 文書管理装置及び文書管理プログラム - Google Patents

Description

本発明は、文書管理システム（ＤＭＳ：ｄｏｃｕｍｅｎｔ ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ ｓｙｓｔｅｍ）などに保管されている機密情報の漏洩を防止することに適した文書管理装置及び文書管理プログラムに関する。

一般に、企業などにおいては、ネットワークに接続された文書管理システム（ＤＭＳ）としてのファイルサーバーに様々な文書などの各種ファイルを登録しておくことがある。また、ファイルサーバーに登録された文書などの各種ファイルは、ネットワークに接続されたクライアント端末によって閲覧できる。また、ネットワークに接続された、たとえばプリンター機能、ＦＡＸ機能、スキャン機能などの複数の機能を搭載した複合的な周辺機器であるＭＦＰ（Ｍｕｌｔｉｆｕｎｃｔｉｏｎ Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌ）やプリンターなどの画像形成装置によりダウンロードすることで、印刷することも可能となっている。

このような文書管理システム（ＤＭＳ）としてのファイルサーバーに文書などの各種ファイルを登録しておくことで、文書などの各種ファイルの検索が容易となるばかりか、各種ファイルの配信なども容易に行える。つまり、文書などの各種ファイルの有効活用の利便性が高いといえる。

ところで、文書管理システム（ＤＭＳ）としてのファイルサーバーによって管理されている文書などの各種ファイルには、機密情報も大量に含まれている。このような機密情報については、漏洩防止の観点から厳重に管理することが求められている。

このような機密情報を管理するものとして、特許文献１では、フォルダーなどの文書の登録先に対してユーザーごとにＮＧワードを登録しておき、文書登録時に、ＮＧワードと、ＯＣＲ処理して抽出した文書の内容との比較に基づき、当該文書に対してユーザーのアクセス権限を設定するようにした情報処理装置を提案している。

特開２００９−２８２６１１

上述した特許文献１の情報処理装置では、ユーザーがＮＧワードを登録しておくことにより、登録すべき文書にそのＮＧワードが含まれている場合はそのユーザーのみがアクセスできるアクセス権限が設定されるため、機密情報の漏洩を防止することが可能となっている。

ところが、このような機密情報の漏洩を防止する方法では、ユーザーごとにＮＧワードを登録しておく必要があるため、機密情報の指定に係わるＮＧワードの登録作業が繁雑となってしまうという問題がある。

また、登録されるＮＧワードはユーザーごとに異なるため、登録されたＮＧワードによってはアクセス権限が設定されず、機密情報が漏洩してしまうおそれがあるという問題もある。つまり、登録すべき文書中に登録されたＮＧワードと類似するワードがあっても、そのワードとＮＧワードとが一致さなければアクセス権限が設定されないということである。

本発明は、このような状況に鑑みてなされたものであり、機密情報の指定に係わる作業の繁雑さを無くすことができ、しかも機密情報の漏洩を確実に防止することができる文書管理装置及び文書管理プログラムを提供することを目的とする。

本発明の文書管理装置は、クライアント端末からの各種ファイルを受信する受信手段と、該受信した各種ファイルのうち、機密指定された出力制限を有するファイルを機密指定ファイルとし、機密指定されないファイルをユーザーファイルとして管理するファイル管理手段と、前記ユーザーファイルと前記機密指定ファイルとを比較し、前記ユーザーファイルの内容が前記機密指定ファイルの内容と一定以上の割合で類似している場合、前記ユーザーファイルに出力制限をかけるファイル解析手段とを備え、前記ファイル管理手段は、出力制限がかけられた前記ユーザーファイルが公開された場合、前記公開されたユーザーファイルの出力制限を解除し、前記機密指定ファイルが公開された場合、前記公開された機密指定ファイルの出力制限を維持することを特徴とする。
また、前記ファイル管理手段は、前記機密指定ファイル及び前記ユーザーファイルを登録したユーザーにより、前記機密指定ファイル及び前記ユーザーファイルが他のユーザーのクライアント端末に対して配信された場合、前記機密指定ファイル及び前記ユーザーファイルが公開されたと判断することを特徴とする。
また、前記ファイル管理手段は、管理者により前記機密指定ファイルの機密指定が解除されるまで、前記機密指定ファイルの出力制限を維持する請求項１に記載の文書管理装置。
また、前記機密指定されるファイルは、出力制限の指定又は機密指定ワードのいずれか一方又は両方を有するものであることを特徴とする。
また、前記ファイル解析手段は、前記機密指定ファイルの内容を解析し、出現頻度の高いワードに重み付けし、該重み付けの高いワードを用いて前記ユーザーファイルと前記機密指定ファイルとの比較を行うことを特徴とする。
また、出力制限がかけられた前記機密指定されないファイルが登録日から一定期間経過すると、該機密指定されないファイルの出力制限を解除することを特徴とすることを特徴とする。
本発明の文書管理プログラムは、文書管理装置を制御するためのコンピューターで実行される文書管理プログラムであって、ファイル管理手段により、クライアント端末からの各種ファイルを受信する受信手段によって受信された各種ファイルのうち、機密指定された出力制限を有するファイルを機密指定ファイルとし、機密指定されないファイルをユーザーファイルとして管理する工程と、ファイル解析手段により、前記ユーザーファイルと前記機密指定ファイルとを比較し、前記ユーザーファイルの内容が前記機密指定ファイルの内容と一定以上の割合で類似している場合、前記ユーザーファイルに出力制限をかける工程とを前記コンピューターに実行させ、前記ファイル管理手段は、出力制限がかけられた前記ユーザーファイルが公開された場合、前記公開されたユーザーファイルの出力制限を解除し、前記機密指定ファイルが公開された場合、前記公開された機密指定ファイルの出力制限を維持することを特徴とする。
本発明の文書管理装置及び文書管理プログラムでは、ファイル管理手段により、クライアント端末からの各種ファイルを受信する受信手段によって受信された各種ファイルのうち、機密指定された出力制限を有するファイルを機密指定ファイルとし、機密指定されないファイルをユーザーファイルとして管理し、ファイル解析手段により、ユーザーファイルと機密指定ファイルとを比較し、ユーザーファイルの内容が機密指定ファイルの内容と一定以上の割合で類似している場合、ユーザーファイルに出力制限をかけることができる。
すなわち、ユーザーファイルへの出力制限は、機密指定ファイルとの比較によって自動的にかけることができる。また、機密指定ファイルは機密となる多くのワードを含んでいるため、この機密指定ファイルとの比較により、ユーザーファイルに対する機密情報であるかどうかの判断の精度を上げることができる。

本発明の文書管理装置及び文書管理プログラムによれば、ユーザーファイルへの出力制限を機密指定ファイルとの比較によって自動的にかけるとともに、機密となる多くのワードを含んでいる機密指定ファイルとの比較により、ユーザーファイルに対する機密情報であるかどうかの判断の精度を上げるようにしているため、機密情報の指定に係わる作業の繁雑さを無くすことができ、しかも機密情報の漏洩を確実に防止することができる。

本発明の文書管理装置の一実施形態を示す図である。 図１のファイルサーバー及びＭＦＰの主要部の構成について説明するための図である。 図１のファイルサーバー側で管理されている管理情報の一例について説明する図である。 図１のファイルサーバー側での文書管理を説明するためのフローチャートである。

以下、本発明の文書管理装置の一実施形態を、図１〜図４を参照しながら説明する。なお、以下の説明においての文書管理装置の一例としては、ファイルサーバーであるものとする。

まず、図１に示すように、文書管理装置であるファイルサーバー１０は、ネットワーク４０に接続されている。ネットワーク４０としては、ＬＡＮ、無線ＬＡＮ、インターネットなどの回線網を用いることができる。また、ネットワーク４０には、たとえばプリンター機能、ＦＡＸ機能、スキャン機能などの複数の機能を搭載した複合的な周辺機器であるＭＦＰ（Ｍｕｌｔｉｆｕｎｃｔｉｏｎ Ｐｅｒｉｐｈｅｒａｌ）２０と、クライアント端末３０とが接続されている。

そして、クライアント端末３０からファイルサーバー１０に文書などの各種ファイルを登録すると、ファイルサーバー１０により各種ファイルが保管される。なお、各種ファイルには、メモなどの形式のファイルも含まれている。また、ファイルサーバー１０に登録されたユーザーファイルは、たとえばＭＦＰ２０側のタッチパネルでの操作により、ダウンロードすることで、印刷することができる。また、ＭＦＰ２０のタッチパネルでの操作に限らず、スマートホンやタブレットなどの携帯端末（図示省略）によっても同様の印刷要求を行うことができる。ただし、ファイルサーバー１０に登録されているユーザーファイルのうち、出力制限がかけられているものについては、後述のように、印刷したり閲覧したりすることができない。

次に、図２を参照し、ファイルサーバー１０及びＭＦＰ２０の主要部の構成について説明する。まず、ファイルサーバー１０は、制御部１１、Ｉ／Ｆ（インターフェース）１２を備えている。制御部１１は、図示しないＲＯＭ内のプログラムに基づき、ファイルサーバー１０全体の動作を制御するものであり、通信管理部２１ａ、ファイル解析部１１ｂ、ファイル管理部１１ｃ、メモリー１１ｄを備えている。

通信管理部１１ａは、Ｉ／Ｆ１２を介してクライアント端末３０からの各種ファイルを受信する。受信した各種ファイルは、ファイル解析部１１ｂに渡される。また、通信管理部１１ａは、ＭＦＰ２０側からの各種ファイルのダウンロードの要求があると、指定された各種ファイルを送信する。ただし、後述のように、各種ファイルのうち、指定されたユーザーファイルに出力制限がかけられている場合は、出力制限がかけられていることを示す出力制限情報を出力する。ここで、出力制限とは、印刷に限らず、ディスプレイに表示して閲覧することも含む。

ファイル解析部１１ｂは、後述の図３に示す管理情報を参照し、クライアント端末３０によって登録された各種ファイルのうち機密指定されていないファイル（以下、ユーザーファイルという）が機密情報であるかどうかを解析し、機密情報である場合は出力制限をかける。機密情報であるかどうかは、後述の図３に示す機密指定された文書などのファイル（以下、機密指定ファイルという）との比較により判別する。つまり、機密指定ファイルには、機密となる多くのワードが含まれている。そこで、登録されたユーザーファイルの内容が一定以上の割合（類似度：たとえば８０％以上）で機密指定された機密指定ファイルの内容と類似しているかどうかで判別することにより、機密情報であるかどうかを判断することができる。

この場合、機密指定ファイルとの比較により、ユーザーファイルの内容がたとえば８０％以上であれば、ユーザーファイルに対して出力制限がかけられる。これに対し、ユーザーファイルの内容がたとえば８０％未満であれば、ユーザーファイルに対して出力制限がかけられない。ここでの一定以上の割合は８０％に限られるものではなく、９０％、７０％、６０などとしてもよい。また、その一定以上の割合は、ファイルサーバー１０を管理する管理者によって適宜設定変更できる。

なお、後述のように、ユーザーが各種ファイルをファイルサーバー１０に登録する際に、出力制限の指定の有無を選択する画面で出力制限の指定の有りを選択した場合や、各種ファイルのたとえばヘッダー領域に社外秘又は秘密のいずれか一方又は両方の機密指定ワードが付されている各種ファイルについては、機密指定ファイルとして出力制限がかけられることになるため、ファイル解析部１１ｂによる機密情報であるかどうかの解析が行われない。

ファイル管理部１１ｃは、クライアント端末３０によって登録された各種ファイルを、後述の図３に示す管理情報として管理する。なお、ファイル管理部１１ｃによる管理の詳細については後述する。

一方、ＭＦＰ２０は、制御部２１、操作部２２、表示部２３、スキャナー部２４、プリンター部２５、ＦＡＸ部２６、Ｉ／Ｆ（インターフェース）２７を備えている。制御部２１は、図示しないＲＯＭ内のプログラムに基づき、ＭＦＰ２０全体の動作を制御するものであり、通信管理部２１ａ、操作受付部２１ｂ、表示管理部２１ｃ、ジョブ処理部２１ｄ、メモリー２１ｅを備えている。

通信管理部２１ａは、Ｉ／Ｆ２７を介してファイルサーバー１０からの各種ファイルを受信する。受信した各種ファイルは、ジョブ処理部２１ｄに渡される。また、通信管理部２１ａは、Ｉ／Ｆ２７に接続された無線ＬＡＮルーター２８を介して携帯端末（図示省略）からの印刷要求や位置情報を受信する。

操作受付部２１ｂは、操作部２２による印刷などを行うための各種ファイルを指定する操作などを受け付ける。表示管理部２１ｃは、操作受付部２１ｂによって受け付けられた各種ファイルに出力制限がかけられている場合、表示部２３に出力制限がかけられていることを示す内容を表示させる。なお、各種ファイルがユーザーファイルの場合、表示管理部２１ｃは、ユーザーファイルに出力制限がかけられているかどうかを、上述した通信管理部１１ａからの出力制限情報に基づいて確認する。また、各種ファイルが機密指定ファイルの場合、出力制限が掛けられていると判断する。

ジョブ処理部２１ｄは、ファイルサーバー１０からダウンロードした各種ファイルに対し、画像処理（ラスタライズ）を行う。メモリー２１ｅには、ファイルサーバー１０からダウンロードした各種ファイルなどが記憶される。

操作部２２は、ファイルサーバー１０に登録されている各種ファイルの指定などを行う場合に操作されるものであり、たとえばタッチパネルで構成されている。なお、ＭＦＰ１０に対する印刷要求などにおいては、ユーザーの利用権限を保持するためにログイン処理が行われる。ログイン処理は、操作部２２を介して行われたり、携帯端末（図示省略）からのアクセスによって行われたりする。

表示部２３は、印刷すべき各種ファイルの指定、ログインなどをガイドするメッセージ、ユーザーが印刷できる各種ファイルのリストなどを表示する。また、表示部２３は、上述したように、操作受付部２１ｂによって受け付けられた各種ファイルに出力制限がかけられている場合、出力制限がかけられていることを示す内容を表示する。

スキャナー部２４は、イメージセンサー（図示省略）によって読み取られる原稿の画像データを制御部２１に入力する。すなわち、スキャナー部２４は、イメージセンサー（図示省略）からの原稿の画像信号をデジタルの画像データに変換し、順次、制御部２１に入力する。

プリンター部２５は、制御部２１から出力される画像データに基づき、用紙上に画像をプリントする。すなわち、プリンター部２５は、制御部２１から出力されるラスタライズされた画像データに基づく変調されたレーザー光により、感光体ドラム（図示省略）上に静電潜像を形成する。そして、トナーの供給による静電潜像によってトナー像が形成され、このトナー像が用紙に転写される。

ＦＡＸ部２６は、制御部２１から出力される画像データを、電話回線を通じ相手方となるファクシミリへと送信し、また、相手方のファクシミリからの画像データを受信して制御部２１に入力する。すなわち、ＦＡＸ部２６は、図示しないＮＣＵ（Ｎｅｔｗｏｒｋ Ｃｏｎｔｒｏｌ Ｕｎｉｔ）により電話回線との接続を制御しつつ、制御部２１から出力される画像データを圧縮し変調して、相手方ファクシミリへと送信する。

また、ＦＡＸ部２６は、ＮＣＵにより電話回線と接続しつつ、相手方ファクシミリからの画像データを復調し伸張して、制御部２１に入力する。Ｉ／Ｆ２７は、たとえば無線ＬＡＮルーター２８やＬＡＮに接続されており、ファイルサーバー１０、クライアント端末３０、携帯端末（図示省略）との間でのデータの送受信を可能としている。

なお、コピー機能のジョブでは、スキャナー部２４からメモリー２１ｅへ画像データが入力され、メモリー２１ｅからプリンター部２５へ画像データが出力される。プリント機能のジョブでは、ジョブ処理部２１ｄによってラスタライズされた画像データがプリンター部２５へ出力される。スキャナー機能のジョブでは、スキャナー部２４からメモリー２１ｅへ画像データが入力され、メモリー２１ｅからＩ／Ｆ２７へ画像データが出力される。

ファックス送信機能のジョブでは、スキャナー部２４（又はＩ／Ｆ２７）からメモリー２１ｅへ画像データが入力され、メモリー２１ｅからＦＡＸ部２６へ画像データが出力される。ファックス受信機能のジョブでは、ＦＡＸ部２６からメモリー２１ｅへ画像データが入力され、メモリー２１ｅからプリンター部２５へ画像データが出力される。

また、ファイルサーバー１０に登録されている各種ファイルをＭＦＰ２０側で印刷する場合、操作部２２や携帯端末（図示省略）などからユーザーの利用権限を確認するためのログイン処理を行うと、ユーザー認証情報がＬＡＮを介してファイルサーバー１０に送信される。

ファイルサーバー１０側でユーザー認証が行われると、ＭＦＰ２０側でユーザーが印刷可能な各種ファイルの一覧が取得され、表示部２３に表示される。このとき、各種ファイルの一覧のいずれかに出力制限がかけられている場合、上述した表示管理部２１ｃにより、出力制限がかけられていることを示す内容が表示される。

次に、図３を参照し、ファイルサーバー１０側で管理されている管理情報の一例について説明する。まず、図３（ａ）に示す管理番号は、クライアント端末３０によって登録された各種ファイルを管理するための番号である。なお、図３の例では、１０個の各種ファイルが管理されており、そのうち、機密指定ファイルは管理番号０００００１〜０００００５に対応しており、ユーザーファイルは管理番号０００００１〜０００００５に対応している。
図３（ｂ）に示すファイル名は、クライアント端末３０によって登録される各種ファイルに付けられている文字列である。図３（ｃ）に示す登録日は、クライアント端末３０によって登録された日付である。

図３（ｄ）に示す部門情報は、クライアント端末３０によって各種ファイルを登録したユーザーの所属部署を示すものである。なお、この部門情報は、クライアント端末３０によって各種ファイルをファイルサーバー１０に登録する際、たとえばユーザーの社員コードを受け付けることで、取得される。

図３（ｅ）に示す管理番号０００００１〜０００００５に対応する機密指定ワードは、ファイル解析部１１ｂによって重み付けされた固有名詞や数値などのワードである。すなわち、ファイル解析部１１ｂは、たとえば機密指定された管理番号０００００１〜０００００５に対応する機密指定ファイルの内容を解析し、それぞれの部門のファイル毎に出現頻度の高いワードを判別し、重み付けし、機密指定ワードとして登録する。ここで、出現頻度の高くワードの重み付けが高いものから順に複数登録される。なお、その登録個数は、ファイルサーバー１０を管理する管理者によって適宜設定変更可能となっている。

そして、管理番号０００００１〜０００００５に対応する機密指定ワードは、ファイル解析部１１ｂがクライアント端末３０によって登録されたユーザーファイルを、機密指定された機密指定ファイルと比較し、クライアント端末３０によって登録されたユーザーファイルが機密情報であるかどうかを判別する際に参照される。

また、図３（ｅ）に示す機密指定ワードにおいて、管理番号０００００６〜０００００７に対応する社外秘、秘密としたワードは、たとえばユーザーファイルのヘッダー領域などに付されているものである。すなわち、ファイル解析部１１ｂは、登録されたユーザーファイルのたとえばヘッダー領域を検索し、たとえば社外秘又は秘密としたワードがあれば、機密指定ワード有りと判断し、管理情報の該当箇所に登録する。

図３（ｆ）に示す公開は、登録された機密指定ファイル及び各種ファイルが公開済みであるか否かを示すものである。公開済みであるか否かの判別は、ファイル管理部１１ｃが行うものであって、機密指定ファイル及びユーザーファイルを登録したユーザーがたとえば複数の他のユーザーのクライアント端末３０に対して配信したことを確認することで行う。この場合、ファイル管理部１１ｃは、管理情報の該当箇所を公開済みとする。

図３（ｇ）に示す出力制限は、登録された機密指定ファイル及びユーザーファイルの出力制限の有無を示すものである。図３（ｈ）に示す機密指定は、機密指定の有無を示すものである。ここで、機密指定が「有り」、すなわち機密指定されている管理番号０００００１〜０００００５に対応する機密指定ファイルについての機密指定は、ファイルサーバー１０を管理する管理者によって行われる。また、機密指定の解除もファイルサーバー１０を管理する管理者によって行われる。これにより、機密指定された機密情報の漏洩防止が確実に行われる。なお、機密指定が「無し」、すなわち機密指定されていない管理番号０００００６〜００００１０に対応する各種ファイルはユーザーファイルである。

なお、図３では、機密指定された機密指定ファイルが５つである場合で示しているが、これに限らず、６つ以上であってもよい。また、機密指定された機密指定ファイルは、１つであってもよい。１つとした場合は、複数の機密指定ワードを含む機密指定ファイルを用意し、これを機密指定としておけばよい。

また、図３（ｇ）に示す出力制限において、管理番号０００００１〜０００００５に対応する機密指定ファイルについては、ファイルサーバー１０を管理する管理者によって機密の指定が解除されるまで出力制限が有りとされる。また、ユーザーファイルを登録したユーザーからの出力制限の指定があれば、同様に、図３（ｇ）に示す出力制限が有りとされる。なお、ユーザーファイルを登録したユーザーからの出力制限の指定とは、ユーザーファイルをファイルサーバー１０に登録する際に、出力制限の指定の有無を選択する画面で出力制限の指定の有りが選択されたことを意味する。

また、ファイル解析部１１ｂが、クライアント端末３０によって登録されたユーザーファイルを、機密指定された機密指定ファイルと比較し、登録されたユーザーファイルの内容が一定以上の割合（類似度：たとえば８０％以上）で機密指定された機密指定ファイルの内容と類似していると判別すると、ファイル管理部１１ｃが管理情報の該当箇所の出力制限を有りに設定する。また、登録されたユーザーファイルの内容の類似度がたとえば８０％未満であれば、ファイル管理部１１ｃが管理情報の該当箇所の出力制限を無しに設定する。

なお、一旦、出力制限が有りに設定された場合であっても、ユーザーファイルが公開された場合は、ファイル管理部１１ｃが管理情報の該当箇所の出力制限を無しに設定することができる。また、図３（ｃ）に示す登録日から起算して一定の日数（たとえば１年）が経過すると、一旦、出力制限が有りに設定された場合であっても、ファイル管理部１１ｃが管理情報の該当箇所の出力制限を無しに設定する。ただし、管理番号０００００２、０００００３のように、機密指定された機密指定ファイルにも関わらず、公開済みとなる場合がある。これは、特定のユーザーに対してユーザーファイルがたとえば配信されたためである。しかし、この場合は、あくまでもファイルサーバー１０を管理する管理者によって機密の指定が解除されるまで管理情報の該当箇所の出力制限が有りとされる。

次に、図４を参照し、ファイルサーバー１０側での文書管理について説明する。なお、以下の説明においては、図３に示した管理番号０００００１〜０００００５に対応する機密指定ファイルは既に登録済みであって、管理番号０００００７以降が新たに登録される場合で説明する。また、ユーザーがファイルサーバー１０に対して各種ファイルを登録する際のファイルサーバー１０側でのユーザー認証は済んでいるものとする。

まず、制御部１１は、クライアント端末３０からの各種ファイルの登録を待ち（ステップＳ１：ＮＯ）、通信管理部１１ａによりクライアント端末３０からの各種ファイルが受信されると、各種ファイルの登録有りを判断する（ステップＳ１：ＹＥＳ）。

次いで、ファイル解析部１１ｂは、登録された各種ファイルを解析し、出力制限の指定の有無を判断する（ステップＳ２）。すなわち、上述したように、ユーザーが各種ファイルをファイルサーバー１０に登録する際に、出力制限の指定の有無を選択する画面で出力制限の指定の有りを選択していれば、出力制限の指定が有ると判断する（ステップＳ２：ＹＥＳ）。この場合、ファイル解析部１１ｂは、図３（ｇ）に示す管理情報の該当箇所の出力制限を有りとする（ステップＳ３）。

これに対し、ファイル解析部１１ｂは、出力制限の指定の有無を選択する画面で出力制限の指定の有りが選択されていなければ（ステップＳ２：ＮＯ）、図３（ｇ）に示す管理情報の該当箇所の出力制限を無しとする。次いで、ファイル解析部１１ｂは、機密指定ワードの有無を判断する（ステップＳ４）。すなわち、ファイル解析部１１ｂは、登録された各種ファイルのたとえばヘッダー領域を検索し、たとえば社外秘又は秘密としたワードがあれば、機密指定ワード有りと判断する（ステップＳ４：ＹＥＳ）。この場合、ファイル解析部１１ｂは、図３（ｇ）に示す管理情報の該当箇所の出力制限を有りとし、この各種ファイルを機密指定ファイルとして認識する（ステップＳ３）。

また、ファイル解析部１１ｂは、機密指定ワード無しと判断すると（ステップＳ４：ＮＯ）、この各種ファイルをユーザーファイルとして認識し、このユーザーファイルの解析を行う（ステップＳ５）。ファイル解析部１１ｂは、登録されたユーザーファイルと図３の管理番号０００００１〜０００００５に対応する機密指定ファイルとを比較し、類似度が一定以上の割合（たとえば８０％以上）かどうかを判断する（ステップＳ６）。

ここで、ユーザーファイルと機密指定ファイルとを比較する場合、図３のたとえば管理番号０００００１〜０００００５に対応する全ての機密指定ファイルに対して比較してもよい。また、図３（ｄ）に示したように、ユーザーファイルを登録したユーザーの部門情報と対応する機密指定ファイルとの比較としてもよい。

特に、ユーザーファイルを登録したユーザーの部門情報と対応する機密指定ファイルとの比較を行うことで、機密情報であるかどうかの判断の精度を上げることができる。すなわち、ユーザーファイルと機密指定ファイルとの比較においては、図３（ｅ）に示した機密指定ファイルの機密指定ワードが用いられる。この機密指定ワードは、ファイル解析部１１ｂによって重み付けされた固有名詞や数値などのワードである。そのため、ユーザーファイルを登録したユーザーの部門情報と対応する機密指定ファイルとの比較を行うことで、ユーザーファイルの内容と機密指定ファイルの内容の類似性から機密情報であるかどうかの判断の精度が高められることになる。

ここで、ファイル解析部１１ｂは、類似度が一定以上の割合（たとえば８０％以上）であると判断すると（ステップＳ６：ＹＥＳ）、図３（ｇ）に示す管理情報の該当箇所の出力制限を有りとする（ステップＳ３）。これに対し、ファイル解析部１１ｂは、類似度が一定以上の割合（たとえば８０％以上）でないと判断すると（ステップＳ６：ＮＯ）、図３（ｇ）に示す管理情報の該当箇所の出力制限を無しとする。

以上のようにして、ファイル解析部１１ｂは、登録されたユーザーファイルに対して出力制限をかけるかかけないかを判断し、出力制限をかける場合は図３（ｇ）に示す管理情報の該当箇所の出力制限を有りとし、出力制限をかけない場合は図３（ｇ）に示す管理情報の該当箇所の出力制限を無しとする。

ここで、たとえばＭＦＰ２０側でユーザーが印刷可能なユーザーファイルの一覧を取得したとする。このとき、ユーザーファイルの一覧のいずれかに出力制限がかけられている場合、上述したように、通信管理部１１ａからの出力制限情報を基に、表示管理部２１ｃが表示部２３に出力制限がかけられていることを示す内容を表示させる。この場合、他のユーザーが登録したユーザーファイルを印刷しようとしても、出力制限がかけられているユーザーファイルについては、印刷ができないため、機密情報の漏洩が抑制されることになる。

次いで、ファイル管理部１１ｃは、登録されたユーザーファイルが公開されたかどうかを判断する（ステップＳ７）。すなわち、ファイル管理部１１ｃは、たとえば図３（ｇ）に示す出力制限が有りとされているユーザーファイルが複数の他のユーザーのクライアント端末３０に対して配信された場合、公開されたと判断する（ステップＳ７：ＹＥＳ）。この場合、ファイル管理部１１ｃは、図３（ｇ）に示す管理情報の該当箇所の出力制限を無しとする。

これに対し、ファイル管理部１１ｃは、出力制限が有りとされているユーザーファイルが公開されていないと判断すると（ステップＳ７：ＮＯ）、登録日から一定の日数（たとえば１年）が経過したかどうかを判断する（ステップＳ８）。すなわち、一旦、出力制限がかけられた機密情報であっても、登録日から一定の日数（たとえば１年）が経過してしまうと、機密情報でなくなる場合が多いためである。

ここで、ファイル管理部１１ｃは、登録日から一定の日数（たとえば１年）が経過したかどうかの判断待ちとなり（ステップＳ８：ＮＯ）、登録日から一定の日数（たとえば１年）が経過したと判断すると（ステップＳ８：ＹＥＳ）、図３（ｇ）に示す管理情報の該当箇所の出力制限を無しとする。

ただし、図３の管理番号０００００１〜０００００５に対応する機密指定ファイルについては、上述したように、ファイルサーバー１０を管理する管理者によって機密指定の解除が行われるまで、図３（ｇ）に示す管理情報の該当箇所の出力制限が有りとなる。

このように、本実施形態では、ファイル管理手段（ファイル管理部１１ｃ）により、クライアント端末３０からの各種ファイルを受信する受信手段（通信管理部１１ａ）によって受信された各種ファイルのうち、機密指定された出力制限を有するファイルを機密指定ファイルとし、機密指定されないファイルをユーザーファイルとして管理し、ファイル解析手段（ファイル解析部１１ｂ）により、ユーザーファイルと機密指定ファイルとを比較し、ユーザーファイルの内容が機密指定ファイルの内容と一定以上の割合（たとえば８０％以上）で類似している場合、ユーザーファイルに出力制限をかけるようにした。

これにより、ユーザーファイルへの出力制限を機密指定ファイルとの比較によって自動的にかけることができ、しかも機密となる多くのワードを含んでいる機密指定ファイルとの比較により、ユーザーファイルに対する機密情報であるかどうかの判断の精度を上げることができることから、機密情報の指定に係わる作業の繁雑さを無くすことができ、しかも機密情報の漏洩を確実に防止することができる。

また、本実施形態では、ユーザーがユーザーファイルをファイルサーバー１０に登録する際に、出力制限の指定の有無を選択する画面で出力制限の指定の有りを選択した場合や、ユーザーファイルのたとえばヘッダー領域に社外秘又は秘密のいずれか一方又は両方の機密指定ワードが付されているユーザーファイルについては、出力制限がかけられることになるため、ファイル解析部１１ｂによる機密情報であるかどうかの解析が行われないようにしている。

すなわち、ファイル解析部１１ｂは、出力制限の指定又は機密指定ワードのいずれか一方又は両方を有しないユーザーファイルに対してのみ機密情報であるかどうかの解析を行うようにしているため、ファイル解析部１１ｂによる無駄な解析処理を省くことができる。また、ユーザーがユーザーファイルを登録する際に出力制限の指定を行わず、しかも機密指定ワードを付していなてユーザーファイルに対しても確実に機密情報であるかどうかの解析を行って出力制限をかけるかどうかの判断を行うことができる。

特に、メモなどの形式のファイルについては、機密情報が含まれている場合であっても、出力制限の指定などが行われず、そのままファイルサーバー１０に登録されることがある。このような場合であっても、機密指定ファイルとの比較により、自動的に機密情報がどうかの解析が行われるため、機密情報の漏洩を確実に防止することができる。

また、本実施形態では、ファイル解析部１１ｂが機密指定ファイルの内容を解析し、出現頻度の高いワードに重み付けし、該重み付けの高いワードを用いてユーザーファイルと機密指定ファイルとの比較を行うため、機密情報であるかどうかの判断の精度を高めることができる。

また、本実施形態では、ファイル管理部１１ｃが出力制限がかけられたユーザーファイル（機密指定されないファイル）が公開されるか、又は登録日から一定期間経過すると、そのユーザーファイルの出力制限を解除するようにした。これにより、出力制限がかけられたユーザーファイルであっても、他のユーザーが自由に印刷したら閲覧したりすることができる。

なお、本実施形態では、ファイルサーバー１０側で出力制限の指定などがないユーザーファイルに対し、出力制限をかけるかどうかを判断する場合として説明したが、この例に限らず、ファイルサーバー１０からユーザーファイルをダウンロードして印刷などを行うＭＦＰ２０に対する特定のエリアを限定し、そのエリア以外に存在する携帯端末（図示省略）からのたとえば印刷要求に対しては全て出力制限がかけられるようにしてもよい。

この場合は、ＭＦＰ２０の制御部２１が携帯端末（図示省略）に搭載されているＧＰＳセンサーなどの位置センサーからの位置情報を取得し、この位置情報から携帯端末（図示省略）の位置を判断することで、実現可能となる。また、この場合は、携帯端末（図示省略）に出力制限がかけられていることを示す内容や、警告メッセージを表示させるようにしてもよい。

１０ ファイルサーバー
１１ 制御部
１１ａ 通信管理部
１１ｂ ファイル解析部
１１ｃ ファイル管理部
１１ｄ メモリー
１２ Ｉ／Ｆ
２０ ＭＦＰ
２１ 制御部
２１ａ 通信管理部
２１ｂ 操作受付部
２１ｃ 表示管理部
２１ｄ ジョブ処理部
２１ｅ メモリー
２２ 操作部
２３ 表示部
２４ スキャナー部
２５ プリンター部
２６ ＦＡＸ部
２７ Ｉ／Ｆ
２８ 無線ＬＡＮルーター
３０ クライアント端末
４０ ネットワーク

Claims (7)

1. クライアント端末からの各種ファイルを受信する受信手段と、
   該受信した各種ファイルのうち、機密指定された出力制限を有するファイルを機密指定ファイルとし、機密指定されないファイルをユーザーファイルとして管理するファイル管理手段と、
   前記ユーザーファイルと前記機密指定ファイルとを比較し、前記ユーザーファイルの内容が前記機密指定ファイルの内容と一定以上の割合で類似している場合、前記ユーザーファイルに出力制限をかけるファイル解析手段とを備え、
   前記ファイル管理手段は、出力制限がかけられた前記ユーザーファイルが公開された場合、前記公開されたユーザーファイルの出力制限を解除し、前記機密指定ファイルが公開された場合、前記公開された機密指定ファイルの出力制限を維持する
   ことを特徴とする文書管理装置。
2. 前記ファイル管理手段は、前記機密指定ファイル及び前記ユーザーファイルを登録したユーザーにより、前記機密指定ファイル及び前記ユーザーファイルが他のユーザーのクライアント端末に対して配信された場合、前記機密指定ファイル及び前記ユーザーファイルが公開されたと判断することを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
3. 前記ファイル管理手段は、管理者により前記機密指定ファイルの機密指定が解除されるまで、前記機密指定ファイルの出力制限を維持する請求項１に記載の文書管理装置。
4. 前記機密指定されるファイルは、出力制限の指定又は機密指定ワードのいずれか一方又は両方を有するものであることを特徴とする請求項１〜３のいずれかに記載の文書管理装置。
5. 前記ファイル解析手段は、前記機密指定ファイルの内容を解析し、出現頻度の高いワードに重み付けし、該重み付けの高いワードを用いて前記ユーザーファイルと前記機密指定ファイルとの比較を行うことを特徴とする請求項１〜４のいずれかに記載の文書管理装置。
6. 前記ファイル管理手段は、出力制限がかけられた前記機密指定されないファイルが登録日から一定期間経過すると、該機密指定されないファイルの出力制限を解除することを特徴とすることを特徴とする請求項１〜５のいずれかに記載の文書管理装置。
7. 文書管理装置を制御するためのコンピューターで実行される文書管理プログラムであって、
   ファイル管理手段により、クライアント端末からの各種ファイルを受信する受信手段によって受信された各種ファイルのうち、機密指定された出力制限を有するファイルを機密指定ファイルとし、機密指定されないファイルをユーザーファイルとして管理する工程と、
   ファイル解析手段により、前記ユーザーファイルと前記機密指定ファイルとを比較し、前記ユーザーファイルの内容が前記機密指定ファイルの内容と一定以上の割合で類似している場合、前記ユーザーファイルに出力制限をかける工程とを前記コンピューターに実行させ、
   前記ファイル管理手段は、出力制限がかけられた前記ユーザーファイルが公開された場合、前記公開されたユーザーファイルの出力制限を解除し、前記機密指定ファイルが公開された場合、前記公開された機密指定ファイルの出力制限を維持する
   ことを特徴とする文書管理プログラム。

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