JP2014044676A - 電子文書管理装置、電子文書管理システム、電子文書管理方法及び電子文書管理プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】本発明は、電子文書を自動分類して配信するとともに、出力時のセキュリティを向上させる。
【解決手段】電子文書管理システム１は、画像入出力部２１から提供される電子文書から画像特徴量解析部２２が、その特徴量を抽出して、配信先決定部１３が、該特徴量に基づいて配信先を決定し、データ制御部１１が、該画像入出力部２１の文書提供元情報を取得して、該電子文書の文書提供元情報、該特徴量及び該配信先に関連する配信先関連情報を文書関連情報として該電子文書に関連付けて文書関連データ記憶部１２に記憶させるとともに、送受信部１５から該電子文書を該配信先へ配信する。電子文書の出力要求が出力要求元機器からあると、データ制御部１１が、該出力要求元機器の出力要求元情報を取得し、該出力要求元情報と文書関連データ記憶部１２の出力要求のあった電子文書の文書関連情報とに基づいて該電子文書の出力の許可／不許可を制御する。
【選択図】 図１

Description

本発明は、電子文書管理装置、電子文書管理システム、電子文書管理方法及び電子文書管理プログラムに関し、詳細には、電子文書を自動分類して配信するとともに、該電子文書の出力時のセキュリティを向上させた電子文書管理装置、電子文書管理システム、電子文書管理方法及び電子文書管理プログラムに関する。

近年、情報化が進み、各種データが電子化されて各種利用に供されている一方で、電子化されたデータの機密保持が重要な課題となってきている。

また、電子文書の分類配信においては、効率的で利用しやすい分類配信が要望されている。

そこで、従来から、電子文書の記述内容に基づいて該電子文書の特徴量、例えば、文書名、頻出用語、作成者名、作成日時等を抽出し、該特徴量に基づいて電子文書を分類する文書管理装置がある。

そして、従来、文書管理装置は、分類した電子文書を、ネットワークで接続されている複数のサーバに、それぞれ分けて保管、または、ネットワークで接続されている１つのサーバを複数に領域区分等によって分割して、それぞれの分割領域に、分類した電子文書をそれぞれ分けて保管し、保管されている文書の中から一定条件を満たす文書を取り出せるようにしている（特許文献１、特許文献２等参照）。

また、従来の文書管理においては、一般的に、保管した文書の出力を、保管先のサーバ等の保管装置へのアクセス用のパスワードを予め登録しているユーザが、該パスワードを入力することで、許可するようになっていたり、文書自体に設定された実行権限によって許可するようになっている。

しかしながら、上記従来技術にあっては、電子文書の分類・管理において、保管された文書の実行権限が文書の保管先であるサーバ等の保管装置に対するパスワードかファイルに設定されている実行権限によって許可されるようになっているため、セキュリティを、電子文書を分類して配信する側の装置にとっては、配信した電子文書のセキュリティに関与することができず、セキュリティの向上と利用性の向上を図る上で、改良の必要があった。

そこで、本発明は、電子文書を自動的に分類配信するとともに、該電子文書の出力時のセキュリティを向上させることを目的としている。

上記目的を達成するために、請求項１記載の電子文書管理装置は、文書が電子化された電子文書を文書提供元機器から取得する電子文書取得手段と、前記電子文書取得手段の取得した前記電子文書からその文書の特徴量を抽出する特徴量抽出手段と、前記電子文書取得手段の取得した前記電子文書の文書提供元機器を特定する文書提供元機器特定情報を含む文書提供元特定情報を取得する文書提供元情報取得手段と、前記電子文書に関連する文書関連情報を記憶する文書関連情報記憶手段と、前記電子文書の前記特徴量に基づいて該電子文書の保管先を決定する保管先決定手段と、前記電子文書の前記文書提供元特定情報、前記特徴量及び前記保管先に関連する保管先関連情報を前記文書関連情報として該電子文書に関連付けて前記文書関連情報記憶手段に記憶させるとともに、該電子文書の該保管先への保管及び該保管先からの該電子文書の取り出しを行う文書保管管理手段と、前記電子文書の出力要求が出力要求元機器からあると、該出力要求元機器を特定する出力要求元機器特定情報を含む出力要求元情報を取得する出力要求元情報取得手段と、前記出力要求のあった前記電子文書に対応して前記文書関連情報記憶手段に記憶されている前記文書関連情報と前記出力要求元情報取得手段の取得した前記出力要求元情報に基づいて該電子文書の出力の許可／不許可を制御する出力制御手段と、を備えていることを特徴としている。

本発明によれば、電子文書を自動的に分類配信するとともに、該電子文書の出力時のセキュリティを向上させることができる。

本発明の一実施例を適用した電子文書管理システムのシステム構成図。 電子文書管理システムのブロック構成図。 文書関連情報データベースの一例を示す図。 文書保管処理のシーケンス図。 文書出力処理のシーケンス図。

以下、本発明の好適な実施例を添付図面に基づいて詳細に説明する。なお、以下に述べる実施例は、本発明の好適な実施例であるので、技術的に好ましい種々の限定が付されているが、本発明の範囲は、以下の説明によって不当に限定されるものではなく、また、本実施の形態で説明される構成の全てが本発明の必須の構成要件ではない。

図１〜図５は、本発明の電子文書管理装置、電子文書管理システム、電子文書管理方法及び電子文書管理プログラムの一実施例を示す図であり、図１は、本発明の電子文書管理装置、電子文書管理システム、電子文書管理方法及び電子文書管理プログラムの一実施例を適用した電子文書管理システム１のシステム構成図である。

図１において、電子文書管理システム１は、電子文書管理装置１０、複合装置２０、文書保管サーバ３０ａ〜３０ｎ等が有線または無線のＬＡＮ（Local Area Network）等のネットワークＮＷによって接続されている。

複合装置２０は、紙原稿を主走査及び副走査して該紙原稿の画像を読み取るスキャナ部、画像データに基いて用紙に画像を印刷出力するプリンタ部、操作表示部、ネットワークＮＷを介して電子文書管理装置１０等の他の装置と接続してデータと信号の授受を行う通信部及び各部の動作を制御する制御部等を備え、スキャナ機能、プリンタ機能、コピー機能等の複数の機能を実行する。

複合装置２０は、制御部のＲＯＭ（Read Only Memory）等の不揮発性メモリに、複合装置２０としての基本プログラム（ファームウェア等）及び本発明の電子文書管理プログラムの複合装置２０で実行する部分のプログラムが導入されることで、図１及び図２に示すように、複合装置２０としての基本機能を実行して電子文書の入出力を行う画像入出力部２１が構築されるとともに、本発明の電子文書を解析して該電子文書から文書の特徴量を抽出する画像特徴量解析部２２が構築される。

画像入出力部２１は、例えば、スキャナとプリンタ、あるいは、スキャナとディスプレイ等のように、画像データ等の電子文書を提供する画像入力部と、電子文書を用紙等に記録出力または表示出力する画像出力部と、を備えている。

画像特徴量解析部（特徴量抽出手段）２２は、電子化された文書からその電子文書の特徴量、例えば、頻出単語、作成者名、ファイル形式、文書作成日、最終更新日等を抽出する。例えば、画像特徴量解析部２２は、画像入出力部２１の画像入力部がスキャナの場合には、スキャナの読み取った画像をＯＣＲ（Optical Character Reader）処理した結果から得られた文字列を解析して上記特徴量を抽出する。

なお、この画像特徴量解析部２２は、複合装置２０が備えている必要はなく、電子文書管理装置１０が備えていてもよく、この場合には、本発明の電子文書を解析して該電子文書から文書の特徴量を抽出するプログラムを複合装置２０が搭載していなくてもよい。この場合、文書提供元機器としては、電子文書を提供する機能を備えた機器、例えば、通常のスキャナ装置、コピー装置、コンピュータ等であればよい。

また、後述する電子文書の出力を要求する出力要求元機器としては、電子文書に基づいて、印刷出力、表示出力等を行う機能を備えた機器、例えば、プリンタ装置、複合装置、複写装置、コンピュータ等である。

電子文書管理装置１０は、通常のハードウェア構成のコンピュータ、または、サーバ等を用いることができ、ＣＰＵ（Central Processing Unit ）、ＲＯＭ、ＲＡＭ（Random Access Memory）、キーボードやマウス等の入力部、ハードディスク等の不揮発性メモリ、ディスプレイ等を備えていて、ＯＳ（Operating System）上に、本発明の電子文書管理プログラムが搭載されている。

すなわち、電子文書管理装置１０は、ＲＯＭ、ＥＥＰＲＯＭ（Electrically Erasable and Programmable Read Only Memory ）、ＥＰＲＯＭ、フラッシュメモリ、フレキシブルディスク、ＣＤ−ＲＯＭ（Compact Disc Read Only Memory ）、ＣＤ−ＲＷ（Compact Disc Rewritable ）、ＤＶＤ（Digital Versatile Disk）、ＳＤ（Secure Digital）カード、ＭＯ（Magneto-Optical Disc）等のコンピュータが読み取り可能な記録媒体に記録されている本発明の電子文書管理方法を実行する電子文書管理プログラムを読み込んでＲＯＭやハードディスク等に導入されることで、後述する電子文書を自動的に分類して配信するとともに、出力時のセキュリティを向上させる電子文書管理方法を実行する電子文書管理装置として構築されている。この電子文書管理プログラムは、アセンブラ、Ｃ、Ｃ＋＋、Ｃ＃、Ｊａｖａ（登録商標）等のレガシープログラミング言語やオブジェクト指向ブログラミング言語等で記述されたコンピュータ実行可能なプログラムであり、上記記録媒体に格納して頒布することができる。

そして、電子文書管理装置１０は、上記電子文書管理プログラムが導入されることで、図１及び図２に示すように、データ制御部１１、文書関連情報記憶部１２、配信先決定部１３、暗号化・復号化部１４及び送受信部１５等が構築される。

データ制御部１１は、電子文書の入力を行った文書提供元である画像入出力部２１（複合装置２０）を特定する文書提供元情報、例えば、電子文書を提供する機器（複合装置２０の画像入出力部２１）の機器名（スキャナ、ポート番号等）、ＩＰアドレス、ＭＡＣアドレス等の文書提供元情報、及び、後述する配信先決定部１３が決定した該電子文書の配信先（保管先）の文書保管サーバ３０ａ〜３０ｎを特定する文書配信先情報、例えば、機器名（サーバ名）、ＭＡＣアドレス、ＩＰアドレス等を、文書提供配信情報として取得し、取得した文書提供配信情報を、図３に示すように、該電子文書と関連付けて文書関連情報記憶部１２の文書関連情報データベースＤＢ１に記憶させる。

また、データ制御部１１は、電子文書の入力を行った文書提供元機器、例えば、画像入出力部２１（複合装置２０）が、機器自体は変更にならなくても、ＩＰアドレスやＭＡＣアドレスが変更になることがあり、このような場合には、文書関連情報記憶部１２の文書関連情報データベースＤＢ１の該当する電子文書のＩＰアドレスやＭＡＣアドレスを更新する。

文書関連情報記憶部１２は、ハードディスク等の不揮発性メモリで構成され、複合装置２０の画像特徴量解析部２２が抽出した電子文書の特徴量とデータ制御部１１が取得した上記文書提供配信情報を、該電子文書に関連付けて、例えば、図３に示すような文書関連情報データベースＤＢ１に記憶する。

すなわち、文書関連情報データベースＤＢ１は、図３に示すように、機器仕様書．ｄｏｃ等の電子文書のファイル名（文書名）に対して、文書提供配信情報として、上記文書提供元情報と文書配信先情報が、特徴量として、頻出単語（「機能仕様」等）、文書作成者、ファイル形式、文書作成日、最終更新日が、それぞれ登録される。

配信先決定部（配信先決定手段）１３は、画像特徴量解析部２２が抽出した電子文書の特徴量に基づいて、該電子文書の保管先の文書保管サーバ３０ａ〜３０ｎを決定し、決定した保管先の該文書保管サーバ３０ａ〜３０ｎを特定する上記機器名（サーバ名）、ＭＡＣアドレス、ＩＰアドレス等の情報を、文書配信先情報として、データ制御部１１に渡すとともに、送受信部１５に渡す。

暗号化・復号化部（暗号化・復号化手段）１４は、複合装置２０からの電子文書を暗号化して送信する場合に、該電子文書を所定の暗号化方式で暗号化して、送受信部１５に渡し、また、送受信部１５が文書保管サーバ３０ａ〜３０ｎから受信した電子文書が暗号化されていて、データ制御部１１によって出力許可があった場合、暗号化されている該電子文書を、復号化して複合装置２０または送受信部１５に渡して、複合装置２０が印刷出力、表示出力し、または、送受信部１５が所定の出力先に送信する。

送受信部１５は、複合装置２０から取り込んだ電子文書を、該複合装置２０の画像特徴量解析部２２が解析した特徴量（頻出単語、文書作成者、ファイル形式、文書作成日、最終更新日等）とともに、配信先決定部１３が決定した文書保管サーバ３０ａ〜３０ｎに配信して、該文書保管サーバ３０ａ〜３０ｎに保管させる。

また、送受信部１５は、複合装置２０等の出力装置から電子文書を指定した電子文書の出力要求があったときに、データ制御部１１の制御下で、ネットワークＮＷを介して指定の文書保管サーバ３０ａ〜３０ｎにアクセスして、指定の電子文書を受信する。

そして、上記データ制御部１１は、複合装置２０等の出力要求機器（出力要求元）から電子文書の出力要求があった場合、該出力要求を行なってきた出力要求元の機器名、ＩＰアドレス、ＭＡＣアドレス等の出力要求元情報を取得して、該出力要求元情報と、文書関連情報記憶部１２から該電子文書に対応して登録されている文書提供配信情報と、を比較して、該電子文書の出力の許可・不許可を制御する。

文書保管サーバ３０ａ〜３０ｎは、通常の大容量のハードディスク等の文書データ記憶部３１ａ〜３１ｎを備えたサーバ、コンピュータ、または、他の画像処理装置等が用いられ、文書管理装置１０からネットワークＮＷを介して送られてきた暗号化された電子文書や非暗号化の電子文書を該文書データ記憶部３１ａ〜３１ｎに保管し、また、文書管理装置１０等から電子文書の取得要求があると、指定された電子文書を文書データ記憶部３１ａ〜３１ｎから読み出して、取得要求してきた文書管理装置１０等へ送信する。

そして、電子文書管理システム１においては、図１に丸付きの数字で示す順序で、電子文書の配信と出力が行われる。

次に、本実施例の作用を説明する。本実施例の電子文書管理システム１は、電子文書を自動的に分類配信するとともに、該電子文書の出力時のセキュリティを向上させる。

まず、電子文書を分類配信する際の文書保管処理を、図４に基いて説明する。電子文書保管管理システム１は、図４に示すように、ユーザＵが、複合装置２０の操作表示部から、電子文書の保管を行なうために画像読み取り指示操作を行うと（Ｓ１０）、画像入出力部２１が、原稿の画像を読み取った電子文書や他の装置から受信して保管している電子文書を処理対象の電子文書として（Ｓ１１）、画像特徴量解析部２２に渡して画像特徴量解析を依頼する（Ｓ１２）。

画像特徴量解析部２２は、電子文書を解析して特徴量（頻出単語、文書作成者、ファイル形式、文書作成日、最終更新日等）を抽出し（Ｓ１３）、抽出した特徴量を電子文書管理装置１０の配信先決定部１３に渡す（Ｓ１４）。

配信先決定部１３は、電子文書の特徴量に基づいて、予め設定されているアルゴリズムに基づいて、該電子文書の配信先（保管先）を決定して、決定した配信先を画像特徴量解析部２２に渡し（Ｓ１５）、画像特徴量解析部２２は、電子文書の特徴量、配信先、入力機器データ（機器名（スキャナ、ポート番号等）、ＩＰアドレス、ＭＡＣアドレス等の文書提供元情報）を文書管理装置１０に渡し（Ｓ１６）、文書管理装置１０は、データ制御部１１が、画像入出力部２１の機器情報を文書提供元情報として取得して、該文書提供元情報、画像特徴量解析部２２から送られてきた電子文書の特徴量、及び、配信先決定部１３の決定した配信先に関する文書配信先情報を、図３に示したように、文書関連情報として、電子文書に関連付けて文書関連情報記憶部１２の文書関連情報データベースＤＢ１に記憶させる（Ｓ１７）。

画像特徴量解析部２２は、電子文書が暗号化の必要のある電子文書であるかを、例えば、ユーザＵの暗号化要求操作の有無、または、電子文書を解析した結果、丸秘等の文字があるか等によって暗号化処理の必要性の有無を判断する（Ｓ１８）。

画像特徴量解析部２２は、暗号化処理の必要があると判断したときには、電子文書と特徴量及び文書提供配信情報（配信先等）を、電子文書管理装置１０の暗号化・復号化部１４に送る（Ｓ１８ａ１）。

暗号化・復号化部１４は、送られてきた電子文書と特徴量を所定の暗号化方式で暗号化して（Ｓ１８ａ２）、暗号化した電子文書と特徴量及び配信先を送受信部１５に渡し（Ｓ１８ａ３）、送受信部１５が、暗号化された該電子文書と特徴量を配信先の文書保管サーバ３０ａ〜３０ｎに送信（配信）して保管させる（Ｓ１８ａ４）。

画像特徴量解析部２２は、暗号化処理の必要がないと判断したときには、電子文書と特徴量及び配信先を、電子文書管理装置１０の送受信部１５に送り（Ｓ１８ｂ１）、送受信部１５は、暗号化されていない電子文書と特徴量を配信先の文書保管サーバ３０ａ〜３０ｎに配信して保管させる（Ｓ１８ｂ２）。

そして、文書管理システム１は、画像出力要求があると、図５に示すように、セキュリティを確保しつつ、指定の電子文書の出力を行う。

すなわち、文書管理システム１は、ユーザＵによって、出力要求元、例えば、複合装置２０の操作表示部を操作して、文書保管サーバ３０ａ〜３０ｎの電子文書を指定した文書出力要求が行われると（Ｓ２１）、画像入出力部２１が、文書管理装置１０のデータ制御部１１に対して、指定された該電子文書の文書名（ファイル名）を指定した文書取得要求（ファイル取得要求）を行う（Ｓ２１）。

データ制御部１１は、文書取得要求があると、指定の文書名の文書提供配信情報と特徴量（文書関連情報）を文書関連情報記憶部１２から取得し（Ｓ２２）、該文書関連情報から該指定の文書名の電子文書が保管されている保管先情報を取得する。

データ制御部１１は、送受信部１５に、指定文書名の電子文書を保管先を指定して取得要求し（Ｓ２３）、送受信部１５は、指定された文書名の電子文書を指定された文書保管サーバ３０ａ〜３０ｎから取得して、データ制御部１１に渡す（Ｓ２４）。

データ制御部１１は、電子文書が暗号化されているときには、該暗号化文書データを暗号化・復号化部１４に渡して復号化させた後（Ｓ２５）、電子文書が暗号化されていないときには、そのまま、出力可否判断を行う（Ｓ２６）。

データ制御部１１は、この出力可否判断を、上述のように、出力要求を行なってきた装置の機器名、ＩＰアドレス、ＭＡＣアドレス等の出力要求元を特定する出力要求元情報を取得して、該出力要求元情報を、文書関連情報記憶部１２から該電子文書に対応して登録されている文書提供配信情報と比較して、該電子文書の出力の許可・不許可を制御する。すなわち、、データ制御部１１は、出力要求元情報と文書提供配信情報を比較して、一致するときには、該電子文書の出力を許可し、不一致のときには、該電子文書の出力を不許可とする。

データ制御部１１は、電子文書の出力を許可するときには、画像入出力部２１に電子文書（画像データ）を送信し（Ｓ２７ａ）、電子文書の出力を不許可とするときには、画像入出力部２１に、出力不許可（出力不可）の理由を通知する（Ｓ２７ｂ）。

画像入出力部２１は、電子文書出力要求の結果を、表示出力、記録出力等によって通知する（Ｓ２８）。

そして、上記データ制御部１１は、上記出力可否判断を、具体的には、以下のように行う。

すなわち、データ制御部１１は、ＩＰアドレスで出力可否判断を行う場合、例えば、提供元機器Ａ（ＩＰ：１９２.１６８.１１.１２)から文書(文書名：機能仕様所.ｄｏｃ)の文書保管要求があって、文書名：機能仕様書.ｄｏｃの電子文書を文書保管サーバ３０ａ〜３０ｎに送って保管していて、出力要求元機器Ｂ(ＩＰ：１９２.１６８．１１．３０)から文書(文書名：機能仕様書.ｄｏｃ)の出力要求があったときには、出力要求元機器ＢのＩＰアドレスが、電子文書の提供元機器ＡのＩＰアドレスと異なるため、該電子文書の出力を不許可とするが、機器Ａから文書出力要求があったときには、文書の文書提供元と出力要求元のＩＰアドレスが同じ機器Ａであるので、該電子文書の出力を許可する。また、データ制御部１１は、ＩＰアドレスだけでなく、ＭＡＣアドレスについても、上記同様に適用して、電子文書の出力の許可／不許可を制御する。

そして、この場合、データ制御部１１は、文書提供元のＩＰアドレスやＭＡＣアドレスに変更が発生すると、文書関連情報記憶部１２の文書関連情報データベースＤＢ１の該当する電子文書のＩＰアドレスやＭＡＣアドレスを更新する。

したがって、ＤＨＣＰ（Dynamic Host Configuration Protocol）等のＩＰアドレスやＭＡＣアドレスが不定となるネットワーク環境においても、提供元機器のＩＰアドレスやＭＡＣアドレスを適切に判別して、電子文書の出力の許可／不許可を制御することができ、正確で利用性の良好なセキュリティ環境を構築することができる。

また、電子文書管理システム１が、電子文書の処理要求に、ユーザの認証を要求している場合、データ制御部１１は、ユーザ認証を行ってログインしたユーザが電子文書出力要求を行った場合、文書管理サーバ３０ａ〜３０ｎから取得した電子文書の特徴量の１つである文書作成者名を、該文書出力要求を行っているユーザ名と比較して、一致すると、該電子文書の出力を許可し、不一致であると、該電子文書の出力を不許可とする。

したがって、ログインの許可されているユーザであっても、電子文書の文書作成者でないときには、出力を不許可とすることができ、ログインユーザのアクセスロールに応じて電子文書へのアクセス可否（出力可否）を判定することができる。

さらに、データ制御部１１は、電子文書の出力要求があって、文書保管サーバ３０ａ〜３０ｎから電子文書を取得すると、該電子文書が暗号化・復号化部１４によって暗号化されている電子文書であるか否か判定し、暗号化されている電子文書であるときにのみ、上記文書関連情報記憶部１２の該電子文書の前記文書関連情報と、前記出力要求元情報に基づく該電子文書の出力の許可／不許可を制御するようにしてもよい。

このようにすると、機密性が要求されることから暗号化されている電子文書に対してのみ、セキュリティ制御を向上させることができるとともに、電子文書の利用性を向上させることができる。

また、データ制御部１１は、電子文書の出力要求に対して、該電子文書の出力の許可／不許可を、１つの出力要求元情報と１つの文書関連情報で決定するだけでなく、複数の出力要求元情報と文書関連情報、例えば、ＩＰアドレスとＭＡＣアドレスを組み合わせたり、さらには、文書作成者と出力要求のユーザをも組み合わせて、判断してもよい。この場合、例えば、各電子文書にもセキュリティの程度を設定し、複数の出力要求元情報と文書関連情報に優先度を設定して、優先度の高い情報で一致するが、優先度の低い情報では、一致しない場合、電子文書のセキュリティ程度に応じて出力の許可／不許可を制御、例えば、セキュリティ程度の高い電子文書では、出力を不許可とするが、セキュリティ程度の低い電子文書では、出力を許可するようにしてもよい。

このように、複数の情報に基づいて電子文書の出力制御を行うと、セキュリティをより一層向上させることができるとともに、優先度を採用することで、セキュリティを確保しつつ利用性の向上と細かなセキュリティ管理を行うことができる。

さらに、電子文書管理システム１は、文書保管先である複数の文書保管サーバ３０ａ〜３０ｎを、ネットワークＮＷ上の配置として、イントラネット上とインターネット上とに分けて配置し、出力要求された電子文書がいずれのネットワークＮＷに配置されている文書保管サーバ３０ａ〜３０ｎに保管されているかによって、電子文書の出力制御を行うようにしてもよい。例えば、データ制御部１１は、出力要求された電子文書の保管先として、文書関連情報記憶部１２の文書関連情報データベースＤＢ１に登録されている保管先の文書保管サーバ３０ａ〜３０ｎのアドレスがインターネット上のアドレスであると、画電子文書の取り込み自体を禁止する。

このようにすると、ネットワークの相違によってセキュリティを確保することができ、また、電子文書の取り込み自体を禁止することで、不要な電子文書の読み込みを省いて、ネットワークトラフィックを向上させることができる。

また、電子文書管理システム１の電子文書管理装置１０は、データ制御部１１が電子文書の出力可否を判定した場合、判定結果を内部の不揮発性メモリに記憶し、データ制御部１１が、所定時期に不揮発性メモリに記憶した判定結果を解析して、電子文書の出力判定条件を算出して、算出した該出力判定条件を用いて以降の電子文書の出力可否判断に用いてもよい。

このようにすると、蓄積した電子文書の出力可否の判定結果から新たな出力判定条件を自動的に設定することができる。

例えば、複数の電子文書の出力が制限された際に、その電子文書の共通する頻出単語が「重要文書」であった場合、「重要文書」を頻出単語に含む文書について、出力を制限する条件を新たに設定することができる。

このように、本実施例の電子文書管理システム１は、その電子文書管理装置１０と複合装置１０が、文書提供元機器である画像入出力部２１から提供される電子文書からその電子文書の特徴量を抽出する画像特徴量解析部（特徴量抽出手段）２２と、前記電子文書の提供元である画像入出力部２１を特定する文書提供元機器情報を含む文書提供元情報を取得するデータ制御部（文書提供元情報取得手段）１１と、前記電子文書に関連する文書関連情報を記憶する文書関連情報記憶部（文書関連情報記憶手段）１２と、前記電子文書の前記特徴量に基づいて該電子文書の配信先を決定する配信先決定部（配信先決定手段）１３と、前記電子文書の前記文書提供元情報、前記特徴量及び前記配信先に関連する配信先関連情報を前記文書関連情報として該電子文書に関連付けて文書関連情報記憶部１２に記憶させるとともに、該電子文書の該配信先への配信及び該配信先からの該電子文書の取り出しを行うデータ制御部（文書配信管理手段）１１と、前記配信先に保管されている前記電子文書に対する出力要求が出力要求元機器からあると、該出力要求元機器を特定する出力要求元機器情報を含む出力要求元情報を取得するデータ制御部（出力要求元情報取得手段）１１と、出力要求のあった前記電子文書に対応して文書関連情報記憶部１２に記憶されている前記文書関連情報と前記出力要求元情報に基づいて該電子文書の出力の許可／不許可を制御するデータ制御部（出力制御手段）１１と、を備えている。

したがって、電子文書をその特徴量に基づいて自動的に分類配信することができるとともに、配信した電子文書に対する出力要求に対して、該電子文書の文書提供元情報、前記特徴量及び前記配信先に関連する配信先関連情報である前記文書関連情報と該出力要求元に関する出力要求元情報に基づいて出力可否を制御して、電子文書の出力時のセキュリティを向上させることができる。

また、本実施例の電子文書管理システム１は、その電子文書管理装置１０と複合装置１０が、文書提供元機器である画像入出力部２１から提供される電子文書からその電子文書の特徴量を抽出する特徴量抽出処理ステップと、前記電子文書の提供元である画像入出力部２１を特定する文書提供元機器情報を含む文書提供元情報を取得する文書提供元情報取得処理ステップと、前記電子文書の前記特徴量に基づいて該電子文書の配信先を決定する配信先決定処理ステップと、前記電子文書の前記文書提供元情報、前記特徴量及び前記配信先に関連する配信先関連情報を前記文書関連情報として該電子文書に関連付けて、所定の文書関連情報記憶部１２に記憶させるとともに、該電子文書の該配信先への配信及び該配信先からの該電子文書の取り出しを行う文書配信管理処理ステップと、前記配信先に保管されている前記電子文書に対する出力要求が出力要求元機器からあると、該出力要求元機器を特定する出力要求元機器情報を含む出力要求元情報を取得する出力要求元情報取得処理ステップと、前記出力要求のあった前記電子文書に対応して文書関連情報記憶部１２に記憶されている前記文書関連情報と前記出力要求元情報取得処理ステップで取得された前記出力要求元情報に基づいて該電子文書の出力の許可／不許可を制御する出力制御処理ステップと、を有する電子文書管理方法を実行している。

したがって、電子文書をその特徴量に基づいて自動的に分類配信することができるとともに、配信した電子文書に対する出力要求に対して、該電子文書の文書提供元情報、前記特徴量及び前記配信先に関連する配信先関連情報である前記文書関連情報と該出力要求元に関する出力要求元情報に基づいて出力可否を制御して、電子文書の出力時のセキュリティを向上させることができる。

さらに、本実施例の電子文書管理システム１は、その電子文書管理装置１０と複合装置１０が、制御プロセッサに、文書提供元機器である画像入出力部２１から提供される電子文書からその電子文書の特徴量を抽出する特徴量抽出処理と、前記電子文書の提供元である画像入出力部２１を特定する文書提供元機器情報を含む文書提供元情報を取得する文書提供元情報取得処理と、前記電子文書の前記特徴量に基づいて該電子文書の配信先を決定する配信先決定処理と、前記電子文書の前記文書提供元情報、前記特徴量及び前記配信先に関連する配信先関連情報を前記文書関連情報として該電子文書に関連付けて、所定の文書関連情報記憶部１２に記憶させるとともに、該電子文書の該配信先への配信及び該配信先からの該電子文書の取り出しを行う文書配信管理処理と、前記配信先に保管されている前記電子文書に対する出力要求が出力要求元機器からあると、該出力要求元機器を特定する出力要求元機器情報を含む出力要求元情報を取得する出力要求元情報取得処理と、前記出力要求のあった前記電子文書に対応して文書関連情報記憶部１２に記憶されている前記文書関連情報と前記出力要求元情報取得処理で取得された前記出力要求元情報に基づいて該電子文書の出力の許可／不許可を制御する出力制御処理と、を実行させる電子文書管理プログラムを搭載している。

したがって、電子文書をその特徴量に基づいて自動的に分類配信することができるとともに、配信した電子文書に対する出力要求に対して、該電子文書の文書提供元情報、前記特徴量及び前記配信先に関連する配信先関連情報である前記文書関連情報と該出力要求元に関する出力要求元情報に基づいて出力可否を制御して、電子文書の出力時のセキュリティを向上させることができる。

また、本実施例の電子文書管理装置１０は、前記文書提供元情報取得手段及び前記出力要求元情報取得手段としてのデータ制御部１１が、前記文書提供元機器情報及び前記出力要求元機器情報として、前記文書提供元機器のＩＰアドレス及び前記出力要求元機器のＩＰアドレスを取得し、前記文書提供元機器の前記ＩＰアドレスに変更が発生すると、前記文書関連情報記憶部１２に記憶されている該文書提供元機器の該ＩＰアドレスを更新する。

したがって、文書提供元機器のＩＰアドレスと出力要求元機器のＩＰアドレスに基づいて、簡単かく適切にセキュリティを確保することができるとともに、文書提供元機器のＩＰアドレスが変更になった場合にも、適切にセキュリティを確保することができる。

さらに、本実施例の電子文書管理装置１０は、前記文書提供元情報取得手段及び前記出力要求元情報取得手段としてのデータ制御部１１が、前記文書提供元機器情報及び前記出力要求元機器情報として、前記文書提供元機器のＭＡＣアドレス及び前記出力要求元機器のＭＡＣアドレスを取得し、前記文書提供元機器の前記ＭＡＣアドレスに変更が発生すると、前記文書関連情報記憶部１２に記憶されている該文書提供元機器の該ＭＡＣアドレスを更新する。

したがって、文書提供元機器のＭＡＣアドレスと出力要求元機器のＭＡＣアドレスに基づいて、簡単かく適切にセキュリティを確保することができるとともに、文書提供元機器のＭＡＣアドレスが変更になった場合にも、適切にセキュリティを確保することができる。

また、本実施例の電子文書管理装置１０は、画像特徴量解析部２２が、前記特徴量の１つとして、前記電子文書の作成者名を抽出し、データ制御部１１が、前記電子文書の出力要求を行っているユーザ名を前記出力要求元情報として取得して、前記出力要求のあった前記電子文書に対応して文書関連情報記憶部１２に記憶されている前記文書関連情報としての該電子文書の作成者名と取得した前記ユーザ名が一致することを該電子文書の出力許可条件の１つとして、該電子文書の出力の許可／不許可を制御している。

したがって、電子文書の出力要求にログインが必要な場合であっても、電子文書を作成した作成者と同じユーザがログインして出力要求していることを条件として、印刷出力を許可することができ、電子文書のセキュリティをより一層確保することができる。

さらに、本実施例の電子文書管理装置１０は、データ制御部１１が、前記文書関連情報と前記出力要求元情報のそれぞれ対応する複数の情報に基づいて前記電子文書の出力の許可／不許可を制御している。

したがって、複数の情報に基づいて電子文書の出力制御を行うことができ、セキュリティをより一層向上させることができる。また、この場合、上布に優先度を設定すると、セキュリティを確保しつつ利用性を向上させることができる。

また、本実施例の電子文書管理装置１０は、電子文書を所定の暗号化方式で、暗号化し、また、暗号化された電子文書を復号化する暗号化・復号化部（暗号化・復号化手段）１４を備え、データ制御部１１が、配信先から取り出した電子文書が暗号化されているか否か検査して、暗号化されている場合にのみ、文書関連情報記憶部１２の該電子文書の前記文書関連情報と前記出力要求元情報に基づいて該電子文書の出力の許可／不許可を制御してもよい。

このようにすると、機密性が要求されることから暗号化されている電子文書に対してのみ、セキュリティ制御を向上させることができるとともに、処理を簡素化して利用性を向上させることができる。

以上、本発明者によってなされた発明を好適な実施例に基づき具体的に説明したが、本発明は上記実施例で説明したものに限定されるものではなく、その要旨を逸脱しない範囲で種々変更可能であることはいうまでもない。

１ 電子文書管理システム
１０ 電子文書管理装置
１１ データ制御部
１２ 文書関連情報記憶部
１３ 配信先決定部
１４ 暗号化・復号化部
１５ 送受信部
２０ 複合装置
２１ 画像入出力部
２２ 画像特徴量解析部
３０ａ〜３０ｎ 文書保管サーバ
３１ａ〜３１ｎ 文書データ記憶部
ＮＷ ネットワーク
ＤＢ１ 文書関連情報データベース

特開２００４−２３４７０８号公報 特開２０１１−２５７７８６号公報

Claims (9)

1. 文書提供元から提供される電子文書からその電子文書の特徴量を抽出する特徴量抽出手段と、
   前記電子文書の提供元を特定する文書提供元情報を取得する文書提供元情報取得手段と、
   前記電子文書に関連する文書関連情報を記憶する文書関連情報記憶手段と、
   前記電子文書の前記特徴量に基づいて該電子文書の配信先を決定する配信先決定手段と、
   前記電子文書の前記文書提供元情報、前記配信先に関連する文書配信先情報及び前記特徴量を前記文書関連情報として該電子文書に関連付けて前記文書関連情報記憶手段に記憶させるとともに、該電子文書の該配信先への配信及び該配信先からの該電子文書の取り出しを行う文書配信管理手段と、
   前記配信先に保管されている前記電子文書に対する出力要求があると、該出力要求元を特定する出力要求元情報を取得する出力要求元情報取得手段と、
   前記出力要求のあった前記電子文書に対応して前記文書関連情報記憶手段に記憶されている前記文書関連情報と前記出力要求元情報取得手段の取得した前記出力要求元情報に基づいて該電子文書の出力の許可／不許可を制御する出力制御手段と、
   を備えていることを特徴とする電子文書管理装置。
2. 前記文書提供元情報取得手段及び前記出力要求元情報取得手段は、
   前記文書提供元情報及び前記出力要求元情報として、前記文書提供元のＩＰアドレス及び前記出力要求元のＩＰアドレスを取得し、
   前記文書配信管理手段は、
   前記文書提供元の前記ＩＰアドレスに変更が発生すると、前記文書関連情報記憶手段に記憶されている該文書提供元情報の該ＩＰアドレスを前記文書配信管理手段に更新させることを特徴とする請求項１記載の電子文書管理装置。
3. 前記文書提供元情報取得手段及び前記出力要求元情報取得手段は、
   前記文書提供元情報及び前記出力要求元情報として、前記文書提供元のＭＡＣアドレス及び前記出力要求元のＭＡＣアドレスを取得し、
   前記文書配信管理手段は、
   前記文書提供元の前記ＭＡＣアドレスに変更が発生すると、前記文書関連情報記憶手段に記憶されている該文書提供元情報の該ＭＡＣアドレスを前記文書配信管理手段に更新させることを特徴とする請求項１または請求項２記載の電子文書管理装置。
4. 前記特徴量抽出手段は、
   前記特徴量の１つとして、前記電子文書の作成者名を抽出し、
   前記出力要求元情報取得手段は、
   前記電子文書の出力要求を行っているユーザ名を前記出力要求元情報として取得し、
   前記出力制御手段は、
   前記出力要求のあった前記電子文書に対応して前記文書関連情報記憶手段に記憶されている前記文書関連情報としての該電子文書の作成者名と前記出力要求元情報取得手段の取得した前記ユーザ名が一致することを該電子文書の出力許可条件の１つとして、該電子文書の出力の許可／不許可を制御することを特徴とする請求項１から請求項３のいずれかに記載の電子文書管理装置。
5. 前記出力制御手段は、
   前記文書関連情報と前記出力要求元情報のそれぞれ対応する複数の情報に基づいて前記電子文書の出力の許可／不許可を制御することを特徴とする請求項１から請求項４のいずれかに記載の電子文書管理装置。
6. 前記電子文書管理装置は、
   前記電子文書を所定の暗号化方式で、暗号化し、また、暗号化された電子文書を復号化する暗号化・復号化手段を備え、
   前記出力制御手段は、
   前記文書配信管理手段が前記配信先から取り出した前記電子文書が暗号化されているか否か検査して、暗号化されている場合にのみ、前記文書関連情報記憶手段の該電子文書の前記文書関連情報と前記出力要求元情報取得手段の取得した前記出力要求元情報に基づいて該電子文書の出力の許可／不許可を制御することを特徴とする請求項１から請求項５のいずれかに記載の電子文書管理装置。
7. 文書提供元から提供される電子文書を、その特徴量に基づいて配信先を決定して、該配信先に配信するとともに、出力要求元から前記電子文書を指定した出力要求があると、該電子文書の出力の許可／不許可を制御する電子文書管理システムであって、
   文書提供元から提供される電子文書からその電子文書の特徴量を抽出する特徴量抽出手段と、
   前記電子文書の提供元を特定する文書提供元情報を取得する文書提供元情報取得手段と、
   前記電子文書に関連する文書関連情報を記憶する文書関連情報記憶手段と、
   前記電子文書の前記特徴量に基づいて該電子文書の配信先を決定する配信先決定手段と、
   前記電子文書の前記文書提供元情報、前記配信先に関連する文書配信先情報及び前記特徴量を前記文書関連情報として該電子文書に関連付けて前記文書関連情報記憶手段に記憶させるとともに、該電子文書の該配信先への配信及び該配信先からの該電子文書の取り出しを行う文書配信管理手段と、
   前記配信先に保管されている前記電子文書に対する出力要求があると、該出力要求元を特定する出力要求元情報を取得する出力要求元情報取得手段と、
   前記出力要求のあった前記電子文書に対応して前記文書関連情報記憶手段に記憶されている前記文書関連情報と前記出力要求元情報取得手段の取得した前記出力要求元情報に基づいて該電子文書の出力の許可／不許可を制御する出力制御手段と、
   を備えていることを特徴とする電子文書管理システム。
8. 文書提供元から提供される電子文書からその電子文書の特徴量を抽出する特徴量抽出処理ステップと、
   前記電子文書の提供元を特定する文書提供元情報を取得する文書提供元情報取得処理ステップと、
   前記電子文書の前記特徴量に基づいて該電子文書の配信先を決定する配信先決定処理ステップと、
   前記電子文書の前記文書提供元情報、前記配信先に関連する文書配信先情報及び前記特徴量を前記文書関連情報として該電子文書に関連付けて、所定の文書関連情報記憶手段に記憶させるとともに、該電子文書の該配信先への配信及び該配信先からの該電子文書の取り出しを行う文書配信管理処理ステップと、
   前記配信先に保管されている前記電子文書に対する出力要求があると、該出力要求元を特定する出力要求元情報を取得する出力要求元情報取得処理ステップと、
   前記出力要求のあった前記電子文書に対応して前記文書関連情報記憶手段に記憶されている前記文書関連情報と前記出力要求元情報取得処理ステップで取得された前記出力要求元情報に基づいて該電子文書の出力の許可／不許可を制御する出力制御処理ステップと、
   を有していることを特徴とする電子文書管理方法。
9. 制御プロセッサに、
   文書提供元から提供される電子文書からその電子文書の特徴量を抽出する特徴量抽出処理と、
   前記電子文書の提供元を特定する文書提供元情報を取得する文書提供元情報取得処理と、
   前記電子文書の前記特徴量に基づいて該電子文書の配信先を決定する配信先決定処理と、
   前記電子文書の前記文書提供元情報、前記配信先に関連する文書配信先情報及び前記特徴量を前記文書関連情報として該電子文書に関連付けて、所定の文書関連情報記憶手段に記憶させるとともに、該電子文書の該配信先への配信及び該配信先からの該電子文書の取り出しを行う文書配信管理処理と、
   前記配信先に保管されている前記電子文書に対する出力要求があると、該出力要求元を特定する出力要求元情報を取得する出力要求元情報取得処理と、
   前記出力要求のあった前記電子文書に対応して前記文書関連情報記憶手段に記憶されている前記文書関連情報と前記出力要求元情報取得処理で取得された前記出力要求元情報に基づいて該電子文書の出力の許可／不許可を制御する出力制御処理と、
   を実行させることを特徴とする電子文書管理プログラム。

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