JP2007164466A

JP2007164466A - 複写式連票作成管理システム

Info

Publication number: JP2007164466A
Application number: JP2005359783A
Authority: JP
Inventors: Yumiko Seki; 由美子関; Takashi Saito; 隆斉藤
Original assignee: Hitachi Ltd
Current assignee: Hitachi Ltd
Priority date: 2005-12-14
Filing date: 2005-12-14
Publication date: 2007-06-28

Abstract

【課題】
複数枚の帳票が１セットになった連票において、利用者が１度記入するだけで全ての帳票に情報が記入され別々の業務でばらして使用可能な電子的な複写式連票作成管理方法がなかった。
【解決手段】
本発明の複写式連票作成管理方法によるシステムは、デジタルペンからのデータを変換する変換処理部と、帳票のレイアウトを示す帳票様式対応テーブルまたはフォーマットテーブルを参照して帳票を作成管理する帳票様式管理部と、得られた帳票情報から連票データを作成する連票データ作成部と、作成した連票データを利用者の認証を受けて確定する連票データ出力確定部と、このようにして作成された連票データをイメージ文書として管理する文書管理システムを持つ。
【選択図】図１

Description

本発明は、デジタルペン（電子ペン）によって記入された書類のイメージを文書管理システムによって管理する複写式連票作成管理システムに関するものである。

電子ペンを使用して基本帳票への記入を行うと、判定サーバにおいて帳票への記入データに含まれるドットパターン上の記入位置座標に基づいて帳票を特定する。特定された帳票IDから関連帳票テーブルを参照して関連帳票情報を取得する。利用者が記入した関連帳票が必要帳票か否かを判定するといった発明が特許文献１に記載されている。

特開２００５−３１９３２号公報

上記特許文献１にあるような従来の技術では、複数枚の帳票が１セットになった連票において、利用者が１度記入するだけで全ての帳票に情報が記入され別々の業務でばらして使用可能な電子的な複写式連票作成管理方法がなかった。

複写式連票を電子的に管理するために、本発明においては、
デジタルペン型記入装置とデジタルペンで取得したデータの受信機、送信機、通信手段と、ネットワークを介してデジタルペンで取得したデータを変換処理する手段として帳票様式管理手段と、帳票様式を定める対応テーブルと、変換データから連票イメージを生成する連票データ作成手段と、作成したイメージデータを利用者が確認するために生体認証手段と筆跡鑑定手段を含む連票データ出力確定部と、利用者に出力表示するための出力手段とを備え、かつまた作成された連票を電子的に管理するための文書管理システムとしてデータベース登録手段と、アクセス権管理手段と、フォルダ管理手段と、レンディション管理手段とを備えるとともにイメージデータを識別するための筆跡鑑定手段と文字認識手段と全文検索手段を備える。

本発明では、利用者が１度記入しただけで複数枚の帳票を作成することができるので、これらの帳票を別々の業務にばらして利用できるようにするとともに、互いに関連性のあるこれらの帳票をまとめて管理することができる。

以下、本発明の実施例について、図面により詳細に説明する。

図１に本実施例におけるシステム構成図を示す。デジタルペン１０１はペン型をした記録装置であり、利用者が特定の用紙の上に書いた情報を用紙の座標データ（x,y）と書き込み時刻tの集合として読み取って内蔵メモリに記録することができる。利用者が使用した後、デジタルペンが記録した内蔵データはデータ受信機１０２とのデータ通信によってシステム側に取り込むことができる。データ受信機１０２によって取り込まれた座標および時刻データはネットワーク経由でデジタルペンデータ変換処理部１０３に送られる。デジタルペンデータ変換処理部１０３には帳票様式管理部１０４があり、帳票様式対応票１０５、フォーマットテーブル１２１を用いて記録された用紙の様式などを識別する。連票データ作成部１０６によって取り込まれた座標・時刻データから複数枚で組になった連票データを作成する。作成された連票データを利用者に提示して確認してもらうために、連票データ出力確定部１０７は生体認証部１０８と筆跡鑑定部１０９を備え、生体認証装置１１０と通信できる出力装置１１１に作成した連票イメージを出力して利用者の承認を得る。

このようにして作成された連票イメージは文書管理システム１１２によって文書管理データベース１１３に登録される。データベースへの登録を行うのがデータベース登録部１１４である。アクセス権管理部１１５は登録されたイメージデータへアクセスできる文書管理システムユーザの定義や管理を行う。フォルダ管理部１１６は文書管理システムに登録される連票イメージデータをそれぞれ関連づけて一括管理するために文書フォルダを作成し分類整理して管理する。レンディション管理部１１７は連票の各票のイメージデータ同士を関連づけて表示させるために各イメージを文書のサブレンディションとして文書属性に持たせる働きをする。筆跡鑑定部１１９はデータベースに登録されているイメージデータからある利用者の署名と一致するイメージデータを検索する。文字認識部１１８は筆記体で記録されたデータから活字体データへ変換するために文字認識をおこなう。全文検索部１２０はイメージデータから文字認識部１１８によって取得された文書のコンテンツ（内容）から検索用インデックスを作成し、これと入力された検索キーが一致するかどうかで文書の検索を行う。

図２に一般的なカーボン式複写連票の場合の例を示す。現在使われている複写式連票は複数枚の帳票の間にカーボン紙をはさんであるか、あるいはカーボン紙と同じ働きをする複写用紙を使って、一番上の紙にボールペンなど筆記具で記入した内容がそのまま下の紙に複写されるようになっている。このときカーボン紙の形状、有無によって複写される領域（筆記内容）とされない領域（筆記内容）が生ずる。複写式連票に用いられる複数枚の帳票はそれぞれ様式が異なっており、利用者が記録を済ませた後はばらばらにされて別々の業務担当者に送られて処理される。このような複写式連票を用いることで、利用者は重複する内容を何度も繰り返して書く必要がなく、一度の記入で複数枚の帳票に同時に記入することができる。また署名などを行った場合は、全く同じ署名が複数枚の帳票に同時に記録されることになり、後で互いに照合することが容易にできる。

デジタルペンで複写式連票を利用する場合は、従来業務に利用されていたカーボン紙による複写方式をそのまま使用しても良い。それぞれの帳票には異なる書式があるので、図２のように、デジタルペン用には異なるドットパターンを各帳票の様式パターン（帳票ID）として印刷しておけば、帳票１の内容を帳票２，３に複写するだけでなく、例えば帳票３だけに暗証番号を追記する場合にも様式パターン３（帳票ID T003）を読み取って帳票３への追記を認識することができる。

図３にカーボン紙を使わない場合の例を示す。デジタルペンの場合は記録したデータを電子的に複写、合成、再利用したり、再構成した帳票イメージデータを印刷したりすることが可能なので、カーボン紙で複写しなくても帳票１だけで複写式連票１を生成することができる。その場合は、計算機上で仮想的に帳票２、３を生成することになる。このようにすれば従来はカーボン紙を使っていた特殊な専用帳票紙の代わりに、普通の１枚の帳票を使うことで同じ業務が行えるのでコストの削減になる。カーボン紙で領域を複写する代わりに、デジタルペンで帳票１に利用者が記入すると、帳票１の有効記入領域（X1,Y1）内に記入された記録データを識別し、これを帳票２の有効複写領域(X2,Y2)または帳票３の有効複写領域(X3,Y3)範囲内へ複写して帳票２と３を生成することができる。
図４にこのときの有効領域の考え方を示す。ここで有効領域（X,Y）とは座標データ(x,y)の集合のことで、文字を記録することのできる領域A,C,E,G,I,Kの和である。

または、有効領域の座標データをそのまま複写するのでなく、有効領域A,C,E,G,I,Kに記入された文字を予め識別しておき、文書の属性1,2,3,4,5にそれぞれ順に割り当てて属性データを求め、この属性データの一部を帳票２，３に引継がせても良い。

図５にこのようにして作成する複写式連票１の例を示す。帳票１の有効領域には氏名、住所、電話番号、暗証番号、性別が記入されている。それぞれの領域内に記入された文字をデジタルペン１０１またはデータ受信機１０２で文字認識することができ、領域Aには氏名という属性が割り当てられ、「日立太郎」という属性データが割り当てられる。同様にして、帳票１は氏名、住所、電話番号、暗証番号、男性の５つの属性を持つ。帳票２には氏名と住所だけを属性として持たせるので、氏名と住所の属性データ「日立太郎」「茨城県日立市3丁目」だけを引継がせる。同様にして、帳票３には電話番号と暗証番号だけを属性として引継がせる。

前者の有効領域内の座標データをそのまま複写する方式の場合を帳票様式対応テーブル１０５−１（図７）、後者の属性データに対応させてから引継がせる場合を帳票様式対応テーブル１０５−２（図８）として、以下処理フローを説明する。

図６に帳票様式管理部１０４の処理フローを示す。帳票様式管理部１０４ではステップ６０１でデジタルペン１０１のデータ受信機１０２からネットワークを介して受け取ったデジタルペンの記録データから記入した帳票の様式パターン（ドット）を読み取り、帳票様式対応テーブル１０５−１の７０３または１０５−２の８０３で対応する帳票IDが連票形式になっているかどうかを検索して識別する。

ステップ６０１で連票形式になっていれば（YES）、子帳票（複製される帳票２，３）の様式を帳票様式対応テーブルから取得しておく。

ステップ６０３で取得した帳票様式１，２，３にそれぞれ文書IDと枝番号の属性を割り振って記憶領域を確保する。図５の例では帳票１は文書ID＝123456-1、枝番号1であり、帳票名が申込書、複製される帳票２は文書ID＝123456-2、帳票３は文書ID＝123456-3である。

ステップ６０４で連票データ作成部に進み、ステップ６０５で連票データ出力確定部に進み、ステップ６０６でデータベース登録部へ進んで終了する。

なお、ステップ６０１で単票形式だった場合にはステップ６０６へ進んでデータベースへ登録される。

図１０に帳票様式対応テーブル１０５−１を用いて有効領域の座標データを複製する場合の連票データ作成部１０６の処理フローを示す。

ステップ１００１で既に割り振られた文書IDと枝番の文書データを全て受け付ける。
ステップ１００２でデジタルペンが取得する、帳票１に書き込んだ座標データ（t,x,y）を子帳票の数、この場合は２だけコピーする。
ステップ１００３で帳票様式対応テーブル１０５−１（図７）から各帳票の有効領域(X1,Y1),(X2,Y2),(X3,Y3)を取得し、この有効領域で座標データをフィルタリングして、帳票ごとの有効な座標データ群を取得し、帳票ごとの座標データ(t,X,Y)とする。
ステップ１００４で座標データ(t,X,Y)から描画されるイメージデータI（この場合はI1,I2,I3）を生成し、出力して終了する。

図１０の代わりに、図１１に帳票様式対応テーブル１０５−２を用いてイメージデータを作成する場合の連票データ作成部１０６の処理フローを示す。
ステップ１１０１で既に割り振られた文書IDと枝番の文書データを全て受け取る。
ステップ１１０２で親帳票のデジタルペン書き込み座標データ（t,x,y）から帳票様式対応テーブル１０５−２で対応する帳票フォーマットを得て、図９のフォーマットテーブル１２１を用いて有効座標領域を取得し、それぞれ順に所有する属性を割り当て、属性データを得る。この例では親帳票１は領域Aに記載された内容を属性１に、領域Cに記載された内容を属性２に、領域Eに記載された内容を属性３、領域Gに記載された内容を属性４、領域Iに記載された内容を属性５、領域Kに記載された内容を属性６に、６つの属性データを持っている。

ステップ１１０３で帳票様式対応テーブル１０５−２から子帳票２，３の持つべき属性（それぞれ属性１，２と属性３，４）を取得し、親帳票１の持つ属性データ（属性１〜属性６）から必要な属性データ（属性１、２と属性３、４）のみをコピーする。
ステップ１１０４で帳票様式対応テーブル１０５−２と帳票フォーマット１２１から各帳票に対応した帳票フォーマットを得て（例えば帳票２の場合、領域A,領域C）、これに属性データを順に配置し（子帳票２の領域Aに属性データ１を、領域Cに属性データ２を配置し）、イメージデータIを生成して出力し、終了する。

以上で連票データを作成した後、作成したデータで業務を行ってよいかどうか、連票データ出力確定部１０７で作成したデータを利用者に提示して承認を得る。これは１枚の帳票で仮想的複写式連票を電子的に作成した場合に、利用者は子連票にペンで記入した記憶がないため、どのような帳票が利用者の知らないうちに作成されて利用されるのかが不確かだからである。そのため、あえて作成したイメージを利用者に提示して確認を取る必要が生じる。

図１２に連票データ出力確定部１０７の処理フローを示す。
ステップ１２０１で作成した連票イメージを出力装置１１１で出力する。
ステップ１２０２で利用者が出力装置１１１から出力された内容を確認後、署名または生体認証による承認を受け付ける。署名の場合は、出力したイメージ上のタッチパネルやタブレットへの署名書き込み、または、印刷された用紙の所定の位置へのデジタルペンによる書き込みなどによって署名入力を受け付ける。生体認証の場合は、生体認証装置１１０で利用者の生体情報を読み取る。またこれらの方法を組み合わせて使ってもよい。

ステップ１２０３、１２０４で照合を行う。電子署名の場合（ステップ１２０３）、予め登録しておいた利用者の筆跡情報１２３を呼び出して筆跡鑑定部１０９により筆跡鑑定を行う。生体認証の場合（ステップ１２０４）、予め登録されていた利用者の生体情報１２２を用いて生体認証部１０８で照合処理を行う。
ステップ１２０５で照合が確認されれば、利用者の認証を受けたものとして連票データを確定し、確定データには承認済みの証明、例えば、電子透かしや二次元バーコードなどの電子署名を埋め込み、文書管理システムのデータベース登録部１１４へ埋め込み済みのデータを受け渡して、文書データベース１１３に登録する。

以下、デジタルペンデータ変換処理部１０３によって作成され利用者からの承認を受けた連票イメージ文書の文書管理システム側での扱いについて図を用いて説明する。
本実施例の文書管理システム１１２の基本構成を図１に示す。一般的な文書管理機能に加えて、文書をデータベースへ登録するデータベース登録部１１４、文書へのユーザのアクセス権を管理するアクセス権管理部１１５、文書をフォルダ等にクラス分類して管理するフォルダ管理部１１６、文書に複数のレンディションを持たせて管理する（例えば、MS Wordで作成した文書とその文書をPDFファイルに変換した文書は内容が同じであるので、同じ一つの文書のそれぞれ異なるレンディションであるとして登録して管理しておくことで、利用者のアクセス権に応じて、フルアクセス権のあるユーザにはMS Wordファイルを提示し、参照のみのユーザにはPDFファイルを提示する、という使い分けが可能になる）レンディション管理部１１７を持つ。また、デジタルペンで記入され作成されたイメージから文字を認識するための文字認識部１１８、認識した文字から同一の筆跡を検索して照合する筆跡鑑定部１１９、文字認識した内容を全文検索するための全文検索部１２０も持つ。

図１３にデータベース登録部１１４の処理フローを示す。
ステップ１３０１で、連票データ出力確定部１０７で確定されたデータ入力を受け付ける。データ入力方法は、直接データベース登録部１１４へ受け渡すようにしてもよいが、バッチジョブなどでクライアントマシンの指定フォルダに保存された確定データを読み取りに行くようにしてもよい。
ステップ１３０２で入力された確定データから、文書ID、枝番、作成日時、帳票名などの文書属性情報を読み取る。
ステップ１３０３で確定データを格納する文書管理システム内のフォルダ指定を受け付ける。あるいは、入力データの帳票名から対応する文書管理システム内のフォルダを検索する。例えば、「申込書」という帳票が格納されるべき「申込書」フォルダの場所を検索する。図では連票３枚とも「申込書」という帳票名になっているが、仮にそれぞれが違う帳票であった場合、別々のフォルダに格納されることもある。帳票名「申込書１枚目」である帳票１が会社内の業務部署１フォルダの下位フォルダである「申込書１枚目」に格納され、帳票名「申込書２枚目」である帳票２が業務部署２フォルダの下位フォルダである「申込書２枚目」に格納される、という場合もある。対応するフォルダが存在しない場合はユーザに確認メッセージを出力してフォルダ作成コマンドを発行する。

ステップ１３０４で文書管理データベース内の格納フォルダへ文書データを書き込んで登録を行う。連票の各帳票が全て同じフォルダ内に格納されるとき、各帳票をばらして別々の文書として登録する方法と、連票３枚でまとめて一つの文書として登録し、各帳票はそれぞれが同じ文書の異なるレンディションとして登録する方法があり事前の設定によりどちらかを選択する。また、別々の文書として登録する場合には互いの帳票（文書）を文書管理システムの関連文書管理できるように関連づけておく。
このようにフォルダ分類されて格納された状態の例を図１４、図１５、図１６に示す。
図１４の例では、３枚の帳票からなる複写式連票「申込書」をフォルダ「申込書」に各帳票をそれぞれ１文書として格納している。この例では３つの帳票を別々の文書として保存しているが、各帳票に異なるアクセス制御をかけない場合は３つの帳票をマージして１つの文書として保存してもよい。

図１４はシステム管理者adminがログインした時に表示される画面である。このときは、３枚の帳票すなわち３つの文書が全て表示され、それぞれにアクセスすることが可能である。各文書は同じ「申込書」という文書名となっているが、枝番が違うので、利用者には何枚目の帳票であるかがわかる。画面から文書をクリックすると文書のイメージを別画面で表示することができ中身のイメージ情報を見ることができる。

図１５は同じシステムに受付作業を行うユーザ「日立太郎taro」がログインした時に表示される画面である。日立太郎には自分が担当する受付業務に必要である受付業務用の帳票１しか存在が見えてない。他の文書はシステム中に存在するが、日立太郎にはそれらに対するアクセス権がないために、存在が見えなくなっている。日立太郎がアクセスを許可されている帳票は帳票１だけであり、表示されているのも枝番１の帳票１だけである。このような文書に対するアクセス権の設定は、文書登録の際に、文書属性の一つとして予め割り当てておいてシステムに登録してもよいし、登録された後にシステム管理者がバッチツール等を利用して文書属性を変更してもよい。

図１６では別の発注業務を行う「日立次郎jiro」がログインした時に表示される画面を示している。日立二郎Jiroの場合は、発注業務に必要な帳票２だけが表示され、他の帳票については存在が見えなくなっている。このようにログインするユーザに応じて表示する帳票が異なるのは、例えば、受付業務では必要な情報であっても、発注業務では必要とされない情報があるからである。申込書を記入した人に対して何らかの商品やカード類を発送する場合、発送業務を行う担当者には宛先となる申込者の住所、氏名さえわかればよく、その他の電話番号や性別、暗証番号などの個人情報を知る必要はない。不必要な個人情報を漏らすことなく担当者が担当業務を行うために、このようなユーザごとの業務に基づくアクセス権によって文書の表示・非表示、アクセスの可・不可の切り替えができる機能が文書管理システムにとって重要である。

以上述べてきたように、本実施例ではデジタルペンで記入した１枚の帳票から仮想的に複写式連票を作成して文書管理を行うので、利用者が１度記入しただけで複数枚の帳票を作成することができ、これらの帳票を別々の業務にばらして利用できるようにするとともに、互いに関連性のあるこれらの帳票をまとめて管理することができる。

本発明のシステム構成図。一般的な複写式連票の例を示す図。１枚の帳票による仮想複写式連票の例を示す図。有効領域の例を示す図。複写式連票のイメージの例を示す図。帳票様式管理部を示す図。帳票様式対応テーブル１を示す図。帳票様式対応テーブル２を示す図。フォーマットテーブルを示す図。連票データ作成部の例１を示す図。連票データ作成部の例２を示す図。連票データ出力確定部を示す図。データベース登録部を示す図。文書管理システムの画面例を示す図。文書管理システムの画面例を示す図。文書管理システムの画面例を示す図。

符号の説明

101:デジタルペン、102:データ受信機、103:デジタルペンデータ変換処理部、110:生体認証装置、111:出力装置、112:文書管理システム、113:文書管理データベース

Claims

複数枚の帳票をセットにした親子関係のある連票へのデータを作成管理する複写式連票作成管理システムであって、
デジタルペンから親となる帳票のデータ入力を受けるデータ受信部と、
帳票の識別子と関連する帳票の識別子を示す帳票様式対応テーブルを参照して得られた帳票情報から関連する帳票を抽出する帳票様式管理部と、
利用者が前記デジタルペンを用いてドットパターン入りの親の帳票に記入した情報を用いて前記抽出された子となる関連帳票の領域のデータを作成する連票データ作成部と、
作成した連票データを利用者の認証を受けて確定する連票データ出力確定部と、
作成された連票データをイメージ文書として管理する文書管理システムとを
有することを特徴とする複写式連票作成管理システム。
前記帳票様式管理部には、帳票ファーマットに対応して帳票の有効領域を表す座標を示すフォーマットテーブルを有し、前記帳票様式対応テーブルに、各帳票に対応して帳票フォーマットと関連することを表す情報と帳票に対応した属性情報を有しており、前記有効領域に、各属性情報を割り振る処理を前記連票データ作成部が有することで、子となる帳票の特定された領域に必要な属性情報が親の帳票から転写されることを特徴とする複写式連票作成管理システム。