JP4223312B2 - 電子決裁処理方法、電子決裁処理装置及び電子決裁処理プログラム - Google Patents

電子決裁処理方法、電子決裁処理装置及び電子決裁処理プログラム Download PDF

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【0001】
【発明の属する技術分野】
本発明は、案件の起票から複数人の決裁までの処理の管理をコンピュータを用いて行う電子決裁処理装置及びその方法に関する。
【0002】
【従来の技術】
案件を起票して一人ないし複数人の決裁者(ここで言う決裁とは審査、承認、合議、決裁など案件にかかわる一連の審議行為の全てを含み、決裁者とは審議行為を行う人の全てを含むものとする)の決裁を受ける場合、案件の内容及び組織の構成に応じて決裁者を判断して人手により回覧するかまたは案件を電子データにして、決裁フローを管理するワークフロー管理によって回覧して処理を行っていた。ここで、ワークフロー管理とは、案件の決裁順序を規定する決裁シナリオ情報を各案件毎に用意して、この情報に基づいて案件を順次回覧して決裁していく電子決裁処理方法である。
【0003】
このような電子決裁処理方法について、従来技術としては次のものがある(例えば、特許文献1参照)。特許文献1には、起票者、各決裁者及び決裁順序を規定する決裁シナリオ情報を各帳票(案件)毎に管理するとともに、起票者からの帳票(案件)を受け取ると、この帳票(案件)に対する決裁シナリオ情報を受け取り、この決裁シナリオ情報に基づいて帳票(案件)の起票者、各決裁者、決裁順序及び決裁内容を決裁ステータス情報として管理しながら、この決裁ステータス情報で管理される決裁順序に従って各決裁者から決裁を求め、この決裁を行った決裁者の情報及び決裁内容を決裁ステータス情報に記載更新して管理する方法が開示されている。この方法によれば、決裁順序に従って決裁者から決裁を求めるとともに、決裁者の情報及び決裁内容を管理するので、帳票(案件)毎に管理された決裁者及び決裁順序に従って適確かつ迅速に決裁が行われるとともに、決裁の処理状況も迅速に確認することができる。さらに、人事異動などにより決裁者が変更しても誤りなく決裁処理を行うことができるなどの効果がある。
【0004】
【特許文献1】
特開平11−272777号公報(段落〔0006〕−〔0013〕)
【0005】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、案件をワークフロー管理で管理するのに伴い、決裁処理の流れの中で決裁者が扱う画面から、柔軟にかつ容易に決裁のための支援ができればさらに決裁処理を迅速に行うことができる。この支援のための手段として、操作者は、その時の案件の状況や組織の状況によって決裁ルートを画面操作により柔軟に変更することができ、起票者が他部署の内部の決裁ルートまで意識せずにルートを設定することができれば操作上の負担が軽減できる
【0006】
そこで、本発明の課題は、案件の状況、組織の状況によって決裁の処理を画面から柔軟に行えるように支援をすることができる電子決裁処理装置及びその方法を提供することである。
【0007】
【課題を解決するための手段】
上記課題を解決するために、電子決裁処理装置は、案件を、その内容を示す添付資料とともに、決裁ルートに基づき案件を起票したユーザを起点として次順位の決裁を行うユーザのコンピュータの画面に表示し、当該ユーザの決裁を画面から受け付けるとさらに次順位の決裁を行うユーザのコンピュータの画面に表示するという処理を繰り返し、
処理の工程において任意のユーザのコンピュータが、前記決裁ルートに対し、新たな決裁を並列的に又は直列的に追加する場合は、
決裁ルートとして設定されている、少なくとも決裁の順序、処理区分、決裁を行うユーザの氏名、及び決裁を行うユーザの役職を関連付けて示す一覧表と、追加すべき決裁の、少なくとも決裁の順序、処理区分、決裁を行うユーザの氏名、及び決裁を行うユーザの役職を入力する欄と、前記一覧表における決裁の順序を上下させる上下ボタンとを、任意のユーザのコンピュータの画面に表示し、
任意のユーザのコンピュータが、新たな決裁を並列的に追加する場合は、
追加すべき決裁の、処理区分、決裁を行うユーザの氏名、及び決裁を行うユーザの役職とともに、既に設定されている並列させたい決裁の順序と同じ番号を追加すべき決裁の順序として受け付け、
任意のユーザのコンピュータが、新たな決裁を直列的に追加する場合は、
追加すべき決裁の、処理区分、決裁を行うユーザの氏名、及び決裁を行うユーザの役職とともに、追加すべき決裁の、暫定的な決裁の順序を受け付け、次いで当該暫定的な決裁の順序を上下ボタンによって、所望の決裁の順序に修正する入力を受け付け、
前記受け付けた結果を新たな決裁ルートとして案件データベースに記憶する。
【0011】
【発明の実施の形態】
以下、図面を参照して本発明の電子決裁処理装置及びその方法について詳細に説明する。図1は、本発明の一実施の形態に係る電子決裁処理装置の構成図である。電子決裁処理装置1は、行政や各企業などで使用される財務会計システム2、文書管理システム3、庶務事務システム4などの業務に特化したいわゆる業務システムの基盤(インフラストラクチャ)を構成する。ユーザ(職員、社員)は、PC(Personal Computer)7からポータルシステム5を通して各業務システムを使用する。もちろんPCから通信回線を通して直接各業務システムを使用しても構わない。電子決裁処理装置1は、主として通信手段1a、処理手段1b、画面表示手段1c及びDB管理手段1dとを備えている。通信手段1aは、PC7に表示された画面に基づいてユーザにより入力された各業務(財務会計、文書管理、庶務事務)案件の決裁ルートの設定または承認、差戻し、非承認などの決裁に関する情報を受信したり、または画面表示手段1cからの要求により画面情報を送信したりする。処理手段1bは、例えばワークフロー管理などの手段により、この受信した情報に基づいて、ユーザが行う案件の起票から複数人の決裁までの処理をするように構成されている。また、案件データベース(案件DB)6には、電子決裁処理装置1が使用する案件に関する情報、決裁ルート情報、添付資料などがDB管理手段1dの基で保存されている。
【0012】
〔起票と決裁〕
図2から図9は、電子決裁処理方法におけるユーザ操作のフローを示した図である。ここでユーザには、案件を起票する者、審査する者、承認する者、合議する者及び決裁する者がいる。以降、特に断らない限り操作者と呼ぶ。図2は、案件の起票から決裁までのフローを示した図である。案件の起票者は、業務プログラムを起動(ST21)してポータル画面から案件起票画面(図示せず)を表示し、業務システム上で案件作成(ST22)を行う。案件起票画面の表示時、例えば財務会計に関する案件であれば業務DBから財務に関する情報を入力してくる。案件作成後、起票者は、職制などが登録してある上長テーブルを参照して後記する図12に示す決裁ルート画面12で決裁ルートの設定(ST23)を行う。決裁ルートは、案件の合議、承認、決裁などを行うための案件の流れるルートである。起票された案件に関する情報や決裁ルートは案件DBや業務DBに保存される。
【0013】
操作者は、審査、承認、合議、決裁(以降、特に断らない限り決裁と呼ぶ)を行うために未決案件の入っている未決ボックスを選択(ST24)する。これはポータル画面から例えば未決ボックスに該当する情報を選択して後記する図10に示す未決ボックス画面10を表示することになる。未決ボックス画面10には操作者が処理すべき案件一覧が表示されているので案件を選択(ST25)して図11に示す決裁画面11を表示する。次に、決裁画面11で決裁(ST26)をすることができる。
【0014】
操作者は、決裁に際し案件に付箋またはコメントを入力する場合、付箋入力画面14で付箋またはコメントの入力(ST27)を行う。また決裁に際し付箋表示画面15で付箋や他の操作者のコメントを表示して(ST28)判断材料にする。案件がたくさんある場合は、検索条件設定画面16で一時的な検索条件設定(ST29)を行い案件選択を行う。
【0015】
図10は、未決の案件を一覧表示する未決ボックス画面10である。未決ボックス画面10は、操作者が未決裁の案件一覧を表示する画面であり、一覧の項目及び表示条件は、操作者があらかじめ作成しておいた個人トレイ(図示せず)の設定内容を基に表示される。画面上部には画面のタイトル1001(図10の例では未決ボックス)、職員名1003、所属部署1002、職員番号1004が表示される。タイトルの下にはこの未決ボックス画面10への遷移元画面の名前1005が表示される。この例では職員ポータル画面からの遷移である。
【0016】
未決ボックス画面10には、案件一覧表示領域1027が設けられていて、表示する件数が多いときなど、操作者は、フィルタ条件をフィルタ(コンボボックス)1006で選択してこの条件に該当する案件を案件一覧表示領域1027に表示することができる。例えば、フィルタ(コンボボックス)1006で財務会計を選択し表示ボタン1024により財務会計に関する案件が表示され、文書管理であれば文書管理に関する案件が表示される。操作者は、このフィルタ(コンボボックス)1006を選択することにより案件を分類して表示することができるので、関連案件などをまとめて決裁することができ、操作上便利である。承認日1007は、承認したときの日付であり特に指定しないときはシステム日付となる。指定する場合は変更ボタン1008をクリックするとカレンダ設定画面(図示せず)へ遷移してカレンダ設定画面から選択することにより日付を設定することができる。また、未決ボックス画面10には、案件一覧に関する操作を選択するためのラジオボタンが設定されている。ラジオボタンには、決裁待ち1012、代理決裁1013、引上げ1015、受付トレイ1016があり、それぞれを選択して表示ボタン1024をクリックすると該当する案件一覧が表示される。決裁待ち1012を選択すると操作者の決裁待ちとなっている案件一覧が表示され、代理決裁1013のラジオボタンを選択し代理決裁(コンボボックス)1014に表示した職員を選択すると操作者が代理決裁者として設定されている案件一覧が表示され、引上げ1015を選択すると操作者がこれから決裁予定となっている案件一覧が表示される。また、受付トレイ1016のラジオボタンを選択し受付トレイ(コンボボックス)1017に表示した組織名を選択すると該当組織の受付トレイに入っている案件一覧が表示される。これらを使うことで操作者は、決裁待ち案件以外の案件を一覧表示させて決裁することができる。操作者は、表示ボタン1024をクリックし前記の条件に該当する案件を案件一覧表示領域1027に表示させるとともにこのとき取得した案件の件数1025を表示させることができる。件数が表示されることにより、操作者は、案件一覧の全体件数を把握することができる。
【0017】
案件一覧表示領域1027は、遷移元画面より引き継いだ職員番号で個人トレイ(図示せず)を検索し個人トレイで設定した表示項目、表示幅などを条件として表示される。この例では、選択1018、承認や決裁などの処理1019、処理の状態1020、到着日時1021、件名1022が表示項目となっている。案件一覧の選択チェックボックス1023は、チェックした案件を一括決裁の対象案件とすることができる。操作者は、案件一覧の中から決裁する案件を選び、チェックボックス1023をチェックして承認ボタン1009をクリックすることにより一括決裁を行う。また、未決ボックス画面10では、一括決裁とは別に個々の案件毎に決裁する決裁画面11(図11参照)へ遷移することができる。これは、操作者が案件の内容を吟味するときなどに便利であり、案件一覧の件名1022をクリックすることによりできる。決裁画面11については後記する。また、検索ボタン1010をクリックすると後記する検索条件設定画面へ遷移し、閉じるボタン1011をクリックすると未決ボックス画面10を閉じる。
【0018】
このように未決ボックス画面10は、大量の案件をフィルタ条件で分類することができるので、操作者は、分類した案件を一括決裁で効率良く処理することができる。また決裁待ち1012、代理決裁1013、引上げ1015、受付トレイ1016などの案件一覧を表示できるので従来の紙ベースで処理する以上に効率良く処理することができる。
【0019】
次に決裁画面11について説明する。
図11は、承認、差戻し、非承認を行う決裁画面である。決裁画面11は、操作者が個々の案件に対して承認、非承認、差戻しの処理を行う画面であり、未決ボックス画面10で案件一覧の件名をクリックすることにより遷移する。なお、前記した未決ボックスと同一内容に関するものは記述を省略する。
【0020】
システム種別1113は、この決裁画面11を使用している業務システムの種別であり、財務会計システム2、文書管理システム3、庶務事務システム4などを識別することができる。文書番号1114は、案件としての番号であり、件名1115は案件に付けられた名称である。また、案件には資料が添付されているのが一般的であり、該当案件に添付されているファイル名称1118、ファイルサイズ1119が表示される。ファイル名称1118が複数ある場合は、一列で表示し、一列で表示できないときは、複数行で表示しスクロールすることができる。表示領域1121には、案件の内容がテキスト表示などで表示されるので操作者は内容の確認をすることができる。
【0021】
案件の件名1115をクリックすると、帳票(案件)が画面左半分に別ブラウザで表示される。添付資料のファイル名称1118をクリックすると添付資料を右半分に添付資料画面(別ブラウザ)として表示することができる。画面左半分に帳票(案件)の画面(別ブラウザ)が表示され、表示されているすべての添付資料(別ブラウザ)が画面右半分に表示される。また、先頭の添付資料が最前面に表示されるようにし、各ブラウザがずれて表示されるようになる。
【0022】
このように案件に添付資料が付加されている場合は、決裁画面11と添付資料を並べて表示することができ、操作者はこの内容を見て決裁をすることができる。従って、このような決裁画面11を用いることにより操作者は決裁文書と添付資料を比較することができるので例えば請求金額が正しいかなど効率良く案件の内容を確認して決裁することができる。
【0023】
操作者は、表示されている案件を決裁(承認)するときには承認ボタン1106をクリックする。クリックすると後記する決裁ルート画面12に遷移し、決裁ルートを確認して決裁することができる。案件に対して承認はしないが差戻しもしない場合は非承認ボタン1107をクリックする。クリックすると同様に決裁ルート画面12に遷移する。また、操作者が案件を差戻す場合は差戻しボタン1108をクリックする。同様に決裁ルート画面12に遷移する。案件履歴ボタン1109は操作者がこの案件の処理履歴を見る場合にクリックし、クリックすると後記する案件履歴画面13へ遷移する。さらに、操作者は、表示されている案件に対して付箋やコメントを添付することができる。この場合は、付箋ボタン1111をクリックすることにより、後記する付箋入力画面へ遷移することができる。さらに操作者は、案件に関する付箋や他の操作者のコメントを参照することができる。この参照は、付箋ボタン1111をクリックすることにより後記する付箋表示画面15へ遷移することでできる。最後に、閉じるボタン1112をクリックすると前記した未決ボックス画面10に戻る。
【0024】
これにより、操作者は、付箋や他の操作者のコメントを判断材料の参考にして決裁をすることができる。
【0025】
付箋入力画面は図示しないが、案件に対して補助情報としての付箋の入力と操作者が案件に対して承認、非承認、差戻し、代理決裁、引上げなどの処理をした時にコメントの入力を可能とする。付箋入力画面には付箋を入力可能な付箋欄とコメントを入力可能なコメント欄が設けられていて、操作者は、付箋欄またはコメント欄に本案件に対する付箋またはコメントを入力してOKボタンをクリックすると登録することができる。
【0026】
図14は、付箋表示画面15である。付箋表示画面15では、過去の操作者の付箋及びコメントを表示することができ、図11に示した決裁画面11で操作者が付箋またはコメントを参照したいと思ったときに決裁画面11の付箋ボタン1111をクリックすることにより付箋表示画面15に遷移し参照することができる。付箋表示画面15には付箋表示欄1510とコメント表示欄1520が設けられている。付箋表示画面15の文書番号1507と件名1508で示された案件に関する付箋とコメントが表示される。付箋表示欄1510には付箋を入力した者の氏名1511、所属1512、役職1513、付箋1514が表示される。また、コメント表示欄1520には処理履歴1521、氏名1522、所属1523、役職1524とそれぞれにコメント1525が表示されている。コメント1525も処理履歴1521と共に表示されているので順を追って参照することができる。また、不要になったコメント1525はチェックボックス1526で選択して削除ボタン1530をクリックすることで削除することができる。また、コメント入力覧1515には自分のコメントを入力することができる。
【0027】
このように付箋やコメントを入力または表示することで、操作者は、他の操作者の付箋やコメントを参考にして決裁をすることができ、起票者においては、差戻しの理由などを確認できるので決裁を効率良く行うことができるという効果がある。
【0028】
検索条件設定画面では図示しないが、操作者が未決ボックス画面10で表示する案件一覧に関して一時的に検索条件を設定することができる。従って、操作者は、多数の表示された案件の中から検索条件で案件一覧を絞り込み、表示することができる。検索条件には、案件の特性に関するものとして至急、親展、付箋、添付、別送、代決がある。至急には全件のラジオボタン、至急のラジオボタン、通常のラジオボタンがあり、至急案件を検索する場合は至急のラジオボタンを選択する。全件のラジオボタンを選択すると至急と通常の案件が検索され、通常のラジオボタンを選択すると至急以外の案件が検索される。親展も同様に親展案件を検索する場合は親展のラジオボタンを選択する。付箋では、付箋の付いている案件を検索する場合は、有りのラジオボタンを選択する。添付では、添付資料が付いている案件を検索する場合は有りのラジオボタンを、別送では、電子データ以外に別の媒体で送付しているものがある案件を検索する場合は有りのラジオボタンを、代決では、代理決裁の案件を検索する場合は、代決のラジオボタンをそれぞれ選択する。また、システム種別(コンボボックス)を選択することで選択された該当業務システムの案件を検索することができる。決裁区分(コンボボックス)は部長決裁や課長決裁などの決裁役職名を、処理区分(コンボボックス)は、承認や決裁などの処理区分を、状態(コンボボックス)は、処理中や未処理などを選択することができる。案件の直接的な検索条件としては文書番号や件名で検索することができる。また案件の属する所属部署である案件所属(コンボボックス)で選択して検索することができる。さらに、他の検索条件としては日時に関する条件で検索することができる。経過日数には、入力した日数に対して起票からの日数が経過している案件を検索条件とすることができる。また、到着日時を日付の範囲指定で検索することができ、日付の範囲指定は、変更ボタンをクリックすることによりカレンダ設定画面(図示せず)で設定できる。処理期限は、案件の処理期限となっている日付を範囲指定で設定することができ設定した期間で該当する案件を検索することができる。
【0029】
これにより多数の案件が存在しても前記した条件で検索することができ、必要案件から優先的に処理することができる。
【0030】
〔案件の差戻し〕
図3は、案件を差戻す場合のフロー図である。操作者Bが案件を差戻す場合の処理を示した図である。差戻し先は、既に承認した操作者Aまたは起票者が該当する。操作者Bは、未決ボックスを選択(ST31)する。未決ボックスの選択は、ポータル画面から例えば未決ボックスに該当する情報を選択して図10に示した未決ボックス画面10を表示することによる。表示されている案件一覧から差戻ししたい案件を選択(ST32)して決裁画面11を表示する。図11に示した決裁画面11に表示されている差戻しボタン1108をクリックすると図12に示す決裁ルート画面12に遷移する。決裁ルート画面12で差戻し先である例えば操作者A(図12で図示せず)を選択(ST33)して該当案件を差戻す(ST34)。決裁ルート画面12については後記する。
【0031】
〔決裁済みの案件の引戻し〕
図4は、決裁済み案件を引戻す場合のフロー図である。操作者Aが決裁済み(既決)の案件を引戻す場合の処理を示した図である。操作者Aは、既決ボックスを選択(ST41)する。既決ボックスの選択は、ポータル画面から例えば既決ボックスに該当する情報を選択して後記する図15に示す既決ボックス画面17を表示することによる。既決ボックス画面17には操作者が決裁した案件一覧が表示されているので引戻しをしたい案件を選択(ST42)して既決ボックスから図16に示す既決決裁画面1811を表示し、引戻しボタンをクリックすることにより引戻し画面19を表示する。次に、引戻し画面19で引戻し(ST43)をすることができる。
【0032】
図15は、決裁済み(既決)の案件を一覧表示する既決ボックス画面である。既決ボックス画面17は、操作者が決裁した既決案件の一覧を表示する画面であり、操作者は、この画面で既決案件一覧を見ることができる。既決ボックス画面17には既決案件一覧の表示領域1716が設定されている。フィルタ(コンボボックス)1710を選択し、表示ボタン1712をクリックすると、そのフィルタ条件を基に、既決案件一覧を表示領域1716に表示することができる。ジャンプ(コンボボックス)1711ではページ番号を選択可能であり、選択した場合、そのページに該当する既決案件一覧が表示領域1716に表示される。また1ページ当たり表示件数を例えば20件とした場合、ジャンプ(コンボボックス)1711の横に現在表示している案件数と総件数が表示される。この例では(1−20)/45であり1から20件が表示され総件数は45件である。また、次へボタン1714をクリックすると次ページの既決案件一覧が表示され、案件の最終ページを表示しているときは、クリックできないようになっている。前へボタン1713をクリックすると前ページの既決案件一覧が表示され、先頭ページを表示しているときは、クリックできないようになっている。既決案件一覧の表示項目は、個人トレイ(図示せず)の設定による。図15での表示項目は、一例として案件の種別、文書番号、承認日、件名が表示されている。操作者は、既決案件を個々に詳細に表示したい場合は件名をクリックすることにより図16に示す既決決裁画面18に遷移することができる。
【0033】
このように既決案件を表示することができ、またフィルタにより案件を絞り込んで表示することができるので操作上便利である。
【0034】
図16は、既決案件の引戻しやルート変更などを行う場合に使用する既決決裁画面である。既決決裁画面18では、文書番号1807と件名1808とまたそれらで示される既決案件の起票文書の内容が表示領域1810に表示され添付ファイル名とそのファイルサイズが表示される。この決裁後の状況の変化により、既決案件に対してルート変更、案件の引戻しまたは送付票作成を行う場合、それぞれの画面へ遷移することができる。また案件履歴画面13へ遷移して当該案件の進捗状況を確認することが可能であり、さらに、付箋表示画面15に遷移して付箋またはコメントの内容を確認することが可能である。これらはそれぞれルート変更ボタン1805をクリックすることにより決裁ルート画面12に、引戻しボタン1804をクリックすることにより引戻し画面へ、送付票作成ボタン1803をクリックすることにより送付票作成画面へ、案件履歴ボタン1802をクリックすることにより図13に示す案件履歴画面13へ、付箋ボタン1801をクリックすることにより付箋表示画面15へ遷移して実行することができる。また、チェックボックス1811で選択し表示ボタン1809をクリックすると添付ファイル名のファイル内容を表示することができる。この時の表示は、別ブラウザで表示される。選択欄のチェックボックス1811を複数選択した場合は、選択数分のブラウザが開き、各々に該当する内容が表示される。
【0035】
引戻し画面は図示しないが、図16に示した既決決裁画面18で引戻しボタン1804をクリックすることにより遷移する画面であり、過去に操作者が決裁した案件を引戻す画面である。文書番号と件名に該当する既決案件に関して審査、承認などの処理をした職員名とその所属と役職が表示される。これは、現在、案件がどこまで行っているかを示す一覧である。操作者は、これら表示情報からどこまで処理されているかを確認してOKボタンをクリックすることにより当該案件を引戻すことができる。
【0036】
既決決裁画面18と引戻し画面を使用することで操作者は、決裁後、何らかの状況変化などが生じた場合、案件の引戻しまたは決裁ルートの変更を行うことができ、効率良い決裁ができる。
【0037】
〔決裁途中での決裁ルートの追加、削除、変更〕
図5は、決裁の途中に決裁ルートを追加、削除、変更する場合の処理を示した図である。まず操作者Aは、未決ボックスを選択する(ST51)。未決ボックス画面10に表示されている案件一覧から決裁ルートを変更したい案件を選択(ST52)して図11に示した決裁画面11を表示する。決裁画面11に表示されている承認ボタン1106をクリックすると図12に示す決裁ルート画面12に遷移する。決裁ルート画面12で決裁ルートの修正(ST53)を行う。
【0038】
操作者Cが決裁ルートに追加されたとすると、操作者Cは、図2で示したのと同様に未決ボックスを選択(ST54)して当該案件を選択(ST55)して決裁(ST56)を行う。
【0039】
図12は、決裁ルート画面12である。決裁ルート画面12は、決裁画面11などから承認ボタン1106、非承認ボタン1107、差戻しボタン1108をクリックすると遷移する。決裁ルート画面12では、承認、非承認、差戻しの処理において特に決裁ルートを設定しなおす必要がない場合はOKボタン1220をクリックすることにより設定済みのルートで処理が行われる。なお、決裁ルートの設定を行う場合とは、起票画面から遷移する場合(起票後の決裁ルートの設定、図示せず)、決裁画面11から遷移する場合(承認後のルート、非承認後のルート、差戻し先のルートの設定)、修正画面から遷移する場合(起票後の修正に伴い決裁ルートの追加、削除、変更、図示せず)、既決決裁画面18から遷移する場合などである。図12は、決裁画面11から遷移した場合の決裁ルート画面12の一例である。なお、前記した項目と重複する項目は説明を省略する。決裁権限1214には、この案件を決裁する権限、例えば課長決裁、部長決裁などが表示される。承認日1209は、ルート変更の承認日であり、承認、非承認、差戻しのときにはシステム日付が使用され、入力変更は不可である。所属・役職1212は、操作者が職制上で兼務しているような場合、兼務している立場(役職)で決裁を行う場合に兼務役職を選択する。至急チェックボックス1215、親展チェックボックス1216はそれぞれこの案件を至急扱いにするとき、親展扱いにするときチェックする。別送のチェックボックス1217は、当該案件に関して電子データ以外の例えば紙ベースの資料などの添付資料を別送している場合にチェックする。操作者は、これら必要な情報を設定してOKボタン1220をクリックすることにより承認などの処理を行うことができる。また、決裁ルート画面12では、差戻しまたは飛び決裁(飛決)の処理を可能とすることができる。差戻し/飛決1225のチェックボックスをチェックしてOKボタン1220をクリックするとチェックした操作者に差戻しまたは飛び決裁を行うことができる。また、起票者の所属部署の回覧ルート(親案件と呼ぶ)を表示することもできる。例えば、起票者の所属を市民課とし、合議部署を財政課とすると、その場合、市民課の担当、係長、課長、部長及び財政課受付として表示される。財政課受付の中は、別のルート(子案件と呼ぶ)として登録されており、子案件のルートを表示することもできる。
【0040】
次に、決裁ルートの編集について説明する。決裁ルート画面12には、決裁ルート表示領域1222が設定されていて、決裁ルート一覧として決裁の順序を表わす順序1223、処理区分1224、差戻し/飛決1225、氏名1226、所属1227、役職1228、承認日1229、代決1230、後閲1231などが表示される。代決1230の欄には代理決裁者が代理決裁した場合に○などが表示される。例えばこの例では、日立二郎さんの承認は代理決裁者が行ったことを表わしている。代決1230の欄の○をクリックすると誰が代決を行ったかを知ることができる。また日立二郎さんが後閲すると後閲1231の欄に○などが表示される。差戻し/飛決1225の欄はチェックボックスにチェックしてOKボタン1220をクリックするとチェックした操作者に差戻しまたは飛ばすことができる。
【0041】
編集したい決裁ルート一覧の順序1223の番号をクリックすると、選択された決裁ルートが修正ボックス領域1232の順序1233、処理区分1234、氏名1235、役職1237に表示される。決裁ルート表示領域1222の順序1223の変更を行う場合、一つ上へボタン1238をクリックすると選択した順序1233の行を一つ上の順序の行と入れ替えることができる。例えば順序として3で示される行を選択して一つ上へボタン1238をクリックすると、順序として4で示される行の上にくる。また、選択した順序1233の番号と同じ順序の番号(並列決裁)があった場合、同じ番号の行も選択した順序1233の行と一緒に一つ上の順序の行と入れ替えられる。選択した順序1233の行が一番上の場合には、一つ上へボタン1238をクリックしても何もしない。一つ下へボタン1239は、選択した順序1233の行を一つ下の順序の行と入れ替える。例えば、順序として3で示される行を選択した場合は、順序として2で示される行の下にくる。また、選択した順序1233の番号と同じ順序の番号(並列決裁)があった場合、同じ番号の行も選択した順序1233の行と一緒に一つ上の順序の行と入れ替えられる。一つ下へボタン1239をクリックしても選択した順序1233の行が一番下の場合には何もしない。また、決裁する職員を追加する場合には、順番に決裁する直列追加と他の職員と平行して決裁する並列追加を行うことができる。直列に追加する場合は、順序1233に適当な番号を入力し、追加したい決裁ルートを修正ボックス領域1232の処理区分1234、氏名1235、役職1237に入力または選択して追加ボタン1240をクリックする。そして一つ上へボタン1238又は一つ下へボタン1239をクリックして、挿入したい順序番号に移動する。処理区分1234は、処理区分(コンボボックス)から選択し、氏名1235は、詳細不明で入力できない場合には職員検索ボタン1236をクリックして後記する職員検索画面へ遷移して検索することができる。役職1237は、役職(コンボボックス)から選択する。挿入した行の以後のルートは、順序が1番づつずれる。並列に追加する場合は、順序1233に、並列に処理したい決裁ルートの順序番号と同じ番号を入力し、追加したい決裁ルートを修正ボックス領域1232の処理区分1234、氏名1235、役職1237に入力または選択して追加ボタン1240をクリックする。また、選択した順序1233の行を修正ボックス領域1232の処理区分1234、氏名1235、役職1237で設定した内容に修正する場合は、修正ボタン1242をクリックする。選択した順序1233の行を削除する場合は、削除ボタン1243をクリックすることにより可能である。また、決裁ルート一覧では、決裁後の案件の回覧ルートを設定することができる。これは前記した修正ボックス領域1232の各項目に回覧ルートを入力し、追加ボタン1240などを決裁ルート設定と同様に使用することで可能である。これによりルートの変更を容易に行うことができ好適なルートで決裁を行うことができる。
【0042】
従って、これにより決裁ルート画面12は、起票後に決裁ルートを設定できるだけでなく、決裁画面11から遷移する場合(承認後のルート、非承認後のルート、差戻し先のルートの設定)など決裁途中に決裁ルートの追加、削除、変更などができるので決裁を効率良く行うことができる。
【0043】
〔案件の代理決裁〕
図6は、操作者BがAの案件を代理で決裁する代理決裁の処理を示した図である。Aの代理決裁者は、あらかじめ電子決裁処理装置に登録されており、この場合はBとなっている。操作者Bは、未決ボックスを選択(ST61)する。前記した未決ボックス画面10の代理決裁のコンボボックスにAを表示(ST62)してAを選択(ST63)して表示ボタンをクリックする。案件一覧には、操作者Bが代理決裁すべきAの未決ボックスが表示されるのでAの未決ボックスの中から案件を選択(ST64)し、件名をクリックすることで決裁画面11を表示する。次に、決裁画面11で決裁(ST65)をする。また、Aの未決ボックス画面10(図10参照)で、選択欄のチェックボックスにチェックして承認ボタン1009をクリックすることで代理決裁案件を一括承認することも可能である。なお、代理決裁をすると前記した決裁ルート画面12の代決欄に○などが表示される。
【0044】
〔代理決裁後の後閲〕
図7は、操作者BがAの案件を代理で決裁し、Aが後閲する処理を示した図である。操作者BがAの代理決裁を行う処理は、図6に示した処理と同じである。未決ボックスを選択(ST71)し、前記した未決ボックス画面10の代理決裁コンボボックスにAを表示(ST72)してAを選択(ST73)し、決裁すべきAの案件を選択(ST74)して決裁画面11を表示し、決裁画面11で決裁(ST75)をすることができる。操作者Aは、Bが代理決裁をした案件を後閲するには未決ボックスを選択(ST76)する。未決ボックス画面10には、Aに関する案件一覧が表示されるのでBが代理決裁を行った案件(後閲する案件)を選択(ST77)して決裁画面11を表示する。次に、決裁画面11で決裁(ST78)をすると後閲の処理が終わる。後閲すると前記した決裁ルート画面12の後閲欄に○などが表示される。
【0045】
〔案件履歴の確認〕
図8は、操作者が案件の承認、決裁の履歴をなどから進捗状況を確認する処理を示した図である。操作者は、未決ボックスを選択(ST81)する。未決ボックス画面10には操作者が処理すべき案件一覧が表示されているので進捗状況などを確認したい案件を選択(ST82)して決裁画面11を表示する。次に、決裁画面11で案件履歴ボタンをクリックすると図13に示す案件履歴画面13に遷移する。案件履歴画面13を参照(ST83)して案件の進捗状況を確認することができる。
【0046】
図13は、案件の履歴を表示する案件履歴画面である。案件履歴画面13には、案件履歴表示領域1316が設定されていて、案件に対してこれまでの承認、決裁状況の一覧が表示される。また、今後承認もしくは決裁するルート(未来ルート)をつなげて表示することができる。案件履歴表示領域1316には処理履歴1310、処理区分1311、氏名1312、所属1313、役職1314、承認日1315が表示され、承認日1315の新しい月日から旧い月日に上方から下方に表示される。処理履歴1310の欄でどこまで承認が進んでいるかを知ることができる。処理履歴1310での空白は、今後承認または決裁する未来ルートを表わしている。また、氏名1312の欄が受付名称(この例では財政課受付、会計課受付)になっている場合、受付名称(財政課受付、会計課受付)をクリックすると受付内の決裁ルートを表示した案件履歴画面を表示することができる(図示せず)。決裁ルートを表示する場合、他の部署は受付部署を表示することで、他の部署の中での決裁ルートを表示しないようにして表示内容の簡素化を図っている。これは前記した決裁ルート画面12においても同様である。
【0047】
このように、操作者は、案件履歴画面13を用いて、決裁の進捗状況を確認することができ、決裁が滞っている場合などは的確なフォローができ、決裁を効率良く行うことができる。
【0048】
〔案件の検索〕
図9は、操作者が案件の検索を行う流れを示した図である。操作者は、後記する案件検索画面22を選択(ST91)する。案件検索画面22は、検索のための条件を設定でき、経過日数などをキーワードに案件の検索(ST92)を行い、後記する案件検索結果画面23で検索結果を参照(ST93)することができる。案件検索画面22では、検索条件として職員名での検索(職員検索)ができる。この場合、後記する職員検索画面24を表示して職員名や職員番号などを検索条件に設定することができる。
【0049】
送付票作成画面は図示しないが、当該案件に対して電子データとは別に紙ベースなどの添付資料を回覧する際の頭紙を表示する画面である。当該案件に関する文書番号、件名、起票者、起票者所属、起票者役職、起票日、決裁の処理区分、職員名、所属、役職が表示され承認日の欄が表示される。操作者は印刷ボタンをクリックして表示した内容を印刷することができる。印刷した送付票の様式は送付票作成画面と同じである。
【0050】
送付票を紙ベースの添付資料の頭紙にすることにより添付資料を案件の決裁ルートと同じルートで回覧することができ回覧先を確かなものとすることができる。
【0051】
案件検索画面では、図示しないが、操作者が多数ある案件の中から案件を検索する条件を設定する。案件の情報をキーとして検索するために、検索条件としては文書番号、件名、システム種別(コンボボックス)、優先度、親展、処理区分(コンボボックス)などがある。優先度は、全件、通常、至急にラジオボタンがついており、ラジオボタンで選択したものを検索条件とする。全件は、優先度に関係なく全部の案件を、通常は、至急を除く通常案件を、至急は、至急案件を検索条件にする。親展は全件、通常、親展のうちラジオボタンで選択したものを検索条件とする。また、職員番号を手入力で設定して職員番号で検索することができる。職員番号が不明のときは職員検索ボタンをクリックすると後記する職員検索画面へ遷移することができ、職員検索画面で選択した職員番号が設定される。所属は、手入力で設定することができ所属名を検索条件とする。所属検索ボタンをクリックすると所属検索画面(図示せず)へ遷移し、所属検索画面で選択した所属名が設定される。承認日は、表示されている日付の範囲を検索条件とする。変更ボタンをクリックするとカレンダ設定画面(図示せず)へ遷移する。経過日数は、設定した日数以上に経過した案件の検索を行う。フィルタ1からフィルタ3は、項目名またはデータを入力して入力した項目またはデータを検索条件とする。これらの条件を設定して検索ボタンをクリックすると検索を行うことができる。
【0052】
案件の検索結果を表示する案件検索結果画面は図示しないが、前記した案件検索画面で検索ボタンをクリックすると表示される。文書番号、件名、システム種別、優先度、処理区分、親展などが表示され、該当する案件が検索結果として表示される。また、チェックボックスでチェックしてCSV出力ボタンをクリックすると、検索した案件をCSV形式で出力することができる。案件履歴ボタンをクリックすると、チェックボックスでチェックした案件の案件履歴画面13に遷移することができ、図13で示した案件履歴画面13でこれまでの承認状況や今後の承認一覧を見ることができる。ジャンプ(コンボボックス)ではページ番号を選択可能とする。選択した場合、そのページに該当する案件一覧を表示する。1ページ当たり例えば20案件とし、対象案件分のページ番号を表示する。また、コンボボックスの横に現在表示している案件数と総件数が表示される。次へボタンをクリックすると、次ページの案件一覧が表示され、前へボタンをクリックすると、前ページの案件一覧が表示される。
【0053】
従って、操作者は、案件検索画面を用いて、多数ある案件の中から表示したい案件を検索することができ、さらに案件履歴画面13を表示することで案件の滞留状況を確認することができる。処理が滞っている場合など的確にフォローができ決裁を効率良く行うことができる。
【0054】
職員検索画面は図示しないが、決裁ルート画面12または案件検索画面などで職員名または職員番号などを検索する画面である。検索条件設定領域と検索結果表示領域がある。検査条件としては、職員(ラジオボックス)にチェックされている場合、職員の検索を行う。受付(ラジオボックス)にチェックされている場合、受付の検索を行う。日付は、設定した日付の時点での職員の検索に使用される。変更ボタンをクリックした時、カレンダ設定画面(図示せず)へ遷移する。職員(受付)番号または職員(受付)名を設定し、または役職(コンボボックス)で役職を選択して検索ボタンをクリックすると、該当する職員の情報を検索結果表示領域に表示する。検索結果のチェックボックスにチェックしてOKボタンをクリックするとチェックを付けた職員の情報を遷移元画面に引き渡す。キャンセルボタンをクリックした場合は、チェックボックスにチェックが入っていても情報を引き渡さずに遷移元画面に戻る。ジャンプ(コンボボックス)、次へボタン、前へボタンは、前記した案件検索画面などと同じである。
【0055】
これにより、操作者は、決裁ルート画面12や案件検索画面において職員番号、職員名、役職などを効率良く検索することができる。
【0056】
以上説明した本発明は、前記した実施形態に限定されることなく幅広く変形実施することができる。例えば、画面の表示などは単一画面に限らず複数画面を用いて行っても良い。また複数画面を単一画面にまとめて表示しても構わない。
【0057】
【発明の効果】
電子決裁における案件の承認、決裁に関する処理操作を画面から支援することができ承認、決裁処理を迅速に行うことができる。
【図面の簡単な説明】
【図1】 本発明の一実施の形態に係る電子決裁処理装置の構成図である。
【図2】 案件の起票から決裁までのフロー図である。
【図3】 案件を差戻す場合のフロー図である。
【図4】 承認済み案件を引戻す場合のフロー図である。
【図5】 決裁ルートを追加、削除、変更する場合のフロー図である。
【図6】 代理決裁を行う場合のフロー図である。
【図7】 代理決裁後の後閲を行う場合のフロー図である。
【図8】 進捗状況を確認する場合のフロー図である。
【図9】 案件を検索する場合のフロー図である。
【図10】 未決の案件を一覧表示する未決ボックス画面である。
【図11】 承認、差戻し、非承認を行う決裁画面である。
【図12】 決裁ルートを設定する決裁ルート画面である。
【図13】 案件の履歴を表示する案件履歴画面である。
【図14】 付箋及びコメントを表示する付箋表示画面である。
【図15】 決裁済み(既決)の案件を一覧表示する既決ボックス画面である。
【図16】 既決案件の引戻しやルート変更などを行う既決決裁画面である。
1・・・電子決裁処理装置
2・・・財務会計システム
3・・・文書管理システム
4・・・庶務事務システム
5・・・(職員)ポータルシステム
10・・・未決ボックス画面
11・・・決裁画面
12・・・決裁ルート画面
13・・・案件履歴画面
15・・・付箋表示画面
17・・・既決ボックス画面
18・・・既決決裁画面

Claims (6)

  1. 案件の起票から決裁までの処理を行う複数ユーザの各コンピュータと通信回線を介して接続された電子決裁処理装置を用いた電子決裁処理方法であって、
    前記電子決裁処理装置の案件データベースは、
    前記案件の決裁を行う複数ユーザの各コンピュータ間の決裁の先後の関係を順序付けた情報である決裁ルートを記憶し、
    前記電子決裁処理装置の画面表示手段は、
    前記案件を、その内容を示す添付資料とともに、前記決裁ルートに基づき前記案件を起票したユーザを起点として次順位の決裁を行うユーザのコンピュータの画面に表示し、当該ユーザの決裁を画面から受け付けるとさらに次順位の決裁を行うユーザのコンピュータの画面に表示するという処理を繰り返し、
    前記処理の工程において任意のユーザのコンピュータが、前記決裁ルートに対し、新たな決裁を並列的に又は直列的に追加する場合は、
    前記決裁ルートとして設定されている、少なくとも決裁の順序、処理区分、決裁を行うユーザの氏名、及び決裁を行うユーザの役職を関連付けて示す一覧表と、
    追加すべき決裁の、少なくとも決裁の順序、処理区分、決裁を行うユーザの氏名、及び決裁を行うユーザの役職を入力する欄と、前記一覧表における決裁の順序を上下させる上下ボタンとを、前記任意のユーザのコンピュータの画面に表示し、
    前記任意のユーザのコンピュータが、新たな決裁を並列的に追加する場合は、
    追加すべき決裁の、処理区分、決裁を行うユーザの氏名、及び決裁を行うユーザの役職とともに、既に設定されている並列させたい決裁の順序と同じ番号を追加すべき決裁の順序として受け付け、
    前記任意のユーザのコンピュータが、新たな決裁を直列的に追加する場合は、
    追加すべき決裁の、処理区分、決裁を行うユーザの氏名、及び決裁を行うユーザの役職とともに、追加すべき決裁の、暫定的な決裁の順序を受け付け、次いで当該暫定的な決裁の順序を前記上下ボタンによって、所望の決裁の順序に修正する入力を受け付け、
    前記受け付けた結果を新たな決裁ルートとして前記案件データベースに記憶すること、
    を特徴とする電子決裁処理方法。
  2. 前記上下ボタンは、選択されたものの順序を1つあげる1つ上へボタンと、1つ下げる1つ下へボタンとからなること、
    を特徴とする請求項1に記載の電子決裁処理方法。
  3. 案件の起票から決裁までの処理を行う複数ユーザの各コンピュータと通信回線を介して接続された電子決裁処理装置であって、
    前記電子決裁処理装置の案件データベースは、
    前記案件の決裁を行う複数ユーザの各コンピュータ間の決裁の先後の関係を順序付けた情報である決裁ルートを記憶し、
    前記電子決裁処理装置の画面表示手段は、
    前記案件を、その内容を示す添付資料とともに、前記決裁ルートに基づき前記案件を起票したユーザを起点として次順位の決裁を行うユーザのコンピュータの画面に表示し、当該ユーザの決裁を画面から受け付けるとさらに次順位の決裁を行うユーザのコンピュータの画面に表示するという処理を繰り返し、
    前記処理の工程において任意のユーザのコンピュータが、前記決裁ルートに対し、新たな決裁を並列的に又は直列的に追加する場合は、
    前記決裁ルートとして設定されている、少なくとも決裁の順序、処理区分、決裁を行うユーザの氏名、及び決裁を行うユーザの役職を関連付けて示す一覧表と、
    追加すべき決裁の、少なくとも決裁の順序、処理区分、決裁を行うユーザの氏名、及び決裁を行うユーザの役職を入力する欄と、前記一覧表における決裁の順序を上下させる上 下ボタンとを、前記任意のユーザのコンピュータの画面に表示し、
    前記任意のユーザのコンピュータが、新たな決裁を並列的に追加する場合は、
    追加すべき決裁の、処理区分、決裁を行うユーザの氏名、及び決裁を行うユーザの役職とともに、既に設定されている並列させたい決裁の順序と同じ番号を追加すべき決裁の順序として受け付け、
    前記任意のユーザのコンピュータが、新たな決裁を直列的に追加する場合は、
    追加すべき決裁の、処理区分、決裁を行うユーザの氏名、及び決裁を行うユーザの役職とともに、追加すべき決裁の、暫定的な決裁の順序を受け付け、次いで当該暫定的な決裁の順序を前記上下ボタンによって、所望の決裁の順序に修正する入力を受け付け、
    前記受け付けた結果を新たな決裁ルートとして前記案件データベースに記憶すること、
    を特徴とする電子決裁処理装置。
  4. 前記上下ボタンは、選択されたものの順序を1つあげる1つ上へボタンと、1つ下げる1つ下へボタンとからなること、
    を特徴とする請求項3に記載の電子決裁処理装置。
  5. 案件の起票から決裁までの処理を行う複数ユーザの各コンピュータと通信回線を介して接続された電子決裁処理装置を機能させる電子決裁処理プログラムであって、
    前記電子決裁処理プログラムは、
    前記電子決裁処理装置の案件データベースに対し、
    前記案件の決裁を行う複数ユーザの各コンピュータ間の決裁の先後の関係を順序付けた情報である決裁ルートを記憶する手順を実行させ、
    前記電子決裁処理装置の画面表示手段に対し、
    前記案件を、その内容を示す添付資料とともに、前記決裁ルートに基づき前記案件を起票したユーザを起点として次順位の決裁を行うユーザのコンピュータの画面に表示し、当該ユーザの決裁を画面から受け付けるとさらに次順位の決裁を行うユーザのコンピュータの画面に表示するという処理を繰り返す手順と、
    前記処理の工程において任意のユーザのコンピュータが、前記決裁ルートに対し、新たな決裁を並列的に又は直列的に追加する場合は、
    前記決裁ルートとして設定されている、少なくとも決裁の順序、処理区分、決裁を行うユーザの氏名、及び決裁を行うユーザの役職を関連付けて示す一覧表と、
    追加すべき決裁の、少なくとも決裁の順序、処理区分、決裁を行うユーザの氏名、及び決裁を行うユーザの役職を入力する欄と、前記一覧表における決裁の順序を上下させる上下ボタンとを、前記任意のユーザのコンピュータの画面に表示す手順と、
    前記任意のユーザのコンピュータが、新たな決裁を並列的に追加する場合は、
    追加すべき決裁の、処理区分、決裁を行うユーザの氏名、及び決裁を行うユーザの役職とともに、既に設定されている並列させたい決裁の順序と同じ番号を追加すべき決裁の順序として受け付ける手順と、
    前記任意のユーザのコンピュータが、新たな決裁を直列的に追加する場合は、
    追加すべき決裁の、処理区分、決裁を行うユーザの氏名、及び決裁を行うユーザの役職とともに、追加すべき決裁の、暫定的な決裁の順序を受け付け、次いで当該暫定的な決裁の順序を前記上下ボタンによって、所望の決裁の順序に修正する入力を受け付ける手順と、
    前記受け付けた結果を新たな決裁ルートとして前記案件データベースに記憶する手順と、を実行させること、
    を特徴とする電子決裁処理プログラム。
  6. 前記上下ボタンは、選択されたものの順序を1つあげる1つ上へボタンと、1つ下げる1つ下へボタンとからなること、
    を特徴とする請求項5に記載の電子決裁処理プログラム。
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