JP2006065874A5 - - Google Patents

Description

電子文書処理方法

本発明は、予め設定されたワークフローに従って複数の担当者間における電子文書の受け渡しを制御して、任意のグループ内における業務の連携を自動化するワークフロー支援システムに関し、より詳細には、各業務担当者の処理に必要な情報を見やすく表示し、かつ処理しやすくできるように、ワークフロー上の電子ルートを流れる電子文書をダイナミックに変化させ、各業務担当者の作業性の向上を図った電子文書処理方法に関する。

近時、コンピュータ技術の進歩、ＯＳ・アプリケーション等のソフトウェア技術の発展、装置価格の低下、通信・ネットワーク等のインフラの整備、さらには情報処理産業の発達等に伴って、個人でパソコンを所有することが当然のようになり、その普及率は飛躍的に向上している。

特に、企業においては、ホワイトカラーの生産性の向上のための道具としてパソコンの導入が急速に進んでいる。具体的には、パソコンの導入によって、文書作成ソフトや表計算ソフト等を利用可能とすると共に、社内文書を特定のソフトウェアに統一したり、紙文書を電子文書化することでファイルを統一したりして、社内の業務効率の大幅な改善を図っている。

さらに、パソコンをスタンドアローンで使用しているだけでは、情報の共有化がなかなか進展しないため、次の段階としてパソコンをネットワークで接続することにより、さらに業務の生産性の飛躍的な向上が図られている。この飛躍的な生産性の向上は、ネットワークを通じて情報を共有することにより、自分以外の他の人達から情報提供を受けたり、上司の判断を直ぐに得られたりして、コミュニケーションの高速化によって意思決定が迅速に行われるということで達成される。

このように個人だけでなく複数の構成員からなるグループ全体の生産性を向上させるツールはグループウェアと呼ばれており、このグループウェアを、『複数のメンバーからなるグループで使われることを前提としてデザインされた、グループの生産性を高めることを目的としたコンピュータシステム』と定義している人もいる。このようなグループウェアの代表的なものとして、例えば、ロータス社が開発したＮＯＴＥＳ（米国ロータス社の登録商標）ソフトがある。

さらに、最近では、情報を単に共有するだけでなく、電子的に作成した文書の審査・承認をもらい、配布先に送るということをネットワークを利用して電子的に行う、所謂、ワークフロー支援システムが徐々に使われるようになっている。作成した文書を特定の人達に同時に送信するのは電子メールで達成できる。しかし、作成した電子文書をあらかじめ決められた複数の人（業務担当者）に順次送信し、処理が完了すると次の人（業務担当者）に自動的に送信し、全体として文書がどこに到達しているかをモニターでき、各工程の所用時間を測定できたり、ダイナミックにワークフローを変更することができるということは電子メールソフトでは難しい。

このため、このようなことを実現するためにワークフロー支援ソフトが新しく登場している。例えば、起案書システムのワークフロー支援ソフトは良く知られている。このワークフロー支援ソフトは、あらかじめ決められた各企業独自の起案書フォームにパソコンを利用して所定の事項を記入し、作成完了後に上司の審査・承認を順次受け決済をもらい、決済後は再び作成者に戻ってくるというシステム（ワークフロー支援システム）である。途中に不備があった場合には、否認ということで作成者に戻され、修正後再び元の承認ルートに乗せることができるようになっている。

ワークフロー上の電子ルートに電子文書を流して所定の工程で所定の処理を行うワークフロー支援システムにおいては、通常、電子文書のフォームを用意しておき、用意された電子文書のフォームにワークフロー上の各工程で必要な情報を追加したり、承認行為を行うなどして電子文書の処理が行われている。したがって、ワークフロー上の電子ルートを流れる電子文書は基本的には一つである。

しかしながら、従来のワークフロー支援システムにおいては、使用する電子文書が一つで済み、管理等が容易であるいう利点があるものの、ワークフローにおいては、複数の工程で異なる業務担当者がそれぞれ異なる処理を行うことが通常であるため、ワークフロー上で使用する電子文書が一つのシステムにおいては、全ての業務担当者が処理しやすい環境が整っているとはいえず、不具合があるという問題があった。具体的には、例えば、ワークフロー上の終わりの工程の業務担当者が電子文書の処理を行う際に利用する情報や項目等は電子文書中の後方の部分に設けられていることが一般的であるため、画面をスクロールして自分の処理には必ずしも参考とならない前工程の業務担当者による処理済の項目を飛ばし、自分が処理に利用する項目を探さなければならず不便であった。

そのため、電子文書の中で業務担当者の処理に不必要な部分を表示しないように設定するという手法も提案されてはいるが、一つの電子文書中に存在する多数の項目や入力欄について、ワークフロー上の工程毎に必要な項目を表示し、不必要な項目を表示しないようにするための制御を行うには、面倒な設定作業が必要となり、ワークフロー支援システムを立ち上げるまでに、またはワークフローを変更するような場合に大変な労力がかかるという問題点があった。

また、企業の規模や業務内容によってワークフロー上の工程数や処理内容が異なることは通常であることから、ワークフロー上の工程毎に電子文書の必要な項目を表示し、不必要な項目を表示しないように制御可能にしたワークフロー支援システムを他の企業や他の部署に適用することを考えた場合、適用する企業の規模や業務内容に合わせて手間のかかるプログラム修正を行う必要が発生するため、そのようなワークフロー支援システムは汎用性が無く、不便であるという問題点があった。

さらに、一般的なワークフローソフトにおいては、一つの電子文書（フォーム）中に設定可能な項目や入力欄等の数に設計上制約があるという問題点があった。換言すれば、ワークフローソフトが規定する数以上の項目や入力欄を有する電子文書を作成することはできなかった。

本発明は上記に鑑みてなされたものであって、ワークフロー上の各工程における処理内容に合わせて電子文書の形態をダイナミックに変更できるようにすることにより、各業務担当者の処理に合わせて必要な情報を見やすく表示でき、各業務担当者の作業性の向上を図ることを第１の目的とする。

また、本発明は上記に鑑みてなされたものであって、ワークフロー上の前工程までの情報を引き継ぎつつ、電子文書のフォームを変更して情報の表示方法を変更することにより、各業務担当者毎の作業性の向上を図ることを第２の目的とする。

また、本発明は上記に鑑みてなされたものであって、ワークフロー上に流す電子文書のフォームを業務に合わせたものに変更するのみで他の異なる業務等のワークフローにも容易に適用可能にすることを第３の目的とする。

また、本発明は上記に鑑みてなされたものであって、ワークフロー上の電子ルートに複数種類の電子文書を流すことができるようにして、各業務担当者に必要な情報を表示したり、表示しないようにする処理を極めて容易に達成することができるようにすることを第４の目的とする。

また、本発明は上記に鑑みてなされたものであって、ワークフロー上の電子ルートに複数種類の電子文書を流すことができるようにして、予め設定されているワークフロー上の電子ルート以外の派生ルートを業務担当者の意思で容易に生成して業務を遂行することができるようにし、柔軟な処理が可能なワークフロー支援システムを提供することを第５の目的とする。

さらに、ワークフロー上の電子ルートに複数種類の電子文書を流すことができるようにして、ワークフロー上の処理に対応した電子文書を用意できるようにし、設定可能な項目や入力欄等の数の制約による影響を受けないようにすることを第６の目的とする。

上記目的を達成するため、請求項１の電子文書処理方法は、ネットワークを介して電子文書を処理するワークフロー支援システムにおける電子文書処理方法において、第１の電子文書として予め用意された項目が含まれた第１のフォームを表示装置に表示する第１の表示工程と、コンピュータ端末装置またはサーバが、前記第１の表示工程より表示された前記第１のフォームから利用者により入力された入力項目情報を含めて第１の電子文書として設定する第１の文書設定工程と、前記入力項目情報と前記第１の表示工程により表示された前記項目とを対応付けた第１の電子文書情報を、情報記憶手段に保存するとともに、前記第１の文書設定工程により設定された前記第１の電子文書を第１の文書記憶手段に保存する第１の文書保存工程と、コンピュータ端末装置またはサーバが、前記第１の文書保存工程により保存された前記第１の電子文書情報のうち少なくとも一部の前記項目に対応付けられた前記入力項目情報と、後に回覧する利用者が入力する対象となる追加項目と、を含む第２のフォームを生成する第２のフォーム生成工程と、コンピュータ端末装置またはサーバが、前記第２のフォーム生成工程により生成された前記第２のフォームから、前記後に回覧する利用者により入力された追加項目情報を含んだ第２の電子文書を生成する第２の文書生成工程と、を含むものである。

また、請求項２の電子文書処理方法は、ネットワークを介して電子文書を処理するワークフロー支援システムにおける電子文書処理方法において、第１の電子文書として予め用意された項目が含まれた第１のフォームを表示装置に表示する第１の表示工程と、コンピュータ端末装置またはサーバが、前記第１の表示工程より表示された前記第１のフォームから利用者により入力された入力項目情報を含めて第１の電子文書として設定する第１の文書設定工程と、前記入力項目情報と前記第１の表示工程により表示された前記項目とを対応付けた第１の電子文書情報を、情報記憶手段に保存するとともに、前記第１の文書設定工程により設定された前記第１の電子文書を第１の文書記憶手段に保存する第１の文書保存工程と、コンピュータ端末装置またはサーバが、前記第１の文書保存工程により保存された前記第１の電子文書情報のうち少なくとも一部の前記項目に対応付けられた前記入力項目情報と、後に回覧する利用者が入力する対象となる追加項目と、を含む第２のフォームを生成する第２のフォーム生成工程と、コンピュータ端末装置またはサーバが、前記第２のフォーム生成工程により生成された前記第２のフォームから、前記後に回覧する利用者により入力された追加項目情報を含んだ第２の電子文書を生成し、前記第１の文書保存工程により保存された前記第１の電子文書の添付またはリンクを該第２の電子文書に対して行う第２の文書生成工程と、を含むものである。

また、請求項３の電子文書処理方法は、請求項１又は２に記載のワークフロー支援システムにおける電子文書処理方法において、前記第１の電子文書についての項目が少なくとも一部含まれた第３のフォームを表示装置に表示する第３の表示工程と、コンピュータ端末装置またはサーバが、前記第３の表示工程より表示された前記第３のフォームから利用者により入力された情報を含めて第３の電子文書として設定する第３の文書設定工程と、前記第３の文書設定工程により設定された前記第３の電子文書を第３の文書記憶手段に保存する第３の保存工程と、をさらに含み、前記第２の文書生成工程は、コンピュータ端末装置またはサーバにより、さらに前記第２の電子文書を生成する際に、前記第３の保存工程により保存された前記第３の電子文書の添付または文書リンクを前記第２の電子文書に対して行うものである。

また、請求項４の電子文書処理方法は、請求項３に記載のワークフロー支援システムにおける電子文書処理方法において、前記第３の表示工程は、前記第１の表示工程を実行する際に同時に実行可能であるものである。

また、請求項５の電子文書処理方法は、請求項１乃至４のいずれか１つに記載のワークフロー支援システムにおける電子文書処理方法において、前記第２の文書生成工程を実行する前に、コンピュータ端末装置またはサーバが、前記第１の文書保存工程により保存された前記第１の電子文書情報の所定の前記入力項目情報を引き継いだ派生情報入力フォームを生成する派生フォーム生成工程と、コンピュータ端末装置またはサーバが、前記派生フォーム生成工程により生成された前記派生情報入力フォームから、利用者により入力された情報を含めて、任意の業務担当者に転送される派生電子文書を生成し、前記第１の文書保存工程により保存された前記第１の電子文書を該派生電子文書に添付または文書リンクを行った後に送信する派生文書送信工程と、をさらに含むものである。

また、請求項６の電子文書処理方法は、請求項１乃至４のいずれか１つに記載のワークフロー支援システムにおける電子文書処理方法において、前記第２の文書生成工程を実行した後、コンピュータ端末装置またはサーバが、前記第１の文書保存工程により保存された前記第１の電子文書情報の所定の前記入力項目情報を引き継いだ第２の派生情報入力フォームを生成する第２の派生フォーム生成工程と、コンピュータ端末装置またはサーバが、前記第２の派生フォーム生成工程により生成された前記第２の派生情報入力フォームから、利用者により入力された情報を含めて、任意の業務担当者に転送される派生電子文書を生成し、前記第２の文書生成工程により生成された前記第２の電子文書を該派生電子文書に添付または文書リンクを行った後に送信する第２の派生文書送信工程と、をさらに含むものである。

また、請求項７の電子文書処理方法は、請求項１乃至６のいずれか１つに記載のワークフロー支援システムにおける電子文書処理方法において、前記第２の文書生成工程により生成された前記第２の電子文書を第２の文書記憶手段に保存する第２の文書保存工程と、をさらに含むものである。

また、請求項８の電子文書処理方法は、請求項７に記載のワークフロー支援システムにおける電子文書処理方法において、前記電子文書情報の保存先である前記情報記憶手段、前記第１の文書保存工程の保存先である前記第１の文書記憶手段及び前記第２の文書保存工程の保存先である前記第２の文書記憶手段のうちいずれか一つ以上は、サーバが保持しているものである。

また、請求項９の電子文書処理方法は、請求項７又は８に記載のワークフロー支援システムにおける電子文書処理方法において、前記第１の文書保存工程の保存先である前記第１の文書記憶手段及び前記第２の文書保存工程の保存先である前記第２の文書記憶手段が、同一の記録媒体であるものである。

また、請求項１０の電子文書処理方法は、請求項１乃至９のいずれか一つに記載のワークフロー支援システムにおける電子文書処理方法において、前記第１の文書保存工程は、前記第１の文書設定工程により設定された前記第１の電子文書を着脱可能な媒体に保存するものである。

また、請求項１１の電子文書処理方法は、請求項１乃至１０のいずれか１つに記載のワークフロー支援システムにおける電子文書処理方法において、前記第１の文書保存工程により保存された前記第１の電子文書に対する承認を利用者から受け付けた場合、コンピュータ端末装置またはサーバが、前記第１の電子文書を、利用者に対して電子文書の修正不能に管理する管理工程と、をさらに含むものである。

また、請求項１２の電子文書処理方法は、ネットワークを介して電子文書を処理するワークフロー支援システムにおける電子文書処理方法において、第１の電子文書として予め用意された項目が含まれた第１のフォームを表示装置に表示する第１の表示工程と、コンピュータ端末装置またはサーバが、前記第１の表示工程より表示された前記第１のフォームから利用者により入力された入力項目情報を含めて第１の電子文書として設定する第１の文書設定工程と、前記入力項目情報と前記第１の表示工程により表示された前記項目とを対応付けた第１の電子文書情報を、情報記憶手段に保存するとともに、前記第１の文書設定工程により設定された前記第１の電子文書を第１の文書記憶手段に保存する第１の文書保存工程と、前記第１の電子文書についての項目が少なくとも一部含まれた第３のフォームを表示装置に表示する第３の表示工程と、コンピュータ端末装置またはサーバが、前記第３の表示工程より表示された前記第３のフォームから利用者により入力された情報を含めて第３の電子文書として設定する第３の文書設定工程と、前記第３の文書設定工程により設定された前記第３の電子文書を第３の文書記憶手段に保存する第３の保存工程と、を含むものである。

また、請求項１３の電子文書処理方法は、請求項１２に記載のワークフロー支援システムにおける電子文書処理方法において、前記第３の保存工程により保存された前記第３の電子文書の表示装置による表示は、前記第１の表示工程を実行する際に同時に実行可能であるものである。

また、請求項１４の電子文書処理方法は、ネットワークを介して電子文書を処理するワークフロー支援システムにおける電子文書処理方法において、第１の電子文書として予め用意された項目が含まれた第１のフォームを表示装置に表示する第１の表示工程と、コンピュータ端末装置またはサーバが、前記第１の表示工程より表示された前記第１のフォームから利用者により入力された入力項目情報を含めて第１の電子文書として設定する第１の文書設定工程と、前記入力項目情報と前記第１の表示工程により表示された前記項目とを対応付けた第１の電子文書情報を、情報記憶手段に保存するとともに、前記第１の文書設定工程により設定された前記第１の電子文書を第１の文書記憶手段に保存する第１の文書保存工程と、コンピュータ端末装置またはサーバが、前記第１の文書保存工程により保存された前記第１の電子文書情報の所定の前記入力項目情報を引き継いだ派生情報入力フォームを生成する派生フォーム生成工程と、コンピュータ端末装置またはサーバが、前記派生フォーム生成工程により生成された前記派生情報入力フォームから、利用者により入力された情報を含めて、任意の業務担当者に転送される派生電子文書を生成し、前記第１の文書保存工程により保存された前記第１の電子文書を該派生電子文書に添付または文書リンクを行った後に送信する派生文書送信工程と、を含むものである。

また、請求項１５の電子文書処理方法は、ネットワークを介して電子文書を処理するワークフロー支援システムにおける電子文書処理方法において、第１の電子文書として予め用意された項目が含まれた第１のフォームを表示装置に表示する第１の表示工程と、コンピュータ端末装置またはサーバが、前記第１の表示工程より表示された前記第１のフォームから利用者により入力された入力項目情報を含めて第１の電子文書として設定する第１の文書設定工程と、前記入力項目情報と前記第１の表示工程により表示された前記項目とを対応付けた第１の電子文書情報を、情報記憶手段に保存するとともに、前記第１の文書設定工程により設定された前記第１の電子文書を第１の文書記憶手段に保存する第１の文書保存工程と、前記第１の電子文書についての項目が少なくとも一部含まれた第３のフォームを表示装置に表示する第３の表示工程と、コンピュータ端末装置またはサーバが、前記第３の表示工程より表示された前記第３のフォームから利用者により入力された情報を含めて第３の電子文書として設定する第３の文書設定工程と、前記第３の文書設定工程により設定された前記第３の電子文書を第３の文書記憶手段に保存する第３の保存工程と、コンピュータ端末装置またはサーバが、前記第１の文書保存工程により保存された前記第１の電子文書情報の所定の前記入力項目情報を引き継いだ派生情報入力フォームを生成する派生フォーム生成工程と、コンピュータ端末装置またはサーバが、前記派生フォーム生成工程により生成された前記派生情報入力フォームから、利用者により入力された情報を含めて、任意の業務担当者に転送される派生電子文書を生成し、前記第１の文書保存工程により保存された前記第１の電子文書及び前記第３の保存工程により保存された前記第３の電子文書を該派生電子文書に添付または文書リンクを行った後に送信する派生文書送信工程と、を含むものである。

また、請求項１６の電子文書処理方法は、請求項１乃至１５のいずれか一つに記載のワークフロー支援システムにおける電子文書処理方法において、さらに、前記第１の表示工程により表示された第１のフォームに管理番号をサーバが採番する採番工程と、コンピュータ端末装置またはサーバが、前記採番工程により採番された前記管理番号を用いて、前記第１のフォームにより設定された前記第１の電子文書と、前記第１の電子文書と関連して生成された電子文書と、を関連づけて管理する管理工程と、を含むものである

また、請求項１７のコンピュータ読み取り可能な記録媒体は、請求項１乃至１６のいずれか一つに記載された電子文書処理方法をコンピュータに実行させるプログラムを記録したものである。

また、請求項１８の電子文書処理システムは、ワークフローに従って、ネットワークを介して電子文書を処理する複数のサーバ又はコンピュータ端末装置を備えた電子文書処理システムにおいて、第１の電子文書として予め用意された項目が含まれた第１のフォームを表示装置に表示する第１の表示手段と、前記第１の表示手段より表示された前記第１のフォームから利用者により入力された入力項目情報を含めて第１の電子文書として設定する第１の文書設定手段と、前記入力項目情報と前記第１の表示手段により表示された前記項目とを対応付けた第１の電子文書情報を、情報記憶手段に保存するとともに、前記第１の文書設定手段により設定された前記第１の電子文書を第１の文書記憶手段に保存する第１の文書保存手段と、前記第１の文書保存手段により保存された前記第１の電子文書情報のうち少なくとも一部の前記項目に対応付けられた前記入力項目情報と、後に回覧する利用者が入力する対象となる追加項目と、を含む第２のフォームを生成する第２のフォーム生成手段と、前記第２のフォーム生成手段により生成された前記第２のフォームから、前記後に回覧する利用者により入力された追加項目情報を含んだ第２の電子文書を生成する第２の文書生成手段と、を備えたものである。

また、請求項１９の電子文書処理システムは、請求項１８に記載の電子文書処理システムにおいて、前記第１の文書保存手段により保存された前記第１の電子文書情報の所定の前記入力項目情報を引き継いだ派生情報入力フォームを生成する派生フォーム生成手段と、前記派生フォーム生成手段により生成された前記派生情報入力フォームから、利用者により入力された情報を含めて、任意の業務担当者に転送される派生電子文書を生成し、前記第１の文書保存手段により保存された前記第１の電子文書又は前記第２の文書生成手段により生成された前記第２の電子文書を、該派生電子文書に添付または文書リンクを行った後に送信する派生文書送信手段と、をさらに備えたものである。

また、請求項２０の電子文書処理システムは、ワークフローに従って、ネットワークを介して電子文書を処理する複数のサーバ又はコンピュータ端末装置を備えた電子文書処理システムにおいて、第１の電子文書として予め用意された項目が含まれた第１のフォームを表示装置に表示する第１の表示手段と、前記第１の表示手段より表示された前記第１のフォームから利用者により入力された入力項目情報を含めて第１の電子文書として設定する第１の文書設定手段と、前記入力項目情報と前記第１の表示手段により表示された前記項目とを対応付けた第１の電子文書情報を、情報記憶手段に保存するとともに、前記第１の文書設定手段により設定された前記第１の電子文書を第１の文書記憶手段に保存する第１の文書保存手段と、前記第１の電子文書についての項目が少なくとも一部含まれた第３のフォームを表示装置に表示する第３の表示手段と、前記第３の表示手段より表示された前記第３のフォームから利用者により入力された情報を含めて第３の電子文書として設定する第３の文書設定手段と、前記第３の文書設定手段により設定された前記第３の電子文書を第３の文書記憶手段に保存する第３の保存手段と、を備えたものである。

以上説明したように、本発明の電子文書を処理する電子文書処理方法（請求項１）によれば、第１の電子文書として予め用意された項目が含まれた第１のフォームを表示装置に表示する第１の表示工程と、コンピュータ端末装置またはサーバが、前記第１の表示工程より表示された前記第１のフォームから利用者により入力された入力項目情報を含めて第１の電子文書として設定する第１の文書設定工程と、前記入力項目情報と前記第１の表示工程により表示された前記項目とを対応付けた第１の電子文書情報を、情報記憶手段に保存するとともに、前記第１の文書設定工程により設定された前記第１の電子文書を第１の文書記憶手段に保存する第１の文書保存工程と、コンピュータ端末装置またはサーバが、前記第１の文書保存工程により保存された前記第１の電子文書情報のうち少なくとも一部の前記項目に対応付けられた前記入力項目情報と、後に回覧する利用者が入力する対象となる追加項目と、を含む第２のフォームを生成する第２のフォーム生成工程と、コンピュータ端末装置またはサーバが、前記第２のフォーム生成工程により生成された前記第２のフォームから、前記後に回覧する利用者により入力された追加項目情報を含んだ第２の電子文書を生成する第２の文書生成工程と、を含むことにより、ワークフロー上の各工程における処理内容に合わせて電子文書の形態をダイナミックに変更できるため、各業務担当者の処理に必要な情報を見やすくして電子文書を表示でき、各業務担当者の作業性の向上を図ることができる。また、ワークフロー上の前工程までの情報を引き継ぎつつ、電子文書のフォームを変更して情報の表示方法を変更するため、業務担当者毎に作業性の向上を図ることができると共に、フォームを変更するのみで複数の異なる業務にも容易に適用可能なワークフロー支援システムを提供することができる。

また、本発明の電子文書を処理する電子文書処理方法（請求項２）によれば、第１の電子文書として予め用意された項目が含まれた第１のフォームを表示装置に表示する第１の表示工程と、コンピュータ端末装置またはサーバが、前記第１の表示工程より表示された前記第１のフォームから利用者により入力された入力項目情報を含めて第１の電子文書として設定する第１の文書設定工程と、前記入力項目情報と前記第１の表示工程により表示された前記項目とを対応付けた第１の電子文書情報を、情報記憶手段に保存するとともに、前記第１の文書設定工程により設定された前記第１の電子文書を第１の文書記憶手段に保存する第１の文書保存工程と、コンピュータ端末装置またはサーバが、前記第１の文書保存工程により保存された前記第１の電子文書情報のうち少なくとも一部の前記項目に対応付けられた前記入力項目情報と、後に回覧する利用者が入力する対象となる追加項目と、を含む第２のフォームを生成する第２のフォーム生成工程と、コンピュータ端末装置またはサーバが、前記第２のフォーム生成工程により生成された前記第２のフォームから、前記後に回覧する利用者により入力された追加項目情報を含んだ第２の電子文書を生成し、前記第１の文書保存工程により保存された前記第１の電子文書の添付またはリンクを該第２の電子文書に対して行う第２の文書生成工程と、を含むことにより、ワークフロー上の各工程における処理内容に合わせて電子文書の形態をダイナミックに変更できるため、各業務担当者の処理に必要な情報を見やすくして電子文書を表示でき、各業務担当者の作業性の向上を図ることができる。

また、本発明の電子文書を処理する電子文書処理方法（請求項３）によれば、請求項１又は２に記載の電子文書処理方法において、前記第１の電子文書についての項目が少なくとも一部含まれた第３のフォームを表示装置に表示する第３の表示工程と、コンピュータ端末装置またはサーバが、前記第３の表示工程より表示された前記第３のフォームから利用者により入力された情報を含めて第３の電子文書として設定する第３の文書設定工程と、前記第３の文書設定工程により設定された前記第３の電子文書を第３の文書記憶手段に保存する第３の保存工程と、をさらに含み、前記第２の文書生成工程は、コンピュータ端末装置またはサーバにより、さらに前記第２の電子文書を生成する際に、前記第３の保存工程により保存された前記第３の電子文書の添付または文書リンクを前記第２の電子文書に対して行うため、各工程毎に必要な情報を表示したり、不必要な情報を表示しないようにするための制御を極めて容易に行うことができる。

また、本発明の電子文書を処理する電子文書処理方法（請求項４）によれば、請求項３に記載の電子文書処理方法において、前記第３の表示工程は、前記第１の表示工程を実行する際に同時に実行可能であるため、同一の業務担当者が多数の処理を行う必要がある場合であっても、電子文書を切り替えるだけで必要な情報を表示したり、不必要な情報を表示しないようにするための制御を極めて容易に行うことができる。

また、本発明の電子文書を処理する電子文書処理方法（請求項５）によれば、請求項１乃至４のいずれか１つに記載の電子文書処理方法において、前記第２の文書生成工程を実行する前に、コンピュータ端末装置またはサーバが、前記第１の文書保存工程により保存された前記第１の電子文書情報の所定の前記入力項目情報を引き継いだ派生情報入力フォームを生成する派生フォーム生成工程と、コンピュータ端末装置またはサーバが、前記派生フォーム生成工程により生成された前記派生情報入力フォームから、利用者により入力された情報を含めて、任意の業務担当者に転送される派生電子文書を生成し、前記第１の文書保存工程により保存された前記第１の電子文書を該派生電子文書に添付または文書リンクを行った後に送信する派生文書送信工程と、をさらに含むことで、例えば、ワークフロー上の前工程の業務担当者に質問等を行う場合に、そのための電子文書を容易に作成することができると共に、その電子文書を用いて処理を行う業務担当者に対して必要な情報を見やすく表示することができ、各業務担当者の作業性の向上を図ることができる。

また、本発明の電子文書を処理する電子文書処理方法（請求項６）によれば、請求項１乃至４のいずれか１つに記載の電子文書処理方法において、前記第２の文書生成工程を実行した後、コンピュータ端末装置またはサーバが、前記第１の文書保存工程により保存された前記第１の電子文書情報の所定の前記入力項目情報を引き継いだ第２の派生情報入力フォームを生成する第２の派生フォーム生成工程と、コンピュータ端末装置またはサーバが、前記第２の派生フォーム生成工程により生成された前記第２の派生情報入力フォームから、利用者により入力された情報を含めて、任意の業務担当者に転送される派生電子文書を生成し、前記第２の文書生成工程により生成された前記第２の電子文書を該派生電子文書に添付または文書リンクを行った後に送信する第２の派生文書送信工程と、をさらに含むため、例えば、ワークフロー上の前工程の業務担当者に質問等を行う場合に、そのための電子文書を容易に作成することができると共に、その電子文書を用いて処理を行う業務担当者に対して必要な情報を見やすく表示することができ、各業務担当者の作業性の向上を図ることができる。

また、本発明の電子文書を処理する電子文書処理方法（請求項７）によれば、請求項１乃至６のいずれか１つに記載の電子文書処理方法において、前記第２の文書生成工程により生成された前記第２の電子文書を第２の文書記憶手段に保存する第２の文書保存工程と、をさらに含むので、第２の電子文書を簡単に呼び出して表示することができ、各業務担当者の作業性の向上を図ることができる。

また、本発明の電子文書を処理する電子文書処理方法（請求項８）によれば、請求項７に記載の電子文書処理方法において、前記電子文書情報の保存先である前記情報記憶手段、前記第１の文書保存工程の保存先である前記第１の文書記憶手段及び前記第２の文書保存工程の保存先である前記第２の文書記憶手段のうちいずれか一つ以上は、サーバが保持しているので、各業務担当者の作業性の向上を図ることができる。

また、本発明の電子文書を処理する電子文書処理方法（請求項９）によれば、請求項７又は８に記載の電子文書処理方法において、前記第１の文書保存工程の保存先である前記第１の文書記憶手段及び前記第２の文書保存工程の保存先である前記第２の文書記憶手段が、同一の記録媒体であるため、関連する電子文書を簡単に呼び出すことができるので、各業務担当者の作業性の向上を図ることができる。

また、本発明の電子文書を処理する電子文書処理方法（請求項１０）によれば、請求項１乃至９のいずれか一つに記載の電子文書処理方法において、前記第１の文書保存工程は、前記第１の文書設定工程により設定された前記第１の電子文書を着脱可能な媒体に保存するので、第１の電子文書情報に対して行われた承認時期の立証を可能とすることができる。

また、本発明の電子文書を処理する電子文書処理方法（請求項１１）によれば、請求項１乃至１０のいずれか１つに記載の電子文書処理方法において、前記第１の文書保存工程により保存された前記第１の電子文書に対する承認を利用者から受け付けた場合、コンピュータ端末装置またはサーバが、前記第１の電子文書を、利用者に対して電子文書の修正不能に管理する管理工程と、をさらに含むため、第１の電子文書情報に対して行われた承認時期の立証を可能とすることができる。

また、本発明の電子文書を処理する電子文書処理方法（請求項１２）によれば、第１の電子文書として予め用意された項目が含まれた第１のフォームを表示装置に表示する第１の表示工程と、コンピュータ端末装置またはサーバが、前記第１の表示工程より表示された前記第１のフォームから利用者により入力された入力項目情報を含めて第１の電子文書として設定する第１の文書設定工程と、前記入力項目情報と前記第１の表示工程により表示された前記項目とを対応付けた第１の電子文書情報を、情報記憶手段に保存するとともに、前記第１の文書設定工程により設定された前記第１の電子文書を第１の文書記憶手段に保存する第１の文書保存工程と、前記第１の電子文書についての項目が少なくとも一部含まれた第３のフォームを表示装置に表示する第３の表示工程と、コンピュータ端末装置またはサーバが、前記第３の表示工程より表示された前記第３のフォームから利用者により入力された情報を含めて第３の電子文書として設定する第３の文書設定工程と、前記第３の文書設定工程により設定された前記第３の電子文書を第３の文書記憶手段に保存する第３の保存工程と、を含むため、各工程毎に必要な情報を表示したり、不必要な情報を表示しないようにするための制御を極めて容易に行うことができる。

また、本発明の電子文書を処理する電子文書処理方法（請求項１３）によれば、請求項１１に記載の電子文書処理方法において、前記第３の保存工程により保存された前記第３の電子文書の表示装置による表示は、前記第１の表示工程を実行する際に同時に実行可能であるため、同一の業務担当者が多数の処理を行う必要がある場合であっても、電子文書を切り替えるだけで必要な情報を表示したり、不必要な情報を表示しないようにするための制御を極めて容易に行うことができる。

また、本発明の電子文書を処理する電子文書処理方法（請求項１４）によれば、第１の電子文書として予め用意された項目が含まれた第１のフォームを表示装置に表示する第１の表示工程と、コンピュータ端末装置またはサーバが、前記第１の表示工程より表示された前記第１のフォームから利用者により入力された入力項目情報を含めて第１の電子文書として設定する第１の文書設定工程と、前記入力項目情報と前記第１の表示工程により表示された前記項目とを対応付けた第１の電子文書情報を、情報記憶手段に保存するとともに、前記第１の文書設定工程により設定された前記第１の電子文書を第１の文書記憶手段に保存する第１の文書保存工程と、コンピュータ端末装置またはサーバが、前記第１の文書保存工程により保存された前記第１の電子文書情報の所定の前記入力項目情報を引き継いだ派生情報入力フォームを生成する派生フォーム生成工程と、コンピュータ端末装置またはサーバが、前記派生フォーム生成工程により生成された前記派生情報入力フォームから、利用者により入力された情報を含めて、任意の業務担当者に転送される派生電子文書を生成し、前記第１の文書保存工程により保存された前記第１の電子文書を該派生電子文書に添付または文書リンクを行った後に送信する派生文書送信工程と、を含むため、例えば、ワークフロー上の前工程の業務担当者に質問等を行う場合に、そのための派生電子文書を容易に作成することができると共に、その派生電子文書を用いて処理を行う業務担当者に対して必要な情報を見やすく表示することができ、各業務担当者の作業性の向上を図ることができる。

また、本発明の電子文書を処理する電子文書処理方法（請求項１５）によれば、ネットワークを介して電子文書を処理するワークフロー支援システムにおける電子文書処理方法において、第１の電子文書として予め用意された項目が含まれた第１のフォームを表示装置に表示する第１の表示工程と、コンピュータ端末装置またはサーバが、前記第１の表示工程より表示された前記第１のフォームから利用者により入力された入力項目情報を含めて第１の電子文書として設定する第１の文書設定工程と、前記入力項目情報と前記第１の表示工程により表示された前記項目とを対応付けた第１の電子文書情報を、情報記憶手段に保存するとともに、前記第１の文書設定工程により設定された前記第１の電子文書を第１の文書記憶手段に保存する第１の文書保存工程と、前記第１の電子文書についての項目が少なくとも一部含まれた第３のフォームを表示装置に表示する第３の表示工程と、コンピュータ端末装置またはサーバが、前記第３の表示工程より表示された前記第３のフォームから利用者により入力された情報を含めて第３の電子文書として設定する第３の文書設定工程と、前記第３の文書設定工程により設定された前記第３の電子文書を第３の文書記憶手段に保存する第３の保存工程と、コンピュータ端末装置またはサーバが、前記第１の文書保存工程により保存された前記第１の電子文書情報の所定の前記入力項目情報を引き継いだ派生情報入力フォームを生成する派生フォーム生成工程と、コンピュータ端末装置またはサーバが、前記派生フォーム生成工程により生成された前記派生情報入力フォームから、利用者により入力された情報を含めて、任意の業務担当者に転送される派生電子文書を生成し、前記第１の文書保存工程により保存された前記第１の電子文書及び前記第３の保存工程により保存された前記第３の電子文書を該派生電子文書に添付または文書リンクを行った後に送信する派生文書送信工程と、を含むため、対応電子文書を用いることにより、各工程毎に必要な情報を表示したり、不必要な情報を表示しないようにするための制御を極めて容易に行うことができる。また、例えば、ワークフロー上の前工程の業務担当者に質問等を行う場合に、そのための派生電子文書を容易に作成することができると共に、その派生電子文書を用いて処理を行う業務担当者に対して必要な情報を見やすく表示することができ、各業務担当者の作業性の向上を図ることができる。

また、本発明の電子文書を処理する電子文書処理方法（請求項１６）によれば、請求項１乃至１５のいずれか一つに記載の電子文書処理方法において、さらに、前記第１の表示工程により表示された第１のフォームに管理番号をサーバが採番する採番工程と、コンピュータ端末装置またはサーバが、前記採番工程により採番された前記管理番号を用いて、前記第１のフォームにより設定された前記第１の電子文書と、前記第１の電子文書と関連して生成された電子文書と、を関連づけて管理する管理工程と、を含むため、各工程毎に必要な情報を表示したり、不必要な情報を表示しないようにするための制御を複数の電子文書を用いて行う場合であっても、各電子文書を関連付けて容易に管理することができる。

また、本発明のコンピュータ読み取り可能な記録媒体（請求項１７）によれば、コンピュータが前記記録媒体から読み出すことで、請求項１乃至１６のいずれか一つに記載された電子文書処理方法が実行可能となる。

また、本発明の電子文書処理システム（請求項１８）によれば、第１の電子文書として予め用意された項目が含まれた第１のフォームを表示装置に表示する第１の表示手段と、前記第１の表示手段より表示された前記第１のフォームから利用者により入力された入力項目情報を含めて第１の電子文書として設定する第１の文書設定手段と、前記入力項目情報と前記第１の表示手段により表示された前記項目とを対応付けた第１の電子文書情報を、情報記憶手段に保存するとともに、前記第１の文書設定手段により設定された前記第１の電子文書を第１の文書記憶手段に保存する第１の文書保存手段と、前記第１の文書保存手段により保存された前記第１の電子文書情報のうち少なくとも一部の前記項目に対応付けられた前記入力項目情報と、後に回覧する利用者が入力する対象となる追加項目と、を含む第２のフォームを生成する第２のフォーム生成手段と、前記第２のフォーム生成手段により生成された前記第２のフォームから、前記後に回覧する利用者により入力された追加項目情報を含んだ第２の電子文書を生成する第２の文書生成手段と、を備えたので、ワークフロー上の各工程における処理内容に合わせて電子文書の形態をダイナミックに変更できるため、各業務担当者の処理に必要な情報を見やすくして電子文書を表示でき、各業務担当者の作業性の向上を図ることができる。

また、本発明の電子文書処理システム（請求項１９）によれば、請求項１８に記載の電子文書処理システムにおいて、前記第１の文書保存手段により保存された前記第１の電子文書情報の所定の前記入力項目情報を引き継いだ派生情報入力フォームを生成する派生フォーム生成手段と、前記派生フォーム生成手段により生成された前記派生情報入力フォームから、利用者により入力された情報を含めて、任意の業務担当者に転送される派生電子文書を生成し、前記第１の文書保存手段により保存された前記第１の電子文書又は前記第２の文書生成手段により生成された前記第２の電子文書を、該派生電子文書に添付または文書リンクを行った後に送信する派生文書送信手段と、をさらに備えたので、例えば、ワークフロー上の前工程の業務担当者に質問等を行う場合に、そのための電子文書を容易に作成することができると共に、その電子文書を用いて処理を行う業務担当者に対して必要な情報を見やすく表示することができ、各業務担当者の作業性の向上を図ることができる。

また、本発明の電子文書処理システム（請求項２０）によれば、ワークフローに従って、ネットワークを介して電子文書を処理する複数のサーバ又はコンピュータ端末装置を備えた電子文書処理システムにおいて、第１の電子文書として予め用意された項目が含まれた第１のフォームを表示装置に表示する第１の表示手段と、前記第１の表示手段より表示された前記第１のフォームから利用者により入力された入力項目情報を含めて第１の電子文書として設定する第１の文書設定手段と、前記入力項目情報と前記第１の表示手段により表示された前記項目とを対応付けた第１の電子文書情報を、情報記憶手段に保存するとともに、前記第１の文書設定手段により設定された前記第１の電子文書を第１の文書記憶手段に保存する第１の文書保存手段と、前記第１の電子文書についての項目が少なくとも一部含まれた第３のフォームを表示装置に表示する第３の表示手段と、前記第３の表示手段より表示された前記第３のフォームから利用者により入力された情報を含めて第３の電子文書として設定する第３の文書設定手段と、前記第３の文書設定手段により設定された前記第３の電子文書を第３の文書記憶手段に保存する第３の保存手段と、を備えたので、各工程毎に必要な情報を表示したり、不必要な情報を表示しないようにするための制御を極めて容易に行うことができる。

以下、本発明に係る電子文書処理方法の一実施の形態について、添付の図面を参照しつつ詳細に説明する。なお、ここでは、本発明を知的所有権に関する出願ワークフロー支援システムに適用した場合を例として、本発明の実施の形態を説明することにする。

実施の形態においては、出願ワークフロー支援システムにおける電子文書処理方法について、
（１）出願ワークフロー支援システムの概略システム構成例
（２）出願ワークフロー支援システムで支援するワークフローの一例
（３）出願ワークフロー支援システムにおける電子文書処理方法の具体例
（４）本実施の形態の効果
の順で説明する。

なお、以下の説明において、基本文書Ａ，基本文書Ｂ，副文書Ｘ，派生文書Ｄ，発明届出書および評価票は本発明の電子文書に該当し、これらは電子メールとは区別されるものである。また、単に電子文書というときはこれらの全てまたはいずれかを指すものとする。さらに、ワークフロー上の各工程で上記電子文書の処理を行う者を総称して業務担当者と呼ぶことにする。

（１）出願ワークフロー支援システムの概略システム構成例
図１は、本実施の形態に係る出願ワークフロー支援システムの概略構成を示す構成図である。本実施の形態に係る出願ワークフロー支援システムの構成は、一般的なワークフロー支援システムと同様であり、様々なシステム構成で実現することができる。ここでは、その一例として、複数のクライアント（端末装置）１０２〜１０５と、複数のサーバ１０６および１０７と、複数のプリンタ１０８および１０９とをローカル・エリア・ネットワーク１０１に接続して構成するものとする。なお、本実施の形態においては、図１に示す出願ワークフロー支援システムで使用するグループ・ウエアとして、ロータス社が開発したＮＯＴＥＳ（米国ロータス社の登録商標）を使用するものとする。また、以下の説明において単にシステムという場合には、図１に示すシステムおよび上記グループ・ウエアの両方を意味するものとする。

（２）出願ワークフロー支援システムで支援するワークフローの一例
図２は、本実施の形態に係る出願ワークフロー支援システムで支援するワークフロー（仕事の流れ）の一部を示す説明図である。なお、この図２は、完成した発明に関する発明届出書（電子文書）の作成から知的財産部門（知財部門と記述する）の受付までの間のワークフローを示し、業務担当者（または担当部門）として、発明届出書の記入者・発明者Ａ（１１０），発明者Ｂ（１１１），発明者Ｃ（１１２），審査者（１１３），承認者（１１４），知財部門受付（１１５）の順番でワークフローが流れるものとする。

まず、記入者・発明者Ａ（１１０）が発明届出書作成ＤＢ（１１６）上で必要な事項を記入して発明届出書を作成する。なお、発明届出書については後に図面を用いて具体的に説明する。記入者・発明者Ａは、発明届出書を呼び出し、共同発明者として発明者Ｂおよび発明者Ｃを指定すると共に、各項目に必要な情報を記入する処理を行う。この際、発明者Ｂおよび発明者Ｃを指定すると、ワークフローとして、図２の１１０〜１１５の順番で知的財産部門までの電子ルートが設定される。そして、発明届出書作成後に発明者Ａ（１１０）が自己の発明を会社に譲渡することに関する電子承認処理を行うと（譲渡を承認すると）、発明者Ｂ（１１１）に電子メールが送信される。

発明者Ｂ（１１１）は、電子メールを受信すると、当該電子メールに添付されている発明届出書作成ＤＢ（１１６）上の発明届出書の内容を確認して、自己の発明を会社に譲渡することに関する電子承認処理を行う。同様に、発明者Ｃ（１１２）も、電子メールを受信すると、当該電子メールに添付されている発明届出書作成ＤＢ（１１６）上の発明届出書の内容を確認して、自己の発明を会社に譲渡することに関する電子承認処理を行う。

全ての共同発明者が発明を会社に譲渡することを承認すると、審査者（１１３）によって発明の審査が行われ、発明の評価等が入力される。その後、承認者（１１４）によって発明の届出が承認されると、知財部門受付（１１５）へ電子メールが送信され、そこで発明届出書の受け付けが行われた後、出願ワークフロー上の次の工程（図示せず：図３参照）に処理が進む。なお、承認者（１１４）が出願を承認すると、発明届出書は発明届出書ＤＢ（１１６）から出願知財ＤＢ（１１７）にコピーされる。なお、データ量が少なくなれば出願ワークフローとして一つの文書ＤＢで管理することも可能であるが、データ量が多くなると、文書ＤＢを複数個設けて分散管理することも行われる。

以下の電子文書処理方法の項で説明するように、図２に示したワークフロー上の各工程で用いられる電子文書は、各工程の業務担当者の作業性を考慮してダイナミックに形態が変化する。そこで、以下の説明においては、電子文書がワークフロー上の各工程で変化していく様子を図面を用いて具体的に説明していくことにする。

（３）出願ワークフロー支援システムにおける電子文書処理方法の具体例
図３は、出願ワークフロー支援システムにおける電子文書処理方法を説明するための説明図である。ここでは、この図３および既に説明した図２を用いて、出願ワークフロー支援システムにおける電子文書処理方法を具体的に説明する。なお、この図３は図２に示したワークフローに対応したものであり、電子文書の処理を説明するために電子文書が変化する様子を示したものである。

図３において、「作成者」は図２の記入者・発明者Ａ（１１０）に、「承認者」は審査者（１１３）・承認者（１１４）に、「受付」は知財部門受付（１１５）に、「担当」は知財部門の担当者（図２に図示せず）に、「承認者」は知財部門の承認者（図２に図示せず）に、「発注担当」は知財部門において特許事務所に出願処理の依頼を行う担当者（図２に図示せず）にそれぞれ該当する。

まず、基本文書Ａが作成者によって作成される。この基本文書Ａは前述した発明届出書に該当し、以下では「基本文書Ａ」と記述することにする。ここで、基本文書Ａである発明届出書の一例について説明する。

図４は、基本文書Ａである発明届出書の一例を示す説明図である。作成者が自分のクライアントで基本文書Ａの作成コマンドを選択すると、図４に示す基本文書Ａのフォームが画面表示される。図４において、４０１は、作成者の氏名・ＩＤ等を設定する記入者表示項目を示しており、当該フォームを開いたときシステムで予め設定されている。４０２は、選択項目４０２ａまたは４０２ｂを選択して、発明届出書４００が１００％電子文書であるか、または紙文書を一部含むものであるかを設定する文書形態設定項目を示している。また、４０３は、届出書番号を設定する届出書番号設定項目であり、届出書番号取得ボタン４０３ａをクリックすると、システム側で自動的にユニークな届出書番号が採番されて設定・表示される。

また、４０４は、発明者に関する情報を設定する発明者設定項目であり、発明者の人数を表示する発明者数表示欄４０４ａおよび発明者の氏名・ＩＤ等を設定する発明者設定欄４０４ｂを含んでいる。なお、発明者設定欄４０４ｂに発明者の氏名等を設定する場合、ボタン４０４ｃをクリックすることにより、所定のデータベースから発明者のアドレス帳（図示せず）が表示され、このアドレス帳から該当する発明者を選択すると、発明者設定欄４０４ｂに発明者の情報が設定されると共に、設定した発明者の人数に応じた数が計算され発明者数設定欄４０４ａに表示される。そして、発明者設定欄４０４ｂに発明者の情報を設定した後、漢字氏名変換ボタン４０４ｄをクリックすると、発明者設定欄４０４ｂの発明者の情報が発明者譲渡欄（図示せず）に漢字氏名に変換されて表示される。

さらに、４０５は、この発明届出書で届け出る発明の内容について、例えば学会や刊行物等、社外で発表する予定があるか否かを設定する社外発表予定設定項目であり、選択項目４０５ａの一方を選択して社外発表の予定があるか否かを設定する。そして社外発表の予定がある場合には、その予定日（公知予定日）を入力すると共に、理由項目４０５ｂのいずれかを選択して、どのような理由で社外発表を行うのかを設定する。詳細な説明は省略するが、この社外発表予定設定項目で設定した事項は、本実施の形態に係る出願ワークフロー支援システムにおいて発明届出書に基づく発明を出願するまでの処理期限日を設定する際に用いられる。

なお、図示することは省略するが、基本文書Ａには、さらに、発明内容を記述する発明記述欄，発明者が自己の発明を会社に譲渡することに関して承認・非承認を設定する発明譲渡欄，出願人を設定する出願人設定欄，図２に示した審査者（１１３）を設定する審査者設定欄，審査者（１１３）による審査結果（評価結果）を入力する審査結果入力欄，承認者（１１４）を設定する承認者設定欄，承認者（１１４）による出願の承認結果を入力する承認結果入力欄，知財部門の担当者を設定する知財部門担当者設定欄等が設けられている。

また、図５は、図４に示した届出書番号設定項目４０３に設定される届出書番号を採番する方法を示す説明図である。この届出書番号は、基本文書Ａを管理するために使用されると共に、基本文書Ａに関連して生成される他の電子文書を基本文書Ａと共に管理するために使用される。作成者によって届出書番号取得ボタン４０３ａがクリックされると、作成者のクライアント５０１からサーバ５０４に届出書番号の採番要求が出力される。サーバ５０４は、届出書番号を管理する届出書番号台帳５０５を有しており、クライアント５０１の要求に応じて、基本文書Ａ毎に固有の（ユニークな）届出書番号を採番する。このようにして採番された届出書番号が基本文書Ａの届出書番号設定項目４０３に設定・表示される。なお、ネットワークの規模等に応じて複数のサーバが存在することがある。この場合は、基本文書Ａ毎に固有の届出書番号を採番できるように、例えば、複数のサーバの中から届出書番号を採番する特定のサーバを一つだけ設定しておくことにすれば良い。複数のクライアントから採番要求が発生した場合に、早く受け付けた方の処理が完了するまで後の処理を待たせることで確実に重複しない届出書番号を採番できる。

図３に戻り、作成者は、図２に示した発明届出書作成ＤＢ（１１６）に格納されている基本文書Ａのフォームを呼び出し、図４に基づいて説明した各項目に必要な情報を入力する処理を行う。そして、作成者が基本文書Ａの作成を終了すると、承認者に基本文書Ａの内容の評価および承認処理を依頼する内容の電子メールがシステムによって生成され、送信される。

なお、システムは、作成者によって基本文書Ａ中に記入された情報を発明届出書作成ＤＢ（１１６）に保存する（基本文書Ａを保存する）と共に、承認者に処理を依頼する内容の電子メールに基本文書Ａを文書リンク（または添付）という形式で関連付けし、承認者に送信する。

図６は、承認者のクライアントにおいて受信した電子メールを一覧表示した様子の一例を示す説明図である。承認者は一覧表示された電子メールの中から未処理メール（通常赤色で表示されている）を開き、電子メールに文書リンクされている基本文書Ａを参照して、基本文書Ａについての評価作業を行う（発明の評価作業を行う）。評価作業は、基本文書Ａと一体となってワークフロー上の電子ルートを流れる副文書Ｘ（評価票）に評価結果を記入することによって行われる。

図７は、副文書Ｘの一例を示す説明図である。この副文書Ｘについては、図２に示した発明届出書ＤＢ（１１６）にフォームが保管されており、承認者が所定のメニューから評価コマンドを選択することによって承認者のクライアントに画面表示される。図７に示す副文書Ｘは、該当するボックスのいずれかにマークを付けることによって各評価項目毎に複数用意された選択肢を選択し、発明の評価を行う形式のものである。各選択肢には内容によってそれぞれ配点がなされており、全ての評価項目についての評価が終了すると、システムが全ての評価項目の合計点を算出する。そして、算出された合計点が副文書Ｘの所定の場所に設定されると共に、基本文書Ａの所定の項目に設定される。

そして、基本文書Ａを評価した結果、承認者が発明の届出を承認すれば、出願を依頼する内容の電子メールがシステムによって生成され、知財部門の受付に送信される。この際、副文書Ｘに記入された情報は基本文書Ａの情報と共に、発明届出書ＤＢ（１１６）中に記憶され、届出書番号によって管理される。また、知財部門の受付に送信される電子メールには、システムによって基本文書Ａおよび副文書Ｘが文書リンク（または添付）されている。

また、承認者が発明の届出を承認すると、知財部門の受付に電子メールが送信されると同時に、基本文書Ａおよび副文書ＸがシステムによってＣＤ−ＲＯＭやＭＯ等の記憶装置に保管され、かつ、発明届出書ＤＢ（１１６）から出願知財ＤＢ（１１７）にコピーされる。ＣＤ−ＲＯＭやＭＯに保管された基本文書Ａおよび副文書Ｘは、誰も修正等を一切行えないように厳重にソフトにより管理されている。これによって発明が少なくとも、この承認時期に行われたということを立証することを可能としている。

なお、ここでは副文書Ｘを発明の評価を記入する評価表として説明したが、他の用途で用いることもできる。そして、副文書Ｘは、ワークフロー上のいずれの工程においても生成することができる。例えば、作成者および承認者が同一人物である場合もあり、この場合は基本文書Ａおよび副文書Ｘの作成は同時に行われる。また、ここでは基本文書Ａおよび副文書Ｘのフォームが同一のデータベース（発明届出書ＤＢ（１１６））中に保管されていることを前提として説明したが、企業の規模やネットワークの構築方法に依存してそれぞれ異なるデータベースに保管しておくことが好ましい場合も考えられる。さらに、副文書Ｘはワークフロー上の電子ルートにおいて複数生成することも可能である。

このように副文書Ｘを基本文書Ａと共に用いることにしたため、業務担当者の処理に最適な形態で電子文書を表示することが可能となる。例えば、図３の場合においては、副文書Ｘを用いることによって、承認者の評価作業が容易になり、一方で、副文書Ｘの内容を確認する必要がない後工程の業務担当者は、副文書Ｘを開く必要はなく、自分が必要な情報を基本文書Ａから得ればよい。特に、承認者は、文書が二つあることにより、基本文書Ａと副文書Ｘとを同時に画面上に開いて作業を行うことができるため、基本文書Ａで発明の内容を確認しつつ、副文書Ｘに評価結果を入力することができ、作業効率の向上を図ることができる。また、図３に示すワークフロー上の他の工程の業務担当者の処理または他の業務のワークフローに適用する場合は、副文書Ｘのフォームをその業務にあったフォームに変えるのみで容易に適用することができる。さらに、業務担当者の処理に合わせて副文書Ｘを生成することが可能であるため、電子文書に設定可能な項目や入力欄数の制約がある場合であっても、その影響を受けないようにすることができる。

続いて、システムによって送信された電子メールが受付にて受信されると、基本文書Ａの受付処理が行われる。この受付では、知財部門の処理に最適な形態の基本文書Ｂが新たに生成される。具体的には、例えば、受付において基本文書Ｂの生成コマンドをメニューから選択することにより、少なくとも基本文書Ａ中の所定の情報を予め出願知財ＤＢ１１７に保管されている基本文書Ｂのフォームに引き継ぐと共に、このフォームに基本文書Ａおよび副文書Ｘを文書リンク（添付）して基本文書Ｂが生成される。例えば、届出部門，発明者，出願人，発明本文や，図面，添付書類等に関する情報が基本文書Ａから基本文書Ｂに引き継がれる。なお、基本文書Ｂについては後に例を挙げて具体的に説明する。

受付での処理において基本文書Ｂが生成されると、システムによって特許部門の担当に処理を依頼する内容の電子メールが生成され、かつ、この電子メールに基本文書Ｂを文書リンク（添付）して特許部門の担当に送信される。

なお、基本文書Ｂの情報は、出願知財ＤＢ（１１７）中に保管され、基本文書Ａの情報および副文書Ｂの情報と共に届出書番号によって管理される。なお、受付で知財部門用の管理番号（文書番号）を設定するような場合には、届出書番号に代えて知財部門用の管理番号を用いて上記情報を管理することにしても良い。

また、本実施の形態においては、受付における処理によって基本文書Ｂが生成されることにしているが、受付で上記のような処理を行うのではなく、例えば、承認者から知財部門の担当に電子メールを送信する過程において、システムが自動的に基本文書Ｂを生成する処理を行うことにしても良い。

図８は、基本文書Ｂの一例を示す説明図である。特許部門の担当は受信した電子メールを開き、電子メールに文書リンク（または添付）された基本文書Ｂを開くと、図８に示すような基本文書Ｂが表示される。この図８に示す基本文書Ｂにおいては、届出書番号が発明整理番号として、および発明の名称等が基本文書Ａから引き継がれている。発明ランク，処理緩急，処理期限日等の記述は、発明の評価の結果に基づいてシステムが設定したものである。また、基本文書Ｂには、基本文書Ａおよび副文書Ｘが文書リンク（または添付）されていると共に、知財部門の担当者が発明について評価を行うための発明評価結果入力欄が新たに設けられている。

この基本文書Ｂのように、基本文書Ａの内容を引き継ぎつつ、電子文書のフォームを変更して情報の表示方法を変更することにより、業務担当者が利用しやすい形態で電子文書を表示することができる。また、図３に示すワークフロー上の他の工程または他の業務のワークフローにこの表示方法を適用する場合であっても、基本文書Ｂのフォームを処理に合わせて変更するのみである。また、知財部門の担当は、基本文書Ｂと基本文書Ａとを同時に画面表示しておくことにより、発明評価を行う作業の効率化を図ることができる。

なお、図８に示した基本文書Ｂに代えて、システム側で図９に示すような基本文書Ｂを生成することにしても良い。図９は、基本文書Ｂの他の例を示す説明図であり、図８に示した基本文書Ｂにおける固有の情報（例えば、発明評価結果入力欄）と共に、基本文書Ａ中の全ての情報を引き継いで生成されたものである。すなわち、図９に示す基本文書Ｂは、図８のように基本文書Ａおよび副文書Ｘを文書リンク等を利用して参照できるようにするのではなく、基本文書Ａのフォームとは異なるフォームを使って、基本文書Ａ中の全ての情報およびその他の情報を工程の処理にあった状態で表示できるようにしたものである。

このような基本文書Ｂを生成するには、表示する情報は共通であるが、各工程毎の処理に合わせて情報の表示形態を変化できるような複数のフォームを作成しておく。そして、前の工程から次の工程に電子メールを送信する際に、次の工程に利用するために生成しておいたフォームで情報を表示できるような設定をシステムが行っておく。次の工程の業務担当者は、システムによって設定されたフォームを用いて情報の表示処理を行うことにより、フォームの該当する位置に所定の情報が表示される。

なお、図９に示した基本文書Ｂによるような情報の表示方法を利用して、前述した承認者のところで図４に示した基本文書Ａおよび図７に示した副文書Ｘ中の情報を一つの電子文書で表示することにしても良い。

そして、知財部門の担当者は、基本文書Ｂに従って発明の評価を行うと共に、ワークフロー上の前工程の業務担当者、例えば、発明者である作成者に基本文書Ａ（発明届出書４００）の内容に関して質問したい場合には、問い合わせ票としての派生文書Ｄの生成コマンドを選択すると、出願知財ＤＢ（１１７）に保管されている派生文書Ｄのフォームが画面表示される。

図１０および図１１は、派生文書Ｄの生成処理を説明する説明図である。知財部門の担当者は、派生文書Ｄを生成して質問等を行う対象の基本文書（ここでは基本文書Ａ）を選択し、派生文書Ｄの生成コマンドを選択する。システムは、出願知財ＤＢ（１１７）中に保管されている派生文書Ｄのブランクフォームを呼び出し、図１１に示すように、基本文書Ａ中の必要な項目のデータをブランクフォームに引き継ぎ、派生文書Ｄを生成する。そして、システムは、基本文書Ａを生成した派生文書Ｄに文書リンク（または添付）する処理を行い、出願知財ＤＢ（１１７）に保存する。その結果、知財部門の担当者のクライアントには、生成後の派生文書Ｄが画面表示される。

なお、前述した図８の基本文書Ｂを生成する際においても、図１０および図１１を用いて説明した処理とほぼ等しい処理が行われる。加えて、図７に示した副文書Ｘを生成する際に、どのような副文書を生成するかによって、図１０および図１１に示す処理を行い、基本文書Ａの情報を引き継ぐようにしても良い。

図１２は、基本文書（ＡおよびＢ），副文書Ｘおよび派生文書Ｄがデータベース（出願知財ＤＢ）内に保存されている様子およびこれらを表示する方法を説明するための説明図である。図１２に示すように、基本文書（ＡおよびＢ），副文書Ｘおよび派生文書Ｄは、出願知財ＤＢ（１１７）内にランダムに保管されるが、これらは文書番号（届出書番号）で管理されており、関連する電子文書を簡単に呼び出すことができる。したがって、ワークフロー上の業務担当者がこれらの電子文書を表示しようする際、システムは文書番号に従ってこれらの電子文書を分類しクライアントに画面表示することができる。なお、図１２中に示されているように、実施の形態１の出願ワークフロー支援システムにおいては、各電子文書が現在どのような状態にあるかを示す情報も合わせて画面表示することができる。

さらに、図１３は、基本文書Ａ（またはＢ），副文書Ｘおよび派生文書Ｄの関係を説明する説明図である。図１３に示すように基本文書Ａおよび副文書Ｘはシステム上一体として扱われ、両方一緒にワークフロー上の電子ルートを流れるようになっている。一方、派生文書Ｄは、換言すれば、ワークフロー上の本来の電子ルートとは異なる電子ルートを流れるものであるため、基本文書Ａとは独立して扱うことができるものである。

再び図３の説明に戻り、知財部門の担当者は、上述したようにして生成された派生文書Ｄに質問を記述する。派生文書Ｄの作成が完了すると、システムによって発明者である作成者に処理を依頼する内容であって、派生文書Ｄ（基本文書Ｂが文書リンク（添付）されている）が文書リンクされた電子メールが生成され、作成者に対して送信される。なお、派生文書Ｄについては、図８に示した基本文書Ｂのような形態になることから、ここでは図示することを省略する。

作成者は電子メールを受信すると、受信した電子メールを開き、担当者の質問を確認し、必要に応じて基本文書Ｂに文書リンク（または添付）されている基本文書Ａ（発明届出書）を参照し、回答する。そして送信を指示すると電子メールで知財部門の担当者に自動的に回答される。

このように、ワークフロー上の業務担当者が派生文書Ｄを作成して、予め設定されているワークフロー上の電子ルート以外の派生ルートを業務担当者の意思で容易に生成して業務を遂行することができるため、柔軟な処理を行うことが可能となる。

つぎに、知財部門の担当者は、発明届出書の処理方針を決め、例えば、出願するか、取りやめるか、公開技報に掲載するか等、その決定を知財部門の承認者に承認をもらうべく送信する。知財部門の承認者には基本文書Ｂが添付された電子メールが届けられる。そこで、知財部門の承認者が出願を承認すると外部の特許代理人宛に出願を依頼する知財部門の発注担当に電子メールが送信される。この時、ワークフローでは出願依頼書Ｃという形に基本文書が変わっている。この出願依頼書Ｃに基本文書Ａ（発明届出書）が添付されている。基本文書Ｂから出願依頼書Ｃに変更する処理については基本文書Ａから基本文書Ｂに変更する際の処理と同一の処理を用いることができるため、ここでは詳細な説明を省略する。

なお、出願依頼書Ｃには発明届出書の中の出願に必要な書誌事項と特許担当の判断事項等、例えば、出願期限日，代理人名，特実区分等がコピーされている。出願依頼書Ｃに発明本文や図面がコピーされている場合には、基本文書Ａ（発明届出書）自体の添付は不要である。そして、基本文書Ｃは代理人への発注が行われると同時に社内のＤＢでは文書が編集できないように保管される。

このようにワークフロー上を文書が流れるが、基本文書が各工程での作業に一番ふさわしい形にダイナミックに変身しながら流れるようになっているため、処理がし易い。そして、必要な文書が副文書として添付され、必要に応じて派生文書が作られ、ワークフローを逆流しながら流れる。最終的には、これらの文書は包帯と呼ばれるデータベースに保管され、後日必要に応じて内容を参照できるようになっている。

なお、本実施の形態においては、図３に基づいて電子文書処理方法を説明したが、基本文書を別のフォームの基本文書に切り替える工程は図３に示す場合に限定するものではない。また、副文書Ｘや派生文書Ｄは、いずれの工程であっても生成することができる。

また、本実施の形態に係る出願ワークフロー支援システムのセキュリティ管理としては、例えば、図１４に示すように、発明部門で発明届出書を作成して、知財部門で出願依頼を作成して、外部接続部門および公衆回線（ＩＳＤＮ）を介したネットワークを経由して、外部の特許事務所に出願を依頼するというシステムを構築し、かつ、発明部門の部門サーバ，知財部門の出願サーバ・明細書作成サーバ，外部接続部門の外部接続サーバ，ネットワーク上の事務所サーバ等のように各部門の管理サーバをそれぞれ独立させて、各部門によって直接アクセスできる部門サーバを限定することにより、安全性の向上を図ることができる。

（４）本実施の形態の効果
このように、本実施の形態に係る電子文書処理方法によれば、ワークフロー上の各工程における処理内容に合わせて電子文書の形態をダイナミックに変更できるようにすることにより、各業務担当者の処理に合わせて必要な情報を見やすく表示できるため、各業務担当者の作業性の向上を図ることができる。

また、ワークフロー上の前工程までの情報を引き継ぎつつ、電子文書のフォームを変更して情報の表示方法を変更することができるため、各業務担当者毎の作業性の向上を図ることができる。

また、ワークフロー上に流す電子文書のフォームを業務に合わせたものに変更するのみであるため、他の異なる業務等のワークフローにも容易に適用することができる。

また、ワークフロー上の電子ルートに複数種類の電子文書を流すことができるようにしたため、各業務担当者に必要な情報を表示したり、表示しないようにする処理を極めて容易に達成することができる。

また、ワークフロー上の電子ルートに複数種類の電子文書を流すことができるようにして、予め設定されているワークフロー上の電子ルート以外の派生ルートを業務担当者の意思で容易に生成して業務を遂行することができるようにしたため、柔軟な処理が可能なワークフロー支援システムを提供することができる。

さらに、ワークフロー上の電子ルートに複数種類の電子文書を流すことができるようにして、ワークフロー上の処理に対応した電子文書を用意できるようにしたため、設定可能な項目や入力欄等の数の制約による影響を受けないようにすることができる。

以上説明した本実施の形態に係る電子文書処理方法は、予め上述した手順に従って用意されたプログラムをコンピュータで実行することによって実現される。このプログラムは、ハードディスク，フロッピーディスク，ＣＤ−ＲＯＭ，ＭＯ，ＤＶＤ等のコンピュータで読み取り可能な記録媒体に記録され、コンピュータによって記録媒体から読み出されることによって実行可能である。また、このプログラムは、上記記録媒体を介して、またはネットワークを介して配布することができる。

本発明の実施の形態に係る出願ワークフロー支援システムの概略構成を示す構成図である。 本発明の実施の形態に係る出願ワークフロー支援システムで支援するワークフロー（仕事の流れ）の一部を示す説明図である。 本発明の実施の形態に係る出願ワークフロー支援システムにおける電子文書処理方法を説明するための説明図である。 本発明の実施の形態に係る出願ワークフロー支援システムで使用される基本文書Ａである発明届出書の一例を示す説明図である。 図４に示す届出書番号設定項目中に設定される届出書番号を採番する方法を示す説明図である。 図４に示す承認者のクライアントにおいて受信した電子メールを一覧表示した様子の一例を示す説明図である。 本発明の実施の形態に係る出願ワークフロー支援システムにおいて、基本文書Ａと一体となってワークフロー上の電子ルートを流れる副文書Ｘ一例を示す説明図である。 本発明の実施の形態に係る出願ワークフロー支援システムにおいて、基本文書Ｂの一例を示す説明図である。 本発明の実施の形態に係る出願ワークフロー支援システムにおいて、基本文書Ｂの他の例を示す説明図である。 本発明の実施の形態に係る出願ワークフロー支援システムにおいて、派生文書Ｄの生成処理を説明する説明図である。 本発明の実施の形態に係る出願ワークフロー支援システムにおいて、派生文書Ｄの生成処理を説明する説明図である。 本発明の実施の形態に係る出願ワークフロー支援システムにおいて、基本文書（ＡおよびＢ），副文書Ｘおよび派生文書Ｄがデータベース内に保存されている様子およびこれらを表示する方法を説明するための説明図である。 本発明の実施の形態に係る出願ワークフロー支援システムにおいて、基本文書Ａ（またはＢ），副文書Ｘおよび派生文書Ｄの関係を説明する説明図である。 本発明の実施の形態に係る出願ワークフロー支援システムのセキュリティ管理を説明するための説明図である。

符号の説明

１０１ ローカル・エリア・ネットワーク
１０２〜１０５ クライアント（端末装置）
１０６，１０７ サーバ
１０８，１０９ プリンタ

Claims (20)

1. ネットワークを介して電子文書を処理するワークフロー支援システムにおける電子文書処理方法において、
   第１の電子文書として予め用意された項目が含まれた第１のフォームを表示装置に表示する第１の表示工程と、
   コンピュータ端末装置またはサーバが、前記第１の表示工程より表示された前記第１のフォームから利用者により入力された入力項目情報を含めて第１の電子文書として設定する第１の文書設定工程と、
   前記入力項目情報と前記第１の表示工程により表示された前記項目とを対応付けた第１の電子文書情報を、情報記憶手段に保存するとともに、前記第１の文書設定工程により設定された前記第１の電子文書を第１の文書記憶手段に保存する第１の文書保存工程と、
   コンピュータ端末装置またはサーバが、前記第１の文書保存工程により保存された前記第１の電子文書情報のうち少なくとも一部の前記項目に対応付けられた前記入力項目情報と、後に回覧する利用者が入力する対象となる追加項目と、を含む第２のフォームを生成する第２のフォーム生成工程と、
   コンピュータ端末装置またはサーバが、前記第２のフォーム生成工程により生成された前記第２のフォームから、前記後に回覧する利用者により入力された追加項目情報を含んだ第２の電子文書を生成する第２の文書生成工程と、
   を含むことを特徴とする電子文書処理方法。
2. ネットワークを介して電子文書を処理するワークフロー支援システムにおける電子文書処理方法において、
   第１の電子文書として予め用意された項目が含まれた第１のフォームを表示装置に表示する第１の表示工程と、
   コンピュータ端末装置またはサーバが、前記第１の表示工程より表示された前記第１のフォームから利用者により入力された入力項目情報を含めて第１の電子文書として設定する第１の文書設定工程と、
   前記入力項目情報と前記第１の表示工程により表示された前記項目とを対応付けた第１の電子文書情報を、情報記憶手段に保存するとともに、前記第１の文書設定工程により設定された前記第１の電子文書を第１の文書記憶手段に保存する第１の文書保存工程と、
   コンピュータ端末装置またはサーバが、前記第１の文書保存工程により保存された前記第１の電子文書情報のうち少なくとも一部の前記項目に対応付けられた前記入力項目情報と、後に回覧する利用者が入力する対象となる追加項目と、を含む第２のフォームを生成する第２のフォーム生成工程と、
   コンピュータ端末装置またはサーバが、前記第２のフォーム生成工程により生成された前記第２のフォームから、前記後に回覧する利用者により入力された追加項目情報を含んだ第２の電子文書を生成し、前記第１の文書保存工程により保存された前記第１の電子文書の添付またはリンクを該第２の電子文書に対して行う第２の文書生成工程と、
   を含むことを特徴とする電子文書処理方法。
3. 前記第１の電子文書についての項目が少なくとも一部含まれた第３のフォームを表示装置に表示する第３の表示工程と、
   コンピュータ端末装置またはサーバが、前記第３の表示工程より表示された前記第３のフォームから利用者により入力された情報を含めて第３の電子文書として設定する第３の文書設定工程と、
   前記第３の文書設定工程により設定された前記第３の電子文書を第３の文書記憶手段に保存する第３の保存工程と、をさらに含み、
   前記第２の文書生成工程は、コンピュータ端末装置またはサーバにより、さらに前記第２の電子文書を生成する際に、前記第３の保存工程により保存された前記第３の電子文書の添付または文書リンクを前記第２の電子文書に対して行うこと、
   を特徴とする請求項１又は２に記載の電子文書処理方法。
4. 前記第３の表示工程は、前記第１の表示工程を実行する際に同時に実行可能であることを特徴とする請求項３に記載の電子文書処理方法。
5. 前記第２の文書生成工程を実行する前に、コンピュータ端末装置またはサーバが、前記第１の文書保存工程により保存された前記第１の電子文書情報の所定の前記入力項目情報を引き継いだ派生情報入力フォームを生成する派生フォーム生成工程と、
   コンピュータ端末装置またはサーバが、前記派生フォーム生成工程により生成された前記派生情報入力フォームから、利用者により入力された情報を含めて、任意の業務担当者に転送される派生電子文書を生成し、前記第１の文書保存工程により保存された前記第１の電子文書を該派生電子文書に添付または文書リンクを行った後に送信する派生文書送信工程と、
   をさらに含むことを特徴とする請求項１乃至４のいずれか１つに記載の電子文書処理方法。
6. 前記第２の文書生成工程を実行した後、コンピュータ端末装置またはサーバが、前記第１の文書保存工程により保存された前記第１の電子文書情報の所定の前記入力項目情報を引き継いだ第２の派生情報入力フォームを生成する第２の派生フォーム生成工程と、
   コンピュータ端末装置またはサーバが、前記第２の派生フォーム生成工程により生成された前記第２の派生情報入力フォームから、利用者により入力された情報を含めて、任意の業務担当者に転送される派生電子文書を生成し、前記第２の文書生成工程により生成された前記第２の電子文書を該派生電子文書に添付または文書リンクを行った後に送信する第２の派生文書送信工程と、
   をさらに含むことを特徴とする請求項１乃至４のいずれか１つに記載の電子文書処理方法。
7. 前記第２の文書生成工程により生成された前記第２の電子文書を第２の文書記憶手段に保存する第２の文書保存工程と、をさらに含むことを特徴とする請求項１乃至６のいずれか１つに記載の電子文書処理方法。
8. 前記電子文書情報の保存先である前記情報記憶手段、前記第１の文書保存工程の保存先である前記第１の文書記憶手段及び前記第２の文書保存工程の保存先である前記第２の文書記憶手段のうちいずれか一つ以上は、サーバが保持していることを特徴とする請求項７に記載の電子文書処理方法。
9. 前記第１の文書保存工程の保存先である前記第１の文書記憶手段及び前記第２の文書保存工程の保存先である前記第２の文書記憶手段が、同一の記録媒体であることを特徴とする請求項７又は８に記載の電子文書処理方法。
10. 前記第１の文書保存工程は、前記第１の文書設定工程により設定された前記第１の電子文書を着脱可能な媒体に保存することを特徴とする請求項１乃至９のいずれか一つに記載の電子文書処理方法。
11. 前記第１の文書保存工程により保存された前記第１の電子文書に対する承認を利用者から受け付けた場合、コンピュータ端末装置またはサーバが、前記第１の電子文書を、利用者に対して電子文書の修正不能に管理する管理工程と、
    をさらに含むことを特徴とする請求項１乃至１０のいずれか１つに記載の電子文書処理方法。
12. ネットワークを介して電子文書を処理するワークフロー支援システムにおける電子文書処理方法において、
    第１の電子文書として予め用意された項目が含まれた第１のフォームを表示装置に表示する第１の表示工程と、
    コンピュータ端末装置またはサーバが、前記第１の表示工程より表示された前記第１のフォームから利用者により入力された入力項目情報を含めて第１の電子文書として設定する第１の文書設定工程と、
    前記入力項目情報と前記第１の表示工程により表示された前記項目とを対応付けた第１の電子文書情報を、情報記憶手段に保存するとともに、前記第１の文書設定工程により設定された前記第１の電子文書を第１の文書記憶手段に保存する第１の文書保存工程と、
    
    前記第１の電子文書についての項目が少なくとも一部含まれた第３のフォームを表示装置に表示する第３の表示工程と、
    コンピュータ端末装置またはサーバが、前記第３の表示工程より表示された前記第３のフォームから利用者により入力された情報を含めて第３の電子文書として設定する第３の文書設定工程と、
    前記第３の文書設定工程により設定された前記第３の電子文書を第３の文書記憶手段に保存する第３の保存工程と、
    を含むことを特徴とする電子文書処理方法。
13. 前記第３の保存工程により保存された前記第３の電子文書の表示装置による表示は、前記第１の表示工程を実行する際に同時に実行可能であることを特徴とする請求項１２に記載の電子文書処理方法。
14. ネットワークを介して電子文書を処理するワークフロー支援システムにおける電子文書処理方法において、
    第１の電子文書として予め用意された項目が含まれた第１のフォームを表示装置に表示する第１の表示工程と、
    コンピュータ端末装置またはサーバが、前記第１の表示工程より表示された前記第１のフォームから利用者により入力された入力項目情報を含めて第１の電子文書として設定する第１の文書設定工程と、
    前記入力項目情報と前記第１の表示工程により表示された前記項目とを対応付けた第１の電子文書情報を、情報記憶手段に保存するとともに、前記第１の文書設定工程により設定された前記第１の電子文書を第１の文書記憶手段に保存する第１の文書保存工程と、
    コンピュータ端末装置またはサーバが、前記第１の文書保存工程により保存された前記第１の電子文書情報の所定の前記入力項目情報を引き継いだ派生情報入力フォームを生成する派生フォーム生成工程と、
    コンピュータ端末装置またはサーバが、前記派生フォーム生成工程により生成された前記派生情報入力フォームから、利用者により入力された情報を含めて、任意の業務担当者に転送される派生電子文書を生成し、前記第１の文書保存工程により保存された前記第１の電子文書を該派生電子文書に添付または文書リンクを行った後に送信する派生文書送信工程と、
    を含むことを特徴とする電子文書処理方法。
15. ネットワークを介して電子文書を処理するワークフロー支援システムにおける電子文書処理方法において、
    第１の電子文書として予め用意された項目が含まれた第１のフォームを表示装置に表示する第１の表示工程と、
    コンピュータ端末装置またはサーバが、前記第１の表示工程より表示された前記第１のフォームから利用者により入力された入力項目情報を含めて第１の電子文書として設定する第１の文書設定工程と、
    前記入力項目情報と前記第１の表示工程により表示された前記項目とを対応付けた第１の電子文書情報を、情報記憶手段に保存するとともに、前記第１の文書設定工程により設定された前記第１の電子文書を第１の文書記憶手段に保存する第１の文書保存工程と、
    前記第１の電子文書についての項目が少なくとも一部含まれた第３のフォームを表示装置に表示する第３の表示工程と、
    コンピュータ端末装置またはサーバが、前記第３の表示工程より表示された前記第３のフォームから利用者により入力された情報を含めて第３の電子文書として設定する第３の文書設定工程と、
    前記第３の文書設定工程により設定された前記第３の電子文書を第３の文書記憶手段に保存する第３の保存工程と、
    コンピュータ端末装置またはサーバが、前記第１の文書保存工程により保存された前記第１の電子文書情報の所定の前記入力項目情報を引き継いだ派生情報入力フォームを生成する派生フォーム生成工程と、
    コンピュータ端末装置またはサーバが、前記派生フォーム生成工程により生成された前記派生情報入力フォームから、利用者により入力された情報を含めて、任意の業務担当者に転送される派生電子文書を生成し、前記第１の文書保存工程により保存された前記第１の電子文書及び前記第３の保存工程により保存された前記第３の電子文書を該派生電子文書に添付または文書リンクを行った後に送信する派生文書送信工程と、
    を含むことを特徴とする電子文書処理方法。
16. さらに、前記第１の表示工程により表示された第１のフォームに管理番号をサーバが採番する採番工程と、
    コンピュータ端末装置またはサーバが、前記採番工程により採番された前記管理番号を用いて、前記第１のフォームにより設定された前記第１の電子文書と、前記第１の電子文書と関連して生成された電子文書と、を関連づけて管理する管理工程と、
    を含むことを特徴とする請求項１乃至１５のいずれか一つに記載の電子文書処理方法。
17. 請求項１乃至１６のいずれか一つに記載された電子文書処理方法をコンピュータに実行させるプログラムを記録したことを特徴とするコンピュータ読み取り可能な記録媒体。
18. ワークフローに従って、ネットワークを介して電子文書を処理する複数のサーバ又はコンピュータ端末装置を備えた電子文書処理システムにおいて、
    第１の電子文書として予め用意された項目が含まれた第１のフォームを表示装置に表示する第１の表示手段と、
    前記第１の表示手段より表示された前記第１のフォームから利用者により入力された入力項目情報を含めて第１の電子文書として設定する第１の文書設定手段と、
    前記入力項目情報と前記第１の表示手段により表示された前記項目とを対応付けた第１の電子文書情報を、情報記憶手段に保存するとともに、前記第１の文書設定手段により設定された前記第１の電子文書を第１の文書記憶手段に保存する第１の文書保存手段と、
    前記第１の文書保存手段により保存された前記第１の電子文書情報のうち少なくとも一部の前記項目に対応付けられた前記入力項目情報と、後に回覧する利用者が入力する対象となる追加項目と、を含む第２のフォームを生成する第２のフォーム生成手段と、
    前記第２のフォーム生成手段により生成された前記第２のフォームから、前記後に回覧する利用者により入力された追加項目情報を含んだ第２の電子文書を生成する第２の文書生成手段と、
    を備えたことを特徴とする電子文書処理システム。
19. 前記第１の文書保存手段により保存された前記第１の電子文書情報の所定の前記入力項目情報を引き継いだ派生情報入力フォームを生成する派生フォーム生成手段と、
    前記派生フォーム生成手段により生成された前記派生情報入力フォームから、利用者により入力された情報を含めて、任意の業務担当者に転送される派生電子文書を生成し、前記第１の文書保存手段により保存された前記第１の電子文書又は前記第２の文書生成手段により生成された前記第２の電子文書を、該派生電子文書に添付または文書リンクを行った後に送信する派生文書送信手段と、
    をさらに備えたことを特徴とする請求項１８に記載の電子文書処理システム。
20. ワークフローに従って、ネットワークを介して電子文書を処理する複数のサーバ又はコンピュータ端末装置を備えた電子文書処理システムにおいて、
    第１の電子文書として予め用意された項目が含まれた第１のフォームを表示装置に表示する第１の表示手段と、
    前記第１の表示手段より表示された前記第１のフォームから利用者により入力された入力項目情報を含めて第１の電子文書として設定する第１の文書設定手段と、
    前記入力項目情報と前記第１の表示手段により表示された前記項目とを対応付けた第１の電子文書情報を、情報記憶手段に保存するとともに、前記第１の文書設定手段により設定された前記第１の電子文書を第１の文書記憶手段に保存する第１の文書保存手段と、
    前記第１の電子文書についての項目が少なくとも一部含まれた第３のフォームを表示装置に表示する第３の表示手段と、
    前記第３の表示手段より表示された前記第３のフォームから利用者により入力された情報を含めて第３の電子文書として設定する第３の文書設定手段と、
    前記第３の文書設定手段により設定された前記第３の電子文書を第３の文書記憶手段に保存する第３の保存手段と、
    を備えたことを特徴とする電子文書処理システム。