JPH11143980A

JPH11143980A - ワークフロー支援システムにおける電子メールと一般メールとの混在処理方法およびワークフロー支援システムにおける電子文書と紙文書との混在処理方法

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Publication number: JPH11143980A
Application number: JP9326986A
Authority: JP
Inventors: Yasuhiro Tabata; 泰広田端; Minoru Koike; 実小池; Morio Takahashi; 盛男高橋; Keiji Makita; 恵二牧田
Original assignee: Ricoh Co Ltd
Current assignee: Ricoh Co Ltd
Priority date: 1997-11-11
Filing date: 1997-11-11
Publication date: 1999-05-28

Abstract

(57)【要約】【課題】電子メールの他に一般メールが存在する場合
に，受信した電子メールを開かなくても一般メールが別
に届けられることを判別できるようにして，一般メール
の到着前に電子メールを開くという無駄な作業を省いて
事務効率の向上を図ること。【解決手段】ワークフロー支援システム上のコンピュ
ータ端末装置を介して電子メールの他に，紙文書・物品
等の一般メールが存在することを入力する入力工程（Ｓ
３０２）と，入力工程で一般メールの存在が入力される
と，電子メールをワークフロー上で指定された次の業務
担当者へ送信する際に，電子メールの書誌的情報に一般
メールが存在する旨の情報を合成して電子メールを送信
する送信工程（Ｓ３０９）と，受信した電子メールの書
誌的情報に一般メールが存在する旨の情報が合成されて
いる場合，受信した電子メールの一覧表示を行う際に，
該当する電子メールと対応する一般メールが存在する旨
を表示する表示工程（図示せず）を含むものである。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は，グループ内の仕事
の流れ（ワークフロー）においてコンピュータ世界の電
子ルートを流れる電子文書と共に現実世界の物流ルート
を流れる紙文書・物品等が存在する場合のワークフロー
支援システムにおける電子ルートと物流ルートとの混在
処理方法およびワークフロー支援システムにおける電子
文書と紙文書との混在処理方法に関する。

【０００２】

【従来の技術】近時，コンピュータ技術の進歩，ＯＳ・
アプリケーション等のソフトウェア技術の発展，装置価
格の低下，通信・ネットワーク等のインフラの整備，さ
らには情報処理産業の発達等に伴って，個人でパソコン
を所有することが当然のようになり，その普及率は飛躍
的に向上している。

【０００３】特に，企業においては，ホワイトカラーの
生産性の向上のための道具としてパソコンの導入が急速
に進んでいる。具体的には，パソコンの導入によって，
文書作成ソフトや表計算ソフト等を利用可能とすると共
に，社内文書を特定のソフトウェアに統一したり，紙文
書を電子文書化することでファイルを統一したりして，
社内の業務効率の大幅な改善を図っている。

【０００４】さらに，パソコンをスタンドアローンで使
用しているだけでは，情報の共有化がなかなか進展しな
いため，次の段階としてパソコンをネットワークで接続
することにより，さらに業務の生産性の飛躍的な向上が
図られている。この飛躍的な生産性の向上は，ネットワ
ークを通じて情報を共有することにより，自分以外の他
の人達から情報提供を受けたり，上司の判断を直ぐに得
られたりして，コミュニケーションの高速化によって意
思決定が迅速に行われるということで達成される。

【０００５】このように個人だけでなく複数の構成員か
らなるグループ全体の生産性を向上させるツールはグル
ープウェアと呼ばれており，このグループウェアを，
『複数のメンバーからなるグループで使われることを前
提としてデザインされた，グループの生産性を高めるこ
とを目的としたコンピュータシステム』と定義している
人もいる。このようなグループウェアの代表的なものと
して，例えば，ロータス社が開発したＮＯＴＥＳ（米国
ロータス社の登録商標）ソフトがある。

【０００６】さらに，最近では，情報を単に共有するだ
けでなく，電子的に作成した文書の審査・承認をもら
い，配布先に送るということをネットワークを利用して
電子的に行う，所謂，ワークフロー支援システムが徐々
に使われるようになっている。作成した文書を特定の人
達に同時に送信するのは電子メールで達成できる。しか
し，作成した電子文書をあらかじめ決められた複数の人
（業務担当者）に順次送信し，処理が完了すると次の人
（業務担当者）に自動的に送信し，全体として文書がど
こに到達しているかをモニターでき，各工程の所用時間
を測定できたり，ダイナミックにワークフローを変更す
ることができるということは電子メールソフトでは難し
い。

【０００７】このため，このようなことを実現するため
にワークフロー支援ソフトが新しく登場している。例え
ば，起案書システムのワークフロー支援ソフトは良く知
られている。このワークフロー支援ソフトは，あらかじ
め決められた各企業独自の起案書フォームにパソコンを
利用して所定の事項を記入し，作成完了後に上司の審査
・承認を順次受け決済をもらい，決済後は再び作成者に
戻ってくるというシステム（ワークフロー支援システ
ム）である。途中に不備があった場合には，否認という
ことで作成者に戻され，修正後再び元の承認ルートに乗
せることができるようになっている。

【０００８】ところが，このようなワークフロー支援シ
ステムでも全ての文書を電子的に作成することはできな
いのが現実である。例えば，手書きの書面や，文献のコ
ピー等はスキャナを利用することにより電子化が可能で
あるが，スキャナが手元にないような環境下では電子化
は困難である。また，ワークフロー支援システムでは，
全ての文書が電子化されていることを前提にしているた
め，全体の文書の中で一部でも手書き文書や，コピー等
が存在した場合には，これらの文書は当然ワークフロー
に乗せることができない。このため，電子化された文書
はワークフロー支援システム内のワークフロー（電子ル
ート）に乗り，手書き文書等は社内便（物流ルート）等
で送られるという，電子ルートと物流ルートの２つのル
ートで混在して流れることになる。

【０００９】さらに，現実の業務においては，紙文書の
他にも電子化に適さない情報が数多く存在しており，ワ
ークフロー支援システムにおいても，これらの電子化に
適さない情報をワークフローの処理の対象として取り扱
うことが望まれている。例えば，色見本，生地見本等の
ように現物の有する素材感・質感・光沢・風合い等の情
報が重要である場合や，食品サンプルのように味覚・嗅
覚・視覚等の五感に関する情報が重要である場合，対象
物から派生する二次的情報である装着感・使用感・操作
性等の情報が重要である場合，さらには現物そのものの
有する不特定の情報が重要である場合には，これら電子
化に適さない情報は，ワークフロー支援システム上の電
子ルートを流れる電子文書とは別に，現存する物流ルー
トを介して流れることになる。

【００１０】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら，上記従
来のワークフロー支援システムでは，コンピュータ世界
の電子ルートを流れる電子メール（電子文書）のみをワ
ークフローで支援する対象としているおり，グループ内
の仕事の流れにおいてコンピュータ世界の電子ルートを
流れる電子メール（または電子文書）と現実世界の物流
ルートを流れる紙文書・物品等の一般メール（または紙
文書）が存在する場合，これらを関連付けて管理するこ
とができないため，無駄な作業が発生し，事務効率が低
下するという問題点があった。

【００１１】具体的には，従来の起案書システム（ワー
クフロー支援システム）において，文書作成者が起案書
として電子文書と共に紙文書を用意し，電子文書を電子
メールで送信し，紙文書を一般メールとして送付した場
合，例えば，文書作成者の上司（すなわち，ワークフロ
ー上の次の業務担当者）は，自分のパソコンに電子メー
ルが入った時点で，当該文書の審査・承認を行おうとす
るが，それを開いて見ても全ての文書が揃っていないた
めに処理を行うことができない。このため，電子メール
を閉じて，別の社内便で送られてくる紙文書の到達を待
つことになる。換言すれば，ここで一回無駄な作業が行
われ，事務効率の低下に繋がる。電子メールは瞬時に届
くが，紙文書は速くとも数時間後の到達になるので，電
子文書と紙文書を同時に次の工程の人に届けることは不
可能であり，従来のシステムでは，この無駄な作業の発
生が避けられなかった。

【００１２】また，従来のワークフロー支援システムで
は，電子メール（電子文書）はコンピュータシステムで
作成され，紙文書の送付は作成者が手書きで行うために
作成方法が任意で，電子文書と紙文書との対応付けのル
ールが存在しないため，紙文書が来ても，どの電子メー
ルと対応しているのか紙文書と電子文書との対応付けが
難しく，不便であるという問題点があった。

【００１３】また，紙文書を発送する側でも，電子文書
を作成する過程で一部に紙文書が発生した場合に，次の
工程の人にその紙文書を送付するための送付票を作成
し，送付票と紙文書を纏めて発送する必要があるため，
作業が面倒であるという問題点があった。特に，送付先
としてワークフロー上の全ての業務担当者を順次記入す
る必要がある場合には，さらに面倒であり，送付票の記
入ミス等が発生する虞もある。

【００１４】また，紙文書が届けられても，必要な書類
が全て揃っているかどうかを電子文書と突き合わせてチ
ェックするのは面倒であり，時間がかかるため，事務効
率が低下するという問題点があった。

【００１５】本発明は上記に鑑みてなされたものであっ
て，電子メールの他に一般メールが存在する場合に，受
信した電子メールを開かなくても一般メールが別に届け
られることを判別できるようにして，一般メールの到着
前に電子メールを開くという無駄な作業を省いて事務効
率の向上を図ることを目的とする。

【００１６】また，本発明は上記に鑑みてなされたもの
であって，電子文書の他に紙文書が添付されている場合
に，受信した電子メールを開かなくても紙文書が別に届
けられることを判別できるようにして，紙文書の到着前
に電子メールを開くという無駄な作業を省いて事務効率
の向上を図ることを目的とする。

【００１７】また，本発明は上記に鑑みてなされたもの
であって，電子文書の他に紙文書を添付する場合に，紙
文書の発送作業を簡単かつ確実に行えるようにすること
を目的とする。

【００１８】また，本発明は上記に鑑みてなされたもの
であって，ワークフロー上の次の業務担当者に送付する
紙文書の種類が状況によって異なる場合でも，次の業務
担当者にどの紙文書が届けられるかを明確に通知できる
ようにして，作業効率の向上を図ることを目的とする。

【００１９】

【課題を解決するための手段】上記の目的を達成するた
めに，請求項１に係るワークフロー支援システムにおけ
る電子メールと一般メールとの混在処理方法は，グルー
プ内の仕事の流れ（ワークフロー）においてコンピュー
タ世界の電子ルートを流れる電子メールと共に現実世界
の物流ルートを流れる紙文書・物品等の一般メールが存
在する場合のワークフロー支援システムにおける電子メ
ールと一般メールとの混在処理方法であって，ワークフ
ロー支援システムで支援するワークフローにおいて電子
メールと一般メールの両方を同時に使用する場合に，前
記ワークフロー支援システム上のコンピュータ端末装置
を介して電子メールの他に，紙文書・物品等の一般メー
ルが存在することを入力する入力工程と，前記入力工程
で前記一般メールの存在が入力されると，前記電子メー
ルをワークフロー上で指定された次の業務担当者へ送信
する際に，前記電子メールの書誌的情報に前記一般メー
ルが存在する旨の情報を合成して，前記電子メールを送
信する送信工程と，受信した電子メールの書誌的情報に
前記一般メールが存在する旨の情報が合成されている場
合，前記ワークフロー支援システム上のコンピュータ端
末装置で受信した電子メールの一覧表示を行う際に，該
当する電子メールと対応する一般メールが存在する旨を
表示する表示工程と，を含むものである。

【００２０】また，請求項２に係るワークフロー支援シ
ステムにおける電子文書と紙文書との混在処理方法は，
グループ内の仕事の流れ（ワークフロー）においてコン
ピュータ世界の電子ルートを流れる電子文書と共に現実
世界の物流ルートを流れる紙文書が存在する場合のワー
クフロー支援システムにおける電子文書と紙文書との混
在処理方法であって，ワークフロー支援システムで支援
するワークフロー上おいて電子文書と紙文書の両方を同
時に使用する場合に，前記ワークフロー支援システム上
のコンピュータ端末装置を介して電子文書の他に，紙文
書を添付することを入力する入力工程と，前記入力工程
で前記紙文書の添付が入力されると，前記電子文書を電
子メールでワークフロー上の指定された次の業務担当者
へ送信する際に，前記電子メールの書誌的情報に前記紙
文書の添付を示す紙文書情報を合成して，前記電子メー
ルを送信する送信工程と，受信した電子メールの書誌的
情報に前記紙文書情報が合成されている場合，前記ワー
クフロー支援システム上のコンピュータ端末装置で受信
した電子メールの一覧表示を行う際に，前記紙文書情報
が合成されている電子メールの一覧表示情報中に紙文書
が添付されている旨を示す添付表示情報を表示する表示
工程と，を含むものである。

【００２１】また，請求項３に係るワークフロー支援シ
ステムにおける電子文書と紙文書との混在処理方法は，
請求項２記載のワークフロー支援システムにおける電子
文書と紙文書との混在処理方法において，さらに，前記
入力工程で前記紙文書の添付が入力されると，前記電子
文書の作成完了後または前記電子文書を電子メールでワ
ークフロー上の指定された次の業務担当者へ送信する際
に，前記紙文書を前記物流ルートで送付するための紙文
書送付票をプリンタ出力する送付票出力工程を含むもの
である。

【００２２】また，請求項４に係るワークフロー支援シ
ステムにおける電子文書と紙文書との混在処理方法は，
請求項２記載のワークフロー支援システムにおける電子
文書と紙文書との混在処理方法において，さらに，前記
入力工程で前記紙文書の添付を入力した後，前記紙文書
を前記物流ルートで送付するための紙文書送付票の出力
を指定する出力指定工程と，前記出力指定工程で紙文書
送付票の出力が指定された場合に，前記紙文書送付票を
プリンタ出力する送付票出力工程とを含むものである。

【００２３】また，請求項５に係るワークフロー支援シ
ステムにおける電子文書と紙文書との混在処理方法は，
請求項２〜４記載のいずれか一つのワークフロー支援シ
ステムにおける電子文書と紙文書との混在処理方法にお
いて，前記入力工程が，前記電子文書を作成するための
電子文書作成工程中に含まれており，かつ，前記入力工
程で前記紙文書を添付することを入力した後，前記紙文
書の種類を選択入力可能であるものである。

【００２４】また，請求項６に係るワークフロー支援シ
ステムにおける電子文書と紙文書との混在処理方法は，
請求項５記載のワークフロー支援システムにおける電子
文書と紙文書との混在処理方法において，前記入力工程
で選択された紙文書の種類を前記紙文書送付票中に印字
するものである。

【００２５】また，請求項７に係るワークフロー支援シ
ステムにおける電子文書と紙文書との混在処理方法は，
請求項３〜６記載のいずれか一つのワークフロー支援シ
ステムにおける電子文書と紙文書との混在処理方法にお
いて，前記紙文書送付票に，電子文書作成時に入力した
項目のうち，少なくとも前記電子文書が流れる先の業務
担当者の所属・氏名および文書名，作成時の日付，作成
者が印字されているものである。

【００２６】また，請求項８に係るワークフロー支援シ
ステムにおける電子文書と紙文書との混在処理方法は，
請求項３記載のワークフロー支援システムにおける電子
文書と紙文書との混在処理方法において，前記入力工程
が，前記電子文書を作成するための電子文書作成工程中
に含まれており，かつ，前記電子文書作成工程における
電子文書作成フォーマットにおいて，全て電子的に文書
を作成するか，一部紙文書を添付するかを選択すること
で前記紙文書の添付を入力し，全て電子的に文書を作成
するが選択された場合，前記紙文書送付票のプリンタ出
力を禁止するものである。

【００２７】また，請求項９に係るワークフロー支援シ
ステムにおける電子文書と紙文書との混在処理方法は，
請求項３〜８記載のいずれか一つのワークフロー支援シ
ステムにおける電子文書と紙文書との混在処理方法にお
いて，前記送付票出力工程が，前記紙文書送付票をプリ
ンタ出力する際に，プリンタのステータスをコンピュー
タ端末装置の画面に表示するものである。

【００２８】また，請求項１０に係るワークフロー支援
システムにおける電子文書と紙文書との混在処理方法
は，請求項２〜９記載のいずれか一つのワークフロー支
援システムにおける電子文書と紙文書との混在処理方法
において，前記ワークフロー支援システムが，知的所有
権にかかる出願ワークフロー支援システムであり，前記
電子文書が，発明届出書であるものである。

【００２９】また，請求項１１に係るワークフロー支援
システムにおける電子文書と紙文書との混在処理方法
は，請求項１０記載のワークフロー支援システムにおけ
る電子文書と紙文書との混在処理方法において，前記電
子文書である発明届出書に共同発明者が入力された場
合，前記紙文書送付票には，送付宛先として前記共同発
明者の所属と氏名が順次記載されるものである。

【００３０】また，請求項１２に係るワークフロー支援
システムにおける電子文書と紙文書との混在処理方法
は，請求項２または３記載のワークフロー支援システム
における電子文書と紙文書との混在処理方法において，
前記表示工程によって前記添付表示情報が表示されてい
る電子メールの場合，前記紙文書の到着を待って該当す
る電子メールを開き，前記電子メールで送付された電子
文書の処理を行うものである。

【００３１】また，請求項１３に係るワークフロー支援
システムにおける電子文書と紙文書との混在処理方法
は，請求項３記載のワークフロー支援システムにおける
電子文書と紙文書との混在処理方法において，前記表示
工程によって前記添付表示情報が表示されている電子メ
ールの場合，前記紙文書と共に送付されてくる紙文書送
付票の到着を待って該当する電子メールを開き，前記電
子メールで送付された電子文書の処理を行うものであ
る。

【００３２】また，請求項１４に係るワークフロー支援
システムにおける電子文書と紙文書との混在処理方法
は，請求項１３記載のワークフロー支援システムにおけ
る電子文書と紙文書との混在処理方法において，前記紙
文書送付票には，前記紙文書を特定するための送付票Ｉ
Ｄが記載されており，前記添付表示情報が表示されてい
る電子メールを開く場合には，前記電子メールと対応す
る送付票ＩＤを入力することで前記電子メールの開封が
可能となるものである。

【００３３】また，請求項１５に係るワークフロー支援
システムにおける電子文書と紙文書との混在処理方法
は，請求項１４記載のワークフロー支援システムにおけ
る電子文書と紙文書との混在処理方法において，前記送
付票ＩＤが，バーコードで記載されており，光学的読取
手段を用いて前記バーコードを読み取ることにより，前
記送付票ＩＤを入力するものである。

【００３４】また，請求項１６に係るワークフロー支援
システムにおける電子文書と紙文書との混在処理方法
は，請求項３〜１５記載のいずれか一つのワークフロー
支援システムにおける電子文書と紙文書との混在処理方
法において，前記ワークフロー支援システムで，ワーク
フローの電子ルートにおける経由先である業務担当者を
追加または変更することが可能であり，前記紙文書送付
票は，電子文書作成時に決定された紙文書の送付先が順
次記載されていると共に，さらにワークフローの途中で
最初の作成者以外の業務担当者が経由先である業務担当
者の追加または変更を行った場合に，手書きで紙文書の
送付先を追加記入できるように予め前記紙文書送付票の
フォーマットが設定されているものである。

【００３５】

【発明の実施の形態】以下，本発明のワークフロー支援
システムにおける電子メールと一般メールとの混在処理
方法およびワークフロー支援システムにおける電子文書
と紙文書との混在処理方法について，知的所有権にかか
る出願ワークフロー支援システムに適用した場合を例と
して，〔実施の形態１〕，〔実施の形態２〕の順で添付
の図面を参照して詳細に説明する。

【００３６】〔実施の形態１〕実施の形態１の出願ワー
クフロー支援システムについて，出願ワークフロー支援システムの概略システム構成例本発明を適用するワークフロー（電子ルート）発明届出書の作成処理紙文書が添付されている場合の電子メールの開封処理実施の形態１の効果の順で説明する。

【００３７】出願ワークフロー支援システムの概略シ
ステム構成例図１は，実施の形態１の出願ワークフロー支援システム
の概略システム構成を示し，なお，出願ワークフロー支
援システムのシステム構成は，一般的なワークフロー支
援システムと同様であり，様々のシステム構成で実現で
きるため，ここでは，その一例としてローカル・エリア
・ネットワーク１０１に，複数のクライアン（コンピュ
ータ端末装置）１０２〜１０５と，複数のサーバ１０
６，１０７と，複数のプリンタ１０８，１０９を接続し
た構成を示す。実施の形態１では，システムで使用する
グループウェアとしてロータス社が開発したＮＯＴＥＳ
（米国ロータス社の登録商標）ソフトを使用するものと
する。

【００３８】本発明を適用するワークフロー（電子ル
ート）図２は，実施の形態１の出願ワークフロー支援システム
で支援するワークフロー（仕事の流れ）の一部を示す。
実施の形態１では，図２に示す出願ワークフロー支援シ
ステムのワークフロー（電子ルート）において，発明届
出書の作成から知的財産部門（知財部門と記載する）の
受付までの間に本発明の方法を適用した場合を例として
説明する。なお，ここでは，説明を簡単にするために，
電子メール（電子文書）が流れる電子ルートのみを取り
出して説明する。また，発明届出書の詳細については後
述する。

【００３９】図示の如く，業務担当者（または担当部
門）として，発明届出書の記入者・発明者Ａ（１１
０），発明者Ｂ（１１１），発明者Ｃ（１１２），審査
者（１１３），承認者（１１４），知財部門（１１５）
の順番でワークフローが流れるものとする。

【００４０】先ず，記入者・発明者Ａ（１１０）が発明
届出書作成ＤＢ（１１６）上で必要な事項を記入して発
明届出書を作成する。この際に共同発明者として，発明
者Ｂおよび発明者Ｃを指定すると，ワークフローとし
て，図２の１１０〜１１５の順番で知財部門までの電子
ルートが設定される。

【００４１】発明者Ｂ（１１１）は，電子メールを受信
すると，発明届出書作成ＤＢ（１１６）上の発明届出書
を確認して，発明の譲渡の承認・非承認を行う。同様に
発明者Ｃ（１１２）も，電子メールを受信すると，発明
届出書作成ＤＢ（１１６）上の発明届出書を確認して，
発明の譲渡の承認・非承認を行う。

【００４２】全ての共同発明者が発明の譲渡を承認する
と，審査者（１１３）によって発明の審査が行われ，発
明の評価等が入力される。その後，承認者（１１４）に
よって発明届出書の内容による出願が承認されると，知
財部門（１１５）で発明届出書の受け付けが行われた
後，出願ワークフロー上の次の工程（図示せず）へ処理
が進む。なお，発明届出書は，知財部門（１１５）での
受け付け業務において発明届出書作成ＤＢ（１１６）か
ら出願知財ＤＢ（１１７）へコピーされる。

【００４３】発明届出書の作成処理図３は，出願ワークフロー支援システムにおける発明届
出書の作成処理の概略フローチャートを示す。発明届出
書の作成処理は，図２で示したワークフローにおいて，
記入者・発明者Ａ（１１０）によって実行される。ここ
で，記入者と発明者とは必ずしも同一でなくても良い
が，説明を簡単にするために記入者と発明者が同一であ
るものとして説明する。

【００４４】記入者が自分のクライアント（コンピュー
タ端末装置）で，出願ワークフロー支援システムの発明
届出書作成処理を選択し，発明届出書の作成を開始する
（Ｓ３０１）。次に，発明届出書の作成中に，紙文書の
添付有無を入力し（Ｓ３０２），紙文書の添付がない場
合には（Ｓ３０３で無し），発明届出書に必要な項目を
入力して発明届出書の作成を完了すると（Ｓ３０４），
電子文書である発明届出書を送信文書として電子メール
を作成し（Ｓ３０５），ワークフローに基づいて次の発
明者Ｂ（１１１）へ電子メールを送信する（Ｓ３０
６）。

【００４５】このＳ３０４〜Ｓ３０６の処理は，電子文
書と紙文書とが混在しない通常の処理（従来のワークフ
ロー支援システムと基本的に同様の処理）となる。

【００４６】一方，ステップＳ３０２で紙文書有りを選
択すると，ステップＳ３０３で紙文書が有りと判定さ
れ，ステップＳ３０７の紙文書種類入力へ進む。ここ
で，添付する紙文書の種類の入力し，続いて，その他の
発明届出書に必要な項目を入力して発明届出書の作成を
完了すると（Ｓ３０８），電子文書である発明届出書を
送信文書として電子メールを作成し（Ｓ３０９），ワー
クフローに基づいて次の発明者Ｂ（１１１）へ電子メー
ルを送信する（Ｓ３０６）と共に，紙文書送付票を作成
して（Ｓ３１０），プリンタを介して紙文書送付票を出
力する（Ｓ３１１）。ただし，この場合には，電子メー
ルの書誌的情報に紙文書の添付を示す紙文書情報を合成
して，電子メールを送信する。

【００４７】なお，実施の形態１では，ステップＳ３０
２で紙文書有りを選択すると，ステップＳ３１０，Ｓ３
１１で自動的に紙文書送付票を出力するが，発明届出書
の完了までの間に，任意のタイミングで，紙文書送付票
の出力を指定する出力指定工程と，出力指定工程で紙文
書送付票の出力が指定された場合に，紙文書送付票をプ
リンタ出力する送付票出力工程とを設けても良い。ただ
し，このような構成では，発明届出書の完了までの間に
紙文書送付票の出力が済んでいない場合，紙文書送付票
の出力を促すメッセージ等を表示することが望ましい。

【００４８】次に，図４の発明届出書の作成画面を参照
して，さらに具体的に説明する。図３のステップＳ３０
１で，記入者が自分のクライアント（コンピュータ端末
装置）で，出願ワークフロー支援システムの発明届出書
作成処理を選択すると，発明届出書作成画面４０１が表
示される。この画面４０１において，必要な入力項目を
順次入力（ただし，システムによって自動設定される項
目もある）し，入力項目の一つである文書形態４０２の
選択項目４０２ａ，４０２ｂを選択して，発明届出書が
１００％電子文書であるか，または一部紙文書であるか
を入力する（Ｓ３０２に相当）。

【００４９】ここでは，選択項目４０２ｂを選択した状
態を示している。選択項目４０２ｂを選択した場合に
は，続いて，選択項目４０２ｃの中から添付する紙文書
の種類を選択する（Ｓ３０７に相当）。この選択項目４
０２ｃは，添付する紙文書の数だけ複数選択することが
可能である。なお，ここでは，発明図面が選択されてお
り，図示の如く，発明図面に『×』が表示されている。

【００５０】また，選択項目４０２ｃは，選択項目４０
２ｂが選択された場合に，画面に追加表示されるものと
する。これは，画面上の不要な情報を低減して作業効率
の向上を図るためである。例えば，選択項目４０２ａで
１００％電子文書が選択された場合には，選択項目４０
２ｃの表示は不要であり，この選択項目４０２ｃを表示
しないことによって，画面を有効に利用できると共に，
作成者に不要な情報を与えないで済み，作業効率が向上
する。

【００５１】続いて，例えば，届出書番号４０３を入力
する場合には，届出書番号取得ボタン４０３ａをクリッ
クすると，システムで自動的に届出書番号が採番されて
設定・表示される。

【００５２】また，例えば，発明者４０４を入力する場
合，発明者数設定欄４０４ａに発明者の人数を入力する
と，発明者数設定欄４０４ａの人数に対応した発明者入
力域４０４ｂが表示され，各発明者入力域４０４ｂの右
ボタン４０４ｃをクリックすると，所定のデータベース
から発明者のアドレス帳（図示せず）が表示され，この
アドレス帳から該当する発明者を選択すると，発明者数
設定欄４０４ａに選択した発明者の情報（実施の形態１
では個人の特定情報）が設定される。発明者数設定欄４
０４ａに発明者を設定した後，漢字氏名変換ボタン４０
４ｄをクリックすると，発明者数設定欄４０４ａの発明
者の情報が漢字氏名に変換されて表示される。

【００５３】続いて，その他の発明届出書に必要な項目
を入力して発明届出書の作成を完了すると，システムが
自動的に紙文書送付票を作成して，プリンタを介して，
例えば，図５に示すような紙文書送付票５０１を記録紙
に出力する。紙文書送付票５０１に出力される記載項目
としては，発明届出書（紙文書送付票）であることを示
すタイトル５０２，作成時の日付５０３，作成者５０
４，メッセージ５０５，届出書番号（送付票ＩＤ）５０
６，発明の名称５０７，発明届出書が流れる先の業務担
当者の所属・氏名を含む回覧ルート５０８，回覧ルート
５０８の各業務担当者の役割・業務内容５０９，回覧ル
ート５０８の各業務担当者が紙文書送付票５０１を送信
した送信日を記入する記入欄５１０，紙文書の種類を示
す添付書類５１１が記載されている。ここでは，添付し
た紙文書が図面であるため，チェックボックス５１１ａ
に『×』が記載されている。

【００５４】実施の形態１の出願ワークフロー支援シス
テムでは，図５に示す紙文書送付票５０１をプリンタ出
力する際に，出力処理を行っているプリンタのステータ
スをクライアント（コンピュータ端末装置）の画面に表
示する。具体的には，例えば，紙文書送付票５０１を出
力中であれは，図６（ａ）に示すような連絡画面を表示
し，紙文書送付票５０１の出力が完了すると，図６
（ｂ）に示すようにな連絡画面を表示して，作成者に紙
文書送付票５０１が出力されていることを通知する。こ
れによって，作成者に，添付する紙文書の発送を確実に
行わせることができる。また，図示を省略するが，プリ
ンタの紙詰まり等で出力エラーとなった場合にも，ステ
ータス表示によって迅速な対応を採ることができる。

【００５５】紙文書が添付されている場合の電子メー
ルの開封処理次に，前述したように紙文書が添付されている場合の電
子メールの開封処理について説明する。紙文書が添付さ
れいる場合，電子メールの書誌的情報には，紙文書の添
付を示す紙文書情報を合成されている。

【００５６】ワークフローに基づいて電子メールを受信
した次の業務担当者が，受信した電子メールの一覧表示
を行うと，図７に示すよう，該当するクライント（コン
ピュータ端末装置）の画面のメールビュー（受信メール
一覧表示画面）７０１には，紙文書情報の有無に基づい
て，紙文書情報が合成されている受信メール（換言すれ
ば，電子メールと対応する紙文書が存在する受信メー
ル）に，紙文書添付マーク７０２が表示される。

【００５７】次の業務担当者は，この紙文書添付マーク
７０２を参照することにより，紙文書添付マーク７０２
が表示されている電子メールについては，紙文書の到着
を待って電子メールを開くことができる。換言すれば，
紙文書の到着前に電子メールを開くという無駄な作業を
省いて事務効率の向上を図ることができる。

【００５８】また，ここで紙文書の到着後に，通常の電
子メールの開封と同様に電子メールを開けるようにして
も良いが，例えば，図８（ａ）に示すように，紙文書送
付票５０１上に，紙文書（すなわち，紙文書送付票）を
特定するための送付票ＩＤ８０１を記載しておき，紙文
書添付マーク７０２が表示されている電子メールを開く
場合には，電子メールと対応する送付票ＩＤを入力する
ことで，該当する電子メールの開封を可能としても良
い。この場合，紙文書添付マーク７０２が表示されてい
る電子メールを開こうとすると，図８（ｂ）に示すよう
に，送付票ＩＤ入力画面７０３が表示される。この送付
票ＩＤ入力画面７０３のＩＤ入力欄８０２に，電子メー
ルと対応する紙文書（紙文書送付票）の送付票ＩＤ８０
１と一致する値（例えば，Ａ１２３）が入力された場合
にのみ，電子メールが開けるようにしても良い。

【００５９】また，図９に示すように，紙文書送付票５
０１上に送付票ＩＤをバーコード９０１で記載し，スキ
ャナや，ハンドスキャナ等の光学的読取手段を用いてバ
ーコード９０１を読み取って送付票ＩＤを入力するよう
にしても良い。

【００６０】実施の形態１の効果前述したように実施の形態１の出願ワークフロー支援シ
ステムにおける電子文書と紙文書との混在処理によれ
ば，発明届出書（電子文書）の他に紙文書が添付されて
いる場合に，受信した電子メールを開かなくても紙文書
が別に届けられることを判別できるので，紙文書の到着
前に電子メールを開くという無駄な作業を省いて事務効
率の向上を図ることができる。

【００６１】例えば，図１０に示すように，発明者Ａが
電子文書（発明届出書）を作成して電子メールを発明者
Ｂに送信し，同時に紙文書送付票を出力して，添付する
紙文書に貼付して，一般のメールとして発送した場合，
電子メールは．瞬時のうちに発明者Ｂに到着するが，添
付の紙文書は数時間〜数日を経過した後，発明者Ｂに到
達する。

【００６２】本発明では，発明者Ｂは，電子メールを受
信した際に，受信した各電子メールに添付の紙文書があ
るか否かを容易に知ることができるので，紙文書の添付
がある電子メールに関しては，紙文書および紙文書送付
票の到着を待って，紙文書および紙文書送付票の受領後
に，全ての文書が揃った状態で電子メールを開いて電子
文書によって要求された業務（処理）を行うことができ
る。換言すれば，電子メールを開くという無駄な作業を
省いて事務効率の向上を図ることができる。

【００６３】無駄に電子メールを開く作業を省くことが
できのは，ワークフロー上の回覧ルートが長くなる程，
システム全体の事務効率の改善に寄与する。また，業務
担当者が仕事を開始する状態になった時に，必要な文書
が揃ってないという理由で仕事を中断するのは，一日の
仕事のリズムを乱すため，不要なストレスになるが，本
発明では，確実に仕事を開始できるので，精神衛生上も
大きな効果がある。

【００６４】〔実施の形態２〕実施の形態２の出願ワー
クフロー支援システムは，ワークフローの電子ルートに
おける経由先である業務担当者を追加または変更するこ
とが可能である。また，紙文書送付票は，電子文書作成
時に決定された紙文書の送付先が順次記載されていると
共に，さらにワークフローの途中で最初の作成者以外の
業務担当者が経由先である業務担当者の追加または変更
を行った場合に，手書きで紙文書の送付先を追加記入で
きるように予め紙文書送付票のフォーマットが設定され
ているものである。

【００６５】なお，実施の形態２の出願ワークフロー支
援システムは，基本的に実施の形態１と同様であるた
め，ここでは異なる部分のみを説明する。

【００６６】実施の形態２では，図３で示した発明届出
書の作成処理の概略フローチャートにおいて，ステップ
Ｓ３０７で紙文書種類入力を行った後で，ステップＳ３
０８の発明届出書の作成が完了するまでの間に，図１１
に示し紙文書送付票の入力画面１１０１を表示して，作
成者に紙文書送付票の入力および確認を促す。

【００６７】この入力画面１１０１で実際に作成者が入
力する項目は，添付資料のトータル枚数を入力するため
の入力項目１１０２のみであるが，この入力項目１１０
２を入力させることにより，添付の紙文書のトータス枚
数を紙文書送付票に印刷できると共に，紙文書送付票を
出力して添付の紙文書の発送作業を行う必要を自覚させ
ることができる。

【００６８】実施の形態２では，この紙文書送付票の入
力画面１１０１が，そのままプリンタで印刷されて紙文
書送付票となる。この入力画面１１０１から明らかなよ
うに，紙文書送付票には，回覧ルートとして電子文書作
成時に決定された紙文書の送付先（図中の１）発行者〜
９）知財部保管まで）が順次記載されていると共に，さ
らにワークフローの途中で審査者（最初の作成者以外
の業務担当者）が経由先である次の業務担当者として審
査者の追加を行った場合に，手書きで紙文書の送付先
を追加記入できるように予め紙文書送付票のフォーマッ
トが設定されている。

【００６９】ここで，図１２を参照して，実施の形態１
および実施の形態２の出願ワークフロー支援システムに
おけるノーツを利用した本格的ワークフローについて説
明する。

【００７０】先ず，基本文書Ａが作成者によって作成さ
れる。この基本文書Ａは電子メールとなって作成者が指
定した承認者にワークフローで流れる。

【００７１】承認者はこの電子メールを開き，それに添
付されている基本文書Ａを見ながら副文書である評価表
Ｘを作成し，評価作業を行う。評価作業は，評価表の所
定の項目に評価結果を入力すると，最後に評価点数計算
をシステムに行わせて完了する。そして，承認者が発明
の届出を承認すれば，基本文書Ａである発明届出書は知
財部門の受付に電子メールで送られる。同時に発明届出
書（基本文書Ａ）は副文書の評価表Ｘと一緒に，ＣＤ−
ＲＯＭやＭＯ等の記憶装置に保管される。この文書は，
誰も修正等を一切行えないように厳重にソフトにより管
理されている。これによって発明が少なくとも，この承
認時期に行われたということを立証することを可能とし
ている。

【００７２】受付にて基本文書Ａの受付処理が行われる
が，ここでは，ユニークな整理番号が採られると共に，
発明届出書に記載されている必要な事項がホストなどの
別のデータベースにコピーされる。受付処理が完了する
と，基本文書Ｂがシステムによって自動的に作成され，
ワークフロー上の次の工程である担当者に電子メールで
渡される。基本文書Ｂは基本文書Ａの必要な事項の一部
がコピーされている。例えば，届出部門，発明者，出願
人，発明本文や，図面，添付書類等である。

【００７３】この工程で担当者が発明届出書の内容に関
して発明者に質問したい場合には，問い合わせ票Ｄを選
択すると派生文書として新たな文書が作成れ，この派生
文書の問い合わせ票Ｄに基本文書Ｂが添付されて発明者
に電子メールが送られる。発明者は，電子メールを開
き，担当者の質問を確認し，必要に応じて添付の基本文
書である発明届出書Ａを参照し，回答する。そして送信
を指示すると電子メールで担当者に自動的に回答され
る。

【００７４】担当者は，次に発明届出書の処理方針を決
め，例えば，出願するか，取りやめるか，公開技報に掲
載するか等，その決定を上司に承認をもらうべく，送信
する。上司には基本文書Ｂが添付された電子メールが届
けられる。そこで，承認すると外部の特許代理人宛てに
出願を依頼する発注担当者に電子メールが送られる。こ
の時，ワークフローでは出願依頼書Ｃという形に基本文
書が変わっている。この出願依頼書Ｃに発明届出書が添
付されている。

【００７５】また，出願依頼書Ｃには発明届出書の中の
出願に必要な書誌事項と発明本文・図面がコピーされ，
特許担当の判断時事項，例えば，出願期限日，代理人
名，特実区分等がコピーされている。その場合には発明
届出書自体の添付は不要である。そして，基本文書Ｃは
代理人への発注が行われると同時に文書が編集できない
ように保管される。

【００７６】このようにワークフロー上をＮＯＴＥＳ文
書が流れるが，基本文書が各工程での作業に一番ふさわ
しい形にダイナミックに変身しながら流れるようになっ
ているので，処理がし易い。そして，必要な文書が副文
書として添付され，必要に応じて派生文書が作られ，ワ
ークフローを逆流しながら流れる。最終的には，これら
の文書は包袋と呼ばれるデータベースに保管され，後日
必要に応じて内容を参照することができるようになって
いる。

【００７７】また，前述した実施の形態１および実施の
形態２の出願ワークフロー支援システムのセキュリティ
管理としては，例えば，図１３に示すように，発明部門
で発明届出書を作成して，知財部門で出願依頼を作成し
て，外部接続部門および公衆回線（ＩＳＤＮ）を介した
ネットワークを経由して，外部の特許事務所に出願を依
頼するというシステムを構築し，かつ，発明部門の部門
サーバ，知財部門の出願管理サーバ・明細書作成サー
バ，義部接続部門の外部接続サーバ，ネットワーク上の
事務所サーバ等のように各部門の管理サーバをそれぞれ
独立させて，各部門によって直接アクセスできる部門サ
ーバを限定することにより，安全性の向上を図ることが
できる。

【００７８】前述した実施の形態１および実施の形態２
では，一般メールとして紙文書のみを例としたが，これ
に限定するものではなく，例えば，サンプル等の物であ
っても同様の効果を奏することができるのは明らかであ
る。

【００７９】

【発明の効果】以上説明したように，本発明のワークフ
ロー支援システムにおける電子メールと一般メールとの
混在処理方法（請求項１）は，グループ内の仕事の流れ
（ワークフロー）においてコンピュータ世界の電子ルー
トを流れる電子メールと共に現実世界の物流ルートを流
れる紙文書・物品等の一般メールが存在する場合のワー
クフロー支援システムにおける電子メールと一般メール
との混在処理方法であって，ワークフロー支援システム
で支援するワークフローにおいて電子メールと一般メー
ルの両方を同時に使用する場合に，ワークフロー支援シ
ステム上のコンピュータ端末装置を介して電子メールの
他に，紙文書・物品等の一般メールが存在することを入
力する入力工程と，入力工程で一般メールの存在が入力
されると，電子メールをワークフロー上で指定された次
の業務担当者へ送信する際に，電子メールの書誌的情報
に一般メールが存在する旨の情報を合成して，電子メー
ルを送信する送信工程と，受信した電子メールの書誌的
情報に一般メールが存在する旨の情報が合成されている
場合，ワークフロー支援システム上のコンピュータ端末
装置で受信した電子メールの一覧表示を行う際に，該当
する電子メールと対応する一般メールが存在する旨を表
示する表示工程と，を含むため，電子メールの他に一般
メールが存在する場合に，受信した電子メールを開かな
くても一般メールが別に届けられることを判別できるよ
うにして，一般メールの到着前に電子メールを開くとい
う無駄な作業を省いて事務効率の向上を図ることができ
る。

【００８０】また，本発明のワークフロー支援システム
における電子文書と紙文書との混在処理方法（請求項
２）は，グループ内の仕事の流れ（ワークフロー）にお
いてコンピュータ世界の電子ルートを流れる電子文書と
共に現実世界の物流ルートを流れる紙文書が存在する場
合のワークフロー支援システムにおける電子文書と紙文
書との混在処理方法であって，ワークフロー支援システ
ムで支援するワークフロー上おいて電子文書と紙文書の
両方を同時に使用する場合に，ワークフロー支援システ
ム上のコンピュータ端末装置を介して電子文書の他に，
紙文書を添付することを入力する入力工程と，入力工程
で紙文書の添付が入力されると，電子文書を電子メール
でワークフロー上の指定された次の業務担当者へ送信す
る際に，電子メールの書誌的情報に紙文書の添付を示す
紙文書情報を合成して，電子メールを送信する送信工程
と，受信した電子メールの書誌的情報に紙文書情報が合
成されている場合，ワークフロー支援システム上のコン
ピュータ端末装置で受信した電子メールの一覧表示を行
う際に，紙文書情報が合成されている電子メールの一覧
表示情報中に紙文書が添付されている旨を示す添付表示
情報を表示する表示工程と，を含むため，電子文書の他
に紙文書が添付されている場合に，受信した電子メール
を開かなくても紙文書が別に届けられることを判別でき
るようにして，紙文書の到着前に電子メールを開くとい
う無駄な作業を省いて事務効率の向上を図ることができ
る。

【００８１】また，本発明のワークフロー支援システム
における電子文書と紙文書との混在処理方法（請求項
３）は，さらに，入力工程で紙文書の添付が入力される
と，電子文書の作成完了後または電子文書を電子メール
でワークフロー上の指定された次の業務担当者へ送信す
る際に，紙文書を物流ルートで送付するための紙文書送
付票をプリンタ出力する送付票出力工程を含むため，出
力された紙文書送付票を用いて紙文書の発送を行うこと
ができる。換言すれば，電子文書の他に紙文書を添付す
る場合に，紙文書の発送作業を簡単かつ確実に行うこと
ができる。

【００８２】また，本発明のワークフロー支援システム
における電子文書と紙文書との混在処理方法（請求項
４）は，さらに，入力工程で紙文書の添付を入力した
後，紙文書を物流ルートで送付するための紙文書送付票
の出力を指定する出力指定工程と，出力指定工程で紙文
書送付票の出力が指定された場合に，紙文書送付票をプ
リンタ出力する送付票出力工程とを含むため，出力され
た紙文書送付票を用いて紙文書の発送を行うことができ
る。換言すれば，電子文書の他に紙文書を添付する場合
に，紙文書の発送作業を簡単かつ確実に行うことができ
る。

【００８３】また，本発明のワークフロー支援システム
における電子文書と紙文書との混在処理方法（請求項
５）は，入力工程が，電子文書を作成するための電子文
書作成工程中に含まれており，かつ，入力工程で紙文書
を添付することを入力した後，紙文書の種類を選択入力
可能であるため，ワークフロー上の次の業務担当者に送
付する紙文書の種類が状況によって異なる場合でも，次
の業務担当者にどの紙文書が届けられるかを明確に通知
できるようにして，作業効率の向上を図ることができ
る。

【００８４】また，本発明のワークフロー支援システム
における電子文書と紙文書との混在処理方法（請求項
６）は，入力工程で選択された紙文書の種類を紙文書送
付票中に印字するため，紙文書送付票を用いて次の業務
担当者にどの紙文書が届けられるかを明確に通知でき，
作業効率の向上を図ることができる。

【００８５】また，本発明のワークフロー支援システム
における電子文書と紙文書との混在処理方法（請求項
７）は，紙文書送付票に，電子文書作成時に入力した項
目のうち，少なくとも電子文書が流れる先の業務担当者
の所属・氏名および文書名，作成時の日付，作成者が印
字されているため，紙文書が確実に必要な人に渡ること
を保証することができる。また，紙文書送付票からワー
クフロー全体の流れ・進捗状況を確認でき，便利であ
る。

【００８６】また，本発明のワークフロー支援システム
における電子文書と紙文書との混在処理方法（請求項
８）は，入力工程が，電子文書を作成するための電子文
書作成工程中に含まれており，かつ，電子文書作成工程
における電子文書作成フォーマットにおいて，全て電子
的に文書を作成するか，一部紙文書を添付するかを選択
することで紙文書の添付を入力し，全て電子的に文書を
作成するが選択された場合，紙文書送付票のプリンタ出
力を禁止するため，必要な時のみ紙文書送付票を出力
し，不必要な出力を避けることができる。

【００８７】また，本発明のワークフロー支援システム
における電子文書と紙文書との混在処理方法（請求項
９）は，送付票出力工程が，紙文書送付票をプリンタ出
力する際に，プリンタのステータスをコンピュータ端末
装置の画面に表示するため，紙文書送付票の出力完了，
紙詰まり・エラー等によって紙文書送付票が出力されい
ない等を通知して，紙文書送付票の出力を確実に行わせ
ることにより，紙文書の送付を確実に行わせることがで
きる。

【００８８】また，本発明のワークフロー支援システム
における電子文書と紙文書との混在処理方法（請求項１
０）は，ワークフロー支援システムが知的所有権にかか
る出願ワークフロー支援システムであり，電子文書が発
明届出書であるため，出願ワークフローの発明届出書に
紙文書が添付された場合でも，受信した電子メール（発
明届出書）を開かなくても紙文書が別に届けられること
を判別でき，紙文書の到着前に電子メールを開くという
無駄な作業を省いて事務効率の向上を図ることができ
る。

【００８９】また，本発明のワークフロー支援システム
における電子文書と紙文書との混在処理方法（請求項１
１）は，電子文書である発明届出書に共同発明者が入力
された場合，紙文書送付票には，送付宛先として共同発
明者の所属と氏名が順次記載されるため，必要な紙文書
を共同発明者にも確実に届けることができる。

【００９０】また，本発明のワークフロー支援システム
における電子文書と紙文書との混在処理方法（請求項１
２）は，表示工程によって添付表示情報が表示されてい
る電子メールの場合，紙文書の到着を待って該当する電
子メールを開き，電子メールで送付された電子文書の処
理を行うため，紙文書の到着前に電子メールを開くとい
う無駄な作業を省いて事務効率の向上を図ることができ
る。

【００９１】また，本発明のワークフロー支援システム
における電子文書と紙文書との混在処理方法（請求項１
３）は，表示工程によって添付表示情報が表示されてい
る電子メールの場合，紙文書と共に送付されてくる紙文
書送付票の到着を待って該当する電子メールを開き，電
子メールで送付された電子文書の処理を行うため，紙文
書の到着前に電子メールを開くという無駄な作業を省い
て事務効率の向上を図ることができる。

【００９２】また，本発明のワークフロー支援システム
における電子文書と紙文書との混在処理方法（請求項１
４）は，紙文書送付票には，紙文書を特定するための送
付票ＩＤが記載されており，添付表示情報が表示されて
いる電子メールを開く場合には，電子メールと対応する
送付票ＩＤを入力することで電子メールの開封が可能と
なるため，電子メール（電子文書）と紙文書とを確実に
対応させて電子メールを開くことができ，誤って電子メ
ールを開く等の無駄な作業を回避することができる。ま
た，電子文書と紙文書との対応を間違えて業務を行う等
の人的なミスを回避することができる。

【００９３】また，本発明のワークフロー支援システム
における電子文書と紙文書との混在処理方法（請求項１
５）は，送付票ＩＤが，バーコードで記載されており，
光学的読取手段を用いてバーコードを読み取ることによ
り，送付票ＩＤを入力するため，簡単かつ確実に送付票
ＩＤの入力を行うことができる。

【００９４】また，本発明のワークフロー支援システム
における電子文書と紙文書との混在処理方法（請求項１
６）は，ワークフロー支援システムで，ワークフローの
電子ルートにおける経由先である業務担当者を追加また
は変更することが可能であり，紙文書送付票は，電子文
書作成時に決定された紙文書の送付先が順次記載されて
いると共に，さらにワークフローの途中で最初の作成者
以外の業務担当者が経由先である業務担当者の追加また
は変更を行った場合に，手書きで紙文書の送付先を追加
記入できるように予め紙文書送付票のフォーマットが設
定されているため，電子文書の回覧先を追加したり，変
更した場合でも，間違いなく電子文書の送信先と紙文書
の送付先とを一致させることができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】実施の形態１の出願ワークフロー支援システム
の概略システム構成を示す説明図である。

【図２】実施の形態１の出願ワークフロー支援システム
で支援するワークフロー（仕事の流れ）の一部を示す説
明図である。

【図３】実施の形態１の出願ワークフロー支援システム
における発明届出書の作成処理の概略フローチャートで
ある。

【図４】実施の形態１の発明届出書の作成画面を示す説
明図である。

【図５】紙文書送付票の出力例を示す説明図である。

【図６】紙文書送付票の出力時のプリンタのステータス
表示画面例を示す説明図である。

【図７】実施の形態１における紙文書添付マークの表示
例を示す説明図である。

【図８】送付票ＩＤ入力による電子メールの開封を示す
説明図である。

【図９】送付票ＩＤをバーコードとした例を示す説明図
である。

【図１０】実施の形態１の効果を示す説明図である。

【図１１】実施の形態２の紙文書送付票の入力画面を示
す説明図である。

【図１２】ノーツを利用した本格的ワークフローを示す
説明図である。

【図１３】出願ワークフロー支援システムのセキュリテ
ィ管理を示す説明図である。

【符号の説明】

１０１ローカル・エリア・ネットワーク１０２〜１０５クライアン（コンピュータ端末装置）１０６，１０７サーバ１０８，１０９プリンタ

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (72)発明者牧田恵二東京都大田区中馬込１丁目３番６号株式会社リコー内

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】グループ内の仕事の流れ（ワークフロ
ー）においてコンピュータ世界の電子ルートを流れる電
子メールと共に現実世界の物流ルートを流れる紙文書・
物品等の一般メールが存在する場合のワークフロー支援
システムにおける電子メールと一般メールとの混在処理
方法であって，ワークフロー支援システムで支援するワ
ークフローにおいて電子メールと一般メールの両方を同
時に使用する場合に，前記ワークフロー支援システム上
のコンピュータ端末装置を介して電子メールの他に，紙
文書・物品等の一般メールが存在することを入力する入
力工程と，前記入力工程で前記一般メールの存在が入力
されると，前記電子メールをワークフロー上で指定され
た次の業務担当者へ送信する際に，前記電子メールの書
誌的情報に前記一般メールが存在する旨の情報を合成し
て，前記電子メールを送信する送信工程と，受信した電
子メールの書誌的情報に前記一般メールが存在する旨の
情報が合成されている場合，前記ワークフロー支援シス
テム上のコンピュータ端末装置で受信した電子メールの
一覧表示を行う際に，該当する電子メールと対応する一
般メールが存在する旨を表示する表示工程と，を含むこ
とを特徴とするワークフロー支援システムにおける電子
メールと一般メールとの混在処理方法。
【請求項２】グループ内の仕事の流れ（ワークフロ
ー）においてコンピュータ世界の電子ルートを流れる電
子文書と共に現実世界の物流ルートを流れる紙文書が存
在する場合のワークフロー支援システムにおける電子文
書と紙文書との混在処理方法であって，ワークフロー支
援システムで支援するワークフロー上おいて電子文書と
紙文書の両方を同時に使用する場合に，前記ワークフロ
ー支援システム上のコンピュータ端末装置を介して電子
文書の他に，紙文書を添付することを入力する入力工程
と，前記入力工程で前記紙文書の添付が入力されると，
前記電子文書を電子メールでワークフロー上の指定され
た次の業務担当者へ送信する際に，前記電子メールの書
誌的情報に前記紙文書の添付を示す紙文書情報を合成し
て，前記電子メールを送信する送信工程と，受信した電
子メールの書誌的情報に前記紙文書情報が合成されてい
る場合，前記ワークフロー支援システム上のコンピュー
タ端末装置で受信した電子メールの一覧表示を行う際
に，前記紙文書情報が合成されている電子メールの一覧
表示情報中に紙文書が添付されている旨を示す添付表示
情報を表示する表示工程と，を含むことを特徴とするワ
ークフロー支援システムにおける電子文書と紙文書との
混在処理方法。
【請求項３】さらに，前記入力工程で前記紙文書の添
付が入力されると，前記電子文書の作成完了後または前
記電子文書を電子メールでワークフロー上の指定された
次の業務担当者へ送信する際に，前記紙文書を前記物流
ルートで送付するための紙文書送付票をプリンタ出力す
る送付票出力工程を含むことを特徴とする請求項２記載
のワークフロー支援システムにおける電子文書と紙文書
との混在処理方法。
【請求項４】さらに，前記入力工程で前記紙文書の添
付を入力した後，前記紙文書を前記物流ルートで送付す
るための紙文書送付票の出力を指定する出力指定工程
と，前記出力指定工程で紙文書送付票の出力が指定され
た場合に，前記紙文書送付票をプリンタ出力する送付票
出力工程とを含むことを特徴とする請求項２記載のワー
クフロー支援システムにおける電子文書と紙文書との混
在処理方法。
【請求項５】前記入力工程は，前記電子文書を作成す
るための電子文書作成工程中に含まれており，かつ，前
記入力工程で前記紙文書を添付することを入力した後，
前記紙文書の種類を選択入力可能であることを特徴とす
る請求項２〜４記載のいずれか一つのワークフロー支援
システムにおける電子文書と紙文書との混在処理方法。
【請求項６】前記入力工程で選択された紙文書の種類
を前記紙文書送付票中に印字することを特徴とする請求
項５記載のワークフロー支援システムにおける電子文書
と紙文書との混在処理方法。
【請求項７】前記紙文書送付票は，電子文書作成時に
入力した項目のうち，少なくとも前記電子文書が流れる
先の業務担当者の所属・氏名および文書名，作成時の日
付，作成者が印字されていることを特徴とする請求項３
〜６記載のいずれか一つのワークフロー支援システムに
おける電子文書と紙文書との混在処理方法。
【請求項８】前記入力工程は，前記電子文書を作成す
るための電子文書作成工程中に含まれており，かつ，前
記電子文書作成工程における電子文書作成フォーマット
において，全て電子的に文書を作成するか，一部紙文書
を添付するかを選択することで前記紙文書の添付を入力
し，全て電子的に文書を作成するが選択された場合，前
記紙文書送付票のプリンタ出力を禁止することを特徴と
する請求項３記載のワークフロー支援システムにおける
電子文書と紙文書との混在処理方法。
【請求項９】前記送付票出力工程は，前記紙文書送付
票をプリンタ出力する際に，プリンタのステータスをコ
ンピュータ端末装置の画面に表示することを特徴とする
請求項３〜８記載のいずれか一つのワークフロー支援シ
ステムにおける電子文書と紙文書との混在処理方法。
【請求項１０】前記ワークフロー支援システムは，知
的所有権にかかる出願ワークフロー支援システムであ
り，前記電子文書は，発明届出書であることを特徴とす
る請求項２〜９記載のいずれか一つのワークフロー支援
システムにおける電子文書と紙文書との混在処理方法。
【請求項１１】前記電子文書である発明届出書に共同
発明者が入力された場合，前記紙文書送付票には，送付
宛先として前記共同発明者の所属と氏名が順次記載され
ることを特徴とする請求項１０記載のワークフロー支援
システムにおける電子文書と紙文書との混在処理方法。
【請求項１２】前記表示工程によって前記添付表示情
報が表示されている電子メールの場合，前記紙文書の到
着を待って該当する電子メールを開き，前記電子メール
で送付された電子文書の処理を行うことを特徴とする請
求項２または３記載のワークフロー支援システムにおけ
る電子文書と紙文書との混在処理方法。
【請求項１３】前記表示工程によって前記添付表示情
報が表示されている電子メールの場合，前記紙文書と共
に送付されてくる紙文書送付票の到着を待って該当する
電子メールを開き，前記電子メールで送付された電子文
書の処理を行うことを特徴とする請求項３記載のワーク
フロー支援システムにおける電子文書と紙文書との混在
処理方法。
【請求項１４】前記紙文書送付票には，前記紙文書を
特定するための送付票ＩＤが記載されており，前記添付
表示情報が表示されている電子メールを開く場合には，
前記電子メールと対応する送付票ＩＤを入力することで
前記電子メールの開封が可能となることを特徴とする請
求項１３記載のワークフロー支援システムにおける電子
文書と紙文書との混在処理方法。
【請求項１５】前記送付票ＩＤは，バーコードで記載
されており，光学的読取手段を用いて前記バーコードを
読み取ることにより，前記送付票ＩＤを入力することを
特徴とする請求項１４記載のワークフロー支援システム
における電子文書と紙文書との混在処理方法。
【請求項１６】前記ワークフロー支援システムは，ワ
ークフローの電子ルートにおける経由先である業務担当
者を追加または変更することが可能であり，前記紙文書
送付票は，電子文書作成時に決定された紙文書の送付先
が順次記載されていると共に，さらにワークフローの途
中で最初の作成者以外の業務担当者が経由先である業務
担当者の追加または変更を行った場合に，手書きで紙文
書の送付先を追加記入できるように予め前記紙文書送付
票のフォーマットが設定されていることを特徴とする請
求項３〜１５記載のいずれか一つのワークフロー支援シ
ステムにおける電子文書と紙文書との混在処理方法。