JP4967509B2 - 知的財産関連の電子情報管理システム - Google Patents

Description

本発明は、会社や大学などの企業や各種団体など、複数の組織から構成される組織体で用いられる情報を電子データの状態で管理する電子情報管理システムに関し、特に知的財産関連の電子情報管理システムに関する。

企業や各種団体（以下、組織体ともいう。）は、事業部、部、課、係などのような複数の組織により階層的に構成され、各組織で取得又は作成された情報は、組織体内の他の組織や外部の組織体に送付される。また逆に、ある特定の組織には、当該組織体内の他の組織や外部の組織体から様々な情報が送付されてくる。

こうした情報のやり取りは、紙媒体を介して行われているのが一般的であったが、紙媒体では保管スペースや送付費用の問題があることから、現在では情報を電子データ化して送受信する、いわゆるペーパーレス化が進められている。

組織体で取り扱われる情報は、その組織体の特性、たとえば生産品やサービス内容によって多種多様であるため、プログラムなどを作成する専門家であるシステムエンジニア又はプログラマが、その組織体の業務内容や情報の種類及び送受信相手などをその組織体の担当者に逐一ヒアリングし、取り扱われる情報及び組織体の構成に応じて専用のシステムを構築する必要があった。

なかでも、特許などの知的財産権に係わる情報は多種多様であり、関連部署も組織内あるいは組織外を問わず多岐にわたり、しかも情報の出力期限なども厳格な管理が必要なことから、上述した情報の電子化を進める場合には専門のシステムエンジニアやプログラマが組織体の業務担当者と多数回のヒアリングを通して長時間かけて完成するため、コスト的にもきわめて高額なシステムとなっていた。

また、従来の知的財産権に係わる情報のファイリング方法としては、案件ごとに番号順に整理するか、出願・拒絶・異議・登録・年金のように属性イベント別に整理する方法が一般的である。しかし、前者にあっては案件ごとに一連の書類が全て網羅されているので必要なときに参照しやすいが、その進捗状況がわからず業務効率の点で問題がある。また、後者にあっては、属性イベント別に整理しているのでその業務に対してアクションがとりやすいが、関連する書類の全てを参照できないので必要時に参照する効率が悪いという問題がある。かかる観点から、多数の情報を多数の組織で同時期に取り扱う際に、その情報の一元管理が望まれている。

本発明は、システム構築の専門的知識がなくても汎用ソフトウェアを用いて組織体の業務担当者が簡単に作成することができ、また多数の情報を多数の組織で同時期に取り扱う際に情報の一元管理が可能な知的財産関連の電子情報管理システムを提供することを目的とする。

《知的財産関連の電子情報管理システム》
上記目的を達成するために、本発明の知的財産関連の電子情報管理システムは、複数の組織から構成される組織体で用いられる知的財産関連情報を電子データの状態で管理する知的財産関連の電子情報管理システムであって、
発明者が所属する組織の構成員がアクセス可能な発明組織端末コンピュータと、
知的財産組織の構成員がアクセス可能な知的財産管理組織端末コンピュータと、
これらの端末コンピュータを接続するネットワークと、
前記ネットワークを介して接続され、少なくとも、提案される発明の技術分野に応じて作成され、それぞれの技術に共通する事項が予め織り込まれて発明を論理的に記載する順序が定められた複数種類の発明説明書の雛形が格納された提案発明テーブルと、出願済みの特許明細書を格納する特許出願テーブルと、拒絶理由通知書及びその引用例を含む外部組織から送られてきた電子化された書類情報に、数字の連続番号で構成される固有の登録文書番号を順に付し、その書類の属性とともに一つの電子ファイルにして一時的に格納するテンポラリ書類テーブルと、を含むデータベースと、
前記ネットワークを介して前記発明組織端末コンピュータ、前記知的財産管理組織端末コンピュータ及び前記データベースに接続され、情報管理プログラムがインストールされた管理サーバと、
前記データベースに格納された情報を検索するデータベースエンジンと、を備え、
前記管理サーバは、
前記発明組織端末コンピュータからの指令にしたがって、前記提案発明テーブルに格納された発明説明書の雛形及び前記特許出願テーブルに格納された特許明細書を抽出する指令を前記データベースエンジンに出力するとともに、当該データベースエンジンにより抽出された情報を前記発明組織端末コンピュータに表示し、
前記発明組織端末コンピュータからの指令にしたがって作成された発明説明書を前記提案発明テーブルに格納し、
前記テンポラリ書類テーブルに格納された、前記外部組織から送られてきた拒絶理由通知書及びその引用例と、前記特許出願テーブルに格納された、前記拒絶理由通知書の対象となる特許出願書類と、を関連付けて記憶し、何れかの端末コンピュータからの指令にしたがって当該端末コンピュータにこれら拒絶理由通知書及びその引用例並びに特許出願書類を表示することを特徴とする。

本発明の知的財産関連の電子情報管理システムでは、新たな発明を提案するにあたり、提案される発明の技術分野に応じて作成され、それぞれの技術に共通する事項が予め織り込まれて発明を論理的に記載する順序が定められた複数種類の発明説明書が提案発明テーブルに格納され、発明者からの指令にしたがって最適な雛形が抽出できるので、発明説明書の作成時間を短縮できるとともに発明者の提案意欲を増進させることができる。

また、技術分野に応じた雛形に加えて、出願済みの特許明細書を容易に検索できるように構成することで、発明説明書の作成時間をより一層短縮できるとともに発明者の提案意欲をより増進させることができる。

本発明の電子情報管理システムを用いて、外部組織から送られてきた電子化された書類情報に固有番号及びその書類の属性を付し、データベース内のテンポラリ書類テーブルに一時的に格納するように構成することで、その組織に送られてくる書類を一元管理することができ、書類の私物化を防止することができる。

また、本発明の電子情報管理システムを用いて、外部組織から送られてきた書類と当該書類の関係書類とを関連付けて一連の電子データにし、この電子データを他の組織に送信するように構成することで、関連する全ての書類を即座に参照することができ業務の効率化が図られる。

また上記目的を達成するために、本発明の知的財産関連の電子情報管理システムは、外部組織から送られてきた紙媒体による書類情報を電子化する手段または外部組織から送られてきた電子化された書類情報を一時的に格納する手段と、電子化された書類情報に固有番号及びその書類の属性を付して一つの電子ファイルにする手段と、前記書類情報に付された固有番号または属性をキーにして所望の電子ファイルを検索する手段と、を有することを特徴とする。

外部組織から送られてきた紙媒体による書類情報を電子化し、これに固有番号と属性を付して整理することで、内部組織において書類情報を共有化することができ私物化を防止することができる。また電子ファイルの状態で受け渡しが可能となるので情報交換に要する時間、費用、手間などが著しく改善される。

発明の実施の形態

以下、本発明の実施形態を図面に基づいて説明する。

《知的財産関連の電子情報管理システムの構成》
図１は本発明の実施形態に係る知的財産関連の電子情報管理システムの全体構成を示すブロック図、図２は図１に示すデータベースの内容を示すブロック図、図３は図２に示すデータベースにおけるデータ格納構造を示す概念図である。

本例に係る知的財産関連の電子情報管理システム１（以下、単にシステム１ともいう。）は、Ｗｅｂサーバ１１（管理サーバともいう。）、データベース１２、技術部端末コンピュータ１３、知的財産部端末コンピュータ１４を有し、これらが、主として社内にのみ設けられている閉鎖系のローカルエリアネットワークである社内ＬＡＮ１５で接続されている。また、Ｗｅｂサーバ１１は、この閉鎖系社内ＬＡＮ１５以外の外部のネットワーク、たとえばインターネット１６に接続され、このインターネット１６には弁理士事務所端末コンピュータ１７や特許庁のホストコンピュータ１８が接続されている。

なお、本件にて取り扱われる知的財産関連の情報は、特許出願の前後に拘らず機密扱いとされることが多いので、同図に示すようにＷｅｂサーバ１１を社外のインターネット１６に接続する場合には、Ｗｅｂサーバ１１やデータベース１２にセキュリティ機能を付与することが望ましい。

データベース１２は、図２に示すようにデータベースエンジン１２１と、複数のテーブル１２２〜１２８とから構成され、テーブルには、提案発明テーブル１２２、国内特許出願テーブル１２３、外国特許出願テーブル１２４、他社特許テーブル１２５、特許異議・無効審判テーブル１２６、マスターテーブル１２７および書類テーブル１２８がある。

ここで、提案発明テーブル１２２とは、技術部員（以下、発明者ともいう。）が作成した発明の説明書のデータを格納したテーブル、国内特許出願テーブル１２３とは日本国に出願した特許出願（出願係属中、査定確定、放棄・取下げの全てを含む。）のデータを格納したテーブル、外国特許出願テーブル１２４とは日本国以外の外国に出願した特許出願（出願係属中、査定確定、放棄・取下げの全てを含む。）のデータを格納したテーブル、他社特許テーブル１２５とは自社以外の会社が出願した特許（主として自社技術に関連する特許）のデータを格納したテーブル、特許異議・無効審判テーブル１２６とは自社特許に対する特許異議申立事件及び無効審判事件並びに他社特許に対する特許異議申立事件及び無効審判事件のデータを格納したテーブルである。

また、マスターテーブル１２７には、図３に示すように社員マスターテーブル１２７１、部署マスターテーブル１２７２、出願人マスターテーブル１２７３、特許分類マスターテーブル１２７４、契約マスターテーブル１２７５及び業務区分マスターテーブル１２７６などがあり、たとえば社員マスターテーブル１２７１は、社員のＩＤ番号、氏名及び所属部署が対応付けられてテーブル化されたものである。同じく、部署マスターテーブル１２７２は、部署のＩＤ番号、部署名及び所属社員が対応付けられてテーブル化されたものである。また、業務区分マスターテーブル１２７６はデータベース１２へのアクセス権を定義するテーブルであり、アクセス権の内容を示す業務区分が各社員のＩＤ番号に対応付けられてテーブル化されたものである。すなわち、社員の所属部署や役職に応じて業務区分を予め決定し、業務区分に応じて各端末に表示される項目（テーブルのフィールド）を切り替え、たとえば一般社員の端末には必要な項目しか表示しないことで、内容の機密保守性を確保することとしている。

これらのマスターテーブルは、後述する発明の説明書の入力操作や知財管理入力操作を行う際に参照される、ほぼ不変のデータをいう。これに対し、マスターテーブル以外のテーブルは、関連付けられるデータが時々刻々と変化する性質を有するデータで構成されるテーブルである。

書類テーブル１２８とは、テンポラリ書類フォルダ１２８ａに格納された電子データの書類のうち選択された書類を格納するテーブルである。なお、テンポラリ書類フォルダ１２８ａとは、自部署に送付されてきた紙媒体の書類を、スキャナなどを用いて読み込んでこれをたとえばアドビシステムズ社のＰＤＦ形式の画像ファイルやテキスト形式のファイルに変換して格納したり、または送付されてきた電子データの書類をそのまま格納したりするテーブルであり、各書類の画像ファイルには入力された順に連続番号が自動付与され、この連続番号（以下、文書番号ともいう。）と画像ファイル名とが対応付けられて格納されている。テンポラリ書類フォルダ１２８ａの活用法は、テンポラリ書類登録（文書登録）の項で説明する。

管理サーバ１１を構成する管理サーバコンピュータには、上述したテーブル１２２〜１２８の共通する管理項目を関連付けて目的とするデータ群を抽出する、いわゆるクエリ機能を備えた汎用ソフトウェア（リレーショナルソフトウェア）がインストールされている。ここで、テーブル１２２〜１２８の管理項目とは、たとえば社員マスターテーブルにおいては、社員のＩＤ番号、社員名、所属部署名であり、部署マスターテーブルにおいては、部署名、部署のＩＤ番号、所属社員名である。したがって、社員マスターテーブルと部署マスターテーブルの共通する管理項目は、社員名と部署名であり、これら社員名又は部署名の何れかをキー（共通管理項目）にして目的とするデータ群を抽出する。

本例の管理サーバ１１１は、発明の説明書入力機能と知財管理機能を備えている。以下、知的財産関連の業務ルーチンにこれらの機能を応用した実施形態について説明する。

《出願業務ルーチン》
本発明に係る知的財産関連の電子情報管理システム１が解決しようとする課題のひとつに、社内ネットワークを介して発明者からの発明提案を受け付け、この発明提案届に発明の説明書や先行技術などの関連する全ての書類をインデックス付きで添付してシステムに格納するとともに、それ以降の業務ルーチンもシステムのデータベースを用いて情報の授受を行うことがある。

これにより、発明提案届に関連する全ての情報が即座に参照でき、しかもこれを一元的に管理することで、多部署のそれぞれから同じ情報を共有することができる。またその承認手続、関係部署との連絡、業務の進捗状況の管理もネットワーク上で実行できる。

また、発明者が発明の説明書を作成するにあたっては、技術分野別の雛形を用意するとともに関連する先行特許をネットワーク上で容易に参照できるように構築することで、発明者の提案意欲を増進させることができる。

以下、技術部に所属する発明者が、自己が完成した発明を特許出願したいと考えたとき、本例のシステム１を用いて提案する際の手順の一例を説明する。

ここでは、図４に示すように発明者が所属部署を経由して自社の知的財産部に発明の説明書を提出し、これを受領した知的財産部の担当者は出願の可否を検討した上で、出願可能であると判断したときは弁理士事務所に明細書を含む出願書類の作成を依頼する。出願依頼を受任した弁理士事務所は、必要書類を作成してこれを知的財産部に送り、知的財産部の担当者はこの書類を発明者に送って確認を指示する。発明者は、確認を完了したら所属部署を経由してその旨を知的財産部に連絡し、これを受けた知的財産部の担当者は、自分でも最終確認をし、確認結果とともに弁理士事務所に出願手続を指示する。出願書類の最終確認を受け出願指示がされると、弁理士事務所は特許庁に対して出願手続きを行い、その出願手続をした書類の控えを含む出願報告を知的財産部に送る。知的財産部では出願書類をシステム１に登録する。

なお、以上の業務ルーチンは主として日本国へ特許出願する際の基本的ルーチンであるが、実用新案登録出願、意匠登録出願、商標登録出願の場合でも同じである。また、これらを日本国以外の外国へ出願する場合も上記の基本ルーチンは同じである。したがって、日本国への特許出願手続に関する業務ルーチンを代表例に挙げて、本発明の知的財産関連の電子情報管理システム１を用いて実行する場合の一例を説明する。

１．発明の説明書入力機能：
まず、発明者は自己が完成した発明の内容を所属部署の上司、知的財産部の担当者及び特許出願手続きの代理を行う弁理士事務所の担当弁理士等に理解してもらう必要があるため、発明内容を記載した「発明の説明書」を作成する。

本例のシステム１においては、技術分野別に異なる発明の説明書の雛型（テンプレート）が予め作成され、管理サーバ１１の提案発明テーブル１２２に格納されている。この発明の説明書の雛形とは、たとえば、自社技術がシリコン単結晶引き上げ技術、気相成長技術、シリコンウェハ洗浄技術、シリコンウェハ研磨技術に分類される場合には、それぞれの技術に共通する事項が予め織り込まれた発明の説明書であって、これを発明者が参照しながら自己の発明に関する発明の説明書を作成する。これにより、発明者は、どういう順序で自己の発明を論理的に記載すべきかを自分で考える必要がないので、発明者自身の発明の説明書の作成時間だけでなく知的財産部の担当者や弁理士の発明の理解時間を短縮することができる。

またこれに加えて、上述した管理サーバ１１の国内特許出願テーブル１２３又は他社特許テーブル１２５に記録された多数の出願書類（明細書に相当するもの。）を、自分の端末コンピュータ１３またはＷｅｂサーバ１１の検索機能付きソフトウェアを用いてキーワード検索することで、今回提案しようとする発明にマッチした出願済みの明細書を抽出することができ、その文献を参照しながら発明の説明書を作成することができる。これによっても、作成時間の短縮を図ることができるだけでなく、雛形文書や類似出願の文書が存在するので、発明者の発明意欲が刺激され、より多くの発明を提案することが期待できる。

２．発明提案届の提出〜出願までの管理機能：
発明者が自己の技術部端末コンピュータ１３を用いて発明の説明書を作成したら、この発明の説明書を一旦自己の技術部端末コンピュータ１３に保存する。そして、本例のシステム１に技術部端末コンピュータ１３からアクセスする。このとき、自己の技術部端末コンピュータ１３に予めインストールされたネットワークブラウザ（たとえば、マイクロソフト社のインターネットエクスポローラ（登録商標））を用いる。図５は本例の知的財産関連情報の管理システム１のログイン画面とメインメニュー画面を示す図、図６は同じくシステム１の発明提案入力画面を示す図である。

発明者が技術部端末コンピュータ１３から本例の知的財産関連の電子情報管理システム１にアクセスすると、図５（Ａ）に示すログイン画面が立ち上がり、発明者はこのログイン画面の「ユーザ名」の入力部に自分のユーザ名、たとえば各社員に与えられた電子メールアドレスを入力するとともに、「パスワード」の入力部に自分のパスワードを入力し、ログインボタンをクリックする。

これにより、同図（Ｂ）に示すメインメニュー画面に遷移する。このメインメニュー画面には、本例のシステム１の主たる機能である、「特許調査」、「他社特許監視」、「発明提案入力検索」及び「知財課承認修正検索」のそれぞれのサブメニューを選択するサブメニューボタンが設けられている。

ここでは、発明者が発明の説明書を作成し、所属部長を経由して知的財産部へ提出するルーチンであることから、同図（Ｂ）に示す「発明提案入力検索」のボタンをクリックする。これにより、図６に示す発明提案入力画面に遷移する。

図６（Ａ）〜（Ｃ）は、連続する発明提案入力画面をスクロールした状態を示す図であり、実際には同図（Ａ）〜（Ｃ）の内容が連続した一つのページで構成されている。この発明提案入力画面において、発明者が入力すべき項目は他の項目と識別できる特定の色（たとえば、緑色）で示されており、発明者はその特定の色で示された項目に関し入力作業を行う。具体的には、部署名、部署知財担当者、所属長、届出年月日、届出の名称、出願人、発明（考案）の譲渡、社内実施の状況、社内実施の場所、社内実施の工程、発明の概要（発明の要約）、処理状況（提案書の処理状況）等々を入力し、最後に「登録」ボタンをクリックする。

なおここで、部署名、部署知財担当者、所属長、出願人の入力部はプルダウンメニューとされ、図２に示すマスターテーブル１２７の社員マスターテーブル１２７１、部署マスターテーブル１２７２、出願人マスターテーブル１２７３のデータと関連付けられてプルダウンメニュー項目にリストアップされている。たとえば、図６の「部署名」のプルダウンメニューには部署マスターテーブルの全部署名がリストアップされ、このリストから自分の部署を選択すると、それに応じて「部署知財担当者」がその部署の知財担当者を抽出してプルダウンメニューに表示される。また、所属長も同様にプルダウンメニューに表示されるので、発明者は部署知財担当者や所属長の氏名を手入力しなくてもリストアップメニューから選択するだけで足りる。さらに、届出年月日にはカレンダーメニューが付与され、カレンダーアイコンをクリックするとカレンダーが表示され、入力したい年月日をクリックすると届出年月日のスペースにその年月日が入力される。「発明（考案）の譲渡」の項目も同様に、現部門名のプルダウンメニューで発明者の現在の所属部門を選択すると、その右の「現部署名（所属課）」と「氏名」のプルダウンメニューには、現部門と関係付けられた部署名と、その部署名に関係付けられた氏名（所属社員名）が抽出されてリストアップされる。これらは、本システムのマスターテーブル１２７を用いたリレーショナル機能に基づく利便である。

図６（Ｃ）に示す画面の最下段には、先に作成した発明の説明書を本例のシステム１にアップロードするための入力項目が設けられている。発明者は、この「資料名」のスペースにたとえば「発明の説明書」と手入力する。また、「ファイル（アップロードして下さい）」のスペースには、先に保存した発明の説明書の保存ディレクトリとファイル名を入力するか、「参照」アイコンボタンをクリックして保存ディレクトリを表示させ、目的とするファイルを選択する。

以上の入力作業を終了したら、図６（Ｃ）の最下段の「登録」アイコンボタンをクリックする。これにより、本例のシステム１の提案発明データベース１２２に当該発明提案届けと発明の説明書の電子ファイルが登録（記憶）される。

発明者が以上の登録手続を行ったら、その旨を所属長に電子メールまたは口頭で連絡し、所属長の承認を仰ぐ。図７〜図９は本例の知的財産関連の電子情報管理システム１の発明提案承認画面を示す図である。

所属長は、自分の技術部端末コンピュータ１３から本例のシステム１にアクセスし、上記の発明者と同様に、図５（Ａ）に示すログイン画面のユーザ名とパスワードを入力し、同図（Ｂ）に示す次のメインメニュー画面の「発明提案入力検索」のアイコンボタンをクリックすると、図７（Ａ）に示す発明提案入力の検索画面に遷移する。この画面の最上段の「所属長承認有無」のプルダウンメニューから「未承認」を選択して最下段の「検索」アイコンをクリックすると、同図（Ｂ）に示すようにその所属長が承認すべき案件のうち未承認状態となっている案件がリストアップされる。

図８（Ａ）〜（Ｃ）は、連続する発明提案入力（承認）画面をスクロールした状態を示す図であり、実際には同図（Ａ）〜（Ｃ）の内容が連続した一つのページで構成されている。所属長が、このリストの中から該当する案件の仮登録番号をクリックすると、図８（Ａ）〜（Ｃ）に示す「発明提案入力（承認）画面」に遷移する。なおここで、既述した業務区分マスターテーブル１２７６（図３参照）に基づくデータベースへのアクセス権が機能し、所属長たる管理者でないと表示されない画面が表示される。

所属長が、同図（Ｃ）の最下段の「資料名」の「表示」アイコンをクリックすると、この仮登録番号に関連付けられた発明の説明書を提案発明テーブル１２２から抽出し、図９に示すように所属長の端末コンピュータ１３にインストールされた対応するソフトウェアを用いて表示する。所属長は、この発明者が作成した発明の説明書の内容を検討し、承認する場合には図８（Ｃ）の「所属長所見」の欄に所見を入力したのち、最下段の「承認」アイコンをクリックする。以上で、発明者の所属長の承認手続きが完了する。

発明提案届けが所属長の承認を受けると、所属長は電子メール若しくは口頭で知財担当者にその旨を連絡する。または知財担当者が所定の頻度（たとえば毎日１回）で本例のシステム１にアクセスし、図５（Ｂ）の「発明提案入力検索」メニューの検索機能を用いて、所属長が承認済みであって知財部が未承認の案件をリストアップし、以下の処理を実行しても良い。図１０は本例の知的財産関連の電子情報管理システム１の発明提案の知的財産部承認画面を示す図である。

知財担当者は、本例のシステム１にアクセスし、図５（Ａ）のログイン画面からログインし、同図（Ｂ）のメインメニューの「知財課承認修正検索」アイコンをクリックする。これにより、図１０に示す「発明提案知財課承認修正」画面に遷移する。ここにおいても、既述した業務区分マスターテーブル１２７６（図３参照）に基づくデータベースへのアクセス権が機能し、知財担当者でないと表示されない画面が表示される。

この画面においては、既に発明者及び所属長により入力された項目以外の、知財部署が入力すべき項目を入力する。具体的には、知財担当者、知財確認者、知財承認者、知財承認日、打合せ日、特許事務所、特許事務所番号、進捗状況、出願国コード等である。また、この際に知財担当者も発明提案の内容を検討するので、そのときは同図（Ｃ）の「資料名」の「表示」アイコンをクリックする。そうすると、この仮登録番号に関連付けられた発明の説明書を提案発明テーブル１２２から抽出し、同図（Ｄ）に示すように知財担当者の端末コンピュータ１４にインストールされた対応するソフトウェアを用いて発明の説明書の内容を表示する。知財担当者は、この発明者が作成した発明の説明書の内容を検討し、承認する場合には図１０（Ｃ）の最下段の「承認」アイコンをクリックする。以上で、知財担当者の承認手続きが完了する。

図４に戻り、次に知財担当者は、弁理士事務所に対して出願書類の作成依頼を行うが、この場合も電子ファイルを活用して業務を行う。すなわち、出願書類の作成依頼は、発明提案の内容に加えて、発明者の住所・氏名、出願人の住所・名称、案件の整理番号、出願国、納期、関連技術等の情報を弁理士事務所に連絡するが、これら必要項目のうち、発明提案内容が変わっても不変である項目、たとえば出願人の住所・名称や発明者の住所（会社内）は予め記載しておいた雛形の出願書類の作成依頼書を用意しておき、発明提案ごとに変更される項目のみを入力する。

そして、この出願書類の作成依頼書の電子ファイルと本例のシステム１の提案発明テーブル１２２に登録された発明の説明書の電子ファイルとを電子メールに添付し、これを弁理士事務所に送信する。なお、弁理士事務所に出願書類の作成依頼を送信する場合も、電子メールソフトウェアに備えられた送信文書の雛形機能を利用し、定型文章を予め雛形化しておき、これを用いて送信する。

出願書類の作成依頼書を受信した弁理士事務所では、依頼内容にしたがって出願書類を作成するが、必要に応じて発明提案内容を確認するための打合せ（発明者及び知財担当者との面談）を知財担当者に申込むこともある。この場合は、案件の理経過を記録するために、知財担当者は、図５（Ｂ）に示すメインメニューの「知財課承認修正検索」の、図１０（Ａ）に示す修正メニュー画面の「打合せ日」にその年月日を入力しておく。

弁理士事務所にて出願書類の作成が完了したら、弁理士事務所は知財部宛に作成した出願書類の確認依頼を行う。この手続は、電子メールに出願書類の電子ファイルを添付することにより行う。弁理士事務所から知財部に対して行う確認依頼には、出願書類の内容のほか、弁理士事務所の整理番号、確認納期の情報が記載されている。このうち確認納期を知財部で管理するために、知財担当者は、図５（Ｂ）に示すメインメニューの「知財課承認修正検索」の、図１０（Ａ）に示す修正メニュー画面の「進捗状況」にそのステータスを入力しておく。

図４に戻り、弁理士事務所から出願書類の確認依頼を受けた知的財産部の担当者は、電子メールにこの出願書類の電子ファイルを添付して発明者に送り、発明者サイドでの確認を指示する。発明者は、出願書類の内容を確認し、訂正箇所があればそれを電子ファイルに加筆して、所属長を経由してその旨を電子メールに出願書類の電子ファイルを添付して知的財産部に連絡する。これを受けた知的財産部の担当者は、自分でも出願書類の内容を最終確認し、この確認結果とともに弁理士事務所に出願手続を指示するが、その前に出願書類の内容が修正されたら、図５（Ｂ）に示すメインメニューの「知財課承認修正検索」の、図１０（Ｃ）に示す修正メニュー画面の「資料名」にその修正された出願書類の電子ファイルをアップロードしておく。

知財部から弁理士事務所への出願手続の指示は、「特許出願依頼書」という書類の電子ファイルと明細書及び図面の電子ファイルを添付した電子メールにて行われる。この特許出願依頼書には、弁理士事務所の整理番号、会社側の整理番号、発明の名称、共同出願の有無（他の出願人）、発明者、出願の種類（新規・分割・変更・国内優先）、出願審査請求の有無、原稿訂正の有無、国内優先の基礎出願等の項目があり、この依頼書も雛形化されて、発明提案ごとに変更される項目のみを入力すれば足りる。

出願書類の最終確認を受け出願指示がされると、弁理士事務所は最終確認された出願書類の内容で特許庁に対して出願手続きを行い、その出願手続をした書類の控えを含む出願報告書の電子ファイルを知的財産部に送る。この出願報告書には、会社側の整理番号、発明の名称、出願日、出願番号、出願人等の情報が含まれ、願書、特許請求の範囲、明細書および図面が電子ファイルで添付されている。

弁理士事務所から出願報告書を受領すると、知的財産部の担当者は、図５（Ｂ）に示すメインメニューの「知財課承認修正検索」の、図１０に示す修正メニュー画面にアクセスし、同図（Ａ）の出願番号及び出願日を新たに追加入力するとともに、既に登録されている項目の内容を確認する。また、願書、特許請求の範囲、明細書及び図面の電子ファイルは、同図（Ｃ）の「資料名」にアップロードしておく。これにより、最終的な出願書類が本システムの国内特許出願テーブル１２３に登録される。

以上が、本例の知的財産関連の電子情報管理システム１を用いた出願業務ルーチンであり、これにより発明の説明書の作成が容易かつ短時間で行うことができ、また技術部、知的財産部及び弁理士事務所といった多数の組織で取り扱われる多数の知的財産情報を一元管理することができる。

《中間処理業務ルーチン》
本発明に係る知的財産関連の電子情報管理システム１が解決しようとする課題のひとつに、ネットワークを介して弁理士事務所からの中間書類を受け付け、この中間書類に引用文献や出願書類などの関連する全ての書類をインデックス付きで添付してシステムに格納するとともに、それ以降の業務ルーチンもシステムのデータベースを用いて情報の授受を行うことがある。

これにより、中間書類に関連する全ての情報が即座に参照でき、しかもこれを一元的に管理することで、多部署のそれぞれから同じ情報を共有することができる。またその承認手続、関係部署との連絡、業務の進捗状況の管理もネットワーク上で実行できる。

なお、中間書類とは、審査・審判段階での拒絶理由通知書、拒絶査定謄本、特許無効審判の審判請求書の副本、特許異議申立手続の取消理由通知書及びこれらに相当する外国特許庁が発行する書類をいう。

以下、上記の出願業務ルーチンにしたがって出願した特許出願について、特許庁から拒絶理由通知書が出願代理人である弁理士事務所に送付され、これに対して特許庁に手続する際の手順を説明する。

ここでは、図１１に示すように弁理士事務所が特許庁から拒絶理由通知書を受領したら、そこに引用された文献書類（引用例または証拠ともいう。）とともに知的財産部に送付し、これを受領した知的財産部の担当者は拒絶理由通知書及び引用例を本システム１のデータベース１２に登録するとともに、拒絶理由通知書、引用例及び出願書類（特許請求の範囲・明細書・図面・これまでの手続補正書など）を技術部の発明者に送付する。

技術部では、まずその発明の重要性、実施状況、他社実施状況などを勘案して応答の要否を判断する。応答が不要であるものは、その旨を知的財産部に連絡し、これをさらに弁理士事務所に連絡して、拒絶理由通知書に対する意見書や手続補正書の提出はせずに放置するよう指示する。一方、拒絶理由通知書に対する応答が必要である案件については、拒絶理由通知書に対する技術部の見解をまとめ知的財産部に連絡する。この見解には、拒絶理由や引用例の妥当性、本願発明との相違点、補正の要否、補正案などが含まれる。

技術部からの見解を受領した知的財産部の担当者は、自分でも拒絶理由通知書の内容を検討し、技術部の見解とともに弁理士事務所に、反論書類（意見書、手続補正書など）の作成を依頼する。反論書類の作成依頼を受任した弁理士事務所は、技術部や知的財産部の見解に基づいて必要な反論書類を作成し、これを知的財産部に送り、内容の確認を依頼する。

知的財産部の担当者はこの書類を発明者に送って確認を指示する。発明者は、確認を完了したら所属部署を経由してその旨を知的財産部に連絡し、これを受けた知的財産部の担当者は、自分でも最終確認をし、確認結果とともに弁理士事務所に反論手続を指示する。反論書類の最終確認を受け手続指示がされると、弁理士事務所は特許庁に対して反論手続を行い、その手続をした反論書類の控えを含む手続完了報告を知的財産部に送る。知的財産部では反論書類をシステム１のデータベース１２に登録する。

なお、以上の業務ルーチンは主として日本国への特許出願に対する拒絶理由通知書（審査段階及び審判段階の両者を含む。）を受け取った際の基本的ルーチンであるが、実用新案登録出願、意匠登録出願、商標登録出願に対する拒絶理由通知書の場合でも同じである。また、これらを日本国以外の外国へ出願したものに対する拒絶理由通知書の場合も上記の基本ルーチンは同じである。さらに、拒絶理由通知書以外の拒絶査定を受け取った場合や、特許無効審判の審判請求書の副本や特許異議申立手続の取消理由通知書を受け取った場合についても、基本的ルーチンは同じである。したがって、拒絶理由通知書を受け取った場合の中間処理手続に関する業務ルーチンを代表例に挙げて、本発明の知的財産関連の電子情報管理システム１を用いて実行する場合の一例を説明する。

技術部への拒絶理由通知書等の送付：
まず、拒絶理由通知書は、特許法第４９条各号に列挙された何れかの拒絶理由を通知するのを目的とする、特許庁審査官から出願人に対する書類であり、拒絶理由通知書本文に加えて、引用例（または引用文献、証拠ともいう。）を引用する拒絶理由と、願書に添付した特許請求の範囲、明細書または図面の記載不備を指摘する拒絶理由等がある。このため、弁理士事務所では、拒絶理由通知書の本文と引用例を電子化したファイル（たとえばアドビシステムズ社のＰＤＦ形式）を電子メールに添付して知的財産部に送信する。

知的財産部では、弁理士事務所から受領した拒絶理由通知書の本文と引用例の電子ファイルを本例のシステム１のテンポラリ書類フォルダ１２８ａに登録するとともに、登録文書番号を取得する。

なお、図１３は受領した拒絶理由通知書及び引用例をデータベース１２に登録する際の画面を示す図であり、図５（Ｂ）に示すメインメニューの「知財課承認修正検索」にアクセスした画面であって、その一部（最上欄と最下欄）を示す。知的財産部の担当者は、この画面の最下欄の「資料名」に「拒絶理由通知書」と入力するとともに、書類テーブル１２８に格納された該当する拒絶理由通知書及びその引用例を右欄の「ファイル」にアップロードする。これにより、本件の特許出願と、拒絶理由通知書及び引用例とが関連付けられることになる。ただし、これは単にファイル同士を関連付けただけであって、本件特許出願のファイルに拒絶理由通知書及び引用例をコピーしたわけではないので、ファイルの格納容量はほとんど増加しない。

この文書登録の手順の詳細は後述するが、登録文書番号とは、その登録しようとする文書（ファイル）に固有の番号であって、たとえば登録する順に付していく数字の連続番号で構成することができる。この登録文書番号は、その書類の送付元である弁理士事務所にも電子メールにて連絡し、以降の連絡については登録文書番号を特定番号（キー）にする。これにより、それまでは、○月×日付けの拒絶理由通知書送付の件などと言ってその書類を特定していたものが、僅か数桁の数字で特定された登録文書番号を用いれば、そのような煩わしさが解消され、また書類の特定精度も向上する。

知的財産部では、弁理士事務所から受領した拒絶理由通知書と引用例に、その出願の出願書類（特許請求の範囲、明細書及び図面）を加えた電子ファイルを発明者に電子メールで送信する。この電子ファイルに出願書類を加えることで、発明者は、本願発明の内容と拒絶理由及び引用例の内容とを即座に比較考量することができ、わざわざ出願書類を捜す手間が省ける。また、拒絶理由及び引用例に出願書類を加えて必要な書類を揃えた状態で発明者に送信することで、発明者の回答意欲を増進させることができる。

図１４は弁理士事務所から送付されてきた拒絶理由通知書を技術部の発明者に送付する際の電子メールの自動生成画面を示す図である。図１４（Ａ）の画面において、該当する拒絶理由通知書の文書番号を指定（カーソルを合わせる）するとともに、その下の「Mail」をクリックすると、文書番号、およびその文書番号に登録された各種の項目が抽出され、同図（Ｂ）（Ｃ）に示すように、予め作成された電子メールの雛形文書の所定箇所にそれらの項目が自動入力される。知的財産部の担当者はその電子メールを技術部の発明者に単に送付すれば足りるので、入力作業が短時間で行えるだけでなく入力ミスが防止できる。なお、同図（Ｄ）に示すように、雛形文書も複数用意されているので、中間処理の内容に応じて適宜選択することができる。

なお、拒絶理由通知書と引用例に出願書類を加えた電子ファイルを発明者に送信することに代えて、拒絶理由通知書をその特許出願のデータベース（図１に示す国内特許出願テーブル１２３に格納されている。）に追加するとともに、この拒絶理由通知書に、拒絶理由通知書で呈示された引用例が自社特許出願であれば図１に示す国内特許出願テーブル１２３の該当する出願を、他社特許出願であれば図１に示す他社特許テーブル１２５の該当する出願を、それぞれ関連付け処理を実行し、発明者に送信する電子メールには、拒絶理由通知書、引用例及び本願の出願書類のそれぞれが格納されたデータベース１２の番地のみを埋め込むように構成しても良い。発明者は受領した電子メールを開き、拒絶理由通知書、引用例及び本願の出願書類それぞれを、Ｗｅｂブラウザを用いて閲覧することができるので、発明者に送信される電子メールの容量を小さくすることができる。

また、拒絶理由通知書と引用例に出願書類を加えた電子ファイルを弁理士事務所の端末コンピュータ１７から知的財産部の端末コンピュータ１４に電子メールを用いて送信することに代えて、ＣＲＭ(Customer Relationship Management)機能を利用した連絡方法を採用してよい。すなわち、ＣＲＭ機能を有するプロバイダに対し、弁理士事務所の端末コンピュータ１７からインターネット１６を介して拒絶理由通知書と引用例に出願書類を加えた電子ファイルをアップロードするとともにその旨を知的財産部の端末コンピュータ１４に電子メールなどで通知する。知的財産部の端末コンピュータ１４では、インターネット１６を介してこのプロバイダに接続し、登録された電子ファイルをダウンロードする。これによっても、電子メール自体の容量を小さくすることができる。なお、この方法においてセキュリティを確保するために、弁理士事務所及び知的財産部の双方の端末コンピュータ１４，１７において、たとえば電子証明書などを用いてログオンするように構成することが望ましい。

さらに、弁理士事務所の端末コンピュータ１７と知的財産部の端末コンピュータ１４との間の連絡手段として、インターネット１６を介して互いにダイレクトに接続するように構成しても良い。この場合、弁理士事務所側と知的財産部側のそれぞれに直接接続を許容するためのサブサーバを設置する。

ところで、知的財産部の端末コンピュータ１４から発明者が所属する技術部の端末コンピュータ１３へ種々の電子メールを送信する場合には、メール自動作成機能を利用して行う。

《テンポラリ書類登録（文書登録）》
本発明に係る知的財産関連の電子情報管理システム１が解決しようとする課題のひとつに、情報の一元管理を行うことにより書類の私物化を防止することがある。以下、知的財産部に送付される全ての書類をテンポラリ書類フォルダ１２８ａに登録する手順を説明する。

ここでは、弁理士事務所や特許庁から受領した紙媒体または電子データの書類を本例のシステム１のテンポラリ書類フォルダ１２８ａに登録する例を説明する。なお、受領した書類が紙媒体であるときは、スキャナなどを用いて画像データなどの電子データに処理したものを自分の端末コンピュータ１４に格納しておく。図１２は本発明に係る知的財産関連の電子情報管理システム１の特許関連文書登録画面を示す図である。

この操作では、図５（Ａ）に示すログイン画面からログインして同図（Ｂ）のメインメニュー画面に入り、「知財課承認修正検索」のアイコンをクリックすると、図１２（Ａ）に示す「特許管理進捗管理」のメニュー画面に遷移する。

このメニュー画面にて「特許関連文書登録」をクリックすると、同図（Ｂ）に示す特許関連文書の詳細入力画面に遷移し、ここで文書番号、ファイル、文書属性等々、その登録しようとする文書に関する詳細なデータを入力する。

なお、「文書番号」とは、その登録しようとする文書（ファイル）に固有の番号であって、たとえば登録する順に付していく数字の連続番号で構成することができる。また、「ファイル」とは登録しようとする文書ファイルであって、同図（Ｂ）に示す「ファイル登録」のボタンをクリックすると同図（Ｃ）に示すファイル登録画面に遷移し、この画面で「ファイルパス」に、登録しようとする文書ファイルのパス名を入力又は参照ボタンをクリックしてパスを指定することで、同図（Ｄ）に示すようにこのパスに記録された目的の文書ファイル名のファイルを図１に示すテンポラリ書類フォルダ１２８ａに格納することができる。

こうして知的財産部が受領した書類は全てテンポラリ書類フォルダ１２８ａに格納されて一元的に管理されることになる。すなわち、テンポラリ書類フォルダ１２８ａに格納された電子書類は、システムに備えられた検索ソフトウェア１２８ｂを用いて、たとえば文書番号や入力された種々の文書属性を検索キーワードにして誰でも検索することができ、また文書属性に応じて分類されたファイリングシステムとしても利用することができる。たとえば、図１２（Ｂ）に示す入力画面において、登録しようとする電子書類が拒絶理由通知書である場合、文書属性に「拒絶理由通知書」と入力するとともに、送付元の弁理士事務所、回答の要否、回答期限などの項目を入力する。これにより、回答が必要な書類であって未回答になっているものを即座に検索抽出することができる。また、本システムによれば、拒絶理由通知書と引用例といった異なる文書番号の電子書類を互いに関連付けることができるが、テンポラリ書類フォルダ１２８ａの使用容量はあくまで２つの電子書類の格納容量で足りるので、たとえば同じ引用例を他の拒絶理由通知書で引用されている場合であってもその重複した引用例を重複して格納しなくてもよいので、最小限の格納容量でシステムを運用することができる。

こうした書類情報の電子化ファイリングによる情報のやり取りは、従来の郵送やファクシミリ送信に代わるきわめて便利な手法である。

なお、以上説明した実施形態は、本発明の理解を容易にするために記載されたものであって、本発明を限定するために記載されたものではない。したがって、上記の実施形態に開示された各要素は、本発明の技術的範囲に属する全ての設計変更や均等物をも含む趣旨である。

たとえば、本システムに登録された事件ごとの情報を利用して、各種帳票を自動作成する機能を付与することもできる。

図１５は、特許出願、中間処理及び登録の各タイミングにおいて出力すべき帳票類を自動作成する画面を示す図である。たとえば特許出願時においては、「出願承認伺いの実行」、「明細書作成依頼の実行」、「出願依頼の実行」、「譲渡証書の実行」、「出願補償の実行」などの帳票作成ボタンが設けられ、それぞれのボタンをクリックすると、この事件（同図の上欄で特定されたもの）に関する項目情報が、予め作成されている帳票の雛形の所定箇所に自動入力されることになる。知的財産部の担当者は、自動入力された帳票を、弁理士事務所や技術部にそのまま送付すればよいので、帳票の作成時間が短縮されるだけでなく、項目の入力ミスが根絶されることになる。

本発明の実施形態に係る知的財産関連の電子情報管理システムの全体構成を示すブロック図である。 図１に示すデータベースの内容を示すブロック図である。 図２のデータベースにおけるデータ格納構造を示す概念図である。 本発明の一実施形態に係る出願業務ルーチンを示すフローチャートである。 本発明に係る知的財産関連の電子情報管理システムのログイン画面とメインメニュー画面を示す図である。 本発明に係る知的財産関連の電子情報管理システムの発明提案入力画面を示す図である。 本発明に係る知的財産関連の電子情報管理システムの発明提案承認画面を示す図（その１）である。 本発明に係る知的財産関連情報の管理システムの発明提案承認画面を示す図（その２）である。 本発明に係る知的財産関連の電子情報管理システムの発明提案承認画面を示す図（その３）である。 本発明に係る知的財産関連の電子情報管理システムの発明提案の知的財産部承認画面を示す図である。 本発明の他の実施形態に係る中間処理業務ルーチンを示すフローチャートである。 本発明に係る知的財産関連の電子情報管理システムの特許関連文書登録画面を示す図である。 本発明に係る知的財産関連の電子情報管理システムの中間処理業務ルーチンにおける登録画面を示す図である。 本発明に係る知的財産関連の電子情報管理システムの電子メール自動作成画面を示す図である。 本発明に係る知的財産関連の電子情報管理システムの帳票類自動作成画面を示す図である。

符号の説明

１…知的財産関連情報の管理システム
１１…管理サーバ（Ｗｅｂサーバ）
１２…データベース
１２１…データベースエンジン
１２２…提案発明データベース
１２３…国内特許出願データベース
１２４…外国特許出願データベース
１２５…他社特許データベース
１２６…特許異議・無効審判データベース
１２７…マスターテーブル
１２８…書類テーブル
１２８ａ…テンポラリ書類フォルダ
１３…技術部端末ＰＣ
１４…知的財産部端末ＰＣ
１５…社内ＬＡＮ
１６…インターネット
１７…弁理士事務所端末ＰＣ
１８…特許庁ホストコンピュータ

Claims (3)

1. 複数の組織から構成される組織体で用いられる知的財産関連情報を電子データの状態で管理する知的財産関連の電子情報管理システムであって、
   発明者が所属する組織の構成員がアクセス可能な発明組織端末コンピュータと、
   知的財産組織の構成員がアクセス可能な知的財産管理組織端末コンピュータと、
   これらの端末コンピュータを接続するネットワークと、
   前記ネットワークを介して接続され、少なくとも、提案される発明の技術分野に応じて作成され、それぞれの技術に共通する事項が予め織り込まれて発明を論理的に記載する順序が定められた複数種類の発明説明書の雛形が格納された提案発明テーブルと、出願済みの特許明細書を格納する特許出願テーブルと、拒絶理由通知書及びその引用例を含む外部組織から送られてきた電子化された書類情報に、数字の連続番号で構成される固有の登録文書番号を順に付し、その書類の属性とともに一つの電子ファイルにして一時的に格納するテンポラリ書類テーブルと、を含むデータベースと、
   前記ネットワークを介して前記発明組織端末コンピュータ、前記知的財産管理組織端末コンピュータ及び前記データベースに接続され、情報管理プログラムがインストールされた管理サーバと、
   前記データベースに格納された情報を検索するデータベースエンジンと、を備え、
   前記管理サーバは、
   前記発明組織端末コンピュータからの指令にしたがって、前記提案発明テーブルに格納された発明説明書の雛形及び前記特許出願テーブルに格納された特許明細書を抽出する指令を前記データベースエンジンに出力するとともに、当該データベースエンジンにより抽出された情報を前記発明組織端末コンピュータに表示し、
   前記発明組織端末コンピュータからの指令にしたがって作成された発明説明書を前記提案発明テーブルに格納し、
   前記テンポラリ書類テーブルに格納された、前記外部組織から送られてきた拒絶理由通知書及びその引用例と、前記特許出願テーブルに格納された、前記拒絶理由通知書の対象となる特許出願書類と、を関連付けて記憶し、何れかの端末コンピュータからの指令にしたがって当該端末コンピュータにこれら拒絶理由通知書及びその引用例並びに特許出願書類を表示することを特徴とする知的財産関連の電子情報管理システム。
2. 前記データベースは、前記組織体の構成員の固有情報に対する当該構成員の所属組織データが編集された構成員マスターテーブルと、前記組織の固有情報に対する当該組織の構成員データが編集された組織マスターテーブルとを少なくとも含むマスターテーブルを有し、
   前記管理サーバは、前記構成員マスターテーブルと前記組織マスターテーブルとを関連付け、これを用いて前記発明組織端末コンピュータまたは前記知的財産管理組織端末コンピュータからの指令にしたがって前記情報管理プログラムを実行することを特徴とする請求項１に記載の知的財産関連の電子情報管理システム。
3. 前記知的財産管理組織端末コンピュータは、外部組織から送られてきた書類と当該書類の関係書類とを関連付けて一連の電子データにし、この電子データを他の組織に送信することを特徴とする請求項１又は２に記載の知的財産関連の電子情報管理システム。

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