JP2005293247A - 行政文書管理システム、および行政文書管理プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】 予め代理者を設定しておき、業務が円滑に行われるように代理処理を促す行政文書管理システム、および行政文書管理プログラムを提供する。
【解決手段】 行政文書管理サーバ２は、サーバ送受信部６、ページデータ作成部７、データ保存部８、文書検索部９、および各種データファイルを記録するデータベース５を備え、データベース５は、ユーザ認証データ１０、Ｗｅｂページデータ１１、所定項目の項目値のみを記録する目録データ１２、目録データ１２に記録されないその他の項目値をテキスト形式で記録する文書データ１３、文書の回覧順序と処理を行うユーザを記録するフローデータ１４、および代理決裁マスタデータ１５の各データファイルを記憶する。
【選択図】 図１

Description

本発明は、行政機関や地方公共団体の業務において作成される文書の諸情報をデータベースに登録し、適切、かつ効率的に管理を行う行政文書管理システム、および行政文書管理プログラムに関する。

行政機関や地方公共団体の業務は、「文書主義」によって成り立っており、日々膨大な文書が作成され、保管されている。この膨大な文書を管理するためのコンピュータシステムとして、行政文書管理システムがある。

この行政文書管理システムとは、行政機関や地方公共団体の業務において作成される文書の諸情報をリレーショナルデータベースに登録し、適切、かつ効率的に管理しようというものである。リレーショナルデータベースに登録された文書は、部内や庁内において、各ユーザが承認や決裁を行うよう予め設定された順序で回覧される。

例えば、あるユーザが不在で承認や決裁を行うことができない場合、そのユーザで文書の回覧が滞ることになるが、そのような状況を防ぐために、多くの行政文書管理システムでは代理決裁処理を可能とする代理決裁機能を備えている（例えば、特許文献１〜４）。
特開２００３−３３７８７６号公報 特開２００１−４３２３４号公報 特開２００２−８３１０２号公報 特開２００３−８５３３５号公報

しかしながら、従来の代理決裁機能では、予め代理決裁を行う特定のユーザや職位を設定しておき、必要に応じてこの代理決裁機能を有効にする操作を行わなければならなかった。そのため、代理決裁機能を有効にする操作を忘れ、決裁を行うユーザが不在か否か不明な場合には、結局そのユーザで文書の回覧が滞ることになり、代理決裁機能が有効に利用されないことが多かった。

本発明は上記事情に鑑み、予め代理者を設定しておき、業務が円滑に行われるように代理処理を促す行政文書管理システム、および行政文書管理プログラムを提供することを目的とする。

上記目的を達成するために、請求項１に記載の発明である行政文書管理システムは、公的機関の業務において作成される文書の文書データを管理し、前記文書データを所定の表示形式で予め設定されている回覧順序で複数のユーザ端末に対して個々に送信する行政文書管理システムであって、前記ユーザ端末に提供される複数の文書データと、各文書データに対して設定され、少なくとも前記文書データに対して行われる複数の業務と、各業務を行うユーザのユーザ名、および当該業務の処理順序が記録されたフローデータと、本来前記業務を行うユーザのユーザ名と、当該ユーザの代わりに代理者として当該業務を行う他のユーザのユーザ名とが記録された代理権データとを記憶するデータベースと、前記データベースに記憶されている前記複数の文書データから、特定の前記文書データが選択された場合に、当該文書データに対して設定されている前記フローデータと、前記代理権データとを参照し、当該文書データを選択したユーザが、当該文書データに対して業務を行うはずのユーザの代理者として記録されているか否かユーザ名を基に判定し、記録されていた場合に、代理処理の実行を促す入力ボタンデータを当該選択された文書の文書データに挿入し、前記ユーザ端末に送信する文書検索手段とを備えることを特徴とする。

また、請求項２に記載の発明である行政文書管理システムは、請求項１に記載の行政文書管理システムであって、前記データベースは、各文書データに対して設定され、少なくとも前記文書データに対して行われる複数の業務と、各業務を行うユーザのユーザ名、当該ユーザの所属および職位、および当該業務の処理順序が記録されたフローデータと、本来前記業務を行うユーザのユーザ名、所属および職位と、当該ユーザの代わりに代理者として当該業務を行う他のユーザのユーザ名、所属および職位とが記録された代理権データとを記憶し、前記文書検索手段は、当該文書データに対して設定されている前記フローデータと、前記代理権データとを参照し、当該文書データを選択したユーザが、当該文書データに対して業務を行うはずのユーザの代理者として記録されているか否かユーザ名、または所属および職位を基に判定し、記録されていた場合に、代理処理の実行を促す入力ボタンデータを当該選択された文書の文書データに挿入し、前記ユーザ端末に送信することを特徴とする。

また、請求項３に記載の発明である行政文書管理プログラムは、公的機関の業務において作成される文書の文書データを管理し、前記文書データを所定の表示形式で予め設定されている回覧順序で複数のユーザ端末に対して個々に送信するコンピュータで実行される行政文書管理プログラムであって、前記コンピュータは、前記ユーザ端末に提供される複数の文書データと、各文書データに対して設定され、少なくとも前記文書データに対して行われる複数の業務と、各業務を行うユーザのユーザ名、および当該業務の処理順序が記録されたフローデータと、本来前記業務を行うユーザのユーザ名と、当該ユーザの代わりに代理者として当該業務を行う他のユーザのユーザ名とが記録された代理権データとを記憶し、前記行政文書管理プログラムは、前記コンピュータを、当該文書データに対して設定されている前記フローデータと、前記代理権データとを参照し、当該文書データを選択したユーザが、当該文書データに対して業務を行うはずのユーザの代理者として記録されているか否かユーザ名を基に判定し、記録されていた場合に、代理処理の実行を促す入力ボタンデータを当該選択された文書の文書データに挿入し、前記ユーザ端末に送信する文書検索手段として機能させることを特徴とする。

また、請求項４に記載の発明である行政文書管理プログラムは、請求項３に記載の行政文書管理プログラムであって、前記コンピュータは、各文書データに対して設定され、少なくとも前記文書データに対して行われる複数の業務と、各業務を行うユーザのユーザ名、当該ユーザの所属および職位、および当該業務の処理順序が記録されたフローデータと、本来前記業務を行うユーザのユーザ名、所属および職位と、当該ユーザの代わりに代理者として当該業務を行う他のユーザのユーザ名、所属および職位とが記録された代理権データとを記憶し、前記文書検索手段は、当該文書データに対して設定されている前記フローデータと、前記代理権データとを参照し、当該文書データを選択したユーザが、当該文書データに対して業務を行うはずのユーザの代理者として記録されているか否かユーザ名、または所属および職位を基に判定し、記録されていた場合に、代理処理の実行を促す入力ボタンデータを当該選択された文書の文書データに挿入し、前記ユーザ端末に送信することを特徴とする。

本発明によれば、予め代理権が設定されている場合には、例えば、決裁を行うユーザが不在か否かに係らず、代理決裁を許可する表示を行うことで、文書の回覧が滞ることなくなるため、適切、かつ効率的に文書の管理を行うことが可能となる。

本発明の実施形態について説明する前に、本発明における「収受」および「起案」、これらに関する言葉について説明する。

「収受」とは、一般に行政機関や地方公共団体において、文書がその団体に到達したことを確認し、その文書を受領することをいう。「収受文書」とは、その受領された文書がどのようなものであるかを記録した文書（書類）であり、本発明において収受文書作成とは、この収受文書に記載されている情報をデータベースに記録することをいう。

また、「起案」とは、一般に行政機関や地方公共団体において、所定の手続に基づき、決裁の内容となる原案を作成することをいう。「起案文書」とは、その作成された原案がどのようなものであるかを記録した文書（書類）であり、本発明において起案文書作成とは、この起案文書に記載されている情報をデータベースに記録することをいう。

本発明の実施形態について、図１〜図３０に基づいて説明する。

図１に本実施形態の行政文書管理システム１の構成を示す。本実施形態における行政文書管理システム１は、行政文書管理サーバ２、および複数のクライアント３から構成され、相互にインターネットやＬＡＮ等のネットワーク４によって接続される。

行政文書管理サーバ２は、サーバ送受信部６、ページデータ作成部７、データ保存部８、および文書検索部９を備える。また、行政文書管理サーバ２は各種データファイルを記録するデータベース５を備えており、そのデータベース５は、ユーザ認証データ１０、Ｗｅｂページデータ１１、目録データ１２、文書データ１３、フローデータ１４、および代理決裁マスタデータ１５の各データファイルを記憶している。

サーバ送受信部６は、所定のプロトコルに従って各種データ、およびＨＴＭＬファイル等の各種データファイルの送受信を行う機能と、および行政管理システムにログインしようとするユーザの認証を行う機能とを有する。サーバ送受信部６は、ユーザ認証データ１０を参照して、クライアント３から送信されたログイン名とパスワードを照合し、照合の結果、ユーザ認証データ１０に登録された正規のユーザであると判定されると、ユーザ認証データ１０の所属部署の項目からそのユーザの所属する部署の情報を取得する。

ページデータ作成部７は、検索条件の入力画面のような定型画面を表示するために予め用意されたＨＴＭＬファイル（Ｗｅｂページデータ１１）をデータベース５から取得する機能、文書検索部９からの検索結果と取得された文書ファイルを基に、検索結果の一覧や、目録や文書管理台帳等の帳票を、所定の項目をもって表示するためのＨＴＭＬファイルを作成する機能を有する。

データ保存部８は、クライアント３から送信されたデータを、目録データ１２に記録するデータか、文書データ１３として記録するデータか、データ項目毎に振り分ける機能、振り分けられたデータを目録データ１２に記録する機能、目録データ１２に記録されないその他のデータを記述したＨＴＭＬ形式のテキストファイルを作成し、データベース５に保存する機能を有する。

文書検索部９は、ユーザが設定する検索条件に従って目録データ１２を検索し、その検索条件に該当するレコードに記録されている情報を抽出する機能、その抽出された情報に付属する文書データ１３をデータベース５から取得する機能を有する。また、文書検索部９は、代理決裁マスタデータ１５を参照し、さらに抽出した文書に設定されているフローデータ１４を参照し、決裁を行うユーザのユーザ名、所属、および職位と、文書を呼び出したユーザのユーザ名、所属、および職位とを比較して、その文書を呼び出したユーザに対して、代理権が設定されているか否か判定する機能を有する。

ユーザ認証データ１０は、図２に示すように、ユーザ名、ログイン名、パスワード、所属部署の項目を有するデータテーブルであり、ユーザのユーザ名、ログイン名、パスワード、所属部署が記録される。データベース５には、このデータテーブルを記録したデータファイルが記憶されている。このユーザ認証データ１０は、ユーザが行政文書管理システム１にログインする際に、サーバ送受信部６によって参照される。

Ｗｅｂページデータ１１とは、収受文書作成画面、起案文書作成画面、検索条件指定画面等、定型画面を表示するためのＨＴＭＬ形式のページデータである。データベース５には、行政文書管理システム１で用いられる定型画面毎に、複数のＨＴＭＬファイルがＷｅｂページデータ１１として予め用意される。また、このＷｅｂページデータ１１はユーザによって適宜変更可能であることとする。

目録データ１２は、起案日、収受日、文書番号記号、文書番号、文書番号枝番、簿冊番番号記号、簿冊番号、簿冊番号枝番、課名称、係名称、課コード、大分類、中分類、小分類、細分類、決裁区分、保存期間、公開区分、施行年月日、廃棄年月日、相手先、発信者、件名、施行方法、完結日、別添情報、保存媒体、保管場所、年度、常用区分、公印、状態、相手先文書番号、決裁者等の文書管理における管理項目を有するデータテーブルである。図３は目録データ１２の項目の一覧と、そのデータ型を示した図である。

起案日、収受日の項目には、起案文書、収受文書が作成された日付が記録され、文書番号記号、文書番号、文書番号枝番の項目には、その起案文書、収受文書を識別する文書番号が記録される。また、簿冊年、簿冊番号、簿冊枝番、簿冊名の項目には、起案文書、収受文書が格納された簿冊を識別する番号が記録される。また、関連文書番号、関連文書枝番の項目には、起案文書、収受文書に関連する文書を識別する文書番号が記録される。また、課名称、係名称、係コードの項目には、起案元、収受元の課名、係名等が記録される。

また、大分類、中分類、小分類、細分類、の項目には、書類が保管される簿冊を識別する情報が記録される。決裁区分の項目には、書類の決裁を誰が行うのかが記録される。保存期間の項目には、起案文書、収受文書の保存期間が記録される。公開区分の項目には、起案文書、収受文書を公開する対象、開示の度合いが記録される。

施行日、廃棄年月日の項目には、施行される日付、書類が廃棄される日付がそれぞれ記録される。また、相手先名称の項目には、書類の相手先、送り先が記録され、担当者名、登録者ユーザＩＤ、係コードの項目には、起案文書を作成した担当者名、起案文書を登録したユーザのＩＤ、担当者が所属する係といった作成元が記録される。

また、文書件名、文書件名（別名）、概要、備考の項目には、起案文書、収受文書の件名および起案に対する概要、その他記載された備考が記録され、施行方法の項目には、例えば、郵送、ＦＡＸ、公示、告示等、起案文書、収受文書の内容を相手に伝える方法が記録される。別添情報の項目には、起案文書、収受文書に添付資料として電子データが付属するかどうかが記録される。

また、保存媒体の項目には、起案文書、収受文書がどのような形態で保存されているかが記録され、また、年度の項目には、何年度に起案、収受されたかが記録され、常用区分の項目には、常用、完結、累積が記録される。

また、公印有無の項目には、印章の有無、印章の種類等が記録され、文書の状態の項目には、回覧中や決裁済等、書類の状態が記録され、相手先文書番号の項目には、相手先からの書類についている文書番号が記録される。また、文書データ名の項目には、そのレコードに付属する文書データ１３のファイル名が記録され、決裁者の項目には、本来決裁を行うはずのユーザに代わって決裁処理を行ったユーザを含む決裁処理を行ったユーザを識別するユーザ名またはユーザＩＤが記録される。

目録データ１２に記録される項目は、特にこれらに限定されるものではないが、例えば、様々な文書で共通に用いられる項目、また変更、削除されないような項目である。

文書データ１３は、目録データ１２に対応するまたは目録データ１２の１レコードに付属するデータであって、ＨＴＭＬ形式のページデータである。データベース５には、目録データ１２に記録されているレコードそれぞれに付属する文書データ１３がＨＴＭＬ形式のテキストファイルとして複数記録される。図４は、文書データ１３として記録される項目と、input要素を識別するname属性の値（キー名）の一覧である。

図４には、図３に示す目録データ１２に対応する項目の他、伺い文、公印の保管者等の項目があり、ＨＴＭＬ形式またはＸＭＬ形式で保存される。項目としてはこれに限定されるものではない。テキスト形式なので適宜必要に応じて追加削除することが可能である。

フローデータ１４は、ジョブＩＤ、タスクＩＤ、タスク名、処理可能日時、実行者ＩＤ、実行者名、ステータス、実行組織ＩＤ、実行組織有効レベル、職位コード、ジョブ内順序、および実行組織名の項目を有するデータテーブルである。図５はフローデータ１４の項目の一覧と、そのデータ型を示した図である。

ジョブＩＤの項目には、フローデータ１４と文書データ１３を関連付けるための値が記録され、タスクＩＤおよびタスク名の項目には、起案、決裁等、ワークフローを構成する個々の業務１つひとつの処理を指す識別情報と業務名が記録される。

実行者ＩＤおよび実行者名の項目には、起案、決裁等の処理を行うユーザのユーザＩＤとユーザ名が記録され、実行組織ＩＤおよび職位コードの項目には、起案、決裁等の処理を行うユーザが所属する部署の組織ＩＤと、そのユーザの職位の識別コードが記録される。

代理決裁マスタデータ１５は、個人／職位区分、決裁者組織コード、決裁者組織有効レベル、決裁者職位コード、決裁者ユーザＩＤ、代理決裁者組織コード、代理決裁者組織有効レベル、代理決裁者職位コード、および代理決裁者ユーザＩＤの項目を有するデータテーブルである。図６は代理決裁マスタデータ１５の項目の一覧と、そのデータ型を示した図である。

個人／職位区分の項目には、代理決裁を個人単位で設定するのか職位単位で設定するかを示す値が記録され、決裁者組織コード、決裁者組織有効レベル、決裁者職位コード、および決裁者ユーザＩＤの項目には、本来決裁を行うユーザが所属する組織を識別する情報が記録され、代理決裁者組織コード、代理決裁者組織有効レベル、代理決裁者職位コード、および代理決裁者ユーザＩＤの項目には、代理決裁を行うユーザが所属する組織を識別する情報が記録される。職位単位で代理権を設定する場合には、決裁者ユーザＩＤと代理決裁者ユーザＩＤの項目は設定されない。

また、本実施形態においては、行政文書管理サーバ２−クライアント３間の諸データの送受信は、ＨＴＴＰ等のリモートファイル転送プロトコルの規約に沿って行うこととする。従って、本実施形態においては、行政文書管理サーバ２は、諸データを、ＨＴＭＬファイル等のマークアップ言語で記述されたテキストファイル、画像ファイル、動画ファイル、音声ファイル等のデータファイルの形態で送信する。

また、クライアント３は、受信したＨＴＭＬファイル等に記述されているページの内容をレンダリングし、画面上に表示する機能を有するＷｅｂブラウザを備えていることとする。ユーザが入力するデータは、Ｗｅｂブラウザによって取得され、例えば、ＨＴＴＰメッセージのメッセージボディ部に挿入され、行政文書管理サーバ２に送信される。

以降、本実施形態において特に断りの無い場合は、上記の通信方式に従って、行政文書管理サーバ２−クライアント３間のデータ通信を行うこととするが、本発明は特にこの通信方式（通信プロトコル）に限定されるものではない。

次に本実施形態における行政文書管理システム１の動作について説明する。

≪ログイン≫
まず、ログイン処理について説明する。

ユーザがＷｅｂブラウザに所定のＵＲＬを入力すると、図７に示すログイン画面が表示される。このログイン画面に対してユーザがログイン名とパスワードを入力し、「接続」のボタンを選択すると、クライアント３は入力されたログイン名とパスワードを取得して、行政文書管理サーバ２へ送信する。

行政文書管理サーバ２のサーバ送受信部６は、クライアント３からログイン名とパスワードを受信すると、データベース５に記録されているユーザ認証データ１０を参照して、受信したログイン名とパスワードを照合する。照合の結果、登録ユーザであると判定されると、サーバ送受信部６は、ユーザ認証データ１０からそのユーザの所属部署を取得し、ページデータ作成部７にメニュー画面を表示するためのＨＴＭＬファイルを取得するよう要求する。

次に、ページデータ作成部７は、データベース５に記録されている複数のＷｅｂページデータ１１のうちメニュー画面を表示するためのＨＴＭＬファイルを取得する。ページデータ作成部７は、取得したＨＴＭＬファイルをサーバ送受信部６に転送し、サーバ送受信部６は、メニュー画面を表示するためのＨＴＭＬファイルをクライアント３へ送信する。クライアント３は、行政文書管理サーバ２からメニュー画面を表示するためのＨＴＭＬファイルを受信すると、そのＨＴＭＬファイルに記述されているページの内容をレンダリングし、図８に示すメニュー画面を表示する。

このメニュー画面には、「収受」、「起案」、「受付一覧」、「検索・帳票」、「保存管理」、「文書貸出」、「システム管理」「案件一覧」「所属切替」を起動するためのコマンドが登録されており、ユーザの選択によって、各処理が実行される。

以降、このメニュー画面に登録されている処理毎に、行政文書管理システム１の動作について説明する。

≪収受、起案処理≫
次に、収受、および起案処理について、図９のシーケンス図に基づいて説明する。「収受」とは、収受した文書の収受日付、件名等を入力し、収受票を作成することであり、「起案」とは、起案する文書の起案年月日、件名等を入力し、起案票を作成することである。

ログイン処理が完了したクライアント３には、図８に示すメニュー画面が表示されている（ステップＳ０１）。ユーザが、図８に示す画面左部のメニューから「収受」または「起案」を選択すると（ステップＳ０２）、クライアント３は、「収受」または「起案」が選択されたことを示すメッセージを起動コマンドとして行政文書管理サーバ２へ送信する（ステップＳ０３）。

行政文書管理サーバ２のサーバ送受信部６は、クライアント３からその起動コマンドを受信すると（ステップＳ０４）、作成される文書の種類に応じて、ページデータ作成部７に受領一覧画面を表示するためのＨＴＭＬファイルの取得を要求する。ページデータ作成部７は、サーバ送受信部６からのそのＨＴＭＬファイルの取得要求に応じて、データベース５に記録されている複数のＷｅｂページデータのうち受領一覧画面を表示するためのＨＴＭＬファイルを取得する（ステップＳ０５）。

次に、ページデータ作成部７は、取得したＨＴＭＬファイルをサーバ送受信部６に転送し、サーバ送受信部６は、起動コマンドを送信したクライアント３へその受領一覧画面を表示するためのＨＴＭＬファイルを送信する（ステップＳ０６）。

クライアント３は、行政文書管理サーバ２から受領一覧画面を表示するためのＨＴＭＬファイルを受信すると、そのＨＴＭＬファイルに記述されているページの内容をレンダリングし、メニューの収受が選択された場合は図１０に示す収受票の受領一覧画面が表示され、図１０の表示画面内、左上の収受処理が選択された場合は、同様の処理が行われ図１１および図１２に示す収受票入力画面が表示される。またメニューの起案が選択された場合には図１３および図１４に示す起案票入力画面を表示する（ステップＳ０７）。

ユーザが、画面に表示されている各項目にデータを入力し、画面左上部の「収受処理」（または「起案処理」）を選択すると（ステップＳ０８）、クライアント３は、入力されたデータを取得し、行政文書管理サーバ２へ送信する（ステップＳ０９）。

行政文書管理サーバ２のサーバ送受信部６は、クライアント３から送信された入力データを受信すると、受信した入力データをデータ保存部８へ転送する（ステップＳ１０）。データ保存部８は、サーバ送受信部６から入力データを受信すると、目録データ１２に記録するデータか、文書データ１３として記録するデータか、データ項目毎に入力データを振り分ける（ステップＳ１１）。

次に、データ保存部８は、目録データ１２に記録するよう振り分けられた入力データを目録データ１２の各項目に記録し、その目録データ１２をデータベース５に保存する（ステップＳ１２）。また、データ保存部８は、目録データ１２に記録されないその他の入力データを記述したＨＴＭＬ形式の文書データ１３を作成し、その文書データ１３をデータベース５に保存する（ステップＳ１３）。

なお、図１０の一覧より案件を指示すると図１１の画面となる。また、図１２、図１３および図１４については一体の画面であり、図１２を画面スクロールさせると順次図１３、図１４の画面となる。

≪受付処理≫
次に、受付処理について、図１５のシーケンス図に基づいて説明する。「決裁／閲覧登録」とは、承認決裁／閲覧が終了した文書の内容の確認および決裁日、施行日、閲覧日を登録することである。

ログイン処理が完了したクライアント３には、図８に示すメニュー画面が表示されている（ステップＳ４１）。ユーザが、図８に示す画面左部のメニューから「受付一覧」を選択すると（ステップＳ４２）、クライアント３は、「受付一覧」が選択されたことを示すメッセージを起動コマンドとして行政文書管理サーバ２へ送信する（ステップＳ４３）。

行政文書管理サーバ２のサーバ送受信部６は、クライアント３からその起動コマンドを受信すると（ステップＳ４４）、文書検索部９に、ユーザの所属部署の情報と共に、目録データ１２の状態の項目に「起案中」、または「回覧中」と記録されているレコードを抽出するよう要求する。文書検索部９は、サーバ送受信部６の要求に基づいて、データベース５の目録データ１２から、ユーザの所属部署の情報に一致し、さらに状態の項目が「起案中」、または「回覧中」となっているレコードを検索し（ステップＳ４５）、検索の結果、抽出されたレコードに記録されている文書データ１３名を基に、「起案中」、または「回覧中」となっている文書情報に付属する文書データ１３をデータベース５から取得する（ステップＳ４６）。

次に、文書検索部９は、検索結果と取得した文書データ１３をページデータ作成部７に転送し、ページデータ作成部７は、転送された検索結果と取得した文書データ１３を基に、所定の表示項目からなる決裁／閲覧文書一覧画面を表示するためのＨＴＭＬファイルを作成し、サーバ送受信部６へ転送する。サーバ送受信部６は、ページデータ作成部７によって作成された受付一覧覧画面を表示するためのＨＴＭＬファイルをクライアント３へ送信する（ステップＳ４７）。

クライアント３は、行政文書管理サーバ２から受付一覧画面を表示するためのＨＴＭＬファイルを受信すると、そのＨＴＭＬファイルに記述されているページの内容をレンダリングし、図１６に示す受付一覧画面を表示する（ステップＳ４８）。

ユーザが、呼び出す文書を決め、画面上の文書番号のボタンを選択すると（ステップＳ４９）、クライアント３は、選択された文書の文書番号のデータ（記号、番号、枝番のデータ）を取得し、行政文書管理サーバ２へ送信する（ステップＳ５０）。

行政文書管理サーバ２のサーバ送受信部６は、クライアント３から送信された文書番号のデータを受信すると（ステップＳ５１）、文書番号のデータを文書検索部９に転送し、文書検索部９は、その文書番号のデータに該当する文書情報をデータベース５の目録データ１２から抽出し、その抽出された文書情報に付属する文書データ１３を、文書データ１３名を基にデータベース５から取得する（ステップＳ５２）。

次に、文書検索部９は、データベース５から取得した文書情報と文書データ１３をページデータ作成部７に転送し、ページデータ作成部７は、文書検索部９からの文書情報と文書データ１３を基に、所定の表示項目からなる決裁画面を表示するためのＨＴＭＬファイルを作成し、作成したＨＴＭＬファイルをサーバ送受信部６に転送する。サーバ送受信部６は、クライアント３へその決裁画面を表示するためのＨＴＭＬファイルを送信する（ステップＳ５３）。

クライアント３は、行政文書管理サーバ２から決裁画面を表示するためのＨＴＭＬファイルを受信すると、そのＨＴＭＬファイルに記述されているページの内容をレンダリングし、図１７、または図１８に示す決裁画面（起案文書概要、収受文書概要）を表示する（ステップＳ５４）。

ユーザが、決裁画面に表示されている各項目にデータを入力し、画面左上部の「決裁」を選択すると（ステップＳ５５）、クライアント３は、入力されたデータを取得し、行政文書管理サーバ２へ送信する（ステップＳ５６）。

行政文書管理サーバ２のサーバ送受信部６は、クライアント３から送信された入力データを受信すると、受信した入力データをデータ保存部８へ転送する（ステップＳ５７）。データ保存部８は、サーバ送受信部６から入力データを受信すると、目録データ１２に記録するデータか、文書データ１３として記録するデータか、データ項目毎に入力データを振り分ける（ステップＳ５８）。

次に、データ保存部８は、振り分けられた入力データを目録データ１２に記録し、データベース５に保存し（ステップＳ５９）、目録データ１２に記録されないその他の入力データを記述したＨＴＭＬ形式の文書データ１３を作成し、データベース５に保存する（ステップＳ６０）。

なお、図１６に示す受付一覧画面では、文書番号、件名、到着日、処理、作成課、期限の項目値が表示されているが、表示項目はこれらに限定されるものではなく、目録データ１２に記録される他の項目、および文書データ１３に記録される他の項目を適宜利用可能である。

≪代理決裁処理≫
次に、代理決裁処理について、図１９のシーケンス図に基づいて説明する。

上述の決裁／閲覧登録処理において、本来決裁処理を行うべきユーザが、例えば、何等かの理由で不在であった場合には、その処理がそのユーザで滞ることになってしまう。そこで、特定のユーザまたは職位に対して代理決裁を許可する代理権を予め設定し、場合に応じて臨機応変に代理決裁を可能とする。この代理権については、代理決裁者に対して強制的に決済処理を行わせるものではなく、業務に支障をきたす場合において代理決済を許可するものである。

図２０〜図２３にその代理権の設定例について示す。図２０および図２１は、全庁共通に代理権が設定される例であり、図２０では、本来決裁を行うはずの「部長」に対して、その代理決裁可能な者として「参事」が設定されており、また、図２１では、本来決裁を行うはずの「課長」に対して、その代理決裁可能な者として「係長」が設定されている。従って、例えば、部長が決裁処理を行うことができない状態にある時は、参事が代理して決裁処理を行うことが可能である。

また、図２２は、特定の部署内での代理権の設定例であり、「市長事務部局・総務局・総務部・総務課・課長」に対して、その代理決裁可能な者として「市長事務部局・総務局・総務部・総務法制課・課長補佐」が設定されている。また、図２３は、特定の個人に代理権が設定される例であり、「市長事務部局・総務局・総務部・総務法制課・課長・谷川郷志」に対して、その代理決裁可能な者として「市長事務部局・総務局・総務部・総務法制課・総務係・主事・水島和弘」が設定されている。

今、図２０〜図２３に示すような代理権が設定されているとする。また、上述の起案文書作成処理が行われ、図２４に示すような起案文書が作成されたとする。また、この起案文書の回付先として、図２５に示すような順序でユーザが設定されているとする。この起案文書の起案元は「廣岡章男（総務係・主事）」と「橋本隆美（総務係・係長）」であり、決裁処理を行う者として「谷川郷志（総務法制課・課長）」が設定されており、図２６に示すようなフローデータ１４がデータベース５に記録されている。なお、この回付先の設定については、文書の起案時にあわせて行われていることとする。

今、ログイン処理が完了したクライアント３には、図２４左部に示すメニュー画面が表示されているとする。ユーザが、図２４に示す画面左部のメニューから「受付一覧」を選択すると、クライアント３は、「受付一覧」が選択されたことを示すメッセージを起動コマンドとして行政文書管理サーバ２へ送信する。

行政文書管理サーバ２のサーバ送受信部６は、クライアント３からその起動コマンドを受信すると、文書検索部９にユーザ名とユーザの所属部署の情報を転送し、文書検索部９は、ユーザ名と所属部署の情報を基に、そのユーザに対して「処理済み」となっている文書、すなわち、データベース５に記録されている各フローデータ１４のうち、そのユーザに対して設定されているステータスの項目値が「完了」となっている全て文書の目録データ１２と文書データ１３を検索、目録データ１２と文書データ１３の所定の項目値を抽出し、受付一覧画面を表示するためのＨＴＭＬファイルを取得し、サーバ送受信部６へ転送する。サーバ送受信部６は、文書検索部９によって作成されたＨＴＭＬファイルをクライアント３へ送信する。

クライアント３は、行政文書管理サーバ２から受付一覧画面を表示するためのＨＴＭＬファイルを受信すると、そのＨＴＭＬファイルに記述されているページの内容をレンダリングし、図２７に示す受付一覧画面を表示する（ステップＳ６２）。

ユーザが、呼び出す文書を決め、画面上の文書（件名）を選択すると（ステップＳ６２）、クライアント３は、選択された文書の管理番号を取得し、行政文書管理サーバ２へ送信する（ステップＳ６３）。

行政文書管理サーバ２のサーバ送受信部６は、クライアント３から送信された文書の管理番号を受信すると（ステップＳ６４）、文書の管理番号を文書検索部９に転送し、文書検索部９は、その文書の管理番号に該当するレコードに記録されている文書データ名をデータベース５の目録データ１２から抽出し、その文書データ名を基に、その選択された文書の文書データ１３をデータベース５から取得する（ステップＳ６５）。

次に、文書検索部９は、データベース５に記録されている代理決裁マスタデータ１５を参照し、さらに抽出した文書に設定されているフローデータ１４を参照し、決裁を行うユーザのユーザ名、所属、および職位と、文書を呼び出したユーザのユーザ名、所属、および職位とを比較して、その文書を呼び出したユーザに対して、代理権が設定されているか否か判定する。まず、文書検索部９は、代理権が個人（ユーザ名）で設定されているか判定し（ステップＳ６６）、個人で設定されていない場合は、代理権が所属および職位で設定されているか判定する（ステップＳ６７）。

例えば、図２７の受付一覧画面（処理済み）で、文書データ１３を呼び出したのが、「廣岡章男（総務係・主事）」であったとすると、図２０〜図２３に示されているいずれの代理権にも該当しないので、文書検索部９は、代理決裁ボタンを非表示に設定する（ステップＳ６８）。この代理決裁ボタンとは、ユーザに対して代理決裁処理を促すための入力ボタンである。

また、例えば、図２７の受付一覧画面（処理済み）で、文書を呼び出したのが、「橋本隆美（総務係・係長）」であったとすると、図２０〜図２３に示されているいずれの代理権のうち、本来決裁を行うはずの「課長」に対して、その代理決裁可能な者として「係長」が設定されている、図２１に示す職位で設定されている代理権が該当するので、文書検索部９は、代理決裁ボタンを表示に設定する（ステップＳ６９）。

次に、文書検索部９は、データベース５から取得した目録データ１２、文書データ１３と代理決裁ボタンの表示／非表示の通知をページデータ作成部７に転送し、ページデータ作成部７は、文書検索部９からの目録データ１２、文書データ１３と代理決裁ボタンの表示／非表示の通知を基に、所定の表示項目からなる起案文書概要画面を表示するためのＨＴＭＬファイルを作成し、作成したＨＴＭＬファイルをサーバ送受信部６に転送する。サーバ送受信部６は、クライアント３へその起案文書概要画面を表示するためのＨＴＭＬファイルを送信する（ステップＳ７０）。

クライアント３は、行政文書管理サーバ２から起案文書概要画面を表示するためのＨＴＭＬファイルを受信すると、そのＨＴＭＬファイルに記述されているページの内容をレンダリングし、図２８または図２９に示す起案文書概要画面を表示する（ステップＳ７１）。

例えば、図２７の受付一覧画面（処理済み）で、文書を呼び出したのが、「廣岡章男（総務係・主事）」であったとすると、図２８に示す起案文書概要画面が表示される。この「廣岡章男（総務係・主事）」には代理権が設定されていなかったために、画面上には代理決裁ボタンが表示されていない。

また、図２７の受付一覧画面（処理済み）で、文書を呼び出したのが、「橋本隆美（総務係・係長）」であったとすると、図２９に示す起案文書概要画面が表示される。この「橋本隆美（総務係・係長）」には代理権が設定されていたために、画面左上に代理決裁ボタンが表示されている。

ここでユーザが代理決裁ボタンを選択すると、上述の決裁／閲覧登録処理が行われ、行政文書管理サーバ２のデータ保存部８によって目録データ１２の代理決裁の項目に決裁処理を行ったユーザを識別するユーザ名またはユーザＩＤが記録される。図３０は、代理決裁をおこなった起案文書等の進捗状況を表示した進捗状況表示画面の表示例であり、「橋本隆美（総務係・係長）」が代理決裁を行ったことを示す「（代決）」が表示されている。

なお、本実施形態においては、文書データ１３はＨＴＭＬ形式のテキストファイルで示しているが、本発明はこれに限定されるものではなく、文書データ１３をＸＭＬ形式で作成しても良い。その場合、例えば、図４に示すキー名をＸＭＬのタグ名として用い、データ保存部８は、クライアント３から送信されたデータを、データ項目毎に振り分け、目録データ１２に記録されないその他のデータを記述したＸＭＬ形式のテキストファイルを作成し、データベース５に保存する。また、ページデータ作成部７は、ＸＭＬ形式のテキストファイルとスタイルシート（ＸＳＬＴ等）を基に、各種画面を表示するためのＨＴＭＬファイルを作成する。

また、行政文書管理サーバ１は、上記の機能を記述した行政文書管理プログラムを汎用コンピュータに実行させることによって実現させても良い。この行政文書管理プログラムは、記録媒体から読み取られて汎用コンピュータに実行されても良いし、ネットワーク４を介して外部から伝送されて汎用コンピュータに実行されても良い。

行政文書管理システムのシステム構成と機能ブロックを示す図である。 ユーザ認証データを示すデータテーブルである。 行政文書管理システムにおいてデータテーブル（目録データ）で管理される項目の一覧である。 行政文書管理システムにおいてＨＴＭＬ形式（ＸＭＬ形式）で管理される項目の一覧である。 フローデータを構成するデータ項目の一覧を示す図である。 代理決裁マスタデータの項目一覧である。 行政文書管理システムにログインする際の画面の表示例である。 行政文書管理システムのメニュー画面の表示例である。 収受、起案処理の処理手順を示すシーケンス図である。 受領一覧画面の表示例である。 収受票を入力する画面の表示例である。 収受票を入力する画面の表示例である。 起案票を入力する画面の表示例である。 起案票を入力する画面の表示例である。 受付処理の処理手順を示すシーケンス図である。 受付処理における受付一覧画面の表示例である。 受付処理における決裁画面（起案文書概要）の表示例である。 受付処理における決裁画面（収受文書概要）の表示例である。 代理決裁処理の処理手順を示すシーケンス図である。 役職毎に代理権の設定する際の設定画面の表示例である。 役職毎に代理権の設定する際の設定画面の表示例である。 特定部署内において役職毎に代理権の設定する際の設定画面の表示例である。 個人毎に代理権の設定する際の設定画面の表示例である。 登録要件を入力する画面（起案表入力画面）の表示例である。 回付先設定画面の表示例である。 フローデータを示す図である。 受付一覧画面の表示例である。 代理決裁ボタンが表示されない起案文書概要画面の表示例である。 代理決裁ボタンが表示された起案文書概要画面の表示例である。 代理決裁をおこなった起案文書等の進捗状況を表示した進捗状況表示画面の表示例である。

符号の説明

１…行政文書管理システム、２…行政文書管理サーバ、３…クライアント、４…ネットワーク、５…データベース、６…サーバ送受信部、７…ページデータ作成部、８…データ保存部、９…文書検索部、１０…ユーザ認証データ、１１…Ｗｅｂページデータ、１２…目録データ、１３…文書データ、１４…フローデータ、１５…代理決裁マスタデータ

Claims (4)

1. 公的機関の業務において作成される文書の文書データを管理し、前記文書データを所定の表示形式で予め設定されている回覧順序で複数のユーザ端末に対して個々に送信する行政文書管理システムであって、
   前記ユーザ端末に提供される複数の文書データと、
   各文書データに対して設定され、少なくとも前記文書データに対して行われる複数の業務と、各業務を行うユーザのユーザ名、および当該業務の処理順序が記録されたフローデータと、
   本来前記業務を行うユーザのユーザ名と、当該ユーザの代わりに代理者として当該業務を行う他のユーザのユーザ名とが記録された代理権データと、
   を記憶するデータベースと、
   前記データベースに記憶されている前記複数の文書データから、特定の前記文書データが選択された場合に、
   当該文書データに対して設定されている前記フローデータと、前記代理権データとを参照し、当該文書データを選択したユーザが、当該文書データに対して業務を行うはずのユーザの代理者として記録されているか否かユーザ名を基に判定し、記録されていた場合に、代理処理の実行を促す入力ボタンデータを当該選択された文書の文書データに挿入し、前記ユーザ端末に送信する文書検索手段と、
   を備えることを特徴とする行政文書管理システム。
2. 前記データベースは、各文書データに対して設定され、少なくとも前記文書データに対して行われる複数の業務と、各業務を行うユーザのユーザ名、当該ユーザの所属および職位、および当該業務の処理順序が記録されたフローデータと、
   本来前記業務を行うユーザのユーザ名、所属および職位と、当該ユーザの代わりに代理者として当該業務を行う他のユーザのユーザ名、所属および職位とが記録された代理権データとを記憶し、
   前記文書検索手段は、当該文書データに対して設定されている前記フローデータと、前記代理権データとを参照し、当該文書データを選択したユーザが、当該文書データに対して業務を行うはずのユーザの代理者として記録されているか否かユーザ名、または所属および職位を基に判定し、記録されていた場合に、代理処理の実行を促す入力ボタンデータを当該選択された文書の文書データに挿入し、前記ユーザ端末に送信することを特徴とする請求項１に記載の行政文書管理システム。
3. 公的機関の業務において作成される文書の文書データを管理し、前記文書データを所定の表示形式で予め設定されている回覧順序で複数のユーザ端末に対して個々に送信するコンピュータで実行される行政文書管理プログラムであって、
   前記コンピュータは、
   前記ユーザ端末に提供される複数の文書データと、
   各文書データに対して設定され、少なくとも前記文書データに対して行われる複数の業務と、各業務を行うユーザのユーザ名、および当該業務の処理順序が記録されたフローデータと、
   本来前記業務を行うユーザのユーザ名と、当該ユーザの代わりに代理者として当該業務を行う他のユーザのユーザ名とが記録された代理権データと、
   を記憶し、
   前記行政文書管理プログラムは、前記コンピュータを、
   当該文書データに対して設定されている前記フローデータと、前記代理権データとを参照し、当該文書データを選択したユーザが、当該文書データに対して業務を行うはずのユーザの代理者として記録されているか否かユーザ名を基に判定し、記録されていた場合に、代理処理の実行を促す入力ボタンデータを当該選択された文書の文書データに挿入し、前記ユーザ端末に送信する文書検索手段と、
   して機能させることを特徴とする行政文書管理プログラム。
4. 前記コンピュータは、各文書データに対して設定され、少なくとも前記文書データに対して行われる複数の業務と、各業務を行うユーザのユーザ名、当該ユーザの所属および職位、および当該業務の処理順序が記録されたフローデータと、
   本来前記業務を行うユーザのユーザ名、所属および職位と、当該ユーザの代わりに代理者として当該業務を行う他のユーザのユーザ名、所属および職位とが記録された代理権データとを記憶し、
   前記文書検索手段は、当該文書データに対して設定されている前記フローデータと、前記代理権データとを参照し、当該文書データを選択したユーザが、当該文書データに対して業務を行うはずのユーザの代理者として記録されているか否かユーザ名、または所属および職位を基に判定し、記録されていた場合に、代理処理の実行を促す入力ボタンデータを当該選択された文書の文書データに挿入し、前記ユーザ端末に送信することを特徴とする請求項３に記載の行政文書管理プログラム。

Images