JP2002083102A - 電子文書承認方式及びその方法 - Google Patents
電子文書承認方式及びその方法Info
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- JP2002083102A JP2002083102A JP2000273666A JP2000273666A JP2002083102A JP 2002083102 A JP2002083102 A JP 2002083102A JP 2000273666 A JP2000273666 A JP 2000273666A JP 2000273666 A JP2000273666 A JP 2000273666A JP 2002083102 A JP2002083102 A JP 2002083102A
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Abstract
(57)【要約】
【課題】 承認者が不在であっても、電子文書を承認で
きるようにする。 【解決手段】 承認依頼者に電子文書に対する承認者及
び代理承認者を指定させる手段と、承認者が端末に不在
であり、代理承認者が端末に在席しているときに、代理
承認者に電子文書を承認させる手段と、承認者が端末に
在席しているときに、承認者に電子文書を承認させる手
段と、承認者及び代理承認者の端末への在席／不在を、
承認者及び代理承認者がログオンした端末のＩＰアドレ
ス宛にｐｉｎｇコマンドを送ることにより確認する手段
と、承認をさせる者に承認依頼の電子メールを送信する
手段を備える。
きるようにする。 【解決手段】 承認依頼者に電子文書に対する承認者及
び代理承認者を指定させる手段と、承認者が端末に不在
であり、代理承認者が端末に在席しているときに、代理
承認者に電子文書を承認させる手段と、承認者が端末に
在席しているときに、承認者に電子文書を承認させる手
段と、承認者及び代理承認者の端末への在席／不在を、
承認者及び代理承認者がログオンした端末のＩＰアドレ
ス宛にｐｉｎｇコマンドを送ることにより確認する手段
と、承認をさせる者に承認依頼の電子メールを送信する
手段を備える。
Description
【０００１】
【発明の属する技術分野】本発明は、電子文書をコンピ
ュータにより電子的に認証するための電子文書認証方式
及びその方法に関する。
ュータにより電子的に認証するための電子文書認証方式
及びその方法に関する。
【０００２】
【従来の技術】従来、電子承認を利用する場合、文書の
作成者（以下、単に「作成者」という。）は文書の承認
者（以下、単に「承認者」という。）を１名選択し、そ
の承認者に承認依頼する。承認者は内容を確認し承認も
しくは承認却下する。
作成者（以下、単に「作成者」という。）は文書の承認
者（以下、単に「承認者」という。）を１名選択し、そ
の承認者に承認依頼する。承認者は内容を確認し承認も
しくは承認却下する。
【０００３】図７を参照すると、従来の電子文書承認方
式は、作成者端末１０と、承認者端末２０と、文書管理
サーバ４０と、認証サーバ５０と、処理部門端末６０
と、これらを相互に接続するインターネット等の通信ネ
ットワーク１００を備える。
式は、作成者端末１０と、承認者端末２０と、文書管理
サーバ４０と、認証サーバ５０と、処理部門端末６０
と、これらを相互に接続するインターネット等の通信ネ
ットワーク１００を備える。
【０００４】作成者は、作成者端末１０を介して、文書
管理サーバ４０にアクセスし文書作成を行う。作成が完
了すると、文書管理サーバ４０に承認依頼を行う。文書
管理サーバ４０は承認者へ承認依頼を電子メールなどで
通知する。承認者は、承認者端末２０を介して文書管理
サーバ４０へアクセスし、承認依頼された文書の内容確
認後、承認もしくは承認却下を行う。作成者は承認が完
了した文書の発行処理を行うことにより、処理部門へ文
書が発行される。
管理サーバ４０にアクセスし文書作成を行う。作成が完
了すると、文書管理サーバ４０に承認依頼を行う。文書
管理サーバ４０は承認者へ承認依頼を電子メールなどで
通知する。承認者は、承認者端末２０を介して文書管理
サーバ４０へアクセスし、承認依頼された文書の内容確
認後、承認もしくは承認却下を行う。作成者は承認が完
了した文書の発行処理を行うことにより、処理部門へ文
書が発行される。
【０００５】従来技術による電子認証方式による電子認
証方法のシーケンス図を図８に示す。
証方法のシーケンス図を図８に示す。
【０００６】図８を参照すると、作成者は文書を作成す
るために文書管理サーバ１４０へアクセス、ログオンす
る。文書作成が完了すると承認依頼を行う。次に、承認
者を決定する。作成者は、画面に示される一覧から承認
者を選択する。承認設定が完了すると、作成者は、文書
管理サーバ１４０へ承認依頼を実行する。文書管理サー
バ１４０は、承認依頼通知を承認者及び作成者に送信す
る。承認者は、承認を行うため文書管理サーバ１４０へ
アクセス、ログオンする。文書内容を確認し、正しけれ
ば承認する。問題あれば、承認却下する。いずれの場合
も作成者へ、承認通知もしくは承認却下通知が送られ
る。承認された場合は、作成者は文書管理サーバ４０へ
アクセスし、発行処理を行うことにより、本文書が処理
部門端末６０へ発行される。承認却下された場合は、作
成者は文書管理サーバ１４０へアクセスし、文書の再作
成を行う。
るために文書管理サーバ１４０へアクセス、ログオンす
る。文書作成が完了すると承認依頼を行う。次に、承認
者を決定する。作成者は、画面に示される一覧から承認
者を選択する。承認設定が完了すると、作成者は、文書
管理サーバ１４０へ承認依頼を実行する。文書管理サー
バ１４０は、承認依頼通知を承認者及び作成者に送信す
る。承認者は、承認を行うため文書管理サーバ１４０へ
アクセス、ログオンする。文書内容を確認し、正しけれ
ば承認する。問題あれば、承認却下する。いずれの場合
も作成者へ、承認通知もしくは承認却下通知が送られ
る。承認された場合は、作成者は文書管理サーバ４０へ
アクセスし、発行処理を行うことにより、本文書が処理
部門端末６０へ発行される。承認却下された場合は、作
成者は文書管理サーバ１４０へアクセスし、文書の再作
成を行う。
【０００７】
【発明が解決しようとする課題】しかし、この従来技術
には、次のような問題点があった。
には、次のような問題点があった。
【０００８】一旦、承認者に承認依頼すると、承認者の
み文書に対してアクセス可能となり、承認者が不在の場
合には文書がアクセスされず、認証が保留されたままに
なってしまい、承認者が文書をアクセスするのを待ち続
けなければならないということである。
み文書に対してアクセス可能となり、承認者が不在の場
合には文書がアクセスされず、認証が保留されたままに
なってしまい、承認者が文書をアクセスするのを待ち続
けなければならないということである。
【０００９】本発明は、以上の問題点を解決する電子文
書承認方式を提供する。
書承認方式を提供する。
【００１０】
【課題を解決するための手段】本発明による電子文書承
認方式は、承認依頼者に電子文書に対する承認者及び代
理承認者を指定させる手段と、前記承認者が端末に不在
であり、前記代理承認者が端末に在席しているときに、
前記代理承認者に前記電子文書を承認させる手段と、を
備えることを特徴とする。
認方式は、承認依頼者に電子文書に対する承認者及び代
理承認者を指定させる手段と、前記承認者が端末に不在
であり、前記代理承認者が端末に在席しているときに、
前記代理承認者に前記電子文書を承認させる手段と、を
備えることを特徴とする。
【００１１】また、本発明による電子文書承認方式は、
上記の電子文書承認方式において、前記承認者が端末に
在席しているときに、前記承認者に前記電子文書を承認
させる手段を更に備えることを特徴とする。
上記の電子文書承認方式において、前記承認者が端末に
在席しているときに、前記承認者に前記電子文書を承認
させる手段を更に備えることを特徴とする。
【００１２】更に、本発明による電子文書承認方式は、
上記の電子文書承認方式において、前記承認者及び前記
代理承認者の端末への在席／不在を、前記承認者及び前
記代理承認者がログオンした端末のＩＰ(Internet Prot
ocol)アドレス宛にｐｉｎｇ(Packet Inter-Network Gro
per)コマンドを送ることにより確認する手段を更に備え
ることを特徴とする。
上記の電子文書承認方式において、前記承認者及び前記
代理承認者の端末への在席／不在を、前記承認者及び前
記代理承認者がログオンした端末のＩＰ(Internet Prot
ocol)アドレス宛にｐｉｎｇ(Packet Inter-Network Gro
per)コマンドを送ることにより確認する手段を更に備え
ることを特徴とする。
【００１３】更に、本発明による電子文書承認方式は、
上記の電子文書承認方式において、前記承認をさせる者
に承認依頼の電子メールを送信する手段を更に備えるこ
とを特徴とする。
上記の電子文書承認方式において、前記承認をさせる者
に承認依頼の電子メールを送信する手段を更に備えるこ
とを特徴とする。
【００１４】更に、本発明による電子文書承認方式は、
上記の電子文書承認方式において、前記承認者及び前記
代理承認者が端末に不在であるときに、前記承認者に前
記電子文書を承認させる手段を更に備えることを特徴と
する。
上記の電子文書承認方式において、前記承認者及び前記
代理承認者が端末に不在であるときに、前記承認者に前
記電子文書を承認させる手段を更に備えることを特徴と
する。
【００１５】更に、本発明による電子文書承認方式は、
上記の電子文書承認方式において、前記承認者及び前記
代理承認者が端末に不在であるときに、前記承認者のア
カウントを前記電子文書と対応付けて記憶し、前記代理
承認者のアカウントを前記電子文書と対応付けて記憶す
る手段と、端末にログオンした者があったときに、該ロ
グオンした者のアカウントを前記電子文書に対応付けら
れて記憶されている者のアカウントと比較する手段と、
前記ログオンした者のアカウントと前記電子文書に対応
付けられて記憶されている者のアカウントが一致したと
きに、前記ログオンした者である前記承認者又は前記代
理承認者に前記電子文書を承認させる手段と、を更に備
えることを特徴とする。
上記の電子文書承認方式において、前記承認者及び前記
代理承認者が端末に不在であるときに、前記承認者のア
カウントを前記電子文書と対応付けて記憶し、前記代理
承認者のアカウントを前記電子文書と対応付けて記憶す
る手段と、端末にログオンした者があったときに、該ロ
グオンした者のアカウントを前記電子文書に対応付けら
れて記憶されている者のアカウントと比較する手段と、
前記ログオンした者のアカウントと前記電子文書に対応
付けられて記憶されている者のアカウントが一致したと
きに、前記ログオンした者である前記承認者又は前記代
理承認者に前記電子文書を承認させる手段と、を更に備
えることを特徴とする。
【００１６】更に、本発明による電子文書承認方式は、
上記の電子文書承認方式において、前記承認者及び前記
代理承認者が端末に不在であるときに、前記承認依頼者
に前記承認者及び前記代理承認者が端末に不在である旨
の電子メールを送信する手段を更に備えることを特徴と
する。
上記の電子文書承認方式において、前記承認者及び前記
代理承認者が端末に不在であるときに、前記承認依頼者
に前記承認者及び前記代理承認者が端末に不在である旨
の電子メールを送信する手段を更に備えることを特徴と
する。
【００１７】更に、本発明による電子文書承認方式は、
承認依頼者に電子文書に対する承認者を指定させる手段
と、前記承認者が端末に不在であるときに、前記承認者
のアカウントを前記電子文書と対応付けて記憶する手段
と、端末にログオンした者があったときに、該ログオン
した者のアカウントを前記承認者のアカウントと比較す
る手段と、前記ログオンした者のアカウントと前記承認
者のアカウントが一致したときに、前記ログオンしたも
のである前記承認者に前記電子文書を承認させる手段
と、を備えることを特徴とする。
承認依頼者に電子文書に対する承認者を指定させる手段
と、前記承認者が端末に不在であるときに、前記承認者
のアカウントを前記電子文書と対応付けて記憶する手段
と、端末にログオンした者があったときに、該ログオン
した者のアカウントを前記承認者のアカウントと比較す
る手段と、前記ログオンした者のアカウントと前記承認
者のアカウントが一致したときに、前記ログオンしたも
のである前記承認者に前記電子文書を承認させる手段
と、を備えることを特徴とする。
【００１８】更に、本発明による電子文書承認方式は、
上記の電子文書承認方式において、前記承認者が端末に
不在であるときに、前記承認依頼者に前記承認者が端末
に不在である旨の電子メールを送信する手段を更に備え
ることを特徴とする。
上記の電子文書承認方式において、前記承認者が端末に
不在であるときに、前記承認依頼者に前記承認者が端末
に不在である旨の電子メールを送信する手段を更に備え
ることを特徴とする。
【００１９】更に、本発明による電子文書承認方式は、
上記の電子文書承認方式において、前記ログオンした者
のアカウントと前記承認者のアカウントが一致したとき
に、前記承認者に承認依頼の電子メールを送信する手段
を更に備えることを特徴とする。
上記の電子文書承認方式において、前記ログオンした者
のアカウントと前記承認者のアカウントが一致したとき
に、前記承認者に承認依頼の電子メールを送信する手段
を更に備えることを特徴とする。
【００２０】
【発明の実施の形態】本発明は、文書承認依頼及び承認
は作成者及び承認者が端末からネットワークを介して行
い、承認者が、外出、出張、休暇等で不在の時に、予め
登録されている代理承認者に代理承認の権限を与える電
子承認方式を提供するものである。
は作成者及び承認者が端末からネットワークを介して行
い、承認者が、外出、出張、休暇等で不在の時に、予め
登録されている代理承認者に代理承認の権限を与える電
子承認方式を提供するものである。
【００２１】図１において、文書作成者は、作成者端末
１０からネットワーク１００を介して文書管理サーバ４
０にアクセスする。文書の作成が完了すると、作成者は
承認者を登録し承認依頼を実行する。ここで、代理承認
可能な内容の文書である場合には、代理承認可を選択
し、承認者、代理承認者を登録し承認依頼を実行する。
１０からネットワーク１００を介して文書管理サーバ４
０にアクセスする。文書の作成が完了すると、作成者は
承認者を登録し承認依頼を実行する。ここで、代理承認
可能な内容の文書である場合には、代理承認可を選択
し、承認者、代理承認者を登録し承認依頼を実行する。
【００２２】認証サーバ５０は、ネットワーク１００を
使用するユーザーの認証情報を管理している。認証サー
バ５０は作成者端末１０、承認者端末２０、代理承認者
端末３０などのネットワーク接続状況とパスワード登録
等により在席判断を行う。
使用するユーザーの認証情報を管理している。認証サー
バ５０は作成者端末１０、承認者端末２０、代理承認者
端末３０などのネットワーク接続状況とパスワード登録
等により在席判断を行う。
【００２３】文書管理サーバ４０は、作成者端末１０か
らの承認依頼を受理すると承認者のみの設定の場合は、
承認者へ電子メール等を通じて承認依頼通知を、作成者
へ承認依頼控えを送出する。代理承認可の設定の場合、
文書管理サーバ４０は、認証サーバ５０に承認者の在席
確認を行い、認証者が在席の場合は承認者へ電子メール
等を通じて承認依頼通知を、作成者へ承認依頼控えを送
出し、認証者が不在であれば、代理承認者へ電子メール
等を通じて承認依頼通知を、作成者へ承認依頼控えを送
出する。承認依頼を受けた承認者及び代理承認者は、各
々承認者端末２０及び代理承認者端末３０より文書管理
サーバ４０へアクセスし承認処理を実行する。作成者端
末１０から発行の指示があると、処理部門端末６０へ認
証された電子文書を発行する。
らの承認依頼を受理すると承認者のみの設定の場合は、
承認者へ電子メール等を通じて承認依頼通知を、作成者
へ承認依頼控えを送出する。代理承認可の設定の場合、
文書管理サーバ４０は、認証サーバ５０に承認者の在席
確認を行い、認証者が在席の場合は承認者へ電子メール
等を通じて承認依頼通知を、作成者へ承認依頼控えを送
出し、認証者が不在であれば、代理承認者へ電子メール
等を通じて承認依頼通知を、作成者へ承認依頼控えを送
出する。承認依頼を受けた承認者及び代理承認者は、各
々承認者端末２０及び代理承認者端末３０より文書管理
サーバ４０へアクセスし承認処理を実行する。作成者端
末１０から発行の指示があると、処理部門端末６０へ認
証された電子文書を発行する。
【００２４】図１を参照すると、本発明の電子文書承認
方式の第１の実施形態は、作成者端末１０と、承認者端
末２０と、代理承認者端末３０と、文書管理サーバ４０
と、認証サーバ５０と、処理部門端末６０と、これらを
相互に接続するインターネット等の通信ネットワーク１
００を備える。
方式の第１の実施形態は、作成者端末１０と、承認者端
末２０と、代理承認者端末３０と、文書管理サーバ４０
と、認証サーバ５０と、処理部門端末６０と、これらを
相互に接続するインターネット等の通信ネットワーク１
００を備える。
【００２５】作成者端末１０、承認者端末２０、代理承
認者端末３０は、文書や帳票の作成者及び承認者によっ
て使用されるパーソナルコンピュータ等の情報処理装置
である。作成者端末１０は、文書管理サーバ４０へアク
セスし、文書・帳票の作成、承認者の設定、及び承認依
頼を行う機能を有する。承認者端末２０は、文書管理サ
ーバ４０へアクセスし、文書・帳票の承認及び承認却下
する機能を有する。代理承認者端末３０は、承認者端末
２０同様、文書管理サーバ４０へアクセスし、文書・帳
票の代理承認及び承認却下する機能を有する。作成者端
末１０、承認者端末２０、代理承認者端末３０は、１つ
の端末を共有することもできる。ただし、本実施形態で
は、説明の便宜上、作成者端末１０、承認者端末２０、
代理承認者端末３０を区別している。
認者端末３０は、文書や帳票の作成者及び承認者によっ
て使用されるパーソナルコンピュータ等の情報処理装置
である。作成者端末１０は、文書管理サーバ４０へアク
セスし、文書・帳票の作成、承認者の設定、及び承認依
頼を行う機能を有する。承認者端末２０は、文書管理サ
ーバ４０へアクセスし、文書・帳票の承認及び承認却下
する機能を有する。代理承認者端末３０は、承認者端末
２０同様、文書管理サーバ４０へアクセスし、文書・帳
票の代理承認及び承認却下する機能を有する。作成者端
末１０、承認者端末２０、代理承認者端末３０は、１つ
の端末を共有することもできる。ただし、本実施形態で
は、説明の便宜上、作成者端末１０、承認者端末２０、
代理承認者端末３０を区別している。
【００２６】文書管理サーバ４０は、ワークステーショ
ン・サーバ等の情報処理装置によって構成される。文書
管理サーバ４０は、作成者端末１０からの承認依頼を検
出する機能と、承認依頼先である承認者及び代理承認者
を抽出する機能と、承認依頼先の在席情報を認証サーバ
５０に問い合わせる機能と、承認者の在席情報をもとに
承認依頼通知を発行する機能とを有する。在席情報の確
認は承認依頼通知の発行先を決定するために用いられ
る。
ン・サーバ等の情報処理装置によって構成される。文書
管理サーバ４０は、作成者端末１０からの承認依頼を検
出する機能と、承認依頼先である承認者及び代理承認者
を抽出する機能と、承認依頼先の在席情報を認証サーバ
５０に問い合わせる機能と、承認者の在席情報をもとに
承認依頼通知を発行する機能とを有する。在席情報の確
認は承認依頼通知の発行先を決定するために用いられ
る。
【００２７】認証サーバ５０は、ワークステーション・
サーバ等の情報処理装置によって構成される。認証サー
バ５０は、各端末のＩＰ(Internet Protocol)アドレス
テーブルと、利用者のアカウント、パスワード情報を持
っており、登録状況から利用者の在席判断を行う機能
と、ネットワーク接続状況を確認する機能とを有する。
サーバ等の情報処理装置によって構成される。認証サー
バ５０は、各端末のＩＰ(Internet Protocol)アドレス
テーブルと、利用者のアカウント、パスワード情報を持
っており、登録状況から利用者の在席判断を行う機能
と、ネットワーク接続状況を確認する機能とを有する。
【００２８】処理部門端末６０は、パーソナルコンピュ
ータ等の情報処理装置である。処理部門端末６０では、
文書・帳票に記載された内容をもとに作業を行う。
ータ等の情報処理装置である。処理部門端末６０では、
文書・帳票に記載された内容をもとに作業を行う。
【００２９】図１、２、３、４及び５を参照して本実施
形態の動作について詳細に説明する。
形態の動作について詳細に説明する。
【００３０】図２を参照すると、作成者は、作成者端末
１０の電源を投入して、パスワード入力を行い利用者認
証を行う。同様にして、代理承認者Ａは、代理承認者端
末３０の電源を投入して、パスワード入力を行い利用者
認証を行う。利用者認証を行うことにより、ネットワー
ク１００内の各種システムが利用可能になる。認証サー
バ５０は、認証を行った利用者のＩＰアドレス、アカウ
ント情報を認証サーバ５０内のメモリに格納する。図５
に示すように、認証登録されたＩＰアドレスと、アカウ
ントをリンクし、認証されていないアカウントに関して
はＩＰアドレス情報は格納しない。図５の例では、作成
者とＡは認証されているので、これらにリンクするＩＰ
アドレスがあるが、ａとＢは認証されていないので、こ
れらにリンクするＩＰアドレスがない。
１０の電源を投入して、パスワード入力を行い利用者認
証を行う。同様にして、代理承認者Ａは、代理承認者端
末３０の電源を投入して、パスワード入力を行い利用者
認証を行う。利用者認証を行うことにより、ネットワー
ク１００内の各種システムが利用可能になる。認証サー
バ５０は、認証を行った利用者のＩＰアドレス、アカウ
ント情報を認証サーバ５０内のメモリに格納する。図５
に示すように、認証登録されたＩＰアドレスと、アカウ
ントをリンクし、認証されていないアカウントに関して
はＩＰアドレス情報は格納しない。図５の例では、作成
者とＡは認証されているので、これらにリンクするＩＰ
アドレスがあるが、ａとＢは認証されていないので、こ
れらにリンクするＩＰアドレスがない。
【００３１】作成者は文書を作成するために文書管理サ
ーバ４０へアクセス、ログオンする。文書作成が完了す
ると承認依頼を行う。図４に示すように、作成者は、承
認者のみを設定するか、承認者及び代理承認者を設定す
るかを選択する。図４（ａ）の例では、承認者及び代理
承認者を設定することを選択している。次に、承認者及
び代理承認者を決定する。作成者は、画面に示される一
覧から承認者及び代理承認者を選択する。図４（ｂ）の
例では、承認者としてはａのみの１名、代理承認者とし
てはＡ、Ｂの２名を設定している。承認設定が完了する
と、作成者は、文書管理サーバ４０へ承認依頼を実行す
る。文書管理サーバ４０は作成者によって設定された承
認者、代理承認者のアカウント情報を認証サーバ５０に
送信し、在席状況を問い合わせる。認証サーバ５０は、
問い合わせのアカウント情報にリンクしているＩＰアド
レスがあるか検索し、あれば該当するＩＰアドレスに対
して、ＩＰネットワーク上の接続性を確認するコマンド
であるｐｉｎｇ(Packet Inter-Network Groper)コマン
ドによる接続確認を行い、接続状況結果を文書管理サー
バ４０に通知する。文書管理サーバ４０の承認依頼は次
のように決定される。 ・承認者のみの設定→承認者へ承認依頼送信 ・承認者、代理承認者設定で、承認者が在席→承認者へ
承認依頼送信 ・承認者、代理承認者設定で、承認者不在、代理承認者
在席→代理承認者へ承認依頼 ・承認者、代理承認者設定で、承認者、代理承認者とも
不在→承認者へ承認依頼 図３の例では、承認者ａが不在席であり、代理承認者Ａ
が在席しているので、承認依頼通知を代理承認者Ａ及び
作成者に送信している。代理承認者Ａは、承認を行うた
め文書管理サーバ４０へアクセス、ログオンする。文書
内容を確認し、正しければ承認する。問題あれば、承認
却下する。いずれの場合も作成者へ、承認通知もしくは
承認却下通知が送られる。承認された場合は、作成者は
文書管理サーバ４０へアクセスし、発行処理を行うこと
により、本文書が処理部門端末６０へ発行される。承認
却下された場合は、作成者は文書管理サーバ４０へアク
セスし、文書の再作成を行う。
ーバ４０へアクセス、ログオンする。文書作成が完了す
ると承認依頼を行う。図４に示すように、作成者は、承
認者のみを設定するか、承認者及び代理承認者を設定す
るかを選択する。図４（ａ）の例では、承認者及び代理
承認者を設定することを選択している。次に、承認者及
び代理承認者を決定する。作成者は、画面に示される一
覧から承認者及び代理承認者を選択する。図４（ｂ）の
例では、承認者としてはａのみの１名、代理承認者とし
てはＡ、Ｂの２名を設定している。承認設定が完了する
と、作成者は、文書管理サーバ４０へ承認依頼を実行す
る。文書管理サーバ４０は作成者によって設定された承
認者、代理承認者のアカウント情報を認証サーバ５０に
送信し、在席状況を問い合わせる。認証サーバ５０は、
問い合わせのアカウント情報にリンクしているＩＰアド
レスがあるか検索し、あれば該当するＩＰアドレスに対
して、ＩＰネットワーク上の接続性を確認するコマンド
であるｐｉｎｇ(Packet Inter-Network Groper)コマン
ドによる接続確認を行い、接続状況結果を文書管理サー
バ４０に通知する。文書管理サーバ４０の承認依頼は次
のように決定される。 ・承認者のみの設定→承認者へ承認依頼送信 ・承認者、代理承認者設定で、承認者が在席→承認者へ
承認依頼送信 ・承認者、代理承認者設定で、承認者不在、代理承認者
在席→代理承認者へ承認依頼 ・承認者、代理承認者設定で、承認者、代理承認者とも
不在→承認者へ承認依頼 図３の例では、承認者ａが不在席であり、代理承認者Ａ
が在席しているので、承認依頼通知を代理承認者Ａ及び
作成者に送信している。代理承認者Ａは、承認を行うた
め文書管理サーバ４０へアクセス、ログオンする。文書
内容を確認し、正しければ承認する。問題あれば、承認
却下する。いずれの場合も作成者へ、承認通知もしくは
承認却下通知が送られる。承認された場合は、作成者は
文書管理サーバ４０へアクセスし、発行処理を行うこと
により、本文書が処理部門端末６０へ発行される。承認
却下された場合は、作成者は文書管理サーバ４０へアク
セスし、文書の再作成を行う。
【００３２】次に、本発明の第２の実施形態について図
面を用いて詳細に説明する。
面を用いて詳細に説明する。
【００３３】本発明の第２の実施形態は、文書管理サー
バ４０が承認者の在席を確認した上で承認依頼を送信す
る点で第１の実施形態と異なる。
バ４０が承認者の在席を確認した上で承認依頼を送信す
る点で第１の実施形態と異なる。
【００３４】文書管理サーバ４０は、認証サーバ５０
に、承認依頼する文書の番号を在席確認時に通知する機
能と、承認者及び代理承認者が全員不在の場合に作成者
に承認者及び代理承認者の不在の通知を送信する機能
と、認証サーバ５０より承認依頼が保留されている文書
の承認者又は代理承認者が在席した通知を受けると作成
者及び承認者又は代理承認者に承認依頼通知を送信する
機能とを有する。ここで文書番号はユニークに決められ
た数字である。認証サーバ５０は、承認者及び代理承認
者が不在であった文書番号とその承認者及び代理承認者
のアカウントを記憶する機能と、新たに認証されたアカ
ウントが承認者及び代理承認者不在の文書番号と一緒に
記憶されているアカウントと一致するか否かを判定する
機能と、一致した場合に文書管理サーバ４０在席通知を
送信する機能とを有する。
に、承認依頼する文書の番号を在席確認時に通知する機
能と、承認者及び代理承認者が全員不在の場合に作成者
に承認者及び代理承認者の不在の通知を送信する機能
と、認証サーバ５０より承認依頼が保留されている文書
の承認者又は代理承認者が在席した通知を受けると作成
者及び承認者又は代理承認者に承認依頼通知を送信する
機能とを有する。ここで文書番号はユニークに決められ
た数字である。認証サーバ５０は、承認者及び代理承認
者が不在であった文書番号とその承認者及び代理承認者
のアカウントを記憶する機能と、新たに認証されたアカ
ウントが承認者及び代理承認者不在の文書番号と一緒に
記憶されているアカウントと一致するか否かを判定する
機能と、一致した場合に文書管理サーバ４０在席通知を
送信する機能とを有する。
【００３５】次に本実施形態の動作について説明する。
【００３６】文書管理サーバ４０は、認証サーバ５０に
承認者及び代理承認者の在席状況を問い合わせる際に、
文書管理サーバ４０内で管理しているユニークな文書番
号を追加して送信する。認証サーバ５０は、承認者及び
代理承認者が全員不在と判断すると、文書番号並びに承
認者及び代理承認者のアカウントを記憶し、文書管理サ
ーバ４０に不在の旨を示す在席確認通知を通知する。文
書管理サーバ４０は、在席確認通知を受けると、作成者
に、承認者不在のため承認者又は代理承認者が在席次第
承認を依頼することを通知する。承認資格者（認証者及
び代理認証者）である代理承認者Ａが認証を行うと、認
証サーバ５０は、代理承認者Ａが承認依頼で保留されて
いる文書番号の承認資格者であるか検索する。認証サー
バ５０は、代理承認者Ａが承認資格者であるので、文書
管理サーバ４０に文書番号と代理承認者Ａの在席を通知
する。他の処理は第１の実施形態と同様であるので重複
する説明は省略する。
承認者及び代理承認者の在席状況を問い合わせる際に、
文書管理サーバ４０内で管理しているユニークな文書番
号を追加して送信する。認証サーバ５０は、承認者及び
代理承認者が全員不在と判断すると、文書番号並びに承
認者及び代理承認者のアカウントを記憶し、文書管理サ
ーバ４０に不在の旨を示す在席確認通知を通知する。文
書管理サーバ４０は、在席確認通知を受けると、作成者
に、承認者不在のため承認者又は代理承認者が在席次第
承認を依頼することを通知する。承認資格者（認証者及
び代理認証者）である代理承認者Ａが認証を行うと、認
証サーバ５０は、代理承認者Ａが承認依頼で保留されて
いる文書番号の承認資格者であるか検索する。認証サー
バ５０は、代理承認者Ａが承認資格者であるので、文書
管理サーバ４０に文書番号と代理承認者Ａの在席を通知
する。他の処理は第１の実施形態と同様であるので重複
する説明は省略する。
【００３７】なお、第２の実施形態の機能のうちの第１
の実施形態に追加した機能は、代理承認者を設定しない
場合にも適用できる。
の実施形態に追加した機能は、代理承認者を設定しない
場合にも適用できる。
【００３８】また、上記の各サーバ、各端末の上記の動
作は、上記の各サーバ、各端末に上記の動作をさせるた
めのコンピュータプログラムを上記の各サーバ、各端末
が記録媒体から読み込んで実行することにより行われ
る。
作は、上記の各サーバ、各端末に上記の動作をさせるた
めのコンピュータプログラムを上記の各サーバ、各端末
が記録媒体から読み込んで実行することにより行われ
る。
【００３９】
【発明の効果】以上説明したように、本発明によれば、
代理承認可能な文書であれば、承認可能な在席者へ優先
的に承認依頼を行うことにより承認待ち時間を短縮する
ことが出来るという効果が奏される。その理由は、認証
サーバで利用者の在席状況を管理するようにしたからで
ある。
代理承認可能な文書であれば、承認可能な在席者へ優先
的に承認依頼を行うことにより承認待ち時間を短縮する
ことが出来るという効果が奏される。その理由は、認証
サーバで利用者の在席状況を管理するようにしたからで
ある。
【図１】本発明の実施形態による電子文書承認方式の構
成を示す概念図である。
成を示す概念図である。
【図２】本発明の実施形態による電子文書承認方式の動
作を示すシーケンス図である。
作を示すシーケンス図である。
【図３】本発明の実施形態１による電子文書承認方式の
動作を示すシーケンス図である。
動作を示すシーケンス図である。
【図４】（ａ）は、本発明の実施形態による電子文書承
認方式において、作成者端末の画面に表示される承認者
のみを設定するか承認者及び代理承認者を設定するかを
選択するための画面であり、（ｂ）は、本発明の実施形
態による電子文書承認方式において、作成者端末の画面
に表示される承認者及び代理承認者を選択するための画
面である。
認方式において、作成者端末の画面に表示される承認者
のみを設定するか承認者及び代理承認者を設定するかを
選択するための画面であり、（ｂ）は、本発明の実施形
態による電子文書承認方式において、作成者端末の画面
に表示される承認者及び代理承認者を選択するための画
面である。
【図５】本発明の実施形態による認証サーバに記憶され
るテーブルを示す図である。
るテーブルを示す図である。
【図６】本発明の実施形態２による電子文書承認方式の
動作を示すシーケンス図である。
動作を示すシーケンス図である。
【図７】従来技術による電子文書承認方式の構成を示す
概念図である。
概念図である。
【図８】従来技術による電子文書承認方式の動作を示す
シーケンス図である。
シーケンス図である。
１０ 作成者端末 ２０ 承認者端末 ３０ 代理承認者端末 ４０ 文書管理サーバ ５０ 認証サーバ ６０ 処理部門端末 １００ ネットワーク
Claims (22)
- 【請求項１】 承認依頼者に電子文書に対する承認者及
び代理承認者を指定させる手段と、 前記承認者が端末に不在であり、前記代理承認者が端末
に在席しているときに、前記代理承認者に前記電子文書
を承認させる手段と、 を備えることを特徴とする電子文書承認方式。 - 【請求項２】 請求項１に記載の電子文書承認方式にお
いて、前記承認者が端末に在席しているときに、前記承
認者に前記電子文書を承認させる手段を更に備えること
を特徴とする電子文書承認方式。 - 【請求項３】 請求項１又は２に記載の電子文書承認方
式において、前記承認者及び前記代理承認者の端末への
在席／不在を、前記承認者及び前記代理承認者がログオ
ンした端末のＩＰ(Internet Protocol)アドレス宛にｐ
ｉｎｇ(PacketInter-Network Groper)コマンドを送るこ
とにより確認する手段を更に備えることを特徴とする電
子文書承認方式。 - 【請求項４】 請求項１乃至３のいずれか１項に記載の
電子文書承認方式において、前記承認をさせる者に承認
依頼の電子メールを送信する手段を更に備えることを特
徴とする電子文書承認方式。 - 【請求項５】 請求項１乃至４のいずれか１項に記載の
電子文書承認方式において、前記承認者及び前記代理承
認者が端末に不在であるときに、前記承認者に前記電子
文書を承認させる手段を更に備えることを特徴とする電
子文書承認方式。 - 【請求項６】 請求項１乃至４のいずれか１項に記載の
電子文書承認方式において、 前記承認者及び前記代理承認者が端末に不在であるとき
に、前記承認者のアカウントを前記電子文書と対応付け
て記憶し、前記代理承認者のアカウントを前記電子文書
と対応付けて記憶する手段と、 端末にログオンした者があったときに、該ログオンした
者のアカウントを前記電子文書に対応付けられて記憶さ
れている者のアカウントと比較する手段と、 前記ログオンした者のアカウントと前記電子文書に対応
付けられて記憶されている者のアカウントが一致したと
きに、前記ログオンした者である前記承認者又は前記代
理承認者に前記電子文書を承認させる手段と、 を更に備えることを特徴とする電子文書承認方式。 - 【請求項７】 請求項６に記載の電子文書承認方式にお
いて、 前記承認者及び前記代理承認者が端末に不在であるとき
に、前記承認依頼者に前記承認者及び前記代理承認者が
端末に不在である旨の電子メールを送信する手段を更に
備えることを特徴とする電子文書承認方式。 - 【請求項８】 承認依頼者に電子文書に対する承認者を
指定させる手段と、 前記承認者が端末に不在であるときに、前記承認者のア
カウントを前記電子文書と対応付けて記憶する手段と、 端末にログオンした者があったときに、該ログオンした
者のアカウントを前記承認者のアカウントと比較する手
段と、 前記ログオンした者のアカウントと前記承認者のアカウ
ントが一致したときに、前記ログオンしたものである前
記承認者に前記電子文書を承認させる手段と、 を備えることを特徴とする電子文書承認方式。 - 【請求項９】 請求項８に記載の電子文書承認方式にお
いて、 前記承認者が端末に不在であるときに、前記承認依頼者
に前記承認者が端末に不在である旨の電子メールを送信
する手段を更に備えることを特徴とする電子文書承認方
式。 - 【請求項１０】 請求項８又は９に記載の電子文書承認
方式において、前記ログオンした者のアカウントと前記
承認者のアカウントが一致したときに、前記承認者に承
認依頼の電子メールを送信する手段を更に備えることを
特徴とする電子文書承認方式。 - 【請求項１１】 承認依頼者に電子文書に対する承認者
及び代理承認者を指定させるステップと、 前記承認者が端末に不在であり、前記代理承認者が端末
に在席しているときに、前記代理承認者に前記電子文書
を承認させるステップと、 を有することを特徴とする電子文書承認方法。 - 【請求項１２】 請求項１１に記載の電子文書承認方法
において、前記承認者が端末に在席しているときに、前
記承認者に前記電子文書を承認させるステップを更に有
することを特徴とする電子文書承認方法。 - 【請求項１３】 請求項１１又は１２に記載の電子文書
承認方法において、前記承認者及び前記代理承認者の端
末への在席／不在を、前記承認者及び前記代理承認者が
ログオンした端末のＩＰ(Internet Protocol)アドレス
宛にｐｉｎｇ(Packet Inter-Network Groper)コマンド
を送ることにより確認するステップを更に有することを
特徴とする電子文書承認方法。 - 【請求項１４】 請求項１１乃至１３のいずれか１項に
記載の電子文書承認方法において、前記承認をさせる者
に承認依頼の電子メールを送信するステップを更に有す
ることを特徴とする電子文書承認方法。 - 【請求項１５】 請求項１１乃至１４のいずれか１項に
記載の電子文書承認方法において、前記承認者及び前記
代理承認者が端末に不在であるときに、前記承認者に前
記電子文書を承認させるステップを更に有することを特
徴とする電子文書承認方法。 - 【請求項１６】 請求項１１乃至１４のいずれか１項に
記載の電子文書承認方法において、 前記承認者及び前記代理承認者が端末に不在であるとき
に、前記承認者のアカウントを前記電子文書と対応付け
て記憶し、前記代理承認者のアカウントを前記電子文書
と対応付けて記憶するステップと、 端末にログオンした者があったときに、該ログオンした
者のアカウントを前記電子文書に対応付けられて記憶さ
れている者のアカウントと比較するステップと、 前記ログオンした者のアカウントと前記電子文書に対応
付けられて記憶されている者のアカウントが一致したと
きに、前記ログオンした者である前記承認者又は前記代
理承認者に前記電子文書を承認させるステップと、 を更に有することを特徴とする電子文書承認方法。 - 【請求項１７】 請求項１６に記載の電子文書承認方法
において、 前記承認者及び前記代理承認者が端末に不在であるとき
に、前記承認依頼者に前記承認者及び前記代理承認者が
端末に不在である旨の電子メールを送信するステップを
更に有することを特徴とする電子文書承認方法。 - 【請求項１８】 承認依頼者に電子文書に対する承認者
を指定させるステップと、 前記承認者が端末に不在であるときに、前記承認者のア
カウントを前記電子文書と対応付けて記憶するステップ
と、 端末にログオンした者があったときに、該ログオンした
者のアカウントを前記承認者のアカウントと比較するス
テップと、 前記ログオンした者のアカウントと前記承認者のアカウ
ントが一致したときに、前記ログオンしたものである前
記承認者に前記電子文書を承認させるステップと、 を有することを特徴とする電子文書承認方法。 - 【請求項１９】 請求項１８に記載の電子文書承認方法
において、 前記承認者が端末に不在であるときに、前記承認依頼者
に前記承認者が端末に不在である旨の電子メールを送信
するステップを更に有することを特徴とする電子文書承
認方法。 - 【請求項２０】 請求項１８又は１９に記載の電子文書
承認方法において、前記ログオンした者のアカウントと
前記承認者のアカウントが一致したときに、前記承認者
に承認依頼の電子メールを送信するステップを更に有す
ることを特徴とする電子文書承認方法。 - 【請求項２１】 コンピュータに請求項１１乃至２０の
いずれか１項に記載の方法を実行させるためのプログラ
ム。 - 【請求項２２】 コンピュータに請求項１１乃至２０の
いずれか１項に記載の方法を実行させるためのプログラ
ムを記録したことを特徴とするコンピュータ読み取り可
能な記録媒体。
Priority Applications (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP2000273666A JP2002083102A (ja) | 2000-09-08 | 2000-09-08 | 電子文書承認方式及びその方法 |
Applications Claiming Priority (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP2000273666A JP2002083102A (ja) | 2000-09-08 | 2000-09-08 | 電子文書承認方式及びその方法 |
Publications (1)
| Publication Number | Publication Date |
|---|---|
| JP2002083102A true JP2002083102A (ja) | 2002-03-22 |
Family
ID=18759570
Family Applications (1)
| Application Number | Title | Priority Date | Filing Date |
|---|---|---|---|
| JP2000273666A Pending JP2002083102A (ja) | 2000-09-08 | 2000-09-08 | 電子文書承認方式及びその方法 |
Country Status (1)
| Country | Link |
|---|---|
| JP (1) | JP2002083102A (ja) |
Cited By (10)
| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
|---|---|---|---|---|
| JP2005293247A (ja) * | 2004-03-31 | 2005-10-20 | Toshiba Solutions Corp | 行政文書管理システム、および行政文書管理プログラム |
| JP2005305983A (ja) * | 2004-04-26 | 2005-11-04 | Canon Inc | 印刷装置及び方法、並びにプログラム及び記憶媒体 |
| JP2006065483A (ja) * | 2004-08-25 | 2006-03-09 | Konica Minolta Medical & Graphic Inc | 医用画像管理システム |
| JP2009251809A (ja) * | 2008-04-03 | 2009-10-29 | Oki Data Corp | 承認装置及び画像形成装置 |
| JP2011053903A (ja) * | 2009-09-01 | 2011-03-17 | Fujitsu Ltd | 情報処理システム、アカウント発行方法およびアカウント発行プログラム |
| JP2011113331A (ja) * | 2009-11-27 | 2011-06-09 | Hitachi Information Systems Ltd | ワークフローシステム |
| JP2013033420A (ja) * | 2011-08-03 | 2013-02-14 | Nec Engineering Ltd | 情報処理装置及びその代理アクセス権付与方法 |
| JP2013062597A (ja) * | 2011-09-12 | 2013-04-04 | Murata Mach Ltd | 承認端末装置 |
| KR101309693B1 (ko) * | 2011-06-30 | 2013-09-17 | 중소기업은행 | 금융전문의 수신 알림 장치 및 그 방법 |
| JP7391330B2 (ja) | 2020-02-27 | 2023-12-05 | Ｈｅｎｎｇｅ株式会社 | プログラム及びサーバ |
-
2000
- 2000-09-08 JP JP2000273666A patent/JP2002083102A/ja active Pending
Cited By (11)
| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
|---|---|---|---|---|
| JP2005293247A (ja) * | 2004-03-31 | 2005-10-20 | Toshiba Solutions Corp | 行政文書管理システム、および行政文書管理プログラム |
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| KR101309693B1 (ko) * | 2011-06-30 | 2013-09-17 | 중소기업은행 | 금융전문의 수신 알림 장치 및 그 방법 |
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| JP2013062597A (ja) * | 2011-09-12 | 2013-04-04 | Murata Mach Ltd | 承認端末装置 |
| JP7391330B2 (ja) | 2020-02-27 | 2023-12-05 | Ｈｅｎｎｇｅ株式会社 | プログラム及びサーバ |
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Legal Events
| Date | Code | Title | Description |
|---|---|---|---|
| A02 | Decision of refusal |
Free format text: JAPANESE INTERMEDIATE CODE: A02 Effective date: 20040607 |