JP7391330B2 - プログラム及びサーバ - Google Patents
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Description
認指示を可能とし、電子メールの承認待ちによるビジネス上の支障を減らすことが可能なプログラム及びサーバを提供することにある。
電子メールを配送するサーバのためのプログラムであって、
差出元から送信された電子メールを受け付ける受け付け部と、
所定の条件に基づいて前記電子メールの承認の要否を判定する判定部と、
前記電子メールの承認が必要と判定された場合に、前記電子メールの配送を保留する保留部と、
前記電子メールの承認が必要と判定された場合に、複数の承認者のうちの一の代表承認者の選択を受け付ける選択部と、
前記代表承認者に対して、承認要求を通知する通知部と、
前記複数の承認者の少なくとも一の承認者から、保留された前記電子メールの承認指示又は否認指示を受け付ける指示受け付け部と、
前記電子メールの承認が必要と判定された場合であって、前記複数の承認者のうちの一の承認者から最先に受け付けた指示が承認指示である場合に前記電子メールを配送する制御を行う、又は、前記複数の承認者のうちの一の承認者から最先に受け付けた指示が否認指示である場合に前記電子メールの配送を中止する制御を行う配送部として、コンピュータを機能させることを特徴とするプログラムに関する。
前記選択部は、
前記差出元のユーザから、複数の承認者のうちの一の代表承認者の選択を受け付けるようにしてもよい。
者の選択において差出元のユーザの意思を反映させることができる。
前記選択部は、
複数の承認者の行動情報に基づいて、当該複数の承認者のうちの一の代表承認者の選択を受け付けるようにしてもよい。
前記選択部は、
前記代表承認者から、前記代表承認者を除く他の承認者のうちの一の承認者の選択を受け付け、前記代表承認者に代えて選択された一の承認者を新たな代表承認者とし、
前記通知部は、
当該新たな代表承認者に対して承認要求を通知するようにしてもよい。
承認者毎に、承認指示又は否認指示を行うことを要する承認待ちの電子メールの一覧画面を表示する制御と、前記一覧画面の中から承認者によって選択された一の電子メールについて、当該承認者が承認指示又は否認指示を行うための指示受け付け画面を表示する制御と、を行う承認者用表示制御部として、コンピュータを更に機能させ、
前記承認者用表示制御部は、
承認待ちの電子メールについて、他の承認者が前記指示受け付け画面を閲覧していることを示す閲覧状況を、前記一覧画面及び前記指示受け付け画面の少なくとも一方に表示するようにしてもよい。
電子メールを配送するサーバのためのプログラムであって、
差出元から送信された電子メールを受け付ける受け付け部と、
所定の条件に基づいて前記電子メールの承認の要否を判定する判定部と、
前記電子メールの承認が必要と判定された場合に、前記電子メールの配送を保留する保留部と、
複数の承認者の少なくとも一の承認者から、保留された前記電子メールの承認指示又は否認指示を受け付ける指示受け付け部と、
前記電子メールの承認が必要と判定された場合であって、前記複数の承認者のうちの一の承認者から最先に受け付けた指示が承認指示である場合に前記電子メールを配送する制御を行う、又は、前記複数の承認者のうちの一の承認者から最先に受け付けた指示が否認指示である場合に前記電子メールの配送を中止する制御を行う配送部と、
承認者毎に、承認指示又は否認指示を行うことを要する承認待ちの電子メールの一覧画面を表示する制御と、前記一覧画面の中から承認者によって選択された一の電子メールについて、当該承認者が承認指示又は否認指示を行うための指示受け付け画面を表示する制御と、を行う承認者用表示制御部として、コンピュータを機能させ、
前記承認者用表示制御部は、
承認待ちの電子メールについて、他の承認者が前記指示受け付け画面を閲覧していることを示す閲覧状況を、前記一覧画面及び前記指示受け付け画面の少なくとも一方に表示することを特徴とするプログラムに関する。
範囲に記載された本発明の内容を不当に限定するものではない。また本実施形態で説明される構成の全てが、本発明の必須構成要件であるとは限らない。
図1は、本実施形態のサーバ10の機能ブロック図の一例である。なお本実施形態のサーバ10は、図1の各部を全て含む必要はなく、その一部を省略した構成としてもよい。
解析部113、保留部114、選択部115、通知部116、指示受け付け部117、配送部118を含む。
にしてもよい。
Language)文書や画像などのデータを送信(提供)する処理、端末のWebブラウザ210において受け付けたデータを受信する処理を行う。そして、サーバ10は、管理者やユーザの各端末から受信した情報に基づき、保留メールの処理、DBの更新処理等を行う。
図2は、本実施形態のサーバ10の処理の流れの概要を示す。本実施形態のサーバ10は、配送処理に用いるエンベロープの宛先及びエンベロープの差出元、メッセージとからなる電子メールを受け付け、当該電子メールを配送するMTA機能を有する。
、サーバ10は、承認が必要(つまり配送を保留)と判断した場合には電子メールの配送を保留する処理を行う。つまり、本実施形態のサーバ10によれば、所定の条件(承認用のルール)を満たす場合、電子メールを差出人X以外の承認者に見直す機会を与え、誤送信を防止することができる。なお、本実施形態の承認者は、差出人と異なるユーザである。
サーバ10は、所定の条件に基づいて電子メールの承認の要否を判定する。例えば、本実施形態では、電子メールのエンベロープの宛先(エンベロープTo)、エンベロープの差出元(エンベロープFrom)、電子メールのメッセージのヘッダ、メッセージのボディの少なくとも一つを参照して承認の要否を判定する。
)がサーバに対して送信する宛先(エンベロープTo)と、差出元(エンベロープFrom)である。つまり、サーバが電子メールを配送する際に使用するメールアドレスである。なお、エンベロープToは、電子メールのメッセージデータに含まれるヘッダのTo、Cc、Bccと異なる情報となることもあり、エンベロープFromは、電子メールのメッセージデータに含まれるヘッダのFromと異なる情報となることもある。
サーバ10は、電子メールの承認が必要と判定された場合に、差出元のユーザXから、複数の承認者A、B、Cのうちの一の代表承認者の選択を受け付ける。
5.1 承認要求メールの説明
本実施形態のサーバ10は、代表承認者の選択を受け付けた場合に、代表承認者に承認要求メールを通知する処理を行う。つまり、代表承認者に承認要求メールを通知(送信)することによって、保留された電子メールについて、少なくとも代表承認者に対して承認指示又は否認指示する機会を確実に与えることにしている。なお、サーバ10は、代表承認者の選択を受け付けた日時を、当該代表承認者に対する承認要求の発生日時とする。
ザXの電子メールの承認指示又は否認指示を速やかに行う必要がある。つまり、ユーザXが記載した電子メールの内容に問題なければ速やかに承認指示を行って宛先に送信すべきであるし、当該電子メールの内容に問題があれば、ユーザXに早めに否認指示を行いユーザXの業務が滞ることがないようにすべきである。
本実施形態のサーバ10は、代表承認者Aから代表辞退を受け付けることが可能である。例えば、サーバ10は、代表承認者Aから、承認者であるユーザBのURL78、承認者であるユーザCのURL79のいずれかのアクセスを検出した場合に、ユーザAから代
表辞退を受け付ける。
サーバ10は、代表承認者Aから、保留された電子メールについての承認指示又は否認指示を受け付けるが、代表承認者A以外の承認者B、Cから、承認指示又は否認指示を受け付けることもできる。
図6は、承認者A、B、Cそれぞれの承認待ちの電子メールの一覧画面81A、81B、81Cの一例を示す。
承認者A、B、Cそれぞれの指示受け付け画面には、一の承認待ちの電子メールの内容が表示される。
ボタンをクリックすることによって、承認待ちの各電子メールの指示受け付け画面を閲覧することができ、承認指示又は否認指示することができる。
サーバ10は、承認待ちの電子メールについて、他の承認者が指示受け付け画面を閲覧していることを示す閲覧状況を、一覧画面及び指示受け付け画面の少なくとも一方に表示する。
表示する。承認者Cについて同様に承認者Cの閲覧有無に基づきマークの表示色を決定する。
本実施形態のサーバ10は、一覧画面や指示受け付け画面においても、代表承認者の変更を行えるように制御してもよい。
本実施形態のサーバ10は、承認者の指示に基づき、保留された電子メールの配送又は配送中止の制御を行う。つまり、サーバ10は、複数の承認者のうちの一の承認者から最先に受け付けた指示(最も早く受け取った承認指示又は否認指示)に基づき、その指示に従って配送又は配送中止の制御を行う。例えば、複数の承認者A、B、Cのうち最先に指示を受け付けたユーザが承認者Aである場合、承認者Aの指示に基づき配送又は配送中止の制御を行う。また、複数の承認者A、B、Cのうち最先に指示を受け付けたユーザが承認者Bである場合、承認者Bの指示に基づき配送又は配送中止の制御を行う。また、複数の承認者A、B、Cのうち最先に指示を受け付けたユーザが承認者Cである場合、承認者Cの指示に基づき配送又は配送中止の制御を行う。
図8A、図8Bを用いて本実施形態のサーバ10の処理の流れについて説明する。まず、図8Aに示すように、電子メールを受け付ける(ステップS1)。そして、承認が必要か否かを判定し(ステップS2)、承認が必要である場合(ステップS2のY)、電子メールを保留し(ステップS3)、差出人から代表承認者の選択を受け付ける(ステップS4)。そして、代表承認者に承認要求を通知する(ステップS5)。
9.1 複数の宛先が指定された同一内容の電子メール
本実施形態のサーバ10は、差出人Xの端末20から受け付けた同一内容の電子メールに対して複数の宛先が指定されている場合、宛先毎に所定の条件を満たすか否かを判断し
、所定の条件を満たす場合に、承認が必要であると判定する。
本実施形態では、電子メールの宛先にメーリングリストの宛先を指定されることがあるが、本実施形態では、メーリングリストの宛先、又は、メーリングリストに属する参加者の宛先毎に保留の要否を判断してもよい。
サーバ10は、差出人Xの端末20から受け付けた同一内容の電子メールに対して、所定の条件を満たす宛先が複数存在する場合がある。例えば、サーバ10は、差出人Xから受け付けた同一内容の電子メールに対して、外部メールアドレスであるユーザJの宛先(jjj@yyy.com)、ユーザIの宛先(iii@yyy.com)が指定されている場合、ユーザI宛て及び、ユーザJ宛てについては承認が必要であるとして保留する。かかる場合において、差出人Xに対応付けられた承認者がユーザA、B、Cであるとし、サーバ10が、差出人XからユーザAを代表承認者として選択を受け付けた場合、ユーザAに、ユーザI宛ての電子メール及びユーザJ宛ての電子メールについて一括で承認要求を通知する。
サーバ10は、差出元のユーザXからの代表承認者の選択を受け付けず、コンピュータ制御(CPU制御)に基づき、自動的に代表承認者を選択してもよい。つまり、サーバ10は、電子メールの承認が必要と判定された場合に、複数の承認者(差出元のユーザXに対応付けられた複数の承認者)の行動情報に基づいて、当該複数の承認者のうちの一の代表承認者の選択を受け付ける。このようにすれば、差出元のユーザXは、代表承認者を選択する手間を省くことができる。
ケジュール情報を取得するようにしてもよい。
本実施形態のサーバ10は、電子メールの承認が必要と判定された場合に、差出元のユーザから複数の承認者のうちの一の代表承認者の選択を受け付ける例について説明したが、一の代表承認者の選択を受け付ける前に、複数の承認者のうちの一の代表承認者候補を差出元のユーザに提示してもよい。
本実施形態のサーバ10は、図3に示すように、差出元のユーザに対応付けて承認者を複数設定するものであるが、差出元のユーザに対応付けて一人の承認者を設定してもよい。そして、承認者が一人である場合には、差出元のユーザから代表承認者の選択を受け付ける処理を省略し、当該一人の承認者を代表承認者として決定する。
本実施形態のサーバ10が、他の承認者の閲覧状況を表示する場合、各承認者の指示のかち合いを避けることができる。そのため、サーバ10が閲覧状況を表示する場合、代表承認者の選択を受け付ける処理を省略してもよい。また、代表承認者の選択を受け付けない場合は、代表承認者という存在がないので、承認要求を代表承認者に通知する処理自体も省略してもよいし、承認要求を各承認者に通知するようにしてもよい。
本実施形態では、承認の要否を判断するためのルール(所定の条件)を設け、ルールに該当する場合に差出人とは異なる承認者の承認を要する保留処理の例について説明したが、種々のルールを設定し、当該ルールに該当するときの処理を行ってもよい。
サーバ10は、一覧画面において「検討」ボタンの代わりに、承認を引き受ける「引受」ボタン、及び、参照のみで承認を引き受けない「参照」ボタンの少なくとも一方を表示するようにしてもよい。
本実施形態では、承認要求メール70において、図5に示すように、承認・否認のリンク(例えば、URL75、URL76)を有する例について説明したが、サーバ10は、承認・否認のリンク、代表承認者Aが閲覧可能な一覧画面へのリンク(URL等)や、代表承認者Aからの承認要求メール70の保留メール(保留メールID=001)の指示を受け付ける画面へのリンク(URL等)を含む承認要求メール70を生成してもよい。
本実施形態で説明した各URL(例えば、URL75、76、78、79等)について、HTMLによる種々の機能(ボタン、テキスト、画像等のハイパーリンク)に代替してもよい。つまり、URLだけでなく、ボタン、テキスト、画像等のリンクよってサーバ10にアクセス可能としてもよい。つまり、各URLをボタン、テキスト又は画像にリンクさせて、当該ボタン、テキスト又は画像を、閲覧者が選択することでリンク先のURLにアクセスできるように制御してもよい。
本発明は、上記実施形態で説明したものに限らず、種々の変形実施が可能である。例えば、明細書又は図面中の記載において広義や同義な用語として引用された用語は、明細書又は図面中の他の記載においても広義や同義な用語に置き換えることができる。
構成を含む。また、本発明は、実施形態で説明した構成に公知技術を付加した構成を含む。
100 処理部、110 メール処理部(MTA)、111 受け付け部、112 判定部、113 解析部、114 保留部、115 選択部、116 通知部、117 指示受け付け部、118 配送部、120 Web処理部、121 管理者用表示制御部、122 ユーザ用表示制御部、123 差出人用表示制御部、124 承認者用表示制御部、130 データベース処理部、170 記憶部、172 ユーザDB、173 保留メール格納領域、174 履歴DB、175 ルールDB、210 Webブラウザ、211 MUA
Claims (7)
- 電子メールを配送するサーバのためのプログラムであって、
差出元から送信された電子メールを受け付ける受け付け部と、
所定の条件に基づいて前記電子メールの承認の要否を判定する判定部と、
前記電子メールの承認が必要と判定された場合に、前記電子メールの配送を保留する保留部と、
前記電子メールの承認が必要と判定された場合に、複数の承認者のうちの一の代表承認者の選択を受け付ける選択部と、
前記代表承認者に対して、承認要求を通知する通知部と、
前記複数の承認者の少なくとも一の承認者から、保留された前記電子メールの承認指示又は否認指示を受け付ける指示受け付け部と、
前記電子メールの承認が必要と判定された場合であって、前記複数の承認者のうちの一の承認者から最先に受け付けた指示が承認指示である場合に前記電子メールを配送する制御を行う、又は、前記複数の承認者のうちの一の承認者から最先に受け付けた指示が否認指示である場合に前記電子メールの配送を中止する制御を行う配送部として、コンピュータを機能させることを特徴とするプログラム。 - 請求項1において、
前記選択部は、
前記差出元のユーザから、複数の承認者のうちの一の代表承認者の選択を受け付けることを特徴とするプログラム。 - 請求項1において、
前記選択部は、
複数の承認者の行動情報に基づいて、当該複数の承認者のうちの一の代表承認者の選択を受け付けることを特徴とするプログラム。 - 請求項1~3のいずれかにおいて、
前記選択部は、
前記代表承認者から、前記代表承認者を除く他の承認者のうちの一の承認者の選択を受け付け、前記代表承認者に代えて選択された一の承認者を新たな代表承認者とし、
前記通知部は、
当該新たな代表承認者に対して承認要求を通知することを特徴とするプログラム。 - 請求項1~4のいずれかにおいて、
承認者毎に、承認指示又は否認指示を行うことを要する承認待ちの電子メールの一覧画面を表示する制御と、前記一覧画面の中から承認者によって選択された一の電子メールについて、当該承認者が承認指示又は否認指示を行うための指示受け付け画面を表示する制御と、を行う承認者用表示制御部として、コンピュータを更に機能させ、
前記承認者用表示制御部は、
承認待ちの電子メールについて、他の承認者が前記指示受け付け画面を閲覧していることを示す閲覧状況を、前記一覧画面及び前記指示受け付け画面の少なくとも一方に表示することを特徴とするプログラム。 - 電子メールを配送するサーバのためのプログラムであって、
差出元から送信された電子メールを受け付ける受け付け部と、
所定の条件に基づいて前記電子メールの承認の要否を判定する判定部と、
前記電子メールの承認が必要と判定された場合に、前記電子メールの配送を保留する保留部と、
複数の承認者の少なくとも一の承認者から、保留された前記電子メールの承認指示又は否認指示を受け付ける指示受け付け部と、
前記電子メールの承認が必要と判定された場合であって、前記複数の承認者のうちの一の承認者から最先に受け付けた指示が承認指示である場合に前記電子メールを配送する制御を行う、又は、前記複数の承認者のうちの一の承認者から最先に受け付けた指示が否認指示である場合に前記電子メールの配送を中止する制御を行う配送部と、
承認者毎に、承認指示又は否認指示を行うことを要する承認待ちの電子メールの一覧画面を表示する制御と、前記一覧画面の中から承認者によって選択された一の電子メールについて、当該承認者が承認指示又は否認指示を行うための指示受け付け画面を表示する制御と、を行う承認者用表示制御部として、コンピュータを機能させ、
前記承認者用表示制御部は、
承認待ちの電子メールについて、他の承認者が前記指示受け付け画面を閲覧していることを示す閲覧状況を、前記一覧画面及び前記指示受け付け画面の少なくとも一方に表示することを特徴とするプログラム。 - 請求項1~6のいずれかに記載のプログラムを記憶した記憶部と、
前記プログラムを実行するためのプロセッサと、を備えるサーバ。
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