JP2015191639A - 情報処理システム、情報処理システムの制御方法、及びプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】電子文書データの承認処理に際し、当該電子文書データに使用される部品データに適した承認者に承認処理を行わせることができる仕組みを提供すること。【解決手段】部品データをレイアウトすることで作成される文書データを管理する情報処理システムであって、部品データと部品データごとに対応した承認者情報とを記憶し、前記文書データの承認者として、当該文書データにレイアウトされている部品データに対応する前記承認者情報によって、文書データの承認者を特定する。【選択図】図８

Description

本発明は、情報処理システム、情報処理システムの制御方法、及びプログラムに関し、特に、電子文書データの承認処理に際し、当該電子文書データに使用される部品データに適した承認者に承認処理を行わせることができる仕組みに関する。

企業内で共通して使用する電子文書データを作成する際には、電子文書データの作成作業を容易にするために電子文書データにレイアウトする部品データ（以下パーツデータとも称する）をあらかじめ設けておき、このようなパーツデータを電子文書データの各ページにレイアウトする仕組みが採用されている。

具体的には、パーツデータの作成担当者が、自身が作成したパーツデータを電子文書データの作成のために他のユーザに公開し、電子文書データの作成担当者が、公開されたパーツデータの中から自身が作成する電子文書データに使用するパーツデータを選択して、レイアウト処理することで電子文書データを作成することができる。

このように作成される電子文書データが、顧客への提案書など、会社内で広く使用される文書である場合には、当該電子文書データがコンプライアンスや、規約などのルールを逸脱していないか、使用しても問題ない電子文書データか等を確認する必要がある。そのため、電子文書データの作成者が電子文書データを作成した後に、承認担当であるユーザ（上長等）による承認を得てから、他のユーザに公開することが求められる。

すなわち、電子文書データの作成者が電子文書データを作成後、電子文書データの作成者の上長等が電子文書データに対する承認を行うというワークフロー処理が必要となる。
特許文献１には、予め承認経路を定めておき、この承認経路に沿って電子文書データの承認を行うことで、電子文書データの承認処理を技術が開示されている。

特開２００４−２１３５２２号公報

ところで、パーツ作成者が作成するパーツデータの種類によっては、そのパーツデータを使用して電子文書データを作る場合に、特定のユーザを承認者とすべき場合がある。

たとえば、約款をパーツデータにしているような場合には、契約条項に詳しい人物を電子文章データの承認者とすることが好ましく、例えば法務部門に所属する人物に当該パーツデータを使用した電子文書データを承認してもらうのが適しているといえる。

しかしながら、特許文献１の場合、予め定められた承認経路に沿って承認処理しか行うことができず、電子文書データに使用されているパーツデータに適した承認者に承認させることはできないため、承認処理が完了したとしても正しく判断が行われていないことが懸念される。

本発明は、電子文書データの承認処理に際し、当該電子文書データに使用される部品データに適した承認者に承認処理を行わせることができる仕組みを提供することを目的とする。

本発明は、部品データをレイアウトすることで作成される文書データを管理する情報処理システムであって、部品データと部品データごとに対応した承認者情報とを記憶する記憶手段と、前記文書データの承認者として、当該文書データにレイアウトされている部品データに対応する前記承認者情報によって、当該文書データの承認者を特定する特定手段と、を有することを特徴とする。

また、本発明は、部品データと部品データごとに対応した承認者情報とを記憶する記憶手段を有し、部品データをレイアウトすることで作成される文書データを管理する情報処理システムの制御方法であって、前記文書データの承認者として、当該文書データにレイアウトされている部品データに対応する前記承認者情報によって、当該文書データの承認者を特定する特定工程と、を有することを特徴とする。

また、本発明は、部品データと部品データごとに対応した承認者情報とを記憶する記憶手段を有し、前記部品データをレイアウトすることで作成される文書データを管理する情報処理システムで読み取り実行可能なプログラムであって、前記情報処理システムを、前記文書データの承認者として、当該文書データにレイアウトされている部品データに対応する前記承認者情報によって、当該文書データの承認者を特定する特定手段として機能させることを特徴とする。

本発明によれば、電子文書データの承認処理に際し、部品データごとに対応した承認者情報を記憶させておき、この承認者情報によって定まる承認者に承認処理を行わせることにより、文書データに使用される部品データに適した承認者による承認処理を行わせることができる。

本願発明の文書管理システムの一例を示すシステム構成図である。 文書管理サーバとして適用可能な情報処理装置のハードウェア構成の一例を示すブロック図である。 本願の文書作成支援システムで作成される電子文書データの構造を示す模式図である。 電子文書データ管理に用いられる各種データの構成を示す模式図である。 パーツ作成者からの入力に対して文書管理サーバ１０１およびクライアント端末１０２によって行われる処理を示すフローチャートである。 図５のステップＳ５０３のパーツデータ新規登録処理の詳細を示すフローチャートである。 図５のステップＳ５０５の電子文書データ新規登録処理の詳細を示すフローチャートである。 図７のステップＳ７０７の電子文書データ承認者設定処理の詳細を示すフローチャートである。 図８のステップＳ８０５の重なり禁止判定処理の詳細を示すフローチャートである。 図８のステップＳ８０６の組み合わせ禁止判定処理の詳細を示すフローチャートである。 図５のステップＳ５０７の電子文書データ承認処理の詳細を示すフローチャートである。 ステップＳ６０２で、クライアント端末１０２のディスプレイ装置２１０に表示され、ユーザからパーツ情報の入力を受け付ける画面の一例を示す図である。 ステップＳ６０２で、クライアント端末１０２のディスプレイ装置２１０に表示され、ユーザからパーツ情報の入力を受け付ける画面の一例を示す図である。 ステップＳ６０２で、クライアント端末１０２のディスプレイ装置２１０に表示され、ユーザからパーツ情報の入力を受け付ける画面の一例を示す図である。 ステップＳ６０２で、クライアント端末１０２のディスプレイ装置２１０に表示され、ユーザからパーツ情報の入力を受け付ける画面の一例を示す図である。 ステップＳ６０２で、クライアント端末１０２のディスプレイ装置２１０に表示され、ユーザからパーツ情報の入力を受け付ける画面の一例を示す図である。 ステップＳ７０２で、クライアント端末１０２のディスプレイ装置２１０に表示され、ユーザから新規で文書データの作成を受け付ける画面の一例を示す図である。 ステップＳ７０２で、クライアント端末１０２のディスプレイ装置２１０に表示され、ユーザから新規で文書データの作成を受け付ける画面の一例を示す図である。 ステップＳ６０２で承認者の設定が行われているパーツデータをリスト化したデータテーブルの一例を示す図である。 図１１のステップＳ１１０６で、クライアント端末１０２のディスプレイ装置２１０に表示され、ユーザから文書データの承認を受け付ける画面の一例を示す図である。 図１１のステップＳ１１０６で、クライアント端末１０２のディスプレイ装置２１０に表示され、ユーザから文書データの承認を受け付ける画面の一例を示す図である。

＜図１の説明＞
図１は、本願発明の実施の形態における文書管理システム（情報処理システム）の構成の一例を示すシステム構成図である。図中、１０１は文書管理サーバであって、本願発明における情報処理装置として機能する。１０２はクライアント端末であって、文書管理システムにおいて電子文書データ等の作成や、承認を行うユーザにより使用される端末である。１０３は、文書管理サーバ１０１とクライアント端末１０２とを相互にデータ通信可能に接続するためのＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ Ａｒｅａ Ｎｅｔｗｏｒｋ）等のネットワークである。

＜図２の説明＞

図２は、図１の文書管理サーバ１０１、クライアント端末１０２として適用可能な情報処理装置のハードウェアの構成の一例を示す模式図である。

ＣＰＵ２０１は、システムバス２０４に接続される後述の各デバイスやコントローラを統括的に制御する。また、ＲＯＭ２０３あるいは外部メモリ２１１には、ＣＰＵ２０１の制御プログラムであるＢＩＯＳ（Ｂａｓｉｃ Ｉｎｐｕｔ ／ Ｏｕｔｐｕｔ Ｓｙｓｔｅｍ）やオペレーティングシステムプログラム（以下、ＯＳ）や、各サーバ或いは各ＰＣの実行する機能を実現するために必要な後述する各種プログラム等が記憶されている。ＲＡＭ２０２は、ＣＰＵ２０１の主メモリ、ワークエリア等として機能する。

ＣＰＵ２０１は、処理の実行に際して必要なプログラム等をＲＡＭ２０２にロードして、プログラムを実行することで各種動作を実現するものである。また、入力コントローラ（入力Ｃ）２０５は、キーボード２０９や不図示のマウス等のポインティングデバイスからの入力を制御する。ビデオコントローラ（ＶＣ）２０６は、ディスプレイ装置２１０等の表示装置への表示を制御する。ディスプレイ装置は、例えばＣＲＴディスプレイや液晶ディスプレイ等である。これらは必要に応じて管理者が使用するものである。本発明には直接関係があるものではない。

メモリコントローラ（ＭＣ）２０７は、ブートプログラム、ブラウザソフトウエア、各種のアプリケーション、フォントデータ、ユーザファイル、編集ファイル、各種データ等を記憶するハードディスク（ＨＤ）やフロッピーディスク（登録商標 ＦＤ）或いはＰＣＭＣＩＡカードスロットにアダプタを介して接続されるコンパクトフラッシュメモリ等の外部メモリ２１１へのアクセスを制御する。

通信Ｉ／Ｆコントローラ（通信Ｉ／ＦＣ）２０８は、ネットワークを介して、外部機器と接続・通信するものであり、ネットワークでの通信制御処理を実行する。例えば、ＴＣＰ／ＩＰを用いたインターネット通信等が可能である。

なお、ＣＰＵ２０１は、例えばＲＡＭ２０３内の表示情報用領域へアウトラインフォントの展開（ラスタライズ）処理を実行することにより、ディスプレイ装置２１０上での表示を可能としている。また、ＣＰＵ２０１は、ディスプレイ装置２１０上の不図示のマウスカーソル等でのユーザ指示を可能とする。

本発明の文書管理サーバの各種処理を実行するために用いられるプログラムは外部メモリ２１１に記録されており、必要に応じてＲＡＭ２０２にロードされることによりＣＰＵ２０１によって実行されるものである。さらに、本発明に係わるプログラムが用いる定義ファイルや各種情報テーブルは外部メモリ２１１に格納されている。

＜図３の説明＞

次に、図３を参照して、本願の文書作成支援システムで作成される電子文書データの構造について説明する。

本願の文書作成支援システムでは、ユーザが選択したテンプレートに、電子文書データを構成する部品データとしてパーツデータを所望の位置に配置することにより電子文書データを作成することになる。

図中、３００はテンプレートデータであり、ユーザによる入力部操作に従い、ＣＰＵ２０１が指定することになる。このテンプレートデータ３００にはパーツデータ３０１を配置することが可能である。

３０１はパーツデータあり、画像データや文字列データ等を複数組み合わせて作成される。これらテンプレートデータ、パーツデータは、文書管理サーバ１０１の外部メモリ２１１に記憶管理されている（後述する図４）。

＜図４の説明＞

次に図４を参照して、文書管理サーバ１０１の外部メモリ２１１で記憶・管理する電子文書データ作成に用いられる各種データの構成について説明する。文書管理サーバ１０１の外部メモリ２１１には、電子文書情報テーブル４０１、電子文書ページ内部品情報テーブル４０２、パーツ情報テーブル４０３、テンプレート情報テーブル４０４、承認者設定条件テーブル４０５が記憶管理されている。なお、文書管理サーバ１０１の外部メモリ２１１は、本発明における、部品データと部品データごとに対応した承認者情報とを記憶する記憶手段の一例である。

電子文書情報テーブル４０１は、ユーザの操作に従って文書管理サーバ１０１が作成し、外部メモリ２１１で管理している電子文書データを管理するためのデータテーブルであり、文書番号４０１−１、テンプレート番号４０１−２、担当者の情報４０１−３、電子文書データを承認する承認者の情報４０１−４等で構成されている。

文書番号４０１−１には、電子文書データを一意に識別するための識別情報が記憶される。テンプレート番号４０１−２には、当該電子文書データの作成に使用したテンプレート番号（後述する４０４−１に対応）が記憶される。４０１−３には、当該電子文書データを作成した担当者の情報（ユーザＩＤ等）が記憶される。４０１−４には、当該電子文書データを承認する承認者の情報（ユーザＩＤ等）が記憶される。なお、４０１−４には、後述する図７のステップＳ７０７で設定された承認者（パーツデータに設定された承認者設定条件を満たしたことで設定された承認者であり、図１９（Ａ）の承認者追加フラグ１９０６がＯＮになっているユーザ１９０３に対応）と、図７のステップＳ７０２で設定された承認者（電子文書データに設定された承認者）、ステップＳ７０９で設定された承認者（承認者の数が所定以下の数だったため設定された承認者）とが分けて記憶される。

電子文書ページ内部品情報テーブル４０２は、電子文書データで使用されているパーツデータを管理するためのデータテーブルであり、文書番号４０２−１、文書ページ番号４０２−２、パーツ番号４０２−３、レイアウト情報４０２−４等で構成されている。

文書番号４０２−１には、電子文書データを一意に識別するための識別情報が記憶される。文書ページ番号４０２−２には、当該電子文書データの何ページ目かを示すページ番号が記憶される。パーツ番号４０２−３には、当該ページで使用されているパーツの番号が記憶される。レイアウト情報４０２−４には、当該ページで使用されているパーツの配置位置（座標等）が記憶される。

パーツデータ情報テーブル４０３は、文書管理システムでの電子文書作成に使用可能なパーツデータの情報を管理するためのデータテーブルであり、パーツ番号４０３−１、パーツ作成者情報４０３−２、承認者設定条件番号４０３−３、承認者設定詳細条件番号４０３−４、承認者番号４０３−５等で構成されている。

パーツ番号４０３−１には、パーツデータを一意に識別するため識別情報が記憶される（４０２−３に対応）。パーツ作成者情報４０３−２には、当該パーツデータを作成したユーザの情報（ユーザＩＤ等）が記憶される。承認者設定条件番号４０３−３には、後述する、「強制承認者」、「重なり禁止」、「組み合わせ禁止」といった、４０３−５の承認者を承認者として特定する条件の番号が記憶される。承認者設定詳細条件番号４０３−４には、承認者設定条件番号４０３−３が「重なり禁止」の番号の場合には、重なり率（何％他のパーツが当該パーツデータに重なった場合に重なり禁止とするかの情報）が記憶され、承認者設定条件番号４０３−３が「組み合わせ禁止」の番号の場合には、当該パーツデータと組み合わせ禁止の対象となるパーツ番号が記憶される。承認者番号４０３−５には、承認者設定条件番号４０３−３の承認者設定条件を満たした場合に、承認者として設定されるユーザの情報（ユーザＩＤ等）が記憶される。

テンプレート情報テーブル４０４は、文書管理システムにおいて電子文書データ作成に用いられるテンプレートデータの情報を管理するためのデータテーブルであり、テンプレート番号４０４−１等で構成されている。

テンプレート番号４０４−１には、テンプレートデータを一意に識別するための識別情報が記憶される

承認者設定条件情報テーブル４０５は、パーツデータに設定可能な承認者設定条件を管理するためのデータテーブルであり、承認者設定条件番号４０５−１、条件４０５−２、等で構成されている。承認者設定条件番号４０５−１には、パーツデータに設定可能な承認者設定条件（「強制承認者」、「重なり禁止」、「組み合わせ禁止」等）の番号が記憶される（４０３−３に対応）。条件４０５−２には、「強制承認者」、「重なり禁止」、「組み合わせ禁止」といった承認者設定条件が記憶される。

＜図５の説明＞

図５を参照して、文書管理サーバ１０１、またはクライアント端末１０２によって行われる文書管理処理の一例について説明する。この処理を実行するために使用されるプログラムは文書管理サーバ１０１、およびクライアント端末１０２の外部メモリ２１１に記憶されており、本処理を行う際には当該プログラムをＲＡＭ２０２にロードし、プログラムの制御に従って本処理を行うことになる。

なお、電子文書データの新規登録・承認処理等とテンプレートの新規登録・承認処理等は同様の処理であるため、本実施例では、電子文書データの新規登録・承認処理を例に説明する。

ステップＳ５０１において、文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１は、クライアント端末１０２からの接続要求を受け付けると、ログイン処理を行う。ログイン処理に際し、クライアント端末１０２からユーザＩＤ、パスワードなど、ユーザ認証に必要なデータを受信し、それらデータの組が不図示のユーザ情報テーブルに登録されているか否かを判定することによりログイン処理が行われる。

ログイン処理が行われると、ステップＳ５０２において、文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１は、クライアント端末１０２より、パーツデータの新規作成要求を受け付けたか（ステップＳ５０２）、電子文書データの新規作成要求を受け付けたか（ステップＳ５０４）、電子文書データの承認処理の実行要求を受け付けたか（ステップＳ５０６）、終了指示を受け付けたか（ステップＳ５０８）を常時監視している。

パーツデータの新規作成要求を受け付けた（ステップＳ５０２でＹＥＳ）と判断した場合には、パーツデータ新規登録処理（ステップＳ５０３：詳細は図６）を、電子文書データの新規作成要求を受け付けた（ステップＳ５０４でＹＥＳ）と判断した場合には、電子文書データの新規登録処理（ステップＳ５０５：詳細は図７）を、電子文書データの承認処理の実行要求を受け付けた（ステップＳ５０６でＹＥＳ）と判断した場合には電子文書データの承認処理（ステップＳ５０７：詳細は図１１）を、終了指示を受け付けた（ステップＳ５０８でＹＥＳ）と判断した場合には、本処理を終了する処理を文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１は行うことになる。
なお、ステップＳ５０６で電子文書データの承認処理の実行要求を受け付ける処理（ステップＳ５０６でＹＥＳ）は、本発明における、ユーザから、文書データの承認処理要求を受け付ける承認処理要求受付手段の一例である。

以上で、図５の説明を終了する。

＜図６の説明＞

次に、図５のステップＳ５０３のパーツデータ新規登録処理の詳細を、図６を参照して説明する。このパーツデータ新規登録処理においては、新規のパーツデータの登録処理を行うことになる。

ステップＳ６０１において、文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１は、パーツ情報の入力画面（図１２〜図１６）をクライアント端末１０２のディスプレイ装置２１０に表示するための画面情報をクライアント端末１０２に送信する。

ステップＳ６０２において、クライアント端末１０２は、ユーザによる入力部（キーボード２０９や不図示のポインティングデバイス）操作に従って、パーツ情報の入力を受け付ける。ステップＳ６０２で、ユーザからパーツ情報の入力を受け付ける画面は、図１２〜図１５である。なお、ステップＳ６０２は、本発明における、部品データ作成者から部品データと、当該部品データに対応する承認者情報を受け付ける受付手段の一例である。

ここで、図１２〜図１６を用いて、ステップＳ６０２で、クライアント端末１０２がユーザからどのような情報の入力を受け付けるかを説明する。

＜図１２〜図１６の説明＞

図１２〜図１６は、クライアント装置１０２のディスプレイ装置２１０に表示される画面であり、ステップＳ６０２でユーザからパーツ情報の入力を受け付ける画面の一例である。

まず、クライアント装置１０２は、ディスプレイ装置２１０に図１２の画面を表示し、新しく作成するパーツのパーツ名（１２０１）、備考（１２０２）などの情報の入力を受け付ける。

そして、「次へ」のボタン（１２０３）がユーザによる入力部の操作により押下されると、クライアント装置１０２は、ディスプレイ装置２１０に図１３の画面や図１４の画面を表示する。

図１３や図１４の画面では、図６の処理でユーザが新しく作成したパーツデータを使用して電子文書データを作成する場合に、特定のユーザを承認者とするかを設定し、またどのような条件の場合に、その特定のユーザを承認者とするかを設定する画面である。なお、図１３は、後述する、「重なり禁止」の設定画面であり、図１４は、後述する「組み合わせ禁止」の設定画面である。

１３０１は、どのような条件の場合に、特定のユーザを承認者とするかを設定する欄である。１３０２のプルダウンがユーザによる入力部の操作により押下されることで、条件を選択できる。１３０２で選択できる条件としては、「重なり禁止」、「組み合わせ禁止」、「強制承認者」の３つがある。

「重なり禁止」とは、ステップＳ６０２でユーザが作成しているパーツデータを覆うように他のパーツデータが所定範囲以上重なった場合に、特定のユーザを承認者と設定することを意味する。また、どの程度範囲他のパーツが重なった場合に特定のユーザを承認者と設定するかは、１３０３の入力欄にパーセントの指定をユーザ操作に従って入力を受け付けることにより決定する。

重なり禁止の設定を行うことで、例えば、重なり禁止の設定がされている約款のパーツデータの上に他のパーツデータが重なり、約款が見辛くなっている場合に、重なっている場合の承認者として法務部門のユーザを設定しておくことで、法務部門のユーザに電子文書データをそのまま他のユーザに公開してもよいかどうか判断してもらうことが可能となる。

「組み合わせ禁止」とは、ステップＳ６０２でユーザが作成しているパーツデータが使用されるページと同じページで、一緒に使用してはいけないパーツデータが使用されている場合に、特定のユーザを承認者と設定することを意味する。また、一緒に使用してはいけない部品データの設定は、１４０２の組み合わせ禁止のパーツ名を入力する欄に、ユーザによるキーボードの操作で、パーツデータ名（パーツデータＩＤ）の入力を受け付けることで設定される。

なお、本実施例では、ステップＳ６０２でユーザが作成しているパーツデータと同じページに一緒に使用してはいけないパーツデータが使用されている場合に、特定のユーザを承認者と設定するとしたが、他の実施例として、ステップＳ６０２でユーザが作成しているパーツデータと同じ電子文書データ（違うページも含む）に、一緒に使用してはいけないパーツデータが使用されている場合に、特定のユーザを承認者と設定するとしてもよい。

組み合わせ禁止の設定を行うことで、例えば、他社のキャラクターとの組み合わせを避けるべきＡ社のキャラクターのパーツデータとＢ社のキャラクターのパーツデータを組み合わせて一つの電子文書データを作成してしまった場合に、そのまま電子文書データを他のユーザに公開しても良いかをＡ社のキャラクターのパーツデータの作成者を承認者と設定することで、Ａ社のキャラクターのパーツデータの作成者に確認してもらうことが可能となる。

なお、一緒に使用してはいけない部品データの設定の他の実施例として、１４０１のパーツデータ検索欄を設け、文書管理サーバ１０１が外部メモリ２１１で記憶する既に作成されたパーツデータの情報（図４の４０３）の中から、組み合わせ禁止の対象とするパーツデータを検索可能にしても良い。

「強制承認者」とは、いかなる場合であっても、特定のユーザを承認者に設定することを意味する。

なお、ユーザによる入力部の操作で、１３０６や１３０７のボタンが押下されることで、ひとつのパーツデータに、いくつかの条件を設定したり、条件を削除したりできる。

「設定承認者」（１３０４）は、１３０１で設定した条件を満たす場合に、どのユーザを承認者とするかを設定する欄である。なお、「設定承認者」（１３０４）の設定は、文書管理サーバ１０１、もしくはクライアント端末１０２の外部メモリ２１１が予め記憶するユーザ一覧情報をクライアント端末１０２のディスプレイ装置２１０に表示し、ユーザによる入力部の操作で選択を受け付けても良いし、ユーザによるキーボードの操作で、ユーザ名（ユーザＩＤ）の入力を受け付けても良い。
「次へ」ボタン（１３０５）が、ユーザによる入力部の操作で押下されると、図１５のパーツデータのレイアウト作成画面に遷移する。

なお、もし特定のユーザを承認者とする必要がない場合には、図１３や図１４の画面で何も入力されることなく、「次へ」ボタン（１３０５）をユーザによる入力部の操作により押下されることで、特定のユーザを承認者として設定しないことができる。

図１５では、パーツデータのデザイン等の設定をユーザによる入力部の操作により受け付ける。「次へ」ボタン（１５０１）が、ユーザによる入力部の操作により押下されると、図１６の確認画面へ遷移する。

図１６では、図１３〜図１５で設定された内容を、ユーザが確認可能な画面がクライアント装置１０２のディスプレイ装置２１０に表示される。この画面で、「確定」ボタン（１６０１）が、ユーザによる入力部の操作により押下されると、図１３〜図１５で設定された情報が、文書管理サーバ１０１に送信される（ステップＳ６０３）。

図６の説明に戻る。

ステップＳ６０４において、文書管理サーバ１０１は、ステップＳ６０３でクライアント端末から送信された、図１３〜図１５で設定された情報を受信する。

ステップＳ６０５において、文書管理サーバ１０１は、図１３〜図１５で設定された情報を、外部メモリ２１１（図４の４０３）に保存する。なお、ステップＳ６０５では、ステップＳ５０１でログイン処理を行い、ステップＳ６０２でパーツデータの新規作成を行ったユーザを、パーツ作成者（図４の４０３−２）として、保存する。

＜図７の説明＞

次に、図５のステップＳ５０５の電子文書データ新規登録処理の詳細を、図７を参照して説明する。

この電子文書データ新規登録処理においては、新しい電子文書データの登録処理を行うことになる。

ステップＳ７０１において、文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１は、電子文書データの新規作成画面（図１７〜図１８）をクライアント端末１０２のディスプレイ装置２１０に表示するための画面情報を、クライアント端末１０２に送信する。

ステップＳ７０２において、クライアント端末１０２は、新規の電子文書データの作成を、ユーザによる入力部（キーボード２０９や不図示のポインティングデバイス）操作に従って受け付ける。

ステップＳ７０２で、ユーザから新規の電子文書データの作成を受け付ける画面は、図１７・図１８である。

ここで、図１７・図１８を用いて、ステップＳ７０２で、クライアント端末１０２がユーザからどのような操作を受け付けるかを説明する。

＜図１７・図１８の説明＞

図１７・図１８は、クライアント装置１０２のディスプレイ装置２１０に表示される画面であり、ステップＳ７０２でユーザから電子文書データの作成を受け付ける画面の一例である。

まず、ユーザによる入力部の操作に従って、１７０１のボタンが押下されると、クライアント端末１０２のＣＰＵ２０１は、文書管理サーバ１０１から、既に作成されたパーツデータの情報（図４の４０３）を取得する。そして、取得したパーツデータの中から新規で作成する電子文書データに使用するパーツデータの選択を、ユーザによる入力部の操作に従って受け付ける。

そして、ユーザによる入力部の操作に従って選択されたパーツデータを、ユーザによる入力部の操作に従って配置することで、電子文書データが作成される。ユーザによる入力部の操作に従って配置することで、作成される電子文書データは、例えば１７０３である。
１７０３では、２ページある電子文書データの１ページ目を表示している。

１７０３は、パーツデータ００１とパーツデータ００２とパーツデータ００３とをひとつのページに配置することで電子文書データの１ページ目を構成している。なお１７０３に配置された各パーツデータの配置位置の座標（電子文書データのページの一番左上の座標を（０，０）とした座標）は、ステップＳ７０３で、文書管理サーバ１０１に電子文書データの情報が送付される際に一緒に送信され、図４の４０２−４に記憶される。

そして、ユーザによる入力部の操作に従って１７０２のボタンが押下されると、図１８の画面をクライアント装置１０２のディスプレイ装置２１０に表示する。

図１８は、新しく作成する電子文書データの書誌情報（例えば１８０１の電子文書データ名）の設定や、電子文書を新規で作成しているユーザが電子文書の承認者を設定したい場合には、１８０２で、承認者の設定を行うことが可能である。

「確定」ボタン１８０３がユーザによる入力部の操作に従って押下されると、図１７・図１８でユーザが作成した電子文書データの情報が、文書管理サーバ１０１に送信される（ステップＳ７０３）。

図７の説明に戻る。

ステップＳ７０４において、文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１は、ステップＳ７０３でクライアント端末１０２から送信された電子文書データの情報を受信し、図４のデータテーブル（図４の４０１）に登録する。なお、ステップＳ７０４では、ステップＳ５０１でログイン処理を行い、ステップＳ７０２で電子文書データの新規作成を行ったユーザを、電子文書データの作成担当者（図４の４０１−３）として、保存する。

ステップＳ７０５において、文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１は、ステップＳ７０３でクライアント端末１０２から受信した電子文書データの情報から、ステップＳ６０３で承認者の設定が行われているパーツデータの情報を取得しリスト化する。

ステップＳ７０５でリスト化されたパーツデータの情報は、例えば、図１９（Ａ）である。

図１９（Ａ）は、図１７の電子文書データを例として、ステップＳ６０３で承認者の設定が行われているパーツデータをリスト化したデータテーブルである。

１９０１は、パーツデータの番号（ＩＤ）を表し、パーツデータを一意に識別するための情報である（図４のデータテーブルの４０２−３に対応する）。

１９０２は、どういう場合に特定のユーザを承認者とするかの条件（承認者設定条件）である（図４のデータテーブルの４０３−４に対応する）。

１９０３は、後述する１９０４・１９０５の条件を満たす場合に、承認者として設定されるユーザの情報である（図４のデータテーブルの４０３−５に対応する）。

１９０４・１９０５は、１９０３の条件の更に詳細な条件である（図４のデータテーブルの４０３−４に対応する）。

１９０６は、承認者追加フラグの設定であり、パーツデータが１９０３〜１９０５の承認者設定条件を満たした場合には、承認者追加フラグをＯＮにし（承認者として特定し）、パーツデータが１９０３〜１９０５の承認者設定条件を満たさない場合には、承認者追加フラグをＯＦＦにする。１９０６の承認者追加フラグのＯＮ・ＯＦＦについては、図８〜１０の処理で設定されるため、図８〜１０で詳しく説明する。

１９０７は、パーツデータが配置されているページの番号を表す（図４のデータテーブルの４０２−２に対応する）。

図７の説明に戻る。

ステップＳ７０６において、文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１は、ステップＳ７０５で、パーツデータ番号を取得できたか、つまり、ステップＳ６０２で承認者の設定がされたパーツデータが１つでもあったか否かを判定する。

ひとつでもパーツデータの番号が取得できれば（ＹＥＳ）、ステップＳ７０７に進み、ひとつもパーツデータの番号が取得できなければ（ＮＯ）、ステップＳ７０７−１に進む。

ステップＳ７０７で、文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１は、ステップＳ７０６で取得したパーツ番号によって特定されるパーツデータが、それぞれ承認者設定条件を満たすかを確認し、承認者設定条件を満たす場合には、そのパーツデータで設定されている承認者を電子文書データの承認者として特定する処理を行う。ステップＳ７０７の詳細な処理は、図８を用いて説明する。なお、ステップＳ７０７は、本発明における文書データの承認者として、当該文書データにレイアウトされている部品データに対応する前記承認者情報によって、文書データの承認者を特定する特定手段の一例である。

なお、図１７の電子文書データの承認者を、図１９（Ａ）のデータテーブルに基づいて決定された場合、最終的に決定される承認者（承認者追加フラグ１９０６がＯＮになっているパーツデータの承認者として設定されているユーザ１９０３）は、図１９（Ｂ）の３名である。なお、図１９（Ａ）の「キヤノン太郎」のように、重複して承認者フラグがＯＮになっている場合に、「キヤノン太郎」を２回承認者として設定するのではなく、１回のみ承認者として設定する。また、ステップＳ７０２で電子文書データを作成するユーザによるクライアント端末の操作に従って、電子文書データに承認者が設定された場合には（後述するステップＳ７０７−１で特定する）、図１９（Ｂ）の３名と、電子文書データを作成したユーザが設定した承認者とが、本電子文書データの承認者になる。

ステップＳ７０７−１において、文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１は、ステップＳ７０２で、電子文書データの作成者により、電子文書データ自体に設定された承認者を特定する。より具体的には、図４の４０１−４にステップＳ７０２で電子文書データに設定された承認者の情報が記憶されているので、その情報によって特定する。なお、電子文書データの作成者により、電子文書データ自体に承認者を設定されていない場合もある。

ステップＳ７０８において、文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１は、ステップＳ７０７で特定された承認者の人数とステップＳ７０７−１で特定された承認者の人数の合計が、予め文書管理サーバの外部メモリ２１１に記憶されている最低承認者数に達しているかを判定する。

最低承認者数とは、電子文書データを他のユーザに公開するために、最低何人のユーザに電子文書データの承認をもらわなければいけないかを示すものである。また、最低承認者の人数は、企業の運用により様々であり、電子文書データ全体の管理者であるユーザがクライアント端末１０２を操作することで予め設定し、文書管理サーバ１０１に記憶されているものとする。最低承認者数を設定することにより、承認者が設定されているパーツデータがひとつもない場合等に、電子文書データが誰にも承認されないということを防ぐことができる。

承認者の人数が、予め文書管理サーバの外部メモリ２１１に記憶されている最低承認者数に達していれば（ＹＥＳ）、ステップＳ７１０に進み、承認者の人数が、予め文書管理サーバの外部メモリ２１１に記憶されている最低承認者数に達していなければ（ＮＯ）、ステップＳ７０９に進む。

ステップＳ７０９において、文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１は、予め文書管理サーバの外部メモリ２１１に記憶されている最低承認者数に達するように、同じく予め文書管理サーバの外部メモリ２１１に記憶されている、電子文書データを作成したユーザ毎に決められている既定のユーザ（文書作成ユーザごとに設定された承認者情報）、例えば、電子文書を作成したユーザの上長等を承認者として設定する。なお、すでにステップＳ７０２やステップＳ７０７で設定されている承認者がいる場合には、それらの承認者に追加して、既定のユーザを承認者として設定することで、最低承認者数に達するようにする。
ステップＳ７０９は、本発明における、特定手段により特定された前記文書データの承認者の人数が、所定の最低人数以上である場合に、前記文書作成ユーザごとに設定された承認者情報によって、追加で当該文書データ承認者を特定する承認者追加手段の一例である。

また、本実施例では、予め文書管理サーバの外部メモリ２１１に記憶されている既定のユーザを承認者として設定するとしたが、他の実施例として、クライアント端末１０２で、電子文書データを作成したユーザによる操作に従って承認者として設定されたユーザを承認者として設定しても良い。

ステップＳ７１０において、文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１は、ステップＳ７０７で特定された承認者の人数とステップＳ７０７−１で特定された承認者の人数の合計が、予め文書管理サーバの外部メモリ２１１に記憶されている最高承認者数に達しているかを判定する。

最高承認者数とは、最高で何人のユーザを電子文書データの承認者として設定可能かを示すものである。また、最高承認者の人数は、企業の運用により様々であり、電子文書データ全体の管理者であるユーザがクライアント端末１０２を操作することで予め設定し、文書管理サーバ１０１に記憶されているものとする。最高承認者数を設定することにより、多くのパーツデータに承認者が設定されていて、電子文書データの承認者が多くなりすぎる場合等に、承認者の数を減らすことで、電子文書データの承認に要する時間を短縮することができる。

承認者の人数が、予め文書管理サーバの外部メモリ２１１に記憶されている最高承認者数に達していれば（ＹＥＳ）、ステップＳ７１１に進み、承認者の人数が、予め文書管理サーバの外部メモリ２１１に記憶されている最高承認者数に達していなければ（ＮＯ）、ステップＳ７１２に進む。

ステップＳ７１１において、文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１は、電子文書データの承認者の人数が、文書管理サーバの外部メモリ２１１に記憶されている最高承認者数以下になるように、承認者の数を減らす。より具体的には、予めユーザ毎に優先度を付け（例えば、役職の高いユーザを優先する等）、その情報（承認者ごとの優先度に関する情報）を文書管理サーバの外部メモリ２１１に記憶しており、ステップＳ７１１では、優先度の低いユーザを承認者からはずすことにより、承認者の人数を減らす。
なお、ステップＳ７１１は、本発明における、特定手段により特定された前記文書データの承認者の人数が、所定の最高人数以上である場合に、前記優先度に基づいて、承認者を選択する選択手段の一例である。

ステップＳ７１２において、文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１は、ステップＳ７０７、ステップＳ７０９、ステップＳ７１１で設定された承認者の端末に図７の処理でユーザが新規作成した電子文書データの承認依頼メールを送信し、図７の処理を終了する。なお、ステップＳ７１２で承認者の端末に送信される電子文書データの承認依頼メールには、その電子文書データを承認するためのページへ遷移するためのＵＲＬが添付されている。

＜図８の説明＞

次に、図７のステップＳ７０７のパーツデータの承認者特定処理の詳細を、図８を参照して説明する。

このパーツデータの承認者特定処理においては、図７の処理で、ユーザが新規で作成している電子文書データに使用されているパーツデータに設定されている承認者から、本電子文書データの承認者とするユーザを特定することになる。

図８の処理では、ステップＳ８０１〜ステップＳ８０６までの処理を、図７のステップＳ７０５で取得した図１９（Ａ）のリストに登録されているパーツデータの数分行う。

ステップＳ８０１において、文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１は、図１９（Ａ）の１９０２を参照し、処理の対象となっているパーツデータの承認者設定条件を取得する。

ステップＳ８０２において、文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１は、ステップ８０１で取得した承認者設定条件が、「承認者強制設定」か否かを判定する。「承認者強制設定」であれば、ステップＳ８０３に進み、「承認者強制設定」でなければステップＳ８０４に進む。

ステップＳ８０３において、文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１は、ステップＳ８０２で、承認者設定条件が「承認者強制設定」と判定されたパーツデータの１９０３を参照し、１９０３に承認者として設定されているユーザを、承認者として特定する（承認者追加フラグ１９０６をＯＮにする）。

ステップＳ８０４において、文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１は、ステップ８０１で取得した承認者設定条件が、「重なり禁止」か否かを判定する。「重なり禁止」であれば、ステップＳ８０５に進み、「重なり禁止」でなければステップＳ８０６に進む。

ステップＳ８０５において、文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１は、対象のパーツデータに他の部品が覆いかぶさるように重なっていないか、また、重なっている場合には、どのくらいの比率で重なっているのかを確認する処理を行う。ステップＳ８０５の処理の詳細は、後ほど図９を用いて説明する。

ステップＳ８０６において、文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１は、対象のパーツデータと組み合わせ禁止となっているパーツデータが同じページで使用されていないかを確認する処理を行う。ステップＳ８０６の処理の詳細は、後ほど図１０を用いて説明する。

電子文書データで使用されているすべてのパーツデータについて、図８のステップＳ８０１〜ステップＳ８０６までの処理を実行し終えると、文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１は、図８の処理を終了する。

次に、図８のステップＳ８０５のパーツデータの重なり確認処理の詳細を、図９を用いて説明する。

＜図９の説明＞

パーツデータの重なり確認処理においては、図８の処理の対象となっているパーツデータに他の部品が覆いかぶさるように重なっていないか、また、重なっている場合には、どのくらいの比率で重なっているのかを確認する処理を行う。更に、所定の比率以上重なっている場合には、そのパーツデータが承認対象者として設定しているユーザを承認者として特定する処理を行う。

ステップＳ９０１において、文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１は、処理の対象となっているパーツデータと他のパーツデータとの重なり率（重複率ともいう）を算出する。より具体的には、電子文書データのページの一番左上の座標を（０，０）とし、各パーツデータの電子文書データのページ上の座標と、各パーツデータの矩形のサイズ情報によって重なり率を算出する。

ステップＳ９０２において、文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１は、ステップＳ９０１で算出した重なり率が、ステップＳ６０２でユーザ操作に従って設定された重なり率（図１９（Ａ）の１９０４）を超えている（部品データ同士が所定領域以上重なっている）か否かを判定する。ステップＳ９０１で算出した重なり率が、ステップＳ９０１でユーザ操作に従って設定された重なり率１９０４を超えていれば（ＹＥＳ）、ステップＳ９０３に進み、そうでなければ、ステップＳ９０４へ進む。
ステップＳ９０２は、本発明における、文書データにレイアウトされた部品データが所定の条件を満たしているか判定する判定手段の一例である。

ステップＳ９０３において、文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１は、図１９（Ａ）の１９０３に承認者として設定されているユーザを、承認者として特定し（承認者追加フラグ１９０６をＯＮにする）、図９の処理を終了する。つまり、ステップＳ９０３において、文書データにレイアウトされている前記部品データが所定の条件を満たした場合に、当該部品データに対応する前記承認者情報によって、前記文書データの承認者を特定する。

ステップＳ９０４において、文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１は、図１９（Ａ）の承認者追加フラグ１９０６をＯＦＦにし、図９の処理を終了する。

＜図１０の説明＞

次に、図８のステップＳ８０６のパーツデータの組み合わせ確認処理の詳細を、図１０を用いて説明する。

このパーツデータの組み合わせ確認処理においては、図８の処理の対象となっているパーツデータと組み合わせ禁止となっているパーツデータが同じページで使用されていないかを確認する。更に、図８の処理の対象となっているパーツデータと組み合わせ禁止となっているパーツデータが同じページで使用されている場合には、そのパーツデータが承認者として設定しているユーザを、承認者として特定する処理を行う。

ステップＳ１００１において、文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１は、処理の対象となっているパーツデータと組み合わせ禁止となっているパーツデータ（図１９（Ａ）の１９０５）が、同じページに含まれる（同一文書データに一緒にレイアウトされてはいけない部品データがレイアウトされている）か否かを、図４の４０２−３にそのパーツデータの番号があるか否かで判定する。処理の対象となっているパーツデータと組み合わせ禁止となっているパーツデータ（図１９（Ａ）の１９０５）が、同じページに含まれる場合（ＹＥＳ）には、ステップＳ１００２に進み、そうでない場合には（ＮＯ）、ステップＳ１００３に進む。
ステップＳ１００１は、本発明における、文書データにレイアウトされた部品データが所定の条件を満たしているか判定する判定手段の一例である。

ステップＳ１００２において、文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１は、そのパーツデータに対応する図１９（Ａ）の承認者追加フラグ１９０６をＯＮにし、図１０の処理を終了する。つまり、ステップＳ１００２において、文書データにレイアウトされている前記部品データが所定の条件を満たした場合に、当該部品データに対応する前記承認者情報によって、前記文書データの承認者を特定する。

なお、図１９（Ａ）の「パーツデータ００３」のように、複数のページで使用されているパーツデータの場合には、承認者設定条件を満たしたページにおけるそのパーツデータの承認者追加フラグ１９０６をＯＮにする。つまり、「パーツデータ００３」は、ページ番号１では、承認者設定条件を満たしているので、承認者追加フラグ１９０６をＯＮにするが、ページ番号２では、承認者設定条件を満たしていないので、承認者追加フラグ１９０６をＯＦＦにする。この処理は、組み合わせ禁止条件を満たした場合も、強制承認者設定の場合も同様の処理である。

ステップＳ１００３において、文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１は、図１９（Ａ）の承認者追加フラグ１９０６をＯＦＦにし、図１０の処理を終了する。

＜図１１の説明＞

図１１では、図１７の電子文書データを例にして、電子文書データ承認処理の詳細について説明する。本処理は、電子文書データの承認担当者に、自身が承認担当となっている電子文書データ中のどのパーツデータが自分を承認者として設定していたのかを好適に通知らせること目的として行われる。この処理は、文書管理サーバ１０１、もしくはクライアント端末１０２の外部メモリ２１１に記憶されているプログラムの制御にしたがって、それぞれのＣＰＵ２０１によって行われることになる。

なお、本実施例では、ステップＳ５０６で、ユーザから、電子文書データの承認処理要求を受け付けた場合に、図１１の処理を実行するとしたが、他の実施例として、ステップＳ７１２で承認者の端末に送信された電子文書データの承認依頼メールに記載されているＵＲＬに、承認者による承認者の端末の操作に従ってアクセスすることで、本処理を開始しても良い。

ステップＳ１１０１において、文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１は、ログイン処理（図５のステップＳ５０１）で特定されたユーザが承認担当者となっている電子文書データを電子文書データ情報テーブル４０１から取得する（４０１−４で当該ユーザが承認者として設定されている電子文書データを取得する）。また、その際、ログイン処理（図５のステップＳ５０１）で特定されたユーザが、パーツデータの承認者として設定されていて、かつ、承認者設定条件（図１９の１９０２）を満たしたことにより、承認者として設定されたのか（つまり、図１９（Ａ）で承認者フラグ１９０６がＯＮになったことにより、承認者として設定されたのか）を特定する。

より具体的には、図４の４０１−４では、図７のステップＳ７０７で設定された承認者の情報（パーツデータに設定された承認者設定条件を満たしたことで設定された承認者）と、図７のステップＳ７０２、ステップＳ７０９で設定された承認者の情報（電子文書データに設定された承認者や、承認者の数が所定以下の数だったため設定された承認者）とを分けて記憶しているため、ログイン処理（図５のステップＳ５０１）で特定されたユーザがどちらに記憶されているかで特定可能である。

ステップＳ１１０２において、文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１は、要承認文書データの一覧情報を含む画面（不図示）をディスプレイ装置２１０に表示するための画面情報を生成し、クライアント装置１０２に対して送信する。なお、ログイン処理（図５のステップＳ５０１）で特定されたユーザが、パーツデータの承認者として設定されていて、かつ、承認者設定条件を満たしたことによって承認者として特定されたのか否かは、ステップＳ１１０１ですでに特定しているため、ステップＳ１１０２でクライアント装置１０２に対して送信する画面情報では、当該ユーザが、パーツデータの承認者として設定されていて、かつ、承認者設定条件を満たしたことにより、設定された電子文書データと、そうでない電子文書データを識別可能に表示できるように画面情報を生成する。

ステップＳ１１０３において、クライアント端末１０２のＣＰＵ２０１は、要承認文書データの一覧情報を含む画面をディスプレイ装置２１０に表示し、ユーザ操作に従って、承認処理を行う電子文書データの選択指示を受け付ける。そして、その情報を文書管理サーバ１０１送信する（ステップＳ１１０４）。

ステップＳ１１０５において、文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１は、ステップＳ１１０４でクライアント端末１０２から送られた情報を受信し、ステップＳ１１０３でユーザ操作に従って選択された電子文書データのページ一覧情報を含む画面をディスプレイ装置２１０に表示するための画面情報（図２０、２１）を図４のデータテーブルに基づいて生成し、クライアント装置１０２に対して送信する。なお、ログイン処理（図５のステップＳ５０１）で特定されたユーザが、パーツデータの承認者として設定されていて、かつ、承認者設定条件を満たしたことにより承認者として設定された場合には、図１９（Ａ）のデータテーブルに基づき、ページの一覧画面において、当該ユーザを承認者として設定し、かつ承認者設定条件を満たしているパーツデータ（承認者追加フラグがＯＮになっているパーツデータ）が含まれるページと含まれないページとを識別可能になるように画面情報を生成する。さらにページの詳細画面において、そのパーツデータと他のパーツデータを識別可能になるように画面情報を生成する。

ステップＳ１１０６において、クライアント端末１０２のＣＰＵ２０１は、ステップＳ１１０３でユーザ操作に従って選択された電子文書データのページ一覧情報（２００１）を含む画面（例えば図２０）をディスプレイ装置２１０に表示し、ユーザ操作に従って、「承認」（２００３）、または「否認」（２００４）の選択を受け付ける。そして、その選択情報を文書管理サーバ１０１送信する（ステップＳ１１０７）。

＜図２０の説明＞

図２０は、ステップＳ１１０５で文書管理サーバ１０１からクライアント端末１０２に送信される承認画面の一例であり、文書番号００１の電子文書データのページ一覧画面である。なお、説明の都合上、本実施例では、文書番号００１は図１７の電子文書データと同様の電子文書データとする。
図２０の文書データのページ一覧情報を含む画面では、電子文書データの承認担当者であるユーザが承認担当となっている電子文書データ中のページのうち、電子文書データの承認担当者であるユーザを承認者として設定していたパーツデータを含むページを識別可能に表示すべく、電子文書データの承認担当者であるユーザを承認者として設定しているパーツデータを含むページの隣に「承認者設定パーツデータあり」（２００２）を表示させる（承認処理要求受付手段により前記文書データの承認処理要求を受け付けると、前記文書データのページの中で、前記ユーザを承認者として設定する部品データを識別可能に表示するよう制御する表示制御手段）。

電子文書データの承認担当者であるユーザを承認者として設定していたパーツデータを含むページの隣に、その旨をユーザに識別させるための情報２００２を表示させることで、電子文書データの承認担当者であるユーザは、電子文書データ中のページのうち、どのページを重点的に確認すればよいかを知ることが可能となる。

また、図２０の各ページのサムネイル画像２００１がユーザ操作に従って選択されると、クライアント端末１０２のＣＰＵ２０１は、クライアント端末１０２のディスプレイ装置２１０に、図２１の画面を表示する。

＜図２１の説明＞

図２１は、クライアント端末１０２のディスプレイ装置２１０に表示される、図２０でユーザ操作に従って選択されたページの詳細画面である。

図２１では、電子文書データの承認担当者であるユーザが承認担当となっている電子文書データのページに配置されているパーツデータのうち、電子文書データの承認担当者であるユーザを承認者として設定していたパーツデータを、そうでないパーツデータと識別可能にするために、電子文書データの承認担当者であるユーザを承認者として設定しているパーツデータを色付きの枠（２１０１の点線）で囲う等、表示形態を異ならせて表示させる。
なお、表示形態の異ならせる方法については、電子文書データの承認担当者であるユーザが承認担当となっている電子文書データのページに配置されているパーツデータのうち、電子文書データの承認担当者であるユーザを承認者として設定していたパーツデータを、そうでないパーツデータと識別可能にできればよく、例えば、電子文書データの承認担当者であるユーザを承認者として設定していたパーツデータを点滅させても良い。

電子文書データの承認担当者であるユーザを承認者として設定しているパーツデータの表示形態を異ならせることで、電子文書データの承認担当者であるユーザは、電子文書データに使用されているパーツデータのうち、どのパーツデータを重点的に確認すればよいかを知ることが可能となる。

図１１の説明に戻る。

ステップＳ１１０８において、文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１は、ステップＳ１１０７でクライアント端末１０２から送信された電子文書データの「承認」、または「否認」の情報を受信する。

ステップＳ１１０９において、文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１は、ステップＳ１１０８でクライアント端末１０２から受信した電子文書データの「承認」、または「否認」の情報が「承認」の情報か、「否認」の情報かを判定する。

「承認」の情報であれば、ステップＳ１１１０に進み、「否認」の情報であればステップＳ１１１１に進む。

ステップＳ１１１０において、文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１は、電子文書データの承認を申請したユーザ（電子文書データを作成したユーザ）に、承認した旨の情報を含む電子メールを送信し、本処理を終了する。

ステップＳ１１１１において、文書管理サーバ１０１のＣＰＵ２０１は、電子文書データの承認を申請したユーザ（電子文書データを作成したユーザ）に、否認した旨の情報を含む電子メールを送信し、本処理を終了する。

以上で、実施例の説明を終了する。

以上、本発明によると、電子文書データの承認処理に際し、当該電子文書データに使用される部品データに適した承認者に承認処理を行わせることができる仕組みを提供することが可能となる。

本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラム若しくは記憶媒体等としての実施形態も可能であり、具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用してもよいし、また、１つの機器からなる装置に適用してもよい。

なお、本発明は、前述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムを、システム或いは装置に直接、或いは遠隔から供給するものを含む。そして、そのシステム或いは装置のコンピュータが前記供給されたプログラムコードを読み出して実行することによっても達成される場合も本発明に含まれる。

したがって、本発明の機能処理をコンピュータで実現するために、前記コンピュータにインストールされるプログラムコード自体も本発明を実現するものである。つまり、本発明は、本発明の機能処理を実現するためのコンピュータプログラム自体も含まれる。

その場合、プログラムの機能を有していれば、オブジェクトコード、インタプリタにより実行されるプログラム、ＯＳに供給するスクリプトデータ等の形態であってもよい。

プログラムを供給するための記録媒体としては、例えば、フレキシブルディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＭＯ、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷなどがある。また、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ、ＤＶＤ（ＤＶＤ−ＲＯＭ，ＤＶＤ−Ｒ）などもある。

その他、プログラムの供給方法としては、クライアントコンピュータのブラウザを用いてインターネットのホームページに接続する。そして、前記ホームページから本発明のコンピュータプログラムそのもの、若しくは圧縮され自動インストール機能を含むファイルをハードディスク等の記録媒体にダウンロードすることによっても供給できる。

また、本発明のプログラムを構成するプログラムコードを複数のファイルに分割し、それぞれのファイルを異なるホームページからダウンロードすることによっても実現可能である。つまり、本発明の機能処理をコンピュータで実現するためのプログラムファイルを複数のユーザに対してダウンロードさせるＷＷＷサーバも、本発明に含まれるものである。

また、本発明のプログラムを暗号化してＣＤ−ＲＯＭ等の記憶媒体に格納してユーザに配布し、所定の条件をクリアしたユーザに対し、インターネットを介してホームページから暗号化を解く鍵情報をダウンロードさせる。そして、ダウンロードした鍵情報を使用することにより暗号化されたプログラムを実行してコンピュータにインストールさせて実現することも可能である。

また、コンピュータが、読み出したプログラムを実行することによって、前述した実施形態の機能が実現される。その他、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているＯＳなどが、実際の処理の一部又は全部を行い、その処理によっても前述した実施形態の機能が実現され得る。

さらに、記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれる。その後、そのプログラムの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵなどが実際の処理の一部又は全部を行い、その処理によっても前述した実施形態の機能が実現される。

なお、前述した実施形態は、本発明を実施するにあたっての具体化の例を示したものに過ぎず、これらによって本発明の技術的範囲が限定的に解釈されてはならないものである。即ち、本発明はその技術思想、又はその主要な特徴から逸脱することなく、様々な形で実施することができる。

１ ＬＡＮ
１０１ 文書管理サーバ
１０２ クライアント端末

Claims (9)

1. 部品データをレイアウトすることで作成される文書データを管理する情報処理システムであって、
   部品データと部品データごとに対応した承認者情報とを記憶する記憶手段と、
   前記文書データの承認者として、当該文書データにレイアウトされている部品データに対応する前記承認者情報によって、当該文書データの承認者を特定する特定手段と、
   を有することを特徴とする情報処理システム。
2. 前記文書データにレイアウトされた部品データが所定の条件を満たしているか判定する判定手段を更に有し、
   前記特定手段は、前記文書データにレイアウトされている前記部品データが所定の条件を満たした場合に、当該部品データに対応する前記承認者情報によって、前記文書データの承認者を特定することを特徴とする請求項１に記載の情報処理システム。
3. 前記所定の条件は、部品データ同士が所定領域以上重なった場合と、同一文書データに一緒にレイアウトされてはいけない部品データがレイアウトされた場合であることを特徴とする請求項２に記載の情報処理システム。
4. 前記記憶手段は、文書作成ユーザごとに設定された承認者情報を更に記憶し、
   前記特定手段により特定された前記文書データの承認者の人数が、所定の最低人数以上である場合に、前記文書作成ユーザごとに設定された承認者情報によって、追加で当該文書データの承認者を特定する承認者追加手段を更に備えることを特徴とする請求項１乃至３のいずれか１項に記載の情報処理システム。
5. 前記記憶手段は、前記承認者ごとの優先度に関する情報を更に記憶し、
   前記特定手段により特定された前記文書データの承認者の人数が、所定の最高人数以上である場合に、前記優先度に基づいて、承認者を選択する選択手段を更に備えることを特徴とする請求項１乃至４のいずれか１項に記載の情報処理システム。
6. 部品データ作成者から部品データを受け付ける受付手段を更に有し、
   前記受付手段は、前記部品データととともに、前記部品データ作成者から当該部品データに対応する承認者情報も受け付けることを特徴とする請求項１乃至５のいずれか１項に記載の情報処理システム。
7. ユーザから、文書データの承認処理要求を受け付ける承認処理要求受付手段と、
   前記承認処理要求受付手段により前記文書データの承認処理要求を受け付けると、前記文書データのページの中で、前記ユーザを承認者として設定する部品データを識別可能に表示するよう制御する表示制御手段と
   を備えることを特徴とする請求項１乃至６のいずれか１項に記載の情報処理システム。
8. 部品データと部品データごとに対応した承認者情報とを記憶する記憶手段を有し、部品データをレイアウトすることで作成される文書データを管理する情報処理システムの制御方法であって、
   前記文書データの承認者として、当該文書データにレイアウトされている部品データに対応する前記承認者情報によって、当該文書データの承認者を特定する特定工程と、
   を有することを特徴とする情報処理システム。
9. 部品データと部品データごとに対応した承認者情報とを記憶する記憶手段を有し、前記部品データをレイアウトすることで作成される文書データを管理する情報処理システムで読み取り実行可能なプログラムであって、
   前記情報処理システムを、
   前記文書データの承認者として、当該文書データにレイアウトされている部品データに対応する前記承認者情報によって、当該文書データの承認者を特定する特定手段
   として機能させることを特徴とするプログラム。

Images