以下、図面を参照して、本発明の実施の形態の一例について説明する。
図1は、本発明の実施の形態における文書管理システムのシステム構成の一例を示す図である。図1に示すように、本発明の文書管理システムは、文書管理サーバ101、クライアント装置102−1、102−2、LAN103、広域ネットワーク104等を備えて構成されている。
文書管理サーバ101は、クライアント装置102−1、クライアント装置102−2から登録要求を受け付けた文書データの記憶、管理を行う情報処理装置である。
クライアント装置102−1、102−2は、文書管理サーバ101に対して、文書データの登録要求を行うためにユーザにより用いられる情報処理装置である。尚、以下の説明では、クライアント装置102−1と102−2をまとめて、クライアント装置102と言うことがある。
LAN103は、文書管理サーバ101とクライアント装置102−1とを相互に接続するためのネットワーク、広域ネットワーク104は、文書管理サーバ101とクライアント装置102−2とを相互に通信可能に接続するためのネットワークである。尚、以降の説明では、LAN103は、通信が比較的安定したネットワーク、広域ネットワーク104は、様々な要因により、通信が不安定になることがあるネットワークであるものとする。
以上が、本発明の文書管理システムのシステム構成の一例の説明である。
次に、図2を参照して、図1の文書管理サーバ101に適用可能な情報処理装置のハードウェア構成の一例について説明する。
図2において、201はCPUで、システムバス204に接続される各デバイスやコントローラを統括的に制御する。また、ROM203あるいは外部メモリ211には、CPU201の制御プログラムであるBIOS(Basic Input / Output System)やオペレーティングシステムプログラム(以下、OS)や、文書管理サーバ101が実行する機能を実現するために必要な後述する各種プログラム等が記憶されている。
202はRAMで、CPU201の主メモリ、ワークエリア等として機能する。CPU201は、処理の実行に際して必要なプログラム等をROM203あるいは外部メモリ211からRAM202にロードして、該ロードしたプログラムを実行することで各種動作を実現するものである。
また、205は入力コントローラで、キーボードやポインティングデバイス等の入力装置209からの入力を制御する。206はビデオコントローラで、ディスプレイ装置210等の表示器への表示を制御する。これらは必要に応じて操作者が使用するものである。
207はメモリコントローラで、ブートプログラム,各種のアプリケーション,フォントデータ,ユーザファイル,編集ファイル,各種データ等を記憶するハードディスク(HD)や、フレキシブルディスク(FD)、或いはPCMCIAカードスロットにアダプタを介して接続されるコンパクトフラッシュ(登録商標)メモリ等の外部メモリ211へのアクセスを制御する。
208は通信I/F(インタフェース)コントローラで、ネットワーク(例えば、図1に示したLAN103や広域ネットワーク104)を介して外部機器と接続・通信するものであり、ネットワークでの通信制御処理を実行する。例えば、TCP/IPを用いた通信等が可能である。
なお、CPU201は、例えばRAM202内の表示情報用領域へアウトラインフォントの展開(ラスタライズ)処理を実行することにより、ディスプレイ装置210上での表示を可能としている。また、CPU201は、ディスプレイ装置210上の不図示のマウスカーソル等でのユーザ指示を可能とする。
本発明を実現するための後述するフローチャートに示す文書管理サーバ101が行う処理は、コンピュータで読み取り実行可能なプログラムにより実行され、そのプログラムは外部メモリ211に記録されている。そして、必要に応じてRAM202にロードされることによりCPU201によって実行されるものである。さらに、上記プログラムの実行時に用いられる定義ファイル及び各種情報テーブル等も、外部メモリ211に格納されており、これらについての詳細な説明も後述する。
尚、クライアント装置102に適用可能な情報処理装置についても略同様のハードウェア構成であるので、詳細な説明は割愛する。以上が、文書管理サーバ101に適用可能な情報処理装置のハードウェア構成の一例の説明である。
次に、図3を参照して、文書管理サーバ101とクライアント装置102によって行われるログイン処理について説明する。この処理は、文書管理サーバ101が提供する文書管理ウェブサービスを利用するユーザが操作するクライアント装置102からのログイン要求を受け付けることで行われる処理である。
クライアント装置102のCPUは、文書管理サーバ101が提供する文書管理ウェブサービスのウェブページにアクセスした後に表示される、不図示のユーザ認証情報入力画面で入力を受け付けたユーザ名、パスワードを取得し、取得したユーザ名、パスワードを文書管理サーバ101に対して送信する(ステップS301)。
文書管理サーバ101のCPU201は、クライアント装置102からユーザ名、パスワードを受信すると(ステップS302)、外部メモリ211に記憶されているユーザ情報テーブル1400に登録されている、受信したユーザ名、パスワードの組を持つレコードを検索することで、ユーザ認証処理を行う(ステップS303)。
ここで、図14を参照して、文書管理サーバ101の外部メモリ211に記憶されているユーザ情報テーブル1400のデータ構成の一例について説明する。
図14に示すように、ユーザ情報テーブル1400は、ユーザID1401、ユーザ名1402、パスワード1403、ホームディレクトリ1404等のデータ項目を備えて構成されている。
ユーザID1401は、ユーザを一意に識別するための識別情報が登録されるデータ項目である。ユーザ名1402はユーザ名、パスワード1403は認証の際に用いられるパスワードが登録されるデータ項目である。クライアント装置102から受信したユーザ名、パスワードの組を持つレコードがユーザ情報テーブルに登録されている場合に、文書管理サーバ101のCPU201は、文書管理サービスを利用しようとしているユーザの認証に成功する。
ホームディレクトリ1404は、当該レコードで管理されるそれぞれのユーザのホームディレクトリを管理するデータ項目である。ホームディレクトリとは、ユーザ認証処理が成功した後に、クライアント装置102のディスプレイ装置に表示される登録文書データ一覧表示画面1100(図11)が表示される際に、ディレクトリ指定部1103に初期表示されるディレクトリである。
以上が、ユーザ情報テーブル1400のデータ構成の一例の説明である。
図3の説明に戻る。ステップS303のユーザ認証処理で、ステップS302で受信したユーザ名、パスワードの組を持つレコードがユーザ情報テーブル1400に記憶されており、文書管理システムを利用するユーザの認証に成功した場合には(ステップS304でYES)、認証されたユーザ(以下、ログインユーザという)のユーザ情報を管理するレコードから、当該ログインユーザのホームディレクトリを取得する(ステップS305)。そして、そのホームディレクトリに登録されている文書データ情報を登録文書データテーブル1600より取得する(ステップS306)。この時、当該ログインユーザのホームディレクトリに登録されている登録文書データのうち、最新バージョンの登録文書データを取得することになる。また、当該ユーザが閲覧も編集も認められていない登録文書データは取得されない。
ここで、図15を参照して、文書管理サーバ101の外部メモリ211に記憶管理されているディレクトリ構造情報テーブル1500のデータ構成の一例、また、図16を参照して、登録文書データテーブル1600のデータ構成の一例について説明する。
図15に示す通り、ディレクトリ構造情報データテーブル1500は、ディレクトリID1501、ディレクトリ名1502、親ディレクトリID1503、閲覧可能ユーザ1504、編集可能ユーザ1505等のデータ項目を備えて構成されている。
ディレクトリID1501は、複数のディレクトリそれぞれを一意に識別するための識別情報が登録されるデータ項目である。
ディレクトリ名1502は、ディレクトリの名称が登録されるデータ項目である。登録文書データ一覧表示画面(図11)のディレクトリ指定部1103に、ディレクトリに登録されている文書データ及びサブディレクトリが表示される際には、このディレクトリ名称も合わせて表示されることになる。
親ディレクトリID1503は、当該レコードで管理されるディレクトリの親ディレクトリのディレクトリIDが登録されるデータ項目である。本発明では、このようにそれぞれのディレクトリを管理するレコードに当該ディレクトリの親ディレクトリID情報を登録するためのデータ項目を持たせることで、ディレクトリの階層情報を管理している。尚、親ディレクトリを有さないディレクトリ(即ちルートディレクトリ)の場合、このデータ項目には、当該ディレクトリがルートディレクトリであることを示すデータが登録される。また、ルートディレクトリである場合には、このデータに何も登録しないようにしても構わない。
閲覧可能ユーザ1504は、当該ディレクトリに保存されている文書データを閲覧可能なユーザを特定する情報が登録されるデータ項目である。尚、ユーザ情報以外にも、グループ情報を登録することも可能であり、その場合には、当該グループに所属する全てのユーザに対して当該ディレクトリに保存されている文書データの閲覧権限が与えられることになる。
編集可能ユーザ1505は、当該ディレクトリに保存されている文書データを編集可能なユーザを特定するための情報が登録されるデータ項目である。尚、ユーザ情報以外にも、グループ情報を登録することも可能であり、その場合には、当該グループに所属する全てのユーザに対して当該ディレクトリに保存されている文書データの編集権限が与えられることになる。尚、編集可能ユーザは、文書データの閲覧も当然可能である。
尚、本実施例では、閲覧可能ユーザ1504、編集可能ユーザ1505をデータ項目として備えるものとするが、閲覧禁止ユーザ、編集禁止ユーザをデータ項目として備えるようにしてもよい。
また、閲覧可能ユーザ1504、編集可能ユーザ1505の他に、当該ディレクトリに保存される文書データに対するアクセスを禁止するアクセス禁止ユーザを登録するためのデータ項目を付加することも可能である。尚、このような構成にした場合には、あるユーザグループを閲覧可能ユーザ1504、編集可能ユーザ1505に設定し、そのユーザグループのうち、当該ディレクトリに保存される文書データに対してアクセスを禁止する特定のユーザを当該データ項目に登録することで、ユーザグループに含まれる当該特定のユーザに対してのみ、当該ディレクトリに保存される文書データに対する閲覧権限、編集権限を与えないようにすることも可能である。その場合、そのユーザグループに含まれる他のユーザに対しては当該ディレクトリに保存される文書データに対して閲覧や編集が許可される。
また、本発明では、後述するように文書データ自体にもアクセス権を設定することが可能である。以下の説明では、文書データに設定されたアクセス権と当該文書データが保存されるディレクトリに設定されたアクセス権とが異なるには、文書データに設定されたアクセス権が優先されるものとして説明するが、ディレクトリに設定されたアクセス権を優先させるようにしても、文書データ、ディレクトリのそれぞれに設定されたアクセス権の種類によって、どちらに設定されたアクセス権を優先させるかを決定するようにしても勿論構わない。
以上が、図15に示すディレクトリ構造情報テーブル1500のデータ構成の一例の説明である。
次に、図16を参照して、登録文書データテーブル1600のデータ構成の一例について説明する。
図16に示す通り、登録文書データテーブル1600は、文書ID1601、登録種別1602、登録文書名1603、登録先ディレクトリ1604、登録ユーザ1605、登録日時1606、登録予約ファイルパス1607、説明1608、機密レベル1609、バージョン1610、閲覧可能ユーザ1611、編集可能ユーザ1612、文書データ1613等のデータ項目を備えて構成されている。
文書ID1601は、登録文書データテーブル1600に登録される複数の文書データそれぞれを識別するための識別情報が登録されるデータ項目である。
登録種別1602は、当該レコードで管理されているのが、既に登録されている文書データであるか(登録)、それとも登録予約がされているのみであり(文書データの属性情報のみの登録されている)、実際に文書データの登録は行われていないか(登録予約)を管理するデータ項目である。
登録文書名1603は、後述する登録文書データ一覧表示画面1100の登録文書データ一覧表示部1105に当該文書データに係る情報が表示される際に、登録文書名として表示される文字列が登録されるデータ項目である。
登録先ディレクトリ1604は、それぞれのレコードで管理される文書データが登録された登録されたディレクトリを特定する情報(例えばディレクトリID)が登録されるデータ項目である。
登録ユーザ1605は、それぞれのレコードで管理される文書データを登録した(若しくは登録予約を行った)ユーザを特定する情報(ユーザID、ユーザ名等)が登録されるデータ項目である。
登録日時1606は、それぞれのレコードで管理される文書データが登録された(若しくは登録予約が行われた)日時を示す日時情報が登録されるデータ項目である。
登録予約ファイルパス1607は、ユーザが文書データの登録予約を行った際に、登録を行うファイルの指定を受け付けている場合に、当該ファイルのファイルパスが登録されるデータ項目である。尚、登録種別1602に「登録済み」が登録されているレコードについては、このデータ項目にはデータが登録されない。
説明1608は、文書データの登録(若しくは登録予約)が行われる際に、ユーザが登録を行う文書の説明として入力した情報が登録されるデータ項目である。
機密レベル1609は、文書データの登録(若しくは登録予約)が行われる際に、ユーザが当該文書データ機密レベルとして設定した機密レベル情報(極秘、社外秘、一般文書等)が登録されるデータ項目である。
バージョン1610は、文書データのバージョンが登録されるデータ項目である。本発明では、既に登録されている文書データに対する更新指示が行われた場合、当該更新指示が行われた文書データを記憶管理するレコードに対する情報の上書き処理を行うことで文書データの更新を行うのではなく、更新された文書データを登録するためのレコードを新たに追加し、その追加したレコードに更新文書データを登録する。その際に、文書ID1601には、更新指示が行われた文書データと同一の識別情報が登録され、このバージョン1610に、更新指示が行われた文書データの次のバージョンであることを示す情報が登録されることになる。
閲覧可能ユーザ1611は、それぞれのレコードで管理される文書データを閲覧可能なユーザを特定するための情報が登録されるデータ項目である。編集可能ユーザ1612は、それぞれのレコードで管理される文書データを編集可能なユーザを特定するための情報が登録されるデータ項目である。
尚、ディレクトリの場合と同様、閲覧可能ユーザ1611及び編集可能ユーザ1612にはユーザ情報以外に、グループ情報を登録することも可能であり、その場合には、当該グループに所属する全てのユーザに対して当該ディレクトリに保存されている文書データの閲覧権限や編集権限が与えられることになる。
文書データ1613は、登録指示がされた文書データ(文書ファイル)のバイナリデータが登録されるデータ項目である。尚、文書データを登録文書データテーブル1600に登録せずに、外部メモリ211に保存するようにし、そのパス情報を文書データ1613に登録するよう構成しても勿論構わない。
以上が、図16に示す登録文書データテーブル1600のデータ構成の一例の説明である。
図3の説明に戻る。ステップS306でログインユーザのホームディレクトリに登録されている文書データのうち、当該ログインユーザが閲覧権限、編集権限の少なくともいずれかを有する登録文書データを取得した後、文書管理サーバ101のCPU201は、処理をステップS307に進め、登録文書データテーブルに登録されている登録文書データのうち、当該ログインユーザが登録予約をした登録文書データを取得する。この時、ホームディレクトリ以外のディレクトリに登録予約された登録文書データも取得することになる。
その後、文書管理サーバ101のCPU201は、ステップS305からステップS307で取得した情報を用いて、図11に示す登録文書データ一覧表示画面1100をクライアント装置102のディスプレイ装置に表示させるための画面情報を作成する(ステップS308)。
ここで、図11を参照して、登録文書データ一覧表示画面1100の構成の一例について説明する。
図11に示すように、登録文書データ一覧表示画面1100は、登録予約済み文書データ表示部1101、文書登録ボタン1102、ディレクトリ指定部1103、新規文書登録ボタン1104、登録文書データ一覧表示部1105、編集ボタン1106、削除ボタン1107、キャンセルボタン1108等を備えて構成されている。
登録予約済み文書データ表示部1101は、ログインユーザが登録予約を行った文書データの一覧情報が表示される表示部である。ここには、ログインユーザが登録予約を行った全ての登録予約文書データが表示される。このようにすることで、ユーザが登録予約文書データの登録処理を忘れてしまうことを好適に防ぐことが出来る。
文書登録ボタン1102は、登録済み予約文書データ表示部1101で選択状態にある文書データの登録指示を行うために用いられるボタンである。
ディレクトリ指定部1103は、文書管理サーバ101の外部メモリ211で記憶管理されているディレクトリ構造情報テーブルに登録されているディレクトリ情報に基づいて作成されるディレクトリのツリー構造を表示し、ディレクトリの指定を受け付ける指定部である。図中1103−1は、指定されたディレクトリを示している。
新規文書登録ボタン1104は、ディレクトリ指定部1103で選択状態のディレクトリに新規に文書データの登録や登録予約を行う際に用いられるボタンである。
登録文書データ一覧表示部1105は、ディレクトリ指定部1103で選択状態のディレクトリに登録されている文書データの属性の一覧が表示される表示部である。尚、ディレクトリ指定部1103で選択状態のディレクトリ1103−1に登録されている文書データのうち、ログインユーザが閲覧権限や編集権限を有していない文書データは、この登録文書一覧表示部1105には表示されない。登録文書データ一覧表示部1105に表示されている文書データの属性に対してダブルクリック指示を受け付けると、クライアント装置102は指示された文書データを文書管理サーバより取得してディスプレイ装置に表示する。尚、「予約」の記載は、当該文書データの登録種別が「登録予約」であることを意味しており、この文書データの属性にダブルクリックをされた場合には、当然文書データの表示は行われない。
また、図11では登録文書データ一覧表示部1105に表示される文書データの属性情報を、登録文書名、登録ユーザ、登録日時としているが、これ以外の属性情報を表示するようにしても勿論構わない。
編集ボタン1106は、登録文書データ一覧表示部1105で選択状態の文書データの編集指示を入力するために用いられるボタンである。尚、この編集ボタン1106は、ログインユーザが編集権限を有さない文書データが選択されている場合にはグレーアウトされ、押下指示できないよう状態で表示されることになる。
削除ボタン1107は、登録文書データ一覧表示部1105で選択状態の文書データの削除指示を入力するために用いられるボタンである。尚、この削除ボタン1107は、ログインユーザが編集権限を有さない文書データが選択されている場合にはグレーアウトされ、押下指示できないような状態で表示されることになる。
キャンセルボタン1108は、本画面を介しての操作指示を終了するために用いられるボタンである。
以上が、図11に示す登録文書データ一覧表示画面1100の構成の一例の説明である。
図3の説明に戻る。ステップS304の判定処理で、ユーザの認証に成功しなかった(NO)、即ち、ステップS302でクライアント装置102より取得したユーザ名、パスワードが登録されているレコードがユーザ情報テーブルに存在しないと判定した場合には、文書管理サーバ101のCPU201は、処理をステップS309に進め、不図示の認証エラー画面を表示させるための画面情報を生成する。
ステップS308、または、ステップS309の処理が終了すると、CPU201は処理をステップS310に進め、ステップS308またはステップS309で作成した画面情報をクライアント装置102に送信する。
文書管理サーバ101から送信された画面情報を受信すると(ステップS311)、クライアント装置102のCPUは、受信した画面情報に従ってディスプレイ装置に画面の表示を行う(ステップS312)。ステップS304の判定処理で文書管理サーバ101のCPU201がYESと判定した場合には、図11に示す登録文書データ一覧表示画面1100が、NOと判定した場合には、不図示の認証エラー画面が表示されることになる。
以上が、文書管理サーバ101と、クライアント装置102とによって行われるログイン処理の一例の説明である。
次に、図4を参照して、図3のログイン処理が正常に行われた場合、即ち、図3のステップS304の判定処理で文書管理サーバ101のCPU201がYESと判定した場合に、クライアント装置102のCPUによって引き続き行われる文書データ登録指示受付処理について説明する。
クライアント装置102のCPUは、図3に示すログイン処理が終了後、ディスプレイ装置に表示した登録文書データ一覧表示画面1100を介して、ユーザからの操作指示の入力を受け付ける(ステップS401)。
ユーザからの操作指示を受け付けた後に、クライアント装置102のCPUは処理をステップS402に進め、ステップS401で受け付けた操作指示が、登録文書データ一覧表示画面1100中の新規文書登録ボタン1104が押下されることで入力される新規文書データ登録指示であるかを判定する。ステップS402の判定処理でYESと判定した場合には、クライアント装置102のCPUは処理をステップS403に進め、新規文書データ登録処理を行う。この新規文書データ登録処理の詳細については、図5を参照して後述する。そして、新規文書データ登録処理が終了した後に、クライアント装置102のCPUは処理をステップS401に戻す。
ステップS402の判定処理で、ステップS401で受け付けた操作指示が、新規文書データ登録指示ではない(NO)と判定した場合には、クライアント装置102のCPUは処理をステップS404に進める。
ステップS404では、ステップS401で受け付けた操作指示が、登録文書データ一覧表示画面1100中の編集ボタン1106が押下されることで入力される登録済み文書データ編集指示であるかを判定する。ステップS404の判定処理でYESと判定した場合には、処理をステップS405に進め、登録済み文書データ編集処理を行う。この登録済み文書データ編集処理の詳細については、図8を参照して後述する。そして、登録済み文書データ編集処理が終了した後に、クライアント装置102のCPUは処理をステップS401に戻す。
ステップS404の判定処理で、ステップS401で受け付けた操作指示が、登録済み文書データ編集指示ではない(NO)と判定した場合には、クライアント装置102のCPUは処理をステップS406に進める。
ステップS406では、クライアント装置102のCPUは、ステップS401で受け付けた操作指示が、登録文書データ一覧表示画面1100中の文書登録ボタン1102が押下されることで入力される登録予約済み文書データ登録指示であるかを判定する。ステップS406の判定処理でYESと判定した場合には、処理をステップS407に進め、登録予約済み文書データ登録処理を行う。この登録済み文書データ登録処理の詳細については、図9を参照して後述する。そして、登録済み文書データ登録処理が終了後、クライアント装置102のCPUは処理をステップS401に戻す。
ステップS406の判定処理で、ステップS401で受け付けた操作指示が、登録予約済み文書データ登録指示ではない(NO)と判定した場合には、クライアント装置102のCPUは処理をステップS408に進める。
ステップS408では、クライアント装置102のCPUは、ステップS401で受け付けた操作指示が、登録文書データ一覧表示画面1100中のキャンセルボタン1108が押下されることで入力される終了指示であるかを判定する。ステップS408の判定処理でYESと判定した場合には、本図に示す処理を終了する。
一方、ステップS408の判定処理で、ステップS401で受け付けた操作指示が終了指示ではないと判定した場合には、処理をステップS409に進め、ステップS401で受け付けた操作指示に対応する処理を実行する。その後、ステップS401に処理を進める。
例えば、ステップS401で受け付けた指示が、登録済み文書データ一覧画面1100のディレクトリ指定部1103の非選択状態のディレクトリに対するクリック指示を行うことで入力される指定ディレクトリ変更指示を受け付けた場合には、クライアント102のCPUは、ステップS409において、文書管理サーバ101に対して新たに選択されたディレクトリに保存されているログインユーザが閲覧可能な文書データ、及び編集可能な文書データを要求し、その要求に応じて文書管理サーバ101より取得した文書データの一覧を登録文書データ一覧表示部1105に表示する処理を行う。
また、ステップS401で受け付けた指示が、登録済み文書データ一覧表示画面1100の削除ボタン1107が押下されることで入力される登録済み文書データ削除指示である場合には、クライアント装置102のCPUは、ステップS409において、文書管理サーバ101に対して、指定を受け付けた文書データの削除要求を行う。そして、文書管理サーバ101から指定された文書データの削除が正常終了したという通知を受け付けた後に、登録文書データ一覧表示部1105の表示を、削除された文書データの情報が含まれないように更新する。
その他、ユーザの操作指示に応じた処理をステップS409では行うことになる。以上が、図4に示す文書データ登録指示受付処理の一例の説明である。
次に、図5を参照して、新規文書データ登録処理(図4のステップS403)の詳細について説明する。この処理は、文書管理サーバ101と、クライアント装置102とによって行われる処理である。
クライアント装置102のCPUは、ユーザの操作指示により入力される新規文書データ登録指示を受け付けると、文書管理サーバ101に対して新規文書データ登録要求データを送信する(ステップS501)。この新規文書データ登録要求データには、クライアント装置102から文書管理サーバ101に対してユーザID等、ログインユーザを特定するための情報が含まれる。
文書管理サーバ101のCPU201はクライアント装置102からの新規文書データ登録要求データを受信すると(ステップS502)、クライアント装置102との間であらかじめ決められた所定の通信処理を行うことで、文書管理サーバ101とクライアント装置102間の通信状態確認処理を行う(ステップS503)。この処理の詳細の一例について、図10を参照して説明することにする。
ここで、図10を参照して、通信状態確認処理(図5のステップS503等)の詳細について説明する。この処理は、文書管理サーバ101とクライアント装置102とによって行われる処理である。
まず、文書管理サーバ101のCPU201は、文書データの登録要求や文書データの編集要求を行ったクライアント装置102に対して、通信状態判定用データを送信する(ステップS1001)。文書管理サーバ101のCPU201は、クライアント装置102から文書管理サーバ101に対する通信状態判定用データの送信に要する時間を算出し、その所要時間があらかじめ決められた所定の時間より短い場合に、通信状態が安定しているとして文書ファイルの登録を許可することになる。
クライアント装置102のCPUは、文書管理サーバ101から、通信状態判定用データを受信すると(ステップS1002)、その通信状態判定用データを文書管理サーバ101に対して送信する前に、その送信開始時間を文書管理サーバ101に対して送信する(ステップS1003)。文書管理サーバ101のCPU201は、クライアント装置102から送信された送信開始時間を受信すると(ステップS1004)、受信した送信開始時間をRAM202に記憶する(ステップS1005)。尚、便宜上、文書管理サーバ101とクライアント装置102の時刻は、同期がとれているものとする。
クライアント装置102のCPUは、ステップS1003での送信開始時間の文書管理サーバ101への送信に引き続き、ステップS1002で文書管理サーバ101より受信した通信状態判定用データを、文書管理サーバ101に対して送信する(ステップS1006)。文書管理サーバ101は、クライアント装置102から送信された通信状態判定用データを受信する(ステップS1007)。
文書管理サーバ101のCPU201は、クライアント装置102から送信された通信状態判定用データの受信が終了すると、その時点の時刻情報を送信終了時間として取得する(ステップS1008)。そして、RAM202に記憶されている送信開始時間と送信終了時間とを用いて通信状態判定用データの送信の所要時間を算出する(ステップS1010)。
以上が、通信状態確認処理の詳細な説明である。
図5の説明に戻る。ステップS503の処理終了後、文書管理サーバ101のCPU201は、通信状態確認処理で算出された所要時間を用いて、文書データ登録の可否を決定する(ステップS504)。例えば、所要時間があらかじめ設定された所定の時間よりも短い場合には、通信状態が安定している(良好である)ので文書データの登録が可と、長い場合には通信状態が不安定である(良好ではない)ために文書データの登録が不可と決定する。
尚、新規文書データ登録要求データの送信を行ったのが、広域ネットワーク104を介して文書管理サーバ101と接続されているクライアント装置102−2である場合、LAN103を介して接続されているクライアント装置102−1と比較して、ステップS504で文書データの登録が不可と判定される確率は高くなる。
その後、ステップS504で決定した文書データ登録の可否に従って、後述する新規文書データ登録要求画面1200または新規文書データ登録要求画面1300を表示させるための画面情報を作成し(ステップS505)、その画面情報を、新規文書データ登録要求を行ってきたクライアント装置102に対して送信する(ステップS506)。
クライアント装置102のCPU201は、文書管理サーバ101から新規文書データ登録要求画面1200(または1300)を表示するための画面情報を受信すると(ステップS507)、受信した画面情報に従った新規文書データ登録要求画面をディスプレイ装置に表示する(ステップS508)。
ここで、図12、図13を用いて新規文書データ登録要求画面の構成について説明する。尚、図12は、図5のステップS504で文書管理サーバ101のCPU201が、文書データの登録が可であると決定した時にクライアント装置102にディスプレイ装置に表示される登録文書データ設定画面1200の構成の一例、図13は、文書データの登録が不可である決定した時に表示される登録文書データ設定画面1300の構成の一例を示している。尚、共通の機能を有するコントロールには同一の符号を付している。
まず、図12に示す登録文書データ設定画面1200の構成について説明する。図12に示す通り、登録文書データ設定画面1200は、文書データパス入力部1201、参照ボタン1202、登録文書名入力部1203、説明入力部1204、登録先ディレクトリ入力部1205、登録先変更ボタン1206、機密レベル指定部1207、アクセス権表示部1208、追加ボタン1209、登録ボタン1210、登録予約ボタン1211、キャンセルボタン1212等が設定されている。
文書データパス入力部1201は、文書管理サーバ101に登録する文書データを特定するためのパス情報の入力を受け付ける入力部である。
参照ボタン1202は、登録する文書データを選択するための不図示のダイアログを表示させるために用いられるボタンである。不図示のダイアログで選択された文書データのパス情報が文書データパス入力部1201に入力される。
登録文書名入力部1203は、文書管理サーバ101に文書データを登録する際に設定する文書名の入力を受け付ける入力部である。この登録文書名入力部1203に入力された情報が、図16に示す登録文書データテーブル1600の登録文書名1603に登録される。
説明入力部1204は、当該登録する文書データについての説明の入力を受け付ける入力部である。この説明入力部1204に入力された情報が、図16に示す登録文書データテーブル1600の説明1608に登録される。
登録先ディレクトリ入力部1205は、文書データを登録するディレクトリの入力を受け付ける入力部である。尚、新規文書データ登録処理の場合には、初期値として図11の新規文書登録ボタン1104に対する押下指示を受け付けた際に、ディレクトリ指定部1103で選択されているディレクトリが入力される。
登録先変更ボタン1206は、文書データの登録先ディレクトリを指定するための不図示のダイアログを表示するために用いられるボタンである。この不図示のダイアログで選択されたディレクトリが、登録先ディレクトリ入力部1205に入力される。
機密レベル指定部1207は、登録する文書データの機密レベルの指定を受け付ける指定部である。この機密レベル指定部1207で指定を受け付けた情報が、図16に示す登録文書データテーブル1600の機密レベル1609に登録される。
アクセス権表示部1208は、登録する文書データに設定されたユーザのアクセス権情報を表示する表示部である。尚、文書データの登録者には、文書データに対する編集権限、閲覧権限がともに付与される。また、機密レベルが「一般文書」である場合には、すべてのユーザに対して閲覧権限が付与される。それらのアクセス権情報がこのアクセス権表示部1208に表示される。
追加ボタン1209は、特定のユーザ(若しくはグループ)に文書データに対するアクセス権を設定するためのダイアログを表示するために用いられるボタンである。このダイアログを用いて、文書データの登録を行うログインユーザは、当該文書データに対してアクセス権を付与するユーザと、そのユーザに付与するアクセス権(編集権限、閲覧権限等)を設定する。このダイアログで設定されたアクセス権情報は、アクセス権表示部1208に表示されることになる。
登録ボタン1210は、この新規文書データ登録要求画面で入力された文書データの登録を要求するために用いられるボタンである。この登録ボタン1210に対する押下指示を受け付けると、クライアント装置102のCPUは、文書データの登録要求を文書管理サーバ101に対して行うために、この画面を介して入力された各種の情報や、文書データパス入力部1201に入力されたパス情報で特定される文書データを文書管理サーバ101に対して送信する。
登録予約ボタン1211は、この登録文書データ設定画面1200を介して入力された内容での文書データの登録予約を要求するために用いられるボタンである。この登録要求ボタン1211に対する押下指示を受け付けると、クライアント装置102のCPU201は、文書データの登録予約要求を文書管理サーバ101に対して行うために、この画面を介して入力された各種の情報を文書管理サーバ101に対して送信する。
キャンセルボタン1212は、文書管理サーバ101に対して、文書データの登録要求や登録予約要求を行わずに、この登録文書データ設定画面1200の表示を終了させるために用いられるボタンである。
以上が、文書データの登録が可であると判定された場合に、クライアント装置102のディスプレイ装置に表示される登録文書データ設定画面1200の一例の説明である。
次に、図13を参照して、文書データの登録が不可であると文書管理サーバ101のCPU201が判定した場合に、クライアント装置102のディスプレイ装置に表示される登録文書データ設定画面1300の構成の一例について説明する。尚、登録文書データ設定画面1300の構成は、登録文書データ設定画面1200の構成とほぼ同じであるので、異なる部分のみ説明することにする。
メッセージ表示部1301は、文書管理サーバ101とクライアント装置102との間の通信状態が不安定であるために、文書データの登録処理を受け付けない旨のメッセージを表示する表示部である。
また、図13に示す通り、登録文書データ設定画面1300の登録ボタン1302は、グレーアウト表示されており、このボタンに対する押下指示を受け付けないようになっている。尚、グレーアウト表示ではなく、登録ボタン1302を表示しないようにすることも勿論可能である。
以上が、文書データの登録が不可であると判定された場合に、クライアント装置102のディスプレイ装置に表示される登録文書データ設定画面1300の一例の説明である。
図5の説明に戻る。ステップS508で登録文書データ設定画面1200または1300を表示後、その画面を介して、登録する文書データに関する各種情報(パス情報、登録文書名、機密レベル、アクセス権等)の入力を受け付ける(ステップS509)。
その後、登録文書データ設定画面1200中の登録ボタン1210に対する押下指示を受け付けたと判定した場合には(ステップS510でYES)、クライアント装置102のCPUは処理をステップS511に進め、文書データ登録予約処理を行う。この処理の詳細については、図6を参照して説明する。
ここで、図6を参照して、文書データ登録予約処理(図5のステップS511等)の詳細について説明する。図6は、文書データ登録予約処理の詳細を示すフローチャートである。
まず、ステップS601において、クライアント装置102のCPUは、図5のステップS509において登録文書データ設定画面1200を介して入力を受け付けた、新規登録する文書データに関する情報を取得する。ここでは、文書データのファイルパス、登録文書名、説明、登録先ディレクトリ、機密レベル、アクセス権等の情報を取得することになる。
その後、ステップS601で取得した情報を含む文書データ登録予約要求データを作成する。この文書データ登録予約要求データには、ステップS601で取得した情報に加えて、ログインユーザを特定する情報(ユーザID、ユーザ名等)や、クライアント装置102を特定する情報(コンピュータ名等)が含まれる。
そして、クライアント装置102のCPUは、ステップ602で作成した文書データ登録予約要求データを文書管理サーバ101に対して送信する(ステップS603)。
文書管理サーバ101のCPU201は、クライアント装置102から送信された文書データ登録予約要求データを受信すると(ステップS604)、当該文書データ登録予約要求データに含まれる登録先ディレクトリ情報と、登録先ディレクトリ、ログインユーザ名、及びディレクトリ構造情報テーブル1500を用いて、当該ログインユーザが登録先ディレクトリに対して文書データの編集権限を有しているかを判定する(ステップS605)。
ステップS605の判定処理で、編集権限がある(YES)と判定した場合には、文書管理サーバ101のCPU201は処理をステップS606に進め、登録先ディレクトリに同一の登録文書名を有する文書データが登録、または登録予約されているかを判定する。
ステップS606の判定処理で、同一の登録文書名の文書データが登録または登録予約されていない(NO)と判定した場合には、文書管理サーバ101のCPU201は、処理をステップS607に進め、図16に示す文書情報データテーブル1600に新規レコードを追加作成し、その各データ項目にステップS604で受信した文書データ登録予約要求データに含まれる属性情報を登録する。この時、登録種別1602には、「登録予約」と登録される。また、登録ユーザ1605にはログインユーザ名が登録される。尚、クライアント装置102から登録文書データのファイルパス情報を受信している場合には、登録予約ファイルパス1608に、クライアント装置を特定する情報とともに、当該ファイルパスを登録する。
また、文書データを新規登録する際に行われるステップS607の処理においては、バージョン1610には、当該文書データが初めて登録されることを示す情報(例えば1)が登録されることになる。また後述する文書データ編集処理においてこのステップの処理を行う場合には、既に文書情報データテーブル1600の他のレコードで管理されている当該文書データの最新のバージョンの次のバージョンを示す情報(例えば最新のバージョンが1である場合には2、3である場合には4)が登録される。その後、文書管理サーバ101のCPU201は、処理をステップS608に進め、ステップS607のデータ登録処理が正常に終了したかを判定する。
ステップS608の判定処理で正常終了したと判定すると、文書管理サーバ101のCPU201は、処理をステップS609に進め、登録予約成功を示す処理結果データを作成する。その後、処理をステップS610に進める。
ステップS605の判定処理でNO、ステップS606でYES、ステップS608でNOと判定した場合には、文書管理サーバ101のCPU201は処理をステップS610に進め、登録予約失敗を示す処理結果データを作成する。尚、ステップS608でNOと判定した場合には、文書情報データテーブル1600の状態をステップS607の処理を行う前の状態にロールバックさせたのちに、ステップS610に処理を移行する。
ステップS609またはステップS610の処理終了後、それらステップの処理で作成した処理結果データを、文書データ登録予約要求データの送信を行ったクライアント装置102に対して送信する(ステップS611)。そして、クライアント装置102のCPU201は、文書管理サーバ101より送信された登録予約処理の成功または失敗を示す処理結果データを受信する(ステップS612)。尚、登録予約処理が成功したことを示す処理結果データには、ステップS607で新規に文書情報データテーブル1600に追加したレコードに登録された属性情報が含まれる。
以上が、文書データ登録予約処理の詳細な説明である。
図5の説明に戻る。ステップS511の文書データ登録予約処理が終了後、クライアント装置102のCPUは、文書管理サーバ101から受信された処理結果データを用いて、文書データの登録予約処理が正常に終了したかを判定する(ステップS512)。この判定処理でYESと判定した場合には、クライアント装置102のCPUは処理をステップS513に進め、文書データ登録処理を行う。この文書データ登録処理の詳細は、図7を参照して説明する。一方、NOと判定した場合には、処理をステップS516に進める。
ここで、図7を参照して、文書データ登録処理(図5のステップS513等)の詳細について説明する。図7は、文書データ登録処理の詳細を示すフローチャートである。
まず、クライアント装置102のCPUは、文書管理サーバ101が記憶管理する文書情報データテーブル1600に登録する文書データを外部メモリから取得する(ステップS701)。そして、ステップS701で取得した文書データを含む文書データ登録要求データを作成する(ステップS702)。尚、この文書データ登録要求データには、当該文書データを登録するためのレコードとして登録文書データテーブル1600に登録されているレコード(登録種別1602は「登録予約」となっている)を特定するための文書ID1601、ログインユーザ情報が含まれる。そして、ステップS702で作成した文書データ登録要求データを文書管理サーバ101に対して送信する(ステップS703)。
文書管理サーバ101のCPU201は、クライアント装置102から文書データ登録要求データを受信すると(ステップS704)、文書データ登録要求データに含まれる文書IDに従って、当該文書データを登録するためのレコードを特定し(ステップS705)、その後、登録要求を行ったログインユーザが、登録先ディレクトリに文書データを登録するための権限である編集権限を有しているかを判定する(ステップS706)。
ステップS706の判定処理で、文書管理サーバ101のCPU201は、登録先ディレクトリにログインユーザが編集権限を有しているかを、外部メモリ211に記憶されているディレクトリ構造情報テーブル1500を用いて判定する。
ステップS706の判定処理で文書データの編集権限がある(YES)と判定した場合には、処理をステップS707に進め、文書データの編集権限があるかを判定する。ここでは、ステップS705で特定したレコードの編集可能ユーザ1612に、ログインユーザのユーザIDが登録されているか否かによりログインユーザが当該文書データに対する編集権限を有しているか否かを判定することになる。
ステップS707の判定処理でYESと判定した場合には、文書管理サーバ101のCPU201は処理をステップ708に進め、ステップS705で特定したレコードの文書データ1613に、ステップS704で受信した文書データ登録要求データに含まれる文書データを登録する。また、登録種別1602を「登録予約」から「登録」に変更する。
その後、文書管理サーバ101のCPU201は、ステップS708の文書データ登録処理が正常に終了したかを判定し(ステップS709)、正常に終了した(YES)と判定した場合には、処理をステップS710に進める。そして、ステップS710では、登録成功を示す処理結果データを作成する。
文書管理サーバ101のCPU201は、ステップS706でNO、ステップS707でYES、またはステップS709でNOと判定した場合には、処理をステップS711に進め、登録失敗を示す処理結果データを作成する。
そして、ステップS710またはステップS711で作成した処理結果データを、文書データ登録要求データの送信を行ったクライアント装置102に対して送信する(ステップS712)。そして、クライアント装置102は、文書管理サーバ101が送信した処理結果データを受信する(ステップS713)。
以上が、文書データ登録処理の詳細な説明である。
図5の説明に戻る。クライアント装置102のCPU201は、ステップS513の処理終了後、またはステップS512の判定処理でNOと判定した場合に、処理をステップS516に進め、文書管理サーバ101からの処理結果をディスプレイ装置に表示する。
また、登録文書データ設定画面1200、1300の登録予約ボタン1211に対する押下指示を受け付けたと判定した場合には(ステップS514でYES)、処理をステップS515に進め、文書データ登録予約処理を行う。この処理の詳細は、既に図6を参照して説明したとおりである。
ステップS515の処理終了後、クライアント装置102のCPUは、処理をステップS516に進め、文書管理サーバ101より受信した処理結果データに基づいて、文書データ登録予約処理の処理結果をディスプレイ装置102に表示する。
また、登録文書データ設定画面1200、1300のキャンセルボタン1212に対する押下指示を受け付けたと判定した場合には(ステップS517でYES)、本図に示す処理を終了する。
以上が、新規文書データ登録処理の詳細な説明である。
次に、図8を参照して、登録済み文書データ編集処理(図4のステップS405)の詳細について説明する。図8は、登録済み文書データ編集処理の詳細を示すフローチャートである。
登録文書データ一覧表示画面1100中の編集ボタン1106が押下されることで入力される登録済み文書データ編集指示を受け付けると(図4のステップS404でYES)、クライアント装置102のCPUは、編集ボタン1106が押下された時に、登録文書データ一覧表示部1105で選択状態であった文書データの文書IDを取得する(ステップS801)。
その後、ステップS801で取得した文書ID、ログインユーザのユーザIDを含む文書データ編集要求データを作成し(ステップS802)、文書管理サーバ101に対して送信する(ステップS803)。
文書管理サーバ101のCPU201は、クライアント装置102から送信された文書データ編集要求データを受信すると、処理をステップS805に進め、当該文書データに対してログインユーザが編集権限を有しているかを判定する。文書データ編集要求データに含まれる文書IDで特定される登録文書データテーブル1600に登録されているレコードの編集可能ユーザ1612に、当該ログインユーザのユーザIDが登録されているか否かにより、この判定処理を行うことになる。
ステップS805の判定処理で、編集権限がない(NO)と判定した場合には、文書管理サーバ101のCPU201は処理をステップS806に進め、ログインユーザが編集指示した文書データに対して編集権限を有していない旨の警告画面を表示させるための警告画面情報を作成し、その警告画面情報を、文書データ編集要求データを送信したクライアント装置102に対して送信する。
クライアント装置102のCPUは、文書管理サーバ101から送信された警告画面情報を受信すると(ステップS807)、その警告画面情報に従って警告画面を表示し(ステップS808)、本図に示す処理を終了する。
文書管理サーバ101のCPU201が、ステップS805の判定処理で編集権限がある(YES)と判定した場合には、処理をステップS809に進め、通信状態確認処理を行う。この処理の詳細は、既に図10を参照して説明したとおりである。
ステップS809の通信状態確認処理終了後、その結果により文書データの登録の可否を決定する(ステップS810)。例えば、通信状態確認処理で通信状態判定用データの送信に要した時間が、予め設定された時間よりも長かった場合に、文書管理サーバ101のCPU201は、文書データの登録処理が不可であると決定する。
そして、ステップS810で決定した文書登録処理の可否に従って登録文書データ設定画面を表示するための画面情報を作成し(ステップS811)、その画面情報を、文書データ編集要求データを送信したクライアント装置102に対して送信する(ステップS812)。
文書管理サーバ101のCPU201は、ステップS810の処理で文書登録処理を許可すると決定した場合には、図12に示す登録文書データ設定画面1200を、許可しない(不可)と決定した場合には、図13に示す登録文書データ設定画面1300を表示するための画面情報を作成し、クライアント装置102に対して送信することになる。
クライアント装置102のCPUは、文書管理サーバ101から送信された画面情報を受信すると(ステップS813)、受信した画面情報に従って、ディスプレイ装置に登録文書データ設定画面1200(または1300)を表示する(ステップS814)。
尚、登録済み文書データ編集処理の実行時に表示される登録文書データ設定画面1200(または1300)の登録文書名入力部1203は、編集対象の文書データの登録文書名が入力された状態で、変更を行うことが出来ないようグレーアウト表示される。同様に、登録先ディレクトリ入力部1205も、編集対象の文書データが保存されているディレクトリが入力された状態で、変更を行うことが出来ないようグレーアウト表示される。さらに、登録先変更ボタン1206もグレーアウト表示される。
機密レベル指定部1207は、編集対象の文書データに設定された機密レベルが選択された状態で表示される。アクセス権表示部1208についても、編集対象の文書データに設定されたアクセス権情報(編集可能ユーザ、閲覧可能ユーザ)が表示される。これらについては、変更指示可能な形で表示されることになる。
ステップS814で登録文書データ設定画面1200(または1300)を表示した後に、クライアント装置102のCPUは、当該画面を介して文書データのファイルパスやアクセス権の変更指示等、文書データに対する各種の情報の入力を受け付ける(ステップS815)。
その後、登録文書データ設定画面1200の登録ボタン1210に対する押下指示を受け付けると(ステップS816でYES)、処理をステップS817に進め、文書データ登録予約処理を行う。この処理の詳細は、図6を参照して既に説明したとおりである。この文書データ登録予約処理が成功すると、編集対象の文書データの編集後のバージョンを登録するための新たなレコードが文書情報データテーブル1600に作成される。
文書データ登録処理が終了後、クライアント装置102のCPU201は、処理をステップS818に進め、文書管理サーバ101より受信した処理結果データに基づいて、文書データ登録予約処理が正常に終了したかを判定する。この判定処理で正常終了した(YES)と判定した場合には、クライアント装置102のCPUは処理をステップS819に進め、文書データ登録処理を行う。この処理の詳細は、図7を参照して既に説明したとおりである。
ステップS819の文書データ登録処理が成功すると、文書データ登録予約処理で編集対象の文書データの編集後のバージョンを登録するために文書情報データテーブル1600に新たに生成したレコードの文書データ1613に、文書データが登録される。この処理の終了後、処理をステップS822に進める。
一方、ステップS818の判定処理で正常終了しなかった(NO)と判定した場合には、処理をステップS822に進める。
登録文書データ設定画面1200(または1300)の登録予約ボタン1211に対する押下指示を受け付けると(ステップS820でYES)、ステップS821に処理を進め、文書データ登録予約処理を行う。この処理の詳細は、図6を参照して既に説明したとおりである。この文書データ登録予約処理が成功すると、編集対象の文書データの編集後のバージョンを登録するための新たなレコードが文書情報データテーブル1600に作成される。この処理が終了後、処理をステップS822に進める。
ステップS822において、クライアント装置102のCPUは、文書管理サーバ101より受信した文書データ登録予約処理の処理結果データまたは文書データ登録処理の処理結果データに従って、処理結果表示を行い、本図に示す処理を終了する。
また、クライアント装置102のCPUは、登録文書データ設定画面1200(または1300)のキャンセルボタン1212に対する押下指示を受け付けると、文書データ登録予約処理や、文書データ登録処理を行うことなく、本図に示す処理を終了する。以上が、登録済み文書データ編集処理の詳細な説明である。
次に、図9を参照して、登録予約済みデータ登録処理(図4のステップS407)の詳細について説明する。図9は、登録予約済み文書データ登録処理の詳細を示すフローチャートである。この処理は、既に登録予約がなされている文書データを実際に登録する処理である。
登録文書データ一覧表示画面1100中の文書登録ボタン1102が押下されることで入力される登録予約済み文書データ登録指示を受け付けると(図4のステップS406でYES)、クライアント装置102のCPUは、文書登録ボタン1102が押下された時に、登録予約済み文書データ一覧表示部1101で選択状態であった登録予約済み文書データを取得する(ステップS901)。
その後、取得した登録予約済み文書データを特定する文書ID及びログインユーザのユーザID、ログインユーザが操作するコンピュータを特定する情報を含む文書データ登録要求データを作成し(ステップS902)、文書管理サーバ101に対して送信する(ステップS903)。
文書管理サーバ101のCPU201は、クライアント装置102から送信された文書データ登録要求データを受信すると(ステップS904)、ログインユーザがその文書データに対して編集権限を有しているかを、登録文書データテーブル1600を参照して判定する(ステップS905)。この時、クライアント装置102から受信した文書登録要求データに含まれる文書IDで特定されるレコードの登録ユーザ1605に、受信したユーザIDが登録されているか否かを判定する。本実施例では、文書データの登録予約を行ったユーザのみが、その文書データの登録が可能である。
ステップS905の判定処理で、ログインユーザが指定された登録要約済み文書データに対する編集権限を有していない(NO)と判定した場合には、処理をステップS909に進める。
一方、ステップS905の判定処理で、編集権限を有している(YES)と判定した場合には、処理をステップS906に進め、通信状態確認処理を行う。この処理の詳細は、既に図10を参照して説明したとおりであるので、詳細な説明は割愛する。通信状態確認処理終了後、その結果に従って、文書データの登録の可否(許可する/拒否する)を決定する(ステップS907)。
その後、文書管理サーバ101は、ステップS907で文書データの登録可(登録を許可する)と決定されたかを判定する(ステップS908)。この判定処理でYESと判定した場合には処理をステップS912に、NOと判定した場合には処理をステップS909に進める。
ステップS909において、文書管理サーバ101のCPU201は、文書データの登録を許可しない旨の警告画面を表示するための警告画面情報を作成し、文書データ登録要求データの送信を行ったクライアント装置102に対して、警告画面情報を送信する。
クライアント装置102のCPUは、この警告画面情報を文書管理サーバ101から受信すると(ステップS910)、その警告画面情報に従って警告画面をディスプレイ装置に表示し(ステップS911)、本図に示す処理を終了する。
ステップS912において、文書管理サーバ101のCPU201は、図12に示す登録文書データ設定画面1200を作成し、その後、文書データ登録要求データの送信を行ったクライアント装置102に対して送信する(ステップS913)。この時、文書管理サーバ101のCPU201は、登録予約ボタン1212が、グレーアウト表示または非表示となるような画面情報を作成する。尚、ステップS912では、図13に示す登録文書データ設定画面1300を表示するための画面情報が作成されることはない。
クライアント装置102のCPUは、文書管理サーバ101から送信された画面情報を受信すると(ステップS914)、受信した画面情報に従って、登録文書データ設定画面1200をディスプレイ装置に表示する(ステップS915)。
尚、登録予約済み文書データ登録処理の実行時に表示される登録文書データ設定画面1200の登録文書名入力部1203は、登録対象の文書データの登録文書名が入力された状態で、変更を行うことが出来ないようグレーアウト表示される。同様に、登録先ディレクトリ入力部1205も、対象の文書データが保存されているディレクトリが入力された状態で、変更を行うことが出来ないようグレーアウト表示される。同じく、登録先変更ボタン1206も同様にグレーアウト表示される。
文書情報データテーブル1600の、対象の文書データを管理するレコードの登録予約ファイルパス1607にパス情報が登録されている場合には、そのパス情報が文書データパス入力部1201に初期表示される。また、機密レベル指定部1207は、対象の文書データに設定された機密レベルが選択された状態で表示される。さらに、アクセス権表示部1208についても、対象の文書データに設定されたアクセス権情報(編集可能ユーザ、閲覧可能ユーザ)が表示される。これらについては、変更指示可能な形で表示されることになる。
その後、登録文書データ設定画面1200を介して、登録する文書に関する情報、例えば、文書データのファイルパスやアクセス権の変更指示等、文書データに対する各種の情報の入力を受け付ける(ステップS916)。
その後、登録文書データ設定画面1200中の登録ボタン1210に対する押下指示を受け付けると(ステップS917でYES)、処理をステップS918に進め文書データ登録処理を行う。この処理の詳細は、既に図7を参照して説明したとおりなので、ここでの説明は割愛する。
ステップS918が終了すると、文書データ登録処理において、文書管理サーバ101から送信された処理結果データに応じた処理結果表示をディスプレイ装置に行い(ステップS919)、本図に示す処理を終了する。
また、クライアント装置102のCPUは、登録文書データ設定画面1200中のキャンセルボタン1212の押下指示を受け付けると(ステップS920でYES)、本図に示す処理を終了する。以上が、登録予約済み文書データ登録処理の詳細な説明である。
本発明では、上記のように構成することで、通信状態が不安定な場合等、比較的サイズの大きな文書データの登録処理が通信エラーにより失敗する可能性が高いと思われる場合に、文書データ自体の登録処理を行わせず、文書データの属性情報のみを登録する登録予約処理を行うことが可能となる。
この登録予約処理を行うことで、他のユーザにより同一の文書名の文書データが文書登録を行う予定であるディレクトリに登録されてしまうことを好適に防ぐことが可能となる。
また、ユーザが、文書管理サーバ101が提供する文書管理ウェブサービスを使用するたびに、その画面にログインユーザが登録予約を行った文書データが一覧表示されるので、当該ログインユーザが登録予約済みの文書データの登録処理を忘れてしまうことを好適に防止することも可能である。
尚、登録予約済みの文書データは登録予約から一定期間経過後、削除する構成にしても構わない。その理由は、登録予約済みのまま長時間放置されてしまうと、その登録予約済み文書データの影響で、同一の登録文書名の文書データの登録を行うことが出来なくなってしまうためである。
また、文書データ登録の許可/拒否を決定するための通信状態判定用データの送信に要する所要時間の閾値は、登録処理を行う文書データのデータサイズに応じて決定するようにしても勿論構わない。
本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラム若しくは記憶媒体等としての実
施形態も可能であり、具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用してもよいし、また、1つの機器からなる装置に適用してもよい。
なお、本発明は、前述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムを、システム或いは装置に直接、或いは遠隔から供給するものを含む。そして、そのシステム或いは装置のコンピュータが前記供給されたプログラムコードを読み出して実行することによっても達成される場合も本発明に含まれる。
したがって、本発明の機能処理をコンピュータで実現するために、前記コンピュータにインストールされるプログラムコード自体も本発明を実現するものである。つまり、本発明は、本発明の機能処理を実現するためのコンピュータプログラム自体も含まれる。
その場合、プログラムの機能を有していれば、オブジェクトコード、インタプリタにより実行されるプログラム、OSに供給するスクリプトデータ等の形態であってもよい。
プログラムを供給するための記録媒体としては、例えば、フレキシブルディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、MO、CD−ROM、CD−R、CD−RWなどがある。また、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ROM、DVD(DVD−ROM,DVD−R)などもある。
その他、プログラムの供給方法としては、クライアントコンピュータのブラウザを用いてインターネットのホームページに接続する。そして、前記ホームページから本発明のコンピュータプログラムそのもの、若しくは圧縮され自動インストール機能を含むファイルをハードディスク等の記録媒体にダウンロードすることによっても供給できる。
また、本発明のプログラムを構成するプログラムコードを複数のファイルに分割し、それぞれのファイルを異なるホームページからダウンロードすることによっても実現可能である。つまり、本発明の機能処理をコンピュータで実現するためのプログラムファイルを複数のユーザに対してダウンロードさせるWWWサーバも、本発明に含まれるものである。
また、本発明のプログラムを暗号化してCD−ROM等の記憶媒体に格納してユーザに配布し、所定の条件をクリアしたユーザに対し、インターネットを介してホームページから暗号化を解く鍵情報をダウンロードさせる。そして、ダウンロードした鍵情報を使用することにより暗号化されたプログラムを実行してコンピュータにインストールさせて実現することも可能である。
また、コンピュータが、読み出したプログラムを実行することによって、前述した実施形態の機能が実現される。その他、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているOSなどが、実際の処理の一部又は全部を行い、その処理によっても前述した実施形態の機能が実現され得る。
さらに、記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれる。その後、そのプログラムの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるCPUなどが実際の処理の一部又は全部を行い、その処理によっても前述した実施形態の機能が実現される。
なお、前述した実施形態は、本発明を実施するにあたっての具体化の例を示したものに過ぎず、これらによって本発明の技術的範囲が限定的に解釈されてはならないものである。即ち、本発明はその技術思想、又はその主要な特徴から逸脱することなく、様々な形で実施することができる。