以下、本発明を適用した好適な実施形態を、添付図面を参照しながら詳細に説明する。まず、図1について説明する。
図1は、本願発明の実施の形態における文書管理システム(情報処理システム)の構成の一例を示すシステム構成図である。
図中、101は文書管理サーバであって、本願発明における情報処理装置として機能する。
102はクライアント端末であって、文書管理システムにおいて、電子文書データ、テンプレートデータ、パーツデータ等を各データの作成担当者が作成するために用いられる端末である。また、クライアント端末102は、各データの作成担当者が作成したデータを、他のユーザが使用して良いか否かの承認処理を、承認者が行うためにも用いられる。
103は、文書管理サーバ101とクライアント端末102とを相互にデータ通信可能に接続するためのLAN(Local Area Network)等のネットワークである。
図2は、図1の文書管理サーバ101、クライアント端末102として適用可能な情報処理装置のハードウェアの構成の一例を示す図である。
CPU201は、システムバス204に接続される後述の各デバイスやコントローラを統括的に制御する。また、ROM202あるいは外部メモリ211には、CPU201の制御プログラムであるBIOS(Basic Input / Output System)やオペレーティングシステムプログラム(以下、OS)や、各サーバ或いは各PCの実行する機能を実現するために必要な後述する各種プログラム等が記憶されている。RAM203は、CPU201の主メモリ、ワークエリア等として機能する。
CPU201は、処理の実行に際して必要なプログラム等をRAM203にロードして、プログラムを実行することで各種動作を実現するものである。また、入力コントローラ(入力C)205は、入力デバイス209や不図示のマウス等のポインティングデバイスからの入力を制御する。ビデオコントローラ(VC)206は、ディスプレイ210等の表示装置への表示を制御する。ディスプレイ装置は、例えばCRTディスプレイや液晶ディスプレイ等である。これらは必要に応じて管理者が使用するものである。本発明には直接関係があるものではない。
メモリコントローラ(MC)207は、ブートプログラム、ブラウザソフトウエア、各種のアプリケーション、フォントデータ、ユーザファイル、編集ファイル、各種データ等を記憶するハードディスク(HD)やフロッピーディスク(登録商標 FD)或いはPCMCIAカードスロットにアダプタを介して接続されるコンパクトフラッシュメモリ等の外部メモリ211へのアクセスを制御する。
通信I/Fコントローラ(通信I/FC)208は、ネットワークを介して、外部機器と接続・通信するものであり、ネットワークでの通信制御処理を実行する。例えば、TCP/IPを用いたインターネット通信等が可能である。
なお、CPU201は、例えばRAM203内の表示情報用領域へアウトラインフォントの展開(ラスタライズ)処理を実行することにより、ディスプレイ210上での表示を可能としている。また、CPU201は、ディスプレイ210上の不図示のマウスカーソル等でのユーザ指示を可能とする。
本発明の各種処理を実行するために用いられるプログラムは外部メモリ211に記録されており、必要に応じてRAM203にロードされることによりCPU201によって実行されるものである。さらに、本発明に係わるプログラムが用いる定義ファイルや各種情報テーブルは外部メモリ211に格納されている。
次に、図3を参照して、本願の文書作成支援システムで作成される電子文書データの構造について説明する。
図3は、本発明の文書作成支援システムで作成される電子文書データの構造の一例を示す図である。
本願の文書作成支援システムでは、パーツデータや、複数のパーツデータで形成されるテンプレートデータを所望の位置に配置することにより電子文書データを作成することになる。
図中、300は文書データの1つのページを表している。ユーザによる入力デバイス209の操作に従って、300にパーツデータやテンプレートデータを配置することで、1つの文書データを作成する。
301は、パーツデータであり、パーツデータは、図形データや、写真データ、文字データ等のデータである。
302は、複数のパーツデータを組み合わせて形成されるテンプレートデータであり、図3では、パーツ番号1とパーツ番号2と組み合わせてテンプレートデータ1を形成している。なお、パーツ番号1とパーツ番号2とパーツ番号6をテンプレートデータとしてテンプレートデータの作成者が作成することも可能である。
なお、これら文書データ300、パーツデータ301、テンプレートデータ302は、文書管理サーバ101の外部メモリ211(後述する図11、図14、図15のデータテーブル)に記憶・管理されている。
図11は、文書管理サーバ101の外部メモリ211で管理している電子文書データを管理するためのデータテーブルの一例を示す図である。
図11の文書管理テーブル1100は、ユーザの操作に従って文書管理サーバ101が作成し、文書管理サーバ101の外部メモリ211で管理している電子文書データのデータテーブルであり、文書番号1101、ページ番号1102、テンプレート番号1103、パーツ番号1104、座標1105、作成担当者ID1106、承認者ID1107、ステータス1108等で構成されている。
文書番号1101には、電子文書データを一意に識別するための識別情報が記憶される。
ページ番号1102には、当該電子文書データの何ページ目かを示すページ番号が記憶される。
テンプレート番号1103には、当該電子文書データの作成に使用したテンプレート番号(後述する1501に対応)が記憶される。
パーツ番号1104には、当該電子文書データの作成に使用したパーツ番号(後述する1401に対応)が記憶される。なお、テンプレートに含まれるパーツ番号は、後述する図15のデータテーブルに記憶されている(図15の1502)ため、1104には記憶しない。
座標1105には、テンプレート番号1103や、電子文書データのページ中におけるパーツ番号1104の座標の情報が記憶される。なお、座標1105は、ページの一番左上の座標を(0、0)とした場合におけるテンプレート番号1103や、パーツ番号1104の座標である。
作成担当者ID1106には、当該電子文書データを作成した作成担当者のユーザIDが記憶される。承認者ID1107には、当該電子文書データを承認する承認者のユーザIDが記憶される。
ステータス1108には、当該電子文書データの承認者による承認状況が記憶される。ステータス1108には、承認者がまだ当該電子文書データを承認していなければ「未承認」という情報が記憶され、承認者が当該電子文書データを承認していれば、「承認済み」という情報が記憶され、承認者が当該電子文書データを否認していれば、「否認済み」という情報が記憶される。
図14は、文書管理サーバ101の外部メモリ211で管理しているパーツデータを管理するためのデータテーブルの一例を示す図である。
図14のパーツ管理テーブル1400は、ユーザの操作に従って文書管理サーバ101が作成し、外部メモリ211で管理しているパーツデータを管理するためのデータテーブルであり、パーツ番号1401、作成担当者ID1402、承認者ID1403、ステータス1404等で構成されている。
パーツ番号1401には、パーツデータを一意に識別するためのパーツ番号(1104に対応)が記憶される。
作成担当者ID1402には、当該パーツデータを作成した作成担当者のユーザIDが記憶される。
承認者ID1403には、当該パーツデータを承認する承認者のユーザIDが記憶される。
ステータス1404には、当該パーツデータの承認者による承認状況が記憶される。ステータス1404には、承認者がまだ当該パーツデータを承認していなければ「未承認」という情報が記憶され、承認者がパーツデータを承認していれば、「承認済み」という情報が記憶され、承認者が当該パーツデータを否認していれば、「否認済み」という情報が記憶される。
図15は、文書管理サーバ101の外部メモリ211で管理しているテンプレートデータを管理するためのデータテーブルの一例を示す図である。
図15のテンプレート管理テーブル1500は、ユーザの操作に従って文書管理サーバ101が作成し、外部メモリ211で管理しているテンプレートデータを管理するためのデータテーブルであり、テンプレート番号1501、パーツ番号1502、レイヤ情報1503、座標1504、作成担当者ID1505、承認者ID1506、ステータス1507等で構成される。
図15の1501〜1505までは、テンプレートデータの作成担当者がテンプレートデータを作成したときに文書管理サーバ101の外部メモリ211記憶され、図15の1506、1507は、当該テンプレートデータの承認担当者が当該テンプレートデータを承認、または否認したときに文書管理サーバ101の外部メモリ211記憶される。
テンプレート番号1501には、テンプレートデータを一意に識別するためのテンプレート番号(1103に対応)が記憶される。パーツ番号1502には、当該テンプレートデータの作成に使用したパーツ番号が記憶される。
レイヤ情報1503には、当該テンプレートデータの作成時に、パーツデータを配置した順番が記憶される。より具体的には、最初に配置したパーツデータ(一番下のレイヤ)は、「0」となり、以降「1」、「2」・・・と、後から配置するパーツデータほど数字が大きくなる。なお、レイヤ情報1503は、各パーツデータが重なっているか否かに関わらず記憶される。
座標1504には、テンプレートデータ全体(外枠)の左上を座標の基準(0.0)として、テンプレートデータに配置されたパーツデータの一番左上の座標(X,Y)が記憶される。作成担当者ID1505には、当該テンプレートデータを作成した作成担当者のユーザIDが記憶される。承認者ID1506には、当該テンプレートデータを承認する承認者のユーザIDが記憶される。
ステータス1507には、当該テンプレート承認者による承認状況が記憶される。具体的には、ステータス1507には、承認者がまだ当該テンプレートデータを承認していなければ「未承認」という情報が記憶され、承認者がテンプレートデータを承認していれば、「承認済み」という情報が記憶され、承認者が当該テンプレートデータを否認していれば、「否認済み」という情報が記憶される。
図15の重なり承認情報テーブル1500−1は、テンプレートデータの承認者による図10の画面を介した操作に従って文書管理サーバ101が作成し、外部メモリ211で管理しているデータテーブルであって、図15の1500中のテンプレートデータに含まれるパーツデータのうち、他のパーツが重なっているパーツデータに対して、上位パーツがない状態での使用を許可するか否かを管理するためのデータテーブルである。
なお、図15の1500中のテンプレートデータに含まれるパーツデータのうち、どのパーツデータが他のパーツが重なっているパーツデータであるかの判断は、図15の1501が同一のパーツデータの座標1504と、各パーツデータのサイズ情報(パーツデータの外周の矩形の情報)とに従ってパーツデータ同士が重なるか否かを判断する。
また、パーツデータ同士が重なっている場合に、どちらのパーツデータが前面かの判断は、レイヤ情報1503が大きいほうのパーツデータが前面であると判断し、レイヤ情報1503が小さいほうのパーツデータが背面、つまり、他のパーツデータが重なっているパーツデータと判断する。
重なり承認情報テーブル1500−1は、承認対象パーツ番号1508、重なりパーツ番号1509、テンプレート番号1510、承認者ID1511、上位パーツなし使用の可否1512等で構成される。
承認対象パーツ番号1508には、図15の1500中のテンプレートデータに含まれるパーツデータのうち、他のパーツが重なっているパーツデータのパーツ番号(図15の1502に対応)が記憶される。
重なりパーツ番号1509には、図15の1500中のテンプレートデータに含まれるパーツデータのうち、1508のパーツデータに重なっているパーツデータのパーツ番号(図15の1502に対応)が記憶される。
テンプレート番号1510には、1508のパーツデータが配置されているテンプレートデータの番号(図15の1501に対応)が記憶される。つまり、テンプレート番号1510に番号が記憶されているテンプレートデータは、複数のパーツデータが重なることで形成されたテンプレートデータであるといえる。
承認者ID1511には、1508のパーツデータが配置されているテンプレート承認者のユーザID、つまり、承認者ID1506と同じ承認者のユーザIDが記憶される。
上位パーツなし使用の可否1512には、1508のパーツデータを、1509のパーツデータが重なっていない状態で、1508のパーツデータを含むテンプレートデータを使用してよいか否かの情報が記憶される。1508のパーツデータを、1509のパーツデータが重なっていない状態で、1508のパーツデータを含むテンプレートデータを使用してよければ、「可」という情報が1512に記憶され、1508のパーツデータを、1509のパーツデータが重なっていない状態で、1508のパーツデータを含むテンプレートデータを使用してはいけない場合は、「不可」という情報が1512に記憶される。
なお、「1509のパーツデータが重なっていない状態」とは、1509のパーツデータを削除する場合や、1508と、1509のレイヤの順番を変えた場合、つまり、1508のパーツが1509のパーツより前面にして、1508のパーツデータを含むテンプレートデータを使用する場合である。
次に、図4〜図7を用いて、本実施形態の詳細な処理について説明する。なお、図4〜図7の各ステップの処理は、各装置のCPUが外部メモリ211に格納されるプログラムをRAM203にロードして実行することにより実現される。
図4は、テンプレートデータを作成するテンプレート作成担当者が、クライアント端末102を操作してテンプレートデータを作成し、テンプレートデータを承認する承認依頼を行う処理の一例を示す図である。
ステップS401において、クライアント端末102は、ブラウザを起動し、文書管理サーバ101にログインする。ログインには、テンプレート作成担当者のユーザIDとパスワードを入力して、認証を実行することでログインがされる。ログイン後、テンプレートデータを作成するためのテンプレート作成画面(後述する図8)を文書管理サーバ101から受信し、クライアント端末102のディスプレイ210に表示する。
ステップS402において、クライアント端末102は、ユーザによるマウス等の操作に従って、テンプレートデータに使用するパーツデータの配置指示を受け付ける。
ステップS403において、クライアント端末102は、ステップS402でパーツを配置することで作成されたテンプレートデータの承認依頼の入力を、後述する図8の画面(図8の802)を介してユーザから受け付けたか否かを判定する。
テンプレートデータの承認依頼の入力をユーザから受け付けたならば、ステップS404に進み、テンプレートデータの承認依頼の入力をユーザから受け付けなければ、ステップS402に戻る。
ステップS404において、クライアント端末102は、ステップS402でパーツを配置することで作成されたテンプレートデータの承認依頼をテンプレート承認者のクライアント端末102に送信し、図4の処理を終了する。
なお、テンプレートの承認依頼は、テンプレート作成担当者のクライアント端末102からテンプレート承認者のクライアント端末102に直接メールで送信しても良いし、テンプレート作成担当者のクライアント端末102から、一旦、文書管理サーバ101に承認依頼を送信し、文書管理サーバ101の外部メモリ211で管理されているテンプレート承認担者に、文書管理サーバ101からテンプレートの承認依頼を送信しても良い。
また、承認依頼には、文書管理サーバ101にアクセスするためのURLが含まれている。
ここで、図8を用いて、テンプレート作成担当者が、クライアント端末102を操作してテンプレートデータを作成し、テンプレートデータを承認する承認依頼を行う画面について説明する。
図8は、テンプレート作成担当者のクライアント端末102のディスプレイ210に表示される画面であって、テンプレート作成担当者が、クライアント端末102の入力デバイス209を操作してテンプレートデータを作成し、テンプレートデータを承認する承認依頼を行う画面である。
テンプレート作成担当者によるクライアント端末102の入力デバイス209の操作によって、801のボタンが押下されると、クライアント端末102の外部メモリ211、または文書管理サーバ101の外部メモリ211に保存されているパーツデータから、テンプレートデータに使用するパーツデータをテンプレート作成担当者が選択できる。テンプレート作成担当者が選択したパーツデータは、テンプレートデータの803の枠内であればテンプレート作成担当者が所望する場所に配置することが出来る。
テンプレート作成担当者によるクライアント端末102の入力デバイス209の操作によって、802のボタンが押下されると、パーツデータを803の枠内に配置することで作成されたテンプレートデータの承認依頼を文書管理サーバ101、またはテンプレート承認者のクライアント端末102に送信するとともに、テンプレート作成担当者が作成したテンプレートデータの情報を図15のテンプレート管理テーブル1500に記憶する。
次に、図5を用いて、図4の処理でテンプレート作成者から承認依頼がされたテンプレートデータを承認者が承認する処理について説明する。
図5は、テンプレートデータを承認するテンプレート承認者が、テンプレートデータを承認する処理の一例を示す図である。
ステップS501において、クライアント端末102は、テンプレート承認者による入力デバイス209の操作に従って、図4のステップS404でテンプレート作成担当者のクライアント端末102から送信される承認依頼メールに記載されているURLが選択されることで、ブラウザを起動させ、文書管理サーバ101にログインする。
ログインには、テンプレート承認者のユーザIDとパスワードを入力して、認証を実行することでログインがされる。ログイン後、文書管理システムのメイン画面を文書管理サーバ101から受信し、テンプレート承認者のクライアント端末102のディスプレイ210に表示する。
ステップS502において、クライアント端末102は、文書管理システムのメイン画面を介してテンプレート承認者から受け付ける、ステップS501でログインしたテンプレート承認者が承認担当となっているテンプレートデータの一覧画面の取得要求を文書管理サーバ101に送信する。
ステップS503において、文書管理サーバ101は、クライアント端末102からステップS501でログインしたテンプレート承認者が承認担当となっているテンプレートデータの一覧画面の取得要求を受信し、ステップS501でログインしたテンプレート承認者が承認担当となっているテンプレートデータの一覧画面を生成して、クライアント端末102に送信する。
より具体的には、ステップS501でログインしたテンプレート承認者のユーザIDと、図15の承認者ID1506が一致するテンプレートデータで、かつステータス1507が未承認テンプレートデータの一覧画面を文書管理サーバ101が生成し、クライアント端末102に送信する。
ステップS504において、クライアント端末102は、ステップS501でログインしたテンプレート承認者が承認担当となっているテンプレートデータの一覧画面を文書管理サーバ101から受信し、クライアント端末102のディスプレイ210に表示する。ステップS504でクライアント端末102のディスプレイ210に表示される画面は、後述する図9である。
ステップS505において、クライアント端末102は、テンプレート承認者から、承認を行うテンプレートデータの選択を受け付け、テンプレート承認者から選択されたテンプレートデータの承認画面の取得要求を文書管理サーバ101に送信する。より具体的には、後述する図9の901のうち、テンプレート承認者が承認を行いたいテンプレートデータの901をテンプレート承認者による入力デバイス209の操作に従って押下することで選択する。
ステップS506において、文書管理サーバ101は、ステップS505でテンプレート承認者から選択されたテンプレートデータの情報(テンプレート番号)を受信する。
ステップS507において、文書管理サーバ101は、ステップS506で受信したテンプレートデータの情報によって特定されるテンプレートデータが、複数のパーツデータが重なって形成されているかを判断する。より具体的には、当該テンプレートデータのテンプレート番号が、図15の1500−1のテンプレート番号1510にあるか否かで判断する。
ステップS507において、ステップS506で受信したテンプレートデータの情報によって特定されるテンプレートデータが、複数のパーツデータが重なって形成されている場合には、ステップS508に進み、ステップS506で受信したテンプレートデータの情報によって特定されるテンプレートデータが、複数のパーツデータが重なって形成されていない場合には、ステップS509に進む。
ステップS507は、本発明における、承認要求されたテンプレートデータが、複数のパーツデータが重なることによって形成されているか否かを判定する判定手段の一例である。
ステップS508において、文書管理サーバ101は、ステップS506で受信したテンプレートデータの情報によって特定されるテンプレートデータに含まれる、重なっている複数のパーツデータに関する表示情報を、当該テンプレートデータの承認画面に付加する。ステップS508で付加される表示情報とは、例えば、後述する図10の1003〜1006、1008である。
ステップS509において、文書管理サーバ101は、ステップS506で受信したテンプレートデータの情報によって特定されるテンプレートデータの承認画面をクライアント端末102に送信する。
ステップS509は、本発明における、クライアント端末からの表示要求に従って、承認要求された前記テンプレートデータの使用を承認するための承認画面をクライアント端末に表示指示する表示指示手段の一例であり、判定手段により重なることによって形成されていると判定された場合には、複数のパーツデータが重なっていない状態での前記テンプレートデータの使用を許可するか否かの表示情報を付加した前記承認画面を表示指示する表示指示手段の一例であり、判定手段により重なることによって形成されていると判定された場合には、複数のパーツデータのレイヤを入れ替えて前記テンプレートデータを使用することを許可するか否かの表示情報を付加した前記承認画面を表示指示する表示指示手段の一例であり、1または複数のパーツデータを含むテンプレートデータの設定画面の表示要求を受け付ける受付手段の一例である。
ステップS510において、クライアント端末102は、ステップS509において文書管理サーバ101から送信されたテンプレートデータの承認画面を受信し、クライアント端末102のディスプレイ210に表示する。
ステップS511において、クライアント端末102は、ステップS510でクライアント端末102のディスプレイ210に表示したテンプレートの承認画面で、テンプレートデータの承認、またはテンプレートデータの否認の入力(後述する図10の1001、1002)をテンプレート承認者による入力デバイス209の操作に従って受け付ける。ここでいう承認とは、当該テンプレートデータを他のユーザが使用できるように公開することを承認するという意味である。また、ここでいう否認とは、当該テンプレートデータを他のユーザが使用できるように公開することを認めないという意味である。
なお、ステップS510において文書管理サーバ101から受信したテンプレートデータの承認画面に表示情報が付加されている場合には、クライアント端末102は、当該テンプレートデータ中の重なっている複数のパーツデータにおいて、重なっている側のパーツデータを削除、または重なっている側のパーツデータと重なられている側のパーツデータを入れ替えて当該テンプレートデータを使用することを許可するか否かの選択(後述する図10の1004)もテンプレート承認者による入力デバイス209の操作に従って受け付ける。
もし、ステップS510において文書管理サーバ101から受信したテンプレートデータの承認画面に表示情報が付加されているにも関わらず、当該テンプレート中の重なっている複数のパーツデータにおいて、重なっている側のパーツデータを削除、または重なっている側のパーツデータと重なられている側のパーツデータを入れ替えて当該テンプレートデータを使用することを許可するか否かの選択がされていない場合には、たとえ、承認の入力をテンプレート承認者から受け付けても、テンプレートの承認画面に、選択がされていない旨のエラーを表示し、テンプレート承認者に承認させない。
ステップS512において、クライアント端末102は、ステップS511でテンプレート承認者から承認の入力を受け付けたか否かを判定する。
ステップS511でテンプレート承認者から承認の入力を受け付けたならば、クライアント端末102は、ステップS514で当該テンプレートデータの承認の情報を文書管理サーバに送信し、ステップS511でテンプレート承認者から承認の入力を受け付けなければ(つまり、否認の入力を受け付けたならば)、クライアント端末102は、ステップS513で当該テンプレートデータの否認の情報を文書管理サーバ101に送信する。
ステップS515において、文書管理サーバ101は、クライアント端末102から、テンプレートデータの承認、または否認の情報を受信し、図15のデータテーブル中の当該テンプレートデータとテンプレート番号1501が一致するテンプレートデータの1507に記憶する。なお、ステップS511で、テンプレート中の重なっている複数のパーツデータにおいて、重なっている側のパーツデータを削除、または重なっている側のパーツデータと重なられている側のパーツデータを入れ替えて当該テンプレートデータを使用することを許可するか否かの選択(後述する図10の1004)も受け付けている場合には、その情報を図15の1500−1中の1512に記憶する。
ステップS515の処理が終了すると、図5の処理を終了する。
ここで、図9を用いて、図5のステップS504でクライアント端末102のディスプレイ210に表示される、テンプレート承認者が承認担当となっているテンプレートデータの一覧画面について説明する。
図9は、テンプレート承認者のクライアント端末102のディスプレイ210に表示される、テンプレート承認者が承認担当となっているテンプレートデータの一覧画面の一例を示す図であり、図9の画面は、図15のデータテーブルに従って文書管理サーバ101により生成される。
図9の901には、テンプレート承認者が承認担当となっているテンプレートデータのサムネイルが表示される。また901の横には、当該テンプレートデータのテンプレート番号が表示される。
901がテンプレート承認者による入力デバイス209の操作に従って選択されると、選択されたテンプレートの承認画面(後述する図10)が、テンプレート承認者のクライアント端末102のディスプレイ210に表示される。
図9の902や903には、テンプレート承認者が承認担当となっているテンプレートデータに、重なっているパーツデータが含まれる場合に、後述する図10の画面で、1004の選択がされたあとに、承認ボタン(1001)や否認ボタン(1002)がテンプレート承認者により押下されずに戻るボタン(1007)がテンプレート承認者により押下された場合や、もしくは1004が選択されずに、戻るボタン(1007)がテンプレート承認者により押下された場合に、当該テンプレートデータに重なっているパーツデータが含まれる旨の情報と、1004が選択されているか否かの情報が表示される。1004が選択されていれば903の情報が表示され、1004が選択されていなければ902の情報が表示される。
図9で902や903の情報を表示することにより、テンプレートデータに重なっているパーツデータがあるにもかかわらず、1004が選択されていない旨の情報や、1004は選択されているが、承認ボタン(1001)や否認ボタン(1002)が押下されていないために承認処理が完了していない旨の情報をテンプレート承認者が、テンプレートデータの一覧画面から容易に確認することが出来る。
904は、戻るボタンであり、戻るボタン904がテンプレート承認者による入力デバイス209の操作に従って押下されると、文書管理システムのメイン画面に戻る。
次に、図10を用いて、図5のステップS510でクライアント端末102のディスプレイ210に表示される、テンプレート承認者が承認担当となっているテンプレートデータの承認画面について説明する。
<図10の説明>
図10は、テンプレート承認者のクライアント端末102のディスプレイ210に表示される、テンプレート承認者が承認担当となっているテンプレートデータの承認画面の一例を示す図であり、図10の画面は、図15のデータテーブルに従って生成される。
図10の1001は、承認ボタンであり、承認ボタン1001がテンプレート承認者による入力デバイス209の操作に従って押下されると、当該テンプレートデータが承認される。
図10の1002は、否認ボタンであり、否認ボタン1002がテンプレート承認者による入力デバイス209の操作に従って押下されると、当該テンプレートデータが否認される。
図10の1003には、テンプレートデータ中に重なっているパーツデータが含まれる場合に、重なっているパーツデータのサムネイルを含むパーツ名や、パーツデータが重なっている順番(レイヤ情報)や、テンプレート中の重なっている複数のパーツデータにおいて、重なっている側のパーツデータを削除、または重なっている側のパーツデータと重なられている側のパーツを入れ替えて当該テンプレートデータを使用することを許可するか否かの選択をテンプレート承認者による入力デバイス209の操作に従って受け付けるボタンが表示される。
図10の1004は、テンプレート中の重なっている複数のパーツデータにおいて、重なっている側のパーツデータを削除、または重なっている側のパーツデータと重なられている側のパーツを入れ替えて当該テンプレートデータを使用することを許可するか否かの選択をテンプレート承認者による入力デバイス209の操作に従って受け付けるボタンである。
図10の1004のうち、「許可」のボタンがテンプレート承認者による入力デバイス209の操作に従って押下されると、テンプレート中の重なっている複数のパーツデータにおいて、重なっている側のパーツデータを削除、または重なっている側のパーツデータと重なられている側のパーツを入れ替えて当該テンプレートデータを使用することを許可することになる。
また、図10の1004のうち、「許可しない」のボタンがテンプレート承認者による入力デバイス209の操作に従って押下されると、テンプレート中の重なっている複数のパーツデータにおいて、重なっている側のパーツデータを削除、または重なっている側のパーツデータと重なられている側のパーツを入れ替えて当該テンプレートデータを使用することを許可しないことになる。
図10の1004で、「許可しない」の押下をテンプレート承認者による入力デバイス209の操作に従って受け付け可能にすることにより、テンプレート承認者が、複数のパーツデータが重なった状態だからこそ当該テンプレートを承認したにも関わらず、テンプレート承認者の意図に反して、当該テンプレートデータを使用して文書データを作成するユーザが、テンプレート中の重なっている複数のパーツデータにおいて、重なっている側のパーツデータを削除、または重なっている側のパーツデータと重なられている側のパーツを入れ替えて当該テンプレートデータを使用される可能性を低減することが出来る。
なお、図10の1004で、「許可しない」をテンプレート承認者による入力デバイス209の操作に従って押下される場合とは、例えば、図10の場合、パーツデータ002のパーツデータ001が重なっている部分に、他社の商標が入っている場合や、パーツデータ002が車の画像で、パーツデータ002のパーツデータ001が重なっている部分に、車のナンバーが入っている場合など、他のユーザに制限なく公開してはいけない情報が、パーツデータ002のパーツデータ001が重なっている部分にある場合である。
図10の1005は、テンプレート中に重なっているパーツデータが複数ある場合に、後述する1006にプレビュー表示するパーツデータを選択するためのラジオボタンである。ラジオボタン1005が選択された、重なっているパーツデータのプレビューが、後述する1006に表示される。
図10の1006は、テンプレートデータ中に重なっているパーツデータが含まれる場合に、重なっているパーツデータを、それぞれ重ならない状態で並列に並べて表示する。さらに、他のパーツデータが重なっているパーツデータについては、他のパーツデータが重なっている箇所を、図10の1008のように識別表示する。これにより、テンプレート承認者が他のパーツデータが重なっている箇所を認識しやすくなり、当該テンプレートを承認してよいかの判断をより適切に行いやすくなる。
なお、本実施例では、図10の1008のように、他のパーツデータが重なっている箇所を、斜線で識別表示しているが、テンプレート承認者が他のパーツデータが重なっている箇所を識別可能であれば良く、他のパーツデータが重なっている箇所を点滅させたり、色をつけて表示したりしても良い。
図10の1007は、戻るボタンであり、戻るボタン1007がテンプレート承認者による入力デバイス209の操作に従って押下されると、図9のテンプレートデータの一覧画面に戻る。
次に、図6を用いて、図5の処理でテンプレート承認者によって承認されたテンプレートデータを用いて、文書データ作成担当者が文書データを作成する処理について説明する。
図6は、文書データを作成する文書作成担当者が文書データを作成し、文書データを承認する承認依頼を行う処理の一例を示す図である。
ステップS601において、クライアント端末102は、ブラウザを起動し、文書管理サーバ101にログインする。ログインには、文書作成担当者のユーザIDとパスワードを入力して、認証を実行することでログインがされる。ログイン後、文書データを作成するための文書作成画面(後述する図12)を文書管理サーバ101から受信し、クライアント端末102のディスプレイ210に表示する。
ステップS601は、本発明における、クライアント端末からの表示要求に従って、文書データを作成するための文書データ作成画面をクライアント端末に表示指示する表示指示手段の一例である。
ステップS602において、クライアント端末102は、文書作成担当者による入力デバイス209の操作に従って、文書データに使用するパーツデータや、テンプレートデータをページに配置する指示を受け付ける。なお、ステップS602で、パーツデータや、テンプレートデータの配置指示を受け付けると、配置指示を受け付けたパーツデータや、テンプレートデータの情報(図14や図15のデータテーブルの情報)をクライアント端末102の外部メモリ211に、一時的に記憶する。
さらに、複数のパーツデータが重なることによって形成されたテンプレートデータに含まれるパーツデータを削除したり、テンプレートデータに含まれるパーツデータのレイヤを変更したり、パーツデータの形を変えたりした場合には、そのテンプレートデータに対する編集情報も、クライアント端末102の外部メモリ211に、一時的に記憶する(後述する図17)。
ステップS603において、クライアント端末102は、クライアント端末102のディスプレイ210に表示された文書作成画面中の承認依頼ボタン(後述する図12の1201)が、文書作成担当者による入力デバイス209の操作に従って、押下されたか否かを判断する。承認依頼ボタンが、文書作成担当者による入力デバイス209の操作に従って、押下されたならばステップS604に進み、承認依頼ボタンが、文書作成担当者による入力デバイス209の操作に従って、押下されなければステップS602に戻る。
ステップS604において、クライアント端末102は、ステップS602で文書データの各ページに配置されたデータの中に複数のパーツデータが重なることによって形成されたテンプレートデータを含むか否かを、クライアント端末102の外部メモリ211に複数のパーツデータが重なることによって形成されたテンプレートデータの情報(図15のデータテーブルのテンプレート番号1510に番号があるテンプレートデータ)が一時的に記憶されているか否かにより判断する。
ステップS602で文書データの各ページに配置されたデータの中に複数のパーツデータが重なることによって形成されたテンプレートデータを含む場合には、クライアント端末102は、ステップS605に処理を進め、ステップS602で文書データの各ページに配置されたデータの中に複数のパーツデータが重なることによって形成されたテンプレートデータを含まない場合には、クライアント端末102は、ステップS612に処理を進める。
ステップS605において、クライアント端末102は、ステップS602で文書データの各ページに配置されたデータの中に複数のパーツデータが重なることによって形成されたテンプレートデータを含む場合に、当該テンプレートデータが編集されているか否かを、クライアント端末102の外部メモリ211にテンプレートデータの編集情報(後述する図17)が一時的に記憶されているか否かで判断する。
当該テンプレートデータが編集されていれば、クライアント端末102は、ステップS606に処理を進め、当該テンプレートデータが編集されていなければ、クライアント端末102は、ステップS612に処理を進める。
ステップS606において、クライアント端末102は、クライアント端末102の外部メモリ211に一時的に記憶されているテンプレートデータの編集情報が、複数のパーツデータが重なることによって形成されたテンプレートデータに含まれるパーツデータを削除したという情報、または、複数のパーツデータが重なることによって形成されたテンプレートデータに含まれるパーツデータのレイヤを変更した情報であるか否かを後述する図17の1703に従って判断する。
クライアント端末102の外部メモリ211に一時的に記憶されているテンプレートデータの編集情報が、複数のパーツデータが重なることによって形成されたテンプレートデータに含まれるパーツデータを削除したという情報、または、複数のパーツデータが重なることによって形成されたテンプレートデータに含まれるパーツデータのレイヤを変更した情報である場合には、クライアント端末102は、ステップS607に処理を進め、その他の編集情報であれば、クライアント端末102は、ステップS612に処理を進める。
ステップS607において、クライアント端末102は、クライアント端末102の外部メモリ211に一時的に記憶されているテンプレートデータの編集情報が、複数のパーツデータが重なることによって形成されたテンプレートデータに含まれるパーツデータを削除したという情報、または、複数のパーツデータが重なることによって形成されたテンプレートデータに含まれるパーツデータのレイヤを変更した情報であるテンプレートデータの承認形式を、クライアント端末102の外部メモリ211に一時的に記憶されている図15のデータテーブル中の当該テンプレートデータとテンプレート番号1501が一致するテンプレートデータの1512を参照することで確認する。
ステップS608において、クライアント端末102は、ステップS607における確認の結果、当該テンプレートが、テンプレート中の重なっている複数のパーツデータにおいて、重なっている側のパーツデータを削除、または重なっている側のパーツデータと重なられている側のパーツを入れ替えて当該テンプレートデータを使用することを許可するテンプレートデータであったか否かを判定する。
当該テンプレートが、テンプレート中の重なっている複数のパーツデータにおいて、重なっている側のパーツデータを削除、または重なっている側のパーツデータと重なられている側のパーツを入れ替えて当該テンプレートデータを使用することを許可するテンプレートデータであった場合には、クライアント端末102は、ステップS612に処理を進め、当該テンプレートが、テンプレート中の重なっている複数のパーツデータにおいて、重なっている側のパーツデータを削除、または重なっている側のパーツデータと重なられている側のパーツを入れ替えて当該テンプレートデータを使用することを許可しないテンプレートデータであった場合には、クライアント端末102は、ステップS609に処理を進める。
ステップS609において、クライアント端末102は、クライアント端末102のディスプレイ210に表示される文書作成画面に、複数のパーツデータが重なることによって形成されたテンプレートデータが、テンプレート中の重なっている複数のパーツデータの重なっている側のパーツデータを削除、または重なっている側のパーツデータと重なられている側のパーツを入れ替えて当該テンプレートデータを使用することを許可されていないにもかかわらず、そのような使用をされている旨の警告表示(後述する図12の1202や1203)をする。
ステップS609は、本発明における、表示指示手段により表示指示された文書データ作成画面を介して作成された文書データに、複数のパーツデータが重なっていない状態での使用を許可しない表示情報であるテンプレートデータが、複数のパーツデータが重なっていない状態で使用されている場合に、通知する通知手段の一例であり、表示指示手段により表示指示された文書データ作成画面を介して作成された文書データに、複数のパーツデータのレイヤを入れ替えての使用を許可しない表示情報であるテンプレートデータが、複数のパーツデータのレイヤを入れ替えて使用されている場合に、その旨をクライアント端末に通知する通知手段の一例である。
ステップS610において、クライアント端末102は、文書作成担当者による入力デバイス209の操作に従って、文書データを再度編集する指示や、承認依頼を行う指示(後述する図12の1201)を受け付ける。
ステップS611において、クライアント端末102は、ステップS611で、文書作成担当者による入力デバイス209の操作に従って、文書データの承認依頼を行う指示(後述する図12の1201)を受け付けたか否かを判断する。
ステップS611で、文書作成担当者による入力デバイス209の操作に従って、文書データの承認依頼を行う指示を受け付けたならばクライアント端末102は、ステップS612に処理を進め、ステップS611で、文書作成担当者による入力デバイス209の操作に従って、文書データの承認依頼を行う指示を受け付けなければ、クライアント端末102は、ステップS610に処理を戻す。
ステップS612において、クライアント端末102は、ステップS602で、クライアント端末102の外部メモリ211に一時的に記憶した、文書データに配置したパーツデータや、テンプレートデータの情報(図14や図15のデータテーブルの情報)を含む文書データの情報と、図17のデータテーブルの情報とを含む承認依頼を、文書データの承認者のクライアント端末102に送信し、図6の処理を終了する。
なお、文書データの承認依頼は、文書作成担当者のクライアント端末102から文書承認者のクライアント端末102に直接メールで送信しても良いし、文書作成担当者のクライアント端末102から、一旦、文書管理サーバ101に承認依頼を送信し、文書管理サーバ101の外部メモリ211で管理されている文書承認担者に、文書管理サーバ101から文書の承認依頼を送信しても良い。
また、ステップS612の処理が実行されたときに、ステップS602で、文書データに使用するパーツデータや、テンプレートデータを文書データの各ページに配置することで作成された文書データの情報が、文書管理サーバ101が外部メモリ211で管理する図11のデータテーブルに記憶される。さらに、文書管理サーバ101は、図11、図14、図15、図17のデータテーブルの情報を紐付けて管理する。
次に、図12を用いて、図6のステップS601で文書作成担当者のクライアント端末102のディスプレイ210に表示される、文書作成担当者が文書データを作成する画面について説明する。
図12は、文書作成担当者のクライアント端末102のディスプレイ210に表示される、文書作成担当者が文書データを作成する画面の一例を示す図である。
1201は、図12の画面で文書作成担当者が作成した文書データの承認依頼を文書管理サーバ101に送信するためのボタンである。
1202には、複数のパーツデータが重なることによって形成されたテンプレートデータにおいて、テンプレート中の重なっている複数のパーツデータの重なっている側のパーツデータを削除することを許可されていないにも関わらず、そのような使用をした旨の警告や、テンプレート中の重なっている側のパーツデータと重なられている側のパーツのレイヤを入れ替えて当該テンプレートデータを使用することを許可されていないにも関わらず、そのような使用をしている旨の警告が表示される。
1203には、複数のパーツデータが重なることによって形成されたテンプレートデータにおいて、テンプレート中の重なっている複数のパーツデータの重なっている側のパーツデータを削除することを許可されていないにも関わらず、そのような使用をした場合であれば、重なれていた側のパーツデータ(テンプレート中の残っているパーツデータ)を識別表示する。
また、複数のパーツデータが重なることによって形成されたテンプレートデータにおいて、テンプレート中の重なっている側のパーツデータと重なられている側のパーツのレイヤを入れ替えて当該テンプレートデータを使用することを許可されていないにも関わらず、そのような使用をしている場合に、当該テンプレートを識別表示する。
なお、1203の識別表示の方法は、パーツデータやテンプレートデータを点滅させたり、パーツデータやテンプレートデータを太枠で囲む等である。
1204は、複数のパーツデータが重なることによって形成されたテンプレートデータにおいて、テンプレート中の重なっている複数のパーツデータの重なっている側のパーツデータを削除することを許可されていないにも関わらず、そのような使用をした場合や、複数のパーツデータが重なることによって形成されたテンプレートデータにおいて、テンプレート中の重なっている側のパーツデータと重なられている側のパーツのレイヤを入れ替えて当該テンプレートデータを使用することを許可されていないにも関わらず、そのような使用をしている場合に、それらの使用をしたパーツデータやテンプレートデータに対して表示されるボタンである。
1204のボタンが文書作成担当者による入力デバイス209の操作に従って押下されると、図16の画面に遷移する。
1205には、ページに配置されているデータのプレビューが表示され、図12の場合、ページ番号1に配置されているデータが表示されている。
1206のボタンが文書作成担当者による入力デバイス209の操作に従って押下されると、クライアント端末102の外部メモリ211、または文書管理サーバ101の外部メモリ211に保存されているパーツデータやテンプレートデータから、文書データに使用するパーツデータやテンプレートデータを文書作成担当者が選択できる。文書作成担当者が選択したパーツデータやテンプレートデータは、文書データの1205の枠内であれば文書作成担当者が所望する場所に配置することが出来る。
次に、図16を用いて、図12の詳細ボタン1204が押下された場合に、文書管理サーバ101で生成され、文書作成担当者のクライアント端末102のディスプレイ210に表示される画面について説明する。
図16は、文書作成担当者、または文書承認者のクライアント端末102のディスプレイ210に表示される画面の一例を示す図であり、複数のパーツデータが重なることによって形成されたテンプレートデータが、テンプレート中の重なっている複数のパーツデータの重なっている側のパーツデータを削除、または重なっている側のパーツデータと重なられている側のパーツのレイヤを入れ替えて当該テンプレートデータを使用することを許可されていないにもかかわらず、そのような使用をされている場合に、警告の内容の詳細を示す図の一例である。
なお、図16の画面は、文書管理サーバ101が作成し、クライアント端末102に送信する。
1601には、テンプレートデータに含まれるパーツデータを並列でプレビュー表示する。このとき、テンプレートデータ中の重なっている複数のパーツデータの重なっている側のパーツデータを削除した場合にも、テンプレートデータ中の削除したパーツデータとテンプレートデータ中の削除されていないパーツデータとをそれぞれ表示する。
さらに、他のパーツデータが重なっているパーツデータについては、他のパーツデータが重なっている箇所を、1605のように識別表示する。
なお、本実施例では、1605のように、他のパーツデータが重なっている箇所を、斜線で識別表示しているが、文書作成担当者、または文書承認者が他のパーツデータが重なっている箇所を識別可能であれば良く、他のパーツデータが重なっている箇所を点滅させたり、色をつけて表示したりしても良い。
1601に、テンプレートデータ中の重なっている複数のパーツデータの重なっている側のパーツデータを削除した場合にも、テンプレートデータ中の削除したパーツデータとテンプレートデータ中の削除されていないパーツデータとをそれぞれ表示することで、文書作成担当者は、自身がどのパーツデータを削除したかを改めて把握することが出来る。
1602は、図12の1202と同様に、複数のパーツデータが重なることによって形成されたテンプレートデータにおいて、テンプレート中の重なっている複数のパーツデータの重なっている側のパーツデータを削除した旨の警告や、テンプレート中の重なっている側のパーツデータと重なられている側のパーツのレイヤを入れ替えて当該テンプレートデータを使用している旨の警告を表示する。
1603は、戻るボタンであり、戻るボタン1603が、文書作成担当者による入力デバイス209の操作に従って押下されると、図12の画面に遷移する。
1604は、複数のパーツデータが重なることによって形成されたテンプレートデータにおいて、テンプレート中の重なっている複数のパーツデータの重なっている側のパーツデータを削除した場合に、重なっている側のパーツデータをもとに戻したり、テンプレート中の重なっている側のパーツデータと重なられている側のパーツのレイヤを入れ替えて当該テンプレートデータを使用した場合に、レイヤを元に戻したりするためのボタンである。
次に、ステップS602で、クライアント端末102の外部メモリ211に保存され、ステップS612で文書管理サーバ101の外部メモリ211に保存される編集情報のデータテーブルについて説明する。
図17は、ステップS602で、クライアント端末102の外部メモリ211に保存され、ステップS612で文書管理サーバ101の外部メモリ211に保存される編集情報のデータテーブルであって、文書作成担当者による入力デバイス209の操作に従って作成される文書データに含まれるテンプレートデータに対する編集情報のデータテーブルの一例である。
1701には、編集情報があるテンプレートが配置された文書データ(1704)のページの番号が記憶される。
1702には、ステップS602で文書データに配置されたテンプレートデータを一意に識別するためのテンプレート番号(1501に対応)が記憶される。
1703には、ステップS602で、クライアント端末102の外部メモリに保存される編集情報が記憶される。より具体的には、複数のパーツデータが重なることによって形成されたテンプレートデータに含まれるパーツデータを削除したという情報や、テンプレートデータに含まれるパーツデータのレイヤを変更したという情報や、パーツデータの形を変えたりしたという情報などが記憶される。
次に、図7を用いて、図6の処理で文書作成者から承認依頼がされた文書データを承認者が承認する処理について説明する。
図7は、文書データを承認する文書承認者が、文書データを承認する処理の一例を示す図である。
ステップS701において、クライアント端末102は、文書承認者による入力デバイス209の操作に従って、図6のステップS612で文書作成担当者のクライアント端末102から送信される承認依頼メールに記載されているURLが選択されることで、ブラウザを起動させ、文書管理サーバ101にログインする。
ログインには、文書承認者のユーザIDとパスワードを入力して、認証を実行することでログインがされる。ログイン後、文書管理システムのメイン画面を文書管理サーバ101から受信し、文書承認者のクライアント端末102のディスプレイ210に表示する。
ステップS702において、クライアント端末102は、文書管理システムのメイン画面を介して文書承認者から受け付ける、ステップS501でログインした文書承認者が承認担当となっている文書データの一覧画面の取得要求を文書管理サーバ101に送信する。
ステップS703において、文書管理サーバ101は、クライアント端末102からステップS501でログインした文書承認者が承認担当となっている文書データの一覧画面の取得要求を受信し、ステップS501でログインした文書承認者が承認担当となっている文書データの一覧画面を生成して、クライアント端末102に送信する。
より具体的には、ステップS701でログインした文書承認者のユーザIDと、図11の承認者ID1107が一致する文書データで、かつステータス1108が未承認の文書データを抽出し、抽出した文書データの一覧画面を文書管理サーバ101が生成し、クライアント端末102に送信する。
また、ステップS703において、文書管理サーバ101が抽出した文書データに含まれるテンプレートデータが、複数のパーツデータが重なることによって形成されたテンプレートデータであって、当該テンプレート中の重なっている複数のパーツデータの重なっている側のパーツデータを削除することを許可されていないにも関わらず、そのような使用をされている場合や、テンプレート中の重なっている側のパーツデータと重なられている側のパーツのレイヤを入れ替えて当該テンプレートデータを使用することを許可されていないにも関わらず、そのような使用をされている場合に、その旨の情報を文書データの一覧画面に付加して(後述する図18の1802)、クライアント端末102に送信する。
ステップS704において、クライアント端末102は、ステップS701でログインした文書承認者が承認担当となっている文書データの一覧画面を文書管理サーバ101から受信し、クライアント端末102のディスプレイ210に表示する。ステップS704でクライアント端末102のディスプレイ210に表示される画面は、後述する図18である。
ステップS705において、クライアント端末102は、文書承認者から、承認を行う文書データの選択を受け付け、文書承認者から選択された文書データの承認画面の取得要求を文書管理サーバ101に送信する。より具体的には、後述する図18の1801のうち、文書承認者が承認を行いたい文書データの1801を文書承認者による入力デバイス209の操作に従って押下することで選択する。
ステップS706において、文書管理サーバ101は、テップS705で文書承認者から選択された文書データの情報(文書番号)を受信する。
ステップS707において、文書管理サーバ101は、ステップS706で受信した文書データの情報によって特定される文書データに、表示情報を付加すべき情報が含まれるか否かを判断する。
より具体的には、まず、ステップS706で受信した文書データの情報(文書番号)と一致する文書データが、図17のデータテーブルの1704にあるかを判断する。
次に、ステップS706で受信した文書データの情報(文書番号)と一致する文書データが、図17のデータテーブルの1704にある場合に、当該文書データに含まれるテンプレートデータの編集情報1703を参照する。
そして、編集情報1703が、複数のパーツデータが重なることによって形成されたテンプレートデータに含まれるパーツデータを削除したという情報や、テンプレートデータに含まれるパーツデータのレイヤを変更したという情報であり、かつ、当該テンプレートが、当該テンプレート中の重なっている複数のパーツデータについて、重なっている側のパーツデータを削除、または重なっている側のパーツデータと重なられている側のパーツを入れ替えて当該テンプレートデータを使用することを許可しないテンプレートデータであった場合(図15の1512が「不可」であった場合)に、表示情報を付加すべき情報が含まれていると判断する。
ステップS707において、ステップS706で受信した文書データの情報によって特定される文書データに、表示情報を付加すべき情報が含まれていると判断されれば、ステップS708へ進み、ステップS706で受信した文書データの情報によって特定される文書データに、表示情報を付加すべき情報が含まれていないと判断されれば、ステップS709に進む。
ステップS707は、本発明における、承認要求された文書データに、複数のパーツデータが重なっていない状態での使用を許可しない表示情報であるテンプレートデータが、複数のパーツデータが重なっていない状態で使用されているか否かを判定する判定手段の一例であり、クライアント端末からの表示要求に従って、承認要求された文書データの使用を承認するための承認画面をクライアント端末に表示指示する表示指示手段と、前記承認要求された文書データに、複数のパーツデータのレイヤを入れ替えての使用を許可しない表示情報であるテンプレートデータが、複数のパーツデータのレイヤを入れ替えて使用されているか否かを判定する判定手段の一例である。
ステップS708において、文書管理サーバ101は、ステップS706で受信した文書データの情報によって特定される文書データの承認画面に表示情報を付加する。
ステップS708で付加される表示情報とは、例えば、後述する図13の1301〜1303の情報である。
ステップS709において、文書管理サーバ101は、ステップS706で受信した文書データの情報によって特定される文書データの承認画面をクライアント端末102に送信する。
ステップS709は、本発明における、クライアント端末からの表示要求に従って、承認要求された文書データの使用を承認するための承認画面をクライアント端末に表示指示する表示指示手段の一例であり、判定手段により、前記承認要求された文書データに複数のパーツデータが重なっていない状態での使用を許可しない表示情報であるテンプレートデータが、複数のパーツデータが重なっていない状態で使用されていると判定される場合に、その旨を識別可能にした前記承認画面をクライアント端末に表示指示する表示指示手段の一例であり、判定手段により、前記承認要求された文書データに複数のパーツデータのレイヤを入れ替えての使用を許可しない表示情報であるテンプレートデータが、複数のパーツデータのレイヤを入れ替えて使用されていると判定される場合に、その旨を識別可能にした前記承認画面をクライアント端末に表示指示する表示指示手段の一例である。
ステップS710において、クライアント端末102は、ステップS709において文書管理サーバ101から送信された文書データの承認画面を受信し、クライアント端末102のディスプレイ210に表示する(後述する図13)。
ステップS711において、クライアント端末102は、ステップS710でクライアント端末102のディスプレイ210に表示した文書データの承認画面で、文書データの承認、または文書データの否認の入力(後述する図13の1304、1305)を文書承認者による入力デバイス209の操作に従って受け付ける。
ここでいう承認とは、当該文書データを他のユーザが使用できるように公開することを承認するという意味である。また、ここでいう否認とは、当該文書データを他のユーザが使用できるように公開することを認めないという意味である。
ステップS712において、クライアント端末102は、ステップS711で文書承認者から承認の入力を受け付けたか否かを判定する。
ステップS711で、文書承認者から承認の入力を受け付けたならば、クライアント端末102は、ステップS714で当該文書データの承認の情報を文書管理サーバに送信し、ステップS711で文書承認者から承認の入力を受け付けなければ(つまり、否認の入力を受け付けたならば)、クライアント端末102は、ステップS713で当該文書データの否認の情報を文書管理サーバ101に送信する。
ステップS715において、文書管理サーバ101は、クライアント端末102から文書データの承認、または否認の情報を受信し、図11のデータテーブル中の当該文書データと文書番号1101が一致する文書データの1108に記憶する。
ステップS715の処理が終了すると、図7の処理を終了する。
ここで、図18を用いて、図7のステップS704でクライアント端末102のディスプレイ210に表示される、文書承認者が承認担当となっている文書データの一覧画面について説明する。
図18は、文書承認者のクライアント端末102のディスプレイ210に表示される、文書承認者が承認担当となっている文書データの一覧画面の一例を示す図であり、図18の画面は、図11、図15、図17のデータテーブルに従って生成される。
図18の1801には、文書承認者が承認担当となっている文書データのサムネイルが表示される。また1801の横には、当該文書データの文書番号が表示される。
1801が文書承認者による入力デバイス209の操作に従って選択されると、選択された文書データの承認画面(後述する図13)が、文書承認者のクライアント端末102のディスプレイ210に表示される。
図18の1802には、ステップS703において、文書管理サーバ101が抽出した文書データに含まれるテンプレートデータが、複数のパーツデータが重なることによって形成されたテンプレートデータであって、当該テンプレート中の重なっている複数のパーツデータの重なっている側のパーツデータを削除することを許可されていないにも関わらず、そのような使用をされている場合や、テンプレート中の重なっている側のパーツデータと重なられている側のパーツのレイヤを入れ替えて当該テンプレートデータを使用することを許可されていないにも関わらず、そのような使用をされている場合に、その旨の情報を表示する。
図18で1802の情報を表示することにより、文書承認者は、自身が承認担当となっている文書データに、注意深く内容を確認してから承認すべき文書データが含まれていることを容易に知ることが可能となる。
1803は、戻るボタンであり、戻るボタン904が文書承認者による入力デバイス209の操作に従って押下されると、文書管理システムのメイン画面に戻る。
次に、図13を用いて、図7のステップS710でクライアント端末102のディスプレイ210に表示される、文書承認者が承認担当となっている文書データの承認画面について説明する。
図13は、文書承認者のクライアント端末102のディスプレイ210に表示される、文書承認者が承認担当となっている文書データの承認画面の一例を示す図であり、図13の画面は、図11、図15のデータテーブルに従って生成される。
図13の1301には、複数のパーツデータが重なることによって形成されたテンプレートデータにおいて、テンプレート中の重なっている複数のパーツデータの重なっている側のパーツデータを削除することを許可されていないにも関わらず、そのような使用をした場合であれば、重なれていた側のパーツデータ(テンプレート中の残っているパーツデータ)を識別表示する。
また、複数のパーツデータが重なることによって形成されたテンプレートデータにおいて、テンプレート中の重なっている側のパーツデータと重なられている側のパーツのレイヤを入れ替えて当該テンプレートデータを使用することを許可されていないにも関わらず、そのような使用をしている場合に、当該テンプレートを識別表示させる。
なお、1301の識別表示の方法は、パーツデータやテンプレートデータを点滅させたり、パーツデータやテンプレートデータを太枠で囲む等である。
図13の1302は、複数のパーツデータが重なることによって形成されたテンプレートデータにおいて、テンプレート中の重なっている複数のパーツデータの重なっている側のパーツデータを削除することを許可されていないにも関わらず、そのような使用をした場合や、複数のパーツデータが重なることによって形成されたテンプレートデータにおいて、テンプレート中の重なっている側のパーツデータと重なられている側のパーツのレイヤを入れ替えて当該テンプレートデータを使用することを許可されていないにも関わらず、そのような使用をしている場合に、それらの使用をしたパーツデータやテンプレートデータに対して表示されるボタンである。
1302のボタンが文書作成担当者による入力デバイス209の操作に従って押下されると、図16の画面に遷移する。
図16については、すでに説明しているため、ここでは詳細な説明を省略する。図12の1204から図16の画面に遷移した場合と異なる点としては、図13の1302から図16の画面に遷移した場合には、1604は表示されない。
図16の画面を、文書の承認者のクライアント端末102のディスプレイ210に表示することにより、例えば、テンプレート中の重なっている複数のパーツデータの重なっている側のパーツデータを削除したテンプレートを使用して文書作成担当者が文書データを作成しているような場合に、削除されたパーツデータがどういうパーツデータであったかや、削除されたパーツデータが削除されなかったパーツデータ(残ったパーツデータ)にどのように重なっていたかを文書承認者が確認することができるため、文書承認者は当該文書データを承認してよいかの判断をより適切に行うことが可能となる。
図13の1303には、複数のパーツデータが重なることによって形成されたテンプレートデータにおいて、テンプレート中の重なっている複数のパーツデータの重なっている側のパーツデータを削除することを許可されていないにも関わらず、そのような使用をした旨の警告や、テンプレート中の重なっている側のパーツデータと重なられている側のパーツデータのレイヤを入れ替えて当該テンプレートデータを使用することを許可されていないにも関わらず、そのような使用をしている旨の警告が表示される。
図13の1304は、承認ボタンであり、承認ボタン1304が文書承認者による入力デバイス209の操作に従って押下されると、当該文書データが承認される。
図13の1305は、否認ボタンであり、否認ボタン1305が文書承認者による入力デバイス209の操作に従って押下されると、当該文書データが否認される。
図13の1306は、戻るボタンであり、戻るボタン1306が文書承認者による入力デバイス209の操作に従って押下されると、図18の文書データの一覧画面に戻る。以上で図13の説明を終了する。
以上、ここまで、テンプレートデータが複数のパーツデータが重なっている場合に当該テンプレートデータの承認形式(使用条件)の設定、および承認形式に反したテンプレートデータの使用が文書作成担当者によりされている場合の警告について説明してきたが、テンプレートデータの作成担当者が作成した複数のパーツデータを含むテンプレートデータの中には、たとえ、パーツデータ同士が重なっていないテンプレートデータであっても、あるパーツデータ(パーツBとする)を用いる場合には、他のパーツデータ(パーツC)を削除してテンプレートデータを使用してはならない場合がある。
具体的には、例えば、パーツBがある企業のキャラクターで、パーツCが著作権表記である場合には、パーツBは、同企業の他のキャラクターに変更しても良いが、パーツBを用いる場合にはパーツCを一緒に使う必要がある。
また、例えば、パーツBが「5割引」のような割引を表すパーツで、パーツCが割引期間を示すパーツである場合には、パーツBを用いる場合にはパーツCを一緒に使う必要がある。
上記2つの具体例において、文書作成担当者がテンプレートデータを使用する際に、パーツCが削除されると、テンプレートデータの作成担当者や、テンプレートデータの承認者にとっては、自身の意図しない使用がされるという課題があった。
そこで、上記課題を解決する実施例について、図19〜図25を用いて説明する。
まず、図19を用いて、図5のステップS510でクライアント端末102のディスプレイ210に表示される、テンプレート承認者が承認担当となっているテンプレートデータの承認画面の他の実施例(図10の他の実施例)について説明する。
図19は、テンプレート承認者のクライアント端末102のディスプレイ210に表示される、テンプレート承認者が承認担当となっているテンプレートデータの承認画面の一例を示す図であり、図19の画面は、文書管理サーバ101の外部メモリ211に記憶される図15のテンプレート管理テーブルに従って文書管理サーバ101により生成される。
より具体的には、文書管理サーバ101は、図15のテンプレート管理テーブルを参照し、図5のステップS505でテンプレート承認者により指定を受け付けたテンプレートデータ、および当該テンプレートデータに含まれるパーツデータを特定し、図19の各情報を表示する。
図19の1901は、承認ボタンであり、承認ボタン1901がテンプレート承認者による入力デバイス209の操作に従って押下されると、図5のステップS505でテンプレート承認者により指定を受け付けたテンプレートデータが、文書管理サーバ101の外部メモリ211に記憶される図15のテンプレート管理テーブル1500に承認済みとして登録される(ステータス1507が承認済みとなる)。
また、このとき承認者により後述するチェックボックス1905にチェックが入れられている場合には、その情報を図24のデータテーブルに記憶する。
ここで、図24のデータテーブルについて説明する。
図24のデータテーブルは、文書管理サーバ101の外部メモリ211に記憶されるデータテーブルであり(図6のステップS602でクライアント端末102の外部メモリ211にも一時的に記憶される)、図19の承認ボタン1901がテンプレート承認者による入力デバイス209の操作に従って押下されたときに、テンプレート承認者によって後述するチェックボックス1905にチェックが入れられている場合に、その情報が当該データテーブルに記憶される。
図24と、後述する図25で、複数のパーツデータを含むテンプレートデータであって、文書データの作成に用いられるテンプレートデータと、当該テンプレートデータに含まれる各パーツデータの単独での利用を許可するか否かを示す当該テンプレートデータの使用条件とを管理する。
テンプレート番号2401には、テンプレート承認者による入力デバイス209の操作に従って承認ボタン1901が押下されたときに、図19の画面に表示されているテンプレートデータのテンプレート番号(テンプレートデータを識別するための情報であり、テンプレートデータのIDであっても、テンプレートデータの名前であっても良い)が記憶される。
パーツ番号2402には、図19において、組み合わせて使用すべきパーツ1904の欄であって、チェックボックス1905にテンプレート承認者によりチェックが入れられているパーツデータが含まれる欄と同じ行のパーツ名1903に表示されているパーツのパーツ番号(パーツデータを識別するための情報であり、パーツデータのIDであっても、パーツデータの名前であっても良い)が記憶される。
組み合わせて使用すべきパーツ番号2403には、2402に記憶されるパーツデータと組み合わせて使用すべきパーツデータ(チェックボックス1905にテンプレート承認者によりチェックが入れられているパーツデータ)のパーツ番号が記憶される。
2404には、テンプレート番号2401のテンプレートデータを承認したテンプレート承認者のIDが記憶される。
図24の2401〜2403に記憶される情報を、図19を例にして説明すると、テンプレート番号2401には、テンプレートデータ001を示す「001」が記憶され、パーツ番号2402には、パーツデータ1を示す「1」が記憶され、組み合わせて使用すべきパーツ番号2403には、パーツデータ2を示す「2」が記憶される。以上で、図24の説明を終了する。
図19の説明に戻る。図19の1902は、否認ボタンであり、否認ボタン1902がテンプレート承認者による入力デバイス209の操作に従って押下されると、図5のステップS505でテンプレート承認者により指定を受け付けたテンプレートデータが、否認済みとして文書管理サーバ101の外部メモリ211に記憶される図15のテンプレート管理テーブル1500に登録される(ステータス1507が否認済みとなる)。
図19の1903は、パーツ名を表し、パーツ名1903には、図5のステップS505でテンプレート承認者により指定を受け付けたテンプレートデータに複数のパーツデータが含まれる場合に、当該テンプレートデータに含まれる各パーツデータのサムネイルを含むパーツ名が表示される。
図19の1904(組み合わせて使用すべきパーツ1904)は、パーツ名1903に表示される各パーツデータと組み合わせて使用しなければならないパーツデータの指定(パーツ名1903に表示されるパーツデータを単独で使用することを許可するかの指定)を、当該テンプレートの承認者による入力デバイス209の操作に従ってチェックボックス1905に対するチェックを受け付けることで、受け付ける欄である。
図19の1904は、本発明における、受付手段により表示要求を受け付けたテンプレートデータの設定画面を表示するように制御する表示制御手段であって、判定手段により、受付手段により設定画面の表示要求を受け付けたテンプレートデータが、複数のパーツデータを含むと判定された場合に、当該テンプレートデータに含まれる各パーツデータの単独での利用を許可するか否かを示す当該テンプレートデータの使用条件の指定を受け付け可能な設定画面を表示するように制御する表示制御手段の一例である。
承認者は、図19の1905にチェックを入れるか否かにより、複数のパーツデータを含むテンプレートデータに含まれる各パーツデータの単独での利用を許可するか否かを示す当該テンプレートデータの使用条件の指定を行うことができるため、テンプレートデータが、承認者が意図しない状態で使用される可能性を低減することが可能となる。
なお、テンプレートデータが複数のパーツデータが重なることで形成されている場合に、重なっている側のパーツデータを削除、または重なっている側のパーツデータと重なられている側のパーツデータを入れ替えて当該テンプレートデータを使用することを承認者が許可したくない場合には、承認者は、パーツ名1903が重なられている側のパーツデータとなっている行の、組み合わせて使用すべきパーツ1904中の重なっている側のパーツデータのチェックボックス1905にチェックを入れればよい。
組み合わせて使用すべきパーツ1904の欄には、図5のステップS505でテンプレート承認者により指定を受け付けたテンプレートデータに含まれるパーツデータが表示される。
図19のパーツ名1903に表示される各パーツデータと組み合わせて使用しなければならないパーツデータの指定を、当該テンプレートデータの承認者による入力デバイス209の操作に従ってチェックボックス1905に対するチェックを受け付けることで可能にすることにより、テンプレート承認者が、複数のパーツデータが組み合わせて使用されているからこそ当該テンプレートデータを承認したにも関わらず、テンプレート承認者の意図に反して、当該テンプレートデータを使用して文書データを作成するユーザが、テンプレートデータ中で組み合わせて使用されている複数のパーツデータのいずれかを削除して当該テンプレートデータを使用する可能性を低減することが出来る。
図19の1906(プレビュー1906)は、図5のステップS505でテンプレート承認者により指定を受け付けたテンプレートデータのプレビューが表示される。
図19の1907は、戻るボタンであり、戻るボタン1907がテンプレート承認者による入力デバイス209の操作に従って押下されると、図9のテンプレートデータの一覧画面を再び表示する。
以上、ここまで図19の説明をしたが、図19の実施例の場合、図5のステップS505において、文書管理サーバ101は、ステップS506で受信したテンプレートデータの情報によって特定されるテンプレートデータが、複数のパーツデータが重なって形成されているかを判断することなく、文書管理サーバ101は、ステップS506で受信したテンプレートデータの情報によって特定されるテンプレートデータが、複数のパーツデータを含むテンプレートデータであるかを判定する(本発明における、受付手段により表示要求を受け付けたテンプレートデータが、複数のパーツデータを含むか否かを判定する判定手段の一例)。なお、その場合、ステップS505は必須の処理ではない。
そして、ステップS506で受信したテンプレートデータの情報によって特定されるテンプレートデータが、複数のパーツデータを含むテンプレートデータあると判定した場合には、文書管理サーバ101は、図19の承認画面に1903〜1905を付加した承認画面を生成し、クライアント端末102に送信する。以上で、図19の説明を終了する。
次に、図23を用いて、図5のステップS510でクライアント端末102のディスプレイ210に表示される、テンプレート承認者が承認担当となっているテンプレートデータの承認画面の他の実施例(図10、図19の他の実施例)について説明する。
図23は、テンプレート承認者のクライアント端末102のディスプレイ210に表示される、テンプレート承認者が承認担当となっているテンプレートデータの承認画面の一例を示す図であり、図23の画面は、図15のデータテーブルに従って文書管理サーバ101により生成される。
より具体的には、文書管理サーバ101は、図15のデータテーブルを参照し、図5のステップS505でテンプレート承認者により指定を受け付けたテンプレートデータ、および当該テンプレートデータに含まれるパーツデータを特定し、図23の各情報を表示する。
図23の2301は、承認ボタンであり、承認ボタン2301がテンプレート承認者による入力デバイス209の操作に従って押下されると、図5のステップS505でテンプレート承認者により指定を受け付けたテンプレートデータが、承認済みとして文書管理サーバ101の外部メモリ211に記憶される図15のテンプレート管理テーブル1500に登録される(ステータス1507が承認済みとなる)。
また、このとき承認者により後述するチェックボックス2304にチェックが入れられている場合には、その情報を図25のデータテーブルに記憶する。
ここで、図25のデータテーブルについて説明する。
図25のデータテーブルは、文書管理サーバ101の外部メモリ211に記憶されるデータテーブルであり(図6のステップS602でクライアント端末102の外部メモリ211にも一時的に記憶される)、図23の承認ボタン2301がテンプレート承認者による入力デバイス209の操作に従って押下されたときに、承認者によって後述するチェックボックス2304にチェックが入れられている場合に、その情報が当該データテーブルに記憶される。
テンプレート番号2501には、テンプレート承認者による入力デバイス209の操作に従って承認ボタン2301が押下されたときに、図23の画面に表示されているテンプレートデータのテンプレート番号(テンプレートデータを識別するための情報で有り、テンプレートデータのIDであっても、テンプレートデータの名前であっても良い)が記憶される。
削除を禁止するパーツ番号2502には、図23において、チェックボックス2304にテンプレート承認者によりチェックが入れられているパーツデータのパーツ番号が記憶される。
2503には、テンプレート番号2401のテンプレートデータを承認したテンプレート承認者のIDが記憶される。
図25の2501、2502に記憶される情報を、図23を例にして説明すると、テンプレート番号2501には、テンプレートデータ001を示す「001」が記憶され、削除を禁止するパーツ番号2502には、パーツデータ2を示す「2」が記憶される。以上で、図25の説明を終了する。
図23の説明に戻る。図23の2302は、否認ボタンであり、否認ボタン2302がテンプレート承認者による入力デバイス209の操作に従って押下されると、図5のステップS505でテンプレート承認者により指定を受け付けたテンプレートデータが、否認済みとして文書管理サーバ101の外部メモリ211に記憶される図15のテンプレート管理テーブル1500に登録される(ステータス1507が否認済みとなる)。
図23のパーツ名2303には、図5のステップS505でテンプレート承認者により指定を受け付けたテンプレートデータに複数のパーツデータが含まれる場合に、当該テンプレートデータに含まれる各パーツデータのパーツ名が表示される。
図23のチェックボックス2304は、パーツ名2303に表示される各パーツデータのうち、当該テンプレートから削除することを禁止するパーツデータの指定を、当該テンプレートの承認者による入力デバイス209の操作に従ってチェックボックス2304に対するチェックを受け付けることで、受け付ける欄である。
なお、本実施例では、図23のチェックボックス2304は、パーツ名2303に表示される各パーツデータのうち、当該テンプレートから削除することを禁止するパーツデータの指定を、当該テンプレートデータの承認者による入力デバイス209の操作に従ってチェックボックス2304に対するチェックを受け付けることで、受け付ける欄としたが、他の実施例として、図23のチェックボックス2304は、パーツ名2303に表示される各パーツデータのうち、単独での利用を許可するパーツデータの指定を、当該テンプレートの承認者による入力デバイス209の操作に従ってチェックボックス2304に対するチェックを受け付けることで、受け付ける欄としても良い。
図23のプレビュー2305は、図5のステップS505でテンプレート承認者により指定を受け付けたテンプレートのプレビューが表示される。
図23の2306は、戻るボタンであり、戻るボタン2306がテンプレート承認者による入力デバイス209の操作に従って押下されると、図9のテンプレートデータの一覧画面を再び表示する。
以上、ここまで図23の説明をしたが、図23の実施例の場合、図5のステップS505において、文書管理サーバ101は、ステップS506で受信したテンプレートデータの情報によって特定されるテンプレートデータが、複数のパーツデータが重なって形成されているかを判断することなく、文書管理サーバ101は、ステップS506で受信したテンプレートデータの情報によって特定されるテンプレートデータが、複数のパーツデータを含むテンプレートデータであるかを判定する。
そして、ステップS506で受信したテンプレートデータの情報によって特定されるテンプレートデータが、複数のパーツデータを含むテンプレートデータあると判定した場合には、文書管理サーバ101は、図23の承認画面に2303、2304を付加した承認画面を生成し、クライアント端末102に送信する。
なお、本実施例および先の実施例において、図10の1003〜1006、図19の19003〜19006、図23の2303〜2305をテンプレートデータの承認者のクライアント端末102のディスプレイ210に表示するとしたが、他の実施例として、テンプレートデータの作成担当者のクライアント端末102のディスプレイ210に表示するテンプレートデータの作成画面に図10の1003〜1006、図19の19003〜19006、図23の2303〜2305を表示するとしても良い。
以上で、図23の説明を終了する。
次に、図20を用いて、図6で文書作成担当者のクライアント端末102のディスプレイ210に表示される、文書作成担当者が文書データを作成する画面について説明する。
図20は、文書作成担当者のクライアント端末102のディスプレイ210に表示される、文書作成担当者が文書データを作成する画面の一例を示す図である。
図20の画面は、ステップS601において、クライアント端末102のディスプレイ210に表示される画面であり、図20の画面は、図19、または図23の承認画面で承認者により承認されたテンプレートデータを用いて文書作成担当者が文書データを作成する画面である(本発明における文書データを作成するための作成画面を表示するように制御する表示制御手段の一例)。
2001は、図20の画面で文書作成担当者が作成した文書データの承認依頼をクライアント端末102から文書管理サーバ101に送信するためのボタンである。
2002は、文書データに用いられた複数のパーツデータを含むテンプレートデータが、当該テンプレートデータに含まれる各パーツデータの単独での利用を許可するか否かを示す当該テンプレートデータの使用条件を満たしていない場合に、その旨を文書作成担当者に通知する通知欄である(本発明における判定手段により、前記受付手段により受け付けた編集指示に従って編集されたテンプレートデータが、前記使用条件を満たしていないと判定された場合に、その旨を通知する通知手段の一例)。
具体的には、図24のデータテーブルのテンプレート番号2401に記憶されるテンプレートデータが、文書作成担当者が作成した文書データに用いられ、かつ、図24中の当該テンプレートデータと同じ行の、パーツ番号2402に記憶されるパーツデータが使用されているにも関わらず、図24中の当該テンプレートデータと同じ行の、組み合わせて使用すべきパーツ番号2403に記憶されているパーツデータが使用されていない場合に、その旨を通知する。
また、図25のデータテーブルのテンプレート番号2501に記憶されるテンプレートデータが、文書作成担当者が作成した文書データに用いられ、かつ、図25中の当該テンプレートデータと同じ行の、削除を禁止するパーツ番号2502に記憶されるパーツデータが削除されている場合に、その旨を通知する。
2003では、図24のデータテーブルのテンプレート番号2401に記憶されるテンプレートデータが、文書作成担当者が作成した文書データに用いられ、かつ、図24中の当該テンプレートデータと同じ行の、パーツ番号2402に記憶されるパーツデータが使用されているにも関わらず、図24中の当該テンプレートデータと同じ行の、組み合わせて使用すべきパーツ番号2403に記憶されているパーツデータが使用されていない場合に、パーツ番号2402に記憶されるパーツデータを識別表示している。
なお、2003の識別表示の方法は、パーツデータを点滅させたり、パーツデータを太枠で囲む等である。
2004は、文書作成担当者が作成した文書データに用いられた複数のパーツデータを含むテンプレートデータが、当該テンプレートデータに含まれる各パーツデータの単独での利用を許可するか否かを示す当該テンプレートデータの使用条件を満たしていない場合に表示されるボタンである。2004のボタンが文書作成担当者による入力デバイス209の操作に従って押下されると、図22の画面(テンプレートの詳細画面)に遷移する。
2005には、文書作成担当者が作成した文書データ中の各ページに配置されているデータのプレビューが表示され、図20の場合、ページ1に配置されているデータが表示されている。
2006は配置ボタンであり、配置ボタン2006が文書作成担当者による入力デバイス209の操作に従って押下されると、クライアント端末102の外部メモリ211、または文書管理サーバ101の外部メモリ211に保存されているパーツデータやテンプレートデータから、文書データに使用するパーツデータやテンプレートデータを文書作成担当者が選択できる。
文書作成担当者が選択したパーツデータやテンプレートデータは、文書データの2005の枠内であれば文書作成担当者が所望する場所に配置することが出来る。
なお、図20の実施例の場合、図6のステップS606において、クライアント端末102は、クライアント端末102の外部メモリ211に一時的に記憶されているテンプレートデータの編集情報が、テンプレートデータに含まれるパーツデータを削除したという情報であるか否かを図17の1703に従って判断する。クライアント端末102の外部メモリ211に一時的に記憶されているテンプレートデータの編集情報が、テンプレートデータに含まれるパーツデータを削除したという情報である場合には、ステップS607に進み、その他の編集情報であれば、ステップS612に進む。
図20の実施例の場合、図6のステップS607において、クライアント端末102は、クライアント端末102の外部メモリ211に一時的に記憶されているテンプレートデータの編集情報がテンプレートデータに含まれるパーツデータを削除したという情報であるテンプレートデータに含まれる各パーツデータの単独での利用を許可するか否かを示す当該テンプレートデータの使用条件(承認形式)を、クライアント端末102の外部メモリ211に一時的に記憶されている図24のデータテーブル中の当該テンプレートデータとテンプレート番号2401が一致するテンプレートデータの2402および2403、または、図25のデータテーブル中の当該テンプレートデータとテンプレート番号2501が一致するテンプレートデータの2502を参照することで確認する(本発明における、受付手段により受け付けた編集指示に従って編集されたテンプレートデータが、前記使用条件を満たしているか否かを判定する判定手段の一例)。
なお、図6のステップS607において、クライアント端末102は、図19の実施例の場合は図24のデータテーブルを参照し、図23の実施例の場合は図25のデータテーブルを参照する。
また、図20の実施例の場合、図6のステップS608において、クライアント端末102は、ステップS607における確認の結果、テンプレートデータに含まれる各パーツデータの単独での利用を許可するか否かを示す当該テンプレートデータの使用条件を満たさない場合には、ステップS609に進み、図20の2002〜2004に示す通知を含んだ文書データ作成画面を表示する。
つまり、図20の実施例の場合、テンプレートデータの編集情報(1703)がテンプレートデータに含まれるパーツデータを削除したという情報である場合に、当該パーツデータが2502に記憶されている場合や、当該パーツデータが2403に記憶されているにも関わらず2402に示すパーツデータが使用されている場合には、図20の2002〜2004に示す通知を行う。以上で、図20の説明を終了する。
次に、図22を用いて、図20の詳細ボタン2004が文書作成担当者により押下された場合に、文書管理サーバ101で生成され、文書作成担当者のクライアント端末102のディスプレイ210に表示される画面について説明する。
図22は、図20の詳細ボタン2004が文書作成担当者により押下された場合に、文書作成担当者のクライアント端末102のディスプレイ210に表示される画面の一例を示す図であり、また、図21の詳細ボタン2004が文書承認者により押下された場合に、文書承認者のクライアント端末102のディスプレイ210に表示される画面の一例を示す図である。
2201は、文書データに用いられた複数のパーツデータを含むテンプレートデータが、当該テンプレートデータに含まれる各パーツデータの単独での利用を許可するか否かを示す当該テンプレートデータの使用条件を満たしていない場合に、その詳細を通知する通知欄である。
具体的には、図24のデータテーブルのテンプレート番号2401に記憶されるテンプレートデータが、文書作成担当者が作成した文書データに用いられ、かつ、図24中の当該テンプレートデータと同じ行の、パーツ番号2402に記憶されるパーツデータが使用されているにも関わらず、図24中の当該テンプレートデータと同じ行の、組み合わせて使用すべきパーツ番号2403に記憶されているパーツデータが使用されていない場合に、その旨を通知する。
また、図25のデータテーブルのテンプレート番号2501に記憶されるテンプレートデータが、文書作成担当者が作成した文書データに用いられ、かつ、図25中の当該テンプレートデータと同じ行の、削除を禁止するパーツ番号2502に記憶されるパーツデータが削除されている場合に、その旨を通知する。
2205には、文書データに用いられた複数のパーツデータを含むテンプレートデータであって、当該テンプレートデータに含まれる各パーツデータの単独での利用を許可するか否かを示す当該テンプレートデータの使用条件を満たしていないテンプレートデータのプレビューが表示される。
なお、テンプレートデータは、図20の文書データ作成画面で文書作成担当者が当該テンプレートデータ中を編集する前の当該テンプレートデータのプレビューが表示される。
2205に、テンプレートデータに含まれる複数のパーツデータのうち、いずれかのパーツデータを削除した場合であっても、当該削除したパーツデータと、削除されていないパーツデータとをそれぞれ表示することで、文書作成担当者は、自身がどのパーツデータを削除したかを改めて把握することが出来る。
2202では、テンプレート中の文書作成担当者によって削除されたパーツデータが識別表示される。
2203は、戻るボタンであり、戻るボタン2203が、文書作成担当者による入力デバイス209の操作に従って押下されると、図20の画面(文書承認者による入力デバイス209の操作に従って押下されると、図21)に遷移する。
2204は、テンプレート中の文書作成担当者によって削除されたパーツデータを削除される前の状態に戻すためのボタンである。以上で図22の説明を終了する。
次に、図21を用いて、図7のステップS710でクライアント端末102のディスプレイ210に表示される、文書承認者が承認担当となっている文書データの承認画面の他の実施例について説明する。
図21は、文書承認者のクライアント端末102のディスプレイ210に表示される、文書承認者が承認担当となっている文書データの承認画面の一例を示す図であり、図21の画面は、図11、図15、図24、図25のデータテーブルに従って生成される。
図21の2101は、承認ボタンであり、承認ボタン2101が文書承認者による入力デバイス209の操作に従って押下されると、図7のステップS705で文書承認者により指定を受け付けた文書データが、承認済みとして文書管理サーバ101の文書管理テーブル1100に登録される(ステータス1108が承認済みとなる)。
図21の2106は、否認ボタンであり、否認ボタン2106が文書承認者による入力デバイス209の操作に従って押下されると、図7のステップS705で文書承認者により指定を受け付けた文書データが、否認済みとして文書管理サーバ101の外部メモリ211に記憶される文書管理テーブル1100に登録される(ステータス1108が否認済みとなる)。
図21の2107は、戻るボタンであり、戻るボタン2107が文書承認者による入力デバイス209の操作に従って押下されると、図18の文書データの一覧画面に戻る。
2102は、図20の2002と同じ情報を文書承認者に通知する欄であるため、詳細な説明は省略する。
2103は、図20の2003と同じであるため詳細な説明は省略する。
2104は、図20の2004と同じであるため詳細な説明は省略する。
なお、図21の実施例の場合、図7のステップS707において、文書管理サーバ101は、ステップS705で承認要求を受け付けた文書データにテンプレートデータが使用されている場合に、当該テンプレートデータの編集情報が、テンプレートデータに含まれるパーツデータを削除したという情報であるか否かを文書管理サーバ101の外部メモリ211に記憶されている図17のデータテーブルの1703に従って判断する。
当該テンプレートデータの編集情報が、テンプレートデータに含まれるパーツデータを削除したという情報である場合には、当該テンプレートデータに含まれる各パーツデータの単独での利用を許可するか否かを示す当該テンプレートデータの使用条件(承認形式)を、文書管理サーバ101の外部メモリ211に記憶されている図24のデータテーブル中の当該テンプレートデータとテンプレート番号2401が一致するテンプレートデータの2402、2403または、図25のデータテーブル中の当該テンプレートデータとテンプレート番号2501が一致するテンプレートデータの2502を参照することで確認する。
なお、図7のステップS707において、文書管理サーバ101は、図19の実施例の場合は図24のデータテーブルを参照し、図23の実施例の場合は図25のデータテーブルを参照する。
また、図21の実施例の場合、図7のステップS708において、文書管理サーバ101は、ステップS707における確認の結果、テンプレートデータに含まれる各パーツデータの単独での利用を許可するか否かを示す当該テンプレートデータの使用条件を満たさない場合には、図20の2102〜2104に示す通知を含んだ承認画面を表示する。以上で、図21の説明を終了する。以上で、本発明の説明を終了する。
以上、本発明によると、複数のパーツデータが重なることで作成されるテンプレートデータにおいて、テンプレートデータに含まれる他のパーツデータが重なっているパーツデータが、承認者が意図しない状態で使用される可能性を低減することができる。
また、本発明によると、複数のパーツデータを含むテンプレートデータが、当該テンプレートデータに含まれる各パーツデータの単独での利用を許可するか否かを示す当該テンプレートデータの使用条件を満たすことなく文書データに使用される可能性を低減することができる。
本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラム若しくは記憶媒体等としての実施形態も可能であり、具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用してもよいし、また、1つの機器からなる装置に適用してもよい。
なお、本発明は、前述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムを、システム或いは装置に直接、或いは遠隔から供給するものを含む。そして、そのシステム或いは装置のコンピュータが前記供給されたプログラムコードを読み出して実行することによっても達成される場合も本発明に含まれる。
したがって、本発明の機能処理をコンピュータで実現するために、前記コンピュータにインストールされるプログラムコード自体も本発明を実現するものである。つまり、本発明は、本発明の機能処理を実現するためのコンピュータプログラム自体も含まれる。
その場合、プログラムの機能を有していれば、オブジェクトコード、インタプリタにより実行されるプログラム、OSに供給するスクリプトデータ等の形態であってもよい。
プログラムを供給するための記録媒体としては、例えば、フレキシブルディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、MO、CD−ROM、CD−R、CD−RWなどがある。また、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ROM、DVD(DVD−ROM,DVD−R)などもある。
その他、プログラムの供給方法としては、クライアントコンピュータのブラウザを用いてインターネットのホームページに接続する。そして、前記ホームページから本発明のコンピュータプログラムそのもの、若しくは圧縮され自動インストール機能を含むファイルをハードディスク等の記録媒体にダウンロードすることによっても供給できる。
また、本発明のプログラムを構成するプログラムコードを複数のファイルに分割し、それぞれのファイルを異なるホームページからダウンロードすることによっても実現可能である。つまり、本発明の機能処理をコンピュータで実現するためのプログラムファイルを複数のユーザに対してダウンロードさせるWWWサーバも、本発明に含まれるものである。
また、本発明のプログラムを暗号化してCD−ROM等の記憶媒体に格納してユーザに配布し、所定の条件をクリアしたユーザに対し、インターネットを介してホームページから暗号化を解く鍵情報をダウンロードさせる。そして、ダウンロードした鍵情報を使用することにより暗号化されたプログラムを実行してコンピュータにインストールさせて実現することも可能である。
また、コンピュータが、読み出したプログラムを実行することによって、前述した実施形態の機能が実現される。その他、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているOSなどが、実際の処理の一部又は全部を行い、その処理によっても前述した実施形態の機能が実現され得る。
さらに、記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれる。その後、そのプログラムの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるCPUなどが実際の処理の一部又は全部を行い、その処理によっても前述した実施形態の機能が実現される。
なお、前述した実施形態は、本発明を実施するにあたっての具体化の例を示したものに過ぎず、これらによって本発明の技術的範囲が限定的に解釈されてはならないものである。即ち、本発明はその技術思想、又はその主要な特徴から逸脱することなく、様々な形で実施することができる。