JP6299166B2 - 通知方法、装置及びプログラム - Google Patents

Description

本発明は通知方法、通知装置及び通知プログラムに関する。

定型フォームに従って所定事項を記述した紙文書を読み取り、スキャン文書からメタ情報を作成し、電子文書の付加データとして添付し、メタ情報と配信しようとする相手の個人情報及び送信の許可レベルを比較判断する第１の技術が提案されている。この第１の技術では、比較判断の結果、問題なければ送信し、問題があれば送信の禁止又は通知を行ない、送信の判断が必要であることを操作者に通知する。

特開２００６−２５９８４３号公報

特にオフィスユースでは、宛先に複数のアドレスが含まれる同報メールが多用されており、これに伴い、以前に自らが受信した同報メールを流用し、タイトルと内容のみを変えて送信するケースがある。これは宛先をいちいち入力するのが面倒なためである。しかし、同報メールの受信当時に関係者として宛先に含まれていた人の中に、現在は所属の変更や退職などで関係者ではなくなった人が宛先に含まれている場合、そのまま送信すると関係者でない人にメールを誤送信してしまうという問題があった。また、関係者ではない人が宛先に含まれているメールを受信した人が受信したメールに対して返信すると、同様の誤送信を連鎖的に発生させてしまうことになる。

上記に関連して第１の技術は、所属の変更や退職等の組織変更によって当初は関係者であった人が関係者でなくなった場合に、メールの誤送信を防止することについて、何ら考慮されていない。

一つの側面として、受信メールに対してメール編集を行って送信する際に、所属の変更や退職等の組織変更により、誤送信となるアドレスが宛先に含まれている可能性を通知することが目的である。

１つの態様では、コンピュータによって、記憶部に記憶された受信メールのうち、指定された受信メールに含まれるアドレスを宛先とするメールの編集処理を可能とする。また、指定された受信メールの受信タイミング以降における組織変更として、前記アドレスに関連する所属の変更情報が記憶部に記憶されているか、又は、前記アドレスが記憶部から削除されていることを検出した場合に通知を行う。この通知は、メールの編集処理又はメールの送信処理において行う。

一つの側面として、受信メールに対してメール編集を行って送信する際に、所属の変更や退職等の組織変更により、誤送信となるアドレスが宛先に含まれている可能性を通知できる、という効果を有する。

第１実施形態に係るコンピュータシステムの機能ブロック図である。 人事ＤＢの旧版の一例を示す図表である。 人事ＤＢの最新版の一例を示す図表である。 メールＤＢの一例を示す図表である。 第１実施形態に係るコンピュータシステムの概略構成を示すブロック図である。 第１実施形態に係るメールサーバ処理の一例を示すフローチャートである。 メッセージ作成画面送信処理の一例を示すフローチャートである。 所属変更宛先取得処理の一例を示すフローチャートである。 承認画面送信処理の一例を示すフローチャートである。 受信メール一覧画面の一例を示すイメージ図である。 メッセージ作成画面の一例を示すイメージ図である。 メッセージ作成画面の一例を示すイメージ図である。 ＷＯＲＫテーブルの一例を示す図表である。 所属変更通知画面の一例を示すイメージ図である。 承認一覧画面の一例を示すイメージ図である。 承認画面の一例を示すイメージ図である。 第２実施形態に係るコンピュータシステムの機能ブロック図である。 第２実施形態に係るコンピュータシステムの概略構成を示すブロック図である。 表示処理の一例を示すフローチャートである。 メッセージ送信処理の一例を示すフローチャートである。 第２実施形態に係るメールサーバ処理の一例を示すフローチャートである。

以下、図面を参照して開示の技術の実施形態の一例を詳細に説明する。

〔第１実施形態〕
図１には本第１実施形態に係るメールシステム１０Ａが示されている。メールシステム１０Ａは、或る会社に設置されたメールシステムであり、メールサーバ１２Ａと、個々の利用者(メールシステム１０Ａが設置された会社の従業員)によって利用される端末装置１４Ａを含んでいる。メールサーバ１２Ａは、ブラウザを介して利用する、所謂ウェブメール形式のメールシステムを提供するサーバであり、編集処理部１６、通知部１８及び記憶部２０を含んでいる。記憶部２０には、メールシステム１０Ａの個々の利用者の情報が登録された人事ＤＢ２２と、個々の利用者毎に、受信メール及び送信メールの情報が各レコードに登録されたメールＤＢ２４が記憶されている。

編集処理部１６は、メールＤＢ２４に記憶された受信メールのうち、指定された受信メールに含まれるアドレスを宛先とするメールの編集処理を可能とするための処理を行う。通知部１８は、人事ＤＢ２２を参照し、指定された受信メールの受信タイミング以降における組織変更の有無を検出し、前記組織変更が有ったことを検出した場合に、メールの送信処理において通知する処理を行う。

人事ＤＢ２２は、例として図２又は図３に示すように、"利用者アドレス"、"パスワード"、"利用者氏名"、"所属"、"所属部コード"、"所属最終更新日"及び"承認者アドレス"の各フィールドが設けられている。人事ＤＢ２２には、個々のレコードに、メールシステム１０Ａの個々の利用者の情報が設定されている。人事ＤＢ２２は会社で所属の変更や退職等の組織変更がある度に更新される。なお、人事ＤＢ２２の各フィールドのうち、"所属最終更新日"は対応する利用者の所属が最後に変更された日付である。また、メールサーバ１２Ａは、利用者が送信処理したメールを、上司などの承認者が、送信メールの宛先、内容をチェックした後で、実際のメール送信を行う承認機能を提供しており、"承認者アドレス"はメール送信の承認を行う承認者のアドレスである。また、本実施形態において、"利用者アドレス"に設定されたアドレスは利用者ＩＤとして用いられる。

メールＤＢ２４は、例として図４に示すように、"利用者ＩＤ"、"送受信(の種別)"、"メッセージＩＤ"、"差出人"、"宛先"、"発信日時"、"承認フラグ"、"タイトル"及び"本文"の各フィールドが設けられている。メールＤＢ２４には、個々の利用者毎に、受信メール及び送信済メールの情報が各レコードに登録されている。メールＤＢ２４は、会社内でメールの送受信がある度に更新される。

メールシステム１０Ａは図５に示すコンピュータシステム１１Ａで実現することができる。図５に示すコンピュータシステム１１Ａは、メールサーバ１２Ａと、インターネット等のネットワーク２６を介してメールサーバ１２Ａに接続された複数の端末装置１４Ａを含んでいる。

メールサーバ１２Ａは、ＣＰＵ２８、メモリ３０、記憶部３２、入力部３４、表示部３６、媒体読み書き装置(Ｒ／Ｗ)３８、通信インタフェース(Ｉ／Ｆ)部４０を備えている。ＣＰＵ２８、メモリ３０、記憶部３２、入力部３４、表示部３６、媒体読み書き装置３８及び通信Ｉ／Ｆ部４０はバス４２を介して互いに接続されている。媒体読み書き装置３８は、記録媒体４４に書き込まれている情報の読み出し及び記録媒体４４への情報の書き込みを行う。

記憶部３２はＨＤＤ(Hard Disk Drive)やフラッシュメモリ等によって実現できる。記憶部３２にはメールサーバプログラム４６Ａが記憶されている。メールサーバプログラム４６Ａは、メールサーバプログラム４６Ａが書き込まれた記録媒体４４が媒体読み書き装置３８にセットされ、媒体読み書き装置３８が記録媒体４４からのメールサーバプログラム４６Ａの読み出しを行うことで、記憶部３２へ記憶される。ＣＰＵ２８は、メールサーバプログラム４６Ａを記憶部３２から読み出してメモリ３０に展開し、メールサーバプログラム４６Ａが有するプロセスを順次実行する。

メールサーバプログラム４６Ａは、編集処理プロセス４８及び通知プロセス５０を含んでいる。ＣＰＵ２８は、編集処理プロセス４８を実行することで、編集処理部１６として機能する。またＣＰＵ２８は、通知プロセス５０を実行することで通知部１８として機能する。これにより、メールサーバプログラム４６Ａを実行したメールサーバ１２Ａが、開示の技術に係る通知装置として機能する。なお、メールサーバプログラム４６Ａは開示の技術に係る通知プログラムの一例である。

また、記憶部３２には人事ＤＢ２２、メールＤＢ２４及びＷＯＲＫテーブル５２が記憶されている。これにより、記憶部３２は図１に示す記憶部２０として機能する。なお、ＷＯＲＫテーブル５２については後述する。

一方、端末装置１４Ａは、ＣＰＵ５４、メモリ５６、記憶部５８、入力部６０、表示部６２及び通信インタフェース(Ｉ／Ｆ)部６４を備えている。ＣＰＵ５４、メモリ５６、記憶部５８、入力部６０、表示部６２及び通信Ｉ／Ｆ部６４はバス６８を介して互いに接続されている。端末装置１４Ａとしては、例えばパーソナル・コンピュータ(ＰＣ：Personal Computer)や、携帯情報端末(ＰＤＡ：Personal Digital Assistants)の機能を搭載した携帯型の情報処理装置であるスマート端末を適用できる。記憶部５８にはブラウザ(閲覧ソフト)６６がインストールされている。

次に本第１実施形態の作用を説明する。本第１実施形態に係るメールサーバ１２Ａは、ＣＰＵ２８がメールサーバプログラム４６Ａを実行することで、図６に示すメールサーバ処理を行っている。メールサーバ処理のステップ１００において、メールサーバ１２Ａは、複数の端末装置１４Ａの何れかからメール表示要求を受信したか否か判定し、判定が肯定される迄ステップ１００を繰り返す。

メールシステム１０Ａの利用者は、新着メールのチェックやメールの作成・送信を所望している場合、端末装置１４Ａ上でブラウザ６６を起動してメールサーバ１２Ａにアクセスする操作を行う。この操作が行われることで、端末装置１４Ａからメールサーバ１２Ａにメール表示要求が送信される。メールサーバ１２Ａでは、端末装置１４Ａからメール表示要求を受信すると、ステップ１００の判定が肯定されてステップ１０２に移行する。

ステップ１０２において、メールサーバ１２Ａは、メール表示要求の送信元の端末装置１４Ａに対し、利用者ＩＤ及びパスワードの入力欄が設けられた入力画面を送信する。これにより、端末装置１４Ａの表示部６２に利用者ＩＤ及びパスワードの入力画面が表示される。次のステップ１０４において、メールサーバ１２Ａは、端末装置１４Ａから利用者ＩＤ及びパスワードを受信したか否か判定し、判定が肯定される迄ステップ１０４を繰り返す。

端末装置１４Ａの表示部６２に利用者ＩＤ及びパスワードの入力画面が表示されると、利用者は、入力部６０を操作して利用者ＩＤ及びパスワードを入力する。この操作が行われることで、端末装置１４Ａからメールサーバ１２Ａに利用者ＩＤ及びパスワードが送信される。メールサーバ１２Ａでは、端末装置１４Ａから利用者ＩＤ及びパスワードを受信すると、ステップ１０４の判定が肯定されてステップ１０６に移行する。

ステップ１０６において、メールサーバ１２Ａは、受信した利用者ＩＤ及びパスワードの組み合わせが人事ＤＢ２２に登録されているか否かに基づいて、端末装置１４Ａを操作している利用者が正規の利用者であるか否かを判定する認証処理を実行する。次のステップ１０８において、メールサーバ１２Ａは、ステップ１０６の認証処理で認証がＯＫとなったか否か、すなわち端末装置１４Ａを操作している利用者が正規の利用者であると判定されたか否か判定する。

ステップ１０８の判定が否定された場合はステップ１２６に移行する。ステップ１２６において、メールサーバ１２Ａは、認証がＮＧとなったことを表す認証エラー画面を作成し、端末装置１４Ａへ送信し、メールサーバ処理を終了する。この場合、端末装置１４Ａの表示部６２に認証エラー画面が表示されることになる。なお、説明の便宜上、メールサーバ処理を終了としたが、実際の動きとしては、ステップ１００に戻り、次のメール表示要求を待機する。

一方、ステップ１０８の判定が肯定された場合は、ステップ１１０へ移行する。ステップ１１０において、メールサーバ１２Ａは、端末装置１４Ａから受信した利用者ＩＤに対応し、受信メール格納領域(受信フォルダ)内に格納された受信メールをメールＤＢ２４から取得する。そして、ステップ１１２において、メールサーバ１２Ａは、ステップ１１０で取得した受信メールを一覧表示する受信メール一覧画面を作成し、作成した受信メール一覧画面を端末装置１４Ａへ送信する。これにより、端末装置１４Ａの表示部６２には、例として図１０に示すように、個々の受信メール毎に"差出人"、"宛先"、"発信日時"及び"件名"が表示されたな受信メール一覧画面７０が表示される。なお、受信メール一覧画面は図示しないワーク領域に最新のものを記録する。後述する、受信メール一覧画面の再送時に利用するためである。

次のステップ１１４において、メールサーバ１２Ａは、端末装置１４Ａからメール送信処理要求を受信したか否か判定する。ステップ１１４の判定が否定された場合はステップ１１８へ移行し、ステップ１１８において、メールサーバ１２Ａは、端末装置１４Ａからメール承認要求を受信したか否か判定する。ステップ１１８の判定も否定された場合はステップ１２２へ移行し、ステップ１２２において、メールサーバ１２Ａは、端末装置１４Ａからメール一覧表示要求を受信したか否か判定する。ステップ１２２の判定も否定された場合はステップ１２４へ移行し、端末装置１４Ａからログアウト要求を受信したか否か判定する。ステップ１２４の判定も否定された場合はステップ１１０に戻り、ステップ１１４又はステップ１１８又はステップ１２２の判定が肯定される迄、ステップ１１０〜１１４、ステップ１１８、ステップ１２２,１２４を繰り返す。

図１０に示す受信メール一覧画面７０には、メールの新規作成を指示するためのボタン７０Ａと、メールの返信を指示するためのボタン７０Ｂと、メールの転送を指示するためのボタン７０Ｃと、メールの承認を指示するためのボタン７０Ｄが設けられている。また受信メール一覧画面７０には、ログアウトを指示するためのボタン７２Ｅが設けられている。利用者は、メールを作成して送信することを所望している場合、端末装置１４Ａの表示部６２に受信メール一覧画面７０が表示されている状態で、ボタン７０Ａ〜７０Ｃの何れかを選択する操作を行う。この操作が行われることで、端末装置１４Ａからメールサーバ１２Ａにメール送信処理要求が送信される。

メールサーバ１２Ａでは、端末装置１４Ａからメール送信処理要求を受信すると、ステップ１１４の判定が肯定されてステップ１１６に移行し、ステップ１１６において、メッセージ作成画面送信処理を行う。このメッセージ作成画面送信処理については後述する。ステップ１１６でメッセージ作成画面送信処理を行うとステップ１１８へ移行する。

メール送信要求は、端末装置１４Ａの表示部６２に受信メール一覧画面７０が表示されている状態で、ボタン７０Ａ〜７０Ｃの何れかを選択する操作が行われた際に、端末装置１４Ａからメールサーバ１２Ａに送信される。端末装置１４Ａの表示部６２に表示されている画面は図１１に示すメッセージ作成画面７２へ遷移する。メッセージ作成画面７２には、メールの送信(承認者が設定されている利用者は承認依頼)を指示するためのボタン７２Ａと、メールの一覧表示を指示するためのボタン７２Ｂと、が設けられている。

承認者に設定されている利用者が、メールの送信承認を行うことを所望している場合、端末装置１４Ａの表示部６２にメール一覧表示画面７０が表示されている状態でボタン７０Ｄを選択する操作を行う。承認者に設定されている利用者によってこの操作が行われることで、端末装置１４Ａからメールサーバ１２Ａにメール承認要求が送信される。

メールサーバ１２Ａでは、端末装置１４Ａからメール承認要求を受信すると、ステップ１１８の判定が肯定されてステップ１２０に移行し、ステップ１２０において、承認画面送信処理を行う。この承認画面送信処理については後述する。ステップ１２０で承認画面送信処理を行うとステップ１２２へ移行する。

また利用者は、受信メールの一覧表示を所望している場合、端末装置１４Ａの表示部６２にメッセージ作成画面７２が表示されている状態でボタン７２Ｂを選択する操作を行う。この操作が行われることで、端末装置１４Ａからメールサーバ１２Ａにメール一覧表示要求が送信される。メールサーバ１２Ａでは、端末装置１４Ａからメール一覧表示要求を受信すると、ステップ１２２の判定が肯定されてステップ１１０に戻る。この場合、ステップ１１０,１１２を経て、端末装置１４Ａの表示部６２に受信メール一覧画面７０が再度表示される。

また利用者は、ログアウトを所望している場合、端末装置１４Ａの表示部６２にメール一覧表示画面７０が表示されている状態でボタン７０Ｅを選択する操作を行う。この操作が行われることで、端末装置１４Ａからログアウト要求が送信される。メールサーバ１２Ａでは、端末装置１４Ａからログアウト要求を受信すると、ステップ１２４の判定が肯定されてメールサーバ処理を終了する。

次に図７を参照し、前述したメッセージ作成画面送信処理を説明する。利用者は、メールを新規に作成して送信することを所望している場合、端末装置１４Ａの表示部６２に受信メール一覧画面７０が表示されている状態で、ボタン７０Ａを選択する操作を行う。また利用者は、受信済メールを基に返信メールを作成して送信することを所望している場合、端末装置１４Ａの表示部６２に受信メール一覧画面７０が表示されている状態で、ボタン７０Ｂを選択する操作を行う。また利用者は、受信済メールを基に転送メールを作成して送信することを所望している場合、端末装置１４Ａの表示部６２に受信メール一覧画面７０が表示されている状態で、ボタン７０Ｃを選択する操作を行う。

受信メール一覧画面７０のボタン７０Ａ〜７０Ｃの何れかを選択する操作が行われると、メッセージ作成画面送信処理が行われる。メッセージ作成画面送信処理のステップ１３０において、メールサーバ１２Ａは、受信メール一覧画面７０のボタン７０Ｂ又はボタン７０Ｃが選択されたか否かを判定することで、作成するメールが受信済メールの返信又は転送メールか否か判定する。利用者によって受信メール一覧画面７０のボタン７０Ａが選択された場合は、ステップ１３０の判定が否定されてステップ１３２へ移行する。

ステップ１３２において、メールサーバ１２Ａは、新規メッセージ作成画面として、図１１に示すメッセージ作成画面７２において、宛先、件名、本文が各々空とされた画面を作成し、端末装置１４Ａへ送信する。これにより、端末装置１４Ａの表示部６２に新規メッセージ作成画面が表示される。次のステップ１３４において、メールサーバ１２Ａは、送信要求、宛先、タイトル、本文、メッセージＩＤを端末装置１４Ａから受信したか否か判定し、判定が肯定される迄ステップ１３４を繰り返す。

メールを新規に作成する場合、利用者は、端末装置１４Ａの表示部６２に新規メッセージ作成画面が表示された状態で、宛先、タイトル、本文を各々入力し、ボタン７２Ａ(図１１参照)を選択する操作を行う。この操作が行われることで、端末装置１４Ａからメールサーバ１２Ａに送信要求が送信され、メールの宛先、タイトル、本文、メッセージＩＤが送信される。これにより、ステップ１３４の判定が肯定されてステップ１５４へ移行する。ステップ１５４において、メールサーバ１２Ａは、宛先、タイトル、本文、メッセージＩＤを宛先に対応するメールＤＢ２４に登録することで、送信要求があったメールを送信する。次に、ワーク領域に含まれているメール一覧画面を取得し、端末装置１４Ａに再送する(ステップ１１２等にて送付したメール一覧画面の再送)。

一方、利用者によって受信メール一覧画面７０のボタン７０Ｂ又はボタン７０Ｃが選択された場合は、ステップ１３０の判定が肯定されてステップ１３６へ移行する。ステップ１３６において、メールサーバ１２Ａの編集処理部１６は、返信メッセージ作成画面を作成し、端末装置１４Ａへ送信する。返信メッセージ作成画面は、メッセージ作成画面７２として図１１に示すように、宛先、件名、本文に、返信元又は転送元のメール(受信済の元のメール)に設定されていた宛先、件名、本文が設定されている。例えば、図１１に示すメッセージ作成画面７２は、図４に示すメールＤＢ２４のうち最初のメール(メッセージＩＤ＝"project@kaisyaA.jp"のメール)が返信元又は転送元のメールとして選択された場合を示している。これにより、端末装置１４Ａの表示部６２に返信メッセージ作成画面が表示される。

ステップ１３８において、メールサーバ１２Ａの編集処理部１６は、送信要求、宛先、タイトル、本文、メッセージＩＤを端末装置１４Ａから受信したか否か判定し、判定が肯定される迄ステップ１３８を繰り返す。返信メール又は転送メールを作成する場合、利用者は、端末装置１４Ａの表示部６２に返信メッセージ作成画面が表示された状態で、宛先、タイトル、本文を必要に応じて修正し、ボタン７２Ａ(図１１参照)を選択する操作を行う。この操作が行われることで、端末装置１４Ａからメールサーバ１２Ａに送信要求が送信され、メールの宛先、タイトル、本文、メッセージＩＤが送信される。これにより、ステップ１３８の判定が肯定されてステップ１４０へ移行する。なお、図１１に示すメッセージ作成画面７２からタイトル及び本文を書き替えて作成したメールの一例を図１２に示す。

ステップ１４０において、メールサーバ１２Ａの通知部１８は、返信元又は転送元のメール(受信済の元のメール)の受信日をメールＤＢ２４から取得する。次のステップ１４２において、メールサーバ１２Ａの通知部１８は、所属変更宛先取得処理を行う。

この所属変更宛先取得処理について、図８を参照して説明する。所属変更宛先取得処理のステップ１６０において、メールサーバ１２Ａの通知部１８は、送信対象のメールに設定されている宛先のアドレスを全て取得し、取得したアドレスに対応する所属と所属最終更新日を人事ＤＢ２２から取得する。ステップ１６２において、メールサーバ１２Ａの通知部１８は、ステップ１６０で取得した宛先のアドレスから未処理のアドレスを１つ取得する。

次のステップ１６４において、メールサーバ１２Ａの通知部１８は、ステップ１６２で未処理の宛先のアドレスを取得できたか否か判定する。未処理の宛先のアドレスが１個以上あれば、ステップ１６４の判定が肯定されてステップ１６６へ移行する。ステップ１６６において、メールサーバ１２Ａの通知部１８は、ステップ１６２で取得した未処理の宛先のアドレスと対応付けて、所属と所属最終更新日が人事ＤＢ２２に登録されているか否か判定する。ステップ１６６の判定が肯定された場合はステップ１６８へ移行する。

ステップ１６８において、メールサーバ１２Ａの通知部１８は、ステップ１６２で取得した未処理のアドレスと対応付けて人事ＤＢ２２に登録されている所属最終更新日が、返信元又は転送元のメールの受信日以降か否か判定する。ステップ１６８の判定が否定された場合はステップ１６２に戻る。

一方、ステップ１６８の判定が肯定された場合、ステップ１６２で取得した未処理の宛先のアドレスに対応する利用者は、返信元又は転送元のメールの受信日以降に所属が変わっている。このため、未処理の宛先のアドレスに対応する利用者は、メールシステム１０Ａが設置された会社に在籍しているものの、送信対象のメールについての関係者でなくなっている可能性がある。このため、ステップ１６８の判定が肯定された場合はステップ１７２に移行する。そしてステップ１７２において、メールサーバ１２Ａの通知部１８は、ＷＯＲＫテーブル５２に宛先のアドレス、所属、退職フラグ(＝false：退職していないことを表す値)を記録する。ステップ１７２の処理を行うとステップ１６２に戻る。

また、ステップ１６６の判定が否定された場合はステップ１７０に移行する。ステップ１７０において、メールサーバ１２Ａの通知部１８は、宛先のアドレスのドメインが利用者のアドレスのドメイン(メールシステム１０Ａが設置された会社のドメイン)と同一か否か判定する。ステップ１７０の判定が否定された場合はステップ１６２に戻る。

一方、ステップ１７０の判定が肯定された場合、ステップ１６２で取得した未処理の宛先のアドレスに対応する利用者は、人事ＤＢ２２からアカウントが削除されており、メールシステム１０Ａが設置された会社から退職していると判断できる。このため、前記利用者は、送信対象のメールについての関係者でなくなっている可能性がある。このため、ステップ１７０の判定が肯定された場合にはステップ１７４に移行する。そしてステップ１７４において、メールサーバ１２Ａの通知部１８は、ＷＯＲＫテーブル５２に宛先のアドレス、所属、退職フラグ(＝true：退職していることを表す値)を記録する。ステップ１７４の処理を行うとステップ１６２に戻る。

上述したステップ１６２〜ステップ１７４は、ステップ１６４の判定が肯定される間、繰り返され、送信対象のメールに設定されている全ての宛先のアドレスについて、上述した処理が行われる。

上述した処理について、例を挙げて更に説明する。例えば、送信対象のメールが図１２に示す内容である場合、宛先には"aa@kaisyaA.jp","bb@kaisyaA.jp","cc@kaisyaA.jp","dd@kaisyaA.jp","xx@kaisyaA.jp",の５個のアドレスが設定されている。また、人事ＤＢ２２は、返信元又は転送元のメールの受信日(例えば2011／1／30)以降に、図２に示す内容から図３に示す内容に変更されたものとする。

人事ＤＢ２２が図３に示す内容の場合、５個のアドレスのうち３個のアドレス"aa@kaisyaA.jp","bb@kaisyaA.jp","cc@kaisyaA.jp"については、所属と所属最終更新日が人事ＤＢ２２に登録され、所属最終更新日も返信元又は転送元のメールの受信日より前である。従って、上記の３個のアドレスについては、ステップ１６６の判定が肯定され、ステップ１６８の判定が否定される。

一方、アドレス"dd@kaisyaA.jp"については、所属と所属最終更新日は人事ＤＢ２２に登録されているものの、所属最終更新日は返信元又は転送元のメールの受信日以降となっており、所属が2012／12／21に特許課からソフト技術部に変更されている。このため、アドレス"dd@kaisyaA.jp"については、ステップ１６６, １６８の判定が各々肯定される。これにより、図１３に示すように、ＷＯＲＫテーブル５２に宛先のアドレス＝"dd@kaisyaA.jp"、所属＝"ソフト技術部"、退職フラグ＝"false"が記録される。

また、アドレス"xx@kaisyaA.jp"については、所属と所属最終更新日は人事ＤＢ２２に登録されておらず、ドメインが利用者のアドレス＝"cc@kaisyaA.jp"のドメインと同一である。この場合は、ステップ１６６の判定が否定され、ステップ１７０の判定が肯定される。これにより、図１３に示すように、ＷＯＲＫテーブル５２に宛先のアドレス＝"xx@kaisyaA.jp"、退職フラグ＝"true"が記録される。

送信対象のメールに設定されている全ての宛先のアドレスについて、上述した処理を行うと、ステップ１６０で取得した宛先のアドレスが全て処理済みとなることで、ステップ１６４の判定が否定され、ステップ１７６へ移行する。ステップ１７６において、メールサーバ１２Ａの通知部１８は、ＷＯＲＫテーブル５２に情報が記録されたレコードが存在するか否か判定する。ステップ１７６の判定が否定された場合は所属変更宛先取得処理を終了する。

一方、ＷＯＲＫテーブル５２に情報が記録されたレコードが存在する場合は、ステップ１７６の判定が肯定されてステップ１７８へ移行する。ステップ１７８において、メールサーバ１２Ａの通知部１８は、ＷＯＲＫテーブル５２から宛先のアドレス、所属及び退職フラグを所属変更宛先情報として取得し、これらの情報を取得したレコードをＷＯＲＫテーブル５２から削除する。次に、ワーク領域に含まれているメール一覧画面を取得し、端末装置１４Ａに再送する(ステップ１１２等にて送付したメール一覧画面の再送)。ステップ１７８の処理を行うと所属変更宛先取得処理を終了する。

所属変更宛先取得処理を終了すると、図７のメッセージ作成画面送信処理のステップ１４４に移行し、ステップ１４４において、メールサーバ１２Ａの通知部１８は、前述の所属変更宛先取得処理で所属変更宛先情報を取得できたか否か判定する。ステップ１４４の判定が否定された場合、送信対象のメールに設定されている宛先のアドレスの中に、対応する利用者に所属変更や退職があったアドレスは含まれていないと判断できる。このため、ステップ１４４の判定が否定された場合はステップ１５４へ移行し、ステップ１５４において、メールサーバ１２Ａは、宛先、タイトル、本文、メッセージＩＤを宛先に対応するメールＤＢ２４に登録することで、送信要求があったメールを送信する。

また、ステップ１４４の判定が肯定された場合、送信対象のメールに設定されている宛先のアドレスの中に、対応する利用者に所属変更や退職があったアドレスが含まれていると判断できる。このため、ステップ１４４の判定が肯定された場合はステップ１４６へ移行する。ステップ１４６において、メールサーバ１２Ａの通知部１８は、利用者に所属変更や退職があったことを通知する所属変更通知画面７４(図１４参照)を作成し、作成した所属変更通知画面７４に所属変更宛先情報を挿入し、端末装置１４Ａへ送信する。これにより、端末装置１４Ａの表示部６２は所属変更通知画面７４が表示される。

図１４に示す所属変更通知画面７４は、対応する利用者の所属が変更されたアドレスを通知する通知欄７４Ａと、対応する利用者が退職したアドレスを通知する通知欄７４Ｂが設けられている。利用者は表示部６２に表示された所属変更通知画面７４を参照することで、送信対象のメールに設定されている宛先のアドレスの中に、対応する利用者に所属変更や退職があったアドレスが含まれていることを認識することができる。そして、送信対象のメールを現在の宛先の設定のまま送信すべきか、認識したアドレスを送信対象のメールの宛先から削除すべきか否かを判断することができる。

また、所属変更通知画面７４は、送信対象のメールを現在の宛先の設定で送信することを指示するためのボタン７４Ｃと、送信対象のメールに設定されている宛先のアドレスから選択されたアドレスを削除することを指示するためのボタン７４Ｄが設けられている。利用者は、送信対象のメールを現在の宛先の設定で送信する場合にはボタン７４Ｃを選択し、所属変更通知画面７４によって通知されたアドレスの一部又は全部を宛先から削除する場合には、削除対象のアドレスを選択してボタン７４Ｃを選択する。

次のステップ１４８において、メールサーバ１２Ａの編集処理部１６は、所属変更通知画面７４のボタン７４Ｃが選択されることで、送信対象のメールを現在の宛先のまま送信することが指示されたか否か判定する。ステップ１４８の判定が否定された場合にはステップ１５０へ移行する。ステップ１５０において、メールサーバ１２Ａの編集処理部１６は、所属変更通知画面７４のボタン７４Ｄが選択されることで、所属変更通知画面７４によって通知されたアドレスの一部又は全部を宛先から削除することが指示されたか否か判定する。

ステップ１５０の判定が否定された場合はステップ１４８に戻り、ステップ１４８又はステップ１５０の判定が肯定される迄ステップ１４８,１５０を繰り返す。所属変更通知画面７４のボタン７４Ｃが選択された場合、ステップ１４８の判定が肯定されてステップ１５４へ移行する。この場合、ステップ１５４において、送信対象のメールは現在の宛先のまま送信されることになる。

一方、所属変更通知画面７４のボタン７４Ｄが選択された場合、ステップ１５０の判定が肯定されてステップ１５２へ移行する。ステップ１５２において、メールサーバ１２Ａの編集処理部１６は、送信対象のメールは現在の宛先から、選択された所属変更宛先を削除し、ステップ１５４へ移行する。この場合、ステップ１５４において、送信対象のメールは、当初設定されていた宛先のうち、選択された所属変更宛先を除外した宛先に送信される。

続いて図９を参照し、承認画面送信処理を説明する。承認画面送信処理のステップ１８０において、メールサーバ１２Ａは、人事ＤＢ２２より、今回の利用者が承認者に設定されている利用者(今回の利用者の部下)のアドレスを取得する。次のステップ１８２において、メールサーバ１２Ａは、ステップ１８０でアドレスを取得した利用者に対応するメールの送信簿から、承認待ち状態のメールの情報を取得する。

ステップ１８４において、メールサーバ１２Ａは、ステップ１８２で取得した承認待ち状態のメールの情報に基づき、例として図１５に示すように、承認待ち状態のメールを一覧表示した承認一覧画面７６を作成し、端末装置１４Ａへ送信する。これにより、端末装置１４Ａの表示部６２に承認一覧画面７６が表示される。承認一覧画面７６には、承認待ち状態の個々のメールについて、"発信者"、"宛先"及び"件名"が各々表示されている。

次のステップ１８６において、メールサーバ１２Ａは、メールの選択要求を受信したか否か判定し、判定が肯定される迄ステップ１８６を繰り返す。メール送信の宛先、内容をチェックする承認者は、端末装置１４Ａの表示部６２に承認一覧画面７６が表示された状態で、チェック対象のメールを選択する操作を行う。この操作が行われることで、端末装置１４Ａからメールサーバ１２Ａにメールの選択要求が送信され、ステップ１８６の判定が肯定されてステップ１８８へ移行する。

ステップ１８８において、メールサーバ１２Ａは、受信したメールの選択要求で選択されたチェック対象のメールの情報をメールＤＢ２４から取得する。次のステップ１９０において、メールサーバ１２Ａは、ステップ１８８で取得したメールの情報に基づき、例として図１６に示すように、選択されたチェック対象のメールの内容を表示した承認画面７８を作成し、端末装置１４Ａへ送信する。これにより、端末装置１４Ａの表示部６２に承認画面７８が表示される。

次のステップ１９２において、メールサーバ１２Ａは、端末装置１４Ａから承認情報を受信したか否か判定する。ステップ１９２の判定が否定された場合はステップ１９４へ移行し、ステップ１９４において、メールサーバ１２Ａは、端末装置１４Ａから却下情報を受信したか否か判定する。ステップ１９４の判定も肯定された場合はステップ１９２に戻り、ステップ１９２又はステップ１９４の判定が肯定される迄、ステップ１９２,１９４を繰り返す。

承認画面７８は、チェック対象のメールの送信を承認することを通知するためのボタン７８Ａと、チェック対象のメールの送信を承認しないことを通知するためのボタン７８Ｂが設けられている。承認者は、端末装置１４Ａの表示部６２に承認画面７８が表示されると、承認画面７８に表示されたチェック対象のメールの宛先や内容をチェックし、送信を承認する場合にはボタン７８Ａを選択する。この場合、端末装置１４Ａからメールサーバ１２Ａへ承認情報が送信される。また、送信を承認しない場合、承認者はボタン７８Ｂを選択する。この場合、端末装置１４Ａからメールサーバ１２Ａへ却下情報が送信される。

端末装置１４Ａからメールサーバ１２Ａへ承認情報が送信されて、ステップ１９２の判定が肯定された場合は、ステップ１９６へ移行し、ステップ１９６において、メールサーバ１２Ａは、宛先に対応するメールＤＢ２４に、送信を承認したメールの情報を記録する。次のステップ１９８において、メールサーバ１２Ａは、利用者(承認者の部下)のアドレスに対応するメールＤＢ２４の送信簿のステータスを送信済(承認)に変更する。これにより、送信が承認されたメールが送信される。次に、ワーク領域に含まれているメール一覧画面を取得し、端末装置１４Ａに再送する(ステップ１１２等にて送付したメール一覧画面の再送)。

一方、端末装置１４Ａからメールサーバ１２Ａへ却下情報が送信されて、ステップ１９２の判定が否定された場合は、ステップ２００へ移行する。ステップ２００において、メールサーバ１２Ａは、利用者(承認者の部下)のアドレスに対応するメールＤＢ２４の送信簿のステータスを却下(不承認)に変更する。この場合、送信が不承認となったメールは送信が保留されることになる。

本実施形態では、送信対象のメールの宛先のアドレスに対応する利用者の所属最終更新日が、返信元又は転送元のメールの受信日以降であるか、又は前記利用者のアカウントが人事ＤＢ２２に存在しない場合に、通知を行っている。これにより、受信メールに対してメール編集を行って送信する際に、所属の変更や退職等の組織変更により、誤送信となるアドレスが宛先に含まれている可能性を通知できる。利用者は、通知されたアドレスが誤送信となるアドレスであると判断した場合に、当該アドレスを送信対象の宛先から削除する操作を行うので、メールの誤送信を防止することができる。

また本実施形態では、送信対象のメールの宛先のアドレスに対応する利用者のアカウントが人事ＤＢ２２に存在しない場合に、前記アドレスのドメインが、メールシステム１０Ａが設置された会社のドメインと同一か否かを判定している。これにより、送信対象のメールの宛先のアドレスに対応する利用者が、メールシステム１０Ａが設置された会社から退職した人か否かを正確に判定することができる。

〔第２実施形態〕
次に開示の技術の第２実施形態について説明する。なお、第１実施形態と同一の部分には同一の符号を付し、説明を省略する。

図１７には本第２実施形態に係るメールシステム１０Ｂが示されている。メールシステム１０Ｂは、メールサーバ１２Ｂと端末装置１４Ｂを含んでいる。本第２実施形態に係るメールサーバ１２Ｂは、サーバに溜まったメールを、クライアント(端末装置１４Ｂ)からの要求により、クライアント(端末装置１４Ｂ)に読み込む、所謂ＰＯＰ形式のメールシステムを提供する。またメールサーバ１２Ｂは、第１実施形態で説明したメールサーバ１２Ａと比較して、編集処理部１６と通知部１８に代えて、第１通知部２５０が設けられている点で相違している。第１通知部２５０は、人事ＤＢ２２を参照し、指定された受信メールの受信タイミング以降における組織変更の有無を検出する処理を行う。

本第２実施形態に係る端末装置１４Ｂは、編集処理部２５２、第２通知部２５４及び記憶部２５６を含んでいる。記憶部２５６には、端末装置１４Ｂを利用する特定の利用者の受信メール及び送信メールの情報が登録されたメールＤＢ２５８が記憶されている。

編集処理部２５２は、メールＤＢ２５８に記憶された受信メールのうち、指定された受信メールに含まれるアドレスを宛先とするメールの編集処理を可能とするための処理を行う。第２通知部１８は、メールサーバ１２Ｂの第１通知部２５０と協働し、指定された受信メールの受信タイミング以降における組織変更が有った場合に、メールの送信処理において通知する処理を行う。

メールシステム１０Ｂは図１８に示すコンピュータシステム１１Ｂで実現することができる。メールサーバ１２Ｂの記憶部３２にはメールサーバプログラム４６Ｂが記憶されている。メールサーバプログラム４６Ｂは、第１通知プロセス２６０を含んでいる。ＣＰＵ２８は、第１通知プロセス２６０を実行することで、第１通知部２５０として機能する。

また、端末装置１４Ｂの記憶部５８には表示プログラム２６２が記憶されている。表示プログラム２６２は、編集処理プロセス２６４及び第２通知プロセス２６６を含んでいる。ＣＰＵ５４は、編集処理プロセス２６４を実行することで、編集処理部２５２として機能する。またＣＰＵ５４は、第２通知プロセス２６６を実行することで、第２通知部２５４として機能する。

本第２実施形態では、メールサーバプログラム４６Ｂを実行したメールサーバ１２Ｂと、表示プログラム２６２を実行した端末装置１４Ｂと、が協働して開示の技術に係る通知装置として機能する。メールサーバプログラム４６Ｂ及び表示プログラム２６２は開示の技術に係る通知プログラムの一例である。

次に本第２実施形態の作用として、まず、端末装置１４Ｂで実行される表示処理について、図１９を参照して説明する。

表示処理のステップ３００において、端末装置１４Ｂは、メールサーバ１２Ｂにメール表示要求を送信する。次のステップ３０２において、端末装置１４Ｂは、利用者ＩＤ及びパスワードを要求する情報をメールサーバ１２Ｂから受信したか否か判定し、判定が肯定される迄ステップ３０２を繰り返す。利用者ＩＤ及びパスワードを要求する情報をメールサーバ１２Ｂから受信すると、ステップ３０２の判定が肯定されてステップ３０４へ移行する。

ステップ３０４において、端末装置１４Ｂは、利用者ＩＤ及びパスワードの入力画面を表示部６２に表示する。次のステップ３０６において、端末装置１４Ｂは、利用者ＩＤ及びパスワードが入力されたか否か判定し、判定が肯定される迄ステップ３０６を繰り返す。端末装置１４Ｂの表示部６２に利用者ＩＤ及びパスワードの入力画面が表示されると、利用者は、入力部６０を操作して利用者ＩＤ及びパスワードを入力する。この操作が行われることで、ステップ３０６の判定が肯定されてステップ３０８へ移行し、ステップ３０８において、端末装置１４Ｂは、入力された利用者ＩＤ及びパスワードをメールサーバ１２Ｂに送信する。

端末装置１４Ｂからメールサーバ１２Ｂに送信された利用者ＩＤ及びパスワードは、メールサーバ１２Ｂで実行される認証処理に用いられる。次のステップ３１０において、端末装置１４Ｂは、メールサーバ１２Ｂにおける認証処理で認証がＯＫとなったか否か、すなわち端末装置１４Ｂを操作している利用者が正規の利用者であると判定されたか否か判定する。ステップ３１０の判定が否定された場合はステップ３１２に移行する。ステップ３１２において、端末装置１４Ｂは、認証がＮＧとなったことを表す認証エラー画面を表示部６２に表示し、表示処理を終了する。

一方、ステップ３１０の判定が肯定された場合は、ステップ３１４へ移行する。ステップ３１４において、端末装置１４Ｂは、新着メール受信要求をメールサーバ１２Ｂへ送信する。ステップ３１６において、端末装置１４Ｂは、新着メール情報をメールサーバ１２Ｂから受信したか否か判定する。ステップ３１６の判定が肯定された場合はステップ３１８へ移行し、ステップ３１８において、端末装置１４Ｂは、メールサーバ１２Ｂから受信した新着メール情報をメールＤＢ２５８に追加登録し、ステップ３２０へ移行する。また、ステップ３１６の判定が否定された場合は、ステップ３１８をスキップしてステップ３２０へ移行する。

ステップ３２０において、端末装置１４Ｂは、受信メール格納領域(受信フォルダ)内に格納された受信メールの情報をメールＤＢ２５８から取得し、取得した受信メールを一覧表示する受信メール一覧画面７０(図１０参照)を作成し、表示部６２に表示させる。

次のステップ３２２において、端末装置１４Ｂは、利用者からメールの送信が要求されたか否か判定する。ステップ３２２の判定が否定された場合はステップ３２６へ移行し、ステップ３２６において、端末装置１４Ｂは、利用者からメールの一覧表示が要求されたか否か判定する。ステップ３２６の判定が否定された場合はステップ３３４へ移行し、ステップ３３４において、端末装置１４Ｂは、利用者からログアウトが要求されたか否か判定する。ステップ３３４の判定も否定された場合はステップ３１４に戻り、ステップ３３２,３２６,３３４の何れかの判定が肯定される迄、ステップ３１４以降を繰り返す。

利用者からメールの送信が要求された場合には、ステップ３２２の判定が肯定されてステップ３２４へ移行し、ステップ３２４において、端末装置１４Ｂは、メッセージ送信処理を行う。このメッセージ送信処理については後述する。ステップ３２４の処理を行うとステップ３２６へ移行する。

また、利用者からメールの一覧表示が要求された場合には、ステップ３２６の判定が肯定されてステップ３３２へ移行する。ステップ３３２において、端末装置１４Ｂは、メールサーバ１２Ｂから受信したメール一覧画面を表示部６２に表示させる。ステップ３３２の処理を行うとステップ３３４へ移行する。

また、利用者からログアウトが要求された場合は、ステップ３３４の判定が肯定されてステップ３３６へ移行する。ステップ３３６において、端末装置１４Ｂは、ログアウト要求をメールサーバ１２Ｂへ送信し、表示処理を終了する。

続いて、端末装置１４Ｂで実行されるメッセージ送信処理について、図２０を参照して説明する。ステップ３４０において、端末装置１４Ｂは、受信メール一覧画面７０(図１０参照)のボタン７０Ｂ又はボタン７０Ｃが選択されたか否かを判定することで、作成するメールが受信済メールの返信又は転送メールか否か判定する。受信メール一覧画面７０のボタン７０Ａが利用者によって選択された場合は、ステップ３４０の判定が否定されてステップ３４２へ移行する。

ステップ３４２において、端末装置１４Ｂは、宛先、件名、本文が各々空とされた新規メッセージ作成画面を作成し、表示部６２に表示させる。次のステップ３４４において、端末装置１４Ｂは、送信要求、宛先、タイトル、本文が入力されたか否か判定し、判定が肯定される迄ステップ３４４を繰り返す。メールを新規に作成する場合、利用者は、端末装置１４Ｂの表示部６２に新規メッセージ作成画面が表示された状態で、宛先、タイトル、本文を各々入力し、ボタン７２Ａ(図１１参照)を選択する操作を行う。この操作が行われることで、ステップ３４４の判定が肯定されてステップ３４６へ移行する。

ステップ３４６において、端末装置１４Ｂは、メッセージＩＤを作成し、入力された宛先、タイトル、本文と、メッセージＩＤとを合わせてメールサーバ１２Ｂへ送信する。これにより、送信要求があったメールが送信される。また、ステップ３４８において、端末装置１４Ｂは、入力された宛先、タイトル、本文、メッセージＩＤをメールＤＢ２５８の送信欄に記録し、メッセージ送信処理を終了する。

一方、利用者によって受信メール一覧画面７０のボタン７０Ｂ又はボタン７０Ｃが選択された場合は、ステップ３４０の判定が肯定されてステップ３５０へ移行する。ステップ３５０において、端末装置１４Ｂの編集処理部２５２は、返信元又は転送元のメールの情報をメールＤＢ２５８から取得し、返信メッセージ作成画面を作成し、表示部６２に表示させる。返信メッセージ作成画面は、メッセージ作成画面７２として図１１に示すように、宛先、件名、本文に、返信元又は転送元のメール(受信済の元のメール)に設定されていた宛先、件名、本文が設定されている。

次のステップ３５２において、端末装置１４Ｂの編集処理部２５２は、送信要求、宛先、タイトル、本文、メッセージＩＤが利用者によって入力されたか否か判定し、判定が肯定される迄ステップ３５２を繰り返す。返信メール又は転送メールを作成する場合、利用者は、端末装置１４Ｂの表示部６２に返信メッセージ作成画面が表示された状態で、宛先、タイトル、本文を必要に応じて修正し、ボタン７２Ａ(図１１参照)を選択する操作を行う。この操作が行われると、ステップ３５２の判定が肯定されてステップ３５４へ移行する。

ステップ３５４において、端末装置１４Ｂの編集処理部２５２は、送信するメールの宛先アドレスを取得する。次のステップ３５６において、端末装置１４Ｂの編集処理部２５２は、返信元又は転送元のメールの受信日を取得する。ステップ３５８において、端末装置１４Ｂの編集処理部２５２は、ステップ３５４で取得した宛先アドレスと、ステップ３５６で取得した返信元又は転送元のメールの受信日を、メールサーバ１２Ｂへ送信する。

次のステップ３６０において、端末装置１４Ｂの第２通知部２５４は、受信日以降の所属の最終更新日の有無を表す最終更新日有無情報をメールサーバ１２Ｂから受信したか否か判定し、判定が肯定される迄ステップ３６０を繰り返す。受信日以降の最終更新日有無情報をメールサーバ１２Ｂから受信すると、ステップ３６０の判定が肯定されてステップ３６２へ移行する。ステップ３６２において、端末装置１４Ｂの第２通知部２５４は、メールサーバ１２Ｂから受信した最終更新日有無情報が、受信日以降の所属の最終更新日が有ることを表す情報か否か判定する。

ステップ３６２の判定が否定された場合、送信対象のメールの宛先には、返信元又は転送元のメールの受信日以降に所属が変更された利用者に対応する宛先や、前記受信日以降に退職した利用者に対応する宛先は含まれていないと判断できる。このため、ステップ３６２の判定が否定された場合はステップ３４６へ移行し、ステップ３４６以降において、送信対象のメールを現在の設定のまま送信する処理を行い、メッセージ送信処理を終了する。

一方、ステップ３６２の判定が肯定された場合には、送信対象のメールの宛先には、返信元又は転送元のメールの受信日以降に所属が変更された利用者に対応する宛先及び前記受信日以降に退職した利用者に対応する宛先の少なくとも一方が含まれている。このため、ステップ３６２の判定が肯定された場合はステップ３６４へ移行する。ステップ３６４において、端末装置１４Ｂの第２通知部２５４は、メールサーバ１２Ｂから受信した最終更新日有無情報に基づき、利用者に所属変更や退職があったことを通知する所属変更通知画面７４(図１４参照)を作成し、表示部６２に表示させる。

次のステップ３６６において、端末装置１４Ｂの編集処理部２５２は、所属変更又は退職があった宛先の削除要求が利用者から入力されたか否か判定する。ステップ３６６の判定が否定された場合はステップ３６８へ移行し、ステップ３６８において、端末装置１４Ｂの編集処理部２５２は、送信対象のメールの現在の宛先そのまま送信の要求を受付けたか否か判定する。ステップ３６８の判定も否定された場合はステップ３６６に戻り、ステップ３６６又はステップ３６８の判定が肯定される迄、ステップ３６６,３６８を繰り返す。

所属変更又は退職があった宛先の削除要求が利用者から入力された場合には、ステップ３６６の判定が肯定されてステップ３７０へ移行する。ステップ３７０において、端末装置１４Ｂの編集処理部２５２は、送信対象のメールの現在の宛先から所属変更又は退職があった宛先を削除し、残った宛先に対応する宛先、タイトル、本文、メッセージＩＤをメールサーバ１２Ｂへ送信する。これにより、所属変更又は退職があった宛先へメールが誤送信されることが防止される。次のステップ３７２において、端末装置１４Ｂの編集処理部２５２は、送信対象のメールの宛先から所属変更又は退職があった宛先を削除することで、残った宛先に対応する宛先、タイトル、本文、メッセージＩＤをメールＤＢ２５８の送信欄に記録する。そして、メッセージ送信処理を終了する。

一方、利用者により、送信対象のメールを現在の宛先そのままで送信する要求が入力された場合には、ステップ３６８の判定が肯定されてステップ３４６へ移行する。そして、ステップ３４６以降において、送信対象のメールを現在の設定のまま送信する処理を行い、メッセージ送信処理を終了する。

次に、メールサーバ１２Ｂで実行されるメールサーバ処理について、図２１を参照して説明する。ステップ３８０において、メールサーバ１２Ｂは、端末装置１４Ｂからメール表示要求を受信したか否か判定し、判定が肯定される迄、ステップ３８０を繰り返す。端末装置１４Ｂからメール表示要求を受信すると、ステップ３８０の判定が肯定されてステップ３８２へ移行し、ステップ３８２において、メールサーバ１２Ｂは、利用者ＩＤ及びパスワードの入力要求を端末装置１４Ｂに送信する。

次のステップ３８４において、メールサーバ１２Ｂは、端末装置１４Ｂから利用者ＩＤ及びパスワードを受信したか否か判定し、判定が肯定される迄ステップ３８４を繰り返す。端末装置１４Ｂから利用者ＩＤ及びパスワードを受信すると、ステップ３８４の判定が肯定されてステップ３８６に移行する。

ステップ３８６において、メールサーバ１２Ｂは、受信した利用者ＩＤ及びパスワードの組み合わせが人事ＤＢ２２に登録されているか否かに基づいて、端末装置１４Ｂを操作している利用者が正規の利用者であるか否かを判定する認証処理を実行する。次のステップ３８８において、メールサーバ１２Ｂは、ステップ３８６の認証処理で認証がＯＫとなったか否か、すなわち端末装置１４Ｂを操作している利用者が正規の利用者であると判定されたか否か判定する。

ステップ３８８の判定が否定された場合はステップ３９０に移行する。ステップ３９０において、メールサーバ１２Ｂは、認証がＮＧとなったことを表す認証エラー情報を端末装置１４Ｂへ送信し、メールサーバ処理を終了する。

一方、ステップ３８８の判定が肯定された場合は、ステップ３９２へ移行する。ステップ３９２において、メールサーバ１２Ｂは、端末装置１４Ｂから受信した利用者ＩＤに対応するメールＤＢ２４の受信フォルダ内に新着メールの情報が有るか否か判定する。なお、ＰＯＰ形式では、メールサーバ１２ＡのメールＤＢ２４の中には、端末装置からの取得要求(表示要求)があり次第、メールＤＢ２４の中のメール情報を全て端末装置に送信し、そのメール情報を削除するため、メールＤＢ２４の中にあるものが、ここで言う新着メールとなる。次にステップ３９２の判定が肯定された場合はステップ３９４へ移行し、ステップ３９４において、メールサーバ１２Ｂは、新着メールの情報をメールＤＢ２４の受信フォルダから取得して端末装置１４Ｂへ送信する。また、次のステップ３９６において、メールサーバ１２Ｂは、端末装置１４Ｂへ送信した新着メールの情報をメールＤＢ２４の受信フォルダ内から削除する。なお、ステップ３９２の判定が否定された場合には、ステップ３９４,３９６をスキップしてステップ３９８へ移行する。

次のステップ３９８において、メールサーバ１２Ｂは、宛先アドレスと返信元メール受信日を端末装置１４Ｂから受信したか否か判定する。ステップ３９８の判定が肯定された場合にはステップ４００へ移行し、所属変更宛先取得処理を行う。この所属変更宛先取得処理は第１実施形態で説明した処理と同一であるので、説明を省略する。次のステップ４０２では、ステップ４００の所属変更宛先取得処理で所属変更宛先情報を取得できたか否か判定する。

ステップ４０２の判定が否定された場合、送信対象のメールに設定されている宛先のアドレスの中に、対応する利用者に所属変更や退職があったアドレスは含まれていないと判断できる。このため、ステップ４０２の判定が否定された場合はステップ４０６へ移行し、ステップ４０６において、メールサーバ１２Ｂは、受信日以降の最終更新日有無情報として、受信日以降の所属の最終更新日が無いことを表す情報を端末装置１４Ｂに送信する。

また、ステップ４０２の判定が肯定された場合、送信対象のメールに設定されている宛先のアドレスの中に、対応する利用者に所属変更や退職があったアドレスが含まれていると判断できる。このため、ステップ４０２の判定が肯定された場合はステップ４０４へ移行する。ステップ４０４において、メールサーバ１２Ｂの第１通知部２５０は、受信日以降の最終更新日有無情報として、受信日以降の所属の最終更新日が有ることを表す情報を端末装置１４Ｂに送信する。この場合、端末装置１４Ｂの表示部６２は所属変更通知画面７４が表示される。なお、ステップ３９８の判定が否定された場合にはステップ４００〜４０６をスキップしてステップ４０８へ移行する。

ステップ４０８において、メールサーバ１２Ｂは、送信要求、宛先、タイトル、本文、メッセージＩＤを端末装置１４Ｂから受信したか否か判定し、判定が肯定される迄ステップ４０８を繰り返す。端末装置１４Ｂから送信要求、宛先、タイトル、本文、メッセージＩＤを受信すると、ステップ４０８の判定が肯定されてステップ４１０へ移行する。

ステップ４１０において、メールサーバ１２Ｂは、宛先、タイトル、本文、メッセージＩＤを宛先に対応するメールＤＢ２４に登録することで、送信要求があったメールを送信する。

次のステップ４１２において、メールサーバ１２Ｂは、新着メール受信要求を端末装置１４Ｂから受信したか否か判定する。ステップ４１２の判定が肯定された場合はステップ３９２に戻り、ステップ４１２の判定が否定された場合はステップ４１４へ移行する。ステップ４１４において、メールサーバ１２Ｂは、端末装置１４Ｂからログアウト要求を受信したか否か判定する。ステップ４１４の判定が否定された場合はステップ３９８へ戻り、ステップ４１４の判定が肯定された場合はメールサーバ処理を終了する。

本実施形態においても、送信対象のメールの宛先のアドレスに対応する利用者の所属最終更新日が、返信元又は転送元のメールの受信日以降であるか、又は前記利用者のアカウントが人事ＤＢ２２に存在しない場合に、通知を行っている。これにより、受信メールに対してメール編集を行って送信する際に、所属の変更や退職等の組織変更により、誤送信となるアドレスが宛先に含まれている可能性を通知できる。利用者は、通知されたアドレスが誤送信となるアドレスであると判断した場合に、当該アドレスを送信対象の宛先から削除する操作を行うので、メールの誤送信を防止することができる。

なお、上記では送信対象のメールの送信が指示されると、送信対象のメールに設定されている宛先のアドレスの中に、対応する利用者に所属変更や退職があったアドレスが含まれているか否かを判断し、該当するアドレスを通知するようにしている。但し、上記判断を行うタイミングは送信対象のメールの送信が指示された際に限られるものではなく、返信元又は転送元のメールが選択された際に上記判断を行うようにしてもよい。

また、第１実施形態ではメールサーバプログラムが記憶部３２に予め記憶（インストール）されている態様を説明し、第２実施形態ではメールサーバプログラムが記憶部３２に、表示プログラムが記憶部５８に予め記憶（インストール）されている態様を説明した。但し、これに限定されるものではなく、開示の技術に係る通知プログラムは、ＣＤ−ＲＯＭやＤＶＤ−ＲＯＭ等の記録媒体に記録されている形態で提供することも可能である。

本明細書に記載された全ての文献、特許出願及び技術規格は、個々の文献、特許出願及び技術規格が参照により取り込まれることが具体的かつ個々に記された場合と同程度に、本明細書中に参照により取り込まれる。

以上の実施形態に関し、更に以下の付記を開示する。

（付記１）
コンピュータによって
記憶部に記憶された受信メールのうち、指定された受信メールに含まれるアドレスを宛先とするメールの編集処理(図７：136,138,148〜152)を可能とし、
前記受信メールの受信タイミング以降における組織変更として、前記アドレスに関連する所属の変更情報が前記記憶部に記憶されているか、又は、前記アドレスが前記記憶部から削除されていることを検出した場合に、前記メールの編集処理又は前記メールの送信処理において通知を行う(図７：140〜146、図８)
ことを含む処理を行わせる通知方法。

（付記２）
前記記憶部には、利用者毎に前記アドレスと対応付けて前記利用者の所属の最終更新日が記憶され(図２,３)、
前記アドレスと対応付けて記憶されている前記所属の最終更新日が前記受信メールの受信タイミング以降の場合に、前記所属の変更情報が記憶されていると判定し、所属が変更されている旨を通知する(図８：168,172)付記１記載の通知方法。

（付記３）
前記アドレスが前記記憶部から削除されていることを検出した場合に、前記アドレスのドメインが所定のドメインに一致しているか否か判定し、ドメインが一致していると判定した場合に、前記アドレスに対応する利用者が退職している旨を通知する(図８：166,170,174)付記１記載の通知方法。

（付記４）
記憶部に記憶された受信メールのうち、指定された受信メールに含まれるアドレスを宛先とするメールの編集処理を可能とする編集処理部(図１：16)と、
前記受信メールの受信タイミング以降における組織変更として、前記アドレスに関連する所属の変更情報が前記記憶部に記憶されているか、又は、前記アドレスが前記記憶部から削除されていることを検出した場合に、前記メールの編集処理又は前記メールの送信処理において通知を行う通知部(図１：18)と、
を含む通知装置。

（付記５）
前記記憶部には、利用者毎に前記アドレスと対応付けて前記利用者の所属の最終更新日が記憶され、
前記通知部は、前記アドレスと対応付けて記憶されている前記所属の最終更新日が前記受信メールの受信タイミング以降の場合に、前記所属の変更情報が記憶されていると判定し、所属が変更されている旨を通知する付記４記載の通知装置。

（付記６）
前記通知部は、前記アドレスが前記記憶部から削除されていることを検出した場合に、前記アドレスのドメインが所定のドメインに一致しているか否か判定し、ドメインが一致していると判定した場合に、前記アドレスに対応する利用者が退職している旨を通知する付記４記載の通知装置。

（付記７）
コンピュータに、
記憶部に記憶された受信メールのうち、指定された受信メールに含まれるアドレスを宛先とするメールの編集処理を可能とし、
前記受信メールの受信タイミング以降における組織変更として、前記アドレスに関連する所属の変更情報が前記記憶部に記憶されているか、又は、前記アドレスが前記記憶部から削除されていることを検出した場合に、前記メールの編集処理又は前記メールの送信処理で通知を行う
ことを含む処理を行わせるための通知プログラム。

（付記８）
前記記憶部には、利用者毎に前記アドレスと対応付けて前記利用者の所属の最終更新日が記憶され、
前記アドレスと対応付けて記憶されている前記所属の最終更新日が前記受信メールの受信タイミング以降の場合に、前記所属の変更情報が記憶されていると判定し、所属が変更されている旨を通知する付記７記載の通知プログラム。

（付記９）
前記アドレスが前記記憶部から削除されていることを検出した場合に、前記アドレスのドメインが所定のドメインに一致しているか否か判定し、ドメインが一致していると判定した場合に、前記アドレスに対応する利用者が退職している旨を通知する付記７記載の通知プログラム。

１０Ａ,１０Ｂ メールシステム
１２Ａ,１２Ｂ メールサーバ
１４Ａ,１４Ｂ 端末装置
１６, ２５２ 編集処理部
１８ 通知部
２０ 記憶部
２２ 人事ＤＢ
２４, ２５８ メールＤＢ
２８,５４ ＣＰＵ
３０,５６ メモリ
４６Ａ,４６Ｂ メールサーバプログラム
２５０ 第１通知部
２５４ 第２通知部

Claims (5)

1. コンピュータが、
   記憶部に記憶された受信メールのうち、指定された受信メールに含まれるアドレスを宛先とするメールの編集を処理する際、又は、前記メールの送信を処理する際に、前記受信メールの受信タイミング以降における組織変更として、前記アドレスに関連する所属の変更情報が前記記憶部に記憶されている場合、前記アドレスが前記記憶部から削除されていることを検出した場合に、前記アドレスに対応する利用者に関して組織変更があった旨を通知する、
   通知方法。
2. 前記記憶部には、利用者毎に前記アドレスと対応付けて前記利用者の所属の最終更新日が記憶され、
   前記アドレスと対応付けて記憶されている前記所属の最終更新日が前記受信メールの受信タイミング以降の場合に、前記所属の変更情報が記憶されていると判定し、所属が変更されている旨を通知する請求項１記載の通知方法。
3. 前記アドレスが前記記憶部から削除されていることを検出した場合に、前記アドレスのドメインが所定のドメインに一致しているか否か判定し、ドメインが一致していると判定した場合に、前記アドレスに対応する利用者が退職している旨を通知する請求項１記載の通知方法。
4. 記憶部に記憶された受信メールのうち、指定された受信メールに含まれるアドレスを宛先とするメールを編集処理する際、又は前記メールを送信処理する際に、前記受信メールの受信タイミング以降における組織変更として、前記アドレスに関連する所属の変更情報が前記記憶部に記憶されている場合、前記アドレスが前記記憶部から削除されていることを検出した場合に、前記アドレスに対応する利用者に関して組織変更があった旨を通知する通知部、
   を含む通知装置。
5. コンピュータに、
   記憶部に記憶された受信メールのうち、指定された受信メールに含まれるアドレスを宛先とするメールの編集を処理する際、又は前記メールの送信を処理する際に、前記受信メールの受信タイミング以降における組織変更として、前記アドレスに関連する所属の変更情報が前記記憶部に記憶されている場合、前記アドレスが前記記憶部から削除されていることを検出した場合に、前記アドレスに対応する利用者に関して組織変更があった旨を通知する、
   処理を行わせるための通知プログラム。

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