JP2001344392A

JP2001344392A - 不在時の自動回付機能を備えたワークフローシステム

Info

Publication number: JP2001344392A
Application number: JP2001069796A
Authority: JP
Inventors: Kaname Miyazaki; 要宮崎
Original assignee: Fujitsu Ltd
Current assignee: Fujitsu Ltd
Priority date: 2000-03-30
Filing date: 2001-03-13
Publication date: 2001-12-14

Abstract

(57)【要約】【課題】処理可能な権限を持つ権限者を検索し、在席
者へ処理の依頼をすることにより、相手不在による処理
の滞留、遅延を防止すること。【解決手段】検証、承認等のために処理を依頼するに
際し、当該業務に応じたワークフローテーブル１の処理
権限範囲と、代行可能な権限範囲と、個人情報テーブル
２の個人情報に基づき、検証、承認処理等の処理を行う
担当者および当該処理を代行して行う権限を有する担当
者を検索する。また、行動予定テーブル３を検索して、
当該検証、承認等の処理を行う担当者、代行して処理を
行う担当者が在席しているか否かを確認する。当該担当
者が在席している場合、処理対象となる書類を回付して
処理を依頼する。また、上記担当者が在席していない場
合には、翌日以降回付するか、処理を終了する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、起案、検証、承認
等の稟議処理を行うためのワークフローシステムに関
し、更に詳細には不在時の回付処理機能を備えたワーク
フローシステムに関するものである。

【０００２】

【従来の技術】従来から、伝票の起票、検証、承認のた
めの回付等の稟議処理を行うワークフローシステムが提
案されている。このシステムは、担当者による電子伝票
の起票、起票後の内容確認と課長承認、その後の部長承
認、役員承認等のための伝票の回付処理等を社内ＬＡＮ
等を利用して行うものである。従来のワークフローシス
テムにおいては、ワークフローと行動予定は別のシステ
ムで管理され、連携は成されていなかった。そのため、
従来のワーフロー処理ではフローの相手の在席／不在は
確認できず、不在の場合は処理が滞留してしまうという
問題があった。また、起票者／依頼者は処理の状況（承
認待等）は確認できるが、相手の在席／不在等の行動予
定は、別のシステムまたは電話等による確認が必要であ
った。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】従来のワークフローシ
ステムにおいては、上記のようにワークフローと行動予
定は別のシステムで管理されており、フローの相手の在
席／不在は確認できなかった。しかし、迅速な処理のた
めには、ワークフローシステムと行動予定システムとが
連携され、相手の在席／不在を意識することなく処理の
依頼を可能とすることが望まれる。本発明は上記事情に
鑑みなされたものであって、本発明の目的は、処理が依
頼されたとき、システムにて処理可能な権限を持つ権限
者を検索するとともに行動予定データに基づいて在席状
況を確認し、在席者へ処理の依頼を行うことにより、相
手不在による処理の滞留、遅延を防止することである。

【０００４】

【課題を解決するための手段】図１は本発明の概要を説
明する図である。同図に示すように本発明においては、
以下のようにして前記課題を解決する。ワークフローシ
ステムに、業務毎に定義され、当該業務の処理権限範囲
と代行可能な権限範囲を記録したワークフローテーブル
１と、所属部署、地位、事務処権限等を記録した個人情
報テーブル２と、各担当者の行動予定を記録した行動予
定テーブル３とを設ける。書類の起案に際し、業務に応
じたワークフローテーブルを検索して決定し、上記ワー
クフローテーブル１の処理権限範囲と、個人情報テーブ
ル２の当該起案業務を行う担当者の個人情報に基づき、
当該起案担当者が当該業務を処理する権限を有する者で
あるか否かを確認する。書類起案後、検証、承認等のた
めに処理を依頼するに際し、当該業務に応じたワークフ
ローテーブル１の処理権限範囲と、代行可能な権限範囲
と、個人情報テーブル２の個人情報に基づき、検証、承
認処理等の処理を行う担当者および当該処理を代行して
行う権限を有する担当者を検索する。また、上記行動予
定テーブル３を検索して、当該検証、承認等の処理を行
う担当者が在席しているか否かを確認するとともに、当
該処理を代行して行う権限を有する担当者が存在する場
合には、当該担当者が在席している否かを確認する。当
該担当者もしくは当該処理を代行して行う権限を有する
担当者が在席している場合、当該担当者もしくは上記代
行して行う権限を有する担当者に上記起案書類を回付し
て処理を依頼する。また、上記担当者が在席していない
場合には、翌日以降回付するか、処理を終了する。本発
明においては、上記のように、各担当者の行動予定を記
録した行動予定テーブルを設け、担当者の在席状況に応
じて書類を回付するようにしたので、処理の滞留、遅延
を防止することができ、迅速な処理が可能となる。

【０００５】

【発明の実施の形態】図２は本発明が適用されるシステ
ムの構成例を示す図である。同図において、１１はサー
バであり、サーバ１１にはＬＡＮ１２を介して複数のク
ライアント１３が接続されている。サーバ１１の外部記
憶装置１４には、個人情報テーブル、行動予定テーブ
ル、ワークフローテーブル等が予め格納され、利用者
（従業員）は、その権限に応じて上記クライアント１３
から、伝票の起案、回付、検証、承認等の処理や上記各
種テーブルの更新を行うことができる。なお、図２では
サーバを設けたシステムを示したが、サーバを設けず各
クライアントで分散処理するように構成することもでき
る。

【０００６】図３（ａ）は上記個人情報テーブルの構成
例を示す図である。個人情報テーブルには、組織の構成
員毎の個人情報が登録され、従業員コード等の個人コー
ドを主キーとして、所属情報（所属部・課コード）、権
限情報（起票権限、検証権限、承認権限等が設定され
る。すなわち、図３（ａ）に示すように、従業員のコー
ド等の各人固有のＩＤコードである個人コード、従業員
の氏名、係長、課長、部長等の役職名、所属する部署を
表す部署コード１（例えば部コード），部署コード２
（例えば課コード）、事務処理についての権限１，２，
３，…，ｎ（権限の意味付けは任意）等が設定される。

【０００７】図３（ｂ）に上記個人情報テーブルの登録
例を示す。同図に示すように、例えば個人コード０００
００００１の四十野一郎氏は、役職名：なし、所属コー
ド１（部コード）：０００１、所属コード２（課コー
ド）：０００２であり、権限１（起票権限）は１（有
り）、権限２（検証権限）は０（無し）、権限３（承認
権限）は０（無し）である。また例えば、個人コード０
００００００１の山本健氏は、役職名：部長、所属コー
ド１（部コード）：０００１、所属コード２（課コー
ド）：００００であり、権限１（起票権限）は１（有
り）、権限２（検証権限）は１（有り）、権限３（承認
権限）は１（有り）である。

【０００８】図４（ａ）は行動予定テーブルの構成例を
示す図である。行動予定テーブルは、図４（ｂ）に示す
ように各人の行動予定〔在席、離席（社内）、外出〕を
登録するテーブルであり、図４（ａ）に示すように前記
個人コードと、予定内容を示す予定区分（０：在席、
１：社内、２：外出）と、予定の日付と、予定の開始時
間と、予定の終了時刻が設定される。例えば、個人コー
ド０００００００３の薄志郎氏が２０００／０２／０１
の１０：００〜１２：００まで社内におり、１３：００
〜００：００の間外出し、０００００００４の藤井祐介
氏が２０００／０２／０１の０８：４０〜１７：３０ま
で在席の場合、行動予定テーブルには図４（ｃ）に示す
ようなデータが登録される。

【０００９】図５（ａ）は上記ワークフローテーブルの
構成例を示す図である。ワークフローテーブルは、ワー
クフロー単位で業務が定義され、図５（ａ）に示すよう
に、業務名、業務コード、この業務における処理権限、
処理代行権限が設定される。処理権限の内容は処理１〜
ｎを行うのに必要な権限範囲を示しており、権限範囲の
１００〜００１は、個人情報テーブルの権限１〜３のう
ちのどの権限が必要であるかを示している。すなわち、
１００が設定されている場合には、その処理に前記個人
テーブルに示した権限１が必要であり、０１０が設定さ
れている場合には権限２が必要であり、００１が設定さ
れている場合には、権限３が必要であることを示してい
る。また、処理代行権限の内容は処理１〜ｎの代行可能
な権限範囲を示しており、代行権限範囲は、前記個人情
報テーブルの所属コード１〜２により定められる。すな
わち、００が設定されている場合は、代行処理が不可能
であり、１０が設定されている場合は、同一課内で代行
可能である（例えば起案者と同じ部署コードのものが代
行できる）ことを示しており、０１は同一部内で代行可
能であることを示している。

【００１０】例えば、図５（ｂ）に示すように、業務コ
ード０１０１の購買稟議は、処理１については、処理権
限は１００であり個人テーブルに示した権限１が必要で
あり、その代行権限は００のため代行不可能である。ま
た、例えば、処理３については、権限３が必要であり、
その代行権限は０１であるので同一部内で代行可能であ
る。

【００１１】また、上記テーブルに加えて、個々のワー
クフロー処理毎に図６に示すようなトランザクションテ
ーブルが生成される。トランザクションテーブルには、
図６（ａ）に示すように、伝票起票時に採番されるユニ
ークな番号である起票Ｎｏ．、処理対象の業務コード、
処理状況を示すコード（ワークフローテーブルの処理１
〜ｎに対応）、処理実施者の個人コードが設定される。
例えば、図６（ｂ）に示すように起票Ｎｏ．が２０００
２０１＿０００１については、業務コード０１０１、処
理１が実施中であることを示す処理状況０１が設定さ
れ、処理１の実施者としては、個人コード００００００
０１が設定される。

【００１２】図７、図８は本実施例のワークフロー処理
を示すフローチャートであり、以下、図９に示す出張申
請を例として、本実施例の処理について説明する。図９
の例は、以下の処理を行う。処理１：出張申請の起票処理。・処理権限は起票権限有りのもの〔図３において権限１
を持つもの〕。・代行処理は不可処理２：上記出張申請の承認処理・処理権限は検証権限有りのもの〔図３において権限２
を持つもの〕。・代行処理は同一課内で可能（起票者と同一課内のもの
で、検証権限を有するものが代行処理できる）。処理３：出張申請の承認処理・処理権限は承認権限有りのもの〔図３において権限３
を持つもの〕。・代行処理は同一部内で可能（起票者と同一部内のもの
で、承認権限を有するものが代行処理できる）

【００１３】(a) 業務選択処理を行う業務を選択する。この操作により処理対象と
なるワークフローテーブルが決定される。すなわち、図
７、図８において、業務コードを入力して業務の選択を
行い（ステップＳ１）、選択された業務コードにより図
５に示したワークフローテーブルを検索し、ワークフロ
ーテーブルを決定する（ステップＳ２）。図９の例は出
張申請であるので、例えば図５（ｂ）に示す業務コード
０２０１のワークフローテーブルが検索される。

【００１４】(b) 起案担当者のチェック前記図３に示した「個人情報テーブルの権限情報」と図
５に示した「ワークフローテーブルの処理権限」に基づ
き、担当者が起票可能であるか否かをチェックする。す
なわち、起案担当者が個人コードをシステムに入力する
と、図３に示した個人情報テーブルを検索し起票者の権
限情報を取得する（ステップＳ３）。そして、上記起票
者の権限情報と、ワークフローテーブルの処理権限によ
り起票可能であるかをチェックする（ステップＳ４）。
処理不可であれば処理が不可であることを通知し（ステ
ップＳ５）、処理を終了する。また、処理可能であれ
ば、起案担当者が端末から起票処理を行う。例えば、起
票担当者が個人コード０００００００２（宮崎肇）の場
合、図３（ｂ）に示す個人情報テーブルから、その所属
は０００１部・０００１課であり、権限１（起票権限）
は１であり、権限２，３は０であるので、起票権限のみ
有することがわかる。

【００１５】また、出張申請の場合、図５（ｂ）に示す
ワークフローテーブルから、処理１（起票）の権限は１
００であり、処理１（起票）の代行権限は００であるの
で、処理に権限１が必要であり、代行処理は不可である
ことがわかる。起票担当者の宮崎肇氏は、起票権限を有
しているため、この処理が実施可能である。上記起票処
理に際し、前記図６に示したトランザクションテーブル
が生成され、トランザクションテーブルには、起票Ｎ
ｏ．と業務コード（例えば０２０１）が設定され、また
処理状況（０１）と、処理１の実施者の個人コード（こ
の例では０００００００２）が登録される。

【００１６】ｃ）回付可能担当者抽出起票処理を行ったのち、起票した伝票を検証、承認のた
めに回付する。この回付処理においては、起票担当者の
「個人情報テーブルの所属情報」および該当する「ワー
クフローテーブルの処理可能な権限情報」により、回付
先での処理となる処理２（検証）可能な権限を持つ担当
者を「個人情報テーブル」から抽出する。すなわち、ま
ず、起票担当者の個人情報テーブルから所属情報を取り
出すとともに、ワークフローテーブルの上記処理２の権
限情報を取り出し、処理２の可能者を条件を決定する
（図７のステップＳ６）。

【００１７】例えば、起票担当者、宮崎肇氏の所属は０
００１部、０００１課であり、また、ワークフローテー
ブルにおいて、出張申請の処理２（検証）の権限は０１
０で、この処理には権限２が必要であるから、処理２の
処理可能者は、所属は０００１部、０００１課で権限２
を有するものとなる。また、ワークフローテーブルにお
いて、出張申請の処理２（検証）の代行権限は０１であ
り同一部内で代行可能である。次いで、個人情報テーブ
ルから上記条件の該当者を検索し、決定する（図７のス
テップＳ７）。出張申請の例の場合には、上記条件該当
者として、個人コード０００００００３の薄志郎氏、代
行処理可能な条件該当者として、個人コード０００００
００４の藤井祐介氏が検索される。

【００１８】ｄ）回付者決定回付可能担当抽出処理にて抽出した回付先担当者のうち
在席／不在を「行動予定テーブル」にて検索する。すな
わち、まず、本日日付を検索対象日付として（図７のス
テップＳ８）、検索対象日付の上記処理可能該当者の行
動予定を図４に示した行動予定テーブルから検索する
（ステップＳ９）。そして、上記条件該当者が在席して
いるかを調べ、在席していれば起票した伝票の回付処理
を実施する（図８のステップＳ１０，１１）。また、在
席していなければ、検索対象日付に在席となるかを調
べ、在席となる場合には回付処理を実施し（ステップＳ
１２、１３）、在席となる時間を起案担当者に通知する
（ステップＳ１４）。また、検索対象日付に在席となら
ない場合には、検索対象日付に処理不可の旨を起案担当
者へ通知する（ステップＳ１５）。そして、翌日の予定
を検索する場合には、検索対象日付を翌日にして（ステ
ップＳ１６，Ｓ１７）、図７のステップＳ９に戻り上記
処理を繰り返す。また、前記条件該当者の翌日の予定を
検索しない場合には処理を終了する。

【００１９】出張申請の例の場合、前記したように条件
該当者は、個人コード０００００００３の薄志郎氏、代
行処理可能な条件該当者として、個人コード０００００
００４の藤井祐介氏であり、例えば２０００／２／０１
日の場合、薄志郎氏は１０：００〜１２：００が社内、
１３：００〜００：００が外出であり検証処理ができ
ず、また代行処理可能な藤井祐介氏は０８：４０〜１
７：３０の間在席しているので、出張申請の伝票は藤井
祐介氏に回付される。

【００２０】ｅ）検証・承認処理以上のようにして在席者に伝票が回付されると、該当者
は、検証を行い、上記と同様に承認処理のため、在席者
へ回付する。また、処理が行われると、前記したトラン
ザクションテーブルに処理状況、処理実施者の個人コー
ドが記録される。したがって、トランザクションテーブ
ルを参照することにより処理の進行状況を把握すること
ができる。

【００２１】なお、上記実施例は、同一部内で代行可能
であったが、ワークフローテーブルにて代行不可の設定
がされている業務の場合は、各処理の実施担当者と同一
の所属情報を持つ者のみが回付可能な担当者となる。例
えば、前記図５（ｂ）に示した購買稟議の場合は、処理
２が代行処理不可のため、同一の所属情報をもつ担当者
のみが処理可能（回付対象）となる。以上説明した実施
例では、行動予定テーブルをワークフローシステム中に
設ける場合について説明したが、行動予定を管理する既
存のシステムがある場合には、該システムとワークフロ
ーシステムとのインタフェースを設けて、既存のシステ
ムの行動予定データを利用するようにしてもよい。

【００２２】

【発明の効果】以上説明したように、本発明において
は、ワークフローシステムにおいて、各担当者の行動予
定を記録した行動記録テーブルを設け、書類回付に際し
て行動予定テーブルにより在席状況を確認して書類を回
付するようにしたので、処理の滞留、遅延の発生を防止
でき、迅速な処理が可能となる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の概要を説明する図である。

【図２】本発明が適用されるシステムの構成例を示す図
である。

【図３】個人情報テーブルの構成例を示す図である。

【図４】行動予定テーブルの構成例を示す図である。

【図５】ワークフローテーブルの構成例を示す図であ
る。

【図６】トランザクションテーブルの構成例を示す図で
ある。

【図７】本発明の実施例のワークフロー処理を示すフロ
ーチャート（１）である。

【図８】本発明の実施例のワークフロー処理を示すフロ
ーチャート（２）である。

【図９】業務の流れの一例を示す図である。

【符号の説明】

１ワークフローテーブル２個人情報テーブル３行動予定テーブル１１サーバ１２ＬＡＮ１３クライアント１４外部記憶装置

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】不在時の回付処理機能を備えたワークフ
ローシステムであって、業務毎に定義され、当該業務の
処理権限範囲と代行可能な権限範囲を記録したワークフ
ローテーブルと、所属部署、地位、事務処権限等を記録
した個人情報テーブルと、各担当者の行動予定を記録し
た行動予定テーブルと、検証、承認等の処理が依頼されたとき、当該業務に応じ
たワークフローテーブルの処理権限範囲と、代行可能な
権限範囲と、上記個人情報テーブルの個人情報に基づ
き、当該処理を行う担当者および当該処理を代行して行
う権限を有する担当者を検索する手段と、上記行動予定テーブルを検索して、当該処理を行う担当
者が在席しているか否かを確認するとともに、当該処理
を代行して行う権限を有する担当者が存在する場合に
は、当該担当者が在席している否かを確認する手段と、当該担当者もしくは当該処理を代行して行う権限を有す
る担当者が在席している場合、当該担当者もしくは上記
代行して行う権限を有する担当者に処理対象となる書類
を回付して処理を依頼する手段とを備えたワークフロー
システム。
【請求項２】不在時の回付処理機能を備えたワークフ
ロー処理プログラムであって、業務毎に定義され、当該業務の処理権限範囲と代行可能
な権限範囲を記録したワークフローテーブルと、所属部
署、地位、事務処権限等を記録した個人情報テーブル
と、各担当者の行動予定を記録した行動予定テーブルと
を備え、検証、承認等の処理が依頼されたとき、上記プログラム
は、当該処理に応じたワークフローテーブルの処理権限
範囲と、代行可能な権限範囲と、上記個人情報テーブル
の個人情報に基づき、当該処理を行う担当者および当該
処理を代行して行う権限を有する担当者を検索する手順
と、上記行動予定テーブルを検索して、当該処理を行う担当
者が在席しているか否かを確認するとともに、当該処理
を代行して行う権限を有する担当者が存在する場合に
は、当該担当者が在席している否かを確認する手順と、当該担当者もしくは当該処理を代行して行う権限を有す
る担当者が在席している場合、当該担当者もしくは上記
代行して行う権限を有する担当者に処理対象となる書類
を回付して処理を依頼する手順をコンピュータに実行さ
せることを特徴とするワークフロー処理プログラム。
【請求項３】不在時の回付処理機能を備えたワークフ
ロー処理プログラムを記録した記録媒体であって、業務毎に定義され、当該業務の処理権限範囲と代行可能
な権限範囲を記録したワークフローテーブルと、所属部
署、地位、事務処権限等を記録した個人情報テーブル
と、各担当者の行動予定を記録した行動予定テーブル
と、検証、承認等の処理が依頼されたとき、上記プログラム
は、当該処理に応じたワークフローテーブルの処理権限
範囲と、代行可能な権限範囲と、上記個人情報テーブル
の個人情報に基づき、当該処理を行う担当者および当該
処理を代行して行う権限を有する担当者を検索する機能
と、上記行動予定テーブルを検索して、当該処理を行う担当
者が在席しているか否かを確認するとともに、当該処理
を代行して行う権限を有する担当者が存在する場合に
は、当該担当者が在席している否かを確認する機能と、当該担当者もしくは当該処理を代行して行う権限を有す
る担当者が在席している場合、当該担当者もしくは上記
代行して行う権限を有する担当者に処理対象となる書類
を回付して処理を依頼する機能とを備えたワークフロー
処理プログラムを記録した記録媒体。