JPH08180114A - 文書承認システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【目的】 検印権限者の不在や一時的な他者への検印権
限委譲に対応でき、また同一種類の文書に対する複数検
印ルートなどにも対応できる文書承認システムを提供す
る。 【構成】 情報処理装置上で管理される文書の検印を上
記処理装置上で行う文書承認システムであって、文書作
成者情報および文書種類情報を含んだ文書管理情報と共
に文書を登録する文書登録装置１と、予め登録された検
印代行者情報を含んだ組織構成情報、および上記文書登
録装置１から取得した文書作成者情報、文書種類情報よ
り検印ルートを生成する検印ルート探索装置２と、組織
メンバーの不在状況を監視し、上記検印ルートに示され
た検印権限者不在のとき、上記検印ルートに示された上
記検印権限者の検印代行者に文書を配送する文書フロー
制御装置３とを備えた構成にした。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は作成した文書を電子的に
ファイリングしたり、自動配布したりする文書管理シス
テムに係り、特に文書管理システム上で、作成した文書
の検印を行うことができる文書承認システムに関する。

【０００２】

【従来の技術】会社など組織の中で作成される文書にお
いては、文書承認システムによらない一般の場合、文書
の種類に応じて検印（承認）ルート、つまり複数の検印
権限者と検印順序が決められて検印が行われ、上記検印
権限者が不在のときなどは検印代行者が検印を行ってい
る。特開平2 −278458号公報に提示された文書承認シス
テムも、基本的には上記のような一般的検印ルートに従
って検印が行われており、文書の種類( フォーム)と検
印権限者の職務権限から検印ルートが決定されている
が、検印権限者不在に対処するための手段は備えていな
かった。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】上記のように、従来技
術では検印代行処理が行えないので、検印権限者不在の
ときなどは文書承認システムを使用した検印を行うこと
ができない問題があった。また、文書承認システムによ
らない一般の検印の場合、文書の種類が同一であって
も、検印権限者が異なったり、一部職務権限者の検印が
省かれたりするし、一時的に検印権限が他者に委譲され
たりするが、上記従来技術ではこのような対応ができな
かった。

【０００４】

【発明の目的】本発明は、上記のような従来技術の問題
を解決するためになされたもので、その目的は、検印権
限者の不在や一時的な他者への検印権限委譲に対応で
き、また同一種類の文書に対する複数検印ルートなどに
も対応できる文書承認システムを提供することにある。

【０００５】

【課題を解決するための手段】本発明の第１の特徴は、
情報処理装置上で管理される文書の検印を上記処理装置
上で行う文書承認システムにおいて、文書作成者情報お
よび文書種類情報を含んだ文書管理情報と共に文書を登
録する文書登録装置と、予め登録された検印代行者情報
を含んだ組織構成情報、および上記文書登録装置から取
得した文書作成者情報、文書種類情報より検印ルートを
生成する検印ルート探索装置と、組織メンバーの不在状
況を監視し、上記検印ルートに示された検印権限者不在
のとき、上記検印ルートに示された上記検印権限者の検
印代行者に文書を配送する文書フロー制御装置とを備え
た構成にしたことである。

【０００６】第２の特徴は、情報処理装置上で管理され
る文書の検印を上記処理装置上で行う文書承認システム
において、文書作成者情報および文書種類情報を含んだ
文書管理情報と共に文書を登録する文書登録装置と、予
め登録された組織構成情報、権限委譲者情報を含んだ組
織構成２次情報、および上記文書登録装置から取得した
文書作成者情報、文書種類情報より上記権限委譲者情報
を加味して検印ルートを生成する検印ルート探索装置
と、上記検印ルートに従って文書を配送する文書フロー
制御装置とを備えた構成にしたことである。

【０００７】第３の特徴は、情報処理装置上で管理され
る文書の検印を上記処理装置上で行う文書承認システム
において、文書作成者情報および文書種類情報を含んだ
文書管理情報と共に文書を登録する文書登録装置と、予
め登録された組織構成情報、および上記文書登録装置か
ら取得した文書作成者情報、文書種類情報より同一種類
（種別）の文書に対して複数の検印ルートを生成する検
印ルート探索装置とを備えた構成にしたことである。

【０００８】第４の特徴は、上記第３の特徴において、
検印ルート探索装置によって生成された複数の検印ルー
トを表示し、検印者に次の検印ルートを選択させる文書
フロー制御装置を備えた構成にしたことである。

【０００９】

【作用】上記第１の特徴では、文書作成者情報および文
書種類情報を含んだ文書管理情報と共に文書を登録する
文書登録装置と、予め登録された検印代行者情報を含ん
だ組織構成情報、および上記文書登録装置から取得した
文書作成者情報、文書種類情報より検印ルートを生成す
る検印ルート探索装置と、組織メンバーの不在状況を監
視し、上記検印ルートに示された検印権限者不在のと
き、上記検印ルートに示された上記検印権限者の検印代
行者に文書を配送する文書フロー制御装置とを備えた構
成にしたので、本システムを使用して、検印権限者の検
印のみならず、検印権限者不在の際の検印代行者の検印
も得ることができる。

【００１０】上記第２の特徴では、文書作成者情報およ
び文書種類情報を含んだ文書管理情報と共に文書を登録
する文書登録装置と、予め登録された組織構成情報、権
限委譲者情報を含んだ組織構成２次情報、および上記文
書登録装置から取得した文書作成者情報、文書種類情報
より上記権限委譲者情報を加味して検印ルートを生成す
る検印ルート探索装置と、上記検印ルートに従って文書
を配送する文書フロー制御装置とを備えた構成にしたの
で、検印権限者が端末などから権限委譲者を指示すれ
ば、本システムを使用して、容易に権限委譲者の検印を
得ることができる。

【００１１】上記第３の特徴では、文書作成者情報およ
び文書種類情報を含んだ文書管理情報と共に文書を登録
する文書登録装置と、予め登録された組織構成情報、お
よび上記文書登録装置から取得した文書作成者情報、文
書種類情報より同一種類（種別）の文書に対して複数の
検印ルートを生成する検印ルート探索装置とを備えた構
成にしたので、状況に応じて所望の検印ルートで検印を
得られる。

【００１２】上記第４の特徴では、上記第３の特徴にお
いて、検印ルート探索装置によって生成された複数の検
印ルートを表示し、検印者に次の検印ルートを選択させ
る文書フロー制御装置を備えた構成にしたので、検印ル
ートの決定に検印権限者の意志を反映できる。

【００１３】

【実施例】以下、図面により本発明の実施例を詳細に説
明する。図１は本発明の一実施例を示す文書承認システ
ムの構成図である。図１において、この文書承認システ
ムは、文書Ｄや文書管理情報Ｍを登録する文書登録装置
１、組織構成情報Ｕ、文書別検印ルート情報Ｒ、および
上記文書登録装置１から取得した情報などより検印ルー
トを決定する検印ルート探索装置２と、検印ルート探索
装置２によって決定された検印ルートに従って文書を配
送する文書フロー制御装置３と、文書登録装置１によっ
て登録された文書などを保管する文書ファイル４とを有
している。

【００１４】また、図２は本実施例の動作フロー図であ
る。以下、図１および図２により本実施例の動作を説明
する。まず、作成した文書Ｄと、その文書に関する文書
管理情報Ｍを文書登録装置１に渡す（Ｓ１）。この文書
Ｄはこれから検印（承認）を得て、文書ファイル４に登
録しようとする文書であり、本文書管理システム（文書
承認システムを含み、ファイルへの登録、検索機能など
を備えたシステム）で作成された文書、更新された文
書、図示していない画像入力装置から入力された画像文
書などを含む。また文書管理情報とは検索などのために
使用される情報であり、文書作成者（文書登録者）情報
および文書種類情報を含んでいる。文書種類情報とは、
その文書がどのような種類（種別）の文書であるかを示
す情報であり、例えば、技術報告書、発信文書（電子メ
ール）、議事録、会議開催通知書、特許出願依頼書など
様々であり、この種類によって文書検印権限者（承認
者）が異なる。

【００１５】図３に、文書管理情報の構成の一実施例を
示す。図３において、‘文書管理ＩＤ’とはそれぞれの
文書を互いに識別するための情報であり、文書登録時
に、文書登録装置１によりそれぞれの文書にそれぞれ異
なる‘文書管理ＩＤ’が与えられる。‘文書作成者Ｉ
Ｄ’（文書作成者情報）は文書作成者を識別するための
情報であり、組織のそれぞれの構成員にそれぞれ異なる
文書作成者ＩＤが予め与えられており、‘文書種別’な
どと共に操作部（図示していない）から入力される。上
記文書種別は定形フォーマットを使用した文書の場合は
そのフォーマット識別符号（ＩＤ）から自動的に判別す
るようにすることも可能である。‘検印情報’は後述す
るように、検印時に付加される。また、‘文書更新履
歴’は文書更新時に付加される。

【００１６】なお、上記文書登録装置１は共有または専
有のＣＰＵ、プログラムを内蔵するＲＯＭ、およびＲＡ
Ｍによって構成されている。検印ルート探索装置２や文
書フロー制御装置３も同様である。続いて、文書登録装
置１は文書管理情報から文書作成者ＩＤと文書種別を取
得し（Ｓ２）、作成された文書と文書管理情報を文書フ
ァイル４に登録（格納）する（Ｓ３）。更に、文書管理
ＩＤ、文書作成者ＩＤ、文書種別を検印ルート探索装置
２に渡す。

【００１７】文書管理ＩＤなどを受け取った検印ルート
探索装置２は、文書別検印ルート情報ファイルから、受
け取った文書種別に対応した文書別検印ルート情報Ｒを
読み出す（Ｓ４）。図４に文書別検印ルート情報の一実
施例を示す。図４のように、文書種別毎に、複数の職務
権限者が設定されている。例えば、図４において、文書
種別は‘技術報告書’であり、職務権限者１は‘グルー
プリーダー’、職務権限者２は‘課長’、職務権限者３
は‘部長’である。検印のための配送順は図４で上方か
ら下方へという順であり、上記の例は、‘技術報告書’
の検印ルートが、まず‘グループリーダー’に配送し、
続いて‘課長’、最後に‘部長’という順に配送するル
ートであることを示している。また図４は、各職務権限
者とも代行が可であることを示している。次に、検印ル
ート探索装置２は、文書登録装置１から受け取った文書
作成者ＩＤと、組織構成情報Ｓ１から、図４のそれぞれ
の職務権限者（代行者を含む）に対応したメンバーＩＤ
を求める（Ｓ５）。

【００１８】図５に、組織構成情報Ｕ（一部）の一実施
例を示す。これは構成員（メンバー）一人分の情報であ
り、このような情報がこのシステムで扱っている全ての
構成員分あるわけである。検印ルート探索装置２は組織
構成情報Ｕを検索して、受け取った文書作成者ＩＤと一
致するＩＤ（図５参照）を探し、該当ＩＤを抽出する
と、そのメンバーの所属を取得する。所属が明らかにな
ると、それを基にして、同様に組織構成情報Ｕを検索
し、‘職務権限’フィールド（図５参照）の値から、各
レベルの職務権限者（代行者を含む）のＩＤを抽出する
わけである。図５に示す値はそのようにして抽出される
一人、職務権限者１の代行者であり、そのメンバーＩＤ
は368 である。

【００１９】抽出結果を図６（ａ）に示す。図６（ｂ）
は代行者が不可の場合、あるいは代行者を設定できない
場合に相当する。つまり、図６は決定された検印ルート
であり、例えば図６（ａ）の意味は、まず検印対象の文
書をＩＤ367 に配送し、不在であれば、ＩＤ368 に配送
し、次にＩＤ24に配送し、不在であればＩＤ39に配送
し、次にＩＤ59に配送し、不在であればＩＤ40に配送す
るということである。

【００２０】検印ルート探索装置２は図６に示すような
決定したメンバーＩＤ列と文書管理ＩＤを文書フロー制
御装置３に渡す。そうすると、文書フロー制御装置３
は、文書ファイル４より文書管理ＩＤで指示された文書
を読み出し、指示されたメンバーＩＤ列に従って電子メ
ールなどの手段を用いて、各メンバーＩＤの端末に順次
検印要請を行う（Ｓ６）。その際、文書フロー制御装置
３はメンバー不在状況ファイルＡを参照して、配送しよ
うとする検印権限者が不在か在席かを確認し、不在であ
ればその代行者に配送する。但し、代行者も不在である
場合は、いずれかが在席状態になったとき、在席者に対
し配送する。

【００２１】上記配送に際しては検印要請と共に文書を
転送する。各端末は文書を表示可能な表示装置を備えて
おり（図示していない）、各検印権限者（代行者含む）
はこの表示装置上で文書をチェックし、承認するか否か
（検印を押すか否か）の情報を文書フロー制御装置３へ
転送する。文書フロー制御装置３はそれを受け取ると、
図３に示す対応する検印情報フィールドに所定の情報を
書き込み、全ての検印権限者からの返答を受け取ると検
印済み文書および更新した文書管理情報を文書ファイル
４に再登録する（Ｓ７）。

【００２２】なお上記動作において、メンバー不在状況
ファイルＡへの在席情報および不在情報の書き込みは、
各端末から文書フロー制御装置３へ在席情報および不在
情報を転送することにより、文書フロー制御装置３によ
って行われる。

【００２３】図７は本発明の他の実施例を示す文書承認
システムの構成図である。本実施例では、図７に示すよ
うに、検印ルート探索装置２ａは組織構成２次情報ファ
イルにアクセスでき、この組織構成２次情報Ｕ２に含ま
れている権限委譲者情報を加味して検印ルートを決定す
る。但し、文書別検印ルート情報Ｒおよび組織構成情報
Ｕ１内の代行者情報は含んでもよいし、含まなくてもよ
い。

【００２４】図８に組織構成２次情報の一構成例を示
す。検印ルート探索装置２ａは前記のようにして職務権
限者のメンバーＩＤを決定すると、そのメンバーＩＤの
職務権限者から権限を委譲された権限委譲者がいないか
どうか知るために、図８に示すような組織構成２次情報
を検索する。そして、委譲者がおり、且つ委譲期限が合
致すると、図６に示す検印権限者（職務権限者）ＩＤを
組織構成２次情報ファイルから得た権限委譲者ＩＤに置
換する。

【００２５】上記組織構成２次情報Ｕ２は職務権限者が
各端末から必要情報を検印ルート探索装置２ａに転送す
ることにより、検印ルート探索装置２ａによって設定さ
れる。このように、本実施例では職務権限者が所望の権
限委譲者を容易に設定して検印ルートを変更できるので
システムの柔軟性が向上する。

【００２６】次に、本発明の他の実施例では、同一種類
（種別）の文書に対し図９に示すように検印ルートが複
数生成されるような文書別検印ルート情報Ｒ１を備えた
検印ルート探索装置２ｂにより、同一種類の文書であっ
ても状況により異なった検印ルートを選択できる。例え
ば、図９に示す例の場合、最初に文書が作成されたとき
は‘部長’の検印まで得るようにし、更新の際は‘課
長’の検印まで得ればよいというような使い方ができ
る。また、‘会議開催通知書’の場合で、出席メンバー
により、‘部長’の検印まで得るようにしたり、‘課
長’の検印まででよいような使い方ができる。

【００２７】図10は、図９のような検印ルートを生成さ
せる文書別検印ルート情報である。例えば‘技術報告
書’という文書種別について、（ａ）図に示すような検
印ルート情報と（ｂ）図に示すような検印ルート情報を
持つ。上記のように複数の検印ルートが生成される場
合、この実施例では文書フロー制御装置３ｂを備え、図
９に示すような検印ルートが文書フロー制御装置３ｂに
与えられると、メンバーＩＤ24の検印終了後、文書フロ
ー制御装置３ｂは、検印者（メンバーＩＤ24）に対し、
‘部長の検印が必要ですか’というような質問をして次
のルートを選択させる。

【００２８】検印ルートの選択を、上記のように検印者
に行わせる代りに、その文書が新規作成か更新かによっ
て、検索ルート探索装置２ｂに自動的に選択させてもよ
い。この場合は文書登録装置１から検索ルート探索装置
２ｂへ、図３に示す文書管理情報Ｍのなかの文書更新履
歴も渡される。また、文書種別を指示して、ルート番号
の付いた複数の検印ルートをプリンタまたは表示装置に
出力させる手段を備えることにより、検印ルートの選択
を文書登録者（文書作成者）が行うようにすることも可
能である。なお、検印後の文書は、文書ファイル４に格
納されるだけでなく、電子メール機能を使用して、複数
の端末に配布されたりする。

【００２９】

【発明の効果】以上説明したように、本発明によれば、
第１に、文書作成者情報および文書種類情報を含んだ文
書管理情報と共に文書を登録する文書登録装置と、予め
登録された検印代行者情報を含んだ組織構成情報、およ
び上記文書登録装置から取得した文書作成者情報、文書
種類情報より検印ルートを生成する検印ルート探索装置
と、組織メンバーの不在状況を監視し、上記検印ルート
に示された検印権限者不在のとき、上記検印ルートに示
された上記検印権限者の検印代行者に文書を配送する文
書フロー制御装置とを備えた構成にしたことにより、本
システムを使用して、検印権限者の検印のみならず、検
印権限者不在の際の検印代行者の検印も得ることができ
る。

【００３０】第２に、文書作成者情報および文書種類情
報を含んだ文書管理情報と共に文書を登録する文書登録
装置と、予め登録された組織構成情報、権限委譲者情報
を含んだ組織構成２次情報、および上記文書登録装置か
ら取得した文書作成者情報、文書種類情報より検印ルー
トを生成する検印ルート探索装置と、上記検印ルートに
従って文書を配送する文書フロー制御装置とを備えた構
成では、検印権限者が端末などから権限委譲者を指示す
れば、本システムを使用して、容易に権限委譲者の検印
を得ることができるので、システムの柔軟性が向上す
る。

【００３１】第３に、文書作成者情報および文書種類情
報を含んだ文書管理情報と共に文書を登録する文書登録
装置と、予め登録された組織構成情報、および上記文書
登録装置から取得した文書作成者情報、文書種類情報よ
り複数の検印ルートを生成する検印ルート探索装置とを
備えた構成では、状況に応じて所望の検印ルートで検印
を得られる。

【００３２】第４に、上記において、検印ルート探索装
置によって生成された複数の検印ルートを表示し、検印
者に次の検印ルートを選択させる文書フロー制御装置を
備えた構成では、検印ルートの決定に検印権限者の意志
を反映できる。

【００３３】このように、本発明によれば、様々な状況
に対応できる柔軟な検印システムを実現することができ
る。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の一実施例を示す文書承認システムの構
成図である。

【図２】本発明の一実施例を示す文書承認システムの動
作フロー図である。

【図３】本発明の一実施例を示す文書承認システムで実
施されるデータ構成図である。

【図４】本発明の一実施例を示す文書承認システムで実
施される他のデータ構成図である。

【図５】本発明の一実施例を示す文書承認システムで実
施される他のデータ構成図である。

【図６】(a) 及び(b) は本発明の一実施例を示す文書承
認システムの処理結果の説明図である。

【図７】本発明の他の実施例を示す文書承認システムの
構成図である。

【図８】本発明の他の実施例を示す文書承認システムで
実施されるデータ構成図である。

【図９】本発明の他の実施例を示す文書承認システムの
処理結果の説明図である。

【図10】(a) 及び(b) は本発明の他の実施例を示す文書
承認システムで実施されるデータ構成図である。

【符号の説明】

１…文書登録装置、２…検印ルート探索装置、３…文書
フロー制御装置、４…文書ファイル。

Claims (4)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 情報処理装置上で管理される文書の検印
   を上記処理装置上で行う様にした文書承認システムであ
   って、文書作成者情報および文書種類情報を含んだ文書
   管理情報と共に文書を登録する文書登録装置と、予め登
   録された検印代行者情報を含んだ組織構成情報、および
   上記文書登録装置から取得した文書作成者情報、文書種
   類情報より検印ルートを生成する検印ルート探索装置
   と、組織メンバーの不在状況を監視し、上記検印ルート
   に示された検印権限者不在のとき、上記検印ルートに示
   された上記検印権限者の検印代行者に文書を配送する文
   書フロー制御装置とを備えたことを特徴とする文書承認
   システム。
2. 【請求項２】 情報処理装置上で管理される文書の検印
   を上記処理装置上で行う様にした文書承認システムであ
   って、文書作成者情報および文書種類情報を含んだ文書
   管理情報と共に文書を登録する文書登録装置と、予め登
   録された組織構成情報、権限委譲者情報を含んだ組織構
   成２次情報、および上記文書登録装置から取得した文書
   作成者情報、文書種類情報より上記権限委譲者情報を加
   味して検印ルートを生成する検印ルート探索装置と、上
   記検印ルートに従って文書を配送する文書フロー制御装
   置とを備えたことを特徴とする文書承認システム。
3. 【請求項３】 情報処理装置上で管理される文書の検印
   を上記処理装置上で行う様にした文書承認システムであ
   って、文書作成者情報および文書種類情報を含んだ文書
   管理情報と共に文書を登録する文書登録装置と、予め登
   録された組織構成情報、および上記文書登録装置から取
   得した文書作成者情報、文書種類情報より同一種類（種
   別）の文書に対して複数の検印ルートを生成する検印ル
   ート探索装置とを備えたことを特徴とする文書承認シス
   テム。
4. 【請求項４】 請求項３の文書承認システムにおいて、
   検印ルート探索装置によって生成された複数の検印ルー
   トを表示し、検印者に次の検印ルートを選択させる文書
   フロー制御装置を備えた構成にしたことを特徴とする文
   書承認システム。