JP2002109166A - 文書承認システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 承認かかわる設定に対して自由度が高く、ユ
ーザが操作しやすい文書承認システムを提供する。 【解決手段】 承認を受ける文書と、承認に関わるパラ
メータを１つにまとめたデータファイルと、文書の承認
を指示し、条件を設定するためのためのＧＵＩとを複数
のマークアップランゲージ文書の形態で作成し、サーバ
１０内に記憶しておく。クライアント２０はブラウザに
よりマークアップランゲージ文書を読み出して、文書作
成、承認／拒絶、条件設定に関わる処理を実行する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、通信ネットワーク
を使用して、複数のユーザが作成文書の承認を行う文書
承認システム、方法および記録媒体に関する。

【０００２】

【従来の技術】従来、サーバを介して複数のクライアン
ト間で書類の転送を行い、作成された書類の承認を行う
文書承認システムが提案されている。

【０００３】従来のこの種の文書承認システムでは、あ
る担当者がクライアント上で書類を作成すると、その担
当者の上司に対して電子メールで作成書類を送付する。
上司は電子メールを受信すると上司のクライアント上で
書類を修正した上で、書類に対して署名を行う。必要が
あれば、上司はさらに上の上司に対して承認を受けるた
めに書類を転送する。

【０００４】また、予め書類の転送順をサーバに登録し
ておいて、登録された転送順に書類を配信するシステム
も提案されている。

【０００５】

【発明が解決しようとする課題】従来の転送順をサーバ
に予め登録しておく文書承認システムでは、転送順が固
定的であるので、文書ごとにその転送順を修正するため
の設定が煩雑で、文書の種類内容により複数の転送順が
存在するような職場環境では不向きであった。

【０００６】そこで、本発明の目的は、承認に関わる設
定に対して自由度が高く、ユーザが操作しやすい文書承
認システム、方法および記録媒体を提供することにあ
る。

【０００７】

【課題を解決するための手段】このような目的を達成す
るために、請求項１の発明は、文書作成者および文書承
認者を含む複数のクライアントと接続し、文書作成者の
クライアントから承認すべき文書であって、該文書中に
文書複数の承認者の名前および当該複数の承認者の承認
経路を示す承認経路情報を含む文書を受信する受信手段
と、当該受信した文書について前記複数の文書作成者の
承認を得るために、前記文書中に含まれる承認経路情報
の承認経路に沿って前記文書中に含まれる文書承認者名
のクライアントに承認すべき文書を配信する配信手段と
を具えたことを特徴とする。

【０００８】請求項２の発明は、請求項１に記載の文書
承認システムにおいて、前記文書はマークアップランゲ
ージ文書の形態で作成されることを特徴とする。

【０００９】請求項３の発明は、請求項１に記載の文書
承認システムにおいて、マークアップランゲージ文書の
形態の雛型文書を記憶する記憶手段をさらに有し、該記
憶手段に記憶された雛型文書を文書作成者のクライアン
トで読み出して、承認すべき文書を作成することを特徴
とする。

【００１０】請求項４の発明は、請求項３に記載の文書
承認システムにおいて、前記雛型文書のマークアップラ
ンゲージ文書には、承認ボタンを定義したタグ命令が記
載されており、該雛型文書から作成された承認すべき文
書を文書承認者側のクライアントで表示したときに、文
書承認者は前記操作ボタンを操作することにより前記文
書承認者が文書の承認を行うことを特徴とする。

【００１１】請求項５の発明は、請求項４に記載の文書
承認システムにおいて、文書承認者が前記操作ボタンを
操作するごとに前記承認すべき文書には前記文書承認者
の承認を示す情報が付加されることを特徴とする。

【００１２】請求項６の発明は、請求項１に記載の文書
承認システムにおいて、前記文書承認者は自己のクライ
アントから承認を委任する者を指定可能であって、前記
配信手段は当該指定された者のクライアントに承認が委
任された文書を転送することを特徴とする文書承認シス
テム。

【００１３】請求項７の発明は、請求項６に記載の文書
承認システムにおいて、前記承認を委任された者は自己
のクライアントから承認を委任する別の者を指定可能で
あって、前記配信手段は当該指定された者のクライアン
トに承認が委任された文書を転送することを特徴とす
る。

【００１４】請求項８の発明は、請求項７に記載の文書
承認システムにおいて、前記配信手段は承認を委任した
者が該承認を委任されることを阻止することを特徴とす
る。

【００１５】請求項９の発明は、請求項１に記載の文書
承認システムにおいて、前記文書承認者は自己のクライ
アントから相談する者を指定可能であって、前記配信手
段は、当該指定された者のクライアントに承認すべき文
書を転送することを特徴とする。

【００１６】請求項１０の発明は、請求項９に記載の文
書承認システムにおいて、相談された者は自己のクライ
アントから相談する別の者を指定可能であって、前記配
信手段は当該指定された者のクライアントに前記承認す
べき文書を転送することを特徴とする。

【００１７】請求項１１の発明は、請求項１０に記載の
文書承認システムにおいて、前記配信手段は相談した者
が同一の承認すべき文書について相談を受けることを阻
止することを特徴とする。

【００１８】請求項１２の発明は、請求項１に記載の文
書承認システムにおいて、前記承認すべき文書に含まれ
る承認経路情報を前記文書作成者または前記文書承認者
のクライアントで作成または修正可能であることを特徴
とする。

【００１９】請求項１３の発明は、請求項１２に記載の
文書承認システムにおいて、前記承認経路情報の示す承
認経路には分岐が含まれることを特徴とする。

【００２０】請求項１４の発明は、請求項１３に記載の
文書承認システムにおいて、前記分岐は飛び越し分岐で
あることを特徴とする。

【００２１】請求項１５の発明は、請求項１に記載の文
書承認システムにおいて、前記承認すべきクライアント
では前記承認すべき文書に対して拒絶が可能であり、該
拒絶が行われた場合には、前のステージの文書承認者の
クライアントに対して、拒絶された文書を前記配信手段
が転送することを特徴とする。

【００２２】請求項１６の発明は、請求項１に記載の文
書承認システムにおいて、前記承認すべきクライアント
では前記承認すべき文書に対して拒絶および拒絶した文
書の転送先の指定が可能であり、前記配信手段は、拒絶
された文書を当該指定された配信先に転送することを特
徴とする。

【００２３】請求項１７の発明は、請求項１に記載の文
書承認システムにおいて、文書承認者のクライアントに
保留された期間を計時する計時手段をさらに有し、該計
時手段の計時した期間が予め定めた期間を超えた場合に
は、当該文書が保留されたクライアントに対して警告メ
ッセージを前記配信手段が配信することを特徴とする。

【００２４】請求項１８の発明は、請求項１に記載の文
書承認システムにおいて、文書承認者のクライアントに
保留された期間を計時する計時手段をさらに有し、該計
時手段の計時した期間が予め定めた期間を超えた場合に
は、予め定めた他の文書承認者のクライアントに対して
前記承認すべき文書を承認のために前記配信手段が転送
することを特徴とする。

【００２５】請求項１９の発明は、請求項１８に記載の
文書承認システムにおいて、前記予め定めた他の文書承
認者のクライアントを示す情報が前記承認すべき文書の
中に含まれていることを特徴とする。

【００２６】請求項２０の発明は、請求項１に記載の文
書承認システムにおいて、文書作成者は、作成文書の取
戻しを指示可能であり、前記配信手段は、取り戻しの指
示に応じて、現在承認のために配信されている文書を前
記文書作成者のクライアントに転送することを特徴とす
る。

【００２７】請求項２１の発明は、文書作成者および文
書承認者を含む複数のクライアントとサーバとが接続さ
れており、文書作成者のクライアントから承認すべき文
書であって、該文書中に文書複数の承認者の名前および
当該複数の承認者の承認経路を示す承認経路情報を含む
文書を前記サーバで受信し、当該受信した文書について
前記複数の文書作成者の承認を得るために、前記文書中
に含まれる承認経路情報の承認経路に沿って前記文書中
に含まれる文書承認者名のクライアントに承認すべき文
書を前記サーバにより配信することを特徴とする。

【００２８】請求項２２の発明は、請求項２２に記載の
文書承認方法において、前記文書はマークアップランゲ
ージ文書の形態で作成されることを特徴とする。

【００２９】請求項２３の発明は、請求項２１に記載の
文書承認方法において、マークアップランゲージ文書の
形態の雛型文書を前記サーバが記憶しておき、当該記憶
された雛型文書を文書作成者のクライアントで読み出し
て、承認すべき文書を作成することを特徴とする。

【００３０】請求項２４の発明は、請求項２３に記載の
文書承認システムにおいて、前記雛型文書のマークアッ
プランゲージ文書には、承認ボタンを定義したタグ命令
が記載されており、該雛型文書から作成された承認すべ
き文書を文書承認者側のクライアントで表示したとき
に、文書承認者は前記操作ボタンを操作することにより
前記文書承認者が文書の承認を行うことを特徴とする。

【００３１】請求項２５の発明は、請求項２４に記載の
文書承認方法において、文書承認者が前記操作ボタンを
操作するごとに前記承認すべき文書には前記文書承認者
の承認を示す情報が付加されることを特徴とする。

【００３２】請求項２６の発明は、請求項２１に記載の
文書承認方法において、前記文書承認者は自己のクライ
アントから承認を委任する者を指定可能であって、前記
サーバは当該指定された者のクライアントに承認が委任
された文書を転送することを特徴とする。

【００３３】請求項２７の発明は、請求項２６に記載の
文書承認方法において、前記承認を委任された者は自己
のクライアントから承認を委任する別の者を指定可能で
あって、前記サーバは当該指定された者のクライアント
に承認が委任された文書を転送することを特徴とする。

【００３４】請求項２８の発明は、請求項２７に記載の
文書承認方法において、前記サーバは承認を委任した者
が該承認を委任されることを阻止することを特徴とす
る。

【００３５】請求項２９の発明は、請求項２１に記載の
文書承認方法において、前記文書承認者は自己のクライ
アントから相談する者を指定可能であって、前記サーバ
は、当該指定された者のクライアントに承認すべき文書
を転送することを特徴とする。

【００３６】請求項３０の発明は、請求項２９に記載の
文書承認方法において、相談された者は自己のクライア
ントから相談する別の者を指定可能であって、前記サー
バは当該指定された者のクライアントに前記承認すべき
文書を転送することを特徴とする。

【００３７】請求項３１の発明は、請求項３０に記載の
文書承認方法において、前記サーバは相談した者が同一
の承認すべき文書について相談を受けることを阻止する
ことを特徴とする。

【００３８】請求項３２の発明は、請求項３１に記載の
文書承認方法において、前記承認すべき文書に含まれる
承認経路情報を前記文書作成者または前記文書承認者の
クライアントで作成または修正可能であることを特徴と
する。

【００３９】請求項３３の発明は、請求項３２に記載の
文書承認方法において、前記承認経路情報の示す承認経
路には分岐が含まれることを特徴とする。

【００４０】請求項３４の発明は、請求項３３に記載の
文書承認方法において、前記分岐は飛び越し分岐である
ことを特徴とする。

【００４１】請求項３５の発明は、請求項１に記載の文
書承認方法において、前記承認すべきクライアントでは
前記承認すべき文書に対して拒絶が可能であり、該拒絶
が行われた場合には、前のステージの文書承認者のクラ
イアントに対して、拒絶された文書を前記サーバが転送
することを特徴とする。

【００４２】請求項３６の発明は、請求項２１に記載の
文書承認方法において、前記承認すべきクライアントで
は前記承認すべき文書に対して拒絶および拒絶した文書
の転送先の指定が可能であり、前記サーバは、拒絶され
た文書を当該指定された配信先に転送することを特徴と
する。

【００４３】請求項３７の発明は、請求項３１に記載の
文書承認方法において、文書承認者のクライアントに保
留された期間を前記サーバが計時し、該サーバの計時し
た期間が予め定めた期間を超えた場合には、当該文書が
保留されたクライアントに対して警告メッセージを前記
サーバが配信することを特徴とする。

【００４４】請求項３８の発明は、請求項２１に記載の
文書承認方法において、文書承認者のクライアントに保
留された期間を前記サーバにより計時し、該サーバの計
時した期間が予め定めた期間を超えた場合には、予め定
めた転送先のクライアントに対して前記承認すべき文書
を前記サーバが転送することを特徴とする。

【００４５】請求項３９の発明は、請求項３８に記載の
文書承認方法において、前記予め定めた転送先を示す情
報が前記承認すべき文書の中に含まれていることを特徴
とする。

【００４６】請求項４０の発明は、請求項２１に記載の
文書承認方法において、文書作成者は、作成文書の取戻
しを指示可能であり、前記サーバは、取り戻しの指示に
応じて、現在承認のために配信されている文書を前記文
書作成者のクライアントに転送することを特徴とする。

【００４７】請求項４１の発明は、文書作成者および文
書承認者を含む複数のクライアントとサーバとが接続さ
れており、文書作成者のクライアントから承認すべき文
書であって、該文書中に文書複数の承認者の名前および
当該複数の承認者の承認経路を示す承認経路情報を含む
文書を前記サーバで受信し、当該受信した文書について
前記複数の文書作成者の承認を得るために、前記文書中
に含まれる承認経路情報の承認経路に沿って前記文書中
に含まれる文書承認者名のクライアントに承認すべき文
書を前記サーバにより配信するために、前記文書の中の
承認を受けるべき文書内容を記憶する第１の記憶領域
と、少なくとも前記承認経路情報を含み、前記クライア
ントまたは前記サーバ側で文書承認関連処理のために使
用するパラメータを記憶する第２の記憶領域とを各文書
ごとに具えたことを特徴とする。

【００４８】請求項４２の発明は、１つの文書が承認を
受ける文書内容と少なくとも文書の承認を受けるための
グラフィカルユーザインターフェースの定義とで構成さ
れており、該文書を記録したことを特徴とする。

【００４９】請求項４３の発明は、１つの文書が承認を
受ける文書内容とコンピュータが実行する承認関連処理
内容の定義とで構成されており、該文書を記録すると共
に、承認を行うコンピュータが前記承認関連処理の定義
に従って承認関連処理を実行することを特徴とする。

【００５０】請求項４４の発明は、請求項４３に記載の
記録媒体において、前記承認関連処理の定義はマークア
ップランゲージ文書のタグ命令により定義されることを
特徴とする。

【００５１】請求項４５の発明は、請求項４３に記載の
記録媒体において、前記承認関連の処理はマクロ命令の
形態で定義されることを特徴とする。

【００５２】

【発明の実施の形態】以下、図面を参照して本発明の実
施形態を詳細に説明する。

【００５３】図１は本発明を適用した全体コンピュータ
システムをを示す。図１において、サーバ１０および複
数のクライアント２０がLANなどの通信ネットワークに
接続されている。サーバ１０は作成された書類をその書
類に関連付けられた承認者のクライアントに配信する。
サーバ１０はその他、新規機能を有する。本願明細書で
は、サーバ１０が本発明の文書承認システムとして機能
する。クライアント２０は書類作成者および書類承認者
側に設置される。

【００５４】サーバ１０には図２に示すような、以下の
ソフトウェアプログラムやその他オブジェクトが搭載さ
れている。

【００５５】メールサーバは、書類の作成者が作成した
書類を書類の承認者に電子メール（以下、メールと略記
する）の形態で配信する。本実施形態では、セキュリテ
ィのために、クライアント２０は配信された書類を保存
しておくことはできず、配信後は、サーバ１０内に書類
を保存し、その書類を読み出す。

【００５６】WEBサーバは、サーバ１０内に保存されて
いるマークアップランゲージ文書、たとえば、HTML文書
やXML文書（以下、MLDと略記する場合がある）などの文
書をクライアント２０に提供するためのソフトウェアプ
ログラムであり、本実施形態ではさらに、クライアント
２０からの指示で、マークアップランゲージ文書の記載
内容を書き換える機能およびクライアント２０から指示
される情報処理を実行するゲートウェイプログラムの機
能を有するものを使用する。

【００５７】ドキュメント（文書）データベースは、承
認前の作成文書、承認後の文書、文書作成に使用する雛
型文書を格納する。

【００５８】オペレーティングシステム（ＯＳ）は、サ
ーバのシステム動作を実行し、ＯＳ上で上述のソフトウ
ェアプログラムが実行可能となる。

【００５９】マークアップランゲージ文書（ＭＬＤ）は
クライアント２０側にインストールされたブラウザによ
り読み出されて、ＭＬＤに記載されたタグ命令がブラウ
ザに実行される。すでによく知られているタグには以下
のようなものがある。 ・ＭＬＤ中に記載された文字列を表示するためのタグ ・ＭＬＤ中で記憶場所が規定されたイメージまたは他の
ＭＬＤをその記憶場所から読み出して表示するためのタ
グ 後述するが、本実施形態では、文書作成および承認手続
きの条件設定のための画面を表示させるためのＭＬＤお
よび承認を受けるべき文書そのもののＭＬＤが用意され
る。また、文書作成に使用する雛型文書もＭＬＤであ
る。 ・ＭＬＤ中で定義された文字列あるいはサーバ１０上に
保管されたイメージをクライアント２０の表示画面に表
示させ、その文字列またはイメージがユーザのマウス操
作で指定されると、その指定に応じて情報処理を行なう
タグ。このような文字列またはイメージは一般的にボタ
ンと呼ばれる。また、ボタン操作に応じてクライアント
２０側のブラウザが実行する情報処理は四則演算、他の
ＭＬＤの呼び出し、表の作成等がよく知られている。 ・サーバ１０のゲートウェイプログラム（本実施形態で
はＷＥＢサーバ）に対して、実行すべき情報処理内容を
指示するタグ。一般的によく知られている情報処理は、
パスワードの照合処理、データベースの検索処理、ゲー
トウェイプログラム側で定義されている情報処理に対し
て、入力情報を引渡す処理がある。 ・自己のＭＬＤまたは他のＭＬＤの記載内容の書き換え
を指示するタグ。

【００６０】クライアント２０にはブラウザが搭載され
る。ブラウザはＭＬＤに記載されたタグを解析し、ＭＬ
Ｄのタグが指示する情報処理を実行する。

【００６１】このような構成において実行される文書承
認方法を次に説明する。

【００６２】図３は文書作成および文書承認のために表
示されるクライアント２０側の表示画面の一例を示す。
図３の表示画面は、クライアント２０のブラウザにより
ＭＬＤに基づき表示される。

【００６３】図３において、５０は文書の承認を指示す
るためのボタン、５１は文書の拒絶および差し戻しを指
示するためのボタンである。５２は承認を委任するかま
たは文書作成の相談のために書類の転送を指示するボタ
ンである。

【００６４】１００は承認者による承認の有無、承認者
の名前、承認経路などを示す承認手続き情報を表示する
欄である。この欄については図４を参照して後で説明す
る。

【００６５】５３は承認手続き設定用の表示画面を呼び
出すためのボタン、５４はその他の条件、たとえば、詳
細設定用の表示画面を呼び出すためのボタンである。本
実施形態では、不図示の承認手続き設定画面で、下記の
承認手続きを設定する。

【００６６】（１）１人の承認者の名前、または複数の
承認者が属するグループ名 本実施形態では、承認者を個人名で指定することができ
るとともに、たとえば、経理課というようなグループ名
を指定できる。

【００６７】（２）承認経路、 承認経路は０，１，２、というように番号でユーザによ
り指示され、０（第１ステージ）は文書作成者が初期設
定される。１は最初に承認を受けるステージで、１の番
号に対応させてユーザはキーボードから承認者名または
グループ名を入力する。

【００６８】５４は承認手続き以外の条件設定画面を呼
び出すためのボタンである。このボタンの操作に応じて
文書承認に関わる種々の条件設定画面が現れる。

【００６９】一例を紹介すると、ステージの飛び越しの
要否および飛び越し条件を設定することができる。ここ
で、飛び越しとは、あるステージで所定期間の間に承認
処理が行われないと、承認すべき文書を次のステージの
承認者のクライアント２０に自動配信する処理を意味す
る。承認者が出張や休暇でいなくなる場合には、承認手
続き設定者は飛びし越し要を設定することができる。

【００７０】５５は文書記載欄で、“Ａｕｔｈｏｒ”の
欄に文書作成者が名前をキーボードから入力すると、上
記承認経路の第１ステージの文書作成者として、入力さ
れた名前が自動設定される。

【００７１】図３の署名表示欄１００の詳細を図４に示
す。本実施形態では、日本語モードおよび英語モードの
２種類が用意されており、上記２つのモードは署名（承
認が行われたことを示す情報）の表示形態が異なる。符
号（Ａ）は日本語モードの表示形態を示す。１０１はス
テージ番号を示す。文書作成ステージだけは“Ｓｕｂｉ
ｔｔｅｒ”の表記が使用される。

【００７２】同一の番号（この場合“１”）が複数ある
ステージはそのステージがグループの形態で設定されて
いることを表す。１０３は設定された承認者の名前を示
す。なお、グループ名が設定された場合には、サーバ１
０内に搭載された、グループ名とそのグループ名に属す
る名前の対応表に基づいて、設定されたグループ名に対
応する名前および名前数が得られるので、名前数に対応
する署名表示欄が自動的に作成されて表示さされる。署
名表示欄の作成および表示はＭＬＤに記載されたタグに
基づきブラウザで実行される。

【００７３】１０２は承認が行われたか否かを色で表示
する部分（円形図形）である。承認前は円形図形１０２
内は灰色であり、図３のＡｐｐｒｏｖｅボタン５０が操
作されると、円形図形１０２の輪郭線が赤に変更され
る。１０４は承認者の欄を強調するための枠の表示であ
る。本実施形態では、承認が行われるごとに、カウンタ
（初期値０）をインクリメントすることにより、承認が
どこのステージで行われているかをカウンタの値で表
す。このカウンタの値は承認のための文書にパラメータ
として帯同される。

【００７４】ブラウザは文書（ＭＬＤ）中に記載されて
いるカウンタ値およびタグにしたがって、承認すべき承
認者の署名表示欄の枠を強調表示する。この強調表示に
より、承認者は、自分がこの書類を承認したか否かを知
ることができる。また、承認者はこれまでの承認者の名
前や承認経過を知ることができる。

【００７５】図４において、符号（Ｂ）は英語モードで
の署名表示欄の一例を示す。

【００７６】２０１はステージ番号の表記である。２０
２はステージ番号に対応させたイメージである。なお、
ステージ番号に対応させる代わりにイメージとして承認
者の写真などを使用してもよい。イメージはサーバ１０
内に保存され、ＭＬＤ内に記載されたタグによりクライ
アント２０側で表示される。２０３は承認、拒絶を示す
図形であり、レ印は承認、×印は拒絶を表す。承認およ
び拒絶の指示は図３のボタン５０および５１の操作によ
り行われる。２０４は承認者の名前である。

【００７７】日本語モードおよび英語モードのどちらを
使用するかは、図３のボタン５４を操作した後に表示さ
れる条件設定画面で設定される。この設定のためにはボ
タンのオン／オフを使用すればよい。

【００７８】本実施形態で使用するＨＴＭＬ文書につい
て図１１を参照して説明する。本実施形態では、表示画
面に図３に示すような文書を表示するためのタグ記載欄
６０００と、そのＨＴＭＬ文書中で設定されたパラメー
タ、あるいは入力された情報を記載しておくパラメータ
記憶領域６００１を有する。また、１つの文書に関わる
複数のＭＬＤ、たとえば、承認文書表示用、条件設定
用、承認経路設定用のＭＬＤは１つのデータファイルに
まとめられてサーバ１０内で管理される。雛型文書も、
承認文書、条件設定用、承認経路設定用のＭＬＤが１組
にまとめられてサーバ１０内に保存される。

【００７９】したがって、本実施形態では、作成文書を
管理するための、専用的なテーブルやデータベースはほ
とんど必要ない点に留意されたい。

【００８０】本実施形態の書類の承認手続きを図５〜図
１０を参照して説明する。

【００８１】（通常手続き）文書作成者は自己のクライ
アント２０からサーバ１０に対してブラウザによりアク
セスし、雛型文書を読み出し、図３に示すように表示さ
せる。文書作成者は文書記載欄５５に必要事項を記載す
る。また、ボタン５３を操作して、承認経路設定用の表
示画面をクライアント２０の表示画面上に表示させ、承
認者および承認順序を設定する。本実施形態では図４の
符号（A）に示すようにステージ１についてはグループ
名、ステージ２については個人名が設定されたものとす
る。

【００８２】設定された承認者またはグループ名および
承認順序を示す情報はパラメータとして、現在表示され
ているＭＬＤのパラメータ記憶領域に対してサーバ１０
側で書き込まれる。

【００８３】また、図４の符号（Ａ）に示すような署名
表示欄がタグの指示により作成されて、クライアント２
０の表示画面に表示される。ここで、承認者数には制限
がない点に留意されたい。文書の書式に関する設定はデ
フォルト値が使用されるが、文書作成者が書式を変えた
い場合には、文書作成者は図３のボタン５４を操作して
条件設定画面を表示させる。この表示画面上で、上述し
た飛び越し承認に関する設定や、署名表示欄のモード設
定を行う。設定された情報により、サーバ１０文書デー
タベースのＭＬＤ中の対応情報が書き換えられる。

【００８４】文書作成および承認手続き関係の条件設定
を終了すると、文書作成者は、図３のＡｐｐｒｏｖｅボ
タン５０をマウスで操作する。

【００８５】これにより文書作成が終了する。作成され
た文書は、サーバ１０内の文書データベースに登録され
る（図５のステップ１０００→ステップ１００１）。こ
のとき、サーバ１０側で、作成された文書の中の署名欄
の文書作成者の欄の表示色を示すパラメータが承認済み
を示す赤に変更される。

【００８６】サーバ１０は作成文書を文書データベース
に登録すると、作成文書中に記載されている設定経路情
報の中のグループ名に基づきグループ名に属する承認
者、この場合、“Ｔｏｍ”および“Ｂｉｌｌ”をグルー
プ名とその承認者名およびメールアドレスを記載したテ
ーブルから取得する。取得したメールアドレスに対し
て、作成文書をメールする。

【００８７】本実施形態では“Ｔｏｍ”と“Ｂｉｌｌ”
のクライアント２０に承認のための文書が配信される
（ステップ１００１→１００２）。

【００８８】本実施形態では。承認手続きの設定におい
て、グループを指定すると、さらに次のような承認手続
きの条件を設定することができる。 （ａ）グループ内の承認者すべての承認が得られた場合
に次のステージに承認文書を配布する。 （ｂ）グループ内の所定人数（人間が人数を設定）の承
認が得られた場合には次のステージに承認文書を配布す
る。

【００８９】上記（ａ）のモードを使用するか（ｂ）の
モードを使用するかは、承認手続きの条件設定により定
まる。たとえば、（ｂ）モードが設定され、１つのグル
ープに属する承認者の中の１人が承認すればよいという
条件設定がなされたものとする。図５において、“Ｂｉ
ｌｌ”が届いたメールを開くと図３の１００内の署名表
示欄には、“Ｂｉｌｌ”が署名すべきことを示す枠が図
４の符号１０４に示すように表示される。

【００９０】“Ｂｉｌｌ”は図３のＲｅｊｅｃｔボタン
５１を操作すると、サーバ１０の文書データベースに保
存されているＭＬＤには、“Ｂｉｌｌ”が拒絶したこと
を示すパラメータが書き込まれる。また、“Ｔｏｍ”が
Ａｐｐｒｏｖｅボタン５０を操作した場合、サーバ１０
内の文書データベースに保存されているＭＬＤには“Ｔ
ｏｍ”が承認のパラメータが書き込まれる。ＭＬＤ内で
規定される条件、すなわち、承認者が１人あるという条
件が満たされたので、サーバ１０は文書データベースの
承認された文書を次の承認者“Ｂｏｓｓ”のクライアン
ト２０にメールする（ステップ１００３→１００４）。

【００９１】“Ｂｏｓｓ”は自己のクライアント２０で
承認を求められた文書を開き、承認または拒絶を上述と
同様にして行うと、その承認または拒絶を示す情報がサ
ーバ１０内の文書データベース内の同じ文書内に書き込
まれる。

【００９２】このように本実施形態では、マークアップ
ランゲージ文書を承認を受ける文書として取り扱うの
で、その文書の中に、承認内容の記述、承認内容を表示
したり、承認手続きを規定するコマンドやその他情報処
理のためのグラフィカルユーザインターフェースをも含
ませることができる。このため、従来のようにＣ言語や
Ｃ＋＋言語で作成した専用のプログラムを用意する必要
がない。一般にＣ言語やＣ＋＋言語のプログラムはＣＰ
Ｕが実行可能なマシン語のプログラムに変換する必要が
あるが、マークアップランゲージはよく知られているよ
うに、ブラウザがインタープリターするので、ソフトウ
ェア製造メーカーはプログラム変換処理がなくなる分、
プログラム作成労力が低減される。

【００９３】なお上述の説明ではステージ１の承認者の
内の１人が承認、他の１人が否定を行ったが、承認条件
が満足された時点、この場合、１人の承認者が承認を行
った時点で、他の承認者の承認、否定、あるいは応答な
しに関係なく書類は次のステージの承認者に配信され
る。

【００９４】（拒絶処理）文書が拒絶された場合の文書
の流れを図６に示す。ステップ２０００からステップ２
００３までのプロセスは図５のステップ１０００から１
００３と同じである。“Ｂｏｓｓ”が文書の拒絶を行う
と、サーバ１０は、文書中で規定された承認経路情報に
基づき、１つ前のステージの承認者、この場合、“Ｔｏ
ｍ”および“Ｂｉｌｌ”に文書を差し戻す（ステップＳ
２００４→ステップ２００５→ステップ２００２）。
“Ｔｏｍ”または“Ｂｉｌｌ”のどちらかが、文書記載
欄５５（図３参照）を修正して、ａｐｐｒｏｖｅボタン
５０を操作すると、修正された文書が、サーバ１０を介
して次の承認者（拒絶を行った“Ｂｏｓｓ”）のクライ
アント２０に転送される（ステップ２００〜ステップ２
００４）。

【００９５】拒絶者が文書記載欄５５の内容を修正し
て、拒絶（Ｒｅｊｅｃｔボタンの操作）を行ってもよ
い。

【００９６】（委任処理）承認者が承認作業を他の人間
に委任する場合の文書の流れを図７に示す。ステップ３
０００〜ステップ３００２までのプロセスは図５のステ
ップ１０００〜１００２と同じである。委任を行う“Ｂ
ｏｓｓ”は、予め自己のクライアント２０からサーバ１
０に対して承認の委任を行うこと、および委任者を通知
しておく。より具体的には、委任者は図３の画面の“Ｆ
ｏｒｗａｒｄ”ボタン５２を操作する。この操作に応じ
て委任者名を入力する画面がクライアント２０の表示画
面に現れるので、委任者はキーボードから委任者名を入
力する。この入力に応じてクライアント２０から委任の
指示と委任先の名前がサーバ１０に送られる。サーバ１
０は委任の指示および委任先名を内部メモリまたはハー
ドディスクに記憶しておく（ステップ２００４）。委任
者の前の承認者、この場合、“Ｔｏｍ”が文書の承認を
行うと、サーバ１０は内部記憶した委任者と同じ名前
が、承認文書に記載された承認経路情報中に委任者と同
じ名前があるか否かをチェックする。

【００９７】この場合、委任者“Ｂｏｓｓ”の名前が承
認経路情報中に含まれているので、サーバ１０は、委任
先の“Ｓｅｃｒｅｔａｒｙ”のクライアントに承認また
は拒絶すべき文書を転送する（ステップ３００３→ステ
ップＳ３００５）。

【００９８】承認または拒絶を委任された者は、自己の
クライアント２０で、図３の画面を表示させて、承認ま
たは拒絶を行う（ステップ３００５）。承認された文書
はサーバ１０に転送される（ステップ３００５→ステッ
プ３００６）。

【００９９】この形態では、承認または拒絶された者が
さらに他の者に承認または拒絶を委任することができ
る。ただし、サーバ１０は最初に委任をした者に委任が
戻るような巡回を阻止する機能を有する。サーバ１０で
は委任の指示を受けると委任先の名前がハードディスク
等に内部記憶されるが、さらに委任を受け付けた場合に
は、記憶されている１以上の名前と、指定された名前と
を比較して、重複する名前があるか否かをかを判定す
る。重複する場合には、委任の巡回（ループ）が発生す
るので、サーバ１０は委任の指示を出したクライアント
２０に対して委任の指示を受け付けることができない旨
を示すメッセージまたは委任先の名前を変更するように
案内するメッセージを通知する。

【０１００】これに応じて、委任の指示を出した者は、
自己が承認／拒絶を行うか、別の者に委任を依頼する。

【０１０１】（相談）本実施形態では、承認のために文
書の配信を受けたもの（承認者）が、他の者に相談する
ために、上記文書を相談者に送付することができる。こ
のためのプロセスを図８に示す。図８のステップ４００
０〜ステップ４００２のプロセスは図５のステップ１０
０２〜ステップ１００３と同じである。承認者、図８の
例では“Ｂｏｓｓ”は、承認または拒絶すべき文書を受
け取ると、図３の画面で、“Ｆｏｒｗａｒｄ”ボタン５
２を操作して、上記委任や相談先を指定するための画面
をサーバ１０から読み出す。この画面上で、相談を行う
旨の指示とその相談先“Ｓｅｃｒｅｔａｒｙ”の名前を
入力する。この入力に応じて、サーバ１０では相談先の
指示と、相談先の名前を内部に記憶する。また、この指
示に関する文書を指定された相談先の名前のクライアン
ト２０に転送する（ステップ４００３→ステップ４００
４）。

【０１０２】本実施形態では、相談を受けたものが文書
を承認／拒絶しないように、相談を受けた者が文書を開
くと、図３の“Ａｐｐｒｏｖｅ”ボタン５０および“Ｒ
ｅｊｅｃｔ”ボタン５１の代わりに“Ｒｅｐｌｙ”ボタ
ン（不図示）が表示される。相談を受けた者は、回答を
文書記載欄に回答を記載して“Ｒｅｐｌｙ”ボタンを操
作する（ステップ４００４）。これに応じて、回答文書
が相談を受けた者“Ｓｅｃｒｅｔａｒｙ”のクライアン
ト２０からサーバ１０を経由して相談者“Ｂｏｓｓ”の
クライアント２０に回答文書が送られる。

【０１０３】承認者“Ｂｏｓｓ”は回答文書を参照し
て、先に受信した文書、すなわち、承認または拒絶すべ
き文書に対して、図３のボタン５０または５１により承
認または拒絶を行う（ステップ４００５）。承認された
文書は承認者のクライアント２０からサーバ１０に送ら
れる（ステップ４００５→ステップ４００６）。

【０１０４】相談プロセスにおいても、相談を受けた者
が他の者を相談先として指定することができる。この場
合も、図３の“Ｆｏｒｗａｒｄ”ボタン５２により文書
送付先指定要の画面を呼び出し、呼び出した画面で送付
先の名前を指定する。送付の指定を受けたサーバ１０は
指定された名前のクライアント２０に文書を送付する
が、その際、委任と同様にして、相談をした者が同一の
文書について相談を受けるようなループを阻止する。

【０１０５】（文書の取り戻し）本実施形態では文書作
成者が作成し、承認経路に沿って、移動中の文書を取り
戻すことができる。このプロセスを図９に示す。なお、
図９において、図５と同一の個所には同一の符号を付し
ている。

【０１０６】ステップ１０００で承認のために作成さ
れ、承認経路が設定された文書は、承認経路に沿って、
承認者により承認される。ステップ１００２において
“Ｔｏｍ”により承認を待つ間に、文書作成者“Ａｎｄ
ｒｅｗ”が取り戻し指示を自己のクライアント２０から
サーバ１０に対して行う（ステップ１０００→ステップ
１００３）。指示を受けたサーバ１０では、内部の文書
データベースに保存されている文書を読み出して、文書
作成者に送信する（ステップ１００３→ステップ１００
０）。また、文書データベース内の対応の文書は無効化
される。これにより後の時点で“Ｔｏｍ”から承認文書
がサーバ１０に送られてきても“Ｔｏｍ”のクライアン
ト２０からの文書は文書データベース上の文書と置換で
きず、（より具体的には、“Ｔｏｍ”のクライアント２
０からの修正の指示が文書データベース上の文書に対し
て施されず）、サーバ１０の文書データベースの文書は
無効化状態を続ける。

【０１０７】この形態では、次のような変形が可能であ
る。 ａ）取り戻しの指示を行うためには、文書名を入力し
て、操作ボタンで取戻しを指示するようなＭＬＤを用意
してもよいし、他のグラフィカルユーザインターフェー
スを使用してもよい。また、文書作成者が作成した文書
名の一覧をサーバ１０内に格納しておき、この一覧を文
書作成者のクライアントで表示させ、一覧の中の作成者
が取り戻したい文書名をマウスにより指示することで取
り戻しの指示およびその文書名を入力することができ
る。 ｂ）文書を取り戻す時期としては文書作成者が取り戻し
の指示を行った時点と、指示された文書がサーバ１０に
届いた時点のいずれかシステムユーザが望む時点とすれ
ばよい。

【０１０８】（承認経路の分岐設定）本実施形態では、
文書作成者や承認者の設定で分岐を含む承認経路を設定
することができる。分岐の一例として、特定のステージ
の飛び越し分岐を説明する。図１０においても、図５の
プロセスと同じ個所には同じ符号を付している。

【０１０９】分岐プロセスを図１０に示す。図１０のス
テージ１（“Ｔｏｍ”および“Ｂｉｌｌ”）を飛び越し
可能とする例を説明する。

【０１１０】文書作成者は、図３のボタン５３を操作し
て承認経路設定用の表示画面をサーバ１０から呼び出し
て、クライアント２０の表示画面に表示させる。ここ
で、文書作成者は、マクロ命令の形態で、飛び越し命
令、より具体的には、ステージ１上のクライアントの文
書保留機関が、たとえば、３日を越えると、サーバ１０
は、現在、文書データベースに記憶されていて、ステー
ジ１に配信した文書と同じ文書を第２ステージに送信さ
せるようなマクロ命令を設定する。設定されたマクロ命
令は承認経路設定用のＭＬＤ中にサーバ１０により書き
込まれる。

【０１１１】サーバ１０は文書データベースに保存され
ている全ＭＬＤを一定周期、たとえば、１時間毎にモニ
ターし、マクロ命令で定義されている処理を実行する。
このマクロ命令に基づき、サーバ１０は承認文書に記載
されている通信ログ、すなわち、誰にいつ文書を送信し
たかを示す情報を使用して最新の承認者に送った文書の
経過時間を調べる。マクロ命令で規定されている期間、
この場合、３日を経過してもステージ１の“Ｔｏｍ”お
よび“Ｂｉｌｌ”のいずれかからも承認文書が届かない
場合、サーバ１０は、その時点で文書データベースに保
存されている文書をステージ２の承認者“Ｂｏｓｓ”に
送信する。この例の場合は文書作成者“Ａｎｄｒｅｗ”
の作成マークを有し、“Ｔｏｍ”および“Ｂｉｌｌ”の
承認マークがない文書が“Ｂｏｓｓ”に送られる（ステ
ップ１００２→ステップ１００３）。

【０１１２】分岐設定では上述のような飛び越し、ある
いは分岐で始まる新たな承認経路の追加を設定すること
ができる。

【０１１３】分岐の設定のためには、上述のマクロ命令
の他に、複数種類の分岐の内容を示すガイドを表示画面
に表示してボタンにより所望の分岐を選択する方法を使
用してもよい。

【０１１４】さらに分岐条件は、上記のように文書の保
留期間が一定期間経過した後、分岐するという条件の以
外にも、特定のステージの承認が経過したら、分岐を許
容するような条件設定を行うようにしてもよい。

【０１１５】（その他の機能）複数のユーザが、承認シ
ステムを使用することを考慮して、文書作成者や承認者
の名前が承認経路上に登録されている文書名の一覧をサ
ーバ１０が管理する。

【０１１６】管理されている文書名一覧は、クライアン
ト２０からの閲覧の指示で、一覧の中から、クライアン
トユーザの名前を有する文書名を抽出してサーバ１０か
らクライアント２０に送る。クライアント２０では送ら
れた文書名を一覧の形態で、表示する。この表示のため
にＭＬＤを使用することが可能である。さらに、文書名
一覧をサーバ１０に保存せず、クライアントから指示が
あるごとに文書データベースに登録されている文書を検
索し、文書の中に記載されている承認経路中の名前に基
づき該当する文書名をサーバ１０により抽出してもよ
い。

【０１１７】上述の機能を実現するためのクライアント
２０側の処理手順を図１２に示す。図１２に示す処理手
順を専用のプログラム、たとえば、Ｃ言語やＣ＋＋言語
で作成し、マシン語に変換されたプログラムで実現して
もよいのであるが、本実施形態では、サーバ１０側で用
意したＭＬＤをクライアント２０側のブラウザが読み出
し、ＭＬＤに記載されたタグ命令を実行することにより
上述の機能が実現される点に留意されたい。また、ＭＬ
Ｄ上に、文書承認処理関わる種々のパラメータ，情報処
理内容の定義（タグ命令）、情報の入力や表示のための
グラフィカルユーザインターフェース（タグ命令により
実現）を記載して、サーバ１０上にはパラメータを記憶
したテーブルや処理プログラム可能な限り持たないよう
にしていることにも留意されたい。

【０１１８】（雛型文書の読み出し）クライアントユー
ザが、ブラウザ上でサーバ上のＵＲＬを指定して雛型文
書の呼び出しをクライアント２０に指示すると、クライ
アント２０上のブラウザは指定されたＵＲＬおよび読み
出し命令をサーバ１０に送信する。読み出し命令に応じ
て、サーバ１０が該当する雛型文書を送信するので、ク
ライアント２０のブラウザは雛型文書を表示する。表示
された雛型文書はクライアントユーザにより修正され
て、承認を受けるための文書が作成される（ステップＳ
１０→Ｓ１５）。

【０１１９】承認文書の種々の条件設定がクライアント
ユーザにより指示された場合には、ブラウザは、現在、
表示しているＭＬＤの情報入力用のタグ命令にしたがっ
て、クライアントユーザが設定する条件を受け付ける。
これにより文書データベース上の条件設定が書き換えら
れる。（ステップＳ２０→Ｓ２５）。承認経路の設定や
修正は条件設定の代表的な例である。

【０１２０】後述のメール受信により承認書類をクライ
アント２０で受信し、表示した場合には、クライアント
ユーザにより承認または拒絶の指示がなされる。承認／
拒絶の指示は、ステップＳ３０→Ｓ３５の手順でクライ
アント２０に入力され、クライアント２０からサーバ１
０に送られる。この指示に応じて、サーバ１０側で、署
名記載の表示用パラメータ（図４の図形１０２の色を示
すパラメータ）が変更される。

【０１２１】クライアント２０ではブラウザのメール受
信機能によりメールを受信することができる。サーバ１
０から承認すべき文書がメール形態で送られてきた場合
ブラウザがメール形態の文書を表示する（ステップＳ４
０→Ｓ４５）。文書の転送の形態に対する他の形態し
て、メールに文書を添付してもよいし、クライアント側
で文書データベース上の文書を読み出す形態としてもよ
い。

【０１２２】委任または相談の指示をクライアントユー
ザが行った場合、手順はステップＳ５０→Ｓ５５と進
み、クライアント２０ではＭＬＤのタグにしたがって、
相談または委任の種別を示す情報とともに、文書の転送
命令をサーバ１０に送信する。

【０１２３】この転送命令に応じてサーバ１０側で、承
認／拒絶の委任あるいは相談のための文書転送が実行さ
れる。

【０１２４】本実施形態では、以上述べた機能以外の機
能を有しているがそれらの処理はステップＳ６５で実行
される。また、ブラウザに対する終了の指示で、図１２
の処理手順が終了する。

【０１２５】図１３はサーバ１０側の処理手順を示す。
サーバ１０側で図１３の処理手順を１つのプログラムで
実行してもよいのであるが、本実施形態では、既存のソ
フトウェアプログラムをサーバ１０が使用できるように
との配慮から、上述した処理の中でＭＬＤ（マークアッ
プランゲージ文書）に関する文書データベースに対する
読み出し、書き込み、ＭＬＤ自身に対するパラメータの
記載をＷＥＢサーバが実行し、文書の配信または転送を
メールサーバが実行する。また、文書作成者名、承認者
名、委任された者の名前、相談された者の名前からメー
ルアドレスを検出する処理、文書の転送時刻、転送先な
どの通信ログ（通信記録）の管理、グループに属するも
のの名前の検出処理などはＬＡＮ用のＯＳが実行する。

【０１２６】ＭＬＤ中でタグにより規定され、ＭＬＤを
処理するためにクライアントから指示される命令はＷＥ
Ｂサーバ内のゲートウェイプログラム機能により実行さ
れる。

【０１２７】以上の点を踏まえて、図１３の処理手順を
説明する。図１３において、クライアント２０から雛型
文書の読み出し命令を受けると、ＷＥＢサーバ（以下、
単にＷＥＢサーバと略記する）はＵＲＬで指定されたサ
ーバ１０内の格納場所から雛型文書を読み出してクライ
アント２０に送信する（ステップＳ１１０→１１５）。

【０１２８】文書作成の際に設定される文書承認のため
の、上述の承認経路の設定、署名表示モード、分岐設定
などの各種の条件設定の指示がクライアント２０からサ
ーバ１０に送られてくると、ＷＥＢサーバは指示された
設定内容を文書データベース内の対応のＭＬＤに書き込
む。なお、たとえば、設定内容に応じては、サーバ１０
内に設けたテーブル等に設定内容を書き込む場合もある
（ステップＳ１２０→Ｓ１２５）。

【０１２９】文書作成者や承認者（承認・拒否を委任さ
れた者を含む）の承認／拒絶の指示がクライアント２０
からサーバ１０に送られるとＷＥＢサーバは文書データ
ベース内の対応するＭＬＤ内のパラメータ、本実施形態
では承認フラグや拒絶フラグをオン／オフする。また、
メールサーバによりパラメータが書き換えられた文書デ
ータベース中のＭＬＤを承認／拒絶済みの文書として、
次の承認者に転送する。これにより見かけ上は、文書作
成者のクライアント２０で作成された文書または承認さ
れた文書は次のステージの承認者のクライアント２０に
転送される（ステップＳ１３０→Ｓ１３５）。なお本実
施形態では、承認ステージに対して識別番号を割り当て
ているので、１つのステージで承認が行われると、現在
の承認ステージを示すカウンタの値が１だけインクリメ
ントされる。

【０１３０】デフォルト設定での拒絶の場合、カウンタ
の値が１つデクリメントされる。カウンタの値は、ＭＬ
Ｄ内に記載される。カウンタの値の更新処理はＷＥＢサ
ーバ内のゲートウェイプログラム機能により実行され
る。

【０１３１】本実施形態では拒絶の場合に差し戻すクラ
イアント、すなわち、文書承認者を文書作成者や文書承
認者が指定することができるが、このようなモードが設
定された場合には、現在のカウンタ値は、差し戻し先の
ステージに対応したステージ番号にカウンタの値がリセ
ットされる。

【０１３２】委任、相談、取り戻し等の文書転送処理が
指示されると、ＷＥＢプログラムとメールプログラムに
より、指示された送信先に文書が送信される。本実施形
態では、委任または相談を受けたものが、さらに委任ま
たは相談を行うことができるので、委任および相談の順
番に番号をカウンタにより割り当てる。したがって、ど
のステージで何回連続的に行われたかは、ステージ用の
カウンタおよび委任／相談用のカウンタの値をチェック
することによりサーバ１０が把握することができる。こ
のためにクライアント２０から委任または相談の指示が
行われると対応のカウンタの値がインクリメントされ
て、対応のＭＬＤ内にＷＥＢサーバにより書き込まれ
る。

【０１３３】委任および相談が行われていることを示す
ために，対応のフラグがオン／オフされる。取り戻しの
場合には、ステージカウンタ等の値がゼロにリセットさ
れる。また、同一の者が複数回指定されないようにする
ためのチェックも行われる（ステップＳ１４０→Ｓ１４
５）。

【０１３４】その他の処理はステップＳ１５５で実行さ
れるが本発明と関連のない処理については説明を省略す
る。電源断等により図１３の処理手順が終了する。

【０１３５】以上述べた処理はＭＬＤに記載されたタグ
の定義にしたがって実行されるが、分岐処理だけはマク
ロ命令にしたがって専用のプログラムにより実行される
ので簡単にこの処理を説明しておく。マクロ命令は、た
とえば、ウィンドウズ９５、９８、２０００、あるいは
ミレニアム（マイクロソフト社の商標）などのＯＳでは
そのＯＳ内にマクロ命令を実行するためのプログラム
（ＡＰＩと呼ばれる）が格納されており、そのプログラ
ムにより後述の飛び越し分岐処理が実行される。飛び越
し分岐処理の処理手順を図１４に示す。

【０１３６】サーバ１０が文書をクライアント２０に送
信すると、ＯＳ等によりそのクライアントの識別情報
と、送信時刻がサーバ１０内の管理テーブル（タイムテ
ーブル）に記載される。サーバ１０は図１３の処理手順
を一定周期で実行し、タイムテーブルに記載された各文
書ごとに送信時刻と現在時刻の差を計算する。その差が
予め定めた時間より大きくなっているか否かを判定する
ことにより、タイムアップの文書を検出する（ステップ
Ｓ２１０→Ｓ２２０）。

【０１３７】タイムアップとなった文書については文書
データベースに記憶されている文書の条件設定を参照し
て飛び越し設定の有無を確認する。飛び越し設定ありの
場合には、タイムアップとなった文書を飛び越し先に送
信し、タイムテーブルを更新する。また、サーバ１０内
に設けられ、タイムアップとなった文書が格納されてい
るメールボックス中の対応文書を消去して、代わりに承
認文書を飛び越し先に送信した旨を示すメッセージをメ
ールボックスに送信する（ステップＳ２２０→Ｓ２３０
→Ｓ２５０→Ｓ２６０）。

【０１３８】メールボックスはクライアント２０に対応
させてサーバ１０内に設けられており、クライアント２
０が受け取る文書を保存しておくためのファイルであ
る。本実施形態では、クライアント２０内のブラウザが
メールボックス内の新しいメール、この場合文書を一定
周期で確認することで、新しい文書を受け取る。また、
クライアント２０が受信する文書も実際にはメールボッ
クス中に保存されている文書をブラウザが読み出してい
るだけである。

【０１３９】ステップＳ２３０で飛び越し分岐の設定な
しと判定された場合には、タイムアップした文書を受信
したクライアント２０のメールボックスにタイムアップ
した旨の警告メッセージが送られる。また、重複的な警
告メッセージの送付を避けるために、タイムテーブルか
らは関連データが消去される（ステップＳ２３０→２４
０）。

【０１４０】タイムアップしていない文書については手
順はステップＳ２２０→エンドの経路を進み、次回にタ
イムアップのチェックを受ける。 １）本実施形態の文書の概念の中には、表、伝票、メモ
書き、図面、イラストなど、印刷可能な書類がすべて含
まれる。 ２）本実施形態で説明した承認文書、すなわち、文書内
容と、文書表示のためのタグ、または他の情報処理のた
めのタグまたはパラメータを記載した文書は１つのデー
タファイルとして各種の記録媒体に記録される。記録媒
体は、ハードディスク、ＣＤＲＯＭ．ＩＣメモリ、その
他情報を書き込むことが可能な記録媒体を使用すること
ができる。

【０１４１】上述の実施形態に限定されず、上述の実施
形態に対して種々の変形が可能であるが、その変形が特
許請求の範囲に示す技術思想である限りその技術範囲は
本発明の権利範囲内となる。

【０１４２】

【発明の効果】以上、説明したように、本発明によれ
ば、少なくとも承認経路と文書配信先を示す文書承認者
名を承認文書内容とで１つの文書を構成することによ
り、複数の文書は、文書内容に適した異なる文書承認経
路を持つことができる。これにより従来の固定の承認経
路で配布されていた文書承認方法に比べると、取り扱う
情報の種類を増やすことができ、全社的に承認システム
を使用することができる。

【０１４３】加えて、承認経路だけではなく、文書表示
に使用するタグ命令や、情報処理内容を規定したタグ命
令をも文書の中に組み込むので、文書承認に関わる専用
プログラムの容量を小さくできる。

【０１４４】さらに本実施形態では、承認の委任、相
談、書類の取り戻しといった機能を勇するので、ユーザ
の使用に対する自由度が高くなる。

【０１４５】その他、本発明では、特許請求の範囲に規
定された新規機能を有することにより、ユーザの仕事を
効率的に進めることが可能となる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明実施形態のシステム構成を示すブロック
図である。

【図２】本発明実施形態のソフトウェア構成を示すブロ
ック図である。

【図３】クライアント２０の表示画面の一例を示す説明
図である。

【図４】図３の署名表示欄の例を示す説明図である。

【図５】本発明実施形態の文書の流れを示す説明図であ
る。

【図６】本発明実施形態の文書の流れを示す説明図であ
る。

【図７】本発明実施形態の文書の流れを示す説明図であ
る。

【図８】本発明実施形態の文書の流れを示す説明図であ
る。

【図９】本発明実施形態の文書の流れを示す説明図であ
る。

【図１０】本発明実施形態の文書の流れを示す説明図で
ある。

【図１１】本発明実施形態のマークアップランゲージ文
書の構成を示す説明図である。

【図１２】本発明実施形態のクライアント２０側の処理
手順を示すフローチャートである。

【図１３】本発明実施形態のサーバ１０側の処理手順を
示すフローチャートである。

【図１４】飛び越し処理の処理手順を示すフローチャー
トである。

【符号の説明】

１０ サーバ ２０ クライアント ３０ 通信ネットワーク

フロントページの続き (72)発明者 遠藤 省吾 東京都調布市調布ヶ丘１−18−１ マイク ロソフト調布技術センター内 (72)発明者 加藤 幸二 東京都調布市調布ヶ丘１−18−１ マイク ロソフト調布技術センター内 (72)発明者 金谷 亮吾 東京都調布市調布ヶ丘１−18−１ マイク ロソフト調布技術センター内 (72)発明者 松内 良介 東京都調布市調布ヶ丘１−18−１ マイク ロソフト調布技術センター内 (72)発明者 三輪 宜子 東京都調布市調布ヶ丘１−18−１ マイク ロソフト調布技術センター内 (72)発明者 小林 浩美 東京都調布市調布ヶ丘１−18−１ マイク ロソフト調布技術センター内 (72)発明者 森 泰彦 東京都調布市調布ヶ丘１−18−１ マイク ロソフト調布技術センター内 Ｆターム(参考） 5B049 BB00 CC00 CC35 FF03 GG04

Claims (45)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 文書作成者および文書承認者を含む複数
   のクライアントと接続し、文書作成者のクライアントか
   ら承認すべき文書であって、該文書中に文書複数の承認
   者の名前および当該複数の承認者の承認経路を示す承認
   経路情報を含む文書を受信する受信手段と、 当該受信した文書について前記複数の文書作成者の承認
   を得るために、前記文書中に含まれる承認経路情報の承
   認経路に沿って前記文書中に含まれる文書承認者名のク
   ライアントに承認すべき文書を配信する配信手段とを具
   えたことを特徴とする文書承認システム。
2. 【請求項２】 請求項１に記載の文書承認システムにお
   いて、前記文書はマークアップランゲージ文書の形態で
   作成されることを特徴とする文書承認システム。
3. 【請求項３】 請求項１に記載の文書承認システムにお
   いて、マークアップランゲージ文書の形態の雛型文書を
   記憶する記憶手段をさらに有し、該記憶手段に記憶され
   た雛型文書を文書作成者のクライアントで読み出して、
   承認すべき文書を作成することを特徴とする文書承認シ
   ステム。
4. 【請求項４】 請求項３に記載の文書承認システムにお
   いて、前記雛型文書のマークアップランゲージ文書に
   は、承認ボタンを定義したタグ命令が記載されており、
   該雛型文書から作成された承認すべき文書を文書承認者
   側のクライアントで表示したときに、文書承認者は前記
   操作ボタンを操作することにより前記文書承認者が文書
   の承認を行うことを特徴とする文書承認システム。
5. 【請求項５】 請求項４に記載の文書承認システムにお
   いて、文書承認者が前記操作ボタンを操作するごとに前
   記承認すべき文書には前記文書承認者の承認を示す情報
   が付加されることを特徴とする文書承認システム。
6. 【請求項６】 請求項１に記載の文書承認システムにお
   いて、前記文書承認者は自己のクライアントから承認を
   委任する者を指定可能であって、前記配信手段は当該指
   定された者のクライアントに承認が委任された文書を転
   送することを特徴とする文書承認システム。
7. 【請求項７】 請求項６に記載の文書承認システムにお
   いて、前記承認を委任された者は自己のクライアントか
   ら承認を委任する別の者を指定可能であって、前記配信
   手段は当該指定された者のクライアントに承認が委任さ
   れた文書を転送することを特徴とする文書承認システ
   ム。
8. 【請求項８】 請求項７に記載の文書承認システムにお
   いて、前記配信手段は承認を委任した者が該承認を委任
   されることを阻止することを特徴とする文書承認システ
   ム。
9. 【請求項９】 請求項１に記載の文書承認システムにお
   いて、前記文書承認者は自己のクライアントから相談す
   る者を指定可能であって、前記配信手段は、当該指定さ
   れた者のクライアントに承認すべき文書を転送すること
   を特徴とする文書承認システム。
10. 【請求項１０】 請求項９に記載の文書承認システムに
    おいて、相談された者は自己のクライアントから相談す
    る別の者を指定可能であって、前記配信手段は当該指定
    された者のクライアントに前記承認すべき文書を転送す
    ることを特徴とする文書承認システム。
11. 【請求項１１】 請求項１０に記載の文書承認システム
    において、前記配信手段は相談した者が同一の承認すべ
    き文書について相談を受けることを阻止することを特徴
    とする文書承認システム。
12. 【請求項１２】 請求項１に記載の文書承認システムに
    おいて、前記承認すべき文書に含まれる承認経路情報を
    前記文書作成者または前記文書承認者のクライアントで
    作成または修正可能であることを特徴とする文書承認シ
    ステム。
13. 【請求項１３】 請求項１２に記載の文書承認システム
    において、前記承認経路情報の示す承認経路には分岐が
    含まれることを特徴とする文書承認システム。
14. 【請求項１４】 請求項１３に記載の文書承認システム
    において、前記分岐は飛び越し分岐であることを特徴と
    する文書承認システム。
15. 【請求項１５】 請求項１に記載の文書承認システムに
    おいて、前記承認すべきクライアントでは前記承認すべ
    き文書に対して拒絶が可能であり、該拒絶が行われた場
    合には、前のステージの文書承認者のクライアントに対
    して、拒絶された文書を前記配信手段が転送することを
    特徴とする文書承認システム。
16. 【請求項１６】 請求項１に記載の文書承認システムに
    おいて、前記承認すべきクライアントでは前記承認すべ
    き文書に対して拒絶および拒絶した文書の転送先の指定
    が可能であり、前記配信手段は、拒絶された文書を当該
    指定された配信先に転送することを特徴とする文書承認
    システム。
17. 【請求項１７】 請求項１に記載の文書承認システムに
    おいて、文書承認者のクライアントに保留された期間を
    計時する計時手段をさらに有し、該計時手段の計時した
    期間が予め定めた期間を超えた場合には、当該文書が保
    留されたクライアントに対して警告メッセージを前記配
    信手段が配信することを特徴とする文書承認システム。
18. 【請求項１８】 請求項１に記載の文書承認システムに
    おいて、文書承認者のクライアントに保留された期間を
    計時する計時手段をさらに有し、該計時手段の計時した
    期間が予め定めた期間を超えた場合には、予め定めた他
    の文書承認者のクライアントに対して前記承認すべき文
    書を承認のために前記配信手段が転送することを特徴と
    する文書承認システム。
19. 【請求項１９】 請求項１８に記載の文書承認システム
    において、前記予め定めた他の文書承認者のクライアン
    トを示す情報が前記承認すべき文書の中に含まれている
    ことを特徴とする文書承認システム。
20. 【請求項２０】 請求項１に記載の文書承認システムに
    おいて、文書作成者は、作成文書の取戻しを指示可能で
    あり、前記配信手段は、取り戻しの指示に応じて、現在
    承認のために配信されている文書を前記文書作成者のク
    ライアントに転送することを特徴とする文書承認システ
    ム。
21. 【請求項２１】 文書作成者および文書承認者を含む複
    数のクライアントとサーバとが接続されており、文書作
    成者のクライアントから承認すべき文書であって、該文
    書中に文書複数の承認者の名前および当該複数の承認者
    の承認経路を示す承認経路情報を含む文書を前記サーバ
    で受信し、 当該受信した文書について前記複数の文書作成者の承認
    を得るために、前記文書中に含まれる承認経路情報の承
    認経路に沿って前記文書中に含まれる文書承認者名のク
    ライアントに承認すべき文書を前記サーバにより配信す
    ることを特徴とする文書承認方法。
22. 【請求項２２】 請求項２２に記載の文書承認方法にお
    いて、前記文書はマークアップランゲージ文書の形態で
    作成されることを特徴とする文書承認方法。
23. 【請求項２３】 請求項２１に記載の文書承認方法にお
    いて、マークアップランゲージ文書の形態の雛型文書を
    前記サーバが記憶しておき、当該記憶された雛型文書を
    文書作成者のクライアントで読み出して、承認すべき文
    書を作成することを特徴とする文書承認方法。
24. 【請求項２４】 請求項２３に記載の文書承認システム
    において、前記雛型文書のマークアップランゲージ文書
    には、承認ボタンを定義したタグ命令が記載されてお
    り、該雛型文書から作成された承認すべき文書を文書承
    認者側のクライアントで表示したときに、文書承認者は
    前記操作ボタンを操作することにより前記文書承認者が
    文書の承認を行うことを特徴とする文書承認方法。
25. 【請求項２５】 請求項２４に記載の文書承認方法にお
    いて、文書承認者が前記操作ボタンを操作するごとに前
    記承認すべき文書には前記文書承認者の承認を示す情報
    が付加されることを特徴とする文書承認方法。
26. 【請求項２６】 請求項２１に記載の文書承認方法にお
    いて、前記文書承認者は自己のクライアントから承認を
    委任する者を指定可能であって、前記サーバは当該指定
    された者のクライアントに承認が委任された文書を転送
    することを特徴とする文書承認方法。
27. 【請求項２７】 請求項２６に記載の文書承認方法にお
    いて、前記承認を委任された者は自己のクライアントか
    ら承認を委任する別の者を指定可能であって、前記サー
    バは当該指定された者のクライアントに承認が委任され
    た文書を転送することを特徴とする文書承認方法。
28. 【請求項２８】 請求項２７に記載の文書承認方法にお
    いて、前記サーバは承認を委任した者が該承認を委任さ
    れることを阻止することを特徴とする文書承認方法。
29. 【請求項２９】 請求項２１に記載の文書承認方法にお
    いて、前記文書承認者は自己のクライアントから相談す
    る者を指定可能であって、前記サーバは、当該指定され
    た者のクライアントに承認すべき文書を転送することを
    特徴とする文書承認方法。
30. 【請求項３０】 請求項２９に記載の文書承認方法にお
    いて、相談された者は自己のクライアントから相談する
    別の者を指定可能であって、前記サーバは当該指定され
    た者のクライアントに前記承認すべき文書を転送するこ
    とを特徴とする文書承認方法。
31. 【請求項３１】 請求項３０に記載の文書承認方法にお
    いて、前記サーバは相談した者が同一の承認すべき文書
    について相談を受けることを阻止することを特徴とする
    文書承認方法。
32. 【請求項３２】 請求項３１に記載の文書承認方法にお
    いて、前記承認すべき文書に含まれる承認経路情報を前
    記文書作成者または前記文書承認者のクライアントで作
    成または修正可能であることを特徴とする文書承認方
    法。
33. 【請求項３３】 請求項３２に記載の文書承認方法にお
    いて、前記承認経路情報の示す承認経路には分岐が含ま
    れることを特徴とする文書承認方法。
34. 【請求項３４】 請求項３３に記載の文書承認方法にお
    いて、前記分岐は飛び越し分岐であることを特徴とする
    文書承認方法。
35. 【請求項３５】 請求項１に記載の文書承認方法におい
    て、前記承認すべきクライアントでは前記承認すべき文
    書に対して拒絶が可能であり、該拒絶が行われた場合に
    は、前のステージの文書承認者のクライアントに対し
    て、拒絶された文書を前記サーバが転送することを特徴
    とする文書承認方法。
36. 【請求項３６】 請求項２１に記載の文書承認方法にお
    いて、前記承認すべきクライアントでは前記承認すべき
    文書に対して拒絶および拒絶した文書の転送先の指定が
    可能であり、前記サーバは、拒絶された文書を当該指定
    された配信先に転送することを特徴とする文書承認方
    法。
37. 【請求項３７】 請求項３１に記載の文書承認方法にお
    いて、文書承認者のクライアントに保留された期間を前
    記サーバが計時し、該サーバの計時した期間が予め定め
    た期間を超えた場合には、当該文書が保留されたクライ
    アントに対して警告メッセージを前記サーバが配信する
    ことを特徴とする文書承認方法。
38. 【請求項３８】 請求項２１に記載の文書承認方法にお
    いて、文書承認者のクライアントに保留された期間を前
    記サーバにより計時し、該サーバの計時した期間が予め
    定めた期間を超えた場合には、予め定めた転送先のクラ
    イアントに対して前記承認すべき文書を前記サーバが転
    送することを特徴とする文書承認方法。
39. 【請求項３９】 請求項３８に記載の文書承認方法にお
    いて、前記予め定めた転送先を示す情報が前記承認すべ
    き文書の中に含まれていることを特徴とする文書承認方
    法。
40. 【請求項４０】 請求項２１に記載の文書承認方法にお
    いて、文書作成者は、作成文書の取戻しを指示可能であ
    り、前記サーバは、取り戻しの指示に応じて、現在承認
    のために配信されている文書を前記文書作成者のクライ
    アントに転送することを特徴とする文書承認方法。
41. 【請求項４１】 文書作成者および文書承認者を含む複
    数のクライアントとサーバとが接続されており、文書作
    成者のクライアントから承認すべき文書であって、該文
    書中に文書複数の承認者の名前および当該複数の承認者
    の承認経路を示す承認経路情報を含む文書を前記サーバ
    で受信し、当該受信した文書について前記複数の文書作
    成者の承認を得るために、前記文書中に含まれる承認経
    路情報の承認経路に沿って前記文書中に含まれる文書承
    認者名のクライアントに承認すべき文書を前記サーバに
    より配信するために、前記文書の中の承認を受けるべき
    文書内容を記憶する第１の記憶領域と、少なくとも前記
    承認経路情報を含み、前記クライアントまたは前記サー
    バ側で文書承認関連処理のために使用するパラメータを
    記憶する第２の記憶領域とを各文書ごとに具えたことを
    特徴とする記録媒体。
42. 【請求項４２】 １つの文書が承認を受ける文書内容と
    少なくとも文書の承認を受けるためのグラフィカルユー
    ザインターフェースの定義とで構成されており、該文書
    を記録したことを特徴とする記録媒体。
43. 【請求項４３】 １つの文書が承認を受ける文書内容と
    コンピュータが実行する承認関連処理内容の定義とで構
    成されており、該文書を記録すると共に、承認を行うコ
    ンピュータが前記承認関連処理の定義に従って承認関連
    処理を実行することを特徴とする記録媒体。
44. 【請求項４４】 請求項４３に記載の記録媒体におい
    て、前記承認関連処理の定義はマークアップランゲージ
    文書のタグ命令により定義されることを特徴とする記録
    媒体。
45. 【請求項４５】 請求項４３に記載の記録媒体におい
    て、前記承認関連の処理はマクロ命令の形態で定義され
    ることを特徴とする記録媒体。