JPH11184774A - メールアドレス管理装置及び記憶媒体 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 本発明の課題は、書類の送付手順あるいはメ
ーリングリストを組織図上の所属により定義して、書類
を送付することが可能なメールアドレス管理装置及び記
憶媒体を提供することである。 【解決手段】 ＣＰＵ２は、ワークフロー定義処理を実
行し、書類コードの選択を行い、Ｎｏを決定し、人事デ
ータファイル７ｂに基づいたツリー状の組織図を表示装
置５に表示させ、クリック操作により起案者を選択し、
社員区別を選択して、社員区別に応じて起案者を登録し
た後、前記起案者と同様にして送付先及び社員区別を選
択して送付先を登録する。また、ワークフロー処理を実
行し、書類コードを取得し、表示装置５にツリー状の組
織図を表示させ、クリック操作により起案者を取得し、
Ｎｏ及びステップを取得した後、送付先を確定し、その
社員区別を取得して、社員情報ファイル７ｃあるいは人
事データファイル７ｂから社員情報を取得し、社員情報
のメールアドレスに基づいて書類を送付する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、書類の送付手順あ
るいはメーリングリストを組織図上の所属により定義し
て、書類を送付するメールアドレス管理装置及び記憶媒
体に関する。

【０００２】

【従来の技術】近時、企業内では、社内ＬＡＮ（Local
Area Network）などのコンピュータネットワークの普及
に伴って、電子メールによる書類の送付が一般的に行わ
れるようになってきた。この電子メールによる書類の送
付は、即時性を有するとともに、相手先が不在であって
もメールボックスなどの記憶手段に記憶され、後で閲覧
することができるため、重要な連絡などの目的には特に
適しており、例えば、社員から上司へ、次いで、他部署
の所属長へと一つの書類を稟議する場合や、書類を課内
あるいは部門長全員へ配布する場合などに利用されてい
る。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、従来の
電子メールによる書類の送付においては、書類を稟議す
る場合などにおける送付手順の指定や、書類を課内ある
いは部門長全員へ配布する場合などにおけるメーリング
リストの作成を、オペレータが組織図を見て手作業で入
力しているため、その入力操作が煩雑であり、作業負担
がかかるという問題があった。

【０００４】また、人事異動によって社員の所属の変更
が発生した際など、その人事情報に合わせ前記送付手順
やメーリングリストの変更が必要となり、メールアドレ
スを管理しているテーブルや変更のあった送付先のメー
ルアドレスをオペレータが手作業で修正するため、書類
の送付経路やメーリングリストが実際の組織と同期がと
れないなどのミスが発生してしまうという問題があっ
た。

【０００５】本発明の課題は、書類の送付手順あるいは
メーリングリストを組織図上の所属により定義し、その
送付手順及びメーリングリストに基づいて書類を送付す
ることが可能なメールアドレス管理装置及び記憶媒体を
提供することである。

【０００６】

【課題を解決するための手段】請求項１記載の発明は、
組織の情報とメールアドレスを対応づけて記憶する組織
情報記憶手段と、この組織情報記憶手段により記憶され
た組織の情報から組織上の所属を指示する所属指示手段
と、この所属指示手段により指示された組織上の所属に
基づいて、送付する書類に対応して当該書類の送付手順
を定義する送付手順定義手段と、この送付手順定義手段
により定義された送付手順を記憶する送付手順記憶手段
と、この送付手順記憶手段により記憶された送付手順に
基づいて、前記所属指示手段により指示された組織上の
所属に対応する送付先のメールアドレスを前記組織情報
記憶手段から読み出し、この読み出されたメールアドレ
スに書類を送付する書類送付手段と、を備えたことを特
徴としている。

【０００７】請求項１記載の発明のメールアドレス管理
装置によれば、組織情報記憶手段により組織の情報とメ
ールアドレスが対応づけて記憶され、所属指示手段によ
り、組織情報記憶手段により記憶された組織の情報から
組織上の所属が指示され、送付手順定義手段により指示
された組織上の所属に基づいて、送付する書類に対応し
て当該書類の送付手順が定義され、送付手順記憶手段に
より定義された送付手順が記憶され、書類送付手段によ
り、送付手順記憶手段により記憶された送付手順に基づ
いて、指示された組織上の所属に対応する送付先のメー
ルアドレスが組織情報記憶手段から読み出され、この読
み出されたメールアドレスに書類が送付される。

【０００８】したがって、組織上の所属に基づいて書類
に対応する送付手順を登録しておき、その送付手順に基
づいて所属に対応する送付先のメールアドレスを読み出
し、書類を順次送付するため、人事異動によって社員の
所属の変更が発生した場合など、その人事情報に合わせ
て自動的に送付先のメールアドレスが変更されて、送付
先のメールアドレスを個々に手作業で修正する必要がな
くなり、書類の送付経路にミスが発生することを防ぐこ
とができる。

【０００９】請求項３記載の発明は、組織の情報とメー
ルアドレスを対応づけて記憶する組織情報記憶手段と、
所属名を指示する所属名指示手段と、前記組織情報記憶
手段により記憶された組織の情報から組織上の所属を指
示する所属指示手段と、この所属指示手段により指示さ
れた組織上の所属に基づいて、前記所属名指示手段によ
り指示された所属名に対応する書類の送付先を定義する
送付先定義手段と、前記所属名指示手段により指示され
た所属名に対応させて、前記送付先定義手段により定義
された書類の送付先に基づいて、前記所属指示手段によ
り指示された組織上の所属に対応するメールアドレスを
前記組織情報記憶手段から設定するメールアドレス設定
手段と、前記所属名指示手段により指示された所属名に
対応させて、前記メールアドレス設定手段により設定さ
れるメールアドレスをメーリングリストとして記憶する
メーリングリスト記憶手段と、このメーリングリスト記
憶手段に記憶されたメーリングリストの所属名が指定さ
れると、前記メーリングリスト記憶手段に記憶された当
該指定された所属名に対応するメールアドレスに書類を
送付する書類送付手段と、を備えたことを特徴としてい
る。

【００１０】請求項３記載の発明のメールアドレス管理
装置によれば、組織情報記憶手段により、組織の情報と
メールアドレスが対応づけて記憶され、所属名指定手段
により所属名が指示され、所属指示手段により、組織情
報記憶手段により記憶された組織の情報から組織上の所
属が指示され、送付先定義手段により指示された組織上
の所属に基づいて、指示された所属名に対応する書類の
送付先が定義され、メールアドレス設定手段により、指
示された所属名に対応させて、定義された書類の送付先
に基づいて、指示された組織上の所属に対応するメール
アドレスが組織情報記憶手段から設定され、メーリング
リスト記憶手段により、指示された所属名に対応させ
て、設定されるメールアドレスがメーリングリストとし
て記憶され、書類送付手段により、メーリングリスト記
憶手段に記憶されたメーリングリストの所属名が指定さ
れると、メーリングリスト記憶手段に記憶された当該指
定された所属名に対応するメールアドレスに書類が送付
される。

【００１１】したがって、組織上の所属に基づいて、メ
ーリングリストを作成しておき、ある所属に書類を送付
する時は、そのメーリングリストにより書類を送付する
ため、人事異動によって社員の所属の変更が発生した場
合など、その人事情報に合わせて自動的にメーリングリ
ストを更新し、メーリングリストを個々に手作業で修正
する必要がなくなり、メーリングリストにミスが発生す
ることを防ぐことができる。

【００１２】

【発明の実施の形態】以下、図を参照して本発明の実施
の形態を詳細に説明する。

【００１３】（第１の実施の形態）図１〜図１５は、本
発明のメールアドレス管理装置及び記憶媒体を適用した
コンピュータシステムの第１の実施の形態を示す図であ
る。

【００１４】まず、構成を説明する。

【００１５】図１は、本第１の実施の形態のコンピュー
タシステム１の要部構成を示すブロック図である。この
図１において、コンピュータシステム１は、ＣＰＵ２、
入力装置３、印刷装置４、表示装置５、ＲＡＭ６、記憶
装置７及び記憶媒体８により構成されており、記憶媒体
８を除く各部はバス９により接続されている。

【００１６】ＣＰＵ（Central Processing Unit ）２
は、記憶装置７に記憶されているシステムプログラム及
び当該システムに対応する各種アプリケーションプログ
ラムの中から指定されたアプリケーションプログラムを
ＲＡＭ６内の図示しないプログラム格納領域に格納し、
入力装置３から入力される各種指示あるいはデータをＲ
ＡＭ６内に格納して、この入力指示及び入力データに応
じてＲＡＭ６内に格納したアプリケーションプログラム
に従って各種処理を実行し、その処理結果をＲＡＭ６に
格納するとともに、表示装置５に表示する。そして、Ｒ
ＡＭ６内に格納した処理結果を入力装置３から入力指示
される記憶装置７内の保存先に保存する。

【００１７】また、ＣＰＵ２は、後述するワークフロー
定義処理を実行し、書類に応じた書類コードの選択を行
い、書類毎の各送付手順の番号であるＮｏを決定し、各
送付手順における送付の順番を示すステップを「Ｓ」に
設定すると、人事データファイル７ｂに基づいたツリー
状の組織図を表示装置５に表示させ、起案者に指定され
る部分がクリック操作されることにより、ステップ
「Ｓ」における起案者を選択する。そして、起案者に対
応する区分を示す社員区別を選択し、ステップ「Ｓ」に
起案者を社員区別に応じて登録した後、次のステップを
「１」に設定し、前記起案者と同様にして送付先及び社
員区別を選択し、送付先が最終送付先でなければ、この
ステップに前記送付先を登録し、ステップに１を加算し
次のステップを設定して、最終送付先まで前記選択及び
登録を繰り返し、最終送付先になるとステップを「Ｅ」
として最終送付先を登録する。

【００１８】さらに、ＣＰＵ２は、ワークフロー処理を
実行し、送付する書類に応じた書類コードを取得し、表
示装置５にツリー状の組織図を表示させ、起案者に対応
する部分がクリック操作されることにより起案者を取得
し、本処理の送付手順の番号であるＮｏ及び送付の順番
を示すステップを取得した後、送付先を確定し、その社
員区別を取得する。この社員区別により送付先が指定社
員である場合には、社員コードに基づいて、社員情報フ
ァイル７ｃから送付先の社員情報を取得する。また、社
員区別により送付先が所属長の場合には、確定された送
付者の所属コード、所属名及び社員区別に基づいて、人
事データファイル７ｂから送付先の所属長の社員情報を
取得する。そして、取得した社員情報のメールアドレス
に基づいて書類を送付し、ステップが「Ｅ」になるまで
前記ステップの取得以降の処理を繰り返す。

【００１９】入力装置３は、カーソルキー、数字入力キ
ー及び各種機能キー等を備え、押下されたキーの押下信
号をＣＰＵ２に出力する。また、入力装置３には、図示
しないポインティングデバイスであるマウスも備えられ
ており、後述するワークフロー定義処理及びワークフロ
ー処理において、表示装置５の表示画面に表示させたツ
リー状の組織図で、対応する部分がクリック操作される
ことにより、起案者あるいは送付者の指定を行い、その
操作信号をＣＰＵ２に出力する。

【００２０】印刷装置４は、ＣＰＵ２から入力される印
字データを所定の印刷用紙に印刷出力する。

【００２１】表示装置５は、ＣＲＴ（Cathode Ray Tub
e）液晶表示パネル等により構成され、ＣＰＵ２から入
力される表示データを表示する。また、上記ＣＰＵ２に
より実行されるワークフロー定義処理及びワークフロー
処理において起案者及び送付者を指定する際に、人事デ
ータファイル７ｂに基づいた図６に示すツリー状の組織
図を表示する。

【００２２】ＲＡＭ（Random Access Memory ）６は、
ＣＰＵ２により処理されるプログラムや文書データ等の
各種データを一時的に格納するワークエリアを形成して
いる。

【００２３】記憶装置７は、プログラムやデータ等が予
め記憶されている記憶媒体８を有しており、この記憶媒
体８は磁気的、光学的記録媒体、若しくは半導体メモリ
で構成されている。

【００２４】この記憶媒体８は記憶装置７に固定的に設
けたもの、若しくは着脱自在に装着するものであり、こ
の記憶媒体８には上記システムプログラム及び当該シス
テムに対応する各種アプリケーションプログラム、ワー
クフロー定義処理プログラム、ワークフロー処理プログ
ラム、各処理プログラムで処理されたデータ、及び、図
２に示すように、ワークフロー定義処理プログラム、ワ
ークフロー処理プログラムで処理されるワークフロー定
義ファイル７ａ、人事データファイル７ｂ、社員情報フ
ァイル７ｃ、所属テーブル７ｄ等を記憶する。

【００２５】ワークフロー定義ファイル７ａは、後述す
る図８及び図９に示すように、各送付手順が登録された
ファイルであり、書類の送付処理であるワークフロー処
理を行う前に、後述するワークフロー定義処理の実行に
よって作成される。

【００２６】人事データファイル７ｂは、図３に示すよ
うに、所属コード、及び所属名毎に、社員情報である役
職、社員コード、氏名、及びメールアドレスが格納され
ている。

【００２７】例えば、所属コード「１１１０」の「人事
課」は、役職が「課長」、社員コードが「２００」、メ
ールアドレスが「ｃｃｃ」である、氏名が「ＣＣＣ」の
社員と、社員コードが「３００」、メールアドレスが
「ｄｄｄ」である、氏名が「ＤＤＤ」の社員と、社員コ
ードが「３１０」、メールアドレスが「ｅｅｅ」であ
る、氏名が「ＥＥＥ」の社員とから構成されていること
が示されている。

【００２８】この人事データファイル７ｂに基づいて、
後述するワークフロー定義処理及びワークフロー処理に
おいて起案者及び送付者を指定する際に、表示装置５の
表示画面に図６に示すツリー状の組織図が表示される。

【００２９】社員情報ファイル７ｃは、図４に示すよう
に、社員コード毎に、社員情報である氏名、メールアド
レス、所属コード、所属名、及び役職が格納されてい
る。例えば、社員コード「１１０」の社員は、氏名が
「ＢＢＢ」、メールアドレスが「ｂｂｂ」、所属コード
が「１１００」、所属名が「総務部」、役職が「部長」
である。

【００３０】所属テーブル７ｄは、後述する図１０に示
すように、各社員区別毎に、社員区別の内容が対応づけ
て格納されるテーブルである。

【００３１】また、この記憶媒体８に記憶するプログラ
ム、データ等は、通信回線等を介して接続された他の機
器から受信して記憶する構成にしてもよく、更に、通信
回線等を介して接続された他の機器側に上記記憶媒体を
備えた記憶装置を設け、この記憶媒体８に記憶されてい
るプログラム、データを通信回線を介して使用する構成
にしてもよい。

【００３２】次に、本第１の実施の形態の動作を説明す
る。

【００３３】上記ＣＰＵ２により実行されるワークフロ
ー定義処理、及び、ワークフロー処理について図５及び
図１１に示すフローチャートに基づいて説明する。

【００３４】図５のワークフロー定義処理は、ワークフ
ロー処理を行う前に、記憶装置７のワークフロー定義フ
ァイル７ａを作成する、各送付手順の登録の処理であ
り、また、図１１のワークフロー処理は、このワークフ
ロー定義ファイル７ａに基づいて行われる書類の送付処
理である。

【００３５】図６は、本第１の実施の形態において、ワ
ークフロー定義処理及びワークフロー処理の説明で使用
する企業の組織の一部分を、各社員のメールアドレスと
ともにツリー状に示した組織図の一例である。このツリ
ー状の組織図は、記憶装置７に格納される、上記図３に
示す人事データファイル７ｂに基づいて作成されてお
り、後述するワークフロー定義処理及びワークフロー処
理において、起案者及び各送付先の選択時に、表示装置
５の表示画面に表示される。

【００３６】図６において、東京支社の支社長ＡＡＡの
下に、総務部の部門長である総務部長ＢＢＢ及び営業部
の部門長である営業部長ＦＦＦが配属されており、総務
部の人事課の課長にＣＣＣが配属され、人事課には、Ｄ
ＤＤ及びＥＥＥが配属されている。また、営業部は営業
１課、営業２課、営業３課から構成され、営業１課に
は、課長ＧＧＧの下にＨＨＨ、ＩＩＩが配属され、営業
２課には、課長ＪＪＪの下にＫＫＫ、ＬＬＬが配属さ
れ、営業３課には、課長ＭＭＭの下にＮＮＮ、ＯＯＯが
配属されている。そして、各社員のメールアドレスは、
ａａａ、ｂｂｂ、ｃｃｃ、・・・となっている。

【００３７】本第１の実施の形態では、具体的に、図７
に示す矢印の流れで書類Ａおよび書類Ｂを送付する場合
において、このワークフロー定義処理、及び、ワークフ
ロー処理を説明する。図７において、書類Ａの流れは、
点線の矢印で示されており、担当から所属する課、続い
て人事課、最後に総務部に送付される。また、書類Ｂの
流れは、実線の矢印で示されており、担当から所属する
課、続いて所属する部、最後に総務部に送付される。

【００３８】また、図８は、後述するワークフロー定義
処理により作成されたワークフロー定義ファイル７ａの
概要の一例を示す図であり、図７に示した書類Ａ及び書
類Ｂの送付の流れにおける送付手順が登録された場合で
ある。

【００３９】さらに、ワークフロー定義処理により作成
されるワークフロー定義ファイル７ａの具体例を図９に
示す。図８と同様に、図７に示した書類Ａ及び書類Ｂの
送付の流れにおける各送付手順が登録された場合であ
る。

【００４０】図９に示すように、後述するワークフロー
定義処理によって、ワークフロー定義ファイル７ａに
は、各書類に対応する書類コード（Ａ、Ｂ）、及び、書
類毎の各送付手順の番号であるＮｏ（１、２、３、４）
別に、その各送付手順における送付の順番を示すステッ
プ（Ｓ、１、２、Ｅ）に対応させて、各ステップにおい
て送付される社員の所属コード（１２００、１２１０、
１１１０、１１００）、所属名（営業１課、人事課、総
務部、・・・）、社員コード（３２０、２１０、・・
・）、社員名（ＧＧＧ、ＨＨＨ、・・・）、社員区別
（０、１、２、３、・・・、９）が格納される。

【００４１】この社員区別は、ステップ「Ｓ」では、書
類の送付元である起案者に、他のステップでは、書類の
送付先に対応する区分を示しており、図１０に示す、記
憶装置７内の所属テーブル７ｄに、その社員区別毎の内
容が格納されている。その内容は、「０」は全ての社
員、「１」は指定所属の社員、「２」は指定した社員、
「３」は自部門課長、「４」は自部門部長、「５」は自
部門支社長、「９」は指定所属長となっている。

【００４２】図９では、図７に示す書類Ａ及び書類Ｂの
送付の流れに対応した送付手順が、書類Ａに対しては
（Ａ）〜（Ｄ）の４通り、また、書類Ｂに対しては
（Ｅ）〜（Ｈ）の４通り、登録された場合を示してい
る。

【００４３】まず、図５のワークフロー定義処理によっ
て、記憶装置７に格納される図９に示すワークフロー定
義ファイル７ａが作成される手順を説明する。

【００４４】なお、このワークフロー定義処理の各ステ
ップにおいてＣＰＵ２が実行する選択あるいは決定など
は、登録する書類の送付手順に基づいた、ユーザーによ
る入力装置３からの入力操作に応じて行われるものとす
る。

【００４５】ＣＰＵ２は、まず、入力装置３からの入力
操作によりワークフロー定義処理の開始が指示される
と、書類に応じた書類コードの選択を行う（ステップＳ
１）。書類Ａであれば書類コードＡを選択し、書類Ｂで
あれば書類コードＢを選択する。次いで、書類毎に各送
付手順を示す番号であるＮｏ（１、２、３、４）を決定
し（ステップＳ２）、その各送付手順における送付の順
番を示すステップを「Ｓ」に設定する（ステップＳ
３）。

【００４６】ステップを「Ｓ」に設定すると、図６に示
す、ツリー状の組織図を表示装置５の表示画面に表示さ
せ、図７に示すように、その表示画面上で送付元である
起案者に指定される部分がユーザーによってクリック操
作されることにより、ステップ「Ｓ」における起案者を
選択する（ステップＳ４）。この図６に示すツリー状の
組織図は、記憶装置７に格納される図３に示す人事デー
タファイル７ｂに基づいた図である。次いで、起案者に
対応する区分を示す上述した社員区別（０、１、２、・
・・、９）を選択し（ステップＳ５）、ステップ「Ｓ」
に、その社員区別に応じて、図１０に示す記憶装置７に
格納される所属テーブル７ｄを参照して、前記選択され
た起案者を登録する（ステップＳ６）。

【００４７】所属テーブル７ｄより、社員区別が「２」
の場合には、起案者に対応する区分が指定した社員であ
るため、その起案者に対応する所属コード、所属名、社
員コード、社員名を登録する。また、社員区別が「２」
以外の場合には、起案者に対応する区分が指定した所属
の社員あるいは所属長であるため、その起案者に対応す
る所属コード、所属名を登録する。

【００４８】次いで、次のステップを「１」に設定し
（ステップＳ７）、図６に示すツリー状の組織図を表示
装置５の表示画面に表示させ、図７に示すように、その
表示画面上で送付先に指定される部分がユーザーによっ
てクリック操作されることにより、このステップにおけ
る送付先を選択する（ステップＳ８）。そして、送付先
に対応する区分を示す上述した社員区別（０、１、２、
・・・、９）を選択し（ステップＳ９）、この送付先が
最終の送付先であるか否かを判別する（ステップＳ１
０）。

【００４９】送付先が最終の送付先でない場合には、上
記起案者の登録と同様に、前記社員区別に応じて所属テ
ーブル７ｄを参照し、送付先を現在のステップに登録す
ると（ステップＳ１１）、前記ステップに１を加算して
新たなステップを設定し（ステップＳ１２）、ステップ
Ｓ８に戻る。ステップＳ１０において、送付先が最終の
送付先である場合には、その最終のステップを「Ｅ」に
設定し直して、社員区別に応じて送付先を登録し（ステ
ップＳ１４）、本処理を終了する。

【００５０】このワークフロー定義処理において、ＣＰ
Ｕ２は、例えば、図９の（Ｃ）の場合では、まず、書類
Ａに応じた書類コード「Ａ」を選択し、送付手順の番号
であるＮｏを「３」に決定した後、まず、ステップ
「Ｓ」において、図７に示すように、表示装置５に表示
させたツリー状の組織図の営業部がクリック操作され
て、社員区別「１」（指定所属の社員）を選択すること
により、起案者として所属コード「１２００」の所属名
「営業部」に所属する社員全員を登録する。

【００５１】次いで、ステップ「１」において、営業部
がクリック操作されて、社員区別「３」（自部門課長）
を選択することにより、最初の送付先として、所属コー
ド「１２００」の所属名「営業部」における各担当者の
自部門の課長を登録する。続いて、ステップ「２」にお
いて、人事課がクリック操作されて、社員区別「９」
（指定所属長）を選択することにより、２番目の送付先
として、所属コード「１１１０」の所属名「人事課」の
課長を登録する。そして、ステップ「Ｅ」において、総
務部がクリック操作されて、社員区別「９」（指定所属
長）を選択することにより、最終の送付先として、所属
コード「１１００」の所属名「総務部」の部長を登録す
る。

【００５２】また、このワークフロー定義処理におい
て、ＣＰＵ２は、例えば、図９の（Ｆ）の場合では、ま
ず、書類Ｂに応じた書類コード「Ｂ」を選択し、送付手
順の番号であるＮｏを「２」に決定した後、まず、ステ
ップ「Ｓ」において、図７に示すように、表示装置５に
表示させたツリー状の組織図の営業１課がクリック操作
されて、社員区別「１」（指定所属の社員）を選択する
ことにより、起案者として所属コード「１２１０」の所
属名「営業１課」に所属する社員全員を登録する。

【００５３】次いで、ステップ「１」において、営業１
課がクリック操作されて、社員区別「３」（自部門課
長）を選択することにより、最初の送付先として、所属
コード「１２１０」の所属名「営業１課」の課長を登録
する。続いて、ステップ「２」において、営業部がクリ
ック操作されて、社員区別「４」（自部門部長）を選択
することにより、２番目の送付先として、所属コード
「１２００」の所属名「営業部」の部長を登録する。そ
して、ステップ「Ｅ」において、総務部がクリック操作
されて、社員区別「９」（指定所属長）を選択すること
により、最終の送付先として、所属コード「１２００」
の所属名「総務部」の部長を登録する。

【００５４】次に、上記ワークフロー定義処理により作
成されたワークフロー定義ファイル７ａに基づいて書類
を送付するワークフロー処理について、図１１のフロー
チャートを用いて説明する。

【００５５】なお、このワークフロー処理のステップＡ
１〜Ａ４において、ＣＰＵ２が実行する取得あるいは決
定などは、送付する書類に基づいた、ユーザーによる入
力装置３からの入力操作に応じて行われるものとする。

【００５６】ＣＰＵ２は、まず、入力装置３からの入力
操作によりワークフロー処理の開始が指示されると、送
付する書類に応じた書類コードを取得し（ステップＡ
１）、続いて、図６に示すツリー状の組織図を表示装置
５の表示画面に表示させ、その表示画面上で起案者に対
応する部分がユーザーによってクリック操作されること
により、送付元である起案者を取得する（ステップＡ
２）。

【００５７】次いで、送付する書類における本処理の送
付手順の番号であるＮｏを決定し（ステップＡ３）、そ
の送付手順における送付の順番を示すステップを取得し
た後（ステップＡ４）、取得した書類コード、起案者、
Ｎｏ、及び、ステップに基づいて送付先（所属コード、
所属名、社員コード、社員名）を確定し、その社員区別
を取得する（ステップＡ５）。

【００５８】そして、取得した社員区別により、所属テ
ーブル７ｄを参照して、送付先が所属長である否かを判
別する（ステップＡ６）。送付先が所属長でない場合
（社員区別が「２」で、送付先が指定した社員である場
合）には、前記確定された送付先の社員コードを取得し
（ステップＡ７）、その社員コードに基づいて、記憶装
置７に格納される図４に示す社員情報ファイル７ｃから
送付先の社員情報を取得して、ステップＡ９に移行す
る。

【００５９】また、送付先が所属長である場合には、確
定された送付者の所属コード、所属名、及び社員区別に
基づいて、記憶装置７に格納される図３に示す人事デー
タファイル７ｂから送付先の社員情報を取得して（ステ
ップＡ８）、ステップＡ９に移行する。

【００６０】そして、ステップＡ９において、前記社員
情報ファイル７ｃあるいは人事データファイル７ｂから
取得した社員情報のメールアドレスに基づいて書類を送
付する。次いで、ステップが「Ｅ」であるか否かを判別
し（ステップＡ１０）、「Ｅ」でなければ、ステップＡ
４に戻り、前記ステップの取得以降の処理を繰り返し、
「Ｅ」であれば、本処理を終了する。

【００６１】このワークフロー処理において、ＣＰＵ２
は、例えば、図９（Ｃ）に示す送付手順で書類を送付す
る場合、書類コード「Ａ」を取得し、図７に示すよう
に、表示装置５に表示させたツリー状の組織図において
起案者として営業部がクリック操作された後、Ｎｏ
「３」、ステップ「１」を取得すると、取得した情報か
ら送付先を所属コード「１２００」、所属名「営業部」
と確定して、社員区別「３」（自部門課長）を取得す
る。すなわち、送付先は、営業部における各担当者の自
部門の課長となる。そして、前記社員区別により送付先
が所属長であるため、人事データファイル７ｂから、前
記自部門の課長のメールアドレスを取得し書類Ａを送付
する。起案者が、営業１課のＨＨＨである場合には、前
記送付先は、営業１課の課長であるＧＧＧとなり、メー
ルアドレスｇｇｇに対して書類Ａを送付する。

【００６２】次いで、上記ステップ「１」における最初
の送付処理と同様の処理を行うことにより、ステップ
「２」における２番目の送付では、人事課の課長である
ＣＣＣのメールアドレスｃｃｃに対して書類Ａを送付す
る。そして、ステップ「Ｅ」における最後の送付では、
総務部の部長であるＢＢＢのメールアドレスｂｂｂに対
して書類Ａを送付する。

【００６３】また、このワークフロー処理において、Ｃ
ＰＵ２は、例えば、図９（Ｆ）に示す送付手順で書類を
送付する場合、書類コード「Ｂ」を取得し、図７に示す
ように、表示装置５に表示させたツリー状の組織図にお
いて起案者として営業１課がクリック操作された後、Ｎ
ｏ「２」、ステップ「１」を取得すると、取得した情報
から送付先を所属コード「１２１０」、所属名「営業１
課」と確定して、社員区別「３」（自部門課長）を取得
する。すなわち、送付先は、営業１課の課長となる。そ
して、前記社員区別により送付先が所属長であるため、
人事データファイル７ｂから、前記営業１課の課長ＧＧ
Ｇのメールアドレスｇｇｇを取得し書類Ｂを送付する。

【００６４】次いで、上記ステップ「１」における最初
の送付処理と同様の処理を行うことにより、ステップ
「２」における２番目の送付では、営業部の部長である
ＦＦＦのメールアドレスｆｆｆに対して書類Ｂを送付す
る。そして、ステップ「Ｅ」における最後の送付では、
総務部の部長であるＢＢＢのメールアドレスｂｂｂに対
して書類Ｂを送付する。

【００６５】次に、図１２、図１３、図１４、図１５を
用いて、人事異動が行われた際など、社員の配属が変更
した場合の処理について説明する。

【００６６】図１２は、人事異動が行われた後の社員情
報ファイル７ｃの一例を示す図である。図１２におい
て、人事異動が行われた社員の社員情報に対してはマス
ク表示されている。例えば、ＢＢＢが総務部の部長から
開発部の部長に人事異動した場合、図４と対応させる
と、社員コードが「１１０」、メールアドレスが「ｂｂ
ｂ」である氏名「ＢＢＢ」の所属の情報が、図４に示す
所属コード「１１００」、所属名「総務部」、役職「部
長」から、図１２に示す所属コード「３０００」、所属
名「開発部」、役職「部長」に変更される。

【００６７】図１３は、上記図１２と同様に人事異動が
行われた後の人事データファイル７ｂの一例を示す図で
ある。図１３において、人事異動が行われた社員の社員
情報に対してはマスク表示されている。例えば、総務部
の部長がＢＢＢからＣＣＣに人事異動した場合、図３と
対応させると、所属コードが「１１００」、所属名が
「総務部」、役職が「部長」である社員の情報が、図３
に示す社員コード「１１０」、氏名「ＢＢＢ」、メール
アドレス「ｂｂｂ」から、図１３に示す社員コード「２
００」、氏名「ＣＣＣ」、メールアドレス「ｃｃｃ」に
変更される。

【００６８】この図１３の人事異動後の人事データファ
イル７ｂに基づいて、図６に示したツリー状の組織図
は、図１４に示すように変更される。そして、図１４に
示した書類Ａ及び書類Ｂの送付の流れ（書類Ａは点線の
矢印、書類Ｂは実線の矢印）に応じて、上記ワークフロ
ー定義処理において、起案者及び送付者が指定される。

【００６９】図１５は、起案者がＨＨＨとＩＩＩの場合
に、図９に示すワークフロー定義ファイル７ａに基づい
て、ワークフロー処理によって送付される、人事異動前
と人事異動後の送付手順を示す図である。

【００７０】例えば、起案者がＨＨＨの書類Ａを図９
（Ｃ）に基づいて送付する場合では、まず、人事異動前
の送付手順は、起案者ＨＨＨが営業１課のため、最初の
送付者が自部門の課長である営業１課の課長ＧＧＧとな
り、２番目の送付者が人事課の課長ＣＣＣとなり、最後
の送付者が総務部の部長ＢＢＢとなる。

【００７１】そして、人事異動により、図１４に示すよ
うに、起案者ＨＨＨが営業３課に移り、人事課の課長が
ＰＰＰになり、総務部の部長がＣＣＣになる。

【００７２】この人事異動後にワークフロー処理が実行
されると、起案者あるいは送付者の指定をする際には、
図１３の人事異動後の人事データファイル７ｂに基づい
た図１４のツリー状の組織図に応じて行い、また、社員
情報を取得する際には、図１２の人事異動後の社員情報
ファイル７ｃ及び図１３の人事異動後の人事データファ
イル７ｂに応じて行うため、人事異動後の送付手順は、
まず、最初の送付者が営業３課の課長ＭＭＭとなり、２
番目の送付者が人事課の課長ＰＰＰとなり、最後の送付
者が総務部の部長ＣＣＣとなる。

【００７３】また、例えば、起案者がＩＩＩの書類Ｂを
図９（Ｆ）に基づいて送付する場合では、まず、人事異
動前の送付手順は、起案者ＩＩＩが営業１課のため、最
初の送付者が営業１課の課長ＧＧＧとなり、２番目の送
付者が営業部の部長ＦＦＦとなり、最後の送付者が総務
部の部長ＢＢＢとなる。

【００７４】そして、人事異動により、図１４に示すよ
うに、総務部の部長がＣＣＣになる。この人事異動後に
ワークフロー処理が実行されると、人事異動後の送付手
順は、まず、最初の送付者が営業１課の課長ＧＧＧとな
り、２番目の送付者が営業部の部長ＦＦＦとなり、最後
の送付者が総務部の部長ＣＣＣとなる。

【００７５】以上のように、ＣＰＵ２は、ワークフロー
定義処理を実行し、書類コードの選択を行い、Ｎｏを決
定し、ステップを「Ｓ」に設定すると、人事データファ
イル７ｂに基づいたツリー状の組織図を表示装置５に表
示させ、クリック操作により起案者を選択し、社員区別
を選択して、社員区別に応じて起案者を登録する。そし
て、次のステップを「１」に設定し、前記起案者と同様
にして送付先及び社員区別を選択して送付先を登録する
と、ステップに１を加算し次のステップを設定して、最
終送付先まで前記選択及び登録を繰り返し、最終送付先
になるとステップを「Ｅ」として最終送付先を登録す
る。

【００７６】また、ＣＰＵ２は、ワークフロー処理を実
行し、書類コードを取得し、表示装置５にツリー状の組
織図を表示させ、クリック操作により起案者を取得し、
Ｎｏ及びステップを取得した後、送付先を確定し、その
社員区別を取得する。そして、送付先が指定社員である
場合には、社員情報ファイル７ｃから社員情報を取得
し、送付先が所属長の場合には、人事データファイル７
ｂから社員情報を取得して、社員情報のメールアドレス
に基づいて書類を送付し、ステップが「Ｅ」になるまで
繰り返す。

【００７７】したがって、人事情報に応じた組織上の所
属に基づいて書類に対応する送付手順を登録しておき、
その送付手順に基づいて所属に対応する送付先のメール
アドレスを読み出し、書類を順次送付するため、人事異
動によって社員の所属の変更が発生した場合など、その
人事情報に合わせて自動的に送付先のメールアドレスが
変更されて、送付先のメールアドレスを個々に手作業で
修正する必要がなくなり、書類の送付経路にミスが発生
することを防ぐことができる。

【００７８】また、表示画面に表示させたツリー状の組
織図におけるクリック操作によって所望の所属が入力さ
れ、送付手順の登録を行うため、ユーザーにとって、入
力操作が容易となり、作業負担を低減することができ
る。

【００７９】（第２の実施の形態）上記第１の実施の形
態では、表示画面に表示させたツリー状の組織図におけ
るクリック操作によって所望の所属が入力され、人事情
報に応じた組織上の所属に基づいて書類に対応する送付
手順を登録し、また、その所属に基づいて送付先のメー
ルアドレスを読み出し、書類を順次送付するようにした
が、人事情報に応じた組織上の所属に基づいて、書類を
送付するメーリングリストを作成しておき、ある所属に
書類を送付するときは、そのメーリングリストにより書
類を送付するようにすることが有効である。

【００８０】本第２の実施の形態では、表示画面に表示
させたツリー状の組織図におけるドラッグ操作によって
所望の所属が入力され、組織上の所属に基づいて設定さ
れるメーリングリスト定義ファイルから、メーリングリ
ストを作成し、ある所属に書類を送付するときは、その
メーリングリストに基づいて書類を送付し、また、人事
異動が行われわれると、その人事異動後の組織上の所属
に基づいて、自動的にメーリングリストを更新すること
が可能なメールアドレス管理装置及び記憶媒体について
説明する。

【００８１】図１６〜図２６は、本発明のメールアドレ
ス管理装置及び記憶媒体を適用したコンピュータシステ
ムの第２の実施の形態を示す図である。

【００８２】まず、構成を説明する。

【００８３】図１６は、本第２の実施の形態のコンピュ
ータシステム２１の要部構成を示すブロック図である。
なお、同図において、第１の実施の形態におけるコンピ
ュータシステム１の要部構成（図１参照）と同一の構成
要素には同一符号を付して、その説明は省略する。

【００８４】図１６において、コンピュータシステム２
１は、上記図１に示した入力装置３、印刷装置４、及び
表示装置５、ＲＡＭ６と、ＣＰＵ２２、記憶装置２７、
及び記憶媒体２８により構成されており、記憶媒体２８
を除く各部はバス９により接続されている。

【００８５】ＣＰＵ２２は、後述するメーリングリスト
定義処理を実行し、まず、入力装置３から記憶装置２７
に格納されるメーリングリスト定義ファイル２７ａのリ
スト名が入力されると、人事データファイル７ｂに基づ
いたツリー状の組織図を表示装置５に表示させ、ドラッ
グ操作によりメーリングリストの送付先領域を指定し
て、メーリングリスト定義ファイル２７ａの所属コー
ド、所属名、社員区別、所属社員名を設定する。そし
て、人事データファイル７ｂを参照してメールアドレス
を取得し、記憶装置２７のメーリングリストファイル２
７ｃに、リスト名と対応させてメールアドレスを格納し
たメーリングリストを作成して、全メーリングリストを
作成するまで本処理を繰り返す。

【００８６】また、ＣＰＵ２２は、後述するメーリング
送付処理を実行し、記憶装置２７に格納されたメーリン
グリストファイル２７ｃからメーリングリストのリスト
名を選択すると、そのリスト名に対応するメーリングリ
ストを読み出し、メーリングリストに格納されるメール
アドレスに基づいて書類の送付を行い、そのメーリング
リストに送付されていないメールアドレスがなくなるま
で送付処理を繰り返す。

【００８７】さらに、ＣＰＵ２２は、後述するメーリン
グリスト更新処理を実行し、記憶装置２７の人事異動後
の人事データファイル７ｂを参照して、メーリングリス
ト定義ファイル２７ａの所属社員名が書き換えられ更新
される。そして、更新されたメーリングリスト定義ファ
イル２７ａを参照して、書き換えられた所属社員名に基
づいて、メーリングリストファイル２７ｃのメーリング
リストのメールアドレスが書き換えられ、更新されたメ
ーリングリスト定義ファイル２７ａに応じて、メーリン
グリストファイル２７ｃの更新が全て完了するまで、メ
ーリングリスメーリングリストのメールアドレスの書き
換えを繰り返す。

【００８８】記憶装置２７は、プログラムやデータ等が
予め記憶されている記憶媒体２８を有しており、この記
憶媒体２８は磁気的、光学的記録媒体、若しくは半導体
メモリで構成されている。

【００８９】この記憶媒体２８は記憶装置２７に固定的
に設けたもの、若しくは着脱自在に装着するものであ
り、この記憶媒体２８には上記システムプログラム及び
当該システムに対応する各種アプリケーションプログラ
ム、メーリングリスト定義処理プログラム、メーリング
送付処理プログラム、メーリングリスト更新処理プログ
ラム、各処理プログラムで処理されたデータ、及び、図
１７に示すように、メーリングリスト定義処理プログラ
ム、メーリング送付処理プログラム、メーリングリスト
更新処理プログラムで処理されるメーリングリスト定義
ファイル２７ａ、人事データファイル７ｂ、メーリング
リストファイル２７ｃ、所属テーブル７ｄ等を記憶す
る。

【００９０】メーリングリスト定義ファイル２７ａは、
後述する図２０及び図２１に示すように、メーリングリ
スト定義処理の実行によって、メーリングリストファイ
ル２７ｃを作成する前に設定されるファイルであり、リ
スト名に対応して、各リスト名に応じて送付する送付先
の所蔵コード、所属名、社員区別、及び所属社員名が格
納される。

【００９１】人事データファイル７ｂは、上記第１の実
施の形態と同様に、図３に示すように、所属コード、及
び所属名毎に、社員情報である役職、社員コード、氏
名、及びメールアドレスが格納されている。この人事デ
ータファイル７ｂに基づいて、後述するメーリングリス
ト定義処理においてメーリングリストの送付先領域を指
定する際に、表示装置５の表示画面に図１９に示すツリ
ー状の組織図が表示される。

【００９２】メーリングリストファイル２７ｃは、後述
する図２２に示すように、メーリングリスト定義処理の
実行によって作成されるファイルであり、リスト名に対
応して、各リスト名に応じて送付する送付先のメールア
ドレスが格納されている。

【００９３】所属テーブル７ｄは、上記第１の実施の形
態と同様に、後述する図１０に示すように、各社員区別
毎に、社員区別の内容が対応づけて格納されるテーブル
である。

【００９４】また、この記憶媒体２８に記憶するプログ
ラム、データ等は、通信回線等を介して接続された他の
機器から受信して記憶する構成にしてもよく、更に、通
信回線等を介して接続された他の機器側に上記記憶媒体
を備えた記憶装置を設け、この記憶媒体２８に記憶され
ているプログラム、データを通信回線を介して使用する
構成にしてもよい。

【００９５】次に、本第２の実施の形態の動作を説明す
る。

【００９６】上記ＣＰＵ２２により実行されるメーリン
グリスト定義処理、メーリング送付処理、及びメーリン
グリスト更新処理について図１８、図２３、及び図２４
に示すフローチャートに基づいて説明する。

【００９７】図１８のメーリングリスト定義処理は、メ
ーリング送付処理を行う前に、記憶装置２７のメーリン
グリスト定義ファイル２７ａを設定し、そのメーリング
リスト定義ファイル２７ａに基づいてメーリングリスト
ファイル２７ｃを作成する処理であり、図２３のメーリ
ング送付処理は、前記作成されたメーリングリストファ
イル２７ｃに基づいて行われる書類の送付処理である。
また、図２４のメーリングリスト更新処理は、人事異動
が行われた際などに実行される、メーリングリストファ
イル２７ｃの更新処理である。

【００９８】図１９は、上記第１の実施の形態と同様に
（図６参照）、本第２の実施の形態において使用する企
業の組織の一部分を、各社員のメールアドレスとともに
ツリー状に示した組織図の一例である。このツリー状の
組織図は、第１の実施の形態と同様に、記憶装置２７に
格納される人事データファイル７ｂに基づいて作成され
ており、後述するメーリングリスト定義処理において、
作成するメーリングリストの送付先を示す領域の指定時
に、表示装置５の表示画面に表示される。同図におい
て、後述するメーリングリスト定義処理において、指定
されるメーリングリストの送付先を示す領域も同時に示
している。

【００９９】図２０、図２１は、記憶装置２７に格納さ
れる、本処理により設定されるメーリングリスト定義フ
ァイル２７ａの一例を示す図である。また、図２２は、
記憶装置２７に格納される、本処理により作成されるメ
ーリングリストファイル２７ｃの一例を示す図である。

【０１００】まず、図１８のメーリングリスト定義処理
によって、記憶装置２７に格納される図２０及び図２１
に示すメーリングリスト定義ファイル２７ａが設定さ
れ、図２２に示すメーリングリストファイル２７ｃが作
成される手順を説明する。

【０１０１】ＣＰＵ２２は、まず、入力装置３からの入
力操作によりメーリングリスト定義処理の開始が指示さ
れ、入力装置３からの入力操作により、記憶装置２７に
格納されるメーリングリスト定義ファイル２７ａのメー
リングリストのリスト名が入力される（ステップＢ
１）。図２０に示すように、例えば、リスト名の、「部
門長」、「営業１課」、あるいは「営業部」などが入力
される。

【０１０２】次いで、記憶装置２７内に格納される人事
データファイル７ｂに基づいて、図１９に示すように、
ツリー状の組織図を表示装置５の表示画面に表示させ
（ステップＢ２）、作成するメーリングリストの送付先
を示す領域に対応する部分が、ユーザーによるマウス操
作によってドラッグ操作されることにより、メーリング
リストの送付先を示す領域を指定する（ステップＢ
３）。表示装置５の表示画面上において、前記ドラッグ
操作により指定される各メーリングリストの送付先領域
に対応する部分を、図１９の（１）〜（３）によって示
す。（１）は、リスト名が「部門長」の場合に指定され
た送付先を示す領域であり、（２）は、リスト名が「営
業１課」の場合に指定された送付先を示す領域であり、
（３）は、リスト名が「営業部」の場合に指定された送
付先を示す領域である。

【０１０３】そして、リスト名に対応させて、指定され
たメーリングリストの送付先領域から、メーリングリス
ト定義ファイル２７ａの所属コード、所属名、及び社員
区別をまず設定する（ステップＢ４）。図２０に示すよ
うに、例えば、リスト名「営業１課」の場合には、ステ
ップＢ３において図１９の（２）が指定された場合であ
り、営業１課の課長に対応する、所属コード「１２１
０」、所属名「営業１課」、社員区別「９」と、営業１
課の社員に対応する、所属コード「１２１０」、所属名
「営業１課」、社員区別「１」が設定される。この社員
区別は、上記第１の実施の形態と同様に、記憶装置２７
に格納される、図１０に示す所属テーブル７ｄを参照し
て設定される。

【０１０４】また、前記設定された所属コード、所属
名、及び社員区別に対応して所属社員名を設定する。図
２１に、リスト名毎に所属社員名が設定されたメーリン
グリスト定義ファイル２７ａを示す。例えば、リスト名
「営業１課」では、図２０のリスト名「営業１課」に設
定される所属コード「１２１０」、所属名「営業１
課」、社員区別「９」に対応して、所属社員「ＧＧＧ」
を設定し、所属コード「１２１０」、所属名「営業
部」、社員区別「１」に対応して、所属社員「ＨＨ
Ｈ」、「ＩＩＩ」を設定する。

【０１０５】次いで、記憶装置２７内に格納される図３
に示す人事データファイル７ｂを参照して、前記メーリ
ングリスト定義ファイル２７ａに設定された項目（所属
コード、所属名、社員区別、所属社員名）に基づいてメ
ールアドレスを取得する（ステップＢ５）。そして、記
憶装置２７のメーリングリストファイル２７ｃ内に、リ
スト名と対応させて、書類の送付先であるメールアドレ
スを格納したメーリングリストを作成する（ステップＢ
６）。

【０１０６】例えば、図２０、図２１に示すリスト名
「営業１課」の所属コード「１２１０」、所属名「営業
１課」、社員区別「９」、所属社員名「ＧＧＧ」に基づ
いて、図３に示す人事データファイル７ｂよりメールア
ドレス「ｇｇｇ」を取得し、また、所属コード「１２１
０」、所属名「営業１課」、社員区別「１」、所属社員
名「ＨＨＨ」、「ＩＩＩ」に基づいて、人事データがイ
ル７ｂよりメールアドレス「ｈｈｈ」、「ｉｉｉ」を取
得する。そして、図２２に示すメーリングリストファイ
ル２７ｃに、リスト名「営業１課」と対応させてメール
アドレス「ｇｇｇ」、「ｈｈｈ」、「ｉｉｉ」を格納し
て、営業１課のメーリングリストを作成する。

【０１０７】続いて、作成するメーリングリストが全て
終了したか否かを判別し（ステップＢ７）、終了してい
ない場合には、ステップＢ１に戻る。また、終了した場
合には、本処理を終了する。

【０１０８】次に、上記メーリングリスト定義処理によ
り作成されたメーリングリストファイル２７ｃに基づい
て書類を送付するメーリング送付処理について、図２３
に示すフローチャートを用いて説明する。

【０１０９】ＣＰＵ２２は、まず、入力装置３からの入
力操作によりメーリング送付処理の開始が指示され、入
力装置３からの入力操作により、記憶装置２７に格納さ
れた図２２に示すメーリングリストファイル２７ｃか
ら、本処理に使用するメーリングリストのリスト名を選
択する（ステップＣ１）。次いで、前記選択されたリス
ト名に基づいて、メーリングリストファイル２７ｃから
メーリングリストを読み出し（ステップＣ２）、そのメ
ーリングリストに格納されるメールアドレスに基づいて
書類の送付処理を行う（ステップＣ３）。

【０１１０】そして、前記読み出されたメーリングリス
トに、まだ送付されていないメールアドレスが残ってい
るか否かを判別し（ステップＣ４）、残っている場合に
は、ステップＣ３に戻り、残っているメールアドレスに
基づいて送付処理を繰り返し行い、残っていない場合に
は、本処理を終了する。

【０１１１】次に、メーリングリストファイル２７ｃの
更新処理であるメーリングリスト更新処理について、図
２４に示すフローチャートを用いて説明する。

【０１１２】このメーリングリスト更新処理は、人事異
動が行われた際など社員の配属が変更した場合に行われ
る処理である。

【０１１３】図２５は、上記第１の実施の形態と同様
に、図１３に示した人事異動後の人事データファイル７
ｂに基づいて変更されたツリー状の組織図である。上記
メーリングリスト定義処理において、指示されるメーリ
ングリストの送付先領域を図１９と同様に示す。

【０１１４】ＣＰＵ２２は、まず、入力装置３からの入
力操作によりメーリングリスト更新処理の開始が指示さ
れると、記憶装置２７に格納される図２０に示すメーリ
ングリスト定義ファイル２７ａの所属コード、所属名、
社員区別に基づいて、記憶装置２７に格納される図１３
に示す人事異動後の人事データファイル７ｂを参照し
て、図２１に示すメーリングリスト定義ファイル２７ａ
の所属社員名が書き換えられ、メーリングリスト定義フ
ァイル２７ａが更新される（ステップＤ１）。

【０１１５】次いで、更新されたメーリングリスト定義
ファイル２７ａを参照して（ステップＤ２）、書き換え
れた所属社員名に基づいて、記憶装置２７内に格納され
る図２２に示すメーリングリストファイル２７ｃのメー
リングリストのメールアドレスが書き換えられる（ステ
ップＤ３）。

【０１１６】図２６に、本処理によりメールアドレスが
書き換えられて、更新したメーリングリストファイル２
７ｃを示す。例えば、図２５に示すように、営業１課で
は、人事異動により社員「ＨＨＨ」が「ＮＮＮ」に変更
されているため、図１３に示した人事異動後の人事デー
タファイル７ｂを参照して、まず、メーリングリスト定
義ファイル２７ａの営業１課の所属社員名が書き換えら
れ、それに応じて、図２６に示すように、メーリングリ
ストファイル２７ｃにおいて、リスト名「営業１課」の
メールアドレスの「ｈｈｈ」が「ｎｎｎ」に書き換えら
れる。

【０１１７】そして、更新されたメーリングリスト定義
ファイル２７ａに応じて、メーリングリストファイル２
７ｃのメーリングリストの更新が全て完了したか否かを
判別し（ステップＤ４）、完了していない場合には、ス
テップＤ２に戻り、完了した場合には、本処理を終了す
る。

【０１１８】以上のように、ＣＰＵ２２は、メーリング
リスト定義処理を実行し、メーリングリスト定義ファイ
ル２７ａのリスト名が入力されると、人事データファイ
ル７ｂに基づいたツリー状の組織図を表示装置５に表示
させ、ドラッグ操作によりメーリングリストの送付先領
域を指定して、メーリングリスト定義ファイル２７ａの
所属コード、所属名、社員区別、所属社員名を設定し、
人事データファイル７ｂを参照してメールアドレスを取
得し、メーリングリストファイル２７ｃにリスト名と対
応させてメールアドレスを格納したメーリングリストを
作成する。

【０１１９】また、ＣＰＵ２２は、メーリング送付処理
を実行し、メーリングリストファイル２７ｃから選択さ
れたメーリングリストのリスト名に対応するメーリング
リストを読み出し、メールアドレスに基づいて書類の送
付を行う。

【０１２０】さらに、ＣＰＵ２２は、メーリングリスト
更新処理を実行し、人事異動後の人事データファイル７
ｂを参照して、メーリングリスト定義ファイル２７ａの
所属社員名が書き換えられ、その更新されたメーリング
リスト定義ファイル２７ａを参照して、メーリングリス
トファイル２７ｃのメールアドレスが書き換えられる。

【０１２１】したがって、人事情報に応じた組織上の所
属に基づいて、メーリングリストを作成しておき、ある
所属に書類を送付する時は、そのメーリングリストによ
り書類を送付するため、人事異動によって社員の所属の
変更が発生した場合など、その人事情報に合わせて自動
的にメーリングリストを更新し、メーリングリストを個
々に手作業で修正する必要がなくなり、メーリングリス
トにミスが発生することを防ぐことができる。

【０１２２】また、表示画面に表示させたツリー状の組
織図におけるドラッグ操作によって所望の送付先の所属
範囲が入力され、メーリングリストの作成を行うため、
ユーザーにとって、入力操作が容易となり、作業負担を
減少することができる。

【０１２３】

【発明の効果】請求項１記載の発明によれば、組織上の
所属に基づいて書類に対応する送付手順を登録してお
き、その送付手順に基づいて所属に対応する送付先のメ
ールアドレスを読み出し、書類を順次送付するため、人
事異動によって社員の所属の変更が発生した場合など、
その人事情報に合わせて自動的に送付先のメールアドレ
スが変更されて、送付先のメールアドレスを個々に手作
業で修正する必要がなくなり、書類の送付経路にミスが
発生することを防ぐことができる。

【０１２４】請求項２記載の発明によれば、表示させた
組織図上において所望する所属を指示することにより所
属が入力され、送付手順の登録を行うため、ユーザーに
とって、入力操作が容易となり、作業負担を低減するこ
とができる。

【０１２５】請求項３記載の発明によれば、組織上の所
属に基づいて、メーリングリストを作成しておき、ある
所属に書類を送付する時は、そのメーリングリストによ
り書類を送付するため、人事異動によって社員の所属の
変更が発生した場合など、その人事情報に合わせて自動
的にメーリングリストを更新し、メーリングリストを個
々に手作業で修正する必要がなくなり、メーリングリス
トにミスが発生することを防ぐことができる。

【０１２６】請求項４記載の発明によれば、表示させた
組織図上において所望する所属を指示することにより所
属が入力され、メーリングリストの作成を行うため、ユ
ーザーにとって、入力操作が容易となり、作業負担を減
少することができる。

【０１２７】請求項５記載の発明によれば、組織上の所
属に基づいて書類に対応する送付手順を登録しておき、
その送付手順に基づいて所属に対応する送付先のメール
アドレスを読み出し、書類を順次送付することができる
プログラムをコンピュータにより実行することができ
る。

【０１２８】請求項６記載の発明によれば、組織上の所
属に基づいて、メーリングリストを作成しておき、ある
所属に書類を送付する時は、そのメーリングリストによ
り書類を送付することができるプログラムをコンピュー
タにより実行することができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明のメールアドレス管理装置及び記憶媒体
を適用した第１の実施の形態のコンピュータシステム１
の要部構成を示すブロック図である。

【図２】図１の記憶装置７内に格納される各種ファイル
を示す図である。

【図３】図２の人事データファイル７ｂを示す図であ
る。

【図４】図２の社員情報ファイル７ｃを示す図である

【図５】第１の実施の形態において、図１のＣＰＵ２に
より実行されるワークフロー定義処理を示すフローチャ
ートである。

【図６】組織の一部分を各社員のメールアドレスととも
にツリー状に示した組織図である。

【図７】図６の組織図において、書類Ａ及び書類Ｂの送
付の流れを示す図である。

【図８】図５のワークフロー定義処理により作成された
ワークフロー定義ファイル７ａの概要を示す図である。

【図９】図５のワークフロ定義処理により作成されたワ
ークフロー定義ファイル７ａの具体例を示す図である。

【図１０】図２の所属テーブル７ｄを示す図である。

【図１１】第１の実施の形態において、図１のＣＰＵ２
により実行されるワークフロー処理を示すフローチャー
トである。

【図１２】人事異動後の社員情報ファイル７ｃを示す図
である。

【図１３】人事異動後の人事データファイル７ｂを示す
図である。

【図１４】人事異動後のツリー状の組織図及び書類Ａと
書類Ｂの送付の流れを示す図である。

【図１５】起案者がＨＨＨとＩＩＩの場合の、人事異動
前と人事異動後の送付手順を示す図である。

【図１６】本発明のメールアドレス管理装置及び記憶媒
体を適用したコンピュータシステム２１の要部構成を示
すブロック図である。

【図１７】図１６の記憶装置２７内に格納される各種フ
ァイルを示す図である。

【図１８】第２の実施の形態において、図１６のＣＰＵ
２１により実行されるメーリングリスト定義処理を示す
フローチャートである。

【図１９】組織の一部分を各社員のメールアドレス及び
メーリングリストの送付先領域とともにツリー状に示し
た組織図である。

【図２０】図１８のメーリングリスト定義処理により設
定されたメーリングリスト定義ファイル２７ａ（リスト
名に対応させて、所属コード、所属名、社員区別が設定
される場合）を示す図である。

【図２１】図１８のメーリングリスト定義処理により設
定されたメーリングリスト定義ファイル２７ａ（リスト
名に対応させて、所属社員名が設定される場合）を示す
図である。

【図２２】図１８のメーリングリスト定義処理により作
成されたメーリングリストファイル２７ｃを示す図であ
る。

【図２３】第２の実施の形態において、図１６のＣＰＵ
２１により実行されるメーリング送付処理を示すフロー
チャートである。

【図２４】第２の実施の形態において、図１６のＣＰＵ
２１により実行されるメーリングリスト更新処理を示す
フローチャートである。

【図２５】人事異動後のツリー状の組織図及びメーリン
グリストの送付先領域を示す図である。

【図２６】図２４のメーリングリスト更新処理により更
新されたメーリングリストファイル２７ｃを示す図であ
る。

【符号の説明】

１、２１ コンピュータシステム ２、２２ ＣＰＵ ３ 入力装置 ４ 印刷装置 ５ 表示装置 ６ ＲＡＭ ７、２７ 記憶装置 ７ａ ワークフロー定義ファイル ７ｂ 人事データファイル ７ｃ 社員情報ファイル ７ｄ 所属テーブル ２７ａ メーリングリスト定義ファイル ２７ｃ メーリングリストファイル ８、２８ 記憶媒体 ９ バス

Claims (6)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】組織の情報とメールアドレスを対応づけて
   記憶する組織情報記憶手段と、 この組織情報記憶手段により記憶された組織の情報から
   組織上の所属を指示する所属指示手段と、 この所属指示手段により指示された組織上の所属に基づ
   いて、送付する書類に対応して当該書類の送付手順を定
   義する送付手順定義手段と、 この送付手順定義手段により定義された送付手順を記憶
   する送付手順記憶手段と、 この送付手順記憶手段により記憶された送付手順に基づ
   いて、前記所属指示手段により指示された組織上の所属
   に対応する送付先のメールアドレスを前記組織情報記憶
   手段から読み出し、この読み出されたメールアドレスに
   書類を送付する書類送付手段と、 を備えたことを特徴とするメールアドレス管理装置。
2. 【請求項２】前記組織情報記憶手段により記憶された組
   織の情報に基づいて組織図を表示する表示手段を更に備
   え、 前記所属指示手段は、前記表示手段により表示された組
   織図上で所望する所属を指示することを特徴とする請求
   項１記載のメールアドレス管理装置。
3. 【請求項３】組織の情報とメールアドレスを対応づけて
   記憶する組織情報記憶手段と、 所属名を指示する所属名指示手段と、 前記組織情報記憶手段により記憶された組織の情報から
   組織上の所属を指示する所属指示手段と、 この所属指示手段により指示された組織上の所属に基づ
   いて、前記所属名指示手段により指示された所属名に対
   応する書類の送付先を定義する送付先定義手段と、 前記所属名指示手段により指示された所属名に対応させ
   て、前記送付先定義手段により定義された書類の送付先
   に基づいて、前記所属指示手段により指示された組織上
   の所属に対応するメールアドレスを前記組織情報記憶手
   段から設定するメールアドレス設定手段と、 前記所属名指示手段により指示された所属名に対応させ
   て、前記メールアドレス設定手段により設定されるメー
   ルアドレスをメーリングリストとして記憶するメーリン
   グリスト記憶手段と、 このメーリングリスト記憶手段に記憶されたメーリング
   リストの所属名が指定されると、前記メーリングリスト
   記憶手段に記憶された当該指定された所属名に対応する
   メールアドレスに書類を送付する書類送付手段と、 を備えたことを特徴とするメールアドレス管理装置。
4. 【請求項４】前記組織情報記憶手段により記憶された組
   織の情報に基づいて組織図を表示する表示手段を更に備
   え、 前記所属指示手段は、前記表示手段により表示された組
   織図上で所望する所属を指示することを特徴とする請求
   項３記載のメールアドレス管理装置。
5. 【請求項５】組織の情報とメールアドレスを対応づけて
   組織情報記憶手段に記憶するためのコンピュータが実行
   可能なプログラムコードと、 組織情報記憶手段により記憶された組織の情報から組織
   上の所属を指示するためのコンピュータが実行可能なプ
   ログラムコードと、 指示された組織上の所属に基づいて、送付する書類に対
   応して当該書類の送付手順を定義するためのコンピュー
   タが実行可能なプログラムコードと、 定義された送付手順を送付手順記憶手段に記憶するため
   のコンピュータが実行可能なプログラムコードと、 送付手順記憶手段により記憶された送付手順に基づい
   て、指示された組織上の所属に対応する送付先のメール
   アドレスを組織情報記憶手段から読み出し、この読み出
   されたメールアドレスに書類を送付するためのコンピュ
   ータが実行可能なプログラムコードと、 を含むプログラムを格納したことを特徴とする記憶媒
   体。
6. 【請求項６】組織の情報とメールアドレスを対応づけて
   組織情報記憶手段に記憶するためのコンピュータが実行
   可能なプログラムコードと、 所属名を指示するためのコンピュータが実行可能なプロ
   グラムコードと、 組織情報記憶手段により記憶された組織の情報から組織
   上の所属を指示するためのコンピュータが実行可能なプ
   ログラムコードと、 指示された組織上の所属に基づいて、指示された所属名
   に対応する書類の送付先を定義するためのコンピュータ
   が実行可能なプログラムコードと、 指示された所属名に対応させて、定義された書類の送付
   先に基づいて、指示された組織上の所属に対応するメー
   ルアドレスを組織情報記憶手段から設定するためのコン
   ピュータが実行可能なプログラムコードと、 指示された所属名に対応させて、設定されるメールアド
   レスをメーリングリストとしてメーリングリスト記憶手
   段に記憶するためのコンピュータが実行可能なプログラ
   ムコードと、 メーリングリスト記憶手段に記憶されたメーリングリス
   トの所属名が指定されると、前記メーリングリスト記憶
   手段に記憶された当該指定された所属名に対応するメー
   ルアドレスに書類を送付するためのコンピュータが実行
   可能なプログラムコードと、 を含むプログラムを格納したことを特徴とする記憶媒
   体。