JP2000020421A - 電子メールシステムにおけるテンプレート自動選択方法 - Google Patents
電子メールシステムにおけるテンプレート自動選択方法Info
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- JP2000020421A JP2000020421A JP18552098A JP18552098A JP2000020421A JP 2000020421 A JP2000020421 A JP 2000020421A JP 18552098 A JP18552098 A JP 18552098A JP 18552098 A JP18552098 A JP 18552098A JP 2000020421 A JP2000020421 A JP 2000020421A
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Abstract
(57)【要約】
【課題】 煩雑な電子メール送信文テンプレートの選択
作業を軽減すると共に、誤ったテンプレートを用いた電
子メールの誤送信を防止すること。 【解決手段】 電子メール送信宛て先と利用するテンプ
レートの種類を対にした情報を格納したテンプレート利
用情報ファイルを用意し、このテンプレート利用情報フ
ァイルを読み出し、電子メール送信宛て先との比較を行
うことにより、その電子メール送信宛て先に利用するで
あろうテンプレートを類推して選択する。
作業を軽減すると共に、誤ったテンプレートを用いた電
子メールの誤送信を防止すること。 【解決手段】 電子メール送信宛て先と利用するテンプ
レートの種類を対にした情報を格納したテンプレート利
用情報ファイルを用意し、このテンプレート利用情報フ
ァイルを読み出し、電子メール送信宛て先との比較を行
うことにより、その電子メール送信宛て先に利用するで
あろうテンプレートを類推して選択する。
Description
【０００１】
【発明の属する技術分野】本発明は、電子メールシステ
ムの電子メールテンプレート自動選択方法に関し、特
に、電子メールシステムにおいて送信用の電子メールを
作成するためのテンプレートの選択を簡単に行える電子
メールテンプレート自動選択方法に関するものである。
ムの電子メールテンプレート自動選択方法に関し、特
に、電子メールシステムにおいて送信用の電子メールを
作成するためのテンプレートの選択を簡単に行える電子
メールテンプレート自動選択方法に関するものである。
【０００２】
【従来の技術】電子メールシステムにおける電子メール
の送信内容には、通常の紙による連絡文書と同じよう
に、送る相手や文書の内容（用件）により定型の文が数
多く含まれている。
の送信内容には、通常の紙による連絡文書と同じよう
に、送る相手や文書の内容（用件）により定型の文が数
多く含まれている。
【０００３】多くの電子メールシステムでは、これら定
型文をテンプレートファイルと呼ばれるファイルに格納
させて、電子メール送信文作成時に、このテンプレート
を選択し、定型の電子メール送信文書作成作業を軽減さ
せる機能を用意している。
型文をテンプレートファイルと呼ばれるファイルに格納
させて、電子メール送信文作成時に、このテンプレート
を選択し、定型の電子メール送信文書作成作業を軽減さ
せる機能を用意している。
【０００４】電子メールシステム利用者は、この機能を
利用して電子メールを送る相手や内容に応じて、必要な
テンプレートを判断し選択していた。
利用して電子メールを送る相手や内容に応じて、必要な
テンプレートを判断し選択していた。
【０００５】また、テンプレート機能を持つ多くの電子
メールシステムでは、電子メール送信文の新規作成時に
おいて自動的に選択されるテンプレートを指定すること
ができる。これにより、最も多く利用するテンプレート
を自動選択されるように指定しておくと、通常の電子メ
ールの送信文作成作業において、テンプレート選択の手
間を省くことができた。
メールシステムでは、電子メール送信文の新規作成時に
おいて自動的に選択されるテンプレートを指定すること
ができる。これにより、最も多く利用するテンプレート
を自動選択されるように指定しておくと、通常の電子メ
ールの送信文作成作業において、テンプレート選択の手
間を省くことができた。
【０００６】また、テンプレートに関する自動化の技術
として、特開平３−１３４７６４号公報（発明の名称：
メニュー選択による定型文生成方式）が知られている。
これは、定型文の生成を自動化するようにしたものであ
る。
として、特開平３−１３４７６４号公報（発明の名称：
メニュー選択による定型文生成方式）が知られている。
これは、定型文の生成を自動化するようにしたものであ
る。
【０００７】
【発明が解決しようとする課題】通常、電子メールシス
テムのテンプレート利用にあたっては、送り先毎にほぼ
決まったテンプレートを選択することが多い。これは、
定型文が送り先によって決まってくることが多いため、
必然的にテンプレートが送り先毎に作成されることが多
くなるためである。このため、決まりきった特定の相手
に電子メールを送信する場合、従来の方法では、テンプ
レート選択作業が煩雑に感じるという問題がある。
テムのテンプレート利用にあたっては、送り先毎にほぼ
決まったテンプレートを選択することが多い。これは、
定型文が送り先によって決まってくることが多いため、
必然的にテンプレートが送り先毎に作成されることが多
くなるためである。このため、決まりきった特定の相手
に電子メールを送信する場合、従来の方法では、テンプ
レート選択作業が煩雑に感じるという問題がある。
【０００８】また、電子メールの新規送信文作成におけ
るテンプレート自動選択を指定しておくと、誤ったテン
プレートのまま電子メールを送信してしまうという問題
がある。
るテンプレート自動選択を指定しておくと、誤ったテン
プレートのまま電子メールを送信してしまうという問題
がある。
【０００９】本発明の目的は、煩雑な電子メール送信文
テンプレートの選択作業を軽減すると共に、誤ったテン
プレートを用いた電子メールの誤送信を防止することが
できる電子メールシステムにおけるテンプレート自動選
択方法を提供することにある。
テンプレートの選択作業を軽減すると共に、誤ったテン
プレートを用いた電子メールの誤送信を防止することが
できる電子メールシステムにおけるテンプレート自動選
択方法を提供することにある。
【００１０】
【課題を解決するための手段】上記目的を達成するため
に、本発明は、電子メールの宛て先情報と当該宛て先に
対応するテンプレートの種類情報とを関連付けてテンプ
レート利用情報としてテンプレート利用情報ファイルに
格納し、電子メールの送信宛て先の入力により、前記テ
ンプレート利用情報ファイルに格納されたとテンプレー
ト利用情報を読み出し、入力された宛て先に該当する宛
て先に関するテンプレートの種類情報が格納されている
か否かを判定し、当該宛て先について複数のテンプレー
トの種類情報が格納されていれば、その種類情報で示さ
れる複数のテンプレートの１つを選択させるための候補
一覧を表示し、その候補一覧中の１つのテンプレートの
選択操作により、その選択されたテンプレートを電子メ
ール宛て先のテンプレートとして選択し、入力された宛
て先について格納されているテンプレートの種類情報が
１つであれば、この種類情報で示されるテンプレートを
電子メール宛て先のテンプレートとして選択することを
特徴とする。
に、本発明は、電子メールの宛て先情報と当該宛て先に
対応するテンプレートの種類情報とを関連付けてテンプ
レート利用情報としてテンプレート利用情報ファイルに
格納し、電子メールの送信宛て先の入力により、前記テ
ンプレート利用情報ファイルに格納されたとテンプレー
ト利用情報を読み出し、入力された宛て先に該当する宛
て先に関するテンプレートの種類情報が格納されている
か否かを判定し、当該宛て先について複数のテンプレー
トの種類情報が格納されていれば、その種類情報で示さ
れる複数のテンプレートの１つを選択させるための候補
一覧を表示し、その候補一覧中の１つのテンプレートの
選択操作により、その選択されたテンプレートを電子メ
ール宛て先のテンプレートとして選択し、入力された宛
て先について格納されているテンプレートの種類情報が
１つであれば、この種類情報で示されるテンプレートを
電子メール宛て先のテンプレートとして選択することを
特徴とする。
【００１１】
【発明の実施の形態】以下、本発明を実施する場合の一
形態を図面を参照して具体的に説明する。図１は、本発
明によるテンプレート自動選択方法の一実施の形態を示
す機能構成ブロック図である。本実施形態のテンプレー
ト自動選択方法は、パーソナルコンピュータ等のコンピ
ュータを用いて実施されるものであり、図１にに示すよ
うな機能要素で実現される。これらの機能要素は、基本
的には同機能のプログラムによって実現される。
形態を図面を参照して具体的に説明する。図１は、本発
明によるテンプレート自動選択方法の一実施の形態を示
す機能構成ブロック図である。本実施形態のテンプレー
ト自動選択方法は、パーソナルコンピュータ等のコンピ
ュータを用いて実施されるものであり、図１にに示すよ
うな機能要素で実現される。これらの機能要素は、基本
的には同機能のプログラムによって実現される。
【００１２】図１の機能要素は、テンプレートの利用状
況を一元管理するためのテンプレート利用情報ファイル
７を読み出すテンプレート情報読み出し部１、キーボー
ド等から入力された電子メール送信宛て先８を受け取る
電子メール宛て先受け取り部２、テンプレート候補一覧
９を作成するテンプレート候補一覧作成部３、テンプレ
ートメニュー一覧１０を作成するテンプレートメニュー
一覧生成部４、テンプレート集１１からテンプレートを
取り出すテンプレート選択部５、テンプレート選択履歴
を記憶するテンプレート利用履歴記憶部６から構成され
る。
況を一元管理するためのテンプレート利用情報ファイル
７を読み出すテンプレート情報読み出し部１、キーボー
ド等から入力された電子メール送信宛て先８を受け取る
電子メール宛て先受け取り部２、テンプレート候補一覧
９を作成するテンプレート候補一覧作成部３、テンプレ
ートメニュー一覧１０を作成するテンプレートメニュー
一覧生成部４、テンプレート集１１からテンプレートを
取り出すテンプレート選択部５、テンプレート選択履歴
を記憶するテンプレート利用履歴記憶部６から構成され
る。
【００１３】図２は、テンプレート利用情報ファイル７
の例を示すものであり、宛て先７１は、テンプレートを
利用したときの電子メールの送信先を特定する情報を示
している。テンプレート７２は、宛て先別に対応付けら
れたテンプレートの種類を示す名称であり、過去に使用
したテンプレートまたはこれから使用するテンプレート
を物理的に特定する情報を示している。利用頻度７３
は、そのテンプレートを利用した回数を示しており、当
該テンプレートを使用する都度、利用頻度７３の値が
「１」づつ更新される。
の例を示すものであり、宛て先７１は、テンプレートを
利用したときの電子メールの送信先を特定する情報を示
している。テンプレート７２は、宛て先別に対応付けら
れたテンプレートの種類を示す名称であり、過去に使用
したテンプレートまたはこれから使用するテンプレート
を物理的に特定する情報を示している。利用頻度７３
は、そのテンプレートを利用した回数を示しており、当
該テンプレートを使用する都度、利用頻度７３の値が
「１」づつ更新される。
【００１４】図３は、テンプレート候補一覧９の例を示
している。日本語名称９１は、テンプレートの内容を簡
単に説明したものであり、テンプレートメニュー一覧１
０で利用される。テンプレート９２は、テンプレート利
用情報ファイル７のテンプレート７２と同一内容であ
る。
している。日本語名称９１は、テンプレートの内容を簡
単に説明したものであり、テンプレートメニュー一覧１
０で利用される。テンプレート９２は、テンプレート利
用情報ファイル７のテンプレート７２と同一内容であ
る。
【００１５】図４は、テンプレートメニュー一覧１０の
例を示している。この例では、テンプレートの日本語名
称一覧１０１とテンプレート選択を指示するボタン１０
２とから構成している。利用者は、テンプレート日本語
名称一覧１０１から利用したいテンプレートをマウスカ
ーソル１０４によって選択し、選択ボタン１０２で確定
する。もし、テンプレートの利用を取りやめたいとき
は、キャンセルボタン１０３を操作して取り消す。な
お、図４では、同一の宛て先について、社内用、通達、
報告書という３つのテンプレートが存在することを示し
ている。
例を示している。この例では、テンプレートの日本語名
称一覧１０１とテンプレート選択を指示するボタン１０
２とから構成している。利用者は、テンプレート日本語
名称一覧１０１から利用したいテンプレートをマウスカ
ーソル１０４によって選択し、選択ボタン１０２で確定
する。もし、テンプレートの利用を取りやめたいとき
は、キャンセルボタン１０３を操作して取り消す。な
お、図４では、同一の宛て先について、社内用、通達、
報告書という３つのテンプレートが存在することを示し
ている。
【００１６】図５は、テンプレート集１１の例を示して
いる。テンプレート集１１は、複数のテンプレートから
構成されていて、各テンプレート毎に定型文が収められ
ている。ここでは、特に言及していないが、テンプレー
トを１ファイルとし、各テンプレートファイルを１つの
ディレクトリに収め、そのディレクトリをテンプレート
集として扱うと実現が容易である。
いる。テンプレート集１１は、複数のテンプレートから
構成されていて、各テンプレート毎に定型文が収められ
ている。ここでは、特に言及していないが、テンプレー
トを１ファイルとし、各テンプレートファイルを１つの
ディレクトリに収め、そのディレクトリをテンプレート
集として扱うと実現が容易である。
【００１７】図６は、利用者が入力した電子メールの宛
て先情報により、当該宛て先に使用するテンプレートを
決定する処理の流れを示すフローチャートである。ま
ず、テンプレート利用情報ファイル７からテンプレート
利用情報を読み込む（ステップ１２）。次に、利用者が
キーボード等から入力した電子メール送信宛て先８を読
み出す（ステップ１３）。この際、電子メール送信宛て
先８がテンプレート利用情報ファイル７の宛て先情報に
含まれていれば、テンプレート候補一覧９にテンプレー
ト情報を利用頻度と共に追加記憶する（ステップ１４、
１５、１６）。候補が複数ある場合は、テンプレート候
補一覧９中のテンプレートを利用頻度の高い順に並べ替
え、図４に示したようなテンプレートメニュー一覧１０
を作成してコンピュータディスプレイに表示し、利用者
からの選択を待つ（ステップ１７、１８）。そして、利
用者が選択したテンプレートを最終的に選択する（ステ
ップ１９）。しかし、候補が１件しかない場合は、自動
的にそのテンプレートを選択する（ステップ１７、１
９）。最後に、テンプレートの選択情報をテンプレート
利用履歴記憶部６に記憶させた後、テンプレート利用情
報ファイル７を更新する（ステップ２０）。
て先情報により、当該宛て先に使用するテンプレートを
決定する処理の流れを示すフローチャートである。ま
ず、テンプレート利用情報ファイル７からテンプレート
利用情報を読み込む（ステップ１２）。次に、利用者が
キーボード等から入力した電子メール送信宛て先８を読
み出す（ステップ１３）。この際、電子メール送信宛て
先８がテンプレート利用情報ファイル７の宛て先情報に
含まれていれば、テンプレート候補一覧９にテンプレー
ト情報を利用頻度と共に追加記憶する（ステップ１４、
１５、１６）。候補が複数ある場合は、テンプレート候
補一覧９中のテンプレートを利用頻度の高い順に並べ替
え、図４に示したようなテンプレートメニュー一覧１０
を作成してコンピュータディスプレイに表示し、利用者
からの選択を待つ（ステップ１７、１８）。そして、利
用者が選択したテンプレートを最終的に選択する（ステ
ップ１９）。しかし、候補が１件しかない場合は、自動
的にそのテンプレートを選択する（ステップ１７、１
９）。最後に、テンプレートの選択情報をテンプレート
利用履歴記憶部６に記憶させた後、テンプレート利用情
報ファイル７を更新する（ステップ２０）。
【００１８】ここで、利用者がテンプレート利用情報フ
ァイル７になかった新たなテンプレートを使用した場合
には、このテンプレートが新規テンプレートとして追加
される。そして、その場合の利用頻度７３の値は「１」
に設定される。また、既に存在したテンプレートを使用
した場合には、その利用頻度７３の値が「＋１」され
る。なお、テンプレート利用情報ファイル７におけるテ
ンプレート７２等の情報は、電子メールの送信前に複数
の宛て先に関するものを予め格納しておいてもよいし、
電子メールを送信する都度、格納する方法のいずれであ
ってもよい。
ァイル７になかった新たなテンプレートを使用した場合
には、このテンプレートが新規テンプレートとして追加
される。そして、その場合の利用頻度７３の値は「１」
に設定される。また、既に存在したテンプレートを使用
した場合には、その利用頻度７３の値が「＋１」され
る。なお、テンプレート利用情報ファイル７におけるテ
ンプレート７２等の情報は、電子メールの送信前に複数
の宛て先に関するものを予め格納しておいてもよいし、
電子メールを送信する都度、格納する方法のいずれであ
ってもよい。
【００１９】次に、利用者がメールを送信する場合につ
いて、具体例を用いて、利用者の操作と、電子メールシ
ステムの処理について説明する。一般的に、電子メール
文書の作成及び送信作業では、電子メールシステムの新
規電子メール文書作成機能を利用して、電子メールの送
信宛て先、送信文書のタイトル、送信文を入力し、電子
メールを送信する。本発明は、この電子メール作成作業
において、電子メールの送信宛て先の入力が完了する
と、自動的に図６に示す処理を実行する。ステップ１３
によって、先に入力された電子メール宛て先を読み込
み、これをもとに利用テンプレートを類推する。類推し
たテンプレートが１つしかない場合は、ステップ１９に
よって、送信文に類推したテンプレートを選択表示す
る。類推したテンプレートが複数ある場合は、ステップ
１８によって、図４に示すダイアログ（テンプレートメ
ニュー一覧１０）を表示し、利用者にテンプレートを選
択させる機会を与える。利用者によって、テンプレート
が選択されたならば、ステップ１９によって、利用者に
よって選択されたテンプレートを送信文に表示する。利
用者は、この送信文に表示されたテンプレートを適宜修
正し、完成した文書を電子メールシステムの機能を使っ
て送信する。
いて、具体例を用いて、利用者の操作と、電子メールシ
ステムの処理について説明する。一般的に、電子メール
文書の作成及び送信作業では、電子メールシステムの新
規電子メール文書作成機能を利用して、電子メールの送
信宛て先、送信文書のタイトル、送信文を入力し、電子
メールを送信する。本発明は、この電子メール作成作業
において、電子メールの送信宛て先の入力が完了する
と、自動的に図６に示す処理を実行する。ステップ１３
によって、先に入力された電子メール宛て先を読み込
み、これをもとに利用テンプレートを類推する。類推し
たテンプレートが１つしかない場合は、ステップ１９に
よって、送信文に類推したテンプレートを選択表示す
る。類推したテンプレートが複数ある場合は、ステップ
１８によって、図４に示すダイアログ（テンプレートメ
ニュー一覧１０）を表示し、利用者にテンプレートを選
択させる機会を与える。利用者によって、テンプレート
が選択されたならば、ステップ１９によって、利用者に
よって選択されたテンプレートを送信文に表示する。利
用者は、この送信文に表示されたテンプレートを適宜修
正し、完成した文書を電子メールシステムの機能を使っ
て送信する。
【００２０】なお、利用者が入力した宛て先について、
類似する複数の宛て先のテンプレートが存在した場合
は、宛て先自体を再確認させる画面を表示し、宛て先が
確認された段階でテンプレートの候補を表示するように
すれば、宛て先の間違いとテンプレートの間違いの両方
を防止することができる。
類似する複数の宛て先のテンプレートが存在した場合
は、宛て先自体を再確認させる画面を表示し、宛て先が
確認された段階でテンプレートの候補を表示するように
すれば、宛て先の間違いとテンプレートの間違いの両方
を防止することができる。
【００２１】
【発明の効果】以上説明したように、本発明によれば、
電子メール送信宛て先と利用するテンプレートの種類を
対にした情報を格納したテンプレート利用情報ファイル
を用意し、電子メール宛て先が入力されたならば、この
テンプレート利用情報ファイルを読み出し、電子メール
送信宛て先との比較を行うことにより、その電子メール
送信宛て先に利用するであろうテンプレートを類推して
表示し、利用者に最終選択させるようにしたため、それ
ぞれの宛て先に対するテンプレートを選択する際の煩雑
な作業を軽減することができる。また、このような機械
的な処理により誤ったテンプレートを用いた電子メール
の誤送信を防止することもできるなどの効果がある。
電子メール送信宛て先と利用するテンプレートの種類を
対にした情報を格納したテンプレート利用情報ファイル
を用意し、電子メール宛て先が入力されたならば、この
テンプレート利用情報ファイルを読み出し、電子メール
送信宛て先との比較を行うことにより、その電子メール
送信宛て先に利用するであろうテンプレートを類推して
表示し、利用者に最終選択させるようにしたため、それ
ぞれの宛て先に対するテンプレートを選択する際の煩雑
な作業を軽減することができる。また、このような機械
的な処理により誤ったテンプレートを用いた電子メール
の誤送信を防止することもできるなどの効果がある。
【図１】本発明によるテンプレート自動選択方法の一実
施の形態の構成を示す機能構成ブロック図である。
施の形態の構成を示す機能構成ブロック図である。
【図２】テンプレート利用情報ファイルの例を示す図で
ある。
ある。
【図３】テンプレート候補一覧の例を示す図である。
【図４】テンプレートメニュー一覧の例を示す図であ
る。
る。
【図５】テンプレート集の例を示す図である。
【図６】メール送信先を基にテンプレートを類推して選
択する処理の流れを示すフローチャートである。
択する処理の流れを示すフローチャートである。
１…テンプレート情報読み出し部、２…電子メール宛て
先受け取り部、３…テンプレート候補一覧作成部、４…
テンプレートメニュー一覧生成部、５…テンプレート選
択部、６…テンプレート利用履歴記憶部、７…テンプレ
ート利用情報ファイル、８…メール送信宛て先、９…テ
ンプレート候補一覧、１０…テンプレートメニュー一
覧、１１…テンプレート集。
先受け取り部、３…テンプレート候補一覧作成部、４…
テンプレートメニュー一覧生成部、５…テンプレート選
択部、６…テンプレート利用履歴記憶部、７…テンプレ
ート利用情報ファイル、８…メール送信宛て先、９…テ
ンプレート候補一覧、１０…テンプレートメニュー一
覧、１１…テンプレート集。
Claims (2)
- 【請求項１】 コンピュータを用いて電子メールを送信
する電子メールシステムにおいて、 電子メールの宛て先情報と当該宛て先に対応するテンプ
レートの種類情報とを関連付けてテンプレート利用情報
としてテンプレート利用情報ファイルに格納し、電子メ
ールの送信宛て先の入力により、前記テンプレート利用
情報ファイルに格納されたとテンプレート利用情報を読
み出し、入力された宛て先に該当する宛て先に関するテ
ンプレートの種類情報が格納されているか否かを判定
し、当該宛て先について複数のテンプレートの種類情報
が格納されていれば、その種類情報で示される複数のテ
ンプレートの１つを選択させるための候補一覧を表示
し、その候補一覧中の１つのテンプレートの選択操作に
より、その選択されたテンプレートを電子メール宛て先
のテンプレートとして選択し、入力された宛て先につい
て格納されているテンプレートの種類情報が１つであれ
ば、この種類情報で示されるテンプレートを電子メール
宛て先のテンプレートとして選択することを特徴とする
電子メールテンプレート自動選択方法。 - 【請求項２】 前記テンプレート利用情報に対して利用
頻度の情報を付加し、電子メールの送信の都度、該利用
頻度の情報を更新し、複数のテンプレートを利用頻度順
に並べて表示することを特徴とする請求項１記載の電子
メールテンプレート自動選択方法。
Priority Applications (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP18552098A JP2000020421A (ja) | 1998-07-01 | 1998-07-01 | 電子メールシステムにおけるテンプレート自動選択方法 |
Applications Claiming Priority (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP18552098A JP2000020421A (ja) | 1998-07-01 | 1998-07-01 | 電子メールシステムにおけるテンプレート自動選択方法 |
Publications (1)
| Publication Number | Publication Date |
|---|---|
| JP2000020421A true JP2000020421A (ja) | 2000-01-21 |
Family
ID=16172237
Family Applications (1)
| Application Number | Title | Priority Date | Filing Date |
|---|---|---|---|
| JP18552098A Pending JP2000020421A (ja) | 1998-07-01 | 1998-07-01 | 電子メールシステムにおけるテンプレート自動選択方法 |
Country Status (1)
| Country | Link |
|---|---|
| JP (1) | JP2000020421A (ja) |
Cited By (10)
| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
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-
1998
- 1998-07-01 JP JP18552098A patent/JP2000020421A/ja active Pending
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