JPH09200254A - 電子メール表示装置 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 大量の電子メールを受信した際に、どのメー
ルが重要でどのメールが非重要であるかを即座に判断す
ることができず全部のメールの内容を確認するのは非常
に繁雑な作業であり、さらに、未読か既読かわからない
ので、既読のメールをもう一度確認してしまうという無
駄な作業を行ってしまうことがあった。 【解決手段】 重要度を判断するために、その判断ルー
ルをユーザ設定ルール記憶部２１に記憶し、それにもと
づいて、電子メール重要度判断部２３で重要度を判断
し、判断された重要度に応じてユーザ設定ルール記憶部
２１に定義された方法でメールの一覧表示を行うことに
よって即座にメールの重要度を判断することができる。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は電子メールを取り扱
うことのできる各種情報処理装置に関するものであり、
例えばワークステーション、パソコン、形態情報端末装
置、ワープロなどに関するものである。

【０００２】

【従来の技術】電子メール端末がユーザに電子メールを
提示する場合に、例えばＵＮＩＸ上の電子メールシステ
ムでは図５に示すように各行にそれぞれのメールの受信
日付や電子メールの発信者、タイトル及び本文の最初の
一部分などが見出しとして画面上に表示される。ユーザ
はこれらの見出しから内容を確認したいメールを番号な
どによって指定することによって、内容を確認すること
ができる。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、前述し
たようなメールの一覧表示では、受信時の日付及び時間
やメールの発信元、表題などは表示されるが、内容はそ
れらから推測することしかできない。さらに、一度見た
メールも削除しておかないと、未読か既読かわからない
ので、どれが新着したメールであるのか判断がつかない
という問題がある。そのためにユーザは重要なメールの
見逃してしまったりすることがあるという問題があっ
た。

【０００４】特開平１−２５９４１５１号公報では、電
子メールの内容を解析して、その電子メールの内容を表
現するアイコンを作成して一覧表示させるものである。
各アイコンに対して登録されている単語がメール本文中
にあればその数をカウントし、最も多く出現したアイコ
ンとともに発信者の名前を表示するものである。これに
より、メールの内容を確認しなくても、内容をある程度
知ることが可能である。

【０００５】しかしながら、ユーザにとってはそのメー
ルがどのくらい重要なものであるかは即座に判断するこ
とはできない。結局のところユーザはアイコンを指示
し、内容を確認しなければいけなかった。

【０００６】そこで、本発明は、ユーザが受信したメー
ルの内容を読まなくとも受信メール見出し一覧表示を一
瞥するだけで、各メールの重要度や味読／既読かを判断
することができ、ユーザは重要でもないメールを見るの
に要する手間を節約し、さらに重要でないメールの中に
重要なメールが埋もれてしまい、確認できなくなるとい
う問題を解決するものである。

【０００７】

【課題を解決するための手段】本発明の請求項１におい
て、ユーザの受信した電子メールを保存する電子メール
データ記憶手段と、前記電子メールデータ記憶手段に記
憶された各メールの重要度の判断ルールと、その表示方
法を対にして記憶するユーザ設定ルール記憶手段と、前
記ユーザ設定ルールを適用して各電子メールの重要度を
判断する電子メール重要度判断手段と、前記電子メール
重要度判断手段により判断された重要度に応じて、前記
ユーザ設定ルール記憶手段に定義された表示方法でメー
ル一覧を表示する電子メール一覧表示手段と、ユーザに
よって選択されたメールの内容を表示する電子メール内
容表示手段とを備えることによって上記課題を解決す
る。

【０００８】本発明の請求項２においては、前記電子メ
ール重要度判断手段は、各条件に対して評価値を設定し
ており、その評価値に基づいて重要度を算出することに
よって重要度を判断することを特徴とする。

【０００９】さらに、本発明の請求項３においては、前
記電子メール重要度判断手段は、各条件に対して評価値
を設定しており、その評価値に基づいて重要度を算出す
ることによって重要度を判定し、前記電子メール内容表
示手段では、該重要度の高い順にメール一覧を表示する
ことによって、上記課題を解決する。

【００１０】また、請求項４における発明では、ユーザ
の受信した電子メールを保存する電子メールデータ記憶
手段と、前記電子メールデータ記憶手段に記憶された各
メールが未読であるか既読であるかを判断し、それぞれ
の状態に対応する表示方法をを対にして記憶するユーザ
設定ルール記憶手段と、前記ユーザ設定ルール記憶手段
に定義された表示方法でメール一覧を表示する電子メー
ル一覧表示手段と、ユーザによって選択されたメールの
内容を表示する電子メール内容表示手段とを備えること
によって、上記課題を解決する。

【００１１】

【発明の実施の形態】以下に、図面を用いて本発明の実
施の形態を詳細に説明する。図１は本発明の一実施例で
ある電子メール表示装置の概略を示すブロック図であ
る。

【００１２】この電子メール表示装置は、装置全体を制
御するＣＰＵ１と、電子メールデータや重要度判断ルー
ル、各種プログラム等が記憶されているメモリ２と、電
子メール等が表示されるディスプレイ３と、ユーザがこ
の電子メール表示装置を操作するための、例えばキーボ
ードやマウスやペンなどの入力装置４と、例えばハード
ディスクなどの外部記憶装置５からなる。様々なデータ
やプログラムは通常、外部記憶装置５内に格納されてい
るが、必要に応じてメモリ２内にロードされるようにな
っている。

【００１３】メモリ２内には、ユーザ設定ルール記憶部
２１と、電子メールデータ記憶部２２と、電子メール重
要度判断部２３と電子メール表示画面作成部がおかれ
る。

【００１４】ユーザ設定ルール記憶部２１は、重要度ル
ールとメール一覧表示に関するユーザ設定情報、すなわ
ちメールの内容に対してどのような条件が成り立ったと
きに、どのような重要度を割り当てるのかといったルー
ル、どのような重要度はどのように表示するのかという
情報、味読／既読のメールの表示方法などが記憶されて
いる。

【００１５】図２にこのユーザ設定ルール記憶部２１の
細かい具体例を示す。図２（ａ１）に示した条件−重要
度対応ルールは、どのような条件が成り立つメールに対
してはどのような重要度かを直接割り当てるものであ
る。例えば最初（１行目）の定義では、『そのメールの
差出人がＡさんならば、そのメールの重要度は「重要」
である』ということを意味する。この例では重要度は重
要＞普通＞非重要の３段階である。

【００１６】図２（ａ２）に示すのはそれぞれの重要度
を評価値によって表したものである。３つめ（３行目）
の定義は『メールのタイトルに“緊急”という文字列が
含まれている場合の評価値は『２』である』ということ
を意味する。

【００１７】図２（ｂ１）、図２（ｂ２）に示すのは重
要度決定ルールである。図２（ｂ１）は前述の図２（ａ
１）による評価によるものであり、条件−重要度対応ル
ールにあげられた定義のうち、複数の条件が成立した場
合に、定義が指示する重要度が複数でてきた場合に、ど
のように重要度を決定するかを示すものである。

【００１８】例えば、図２（ｂ１）のように、『重要度
がもっとも高いものに決定する』と指定した場合には、
複数の重要度のうち最も重要度の高いものとなる。

【００１９】図２（ｂ２）は図２（ａ２）の重要度決定
ルールに対応するものである。複数の重要度がある場合
は、それぞれの評価値をかけあわせて、全体の重要度を
判定する。例えば、『差出人がＢさん』である場合は、
評価値は０．４であり、『メールのタイトルに“緊急”
という文字列が含まれている』場合の評価値は２である
のでかけあわせると０．８となる。たとえば、図２（ｂ
２）に示すように、０以上０．８未満を“非重要”、
０．８以上１．２未満を“普通”、１．２以上を“重
要”とするとこのメールの重要度は“普通”ということ
になる。これらのテーブルは適宜変更可能であるので、
ユーザの所望の値に変更することによって、重要度の設
定を変更することができる。

【００２０】図２（ｃ）に示すのは重要度−表示方法対
応ルールである。それぞれの重要度に対してどのような
表示を行うかを設定しているルールである。この例では
重要度が「重要」の場合には赤文字、「普通」の場合に
は青文字、「非重要」の場合には黒文字で、メールの一
覧表示を行うことを意味する。なお、表示方法の例とし
ては、ここでは色の違いによる判別としているが、点滅
（ブリンク）表示、下線の付与、強調表示などの方法も
ある。

【００２１】図２（ｄ）に示すのは未読／既読−表示方
法対応ルールである。それぞれの状態によって、どのよ
うな表示を行うかを設定しているルールである。この例
では未読のメールに対しては下線を付与し、既読のメー
ルはそのまま通常表示することを意味している。他にも
表示方法は考えられるが、図２（ｃ）の方法と共用でき
る方法であることが望ましい。

【００２２】電子メール重要度判断部２３は、上記した
ユーザ設定ルールを利用して、それぞれのメールがどの
重要度に該当するかを判断する。

【００２３】電子メール表示部２４は、電子メールデー
タ記憶部２２に保持されたそれぞれのメールから、受信
日時、発信者、タイトル、本文の最初の部分などから抽
出して作成するメール見出しを、電子メール重要度判断
部２３から得られる重要度に応じた表示方法で、また電
子メールデータ記憶部２２に保持された未読／既読の表
示方法を適用してメールの見出しの一覧表示を行い、こ
のメール見出し一覧表示から、ユーザの選択を受け付
け、そのメール見出しに対応するメールの内容を表示す
る。

【００２４】図３は電子メールデータ記憶部２２に記憶
されるデータの一例を具体的に示している。電子メール
データ記憶部２２には電子メールデータ３１、３２、３
３、…が記憶されている。それぞれの電子メールデータ
はメール番号、未読フラグ、メール文書データからな
る。未読フラグは電子メールデータが未読か既読かの情
報を保持し、ＯＮなら未読、ＯＦＦなら既読を意味す
る。メール文書データは送られてきた電子メール文書そ
のものである。図３では電子メールデータ３１のメール
文書データが４１となっている。

【００２５】図４は処理の流れを示すフローチャートで
ある。具体例により以下説明を行う。

【００２６】まず、電子メール重要度判断部２３が、ユ
ーザが受信したメールに関するデータである電卓メール
データを順番に１つずつ電子メールデータ記憶部２２か
ら取り出す（ステップ１）。または電子メールを受信す
る時ごとにこれらの処理を施してもよい。図２、図３の
例では、まずメ電子メールデータ３１を取り出す。

【００２７】電子メール重要度判断部２３は、ユーザ設
定ルール記憶部２１に記憶された条件−重要度対応ルー
ル図２（ａ１）または図２（ａ２）、重要度決定ルール
図２（ｂ１）または図２（ｂ２）を用いて、ステップ１
で取り出したメールの重要度を判断する。条件−重要度
対応ルールに全く成立する条件がない場合は、重要度は
「普通」とすればよい（ステップ２）。

【００２８】電子メールデータ３１のメール文書データ
４１では、条件−重要度対応ルール図２（ａ１）では２
番目と３番目のルールが成立し、差出人がＢさんである
ので「非重要」、タイトルに“緊急”という文字列が含
まれているので“重要”と、２つの重要度が得られる
が、重要度決定ルール図２（ｂ１）により、重要度が高
い方が採用されるので、“緊急”となる。

【００２９】条件−重要度対応ルール図２（ａ２）の場
合はそれぞれ評価値は０．４と２であるので、最終的な
重要度は０．８となり、重要度決定ルール図２（ｂ２）
により“普通”となる。

【００３０】この実施例では図２（ａ１）、図２（ｂ
１）を利用したとして説明をつづける。次に電子メール
表示部２４は、メール一覧表示においてそのメールの見
出しとなるメール見出しをステップ１で取り出した電子
メールデータから、メール番号や差出人やタイトル、本
文の最初の部分などを抽出して作成する（ステップ
３）。

【００３１】電子メールデータ３１では、メール番号
“１”とメール文書データ４１のＦｒｏｍ行により
“Ｂ”、Ｄａｔｅ行より“5/5”、Ｓｕｂｊｅｃｔ行よ
り、“緊急連絡”、それに本文の冒頭“本日の締切が1
7:00に繰り上がりました。”から次のようなメール見出
しが生成される。

【００３２】１ 5/5 Ｂ 緊急連絡 <<本日の締
切が17:00に繰り上がりました。

【００３３】そして電子メール表示部２４はステップ２
で判断された重要度及びユーザ設定ルール記憶部２１の
重要度−表示方法対応ルール図２（ｃ）に基づく表示方
法と、ステップ１で取り出した電子メールデータの未読
フラグを参照し、メールが未読か既読かにより、未読／
既読−表示方法対応ルール図２（ｄ）に基づく表示方法
を併せて適用してステップ３で作成したメール見出しを
ディスプレイ３に表示する（ステップ４）。

【００３４】電子メールデータ３１の例では、ステップ
２により重要度が「重要」と判断されるので、重要度−
表示方法対応ルール図２（ｃ）に基づいて赤色で、未読
／既読−表示方法対応ルール図２（ｄ）に基づいて赤色
で下線付きで表示されることになる。

【００３５】次にステップ１で取り出した電子メールデ
ータのメール番号を＋１したメール番号を持つメールデ
ータが電子メールデータ記憶部２２に存在するかどうか
を判定する。存在するならばステップ１へ、存在しない
ならばステップ６へ処理を進める（ステップ５）。

【００３６】具体的には、電子メールデータ３１の場
合、メール番号は“１”であり、＋１したメール番号２
の電子メールデータ３２が存在するので、処理はステッ
プ１に戻り、今度は電子メールデータ３２についても処
理が行われることになる。

【００３７】すなわち、電子メールデータ記憶部２２に
記憶されている電子メールデータの回数だけステップ１
からステップ５のループを繰り返す。それぞれのループ
におけるステップ４で各メールのメール見出しが順次、
重要度及び未読／既読情報を反映した形でディスプレイ
３に表示される。

【００３８】すべてのメールのメール見出しが表示され
た画面がメール一覧表示画面となる。この時点では処理
はステップ６へと移り、電子メール表示部２４は入力装
置４を通じて、ユーザがキーボード等からメール番号な
どを入力するなどしてメールを指定するのを待つ（ステ
ップ６）。見出し一覧表示は具体的には図６のように表
示される。

【００３９】ユーザがメールを指定すれば、その電子メ
ールデータ記憶部２２のメール見出しに対応する電子メ
ールデータを取り出し、その電子メールデータのメール
文書データを画面に表示し（例えば処理をエディタに渡
してもよい）、その電子メールデータの未読フラグをＯ
ＦＦに書き換えて終了する（ステップ７）。

【００４０】具体的には、図６でメール番号１のメール
を指定した場合は、電子メールデータ３１のメール文書
データ４１が画面上に表示され、電子メールデータ３１
の未読フラグがＯＦＦに書き換えられて処理を終了す
る。

【００４１】図４のフローチャートでは、ステップ７で
メール内容を表示したあとに処理を終了しているが、も
ちろんステップ１に戻る構成としてもよいのは言うまで
もない。

【００４２】

【発明の効果】本発明によれば、ユーザが定義したルー
ルで決まる各メールの重要度に従う表示方法でメール見
出しが画面上に一覧表示されるので、ユーザはメール見
出しあるいはメール本文を読まなくとも各メールの重要
度を確認することができ、重要でないメールに交じって
重要なメールがわかりにくくなってしまうことを防ぐこ
とができる。

【００４３】さらに、各メールが未読か既読かによって
表示方法が違うために、ユーザが読むべきメールの検索
に対する支援性が増す。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の実施形態の例である電子メール表示装
置の構成を示すブロック図である。

【図２】ユーザ設定ルール記憶部に格納される情報の例
を示す図である。

【図３】電子メールデータ記憶に格納される情報の例を
示す図である。

【図４】本発明の実施形態の例である電子メール表示装
置の処理の流れを示すフローチャートである。

【図５】従来のメール見出し一覧表示の例を示す図であ
る。

【図６】本発明の実施形態におけるメール見出し一覧表
示の例を示す図である。

【符号の説明】

１ ＣＰＵ ２ メモリ ３ ディスプレイ ４ 入力装置 ５ 外部記憶装置

Claims (4)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 ユーザの受信した電子メールを保存する
   電子メールデータ記憶手段と、 前記電子メールデータ記憶手段に記憶された各メールの
   重要度の判断ルールと、その表示方法を対にして記憶す
   るユーザ設定ルール記憶手段と、 前記ユーザ設定ルールを適用して各電子メールの重要度
   を判断する電子メール重要度判断手段と、 前記電子メール重要度判断手段により判断された重要度
   に応じて、前記ユーザ設定ルール記憶手段に定義された
   表示方法でメール一覧を表示する電子メール一覧表示手
   段と、 ユーザによって選択されたメールの内容を表示する電子
   メール内容表示手段とを備えることを特徴とする電子メ
   ール表示装置。
2. 【請求項２】 前記電子メール重要度判断手段は、各条
   件に対して評価値を設定しており、その評価値に基づい
   て重要度を算出することによって重要度を判断すること
   を特徴とする前記請求項１記載の電子メール表示装置。
3. 【請求項３】 前記電子メール重要度判断手段は、各条
   件に対して評価値を設定しており、その評価値に基づい
   て重要度を算出することによって重要度を判定し、 前記電子メール内容表示手段では、該重要度の高い順に
   メール一覧を表示することを特徴とする前記請求項２記
   載の電子メール表示装置。
4. 【請求項４】 ユーザの受信した電子メールを保存する
   電子メールデータ記憶手段と、 前記電子メールデータ記憶手段に記憶された各メールが
   未読であるか既読であるかを判断し、それぞれの状態に
   対応する表示方法をを対にして記憶するユーザ設定ルー
   ル記憶手段と、 前記ユーザ設定ルール記憶手段に定義された表示方法で
   メール一覧を表示する電子メール一覧表示手段と、 ユーザによって選択されたメールの内容を表示する電子
   メール内容表示手段とを備えることを特徴とする電子メ
   ール表示装置。