JP2003036232A - 電子メール管理方法 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 受信メールに含まれる添付ファイルなどの構
成要素のデータを、それぞれのデータに対応する編集・
表示ソフトで取り扱うためのディレクトリに直接格納可
能とすると共に、該受信メールを再び転送メールとして
利用できるように管理する方法を提供する。 【解決手段】 受信した電子メールを予め設定された要
素分割ルールに基づいて複数の要素データに分割し、該
要素データ毎に予め設定された分類条件情報と比較して
合致する要素データについては分類条件情報に対応して
設定されたディレクトリに格納する。また各要素データ
の格納先はテーブルに登録され、受信メールの復元に利
用される。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【産業上の利用分野】本発明は電子メールを受信する機
能を有するコンピュータシステムにおける、受信した電
子メールの管理方法に関する。

【０００２】

【従来の技術】一般的に使用されている電子メールソフ
トは、インターネットでやり取りされるメール形式内
に、送信者・送信時刻・宛先・件名・本文・添付ファイ
ルを判読するタグをつけた状態等で、１通のメールとし
て格納されており、さらにそのメールを独自のファイル
システム内に格納している。

【０００３】特に、添付ファイルはバイナリファイルで
あるため電子メール独特の方法でテキストデータに変換
（デコード）された状態で格納される。

【０００４】このため、該メールソフトがインストール
されるコンピュータのファイル閲覧ソフト（Ｗｉｎｄｏ
ｗｓ（登録商標） 系で言うエクスプローラ等）から、
直接添付ソフトを開くことはできなかった。

【０００５】元々は、該コンピュータで扱うことのでき
る情報編集ソフトで作成し、その情報はファイル閲覧ソ
フトからファイルという単位で存在を認識できるデータ
であった添付ファイルである。

【０００６】仕事の推進上・管理上では、一般的にはフ
ァイルをファイル閲覧ソフトで管理できるディレクトリ
構造内に分類管理することが多いが、ここで表示できる
情報としてのフォーマットをメールソフトは持ち合わせ
ていない。

【０００７】そこで、対象となるメールを人の判断でメ
ールソフトを用いて開き、その上で添付ファイルを開い
て内容を確認する。開いた添付ファイルが仕事の推進上
・管理上必要と判断された場合は、一般的なファイル閲
覧ソフトで管理できるディレクトリ構造内に保存すると
いう操作が必要であった。

【０００８】これによって添付ファイルは、メールソフ
トの管理する独自ファイルシステム内と仕事の推進上・
管理上で分類されるディレクトリ内の両方に格納される
ことになり、二重管理という不都合と記録媒体上の領域
を浪費するという不都合を生んでいた。

【０００９】

【発明が解決しようとする課題】電子メールを受信した
際に添付ファイルがある場合は、仕事の手順上で主体と
なるのは添付ファイルである。電子メールを受信した際
は仕事の手順がメール本体から始まるためそれほどの不
都合を感じることはないが、以降の仕事の手順で対象と
なる添付ファイルを見るためには、メールソフトで対象
メールを検索し、添付ファイルを開くという２ステップ
を必要であった。

【００１０】一方で、仕事の手順上で作成されるドキュ
メントは、仕事の分類に対応したコンピュータ内のフォ
ルダ（ディレクトリ）に分類されて格納されており、こ
のディレクトリを開いて次々とドキュメントを処理して
いくことが一般的である。

【００１１】さらに、このディレクトリに格納されるド
キュメントは、複数人で更新されることが多く、最新の
ファイルが他人が更新したものか自分が更新したものか
を判断するには自分のディレクトリ内のファイルの更新
日付と、受信したメールの更新日付を比較する他ないに
もかかわらず、ひとつのソフトで同時に見比べることが
できなかった。

【００１２】また、更新や判断を自分に迫られている受
信メールの添付ファイルが、自分では実施できない場
合、他の実施可能な人にメールを転送し組織として対応
することも少なくない。

【００１３】大規模プロジェクトになると日々のメール
量が膨大となり、必然的に管理が疎かになりがちであ
る。多くのメールは説明書・仕様書・設計書・図面の類
や議事録等の添付ファイルがあり、これらを文書管理す
るに当たって履歴が必要なものと最新版のみが必要なも
のがある。多くのビジネスマンは、受信メールの添付フ
ァイルを、毎回判断して必要なファイルを必要なディレ
クトリに保存し、編集ソフトで更新した後再度添付して
返信するといったプロセスを踏む。

【００１４】電子メールの利用形態がメール本体を見る
ことより添付ファイルを見ることが主体となる時代に、
メールソフトとエクスプローラを行き来することは無駄
が多い。

【００１５】本発明ではこのような問題点に鑑み、受信
メールの添付ファイルを切り出して、対応する編集・表
示ソフトで扱える形でドキュメントを管理するディレク
トリに直接格納することを実現し、さらに転送メールと
しても扱えるよう分割された添付ファイルと本文を管理
することができる電子メール管理方法の提供を目的とす
る。

【００１６】

【課題を解決するための手段】このような課題を解決す
るために、本発明の電子メール管理方法は、電子メール
を受信する機能を有するコンピュータにより実行される
電子メール管理方法であって、受信した電子メールを、
予め設定された要素分割ルールに基づいて複数の要素デ
ータに分割するステップと、該要素データ毎に、予め設
定された分類条件情報と比較して、該分類条件情報に合
致する要素データについては該分類条件情報に対応して
設定されたディレクトリに格納するステップとを有する
ことを特徴とする。

【００１７】コンピュータシステムでファイルを管理す
るためのディレクトリは、そのコンピュータで処理を行
う業務に対応して分類するように構成する場合が多い。

【００１８】本発明では、電子メールの各要素（宛先、
件名、本文、添付ファイル、等）ごとに分類条件情報
（例えばキーワード）を設定可能とし、その『キーワー
ドを含む』『キーワードで始まる』『キーワードで終わ
る』『キーワードを含まない』『キーワードと同じ』
『キーワードと同じでない』といった比較を行い、条件
に合致した際に格納するディレクトリが設定され、決定
されたディレクトリに対象要素のデータを移動格納する
ように構成されている。この構成により、各要素毎に業
務に即した適切なディレクトリにデータを格納すること
が可能となる。

【００１９】なお、上記の要素分割ルールは、処理対象
となる電子メールのプロトコルに基づいて、予め設定が
なされるものである。

【００２０】このような電子メール管理方法において
は、 前記要素データには、該要素を特定する要素情報
と前記電子メールに一意に付与されるインデックス情報
とを含むファイル名が付与するよう構成することが望ま
しい。

【００２１】この電子メールに一意に付与されるインデ
ックスは、例えば送信者を特定する情報と当該電子メー
ルを送信した時刻とを含むようにすれば良い。

【００２２】また、前記インデックスと、該インデック
スで特定される電子メールの各要素データの格納先情報
とを対応づけてテーブルに登録するステップを有するよ
う構成すれば、例えば電子メールの転送および返信処理
の指示がなされたとき、前記テーブルを参照して該電子
メールの各要素データの格納先から要素データを読み出
して、受信した電子メールを復元する処理を行うことが
可能となる。

【００２３】また、前記要素データをディレクトリに格
納するステップを実行した後に、受信した電子メールを
格納した領域から該電子メールのデータを削除するよう
に構成することにより、同一内容のデータを二重に保有
することが無くなり、データの二重管理の不都合や記録
媒体上の領域の浪費を防止することができる。

【００２４】更に、要素データをディレクトリに格納す
るステップにおいて、前記要素が添付ファイル以外であ
る要素データについては特定のファイル形式に変換する
処理を行って格納処理を行い、前記要素データが添付フ
ァイルである場合はファイル形式の変換を行なわずに格
納処理を行うように構成することにより、添付ファイル
以外のデータについては当該コンピュータの編集・表示
ソフトで直接の利用が可能となる。

【００２５】前記要素データをディレクトリに格納する
ステップを実行すると共に、前記分類条件情報に合致す
る要素データについては該分類条件情報に対応して設定
されたディレクトリにショートカットを作成して格納す
る処理を実行するように構成すれば、エクスプローラ等
のファイル閲覧ソフトにより同一ディレクトリ内の実フ
ァイルまたはショートカットとして確認できる。

【００２６】

【発明の実施の形態】以下、図面を参照して本発明の一
実施態様の説明を行う。 １）本発明の一実施態様の全体構成 以下説明する実施態様の全体的な機能の構成を図１に示
す。

【００２７】１のコンピュータは、メール受信部１１、
要素データ分割処理部１２、要素データ振分け処理部１
３、メール再構成処理部１４、メール送信部１５を有す
ると共に、メール受信部１１が受信した電子メールを一
時格納する電子メール一時格納領域２１、要素データ分
割処理部１２により電子メールを分割して作成された要
素データを格納するデフォルトメール格納領域２２、要
素データ振分け処理部１３により振分けされた要素デー
タの実ファイルおよびショートカットが格納される実フ
ァイル／ショートカット格納ディレクトリ領域２３とを
有する。

【００２８】さらに要素データ振分け処理部１３におけ
る処理のために参照される、メール構成要素分類テーブ
ル３１、メール構成要素／条件名称管理テーブル３２、
メール構成要素／パス管理テーブル３３を有するととも
に、メール再構築処理部１４が参照してメールを再構築
するなどのメール管理を行うためのメール管理テーブル
３４を有する。これらの各テーブルの内容については後
述する。

【００２９】図中、実線の矢印で表記したのは電子メー
ルの内容のデータの流れであり、点線の矢印で示したの
は各テーブルからの情報参照や情報の設定の流れであ
る。

【００３０】なおこのコンピュータは一般的なパソコン
で実現可能であるので、具体的なハードウェア構成は割
愛したが、メール受信部１１およびメール送信部１５は
コンピュータが備えるモデム等の通信手段で実現される
ものであり、また要素データ分割処理部１２、要素デー
タ振り分け処理部１３、メール再構築処理部１４は、Ｃ
ＰＵがその機能を実現するコンピュータプログラムによ
り動作することで実現がなされる。このコンピュータプ
ログラムは頒布された記録媒体からインストールするよ
うに構成しても良く、通信手段により入手するよう構成
しても良い。

【００３１】更に上記の各格納領域およびテーブルを記
憶するための記憶手段を有すると共に、各テーブルの設
定や操作の指示を受け付けるための（キーボードやマウ
ス等の）入力手段、電子メールの参照や後述する各テー
ブルへの設定のための画面表示を行う表示手段を有する
構成となっている。 ２）処理対象の電子メールのサンプルとメール構成要素
の説明 図２は、本実施形態にて説明するために用いる電子メー
ルのサンプルと、この電子メールにおけるメール構成要
素とを示す図である。

【００３２】電子メールは１つのデータのかたまりとし
て送受信されるが、その中に含まれる送信者・送信時刻
・宛先・件名・本文・添付ファイルは各電子メールプロ
トコルに則って切れ目が判断できるようになっている。

【００３３】本実施態様においては、このような送信者
・送信時刻、宛先、件名、本文、添付ファイルをそれぞ
れ電子メールの構成要素とし、それぞれの内容（デー
タ）を要素データとして管理を行う。 ３）分類条件情報の設定 メールを構成する要素データ毎に振分けを行うための分
類条件情報の設定（テーブル３１ないし３３の設定）に
ついて、図３ないし図５を用いて説明する。

【００３４】図３および図４は、ユーザによる分類条件
情報設定画面の例である。

【００３５】図３および図４においては、 ・メール構成要素の分類設定名称（301) ・実ファイル格納先ディレクトリ(302) ・ショートカット自動作成ディレクトリ(303) ・各構成要素に対する分類条件(304) ・対象メール構成要素(305) の設定が画面入力によりなされるよう構成されている。

【００３６】このうち、「対象メール構成要素」では、
構成要素をチェックする入力を受け付けるよう構成され
ている。図３の例では添付ファイル以外の構成要素を対
象とする入力がなされており、図４の例では添付ファイ
ルを対象とする入力がなされている。

【００３７】また、「各構成要素に対する分類条件」の
入力フィールドは、上記「対象メール構成要素」にて選
択された構成要素がプルダウンメニューで選択されるよ
うになされると共に、その分類条件（前記構成要素が右
の文字列を含む、など）もプルダウンメニューで選択が
なされるよう構成されており、更に比較すべき文字列を
入力するフィールドが設けられている。

【００３８】これらの画面入力により設定された情報
は、図５に示す管理用のテーブルに格納される。

【００３９】メール構成要素分類テーブル３１は、各メ
ール構成要素の分類条件を管理するテーブルであり、上
記の「各構成要素に対する分類条件」により設定がなさ
れる。

【００４０】メール構成要素／条件名称管理テーブル３
２は、メール構成要素分類テーブル３１で利用される各
条件を条件群として優先順位を管理するためのテーブル
であり、各分類条件が何を分類するためのものかをわか
りやすくするために付けた「名前」を管理するものであ
る。この名称は、上記の「メール構成要素の分類設定名
称」により設定がなされる。図５の例では、分類テーブ
ル３１での優先度２〜４はProject-1 の分類条件のう
ち、細かく分類しないものを判別する条件であることを
示すために、「Project-1 デフォルト」という名前が付
与されている。

【００４１】メール構成要素／パス管理テーブル３３
は、メールの各要素として実ファイルを管理するパスと
それを仕事で利用するディレクトリに対応付けるショー
トカットを自動作成するパスとを対応管理するためのテ
ーブルであり、上記「実ファイル格納先ディレクトリ」
および「ショートカット自動作成ディレクトリ」の入力
フィールドにて設定がなされる。

【００４２】メール管理テーブル３４は、送受信時刻＋
送受信者名をIndex として各要素の格納先を管理するテ
ーブルであり、必要に応じてこのテーブルにより再度結
合したメールを生成することができる。このテーブルに
ついては、図３および図４の設定画面で設定がなされる
ものではなく、電子メールの振分け処理を実行した際に
データが書き込まれる。

【００４３】なお、各テーブルに設定されたデータの用
い方は、後述する振分け処理の説明にてより詳細に説明
する。 ４）電子メールの要素データ分割処理および振分け処理
図６は本実施態様における、受信した電子メールの要素
データ分割処理および振り分け処理を説明するフローチ
ャートである。

【００４４】まず受信した電子メールは１通のメールと
してデコード状態のまま一時格納領域に格納される（ス
テップ６０１）。

【００４５】格納された電子メールは、処理対象の電子
メールのプロトコルに応じて、予め設定されている分割
ルールに基づいて、送信者・送信時刻・宛先・件名・本
文・添付ファイルをそれぞれ電子メール構成要素とする
要素データとして分割し、それぞれに一意に判断できる
Index を付与した形でデフォルトメール領域に格納した
後、元の電子メールを一時格納領域から削除する（ステ
ップ６０２．６０３）。

【００４６】このIndex は電子メール毎に一意性を確保
できるものであれば良いが、本実施態様では、『送信時
刻』＋“＿”＋『送信者メールアドレス』とすることに
より一意性を確保する。

【００４７】添付ファイルを除く要素のファイル名は、
前記Index ＋“＿”＋要素名とすることにより、履歴性
と一意性を確保する。

【００４８】添付ファイルのファイル名は、ファイル名
＋“＿”＋前記Index ＋“＿”＋拡張子とすることによ
り、履歴性と一意性を確保する。

【００４９】添付ファイルを除く複数の要素を同一ディ
レクトリに格納する場合は、ディレクトリ内での表示性
を考慮しデータの結合を行い、ファイル名を前記Index
＋“＿”＋件名とすることにより、履歴性と一意性を確
保する。

【００５０】図２で示した電子メールのサンプルを例と
すると、送信者が「George Mish 」送信時刻が「2001/0
3/09 16：09：36 + 900 」、添付ファイル名が「AAA.
ppt」となっているので、index は「2001-03-09 16-09
-36 +900＿George Mish 」となる。

【００５１】なお、添付ファイルを除く要素のデータに
ついては、編集・表示ソフトで扱うことのできるデコー
ドされたファイルの状態（本実施態様ではテキストファ
イル形式）に変換し、添付ファイルについては元のファ
イルのデータ形式のままで管理がなされる。

【００５２】それぞれのファイルはデフォルトメール領
域に格納され、一時格納領域にある元の受信メールのデ
ータは削除される。

【００５３】次にデフォルトメール領域に格納された上
記ファイル名のデータについて、メール構成要素分類テ
ーブル３１の優先度に従い、要素毎に設定された条件内
容で条件比較を行う（ステップ６０４）。条件に合致す
る場合にはパスIDを得る。各ファイルに付与されたinde
x と、各要素毎の格納先のパスＩＤとを、メール管理テ
ーブル34に記録する（ステップ６０５）。

【００５４】添付ファイル以外の要素データについて
は、テキストファイルに変換し、さらに同一格納先の要
素データは一つのファイルに結合する（ステップ606
）。このとき、ファイル名はインデックスとメールの
名称とを組み合わせたものとなる。

【００５５】従って図２のメールの例では、添付ファイ
ルを除く要素のファイル名は「2001-03-09 16-09-36 +0
900 ＿George MishRe ：電子メール分類方式変更につい
て.txt」となる。また添付ファイルについてはindex と
ファイル名とを組み合わせたものとなるので、「AAA 20
01-03-09 16-09-36 +A0900＿George Mish.ppt 」とな
る。

【００５６】更にパスＩＤに対応するショートカットパ
スおよび実ファイル格納パスはメール構成要素／パス管
理テーブル３３に格納されているので、本テーブルより
対応するパス名を読み出して、ファイルを対応するパス
にコピー後、デフォルトメール領域にある各ファイルを
削除する（ステップ６０７，６０８）。

【００５７】図２のサンプルメールの例では、図５に示
したメール構成要素分類テーブル３１の優先度１にある
条件「添付ファイルがAAA.ppt と同じ」に該当するの
で、対応づけられたパスID２を読み出してメール構成要
素／パス管理テーブル３３のパスID２を参照し、対応す
るショートカット自動作成パスと実ファイル格納パスを
得る。同様に送信者／本分／宛先についても同様にメー
ル構成要素分類テーブル３１と比較し、一致するので対
応するパスID1 をキーとしてデータを格納すべきショー
トカット自動作成パスと実ファイル格納パスを得る。

【００５８】このようにして得られた実ファイルおよび
ショートカットの格納先の情報は、以下のとおりとな
る。 ・送信者／送信時刻／宛先／件名／本文 実ファイル格納ディレクトリ C:\ 実施例＿電子メール＿格納フォルダ\Project-1 (70
3) 実ファイル名 2001-03-09 16-09-36 +0900 ＿＿George MishRe ：電子
メール分類方式変更について.txt ショートカット作成ディレクトリ C:\ 実施例＿Project-1 (701）ショートカット名 2001-03-09 16-09-36 +0900 ＿Re：電子メール分類方式
変更についてへのショートカット ・添付ファイル 実ファイル格納ディレクトリ(704) C:\ 実施例＿電子メール＿格納フォルダ\Project-1\Pro
ject-1 添付ファイル 実ファイル名 AAA ＿2001-03-09 16-09-36 +0900 ＿George Mish.ppt
(705) ショートカット作成ディレクトリ C:\ 実施例＿Project-1\共通資料(702) ショートカット名 AAA ＿2001-03-09 16-09-36 +0900 ＿George Mish.ppt
へのショートカット なお上記の例で付与した参照符号７０１ないし７０５
は、受信電子メールの要素データの格納態様を示した図
７の参照符号に対応するものである。この図７の例では
ファイルブラウザに、マイクロソフト社のＯＳであるウ
ィンドウズに設けられたファイルブラウザである「エク
スプローラ」を用いている。

【００５９】この例では、「C:\ 実施例＿Project-1\共
通資料」(702) という名称のフォルダに、「AAA ＿2001
-03-09 16-09-36 +0900 ＿George Mish.ppt へのショー
トカット」(705) が作成された様子をあらわしている。
なお、706 の「AAA.ppt 」は、自分（当該コンピュータ
のユーザ）が編集した実ファイルである。

【００６０】このように同じプロジェクトに参加する複
数のメンバーで同一のファイル（本実施態様の説明では
「AAA.ppt 」）を共同で編集するような場合に、予め各
テーブル３１ないし３４を設定しておくことにより、メ
ンバー同士で当該ファイルを電子メールの添付ファイル
としてやり取りするだけで、メール受信時に特別な操作
をせずに所望のディレクトリにファイルが格納されるこ
とになり、操作性が大きく向上する。

【００６１】ステップ604 の条件比較で一致しなかった
要素データについては、デフォルトメール格納領域２２
に格納されたままとなる。なおメール管理テーブル３４
にファイルのindex を記録するが（ステップ 609）、パ
スIDは格納先がデフォルトメール格納領域２２であるこ
とを示す初期値の「０」のままとなる。 ５）電子メール再構成処理 本発明では、異なるディレクトリに格納された各構成要
素のデータを基に、受信した電子メールの再構成が可能
である。

【００６２】まずメール管理テーブル３４を参照して、
所望の電子メールの要素データの格納先パスIDを読み出
す（ステップ８01）。

【００６３】次に読み出したパスIDを基にメール構成要
素／パス管理テーブル３３を参照して、対応する実ファ
イル格納パスから、該電子メールのindex を有する要素
データのファイルを読み出す（ステップ 802）。なお、
上述したようにパスIDが０である場合は、デフォルトメ
ール格納領域２２をアクセスすることになる。

【００６４】読み出された要素データを、処理対象の電
子メールのプロトコルに基づいて変換および結合を行
い、受信電子メールを復元する（ステップ803 ）。

【００６５】電子メールを復元することにより該メール
を転送することが可能であり、またこの電子メールを基
に返信メールを作成することも可能となる。

【００６６】以上の説明に関して更に以下の項（付記）
を開示する。 （付記１）電子メールを受信する機能を有するコンピュ
ータにより実行される電子メール管理方法であって、受
信した電子メールを、予め設定された要素分割ルールに
基づいて複数の要素データに分割するステップと、該要
素データ毎に、予め設定された分類条件情報と比較し
て、該分類条件情報に合致する要素データについては該
分類条件情報に対応して設定されたディレクトリに格納
するステップとを有することを特徴とする電子メール管
理方法。 （付記２）前記要素データには、該要素を特定する要素
情報と前記電子メールに一意に付与されるインデックス
情報とを含むファイル名が付与されることを特徴とする
付記１に記載の電子メール管理方法。 （付記３）前記インデックスは、送信者を特定する情報
と当該電子メールを送信した時刻とを含むことを特徴と
する付記２に記載の電子メール管理方法。 （付記４）前記インデックスと、該インデックスで特定
される電子メールの各要素データの格納先情報とを対応
づけてテーブルに登録するステップを有することを特徴
とする付記１に記載の電子メール管理方法。 （付記５）前記付記１および付記４に記載の各ステップ
の実行後に、当該電子メールの転送および返信処理の指
示がなされたとき、前記テーブルを参照して該電子メー
ルの各要素データの格納先から要素データを読み出し
て、受信した電子メールを復元する処理を行うことを特
徴とする、付記４に記載の電子メール管理方法。 （付記６）前記要素データをディレクトリに格納するス
テップを実行した後に、受信した電子メールを格納した
領域から該電子メールのデータを削除することを特徴と
する付記１に記載の電子メール管理方法。 （付記７）前記要素データをディレクトリに格納するス
テップにおいて、前記要素が添付ファイル以外である要
素データについては特定のファイル形式に変換する処理
を行って格納処理を行い、前記要素データが添付ファイ
ルである場合はファイル形式の変換を行なわずに格納処
理を行うことを特徴とする付記１に記載の電子メール管
理方法。 （付記８）前記要素データをディレクトリに格納するス
テップを実行すると共に、前記分類条件情報に合致する
要素データについては該分類条件情報に対応して設定さ
れたディレクトリにショートカットを作成して格納する
処理を実行することを特徴とする付記１に記載の電子メ
ール管理方法。 （付記９）電子メールを受信する機能を有するコンピュ
ータにより実行される電子メール管理プログラムであっ
て、受信した電子メールを、予め設定された要素分割ル
ールに基づいて複数の要素データに分割するステップ
と、該要素データ毎に、予め設定された分類条件情報と
比較して、該分類条件情報に合致する要素データについ
ては該分類条件情報に対応して設定されたディレクトリ
に格納するステップとをコンピュータに実行させるため
の電子メール管理プログラム。 （付記10）電子メールを受信する機能を有するコンピュ
ータにより実行される電子メール管理プログラムを記録
したコンピュータ可読の記録媒体であって、受信した電
子メールを、予め設定された要素分割ルールに基づいて
複数の要素データに分割するステップと、該要素データ
毎に、予め設定された分類条件情報と比較して、該分類
条件情報に合致する要素データについては該分類条件情
報に対応して設定されたディレクトリに格納するステッ
プとをコンピュータに実行させるための電子メール管理
プログラムを記録したコンピュータ可読の記録媒体。 （付記11）電子メールを受信する機能を有する電子メー
ル管理装置であって、受信した電子メールを、予め設定
された要素分割ルールに基づいて複数の要素データに分
割する手段と、、該要素データ毎に、予め設定された分
類条件情報と比較して、該分類条件情報に合致する要素
データについては該分類条件情報に対応して設定された
ディレクトリに格納する手段とを有することを特徴とす
る電子メール管理装置。

【００６７】

【発明の効果】以上説明したように、本発明の電子メー
ル管理方法によれば、仕事（業務）毎に必要なデータを
ディレクトリ毎に分類して格納することが可能となる。
特に添付ファイルは、電子メール本文よりも業務の処理
上で重要な場合が多いが、このような添付ファイルを業
務に対応するディレクトリに分類して格納することが可
能となるので、業務上の効率化に大きく寄与する。

【００６８】また、仕事で利用するディレクトリには、
実体としてのファイルと静的管理されたファイルが、実
ファイル名とショートカットという形で視覚的に認識で
きるため、そのファイルの過去の経緯を確認するのに、
いちいちメールを検索する時間の短縮や添付ファイルの
二重管理による記憶媒体の浪費防止の点についても、効
果が大きい。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の一実施形態のメール管理方法の実行が
なされるシステムを示す構成ブロック図である。

【図２】本発明の一実施形態で処理対象となる受信電子
メールのサンプル、および分割される要素データの例を
示す図である。

【図３】ユーザによる分類条件情報設定画面の例（その
１）である。

【図４】ユーザによる分類条件情報設定画面の例（その
２）である。

【図５】本発明の一実施形態におけるテーブル３１ない
し３４の例を示す図である。

【図６】本発明の一実施形態における受信電子メールの
分割処理及び振分け処理を説明するフローチャートであ
る。

【図７】本発明の一実施形態における、受信電子メール
から作成された要素データのファイルの格納形態の例を
示す図である。

【図８】本発明の一実施形態における、受信電子メール
の再構成処理を説明するフローチャートである。

【符号の説明】

１ コンピュータ １１ メール受信部 １２ 要素データ分割処理部 １３ 要素データ振分け処理部 １４ 電子メール再構成処理部 １５ メール送信部 ２１ 電子メール一次格納領域 ２２ デフォルトメール格納領域 ２３ 実ファイル／ショートカット格納ディレクトリ領
域 ３１ メール構成要素分類テーブル ３２ メール構成要素／条件名称管理テーブル ３３ メール構成要素／パス管理テーブル ３４ メール管理テーブル

Claims (5)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】電子メールを受信する機能を有するコンピ
   ュータにより実行される電子メール管理方法であって、 受信した電子メールを、予め設定された要素分割ルール
   に基づいて複数の要素データに分割するステップと、 該要素データ毎に、予め設定された分類条件情報と比較
   して、該分類条件情報に合致する要素データについては
   該分類条件情報に対応して設定されたディレクトリに格
   納するステップとを有することを特徴とする電子メール
   管理方法。
2. 【請求項２】前記要素データには、該要素を特定する要
   素情報と前記電子メールに一意に付与されるインデック
   ス情報とを含むファイル名が付与されることを特徴とす
   る請求項１に記載の電子メール管理方法。
3. 【請求項３】前記インデックスと、該インデックスで特
   定される電子メールの各要素データの格納先情報とを対
   応づけてテーブルに登録するステップを有することを特
   徴とする請求項２に記載の電子メール管理方法。
4. 【請求項４】前記請求項１および請求項３に記載の各ス
   テップの実行後に、当該電子メールの参照、転送、返信
   のいずれかの処理の指示がなされたとき、前記テーブル
   を参照して該電子メールの各要素データの格納先から要
   素データを読み出して、受信した電子メールを復元する
   処理を行うことを特徴とする、請求項３に記載の電子メ
   ール管理方法。
5. 【請求項５】電子メールを受信する機能を有するコンピ
   ュータにより実行される電子メール管理プログラムであ
   って、 受信した電子メールを、予め設定された要素分割ルール
   に基づいて複数の要素データに分割するステップと、 該要素データ毎に、予め設定された分類条件情報と比較
   して、該分類条件情報に合致する要素データについては
   該分類条件情報に対応して設定されたディレクトリに格
   納するステップとをコンピュータに実行させるための電
   子メール管理プログラム。