JPH10177608A

JPH10177608A - ワークフローシステム

Info

Publication number: JPH10177608A
Application number: JP9283933A
Authority: JP
Inventors: Hisakatsu Arai; 寿勝荒井; Nariya Takasaki; 成也高崎
Original assignee: Nippon Steel Corp
Current assignee: Nippon Steel Corp
Priority date: 1996-10-17
Filing date: 1997-10-16
Publication date: 1998-06-30

Abstract

(57)【要約】【課題】ワークフローの作成作業が容易であり、しか
も各担当者が処理を行う都度、次の担当者を選択するこ
とが可能なワークフローシステムを提供する。【解決手段】記憶部３０には、部門間での業務処理の
流れを定めた主ワークフローと、部門内の業務処理の流
れを定めるサブワークフローとが記憶される。サブワー
クフローとしては、各担当者によって正常に業務処理が
行われたとしたときにデータがどのように受け渡される
かという基本的なものだけを定義する。各担当者は、業
務処理が終了したときに、処理を選択する旨のコマンド
を入力すると、自己のコンピュータ端末１０ａ₁，・・・
の画面上に複数の選択項目が表示される。所定の選択項
目が選択されると、サーバ２０は、その選択された内容
に応じた担当者にデータを受け渡す。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、例えば一つの会社
内において複数の担当者の間で、コンピュータ端末を利
用して所定の順序でデータを受け渡し、業務処理を実行
させるワークフローシステムに関するものである。

【０００２】

【従来の技術】従来より、例えば会社などの組織内で、
多数の担当者に重要な文書を確実に回覧する必要がある
場合に、その書類を担当者同士で直接受け渡しをするの
ではなく、ワープロなどで電子的な文書データを作成
し、これをコンピュータネットワークを利用して転送す
ることによって、複数の担当者の間を経由させて、所定
の業務処理を行わせるワークフローシステムが実用化さ
れている。かかるワークフローシステムでは、複数の担
当者に文書を送る場合、予め、処理対象の案件の内容に
応じて、送るべき担当者及び各担当者に送る順序を決め
ておき、その順序に従って文書データが転送される。担
当者が業務処理を終了すると、その後のデータの受け渡
しについてはシステムが自動的に判断する。これによ
り、作業と作業との間の繋ぎを自動化し、書類の受け渡
しや作業の引き継ぎに要する無駄な時間を排除すること
ができる。また、このシステムでは、業務処理の進捗状
況を管理する機能を有し、現在どこまで業務処理が終了
したのかを各案件毎に管理することができる。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】ところで、従来のシス
テムでは、ワークフローを定義する際に、各担当者で正
常に業務処理が行われるとしたときにデータがどのよう
に受け渡されるかという基本的なものだけでなく、あら
ゆる受け渡しのパターンを考慮する必要がある。例え
ば、通常、ある担当者の承認が得られなかったときには
データを送ってきた担当者にデータを差し戻すことにな
る。しかしながら、特定の担当者が承認しなかったとき
にはデータを送ってきた担当者以外の者に差し戻す場合
があり、また、途中で業務処理を中止することになった
ときには所定の担当者にデータを差し戻す場合がある。
更に、ある担当者が業務処理を行った後は複数の担当者
にデータを渡さなければならない場合もある。このよう
に予めすべてのパターンをワークフローの中に組み込む
必要があるので、データを各担当者間でどのような順序
で受け渡すのかというルートの数は非常に多く、ワーク
フローを作成する作業は非常に手間がかかるという問題
があった。

【０００４】また、従来は、各担当者間でデータを自動
的に受け渡すことにしているため、データの受け渡しの
途中で各担当者が次にデータを送るべき担当者を変更す
ることはできない。しかし、実際上は、各担当者が処理
した案件の内容によってはワークフローで定められた次
の担当者以外の者にデータを渡したり、また、次の担当
者の他に別の担当者にもデータを渡したりするのが適当
である場合も多々ある。このため、各担当者がその都
度、次の担当者を選択することが可能なシステムの実現
が望まれている。

【０００５】本発明は上記事情に基づいてなされたもの
であり、ワークフローの作成作業が容易であり、しかも
各担当者が処理を行う都度、次の担当者を選択すること
が可能なワークフローシステムを提供することを目的と
するものである。

【０００６】

【課題を解決するための手段】上記の目的を達成するた
めの本発明は、複数のコンピュータ端末が接続されたネ
ットワークを有し、業務処理の流れを定めたワークフロ
ーに従って、前記ネットワークを介して複数の担当者の
間でデータを受け渡し、業務処理を実行させるワークフ
ローシステムにおいて、各担当者が次にどの担当者に前
記データを渡すかを、画面上に表示した複数の選択項目
の中から選択できる選択手段と、前記選択手段で前記選
択項目が選択されたときに、その選択された前記選択項
目の内容に応じた担当者に前記データを受け渡し、一
方、前記選択手段を使用しなかったときに、前記ワーク
フローに従って所定の担当者に前記データを受け渡す管
理手段と、を具備することを特徴とするものである。

【０００７】本発明では、各担当者は、業務処理が終了
した後に、選択手段によって所定の選択項目を選択する
と、管理手段は、その選択された選択項目の内容に応じ
た担当者にデータを受け渡す処理を行う。このため、各
担当者はその時々の状況に応じて、ワークフローで定め
られた次の担当者以外の者にデータを送ることができ
る。また、選択項目に、例えば「却下処理」、「スキッ
プ処理」、「分岐処理」、「委譲処理」、「中止処理」
等の項目を含ませておくことにより、これらの処理によ
るデータの受け渡しパターンを予めワークフローの中に
組み込んでおく必要がなくなる。このため、ワークフロ
ーとしては、各担当者によって正常に業務処理が行われ
るとしたときにデータがどのように受け渡されるかとい
う基本的なものだけを定義しておけばよく、ワークフロ
ーの作成作業が容易となる。

【０００８】

【発明の実施の形態】以下に本発明の一実施形態につい
て図面を参照して説明する。図１（ａ）は本発明の一実
施形態であるワークフローシステムの概略構成図、図１
（ｂ）はそのワークフローシステムにおいて各部門にお
ける業務処理の流れの一例を示す概略図、図２はそのワ
ークフローシステムのサーバの概略構成図である。本実
施形態では、一の会社内において複数の部門にまたがる
複数の担当者の間で文書データを受け渡し、サイン・決
裁等の業務処理を実行する場合について考える。

【０００９】かかるワークフローシステムは、図１に示
すように、複数のコンピュータ端末１０ａ₁，１０
ａ₂，・・・，１０ｂ₁，１０ｂ₂，・・・，１０ｃ₁，１
０ｃ₂，・・・と、サーバ２０と、記憶部３０とを備える
ものである。サーバ２０は複数のコンピュータ端末１０
ａ₁，・・・，１０ｂ₁，・・・，１０ｃ₁，・・・と接続さ
れ、ネットワークが構築されている。複数のコンピュー
タ端末１０ａ₁，・・・，１０ｂ₁，・・・，１０ｃ₁，・・
・は、所定の業務を行う各部門に配置されている。例え
ば、図１に示すように、コンピュータ端末１０ａ₁，１
０ａ₂，・・・を設計部門Ａに、コンピュータ端末１０ｂ
₁，１０ｂ₂，・・・を製造部門Ｂに、コンピュータ端末
１０ｃ₁，１０ｃ₂，・・・を購買部門Ｃに配置してい
る。

【００１０】各担当者は、自己の部門にある所定のコン
ピュータ端末を用いて、自己のＩＤ番号を入力し、新た
に文書を作成したり、自己宛に送られた文書を画面上に
表示して所定の処理を行う。本実施形態では、図１
（ｂ）に示すように、各部門毎に、各担当者が業務処理
を実行し、その後、他の担当者にデータを受け渡してい
く。ここで、図１（ｂ）において、丸印はセル、すなわ
ちその時点での処理を表し、矢印はノード、すなわち処
理間の繋がりを表す。また、各部門間でのデータのやり
取りは、後述するポストオフィス２３を介して行われ
る。

【００１１】各担当者には、実体的な文書データが送ら
れるのではなく、例えばジョブ名、ジョブタイプ情報、
宛先名、ステータス情報、オブジェクト情報等を含んだ
データが送られる。文書データは例えば記憶部３０に記
憶されており、サーバ２０によって管理されている。コ
ンピュータ端末間では、文書データのアドレスが送られ
ているだけであり、担当者にとっては、自分のコンピュ
ータ端末があたかも文書データを持っているかのように
見える。また、ネットワークを介して各コンピュータ端
末間でやり取りされるデータに含まれる情報のうち、ジ
ョブ名とは、ある処理対象の案件が発生したときに、そ
の案件に付けられる通し番号のことである。一般に、企
業ではこの番号を付与する一定のルールを持っている。
このため、かかる番号によってその案件をどの部門に受
け渡す必要があるかを知ることができる。ジョブタイプ
情報は、それぞれの部門において案件の内容を表すもの
である。このジョブタイプ情報によって、その部門内で
どの担当者にどういう順序でデータを受け渡すかという
ルートを識別することが可能となる。宛先名は、そのデ
ータを送る部門を示したものである。ステータス情報
は、業務処理が正常に行われたか否かを示すものであ
り、オブジェクト情報は、その文書に含まれている添付
資料等を示すものである。

【００１２】サーバ２０は、図２に示すように、ワーク
フロー定義部２１と、ポストオフィス２３と、管理部２
５と、選択部２７とを備えるものである。ワークフロー
定義部２１は、主ワークフロー定義部２１ａと、サブワ
ークフロー定義部２１ｂとを有し、管理部２５は、全体
管理部２５ａと、部門管理部２５ｂとを有する。主ワー
クフロー定義部２１ａは、各業務毎にあるいは業務内容
に応じて、どの部門を通過して業務処理を行うかを定め
る主ワークフローを定義するものであり、サブワークフ
ロー定義部２１ｂは、各業務の部門内の業務処理の流れ
を定めるサブワークフローを定義するものである。主ワ
ークフローとサブワークフローは、記憶部３０に記憶さ
れる。尚、各定義部２１ａ，２１ｂ、ポストオフィス２
３、各管理部２５ａ，２５ｂ等は記憶部３０に記憶する
ようにし、実行時に、サーバ２０に読み出してもよい。

【００１３】本実施形態では、ポストオフィス、すなわ
ちサブワークフロー間インターフェース定義部２３を部
門毎に設けている。かかるポストオフィス２３は、いわ
ば入出力インターフェースのようなもので、部門間でデ
ータを受け渡す際の通過門の役割を果たすデータ記憶部
である。ポストオフィス２３は、図３に示すように、各
部門毎に一つのポストオフィスが設けられ、それぞれの
ポストオフィスは複数の子ポストオフィスを有する。

【００１４】子ポストオフィス２３ａ₁，２３ａ₂，・・
・，２３ｂ₁，２３ｂ₂，・・・に記憶されるデータに
は、子ポストオフィス２３ａ₁，２３ａ₂，・・・，２３
ｂ₁，２３ｂ₂，・・・毎に、ジョブ名、ステータス、デ
ータまたはオブジェクトのポインタが含まれる。子ポス
トオフィス２３ａ₁，２３ａ₂，・・・，２３ｂ₁，２３
ｂ₂，・・・はジョブ毎に入力側用と出力側用の二種類あ
り、子ポストオフィス２３ａ₁，２３ａ₃，・・・，２３
ｂ₁，２３ｂ₃，・・・は入力側用の子ポストオフィスで
あり、子ポストオフィス２３ａ₂，２３ａ₄，・・・，２
３ｂ₂，２３ｂ₄，・・・は出力側用の子ポストオフィス
となっている。子ポストオフィス２３ａ₁と子ポストオ
フィス２３ａ₂、子ポストオフィス２３ａ₃と子ポスト
オフィス２３ａ₄、子ポストオフィス２３ｂ₁と子ポス
トオフィス２３ｂ₂、子ポストオフィス２３ｂ₃と子ポ
ストオフィス２３ｂ₄は、それぞれ組になっており、同
じジョブ名が付してある。

【００１５】ステータスは、処理が終了したことを示す
「終了」、まだ処理されていない、その部門が受信して
いないことを示す「未処理」、処理を行っていることを
示す「処理中」の三つの状態を含み得る。また、データ
またはオブジェクトのポインタは、処理される対象を示
すものであって複数あってもよい。尚、ポストオフィス
２３は、ある一つのジョブにつきポストオフィスが一つ
設けられ、各ポストオフィスがそのジョブのフローに定
義されている部門毎に子ポストオフィスを有してもよ
い。

【００１６】全体管理部２５ａは、主ワークフローに従
ってポストオフィス間でのデータの受け渡しを行うもの
である。部門管理部２５ｂは、サブワークフローに従っ
て担当者間でのデータの受け渡しを行い、また、後述す
るように担当者によって次にどの担当者にデータを受け
渡すかという選択がなされたときは、その選択の内容に
応じた担当者にデータを受け渡す。

【００１７】記憶部３０には、データ、主ワークフロ
ー、サブワークフロー等が記憶されている。主ワークフ
ローは、データに含まれるジョブ名に応じて、部門間で
のデータの受け渡し順序を定めたものである。主ワーク
フローの例を図４に示す。例えば、ジョブ名がＮ₁であ
る場合には、部門間でのデータの受け渡し順序を、設計
部門Ａ→製造部門Ｂ→購買部門Ｃと指定している。ジョ
ブ名がＮ₂である場合には、設計部門Ａ→購買部門Ｃ→
製造部門Ｂと指定している。また、ジョブ名がＮ ₃であ
る場合には、設計部門Ａ→購買部門Ｃと指定しており、
ジョブ名がＮ₄である場合には、設計部門Ａ→製造部門
Ｂと指定している。

【００１８】また、サブワークフローは、各部門毎に、
ジョブタイプ情報に応じて、部門内でのデータをどのよ
うな順序で担当者に送るかを定めたものである。サブワ
ークフローの例を図５に示す。例えば、設計部門Ａにお
いては、新たな設計を行うという内容を表すジョブタイ
プ情報ｔ_a1に対してはルートａ₁が指定され、設計を変
更するという内容を表すジョブタイプ情報ｔ_a2に対して
はルートａ₂が指定される。製造部門Ｂにおいては、試
験的生産を行うという内容を表すジョブタイプ情報ｔ_b1
に対してはルートｂ₁が指定される。量産を行うという
内容を表すジョブタイプ情報ｔ_b2に対してはルートｂ₂
が指定され、受注生産を行うという内容を表すジョブタ
イプ情報ｔ_b3に対してはルートｂ₃が指定される。ま
た、購買部門Ｃにおいては、リースという内容を表すジ
ョブタイプ情報ｔ_c1に対してはルートｃ₁が指定され、
買い取りという内容を表すジョブタイプ情報ｔ_c2に対し
てはルートｃ₂が指定され、立替えという内容を表すジ
ョブタイプ情報ｔ_c3に対してはルートｃ₃が指定され
る。

【００１９】また、サブワークフローには、それぞれの
部門において、その部門の管理者にデータを送るという
ルートａ₀，ｂ₀，ｃ₀がある。例えばルートａ₀が選
択されたときには、その部門Ａの管理者は、データが送
られてきたときに、自己の部門内でどの担当者に業務処
理を行わせるのかを決定する業務処理を行うことにな
る。この場合、管理者は、新たにルートを定めてもよい
し、また、すでに定められている他のルートａ₁，
ａ₂，・・・の中から選択するようにしてもよい。このよ
うにサブワークフローの中に管理者にデータを渡すルー
トを設けたのは、次の理由による。第一に各部門での意
思を尊重するためである。第二に、新たな案件が発生し
た時点で、すべての部門についてどのルートを通すかを
選択するとすると、通常、最初の業務処理を行った人
は、自己の部門についてはどのルートを通ればよいかよ
く知っているが、他の部門についてはその内情を知らな
いのが普通であるからである。尚、管理者にデータを送
るというルートａ₀，ｂ₀，ｃ₀は、所定のジョブタイ
プ情報ｔ_a0，ｔ_b0，ｔ_c0によって選択されるが、いずれ
のジョブタイプ情報も指定したかった場合にも選択され
るようにしている。

【００２０】担当者は自己の業務処理が終了したとき
に、業務処理が終了した旨のコマンドを入力すると、ス
テータスの変更が行われ、部門管理部２５ｂは、サブワ
ークフローに従ってデータを次の担当者に受け渡す。全
体管理部２５ａは、部門間で、主ワークフローに従って
データを受け渡す。また、サーバ２０は、業務処理の進
捗状況を管理する機能を有し、現在どこまで業務処理が
終了したのかを各案件毎に管理することができる。

【００２１】ところで、本実施形態では、サブワークフ
ローとして、各担当者によって正常に業務処理が行われ
るとしたときにデータがどのように受け渡されるかとい
う基本的なものだけを定義している。すなわち、例え
ば、特定の担当者が承認しなかったときにデータを送っ
てきた担当者以外の者にそのデータを差し戻す場合と
か、途中で業務処理を中止することになったときに所定
の担当者にデータを差し戻す場合とか、あらゆるパター
ンを考慮してサブワークフローを定義する必要はなくな
る。したがって、定義すべきサブワークフローの数も従
来に比べて非常に少なくなり、サブワークフローの作成
作業が極めて容易となる。特に、本実施形態では、基本
的なサブワークフローだけを定義しているだけなので、
各担当者に自分の次に誰にデータが送られるのかを予め
知らせることにしている。

【００２２】ところで、サブワークフローとして基本的
なものだけを定義するようにすると、各担当者間でデー
タを受け渡すルートの選択の自由度が小さくなり、柔軟
性にかける結果となる。このため、本実施形態では、各
担当者に、業務処理の終了の都度、次にどの担当者にデ
ータを渡すのかを選択することができるようにした。す
なわち、コンピュータ端末から処理を選択する旨のコマ
ンドが入力されると、選択部２７がそのコンピュータ端
末の画面を選択画面とし、次にデータを渡す担当者を、
その選択画面に表示した複数の選択項目の中から指定す
ることができる。次にデータを渡す担当者が指定された
ときは、選択部２７はその情報を部門管理部２５ｂに送
る。そして、部門管理部２５ｂはその情報を受けて、指
定された担当者にデータを送り、その担当者以後のデー
タはサブワークフローに従って送られることになる。

【００２３】図６はコンピュータ端末の画面上に表示さ
れる選択項目を例を示す図である。かかる画面上の下側
には、図６（ａ）に示すように、「０：通常」、「１：
却下」、「２：委譲」、「３：処理不可」、「４：処理
選択」という五つの選択項目が表示される。各番号をキ
ーボード又はマウス等から入力すると、その番号に対応
する項目が選択される。「通常」とは、サブワークフロ
ーで定められた次の担当者にデータを受け渡す処理を行
うことを意味する。この「通常」の項目と異なるものが
選択されると、サブワークフローに定義されていない特
殊な処理を行うことになる。「却下」とは、例えば担当
者が業務内容を承認することができず、データを送って
きた担当者にデータを差し戻す却下処理を行うことを意
味する。「委譲」とは、例えば送られた案件について担
当者が自分で判断を下せず、その業務処理を行う権限を
他の担当者に委譲する処理を行うことを意味する。この
「委譲」の項目が選択されると、画面上には当該ワーク
フローに関与するすべての担当者の一覧表が表示され、
担当者はこの一覧表の中から権限を委譲する者を選択す
ることになる。「処理不可」とは、例えば担当者が多忙
であるとか、長期出張の予定が入ったりして、その業務
処理を行うことができなくなった場合に、その旨を特定
の担当者又はサーバ２０に通知する処理を行うことを意
味する。

【００２４】また、「処理選択」の項目が選択される
と、図６（ｂ）に示すように、画面の左側にウィンドウ
Ｗ₁が表示され、処理内容を更に細かく分けた細項目が
現れる。これらの細項目のうち、一番上の項目は、複数
の担当者にデータを受け渡す分岐処理を行うことを意味
する。上から二番目の項目は、サブワークフローで定め
られている処理順序で二つ以上先の担当者にデータを受
け渡す先スキップ処理を行うことを意味する。また、上
から三番目の項目は、サブワークフローで定められてい
る処理順序で二つ以上後の担当者にデータを差し戻す後
スキップ処理を行うことを意味する。「分岐処理」、
「先スキップ処理」又は「後スキップ処理」のいずれか
の項目が選択されると、図６（ｂ）に示すように、画面
の右側にウィンドウＷ₂が表示され、サブワークフロー
に基づいてデータを受け渡すことが可能な担当者の一覧
表が現れる。ここで、選択部２７がサブワークフローを
読み出して、担当者の一覧表を作成する。一覧表には、
各担当者、又は、決裁者、ＪＯＢが属するユーザグルー
プ等も含まれる。そして、担当者はこの一覧表の中から
データを送るべき担当者を選択することになる。また、
ウィンドウＷ₁の一番下の項目は、例えば処理すべき案
件がキャンセルされたりして、業務処理を中止する必要
が生じた場合に、サブワークフローに従ってその業務を
行うすべての担当者に、業務処理を中止する旨を通知す
る中止処理を行うことを意味する。

【００２５】尚、ウィンドウＷ₁に表示される項目は、
通常、各担当者によって異なる。例えば、ある部門内で
最初に業務処理を行う者に対するウィンドウＷ₁には、
「後スキップ処理」の項目は表示されず、最後に業務処
理を行う者に対するウィンドウＷ₁には、「分岐処
理」、「先スキップ処理」は表示されない。ステータス
が完了となっているからである。

【００２６】担当者は自己の業務処理が終了したとき
に、処理を選択する旨のコマンドを入力すると、上述の
ように、コンピュータ端末の画面上に複数の選択項目が
表示され、担当者が所定の項目を選択して、次にデータ
を渡す担当者を指定すると、部門管理部２５ｂは、その
指定された担当者にデータを受け渡す。一方、処理を選
択する旨のコマンドを入力せず、業務処理を終了した旨
のコマンドを入力すると、部門管理部２５ｂは、サブワ
ークフローに従ってデータを次の担当者に受け渡す。ま
た、サーバ２０は、業務処理の進捗状況を管理する機能
を有し、現在どこまで業務処理が終了したのかを各案件
毎に管理することができる。

【００２７】次に、本実施形態のワークフローシステム
の動作について説明する。図７はデータ処理の流れを示
す図である。いま、ある処理対象の案件が発生し、設計
部門Ａの担当者Ｘ₀は、自己専用のコンピュータ端末１
０ａ₁を用い、自分のＩＤ番号を入力して新たな案件に
関する文書を作成したとする。このとき、文書作成の段
階でジョブ名が決められる。このジョブ名が選ばれた時
点で、主ワークフロー、すなわちデータが各部門間をど
のような順序で流れていくかが定まる。ここでは、設計
部門Ａ→製造部門Ｂ→購買部門Ｃという主ワークフロー
が選択されたとする。また、担当者Ｘ₀は、案件の内容
から予め他の部門におけるデータの受け渡しのルートが
分かっていれば、ジョブタイプ情報を定めることにして
もよい。具体的には、担当者Ｘ₀が、この案件の内容
が、例えば、設計変更して試作しなければならないもの
であり、これをリースするという内容であることを知っ
ている場合には、ジョブタイプ情報ｔ_a2，ｔ_b1，ｔ_c1を
指定して、設計部門Ａでのルートをａ₂、製造部門Ｂで
のルートをｂ₁、販売部門Ｃでのルートをｃ₁と選択す
ることができる。ここでは、担当者Ｘ₀はジョブタイプ
情報をｔ_a2，ｔ_b1，ｔ_c1と定めたものとする。

【００２８】新たな文書の作成作業が終了し、担当者Ｘ
₀は、業務処理が終了した旨のコマンドを入力すると、
サーバ２０は、その文書データからジョブ名及びジョブ
タイプ情報等を抽出する。そして、ジョブタイプ情報ｔ
_a2に基づいて、記憶部３０から所定のサブワークフロー
を読み出し、ルートａ₂に従って、設計部門Ａの次の担
当者Ｘ₁にデータを渡す。担当者Ｘ₁は、自己専用のコ
ンピュータ端末１０ａ ₂から自分のＩＤ番号を入力し、
送られたデータについて所定の業務処理を実行する。サ
ーバ２０は、かかる業務処理を監視し、処理が終了した
旨のコマンドが入力されると、ルートａ₂に従って次の
担当者Ｘ₂にデータを渡す。このように、設計部門Ａ内
でデータが各担当者にルートａ₂に従って受け渡され、
図７に示すように、業務処理が次々と実行されていく。

【００２９】設計部門Ａにおいて、最後の担当者が所定
の業務処理を終了すると、出力側の子ポストオフィス２
３ａ₂のデータは、製造部門Ｂに送られる。そして、入
力側の子ポストオフィス２３ｂ₁は、ジョブ名を確認す
ると共に、宛先名が自己の部門宛であるかどうかを確認
する。次に、かかる確認の結果、異常がないかどうかを
判断する。異常があれば、データを、例えば、一つ前の
部門Ａにおける最後の担当者、又はサーバ２０に戻す。
一方、異常がなければ、ジョブタイプ情報に基づいて、
製造部門Ｂについてのサブワークフローを読み出して部
門管理部２５ｂに実行させる。こうして、製造部門Ｂ内
で、ルートｂ₁に従って各担当者にデータが受け渡さ
れ、図７に示すように、業務処理が次々と実行されてい
く。その後、同様の処理が行われ、主ワークフローに従
ってデータは製造部門Ｂから購買部門Ｃに送られてい
く。

【００３０】ここで、さらに具体的に、ワークフロー上
のジョブの流れを図８、図９、図１０、図１１及び図１
２を用いて説明する。図８はあるジョブの全体の流れを
示す図である。このフローにおけるジョブは、第一部門
と第二部門の二つの部門にて処理が行われるものとす
る。図９は管理者がジョブを処理したときの処理を説明
するための図である。図１０は部門管理部の処理を示す
図である。図１１及び図１２は全体管理部の処理内容を
示す図である。

【００３１】まず、図８において、ジョブが発生すると
ジョブ番号を採番する（Step200 ）。この採番は自動で
行うようにしてもよいし、人が決定して入力するように
してもよい。採番されたジョブ番号毎に、どの部門をあ
るいはどの担当者にどの順序でジョブが処理されていく
のかが定義される主ワークフローが決定され、以降全体
管理部２５ａによりその主ワークフローが実行される
（Step202 ）。

【００３２】この主ワークフローによれば、まず、第一
部門においてジョブが処理される。第一部門のポストオ
フィスにある本ジョブにおける子ポストオフィスは、ジ
ョブがきたことを受信すると（Step204 ）、部門管理部
２５ｂは、このジョブが第一部門の管理者へ送るべきも
のかを判断する（Step206 ）。すでに、第一部門でのサ
ブワークフローが定義されていれば、第一部門の管理者
へ送信することなく第一部門のサブワークフローが実行
される（Step208 ）。この子ポストオフィスは、各部門
の通過門のようなもので、概念的に存在するものである
が、部門管理部２５ｂは、子ポストオフィスでデータが
受信されると、サブワークフローを実行し（Step208
）、最後のセルの処理が終わると、所定の子ポストオ
フィスにデータが送信され、サブワークフロー処理を終
了する（Step210 ）。ここで、本ジョブの第一部門での
サブワークフローが定義されていない場合には、管理者
へ送られる（Step214 ）。

【００３３】管理者が、本ジョブを受信した場合の処理
について図９を用いて説明する。図９において、ジョブ
を受信した管理者は、そのジョブがどのような内容で、
自分の部門においてどの担当者によって処理すべきもの
かを判断し、サブワークフローを作成することができる
（Step216 ）。図９ののように、管理者は、本ジョブ
をＡ室長→Ｂ係長→Ｃ担当→Ｂ係長という順序で行うよ
うにサブワークフローを作成し、実行する（Step208
）。子ポストオフィスは、サブワークフローが終了し
たことを認識し、主ワークフローで定義された次の部門
へ必要なデータを送信する（Step212 ）。また、のよ
うに、管理者は、受信したジョブを自分自身で処理をす
るというサブワークフローを作成して実行してもよい。
さらに、のように受信したジョブを、Ａ室長→Ｂ係長
→Ｃ担当（Ｄ担当経由）→Ａ室長→管理者という順序で
行うようにサブワークフローを作成し、実行してもよ
い。

【００３４】このように、主ワークフローでは、どの部
門をどのような順序で処理を行うのかは定義されていて
も、それぞれの部門では、どういった処理をするかとい
うサブワークフローが定義されていない場合でも、その
部門の管理者によって部門内のサブワークフローを、主
ワークフローに関係なく定義することができる。あらか
じめ定義されていたサブワークフローあるいは、管理者
が定義したサブワークフローに基づいてすべての処理が
行われる（Step210 ）。

【００３５】サブワークフローが実行され、終了すると
きの処理として、部門管理部２５ｂは、図１０に示すよ
うにサブワークフローの全てのセルの処理が終了したか
否かを監視し（Step12）、終了したときには内部的にそ
のサブワークフローのステータスを「終了」にする（St
ep13）と共に、子ポストオフィス２３ａ₂，２３ｂ₂等
のステータスを「処理中」から「終了」に変更する。子
ポストオフィスのステータスを変更するのは、全体管理
部２５ａでもよく、部門管理部２５ｂの内部的なサブワ
ークフローの「ステータス」をみて子ポストオフィスの
ステータスを変更してもよい。

【００３６】一方、全体管理部２５ａは、図１１に示す
ように子ポストオフィスのステータスを監視する。その
ステータスは、図３におけるステータスであり、それが
「終了」になると（Step22）、それが主ワークフロー中
の最後のサブワークフローであるかを判断し（Step2
3）、最後であればｅｎｄとなる。最後でなければ次の
ポストオフィス２３ｂ₁等に、ジョブ名、データまたは
オブジェクトのポインタを渡す（Step24）。そして次の
サブワークフローの起動処理を行う（Step25）。この起
動は、直接その次のサブワークフローを起動するように
してもよいが、ここでは、次の子ポストオフィス２３ｂ
₁に上述のデータが渡されると、図１２に示すような処
理を行うようにしている。

【００３７】図１２では、全体管理部２５ａは、サブワ
ークフローの終了を監視しており、それが「終了」であ
ると（Step31）、次のサブワークフローについての子ポ
ストオフィス２３ｂ₁のステータスを「未処理」から
「処理中」に変更し（Step32）、それからサブワークフ
ローの起動、すなわちサブワークフロー内の最初のセル
を実行させる（Step33）。

【００３８】全体管理部２５ａは、第一部門の子ポスト
オフィスから、主ワークフローに従って、次部門である
第二部門の子ポストオフィスへ第一部門におけるデー
タ、すなわちジョブ名、データまたはオブジェクトのポ
インタの内容を送信する（Step212 ）。このデータの送
信により、次部門である第二部門はジョブがきたことを
受信する（Step218 ）。第二部門においても、上述した
ように、本ジョブが管理者へ送るべきものかどうかを認
識し（Step220 ）、管理者へ送るべきジョブであれば、
管理者が受信した後（Step228 ）、サブワークフローを
作成し（Step230 ）、実行する（Step222 ）。また、あ
らかじめ第二部門のサブワークフローが定義されていれ
ば、そのサブワークフローを実行する（Step222 ）。本
実施形態によれば、第二部門のサブワークフローが終了
し（Step224 ）、主ワークフローが終了する。第二部門
のポストオフィスの本ジョブに対する子ポストオフィス
は、主ワークフローが終了したことを認識して（Step22
6 ）、ジョブが終了する。

【００３９】尚、ジョブに応じて、処理を行う部門数は
異なる。本実施形態では、二つの部門によって処理を行
うという主ワークフローが定義されていたが、これに限
定されることはなく、いくつの部門があってもよい。但
し、主ワークフローによって定義された最後に処理を行
う部門の子ポストオフィスが主ワークフローを終了した
ことを認識することによって、ジョブが完了する。

【００４０】尚、図１、図７に示すように、各部門の入
るところ２３ａ₁，２３ｂ₁等と、出るところ２３
ａ₂，２３ｂ₂等にそれぞれ子ポストオフィスを設けて
いるが、上述したように前のサブワークフローが終了す
ると、直接次のサブワークフローを起動するようにすれ
ば、上述した本実施形態での入るところの子ポストオフ
ィスを省略することもできる。また、各サブワークフロ
ー毎に一つのインターフェースとして、ポストオフィス
を定義することができる。

【００４１】本実施形態のワークフローシステムでは、
部門内の業務処理の流れを定めるサブワークフローを定
義するサブワークフロー定義部と、部門毎に設けられ
た、各部門がデータを受けたときにデータに対応付けら
れたサブワークフローを読み出して部門管理部に実行さ
せる子ポストオフィスを有するポストオフィスとを設け
たことにより、データは部門単位に設けられたポストオ
フィスを介して受け渡しされ、ポストオフィスの子ポス
トオフィスはデータを受ける都度、そのデータに対応付
けられたサブワークフローを読み出して実行させるの
で、各部門毎にルートを定義しておくことが可能とな
り、ルートの定義が容易になる。従って、たとえば一の
部門において担当者が変わったときや、途中の部門にお
いてルートを変更したいときには、その部門内でルート
を再定義すればよく、したがって従来のシステムに比べ
てルートの変更を容易に行うことができる。また、デー
タは各部門間を子ポストオフィスを介して順次流れてい
ることになるので、部門間での業務処理の連続性を保つ
ことができる。

【００４２】次に、ある担当者が自己の業務処理を終了
した後、処理を選択する旨のコマンドを入力した場合に
おけるワークフローシステムの動作について説明する。
図１３は処理を選択する旨のコマンドが入力された場合
の処理を説明するためのフローチャート、図１４はある
部門において業務処理の流れの一例を示す図である。い
ま、ある部門において、図１４に示すようなサブワーク
フローに従ってデータが受け渡されていく場合を考え
る。ここで、この部門の担当者Ｙ₀に着目する。担当者
Ｙ₀が自己の業務処理を終了したときに、処理を選択す
る旨のコマンドを入力すると、選択部２７は、図６
（ａ）に示すように、コンピュータ端末の画面上の下側
に五つの選択項目を表示し、まず、「通常」の項目が選
択されたかどうかを判断する（Step52）。「通常」の項
目が選択されたと判断したときには、その旨の情報を部
門管理部２５ｂに送り、部門管理部２５ｂは、サブワー
クフローに従って次の担当者Ｙ₁にデータを受け渡す処
理を行う（Step54）。Step52で「通常」の項目が選択さ
れていないと判断したときには、選択部２７は「却下」
の項目が選択されたかどうかを判断する（Step56）。
「却下」の項目が選択されたと判断したときには、その
旨の情報を部門管理部２５ｂに送り、部門管理部２５ｂ
は、サブワークフローに基づいて、一つ前の担当者Ｙ_-1
にデータを差し戻す処理を行う（Step58）。Step56で
「却下」の項目が選択されていないと判断したときに
は、選択部２７は「委譲」の項目が選択されたかどうか
を判断する（Step62）。「委譲」の項目が選択されたと
判断したときには、すべての担当者の一覧表を画面上に
表示させる（Step64）。そして、担当者Ｙ₀がその一覧
表の中から所定の担当者を選択すると、その旨の情報を
部門管理部２５ｂに送り、部門管理部２５ｂはその選択
された担当者にデータを受け渡す処理を行う。一方、St
ep62で「委譲」の項目が選択されていないと判断する
と、選択部２７は「処理不可」の項目が選択されたかど
うかを判断する（Step66）。「処理不可」の項目が選択
されたと判断したときには、その旨を情報を部門管理部
２５ｂに送り、部門管理部２５ｂはその旨を所定の担当
者に知らせる処理を行う（Step68）。

【００４３】また、Step66で「処理不可」の項目が選択
されていないと判断すると、選択部２７は「処理選択」
の項目が選択されたかどうかを判断する（Step72）。
「処理選択」の項目が選択されたと判断したときは、図
６（ｂ）に示すように、画面上の左側にウィンドウＷ₁
を表示させる（Step74）。そして、ウィンドウＷ₁に表
示された細項目のうち、「分岐処理」、「先スキップ処
理」、「後スキップ処理」のいずれかの項目が選択され
たかどうかを判断する（Step76）。このうちのいずれか
の細項目が選択されたと判断したときには、選択部２７
は、その選択された細項目に応じて、画面上の右側にウ
ィンドウＷ₂を表示させる（Step78）。

【００４４】図６（ｂ）には、「先スキップ処理」の項
目を選択した場合に表示されるウィンドウＷ₂の例を示
している。この場合、ウィンドウＷ₂には、サブワーク
フローで定められた処理順序で二つ以上先にスキップし
て次にデータを受け渡すことが可能な担当者の一覧表、
例えば担当者Ｙ₂，Ｙ₃，Ｙ₄，Ｙ₅が表示される。そ
して、担当者Ｙ₀がその一覧表の中から所定の担当者を
選択すると、選択部２７はその旨の情報を部門管理部２
５ｂに送り、部門管理部２５ｂは、その選択された担当
者にデータを受け渡す処理を行う。尚、この例におい
て、担当者Ｙ₀が例えば担当者Ｙ₂を選択した場合、担
当者Ｙ₂が自分の業務処理を行った後、業務処理を終了
する旨のコマンドを入力すると、通常どおり、サブワー
クフローに従って次の担当者Ｙ₃にデータを受け渡すこ
とになる。このように、選択部２７を使用しなければ、
部門管理部２５ｂはサブワークフローに従ってデータを
受け渡す。

【００４５】また、「後スキップ処理」の項目が選択さ
れた場合には、選択部２７は、ウィンドウＷ₂に、サブ
ワークフローで定められた処理順序で二つ以上後にスキ
ップして次にデータを受け渡すことが可能な担当者の一
覧表を表示させる。そして、「分岐処理」の項目が選択
された場合には、ウィンドウＷ₂に、サブワークフロー
に基づいてデータを受け渡すことが可能な担当者の一覧
表を表示させる。

【００４６】また、Step76で「分岐処理」、「先スキッ
プ処理」、「後スキップ処理」のいずれの細項目も選択
されていないと判断すると、選択部２７は、「中止」の
項目が選択されたかどうかを判断する（Step82）。「中
止」の項目が選択されたと判断すると、選択部２７はそ
の旨の情報を部門管理部２５ｂに送り、部門管理部２５
ｂは、このデータに関与するすべての担当者に、この案
件の処理を中止する旨を通知する処理を行う（Step8
4）。

【００４７】本実施形態のワークフローシステムでは、
各担当者が次にどの担当者にデータを渡すかを、画面上
に表示した複数の選択項目の中から選択できる選択部を
設け、部門管理部は、選択項目が選択されたときに、そ
の選択項目の内容に応じた担当者にデータを受け渡すこ
とにより、各担当者は、所定の選択項目を選択しさえす
れば、サブワークフローで定められた次の担当者と異な
る者にデータを送ることが可能となる。また、選択項目
に、例えば「却下」、「委譲」、「処理不可」、「分岐
処理」、「先スキップ処理」、「後スキップ処理」、
「中止」等の項目を含ませておくことにより、これらの
処理によるデータの受け渡しパターンを予めサブワーク
フローの中に組み込んでおく必要がなくなる。このた
め、サブワークフローとしては、各担当者によって正常
に業務処理が行われるとしたときにデータがどのように
受け渡されるかという基本的なものだけを定義しておけ
ばよく、サブワークフローの作成作業が非常に容易とな
る。

【００４８】尚、本発明は上記の実施形態に限定される
ものではなく、その要旨の範囲内において種々の変形が
可能である。上記の実施形態では、例えば、図６（ｂ）
に示すように、ウィンドウＷ₁に表示した「先スキップ
処理」が選択された際に、ウィンドウＷ₂には当該部門
の担当者のみを表示する場合について説明したが、一般
に「分岐処理」、「先スキップ処理」、「後スキップ処
理」が選択された際には、部門を超えて、データを渡す
ことが可能な担当者を表示させるようにしてもよい。

【００４９】また、上記の実施形態では、ポストオフィ
スを設けて、データを部門単位にポストオフィスに受け
渡す場合について説明したが、例えば、従来のようにポ
ストオフィスを設けず、すべての部門に対して、全体と
して一つのワークフローを定義しておき、データを各担
当者間で受け渡すようにしてもよい。尚、本実施形態で
説明した動作を実行するプログラムは、フロッピーディ
スク、ＣＤ−ＲＯＭ等の可搬媒体や、ハードディスク等
の記憶装置等に、その全体あるいは一部が記録され、あ
るいは記憶されている。そのプログラムがコンピュータ
により読み取られて、動作の全部あるいは一部が実行さ
れる。

【００５０】

【発明の効果】以上説明したように本発明によれば、各
担当者が次にどの担当者にデータを受け渡すかを、画面
上に表示した複数の選択項目の中から選択できる選択手
段と、選択手段で選択項目が選択されたときに、その選
択された選択項目の内容に応じた担当者にデータを受け
渡す管理手段とを設けたことにより、各担当者はその時
々の状況に応じて、ワークフローで定められた次の担当
者以外の者にデータを送ることができ、しかも、選択項
目に、例えば「却下処理」、「スキップ処理」、「分岐
処理」、「委譲処理」、「中止処理」等の項目を含ませ
ておくことにより、これらの処理によるデータの受け渡
しパターンを予めワークフローの中に組み込んでおく必
要がなくなるため、ワークフローとしては基本的なもの
だけを定義しておけばよく、ワークフローの作成作業が
容易となるワークフローシステムを提供することができ
る。

【図面の簡単な説明】

【図１】（ａ）は本発明の一実施形態であるワークフロ
ーシステムの概略構成図、（ｂ）はそのワークフローシ
ステムにおいて各部門における業務処理の流れの一例を
示す概略図である。

【図２】本実施形態のワークフローシステムのサーバの
概略構成図である。

【図３】ポストオフィスのメモリマップ図である。

【図４】主ワークフローの例を示す図である。

【図５】サブワークフローの例を示す図である。

【図６】コンピュータ端末の画面上に表示される選択項
目の例を示す図である。

【図７】データ処理の流れを示す図である。

【図８】あるジョブの全体の流れを示す図である。

【図９】管理者がジョブを処理したときの処理を説明す
るための図である。

【図１０】部門管理部の処理を示す図である。

【図１１】全体管理部の処理内容を示す図である。

【図１２】全体管理部の処理内容を示す図である。

【図１３】処理を選択する旨のコマンドが入力された場
合の処理を説明するためのフローチャートである。

【図１４】ある部門において業務処理の流れの一例を示
す図である。

【符号の説明】

１０ａ₁，１０ｂ₁，１０ｃ₁，・・・コンピュータ
端末２０サーバ２１ワークフロー定義部２１ａ主ワークフロー定義部２１ｂサブワークフロー定義部２３ポストオフィス２３ａ₁，２４ａ₂，・・・子ポストオフィス２５管理部２５ａ全体管理部２５ｂ部門管理部２７選択部３０記憶部

Claims

【特許請求の範囲】

【請求項１】複数のコンピュータ端末が接続されたネ
ットワークを有し、業務処理の流れを定めたワークフロ
ーに従って、前記ネットワークを介して複数の担当者の
間でデータを受け渡し、業務処理を実行させるワークフ
ローシステムにおいて、各担当者が次にどの担当者に前記データを渡すかを、画
面上に表示した複数の選択項目の中から選択できる選択
手段と、前記選択手段で前記選択項目が選択されたときに、その
選択された前記選択項目の内容に応じた担当者に前記デ
ータを受け渡し、一方、前記選択手段を使用しなかった
ときに、前記ワークフローに従って所定の担当者に前記
データを受け渡す管理手段と、を具備することを特徴とするワークフローシステム。
【請求項２】前記選択項目には、前記データを送って
きた担当者に前記データを差し戻す却下処理、前記ワー
クフローで定められている処理順序で二つ以上先又は後
の担当者に前記データを受け渡すスキップ処理、及び複
数の担当者にデータを受け渡す分岐処理という項目が含
まれていることを特徴とする請求項１記載のワークフロ
ーシステム。
【請求項３】前記スキップ処理の項目又は前記分岐処
理の項目が選択されると、前記画面上には前記ワークフ
ローに基づいて前記データを受け渡すことが可能な担当
者の一覧表が表示され、その一覧表の中から所定の担当
者が選択されたときに、前記管理手段は、その選択され
た担当者に前記データを受け渡すことを特徴とする請求
項２記載のワークフローシステム。
【請求項４】前記選択項目には、業務処理を行う権限
を他の担当者に委譲する委譲処理という項目が含まれて
おり、前記委譲処理の項目が選択されると、前記画面上
にはすべての担当者の一覧表が表示され、その一覧表の
中から所定の担当者が選択されたときに、前記管理手段
は、その選択された担当者に前記データを受け渡すこと
を特徴とする請求項１、２又は３記載のワークフローシ
ステム。
【請求項５】前記選択項目には、業務処理を中止する
中止処理という項目が含まれており、前記中止処理の項
目が選択されたときに、前記管理手段は前記ワークフロ
ーに従ってその業務処理を行うすべての担当者に業務処
理を中止する旨を通知することを特徴とする請求項１、
２、３又は４記載のワークフローシステム。
【請求項６】業務処理の流れを定めたワークフローに
従って、複数のコンピュータ端末が接続されたネットワ
ークを介して複数の担当者の間でデータを受け渡し、業
務処理を実行させるワークフローシステムを実行させる
ためのプログラムを記録した記録媒体において、各担当者が次にどの担当者に前記データを渡すかを、画
面上に表示した複数の選択項目の中から所望の選択項目
を選択する手順と、前記所望の選択項目が選択されたときに、その選択され
た前記所望の選択項目の内容に応じた担当者に前記デー
タを受け渡し、一方、前記所望の選択項目を選択しなか
ったときには、前記ワークフローに従って所定の担当者
に前記データを受け渡す手順と、を実行させるためのプログラムを記録した記録媒体。
【請求項７】前記選択項目には、前記ワークフローで
定められている処理順序で二つ以上先又は後の担当者に
前記データを受け渡すスキップ処理、及び複数の担当者
にデータを受け渡す分岐処理という項目が含まれてお
り、前記スキップ処理の項目又は前記分岐処理の項目が
選択されると、前記画面上には前記ワークフローに基づ
いて前記データを受け渡すことが可能な担当者の一覧表
を表示させ、その一覧表の中から所定の担当者が選択さ
れたときに、その選択された担当者に前記データを受け
渡す手順を実行させるためのプログラムを記録した請求
項６記載の記録媒体。
【請求項８】前記選択項目には、業務処理を行う権限
を他の担当者に委譲する委譲処理という項目が含まれて
おり、前記委譲処理の項目が選択されると、前記画面上
にはすべての担当者の一覧表を表示させ、その一覧表の
中から所定の担当者が選択されたときに、その選択され
た担当者に前記データを受け渡す手順を実行させるプロ
グラムを記録した請求項６又は７記載の記録媒体。
【請求項９】前記選択項目には、業務処理を中止する
中止処理という項目が含まれており、前記中止処理の項
目が選択されると、前記ワークフローに従ってその業務
処理を行うすべての担当者に業務処理を中止する旨を通
知させる手順を実行させるプログラムを記録した請求項
６、７又は８記載の記録媒体。
【請求項１０】前記選択項目には、却下処理という項
目が含まれており、この却下処理の項目が選択される
と、前記データを送ってきた担当者に前記データを差し
戻す手順を実行させるプログラムを記録した請求項６、
７、８又は９記載の記録媒体。