JP2002073934A - プロジェクト管理システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 進捗状況の管理をリアルタイムで行い、文書
管理システム、経理管理システム、進捗管理システムの
連携したプロジェクト管理システムを提供することを目
的とする。 【解決手段】 作業工程に多階層構造があるプロジェク
ト管理システムで、一連の作業工程の流れを実行するワ
ークフロー実行手段２と、文書データベース６と、経理
データベース７と、進捗管理データベース８とを構成要
素とするデータベース管理手段３と、単位工程が終了す
るごとに、即時に文書データを文書データベース部６
に、経理データを経理データベース部７に、作業予定及
び実行結果を進捗管理データベース部８にそれぞれ記録
する記録手段４と、文書データベース６、経理データベ
ース７、進捗管理データベース８内の各データを個別、
若しくは関連させて参照する参照手段５を備えてなるも
のである。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、プロジェクト運用
時に行う、プロジェクト管理に関するものである。

【０００２】

【従来の技術】プロジェクト管理を行うには、作業の進
捗状態を管理する進捗管理、報告書や申請書などの各種
ドキュメントを管理する文書管理、プロジェクトの経理
を管理する経理管理、成果物の品質を管理する品質管理
などの種々の管理を行う必要がある。これらの管理項目
は、進捗管理システム、文書管理システム、経理管理シ
ステムなどによって管理されている。また一般に、中長
期的なプロジェクト実行時の進捗管理手段としては、作
業の期間及び作業内容を元にして多階層構造を持つ作業
工程に分割し、ガントチャート等を用いて進捗管理を行
っている。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】しかしながら、既存の
プロジェクト管理システムでは、文書管理システム、経
理管理システム等が個々に独立して運用され、十分な連
携を行って管理していないため、組織全体としての適切
な管理が行えていない。特に進捗管理に関すると、ガン
トチャートは全体のスケジュールを表現するには適して
いるが、作業の関連が見えにくいうえ、作業間の順序を
示しにくい等の問題点があり、十分な進捗管理を行うこ
とが難しい。また、進捗報告は週単位のように一定の期
間ごとに、作業担当者からプロジェクト管理者への進捗
報告が行われているため、プロジェクト管理者は常にリ
アルタイムで進捗状態を把握することが不可能である。
また、加えて、進捗管理データが現状の作業状態を十分
に反映していないため、予算データなどの経理情報など
に敏感に反映することが難しい。

【０００４】本発明は、かかる問題に鑑みてなされたも
のであり、進捗状況の管理をリアルタイムで行い、文書
管理システム、経理管理システム、進捗管理システムの
連携したプロジェクト管理システムを提供することを目
的とする。

【０００５】

【課題を解決するための手段】前記目的を達成するため
に、本発明のプロジェクト管理システムは、プロジェク
トの開始から終了までのあらかじめ決められた一連の作
業工程の流れを実行するワークフロー実行手段と、前記
ワークフロー実行手段を実行するたびに作成される文書
データが登録される文書データベース部と、前記ワーク
フロー実行手段を実行するたびに更新される経理データ
が登録される経理データベース部と、前記ワークフロー
実行手段を実行するたびに更新されるプロジェクトの作
業予定及びプロジェクトの実行結果を登録する進捗管理
データベース部とを構成要素とするデータベース管理手
段と、各階層における最小作業単位である単位工程が、
各階層で終了するごとに、即時に前記作業内容が反映さ
れた文書データを前記文書データベース部に記録を行う
と共に、更新された経理データを前記経理データベース
部に記録を行い、前記プロジェクトの作業予定及び実行
結果を進捗管理データベース部に記録する記録手段と、
各階層ごとに、文書データベース、経理データベース、
進捗管理データベース内の各データを個別に参照、若し
くは関連させて参照する参照手段とを特徴とするもので
ある。

【０００６】また、前記プロジェクト管理システムは、
下位階層の作業工程の成果が、前記上位階層の作業工程
の成果に反映するシステムであってもよい。

【０００７】前記作業工程の階層構造が、上位階層か
ら、順番に大工程、中工程、小工程の三階層構造で構成
すれば、通常規模のプロジェクトであれば汎用的に処理
できる。

【０００８】前記文書データベース、前記経理データ部
及び前記進捗管理データベースの参照又は更新を制限す
るための、ユーザ認証手段を設けることが、セキュリテ
ィの面からも好ましい。

【０００９】ユーザの立場の違いによって、前記文書デ
ータベース、前記経理データベース及び前記進捗管理デ
ータベースを異なる形で参照するための参照手段を設け
ることが、そのユーザにとって必要なデータを選択的に
表示される点からも好ましい。

【００１０】前記文書データベース、前記経理データ部
及び前記進捗管理データベースの参照又は更新をインタ
ーネットを通じて行えるようにしてもよい。

【００１１】

【発明の実施の形態】以下に、本発明に係るプロジェク
ト管理システムの実施形態を図面を参照しながら説明す
る。

【００１２】図１は、プロジェクト管理システムの構成
を示す説明図である。本実施例のプロジェクト管理シス
テムは、サーバ機１と複数の端末機Ｔ１，…，Ｔｚから
成る。サーバ機１は、ワークフロー実行手段２、データ
ベース管理手段３、進捗管理データベース６、文書管理
データベース７，経理管理データベース８、記録手段４
と参照手段５を備えており、このサーバ機１に、複数の
端末機Ｔ１，…，Ｔｚが、それぞれＬＡＮ（Local Area
Network）で接続されている。ワークフロー実行手段２
は、プロジェクトの開始から終了までの工程を一連の流
れに沿って実行する手段である。データベース管理手段
３は、進捗管理データベース６と文書管理データベース
７と経理管理データベース８の管理と制御を行う。進捗
管理データベース６は、上位階層の作業工程内に下位階
層の作業工程を複数持つ進捗データを保持している。文
書管理データベース７は、作業工程を実行することで作
成された報告書、議事録、見積書等のデータを保持して
いる。経理管理データベース８は、プロジェクトにおけ
る予算や経費等のデータを保持する。記録手段４は、ワ
ークフロー実行手段での単位作業工程を終了すると、各
データベースにデータの更新及び記録を行う手段であ
る。参照手段５は、ワークフロー実行手段２からの要求
に基づき各データベース内のデータを個別若しくは関連
させて参照を行う機能を有する。

【００１３】このように構成されたプロジェクト管理シ
ステムは、次のように運用される。ワークフロー実行手
段２は、任意の端末機Ｔｎを用いて制御されている。作
業者は端末機Ｔｎを用いて、ワークフローに従った所定
の作業工程を実行する。作業工程終了後、ワークフロー
実行手段２は、記録手段４に対し終了した作業工程を特
定するデータを送信し、作業成果物である文書データ及
び経理データを送信する。ここで、作業成果物である文
書データとは、議事録や稟議書等であり、一方、作業成
果物である経理データとは、材料費や予算等である。記
録手段４はデータベース管理手段３に対し、進捗管理デ
ータベース６の更新、文書データの変更及び新規作成が
ある場合には文書管理データベース７の更新及び記録、
経理データの変更及び新規作成がある場合には経理管理
データベース８の更新及び記録をそれぞれ行う。一方、
進捗状態を参照するときは、参照手段５は、データベー
ス管理手段３から参照に必要なデータの取得を行い、参
照手段５は取得したデータを個別若しくは関連させて端
末機にＴｎ表示させる。これら各手段は、アプリケーシ
ョンによって構成され、その実行はネットワーク上で実
行される。例えば、サーバ機のみで実行される場合もあ
るが、クライアントに分散して実行する場合もある。ま
た、これら両者が複合する場合もある。

【００１４】このように、ワークフロー実行手段２を用
いて作業工程を終了すると、作業終了後、即座に進捗管
理データベース６に進捗データの更新と、文書管理デー
タベース７と経理管理データベース８が更新が実行され
る。なお、参照手段５を用いることにより、現在の進捗
状況と、その進捗状態に対応した成果物である文書管理
データベース７と経理管理データベース８の情報を取得
することができる。

【００１５】進捗データの出力方法としては、ディスプ
レイ装置への表示の他、プリンタを用いての印字や、デ
ータをファイル化し記録媒体に出力する方法等が考えら
れる。

【００１６】このプロジェクト管理システムは階層構造
を持っている。図２は、この階層構造を示した概略図で
ある。ここでは、上位階層と中位階層と下位階層の三階
層構造からなる作業工程を例に取り説明をする。会社等
において実行されるプロジェクトは、プロジェクト一覧
１１のように複数種類のプロジェクトが存在している。
上位階層１２は、単位工程のみ、若しくは、複数の単位
工程が一つの連なった状態で構成されている。また、中
位階層１３も、単位工程のみ、若しくは、複数の単位工
程が一つの連なった工程を基本とし、これらを単数若し
くは、複数併存させて構成している。さらに、下位階層
１４も、前記中位階層１３と同様の構成を有しており、
中位階層１３における単位工程を、更に、単位工程の
み、あるいは複数の単位工程が一連となったものとの併
存状態によって実現する。プロジェクト一覧の任意のプ
ロジェクト１５は、前記上位階層１２に示した構造から
成っている。また、上位階層の単位工程１６は、前記中
位階層１３に示した構造から成っている。同様に、中位
階層の単位工程１７は、前記下位階層１４に示した構造
から成っている。

【００１７】下位階層の単位工程１８の終了が、下位階
層１４内の全工程の完了をもたらしたとき、同時に中位
階層の単位工程１７も終了する。同様に、中位階層の単
位工程１７の終了は、中位階層１３内の全工程の完了を
もたらしたとき、同時に上位階層の単位工程１６も終了
する。そして、上位階層１２のすべての工程が終了した
時に、プロジェクト一覧１１の任意のプロジェクト１５
が終了する。このように下位の階層における全工程の終
了は、その一つ上の階層の単位工程の終了を意味する。

【００１８】作業工程が、複雑でないプロジェクトに関
しては階層構造を二階層に簡略化し、上位工程と下位工
程のみから成る階層構造にしてもよい。逆に複雑なプロ
ジェクトに関しては階層を四階層等の、より高階層の階
層構造にすることでプロジェクトに適応した階層構造を
用いてもよい。

【００１９】次に、図３に、本発明の一実施例として下
位工程に「稟議処理」を適応した例を示す。作業工程を
行う担当者２１は、端末機よりネットワークを介してワ
ークフロー実行手段２４にログインを行う。担当者２１
のユーザ名とパスワードが正常であれば、ワークフロー
実行手段２４は、端末機に担当者２１が参加しているプ
ロジェクトのタスクリストを表示する。担当者２１が
「稟議書作成」のタスクを選択すると、ワークフロー実
行手段２４は稟議書作成処理の画面を端末機に表示させ
る。担当者２１が稟議書作成処理を終了すると、ワーク
フロー実行手段２４は作成した稟議書を文書管理データ
ベース２６に記録し、管理者２２の端末機に稟議書を伝
送通知し、稟議書の承認または否認を促す。また、ワー
クフロー実行手段２４は、進捗管理データベース２５に
「稟議書作成工程」の終了を記録し、「稟議書承認工
程」の開始を記録する。複数人の担当者が行う作業工程
の管理を行う管理者２２は、担当者２１と同様にワーク
フロー実行手段２４にログインを行う。ワークフロー実
行手段２４は、端末機に管理者２２が管理しているプロ
ジェクトのタスクリストを表示する。管理者２２が「稟
議書承認」のタスクを選択し、ワークフロー実行手段２
４に従って稟議書の承認もしくは否認を行う。否認の場
合は、ワークフロー実行手段２４は、進捗管理データベ
ース２５に「稟議書作成工程」の開始を記録し、文書管
理データベース２６に稟議書否認を記録する。担当者２
１は、前記に行った「稟議書作成工程」を再度実行す
る。一方、承認の場合、ワークフロー実行手段２４は文
書管理データベース２６に稟議書承認を記録し、経営者
２３に稟議書を伝送通知し決裁を促す。ワークフロー実
行手段２４は進捗管理データベース２５に「稟議書承認
行程」の終了を記録し、「稟議書決裁工程」の開始を記
録する。プロジェクトのすべてを管理する経営者２３
は、管理者２２と同様にワークフロー実行手段２４にロ
グオンを行い。ワークフロー実行手段２４に従って、稟
議書の決裁処理を行う。決裁が可決である場合は、文書
管理データベース２６に稟議書決裁可決を記録し、「稟
議書決裁工程」を終了する。また、決裁が否決の場合
は、文書管理データベース２６に稟議書決裁否決を記録
し、「稟議書承認工程」を再度行う。

【００２０】上述の「稟議処理」において、作業工程が
大工程、中工程、小工程の三階層構造の場合、上記稟議
書作成処理、上記稟議書承認処理、及び上記稟議処理決
裁処理の工程が終了することにより、上記の三工程を含
む小工程内のすべての工程が終了する場合は、小工程の
稟議処理が終了し、小工程の稟議処理に対応する中工程
の単位工程である「稟議処理」が終了となる。また、中
工程の単位工程である「稟議処理」が終了することによ
り、この単位工程を含む中工程内のすべての工程が終了
する場合は、この中工程に対応する大工程の単位工程が
終了する。

【００２１】また、担当者、管理者や経営者などの役職
等の立場によって、ログオン時に端末機へ表示する画面
を変更すること等も考えられる。このように立場によっ
て表示画面を変更した場合、大工程、中工程、及び小工
程の三階層構造からなる作業工程においては、担当者
は、自分が参加している小工程のタスクのみを端末機に
表示をすることができる。一方、管理者の場合は、管理
者が参加しているプロジェクトの中工程の進捗状況と予
算や成果物一覧表などを同時に表示することができる。
また、経営者の場合は、全社のプロジェクトの一覧リス
トを表示し、任意のプロジェクトを選択すると選択した
プロジェクトの大工程の進捗状況、予算と実績等の情報
を表示させることが考えられる。

【００２２】また、ログオン時に端末機に表示されたタ
スクリストの既に処理済みのタスクを選択した場合、作
成した文書などの履歴の確認や、稟議書の承認又は否認
などの稟議書などの現状のステータスなどを確認しても
よい。

【００２３】ユーザ認証手段を用いて、各ユーザのプロ
ジェクト管理システムへのログオン及びログオフ時間、
作業工程の開始時間及び終了時間を記録するなどしても
よい。前述のように記録したデータは、勤怠管理等の管
理データとして使用するしてもよい。

【００２４】最後に、図４にインターネットを通じて行
う、プロジェクト管理システムの一実施例について説明
する。プロジェクト管理システムサーバ３１と、端末機
３２、及び３３が本社社内ＬＡＮによって接続されてい
る。また、支社ネットワーク上にある端末機３４、及び
３５は専用線を介して本社ネットワークと接続されてい
る。公衆回線に接続された端末機３７、及び３８はイン
ターネットにより接続される。端末機３２、及び３３
は、本社ネットワークを通じてサーバ機３１に接続をす
る。また、端末機３４、及び３５は支社ネットワーク上
に設置しているので、ルータと専用線を介して本社ネッ
トワークに接続し、サーバ機３１に接続できる。また、
端末機３６、及び３７は公衆網を使うことにより本社ネ
ットワークに接続しサーバ機３１に接続できる。上述し
たものは、インターネットでの接続方法はダイアルアッ
プによる接続だけでなく、専用線を用いてプロバイダを
経由した接続方法も考えられる。上述した実施例は、プ
ロジェクト管理システムとその端末機との関係だけであ
ったが、さらにこのプロジェクト管理システムに勤怠管
理システム、給与計算システム等のシステムとの連携を
行うことも可能である。

【００２５】

【発明の効果】以上の如く、本発明の請求項１記載のプ
ロジェクト管理システムは、ワークフロー実行手段と、
文書管理データベース、経理管理データベースと進捗管
理データベースを管理するデータベース管理手段と、各
データベースにデータを記録する記録手段と、各データ
ベースのデータを参照する参照手段を備えているので、
作業工程終了時には、自動的に、進捗管理データベー
ス、文書管理データベース及び経理管理データベース
は、記録若しくは更新されるので、現時点での進捗状況
をリアルタイムに確認できるだけでなく、進捗状況を反
映した経理データの確認もできる。また、進捗の遅れが
発生した場合には、即時に遅れている作業工程を特定す
ることが可能となり、作業人員の追加などの対応を素早
く行えるので、進捗の遅れを最小限で止めることが可能
である。また、増員計画を行う場合、リアルタイムに反
映された経理データが簡単に得られるので、進捗データ
と経理データの双方を考慮して増員計画を立案すること
ができる。また、ワークフローシステムを用いているの
で、あらかじめ決められた手順を実行するため、作業の
標準化を行うことが容易に可能である。従って、ＩＳＯ
９０００シリーズなどに準拠して作業を行う場合には、
ワークフローに従って作業を行うことにより作業管理の
繁雑さを解消できるばかりでなく、作成した文書などを
同時に管理することができるため、文書管理を容易に行
うことができる。また、作業人員の変更や予算等の変更
が発生したために、作業手順に変更が必要になった場合
は、ワークフローシステムを用いて作業を行っているの
で、進捗管理データベース内の作業工程を変更すること
により、作業順序の変更及び作業担当者の変更等が、容
易に行うことができる。

【００２６】また、請求項２記載のプロジェクト管理シ
ステムによれば、下位階層の作業工程の成果が、上位階
層の作業工程の成果に反映する階層構造なので、上位階
層の一つの工程内にある下位の工程が全て終了した時点
で、上位階層の一つの工程を終了することができる。ま
た、工程を階層化して、下位階層の工程に注目したとき
には、個々の工程に関して詳細な進捗管理ができ、一
方、上位階層の工程に注目したときには、プロジェクト
全体の進捗をリアルタイムに把握することが容易にな
る。

【００２７】また、請求項３記載のプロジェクト管理シ
ステムによれば、作業工程の階層構造を、上位階層、中
位階層、下位階層の三階層構造にすることにより、ＷＢ
Ｓ（Work Breakdown Structure）等の作業分割方法で行
った作業形各区を反映することができる。よって、今ま
での作業工程管理手段を用いることができるので、当該
プロジェクト管理システムを実行する際には、新たな作
業負担が発生しない。

【００２８】また、請求項４記載のプロジェクト管理シ
ステムによれば、ユーザ認証手段を設けているので、各
ユーザごとにプロジェクト管理システムへのアクセス制
限が行われるので、セキュリティを高めることができ
る。

【００２９】また、請求項５記載のプロジェクト管理シ
ステムによれば、文書データベース、経理データベース
及び進捗管理データベースを異なる形で参照する参照手
段を設けているので、各ユーザの立場ごとに画面表示を
変更することができる。よって、各ユーザの立場ごとに
適切なデータを表示することができるので、各ユーザ
に、より効率的に情報を提供することができる。

【００３０】また、請求項６記載のプロジェクト管理シ
ステムによれば、インターネットを用いてプロジェクト
管理システムサーバと接続できることにより、海外や出
張先等の社外での作業を、社内の作業環境との継続性を
保ち作業を実行することが可能になる。さらに、外部会
社がプロジェクトに参加する場合、外部注文を行った会
社側にとっては自社の管理システムを使っているので、
外部注文先の作業進捗状態をリアルタイムに把握するこ
とができる。外部注文先会社にとっては、進捗打ち合わ
せによる時間的コストの削減や、外部注文先会社が遠隔
地にある場合は交通費などのコスト削減を行うことがで
きる。

【図面の簡単な説明】

【図１】プロジェクト管理システムの構成を示す説明図
である。

【図２】多階層構造を持つ作業工程を示した概略図であ
る。

【図３】本発明の一実施例として下位工程に「稟議処
理」を適応した説明図である。

【図４】本発明に係るインターネットを通じて行う一実
施例の概略図である。

【符号の説明】

１ サーバ機 ２ ワークフロー実行手段 ３ データベース管理手段 ４ 記録手段 ５ 参照手段 ６ 進捗管理データベース ７ 文書管理データベース ８ 経理管理データベース １１ プロジェクト一覧 １２ 上位階層 １３ 中位階層 １４ 下位階層 １５ プロジェクト １６ 上位階層の単位工程 １７ 中位階層の単位工程 １８ 下位階層の単位工程 ２１ 担当者 ２２ 管理者 ２３ 経営者 ２４ ワークフロー実行手段 ２５ 進捗管理データベース ２６ 文書管理データベース ３１ サーバ機 ３２ 端末機 ３３ 端末機 ３４ 端末機 ３５ 端末機 ３６ 端末機 ３７ 端末機

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き Ｆターム(参考） 5B049 CC02 CC11 CC21 CC32 DD05 FF02 FF03 FF04 FF09 GG04 GG07

Claims (6)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 上位階層の作業工程内に下位階層の作業
   工程を複数もつ、多階層の階層構造があるプロジェクト
   管理システムであって、 プロジェクトの開始から終了までのあらかじめ決められ
   た一連の作業工程の流れを実行するワークフロー実行手
   段と、 前記ワークフロー実行手段を実行するたびに作成される
   文書データが登録される文書データベース部と、 前記ワークフロー実行手段を実行するたびに更新される
   経理データが登録される経理データベース部と、 前記ワークフロー実行手段を実行するたびに更新される
   プロジェクトの作業予定及びプロジェクトの実行結果を
   登録する進捗管理データベース部と、 を構成要素とするデータベース管理手段と、 各階層における最小作業単位である単位工程が、各階層
   で終了するごとに、即時に前記作業内容が反映された文
   書データを前記文書データベース部に記録を行うと共
   に、更新された経理データを前記経理データベース部に
   記録を行い、前記プロジェクトの実行結果及びこの実行
   結果に応じて再構成される作業予定を進捗管理データベ
   ース部に記録する記録手段と、 各階層ごとに、文書データベース、経理データベース、
   進捗管理データベース内の各データを個別に参照、若し
   くは関連させて参照する参照手段と、 を特徴とするプロジェクト管理システム。
2. 【請求項２】 前記下位階層の作業工程の成果が、前記
   上位階層の作業工程の成果に反映する請求項１記載のプ
   ロジェクト管理システム。
3. 【請求項３】 前記作業工程の階層構造が、上位階層か
   ら、順番に大工程、中工程、小工程の三階層構造である
   請求項１または２に記載のプロジェクト管理システム。
4. 【請求項４】 前記文書データベース、前記経理データ
   ベース及び前記進捗管理データベースの参照又は更新を
   制限するための、ユーザ認証手段を設けた請求項１〜３
   記載の何れか１項に記載のプロジェクト管理システム。
5. 【請求項５】 ユーザの立場の違いによって、前記文書
   データベース、前記経理データベース及び前記進捗管理
   データベースを異なる形で参照する参照手段を設けた請
   求項１〜４記載の何れか１項に記載のプロジェクト管理
   システム。
6. 【請求項６】 前記文書データベース、前記経理データ
   部及び前記進捗管理データベースの参照又は更新をイン
   ターネットを通じて行う請求項１〜５記載の何れか１項
   に記載のプロジェクト管理システム。